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Cátedra de Administración
Organización y métodos administrativos. Los Sistemas Administrativos en el Ejército y el
impacto de la computación. Situación actual y perspectivas de futuro.
Curso de Capacitación y Perfeccionamiento
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para Oficiales Superiores
Autor: Coronel Roberto Moreira. Orientador: Coronel Dorval Rodríguez.
1999
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PROLOGO
I. PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
II. OBJETIVOS
III. MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA
A- La administración y los sistemas
B- Diseño de un enfoque de sistemas para la administración
1-Características del enfoque de sistemas.
a- organizado
b- creador
c- teórico
d- empírico
e- pragmático
2-Razones del enfoque de sistemas.
a- la complejidad en las organizaciones modernas
b- adelantos administrativos
C- Desarrollo de la teoría de la administración y de la organización.-
1- Frederick Taylor (1856-1950)
2- Henri Fayol (1841-1925)
3- Los experimentos Hawthorne
4- La computadora electrónica
5- La teoría moderna de la organización
6- Escuelas del Análisis Administrativo
a- Escuela del Comportamiento
b- Escuela Empírica
c- Escuela de la Teoría de Decisiones
d- Escuela cuantitativa
e- Escuela de Proceso Administrativo
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D- Enfoques de la Teoría de Organización
1- El enfoque clásico
2- El enfoque neoclásico
E- El enfoque de sistemas para la organización y la administración
1- Los recursos
2- La organización
3- Enfoque de sistemas para la Administración y la Organización
a- Partes del sistema y su interactuación
b- Integración de las funciones administrativas básicas
F- Otros enfoques
1- Enfoque de contingencia
2- Enfoque de compromiso dinámico
G- Enfoque de Calidad en la Administración Pública.
1- Generalidades
2- Mejora de Gestión
H- Los Sistemas de Información y Administración
1- Evolución de un sistema de información
2- Elementos y operación de un Sistema de Información
3- Definición de Sistema de Información
4- El sistema de información y los demás sistemas
5- Tecnología de la información
6- Concepto de Base de Datos
IV. ESQUEMA DE LA INVESTIGACION
- Breve referencia al diseño
- Descripción de métodos y técnicas
V PRESENTACION ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS HECHOS
A- Sistemas Administrativos del Ejército
1- Generalidades
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2- Concepto General de Administración Militar
a- Definición
(1) Ramas fundamentales
(a) La logística
(b) La Administración de Personal
3- El proceso Administrativo.
4- Métodos de trámite Administrativo.
5- Contenido del sistema Administrativo Reglamentado.
B- Sistema Informático del Ejército
1- Antecedentes
a- Situación a Setiembre de 1996
b- Situación proyectada al 2000
c- Beneficios
d- Relación de proyectos a llevar a cabo
2- Situación actual
a- Política Informática
b- Descripción de Misión, Objetivos y Metas
- Misión
- Objetivo
- Metas por objetivo
c- Descripción de Proyectos
(1)- Proyecto Red Privada de Comunicación de datos
(2)- Proyecto Base de Datos Unificada del Ejército
(3)- Proyecto de Capacitación del Personal Militar
(4)- Comisión de Informática
C- Análisis de los Sistemas desarrollados.
1- Generalidades
2- Realidades constatadas.
a- En cuanto al Equipamiento – Hardware
b- Software utilizado
3- Preguntas de opinión.
a- Aspectos concordantes.
b- Aspectos discordantes.
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VI. CONCLUSIONES
VII. BIBLIOGRAFIA
VIII. ANEXOS
A. Anexo Nro. 1
Diseño de Investigación.
B. Anexo Nro. 2.
Instrumento de recolección de datos.
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PROLOGO
Desde la postura de quien no conoce en profundidad un área esencialmente técnica, se
abordo el tema de investigación adoptando una ubicación intermedia entre los tomadores de
decisiones a diferentes niveles y los especialistas en informática tratando de cerrar el espacio
de comunicación que los separa.
Desde la postura de operador del sistema administrativo, se intentó encarar un estudio
profundo de las teorías clásicas y modernas, como de los diferentes sistemas vigentes y la
absorción por los mismos del fenómeno informático tratando de identificar los alcances de su
incidencia en la gestión institucional.
Estas dos posturas básicas permitieron el acceso al tema desde un ángulo particular con
intención de realizar un aporte reflexivo sobre la verdadera significación de estos fenómenos
modernos que repercuten en la institución.
Ateniéndose a las necesidades del método científico se intentó ir más allá de las simples
apariencias, tratando de conocer, comprender y explicar los hechos ateniéndose a reglas
metodológicas fijadas de antemano. Sin despreciar la utilización del conocimiento previo por
el cumplimiento de la actividad profesional, se adoptó una aptitud clara de verificación
evitando que el sentido común se convirtiera en obstáculo epistemológico.
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I. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
Conocer si se ha producido un impacto por la introducción de las computadoras en los
Sistemas Administrativos del Ejército. En caso afirmativo determinar su magnitud y las
afectaciones trascendentes en las áreas administrativas, logística y de personal y los
problemas que ha contribuido a mejorar. Al mismo tiempo despejar las interrogantes sobre
la utilización de la tecnología informática asociada a las telecomunicaciones como
herramienta en apoyo de las actividades administrativas.
Conocer la capacidad organizacional para enfrentar los desafíos tecnológicos mediante la
capacitación de los recursos humanos y si las posibilidades económicas permiten la
obtención y renovación de los equipos de cómputos.
Conocer si a nivel de teoría administrativa se han superado las posturas clásicas y si se
avanza en la conceptuación moderna de calidad en los procesos a la par de las
organizaciones privadas y estatales.
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II. OBJETIVOS
Estudiar la organización y el funcionamiento de los sistemas administrativos, el uso que
hacen de los medios informáticos disponibles y sus planes de futuro.
Estudiar concretamente los sistemas y procedimientos informáticos y cuantificar su
impacto en las funciones administrativas.
Estudiar el entorno de trabajo y sus ambientes hardware y software y los planes de
desarrollo de sistemas y tecnología de información.-
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III. MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA.-
A. LA ADMINISTRACION Y LOS SISTEMAS.- La noción de la necesidad de encarar los temas de la Administración como un todo
integrado más allá de las funciones tradicionales de planeamiento, organización,
dirección, coordinación y control se está imponiendo desde algún tiempo atrás.-
La nueva filosofía de la vida administrativa pasa por encararla como un sistema y los
expertos oportunamente calificaron a los años setenta como la época de los sistemas.
Se comenzó de esa forma a pensar en que la tarea administrativa se debía encarar con
un enfoque de sistemas.-
El enfoque de sistemas proporciona el proceso para armonizar las complejidades de las
empresas modernas, donde los sistemas de información a la gerencia, normales o
basados en computadoras proporcionan los instrumentos.-
El proceso administrativo está llevando a cabo rápidamente la transición de muchas
décadas de técnicas anticuadas a un presente donde los problemas son observables
cuantificables y capaces de resolverse mediante la modalidad sistemática y no
utilizando la experiencia o la intuición.-
Un sistema puede definirse como una serie de elementos unidos de algún modo a fin de
lograr metas comunes y mutuas (1) Murdick Y Ross.
