INSTRUMENTOS PARA RECOPILAR INFORMACIÓN

“SI TU VIDA NO ES DE LA FORMA QUE QUIERES, FIJATE EN QUE ESTÁS MINTIENDO”

“SI TU VIDA NO ES DE LA FORMA QUE QUIERES, FIJATE EN QUE ESTÁS MINTIENDO”

PROCESO PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Planeación para la recolección de datos entre consultor y alta

dirección

Planeación para la recolección de datos entre consultor y alta

dirección

Recolección de la

información

Análisis de la informaciónAnálisis de la información

Retroalimentación de los datos Seguimiento

PLANEACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOPILADAPLANEACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA

Preguntas que se pueden plantear en esta etapa:¿Cuál es el problema y qué es lo que parece estarlo causando?¿Cuál es el grado de aceptación y resistencia a las diversas posibilidades de cambio dentro del sistema?¿Existe consciencia en todos los niveles de la necesidad del cambio?¿Se permite en todos los niveles de la organización examinar los problemas centrales?¿Se conoce en la organización que el cambio tiene su grado de recompensa?¿Se logra un beneficio si se permanece en la situación actual?

Cuestionarios

Instrumentos para recopilar información

Entrevistas

Observación

Información documental

CUESTIONARIOS• OBJETIVO: descubrir hechos u opiniones y reunir datos

objetivos y cuantificables.

Toda información obtenida debe ser verificada y complementada con entrevista directa y cuestionarios.La información mediante cuestionarios tiende a ser encajonada, anónima, ambigua y dar datos fríos.

En los cuestionarios se pregunta lo que el encuestador “quiere saber” y no lo que las personas piensan que “debería saber”, sin embargo éste puede ser útil cuando se elabora conjuntamente con el gerente y los representantes de la población que se desea sondear.

ENTREVISTAS

• Objetivo: explorar la manera en que el grupo puede involucrar su eficiencia.

• El entrevistador generalmente es un consultor.

• Las entrevistas descubren las opiniones y los sentimientos positivos y negativos sobre muchos aspectos: claridad de las metas individuales y grupales, efecto del estilo administrativo, y asuntos personales jamás manifestados.

Preguntas abiertas: • ¿Cómo andan las cosas por aquí?• ¿Qué cambios le gustaría ver?• Como se podría incrementar la eficiencia

de esta organización?

Preguntas sobre la administración:• ¿Cómo describiría usted el hastío

administrativo del señor X?• ¿Cómo piensa que él podría ser más

eficiente?

Preguntas sobre las relaciones internas de la organización:•¿Con quién le gusta más a usted trabajar?

•¿Quién tiene mayor influencia en su organización?

•¿Se mantiene usted informado de lo que pasa?

Preguntas sobre las relaciones con otras organizaciones:Cuando hay problemas con otras organizaciones, ¿qué es lo que puede hacer con ellos?¿Puede dar algunos ejemplos de los asuntos no resueltos con otras organizaciones?¿Piensa usted que les podría aconsejar para realizar un mejor trabajo?

Preguntas formuladas al primer nivel de la empresa:•Describa brevemente como está conformada la estructura organizacional de la empresa.•¿Delega usted la autoridad en sus subordinados?•¿Cuáles son las razones por las cuales el personal abandona la empresa?•¿Cuál es la principal causa del ausentismo?•¿Los empleados de la empresa tienen posibilidades de ascenso, es decir, de poder realizar un plan de carrera en la empresa?•¿Cómo considera la dedicación e iniciativa de los empleados hacia su trabajo?•¿La actitud positiva o negativa de los empleados se debe a factores interno o externos de la empresa?•¿Con que periodicidad se realizan evaluaciones sobre el desempeño del personal?•¿De que manera se les brinda retroalimentación a los empleados sobre los resultados de la encuesta y quien lo lleva a cabo?•¿Los empleados sienten más lealtad hacia usted, hacia el superior de usted, hacia el director general, hacia sus compañeros o hacia la empresa?, ¿A qué lo atribuye?•¿Cómo califica el nivel de cooperación en los diferentes niveles organizacionales?•¿Cómo califica su relación con su equipo de trabajo? ¿A qué lo atribuye?•¿Con que periodicidad realiza reuniones con su equipo de trabajo?

Formulario para entrevista a administradores de documentosNombre de la persona entrevistada _________________ posición___________

Departamento_________ Localización de la oficina___________ tel._________

1. ¿Hay por lo menos una persona encargada de la administración de documentos?

Si________ No__________

2. Si la hay ¿Cuáles son las responsabilidades de esa persona?___________

3. ¿Tienen ustedes un programa de retención y disposición? Si ___ No ____

¿Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

4. ¿Es su área de archivo adecuada para las necesidades proyectadas dentro de cinco años, incluyendo papel, micrófonos, discos de información óptica, medios magnéticos? Si____ No___

5. ¿Afectan las reglas gubernamentales a sus documentos? Si________ No________

Si los afectan específicamente, ¿Cuáles de las reglamentaciones?___________________

6. ¿Usan ustedes un manual de administración de documentos? Si _____ No ___________

¿Se usa el manual regularmente? Si __________ No _______

7. ¿Tienen ustedes un manual de administración de correspondencia? Si _____ No _____

¿Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

8. ¿Tienen ustedes un manual de administración de directrices administrativas?

Si ___ No ______

¿Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

9. ¿Tienen ustedes un manual de Administración de formularios?

