DICIEMBRE 2010

1. INTRODUCCIÓN

• La presente charla es una exposición abreviada de los conceptos y normas que involucra la contratación de un servicio bajo la modalidad de contratos E-P-C. Iniciaremos la charla exponiendo la diferencia entre un contrato E-P-CM (Engineering, Procurement and construction Management) y un contrato E-P-C( Engineering, Procurement and Construction)

2. MODALIDAD DE EJECUCION DE UN E-P-CM

2.1 EPCM es una metodología que concentra la responsabilidad de la ingeniería, suministros y administración de la construcción bajo

una sola empresa contratista. Se requiere de un contratista que posea alta experiencia, conocimiento para administrar la ingeniería, los suministros y tenga habilidad y recursos para administrar contratos de construcción.

2.2 Para este tipo de contrato, el dueño debe contar con una Dirección Superior de Proyectos (DSP) que tenga carácter de contraparte por cada miembro clave de la organización del contratista, como el gerente del proyecto, jefe de ingeniería, jefe de adquisiciones y jefe de construcción.

2.3 El máximo beneficio de un EPCM, se logra cuando el dueño deja actuar al contratista tan independiente como sea posible, dentro

de los procedimientos aprobados, procedimientos que definen el nivel de autoridad, que el contratista y su organización tienen para tomar

acciones en nombre del dueño y que sean de carácter contractual

MODALIDAD DE EJECUCION DE UN E-P-CM (continuación)

2.4 Un contrato E-P-CM incluye en el alcance:

- Ejecutar la ingeniería de detalle

- Ejecutar las compras (licitar, contratar, inspeccionar, recibir).

- Licitar y administrar los contratos de construcción/montaje y otros servicios, incluyendo pruebas y puesta en marcha.

2.5 Por lo general, tanto las órdenes de compra como los contratos, son suscritos y pagados por el dueño.

2.6 El contratista E-P-CM actúa como agente y no financia la ingeniería y las obras. El financiamiento, las garantías, derechos y, obligaciones de cada contrato son del dueño.

Modalidad de ejecución de un contrato E-P-CM (continuación)

2.7 El contratista E-P-CM es una empresa de ingeniería con experiencia en administración y ejecución de proyectos.

2.8 La administración del proyecto la ejecuta el contratista E-P-CM y, el dueño requiere de pocos recursos de alto nivel en el proyecto (controlling). Los fabricantes, empresas de construcción/montaje y de otros servicios, participan como contratistas, mediante las licitaciones que realiza el contratista E-P-CM

2.9 El contratista cobra honorarios por:

- la ingeniería. - la gestión de compras. - la administración del proyecto y de todos los contratos

Los responsables y encargados de la gestión de contratos tienen una tarea de suma importancia que requiere de un conjunto especial de competencias, conocimientos y destrezas para realizar en forma

exitosa su que hacer.

3. MODALIDAD DE EJECUCION DE UN CONTRATO E-P-C

3.1 Se entiende por contrato E-P-C, aquel instrumento, bajo el cual un mandante le encomienda a un contratista, la responsabilidad de

desarrollar las fases correspondientes a la ingeniería, adquisiciones y la construcción, de un determinado proyecto, el que queda bajo la responsabilidad de una sola empresa contratista. El dueño participa en la definición de los protocolos y definición de requerimientos y lo concerniente a aprobaciones técnicas y autorizaciones de pago. Para este tipo de contrato el contratista debe poseer alto grado de conocimiento técnico y desarrollo de proyectos, siendo la metodología y tecnología asociada al desarrollo del contrato un aporte importante y factor fundamental de la caracterización de la organización requerida, en término de la DSP. Esta tipología contractual puede tomar una modalidad a suma alzada, la que se conoce como contratos de construcción Llave en Mano.

3. MODALIDAD DE EJECUCION DE UN CONTRATO E-P-C (CONTINUACION)

3.2 Un contrato EPC incluye en el alcance:- Ejecutar la ingeniería de detalle (E).- Ejecutar las adquisiciones de algunos equipos (P).

Generalmente no los equipos principales, que compra el dueño con anticipación.

– Ejecutar los trabajos de construcción y montaje, las pruebas y la puesta en marcha (C).

3.3 El contratista EPC es una empresa de construcción y montaje, que se asocia o subcontrata la ingeniería y, que refuerza su departamento de compras.

3.4 La administración (M) del proyecto la hace el dueño, por lo que requiere recursos de nivel alto y medio, incluso algunos recursos operativos.

