Instrucciones para la toma de inventarios

Instrucciones para la toma de inventarios

Objetivo

Impartir las instrucciones para la toma de inventario de los bienes que conforma el rubro de Existencias que se realizar el 30 y 31 de diciembre del 2013

Procedimientos Instrucciones

Tareas Previas

1. La Gerencia General dispone que durante los das 30 y 31 de diciembre del 2013 los almacenes de materias primas, productos terminados y suministros, permanecern paralizados en cuanto las entradas y salidas de los almacenes. 2. Con la debida anticipacin se clasificarn y reunirn los productos terminados, materiales y suministros diversos en sus respectivos estantes, rumas o lotes.

3. La Gerencia de Produccin, adopatar las medidas precautorias para poner al da las tarjetas de control fsico y control valorizado antes de la toma de inventarios.

4. Igualmente, en su debida oportunidad se emitirn los listados de los bienes que conforman el rubro de Existencias.

5. El Departamento de Contabilidad, efectuara el corte de existencias de las ltimas tres entradas y salidas de materia prima, productos terminados y suministros, considerando el nmero de documentos de entradas y salidas, fecha y detalle de los bienes.

Tareas durante la Toma de Inventarios

6. Para la toma de inventarios se formar equipos de dos personas para el conteo y anotaciones en los formatos de inventario.

7. Previamente se deber distribuir a los equipos inventariadotes los formatos de inventario (original y copia) debidamente numeradas en forma correlativa, llevndose un estricto control de las hojas utilizadas y no utilizadas.

8. El inventario fsico en cada almacn deber ser tomado al barrer(al 100%) o sea comenzar de una determinada zona o sector hasta su trmino.

9. El conteo en cada ruma o lote consistir:

a. Verifica el cdigo del listado proporcionado por la entidad y la caracterstica del bien cruzndose con la tarjeta de control

b. Realizar el conteo fsico y comparacin con la tarjeta control.

c. Anotar las cantidades fsicas inventariadas en la tarjeta de control consignndose a la cantidad inventariada. Adems el inventariador firmar las hojas de inventario y finalmente los Jefes de Equipo los listados del inventariado fsico. d. En los casos que existan diferencias entre las cantidades contadas y los saldos de la tarjeta de control, deber procederse a un nuevo recuento.

e. La envoltura de las rumas o lotes inventariados debern ser marcados con una seal visible, a fin de evitar confusiones y/o duplicidad en la toma fsica.

f. En los casos que se detecten suministros y otros en estado obsoleo y/o artculos malogrados, deteriorados o daados se deber consignar en las hojas de inventario fsico mediante una anotacin en la columna respectiva. g. En cuanto a los productos en Proceso el Departamento e Costos en coordinacin con la Planta de Produccin proporcionar la informacin de los productos en proceso de fabricacin y el grado de avance que se encuentra al momento del inventario, lo cual ser verificado por la Comisin de Inventario con el apoyo de los tcnicos.

Labores posteriores

10. Despus se efectuar las conciliaciones del inventario fsico con el control valorizado (computarizado) de cada producto proporcionado por la entidad, cuya cantidad fsica debe coincidir tambin con las tarjetas de control de almacn.

11. Concluida la conciliacin del inventario fsico con los krdex de control fsico y valorizado, as como las investigaciones pos las diferencias, la Comisin de Inventarios presentar un informe del resultado del inventario y de las investigaciones a la Gerencia de Administracin y Finanzas para que previa aprobacin se proceda a efectuar los asientos de ajustes contable si los hubiere.

Observancia de la toma de inventarios Los auditores externos: Cceres Lzaro y Asociados, estarn presentar para observar la comprobacin de la toma de inventarios.

Lima 15 de diciembre de 2013

Gerencia General