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Revised January 7, 2014 Page 1 of 14 Arizona State University College of Health Solutions College of Nursing and Health Innovation Introduction to IBM SPSS Statistics Edward A. Greenberg, PhD Director, Data Lab CONTENTS PAGE About This Document 2 What is SPSS? 2 SPSS Help and Other Resources 2 SPSS Availability 3 Downloading or Running SPSS via MyApps 4 Windows Used Within SPSS 4 Basic Steps in Data Analysis 5 Detailed Steps in Data Analysis 5 The SPSS Data Editor 6 Types of Variables in SPSS 7 Variable Attributes in SPSS 7 Missing Values 8 Opening and Saving Files 8 Running SPSS Procedures 9 Saving and Modifying Output 10 Pivot Tables 11 Exporting SPSS Output to Other Applications 11 Data Transformations 11 Restructuring Data 12 Working with Subsets of Your Data 13 SPSS File Types and Compatibility among Versions 13 Setting SPSS Options 14 USEFUL LINKS ASU Online Applications (MyApps) https://myapps.asu.edu (ASURITE login required) IBM SPSS home page: http://www01.ibm.com/software/analytics/spss/ SPSS Online Workshop (CMU): http://calcnet.mth.cmich.edu/org/spss/toc.htm Raynald's SPSS Tools: http://www.spsstools.net/ NOTE: Screen captures and other content in this document are based upon IBM SPSS Statistics Version 22 for Microsoft Windows 7.

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Arizona State University  College of Health Solutions 

College of Nursing and Health Innovation  

Introduction to IBM SPSS Statistics  

Edward A. Greenberg, PhD Director, Data Lab 

 CONTENTS  PAGE 

About This Document  2 

What is SPSS?   2 

SPSS Help and Other Resources  2 

SPSS Availability  3 

Downloading or Running SPSS via MyApps  4 

Windows Used Within SPSS  4 

Basic Steps in Data Analysis  5 

Detailed Steps in Data Analysis  5 

The SPSS Data Editor  6 

Types of Variables in SPSS  7 

Variable Attributes in SPSS  7 

Missing Values  8 

Opening and Saving Files  8 

Running SPSS Procedures  9 

Saving and Modifying Output  10 

Pivot Tables  11 

Exporting SPSS Output to Other Applications  11 

Data Transformations  11 

Restructuring Data  12 

Working with Subsets of Your Data  13 

SPSS File Types and Compatibility among Versions  13 

Setting SPSS Options  14  USEFUL LINKS  

ASU Online Applications (MyApps)  https://myapps.asu.edu (ASURITE login required)  IBM SPSS home page:  http://www‐01.ibm.com/software/analytics/spss/ SPSS Online Workshop (CMU):  http://calcnet.mth.cmich.edu/org/spss/toc.htm Raynald's SPSS Tools:  http://www.spsstools.net/   

NOTE:   Screen captures and other content in this document are based upon IBM SPSS Statistics Version 

22 for Microsoft Windows 7. 

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ABOUT THIS DOCUMENT 

This write‐up  is intended as a resource guide for users of this software at ASU. It is not a tutorial. For 

some available learning resources, see the “SPSS Help and Other Resources” section below. 

 

WHAT IS SPSS? 

IBM SPSS Statistics is a software package used for statistical analysis. SPSS is among 

the most widely used programs for statistical analysis in social science and other 

disciplines. In addition to statistical analysis, data management (case selection, file 

reshaping, creating derived data) and data documentation (a metadata dictionary is 

stored in the data file) are features of the base software. 

 

SPSS HELP AND OTHER RESOURCES 

 

The SPSS Help menu includes an excellent tutorial and other reference material.  

  

IBM SPSS web site:  http://www‐01.ibm.com/software/analytics/spss/  

Many excellent books are available on SPSS, including some published by SPSS, Inc. You can find some of these at online booksellers or ask your friendly neighborhood bookstore.  

