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Versión 1.0 20 de mayo de 2014

Instructivo Ficha Alumno


Napsis Plataformas | Capacitación | Medición y Evaluación de aprendizajes

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Contenido

1 Módulo Administración Ficha .................................................................................................... 4

1.1 Sección “Configuración ficha alumno” ................................................................................ 4

1.1.1 Creación de una ficha ................................................................................................. 5

1.1.2 Edición de una ficha creada ...................................................................................... 11

1.1.3 Duplicar una ficha existente ...................................................................................... 11

1.1.4 Eliminar una ficha existente ...................................................................................... 13

1.1.5 Consideraciones generales de la configuración de las fichas ................................... 13

1.2 Sección “Configuración listas” ........................................................................................... 14

1.2.1 Creación de listas....................................................................................................... 15

1.3 Sección “Configuración de impresión” .............................................................................. 17

1.3.1 Creación de una plantilla de impresión ..................................................................... 17

2 Módulo Alumno ........................................................................................................................ 20

2.1 Sección “Ficha alumno” ..................................................................................................... 20

2.1.1 Ficha “Identificación” ................................................................................................ 22

2.1.2 Ficha “Familia”........................................................................................................... 24

2.1.3 Ficha “Familiares” ...................................................................................................... 24

2.1.4 Ficha “Social” ............................................................................................................. 26

2.1.5 Ficha “Salud” ............................................................................................................. 27

2.1.6 Carpeta Alumno ........................................................................................................ 28

3 Módulo Informes ....................................................................................................................... 31

3.1.1 Sección Informe Dinámico ........................................................................................ 31



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1 Módulo Administración Ficha

Este módulo está diseñado para que cada establecimiento educacional pueda configurar, crear y editar las diferentes fichas asociadas a los estudiantes parametrizando los datos que consideren pertinentes que aparezcan en cada una de ellas, tales como: familiares, sociales, personales, de salud, entre otros. Cabe señalar, que en este módulo sólo se configuran las plantillas o formatos de las diferentes fichas, ya que el ingreso de la información de cada estudiante se realiza en el módulo “Alumnos”, sección “Ficha Alumnos”, procedimiento que se explica en el apartado N° 2.1 del presente documento. Las funcionalidades de este módulo están distribuidas en tres secciones, las que se detallan a continuación:

1.1 Sección “Configuración ficha alumno” Esta sección permite crear y/o editar las diferentes fichas de información con las que el establecimiento desee trabajar. Cabe señalar, que el sistema tiene cargadas, por defecto, cinco fichas con datos precargados las que no podrán ser eliminadas, pero sí editadas, desactivadas y duplicadas. Estas fichas son: “Identificación”, “Familia”, “Familiares”, “Social” y “Salud” las que aparecen acompañadas a la izquierda de su nombre por un símbolo (franja) de color gris para diferenciarlas de aquellas que se han incorporado por parte del establecimiento educacional que se acompañan con un símbolo de color verde, tal como figura en la siguiente imagen la última ficha del listado, con nombre “Ficha Pastoral”.

Imagen N° 1. Listado de Fichas cargadas por sistema



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En el listado de las fichas aparecen cuatro columnas, tales como:

Ficha : Muestra el nombre asignado a la ficha.

Creador : Indica desde dónde se origina la ficha, pudiendo aparecer el nombre de un funcionario del establecimiento educacional que tenga un perfil de acceso a esta funcionalidad y haya creado una ficha, como también puede figurar como creador el “Sistema” cuando corresponde a una ficha cargada por defecto en la plataforma.

Estado : Corresponde al estado en el que se encuentra la ficha, pudiendo estar “Activa” o “No activa”. En el primer caso, indica que está ficha está siendo utilizada por el establecimiento educacional para ser completada con los datos de los estudiantes; en el segundo caso, señala que la ficha está deshabilitada y, por tanto, no aparece visible para poder completarla en la ficha de los estudiantes (para revisar en detalle el ingreso de información en las fichas se sugiere revisar el punto 2.1 del presente documento).

Acciones : Columna que puede contener dos o tres íconos, dependiendo si corresponde a una ficha precargada por el sistema o a una cargada por el establecimiento educativo. En el primer caso, aparecerá la opción de “Editar” (cuadro naranjo de imagen N° 1) y “Duplicar” (cuadro verde de imagen N° 1), en cambio cuando corresponda a una ficha creada por el establecimiento aparecerán los dos opciones antes indicadas, pero además se sumará la opción de “Eliminar” (cuadro amarillo de imagen N° 1).

