Instrucción de Trabajo para la Verificación del expediente integrado

Código: SS-IN-02

Referencia a la norma ISO 9001:2008 (Incisos 4.2.4, 5.5.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1 b, c, 7.5.5)

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1. Propósito. Documento complementario al procedimiento de servicio social que tiene la intención de precisar los requisitos y normas de control interno para verificar la integración del expediente del Prestador. 2. Alcance. Aplica a RSSU, RSSYEP, Secretaria de área en las Unidades de El Fuerte, Los Mochis, Guasave, Guamúchil, Culiacán y Mazatlán. En Rectoría a JDSS, JSVT y JSEYS. 3. Políticas de operación. 3.1 Se otorga concesión a la carta de créditos cubiertos, durante el primer trimestre dentro del período de prestación del servicio social, previa comprobación con kárdex expedido por el Departamento de Administración Escolar. Si el prestador de servicio social, no cubre el 70% de los créditos al término del trimestre concesionado se anula la inscripción por falta de requisitos. 3.2 La concesión que autoriza el Jefe del Departamento de Servicio Social en documentos del expediente, debe ser por causas justificadas, siempre y cuando no se contraponga a las disposiciones del Reglamento de Servicio Social y el procedimiento SSPR01. 3.3 El expediente se integra en carpeta tamaño carta u oficio y se identifica en la pestaña: la matrícula, nombre completo del prestador y programa educativo al que pertenece. 3.4 El expediente debe contener una hoja de control en la carátula interna donde se anota en caso de ser necesaria la concesión autorizada y en los casos que aplique se anexan los formatos de amonestación o baja con la firma autógrafa del prestador de servicio social. 3.5 Los expedientes de los prestadores de servicio social que concluyeron su trámite, se protegen y salvaguardan en un lugar seguro. En caso de siniestro se levanta registro y se comunica al alumno o egresado la situación, el titular del área responsable tramita su reposición. 3.6 Los expedientes permanecen en la Unidad hasta la liberación del servicio social; aquellos que no concluyeron su trámite, es decir, que se encuentran incompletos, se destruyen y se elabora relación de bajas.

CONTROL DE EMISIÓN: Elaboró: Autorizó:

Nombre y puesto

Lic. Julio Alberto Camacho Félix Jefe de Sección de Evaluación y Seguimiento.

Lic. Juan Carlos Beltrán Ibarra Jefe del Depto. de Servicio Social

Firma

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3.7. Las acciones correctivas en la integración del expediente una vez recibido en el Departamento de Servicio Social se realizan conforme a la política 3.19 del procedimiento SSPR01. 3.8 Las acciones preventivas en la integración del expediente consisten en la revisión previa de los mismos, en las Unidades Académicas. 3.9 Son documentos del expediente: Carta de presentación, constancia de créditos cubiertos, carta de aceptación, copia de acta de nacimiento, formato de inscripción, reporte bimestral, formato de supervisión, carta de término, notificación de entrega de informe final, recibos de informe final, autorización de informe final, copia de recibo de pago y se debe verificar en la integración lo siguiente: 3.9.1 Carta de presentación: Expedida por el RSSU, especificando nombre del prestador, trimestre que cursa o cursó, matrícula, programa educativo y nombre de la unidad receptora o centro de prestación y responsable a quien se dirige la carta. 3.9.2 Constancia de créditos cubiertos: Debe ser expedida por parte del departamento de administración escolar, en un formato que tiene específicamente para ese fin y deberá contener lo siguiente.

a) Ampara haber cubierto al menos el 70% de los créditos académicos del Programa Educativo correspondiente. b) Firmado y sellado por las autoridades del Departamento de Administración Escolar.