Ejemplo:
Sistema Elementos Meta BásicaClub Social Miembros Entretenimiento Policía Hombres, equipo, edificios,
comunicaciones, armas Protección de la sociedad contra el crimen
Computadora Componentes físicos y conexiones, hardware Programas, software
Procesamiento de datos
Recopilación, elaboración propia, basado en Murdick y Ross (1)
A su vez podemos en este mismo sentido introducir un concepto de Información a la
gerencia como un sistema que:
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Está integrado por un grupo de personas.
Organizado en base a manuales. (elementos)
Con un equipo de procesamiento de datos.
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Escogen
Almacenan (manipulación de datos)
Procesan
Recuperan
Para disminuir la incertidumbre de la toma de decisiones, mediante el suministro de
información a los gerentes (metas).
Las organizaciones están cambiando para aceptar la tecnología de la información. La
estructura y la composición de los recursos están comenzando a reflejar un nuevo
enfoque para el diseño de organización, causado por el enfoque de sistema.
Características comunes de las organizaciones y de los sistemas de información:
Ambos son procesos dinámicos, por lo que son de naturaleza cambiante.
Pueden analizarse, diseñarse y administrarse como sistemas mediante principios
generales del diseño.
Sus elementos están unidos funcionalmente y en cuanto a operación.
El diseño del sistema de información permite la integración de las partes de la
organización a la que sirve. Esta integración ha sido llamada como “Enfoque Total de
Sistemas”.
Ambos tienen salidas, que son un objetivo, pero la del sistema de información, es una
decisión, que resulta de los datos suministrados mediante el sistema.
Una parte importante del esfuerzo de diseño de los sistemas de información se dedica a
la programación de esas decisiones.
B. DISEÑO DE UN ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA
ADMINISTRACION.- Esencialmente se diseña para:
• Desarrollar y administrar los sistemas de operación.
• Para diseñar sistemas de información para la toma de decisiones.
Existe una relación recíproca de las partes o subsistemas de la organización. El
enfoque comienza con una serie de objetivos y se dedica al diseño del todo a diferencia
del diseño de los componentes y subsistemas. Murdick y Ross (1) hablan de una
relación sinérgica que produce un efecto total mayor que es de la suma de los efectos
considerados independientemente.
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El enfoque en el diseño del todo, a diferencia del diseño de los componentes y
subsistemas se demuestra en la siguiente figura donde se muestra el enfoque clásico y
el de sistemas para la organización y el flujo de la información.
Tomada de Murdick y Ross (1)
1. CARACTERISTICAS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS.- Las características son las siguientes:
a. Organizador: Es un medio para resolver grandes problemas cuyas soluciones
requieren la aplicación de grandes cantidades de recursos en una forma
organizada.
b. Creador: El diseño final depende en gran parte de la originalidad y de la
capacidad creadora de los individuos que contribuyen al diseño.
Algunos aspectos que favorecen el uso de la creatividad:
• Los problemas son complejos y no hay una formulación única.
• Gran parte de los datos disponibles es incompleta y ambigua.
• Hay que superar las barreras tradicionales en pro de la solución.
c. Teórico: La teoría proporciona el molde y es el fundamento del enfoque de
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sistema.
d. Empírico: La búsqueda de datos empíricos contemplan distinguir los
pertinentes de los que no lo son y los falsos de los verdaderos.
c. Pragmático: Busca un resultado orientado a la acción. Debe ser posible, capaz
de producirse y de funcionar.
2. RAZONES DEL ENFOQUE DE SISTEMAS.- Las razones las encontramos en dos aspectos fundamentales y son: la creciente
complejidad de las organizaciones modernas y los cambios fundamentales en los
procesos administrativos lo que determina un especial énfasis en la administración
del cambio.
a. La Complejidad en las organizaciones modernas:
La revolución tecnológica que no cesa, obliga a una revolución administrativa,
como a investigación y desarrollo cada vez más incentivados desde las
organizaciones.
El constante cambio de productos como consecuencia de lo anterior, se aprecia
con sorprendente efecto en el campo de las computadoras y en la electrónica,
con la explosión de la información y su influencia en la toma de decisiones.
b. Adelantos administrativos:
Se han producido cuatro desarrollos que dan la oportunidad de mejorar los
procesos administrativos:
La teoría de los sistemas de información y retroalimentación.
Una mejor comprensión del proceso de toma de decisiones que condujo a
automatizar o programar las decisiones.
Esta idea de programar las decisiones mediante reglas de decisión es
actualmente una consideración básica de la administración y del diseño de
sistemas de información.
Son ejemplos de estas reglas comunes de decisión que se han programado
para resolver con ayuda de las computadoras, las nóminas de control de
inventarios, etc.
Las técnicas de la ciencia administrativa están estrechamente relacionadas
con las decisiones programadas y las reglas de decisión programadas.
Estas técnicas se combinan con la capacidad de cálculo de las
computadoras, para proporcionar soluciones de problemas que eran
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impracticables anteriormente.
La computadora electrónica digital es el cuarto desarrollo que ha hecho
posible el enfoque de sistemas para la administración.
La capacidad de las computadoras para procesar y almacenar información,
ha sobrepasado la capacidad humana para diseñar sistemas que utilicen
adecuadamente esa capacidad.
C. DESARROLLO DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN Y DE LA
ORGANIZACIÓN: La historia de la civilización occidental está llena de indicios de que las organizaciones
como el Ejército y la Iglesia Católica romana fueron los que introdujeron innovaciones
tales como línea y personal, relaciones de autoridad formal de organización y otros
adelantos administrativos semejantes que todavía subsisten en nuestra época.
Utilizando un gráfico de Murdick y Ross (1) pretendemos un repaso rápido por el
desarrollo de la ciencia comparada con la administración y encontrar los hitos que
marcaron la evolución hacia una teoría moderna de la organización y las Escuelas de
análisis administrativo.
Tomado de Murdick y Ross.
1. Frederick Taylor (1856 – 1950). Creador de la administración científica y de la iniciación del movimiento
administrativo moderno.
Página 13 de 69 Aunque sus principios tendían a aplicarse a toda una organización industrial, hizo
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hincapié en el empleo de la administración científica a nivel del taller.
Se interesaba en la eficiencia de los trabajadores y gerentes en los procesos de
manufactura y producción. Creía en que la dificultad principal consistía en que los
gerentes no expresaban lo que esperaban, unida a la falta de comprensión
resultante de parte de los empleados con respecto a esas esperanzas.
Realizó el examen de los pasos del proceso de trabajo con la intención de mejorarlo
en forma científica.
