Intranet vidigal ina_2010
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INTRANET / Luís Vidigal 11
INTRANETLuís Vidigal
INA – 15 de Novembro de 2010
INTRANET / Luís Vidigal 2
Programa
• O que é uma Intranet
• Construção de uma Intranet
• Factores Críticos de Sucesso
• Regras e Princípios a adoptar
• Avaliação da Intranet
• Estruturação de Conteúdos
• Gestão de um Portal Intranet
• Personalização e Customização
• A Intranet na Web 2.0
INTRANET / Luís Vidigal 3
Extranet
Internet
Servidorp/ exterior
Servidorp/ interior
Intranet
Firewall
INTRANET / Luís Vidigal 4
FuncionáriosOrganização
FuncionáriosTrabalho
FuncionáriosFuncionários
FuncionáriosVida Pessoal
Relações na Intranet
INTRANET / Luís Vidigal 5
Intranet
Funcionários
Internet
Extranets
Colaborar com mail,forum de discussão,chat e conferências
Comunicações eColaboração
Sistemas de e-mail
e voice mailexistentes
Acesso universal àvisualização e uso de
dados do negócio
Operações eAdministração
Bancos de dadose Aplicações
organizacionaisexistentes
Criar, editar ecompartilhardocumentos
Edição de páginasna rede
HTMLMS Office
e outro tipo dedocumentos
Administração centra-lizada de utilizadores,segurança, cataloga-
ção e tráfego
Gestão daIntranet
Hardwaree Redes
existentes
FIREWALL
Clientes eParceiros
INTRANET / Luís Vidigal 6
Rumo à cooperação e à mobilidade
Nómadas
Silos Amontoados
Equipas
Virtuais
Cultura Cooperativa
Mo
bil
idad
e
INTRANET / Luís Vidigal 7
Como justificar um Portal Intranet
• Motivos Operacionais
– Melhor e mais rápido acesso aos dados (local, remoto e em movimento)
– Publicação global de perguntas e respostas
• Motivos Financeiros
– Permite interrogar via Web quase todas as bases de dados da organização (OLAP)
• Motivos de Suporte
– Reduz o custo de suporte através de aplicações baseadas na Web
– Cria uma central de apoio à auto-aprendizagem(e-Learning, Guias, FAQs, etc.)
INTRANET / Luís Vidigal 8
Quando sei que um Portal Intranet
foi bem sucedido
• Quando se deixar de explicar o que é um Portal
• Quando o Portal não tiver de procurar conteúdos e os conteúdos procurarem o Portal
• Quando passar a ser o primeiro lugar para procurar informação e serviços
INTRANET / Luís Vidigal 9
O Portal é diferente na Intranet
ou na Internet?
• Os utilizadores são diferentes
• As tarefas são diferentes
• A quantidade e a qualidade da informação
são diferentes
– Repositórios múltiplos, alta performance,
qualidade dos resultados de pesquisa, etc.
INTRANET / Luís Vidigal 10
Intranet / Extranet / InternetEstrutura de Informação Intranet Extranet Internet
Xxxxxxx xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx
Xxxxxxx xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxx xxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx
Xxxxx xxxxxx xxxxxx
Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxx x xxxxx
Xxxxxx x xxxxxxxx xxxxxx
Xxxxxxx xxxxxx
Xxxx xxxxxx xxxxxx
Xxxxx xxxx xxxxxx
INTRANET / Luís Vidigal 11
Condições para criação de uma Intranet
• Acesso à informação
Difunde regularmente informações actualizadas para numerosas pessoas?
Os funcionários passam muito tempo a procurar informação e documentação
que lhes são úteis?
Será desejável partilhar informação entre diversas pessoas de diversos
serviços?
• Benefícios para a organização
As ferramentas e métodos de trabalho estão actualizados e as pessoas estão
preparadas?
Os funcionários trabalham cada vez mais em colaboração?
Pressente-se a necessidade de melhorar a qualidade e eficácia do serviço?
• Benefícios técnicos
A administração do sistema de informação do serviço é pesada e complexa?
A arquitectura técnica impõe constrangimentos para fazer evoluir o sistema de
informação?
A direcção adere aos objectivos e apoia o projecto?
Sim ou Não?
INTRANET / Luís Vidigal 12
Estágios de maturidade de um Portal
• Conteúdo Estático (Geração “Post-it”)
– Missão, estrutura, história da organização
– Localização de serviços, telefones, endereços, etc.
– Newsletters, calendário de eventos, manuais e
procedimentos, FAQ
– Recrutamento e mobilidade de pessoal
– Difusão de documentos
• Conteúdo Interactivo (Geração “Use-it”)
– Correio electrónico, Help desk, motores de pesquisa, e-
learning, formulários dinâmicos, chats, foruns, etc.
• Conteúdo Extranet (Geração “Sell-it”)
INTRANET / Luís Vidigal 13
Fases de implementação de um Portal
• Iniciação
– Identificar e recrutar um “sponsor”
• Contagio
– Alcançar “massa crítica”
• Controlo
– Estabelecer procedimentos e normas
• Integração
– Acesso igual para todos os utilizadores à memória da organização
INTRANET / Luís Vidigal 14
Condições de sucesso para
construir um Portal Intranet
INTRANET / Luís Vidigal 15
O que se deve fazer no início
• Perceber as expectativas da audiência
• Clareza no que pode ser disponibilizado
• Visão de longo prazo e conteúdo encorajador no
curto prazo
• Envolver o Portal no trabalho do dia-a-dia
• Facilidade de utilização
• Envolver toda a gente a todos os níveis
• Honestidade e credibilidade no que se promete
• Actualização diária
Intranet Academy
INTRANET / Luís Vidigal 16
7 passos para o sucesso
de um Portal
1. Acabar com o papel
2. Criar um fórum para as “melhores práticas”
3. Partilhar a ribalta
4. Personalizar as notícias
5. Não apostar apenas num canal
6. Catalogar e utilizar motores de busca
7. Tornar o Portal irresistível
INTRANET / Luís Vidigal 17
Lamentos de um Portal
“Era bom que os nossos funcionários e
utilizadores perdessem algum tempo a
explorar o site”
“O Portal está repleto de material
extremamente útil, mas as pessoas
limitam-se a ver a página principal”
INTRANET / Luís Vidigal 18
Novas formas
de
Comunicação
Audio e Video
Conferência
Cartas
Telefone
Fax
Face-a-face
Redes Sociais
INTRANET / Luís Vidigal 19
Como construir um Portal
para comunicar melhor?
