UNIVERSIDAD DE ORIENTE.

NÚCLEO DE MONAGAS.

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS.

CURSOS ESPECIALES DE GRADO.

ÁREA: AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS INDUSTRIALES.

SEMINARIO: SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL PARA PROCESOS Y COMUNICACIÓN INDUSTRIAL.

UNIDAD III: Sistemas de Planificación Empresarial (ERP).

(Integración de ERP´s)

PROFESOR:

ING. JESÚS CHAPARRO.

EQUIPO PLC:

ABREU M. EDGAR L.

C.I.: V-18.657.589.

MARQUEZ O. FRANCISCO E.

C.I.: V-19.782.155.

MARZO DE 2014

ÍNDICE

Introducción……………………………………………………………………..

Marco Teórico:

ERP………………………………………………………………………

Modelo de Integración de ERP………………………………………..

Implementación de ERP………………………………………………..

Beneficios y Desventajas de Implementar ERP……………………..

Discusión………………………………………………………………………..

Conclusiones……………………………………………………………………

Referencias Bibliográficas…………………………………………………….

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INTRODUCCIÓN.

En los últimos años se han podido ver una gran variedad de avances en las distintas tecnologías de información, esto ha permitido la creación de sistemas de información mucho más sofisticados y por supuesto con mayor integración al pasar el tiempo.

Los ERP’s son uno de estos sistemas, integrando las grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema. Sin embargo se han establecido varios sabores de sistemas ERP’s, cada uno con sus respectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERP’s, para que las diferentes empresas tengan varios opciones a seleccionar.

En la investigación que será presentada se mencionan algunos aspectos importantes de la integración de los sistemas de planificación de recursos empresariales, entre ellos sus ventajas de implementación, desventajas y explicación de los beneficios que recibe la empresa. Aparte se mencionan los pasos de un modelo pre planteado de integración de ERP.

MARCO TEÓRICO.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por

sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la planificación de recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripción por el uso de servicios.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. [1]

Modelo de integración de un ERP.

1. Crea un plan de proyecto de alto nivel y una estrategia de implementación del módulo. Aquellos módulos con el mayor número de puntos de integración deberían, a menos que las necesidades del negocio de otra manera lo dicten, ser los primeros en configurar. Ejemplo: El libro mayor toca muchos otros módulos. La implementación de módulos con muchos puntos de contacto primero puede ahorrar el trabajo posterior.

2. Construye un equipo de proyecto que represente a todas las áreas funcionales y las múltiples divisiones de la organización. Haz que el equipo diseñe su propia estructura, liderazgo y principios de funcionamiento de manera que todo el mundo utilice el mismo formato de presentación de informes, seguimiento de problemas y otros métodos de realización del trabajo.

3. Revisa la política de la empresa, las reglas del proceso y los requisitos de información. Durante esta fase, trata de diseñar procesos más eficientes e identifica las áreas problemáticas actuales. Estos se utilizarán en fases posteriores de la implementación. Actualiza tu plan del proyecto para incluir más detalles.

4. Realiza un análisis de Ajuste/Brecha, que consiste en configurar el nuevo sistema y el procesamiento de las transacciones, para medir qué tan bien cumple con los requisitos señalados en el paso anterior y lo bien que coincide con los procesos eficientes que imaginaste durante la revisión del proceso actual. Identifica las personalizaciones como las interfaces y los informes necesarios para soportar los requerimientos que no se cumplen en el sistema de entrega. Toma

decisiones de configuración y rellena las tablas del sistema de cimentación de configuración (códigos, reglamentos y otras configuraciones). Añade datos de la muestra de modo que el sistema pueda actuar como un prototipo para proporcionar una herramienta de prueba inicial para validar el diseño. Actualiza el plan del proyecto con más detalle.

5. Diseña interfaces, reportes, personalizaciones y los procesos de conversión de datos que descubras en la fase de Ajuste/Brecha. Crea especificaciones que puedan ser entregados a los desarrolladores en la siguiente fase. Crea escenarios para probar el sistema. Actualiza el plan del proyecto con más detalle.

6. Escribe programas definidos en el paso anterior. La codificación de los programas incluye tener el desarrollador "Unit Test" junto con el usuario funcional que define los requisitos y escenarios de prueba. Define los nuevos procesos modelados después de los procesos eficientes diseñados en los pasos anteriores, pero que encajen con los procedimientos inherentes al nuevo sistema. Utiliza los nuevos procesos y procedimientos del sistema para construir formación y documentación.