Fue el originador de los estudios de tiempo y movimiento y de otros métodos de
ingeniería industrial.
Consideró las siguientes, como funciones administrativas:
• Determinación científicas de cada elemento de trabajo de un individuo.
• Selección científica y adiestramiento de cada trabajador.
• Colaboración entre la gerencia y el trabajador.
• La igualdad de la distribución de responsabilidades entre los gerentes y
los trabajadores.
2. Henri Fayol (1841 – 1925). Por primera vez Fayol desarrolló una amplia y explícita estructura de principios
administrativos generales que explicaban la naturaleza del proceso administrativo
que constituyen la base de la teoría administrativa “clásica”.
Sostuvo que la administración es universal y que los gerentes sin importar la
organización debían desempeñar las mismas funciones a saber:
- Planeamiento.
- Organización.
- Ordenamiento.
- Coordinación.
- Control.
Afirmó que los principios administrativos no sólo se aplican a los negocios, sino
también a empresas militares, institucionales, políticas, religiosas o de otra índole.
Los 14 principios que estableció para la administración los consideró como flexibles
y no absolutos y que pueden adaptarse a cualquier necesidad:
División del trabajo (Especialización del trabajo).
Autoridad y responsabilidad. Derecho de dar órdenes y facultad de
exigir obediencia y la responsabilidad es el corolario de la autoridad
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y nace de la misma.
Disciplina.
Unidad de mando. Nadie debe recibir órdenes de más de un
superior.
Unidad de dirección. Una cabeza y un plan para cada grupo de
actividades que tengan el mismo objetivo.
Subordinación del interés individual al general.
Remuneración del personal. Paga justa.
Centralización. En grado óptimo para la organización específica.
Cadena de escalafón. Cadena de mando o de superiores.
Orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Equidad. Igualdad de tratamiento.
Estabilidad de los puestos del personal.
Iniciativa.
Espíritu de cuerpo. Trabajo en grupo y comunicación.
3. Los experimentos Hawthorne. El concepto de hombre económico prevalecía hasta este experimento que demostró
que no solo los salarios y las sanciones eran importantes sino que habían otros
elementos a tener en cuenta.
Los experimentos en la Fábrica Hawthorne en Chicago acabaran con las ideas
sobre la forma de motivación de los trabajadores.
Los estudios destinados a medir el efecto sobre la producción de los cambios en las
condiciones físicas de trabajo, demostraron que la productividad de los trabajadores
se afecta mucho más debido a los factores humanos, los sentimientos de los
trabajadores con respecto a su interactuación con el resto del grupo, sus actitudes y
su sentido de reconocimiento por sus iguales y sus superiores. La falta de
productividad no es tanto una función de las condiciones de trabajo, de las
sanciones o de los incentivos, como del aislamiento del trabajador y su sensación
de anonimato, como resultado de trabajos insignificantes que hacen una pobre
contribución al producto final.
Estos estudios se consideran generalmente como indicios del nuevo principio del
pensamiento administrativo.
Comenzó a hacerse hincapié en las relaciones humanas, la motivación de los
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trabajadores y el liderazgo administrativo.
Además comenzó a valorarse como útiles las ciencias del comportamiento como la
sociología y la sicología como auxiliares muy valiosos para el conjunto de los
conocimientos administrativos.
4. La computadora electrónica. Lo que fue la Revolución Industrial para el siglo XIX lo sería la computadora para el
siglo XX (1).
Como dijo TERRY (2) “no es exagerado decir que probablemente la computadora
ha contribuido más a nuestro actual desarrollo administrativo que cualquier otra
entidad aislada”.
Ha servido para acelerar el desarrollo del pensamiento administrativo y ha sido el
catalizador requerido para encontrar el alcance de las teorías de organización y
administración (3).
La importancia que se da actualmente a la información como un mecanismo de
integración y el movimiento hacia la programación de las decisiones, son por sí
demostrativos de la influencia de las computadoras, no solo sobre las técnicas
administrativas, sino también sobre el desarrollo de una teoría de organización y
administración.
5. La teoría moderna de la organización. Sus orígenes no pueden identificarse con ninguna época específica, ni atribuirse a
ningún individuo.
La transición del enfoque tradicional y funcional para la administración, a una
preocupación por la estructura de la organización y con el comportamiento humano,
es casi imperceptible.
En la década del 50 se inició una tendencia para alejarse del enfoque administrativo
basado únicamente en las funciones empresariales del planeamiento, organización
y control, hacia una consideración de los procesos de actividad coordinada y las
técnicas de la toma de decisiones.
Estas funciones administrativas clásicas de planeamiento, organización y control no
pueden llevarse a cabo sin considerar el sistema social de la organización por lo
que hay una relación muy fuerte entre las metas de la organización y el sistema
social.
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Esa interactuación de lo humano con la organización se indica en la definición de
PRESTHUS (4) “La organización se define como un sistema de relaciones
estructurales e interpersonales... Los individuos se distinguen en términos de
autoridad, posición y papel, lo que da por resultado que se prescriba la
interactuación personal”.
SCOTT (5) por su parte da otra definición: “un mecanismo que tiene como objetivo
final la compensación de aquellas fuerzas que minan la colaboración humana”.
En contraste con el enfoque “clásico” o “funcional”, que era descriptivo y se basaba
en gran parte en la experiencia o la observación, la teoría moderna es: conceptual,
analítica y empírica.
La aparición del enfoque de sistemas para la administración es posible que haya
resultado el hito más importante.
En general las definiciones de sistemas son semejantes, describen un sistema
como un conjunto de complejas partes que forman un todo para lograr un objetivo.
La esencia del enfoque consiste en que cuando se combinan eficazmente las
partes, el total es mejor que la suma de ellas.
En el desarrollo de una teoría de organización y administración el problema consiste
en reunir o formar un sistema con los diferentes enfoques, principios y técnicas de
las teorías existentes. Debidamente integrado, ese sistema administrativo logrará
con más eficacia el objetivo que si se examinan aisladamente las partes
individuales.
6. Escuelas del Análisis Administrativo. Han aparecido doctrinas que representan diversas disciplinas respaldadas por
investigadores que se agrupan para el estudio de los diferentes enfoques de la
Administración en “escuelas”.
Siguiendo a Murdick y Ross (1) separaremos las cinco más significativas ayudados
por un cuadro aclaratorio.
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Tomado de Murdick y Ross
a. Escuela del comportamiento.
Agrupa a defensores de dos concepciones: el grupo denominado del
comportamiento humano y el de sistemas sociales.
Consiste en hacer las cosas por conducto de la gente y por lo tanto para que el
gerente tenga éxito debe comprender las relaciones humanas, el liderazgo y los
demás enfoques de la ciencia del comportamiento que describen las relaciones
interpersonales entre la gente.
