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intra-mart Accel Documents — キャビネット管理者ガイド第5版 2017-10-01

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http://www.intra-mart.jp/document/library/index.html

目次

改訂情報

intra-mart Accel Documentsについてはじめに

管理者について

画面について

アクセス権

各項目の制限値

基本編

キャビネット管理者の画面を表示する

キャビネットとドロワの準備をする

キャビネットとドロワの設定を変更する

キャビネットの使用量を確認する

キャビネットの操作履歴を確認する

ごみ箱を操作する

応用編

文書やフォルダをクラスで管理する

独自の属性を持つ文書やフォルダを管理する

PDFファイルのセキュリティを設定する文書とセキュア文書の保管期限を設定する

公開定義を編集する

メッセージテンプレートを編集する

一覧表示設定を作成する

メニュー表示設定を作成する

タイムスタンプ付き文書の設定をする（オプション）


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改訂情報

変更年月日変更年月日変更内容変更内容

2013-04-01 初版

2013-10-01 第２版下記を追加・変更しました。

「独自の属性を持つ文書やフォルダを管理する」の説明の一部を、追加した「文書やフォルダをクラスで管理する」に移動しました。

「PDFファイルのセキュリティを設定する」の説明を追加しました。

「文書とセキュア文書の保管期限を設定する」の説明を追加しました。

「公開定義を編集する」の説明を追加しました。

2015-03-13 第３版下記を追加・変更しました。

「ドロワの一覧表示設定を設定する」の説明を追加しました。

「バージョンの形式を設定する」の説明を追加しました。

「表示する属性情報を設定する」の説明を追加しました。

「属性に候補値を設定する」の説明を追加しました。


「一覧表示設定を作成する」の説明を追加しました。

2016-08-01 第４版下記を追加・変更しました。

「メニュー表示設定を作成する」の説明を追加しました。

「タイムスタンプ付き文書の設定をする（オプション）」の説明を追加しました。

2017-10-01 第５版下記を追加・変更しました。



3

index.html#document-texts/apply_guide/apply_guide_2





index.html#basic-guide-3-1-label

index.html#apply-guide-1-1-label








intra-mart Accel Documentsについて

intra-mart Accel Documentsは、サーバ上で文書を管理するための機能です。

文書は、キャビネットにドロワ（引き出し）やフォルダを使用して階層的に管理します。

ユーザは、ユーザ自身が利用者に設定されているキャビネットにアクセスして、文書を登録できます。

登録した文書を検索したり、文書にタグをつけて分類したりもできます。

バージョン管理、アクセス権の設定などの機能もあります。

intra-mart Accel Documentsで使用する用語を説明します。

キャビネット

文書管理の基本的な管理単位です。Accel Documents管理者が作成し、キャビネット管理者が管理します。別々のキャビネット間でデータを共有することはできません。

ドロワ

キャビネットの下に登録できる入れ物です。キャビネット管理者が作成し、管理します。

ドロワ（引き出し）の中には、文書やフォルダを作成できます。

フォルダ

文書や他のフォルダをまとめて保管するための入れ物です。

文書

テキストファイル、イメージデータファイル、DocuWorks文書やPDFなど、さまざまな形式のファイルです。


4

_images/about_1.png

はじめに

ここでは intra-mart Accel Documentsの概要や、基本的な知識を紹介します。

管理者について

管理者には、以下の2種類があります。

管理者管理者できることできること

Accel Documents管理者キャビネットの作成、削除、属性（名前、容量

など）の設定

キャビネット管理者の追加、削除

キャビネット使用量の確認

intra-mart Accel Documentsの設定インポート、エクスポートの進捗確認

タイムスタンプの設定

操作履歴の表示、エクスポート

キャビネット管理者キャビネット管理者と利用者の設定

ドロワの登録、設定

操作履歴の表示、エクスポート

ごみ箱の管理

キャビネット使用量の確認

属性定義の作成、編集、削除

クラス定義の作成、編集、削除

セキュリティ定義の作成、編集、削除

保管定義の作成、編集、削除

公開定義の編集

メッセージテンプレートの編集

一覧表示設定の作成、編集、削除

メニュー表示設定の作成、編集、削除

2つの管理者は、ユーザが文書やフォルダの登録ができるように、各種設定をします。まず、Accel Documents管理者がキャビネットを作成し、キャビネット管理者を設定します。次に、キャビネット管理者がキャビネット利用可能ユーザを設定し、ドロワを作成します。