Tutorial videos (in Flash format) are available from Central Michigan University at 

http://calcnet.mth.cmich.edu/org/spss/toc.htm .  

Raynald Levesque maintains an excellent SPSS‐related web site with many helpful resources at http://www.spsstools.net/ .  

The Data Lab can help you with SPSS: NHI1 461, [email protected], (602) 496‐DATA 

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SPSS AVAILABILITY1 

SPSS is available to ASU faculty, staff and students through a campus licensing plan. The rules regarding 

how this software can be used have changed. Here is a summary of the current provisions. 

SPSS Software Versions   ASU is licensed to use SPSS 20, 21, and 22. SPSS 19 was listed as end‐

of‐life early in 2013 and is no longer available. Installed copies of SPSS 

19 must be upgraded to one of the other 3 versions. Versions 21 and 

22 will be made available on MyApps (for download and virtual 

access). For those who need to download SPSS 20, please contact 

[email protected] for access to the software.  

ASU Owned Systems (used by 

faculty and students for 

teaching and research only) 

An unlimited number of licenses are available to install onto ASU 

owned systems. Software can be licensed using the main license 

manager (if on a wired network) or by requesting a stand‐alone 

authorization code for systems that will not be on the ASU network. 

Computers in faculty offices and in the NHI1 299 computer lab include 

SPSS software as part of their standard system image. 

Personal Systems Owned by 

Faculty 

ASU faculty can download SPSS from MyApps and install it on their 

Windows or Mac OS computer. The software needs to be activated 

each year; a license code must be requested from [email protected]

Personal Systems Owned by 

Students 

A limited number of SPSS licenses for students to install SPSS onto 

their personal system are available. These licenses expire at the end 

of the class. For faculty who are teaching classes that use SPSS, if you 

would like to make available some licenses to your students to install 

and use the software, please email [email protected] the class name, 

line number, semester session (A, B, or C) and the number of licenses 

you would need. A specific authorization code will be set up for you. 

As an alternative to installing the software, students can run the 

software via the web from the MyApps website using the Citrix client. 

Administrative Installs (not 

used for research or teaching) 

For ASU staff (not faculty) that need to use SPSS for daily business, a 

small subset of SPSS Base licenses is available. There are 15 

concurrent licenses available to use at ASU. These are on a separate 

license manager. There is a cost associated with using the software 

for administrative staff.  To request an admin license for SPSS and 

cost information, please email [email protected]

ASU UTO Computing Sites  DPC Information Commons (UCENT lower level) and other ASU 

computing sites have access to SPSS via MyApps (see below). See 

http://help.asu.edu/ for site locations and schedules. 

 

1 Source: University Technology Office, December, 2013 

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DOWNLOADING OR RUNNING SPSS VIA MYAPPS:  MyApps provides access to applications and software to ASU students, faculty, and staff. Some software, including SPSS, can be downloaded and installed on your computer. (See the previous SPSS Availability section of this document for restrictions.)  MyApps also enables ASURITE account holders to run "online applications." Using this method (known as Citrix), the applications look like they are running directly on your local computer but they are actually running on hardware at ASU.  Citrix allows ASU to provide software to students, faculty and staff anywhere in the world without installing it on their local machines.  In other words, you're able to run SPSS as an online application via MyApps. Thus, you can use SPSS from any computer that's connected to the Internet, without having a copy of the software installed on your computer.   For more information, see the MyApps FAQ article at http://help.asu.edu/sims/selfhelp/SelfhelpKbView.seam?parature_id=8373‐8193‐4681.  

 

WINDOWS USED WITHIN SPSS 

WINDOW TYPE  PURPOSE 

SPSS Data Editor  Enables viewing and editing of contents of an SPSS data file. Two tabs, Data View (displays data) and Variable View (displays variable attributes). Opens at SPSS start‐up. 

SPSS Viewer  Displays output from SPSS procedures. The contents of this window can be edited. 