Los de esta concepción tuvieron su origen en los estudios de Howthorne y
luego de Elton Mayo (el autor de The Human Problems of on Industrial
Civilization). De la misma concepción han sido posteriormente Keith Davis (6) y
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Douglas Mc.Gregor que presentara la idea de la teoría X y la teoría Y. El
enfoque clásico siguió el de la teoría X que sostenía que no había satisfacción
en el trabajo, que los seres humanos lo evitan y que tienen muy poca ambición.
La antítesis es la teoría Y que sostiene que los trabajadores tienen un potencial
mucho mayor que el imaginado, que ejercerán su propia dirección y si se les
motiva serán responsables, lo que resume esta teoría, es la participación.
Entre sus precursores están Maslow (7) que desarrolló la famosa “jerarquía de
las necesidades” que sostiene que las obligaciones humanas varían desde las
fisiológicas hasta las que incluyen el amor y la estimación. Esta clasificación de
las necesidades desde las más bajas hasta las más altas y su opinión de que
los trabajadores pueden motivarse apelando a su propia estimación, cambió el
sentido de la opinión clásica que sostenía que los trabajadores se motivan con
recompensas monetarias.
Chris Argiris, autor de Personality and Organization, sostenía que la
organización clásica tendía a ahogar las necesidades de participación de la
gente y que por vía de la motivación se podía lograr una mayor productividad.
Herbert Simon, autor de Organizaciones y Administrative Behavior, es un pilar
fundamental en el desarrollo de la teoría moderna de las organizaciones
mientras que Frederick Herzberg (8) aportó lo suyo en las investigaciones sobre
la motivación y el diseño de las organizaciones.
b. Escuela Empírica.
También llamado como enfoque de la experiencia o la costumbre.
En el mundo académico esta escuela está representada por los colegios de
negocios que enseñan con el “método de casos”, siendo la escuela de
graduados de negocios de Harvard la precursora de este movimiento. Entre sus
teóricos más destacados están LEARNED (9) y DALE (10). En general
estudiaron las experiencias de gerentes que han tenido éxito, intentando hacer
algunas generalizaciones de las mismas.
c. Escuela de la teoría de decisiones.
Herber Simon (11) sostiene que “Administración” y “toma de decisiones” son
expresiones casi sinónimas e incluye entre las actividades que preceden a la
decisión los siguientes:
- buscar ocasiones para tomar una decisión.
- buscar posibles rutas de actividad.
- escoger entre esas rutas.
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Forrester (12) sostiene que la investigación de la naturaleza de la toma de
decisiones en el contexto de las tácticas militares forma la base para la
comprensión del sitio de la toma de decisiones en la industria.
La idea de que los miembros de las organizaciones se consideren como
tomadores de decisiones y capacitados para resolver problemas es un
concepto clave de la teoría de organizaciones y administración y es muy
importante para el desarrollo de sistemas de información para la gerencia.
d. Escuela cuantitativa.
Trata de describir la administración en términos de símbolos matemáticos,
relaciones y datos medibles, con la finalidad de cuantificar variables de la
situación de solución de problemas y relacionarlas en una ecuación de tal modo
que resulte en una solución cuantitativa. El empleo de sus técnicas obliga a los
gerentes a definir sus problemas con exactitud y fomenta un pensamiento
cuidadoso, una metodología lógica y el reconocimiento de restricciones
definidas.
e. Escuela del proceso administrativo.
Es la llamada escuela de procesos que define lo que hacen los gerentes. Tuvo
su origen con los escritos de Taylor quien describió las funciones
administrativas en términos de lo que hacen los gerentes.
Esta escuela no solo no niega la validez de otros enfoques para la
administración, sino que trata de absorber o utilizar la metodología y las
técnicas de las otras escuelas para desempeñar las cinco funciones
administrativas.
Después de la definición de Fayol de la estructura conceptual para la escuela
de procesos, James Mooney y Allan C. Reiley (13) dos ejecutivos de la General
Motors hicieron otro aporte en general concordante con Fayol y establecieron
cuatro principios:
- coordinador
- de escalafón, (que define el flujo jerárquico de autoridad)
- funcional, (que hace hincapié en la necesidad de especialización para
poder organizar)
- de personal.
Posteriormente Gulick y Urwick (14) modificaron y ensancharon el trabajo de
Fayol y el primero identificó siete elementos clave para el trabajo de los
ejecutivos:
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- planeamiento.
- organización.
- dotación de personal.
- dirección.
- coordinación.
- información.
- presupuestos.
Esta clasificación de las funciones administrativas y del proceso de
administración ha permanecido con algunas diferencias a través del tiempo.
El enfoque de procesos para la administración, es sin duda la estructura que
más se usa entre los administradores y practicantes, tanto en la industria como
en la tarea gubernamental.
D. ENFOQUES DE LA TEORIA DE ORGANIZACION. La meta principal de la organización consiste en llevar a cabo un trabajo.
Entre las escuelas o modelos de la teoría de organización más prevalecientes están:
- la toma de decisiones.
- la burocracia.
- Los sistemas sociales.
- los modelos de sistemas.
El principal sostenedor del enfoque de toma de decisiones es Herbert Simon (15), que
considera a los miembros de la organización como tomadores de decisiones y capaces
de resolver problemas, llegando a la conclusión que los procesos administrativos son de
decisión.
El modelo de burocracia se originó en Max Weber y sigue siendo todavía un enfoque
interesante y valioso para las organizaciones. La descripción de Weber sobre las
características estructurales y de procedimiento de la burocracia, la estructura
jerárquica de la autoridad y la idea de disciplina basada en posiciones formales, son
conceptos que se usan ampliamente en nuestra época y que son característicos de una
teoría que proporcionó los fundamentos para la construcción de otras hipótesis
posteriores.
El modelo de sistemas sociales se identifica primordialmente con la sociología y su idea
básica es que las organizaciones son sistemas sociales. Uno de los principales
sostenedores de esta teoría es Talcott Parsons.
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Hay dos teorías adicionales de organización que han influido en el desarrollo de las
teorías modernas de organización y administración. Ellas son el enfoque clásico y
neoclásico.
1. El enfoque clásico. La teoría clásica, tradicional u ortodoxa, puede atribuírsele a Frederick Taylor y su
concepción de supervisión funcional y tácticas de planeamiento. Su enfoque se
ocupa casi que exclusivamente de la anatomía de la organización formal, su
estructura y la forma en que se trasmiten las órdenes por su conducto y como se
logran los resultados.
Mooney (16) además de hacer popular los siete elementos clave para el trabajo de
los ejecutivos propuesto por Gulick-Urwick (17) identificó cuatro métodos de
organización:
- por objetivo principal.
- por proceso.
- por clientela.
- por sitio.
Estudió la organización en términos de los principios de:
- coordinación
- escalafón funcional
- línea y personal.