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画面について

キャビネット管理者の操作で使用する「キャビネット管理」画面について説明します。

No. 名称名称説明説明

(1) 管理メニュークリックすると、各機能の画面に移動します。


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_images/common_guide_1.png


(2) リスト領域キャビネット管理メニューで選択された機能に対応するリストを表示します。

ボタン

クリックすると、ダイアログを表示します。

操作メニュー

対象のドロワや定義などに対する操作を指定するためのメニューです。

新規登録メニュー

セキュリティ定義を作成するときに使用するメニューです。

ページナビゲーション

複数ページがある場合に、現在表示されているページが何ページめなのかを表示

します。

また、ページを指定してジャンプもできます。

(3) 文書管理「文書管理」画面を表示します。

(4) 最新情報画面を最新の状態に更新します。

No. 名称名称説明説明

アクセス権

ドロワ、フォルダ、および文書には、以下のアクセス権を設定できます。

権限は、会社、組織、グループ、またはユーザなどの単位で持つことができます。

読み取り権

ドロワ、フォルダ、および文書の属性やアクセス権などを表示できます。

読み取り権がないドロワ、フォルダ、および文書は、表示されません。

書き込み権

読み取り権に加え、文書やフォルダの作成、編集（属性編集、チェックアウト、チェックイン）などができま

す。

管理権

書き込み権に加え、文書やフォルダの削除、アクセス権の変更、文書の強制チェックアウト取り消しなどがで

きます。

コラムキャビネット管理者は、アクセス権の設定に関係なく、すべてのドロワ、フォルダ、および文書に対し

て管理権を持つものとしてアクセスできます。

コラム新規に登録した文書やフォルダのアクセス権は、初期状態では、登録先のドロワやフォルダと同じアク

セス権が設定されます。


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各項目の制限値

キャビネットの作成や管理には、以下の制限があります。

項目項目制限値制限値

キャビネット最大容量制限なし

キャビネット最大文書数* 1,000,000個

キャビネット最大フォルダ数* 1,000,000個

キャビネット最大ドロワ数* 100個

キャビネット最大管理者数* 1,000件

キャビネット最大利用者数* 1,000件

ドロワ最大容量 Accel Documents管理者が設定したキャビネットの設定に依存します。

ドロワ最大文書数 Accel Documents管理者が設定したキャビネットの設定に依存します。

ドロワ最大フォルダ数 Accel Documents管理者が設定したキャビネットの設定に依存します。

ドロワ直下最大オブジェクト数制限なし（推奨数は、1,000件までです）

フォルダ直下最大オブジェクト数制限なし（推奨数は、1,000件までです）

最大コンテントサイズ（1アップロード）* 500MB

最大検索結果数* 1,000件

ごみ箱最大表示数 1,000件

最大共有タグ定義数 300件

最大個人タグ定義数 20件

最大共有タグ割り当て数 10件

最大個人タグ割り当て数 10件

最大属性定義数 300件

最大クラス定義数 300件

最大セキュリティ定義数 200件

最大保管定義数 200件

1クラス最大属性割り当て数 100件

1属性最大候補値数 20件

モニタ設定最大数（メール、ポートレット、IMBOX）（1ユーザ当たり）

50件

最大一覧表示設定数 200件

最大メニュー表示設定数 20件


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1オブジェクト（ドロワ、またはフォルダ)最大一覧表示設定割り当て数

5件

1オブジェクト(ドロワ、フォルダ、または文書)最大アクセス権割り当て数

100件

一括ダウンロード対象合計文書容量 1GB

一括ダウンロード対象オブジェクト数 1,000件

属性CSV取り込み対象オブジェクト数 1,000件

通知先指定通知の通知先 100件

項目項目制限値制限値

* キャビネット管理者が制限値を変更できる項目です。詳細は、「キャビネットとドロワの設定を変更する」を参照してください。


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index.html#document-texts/basic_guide/basic_guide_3

基本編

ここでは、キャビネット管理者が必ず実施する操作を紹介します。

キャビネット管理者の画面を表示する

1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

コラムアクセスできるキャビネットが1つの場合は、キャビネットを選択する画面は表示されません。

3. 「キャビネット管理」をクリックします。


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_images/basic_guide_01.png


コラム「キャビネット選択」をクリックすると、手順2のキャビネットを選択する画面が表示されます。

4. キャビネット管理者の画面を表示できました。

コラム

「文書管理」をクリックすると、手順3の「文書管理」画面を表示できます。

キャビネットとドロワの準備をする

キャビネットの利用者を設定し、ドロワを作成します。

目次キャビネットの利用者を設定する

ドロワを作成する

キャビネットの利用者を設定する


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3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

4. 「利用者表示」をクリックします。

5. 「利用者追加」をクリックします。


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6. キャビネットの利用者を選択して、「決定」をクリックします。

7. キャビネット利用者を設定できました。


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コラム

キャビネット利用者を削除する場合キャビネット利用者を削除する場合

1. 削除したい利用者のチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。

2. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

ドロワを作成する




4. 「ドロワ一覧」をクリックします。


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5. 「新規ドロワ作成」をクリックします。

6. 必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。


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8. ドロワが作成できました。


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コラム

ドロワを使用するには、ドロワにアクセス権を設定する必要があります。

ドロワにアクセス権を設定する手順については、「キャビネットとドロワの設定を変更する」を参照してください。

コラム

ドロワを削除する場合ドロワを削除する場合

ドロワ内に文書やフォルダがある場合は、ドロワは削除できません。また、削除した文書やフォルダが

ごみ箱に残っていてもドロワは削除できません。

文書やフォルダをドロワ、およびごみ箱から削除したあとにドロワを削除してください。

1. 削除したいドロワの操作メニューから、「削除」をクリックします。


キャビネットとドロワの設定を変更する

キャビネットとドロワの設定を変更します。

目次キャビネットの属性を変更する

キャビネットの管理者を追加する

ドロワの属性を変更する

ドロワのアクセス権を設定する

ドロワの一覧表示設定を設定する

ドロワのメニュー表示設定を設定する

キャビネットの属性を変更する




4. 必要な項目を設定して、「更新」をクリックします。


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index.html#document-texts/basic_guide/basic_guide_3

コラム

「タイムスタンプ機能」を「有効」から「無効」に変更する場合、キャビネット内にタイムスタ

ンプ対象の文書が登録されていると、エラーが表示されて変更できません。

コラム

アイコンの上にマウスカーソルを合わせると、項目の説明、および入力できる値がポップ

アップメッセージで表示されます。

5. キャビネット属性を変更できました。

キャビネットの管理者を追加する




4. 「管理者表示」をクリックします。


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5. 「管理者追加」をクリックします。

6. 追加する管理者を選択して、「決定」をクリックします。


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7. キャビネット管理者を追加できました。


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コラム

キャビネット管理者を削除する場合キャビネット管理者を削除する場合

1. 削除したい管理者のチェックボックスをクリックして、｢削除｣をクリックします。


ドロワの属性を変更する





5. 属性を変更したいドロワの操作メニューから、「属性編集」をクリックします。


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6. 必要な項目を入力、設定して、「更新」をクリックします。