1.1.1 Creación de una ficha Para crear una ficha se debe hacer clic en la opción “Crear nueva ficha” y que se encuentra posicionada en la parte superior derecha de la lista, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 2. Opción crear nueva ficha



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Una vez que se haya presionado la opción, se abrirá un formulario que debe ser completado y configurado por el establecimiento en función a los datos que se quiera contemplar en la ficha respectiva. Este formulario está compuesto por varios elementos, entre los cuales figuran:

Nombre : Se debe registrar el nombre que se le asignará a la ficha para guardarla en el sistema.

Activa : Se debe seleccionar el check box o recuadro haciendo clic sobre él y dejándolo con un ticket o visto bueno, siempre y cuando, desee dejar vigente la ficha para completarla con datos de los estudiantes.

Sostenedor : Columna que contiene las diferentes categorías que pueden ser incluidas en la ficha junto con los diferentes campos que conforman a cada una de ellas, sean éstos entregados por defecto por el sistema o bien creados por el establecimiento educacional.

Colegio : Columna en la que se van incorporando los diferentes campos que irán conformado la ficha respectiva, los que se encuentran disponible para su selección dentro de las categorías que forman parte de la columna “Sostenedor”.

Imagen N° 3. Formulario creación de ficha



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Los campos que se desean agregar a la plantilla de la ficha que se está creando, se deben seleccionar dentro de las categorías disponibles en la columna “Sostenedor” haciendo clic sobre el nombre de cada una de ellas, desprendiéndose el listado con los campos que contienen.

Imagen N° 4. Selección de campos en una categoría

Posteriormente, se debe seleccionar el campo que se desea incorporar traspasándolo a la columna “Colegio”, utilizando para ello la funcionalidad de “tomar, arrastrar y soltar” con el mouse de su equipo.

Tomar : Seleccionar el elemento que desea agregarse haciendo clic sobre él manteniendo presionada la opción (paso 1 de imagen N° 5 destacado en cuadro naranjo).

Arrastrar : Manteniendo seleccionado el elemento, éste debe ser trasladado al lugar o posición en el que se desea que esté disponible (paso 2 de imagen N° 5 destacado en cuadro verde).

Soltar : Una vez que el elemento se encuentre posicionado en el lugar correcto, se debe soltar el botón que se mantenía presionado mientras se estaba arrastrando el elemento seleccionado (paso 3 de imagen N° 5 destacado en cuadro amarillo).



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Imagen N° 5. Función tomar, arrastrar y soltar

En caso que se desee desasociar o quitar un elemento que se ha incoporado a la columna “Colegio”, se debe hacer clic sobre la flecha que aparece al costado izquierdo del elemento respectivo y éste será quitado de la plantilla, reincorporándose a la columna “Sostenedor” y quedando disponible en caso que posteriormente desee utilizarse en esta u otra plantilla. Existen ciertos campos que pueden ser configurados, otros no. Aquellos que tienen la opción de configuración podrán identificarse porque a su costado derecho aparecerá visible un ícono que simboliza una rueda (cuadro naranjo imagen N° 6), el que al presionarlo desplegará un recuadro que debe completarse con los datos asociados al mismo (ver imagen N° 7) como por ejemplo los valores que pueden aparecer por defecto al momento de completar el formulario con las fichas de los estudiantes o indicar si el campo es requerido (obligatorio) al momento de guardar la ficha. Una vez completado se debe selecionar la opción destacada en color azul “Guardar” para que se actualize la configuración del campo correspondiente. Es importante tener en consideración, que no es obligatoria la configuración del campo, ya que si no se realiza de igual modo aparecerá la visualización de los campos al momento de completar la ficha, sólo que asumirá que el campo no es obligatorio y, además, no dará valores por defecto al momento de realizar el ingreso de datos.



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Imagen N° 6. Selección de configuración de campos

Imagen N° 7. Configurar campos

Dentro de la columna “Sostenedor”, aparece un botón que tiene por nombre “Nuevo campo”, éste cumple la función de incorporar campos que no están dados por defecto por el sistema y que el establecimiento puede considerar pertinente agregar. Cabe señalar, que el campo incorporado deberá asociarse a una de las categorías preestablecidas en el sistema. A continuación se señalan los pasos que se deben seguir para incluir un nuevo campo a las categorías existentes y que, posteriormente, se encontrará disponible para asociarlo a la plantilla que se está creando.

