INTEGRASI SISTEM antara Sistem Pengurusan Aset (SPA) dengan ...
Transcript of INTEGRASI SISTEM antara Sistem Pengurusan Aset (SPA) dengan ...
DOCUMENT REVISION HISTORY
INTEGRASI SISTEM
antara
Sistem Pengurusan Aset
(SPA)
dengan
Standard Accounting System
for
Government Agencies
(SAGA)
MAJLIS AGAMA ISLAM SELANGOR
DOKUMEN KEPERLUAN SISTEM
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 2 of 17
1.0 PENGENALAN
1.1 Objektif
Dokumen ini membentangkan keperluan sistem bagi tujuan integrasi sistem antara
Sistem Pengurusan Aset (SPA) yang dibangunkan oleh Kanntronics Sdn. Bhd. dan
Standard Accounting System for Government Agencies (SAGA) yang dibangunkan
Century Software (M) Sdn. Bhd. Untuk pelaksanaan di Majlis Agama Islam Selangor
(MAIS).
1.2 Skop Kerja Keseluruhan Pelaksanaan Integrasi Sistem
Penyediaan maklumat asas keperluan sistem
Pemindahan data (data migration) - proses sekali sahaja
Integrasi data (data integration) - proses berulang
Penggunaan sistem
1.3 Senibina Sistem
Diagram 1 : Senibina Keseluruhan Pelaksanaan Sistem SPA
di Majlis Agama Islam Selangor (MAIS)
SPA
Application & Database
Server
(www)
Internal
LAN
Integration Gateway
FTP Server
(ftp)
SAGA
Application Server
SPA Kementerian
Firewall Rules
1. LLM user à LLM SPA Server tcp/80
2. LLM SPA Server à Kementerian SPA tcp/80
3. LLM SPA Server à Integration Gateway Server tcp/21
Diagram 1 : Senibina Keseluruhan Pelaksanaan Sistem SPA
di Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM)
1. MAIS user à SPA Server tcp/80 2. MAIS SPA Server à Kementerian SPA tcp/80 3. MAIS SPA Server à Integration Gateway Server tcp/21
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 3 of 17
Database
Sistem Pengurusan
Aset (SPA)
Integration Engine
Send/Receive files
Verify/Transform data
Read/Write database
Log results
Scheduler
SAGAGateway Server
Inbox Outbox
Diagram 2 : Senibina Integrasi antara Sistem Pengurusan Aset (SPA)
dan Standard Accounting System for Government Agencies (SAGA)
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 4 of 17
1.4 Format dan Standard Pertukaran Data
Format data dalam bentuk fail CSV (ASCII Delimited). Column delimiter symbol yang
digunakan ialah | (pipe).
Konsep PUSH and PULL (menggunakan protokol FTP). Keputusan akhir melibatkan
data fail akan dihantar oleh SAGA ke SPA dan juga melibatkan data fail dari SPA ke
SAGA (two-way integration).
Fail perlu diletakkan dalam ftp folder yang disediakan seperti berikut:
1. Rekod Pendaftaran Aset (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/aset
2. Susutnilai Aset (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/depreciation
3. Maklumat Pembekal (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/supplier
4. Maklumat Penyelenggaraan (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/maintenance
5. Pelupusan/Hapus Kira (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/disposal
6. Rekod Penghantaran Barkod (SPA à SAGA) – <FTP Root Folder>/barcode
File naming convention yang digunakan adalah - <Jenis
Rekod>_<Date>_<Sequence>.txt di mana <Jenis Rekod> merujuk kepada rekod
tertentu seperti aset, kakitangan, dsb. dan <Date> akan berpandukan tarikh dalam
format YYYY-ShortMonth-DD. <Sequence> adalah no. turutan fail bagi hari terbabit
cth.: 1,2,3,..
