Interbestuurlijke procesketens omgevingswet … · 13/11/2017 · TYPE II Bijvoorbeeld: Behandelen...

Interbestuurlijke procesketens omgevingswet

Auteur : Kernteam UIVO-I WP2 ([email protected])

Versie : 1.00

Datum : 13 november 2017

Een van de doelstellingen van de omgevingswet is versterking van de samenwerking tussen initiatiefnemer en bevoegd gezag en tussen bevoegde gezagen onderling. Deze presentatie richt zich op het tweede aspect, met name op de samenhang tussen omgevingswetprocessen bij de bestuursorganen Rijk, provincies, waterschappen en gemeenten.

Het uniform procesmodel toont en ordent de bedrijfsprocessen die plaatsvinden, en dient als referentiemodel zodat de bevoegde gezagen elkaars processen herkennen. Het model beoogt niet dat processen in detail worden gelijkgetrokken, elk bevoegd gezag besluit zelf over procesinrichting.

De uitwerking van processen is daarom alleen op hoofdlijnen gedaan, in deelprocessen die voor een ieder herkenbaar zijn. Bewust weggelaten zijn nuances zoals de mogelijkheid om een of meer deelprocessen parallel uit te voeren of over te slaan.

Interbestuurlijke procesketens omgevingswet 2

Voorwoord

1 Interbestuurlijke keteninteracties• Typen keteninteracties• Karakteristieken • Modelleren• Voorbeelden

2 Uniform interbestuurlijk procesmodel• Procesclusters• Bedrijfsprocessen

3 Uitwerking bedrijfsprocessen• Procesbeschrijving • Keteninteracties

4 Bijlagen• Processen en ZTC• Koppelvlakken DSO • input/output processen


Inhoudsopgave

Foto plaatsen Interbestuurlijke keteninteracties

• Typen keteninteracties

• Karakteristieken per type

https://commons.wikimedia.org/wiki/File:%D7%93%D7%9C%D7%A4%D7%98.jpg


Binnen de interbestuurlijke procesketens onderkennen we een viertal interactietypen

Ketenpartner A initieert een bedrijfsproces bij ketenpartner B

TYPE I

Bijvoorbeeld: Ontwerp omgevingsplan initieert indienen zienswijze door waterschap

Ketenpartner A neemt een dienst af van ketenpartner B

TYPE II

Bijvoorbeeld: Behandelen vergunningaanvraag door gemeente vereist instemming van de provincie

Ketenpartner A en ketenpartner B realiseren samen (een gezamenlijk resultaat)

TYPE III

Bijvoorbeeld: gezamenlijk beantwoorden van zienswijzen n.a.v. gecoördineerde aanpassing omgevingsverordening

en omgevingsplan

Ketenpartner A uitbesteedt/delegeert een (deel)proces aan een uitvoeringspartner

TYPE IV

Bijvoorbeeld: omgevingsdienst verleent vergunningen en houdt toezicht namens provincie, gemeente en/of

waterschap

• Er is sprake van een gebeurtenis veroorzaakt door ketenpartner A naar aanleiding waarvan ketenpartner B behoefte heeft (naar eigen keuze) actie te ondernemen.

• Bijvoorbeeld: Ontwerp omgevingsplan initieert indienen zienswijze door provincie

• Beschrijven: gebeurtenissen en proces dat gestart wordt

• Kenmerken

• Ketenpartner A is niet afhankelijk van ketenpartner B, en wacht derhalve niet op reactie

• Ketenpartner B is zelf verantwoordelijk voor het monitoren of de “trigger” optreedt, en het besluiten of daarop gehandeld moet worden

• Samenwerking

• Bij dit interactietype is niet echt sprake van samenwerking tussen de ketenpartners. De een reageert slechts op informatie (zoals een terinzagelegging of een instructie) van een ander.

• De reactie kan wel aanleiding zijn tot nauwere samenwerking in de vorm van een van de andere interactietypen.


Interactietype I:Ketenpartner A initieert bedrijfsproces bij ketenpartner B

• Er is sprake van een concrete behoefte bij ketenpartner A en een "leveringsplicht" bij ketenpartner B, gebaseerd gemaakte afspraken (onderling of volgend uit bv. wetgeving).

• Bijvoorbeeld: Vergunningaanvraag bij gemeente vereist advies-met-instemming van de provincie.

• Beschrijven: welke dienst is gevraagd, wat levert die dienst als resultaat? Welke SLA?

• Kenmerken

• Ketenpartner A is afhankelijk van het leveren van een resultaat door ketenpartner B. Het bedrijfsproces van A kan doorgaans in afwachting van het resultaat wel doorlopen maar niet afgerond worden.

• Kenmerken van het gevraagde resultaat (vorm, tijdlijnen, etc.) zijn vooraf bij beide partijen bekend

• Ketenpartner B heeft eigen verantwoordelijkheid en bevoegdheid om te bepalen hoe het resultaat tot stand komt.

• Er zijn uiteenlopende vormen mogelijk, variërend van een informeel telefoontje tot een formele instemming

• Samenwerking is gewenst, gebruik van samenwerkingsruimte biedt meerwaarde (zie Informatie-architectuur Samenwerking (aan uitvoering van de Omgevingswet), versie 1.0, 24-10-2017).


Interactietype II:Ketenpartner A neemt een dienst af van ketenpartner B

• Er is sprake van twee of meer partijen die samen optrekken om één gezamenlijk resultaat te realiseren.

• Bijvoorbeeld: gezamenlijk beantwoorden van zienswijzen n.a.v. gecoördineerde aanpassing omgevingsverordening en omgevingsplan; samen werken aan coherente aanpassing van omgevingsvisies.

• Beschrijven: welke werkvorm is gewenst? Welk aandeel levert elke partij?

• Kenmerken

• Beide ketenpartners zijn van elkaar afhankelijk. Samenwerken is noodzakelijk om tot een goed resultaat te komen

• De vorm en mate van samenwerking is afhankelijk van het te leveren resultaat, de beschikbare middelen en de voorkeuren van de samenwerkende mensen en organisaties.

• Merk op dat er geen harde grens is met het voorgaande interactietype (dienst afnemen). Naarmate het leveren van een dienst meer afstemming vereist, wordt het resultaat meer een gezamenlijk iets.

• Gebruik van een samenwerkingsruimte is essentieel (zie Informatie-architectuur Samenwerking (aan uitvoering van de Omgevingswet), versie 1.0, 24-10-2017).


Interactietype III:Ketenpartners realiseren samen (een gezamenlijk resultaat)

• Ketenpartner A uitbesteedt/delegeert een (deel)proces aan een uitvoeringspartner

• Deze vorm van samenwerking is veelal geïnstitutionaliseerd

• Bijvoorbeeld: omgevingsdienst houdt toezicht namens provincie, gemeente of waterschap

• Beschrijven: SLA

• Kenmerken

• Het bedrijfsproces of deelproces wordt in zijn geheel uitgevoerd door een andere partij dan het bevoegd gezag dat bestuurlijke eindverantwoordelijkheid draagt.

• Samenwerking is veelal geïnstitutionaliseerd en/of zelfs verplicht. De uitvoeringspartner voert taken uit o.b.v. langdurige samenwerking vastgelegd in contract/convenant/gemeenschappelijke regeling, veelal voor meerdere opdrachtgevers.

• Uitbesteding kan ook eenmalig zijn, bijvoorbeeld het laten uitvoeren van een onderzoek door een adviesbureau

• Gebruik van een samenwerkingsruimte biedt meerwaarde (zie Informatie-architectuur Samenwerking (aan uitvoering van de Omgevingswet), versie 1.0, 24-10-2017).

• NB. Vanwege de diversiteit aan mogelijkheden voor uitbesteding is dit type niet in de uitwerkingen weergegeven.


Interactietype IV:Ketenpartner A uitbesteedt/delegeert een (deel)proces

1. Initiëren

• Een aanleiding tot het starten van een bedrijfsproces bij een ketenpartner modelleren we als business event.

2. Afnemen dienst

• Afnemen van een dienst van een ketenpartner modelleren we met een business service.

