INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO DE EJIDODEPARTAMENTO DE CIENCIAS SOCIALESCATEDRA DE CONTABILIDAD IPROF. MARIELA MENDOZA.

CONTENIDO

Unidad I: - Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados- La Ecuación Patrimonial, clasificación de cuentas y la Teoría del Cargo y del Abono

Unidad II: Registro de Operaciones en los Libros Principales y Balance deComprobación

Unidad III: Registro de Operaciones en Libros Auxiliares

Unidad IV: Estructura del Estado de Resultados y Balance General

Unidad V: Hoja de Trabajo (proceso de cierre)

UNIDAD I

LA ECUACION PATRIMONIAL

TEORIA DEL CARGO Y DEL ABONO

RESEÑA HISTORICA:

Desde el Año 3613 a.C, los estribas egipcios durante el reino del primer Faraón de la Dinastía Menach, ejercían funciones administrativas y de contabilidad, anotando los hechos de la vida domestica, registrando las entradas y los gastos del soberano. Fueron los Fenicios los que perfeccionaron las técnicas del registro de operaciones para el año 1100 a.C; luego los sacerdotes en Babilonia llevaron los registros de las transacciones en inscripción pectográfica sobre arcilla, en forma de resúmenes semanales, mensuales, y anuales, prototipos de los libros diarios y mayor de contabilidad. Por otra parte en Roma el “Pater familia” llevaba un registro de los bienes que conformaba su patrimonio así como sus aumentos y disminuciones anotándolo diariamente en un libro que lo llamaba “adversaria”.

De la edad media se han conservado libros y documentos de contabilidad y es hasta el año 1340 que se comienza a elaborar la técnica del registro, hoy conocida como “partida Doble”. Fue el Franciscano Lucas Paciolo quien difundió esta técnica en el año 1494 en su obra “Summa de Aritmética, geometría proportioni et proportionalista”, razón esta por la que muchos autores le llaman el padre de la contabilidad.

CONCEPTOS DE CONTABILIDAD:

Según el Instituto Americano de Contadores Públicos certificados la define como:”el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados”, para informar al público.

Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos define : “la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados en tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

En Venezuela según la DPC-0, la define de la siguiente manera “ la contabilidad debe ser considerada tanto como una actividad de servicio, como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de las aceptaciones o descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen:

1. La naturaleza económica de la información2. Medida y comunicada referente a3. Entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a4. Personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones

sirviéndose de dicha información.

En esta definición se puede observar que se toman en consideración las nuevas tendencias que están dándose en el mundo de los negocios, las cuales permiten considerar las aldeas de información como un activo valioso para una organización.

IMPORTANCIA.

Cada día el área contable toma mayor importancia por cuanto es y será la base para la toma de decisiones de las organizaciones para el establecimiento de estrategias que orienten el éxito empresarial.

OBJETIVOS:

Suministrar la información sobre las variaciones significativas del patrimonio, y estudiar las causas que han originado estas variaciones, para así permitir una planificación adecuada de las acciones a seguir.

Controlar las operaciones vigilando la ejecución del presupuesto en el ejercicio económico.

RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS:

Con la Administración: ya que trata de lograr una óptima utilización de los recursos financieros, humanos y organizacionales y sus destinos, por medio de una oportuna información. Con el Derecho: debido a que esta regulada por diferentes ramas: como son el derecho mercantil, laboral, tributario entre otros.Con la economía: mediante la explicación de los fenómenos que suceden en los ciclos económicos, establece los hechos que son susceptibles de registro contable, ayudando a entender las operaciones que se deben registrar e informar por medio de su inclusión en los estados financieros.Con la Informática: por la utilización de programas de contabilidad que proporciona la tecnología para el procesamiento de información.

Con las Finanzas: por lo que toda decisión en el área financiera debe estar soportada por análisis de los estados financieros.Con la matemática: ayuda suministrando métodos cuantitativos para calcular razones y proporciones.Con la Estadística: al igual que la matemática es una herramienta cuantitativa que proporciona información

TENEDURÍA DE LIBROS:Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar, clasificar las operaciones mercantiles en orden cronológico en los libros dispuestos según leyes, normas y usos establecidos.