La premisa de la escuela clásica es que la organización es un proceso lógico y
racional. Dado el objetivo, se determina el trabajo que hay que hacer, se agrupa ese
trabajo en unidades lógicas y se definen posiciones dentro de esas unidades en
términos de una estructura de responsabilidad.
De todo esto se obtiene como resultado la tabla de organización y la descripción de
las tareas.
La organización clásica tiene cuatro principios clave:
- el de escalafón.
- unidad de mando.
- gama de control.
- especialización de organización.
El principio de escalafón se refiere a la línea de jerarquía o sea que la autoridad y
responsabilidad deben fluir en una línea continúa, desde el jefe ejecutivo hasta el
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operador más bajo (cadena de mando).
La unidad de mando deriva del principio de escalafón y expresa que en la
organización ningún miembro recibirá órdenes de más de un superior.
La gama de control refiere al número de subordinados que puede supervisar
eficazmente un gerente.
La especialización de organización es la piedra angular de esta teoría. Supone que
la división del trabajo da por resultado un aumento de la eficacia, en el entendido
que es posible descomponer las tareas necesarias para lograr el objetivo de la
organización. Esas tareas pueden agruparse por departamentos semejantes y
asignarse a un gerente.
Las bases para la departamentación incluyen:
- números.
- sitio o lugar.
- cliente.
- función.
- procesos.
Esta teoría pasa por alto factores importantes como la organización informal, las
interacciones humanas dentro de los grupos de trabajo y las contribuciones de las
ciencias del comportamiento.
2. El enfoque neoclásico. La inspiración y los orígenes de esta teoría se remontan a los experimentos de
Howthorne y a los conceptos de Elton Mayo. La escuela se asocia comúnmente con
el movimiento de “relaciones humanas”.
El adelanto principal fue la introducción de las ciencias del comportamiento en la
teoría de la organización.
Los principios básicos del enfoque clásico se consideraron como estaban y se
modificaron incorporándoles opiniones de comportamiento.
Introdujo la idea de la organización informal en contraste con la organización formal.
Aparece un grupo natural de gente que es respuesta a las necesidades sociales de
la gente para asociarse con otros.
Las dos teorías, clásica y neoclásica consideradas son los antecedentes de la
teoría moderna y proporcionan un principio para examinarla más detalladamente.
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E. EL ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA ORGANIZACION Y LA
ADMINISTRACION. Las actividades administrativas solo tienen algún significado cuando la organización
está en un estado dinámico, procesando entradas de recursos para obtener salidas de
productos o servicios útiles. Las empresas pueden considerarse como un organismo, un
sistema dinámico que requiere la administración de subsistemas para transformar las
entradas de recursos.
De una forma abreviada se puede establecer los fundamentos básicos para el enfoque
de sistemas para la organización y la administración.
1. Los recursos, de las empresas incluyen información, material, dinero, recursos
humanos, maquinarias, equipamiento e instalaciones y todos se transforman en
salidas.
Bajo el concepto de sistemas de las empresas esos recursos se consideran como si
fluyeran a través del sistema de transformación y por lo tanto los subsistemas
pueden construirse basándose en esa cadena de flujo. En consecuencia
tendremos:
- la cadena de recursos humanos.
- la cadena de flujo de dinero y
- la de flujo de material, máquinas, equipamiento e instalaciones.
Para que esos cuatro funcionen es necesario diseñar un SISTEMA DE FLUJO DE
INFORMACION, que integre los otro cuatro y que sirva de centro nervioso para toda
la empresa.
2. La organización, es el vehículo que transforma las entradas en salidas. Como se
compone de gente, el gerente se debe ocupar del comportamiento e interactuación
de ese personal dentro de la distribución de la estructura de la empresa.
3. Enfoque de sistemas para la Administración y la Organización. Explica la transformación de los flujos de las cadenas en salidas por conducto del
vehículo de una organización dinámica.
Los tres subsistemas de este enfoque son:
- la teoría moderna de la organización.
- las funciones administrativas.
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- las escuelas de administración: empíricas, de comportamiento, de teoría
de decisión, de procesos administrativos y cuantitativas. Estas
suministran las técnicas.
- un cuarto subsistema hace posible el funcionamiento de los demás, el
que suministra el sistema de información a la gerencia.
a. Partes del sistema y su interactuación.
Las partes básicas son:
- el individuo.
- la organización formal
- la organización informal
- los patrones de posición y de papel de los gerentes.
- ambiente físico.
El individuo es la parte básica del sistema, su personalidad, motivos y actitudes.
La organización formal es la estructura, asignación y patrón relacionado de
tareas.
La organización informal, interactúa tanto con la organización formal como con
el individuo.
Los estilos de liderazgo traducidos en patrones de posición de los gerentes
abarcan aspectos de la organización formal como de la informal.
El enfoque de sistemas estudia la interactuación entre el individuo, los grupos y
el ambiente físico y las características sicológicas, sociales y fisiológicas de la
gente que interactúa con las máquinas, instalaciones y equipamiento.
b. Integración de la funciones administrativas básicas.
La tarea general de un gerente consiste en crear con la empresa el ambiente
que facilite el cumplimiento de sus objetivos. Para hacerlo, planea el trabajo de
sus subordinados así como sus propias actividades, escoge y adiestra a los
subordinados dotando de personal a sus operaciones, organiza el trabajo y las
relaciones de las tareas, dirige el trabajo y controla los resultados, comparando
la actuación con el plan. Esas son la funciones tradicionales del gerente.
El método más usado para clasificar las funciones administrativas consiste en
agruparlas alrededor de las actividades de:
- planeamiento.
- organización.
- dotación de personal.
- dirección.
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- control.
La figura del siguiente cuadro sintetiza un sistema de organización y
administración.
Tomado de Murdick y Ross
Este esquema acepta todas las técnicas, enfoques, disciplinas y escuelas
donde el componente final del sistema es la envoltura conocida como sistema
de información a la gerencia que incluye todo el modelo y que recolecta,
analiza, almacena y escribe datos para los que toman decisiones
administrativas en todos los niveles de la organización para la administración de
los flujos de recursos de materiales, recursos humanos, dinero, instalaciones y
máquinas, siendo también indispensable en la práctica de las funciones
administrativas.
F. OTROS ENFOQUES. Según Stoner-Freeman y Gilbert (21) aunque es imposible pronosticar que estudiarán
las generaciones del futuro, si es posible identificar cuando menos, dos perspectivas de
la Teoría de la Administración que pueden adquirir importancia además de la ya
estudiada del enfoque de sistemas. Página 26 de 69
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1. El enfoque de Contingencias La teoría de la Administración pretende determinar las relaciones pronosticables
entre situaciones, actos y resultados. .
Por tanto no es raro que un enfoque reciente quiera integrar las diversas escuelas
del pensamiento de la Administración, concentrándose en la independencia de los
muchos factores que implica una situación administrativa.