3. Samen realiseren

• Samen realiseren modelleren we met een business interaction.

4. Uitbesteden

• Uitbesteden van een of meer deelprocessen aan een uitvoeringspartner modelleren we met aan afwijkende kleur.


Modelleren van de interactietypen

2 3

1

4

• Uitnodiging tot participatie

• Participatie is overleg op informele basis van belanghebbenden in een vroege fase van planvorming. Het bevoegd gezag kan hiermee belangen en wensen inventariseren zodat daar rekening mee gehouden kan worden, wat draagvlak voor een besluit vergroot.

• Terinzagelegging/zienswijze

• Terinzagelegging is bij een uitgebreide procedure de formele gelegenheid voor belanghebbenden om voorafgaand aan besluitvorming hun zienswijze kenbaar te maken. Het bevoegd gezag is niet verplicht om zienswijzen over te nemen, maar moet er wel op reageren.

• Bekendmaking

• In beginsel wordt elk besluit van een bestuursorgaan bekendgemaakt, zodat belanghebbenden daarop kunnen reageren, met een bezwaar (in geval van een reguliere procedure) of beroep (in geval van een uitgebreide procedure), of juist met een nieuw initiatief dat door het besluit mogelijk wordt gemaakt.


Enkele veel voorkomende interacties – Type I

• Advies inhoudelijk

• Wellicht de meest voorkomende interactie in een bedrijfsproces dat leidt tot een besluit. In de eenvoudigste vorm gaat het om een telefoontje of e-mail met de vraag: “hoe kijken jullie hier tegenaan?” Veelal zal het advies door het adviserend bestuursorgaan op papier worden gesteld; bij zwaarwegende adviezen kan er een formeel besluit over genomen worden. Er is geen verplichting voor het adviesvragende bestuursorgaan om het advies over te nemen (maar afwijken vraagt wel om onderbouwing).

• Instemming

• Veelal volgend op advies. Het adviserende bestuursorgaan zegt toe in te stemmen met het (door het adviesvragende bestuursorgaan te nemen) besluit, mits het advies daarin overgenomen is. De adviesvrager is formeel niet verplicht het advies over te nemen, maar het ontberen van de daaraan gekoppelde instemming is doorgaans problematisch.


Enkele veel voorkomende interacties – Type II

• Bepalen regievoerder

• Aan het begin van een bedrijfsproces waarin twee of meer bestuursorganen betrokken zijn, is het belangrijk te bepalen welk bestuursorgaan regievoerder is en tijdigheid en consistentie van afzonderlijk uit te voeren taken coördineert. Eindverantwoordelijkheid is soms wettelijk bepaald en dan ligt het voor de hand dat de eindverantwoordelijke regievoerder is, maar soms ook is dit minder duidelijk is of willen bestuursorganen afwijken, bijvoorbeeld als een ander bestuursorgaan meer belang heeft.

• Afstemmen inhoudelijk

• Een variant op “advies inhoudelijk” waarbij de rollen van adviesvrager en adviesgever niet meer goed van elkaar te scheiden zijn. Het resultaat is dan niet meer een advies van de een aan de ander, maar een gezamenlijk stuk.

• Gezamenlijk reageren op zienswijzen

• Wanneer een of meer ontwerpbesluiten tot stand zijn gekomen via nauwe samenwerking (via advies, instemming of andere samenwerking), is het wenselijk om ook nauw samen te werken bij de beantwoording van zienswijzen. Die beantwoording is dan een gezamenlijk resultaat.


Enkele veel voorkomende interacties – Type III

Foto plaatsen Uniform interbestuurlijk procesmodel omgevingswet

• Procesclusters

• Bedrijfsprocessen

• Samenhang processen

https://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Hofje_willem_van_heythuyzen.JPG

Diensten(clusters) die bestuursorganen per doelgroep leveren in de rol van bevoegd gezag en ketenpartner


De omgevingswet-gerelateerde bedrijfsprocessen zijn onder te verdelen in een aantal procesclusters


Processen m.b.t. het ontwikkelen van beleid, zowel visie/langetermijn

alsook de concrete uitwerking in toepasbare regels, en het

voorlichten en beantwoorden van vragen over het beleid

Processen m.b.t. overleg met

initiatiefnemers en behandeling van

meldingen en vergunning-aanvragen

Processen m.b.t. toezichthouden op

activiteiten en handhaven van de

aan initiatieven gestelde kaders

Processen m.b.t. het laten doorwerken van beleid van het ene (hogere) bestuursorgaan naar beleid/uitvoering door een

of meer andere bestuursorganen

Processen m.b.t. evalueren van

beleid en uitvoering

Activiteiten m.b.t. samenwerking in ketens tussen bestuursorganen (veelal geen lineair proces)

Processen m.b.t. beheer en

aanlevering van brongegevens en verwerken van terugmeldingen

n.a.v. de levering

Processen m.b.t. behandelen

bezwaar en beroep

Het uniform model omgevingswetprocessen toont de processen die voor alle overheden herkenbaar zijn


Samenhang tussen de omgevingswet-bedrijfsprocessen


Toelichting relaties tussen bedrijfsprocessen (1/6)


• Beleidsontwikkeling en regelgeving en beleidsdoorwerking

1. Een vastgestelde omgevingsvisie vormt een richtinggevend kader voor het wijzigen van het omgevingsplan of -verordening.

2. Een vastgestelde omgevingsvisie vormt een richtinggevend kader voor het ontwikkelen van een omgevingsprogramma.

3. Om de doelen die vastgesteld zijn in het omgevingsplan of -verordening te bereiken kan een programmatische aanpak gewenst zijn. Die aanpak wordt dan beschreven in een omgevingsprogramma.

4. Door het Rijk vastgestelde AMVB’s en het Omgevingsbesluit zijn kaderstellend bij de het ontwikkelen/wijzigen van omgevingsvisies, omgevingsprogramma’s en omgevingsverordeningen/plannen/leggers/peilbesluiten.

5. Door het Rijk vastgestelde AMVB’s en het Omgevingsbesluit zijn kaderstellend bij het ontwikkelen van een projectbesluit.

6. Ook beleidsdoorwerkende besluiten vormen kaderstellende input voor het ontwikkelen/wijzigen van omgevingsvisies, omgevingsprogramma’s en omgevingsverordeningen/plannen/leggers/peilbesluiten.

7. Vastgesteld beleid en regelgeving vormt aanleiding tot (proactief) voorlichten en (reactief) beantwoorden van vragen over dat beleid c.q. de regelgeving.



• Brondatabeheer

8. Ook beschikbaargestelde brondata kan aanleiding vormen voor het stellen van vragen.

9. Wijzigen van informatie over objecten in de fysieke leefomgeving vormt aanleiding voor het proactief aanleveren (van die wijzigingen) aan informatiehuizen.

10. Op beschikbaargestelde brondata kunnen terugmeldingen komen die behandeld moeten worden.

11. Uit de behandeling van een terugmelding kan volgen dat de gerelateerde objectinformatie aangepast moet worden.



• Vergunningverlening en melding

12. Omgevingsplan of -verordening, (indirect) omgevingsvisie en (deels indirect) omgevingsprogramma’s zijn kaderstellend voor (het verkennen en vergunnen van) initiatieven in de fysieke leefomgeving.

13. Uit het verkennen van een initiatief kan volgen dat de initiatiefnemer kan volstaan met het doen van een melding van de voorgenomen activiteit.

14. Uit het verkennen van een initiatief kan volgen dat een vergunning moet worden aangevraagd, waarbij eventueel een afwijkende omgevingsactiviteit wordt vergund.

15. Bij het behandelen van een melding kan blijken dat toch een vergunningaanvraag nodig is. Het omgekeerde is overigens ook mogelijk.

16. Uit de verkenning of vergunningsprocedure kan volgen dat aanpassing van de kaders (m.n. omgevingsplan of -verordening) gewenst is om het initiatief mogelijk te maken.

17. Meldingen van een activiteit en verleende (of geweigerde) vergunningen vormen aanleiding tot toezicht en handhaving.



• Toezichthouden en handhaven

18. Het melden van overlast c.q. doen van een handhavingsverzoek kan voor de gemeente aanleiding zijn tot opsporen wanneer strafbare feiten worden vermoed.