3.9.3 Carta de aceptación: Expedida y autorizada por el responsable de servicio social de la unidad receptora, especificando los datos del prestador aceptado (Nombre, matrícula, programa educativo) y ser dirigida al RSSU. 3.9.4 Copia de acta de nacimiento: Fotocopia simple en la cual aparece el nombre correcto del prestador, para evitar confusiones en su redacción y corroborar datos del prestador. 3.9.5 Formato de inscripción (SSFO02): Debidamente llenado, esto implica claridad y que no se deje sin llenar ningún campo, que sea lo suficientemente visible el nombre de la unidad receptora, su sello y la firma del responsable, no firmas por ausencia, verificar que el periodo de prestación sea mínimo de seis meses, tomando en cuenta los periodos vacacionales, esto implica extender el periodo de prestación (casos específicos: primarias y otras escuelas en la que hay periodos vacacionales de hasta mes y medio), debiendo presentar el formato de inscripción en impresión original del sistema digitalizado, la cual contiene los siguientes datos:

a).- Nombre (s) del prestador. b).- Matrícula .

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c).- Programa Educativo. d).- Trimestre que cursa o cursó. e).- Centro de prestación. f).- Nombre del programa de servicio social. g).- Responsable del centro de prestación. h).- Periodo de prestación. i).- Actividades.

3.9.6 Reportes bimestrales (SSFO03): No dejar espacios en blanco, hacer referencia a la unidad y verificar que el periodo sea el correcto de acuerdo a la fecha de inscripción, en caso de firmar algún reporte por ausencia por parte de la unidad receptora, especificar en observaciones el porqué firma otra persona y dar nombre y puesto que ocupa en esa institución. 3.9.7 Cuestionario de supervisión a Instituciones receptoras (SSFO04): Datos correctos y pertinentes sobre el desempeño del alumno, fecha de la supervisión, nombre, firma y sello del responsable del prestador en dicha institución, nombre y firma del supervisor y RSSU. 3.9.8 Carta de término: Debe ser dirigida al RSSU de la unidad en cuestión, debe contener datos correctos del alumno, nombre completo, matrícula, programa educativo, nombre del programa, periodo en el que se realizó que coincida con el programa de inscripción y los reportes, nombre, firma y sello del responsable de la unidad receptora. 3.9.9 Notificación de entrega de informe final: Debe contener los datos correctos del alumno, nombre completo, matrícula, programa educativo, programa de servicio social, fecha en que concluye, así como fecha límite de entrega de informe final y nombre de la unidad receptora, expedido y firmado por el RSSU y firma de recibido por parte del alumno. 3.9.10 Recibos de informe final: Deben llenarse en dos tantos correctamente todos los espacios del formato, y debe llevar el nombre, firma y sello del responsable del programa de la unidad receptora, y el otro con nombre y firma del coordinador del programa educativo, puesto que debe servir para retroalimentar los planes y programas de estudio. 3.9.11 Autorización de informe final: Llenar correctamente los datos en los espacios en blanco, periodos de acuerdo al programa de servicio social y debe contener el nombre y la firma del asesor. 3.9.12 Copia de recibo de pago: Expedido por la caja de la subdirección administrativa de la unidad, sellado por el banco. En caso de extravío anexar el estado de cuenta del alumno, que se expide en esa misma subdirección. Nota: Los documentos que integren el expediente deben ser originales, no copia, a excepción del acta de nacimiento y el recibo de pago. Además el

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Referencia a la norma ISO 9001:2008 (Incisos 4.2.4, 5.5.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1 b, c, 7.5.5)

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expediente deberá ser integrado en el orden que maneja el formato de reporte de supervisión, obviamente el recibo de pago es el que debe ser visible al abrir el expediente. En caso de que el expediente contenga amonestación, deberá integrarse entre los reportes del periodo en que se sanciona al prestador y debe contener la firma de recibido por parte del alumno. 3.10 En el caso de los expedientes que se integren en cumplimiento del artículo 23 del reglamento de servicio social: Debe contener boleta de seminario o comprobante de curso de sensibilización en el caso de matrículas 2000 y anteriores, constancia de créditos cubiertos, programa de inscripción con periodo retroactivo, constancia oficial de la dependencia, (con periodo de tiempo laborado, que actualmente esté activo al servicio de dicha institución y copia de comprobante de ingresos de dicha institución que puede ser talón de cheque o recibo de pago), carta del asesor con afirmación de que se cubre con el perfil adecuado al programa educativo en apego al artículo 23, autorización de informe, (aclarando que es un informe de actividades realizadas en la dependencia que justifique su vinculación con el plan de estudios de la carrera que cursa o cursó) y copia del recibo de pago expedido por la caja de la unidad y sellado por la institución bancaria. 4.- Diagrama de Flujo. N/A 5. Desarrollo. N/A

Secuencia de

etapas

Actividad

Responsable

- - -

6.- Responsabilidad y autoridad. 6.1. RSSU. Autoriza la concesión a la carta de créditos cubiertos. Revisa el expediente integrado para tramitar constancia de liberación ante DU. 6.2. JDSS. Autoriza concesión en documentos del expediente. (Ref. Pol. 3.2, 3.7) 6.3. Secretaria del área en la Unidad.