INTRANET / Luís Vidigal 20
As 6 fases clássicas de um “Projecto”
1 Entusiasmo
6 Honra e Glória
aos não Envolvidos
5 Castigo do Inocentes4 Procura dos Culpados
3 Reconhecimento2 Confusão
INTRANET / Luís Vidigal 21
Fases da implementação
de um Portal Intranet
1. Identificar a funcionalidade pretendida
2. Conhecer a audiência
3. Criar um piloto para demonstração
4. Definir políticas e procedimentos
5. Facilidades e aplicações atraentes
6. Serviços de valor acrescentado
7. Comunicar
8. Evangelizar
INTRANET / Luís Vidigal 22
Fases de evolução
de um Portal Intranet
• Pioneirismo
– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”
• Comunicação
– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,
agenda, etc.)
• Profissionalismo
– Coexistência de várias Intranets na organização
• Institucionalização
– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as
suas potencialidades
INTRANET / Luís Vidigal 23
Os serviços de um PortalForrester Research
• Acesso às informações
• Desenvolvimento de aplicações
• Listas
• Trabalho cooperativo
• Partilha da informação
• Segurança
• Administração
• Transporte
INTRANET / Luís Vidigal 24
Esquema geral da iniciativa Portal
Comunicação
Gestão / Pilotagem
Estudo deImpacto
Formação
Especificaçãodas
Necessidades
Estudo deOportunidade
PrimeiroProtótipo
Realização
DadosTécnicosO
rgan
ização
do
Pro
jecto
Teste
Difusão
INTRANET / Luís Vidigal 25
Uma arquitectura de referência para o Portal
INTRANET / Luís Vidigal 26
Checklist para o Planeamento
• Objectivo
• Audiência
• Abordagem
• Grau de envolvimento
• Temas
• Estrutura (Achatar ou aprofundar)
• Métodos de desenvolvimento
INTRANET / Luís Vidigal 27
Barreiras para a implementação do Portal
• Será que vão usar?
• Apoio da direcção
• Retorno do investimento
• Objectivos pouco claros
• Tecnologia versus soluções de gestão
INTRANET / Luís Vidigal 28
Será que vão usar?
1. Conhecer a audiência
2. Criar um piloto para demonstração
3. Facilidades e aplicações atraentes
4. Serviços de valor acrescentado
5. Comunicar
6. Evangelizar
INTRANET / Luís Vidigal 29
Apoio da direcção
1. Criar um piloto para demonstração
2. Definir políticas e procedimentos
3. Facilidades e aplicações atraentes
4. Serviços de valor acrescentado
5. Comunicar
6. Evangelizar
INTRANET / Luís Vidigal 30
Retorno do investimento
Objectivos pouco claros
Tecnologia versus soluções de gestão
1. Identificar a funcionalidade pretendida
2. Serviços de valor acrescentado
3. Comunicar
INTRANET / Luís Vidigal 31
• Quem publica?– Departamentos– Secções– Pessoas
• O que deve ser publicado?– Políticas– Aplicações– Literatura– Manuais– Formas de contacto
• Que ferramentas?– Editores HTML– Interfaces com bases de dados– Interfaces com formulários– Java applets, Java scripts, etc
Orientações gerais para o Portal
INTRANET / Luís Vidigal 32
Orientações gerais para o Portal
• Os conteúdos são afectados por
direitos de autor?
• São permitidas páginas pessoais?
• Sites de adultos são permitidos?
• Existe uma política de e-Mail?
• Quais as ligações externas à Internet
INTRANET / Luís Vidigal 33
Acesso aos conteúdos
• Nível “Todo Público”
– Todos os utilizadores da organização acedem
livremente a todas as páginas de informação
• Nível “Serviço”
– Conteúdos específicos para os utilizadores de
um serviço
• Nível “Espaço Privado”
– Acessível somente a um grupo de utilizadores
determinado
INTRANET / Luís Vidigal 34
Princípios a respeitar na organização
e gestão de um Portal
• Princípio da Propriedade– Um serviço não deve substituir-se a um outro
• Princípio da Responsabilidade– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e
evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito
• Princípio da Coerência– Coordenação da apresentação dos conteúdos e
integração de novos serviços e funcionalidades (carta gráfica, modos de navegação, princípios de apresentação, etc.)
INTRANET / Luís Vidigal 35
Atingir a massa crítica no PortalC
on
teú
do
útil e
re
leva
nte
Valor
para o
negócio
INTRANET / Luís Vidigal 36
Avaliação regular do impacto e utilização do Portal
• Medidas quantitativas
– Qual a evolução do número de acessos?
– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve repercussão sobre o número de acessos?
– Quais são as áreas mais consultadas?
• Medidas qualitativas
– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?
– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos utilizadores?
– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?
– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das questões?
• Adaptação do conteúdo aos utilizadores
– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?
– Quais as informações susceptíveis de interessar?