Hacer clic en la opción “Nuevo campo”,

Se desplegará un recuadro que debe conpletarse con los datos solicitados, tales como: Etiqueta del campo: Corresponde al nombre que se le asignará. Descripción del campo: Permite ingresar una descripción libre asociada al

campo que se está incorporando, como por ejemplo una guía u orientación para tener precisión de lo que se debe registrar.



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Categoría: Se debe seleccionar de un listado la categoría en la que quedará registrado o asociado el campo, entre las que figuran: Personales, Familia, Sociales, de Salud, del Familiar u otros.

Sexo al que aplica: Se debe escoger del listado si este campo estará disponible para los estudiantes de sexo masculino o femenino o si quedará disponible para ambos.

Tipo de campo: Se debe seleccionar en que formato estará disponible el ingreso de datos del campo creado, pudiendo ser: Texto, área de texto, fecha, casilla de verificación, lista de selección única y lista de selección múltiple.

Listas: Esta opción sólo aparece disponible si se escoge como tipo de campo a una de las dos últimas opciones indicadas en el punto anterior, en el que se deberá seleccionar la lista que estará relacionada al campo incorporado, las que pueden revisarse en cuanto a su edición y creación en el apartado N° 1.2 del presente documento.

Seleccionar la opción “Crear nuevo campo” que aparece destacada en color azul al final del recuadro. De esta manera, el campo será registrado asociándolo a la categoría que se ingresó al momento de su confirguración. Los campos agregados por el establecimiento educacional quedarán a la derecha de su nombre acompañados de una franja verde pudiendo eliminarlos selccionando el ícono que se encuentra a su derecha y que simboliza un basurero. A diferencia de los entregados por el sistema que figurarán acompañados de una franja de color gris y sin la posibilidad de eliminarlos.

Imagen N° 8. Registro de un nuevo campo



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A continuación, se sintetizan los pasos que deben ejecutarse para la creación de una plantilla de una ficha:

Seleccionar la opción “Crear nueva ficha”,

Registrar el nombre de la ficha a crear,

Seleccionar si se dejará activa o no la ficha que se está creando,

Seleccionar los campos que se incorporarán a la ficha desde las distintas categorías de la columna “Sostenedor”, traspasándolas con la función “Tomar, arrastrar y soltar” traspasándolas a la columna “Colegio”,

Hacer clic en la opción “Guardar plantilla” que aparece destacada en botón de color azul al final de la pantalla. De esta manera, la ficha será incorporada al sistema siendo visible en el listado de fichas y con la posibilidad de editarla, duplicarla o eliminarla.

1.1.2 Edición de una ficha creada El sistema permite editar las fichas previamente creadas tanto por el sistema o por el establecimiento educacional. Para lo cual, se debe seleccionar en el listado de fichas aquella que se desea modificar haciendo clic en la opción de editar (cuadro naranjo de imagen N° 9). De esta manera, se abrirá la configuración existente con la posibilidad de editar su nombre, activarla o desactivarla, quitar datos a la plantilla o bien incorporar nuevos campos que inicialmente no se hayan considerado.

Imagen N° 9. Editar ficha

1.1.3 Duplicar una ficha existente La plataforma permite duplicar una ficha existente, haya sido ésta creada por el sistema o por el establecimiento educacional. Para ello, se debe hacer clic en la opción “duplicar” (cuadro naranjo



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de imagen N° 10). El sistema desplegará una recuadro para asignar un nombre a la plantilla que será duplicada (imagen N° 11) y una vez que éste se haya registrado se debe presionar la opción “Duplicar” quedando creada como una nueva ficha con la misma configuración que tenía aquella desde la que se duplicó, pero con la posibilidad de poder editarla o eliminarla utilizando las opciones que se encuentran disponible para tal efecto. Es importante considerar que la nueva ficha duplicada siempre queda en estado “No activa” independientemente si la ficha desde la cual se duplicó tenía el estado de “Activa” o “No Activa”. Por lo que si se desea activar para que aparezca visible al momento de registrar los datos en el formulario de los estudiantes, se deberá editar y activarla.

Imagen N° 10. Duplicar ficha

Imagen N° 11. Confirmación de duplicación



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1.1.4 Eliminar una ficha existente Es posible eliminar fichas previamente cargadas, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible sólo para aquellas fichas que haya incorporado el establecimiento educacional, no así para las que el sistema tiene cargadas por defecto. Para poder eliminar la ficha, se debe hacer clic en la opción “eliminar” (cuadro naranjo de imagen N° 12), desplegándose un mensaje que solicita la confirmación de la eliminación, en caso de que efectivamente se desee eliminar, se debe escoger la opción “eliminar” y de este modo la ficha se eliminará del registro del establecimiento educativo.