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Revisa que el expediente esté completo para elaborar la constancia de liberación. 6.4. JSVT. Verifica la correcta integración del expediente cuando se recibe en el Depto. de Servicio Social para la certificación de la constancia de liberación. (Ref. Pol. 3.7) 6.5. JSEYS. Realiza revisiones previas al expediente en las Unidades, para asegurar su debida integración. (Ref. Pol. 3.8) 6.6. RSSyEP. Verifica puntualmente el expediente de prestadores en las Unidades, para asegurar su debida integración. (Ref. Pol. 3.8) 7. Registros.

Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de ret. Y disposición

Expedientes integrados de

prestadores de Servicio Social.

Físico en Rectoría como

Unidades. En el Sistema de Servicio Social se

encuentra los formatos SSFO02

y SSFO03)

El respaldo del Sistema el Depto. de Desarrollo de

Sistema.

Carpetas físicas con acceso por el personal del área de Servicio Social

en Unidades y Rectoría.

Claves de acceso al Sistema por RSSU, JDSS y

JSEyS.

A través de matrícula, Unidad

y Folio.

Rectoría: Para los que finalizaron su Servicio social después de 1 año se destruye. Unidades: Para los inconclusos se hace relación de matrículas y el expediente se mantiene por 5 años en la Unidad de procedencia.

8. Control de documentos de origen externo. Nombre y/o identificación del

documento. Responsable de control y

distribución Personal con acceso al

documento Reglamento de Servicio Social. (08-05-12 Consejo Académico)

Jefe Depto. de Servicio Social.

Todos los actores del proceso.

9. Definiciones. 9.1. DU. Director de Unidad.

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9.2. Expediente integrado. Es el conjunto de documentos que se requieren para verificar el cumplimiento de la prestación del servicio social por parte del prestador y que respalda el trámite para la certificación de constancia de liberación. 9.3. JDSS. Jefe de Departamento de Servicio Social. 9.4. JSVT. Jefe de Sección de Verificación y Trámite. 9.5. JSEYS. Jefe de Sección de Evaluación y Seguimiento. 9.6. Matrícula. Número de identificación del prestador de servicio social. 9.7. Prestador. Alumno o egresado de licenciatura que cubre los requisitos fijados en el reglamento interno para realizar su servicio social. 9.8. Programa de servicio social. Conjunto de actividades calendarizadas a desarrollar por parte del prestador en la unidad receptora. 9.9. RSSyEP. Responsable de Supervisión, Seguimiento y Evaluación de Programas. 9.10. RSSU Responsable de Servicio Social en la Unidad. 9.11. Secretaria del área. Auxiliar del RSSU en los procesos del área de servicio social. 9.12 Unidad Receptora. Es la institución o dependencia de sector público ya sea federal, estatal, municipal, social o interna que permite que el prestador realice su programa de servicio social en alguna de sus áreas. 10. Control de cambios. No. de

Vrs.

Fecha de: Descripción de cambios en el documento

autorización implementación

3

30/06/2010 14/07/2010 Se actualiza el encabezado de la instrucción de trabajo, por la nueva versión de la norma ISO 9001. El manual de la calidad hace mención a la versión actual tanto de la norma ISO 9001, como de la 9000.

4

11/10/2012 31/10/2012 Se actualizan todos los apartados de este documento, por la ampliación del alcance del proceso.

11. Referencias. 11.1. Reglamento de servicio social. (08-05-2012, Consejo Académico) 11.2. Procedimiento de servicio social. (SSPR01) 11.3. Instrucción de trabajo para elaborar y certificar la constancia de servicio social. (SSIN01)