INTRANET / Luís Vidigal 37
Medidas de acompanhamento na construção da Intranet
• Acções de comunicação– Objectivos– Princípios– População-alvo– Quais mensagens e em que momentos
• Acções de formação– Objectivos pedagógicos– População-alvo– Descrição dos módulos de formação– Elaboração do plano
• Aspectos técnicos– Normas– Protocolos– Linguagens– Ferramentas de pesquisa e navegação– Arquitectura técnica– Segurança
INTRANET / Luís Vidigal 38
Vantagens das ferramentas de Portal
• Trabalho remoto
• Recuperação de informação finalizada ou em andamento, porque o conteúdo gerado é armazenado em base de dados permanentemente disponível na Intranet / Internet
• Velocidade de atualização das informações
• Eliminação de custos de conversão para o padrão HTML
• Separação entre forma e conteúdo, garantindo padronização visual e facilidade de utilização
• Atualização de informações por utilizadores não técnicos
• Criação de um fluxo de trabalho colaborativo e organizado
• Evolução constante da ferramenta
• Libertação da equipe técnica interna para outros serviços de maior valor acrescentado;
• Produto pronto, permitindo o seu uso imediato.
INTRANET / Luís Vidigal 39
Conteúdos
A intranet como ferramenta por excelência de partilha
de informação deve permitir a gestão de conteúdos
através de mecanismos de publicação, gestão de
segurança e segmentação de audiências baseado
na estrutura organizacional da organização.
A gestão de conteúdos pressupõe ainda a utilização
de ferramentas que permitam notificar em tempo real
individualmente cada colaborador sempre que sejam
disponibilizados novos conteúdos e tarefas do seu
interesse.
INTRANET / Luís Vidigal 40
Aumentar a eficiência
• Gestão de despesas
• Gestão de férias
• Comunicação de faltas
• Marcação de recursos
• Requisição ao economato
• Informação dimensional
• Sites de equipas
• NewsLetters
• Organograma
• Personalização e segurança
INTRANET / Luís Vidigal 41
Template de apresentação
Cabeçalho
Conteúdo
Menu
Rodapé
INTRANET / Luís Vidigal 42
Template de carregamento
Associações
Título
Resumo
Texto
INTRANET / Luís Vidigal 43
Exemplo de um template de carregamento de conteúdos
INTRANET / Luís Vidigal 44
Produção
distribuída de
conteúdos
INTRANET / Luís Vidigal 4545
Estruturar a Informação
INTRANET / Luís Vidigal 46
INTRANET / Luís Vidigal 47
Subdivisão
vertical
INTRANET / Luís Vidigal 48Subdivisão horizontal
INTRANET / Luís Vidigal 49
Integração Identidade
UniformidadeFacilidade Inovação
Economiade escala
VelocidadeAgilidade
CoordenaçãoEstratégia
Autonomiadepartamental
INTRANET / Luís Vidigal 50
Administrador
Web
Mapas dos
Publicadores
Mapas dos
Editores
Conteúdos
INTRANET / Luís Vidigal 51
Planear global / actuar localIncrementalismo lógico
INTRANET / Luís Vidigal 52
Organizar para achatar(Variedade horizontal)
a
b
c
d
Bem-vindos
a b c d
INTRANET / Luís Vidigal 53
Organizar em profundidade(Subordinação vertical)
Bemvindos
1 2 3
1.1 1.2 3.1 3.2
1.1.1 1.1.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
INTRANET / Luís Vidigal 54
Rede semântica
Bemvindos
INTRANET / Luís Vidigal 55
Marcha forçada
Bem
vindos
Página 1
Página 2
Página 3
Página 4
INTRANET / Luís Vidigal 56
Métodos de desenvolvimento
• Alfabético
• Analogia
• Divisão e classificação
• Do geral para o específico
• Geográfico
• Mais importante, menos importante
• Persuasivo
• Atracção aleatória
• Cronologia inversa
• Retórica
INTRANET / Luís Vidigal 57
Conteúdos
• Estáticos
– Direitos e obrigações, políticas e procedimentos,
formulários, organogramas, revistas, templates,
mapas, etc.
• Dinâmicos
– Listas telefónicas, correios internos, escalas, planos
e relatórios de projectos, etc.
• Muito dinâmicos
– Cotações da bolsa, localização de viaturas, alertas
de funcionamento, circulação e afectação diária de
pessoal
INTRANET / Luís Vidigal 58
Intranets por grandes funções
Sistemas de
Informação
Produção
Estudos
Qualidade
Logística e
Compras
Comunicação
Documentação
Comerciais e
Marketing
FinançasRecursos
Humanos
Pilotagem
Estratégia
INTRANET / Luís Vidigal 59
Pilotagem e estratégia
• Ferramentas Data Mining
• Partilha de agendas
• Informar calendários de grandes acções e projectos
• Relatórios, apresentações institucionais e história
• Tele-distribuição de modelos de apresentações para uso generalizado
INTRANET / Luís Vidigal 60
Finanças
• Procedimentos financeiros
• Plano de contabilidade
• Relatórios de actividade para contabilidade analítica
• Orçamento
• Execução orçamental
• Comparações com exercícios anteriores
INTRANET / Luís Vidigal 61
Recursos Humanos
• Publicação das vagas
• Gestão da formação e estágios
• Organogramas de pessoal
• Gestão de viagens
• Cadastro
• Simulação de cálculo de reformas e outras
• Actividades extra-profissionais
• Explicação sobre remunerações
• Assistência médica e acção social
• Descrição de funções e categorias
• Caixa de ideias e sugestões
INTRANET / Luís Vidigal 62
Comunicação e documentação
• Apresentação de valores da organização e sua identidade
• Difusão de comunicados
• Actualidades internas e externas
• Revista de imprensa
• Carta gráfica e modelos de documentos
• Serviço de mensagens
• Jornal interno multimédia
• Anúncio e acompanhamento de eventos
• Bases de dados documentais
INTRANET / Luís Vidigal 63
Serviços gerais, logística e compras
• Lista (utilizadores) da organização
• Serviço de encomendas e de compras de equipamentos e abastecimentos
• Sistema de pedidos de intervenção
• Gestão de salas de reuniões, material, viaturas...