El enfoque de sistemas fue concebido por gerentes, asesores e investigadores que
tratan de aplicar los conceptos de las escuelas más importantes, a las situaciones
reales que vivían. Cuando había métodos que eran muy eficaces para una
situación, no funcionaban en otras, buscaban algún tipo de solución.
La tarea de los gerentes consiste justamente en identificar que técnica viene mejor
en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un momento concreto
lo que resume el espíritu de este enfoque.
2- El enfoque de compromiso dinámico. Las relaciones humanas y los tiempos están obligando a los gerentes a
reconsiderar los enfoques tradicionales debido a la velocidad y constancia de los
cambios. Con el propósito de resaltar la intensidad de las relaciones de las
organizaciones modernas y la intensidad de las presiones del tiempo que rigen
dichas relaciones, STONER-FREEMAN y GILBERT han llamado a ésta nueva
corriente, de compromiso dinámico.
Se basan en que la palabra dinámico (lo contrario de estático) implica cambio,
crecimiento y actividad constantes, la palabra compromiso (lo contrario de
desinterés) implica un involucramiento profundo con otros. Por lo dicho sostienen
que expresa un enfoque vigoroso que usan actualmente los gerentes exitosos para
dirigirse a las relaciones humanas y adaptarse sin tardanza a las condiciones que
cambian con el tiempo. Dentro de este ámbito que llaman del compromiso dinámico
apuntan al seguimiento de seis temas que versan sobre la Teoría de la
Administración y a los que atribuyen capital importancia:
- nuevos entornos organizacionales
- la ética y la responsabilidad social
- la globalización y la administración
- Como inventar y reinventar organizaciones
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- Culturas y pluriculturismo
- La calidad
Mediante el enfoque de compromiso dinámico, la Administración de la Calidad Total
debe formar parte del vocabulario de todo gerente.
G. ENFOQUE DE CALIDAD EN LA ADMINISTRACION PUBLICA.
1. Generalidades Hablar de calidad, productividad y eficiencia no es patrimonio exclusivo de las
empresas privadas. Esta conceptuación ha ido tomando cuerpo en toda la
administración de empresas ya sea privada o públicas.
Este proceso se motiva en los sucesos que a nivel mundial y regional han
evolucionado hacia un proceso de cambios, ágil y dinámico.-
El cambio lleva a que las empresas piensen cada vez mas en la calidad. El cambio
lleva necesariamente a una mayor competencia, lo que hace que el usuario tenga
mas opciones y por lo tanto imponga sus necesidades como forma de ajustar lo que
se le ofrece a sus expectativas. El ciudadano, usuario, pagador de impuestos cada
día exige más, porque es quien aporta los recursos para que la actividad pública
funcione.
El desafío entonces pasa a ser: obtener mayor calidad con menor costo.
Esto lleva a que se haga necesaria aquella vieja regla de minimizar los recursos y
obtener la maximización de su uso optimizando el producto, servicio u objetivo que
tenemos que alcanzar.
Esta maximización de objetivos asumiendo la responsabilidad que implica obtener
mejores resultados con menos recursos, pasa necesariamente por el análisis de la
calidad de las prestaciones. El problema se centra entonces en la excelencia de la
gestión y la calidad de los servicios prestados. El rol del estado ya no será
solamente el de prestador de servicios con mayor o menor calidad sino que será el
de generador de conciencia en los usuarios para que estos demanden calidad en
los servicios que presta.
2. Mejora de gestión. Acorde a experiencias de empresas nacionales la mejora de gestión es un proyecto
que se basa en los siguientes aspectos:
- incorporación de tecnología avanzada
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- nuevo modelo organizativo
- administración moderna y eficaz
Todo esto comprende un proceso de reingeniería que tiende a provocar un cambio
cultural con el involucramiento de los gerentes y su compromiso con la calidad
total.-
H. LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LA ADMINISTRACION. Si hay un problema en la organización, es posible que nadie pueda determinar que
clase de información se hubiera necesitado para impedirlo, ni que se tome el tiempo
necesario para organizar un sistema. Aunque con frecuencia los datos y la información
son muy abundantes, a veces no son los suficientes ni de la clase que se necesitan
para fijar objetivos, valorar alternativas, tomar decisiones, anticipar problemas y medir
resultados comparándolos con los planes.
La información es el catalizador de la administración y el ingrediente que reúne las
funciones administrativas de planeamiento, operación y control.
1. Evolución de un sistema de Información. A medida que se ensanchan las operaciones de las organizaciones, las
necesidades de información se hacen más complejas.
El aumento de tamaño de las empresas da por resultado un aumento también de la
recolección, procesamiento y distribución de la información. Además del aumento
de registros, de las necesidades de información y de otras dificultades asociadas,
surgen los problemas relacionados con la delegación de autoridad y
responsabilidad. De la misma forma es necesario asignar algunos individuos para
que supervisen a otros y esto ensancha las líneas de comunicación y multiplica los
problemas.
A medida que aumenta la necesidad de información habrá que añadir más gente y
más equipo para manejar esa información. Hay que comprar más máquinas y
contratar más empleados. El siguiente paso consiste en comprar computadoras
electrónicas, una después de otra para aprovechar la tecnología de procesamiento
de información más reciente.
Por lo dicho el objetivo del desarrollo o mejoramiento de un sistema de información
a la gerencia puede explicarse en base a dos requerimientos esenciales:
- proporcionar el tipo de ambiente de información que integre las
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funciones básicas de la administración
- y dar acceso a la administración a actividades complejas en las
organizaciones descentralizadas.
2. Elementos y operación de un sistema de información. El sistema de información es el catalizador y el centro nervioso de la empresa. La
visión más intuitiva del Sistema de Información de una empresa en organización se
obtiene simplemente observando, cómo la información fluye de una parte a otra de
la misma, y entre ella y su entorno.
La necesidad de acceder a información está presente no solo en el proceso de
toma de decisiones rutinario, sino que es necesario acceder a información relevante
en todas las actividades que tienen lugar en el desempeño de las funciones y
procesos de cualquier empresa, desde la planificación y definición de objetivos
hasta el control de consecución de los mismos, pasando por el diseño y la puesta
en práctica de acciones encaminadas a conseguir los objetivos fijados.
3. Definición de Sistema de Información. Una primera visión de qué entendemos por Sistema de Información es que es uno
más, de la misma categoría que otros tradicionales como el de control o
planificación; encargado de coordinar los flujos y registros de información
necesarios para llevar a cabo las funciones administrativas de una empresa u
organización de manera de atender su planeamiento estratégico.
Desde un punto de vista general, dichas funciones dan lugar a actividades de
planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y actividades
de control.
Seguir Andreu-Ricart-Valor (18) el Sistema de Información es el conjunto formal de
procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con
las necesidades de una organización o empresa, recopila, elabora y distribuye la
información necesaria para la operación de dicha organización y para las
actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la
toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de la
misma de acuerdo con su estrategia.