コラム

「フォルダ/文書作成者の管理権付与」では、文書やフォルダの作成者に管理権を付与するかどうかを設定します。



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8. ドロワ属性を変更できました。

ドロワのアクセス権を設定する

ドロワのアクセス権を設定します。権限は、ユーザ、会社、組織、グループやロールなどの単位で選択できます。

アクセス権は、最大100件まで設定できます。





5. アクセス権を設定したいドロワの操作メニューから、「アクセス権」をクリックします。


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6. 「エントリ追加」をクリックします。

コラム

1つのドロワに追加できるエントリは、100件です。

7. アクセス権を設定する対象を選択して、「決定」をクリックします。


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8. 「更新」をクリックします。


10. ドロワのアクセス権が設定できました。


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コラム

権限を変更する場合権限を変更する場合

1. 手順5まで操作した後、ユーザの権限を変更します。



ユーザに設定された権限を削除する場合ユーザに設定された権限を削除する場合

1. 手順5まで操作した後、権限を削除したいユーザのチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。



ドロワの一覧表示設定を設定する

ドロワ内の一覧表示画面に表示する項目などを、あらかじめ登録された一覧表示設定から追加できます。

一覧表示設定は、最大5件まで設定できます。






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5. 一覧表示を設定したいドロワの操作メニューから、「一覧表示設定」をクリックします。

6. 「エントリ追加」をクリックします。


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7. 一覧に表示する項目のチェックボックスをクリックして、「OK」をクリックします。

8. 一覧にデフォルトで表示する項目のチェックボックスをクリックして「デフォルトに設定」をクリックします。


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コラム

ドロワ内のすべての一覧表示を同じ設定にする場合は、「本ドロワ以下の一覧表示設定をこの一

覧表示設定で統一する」のチェックボックスをクリックします。



11. ドロワの一覧表示設定を設定できました。

ドロワのメニュー表示設定を設定する

「一括操作」や「文書操作」などのメニューを選択するときに表示される項目を、あらかじめ作成したメニュー表示

設定から選択できます。

コラム

メニュー表示設定を作成する手順は、「応用編」「応用編」-「「メニュー表示設定を作成する」」を参照してください。






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5. メニュー表示を設定したいドロワの操作メニューから、「メニュー表示設定」をクリックします。

6. 「メニュー表示設定」から、設定したいメニュー表示設定を選択します。


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コラム

ドロワ内のすべてのメニュー表示を同じ設定にする場合は、「本ドロワ以下のメニュー表示設定

をこのメニュー表示設定で統一する」のチェックボックスをクリックします。



9. ドロワのメニュー表示設定を設定できました。

キャビネットの使用量を確認する

キャビネットの使用量を表示します。




4. 「使用量表示」をクリックします。


31


5. キャビネットの使用量を確認できました。

＜画面項目＞


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項目項目説明説明

文書数キャビネットの上限値に対して、登録されている文書数が占める割合をグラフで表示

します。

使用中

キャビネット内の合計文書数を表しています。

ごみ箱

キャビネットのごみ箱内の文書数を表しています。

空き容量

キャビネットの空き文書数（あとどれだけ登録できるか）を表しています。

最大文書数

キャビネットの最大文書数を表しています。

文書容量キャビネットの上限値に対して、登録されている文書の合計容量が占める割合をグラ

フで表示します。

使用中

キャビネット内の合計使用容量を表しています。

ごみ箱

キャビネットのごみ箱内の文書容量を表しています。

空き容量

キャビネットの空き容量（あとどれだけ登録できるか）を表しています。

最大容量

キャビネットの最大容量を表しています。

フォルダ数登録されているフォルダの件数と上限値を表示します。

ドロワ数登録されているドロワの件数と上限値を表示します。

統計情報取得「CSV出力」をクリックすると、統計情報がCSVファイルにエクスポートできます。

キャビネットの操作履歴を確認する

キャビネットの操作履歴を表示して確認します。

操作履歴をCSVファイルにエクスポートもできます。操作履歴は、最大1,000件まで表示できます。CSVファイルにエクスポートすると、1,000件以上の履歴が確認できます。

エクスポートと同時に、エクスポートした範囲の操作履歴を削除もできます。




4. 「操作履歴表示」をクリックします。


33

5. 「操作履歴表示」画面が表示できました。


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コラム

操作日時で表示期間を絞り込む場合操作日時で表示期間を絞り込む場合

「開始日」と「終了日」を指定して、「再表示」をクリックします。

操作履歴をエクスポートする場合操作履歴をエクスポートする場合

「エクスポート」をクリックします。

操作履歴を削除する場合操作履歴を削除する場合

1. 「操作履歴削除」をクリックします。

2. をクリックし、操作履歴削除対象の起点となる日付をクリックします。

3. 「OK」をクリックします。


5. 「再表示」をクリックします。

ごみ箱を操作する

ごみ箱に入っている文書やフォルダを元の登録場所に復元したり、削除したりします。

表示されるのは1,000件までですが、ごみ箱には、1,000件以上、文書やフォルダが入ります。


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目次ごみ箱から復元する

元の場所に復元する

指定した場所に復元する

ごみ箱から削除する

選択した文書やフォルダを削除する

ごみ箱を空にする

ごみ箱から復元する

元の場所に復元する

注意元の登録場所が削除されて存在しない場合は、この操作で復元できません。




4. 「ごみ箱表示」をクリックします。


36


5. 復元したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックして、「元の場所に復元」をクリックします。