SPSS Syntax Editor  Used to create and run SPSS command (“syntax”) files. 

 

 

 

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BASIC STEPS IN DATA ANALYSIS (PER THE SPSS HELP SYSTEM) 

1. Get your data into IBM SPSS Statistics. You can open a previously saved IBM SPSS Statistics data file, you can read a spreadsheet, database, or text data file, or you can enter your data directly in the Data Editor. 

2. Select a procedure. Select a procedure from the menus to calculate statistics or to create a chart. 3. Select the variables for the analysis. The variables in the data file are displayed in a dialog box for 

the procedure. 4. Run the procedure and look at the results. Results are displayed in the Viewer. 

  

DETAILED STEPS IN DATA ANALYSIS (IT’S NOT QUITE AS SIMPLE AS THEY SAY)  1. Design your study 

a. Identify your research questions b. Formulate specific hypotheses c. Identify your target population d. Develop a sample plan e. Decide upon a data collection strategy f. Plan the data analyses to be performed 

 2. Choose or design instruments/questionnaires 

 3. Develop a codebook 

 4. Collect the data 

a. Paper and pencil questionnaires b. Web‐based surveys c. Specialized data collection software 

 5. Enter the data into the computer 

a. Enter data directly into the SPSS Data Editor b. Download data from a web survey and import into SPSS c. Import data entered with other software into SPSS 

 6. Clean the data 

a. Perform value and range checks b. Check for consistency among related variables 

7. Perform data transformations as needed a. Create composite variables (e.g. scale scores) from raw items b. Recode variables, e.g. reverse scales or group ranges of values 

 8. Run analysis procedures 

 9. Interpret the results 

 10. Report your findings    

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THE SPSS DATA EDITOR 

There are two views, accessed via corresponding tabs: 

Data View 

Displays the data, one row per case and one column for each variable. Variable names are displayed at 

the top of each column. 

 

 

Variable View 

Displays the metadata dictionary. In this view, one variable, along with its characteristics, is listed per 

line. 

 

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TYPES OF VARIABLES IN SPSS 

Numeric  A variable whose values are numbers. Values are displayed in standard numeric format. 

The Data Editor accepts numeric values in standard format or in scientific notation. 

String  A variable whose values are not numeric and therefore are not used in calculations. The 

values can contain any characters up to the defined length. Uppercase and lowercase 

letters are considered distinct. This type is also known as an alphanumeric variable. 

Other  Variations on numeric data: Comma, Dot, Scientific Notation, Date, Dollar, and Custom 

Currency 

 

VARIABLE ATTRIBUTES IN SPSS 

ATTRIBUTE  DESCRIPTION  DETAILS 

Name  Variable name  Variable names can be up to 64 characters long, and the first character must be a letter or one of the characters @, #, or $. 

Type  Data type  See Types of Variables in SPSS, above 

Width  Number of digits or characters  

For numeric variables, the width of the number that is displayed. String variables can be up to 32,767 characters long. 

Decimals  Number of decimal 

places 

Number of decimal places displayed for numeric variables 

Label  Descriptive variable 

label 

Labels otherwise‐cryptic variable names; up to 255 characters in length 

Values  Descriptive value labels  Labels category values; up to 120 character in length 

Missing  User‐defined missing 

values 

Up to 3 distinct values (or a range of values plus a distinct value) can be declared to be treated as missing. 

Columns  Column width  The display width of a variable in the Data Editor 

Align  Alignment  Alignment of variables in the Data Editor; the default is right for numeric variables and left for string variables 

Measure  Measurement level  Nominal  Unordered categories 

Ordinal  Ordered categories 

Scale  Interval‐level values 

Role  Role assignment  Some dialogs support predefined roles that can be used to pre‐select variables for analysis. Available roles include Input (e.g., predictor or independent variable), Target ((e.g., dependent variable), Both, None and several more. 