DIFERENCIA ENTRE TENEDURÍA DE LIBROS Y CONTABILIDAD:La teneduría de libros se ocupa de recopilar, clasificar y registrar, la contabilidad valiéndose de esos datos aportados por la teneduría de libros analiza, valora los resultados y toma decisiones.La teneduría de libros es narrativa mientras la Contabilidad sintetiza y compara.

PRINCIPIOS CONTABLES:Las bases de la teoría contable en cuanto a principios lo establece en Venezuela la DPC-0; la misma comprende lo que se ha definido como: postulados o principios básicos que constituyen el fundamento para la formulación de los principios generales los cuales tienden a que la información logre el objetivo de ser útil para la toma de decisiones económicas; y principios aplicables a los estados financieros y a partidas o conceptos específicos que lo integran; estos principios son la guía que dictan las pautas para el registro; tratamiento y presentación de transacciones financieras o económicas.

1.-Equidad Postulados o Principios Básicos. 2.-Pertinencia.

1.- Entidad. 2.-Énfasis en el Supuestos derivados aspecto económico. de Aspecto económico 3.-Cuantificación. 4.-Unidad de medida.

Principios 1.-Valor histórico. Generales Principios para cuantificar 2.-Dualidad económica. Las operaciones 3.-Negocio en marcha. 4.-Realización Contable 5.-Periodo Contable.

1.-Objetividad. Principios aplicables a los 2.-Importancia Relativa Estados financieros 3.-Comparabilidad. 4.-Revelación Suficiente 5.-Prudencia.

Los Postulados o Principios básicos son: Equidad y Pertinencia.La Equidad: esta vinculada con el objetivo final de los estados contables; por consiguiente los estados financieros deben estar libres de influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer a persona determinada alguno con detrimento de otros.La Pertinencia: exige que la información contable tenga que referirse o estar útilmente asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar; es decir la información debe ser oportuna y relacionada con las decisiones que están tomando.

Los Principios Generales comprenden tres categorías como son:Supuestos derivados del ambiente económico:Entidad: Es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituidas por combinaciones de recursos humanos, naturales y capital; combinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada. Puede ser una persona natural o jurídica o una parte de ellas.

Cuantificación: Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para comunicar información económica y para la toma de decisiones racionales.Unidad de medida: El dinero es el común denominador de la actividad económica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis expresando los intercambios de bienes y servicios y los efectos económicos de los eventos que afectan a la entidad.

Los Principios para cuantificar las operaciones son: Valor Histórico: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento que se consideren realizados contablemente.Dualidad económica: Para una adecuada comprensión de la estructura de la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es fundamental la presentación contable de los recursos económicos de los cuales dispone para la realización de sus fines y las fuentes de dichos recursos.Negocio en marcha o continuidad: Normalmente la entidad es considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operación que continuará en el futuro previsible. Si existiesen fundados indicios de intención en liquidarse o reducir sustancialmente la escala de sus operaciones deberá ser revelada.Realización Contable: Establece que una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando se halla perfeccionado la operación que lo origina.Período contable: Una entidad considerada en marcha o de existencia continua, esta obligada a dividir su vida en periodos convencionales identificando los hechos contables en el período en que ocurren.

Principios Aplicables a los Estados Financieros:Objetividad: establece que solo deben presentarse las cifras o estimaciones cuando se tengan las bases razonables para su cuantificación.Importancia relativa: Una partida tiene importancia relativa, cuando un cambio en ello, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de los Estados Financieros.Comparabilidad: es necesario que las políticas contables sean aplicadas consistentemente y uniformemente de manera tal que puedan comparar la situación financiera y resultados en operación en diferentes períodos, conocido por otros autores como consistencia.Revelación suficiente: establece que todo Estado financiero debe tener la información necesaria y prestada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados en sus operaciones.Prudencia: exige que los estados financieros muestren el escenario mas conservador, menos optimismo, reflejando la menor utilidad o el mayor costo o gasto sin anticipar ganancias o utilidades que realmente no se hayan realizado; conocido por otros autores como conservatismo.