• Locais de implantação da organização
• Ficheiro de fornecedores
• Gestão de stocks e armazenamento
INTRANET / Luís Vidigal 64
Estudos
• Estabelecer e animar fóruns temáticos
• Utilizar funções de groupware para o trabalho colaborativo
• Acompanhamento de projectos
• Criar bases de conhecimento partilháveis
INTRANET / Luís Vidigal 65
Qualidade
• Normas e procedimentos da organização
• Sistema de apoio à condução dos projectos e das actividades operacionais
• Definir e difundir o referencial da organização
INTRANET / Luís Vidigal 66
Portal do Funcionário (B2E)
Empregado > Empresa (E2B)
Empregado > Posto de Trabalho (E2W)
Empregado > Empregado (E2E)
Empregado >Vida Pessoal (E2P)
Liga o empregado com ferramentas e informação geral da organização
Liga os empregados com ferramentas orientadas ao seu posto de trabalho, com base no conhecimento organizacional
Liga o empregado com outros empregados e grupos organizacionais
Liga o empregado com informação geral e produtos/serviços existentes fora da organização
Accenture
INTRANET / Luís Vidigal 67
Empregado > Empresa (E2B)
Benefícios • Seguros • Reforma/Fundo Pensões • Férias/Baixas • Subsídio Estudo • Perfil do Empregado/Família • Actividades patrocinadas • Donativos • Realocação
Salários • Recibos • Pagamentos Directos • Impostos • Fiscalidade • Folha de Ponto • Despesas • Horas Extra
Recrutamento/Acolhimento
• Vagas Internas
• Cartas de Recomendação
• Acolhimento novos empregados
• Desempenho
• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)
• Gestão por Objectivos
• Avaliação de Desempenho
• Compensações
Biblioteca Corporativa
• Políticas e Procedimentos
• Relatórios Anuais
• Directório de Facilities
• Organogramas
Comunicação Corporativa
• Press Releases
• Mudanças Internas
• Questionários
• Caixa de Sugestões
• Eventos Corporativos Accenture
INTRANET / Luís Vidigal 68
Empregado > Posto de Trabalho (E2W)Gestão Conhecimento
• Link à Biblioteca Corporativa
• Bibliotecas Externas • Best Practices
• Informação de Concorrentes
• Templates e Formulários
Aprendizagem/Formação • Catálogo de Cursos/Calendário
• Curriculum
• Inscrições
• Resultados • Suporte ao Desempenho
• Administração da Formação
CRM
• Histórico de contactos • Perfil de Clientes
• Ferramentas de Venda
• Data Warehousing
Agência de Viagens
• Perfil do Viajante
• Reservas
• Marcações
Tecnologia
• Contactos
• Help desk• Seguimento de ajudas
• Links à Formação e à Comunicação Corporativa
Procurement
Gestão Projectos • Orçamento
• Equipa
• Documentação
• Workflow• Relatórios
• Plano de Trabalho
Ferramentas Específicas da Função
• Gestão Financeira • Gestão da Cadeia Logística
Gestão da Força de Vendas
• Gestão da Produção • Gestão de Recursos Humanos
• Entre outras...
Accenture
INTRANET / Luís Vidigal 69
Empregado > Empregado (E2E)Calendário
• Pessoal
• Projectos
• Departamento
• Viagens
Comunicação Individual
• Interna
• Externa
Comunicação Geral
• Empresa
• Departamento
• Posto de Trabalho
Teaming/Colaboração
• Grupos de Discussão
• Jornais electrónicos
• Mensagens (tempo real e email)
• Conferências Web-based
Accenture
INTRANET / Luís Vidigal 70
Empregado > Vida Pessoal (E2P)Finanças
• Poupança e Investimentos
• Impostos • Reforma
• Casa/Mudanças
• Colégios
• Bancos (on-line)
• Seguros Não Corporativos • Compra de Carro
Bem Estar
• Saúde/Especialistas
• Saúde Mental • Dietas & Exercício
• Gestão do Stress
Família
• Solteiros
• Bebés • Adolescentes
• Terceira Idade
Compras
• Localização de Lojas • Compras Pessoais
• Comparação de Preços
• Descontos
Vida Quotidiana
• Agenda/Compromissos
• Notícias • Tempo
• Horóscopos
• Programas TV
Tempos Livres e Viagens Pessoais
• Restaurantes • Viagens Pessoais
• Atracções Locais
- "Cinemas
- "Galerias de Arte • Clubes Desportivos
Documentação Confidencial
• Fotos
• Documentos (ex.Testamentos)
• Passwords Desenvolvimento Pessoal
• Pesquisas
• Formação
• Educação
Accenture
INTRANET / Luís Vidigal 71
Quais são as aplicaçõesmais comuns na Intranet?
• Páginas de Informação• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na gestão
da informação)
• Aplicações cooperativas– Messaging (e-Mail);
– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão, newsgroups, etc.);
– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware, gestão documental, etc.).
• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da organização.