Format ShortMonth adalah seperti berikut:
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 5 of 17
Contoh:
Data fail dari SAGA à SPA :
1. Rekod Pendaftaran Aset – NewAsset_2013-Aug-15_1.txt
2. Susutnilai Aset – Depreciation_2013-Aug-15_1.txt
3. Maklumat Pembekal – SupplierSetup_2013-Aug-15_1.txt
4. Maklumat Penyelenggaraan – AssetMaintenance_2013-Aug-15_1.txt
5. Pelupusan/Hapus Kira – Disposal_WriteOff_2013-Aug-15_1.txt
Data fail dari SPA à SAGA :
1. Rekod Pendaftaran Aset – Barcode_2013-Aug-15_1.txt
Fail data tidak lengkap akan ditolak sepenuhnya.
Pentadbir aplikasi sistem (wakil pemilik sistem yang dilantik akan dimaklumkan
melalui aplikasi sistem apabila pengguna berkaitan login ke dalam sistem dan juga
melalui email supaya tindakan susulan yang sewajarnya boleh diambil.
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 6 of 17
2.0 KEPERLUAN INTEGRASI SISTEM
2.1 Maklumat Asas
Kod klasifikasi aset SPA menggunakan kod standard yang ditetapkan Bahagian
Kawalan dan Pemantauan (BKP), Perbendaharaan yang terdiri dari Kategori, Sub-
Kategori dan Jenis. Klasifikasi aset dalam SAGA yang menggunakan hanya satu
level kategori akan dipadankan dengan kod baru di SPA. Proses pemadanan
(mapping) dari kod SAGA ke kod SPA akan dilakukan di dalam SPA semasa proses
verifikasi rekod aset yang dihantar SAGA ke SPA (rujuk Modul Pendaftaran).
Maklumat kakitangan - proses akan dilakukan dengan menggunakan konsep yang
sama di dalam sistem SPA sedia ada.
Maklumat pembekal seperti Nama Syarikat, ID Syarikat, Alamat, Pegawai Untuk
Dihubungi, dll. Akan diambil dari SAGA. Rujuk APPENDIX A untuk data syarikat
pembekal dari SAGA.
Maklumat senarai lokasi baru yang berkait dengan penempatan aset mengikut
keperluan SPA akan disediakan pihak MAIS. Kawalan kepada kod lokasi dilakukan di
dalam sistem SPA.
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 7 of 17
2.2 Modul Pendaftaran
Pendaftaran aset harta modal terlebih dahulu dilakukan menerusi modul aset sedia
ada sistem SAGA.
Maklumat rekod aset didaftarkan SAGA kemudiannya akan dihantar ke SPA (rujuk
APPENDIX B untuk format data yang akan dihantar SAGA).
SPA akan menyediakan satu antaramuka (interface) baru semasa proses verifikasi
data yang diterima dari SAGA bagi membolehkan pengguna dalam sistem SPA
melengkapkan keperluan data bagi rekod terbabit seperti pemilihan kod klasifikasi
aset yang digunakan SPA, maklumat pegawai penempatan, maklumat lokasi
penempatan, dsb.
SPA akan menghantar nombor barkod yang telah dijana di SPA ke SAGA (rujuk
APPENDIX G untuk format data yang akan dihantar kepada SAGA).
Bagi aset inventori, sepenuhnya akan menggunakan sistem SPA.
2.2.1 Label Barkod ID Aset
Bagi aset harta modal, SPA akan menggunakan format label seperti di dalam
pekeliling MOF. Tambahan kod aset SAGA di bahagian bawah kod aset apabila
cetakan label dilakukan.
Format ID aset dalam SAGA adalah seperti berikut:
<Kod PTJ> + <Running Sequence No. (guna format 99999999)> Contoh: bagi
Kod PTJ W02 : W0200000001
Rujukan kepada aset akan hanya menggunakan ID yang dijana oleh SAGA.
Bagi aset inventori pula, keseluruhan proses akan menggunakan sistem SPA tanpa melibatkan SAGA. Format barkod untuk inventori yang perlu dijana oleh SPA adalah seperti berikut:
2.2.2 Perubahan Lokasi/Pegawai Penempatan
Sebarang perubahan berkaitan dengan lokasi/pegawai penempatan di SPA
melibatkan PTJ yang berbeza sahaja akan dimaklumkan kepada SAGA melalui
penyediaan laporan yang berkaitan.
Sistem SPA akan membuat proses keseluruhan kawalan penempatan dan lokasi
penempatan.