TIPOS DE CONTABILIDAD: Los requerimientos particulares de los diferentes ramos de explotación empresarial, e incluso las exigencias departamentales de organizaciones de un mismo tipo, han promovido la especialización de la Contabilidad.Contabilidad Constructiva: es la encargada de la implantación de sistemas, procedimientos, códigos entre otros, y propende a la obtención de los Estados Financieros. Dentro de estas se encuentran la contabilidad general, de costos, fiscal, municipal, agropecuaria, hotelera, minera, entre otras.Contabilidad Objetiva: Es la teneduría de libros, la contabilidad llevada a la práctica cada día.Contabilidad Comprobatoria: Es la auditoria encargada de verificar el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados.Contabilidad Interpretativa: Es la encargada de la comparación e interpretación de los Estados Financieros.Contabilidad Presupuestaría: Es la encargada de proyectar, planificar y prever metas a ser alcanzadas en el futuro por la organización.

LA EMPRESA: Es una unidad económica en el cual se combina el capital y el trabajo (Recursos humanos, financieros y materiales) para producir riquezas. Este afán de acumulación de riquezas y de satisfacción de necesidades, dan lugar al intercambio mediante las transacciones mercantiles; son estas transacciones las que registra la teneduría de libros y las analiza la contabilidad tomando en consideración las normas reguladoras establecidas por el estado a través de las leyes.

Tipos de Empresas: tomando en consideración su organización pueden ser clasificadas en cuatro grupos de acuerdo Art. 201 Código de comercio :Las Unipersonales: Donde el comerciante es el único dueño del negocio y es quien responde con todo su patrimonio por las gestiones y obligaciones contraídas por la empresa.Las Sociedades de Personas: varias personas o comerciantes reúnen sus capitales y esfuerzos en la gestión mercantil, y son solidariamente responsables con todos sus bienes por las obligaciones de la empresa. Dentro de estas categorías se destacan las sociedades en nombre colectivo.Las sociedades de Capital: En las cuales un grupo de personas invierten y arriesgan solo parte de sus bienes, quedando sus otras propiedades libres de riesgos. Esta es la forma ideal de organización empresarial, ya que en ella el inversionista solo arriesga el capital suscrito; ofrecen además la ventaja de que el capital puede fraccionarse en acciones, dentro de este grupo tenemos las sociedades anónimas.Las Sociedades Mixtas: Cuando la constitución de la sociedad combina los dos elementos que se mencionan para las sociedades de personas y reunión de capitales, se origina la constitución de empresas que se organizan en parte como sociedad de capital. En este caso tenemos la sociedad en comandita por acciones.

TIPOS DE EMPRESAS SEGÚN LAS ACTIVIDADES QUE REALIZAN:

Mercantiles o comerciales: son aquellas que compran y venden sin modificar los artículos.Industriales o manufactureras: Son aquellas que transforman la materia prima en productos terminados dirigidos a la venta.De Servicios: Son aquellas que prestan un servicio al público, tales como transporte, radio, TV, cine, prensa, hoteles, entre otros.

DOCUMENTOS MERCANTILES: Toman forma cuando se realiza una operación, y su objeto es el certificar el entendimiento que existe entre las dos partes.

Necesidad de los Documentos Mercantiles:

1.- Efectuar los asientos contables y certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.2.- Probar un hecho desde el punto de vista legal.3.- Seguir la pista de cualquier operación mercantil.

Etapas:

Solicitud de compra Orden de compra Nota de entrega Factura de compra Nota de debito y Nota de crédito Pagaré Cheque

Clasificación de los Documentos de Mercantiles:1- Documentos Corrientes:1.1.- Comprobantes de Compras:

Solicitud de compras Orden de compras Factura Notas de crédito y debito

1.2.- Comprobantes de Ventas: Factura de ventas Estado de cuenta de la venta

1.3.- Comprobantes de Operaciones Bancarias: Tarjeta de identificación de firma Bauche de retiro y deposito Chequera

Estado de cuenta

2.- Documentos de Crédito:2.1.- Letra de Cambio:

Librador: La persona que expide el giro Librado: La persona que recibe el giro Tenedor: La persona que cobra el giro

2.2.- El Pagaré: documento escrito2.3.- El cheque2.4.- La carta de crédito: crédito que se da a una persona

La Transacción Mercantil y los hechos Contables:Las operaciones mercantiles suceden minuto a minuto, día a día, y así se van registrando; pero las comparaciones y análisis de los resultados no se pueden hacer con la misma frecuencia, porque ello supondría un inmenso trabajo y porque siempre los registros y datos resultarían incompletos ya que dichas operaciones muchas veces se perfeccionan en varias etapas que abarcan más de un minuto o un día.