La definición se centra fundamentalmente en el para qué del sistema más que en el
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cómo o el qué. Las organizaciones necesitan que determinada información fluya,
para coordinar sus acciones operativas y que otra información llegue a tiempo y
organizada adecuadamente para que los decisores tomen sus decisiones con el
máximo conocimiento de causa posible, y para que quienes tienen la
responsabilidad de controlar las distintas actividades puedan hacerlo en el momento
en que se detecte la primera desviación relevante entre lo previsto y lo real. Y todo
ello para llevar a cabo las funciones y procesos que la organización o empresa les
ha encomendado, de manera coherente con los objetivos. De esta manera el
sistema de información debe ser utilizado como parte activa de la organización de
modo que pueda conseguir ventajas competitivas.
4. El sistema de Información y los demás sistemas. Habiendo delimitado el concepto de sistema de Información debemos establecer
que el mismo debe interactuar con los demás sistemas de la organización. Debe ser
coherente y coordinarse con todos ellos que conjuntamente forman la
infraestructura de la misma.
El sistema de Información es parte integrante del conjunto que configura la
infraestructura, inclusive las informales. La coherencia debe ser tanto internamente
como con los objetivos de la empresa u organización. Esta doble coherencia por un
lado implica que para respetar las interdependencias entre los distintos sistemas se
establezca un adecuado equilibrio, por otro lado la coherencia con los objetivos de
la organización a que pertenecen implica que el diseño de los mismos deba tenerse
en cuenta al definir los distintos sistemas.
La siguiente figura ejemplifica esta situación:
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SISTEMA DEPLANIFICACION
SISTEMA DE CONTROL
SISTEMAS DE INFORMACION/
COMUNICACION
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION
SISTEMAS DE COMPENSACION E
INCENTIVOS
ASPECTOS HUMANOS: - INDIVIDUALES
- GRUPO
Creación de un clima que permita: - Obtener los objetivos de la organización- Satisfacer las necesidades individuales
NIVELES ESTRATEGICO YY OOPPEERRAACCIIOONNAALL
CULTURA DE LA ORGANIZACION
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Tomada de Hax y Majluf (19)
El concepto de equilibrio entre sistemas explica que los cambios que se introduzcan
al afectarlo, obligarán a tener en cuenta las implicancias de los mismos sobre todos
los sistemas de manera que el equilibrio se restablezca.
La mejor estrategia para introducir cambios dependerá de este equilibrio en cada
momento al que no son ajenos los aspectos humanos tanto de grupo como
individuales.
5. Tecnologías de la Información. Antes de hablar de tecnologías conviene no perder de vista que la necesidad inicial
se plantea en términos de Sistema de Información. Puede decirse que la influencia
que las tecnologías empleadas en la implementación, diseño y planificación de los
sistemas de las organizaciones puede terminar siendo solamente coyuntural.
No obstante sería poco realista argumentar que por esta razón la tecnología es
irrelevante.
La tecnología a que nos referimos es la informática y afines denominados
frecuentemente tecnologías de la Información.
El punto de contacto inicial entre estos tecnologías y el Sistema de Información es
obvio, ya que las mismas proporcionan soluciones claras a determinados problemas
que se presentan en mayor o menor grado en la implementación de todo el sistema
de información: almacenamiento de datos y acceso posterior a los mismos según
pautas difíciles de anticipar, tratamiento de datos (numéricos o de otro tipo) rápido y
con pocos errores, comunicaciones automáticas, etc..
A partir de este punto de contacto inicial que se produce de manera natural, la
implementación de sistemas de información utilizando las tecnologías de la
información no ha sido desde la perspectiva histórica, muy fácil. Son frecuentes las
situaciones en que una deficiente comprensión de las posibilidades (puramente en
el plano funcional, prescindiendo de detalles técnicos) de las tecnologías conduce a
implementar sistemas de manera inconveniente.
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Conviene darse cuenta que si se desea utilizar las tecnologías en la implementación
de sistemas, a menudo no será posible simplemente hacer lo mismo que antes y
de la misma manera, con una tecnología diferente. La tecnología no es neutral
según Andreu-Ricart-Valor (20) sino que aporta su propia idiosincracia de la que no
se puede prescindir, debe tenerse en cuenta. Conviene incluso estar dispuesto a
prescindir de la tecnología si desde una perspectiva de sistemas de información sus
aportaciones (en rápidez de proceso, en conveniencia de acceso de datos) no son
suficientes para justificar los sacrificios de adaptación en la manera de hacer las
cosas que su adaptación pueda suponer.
Una implementación importante es que “alguien” en la estructura organizativa debe
responsabilizarse de estar al día acerca de las cambiantes posibilidades de las
tecnologías y de mantener una actitud crítica frente a los mismos desde la
perspectiva de las necesidades del sistema de información.
Tener en cuenta las características de la tecnología puede llevar a reconsiderar la
manera de hacer las cosas para que los sistemas de información funcionen bien.
Pueden darse dos circunstancias:
- que lo tecnología aporte mejores maneras de hacer las cosas.
- que nos fuerce a tener que hacerlas de peor manera.
6. Concepto de Base de Datos. Una de las aportaciones más positivas que para los sistemas de información ha
traído la informática es el concepto de Base de Datos, por lo que supone de
disciplina en la organización de los datos y también por lo que supone
conceptualmente como conjunto organizado según las necesidades de cada caso.
La idea de Base de Datos se resume en los siguientes conceptos:
- Agrupar todos los datos relevantes para el sistema de información de una
organización o empresa en un único lugar, la Base de Datos (BD).
- Evitando redundancias, es decir evitando tener el mismo dato registrado
más de una vez, lo que a la larga provoca siempre inconsistencias.
- Estructurándolos de una única manera (que debe reflejar su estructura
“natural”, es decir lo que interesa ver desde la perspectiva de sistema de
información) incluso a lo largo del tiempo.
- Proporcionando acceso a los mismos a través de “lenguajes” lo más
naturales posible y basados en la estructura anterior, es decir que para
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acceder a un dato baste con saber cosas del propio dato, no otras como
donde está archivado en un momento determinado.
Base de datos – Centralización – Descentralización Una consecuencia de la Base de datos es un cierto “grado” de centralización en la
concepción de los Sistemas de Información ya que la Base de Datos se convierte
en un grado central y neurálgico de los mismos. Contribuye a visualizar el conjunto
de datos como un todo perteneciente a la organización y no a determinados
departamentos, que debe por tanto diseñarse, administrarse y usarse desde un
punto de vista global.
Esto evita que en la organización diversas dependencias utilicen “sus” Bases de
Datos propios sin tener en cuenta que otra dependencia pueda estar necesitando
datos relevantes que un colega ya maneja.
Por otro lado vemos que si se desea descentralizar determinados aspectos del
sistema de información básico, puede hacerse precisamente con la ayuda de la
Base de Datos.