19. Het melden van overlast c.q. doen van een handhavingsverzoek kan voor de gemeente aanleiding zijn tot (extra) toezichthouden.

20. Het toezichthouden kan leiden tot opsporen als er sprake lijkt van strafbare feiten.

21. Het toezichthouden kan leiden tot het opleggen van een sanctie als strijdigheid met regels/vergunningen wordt geconstateerd.

22. Het opleggen van een sanctie kan leiden tot het toepassen van de sanctie als tijdens het toezicht is gebleken dat de overtreding niet is opgeheven na het opleggen.

23. Het opleggen van een sanctie kan aanleiding zijn tot (versterkt) toezichthouden ter controle of de overtreding wordt opgeheven, met name bij formele handhavingsbesluiten.

24. Het toepassen van een sanctie kan aanleiding zijn tot (versterkt) toezichthouden om vast te stellen of de overtreding is opgeheven of een nieuwe sanctie moet opgelegd.



• Bezwaar en beroep

25. Het opleggen van een sanctie is een formeel besluit en staat open voor bezwaar en/of beroep.

26. Het verlenen of weigeren van een vergunning, en het opleggen van maatwerkvoorschriften is een formeel besluit dat open staat voor bezwaar en/of beroep.

27. De vaststelling van een omgevingsprogramma en de vaststelling van wijzigingen in omgevingsplan of -verordening zijn formele besluiten die open staan voor bezwaar en/ of beroep (voor een programma betreft dat alleen de direct bindende onderdelen).

28. Ook een instructie of interventie van een (hoger) bevoegd gezag staat open voor bezwaar en/of beroep.

• Ondersteunende processen

Omdat de ondersteunende processen (interbestuurlijke samenwerking en evaluatie) met (vrijwel) alle andere processen een relatie hebben, zijn die verbindingen omwille van de overzichtelijkheid niet in het diagram getekend.



• Initiatiefnemer

81. Uit de oriëntatiefase kan blijken dat een voorgenomen activiteit gemeld moet worden.

82. De ingediende melding wordt door het bevoegd gezag in behandeling genomen

83. Uit de oriëntatiefase kan blijken dat een vergunning/ontheffing aangevraagd moet worden.

84. De ingediende vergunningaanvraag wordt door het bevoegde gezag in behandeling genomen.

• Belanghebbende

85. Verwerken van ingediende zienswijzen is deel van het beleids- en regelgevingsproces.

86. Verwerken van zienswijzen is deel van de uitgebreide procedure bij de behandeling van vergunningaanvragen.

87. Een door een ingediend bezwaar wordt door het bevoegd gezag behandeld.

88. Een beroepszaak tegen een genomen besluit behoeft verweer van het bevoegd gezag.

89. Een melding incident of handhavingsverzoek wordt behandeld door het bevoegd gezag

• Eenieder

90. Ingediende terugmeldingen worden behandeld door het bevoegd gezag.

Het uniform procesmodel in dit hoofdstuk toont de belangrijkste bedrijfsprocessen die door een of meerdere van de bestuursorganen (Rijk, provincie, waterschap, gemeente) worden uitgevoerd.

Een aantal bedrijfsprocessen wordt niet getoond om een van onderstaande redenen:

• Het proces beschouwen we niet als bedrijfsproces maar als een deelproces binnen een van de wel getoonde bedrijfsprocessen (b.v innen van leges)

• Het proces heeft niet of nauwelijks ketenafhankelijkheden

• Het proces is niet specifiek genoeg voor de omgevingswet (bv. in beroep gaan)

• Het proces wordt niet uitgevoerd in de rol van bevoegd gezag (bv. aanvragen omgevingsvergunning door de provincie).

• Het uniform procesmodel is bedoeld als beschrijvend (t.b.v. wederzijdse herkenbaarheid), niet als voorschrijvend.


Toelichting bij het uniform procesmodel

Foto plaatsen Uitwerking bedrijfsprocessen

• Uitwerking op deelprocesniveau met beschrijving

• Interacties met ketenpartners

https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bergherbos,_path-1.jpg

De procesbeschrijvingen in dit hoofdstuk zijn bewust globaal gehouden. De invulling van bedrijfsprocessen verschilt per bestuursorgaan en zelfs daarbinnen; van elk proces kunnen daarom honderden varianten bestaan. Doel van deze procesbeschrijvingen is vooral wederzijdse herkenbaarheid.

De processchema’s tonen daarom alleen de mogelijke deelprocessen en de normale volgordelijkheid. Iteraties, overslaan van stappen en uitzonderingssituaties zijn voor de overzichtelijkheid achterwege gelaten.

Bij de ketensamenhang is op deelprocesniveau weergegeven waar de belangrijkste momenten van afhankelijkheid en gezamenlijk werken optreden. Deze zijn geclassificeerd conform het eerder beschreven model:

• Type I: procesinitiërende gebeurtenissen

• Type II: afnemen van een dienst

• Type II: werken aan gezamenlijk resultaat

• (Type IV: Uitbesteding is achterwege gelaten vanwege de diversiteit)


Toelichting bij de uitwerkingen

• Dit bedrijfsproces betreft het ontwikkelen van een integrale visie met strategische hoofdkeuzen in het beleid op de lange termijn voor de fysieke leefomgeving.

• Aanleiding

• Wens vanuit eigen organisatie om de omgevingsvisie te ontwikkelen of aan te passen

• Proces

• Voorbereiden ontwikkelen omgevingsvisie

o Vaststellen opdracht, organiseren van participatie en andere input, en vastleggen daarvan in uitgangspunten voor de omgevingsvisie

• Ontwerpen omgevingsvisie

o Opstellen van een ontwerp op basis van de uitgangspunten

• Besluiten omgevingsvisie

o Uitvoeren van een uniforme openbare voorbereidingsprocedure en vaststelling via besluit

• Bekendmaken omgevingsvisie

o Publiceren van de omgevingsvisie en informeren van belanghebbenden


Procesbeschrijving “Ontwikkelen omgevingsvisie”

(Zie achterin voor details)

1. In de beginfase bij het opstellen van de uitgangspunten is naast participatie van burgers en bedrijven een inhoudelijke bijdrage van andere bestuursorganen gewenst, teneinde te komen tot een omgevingsvisie die aansluit bij de omgevingsvisies van de andere bestuursorganen.

2. In het vervolg is een inhoudelijke bijdrage van ketenpartners gewenst in de ontwerpfase.

3. Samenwerking bij het behandelen van zienswijzen is gewenst. Daar waar zienswijzen betrekking hebben op het door ketenpartners geadviseerde, is ook afstemming bij de beantwoording gewenst.

4. Andere bestuursorganen kunnen desgewenst participeren, een zienswijze indienen of beroep aantekenen.


Ketensamenhang bij “Ontwikkelen omgevingsvisie”

1 2 3

4 4 4

• Dit bedrijfsproces betreft het ontwikkelen van een programma met maatregelen voor bescherming, beheer, gebruik en ontwikkeling van de fysieke leefomgeving.

• Aanleiding

• Wens vanuit eigen organisatie om een programmatische aanpak te volgen voor een bepaald doel

• Noodzakelijke aanpak om een of meerdere gewenste omgevingswaarden te bereiken

• Verplicht als gevolg van beleidsdoorwerking vanuit EU, Rijk, provincie of waterschap

• Proces

• Voorbereiden ontwikkelen omgevingsprogramma

o Opstellen uitgangspunten, verzamelen (monitoring)data en inventariseren gewenste maatregelen, organiseren van participatie en andere input

• Ontwerpen programma

o Opstellen van een ontwerp op basis van de uitgangspunten

• Besluiten programma


• Bekendmaken programma

o Publiceren van het programma en informeren van belanghebbenden


Procesbeschrijving “Ontwikkelen omgevingsprogramma”


1. Bij de voorbereiding is advies m.b.t. kaders en reikwijdte vanuit de ketenpartners gewenst, m.n. waar het beleidsdoorwerking betreft.