INTRANET / Luís Vidigal 72
Estágios de Maturidade Tecnológica
Acesso à
Informação
Comunicar
Trabalhar juntos
Automatizar os
Processos
Inte
racti
vid
ad
e
Impacto
INTRANET / Luís Vidigal 73
1 - Disponibilizar informações
• Permanentes– Descrição sumária da organização, dos serviços
prestados e da história
– Obras de referência
– Guia de Procedimentos
• Temporárias– Acontecimentos
– Avisos de concurso
– Vagas
– Acções de Formação
– Actualidades dos departamentos
INTRANET / Luís Vidigal 74
2 - Comunicar e trabalhar juntos
• Trocar mensagens de e-Mail
• Partilhar agendas e convocar reuniões
• Fórum
• Trabalhar em documentos partilhados
• Áudio e videoconferência
• Votações electrónicas
• etc.
INTRANET / Luís Vidigal 75
3 - Automatização dos processos
• Benefícios– Máxima interacção
– Máximo impacte sobre a organização
– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro, papel, etc)
– Máximo envolvimento dos utilizadores
• Exemplos– Gestão do correio administrativo
– Gestão documental e de fluxos de trabalho
– Gestão dos pedidos de formação
– Gestão dos pedidos de viagens
– Gestão de encomendas
– etc
INTRANET / Luís Vidigal 76
Técnicas para fidelizar utilizadores da Intranet
1. Publique mensalmente uma Newsletter
(com tecnologia própria ou servindo-se das
mailing list gratuitas)
2. Faça uma sondagem de opinião rápida
(capazes de gerar avaliações e conteúdo
relevante para a Intranet)
3. Convide os utilizadores a acrescentar a página
aos Favoritos
4. Produza conteúdos com regularidade
(faça um calendário de actualizações e anuncie-o)
5. Construa um “Forum de Discussão”
(partilha de ideias, sugestões, dúvidas, etc.)
INTRANET / Luís Vidigal 77
Como fazer circular a informação?
• A Cultura da empresa (ou os Mitos)
• Os Homens (ou as Tribos)
• A Organização (e os Ritos)
• Os Instrumentos (e a Memória)
INTRANET / Luís Vidigal 78
Conceito de Portal
“portal is the mostabused term
in all of IT”Phifer and Berg,
Gartner GroupSetembro 2000
INTRANET / Luís Vidigal 79
Conceito de Portal
BD
INTRANET / Luís Vidigal 80
Mitos sobre os Portais
1. São baratos
2. As pessoas acedem naturalmente
3. São para grandes organizações
4. Mais um calão técnico (buzzword)
5. Independentes da plataforma
6. Precisam de ligação à Internet
7. Precisam de pouca manutenção
8. Não são seguros
9. São tarefas de informáticos
INTRANET / Luís Vidigal 81
Condições de sucesso para um Portal
1. Identificar claramente os objectivos e o
valor acrescentado que se espera obter
com o Portal
2. Pôr em execução uma iniciativa
estruturada e profissional
3. Utilizar o Portal como uma ferramenta de
melhoria da qualidade a vários níveis
4. Avaliar regularmente o impacto do Portal
INTRANET / Luís Vidigal 82
Objectivos e valor acrescentado
• Expectativas e necessidades dos utilizadores
– Que serviços podem interessar?
– Que novos serviços permitidos pelo Portal para facilitar e simplificar
o trabalho?
• Necessidades reais da estrutura
– Precisa comunicar melhor?
– Precisa ser modernizado?
– Quais as respostas do Portal?
• Modalidades de utilização e impacto
– Quem vai participar no projecto?
– Como é que os utilizadores se vão apropriar do projecto?
– Quais são as modalidades de acesso ao Portal?
– Quais os impactos da utilização do Portal na organização?
INTRANET / Luís Vidigal 83
Uma iniciativa estruturada e profissional
• Construir um site para enriquecer progressivamente
– Não espere por ter disponível todos os conteúdos
– Tente atingir um grau de interactividade suficiente à partida
• Crie uma estrutura de gestão do projecto
– Determine quem é o chefe do projecto
– Defina quem são os melhores intervenientes e qual o seu papel
– Crie parcerias entre os serviços utilizadores e a informática
– Implique as chefias desde o início e durante a vida do projecto
– Apoie-se num conselho coordenador para controlar o projecto
• Gestão de um projecto de mudança
– Comunique fortemente a todos os níveis
– Sensibilize toda a estrutura
– Forme a equipa do projecto e de seguida os utilizadores
INTRANET / Luís Vidigal 84
Ferramenta para melhorar a qualidade
• Fazer do Portal uma alavanca de modernização– Desenvolva funcionalidades que facilitem e simplifiquem o trabalho
quotidiano
– Atenção às sobrecargas de trabalho resultantes da alimentação do sistema
– Tente automatizar as tarefas de actualização e de difusão da informação
• Adaptar a organização do trabalho à estrutura do meio– Processo rápido de recolha, produção e validação da informação
– Actualize regularmente as várias rubricas
– Indique as datas de actualização das páginas, rubricas e do site
– Adapte o conteúdo do site sempre que se justifique
• Disponibilizar conteúdos claros e dinâmicos– Plano do site legível e explícito
– Evite um “site vitrine” sem interactividade
– Não negligencie o lado estético
– Desenvolva produtos novos e apelativos para atrair o utilizador
INTRANET / Luís Vidigal 85
Avaliar o impacto da utilização
• Colocar dispositivos de medida quantitativa
– Qual a evolução do número de acessos
– Porque é que algumas alterações não afectaram os acessos
– Quais são as áreas mais consultadas
• Colocar dispositivos de medida qualitativa
– Quais são os públicos que mais consultam o Portal
– Quais são os comentários e as perguntas mais frequentes (FAQ)
– Os utilizadores estão satisfeitos com os serviços actuais
– Como posso construir as FAQ a partir das perguntas colocadas
• Adaptar o conteúdo a partir dos desejos dos utilizadores
– Que área tirar ou acrescentar
– Quais são as informações susceptíveis de interessar os utilizadores
INTRANET / Luís Vidigal 86
1. O que é que a Organização ganha?
2. Quanto custa a criar?
3. Quanto custa a manter?
4. Será gerível?
5. Como se integra nos sistemas existentes?
6. Que formação é necessária?
7. Posso fazer outsourcing?
8. Como vai afectar a produtividade?
9. É seguro?