Ejercicio Económico:Significa el lapso a fin el cual se resumen los diferentes registros con el objeto de establecer la ganancia o pérdida que se haya producido durante el mismo, así como la cantidad y el valor de los bienes y deudas de la empresa para la fecha.

La ecuación contable y cambio en sus elementos:

A = P + C + I – E

Activo: representan todos los bienes y derechos que una empresa posee, entendiéndose por bienes aquellos elementos que son factibles de medición, como por ejemplo: efectivo en caja, en Bancos, Mobiliario y por derechos a aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre los cuales se espera obtener algún beneficio tales como Cuentas por cobrar, Documentos por Cobrar, Derechos de Autor, entre otros.Pasivo: Representan todas las obligaciones Reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero se preste un servicio o se entregue un bien. Ejemplo: Prestamos Bancarios, Cuentas por pagar comerciales, Acumulaciones de gastos realizados, Pasivos por las prestaciones Sociales de los trabajadores, entre otros, el Saldo de la cuenta Pasivo es acreedor.Patrimonio: Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el Capital Social u originadas por las actividades normales del negocio; las que se encuentran más frecuentemente son: Capital Social, Reserva legal, Reservas Contractuales, Utilidades no distribuidas, entre otras.

Cuentas de Ingresos operacionales: Representan todos aquellos incrementos del Patrimonio que se derivan de las actividades propias principales del negocio, ejemplo: Un tipo de negocios de tienda de zapato, sus ingresos operacionales están constituidos por las ventas que se realizan de zapatos y calzados.Cuentas de Costo: Están formadas por aquellas erogaciones o distribuciones del valor de un Activo, que son necesarias para producir los ingresos operaciones del negocio, ejemplo: Los costos de una tienda de zapato están constituidos principalmente por el costo de los zapatos que se vendieron en un período.Cuentas de gastos: Representan desembolsos, erogaciones del efectivo o distribución del costo de un activo que no se relacionan directamente con el nivel de ingresos operacionales de una empresa y que independientemente de tales ingresos, son necesarios para mantener las operaciones del negocio.Cuentas de otros Ingresos: Son los que se obtienen por actividades diferentes al objetivo del negocio. Ejemplo: Los ingresos por intereses de una colocación, para una entidad que tenga como objetivo principal el fabricar productos de consumo masivo.Cuentas de otros Egresos: Se originan por todas aquellas actividades que no se relacionan con el objeto principal del negocio. Ejemplo: los intereses por préstamos Bancarios o los gastos por Comisión.

La Cuenta:La Principal herramienta de la cuál dispone la Contabilidad para el registro de las operaciones que afectan a una entidad. Según Catacora “Define la Cuenta como la mínima unidad de registro de la cuál dispone una entidad, para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultado.” Otros autores definen “Unidad Básica Contable que agrupa elementos de igual Naturaleza y a través de la cuál se refleja las variaciones cuantitativas de un determinado renglón del Patrimonio”; de estas definiciones podemos decir que la Cuenta es la agrupación sistemática de los cargos y créditos relativos a la misma persona o Asiento que se registran bajo o un nombre o titulo apropiados.

Propósito de la Cuenta:1.- Suministrar información para preparar los Estados Financieros.2.- Provee datos de los montos de las cuentas de los clientes, proveedores, activos, gastos, ingresos y capital.

Partes de la Cuenta: Nombre o titulo de la cuenta. Columna de Débitos. Columna de Créditos. Saldo de la Cuenta.

Clasificación de las Cuentas:

1.- Cuentas Reales o del Estado de Situación Financiera:se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a las partidas del Balance General o Estado de situación como por ejemplo: el Efectivo, Las Cuentas por Cobrar, La Propiedad Planta y Equipo, Las Cuentas por Pagar, El Capital Social y los Rubros del Superávit. Estas cuentas no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas Nominales.2.- Cuentas Nominales o del Estado de Resultado:Son aquellas cuentas que registran los incrementos del Patrimonio mediante los ingresos, o disminuciones por los costos o egresos ocurridos en un período determinado, se les llaman temporales porque reflejan las diversas transacciones dentro de su ejercicio económico y al término de este se cierra.3.- Cuentas de Orden:Son aquellas operaciones o transacciones que no afectan el activo, pasivo y capital del negocio, pero que en una forma u otra, significan alguna responsabilidad para la empresa, y en consecuencia es necesario establecer cierto tipo de control sobre dichas operaciones.4.- Cuentas Transitorias:Son cuentas contables que se emplean en la contabilidad a manera de puentes, su presencia en los libros se reducen a periodos relativamente breves y sirven para enlazar cuentas de una misma operación cuando por motivos del sistema, dichas cuentas no pueden afectarse simultáneamente, o cuando la conveniencia practica así lo requiera.5.- Cuentas de Valuación o Valoración complementarias de activos:Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan o complementan, se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo y las complementarias, para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. 6.- Cuentas Mixtas: Son aquellas Cuentas que en determinados momentos, el contenido de la misma, que normalmente es Nominal, pueden ser parcial o totalmente de naturaleza real. Estas cuentas obligan a efectuar un análisis de las mismas, a fin de determinar las partes de su contenido que es de naturaleza real y la que corresponde a elementos Nominales para devolver su verdadera naturaleza y poder llevarla al Estado Financiero que le corresponde.