3.5 En este caso se requiere tener una ingeniería básica aprobada (congelada), que se le entrega a los proponentes del contrato

EPC, para el estudio de la propuesta, y después al adjudicatario EPC se le da un plazo contractual para revisarla y suscribirla o dejar las observaciones del caso

4. QUE ES MEJOR UN E- P-C O UN E-P-CM?

• Depende del tipo, tamaño y complejidad el proyecto:

- Mejor un E-P-CM cuando el proyecto es de mayor tamaño, se consideran varias etapas, (por ej. Obras tempranas), se consideran varios contratos principales.

- Mejor un E-P-C si el proyecto en su parte central puede realizarse con un solo contratista principal.

• Depende de la competencias del dueño y de su disponibilidad de especialistas experimentados en la “M”, (administración de proyectos o project management). Si los tiene disponible en casa, conviene un EPC ya que con EPCM estaría desaprovechando lo que ya tiene.

5. CONTRATOS FASE POR FASE

5.1 Si el dueño tiene tiempo disponible sin afectar demasiado al VAN del proyecto, entonces podrá hacer una a una las fases del proyecto.

Primero, con la ingeniería básica terminada salir a licitar la E (ingeniería de detalles) e iniciar la P (compras tempranas de equipos y estructuras). Una vez terminada la ingeniería, salir a licitar las demás compras, licitar la C (construcción y montaje) y, licitar algo de la M. (inspección, etc.) Lugar de ejecución.

5.2 Esta ha sido la modalidad mas habitual, realizando en casa la “M” (con apoyo experto de terceros), licitar por separado la ingeniería “E”, ejecutar con recursos propios las compras “P” y después licitar la construcción y montaje “C” y la ITO, todo contratado por separado, con responsabilidad parcial de cada contratista.

6. CARACTERISTICAS BASICAS DE UN CONTRATO E-P-C

6.1 En virtud de un contrato E-P-C el contratista está obligado a entregar una completa instalación, como cualquier contrato de construcción, bajo cláusulas que garanticen. - Plazo - Costo - Calidad - Rendimiento

6.2 Los contratos E-P-C deben asegurar: a) Un único punto de responsabilidad: El contratista es responsable de todas las etapas del proyecto: ingeniería, adquisiciones, construcción, puesta en marcha y, actividades de prueba. Por lo tanto, debe solucionar cualquier problema en al ejecución de cada una de las etapas mencionadas y proporcionar las indemnizaciones correspondientes.

6. CARACTERISTICAS BASICAS DE UN CONTRATO E-P-C (CONT.)

6.3 Un contrato de precio fijo: El riesgo de los mayores costos y el beneficio de cualquier ahorro son a la cuenta del contratista,

habida consideración de los plazos, costos. Rendimientos.

6.4 Un contrato a fecha fija: Los contratos E-P-C incluyen una garantía de fecha de terminación después del inicio del

contrato. si esta fecha no se cumple, el contratista es responsable de los retrasos, pago de daños y perjuicios. Los sistemas de liquidación de daños y perjuicios están diseñados para compensar al demandante del proyecto por la pérdida y los daños sufridos.

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7. RAZONES PARA OPTAR POR UN CONTRATO E-P-C

7.1 El propietario destina menores esfuerzos en la consecución de su proyecto, logrando una menor tensión en su organización.

7.2 Obtención de cobertura del proyecto completo con requisitos claros de diseño, plazos, calidad, y rendimiento del encargo.

7.3 En general, el alcance de la supervisión del contrato E-P- C es menos amplio por parte del mandante, debido a que la responsabilidad del control de calidad está incluida en el contrato y únicamente requiere la verificación del programa de control de calidad ofrecido por el contratista.

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7 RAZONES PARA OPTAR POR UN CONTRATO E-P-C(cont)

7.4 Se facilita para el mandante la obtención, después de encargar los servicios E-P-C, el aseguramiento de la calidad y reducir los problemas prácticos que enfrentan otras formas de contratación de proyectos.

7.5 El mandante no se ve afectado por el escalamiento de precios del mercado durante la ejecución del encargo, especialmente por la fluctuación del valor de la moneda extranjera y variaciones de

precios de materiales y mano de obra. Estos riesgos los absorbe el contratista al formular su oferta.

7.6 Las desventajas de un contrato E-P-C pueden radicar en el hecho de que su precio es mas alto por la asignación de casi todos los riesgos de construcción al contratista, lo que el oferente habrá de integrar en su oferta para absorber dichos riesgos.