Si ___ No ______

¿Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

10. ¿Tienen ustedes un manual de administración de informes? Si ___ No ______

¿Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

11. ¿Tienen ustedes un manual de administración copias? Si ___ No ______

¿Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

12. Explique su percepción de lo que significa la administración de documentos

______________________________________________________________________

13. ¿Qué problemas enfrentan ustedes en el uso diario de documentos?

______________________________________________________________________

14. ¿Qué medidas de seguridad se usan para proteger los documentos?

______________________________________________________________________

15. Haga un diagrama de flujo de los documentos en su oficina. (use el dorso de ésta página)

IND

ICAD

OR

IND

EPEN

DIE

NTE

(x)

estr

ateg

ias

de c

alid

ad

INDICADORES ITEM

X1 Imagen institucional¿Identifica cual es la misión, visión y política de calidad de esta empresa?Existe respeto entre sus compañeros, no importando creencias, ideologías y costumbres?

X2 Descripción de puestos y funciones¿Antes de laborar en esta empresa recibió alguna capacitación de acuerdo al puesto a desempeñar?¿Existe una descripción de puestos en este departamento?

X3 Comunicación efectivaLa información proporcionada por su jefe es útil para desempeñar sus funciones?¿Cuándo existe la posibilidad de variar el trabajo entre departamentos está usted en la mejor disposición?

X4 Calidad en la atención¿La capacitación recibida para desempeñar sus funciones, realmente le es útil?¿A usted como empleado, le proporcionan el equipo adecuado para desempeñar su trabajo?

X5 Gestión de la calidadHa revisado los manuales de procesos y procedimientos de la empresa para desempeñar las actividades correctamente?¿Cómo califica el servicio de esta empresa?

SUGERENCIAS PARA REALIZAR UNA ENTREVISTA EXITOSA

1. Al iniciar “rompa el hielo” para establecer un clima de confianza con el entrevistado.

2. Nunca utilice un escritorio para hacer una entrevista, pues ello constituye una barrera psicológica y física que inhibe al entrevistado.

3. Elija una habitación apropiada que impida la distracción y que permita la privacidad.

4. Sea empático con el entrevistado.5. Durante la entrevista, llame al entrevistado por su primer nombre.6. Sea receptivo y reactivo (disipe cualquier duda que surja durante la

entrevista)7. Converse clara y abiertamente.8. Sondee la situación (el clima organizacional).9. No se deje influir por la primera impresión.10. Mire directamente a la cara del entrevistado.11. Mantenga una postura relajada.12. Utilice refuerzos no verbales.

OBSERVACIÓN• Esta herramienta sirve para

corroborar la información recopilada.

• Limitaciones: El observador puede sesgar la

información. Puede verse realizado sobre un hecho

aislado y se corre el riesgo de hacer generalizaciones sobre el mismo.

La observación puede no ser real, ya que la persona al sentirse observada puede modificar su comportamiento.

Es difícil codificar e interpretar la información recopilada.

El tamaño de la muestra es inconsistente, ya que varía.

Es costoso.

• Beneficios:a. No cuesta nada

llevarla a cabo y se puede utilizar cada vez que se requiera.

b. Proporciona información de comportamiento real.

Información documental

• Instrumento heurístico inmediato para el consultor para obtener información estadística: Rotación, ausentismo, organigramas y cuadros de procesos.

• Limitaciones: Información obsoleta. Si la información es

demasiada, se puede perder el sentido de la consulta al tomar datos irrelevantes y dejar los importantes.

• Ventajas:a. Se encuentra a

disposición del consultor y no implica costo.

b. Puede representar muchas horas de ahorro, ya que no se duplica la información.

c. Es fácilmente cuantificable.

ANÁLISIS Y RETROALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

ANÁLISIS CUALITATIVO• Es fácil de realizar ,

pero la ponderación de los datos es muy difícil.

Análisis de contenido: Se utiliza para sumarizar datos u opiniones dentro de categorías significativas o relevantes.

Análisis de campo – Fuerza de Lewin: Se basa en el análisis de fuerzas: las impulsoras y las restrictivas.

Diagramas: Se elaboran para representar diversos comportamientos organizacionales y se hace para comprender mejor algunos resultados.

Fuerzas para el cambio

Necesidad sentida por la

organización.

Crisis organizacional

Rotación

Obsolescencia de productos

Cambios en leyes

Baja calidad y productividad

Cambio en materia prima

Fuerzas para mantener el Statu quo

Burocracia (rigidez)

Teoría X

Inercia organizacional

No sienten necesidad de cambio

Temor al cambio

IMPULSORAS RESTRICTIVA

SDIAGRAMA DE CAMPO FUERZA DE KURT LEWIN

DIAGRAMAS

Gómez Rodríguez

Bezares Fonseca

Barajas **

González ( ) Rocha

Castillo Muñoz

Garavito

Godínez

Fernández

** Líder formal( ) Líder informal

DIAGRAMA DE MORENO: CONFORMACIÓN SOCIOLÓGICA DE GRUPOS INFORMALES

Persona Preferencia

A ---------------------------------------------B----------------------------------------------C----------------------------------------------D---------------------------------------------E-----------------------------------------------F-----------------------------------------------G----------------------------------------------H----------------------------------------------I-----------------------------------------------J-----------------------------------------------

B, C, DC, FB, A, FC, F, GA, G, HC, EC, D, HIHNadie

AAB

C

D

FF

EE

G

J

II

HH