Teoría de la Partida Doble:Se basa en la ecuación del patrimonio y registra los valores del activo y pasivo así como las constantes variaciones que se causan en la cuantía del capital. En toda operación mercantil hay un cambio de valores y su registro debe expresar esa doble modificación que originan dos conceptos que se equilibran o balancean entre si No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

Teoría del Cargo y el Abono (Teoría de la partida doble):

La Contabilidad por partida doble, es un sistema por el cuál se afectan al menos dos cuentas para registrar las operaciones. Las cuentas se utilizan para registrar los dos movimientos contables de una transacción. Es decir, todo deudor tiene un acreedor, la Partida doble esta fundamentada sobre el equilibrio perfecto que establece la Ecuación Fundamental. Las Cuentas mantienen un equilibrio entre los débitos anotados y los créditos registrados. La diferencia entre las anotaciones de débitos y créditos constituye el Saldo de una Cuenta, por lo que pueden presentarse tres situaciones:

a.a. Que los débitos sean mayores que los Créditos, en este caso se dice que la Cuenta tiene Saldo Deudor. (Dr).

b.b. Que los Créditos sean mayores que los Débitos, en este caso se afirma que la cuenta tiene un saldo Acreedor. (Acr).

c.c. Que los débitos y los créditos sean iguales en este caso se establece que la cuenta no tiene saldo o esta saldada.

El Debe Representa El Haber Representa1.- Un bien que ingresa 1.-Un bien que sale de nuestro poder2.- Una deuda que se paga 2.- Una deuda que se cobra3.- Un gasto, un costo o una perdida 3.- Un ingreso o una ganancia4.- Lo que nos quedan debiendo 4.- Lo que quedamos debiendo

Regla General de la Teoría de la partida Doble: Esta regla establece que aquellas cuentas cuyo saldo normal es deudor aumentan con cargos y disminuye con abonos. Aquellas cuentas cuyo saldo normal es Acreedor aumentan con créditos y disminuyen con débitos.

¿A quién Cargar? ¿A quién Abonar? ¿Qué entra? ¿Qué sale? ¿Quien recibe? ¿Quién entra? ¿Quién Pierde? ¿Quien gana? ¿Quién queda debiendo? ¿A Quien quedamos debiendo?

ACTIVOS PASIVOS CAPITAL

+ - - + - +

INGRESOS GASTOS VALUACION

- + + - - +

Ventajas que ofrecen las Partidas Dobles: Permite un control matemático de las anotaciones, porque siempre se da entrada y

salida simultáneamente a los valores que se cambian. Es de sencilla aplicación.

UNIDAD II

LIBROS PRINCIPALES

LIBROS DE CONTABILIDAD:El Código de Comercio Venezolano en su Párrafo Tercero. De la Contabilidad Mercantil en el Art.32, dice: "Todo comerciante debe llevar en idioma Castellano su Contabilidad, la cuál comprenderá obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor, y el de Inventarios. Podrá llevar además, todos los Libros Auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones".

FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

1. Se registran todas las operaciones mercantiles que suceden día en la empresa.2. Suministran los datos indispensables para conocer la situación financiera y económica

de la empresa.3. En ellos se deja constancia de los actos y negociaciones que se efectúen, se especifica

claramente el origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los cobros y de los pagos.