Imagen N° 12. Eliminación de fichas

1.1.5 Consideraciones generales de la configuración de las fichas

La opción de configurar campos permite al usuario personalizar las distintas fichas del sistema desde la creación de nuevos campos hasta la configuración específica de cada uno. Esta opción permitirá al colegio crear los campos que estime necesario.

Los campos son a nivel sostenedor, es decir, un colegio crea un campo y será visto por el resto de los colegios que son parte del sostenedor.

Los campos que se asocian a una ficha quedan relacionados al colegio, es decir, son independientes. Por ejemplo: un colegio puede tener asociado un campo en una ficha y otro colegio puede tenerlo asociado a otra ficha o simplemente no tenerlo. Los campos nuevos que están siendo utilizados en alguna ficha, no pueden ser eliminados.

Los campos cargados por defecto por el sistema no se pueden eliminar, lo mismo aplica para las fichas.

Algunos campos por defecto no se pueden desasociar de la ficha.

Algunos campos por defecto no se configuran.



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1.2 Sección “Configuración listas” Esta sección permite que el establecimiento educacional pueda crear, configurar y editar las listas que aparecerán visibles al momento de completar la ficha de los estudiantes. Esta funcionalidad cumple el objetivo de ir creando las opciones que un usuario puede escoger al momento de rellenar el formulario, pudiendo crear listas de selección única, como por ejemplo con opciones sí o no, como también listas de selección múltiple como puede ocurrir si se desea indicar él o los talleres extra programáticos en los que un estudiante participa, pudiendo ser en más de uno de ellos. Es importante tener en consideración, que el sistema tiene disponible una serie de listas precargadas, las que podrán distinguirse porque al lado izquierdo de sus nombres aparece una franja de color gris y en la columna que indica el creador aparecerá la palabra “Sistema”. Estas listas no podrán ser eliminadas al igual que los ítems que cada una de ellas contiene, pero si podrán ser editadas con la posibilidad de poder incorporar más ítems o sub-ítems a los ya existentes, cuyos pasos se detallan en el apartado 1.2.1 del presente documento. Por su parte, las listas que hayan sido creadas por el establecimiento aparecerán acompañadas a la derecha de su nombre con una franja de color verde, pudiendo ser editadas y eliminadas. Para editar las listas, se debe hacer clic en el botón que simboliza una hoja con un lápiz y que se encuentra posicionado en la columna “Acciones” del listado disponible (cuadro naranjo imagen N° 13). Para eliminar la que han sido creadas por el establecimiento, se debe seleccionar la opción que simboliza un “basurero” (cuadro verde imagen N° 13).

Imagen N° 13. Visualización de listas



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1.2.1 Creación de listas Para crear listas distintas a las que el sistema entrega por defecto, se debe seleccionar la opción “Crear nueva lista” que se encuentra disponible en la parte superior derecha de la pantalla, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen N° 14. Creación de listas

Una vez seleccionada la opción se desplegará un formulario que debe completarse con los datos que aparecen disponibles, los que se mencionan a continuación:

Etiqueta : Se debe registrar el nombre que se le asignará a la lista que se está creando.

Tipo lista : Se debe indicar si la lista que se está creando será de selección única o múltiple.

Lista : En esta opción se debe ir incorporando las opciones que conformarán la lista respectiva, tales como: Agregar Ítem : Permite agregar un ítem u opción, por ejemplo si la

lista alude a talleres se puede ir agregando los distintos talleres que se encuentran disponible: Teatro, Danza, Mecánica, por mencionar algunos ejemplos.

Para ello, se debe seleccionar la opción “Agregar ítem” digitar el nombre y presionar la tecla enter en su teclado. De esta manera, el ítem quedará incorporado apareciendo a su costado derecho un círculo con una equis que permite eliminarlo. Cabe señalar, que se debe hacer clic en la opción tantas veces cómo la cantidad de ítems que se deseen incorporar (ver imagen N° 15).

Sub-ítem : Permite incorporar opciones que forman parte de un ítem previamente creado, por ejemplo si en el establecimiento existen distintos talleres de danza, se pueden ir creando los sub-ítems de “Danza Clásica”, “Danza Contemporánea”, “Danza Moderna”,etc.

Para ello, se debe seleccionar el ítem correspondiente haciendo



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clic sobre él y luego seleccionar la opción “Agregar sub-ítem”. Cabe señalar, que se debe hacer clic en la opción tantas veces cómo la cantidad de sub-ítems que se deseen incorporar (Ver imagen N° 16).