7. 文書やフォルダを、元の場所に復元できました。

指定した場所に復元する






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5. 復元したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックして、「指定の場所に復元」をクリックします。

6. 復元先のドロワ、またはフォルダを選択して、「OK」をクリックします。


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8. 文書やフォルダを、指定の場所に復元できました。

ごみ箱から削除する

選択した文書やフォルダを削除する






39


5. 削除したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。



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7. 選択した文書やフォルダを削除できました。

ごみ箱を空にする





5. 「ごみ箱を空にする」をクリックします。


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7. ごみ箱を空にできました。


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応用編

ここでは、キャビネット管理者が必要に応じて実施する作業を紹介します。

文書やフォルダをクラスで管理する

文書やフォルダを分類して管理するために、クラスを定義します。

クラスには、基本クラスとして「文書」、「セキュア文書」、「フォルダ」の3種類があります。設定できる項目は、以下の通りです。

文書

属性項目、保管期限、バージョン情報

セキュア文書

属性項目、保管期限、PDFのセキュリティ、バージョン情報フォルダ

属性項目

ここでは、クラス定義を作成する手順を説明します。

また、作成したクラス定義にバージョン情報の形式を設定し、表示する属性情報を設定する手順を説明します。

コラム

属性項目、セキュリティ、および保管定義をクラスに設定するためには、あらかじめ以下の定義を作成

しておく必要があります。

属性定義

「独自の属性を持つ文書やフォルダを管理する」を参照してください。

セキュリティ定義

「PDFファイルのセキュリティを設定する」を参照してください。

保管定義

「文書とセキュア文書の保管期限を設定する」を参照してください。

目次クラス定義を作成する

バージョンの形式を設定する

表示する属性情報を設定する

クラス定義を作成する

クラス定義の作成について説明します。

クラス定義は、最大300件まで作成できます。




4. 「クラス定義一覧」をクリックします。


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5. 「新規クラス定義作成」をクリックします。

6. 必要な項目を入力します。


44

_images/apply_guide_01.png


＜ダイアログの項目＞


ID クラスの識別子として使用するIDを入力します。数字と_（アンダースコア）が使用できます。先頭の文字は英字を入力します。

入力したIDの前に、それぞれ以下の文字が自動で付加され、クラス定義のIDとして登録されます。

文書、セキュア文書の場合：「knc_doc:」フォルダの場合：「knc_fol:」

名前クラス定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入

力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。

基本クラス「文書」、「セキュア文書」、または「フォルダ」から、クラスの種類を選択

します。

「セキュア文書」を選択すると、ユーザが書き込み権を持っていない文書をダ

ウンロードする場合は、セキュアダウンロードとなります。

セキュリティ定義基本クラスで「セキュア文書」を選択した場合は、セキュアダウンロードで使

用するセキュリティ定義を選択します。

未選択の場合は、セキュリティ定義一覧でデフォルトに設定されているセキュ

リティ定義が使用されます。

保管定義基本クラスで「文書」または「セキュア文書」を選択した場合は、使用する保

管定義を選択します。

未選択の場合は、保管定義一覧でデフォルトに設定されている保管定義が使用

されます。

説明クラス定義の説明を入力します。


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使用可能属性追加する属性定義を設定します。

属性定義は、最大100件まで設定できます。

1. 「設定」をクリックします。

2. 追加する属性定義のチェックボックスをクリックします。

3. 「OK」をクリックします。


注意属性定義のチェックボックスからチェックマークを外すと、すでに同じクラス定義で登録されて

いる文書またはフォルダの属性値も削除されます。

コラム

基本クラスで「フォルダ」を選択した場合、すでに同じIDの「フォルダ」が登録してあるとクラス定義は作成できません。

基本クラスで「文書」、または「セキュア文書」を選択した場合、すでに同じIDの「文書」、または「セキュア文書」が登録してあるとクラス定義は作成できません。

7. 「作成」をクリックします。


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9. クラス定義を作成できました。

コラム

作成したクラス定義を「文書管理」画面の「新規登録メニュー」に表示するには、メニュー表示設定一

覧で表示一覧の設定をする必要があります。

詳細は、「メニュー表示設定を作成する」を参照してください。

コラム

クラス定義を変更する場合クラス定義を変更する場合

1. 変更したいクラス定義の操作メニューから「定義編集」をクリックします。

2. 変更したい項目を編集して、「更新」をクリックします。


クラス定義を削除する場合クラス定義を削除する場合

使用中（「使用数」に「0」以外の数字が表示されている）のクラス定義は削除できません。

1. 削除したいクラス定義の操作メニューから「削除」をクリックします。


クラス定義の内容は、操作メニューから「属性表示」を選択して、確認できます。

バージョンの形式を設定する

クラス定義のバージョン形式の設定を変更する方法について説明します。

バージョン番号は、デフォルトでは一桁（1、2、3）で管理します。桁を変更（1.0.0、1.0.1）したり、プレフィッ


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クス（接頭辞）やサフィックス（接尾辞）を設定（第1版、第2版）することもできます。





5. バージョン設定を変更したい文書のクラス定義の操作メニューから「バージョン設定」をクリックします。


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6. 必要に応じて項目を設定し、「更新」をクリックします。