2. Ketenpartners beschikken mogelijk over belangrijke monitoringdata die als input gebruikt kan worden.

3. Advies/afstemming met ketenpartners v.w.b. mogelijke maatregelen om in het programma op te nemen.

4. Advies/afstemming met ketenpartners v.w.b. invulling van maatregelen in het programma en evt. samenwerking


6. Andere bestuursorganen kunnen participeren, een zienswijze indienen of beroep aantekenen.


Ketensamenhang bij “Ontwikkelen omgevingsprogramma”

1

2

3

4 5

6 6 6

• Dit bedrijfsproces betreft het wijzigen van de gebiedsdekkende regeling met daarin de vastgestelde regels voor de fysieke leefomgeving.

• Aanleiding

• Wens vanuit eigen organisatie om verordening/plan/legger/peilbesluit op te stellen of aan te passen

• Wens tot aanpassing naar aanleiding van een plan van een initiatiefnemer

• Verplicht als gevolg van beleidsdoorwerking vanuit EU, Rijk, provincie of waterschap

• Proces

• Voorbereiden wijzigen verordening/plan/legger/peilbesluit

o Organiseren van participatie en andere input, en op basis daarvan opstellen van uitgangspunten voor het ontwerp

• Ontwerpen verordening/plan/legger/peilbesluit

o Opstellen van een ontwerp op basis van de uitgangspunten, opstellen (toepasbare) regels?

• Besluiten verordening/plan/legger/peilbesluit


• Bekendmaken verordening/plan/legger/peilbesluit

o Publiceren van verordening/plan/legger/peilbesluit, informeren van belanghebbenden, aanleveren (toepasbare) regels?


Procesbeschrijving “Wijzigen verordening/plan/legger/peilbesluit”


1. In de beginfase is een inhoudelijke bijdrage van ketenpartners gewenst, teneinde belangen van bv. provincie mee te nemen en inhoudelijke consistentie te borgen.

2. In het vervolg is een inhoudelijke bijdrage van ketenpartners gewenst in de ontwerpfase.

3. Samenwerking bij het behandelen van zienswijzen is gewenst, daar waar zienswijzen betrekking hebben op het door ketenpartners geadviseerde, is ook afstemming bij de beantwoording gewenst.

4. Andere bestuursorganen kunnen desgewenst participeren, een zienswijze indienen of beroep aantekenen.


Ketensamenhang bij “Wijzigen verordening/plan/legger/peilbesluit”

1 2 3

4 4 4

• Dit bedrijfsproces betreft het ontwikkelen van een geheel van maatregelen waarmee uitvoering kan worden gegeven aan een (complex) project van nationaal, provinciaal of waterstaatsbelang.

• Aanleiding

• Wens om via een projectbesluit uitvoering te (kunnen) geven aan een (complex) project.

o NB. Projectbesluit heeft hybride karakter: is zowel planvormend als vergunnend.

• Proces

• Voorbereiden ontwikkelen projectbesluit

o Bepalen coördinerend gezag, bekendmaking start project, organiseren participatie, bepalen uitgangspunten en kaders

• Ontwerpen projectbesluit

o Uitvoeren participatie, opstellen van een ontwerp op basis van de uitgangspunten, opstellen (toepasbare) regels

• Vaststellen voorkeursbeslissing (indien van toepassing)

• Besluiten projectbesluit

o Uitvoeren uniforme openbare voorbereidingsprocedure, goedkeuring Rijk/provincie, vaststelling via besluit

• Bekendmaken projectbesluit

o Publiceren van projectbesluit en informeren van belanghebbenden, aanleveren (toepasbare) regels


Procesbeschrijving “Ontwikkelen projectbesluit”(Zie achterin voor details)

1. Vooraan in het proces wordt bepaald welk BG het proces gaat coördineren. Dit wordt in onderling overleg bepaald voor zover er geen bepalende (wettelijke) richtlijnen zijn.

2. Het bevoegd gezag dat het projectbesluit opstelt, overlegt met belanghebbende andere bestuursorganen over inhoudelijke aspecten.

3. Wanneer adviezen van andere bestuursorganen in het projectbesluit zijn overgenomen, worden die bestuursorganen betrokken bij de beantwoording van zienswijzen. De reactie op zienswijzen wordt daarmee een gezamenlijk resultaat.

4. Het projectbesluit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan provincie en/of Rijk.

5. Andere bestuursorganen kunnen participeren, een zienswijze indienen of beroep aantekenen.


Ketensamenhang bij “Ontwikkelen projectbesluit”

321 4

5 5 5

• Dit bedrijfsproces betreft het geven van algemene informatie over ruimtelijk beleid, proactief (voorlichten) of reactief naar aanleiding van een ontvangen vraag. Het gaat om algemene vragen, niet gebonden aan een initiatief.

• Aanleiding

• Eigen wens om (breed) informatie te verstrekken over bv. wijzigingen in beleid

• Ingekomen vraag van een burger, bedrijf, instelling of andere overheid

• Proces

• Intake verzoek

o Registratie, beoordeling en toewijzing aan behandelaar

• Inhoudelijk behandelen

o Opstellen informatie(tekst) of antwoord, eventueel afstemmen met ketenpartners

• Leveren antwoord/informatie

o Versturen antwoord aan vraagsteller en/of leveren informatie aan doelgroep


Procesbeschrijving “Voorlichten en beantwoorden vragen”

1. Waar voorlichting c.q. de vraag betrekking heeft op (of raakt aan) beleid of regels van andere bestuursorganen, is afstemming in de vorm van inhoudelijk advies gewenst om de vraag goed te kunnen beantwoorden. Eventueel kan beantwoording geheel overgedragen worden.

2. De publicatie van de geleverde informatie kan voor andere bestuursorganen aanleiding zijn tot actie.


Ketensamenhang bij “Voorlichten en beantwoorden vragen”

1

2

• Dit bedrijfsproces betreft het schriftelijk en/of mondeling afstemmen tussen bevoegd gezag en initiatiefnemer over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief.

• Aanleiding

• Aanleiding tot een verkenning is altijd het verzoek vanuit de initiatiefnemer. Dit kan schriftelijk, via het omgevingsloket of op een andere wijze tot het BG komen.

• Proces

• Intake verzoek

o Beoordelen verzoek, bepalen regievoerend BG, informatie opvragen,

• Bepalen mogelijkheden en grenzen

o Overleg met initiatiefnemer (“vooroverleg”) en andere belanghebbende bestuursorganen, onderzoek mogelijkheden/grenzen

• Vaststellen richtinggevend advies

o Opstellen kaders voor initiatief, vaststelling door BG

• Leveren richtinggevend advies

o Leveren richtinggevend advies aan initiatiefnemer, informeren belanghebbenden


Procesbeschrijving “Verkennen initiatief”


2. Afstemming met ketenpartners is gewenst als het initiatief raakt aan de kaders die door die ketenpartners zijn gesteld in hun regelgeving. De afstemming borgt dat regelgeving van andere overheden correct wordt meegenomen.Bij eenvoudige initiatieven zal er sprake zijn van inhoudelijk advies van andere bestuursorganen; bij complexe initiatieven kan nauwere samenwerking nodig zijn; in dat geval is er sprake van ketensamenwerking type III (samen realiseren).


Ketensamenhang bij “Verkennen initiatief”

1 2

• Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van de melding van een (niet-vergunningplichtige) activiteit, zodat het bevoegd gezag weet wat er gebeurt, toezicht kan plannen en/of eventueel maatwerkvoorschriften kan opleggen.

• Aanleiding

• Een formele melding ontvangen van een initiatiefnemer. Deze kan volgen uit een eerdere gezamenlijke verkenning.

• Proces

• Intake melding activiteit

o Ontvangstbevestiging, administratieve controle, opvragen aanvullende informatie, bekendmaken

• Inhoudelijk behandelen melding activiteit

o Inhoudelijke beoordeling, opstellen antwoord, evt. opstellen maatwerkvoorschriften

• Besluiten maatwerkvoorschriften

o Besluiten over maatwerkvoorschriften indien van toepassing

• Bekendmaken maatwerkvoorschriften

o Publiceren, leveren aan initiatiefnemer, indien van toepassing

• Maken risico-inschatting activiteit

o Inschatten risico en evt. organiseren benodigde toezicht/maatregelen


Procesbeschrijving “Behandelen melding activiteit”

1. Bij toetsen van de indieningsvereisten is het wenselijk om ketenpartners te betrekken, met name als regelgeving van andere bestuursorganen een rol speelt.