10.Quanto tempo demora a montar?
10 preocupações a ter em conta
na montagem de um Portal
INTRANET / Luís Vidigal 8787
1 - O que é que a Organização ganha?
Será possível quantificar benefícios como:
• Poupanças nos custos operacionais
• Redução da papelada
• Aumentar a qualidade do serviço ao cliente
• Rapidez e melhoria no acesso à informação
INTRANET / Luís Vidigal 8888
2 - Quanto custa a criar?
• Hardware
Servidor Web
Rede
• Software
Sistema Operativo
“Add-on”
Utilitários
• Mão-de-obra
Criação
Manutenção
INTRANET / Luís Vidigal 8989
3 - Quanto custa a manter?
Custos a longo prazo:
• Actualização do servidor e da rede para
responder ao aumento de tráfego
• Ferramentas de gestão e recursos humanos
necessários
• Licenças de software e custos de actualização
• Custos de publicação e arquivo da informação
INTRANET / Luís Vidigal 9090
4 - Será gerível?
• Um Portal é fácil de começar mas pode ser
um pesadelo à medida que cresce se não
forem planeados os seus custos
• Devem-se prever os aumentos de:
Tráfego
Produtores de informação
Utilizadores
• Deve-se tentar usar o trabalho em rede para
reduzir a quantidade de trabalho manual e
desmaterializar formulários
INTRANET / Luís Vidigal 9191
5 - Como se integra nos sistemas existentes?
• Verifique se as aplicações tradicionais em uso
(legacy systems) se integram no Portal (não
apenas aplicações em mainframe);
• É necessário adaptar também as aplicações
cliente-servidor mais recentes;
• Quase todos os fornecedores de sistemas de
gestão de bases de dados estão a adaptar os
interfaces para a Web;
• Entretanto terá de efectuar a réplica dos dados
para poderem ser acedidos via Web.
INTRANET / Luís Vidigal 9292
6 - Que formação é necessária?
Produtores de informação
• Como publicar na Web;
• Converter dados existentes (folhas de cálculo, bases de dados, etc) para formatos aceitáveis.
Requisitos: Domínio de processadores de texto ou outros editores tipo WYSIWYG.
Informáticos
–Como administrar o servidor;
–Como desenvolver aplicações para a Web.
Requisitos: Conhecimentos de administração de redes e/ou programação em linguagens objecto.
INTRANET / Luís Vidigal 9393
7 - Posso fazer outsourcing?
• É uma opção
• Permite desenvolver mais depressa através da incorporação de conhecimentos especializados externos
• Alivia a carga interna de administração e suporte
• Quando decidir abandonar o outsourcing:
• Verifique se tem internamente pessoas competentes para assegurar o trabalho
• Verifique se dispõe de documentação adequada e se tem capacidade para expandir
INTRANET / Luís Vidigal 94
8 - Como vai afectar a produtividade?
• Se bem construída, a Intranet pode
aumentar muito a produtividade
• Depende em grande parte do tipo de
sistemas que vai substituir e como
• Permite criar novos e melhores serviços
impossíveis de concretizar até aí.
INTRANET / Luís Vidigal 95
9 - É seguro?
• Será tão segura quanto o seu link mais fraco e
vulnerável, nomeadamente as pessoas que
usam e administram o Portal
• Utilize um servidor seguro, um firewall, acessos
protegidos por passwords e segurança física do
servidor;
• Tenha uma política de controlo de links a outros
servidores Internet menos seguros.
INTRANET / Luís Vidigal 96
10 - Quanto tempo demora a construir?
• Não muito, se for bem desenvolvido;
• Aproveite a sua rede TCP/IP existente;
• Depois de instalar o servidor Web instale
os browsers nos clientes;
• O arranque não demora muito nem custa
muito caro.
INTRANET / Luís Vidigal 97
Factores críticos de Sucesso
Quantidade/Tipo Funcionalidades
N.º de comunidades servidas
N.º de Serviços de Integração Necessários
Quantidade Conteúdos
ConteúdosFuncionalidades
Diversidade de Serviçosde Integração
Serviços de Integração
Diversidade de Comunidades
Comunidades
Div
ers
isd
ad
e d
e
Fu
nc
ion
ali
da
des
Div
ers
ida
de
de
Co
nte
úd
os
A complexidade numa solução portal evolui em quatro dimensões e encontra-se
relacionada com questões de volume, de diversidade e capacidade de a tecnologia
acompanhar as mesmas.
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INTRANET / Luís Vidigal 98
Factores críticos de Sucesso
Tecnologia
Quais são as regras chave?
Qual é o business case?
O projecto tem um forte apoio de
topo?
Existe algum comprometimento?
O projecto é estável?
Quais são as necessidades do
negócio?
O conteudo contribui para a
criação de valor?
O negócio está envolvido?
Existe uma arquitectura
de empresa?