対象クラス設定対象のクラス名を表示します。

バージョン桁数バージョンの数字部分の桁数を設定します。

文書をアップロードしたユーザは、この設定の範囲内でバージョンを設定でき

ます。


49



プレフィックスバージョンの数字部分の前に入れる文字列を0〜10文字で指定できます。

サフィックスバージョンの数字部分の後に入れる文字列を0〜10文字で指定できます。

初期バージョン文書を新規登録したときに、最初に表示されるバージョンを設定します。


表示する属性情報を設定する

「属性情報」は、ユーザが登録した文書やフォルダを選択して、操作メニューから「属性編集」をクリックすると表

示されます。

表示する属性情報を設定する方法について説明します。





5. 表示する属性情報を設定したいフォルダまたは文書のクラス定義の操作メニューから「属性表示設定」をクリックします。


50


6. 必要に応じて項目を設定し、「設定」をクリックします。



51




システムの標準を利用

する

システムの標準を利用して属性を表示する場合に選択します。

以下の設定を利用する属性表示設定をカスタマイズする場合に選択します。

各属性の「非表示属性」と「表示属性」、および表示順を設定します。


8. 表示する属性情報を設定できました。

独自の属性を持つ文書やフォルダを管理する

文書やフォルダは、クラス単位で独自の属性を持たせて管理できます。

ここでは、属性項目を追加する手順を説明します。

目次操作の流れ

属性定義を作成する

属性に候補値を設定する

操作の流れ

手順は大きく2つのSTEPに分かれます。

STEP1：：属性を属性定義一覧で定義し、必要に応じて属性の候補値を設定します。（このページの手順を参照）STEP2：：クラスに属性定義を付与します。（「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照）

(例) 契約関係の文書に「契約者」という属性を付与したい場合STEP1：属性定義一覧で、「契約者」という属性定義を作成します。STEP2：クラス定義一覧で、「契約書」クラスに、属性「契約者」を付与します。

↓「契約書」クラスを選択して登録する文書には、属性「契約者」を入力できるようになります。


52



属性定義を作成する

属性定義の作成について説明します。

属性定義は、最大300件まで作成できます。




4. 「属性定義一覧」をクリックします。

5. 「新規属性定義作成」をクリックします。


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ID 属性の識別子として使用するIDを入力します。

英数字と_（アンダースコア）が使用できます。先頭の文字は英字を入力します。

名前属性定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力しま

す。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。

説明属性定義の説明を入力します。

入力必須チェックボックスをクリックすると、ユーザが文書やフォルダを登録するときに、属

性の入力が必要になります。

要素型属性に設定する情報の型を選択します。

デフォルト値「設定する」を選択すると、デフォルト値を設定する項目が表示され、要素型のデ

フォルト値を設定できます。

表示される項目は、選択した要素型によって異なります。

注意「ID」、「入力必須」、および「要素型」は、後から変更できません。

コラムすでに登録している属性定義と、IDが同じ属性定義は作成できません。入力したIDの前に、「knc_attr:」の文字が自動で付加され、属性定義のIDとして登録されます。


8. 属性定義を作成できました。


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コラム

作成した属性定義を詳細検索の「検索条件追加」の項目に表示するには、メニュー表示設定一覧で表示

一覧の設定をする必要があります。

詳細は、「メニュー表示設定を作成する」を参照してください。

このあとは「文書やフォルダをクラスで管理する」に進み、クラスに属性定義を付与してください。

コラム

属性定義を変更する場合属性定義を変更する場合

「デフォルト値」を変更した場合、次に文書を登録したときから変更が反映されます。

1. 変更したい属性定義の操作メニューから「属性編集」をクリックします。

2. 必要に応じて「名前」、「説明」および「デフォルト値」を変更して、「更新」をクリックします。


属性定義を削除する場合属性定義を削除する場合

クラス定義で使用されている（「利用クラス数」が「0」でない）属性定義は削除できません。

1. 削除したい属性定義の操作メニューから「削除」をクリックします。


属性定義の内容は、操作メニューから「属性表示」を選択して、確認できます。

属性に候補値を設定する

候補値を設定すると、新規で文書やフォルダを登録するときや、詳細検索の検索条件にするときなどに、属性入力欄

に入力候補のリストが表示されます。

候補値を設定できるのは、要素型が文字列、整数、長整数、または固定小数点の場合のみです。

候補値は、1つの属性定義につき、最大20件まで設定できます。




4. 「属性定義一覧」をクリックします。


56



5. 候補値を設定したい属性定義の操作メニューから「候補値設定」をクリックします。

6. 「追加」をクリックして、候補値を入力し、「OK」をクリックします。


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コラムデフォルト値を設定している場合は、「デフォルト値を挿入する」が表示されます。クリックす

ると、候補値にデフォルト値が挿入されます。

7. 手順6.を繰り返し、候補値をすべて追加します。



10. 属性に候補値を設定できました。


58


コラム

候補値の表示順を変更する場合候補値の表示順を変更する場合

1. 候補値の表示順を変更したい属性の操作メニューから「候補値設定」をクリックします。

2. 変更したい候補値を選択し、（１つ上に移動）、（一番上に移動）、（１つ下に

移動）、（一番下に移動）をクリックして順番を変更します。



候補値を削除する場合候補値を削除する場合

1. 削除したい属性の操作メニューから「候補値設定」をクリックします。

2. 削除したい候補地を選択し、「削除」をクリックします。



PDFファイルのセキュリティを設定する

文書にセキュリティを設定する場合は、セキュア文書として登録します。

セキュア文書は、その文書の書き込み権があるユーザだけダウンロードできます。

書き込み権がないユーザがダウンロードすると、文書がPDFファイルに自動で変換されます。これをセキュアダウンロードといいます。

ここでは、変換で作成されるPDFファイルのセキュリティ設定について説明します。

コラム

セキュアダウンロード対象の文書フォーマットは、以下の通りです。

Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、DocuWorks、画像ファイル（TIFF、JPEG、PNG）、PDFファイル


