Introduktion till projektarbete

Introduktion till projektarbete

Mikael SöderströmInstitutionen för informatik

Umeå [email protected]

Institutionen för informatik Umeå universitet

Dagens agenda

• Några praktiska saker• Modeller, metoder, tekniker & verktyg• Projektplan, lägesrapport & slutrapport• Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Praktiskt projektarbete; personlighetstyper

2Mikael Söderström


Några praktiska saker

• Glöm inte att logga in i Redmine- https://redmine.informatik.umu.se/stud/

• Några schemaändringar



Modeller, metoder, tekniker & verktyg• Projektmodell

- Ofta ett slags ramverk för hur org. hanterar projekt- Typexempel (Lööw); Projektinitiering (idé + förstudie) -> Projektplan -> Genomförande -> Avslut- Ger lite vägledning i hur ett projekt faktiskt ska/kan genomföras- Visar främst vilka dokument som ska produceras- Viktig för att skapa enhetlighet i en organisation

• Metod- Ofta mer konkret orienterad än modellen- En noggrannare beskrivning av hur ett projekt ska genomföras- Exempelvis Scrum (som utan större problem kan användas inom ramen för Lööws modell)



Modeller, metoder, tekniker & verktyg• Teknik

- Används vanligtvis för att utföra en konkret uppgift i ett projekt- Exempel: Ganttschema (tidsplanering), milstolpeplan (delleveranser), pertdiagram (tidsplanering), olika typer av kalkyler (t.ex. Pengmodellen)- Tekniker är ofta planeringsverktyg som täcker en väldigt specifik del av projektarbetet

• Verktyg- Används oftast för att beteckna olika typer av IT-baserade hjälpmedel- Exempel: Redmine (versionshantering) Microsoft Project (Projektledning), Projectplace.se (projektplanering, dokumenthantering, onlinemöten, etc.), Google docs- Till verktyg räknas även olika typer av kommunikations-hjälpmedel (e-post, videokonferens, Skype, etc.)



Modeller, metoder, tekniker & verktyg• Modeller, metoder, tekniker och verktyg är mest

en hjälp för att planera och dokumentera ett projekt

• De hjälper inte speciellt mycket när det gäller att komma fram till ett resultat, att generera idéer!


Modeller, metoder, tekniker & verktyg• Idégenerering görs ibland i form av så kallad

brainstorming• Utgångspunkter för brainstorming

– Lägg bedömning och utvärdering åt sidan– Släpp loss fantasin och bjud på dig själv– Tänk på så många idéer som möjligt– Leta efter (oväntade) kombinationer och förbättringar– Utveckla alla idéer så långt som möjligt

Modeller, metoder, tekniker & verktyg• Brainstormingtekniker• Öppen brainstorming

– Säg det (stimulera varandra)– Skriv ned det (för senare utvärdering)– Kategorisera idéerna – Klassificera idéerna– Prioritera

• Tyst brainstorming (NGT Nominal Group Technique)– Verbal B kan hämma andra som tystnar och lyssnar istället

• Arbeta individuellt med idéer• Rapportera sedan en i taget till gruppen• Gruppdiskussion• Ranka förslagen individuellt• Gruppdiskussion


Projektplan, lägesrapport och slutrapport• Den dokumentation ni ska framställa i ert

projektarbete är- Projektplan – Visar hur projektet ursprungligen planerades. Projektets gemensamma utgångspunkt!!!- Lägesrapport – Utgör statusrapporter under arbetets gång. Görs ofta för uppdragsgivaren!- Slutrapport – Visar hur projektet förbrukat sina resurser och vad som levererats. Innebär normalt att resultatet överlämnas till linjeorganisationen

• Ni gör era lägesrapporter i samband med handledningsträffarna. Normalt görs de för projektets styrgrupp eller uppdragsgivaren



Projektplan, lägesrapport och slutrapport


Projektinitiering

Projekt-ide

För-studie

Projekt-Plan

Genom-förande Avslut

Besluts-punkter

Förslag till projekt-direktiv

Förstudie-rapport invester-ingsbeslutDirektivfastställt

Projektplangodkänd

Slutrapportklar

Inte tillämpbart i ert projektarbete

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Transactional processes• Hur vi inom gruppen ”kommunicerar med

varandra”• Kommunikation; förmedlar budskap om arbete,

vår syn på medarbetare och projektgruppen• Kommunikationen består av

– Verbala uttryck– Icke-verbala uttryck

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Verbala Uttryck

– Uttal– Tonläge– Volym/styrka– Hastighet och flöde– Kvalitet (sluddrigt/tydligt uttal)– Dialektala uttryck

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Verbala Uttryck• Språkbeteenden

– Bypassing• Personer som pratar bredvid varandra

– Inference making • Att vi drar egna slutsatser

– Polarisation• Att vi går till ytterligheter i diskussioner

– Signal reactions• Killer och igniter phrases

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Killer phrases

– That’s ridiculous, We tried that before, that’s crazy, it’s not practical, it’s impossible, let’s get back to reality, you’re absolute wrong

• Igniter phrases– I agree, that’s good, I made a mistake I’m sorry, that’s a

great idea, I know it will work, I never thought of that, I like that...