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MISSING VALUES 

Missing values are ignored in calculations. 

An empty cell for a numeric variable is assigned the SPSS “system missing value,” represented by a 

dot, or period, (.) in the Data Editor. 

Up to three “user missing values” can be declared for a variable or a range of values plus one 

additional discrete value. 

 

OPENING AND SAVING FILES 

SPSS can read and write data in a variety of file types. 

FILE TYPE  FILENAME EXTENSION  DETAILS 

SPSS  Statistics  .SAV  Data files saved in SPSS format 

SPSS/PC+  .SYS  SPSS/PC+ data files 

SYSTAT  .SYD, .SYS  SYSTAT data files 

Portable  .POR  Data files saved in SPSS portable format 

Excel  .XLS, .XSLX, .XLSM  Excel files 

Lotus 1‐2‐3  .W*  Data files saved in 1‐2‐3 format for release 3.0, 2.0, or 1A of Lotus 

SYLK  .SLK  Data files saved in SYLK (symbolic link) format, a format used by some spreadsheet applications 

dBase  .DBF  dBASE‐format files for either dBASE IV, dBASE III or III PLUS, or dBASE II 

SAS   .SAS7BDAT, .SD7, .SD2, .SSD01, .SSD04,.XPT 

SAS versions 6–9 and SAS transport files 

Stata  .DTA  Stata versions 4–8 

Text  .TXT, .DAT  Text files 

Database files  Various  SPSS can read data from any database format for which you have a database driver. 

 

   

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RUNNING SPSS PROCEDURES 

Most procedures are accessed via the Analyze menu. Procedures are grouped according to type, e.g. 

Reports, Descriptive Statistics, Compare Means, Tables, General Linear Model, and so on.  

Menu selections typically open dialog boxes. You use these dialog boxes to select variables and options 

for analysis. Dialog boxes for statistical procedures and charts typically have two basic components: 

Source variable list 

A list of variables in the active dataset. Only variable types that are allowed by the selected 

procedure are displayed in the source list. Use of short string and long string variables is 

restricted in many procedures. 

Target variable list(s)  

One or more lists indicating the variables that you have chosen for the analysis, such as 

dependent and independent variable lists. 

 

In the following example of the FREQUENCIES procedure, the left pane contains a list of variables in the 

data set (the “source variable list”) and the right pane (a “target variable list”) contains a list of the 

variables to be analyzed by the procedure. In this case, two frequency tables will be produced, one for 

the variable SEX and another for the variable EDUC. 

 

   

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SAVING AND MODIFYING OUTPUT 

Results are displayed in the IBM SPSS Statistics Viewer: 

 

You can use the Viewer to: 

Browse results 

Show or hide selected tables and charts 

Change the display order of results by moving selected items 

Export items from the Viewer to other applications 

The Viewer is divided into two panes: 

The left pane contains an outline view of the contents. 

The right pane contains statistical tables, charts, and text output. 

You can click an item in the outline to go directly to the corresponding table or chart. You can click and 

drag the right border of the outline pane to change the width of the outline pane. 

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PIVOT TABLES 

Most procedure output is displayed in pivot tables. When opened in the Pivot Table Editor, pivot tables 

can be modified in the following ways: 

• Transposing rows and columns 

• Moving rows and columns 

• Creating multidimensional layers 

• Grouping and ungrouping rows and columns 

• Showing and hiding rows, columns, and other information 

• Rotating row and column labels 

• Generating charts from selected table contents 

 

EXPORTING SPSS OUTPUT TO OTHER APPLICATIONS 

Via the Export selection in the File menu in the IBM SPSS Statistics Viewer, you can save output in HTML, 

text, Word/RTF, Excel, PowerPoint and PDF formats. Charts can also be exported in a number of 

different graphics formats. 

You can export all objects in the Viewer, all visible objects, or only selected objects. 