2. Bij het inhoudelijk beoordelen van de melding is het wenselijk hierover advies te vragen aan ketenpartners, met name wanneer regelgeving vanuit andere bestuursorganen een rol speelt. Mogelijkheden zijn:

o advies inhoudelijke toetsing

o advies maatwerkvoorschriften

o advies niet toestaan activiteit

3. De bekendmaking van het besluit kan aanleiding zijn voor andere bestuursorganen om actie te ondernemen.


Ketensamenhang bij “Behandelen melding activiteit”

1 2

3

• Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een ingediende aanvraag voor toestemming tot het uitvoeren van een voorgenomen vergunning- of ontheffingplichtige activiteit.

• Aanleiding

• Een ontvangen aanvraag voor een vergunning of ontheffing. Normaliter afkomstig van de initiatiefnemer, maar ook een aanvraag tot ambtshalve revisie/aanscherping afkomstig vanuit de eigen organisatie doet dit proces starten.

• Proces

• Intake vergunningaanvraag

o Registratie, bepalen regievoerder, publicatie aanvraag, evt. verzoek om aanvullende gegevens, toetsen indieningsvereisten, advies ketenpartners, evt. publicatie buitenbehandelingstelling

• Inhoudelijk behandelen vergunningaanvraag

o Coördineren vergunningendelen andere bestuursorganen, evt. ontwerpbesluit en terinzagelegging, aanpassing tot conceptbesluit

• Besluiten vergunningaanvraag

o Nemen besluit

• Bekendmaken besluit vergunningaanvraag

o Leveren, publiceren besluit en informeren belanghebbenden


Procesbeschrijving “Behandelen vergunningaanvraag”


2. Bij de intake is het wenselijk om bestuursorganen die verantwoordelijk zijn voor vergunningsdelen mee te laten toetsen voor de voor hen relevante delen.

3. Advies met instemming is noodzakelijk voor de vergunningdelen die onder verantwoordelijkheid van andere bevoegde gezagen vallen. Met name bewaken van termijnen is hier van groot belang.

4. Bij de inhoudelijke toetsing is advies van de betrokken ketenpartners gewenst.


6. De bekendmakingen in het proces kunnen aanleiding zijn voor andere bestuursorganen om actie te ondernemen.


Ketensamenhang bij “Behandelen vergunningaanvraag”

1 2 3 4 5

6

• Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van ontvangen bezwaarschriften met betrekking tot een besluit (bv. vergunning, maatwerkvoorschrift of handhavingsmaatregel) van het bevoegd gezag.

• Aanleiding

• Een bezwaarschrift ingediend naar aanleiding van een eerder genomen besluit

• Proces

• Intake bezwaar

o Administratieve controle, controle indieningsvereisten, ontvangstbevestiging, evt. verzoek aanvullende gegevens

• Inhoudelijk behandelen bezwaar

o Voorlopig standpunt, evt. hoorzitting en/of mediation, opstellen ontwerpbesluit

• Besluiten op bezwaar

o Besluiten op ambtelijk of bestuurlijk niveau

• Bekendmaken reactie op bezwaar

o Versturen besluit, publiceren, informeren belanghebbenden


Procesbeschrijving “Behandelen bezwaar”

1. Bij toetsen van de indieningsvereisten is het wenselijk om ketenpartners te betrekken, met name wanneer het gaat om complexe zaken waar regelgeving van andere bestuursorganen een rol speelt of waar die aan het oorspronkelijke besluit instemming hebben verleend.

2. Bij de inhoudelijke behandeling van het bezwaar is afstemming met ketenpartners gewenst of zelfs verplicht. Advies is gewenst voor zaken waar de ketenpartner bij de totstandkoming van het oorspronkelijke besluit vrijblijvend heeft geadviseerd, of waar advies juist nodig was geweest maar niet ingewonnen. Advies met instemming is noodzakelijk wanneer het bezwaar zaken betreft waarover de ketenpartner bij de totstandkoming van het oorspronkelijke besluit een advies met instemming heeft gegeven.

3. Bekendmaking van het besluit kan aanleiding zijn voor andere bestuursorganen om actie te nemen.


Ketensamenhang bij “Behandelen bezwaar”

1 2

3

• Dit bedrijfsproces betreft het verweren van het bevoegd gezag in een beroepsprocedure bij rechtbank of Raad van State, aangespannen door een belanghebbende tegen een door het bevoegd gezag genomen besluit.

• Aanleiding

• Dagvaarding c.q. verzoek indienen verweerschrift ontvangen naar aanleiding van een eerder genomen besluit

• Proces

• Intake verzoek verweerschrift

o Registratie, afstemming en toewijzing, evt. inschakelen externe juridische ondersteuning, aanleveren stukken aan rechtsprekende instantie

• Indienen verweerschrift

o Opstellen verweerschrift, afstemming ketenpartners, indienen verweerschrift en bijlagen, repliek/dupliek

• Bijwonen zitting

o Opstellen pleitnota, bijwonen zitting en houden pleidooi, evt. alternatieve oplossing onderzoeken (schikking)

• Verwerken uitspraak

o Afhankelijk van uitspraak aanpassen besluit, evt. instellen hoger beroep


Procesbeschrijving “Verweren in beroep”

1. Bij het opstellen van een verweerschrift is afstemming met ketenpartners gewenst, met name waar het aspecten van het aangevochten besluit betreft waarbij de ketenpartner geadviseerd/ingestemd heeft.

2. In plaats van het onder 1 genoemd advies kan ook gekozen worden het verweerschrift gezamenlijk op te stellen, met name wanneer de ketenpartners gezamenlijk zijn gedagvaard.

3. Wanneer de uitspraak van de rechter ontvangen is, is het wenselijk om met betrokken ketenpartners af te stemmen wat de vervolgstappen zijn, bijvoorbeeld instellen van hoger beroep tegen de uitspraak.

4. De uitspraak kan aanleiding zijn voor andere bestuursorganen om actie te ondernemen.


Ketensamenhang bij “Verweren in beroep”

1 32

4

• Dit bedrijfsproces betreft het vanuit bestuursrechtelijke bevoegdheid beoordelen of een situatie in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving, verstrekte vergunningen en meldingen van activiteiten.

• Aanleiding

• Een verzoek tot toezichthouden, afkomstig van de eigen organisatie of van een ketenpartner. Dit kan volgen uit een “melding incident”, een “melding activiteit” of ingepland toezicht.

• Proces

• Intake toezichthouden

o Registreren, controleren administratief, evt. opvragen aanvullende gegevens, ontvangstbevestiging (als verzoek van een ketenpartner afkomstig is)

• Voorbereiden toezichthouden

o Beoordelen onderwerp van toezicht, selecteren toezichthouder, opstellen toezichtplan, maken afspraken

• Uitvoeren toezichthouden

o Inspecteren feitelijke situatie, toetsen aan regelgeving, opstellen rapportage, evt. doen verzoek sanctie

• Bekendmaken resultaat toezicht houden

o Informeren betrokkene, indiener verzoek en andere belanghebbenden over resultaat toezicht


Procesbeschrijving “Toezichthouden”

1. Bij de voorbereiding van toezicht is afstemming gewenst met ketenpartners over wijze, reikwijdte en focus van toezicht, en over eventuele verdeling van taken als meerdere partijen betrokken zijn bij het toezicht.

2. Bij de uitvoering adviseren betrokken ketenpartners elkaar over bevindingen en ervaringen bij de beoordeling van de feitelijke situatie.

3. Bij de uitvoering adviseren betrokken ketenpartners elkaar na de inspectie over hun conclusies, en stemmen ze af over eventuele daar aan te verbinden consequenties (sanctie opleggen).

4. Na bekendmaking van het resultaat kunnen de gemeente en/of een ketenpartner actie ondernemen. Er moet sprake zijn van goede coördinatie tussen acties.