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Icke-verbala uttryck• Grupper spenderar mer tid på icke-verbal

kommunikation än på verbal kommunikation• Människor ”går” ofta på icke-verbala signaler

(cues), och tror gärna på dem• Studier visar att ungefär 93% av våra känslor

förmedlas av icke-verbala signaler• Icke-verbala signaler är i allmänhet mer tvetydiga

än verbala signaler

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Icke-verbala uttryck• Kroppsrörelser och gester

– Emblems• Rörelser/gester som ersätter tal

– Illustrators• Beteenden som kompletterar/förstärker verbalt uttryck

– Affect displays• Känslouttryck (leenden, grimaser)

– Regulators• Beteende som kontrollerar flödet av interaktion mellan

människor t ex räcka upp handen, ögonkontakt– Adaptors

• Rörelser som tillfredsställer personliga behov • Exempelvis gäspningar, klia sig, justera glasögon

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Icke-verbala uttryck• Ögonkontakt

– 30-60% av tiden tittar medarbetarna på varandra. Ögonkontaktens funktion är bland annat

– Cognitive function• Hur ögonen opererar i samband med tankeprocessen

– Monitoring function• Det sätt du söker feedback från andra när du talar till dem

– Regularity function• Hur ögonkontakt styr turtagning

– Expressive function• Området kring ögat förmedlar känslouttryck

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Icke-verbala uttryck• Ansiktsuttryck

– Avger åtminstone sex typer av känslor• Lycka• Sorg• Ilska• Överraskning• Avsky• Rädsla

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Icke-verbala uttryck

”Group members nonverbal behaviour changes from one group meeting to the next. Groups do not develop a static way of behaving nonverbally.”

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Konflikter och konflikthantering• Myter

– I grupparbete ska konflikter undvikas till alla kostnader– Alla konflikter uppstår för att människor inte förstår

varandra– Alla konflikter kan lösas

• Typer av konflikter– Pseudo konflikter (ofta missförstånd)– Enkla konflikter (kommer inte överens)– Ego Konflikter (olika personlighetstyper)

Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt• Exempel på metod för konflikthantering

– Principled Negotiation (Fisher/Ertel-95)• Separera människorna från problemet• Fokusera på delade intressen, inte på olika positioner• Skapa möjligheter till situationer som alla tjänar på• Försök hitta kriterier alla är överens om som kan lösa

problemet (t.ex. om två personer har varsitt lösningsförslag)

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper• Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)• En utveckling av Jungs teorier om psykologiska

typer• Det mest spridda av de instrument som används

för att förstå normala personlighetsskillnader• Används bland annat för:

– Självutveckling– Karriärutveckling– Organisationsutveckling– Utformning av arbetsgrupper– Kurser i management och ledarskap– Familjeterapi

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper• Vad är personlighetstyper?• En personlighetsteori som utvecklades av Jung• Förklarar normala skillnader mellan friska

människor• Grundidé; beteendeskillnader är ett resultat av

olika individers medfödda tendenser att använda sina mentala resurser på olika sätt

• De fyra grundläggande mentala processerna– Perception: sinnesförnimmelse – intuition– Bedömning: tanke – känslaEnergiriktningar– Extraversion; energi hämtas från den yttre världen– Introversion; energi hämtas från den inre världen

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper• MBTI typerna• En vidareutveckling av Jungs teorier till att

omfatta 16 personlighetstyper; ISTJ, ISFJ, ESTP, ESFP, INTJ, INFJ, ENTP, ENFP, ISTP, INTP, ESTJ, ENTJ, ISFP, INFP, ESFJ, ENFJ

• Vad fokuserar du din uppmärksamhet på? E-I– I (introversion); fokuserar sin inre värld av idéer ochupplevelser– E (extraversion); fokuserar på den yttre världen av människor och aktiviteter

• Hur föredrar du att ta in information? S-N– S (sensing); tar in information som är verklig och går att ta

på, observanta och uppfattar detaljer– N (intuition); tar in information genom att se till helheten,

vill hitta mönster och är bra på att se nya möjligheter

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper• MBTI typerna• Hur fattar du beslut? T-F

F (feeling); vill helst ta hänsyn till vad som är viktig för dem själva och andra inblandade

T (thinking); fokuserar helst på de logiska konsekvenserna av ett val eller en handling

• Hur förhåller du dig till den yttre världen? J-P– P (perceiving); använder perceptionsprocesser, tycker om

att leva flexibelt och spontant– J (judging); använder bedömningsprocesser, tycker om att

leva på ett planerat och ordnat sätt

Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper• Ett MBTI test resulterar i ett resultat i form av en

personlighetstyp (en fyrbokstavskombination)• Inget psykologisk instrument är felfritt, se ditt

resultat som en kvalificerad gissning om din psykologiska typ

• Psykologiska typer förklarar inte allt om en person!

• MBTI baseras dessutom på Jungs teorier vilka inte på något sätt är oomstridda

• En förenklad version av MBTI-testet finns på: http://kisa.ca/personality/

• När du kommer till sidan med ditt resultat, klicka på länken för din personlighetstyp

Introduktion till projektarbete

Documents

Transcript of Introduktion till projektarbete