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 8 of 17
2.3 Modul Penyelenggaraan
Semua rekod penyelenggaraan direkod di dalam SPA.
Sistem SAGA akan menyediakan jumlah yang diperuntukkan (allocation amount)
untuk kos penyelenggaraan bagi sesuatu aset berpandukan ID aset. Data yang
diberi SAGA akan mengandungi maklumat seperti kod jenis penyelenggaraan (kod
dana), ID aset dan kos yang diperuntukkan.
Maklumat ini akan digunakan SPA untuk memasukkan rekod penyelenggaraan
tersebut dibawah maklumat penyelenggaraan aset berkaitan. SPA hendaklah
memastikan ruangan kos penyelenggaraan akan memaparkan kos yang diberi oleh
SAGA dan tidak boleh diubah oleh pengguna. Pengguna hanya boleh memasukkan
maklumat lain yang diperlukan SPA seperti tarikh dan maklumat terperinci kerja
penyelenggaraan yang dilakukan.
2.4 Modul Susut Nilai
Maklumat susut nilai sesuatu aset akan dihantar SAGA ke SPA secara bulanan
(monthly basis depreciation)
Data rekod akan mengandungi field ID aset dan nilai buku bersih terkini (current net
book value). Maklumat diberi akan sentiasa dioverwrite dalam SPA.
Tiada logik aplikasi yang diperlukan dalam SPA. SPA hanya mengambil data yang
disediakan SAGA dan menggunakan maklumat tersebut apabila perlu memaparkan
nilai semasa aset semasa proses pelupusan dan penyediaan laporan.
Rujuk APPENDIX D.
Pengiraan susut nilai akan dilakukan didalam sistem SAGA.
Rekod susut nilai secara keseluruhan.
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 9 of 17
2.5 Modul Pelupusan
Data rekod akan di hantar oleh SPA ke SAGA dengan mengandungi maklumat/field
ID aset, nilai lupus, kaedah pelupusan yang dipersetujui, no rujukan kelulusan.
Rujuk APPENDIX E untuk data aset lupus yang dihantar SAGA.
SPA seterusnya akan membuat pengemaskinian ke atas aset terbabit.
2.6 Modul Kehilangan Hapus Kira
Proses penyediaan awal maklumat kehilangan aset akan dilakukan dalam SPA
sehingga sijil dikeluarkan dan seterusnya digunakan SAGA untuk membuat
pengemaskinian kepada sistem.
Data rekod akan mengandungi field ID aset, tarikh hapus kira, sebab dan no. rujukan.
Rujuk APPENDIX F untuk data aset hapus kira yang dihantar SAGA.
SPA seterusnya akan membuat pengemaskinian ke atas status aset terbabit.
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 10 of 17
3.0 KOS BERBANGKIT
3.1 Gateway File Server
Pihak MAIS akan menyediakan gateway server bagi tujuan meletakkan fail-fail data
yang diperlukan oleh kedua-dua sistem (hanya untuk pelaksanaan integrasi sistem
antara SPA dengan SAGA di MAIS sahaja).
4.0 PELAN PELAKSANAAN
4.1 Pelan Pelaksanaan
Pelan pelaksanaan yang dicadangkan pihak Kanntronics mengikut kepada kesesuaian
dengan mengambil kira perkara yang telah dibangkitkan semasa perbincangan.
Bagaimanapun, pelan pelaksanaan yang muktamad akan bergantung kepada
persetujuan kesemua pihak setelah meneliti cadangan yang dikemukakan oleh kedua-
dua vendor yang terlibat.
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 11 of 17
APPENDIX A – Rekod pembekal (SAGA à SPA)