Ketensamenhang bij “Toezichthouden”

1 32

4

• Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een ontvangen melding van (vermeende) strijdigheid van een omgevingsactiviteit met de geldende normen, gedaan door een hinder ondervindende belanghebbende.

• Aanleiding

• Een melding incident ontvangen van een ketenpartner of andere belanghebbende.

• Proces

• Intake melding incident

o Registreren, controleren administratief, evt. opvragen aanvullende gegevens, evt. doorzenden naar ander bestuursorgaan

• Onderzoeken melding incident

o Inhoudelijk beoordelen, bepalen vervolgactie, afstemmen ketenpartners, opstellen reactie

• Leveren reactie melding incident

o Versturen reactie op melding aan indiener en evt. aan betrokkene en andere belanghebbenden


Procesbeschrijving “Behandelen melding incident”

1. Bij de inhoudelijke behandeling van een melding incident is het gewenst ketenpartners te raadplegen over eventuele vervolgacties, met name wanneer het belangen van de ketenpartner raakt of wanneer het een activiteit betreft waarvoor de ketenpartner bij vergunningverlening heeft geadviseerd en/of ingestemd.


Ketensamenhang bij “Behandelen melding incident”

1

• Dit bedrijfsproces betreft het vanuit strafrechtelijke bevoegdheid onderzoeken van een eventuele overtreding.

• Aanleiding

• Een verzoek tot opsporen, afkomstig vanuit de eigen organisatie of vanuit een ketenpartner.

• Proces

• Intake opsporen

o Registreren verzoek, administratieve controle, evt. opvragen aanvullende gegevens

• Uitvoeren opsporen

o Beoordelen feitelijke situatie, toetsen aan strafrecht, meedelen rechten/plichten, doen hoor/wederhoor, opstellen proces-verbaal, opstellen rapportage

• Bekendmaken resultaat opsporen

o Versturen resultaat aan betrokkene en belanghebbenden, versturen verzoek voor vervolgactie


Procesbeschrijving “Opsporen”

1. Bij de intake is afstemming gewenst met ketenpartners bij de beoordeling van het opsporingsverzoek.

2. Bij de uitvoering adviseren betrokken ketenpartners elkaar over bevindingen en ervaringen bij de beoordeling van de feitelijke situatie.

3. Bij de uitvoering adviseren betrokken ketenpartners elkaar na de inspectie over hun conclusies, en stemmen ze af over eventuele daar aan te verbinden consequenties (proces-verbaal).

4. Na bekendmaking van het resultaat kan een ketenpartner desgewenst actie ondernemen.


Ketensamenhang bij “Opsporen”

1 2 3

4

• Dit bedrijfsproces betreft het vanuit bestuursrechtelijke bevoegdheden opleggen van een sanctie met als doel dat de situatie of het gedrag weer in overeenstemming wordt gebracht met de geldende norm.

• Aanleiding

• Aanleiding tot het opleggen van een sanctie is een verzoek daartoe vanuit de eigen organisatie of vanuit een ketenpartner, na het constateren van een overtreding.

• Proces

• Intake sanctieverzoek

o Inboeken, gegevens controleren, ontvangstbevestiging sturen (aan ketenpartner)

• Voorbereiden sanctie

o Inhoudelijk beoordelen verzoek, bepalen type sanctie(s), opstellen ontwerpsanctie, uitvoeren hoor/wederhoor

• Besluiten sanctie

o Opstellen definitieve sanctie, vaststelling via besluit

• Bekendmaken sanctie

o Versturen sanctie aan overtreder, afschriften aan ketenpartners en andere belanghebbenden, evt. registratie bij kadaster


Procesbeschrijving “Opleggen sanctie”

1. Bij het opstellen van de concept-sanctie is inhoudelijke afstemming met belanghebbende ketenpartners gewenst.

2. Bij het definitief maken van de op te leggen sanctie is inhoudelijke afstemming met belanghebbende ketenpartners gewenst.

3. Na bekendmaking van het resultaat kan een ketenpartner actie ondernemen.


Ketensamenhang bij “Opleggen sanctie”

3

21

• Dit bedrijfsproces betreft het in geval van een reparatoire sanctie toepassen van het dwangmiddel indien de overtreder binnen de gestelde termijn geen gevolg heeft gegeven aan een opgelegde sanctie.

• Aanleiding

• Aanleiding tot het toepassen van een sanctie is een besluit daartoe vanuit de eigen organisatie of een verzoek van een ketenpartner, na constateren dat geen gevolg is gegeven aan een opgelegde sanctie.

• Proces

• Intake toepassen sanctie

o Inboeken, gegevens controleren, ontvangstbevestiging sturen (aan ketenpartner)

• Voorbereiden toepassen sanctie

o Inhoudelijk beoordelen verzoek, afstemmen ketenpartners, besluit tot toepassen sanctie, aankondigen uitvoering en evt. informeren belanghebbenden

• Toepassen sanctie

o Starten proces innen dwangsom, intrekking begunstigende beslissing en/of uitvoeren bestuursdwang, opstellen rapportage, starten proces verhalen kosten, bepalen vervolg


Procesbeschrijving “Toepassen sanctie”

1. Tijdens de voorbereiding is afstemming met belanghebbende ketenpartners gewenst, om informatie aan te leveren en/of om acties op elkaar af te stemmen.

2. Met name als er sprake is van bestuursdwang of het intrekken van een begunstigende beslissing, is afstemming met belanghebbende ketenpartners gewenst.

3. Het kan gewenst of zelfs noodzakelijk zijn gezamenlijk uitvoering te geven aan het toepassen van de sanctie.


Ketensamenhang bij “Toepassen sanctie”

321

• Dit bedrijfsproces betreft proactief d.m.v. een instructie sturing geven aan een (lager) bestuursorgaan, om te borgen dat het gewenste beleid doorwerkt op lagere bestuursniveaus. Het gaat hier niet om een projectbesluit, dat is in een separaat proces beschreven.

• Aanleiding

• Aanleiding is de wens om specifieke beleidsaspecten te laten doorwerken, in combinatie met de wens van de desbetreffende lagere overheid om een omgevingsprogramma, -plan of verordening te maken of wijzigen.

• Proces

• Voorbereiden instructie

o Kennisgeving aan ontvangend bestuursorgaan, overleg met ontvangend bestuursorgaan

• Ontwerpen instructie

o Opstellen ontwerpbesluit, afstemmen met ketenpartners en ontvangend bestuursorgaan

• Besluiten instructie

o Besluitvorming op bestuurlijk niveau

• Bekendmaken instructie

o Versturen instructie naar ontvangend bestuursorgaan, bekendmaken, informeren belanghebbenden.


Procesbeschrijving “Instrueren ander bestuursorgaan”

1. Onderdeel van de voorbereiding is overleg met het ontvangend bestuursorgaan; dit overleg is verplicht. Het is gewenst om ook in de ontwerpfase af te stemmen met het ontvangend bestuursorgaan, en eventueel met andere belanghebbende ketenpartners.

2. De bekendmaking van de instructie kan voor ketenpartners aanleiding zijn tot actie; met name geldt hier de bezwaarmogelijkheid voor het ontvangend bestuursorgaan.


Ketensamenhang bij “Instrueren ander bestuursorgaan”2

1

• Dit bedrijfsproces betreft het reageren op een besluit van een ander bestuursorgaan wanneer dat besluit strijdig is met het beleid van een (hoger) bestuursorgaan. Er zijn meerdere uitkomsten mogelijk: vernietiging van het besluit, indeplaatstreding of buitenwerkingstelling van een deel van bv. een omgevingsplan.

• Aanleiding

• Aanleiding is de vaststelling/bekendmaking van een verordening, omgevingsplan of vergunning door een ander bestuursorgaan, die/dat (naar mening van het hoger ander bestuursorgaan) strijdig is met het gevoerde beleid.

• Proces

• Voorbereiden reactie op besluit ander bestuursorgaan

o Beoordelen besluit en mogelijkheden tot interventie, afstemmen ketenpartners, informeren desbetreffende overheid

• Opstellen reactie op besluit ander bestuursorgaan

o Opstellen ontwerpbesluit, afstemmen met ketenpartners en het desbetreffende bestuursorgaan.