セキュリティ定義について

セキュリティ付きPDFの定義を作成する配布制限付きPDFの定義を作成するデフォルトで使用するセキュリティ定義を設定する

セキュリティ定義を編集する

セキュリティ定義を削除する

利用クラスを確認する

操作の流れ


59

手順は、大きく2つのSTEPに分かれます。

STEP1：：セキュリティ定義を作成します。（このページの手順を参照）STEP2：：基本クラスが「セキュア文書」のクラスで、使用するセキュリティ定義を選択します。（「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照）

(例) ユーザがセキュアダウンロードしたPDFに、文書閲覧のパスワードを設定する場合STEP1：セキュリティ定義一覧で、セキュリティ定義（タイプが「セキュリティ付きPDF」）を作成し、「文書閲覧のパスワード」を「必要」に設定します。

STEP2：クラス定義一覧で、基本クラスが「セキュア文書」のクラスに、STEP1で作成したセキュリティ定義を設定します。

↓ユーザは、セキュアダウンロード時に、PDFを開く際のパスワードを指定します。ダウンロード完了後は、PDFファイルを開くときに指定したパスワードの入力が必要になります。

セキュリティ定義について

セキュリティ定義のタイプは、以下の3つがあります。


PDF変換セキュリティが付いていないPDFファイルに変換する定義です。このタイプのセキュリティ定義は名前の変更だけ可能です。追加や削除はできません。

セキュリティ付きPDF 標準的なセキュリティが設定されたPDFファイルに変換する定義です。追加や削除が可能です。

配布制限付きPDF 特定の条件で内容を参照できるように配布制限が設定されたPDFファイルに変換する定義です。追加や削除が可能です。

セキュリティ定義は、最大200件まで作成できます。

セキュリティ付きPDFの定義を作成する

タイプが「セキュリティ付きPDF」のセキュリティ定義を作成します。




60




4. 「セキュリティ定義一覧」をクリックします。

5. 新規登録メニューから、「セキュリティ付きPDF」をクリックします。


61






名前セキュリティ定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に

応じて入力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。

セキュリティ設定


権限パスワード、権限パスワード（確認）

変換で作成されるPDFファイルの権限パスワードを設定します。定義の作成時は必ず入力します。権限パスワードは、セキュリティの状

態を変更するときに必要です。

定義の編集時には設定済みの値が表示されません。権限パスワードを変

更しない場合は空欄のままにし、変更したい場合だけ入力します。

権限印刷を許可するか、変更を許可するか、コピーを許可するか、権限を指

定します。

文書閲覧のパスワードユーザが文書をダウンロードするときに、文書を閲覧するためのパス

ワードを設定する必要があるかどうかを選択します。

必要とした場合は、ユーザがダウンロード時にパスワードを指定しま

す。ダウンロード完了後は、PDFファイルを開くためには、指定のパスワード入力が必要になります。

コラム




62



8. タイプが「セキュリティ付きPDF」の定義を作成できました。

このあとは「文書やフォルダをクラスで管理する」に進み、基本クラスが「セキュア文書」のクラス定義で、作成したセキュリティ定義を選択してください。

配布制限付きPDFの定義を作成する

タイプが「配布制限付きPDF」のセキュリティ定義を作成します。




4. 「セキュリティ定義一覧」をクリックします。

5. 新規登録メニューから、「配布制限付きPDF」をクリックします。


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配布制限



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有効期限変換で作成されるPDFファイルを、ダウンロードした日から何日間、開くことができるかを指定できます。

ダウンロード変換で作成されるPDFファイルのダウンロードを禁止に設定できます。ダウンロードを禁止にしても、内容はブラウザで表示できます。


コラム名前、およびセキュリティ設定の項目は、「セキュリティ定義について」の項目説明を参照してください。ただし、セキュリティ設定の「権限」は「印刷」のみ指定できます。


8. タイプが「配布制限付きPDF」の定義を作成できました。

このあとは「文書やフォルダをクラスで管理する」に進み、基本クラスが「セキュア文書」のクラス定義で、作成したセキュリティ定義を選択してください。

デフォルトで使用するセキュリティ定義を設定する

クラス定義でセキュリティ設定が未選択の場合に使用するセキュリティ定義を、デフォルトとして設定します。

初期状態では、「PDF変換」に設定されています。必要に応じて変更します。

1. デフォルトに設定したいセキュリティ定義の操作メニューから「デフォルト設定」をクリックします。


3. デフォルトを変更できました。


65

index.html#type-secured-label



セキュリティ定義を編集する

セキュリティ定義を編集できます。

1. 変更したいセキュリティ定義の操作メニューから「定義編集」をクリックします。

2. 必要に応じて定義を変更して、「更新」をクリックします。

（画面は、タイプが「PDF変換」のセキュリティ定義の例）



66



4. セキュリティ定義を変更できました。

セキュリティ定義を削除する

不要なセキュリティ定義を削除できます。

以下のどれかに該当するセキュリティ定義は、削除できません。

タイプが「PDF変換」であるデフォルトに設定されている（「デフォルト」にチェックマークが付いている）

クラス定義で使用されている（「利用クラス数」が「0」でない）

1. 削除したいセキュリティ定義の操作メニューから「削除」をクリックします。


3. セキュリティ定義を削除できました。


「利用クラス数」が「0」でない場合は、どのクラス定義でセキュリティ定義が使用されているか確認できます。

1. 利用クラスを確認したいセキュリティ定義の操作メニューから「利用クラス表示」をクリックします。

2. 利用クラスを表示できました。

文書とセキュア文書の保管期限を設定する

文書とセキュア文書の保管期限や、保管期限が切れるときの保管責任者への予告通知方法を設定します。


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保管定義を作成する


操作の流れ


STEP1：：保管定義を作成します。（このページの手順を参照）STEP2：：クラス定義を作成します。基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラスで、STEP1で作成した保管定義を選択します。（「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照）