Os requisitos do
negócio determinam as
decições tecnológicas?© Copyright IBM Corporation 2005
INTRANET / Luís Vidigal 99
Factores críticos de Sucesso - Estratégia
Productivity
Enhancement
Corporate
Integration
Operating
Efficiency
Revenue
Generation
Link customer with
integrated collaboration to
sell more
Enable collaboration, within
and outside company
Leverage expertise and
collaborate to reduce cycle
times
Reduce costs with self-
service (customer, employee,
partner)
Reduce administrative costs
and bureaucracy
Simplify and standardize,
reduce complexity
Find and connect experts –
leverage scale of company
Find relevant information
faster
Collaborate and learn from
collective experience
Communicate direct,
through 1 high impact
channel
Promote one brand, communicate consistently
Provide greater sense of
belonging – “Global Glue”
Leverage previous
technology investments
Share single infrastructure
and leverage scale
Consolidate procurement of
hardware and software
Technology Alignment
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INTRANET / Luís Vidigal 100
Factores críticos de Sucesso
Comunidades
• Que tipo de comunidades irá o portal suportar?
• Como poderá o portal encorajar o desenvolvimento e participação dessas comunidades?
• O que será diferente numa comunidade online e virtual?
• Que comportamentos pretenderemos encorajar?
• Como mediremos e acompanharemos o “sucesso” da comunidade?
• Como é que iniciaremos as “comunidades virtuais”?
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INTRANET / Luís Vidigal 101
Factores críticos de Sucesso
Conteúdos
• Que conteúdos irá o portal conter e disponibilizar?
• Quais os diferentes tipos de conteúdos que o portal irá suportar?
• Que domínios de conhecimento ou assuntos irá o portal suportar?
• Como irão os conteúdos ser organizados, coordenados e geridos?
• Quais as fontes de conteúdo e de onde e como serão actualizados?
• Como se “relacionará” o portal com outros sistemas de informação, warehouses e data marts?
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INTRANET / Luís Vidigal 102
Factores críticos de Sucesso
Serviços de Integração
• Que sistemas terá o portal de integrar?
• Que processos de negócio terá o portal de integrar?
• Que tipo de integração será necessária - real time interlock?, data interlock? activity interlock?
• Como serão geridas as alterações a nível de integração com o portal?
• Terá o portal de integrar com sistemas externos à organização?
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INTRANET / Luís Vidigal 103
Factores críticos de Sucesso
Funcionalidades
• Que funcionalidades serão exigidas à solução hoje? E amanhã?
• Que aplicações disponibilizam as funcionalidades a implementar?
• Como se irá assegurar o portal a integridade da funcionalidade?
• Como se irá gerir a eventual alteração da funcionalidade?
• Que impacto assumirá o portal na gestão da mudança?
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INTRANET / Luís Vidigal 104
Factores críticos de Sucesso - Governance
“What is your biggest portal challenge”?
Portal server function issues
Implementation issues
Portal design issues
Organizational issues 71%
23%
15%
6%Technology
Forrester Research Report
Making Enterprise Portals Pay
A Portal provides a platform for integrated service delivery across
corporate functions and business units.
Therefore, there is not one owner of all business applications, or a
natural owner within most organizational structures.
Portal governance will establish a structure of shared ownership and
accountability for strategy, development, and operations
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INTRANET / Luís Vidigal 105
Aspectos da Gestão de ProjectosPMBOK Guide
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Edition
Âmbito Tempo Qualidade
Recursos
FinanceirosIntegração
Recursos
Humanos
Comunicação Risco Aquisições
INTRANET / Luís Vidigal 106
Factores Críticos de Sucesso
Conteúdos e Serviços
Attract
Initial focus is to identify
and provide the portal
features that will attract
the audience. Additional
features should be
developed that deepen
the relationship and
retain the audience
Realize
Once the culture,
business processes and
technology have been
transformed and
completed the transition
to the portal will capture
significant value
Expand
As more complex
business process and
technology integration
issues are addressed
benefits begin to accrue
to the business as use
of the portal expands
• Content and Services plays an important role in ensuring
successful portal implementation and adoption
throughout the enterprise
• Content and Services identified for the portal must:
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INTRANET / Luís Vidigal 107
Segmentar Conteúdos e Serviços
Facilidade de Implementação
Alto
Alta
Baixo
Baixa
Conteúdos e Serviços
de alta prioridade
INTRANET / Luís Vidigal 108
Abordagem de Implementação – As Disciplinas
Definição
Estratégica
Plano de Marketing e Comunicação
Instalação
PlataformaIntegração Componentes Testes/Piloto
Arquitectura Técnica
Arquitectura de Conteúdos Desenvolvimento de Conteúdos
Identidade
CorporativaLinha Gráfica, Editorial e Navegação
Organização
Processos
Arranque
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INTRANET / Luís Vidigal 109
Metodologia IBM
Define
Workplace
Governance
Define
Workplace
Blueprint
Prioritize
Functional
Requirements
As Is
Workshops &
Assessment
Assess Current
Capabilities
Develop
Workplace
Business Case
Select Enabling
Technology
Develop Demo
Prototype
To-Be
Workshops &
Roadmap
Define
Communication
Strategy
Inventory &
Catalog Existing
Capabilities
Design Technical
Architecture &
Security Model
Design Workplace
Enabled Processes,
Workflows and SLA
Design
Framework &
Navigation
Design Content
Templates &
Metadata Structure
Design System
Interfaces - EAI
Design
Communication
Plan
Design Portal
Operations &
Support Org.