7. Prueba el sistema completamente. En primer lugar, realiza "pruebas de integración", un conjunto de pruebas que realiza tantos escenarios como sea posible en los ciclos de vida completos utilizando todas las aplicaciones y módulos juntos para asegurarte de que funcionen como debieran y funcionen juntos. En la siguiente etapa haz una prueba de los ciclos para duplicar los sistemas actuales y compara los resultados para asegurar que éstos sean los mismos, o si son diferentes, debe haber una buena razón. Esta fase se refiere a menudo como "pruebas en paralelo".

8. Capacita a los empleados y a los otros usuarios tanto en los procedimientos del sistema y las nuevas reglas de proceso. Prepara a toda la organización y haz que los vendedores y los clientes sean conscientes de los cambios y cómo cada uno se verá afectado.

9. Implementa el sistema y monitorea el desempeño, la precisión y la fiabilidad. Este paso será continuo e incluye el soporte del usuario y la aplicación de actualizaciones y parches suministrados por el proveedor. [3]

Implementación de ERP.

A la hora de realizar la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de consultoras tecnológicas. La consultoría en materia de ERP es de dos tipos, la consultoría de negocios y la consultoría técnica. La consultoría de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compañía y evalúa su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalización de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultoría técnica muchas veces implica programación.

La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Muchas de las empresas que buscan la implantación de un ERP cometen el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantación sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administración del cambio.

Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no están diseñados para su personalización, así que muchos negocios implementan sus sistemas ERP siguiendo las mejores prácticas de la industria. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes; la personalización de dichos elementos se debe hacer en cada implementación. Es importante tener en cuenta que en ciertas ocasiones tiene mucho más sentido la compra de paquetes de generación de reportes fabricados por terceros y que están hechos para interactuar directamente con el ERP.

Hoy en día, un buen número de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de este tipo de interfaz es que no requiere la instalación de una aplicación cliente. Mientras se tenga una conexión a Internet (o a la red local de la empresa, según sea el caso), se puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web. [1]

Beneficios y Desventajas de implementar ERP.

La implantación de un sistema ERP, adecuadamente realizada, proporciona los beneficios siguientes:

Automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma manual por efecto de imponer una nueva estructura lógica, resultante muchas veces de una reingeniería, con los consiguientes ahorros de tiempo de operación, mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad de la empresa.

Integra todas las áreas de una organización de manera que ésta tiene más control sobre su operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditoría.

Permite disponer de una solución integrada para algunas de las funciones de la organización, lo cual garantiza la actualización continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geográficas donde se ubique la organización, mejorando así el proceso de la toma de decisiones.

Se crea una Base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones que se realizan en la empresa independientemente de la ubicación geográfica, el acceso a la información a una

base de datos única, centralizada e integrada mejora el proceso de toma de decisiones.

A menudo las organizaciones tienen diferentes tipos de software integrados dentro de ella. Un sistema ERP consolida todo el software en un solo sistema.

Y algunas desventajas de estos sistemas son:

Costos: Este es uno de los inconvenientes más importantes que enfrenta una empresa. Además de los propios al producto existen costos como los de capacitación, implementación, soporte, configuración, etc.

Tiempo y complejidad de Implementación: La implementación de un sistema ERP es un proceso intensivo en el uso del tiempo, lo que puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones de la empresa.

Personal: Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si éstas no están bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organización se verá afectada como un todo.

Son totalmente inadecuados para proveer información complementaria para la toma de decisiones: La toma de decisiones requiere información complementaria para el logro de los objetivos. No permiten a los usuarios diseñar reportes con independencia del área de sistemas.

Difícil acceso a la historia de saldos: Datos como saldos en inventarios, cuentas por pagar, y costos de productos son parámetros que el sistema calcula cada vez que éstos se requieren, y sólo se guarda el dato de cierre del período. Esto dificulta modificar los indicadores ante cambios en el entorno del negocio.

Complejidad para integrar la información externa contenida en sistemas externos al ERP: La dificultad para integrar la información en los ERP se produce porque las empresas tienen sistemas independientes de distintos proveedores cuya estructura de datos obedece a un modelo de datos no compatible con el del ERP. [2]

DISCUSIÓN.

Cuando una empresa decide implementar tecnología informática en sus procesos productivos, con el fin de optimizar las operaciones y reducir costos, el primer paso será evaluar cuales son las necesidades concretas de la compañía, y cuál es la mejor herramienta para lograr los resultados esperados.