保管定義を作成する

保管定義を作成します。

保管定義は、最大200件まで作成できます。




4. 「保管定義一覧」をクリックします。


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5. 「新規保管定義作成」をクリックします。


69



6. 必要な項目を設定して、「作成」をクリックします。



名前保管定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力しま

す。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。

保管設定


文書の保護指定された期間中に、削除できないようにする場合は「有効」、文

書を削除できるようにする場合は「無効」を選択します。

期限日保管期限を変更できるようにする場合は、チェックボックスをク

リックします。


70


期限切れ文書保管期限が過ぎた文書に対して、ユーザの操作が制限できます。

チェックボックスをクリックすると、「デフォルト保管責任者」で

設定する保管責任者、文書の管理権を持つユーザ、およびキャビ

ネット管理者以外のユーザは、次の操作ができなくなります。

属性編集

ダウンロード

チェックアウト

チェックアウト取り消し

チェックイン

文書公開

文書公開(ゲスト)バージョンダウンロード

削除

移動

コピー

デフォルト保管責任者文書を登録するときに、デフォルトで表示される保管責任者を設定

します。5つまで設定できます。ここで設定した保管責任者以外でも、文書の管理権を持つユーザ、

およびキャビネット管理者は、同じ操作を行えます。

デフォルト保管期間文書を登録するときに、デフォルトで表示される保管期間を設定し

ます。

デフォルトタイムスタンプ設

定

文書を登録するときに、デフォルトでタイムスタンプ付き文書の対

象にするかどうかを設定します。

文書コピー時の動作文書をコピーしたときの保管責任者と期限日を設定します。

デフォルト保管責任者を設定していない場合は、「保管責任者と期

限日にデフォルト値を設定する」を選択できません。

期限切れ予告通知日保管期限が過ぎる何日前に通知するかを設定します。

通知方法設定した「期限切れ予告通知日」に、通知する方法を設定します。

設定レベル文書を登録するときに保管責任者と保管期限を入力する必要がある

かどうかを設定します。

「文書登録時に保管設定を表示しない」を選択すると、文書を登録

する画面に、保管責任者と保管期限を設定する項目が表示されませ

ん。



8. 保管定義を作成できました。


71

このあとは「クラス定義を作成する」に進み、基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラス定義で、作成した保管定義を選択してください。