 

DATA TRANSFORMATIONS 

The Transform menu includes routines which perform transformations on selected variables. These 

include the following, among others: 

COMPUTE  Compute values for a variable based on numeric transformations of other variables 

COUNT  Creates a numeric variable that, for each case, counts the occurrences of the same value 

(or list of values) across a list of variables 

RECODE  Allows you to reassign the values of existing variables or collapse ranges of existing 

values into new values for a new or existing variable 

A Date and Time Wizard simplifies a number of common tasks associated with date and time variables, 

including creating a date/time variable from other variables containing parts of dates or times and 

calculating with dates and times, such as computing the number of time periods between two dates. 

   

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RESTRUCTURING DATA 

A Restructure Wizard helps you restructure your data from multiple variables (columns) in a single case 

to groups of related cases (rows) or vice versa, or you can choose to transpose your data. 

In this repeated‐measures example, three measures (X1, X2 and X3) are recorded twice for each subject. 

(T1 represents Time 1 and T2 represents Time 2.) The data set is initially organized such that all 

measurements for a subject appear on a single record. Variables X1T1 through X3T1 represent measures 

X1, X2 and X3 measured at Time 1, and variables X1T2 through X3T2 represent the same measures 

recorded at Time 2. 

 

After using the Restructure Wizard to “Restructure selected variables into cases,” the data set appears 

as below. There now is one record in the file for each combination of subject and time. That is, a record 

for Subject #1 at Time 1, a record for Subject #1 at Time 2, a record for Subject #2 at Time 1, and so on. 

A new variable, TIME, denotes which of the two measurement times is represented on the data record. 

(This is the structure I generally prefer for recording repeated‐measures data.) 

 

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WORKING WITH SUBSETS OF YOUR DATA 

SELECT CASES  Allows you to run procedures on cases selected via a logical expression 

SPLIT FILE  Splits the active dataset into subgroups that can be analyzed separately 

  

SPSS FILE TYPES AND COMPATIBILITY AMONG VERSIONS 

 

FILE TYPE  EXTENSION  CONTENTS 

SPSS Data File  *.SAV  Data values and variable attributes 

SPSS Output File  *.SPO (SPSS 15 and older), *.SPV)  Output from SPSS procedures 

SPSS Syntax File  *.SPS  SPSS commands (“syntax”) 

 SPSS Data Files are pretty much forward‐ and backward‐compatible (since Version 11). 

SPSS Output Files are generally not backward‐compatible (you may not be able to open output files created in a later version of SPSS) but usually are forward‐compatible.  

SPSS 16 and newer versions use file type *.SPV for Output Files and cannot open *.SPO files. Users of SPSS 16 and newer versions must use the SPSS Legacy Viewer, which can be downloaded from ftp://ftp.software.ibm.com/software/analytics/spss/support/Stats/Docs/Statistics/LegacyViewer/readme.html , to open *.SPO files. 

SPSS Syntax Files are fully forward‐ and backward‐ compatible among versions, although the specific 

commands may differ somewhat between versions. 

   

Page 14: introduction to spss 07jan2014 - Arizona Stateeagle/spss/spssintro.pdf · Introduction to IBM SPSS Statistics ... SPSS Software Versions ASU is licensed to use SPSS 20, 21, and 22.

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SETTING SPSS OPTIONS 

A number of features in SPSS can be customized according to your personal preferences. 

From the Edit menu, select Options. The following screen will appear. Note that there are several tabs 

under which specific options are grouped. The screen shown displays the General tab. 

 

Here are some Options settings that I prefer: 

TAB  FEATURE  SETTING 

General  Variable Lists  Display names 

“  “  File (order of variables in dialog windows) 

“  Output  No scientific notation for small numbers in tables 

“  “ “Raise viewer window” unchecked; “Scroll to new output” and selected 

Viewer  Initial Output State  Display commands in the log 

Pivot Tables  Default Editing Mode  Open all tables in a separate window