4. Permiten aclarar confusiones y dudas en las relaciones comerciales.

El Carácter General de los Libros Obligatorios de Contabilidad según el Código de Comercio:

Lo estable el Art.33 que reza "El Libro Diario y el de Inventarios no puede ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez Ordinario de mayor categoría en la localidad donde no

existan aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio de cada libro nota de los que este tuviere , fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina.

Es el artículo 34 quien establece las normas a seguir en el Libro Diario; y el mismo dice "en el libro diario se asentarán, día por día las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida expresa claramente quien es el acreedor y quien es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso se conservan todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente solo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con solo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que se hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de estas.

Con respecto al libro de inventarios el código de comercio señala en el Art.35 que "todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año , hará en el libro de inventario una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.El inventario debe cerrarse con el Balance en la cuenta de ganancias y pérdidas; esta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualquier otra obligación contraída bajo condición suspensiva con anotación de las respectivas contrapartidas. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación"

PROHIBICIONES LEGALES

Art. 36 y 37 CC.....

ASIENTOS CONTABLES

Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.

TIPOS DE ASIENTOS CONTABLES

1. Asiento Simple:Se registra cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.

2. Asiento Compuesto:

Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora.

BALANCE DE COMPROBACIÓN

Es el documento que se prepara generalmente al término de cada mes para constatar si todos los asientos del diario han sido pasados al mayor, resumir la información de este último y facilitar la información del estado de resultados y estado de situación financiera.

PARTES DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

1. Nombre de la empresa2. Nombre del documento3. Fecha de su formación

METODOS DE FORMACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

1. Balance de comprobación por sumas:

Se obtiene listando todas las cuentas que figuran en el mayor de todos los débitos y créditos efectuados durante el mes a cada cuenta, en el debe y haber de las columnas del balance de comprobación. La suma total del debe y del haber deben ser iguales.

2. Balance de comprobación por saldos:

Se obtiene anotando el saldo de cada cuenta del mayor, sea el debe o el haber, en la columna respectiva del balance de comprobación.

TÉCNICAS PARA LOCALIZAR Y CORREGIR ERRORES EN LOS REGISTROS

Localización de Errores

1. Comprobar la exactitud de las cuentas en el balance de comprobación2. Si no coinciden, revisar el trabajo en sentido contrario al orden de realización

Métodos de Comprobaciones

1. Errores de sumas o restas hechas en los libros2. Trasposiciones de números y traslación de la coma decimal

3. Pase incorrecto del diario mayor o del mayor al balance de comprobación

4. Cargos pasados al haber de las cuentas del mayor

5. Pases omitidos o repetidos

6. Pases hechos a cuentas que no corresponden

Correcciones de Errores en el Mayor

1. Pase a una cuenta en lugar de otra2. Transposición de números al pasar

3. Pase al lado opuesto de la cuenta

4. Pase de una anotación dos veces

5. Omisión de pase

UNIDAD III

LIBROS AUXILIARES

1. Libro Auxiliar de Entradas a Caja:Recopila la información relacionada con todas las partidas que son entradas de efectivo y que afectan a diferentes cuentas.

2. Libro Auxiliar de Salidas de Caja:Muestra las salidas de efectivo que son hechas por la caja principal.

3. Libro Auxiliar Compras a Crédito:Muestra el detalle de todas las adquisiciones de mercancías a crédito.

4. Libro Auxiliar de Ventas a Crédito:Refleja las ventas a crédito que se realizan de manera cronológica.

UNIDAD IV

ESTADOS FINANCIEROS

Estados Financieros: representan el principal producto de todo el proceso contable que se lleva a cabo dentro de una entidad; en base a ello son tomadas casi todas las decisiones económicas y financieras que afectan una empresa; son cuadros con datos financieros y de las operaciones en forma detallada, que son esenciales para un amplio análisis e interpretación de la información.

Clasificación de los Estados Financieros: Se clasifican en:Principales: Balance General o Estado de Situación Financiera, Estado de resultado, Estado de Movimiento de las cuentas de Patrimonio y el Estado de Flujo de Efectivo.Secundarios: Balance de Comprobación.

1.- Estado de Resultados: Es un informe minucioso, en términos monetarios, de lo acontecido en el negocio durante el ejercicio económico que se cierra, se confecciona con los saldos de las cuentas nominales (Ingresos, Costos y Egresos). El objetivo de este Estado Financiero es mostrar la forma como se produjo la utilidad ó perdida del ejercicio económico.