Imagen N° 15. Agregar ítems

Imagen N° 16. Agregar sub-ítems

Una vez incorporado los ítems y/o sub-ítems, se debe hacer en el botón “Crear lista” que se encuentra al final de la pantalla y que se destacada en recuadro de color azul.



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1.3 Sección “Configuración de impresión” Permite configurar la impresión de la ficha de los estudiantes, es decir, la visualización que tendrá la ficha al momento de imprimirla. Cabe señalar, que puedan crearse distintas configuraciones dependiendo de los datos que se quieran incluir en cada una de ellas. En caso de que el establecimiento educacional no tenga una configuración propia en la plataforma, el sistema tendrá cargada una por defecto, la que responderá a la configuración entregada por Napsis.

1.3.1 Creación de una plantilla de impresión Para crear una plantilla de impresión de una ficha en particular, se debe seleccionar la opción “Crear nueva plantilla” que está posicionada en la parte superior derecha de la pantalla.

Imagen N° 17. Creación de una nueva plantilla de impresión

Una vez seleccionada la opción, se desplegará un formulario en el que se deberá ingresar el nombre de la plantilla, el colegio al que se encontrará asociada y el tipo de enseñanza, grado y curso en el que se utilizará. Finalmente, se debe configurar la plantilla con las diferentes opciones que aparecen disponibles y que son similares a las funcionalidades disponibles en un texto de Word, tales como: Tamaño de letra, uso de negrita, subrayado, insertar tablas, copiar y pegar, disposición del texto, las que aparecen en la barra superior de la plantilla que se está creando y que se destaca en cuadro naranjo de la siguiente imagen:

Imagen N° 18. Opciones de edición en plantilla de impresión



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Adicionalmente, aparece disponible un listado con la información que se puede ir incorporando en la plantilla, la que aparece agrupada en las distintas fichas que se hayan creado en la plataforma (ver punto N° 1.1 del documento) tanto por establecimiento educativo, como también las que el sistema entrega por defecto (Identificación, Familia, Apoderado, Social, Salud y Campos extras). Cabe señalar, que sólo aparecerán visibles las fichas que se hayan dejado activas en la sección “configuración ficha alumno”.

Imagen N° 19. Listado de fichas e información para registrar en la plantilla

En cuanto al ingreso de la información dentro de la plantilla, es importante que se tenga en cuenta que si, por ejemplo, se desea incorporar el apellido paterno del estudiante, el usuario deberá digitar el título que antecederá a la información (cuadro verde de imagen N° 20) y, posteriormente, hacer clic en el lugar en el que desea que la información se visualice y, luego, buscar la ficha que contiene el campo a registrar, seleccionarla y escoger del listado que se desprende el campo que desea agregarse haciendo clic sobre él (cuadro amarillo imagen N° 20), quedando de esta forma insertado en la plantilla entre los símbolos de llaves (cuadro naranjo de imagen N° 20), lo que posteriormente el sistema registrará de forma automática siempre y cuando el dato haya sido ingresado en la plataforma.



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Imagen N° 20. Insertar campos a plantilla

Una vez completa la plantilla, se debe hacer clic en el botón “Guardar plantilla” que aparece en recuadro azul de la parte inferior derecha de la pantalla. De esta manera, la plantilla será registrada en el sistema mostrándose en un listado junto a las otras plantillas que se hayan incorporado en el establecimiento educacional, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen N° 21. Listado de configuraciones de plantillas de impresión



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En el listado aparece una última columna con nombre “Acciones” que está compuesta por cuatro íconos, tales como “Editar” (cuadro naranjo de imagen N° 21) que sirve para abrir una configuración guardada pudiendo efectuar los cambios que sean necesarios, “Duplicar” (cuadro verde imagen N° 21) que permite copia o duplicar una ficha tenido la posibilidad de editarla para realizarle los cambios que se estimen pertinentes, “Vista previa” (cuadro amarillo de imagen N° 21) que entrega una vista preliminar de la ficha respectiva y “Eliminar” (cuadro rojo de imagen N° 21) que se utiliza para eliminar una configuración guardada.

2 Módulo Alumno En las páginas precedentes se indicó la manera en la que se configuran las fichas de los estudiantes y su impresión. A continuación, se explicará en el lugar en que se registran los datos en función a las configuraciones previamente realizadas. Los datos que se ingresan en las fichas de los estudiantes se realiza desde el módulo Alumno, específicamente en la sección “Ficha alumno” y cuyo funcionamiento será explicado en los párrafos sucesivos.