• Besluiten reactie op besluit ander bestuursorgaan

o Besluitvorming op bestuurlijk niveau

• Leveren reactie op besluit ander bestuursorgaan

o Versturen reactie naar de desbetreffende overheid, bekendmaken, informeren belanghebbenden.


Procesbeschrijving “Reageren besluit ander bestuursorgaan”

1. Tijdens het beoordelen van het besluit van de andere overheid, en bij het opstellen van een reactie, is afstemming gewenst met die overheid om beweegredenen (voor het afwijken van het beleid) te achterhalen en te zoeken naar een voor beide partijen acceptabele oplossing. Ook kan hier afstemming met andere belanghebbende overheden gewenst zijn.

2. Het besluit tot reactie kan zelf weer aanleiding zijn voor de desbetreffende overheid (hetzij om bezwaar aan te tekenen, hetzij om de gevolgen te verwerken in de stukken waar de reactie betrekking op heeft) of voor een andere ketenpartner.


Ketensamenhang bij “Reageren besluit ander bestuursorgaan”

2

1

• Dit bedrijfsproces betreft het uitbrengen van advies aan een ander bestuursorgaan. De vorm kan uiteenlopen van informeel gesprek tot formele adviesnotitie. Bij een sterk informeel gesprek vallen de processtappen samen en vindt geen formele vaststelling plaats. De uitkomst van dit proces is niet bindend.

• Aanleiding

• Aanleiding is het ontvangen van een verzoek van een ander bestuursorgaan.

• Proces

• Intake verzoek advies

o Registratie, eventueel verzoek om aanvullende gegevens, toewijzing

• Opstellen ontwerp advies

o Inhoudelijke beoordeling, afstemming, eventueel opstellen adviesnotitie/-rapport

• Vaststellen advies

o Indien sprake is van gevoelige materie kan een formele vaststelling binnen de organisatie wenselijk zijn

• Leveren advies

o Versturen advies aan aanvrager, eventueel informeren belanghebbenden


Procesbeschrijving “Adviseren”

1. Tijdens het opstellen van een (ontwerp) advies is afstemming gewenst met de adviesvrager, hier weergegeven als interactietype III. Het ‘samen realiseren’ dat kenmerkend is voor type III betreft dan niet zozeer het advies maar de consistentie daarvan met het gerelateerde besluit van de adviesvragende ketenpartner.Indien het advies een sterk informeel karakter heeft, bijvoorbeeld een telefoongesprek, dan vinden in feite tijdens alle processtappen en dus ook de inhoudelijke afstemming tegelijk plaats.


Ketensamenhang bij “Adviseren”

1

• Dit bedrijfsproces betreft het al dan niet instemmen met een voorgenomen besluit van een ander bestuursorgaan. Instemming vergt altijd een formele vaststelling. De procesgang lijkt sterk op die van “adviseren” maar is formeler van aard met formele besluitvorming en heeft een bindende uitkomst.

• Aanleiding

• Aanleiding is het ontvangen van een verzoek van een ander bestuursorgaan.

• Proces

• Intake verzoek instemming

o Registratie, ontvangstbevestiging, eventueel verzoek aanvullende gegevens, toewijzing

• Opstellen ontwerp instemming

o Inhoudelijke beoordeling, afstemming, opstellen ontwerpbesluit

• Besluiten instemming

o Besluitvorming

• Leveren instemming

o Versturen instemming aan aanvrager (die zorg draagt voor bekendmaking als onderdeel van het besluit waarvan de instemming deel uitmaakt), eventueel informeren belanghebbenden


Procesbeschrijving “Instemmen”

1. Tijdens het opstellen van een (ontwerp) instemmingsbesluit is afstemming gewenst met de instemmingsvrager, hier weergegeven als interactietype III. Het ‘samen realiseren’ dat kenmerkend is voor type III betreft dan niet zozeer het instemmingsbesluit maar de consistentie daarvan met het gerelateerde besluit van de ketenpartner.


Ketensamenhang bij “Instemmen”

1

• Dit proces betreft het gezamenlijk realiseren, door twee of meer overheden, van één gezamenlijk resultaat. De invulling hiervan kan heel divers zijn; er is dan ook meestal niet sprake van een klassiek lineair bedrijfsproces met een aantal opeenvolgende activiteiten. Er is wel sprake van een helder begin- en eindpunt.

• Voorbeelden

• Gezamenlijk opstellen van een reactie op zienswijzen, bijvoorbeeld wanneer omgevingsverordening en omgevingsplan gezamenlijk aangepast worden om een bepaalde ruimtelijke ontwikkeling mogelijk te maken.

• Het gezamenlijk uitvoeren van bestuursdwang, wanneer alleen gezamenlijke uitvoering effectief is

• Er is geen harde scheidslijn met het proces “adviseren”. Er zijn situaties waarin het geven van advies dermate afstemming vereist dat het advies ook gezien kan worden als een gezamenlijk gerealiseerd resultaat.

• Samen realiseren van een gezamenlijk resultaat, zeker wanneer de samenwerkende personen op afstand van elkaar werken, behoeft (geautomatiseerde) ondersteuning in de vorm van een samenwerkingsruimte. Eisen aan en ontwerp van samenwerkingsruimten valt buiten scope van dit document en wordt elders uitgewerkt. Zie ook Informatie-architectuur Samenwerking (aan uitvoering van de Omgevingswet), versie 1.0, 24-10-2017.


Procesbeschrijving “Samen realiseren”

• Dit proces betreft het nemen van verantwoordelijkheid voor het eindresultaat van een bedrijfsproces wanneer meerdere ketenpartners daarin een rol vervullen vanuit hun eigen verantwoordelijkheid. Er is hierbij doorgaans sprake van een ‘parallel proces’ waarin de regievoerder afspraken maakt met de ketenpartner(s) en vervolgens continu de voortgang en uitvoering van de gemaakte afspraken monitort en stuurt. Dit geeft invulling aan de best practice van het scheiden van inhoud en sturing.

• Voorbeelden

• Het bewaken van tijdlijnen in een tijdgebonden proces zoals het behandelen van een vergunningaanvraag, teneinde te borgen dat alle activiteiten binnen de wettelijke (en/of redelijke) termijn afgerond kunnen worden. Dit is met name van belang wanneer er onderlinge afhankelijkheden zijn tussen de uit te voeren activiteiten (bv. instemming).

• Het bepalen welk bestuursorgaan de leiding neemt bij het behandelen van een aanvraag of verzoek.

• Het coördineren van activiteiten die tot een gezamenlijk resultaat moeten leiden, zoals het gezamenlijk beantwoorden van zienswijzen.

• Merk op dat dit “proces” cruciaal is voor het welslagen van een aantal van de doelstellingen van de omgevingswet, maar dat er nog veel onduidelijkheden zijn die nadere uitwerking behoeven.


Procesbeschrijving “Regievoeren op samenwerking”

• Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een melding betreffende een (vermeende) fout in brondata.

• Aanleiding

• Een terugmelding van een burger, bedrijf, instelling, keten- of uitvoeringspartner dat bepaalde gegevens waarvan het ontvangend bevoegd gezag bronhouder is, een of meer fouten bevatten.

• Proces

• Intake terugmelding

o Beoordelen of geadressseerd aan het juiste bevoegd gezag, eventueel doorrouteren, ontvangstbevestiging, toewijzing.

• Beoordelen terugmelding

o Onderzoeken of desbetreffende gegevens inderdaad onjuist zijn, en of correctie nodig/gewenst is.

• Verwerken terugmelding

o Bepalen juiste gegevens, doorvoeren correctie, bepalen impact op andere gegevens en ketenpartners, vervolgacties uitzetten, terugkoppelen correctie naar indiener.


Procesbeschrijving “Behandelen terugmelding”

1. Bij het verwerken van een (terechte) terugmelding in de brondata is het wenselijk advies in te winnen bij ketenpartners wanneer de correctie impact heeft op (afgeleide) gegevensverzamelingen bij die ketenpartners of op eerdere besluiten die genomen zijn mede op basis van de foutieve brondata.