7.7 El mandante debe asegurarse que los proveedores llave en mano, aparte de sus atributos como proyectistas y acabados conocimientos de los detalles de diseño de las plantas que proveen, cuenten con una amplia experiencia en la operación y en el mantenimiento de dichas plantas.

8. ALGUNOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR EL MANDANTE

8.1 El mandante debe tener total claridad sobre el proyecto que se desea contratar bajo la modalidad de un E-P-C. cualquier modificación

posterior resulta costosa.

8.2 El proyecto debe analizar en forma crítica y cuidadosa la asignación de riesgos a la empresa contratista de manera que su asignación sea la que ofrezca el resultado mas eficiente.

8.3 El mandante deberá cruzar inspección de diseño por expertos o consultores internos de su organización.

9. ASPECTOS A CONSIDERAR EN UN CONTRATO EPC

9.1 En la medida posible el diseño contractual debe ser flexible.9.2 Es esencial el buen entendimiento y comunicación, de manera

que su ejecución, sea rentable a ambas partes.9.3 En el contrato o sus anexos, deben estar definidos los siguientes

puntos: a) alcance del trabajo y calidad exigida. b) Identificación de los sistemas (componentes) c) Validar las fechas que se indican

- Puesta en marcha (comisionamiento) antes de la recepción final de las obras

- Puesta en marcha (comisionamiento) después de la recepción final de las obras - Plan de inspección y pruebas - Garantías por rendimiento - Pruebas de rendimiento

9.4 Penalidades bien definidas

9. ASPECTOS A CONSIDERAR EN UN CONTRATO E-P-C (cont.)

9.5 Hacer extensivos los términos y condiciones, en forma similar, que el mandante especifica para sus contratos respecto a calidad y garantía.

9.6 Requerimiento de operación y mantenimiento

9.7 Requerimiento de eficiencia

9.8 Términos de medida y pago bien definidos para el encargo

9.9 Especificación de equipamiento, servicios y materiales proporcionados por el mandante.

9.10 Normativas y exigencias para subcontratistas

9.11 Requerimientos para la administración de los planes del medio ambiente y seguridad.

9.12 Protocolos de comunicación y procedimientos de coordinación

9. ASPECTOS A CONSIDERAR EN UN CONTRATO E-P-C (CONT.)

9.13 Requerimientos del mandante para el manejo de sustancias peligrosas si la hubiere.

9.14 Requerimientos para informes

9.15 Programa de pagos.

9.16 Ordenes de cambio y modificaciones

9.17 Cambio de personal clave.

9.18 Aviso de término provisional de las obras

9.19 Aviso de termino final de las obras

9.20 Procedimiento resolución de controversias y reclamos

9.21 Confidencialidad y patentes

9.22 finiquito y pago final

10. ADMINISTRACION EN LA ETAPA DE TRANSICION DE LA CONSTRUCCION A LA OPERACION

10.1 Puesta en marcha involucra la coordinación entre los sectores de operación, la puesta en funcionamiento y su optimización, un

período de control de la calidad del servicio y la capacitación final del personal en el manejo de la planta.

Las etapas o pasos desde la puesta en marcha a la entrada en operación, generalmente son muy exigentes, dado que el

mandante asume el control de los trabajos y podrían permanecer presente ciertas deficiencias.

Las deficiencias deben ser identificadas antes de la recepción de los trabajos, de manera que puedan ser rectificadas por el contratista.

10. ADMINISTRACION EN LA ETAPA DE TRANSICION DE LA CONSTRUCCION A LA OPERACIÓN (CONTINUACIÓN)

10.2 El término trabajos de la obra: se considera como el acto de conclusión de los trabajos, cuando el mandante ha asumido oficialmente que los trabajos en la obra han finalizado. Desde la fecha de este acto, el contratista traspasa al mandante la obra y este último asume su cuidado, custodia y control. Dicha data gatilla el comienzo del período de garantía de la obra

11.TERMINO DE LA CHARLA

11.1 Tendencia actual en el uso de estos contratos

Actualmente las empresas tienden cada vez mas a utilizar las modalidades de contratos E-P-CM y E-P-C por las ventajas que presentan frente a los clásicos contratos de construcción. Esta charla pretende dar a conocer a los ingenieros de contrato los conceptos que cada modalidad de ejecución contiene y solo pretende tener estos conceptos claros y manejarlos con fundamentos frente a los requerimientos de los clientes.

A esta modalidad de contratos le son aplicables los conceptos genéricos emitidos en el curso: Introducción a la Gestión de Contratos en cuanto a garantías, seguros, reclamos y otros