2.1 Sección “Ficha alumno” Esta sección permite que el establecimiento educacional registre la información de los estudiantes asociándola a las diferentes fichas disponibles. Para ello, se debe seleccionar el tipo de enseñanza, grado y curso con el que se desea trabajar y, posteriormente, presionar el botón “Buscar” y que aparece en un recuadro de color azul.

Imagen N° 22. Selección de filtros para acceder a ficha de alumnos

De esta manera, se desplegará un listado que contiene a todos los estudiantes del curso seleccionado y, al costado derecho de cada uno de ellos, aparece una última columna con nombre



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“Acciones” en la que se distingue un ícono que corresponde a la opción de “Editar” (cuadro naranjo imagen N° 23).

Imagen N° 23. Listado de alumnos de un curso

Al seleccionar la opción editar se abrirá el formulario completo del estudiante con las diferentes fichas que lo conforman para que así se pueda ir registrando la información en cada una de ellas. Además es factible la navegación por las fichas de los diferentes alumnos, utilizando la búsqueda de alumno y los botones “Anterior” y “Siguiente” (cuadro rojo imagen N°24).

Imagen N° 24. Ingreso formulario estudiante

A continuación, se presentarán las fichas que el sistema entrega por defecto y que cada establecimiento puede configurar si desea dejarlas o no activas como también la posibilidad de editarlas para poder incorporar o quitar datos a la misma. Cabe señalar, que estas son las que un



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usuario puede visualizar por que el sistema las entrega por defecto, pero si un establecimiento educativo crea una ficha está se irá sumando a las ya existentes.

2.1.1 Ficha “Identificación” Ficha que permite registrar información personal del estudiante, ya sea seleccionándola de un listado o bien digitando los campos que están habilitados para texto. Algunos de los datos que pueden ser registrados son:

Nombres,

Apellidos,

Fecha de nacimiento,

Dirección,

Teléfono,

Email,

Nacionalidad,

Religión,

Colegio de procedencia,

Entre otros.

Imagen N° 24. Ficha Identificación



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En esta ficha se podrá incorporar o cargar al sistema una imagen del estudiante. Para lo cual, se debe hacer clic en la opción “Cargar” que se encuentra posicionada en la parte superior de la ficha bajo el ícono que simboliza una silueta humana (ver recuadro naranjo de imagen N° 24). Una vez presionado se abrirá un ventana para buscar el archivo dentro del equipo en que se encuentre trabajando (imagen N° 25), el que deberá seleccionar haciendo doble clic y luego volviendo a presionar la tecla “cargar” para que la imagen se suba al sistema asociándolo a su respectiva ficha.

Imagen N° 25. Carga de imagen

La imagen a cargar debe estar en formato png, jpg o jpeg para que pueda incorporarse de manera efectiva. Esta imagen se podrá cambiar cuantas veces se quiera como también eliminarla.



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2.1.2 Ficha “Familia” Permite registrar información general de la familia a la que el estudiante pertenece ya sea seleccionándola de un listado o bien digitando los campos que están habilitados para texto. Una vez que éstos se hayan registrado, se debe presionar el botón “guardar” que aparece al final de la ficha destacado en color azul.

Imagen N° 26. Ficha Familia

2.1.3 Ficha “Familiares” Esta Ficha permite agregar a los familiares de un estudiante, tales como padres, tutores, hermanos, entre otros. Esto con la finalidad de que el establecimiento educacional pueda contar con información que considere relevante, como también para ir completando el registro escolar o libro de matrícula que entrega el sistema y que se alimenta con la información de los padres que se ingresa en esta ficha. Para ingresar a un familiar, se debe seleccionar la opción “Agregar familiar” (cuadro naranjo imagen N° 27). Se abrirá un formulario que debe ser completado con los datos del familiar que se está registrando ya sea seleccionándolos de las listas disponibles o bien digitándolos en los espacios que están habilitados para textos. Una vez que los datos se hayan registrados se debe seleccionar la opción “Agregar familiar” que se encuentra al final de la ficha destacada en cuadro de color azul.



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Imagen N° 27. Agregar familiares

Imagen N° 28. Ingreso de datos de un familiar



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2.1.4 Ficha “Social” Permite registrar información de tipo social del estudiante, cuyos datos se pueden ir seleccionando entre las diferentes listas disponibles como también digitando texto en los espacios que están disponibles para tal efecto. Entre los datos que se pueden registrar se encuentran:

Datos de vivienda y sus características,

Datos de traslados entre el domicilio y el establecimiento educacional,

Información referente al trabajo infantil,

Selección de programas en los que participa y becas de los cuales es beneficiario,

Entre otros.