コラム

保管定義を変更する場合保管定義を変更する場合

1. 変更したい保管定義の操作メニューから「定義編集」をクリックします。

2. 変更したい項目を編集して、「更新」をクリックします。


保管定義を削除する場合保管定義を削除する場合

1. 使用中（「使用数」に「0」以外の数字が表示されている）の保管定義は削除できません。

2. 削除したい保管定義の操作メニューから「削除」をクリックします。


利用しているクラス定義は、操作メニューから「利用クラス表示」を選択して、確認できます。


「利用クラス数」が「0」でない場合は、どのクラス定義で保管定義が使用されているかを確認できます。

1. 利用クラスを確認したい保管定義の操作メニューから「利用クラス表示」をクリックします。


72


index.html#apply-guide-1-label

2. 利用クラスを表示できました。

公開定義を編集する

ユーザが文書を公開するときの初期値や、公開が終了したあとの公開情報の保持期間を設定します。




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4. 「公開定義編集」をクリックします。

5. 必要な項目を設定して、「更新」をクリックします。


74



コラム




7. 公開定義を変更できました。

コラム

ユーザが文書を公開したときや、文書公開を終了したときや中止したときに、メール、IMBox、およびポータルに通知できます。

通知機能を使用するためにはメッセージ通知のジョブを実行する必要があります。ジョブの設定につい

ては、「intra-mart Accel Documents セットアップガイド」の「ジョブ設定」を参照してください。

メッセージテンプレートを編集する

文書の更新や公開に関する通知メッセージのテンプレートの内容を編集できます。




4. 「メッセージテンプレート一覧」をクリックします。


75


5. 編集したいメッセージテンプレートで、「編集」をクリックします。


76


6. 必要な項目を修正して、「更新」をクリックします。


77




「置換対象文

字列表示」ボ

タン

メッセージテンプレートの件名や本文で使用できる、置換対象文字列の一覧が表示さ

れます。

置換対象文字列を選択した状態で右クリックして「コピー」を選択すると、あとで件

名や本文の欄で貼り付けることができます。


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「初期値に戻

す」ボタン

クリックすると、初期値に戻ります。

件名件名を「標準」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語に

は「標準」が使用されます。

本文本文を「標準」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語に




8. メッセージテンプレートを編集できました。

一覧表示設定を作成する

一覧表示設定では、文書やフォルダの一覧に表示させる属性の並び順、表示幅、ソート（昇順、降順）の条件を設定

できます。

一覧表示設定は、最大200件まで作成できます。一覧表示設定を使用するには、一覧表示設定を作成し、ドロワやフォルダに一覧表示設定を設定します。



79




4. 「一覧表示設定一覧」をクリックします。

5. 「新規作成」をクリックします。


80





ID 一覧表示設定として使用するIDを入力します。


81



名前一覧表示設定の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力し

ます。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。

説明一覧表示設定の説明を入力します。

本文本文を「標準」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語に


表示項目タブ一覧に表示する属性と表示順を設定します。

表示設定タブ一覧に表示する属性の列幅を設定します。10px〜600pxで設定できます。

初期ソート条件

タブ

文書やフォルダを並べ替える条件を設定します。属性を選択し、昇順、または降順を

設定します。

プレビュー表示項目、表示設定で設定した一覧表示設定のプレビューが表示されます。



8. 一覧表示設定を作成できました。

コラム

「文書管理」画面で選択できる一覧表示設定をドロワに設定する手順は、「ドロワの一覧表示設定を設定する」を参照してください。

メニュー表示設定を作成する

メニュー表示設定では、「一括操作」や「文書操作」などのメニューを選択するときに表示される項目を設定できま

す。

メニュー表示設定は、最大20件まで作成できます。メニュー表示を使用するには、メニュー表示設定を作成し、ドロワやフォルダにメニュー表示設定を設定します。




4. 「メニュー表示設定一覧」をクリックします。


82


5. 「新規作成」をクリックします。


83






ID メニュー表示設定として使用するIDを入力します。

名前メニュー表示設定の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入

力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。

説明メニュー表示設定の説明を入力します。

一括操作タブ一括操作メニューに表示する項目を設定します。

新規登録（フォ

ルダ）タブ

新規登録メニューに表示する項目で、フォルダに関する項目を設定します。

新規登録（文

書）タブ

新規登録メニューに表示する項目で、文書に関する項目を設定します。

新規登録（セ

キュア）タブ

新規登録メニューに表示する項目で、セキュア文書に関する項目を設定します。

ドロワ操作タブドロワの操作メニューに表示する項目を設定します。

フォルダ操作タ

ブ

フォルダの操作メニューに表示する項目を設定します。

文書操作タブフォルダの操作メニューに表示する項目を設定します。

セキュア文書操

作タブ

セキュア文書の操作メニューに表示する項目を設定します。


84


検索条件属性タ

ブ

詳細検索の「検索条件追加」のボックスに表示する項目を設定します。

検索対象クラス

タブ

詳細検索の「検索検索対象クラス指定」のチェックボックスに表示する項目を設定し

ます。



8. メニュー表示設定を作成できました。

コラム

ドロワにメニュー表示設定を設定する手順は、「ドロワのメニュー表示設定を設定する」を参照してください。

タイムスタンプ付き文書の設定をする（オプション）

文書にタイムスタンプを付与し、タイムスタンプ付き文書として登録するには、文書を登録するキャビネットにタイ

ムスタンプ機能を設定する必要があります。

目次キャビネットのタイムスタンプ機能を設定する

文書を登録するときのデフォルト設定をタイムスタンプ付き文書にする

タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成する

キャビネットのタイムスタンプ機能を設定する




4. 「タイムスタンプ機能」で「有効」を選択します。

5. 「タイムスタンプ付与タイミング」で、タイムスタンプを付与するタイミングを選択します。


85




7. キャビネットのタイムスタンプ機能を設定できました。

コラム

「タイムスタンプ機能」を「有効」から「無効」に変更する場合、キャビネット内にタイムスタ

ンプ対象の文書が登録されていると、エラーが表示されて変更できません。

文書を登録するときのデフォルト設定をタイムスタンプ付き文書にする


STEP1：：「キャビネット属性編集」の「タイムスタンプ機能」で以下の通り設定します。（「キャビネットのタイ


86



ムスタンプ機能を設定する」（このページ）の手順を参照）

「タイムスタンプ機能」：「有効」を選択

「タイムスタンプ付与タイミング」：「自動（アップロード時）」を選択

STEP2：：タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成します。（「タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成する」（このページ）の手順を参照）

STEP3：：クラス定義を作成します。基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラスで、STEP2で作成した保管定義を選択します。（「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照）

タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成する




4. 「保管定義一覧」をクリックします。

5. 「新規保管定義作成」をクリックします。


87





6. 「デフォルトタイムスタンプ設定」のチェックボックスをクリックします。

7. その他の必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。


88



コラム

「期限切れ予告通知日」は、「検証有効期限終了日時予告通知」、「アーカイブタイムスタンプ

付与」のジョブネットで対象の文書を検索するときにも利用されます。

「検索実行日時」に「期限切れ予告通知日」を加算した日時が、タイムスタンプの「検証有効期

限終了日時」を過ぎている文書が対象になります。

注意

タイムスタンプが付与された日時が異なっていても、通常1年間はタイムスタンプの検証有効期限終了日時が同じになります。

アーカイブタイムスタンプ付与の処理には、通常1件あたり数秒から数十秒の時間がかかるため、同じ年にタイムスタンプを付与された文書数が多い場合は、処理に数日かかる可能性があり

ます。

「期限切れ予告通知日」は余裕をもった日数を設定してください（例：180日前）。

コラム

保管定義作成の項目は、「保管定義を作成する」を参照してください。


9. 保管定義を作成できました。このあとは「クラス定義を作成する」に進み、基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラス定義で、作成した保管定義を選択してください。


89




コラム

タイムスタンプ付き文書は、セキュリティ付きPDFファイルをセキュアダウンロードできません。

「セキュア文書」を選択する場合は、「PDF変換」タイプのセキュリティ定義を選択してください。


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