Si bien existen gran cantidad de empresas que ofrecen servicios de software de versiones denominadas sectoriales, que son creadas especialmente a medida de cada uno de los requerimientos de los distintos departamentos de una organización, lo cierto es que lo más recomendable es la utilización de un sistema ERP debido a las ventajas que brinda en cuanto a correcto manejo de la información, reducción de costos e interacción permanente de las áreas de la empresa.

En general, cuando una compañía decide cambiar sus herramientas informáticas por un software de ERP deberá pasar por un proceso denominado comúnmente como reingeniería de procesos, durante el cual los distintos sectores de la organización deberán adecuarse a la nueva aplicación y su forma de uso.

Para lograr la implementación inmediata de un sistema ERP en una empresa, este tipo de software debe poseer la virtud de poder ser configurado según ciertos parámetros para responder a las necesidades propias que presente cada departamento de la empresa u organización.

No obstante, la implementación exitosa de un sistema ERP requiere tiempo y esfuerzo, por lo cual antes de comenzar a utilizarlo es conveniente definir ciertos aspectos relacionados al futuro de nuestra empresa. Es fundamental saber cuál es el modelo de gestión y de negocio que perseguimos con nuestro emprendimiento, de qué manera llevaremos a cabo la implementación de TIC en los procesos productivos y que resultados se pretenden obtener al usar ERP.

Por otro lado, se deben evaluar las posibles variantes que se enfrentaran al implementar este tipo de sistemas, ya que al comenzar a usarlo se va a tener que modificar la estructura tecnológica actual, produciendo importantes cambios en la organización de los procesos. Luego se debe hacer el seguimiento debido para evaluar los resultados de la nueva herramienta.

En la actualidad es común tender a contratar empresas especializadas en implementación de software, tercerizando el proceso. En general, los proveedores de software de gestión empresarial aseguran mediante estudios y exámenes pilotos la funcionabilidad del sistema, teniendo resultados confiables en cortos periodos de tiempo.

Debido a tal tercerización se ha hecho muy sencilla la puesta en marcha de ERP, pero hay que tener cuidado porque muchas empresas por ahorrar dinero y no pagar a personal especializado incurren en el error de contratar servicios no profesionales que pueden traer grandes consecuencias a la empresa en cuestión.

Y es por lo anterior que se dice que no todo es tan bonito como suena, los sistemas ERP pueden también poseer una serie de desventajas que deberán ser profundamente evaluadas antes de intentar implementar este software, ya que un error que puede parecer leve puede traer estragos incalculables y pérdidas millonarias.

En los últimos años gran cantidad de empresas han acometido sus proyectos ERP integrando sus procesos de back-office en los sistemas de información. En la actualidad, la economía global demanda sistemas ERP interoperables, multiempresa y multicanal vinculados con el mundo exterior. Integrarlo todo y con todos.

Surgen sistemas ERP II, nuevos sistemas CRM, plataformas e-business, y la necesidad “real” de integración de todos los procesos y de la operativa de la compañía con estas nuevas herramientas. Tal necesidad surge por las nuevas TIC desarrolladas e implementadas en la actualidad.

En respuesta a esta nueva demanda, las empresas están implantando diversas arquitecturas destinadas a obtener toda la información necesaria de sus clientes, convirtiendo estos datos en una parte importante y de gran valor para estas corporaciones.

Las estructuras tradicionales se quedan obsoletas y no cuentan con las herramientas adaptadas a estas necesidades concretas. Multitud de organizaciones ya están desarrollando sistemas para facilitar la toma de decisiones, centrando sus actividades en hacer operativos y eficaces estos procesos basados en soluciones por medio de software ERP.

CONCLUSIONES.

Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la “información” como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de información adecuados para administrar rápidamente y eficientemente dicha información. Las empresas tienen la opción de desarrollar sus propios sistemas de información o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos.

Una opción viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe comprar el Software y Hardware, sino que además de hacer cambios en la forma de cómo trabajan y lo más importante es darle seguimiento a estos cambios, independientemente del Software ERP que seleccionen.

La implementación de un ERP no es tarea fácil y requiere un compromiso de ambas partes. Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reducción de costos y otros intangibles como satisfacción de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementación de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

[1] Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. [Documento en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales (Consultado el 08 de marzo del 2014).

[2] Implementación de Sistemas ERP, su impacto en la gestión de la empresa e integración con otras TIC. [Documento en línea]. Disponible en: http://www.capic.cl/capic/media/ART3Benvenuto.pdf (Consultado el 09 de marzo del 2014).

[3] ¿Cómo implementar un sistema ERP? [Documento en línea]. Disponible en: http://www.ehowenespanol.com/implementar-sistema-erp-como_255600/ (Consultado el 09 de marzo del 2014).