Una vez registrado los datos, se debe selección la opción “Guardar” que aparece al final de ficha destacada en cuadro de color azul.

Imagen N° 29. Ficha Social



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2.1.5 Ficha “Salud” Esta ficha permite registrar antecedentes médicos relacionados con la salud del estudiante los que pueden ser seleccionados de las listas disponibles o bien digitando la información en los espacios que están disponible para ser completados, tales como:

Grupo sanguíneo,

Sistema de salud,

Centro médico de atención,

Seguro escolar,

Entre otros. Una vez registrado los datos, se debe selección la opción “Guardar” que aparece al final de ficha destacada en cuadro de color azul.

Imagen N° 30. Ficha Salud

Adicionalmente, esta ficha permite incorporar eventos de salud asociados a los estudiantes, tales como: Diagnóstico, medicamento, eximición, medición y otros problemas. Registrando las fechas de duración, el tipo de diagnóstico, medicamento o eximición, además de generar un campo para poder registrar observaciones. Para ingresar un evento, se debe seleccionar la opción con nombre “Crear evento salud” y que está al final de la ficha (ver cuadro naranjo de imagen N° 31).



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Imagen N° 31. Ingreso de un evento de salud

Una vez seleccionada la opción, se desplegará un formulario que debe registrarse con los datos relacionados al evento de salud que se está ingresando en el sistema y, una vez que éstos se hayan ingresado, se deberá presionar la opción “Agregar evento salud” que aparece al final destacado en cuadro de color azul.

Imagen N° 32. Registro de información de un evento de salud

2.1.6 Carpeta Alumno Esta opción permite crear una carpeta o archivos relacionados a un estudiante, los que podrán subirse al sistema y ser consultados cuando el establecimiento educacional lo requiera. Para crear una carpeta, se debe seleccionar la opción que se muestra dentro del cuadro naranjo de la imagen N° 33, al presionarla se creará una carpeta en la que se debe registrar el nombre que se desea que tenga. Esta carpeta podrá abrirse haciendo doble clic en ella y se podrán asociar los archivos que sean necesarios.



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Imagen N° 33. Creación de una carapeta de un alumno

También existe la posibilidad de crear un archivo de texto, para lo cual se debe seleccionar la opción que se muestra dentro del cuadro naranjo de la imagen N° 34, se creará una archivo en el que se debe registrar el nombre con el que se desea guardar, el que puede abrirse haciendo doble clic en él, abriéndose en un formato de bloc de notas.

Imagen N° 34. Creación de un archivo de texto

Si se desea subir un archivo que se tenga previamente guardado en el equipo en el que se está trabajando, se debe seleccionar la opción que se destaca en cuadro naranjo de la imagen N° 35, posteriormente buscar el archivo en la ubicación que se tenga guardado y una vez que se haya encontrado hacer doble clic sobre éste o bien presionando la opción abrir (imagen N° 36) y, de esta manera, el archivo quedará incorporado a la ficha o carpeta del alumno (imagen N° 37).



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Imagen N° 35. Selección para subir archivo

Imagen N° 36. Búsqueda y selección de archivo

Imagen N° 37. Carga de archivo



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Finalmente, es importante considerar que la opción de carga de archivos cuenta con funcionalidades como abrir, descargar, previsualizar, copiar, cortar, pegar, eliminar, duplicar, cambiar nombre, editar y ver como lista, las que podrán seleccionarse en la barra superior y que se destaca en cuadro naranjo de la imagen N° 38. Cabe señalar, que al posicionarse con el cursor sobre cada ícono aparecerá un recuadro que indica a qué funcionalidad corresponde cada uno.

Imagen N° 38. Opciones disponible en carpetas de alumnos

3 Módulo Informes La plataforma entrega una variedad de informes y/o reportes que permiten consolidar y visualizar la información que se ha registrado en el sistema, permitiendo su posterior análisis para la toma de decisiones a fin de mejorar los procesos administrativos y pedagógicos que permitan orientar decisiones con foco en la mejora continua de sus procesos. De acuerdo a lo anterior existe un reporte que permite extraer información del sistema, dando la posibilidad de que el propio establecimiento educacional cree su formato utilizando la configuración que le parezca más conveniente y permitiéndole, además, guardar el formato del informe para así generarlo tantas veces como estime necesario. Dicho informe, contiene la información de los estudiantes y que ha sido registrada en las fichas de cada uno de ellos.