Define
Work
Plan Future Releases
Implement Workplace Enabled Processes
Implement Functional, Organizational and Job Related Changes
Communicate and Market Workplace
Implement On-Going Workplace Operations Support
Failover Testing
Sys
tem
Tes
t
Inte
grat
ion
Tes
t
Acc
epta
nce
Tes
t
Performance Testing
Ch
ang
e M
gm
tC
on
ten
tTe
chn
olo
gy
Go
vern
ance
Manage Project & Scope Program Office
Internal Project Communications
Find State Definition
Success Measures
Analysis, Design, Transition & ImplementStrategy & Business CaseStart-Up
Laun
ch W
orkp
lace
Iden
tify
Opp
ortu
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s fo
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Develo
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Gap
Ana
lysi
s &
Impl
emen
tatio
n P
lan
Del
iver
able
s
Implement GovernanceWorkplaceStrategy
Evaluate
Procure & Install Applications
Design
Information &
Data
Architecture
Develop Applications
Integrate Systems
Integrate Existing Web Sites
Convert Data
Develop Working Prototype
Procure & Install Technical Infrastructure
Prioritize Roles & Resulting Requirements
Track Benefits
Realization
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INTRANET / Luís Vidigal 110
Formatos das páginas
• Formatação
HTML - HyperText Markup Language
WML - Wireless Markup Language
• Formatação e Dados
XML - Extensible Markup Language
INTRANET / Luís Vidigal 111
Conceitos associados à Gestão de Conteúdos
• Integrated document management (IDM)
• Web content management (WCM)
• Records management (RM)
• Document capture
• Document-based collaboration
• Workflow (integrado com produtos IDM, WCM e RM)
INTRANET / Luís Vidigal 112
Framework para a selecção de uma ferramentapara a Gestão de Conteúdos
Gestão de
Conteúdos
FuncionalidadeArquitectura
Técnica
Investimento
Serviço e
SuporteViabilidade
Visão
INTRANET / Luís Vidigal 113
Comparação de CMS
• http://www.cmsmatrix.org/
INTRANET / Luís Vidigal 114
Produção de conteúdos Web
• Produção para múltiplos canais
• Partilha a infra-estrutura da organização
• Autoria distribuída e suportada em workflow e conteúdos partilhados
• Integrar uma grande variedade de conteúdos e formatos (gráficos, documentos Office, dados aplicacionais, áudio, vídeo, Flash, etc.)
INTRANET / Luís Vidigal 115
O que é um Portal
• Customização
• Personalização
• Integração (dados, aplicações, single sign-on)
• Suporte a comunidades online
INTRANET / Luís Vidigal 116
Características do Portal
• Personalização– Informação guiada pelo computador, que
tenta “servir” o utilizador através de modelos pré-estabelecidos
– “Inteligência Artificial”
• “Customização”– Informação controlada pelo próprio utilizador,
que selecciona de entre as opções apresentadas quais os caminhos a percorrer
– “Inteligência Natural”
INTRANET / Luís Vidigal 117
Pessoas
Diferentes
Necessidades
Diferentes• Informações
• Serviços
Fontes
Diferentes
PORTAL
Acesso
Integrado• Web Browser
• ...
INTRANET / Luís Vidigal 118
O que é o conteúdo
Qualquer objecto digital• HTML, XML, qualquer texto• Imagens• PDF• Formatos proprietários de documentos• Áudio, vídeo• Quaisquer outros bits!
INTRANET / Luís Vidigal 119
Funcionalidades relacionadascom os conteúdos
• Agregar conteúdos
• Personalizar conteúdos
• Recomendar conteúdos
• Permitir aos utilizadores customizarconteúdos
• Sumarizar conteúdos (Excertos)
INTRANET / Luís Vidigal 120
Conceito de Portal
• Conteúdos normalizados
• Pedaços de conhecimento (excertos)
• Metadados sobre Direitos (Personalização)
• Dados agregados (Recomendação)
• Dados descritivos (Customização, Personalização, Recomendação)
• Colecta, normaliza e publica conteúdos
• Facilita a colecta de dados
• Expõe pedaços de conhecimento
• Expõe metadados
PortalContent
ManagementXML
INTRANET / Luís Vidigal 121
Portais
Gestão de
Conteúdos
Ferramentas
Colaborativas
Gestão do
Conhecimento
Gestão
DocumentalOrganizações
inteligentesSmart
Enterprise
Suite
INTRANET / Luís Vidigal 122
Aplicações online
https://gmail.google.com
http://moneytracking.com
https://www.tractis.com
https://docs.google.com
http://www.acuityscheduling.com
Marcar reuniões
Fazer contratos
Ferramentas de Office
Correio electrónico
Preço de Viagens Aéreas
http://www.edreams.pt/
Monitorar preços
Apresentações de Slides
http://www.slideshare.net
INTRANET / Luís Vidigal 123
Processador de Textosempre disponível e partilhado
http://docs.google.com
TambémApresentações,Folhas de Cálculo,Formulários, etc.
INTRANET / Luís Vidigal 124
Formulários no Google Docs
AGP - Tecnologias da Informação 2010 -2011 - Luís Vidigal
INTRANET / Luís Vidigal 125
http://www.cloudo.com
AGP - Tecnologias da Informação 2010 -2011 - Luís Vidigal
INTRANET / Luís Vidigal 126
Trabalhar na Cloud
AGP - Tecnologias da Informação 2010 -2011 - Luís Vidigal
INTRANET / Luís Vidigal 127
Tratamento de imagem online
http://www.citrify.com
http://www.photofuntoos.com
http://www.photoshop.com
http://fotoflexer.com
INTRANET / Luís Vidigal 128
Videoconferência
128
http://www.megameeting.com
http://www.webex.com/
Reuniões e
Eventos online
interactivos
INTRANET / Luís Vidigal 129
Ciclo de vida dos conteúdos
Criar Gerir Disponibilizar
Templates
Ferramentas deConcepção
Ferramentas deProdutividade
Metadados
Estruturaçãode Texto
Segurança eControlo de Acessos
Check in e Check out
Pesquisa eRecuperação
Workflow
Publicação na Web
XML e Web Services
Criação dinâmicade Páginas
Personalização
ApresentaçãoMulti-canal
Regras de Negócio
Caching