Las Cuentas Nominales se clasifican en cuatro grandes grupos: Ingresos principales, Costo de los ingresos principales de ventas, Gastos de Operaciones, Ingresos y Gastos Financieros eventuales.

Ingresos Principales: Están constituidos por las ventas en las empresas mercantiles e Industriales, por los ingresos de la empresa de servicio, por los intereses cobrados en las empresas financieras, los representan las cuentas nominales que registran las compensaciones que percibe a través del objeto principal de la empresa.

Costos de Ingresos principales de ventas: esta compuesto por el costo de mercancías, Costo de Ventas o Costo de servicio prestado según el tipo de empresa. En las empresas dedicadas a comprar artículos para venderlos, el Costo de Venta es igual Inventario Inicial de Mercancías más las Compras Netas, más los Fletes y otros gastos de compras menos el Inventario Final.

Gastos de Operación: están formados por los gastos de ventas y los administrativos. Los de Ventas son los gastos en que se incurren para llevar a cabo la venta y los administrativos son los gastos de funcionamiento que realiza la empresa. Ejemplo: Sueldo de Oficina, Alquileres.

Ingresos y Gastos Eventuales: Son los que se generan de actividades diferentes al objetivo principal del negocio.

Presentación del Estado de Resultados: El encabezamiento especificará el Nombre de la Empresa, Nombre del Estado o Informe, Fecha del período que cubre. El Cuerpo estará constituido por: Producto de las Ventas, El Costo de Ventas, Gastos de Operación y otros

Ingresos y Egresos y de esta manera obtener la Utilidad o Pérdida del Ejercicio que será trasladada al Balance de Situación.

2.- Balance General o Estado de situación Financiera: Es un cuadro demostrativo de la Ecuación Fundamental de la Contabilidad en detalle, con todas las cuentas reales clasificadas y agrupadas en un cierto orden preestablecido permitiendo ver claramente la situación económica y financiera de la empresa en un momento determinado. Este debe mostrar claramente y en detalle las cuentas que lo integran (Activo, Pasivo, Capital) en el perfecto equilibrio de la ecuación fundamental:ACTIVO = PASIVO + CAPITAL; proporcionando una información de carácter establecido.

El Activo: muestra todos los Bienes y Derechos que posee la empresa mediante los cuales se obtendrá un beneficio económico. Su estructuración en la práctica contable los agrupa en Partidas Circulantes y no Circulantes.

Las Partidas Circulantes se clasifican en: Disponible, Exigible, Realizable, Inversiones Temporales y Gastos pagados por anticipado.Según el Instituto Americano de Contadores Públicos, en Norma Internacional de Contabilidad No.13 se define a los activos circulantes como el dinero en efectivo o recursos que se espera convertir en dinero o consumir durante el ciclo económico del negocio (Ver cuadro del Balance General).

Las partidas del Activo no circulante se presentan así:Propiedad Planta y Equipo: conformado por todos aquellos bienes de la empresa, que recurre las siguientes características: Son propiedad de la empresa, son de naturaleza permanente, están destinados para el uso y no para la venta, tienen además un cierto valor considerable.Se subdividen en Tangibles e Intangibles: Son Tangibles aquellos activos fijos de consistencia física especial, palpables como lo evidencia su nombre. Los Intangibles, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables como las plusvalías, las patentes, entre otros.

Al momento de clasificar los activos fijos dentro de sus correspondientes sub-grupos se han de colocar en primer lugar los más fijos: ubicando el Terreno primero que el Edificio, luego el mobiliario hasta llegar a los que ofrezcan menos permanencia o durabilidad en la empresa como son los vehículos.

Activos Diferidos o Cargos Diferidos: están formados por partida de gastos de tal condición que beneficiará la empresa por más de un período económico.Estos gastos deben ser ajustados al final de cada ejercicio de manera de registrar como verdadero gasto la parte consumida durante el ejercicio que finaliza, y registrar como un

autentico activo la parte que falta por disfrutarse tales como: los gastos de organización, algunas mejoras de la propiedad ajena arrendada, campañas publicitarias entre otras.

Otros Activos: bajo este rubro se colocarán aquellas cuentas representativas de activos raros o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no son calificables dentro de los grupos anteriores. Ejemplo: Equipo de reparto en desuso, terreno para futuras construcciones, efectos por cobrar no pagados, depósitos en bancos intervenidos.