File Name: SupplierSetup_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt
No. Field Name Description
1. Column 1 Kod PTJ e.g. W02
2. Column 2 ID syarikat pembekal dalam SAGA e.g. W02PR004
3. Column 3 Nama syarikat pembekal (long name) e.g. PRISMA TULIN SDN. BHD.
4. Column 4 ID kreditor
5. Column 5 Nama syarikat pembekal (short name) e.g. PRISMA TULIN SDN. BH
6. Column 6 Ruang 1 untuk alamat syarikat pembekal e.g. D/A VISTANA HOTEL
7. Column 7 Ruang 2 untuk alamat syarikat pembekal e.g. No. 9, JALAN LUMUT, OFF JALAN IPOH
8. Column 8 Ruang 3 untuk alamat syarikat pembekal e.g. 50400 KUALA LUMPUR
9. Column 9 Ruang 4 untuk alamat syarikat pembekal
10. Column 10 Nama pegawai syarikat untuk dihubungi
11. Column 11 No. telefon syarikat
12. Column 12 No. faks syarikat
13. Column 13 Alamat email untuk berurusan
14. Column 14 Kod bank
15. Column 15 Payment term
16. Column 16 Nama bank
17. Column 17 Cawangan bank
18. Column 18 Kod bank
19. Column 19 Nama akaun bank
20. Column 20 No. akaun bank
21. Column 21 Whether 0 (INSERT), 1 (UPDATE) or 2 (DELETE). Refer Section 2.1 – Maklumat Asas
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 12 of 17
SPA Table Name: supplier
No. SAGA Field Name SPA Field Name SPA Field Type
1. Column 1 Daerah VARCHAR (8)
2. Column 2 Supplier_No,
Supplier_No_Old
VARCHAR (25)
3. Column 3 Supplier_Name VARCHAR (300)
4. Column 4 N/A
5. Column 5 Supplier_Name VARCHAR (300)
6. Column 6 add1 VARCHAR (300)
7. Column 7 add2 VARCHAR (300)
8. Column 8 add3 VARCHAR (300)
9. Column 9 add3 VARCHAR (300)
10. Column 10 person VARCHAR (80)
11. Column 11 Tel_no VARCHAR (15)
12. Column 12 Fax_no VARCHAR (15)
13. Column 13 email VARCHAR (70)
14. Column 14 N/A
15. Column 15 N/A
16. Column 16 N/A
17. Column 17 N/A
18. Column 18 N/A
19. Column 19 N/A
20. Column 20 N/A
21. Column 21 N/A (Record identification
only)
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 13 of 17
APPENDIX B – Rekod aset harta modal didaftar (SAGA à SPA)
File Name: NewAsset_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt
No. Field Name Description
1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA (faas_company)
e.g. W04
2. Column 2 ID aset running sequence (faas_asset) e.g. 00001839
3. Column 3 Keterangan pendek mengenai aset (faas_desc) e.g.
SERVER DELL
4. Column 4 Keterangan panjang mengenai aset (faas_longdesc) e.g.
No. SIRI: 8Y5NR1S (TKT BAWAH BLOK 11 [KONSOL])