2. Het corrigeren van foutieve brondata kan aanleiding zijn voor ketenpartners om zelf actie te ondernemen, bijvoorbeeld het wijzigen van eigen gegevensverzamelingen, of het terugdraaien of wijzigen van eerdere besluiten die genomen zijn mede op basis van de foutieve brondata.


Ketensamenhang bij “Behandelen terugmelding”

1

2

• Dit bedrijfsproces betreft het op basis van continu of frequent gemeten indicatoren onderzoeken en analyseren in hoeverre het gevoerde beleid leidt tot het bereiken van de beoogde doelstellingen. Dit met als doel het nemen van maatregelen om afwijkingen van die beoogde doelstellingen bij te sturen.

• Aanleiding

• Een voornemen tot nieuw beleid behoeft onderbouwing in de vorm van analyse van effectiviteit van bestaand beleid.

• Een melding, incident of aanwijzing kan reden zijn tot (nadere) monitoring en analyse.

• Voor een (voorgenomen) initiatief kan monitoring en analyse noodzakelijk zijn bij onderbouwing van besluitvorming.

• Proces

• Vaststellen te monitoren indicatoren

o Voorstel voor indicatoren, inwinnen advies bij ketenpartners en/of andere partijen, vaststellen.

• Verzamelen meetwaarden

o Bepalen benodigde meetwaarden, verzamelen meetwaarden, bewerken tot data geschikt voor analyse.

• Analyseren verzamelde gegevens

o Integrale analyse, toetsen resultaten, bepalen effectieve maatregelen, opstellen rapportage, inwinnen advies.

• Vaststellen vervolgstappen analyse

o Beoordelen voorgestelde maatregelen, vaststellen vervolgstappen, eventueel bekendmaken rapportage.


Procesbeschrijving “Monitoren en analyseren”

1. Bij de vaststelling van te monitoren indicatoren kan advies van ketenpartners van belang zijn, met name wanneer die ketenpartner bijzondere expertise heeft en/of over relevante meetwaarden beschikt.

2. Hergebruik van meetwaarden van ketenpartners vergoot de mogelijkheden en komt efficiëntie in de monitoring ten goede.

3. Ketenpartners kunnen adviseren over effectiviteit van voorgestelde maatregelen. Dit is met name van belang wanneer maatregelen de ketenpartner raken, of wanneer die nodig is voor de uitvoering.

4. Monitoringrapportages kunnen voor ketenpartners waardevolle informatie bevatten die aanleidin zijn tot het nemen van actie door die ketenpartner.


Ketensamenhang bij “Monitoren en analyseren”

1 2 3

4

Foto plaatsen Bijlagen

• Samenhang processen en ZTC

• Koppelvlakken met DSO en input/output van processen

• Aanbevolen vervolgactiviteiten

Foto: Fijnlijn. https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Marken_Lighthouse.JPG

Toelichting bij de bijlage “samenhang processen en ZTC”


De bedrijfsprocessen zoals beschreven in dit document hangen nauw samen met de zaaktypen zoals die zijn beschreven in de omgevingswet-zaaktypencatalogus (ZTC).

Er zijn drie mogelijkheden:

• Voor een aantal processen is de relatie een een-op-een-relatie: bij die processen is exact één, het volledige proces dekkend zaaktype in de ZTC opgenomen.

• Voor enkele processen geldt dat een zaaktype gedeeld wordt. Die processen zijn eenvormig (maar toch als aparte bedrijfsprocessen opgenomen vanwege verschillen in aanleiding, rolverdeling, uitkomst etc.)

• Voor een aantal processen geldt dat een of meerdere zaaktypen ingezet worden ter invulling van een gedeelte van het proces; er is dan sprake van een herbruikbare procesbouwsteen.

Gebruik van zaaktypen in de bedrijfsprocessen (1/8)


Zienswijze behandelen

Aanvraag beschikking uitgebreid behandelen





Melding activiteit behandelen

Aanvraag beschikking regulier behandelen



of




Bezwaar behandelen

Beroep behandelen

Voorlopige voorziening behandelen

of



Incidentmelding behandelen

Controle uitvoeren

Controle uitvoeren



Handhavingsbesluit nemen

Controle uitvoeren



Bestuursdwang ten uitvoer leggen

Last onder dwangsom ten uitvoer leggen

of

Advies verstrekken

Toelichting bij de bijlage “koppelvlakken DSO en input/output van processen”


Het DSO vormt een belangrijke schakel in de samenhang tussen de processen. In deze bijlage wordt gevisualiseerd vanuit welke processen informatie wordt aangeleverd aan het DSO, en voor welke processen het DSO als communicatiekanaal ingezet wordt.

Met name in de planvormingsprocessen worden omgevingsdocumenten geproduceerd als resultaat van de processen. Bij de procesbeschrijvingen is dit aangegeven middels een ArchiMate “product” element rechts naast het proces.

In deze bijlage is een nadere detaillering gegeven waarin zowel de input voor alsook de output van deze processen is beschreven. Deze informatie is overgenomen van het DSO projectteam.

Overzicht van gewenste koppelvlakken tussen de bedrijfsprocessen en de voorzieningen van het DSO


Zie volgende pagina voor samenstelling van omgevingsdocumenten

Overzicht input/output voor processen die omgevingsdocumenten produceren


Processen I/O

• Ontwikkelen omgevingsvisie

• Ontwikkelen omgevingsprogramma

INPUT• Bestaande begripsdefinities in de Stelselcatalogus DSO

(standaardbegrippen) om over te nemen in Artikel 1 of begrippen zoals vastgelegd in eerdere besluiten om naar te verwijzen.

OUTPUT• Geconsolideerde wijzigingsinstructie (was-wordt mutatie).• Nieuwe begrippen (in Artikel 1) aangeduid als begrip en indien van

toepassing gekoppeld aan gerelateerde begrippen.

• Wijzigen verordening/plan/legger/peilbesluit

• Ontwikkelen projectbesluit

INPUT• Bestaande begripsdefinities in de Stelselcatalogus DSO

(standaardbegrippen) om over te nemen in Artikel 1 of begrippen zoals vastgelegd in eerdere besluiten om naar te verwijzen.

OUTPUT• Geconsolideerde wijzigingsinstructie (was-wordt mutatie).• Nieuwe begrippen (in Artikel 1) aangeduid als begrip en indien van

toepassing gekoppeld aan gerelateerde begrippen.• Toepasbare regels (inclusief content) behorende bij de juridische regels

(koppeling aan begrippen, waarden en werkingsgebieden).• Formele acceptatie uitvoerbare regels in het loket (vraagboom).

Bron: DSO

• Beschikbaarstellen als architectuurrepository

• Door de modellen uit dit product semantisch beschikbaar te stellen, kunnen architecten bij bestuursorganen die gebruiken in integreren met hun eigen modellen.

• Oppakken openstaande punten:

• Uitwerken niet uitgewerkte processen (m.n. Beheren informatie over objecten; Aanleveren brondata). Dit is afhankelijk van meer duidelijkheid over de procesketen “van vraag naar informatie”.

• Verwerken van het voorbereidingsbesluit in de procesbeschrijvingen

• Verwerken van het handhavingsverzoek in de procesbeschrijvingen

• Verdiepen deelprocessen en interacties op basis van praktijkproeven

• Uit pilotprojecten komt waardevolle kennis over inrichting van processen en samen-werking tussen bestuursorganen. Met die kennis kan dit product doorontwikkeld worden.

• Verbreden door integratie met applicatie en informatiearchitectuur

• Binnen de UIVO-projecten worden informatie- en applicatiearchitectuur uitgewerkt. De inzichten daarvan kunnen gebruikt worden voor doorontwikkeling van dit product.


Aanbevolen vervolgactiviteiten

Interbestuurlijke procesketens omgevingswet … · 13/11/2017 · TYPE II Bijvoorbeeld: Behandelen...

Documents

Transcript of Interbestuurlijke procesketens omgevingswet … · 13/11/2017 · TYPE II Bijvoorbeeld: Behandelen...