El Pasivo: son las deudas y obligaciones de la empresa con terceros a la fecha del Balance General; se subdividen en: Circulantes, gastos acumulados por pagar, crédito diferido, largo plazo, otros Pasivos.

Pasivo Circulante: está constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a un largo plazo no mayor a UN (1) año, a partir de la fecha del Balance General; normalmente se pagan con Activo Circulante.

Gastos Acumulados: están compuestos por todos aquellos pasivos que son estimaciones sobre los cuales se tiene seguridad razonable de que se han realizado los costos y gastos relacionados y que en su mayoría no se conoce su monto exacto por lo cuál se efectúa una estimación de cuantía. Ejemplo: Aportes Patronales, Patente de Industria y Comercio, todos los servicios públicos , Provisiones para: vacaciones, utilidades, intereses por pagar, honorarios de abogados.

Créditos Diferidos: se encuentran compuestos por partidas de ingresos que han sido recibidos por adelanto sobre los cuales se debe prestar el servicio, o entregar el bien a futura, es decir, antes de que se devengue, se conoce también como ingreso no ganado o ingreso no realizado. Ejemplo: los alquileres, intereses, publicidad, suscripciones todos cobrados por anticipado.Pasivos a Largo Plazo: comprende las obligaciones por pagar con plazos mayores a un (1) año a partir de la fecha del Balance General. Ejemplo: Hipotecas, Bonos por Pagar.

Otros Pasivos: Son aquellas cuentas indicadoras de deudas de la empresa con terceros, y que no puedan clasificarse con propiedad dentro de los otros sub-grupos citados.

El Capital: Es patrimonio se origina de dos fuentes: la inversión de los dueños en la sociedad, y las utilidades retenidas o no distribuidas.

Presentación del Estado de Situación o Balance General: El encabezamiento especificará: El nombre de la empresa; Nombre del Estado Financiero, Fecha en la que se refiere y el Cuerpo del Balance (Activo, Pasivo, Capital).

UNIDAD V

HOJA DE TRABAJO

Es un borrador de trabajo utilizado por el contador, para dar sobre seguro y con análisis previo, los pasos preliminares para el de los libros.

CONTENIDO DE LA HOJA DE TRABAJO

1. Nombre y fecha2. Nombre de las cuentas3. Balance de comprobación4. Costo de ventas5. Estado de resultados6. Estado de situación financiera

CIERRE DE LOS LIBROS

Consiste en transferir el resultado neto de un período por medio de las cuentas nominales, a la cuenta de utilidades no distribuidas y que incluyen los siguientes registros:

Cierre de las cuentas que conforman un incremento al costo de ventas. Registro del inventario final y cierre de las cuentas que disminuyen el costo de ventas. Cierre de la cuenta del costo de ventas. Cierre de las cuentas relacionadas con los ingresos. Cierre de las cuentas de gastos. Creación del pasivo por impuesto. Registro de la reserva legal. Transferencia de la utilidad o pérdida del ejercicio a las utilidades no distribuidas.

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Costo de ventas xxxxxxxInventario inicial (01/01/X2) xxxxxxxCompras xxxxxxxGastos sobre compras xxxxxxx

Para cerrar las cuentas correspondientes a incre-mentos del costo de ventas y el inventario inicial.

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Ganancias y pérdidas xxxxxxxCosto de ventas xxxxxxx

Para cerrar la cuenta del costo de ventas delejercicio.

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Ventas xxxxxxxDevoluciones y rebajas sobre ventas xxxxxxxGanancias y perdidas xxxxxxx

Para cerrar las cuentas relacionadas con losingresos de la empresa

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Ganancias y pérdidas xxxxxxxSueldos y salarios xxxxxxxGastos de publicidad xxxxxxxGastos varios xxxxxxx

Para cerrar las cuentas de gastos correspondientesal ejercicio económico.

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Ganancias y pérdidas xxxxxxxImpuesto por pagar xxxxxxx

Para cerrar el pasivo por impuesto sobre la rentaa pagar del ejercicio.

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Ganancias y pérdidas xxxxxxxReserva legal xxxxxxx

Para cerrar el registro inicial de la reserva legal.

31/12/X2------------------------- X --------------------------- Db Cr

Ganancias y pérdidas xxxxxxxUtilidades no distribuidas xxxxxxx

Para transferir la utilidad del ejercicio a las utili-dades no distribuidas acumuladas.