5. Column 5 Jenis aset dalam SAGA (faas_assettype) e.g. MA38101-
61150
6. Column 6 Kategori aset dalam SAGA (faas_assetcat) e.g. F
7. Column 7 Department (faas_dept) e.g. W04
8. Column 8 Cost Centre (faas_ccentre) e.g. MA38101
9. Column 9 Lokasi aset dalam SAGA (faas_location) e.g. W040100
10. Column 10 Label barkod aset (faas_barcode) - kombinasi
faas_company & faas_asset
11. Column 11 ID pembekal dalam SAGA (faas_supplier) e.g. W04BY001
12. Column 12 Tarikh pembelian aset (faas_purdate) e.g. 2009-06-30
13. Column 13 Harga pembelian aset (faas_purprice) e.g. 17750
14. Column 14 Tarikh permulaan book value (faas_bookstart)
15. Column 15 Book rate (faas_bookrate)
16. Column 16 Invoice ID (invoice_id) e.g. 00000443
17. Column 17 Invoice Date (invoice_date) e.g. 2007-10-23
18. Column 18 No. pesanan kerajaan (order_id) e.g. 000246-00
19. Column 19 Kod peruntukan (glcode)
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 14 of 17
SPA Table Name: 312
No. SAGA Field Name SPA Field Name SPA Field Type
1. Column 1 daerah VARCHAR (8)
2. Column 2 code VARCHAR (60)
3. Column 3 N/A. Mapping only.
4. Column 4 N/A. Mapping only.
5. Column 5 N/A. Mapping only.
6. Column 6 N/A. Mapping only.
7. Column 7 N/A. Mapping only.
8. Column 8 N/A
9. Column 9 N/A. Mapping only.
10. Column 10 SAGA_Asset_No VARCHAR (20)
11. Column 11 N/A. Mapping only.
12. Column 12 rec_date DATE
13. Column 13 cost DOUBLE
14. Column 14 N/A
15. Column 15 N/A
16. Column 16 no_invoice VARCHAR (50)
17. Column 17 invoice_date DATE
18. Column 18 gov_order_no VARCHAR (150)
19. Column 19 N/A
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 15 of 17
APPENDIX C – Rekod penyelenggaraan aset (SAGA à SPA)
File Name: AssetMaintenance_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt
No. Field Name Description
1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA e.g. W02
2. Column 2 Kod jenis penyelenggaraan e.g. PKD1 (Kenderaan), PAK1
(Alatan Pejabat), PKM1 (Peralatan Komputer)1
3. Column 3 ID aset running sequence e.g. 00002463
4. Column 4 Kos kerja penyelenggaraan
5. Column 5 Invoice Ref. No. & Order No. Both items in a single column, separated using symbol (^) e.g. 09/4175^006271-00, 09/4176^006270-00
6. Column 6 Tarikh kerja penyelenggaraan e.g. 2009-06-05
7. Column 7 Kod syarikat pembekal e.g. W02ME007
8. Column 8 Keterangan kerja penyelenggaraan e.g. NAZA RIA V6 (A)
SE
SPA Table Name: 312_maintenance
No. SAGA Field Name SPA Field Name SPA Field Type
1. Column 1 Code VARCHAR (60)
2. Column 2 Maint_Code_SAGA (New
field) VARCHAR
3. Column 3 Code DOUBLE
4. Column 4 Cost DOUBLE
5. Column 5 Invois_Ref_No /
Gov_Order_no VARCHAR
6. Column 6 Send_Date DATE
7. Column 7 Supplier_No VARCHAR
8. Column 8 Description TEXT
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 16 of 17
APPENDIX D – Rekod susut nilai aset (SAGA à SPA)
File Name: Depreciation_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt
No. Field Name Description
1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA (company) e.g.
W02
2. Column 2 Empty column. Label barkod aset (kombinasi value
company & asset no.).
3. Column 3 ID aset running sequence (asset no.) e.g. 00000975
4. Column 4 Nilai buku semasa (current net book value) e.g. 956.73
5. Column 5 Nilai perolehan (purchase value) e.g. 1400
6. Column 6 Tarikh nilai buku semasa (current net book value effective
date) e.g. 2009-06-30
SPA Table Name: 312
No. SAGA Field Name SPA Field Name SPA Field Type
1. Column 1 code VARCHAR (60)
2. Column 2 N/A
3. Column 3 code VARCHAR (60)
4. Column 4 Current_Value DOUBLE
5. Column 5 cost DOUBLE
6. Column 6 N/A
Kanntronics Sdn. Bhd.
Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA Page 17 of 17
APPENDIX E – Rekod aset dilupus (SAGA à SPA)
File Name: Disposal_WriteOff_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt
No. Field Name Description
1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA e.g. W02
2. Column 2 ID aset running sequence e.g. 00000975
3. Column 3 Harga lupus e.g. 1
4. Column 4 Tarikh lupus e.g. 2008-03-07
5. Column 5 Jenis pelupusan e.g. W, D
6. Column 6 Sebab pelupusan e.g. ASSET TRANSFER TO A01,
PELUPUSAN PA38101 A02
APPENDIX F – Rekod aset hilang/hapus kira (SAGA à SPA)
File Name: Same as APPENDIX E
APPENDIX G – Rekod barkod aset yang dijana (SPA à SAGA)
SPA Table Name: 312
No. SAGA Field Name SPA Field Name SPA Field Type
1. Column 1 code VARCHAR (60)
2. Column 2 SAGA_Asset_No VARCHAR (20)
File Name: Barcode_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt
No. Field Name Description
1. Column 1 Kod merujuk kepada no. barkod yang dijana dalam SPA
2. Column 2 Kod merujuk kepada no. aset yang dijana dalam SAGA