3.1.1 Sección Informe Dinámico El informe antes indicado se genera, en formato excel, desde la sección “Informe dinámico” y para crearlo se debe seleccionar la opción “Crear nuevo informe” y que se encuentra posicionada en la parte superior derecha (ver recuadro naranjo de imagen N° 39).



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Imagen N° 39. Opciones disponible en carpetas de alumnos

Una vez que se haya presionado la opción se desplegará una plantilla en la que se debe ingresar el nombre que se le asignará y escoger el tipo de enseñanza, grado y curso con el que se generará la información. Finalmente, se debe seleccionar los diferentes campos que se incluirán en el informe. Los campos que se desean agregar a la plantilla del informe que se está creando, se deben seleccionar dentro de las categorías de fichas disponibles en la columna de la izquierda de la pantalla, haciendo clic sobre el nombre de cada una de ellas, desprendiéndose el listado con los campos que contienen. Cabe señalar, que éstas corresponden a las fichas que el establecimiento tenga activas y que haya completado con datos de los estudiantes. Adicionalmente, se muestra una categoría con nombre “Campos extras” la que contiene datos del colegio y del curso, como también información asociada a los estudiantes, entre los que figuran: número de matrícula, porcentaje de asistencia, promedio, situación final, anotaciones, entre otros. En cuanto a los campos que se encuentran disponibles, es importante considerar que todos aquellos que aparecen acompañados a la izquierda de su nombre con una franja de color gris, corresponden a campos que el sistema ha creado por defecto, en cambio lo que aparecen con una franja de color verde corresponden a los creados por el establecimiento educacional.

Imagen N° 40. Selección de campos en una categoría



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Posteriormente, se debe seleccionar el campo que se desea incorporar traspasándolo a la columna de la derecha, utilizando para ello la funcionalidad de “tomar, arrastrar y soltar” con el mouse de su equipo.

Tomar : Seleccionar el elemento que desea agregarse haciendo clic sobre él y manteniendo presionada la opción (paso 1 de imagen N° 41 destacado en cuadro naranjo).

Arrastrar : Manteniendo seleccionado el elemento, éste debe ser trasladado al lugar o posición en el que se desea que esté disponible (paso 2 de imagen N° 41 destacado en cuadro verde).

Soltar : Una vez que elemento se encuentre posicionado en el lugar correcto, se debe soltar el botón que se mantenía presionado mientras se estaba arrastrando el elemento seleccionado (paso 3 de imagen N° 41 destacado en cuadro amarillo).

Imagen N° 41. Función tomar, arrastrar y soltar



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En caso que se desee, desasociar o quitar un elemento que se ha incoporado a la columna derecha, se debe hacer clic sobre la flecha que aparece al costado izquierdo del elemento respectivo y éste será eliminado de la plantilla, reincorporándose a la columna izquierda y quedando disponible en caso que posteriormente desee utilizarse. Una vez que se haya completado la plantilla, se debe seleccionar la opción “Guardar” que se encuentra al final de la plantilla destacada en recuadro de color azul. Cuando el informe se haya guardado quedará disponible en un listado que contiene todos los informes que el establecimiento ha configurado y guardado en el sistema. Tal como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 42. Lista de Informes dinámicos

En el listado anterior, aparece una última columna con nombre “Acciones”, la que contiene cuatro íconos que permiten editar, duplicar, exporta y eliminar un informe. A continuación se detalla cada una de ellas:

Editar: Permite modificar una plantilla ya guardada, para lo cual se debe seleccionar la opción de “editar” y que se destaca en cuadro de color naranjo de la imagen N° 42.

Duplicar: Opción que permite duplicar una ficha determinada, dejando la ficha duplicada con la misma información que aquella que se utilizó en la duplicación, teniendo la posibilidad de editar aquellos datos que se consideren necesarios. Para efectuar la duplicación, se debe seleccionar la opción que se destaca en cuadro de color verde de la imagen N° 42, desplegándose una mensaje que solicita la confirmación de la duplicación y en éste se debe seleccionar la opción aceptar.

Exportar: Opción que permite generar el informe en formato Excel. Para ello, se debe seleccionar la opción que se destaca en cuadro de color rojo en imagen N° 42 y se abrirá el archivo respectivo.

Eliminar: Permite eliminar una configuración de informe del sistema. Para lo cual, se debe seleccionar la opción que aparece destacada en cuadro de color azul en imagen N° 42, desplegándose un mensaje de confirmación en el que se tiene que seleccionar la opción “Eliminar”.

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