La aparición de los ordenadores personales (PC) y de herramientas basadas en los
mismos (en particular, hojas de cálculo y pequeños sistemas de bases de datos)
han traído consigo la posibilidad que algunos usuarios del sistema de información
empezaran a desarrollar “sus propias soluciones basadas en la informática”,
algunos incluso yendo más allá de la simple utilización de esas herramientas,
construyéndose de hecho las suyas propias. Se trata pues de una innovación en el
terreno de los sistemas de información (una cierta descentralización del Sistema de
Información) hecha posible por un nuevo paso evolutivo en el desarrollo de las
Tecnologías.
Debe visualizarse sin embargo, desde la perspectiva del sistema, es decir, no solo
por que la tecnología lo permita debe juzgarse adecuado.
Con todo, la construcción de “herramientas personales” es lógica y contribuye
eficazmente a resolver problemas en actividades de toma de decisiones. Con
frecuencia, además, la utilización de herramientas de este tipo requiere el acceso a
datos pertenecientes a la Base de Datos de la organización.
Desarrollos tecnológicos relativamente recientes sobre todo los relacionados con la
denominada arquitectura “cliente-servidor” han venido convenientemente a facilitar
la implantación de este tipo de soluciones, facilitando que un “servidor” (un
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ordenador) de servicio a una serie de “clientes” (otros ordenadores) conectados con
aquél, permitiendo el acceso a datos comunes y ocupándose que dicho acceso sea
eficiente y se produzca sin errores. De este modo, una solución técnica ha venido a
dar respuesta a una necesidad de sistema de información que el concepto de base
de datos había inicialmente facilitado.
Así, simplemente conectando herramientas personales a la base de datos central,
algo técnicamente resuelto como se vio, puede darse solución a este tipo de
necesidades de descentralización, sin renunciar a la perspectiva global que
proporciona el concepto de base de datos.
Es interesante notar que utilizando tecnologías de telecomunicaciones los “usuarios
descentralizados” pueden ser también remotos. Así pues de la mano de la
informática y de las telecomunicaciones puede llegarse a esquemas de
funcionamiento que de manera natural expande las posibilidades del sistema sin
imponer nada por la fuerza..
REFERENCIAS ( 1)- MURDICK, Robert – ROSS, Joel, Sistemas de Información basados en computadoras
para la administración moderna, Editorial Diana, México, 1982 (8ª impresión). ( 2)- TERRY, George, Principio de la Gerencia, Homewood, Richard D. Irwin, 1968. ( 3)- ZALAZNICK, M.B.A., El hombre, el mito y el método (cita de MURDICK y ROSS). ( 4)- PRESTHUS, Robert, Hacía una teoría del comportamiento organizacional, Junio 1958. ( 5)- SCOTT, William, Teoría de la Organización, Journal of the Academy of
Management,1961. ( 6)- DAVIS, Keith, Relaciones humanas en los negocios, Nueva York, Mc.Graw-Hill Book
Company,1957. ( 7)- MASLOW, A.H., Motivación y personalidad, Nueva York, Horper and Row
Publishers,1954. ( 8)- HERZBERG, Frederick, Una vez más, como motivar a los empleados. Howard
Business Review,1968. ( 9)- LEARNED,Edward, Política de negocios, Homewood,Illinois,1965. (10)- DALE, Ernest, Los grandes organizadores, Nueva York, Mc. Graw-Hill Book
Company,1961. (11) (15) - SIMON, Herbert, La nueva ciencia de la toma de decisiones, Nueva York, Harper
and Row Publishers,1960.
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(12)- FORRESTER, Jay W., Industrial Dynamics, Cambridge,1961. (13) (16) - MOONEY-REILEY, Análisis de decisiones, Nueva York,1957. (14) (17) - GULICK-URWICK, Compiladores, Papel de la Ciencia Administrativa, Nueva York,
1937. (18)(20) - ANDREU, RICART y VALOR, Estrategia y Sistemas de Información, Mc. Graw-
Hill, Madrid,1998. (19)- HAX, A. y MAJLUF, N, La Estrategia, concepto y proceso, Prentice-Hall, 1991. (21)- STONER – FREEMAN y GILBERT, Administración, 6ta. Edición, Prentice-Hall,
México, 1996.
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IV. ESQUEMA DE INVESTIGACION.
A. BREVE REFERENCIA AL DISEÑO La confección del diseño de investigación se encaró partiendo de una idea vaga de las
características del problema a estudio. Si bien el tema en su conjunto permitía un
encare desde un ángulo de conocimientos y experiencias previas en lo referido a
organización y métodos administrativos; en lo específico del uso de la computación, fue
necesario una elaboración más cuidadosa que evitara trabajar sobre un tema ya
estudiado y estructurar más formalmente la idea de investigación.
Concomitantemente con esto se intentó seleccionar la perspectiva principal desde la
cual abordar esa idea de investigación.
El diseño en resumen contempló que la investigación se desarrollaría en un proceso
autocorrectivo y progresivo mediante ajustes sucesivos que fueran dando luz al método
y técnicas a emplear.
Diseño. Anexo Nro. 1.
B. DESCRIPCION DEL METODO. Se utilizó un tipo de investigación exploratorio, no como un fin en sí mismo, sino con el
propósito de determinar tendencias, familiarizarse con el problema y obtener
información sobre la posibilidad de un encare particular, desde la perspectiva que el
tema estaba poco estudiado.
Se progresó luego a un enfoque descriptivo visando establecer como era y como se
manifestaba el fenómeno.
Se avanzó relacionando variables usando el conocimiento producto de la etapa
exploratoria y formulando las preguntas específicas que se busca responder.
En particular en relación a la complejidad del tema, la tecnología, las capacidades,
como acceder a predicciones mínimas aunque rudimentarias, e ir revelando aquellas
“piezas o trozos” de la realidad que ya tienen apoyo empírico moderado sobre las que
se puede fundamentar nuevos estudios.
Finalmente se pretendió que la investigación concluyera siendo explicativa en base a la
evidencia empírica de los diversos contextos que se analizaron.
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C. SELECCION DE LA MUESTRA Y RECOLECCION DE DATOS.
1. Aspectos generales manejados. Inicialmente se pensó en acceder a la realidad a través de un método inductivo para
lo que se estructuró un formulario de encuesta genérico que contemplara las
diferentes reparticiones dejando para el final la selección de la muestra.
Se inició el trabajo con una entrevista al responsable de una dependencia
informática buscando más que contestaciones puntuales, el enriquecimiento teórico
conceptual que complementara la elaboración del marco teórico.
En este estado se confrontó el diseño con las opiniones del orientador y se logró
definir una herramienta válida.
Sin embargo se desechó el uso de la misma como elemento del que pudiera
inferirse conclusiones generales de la población ya que la realidad a la que se
accedería, por diversa, no permitiría superar una vaguedad evidente que
conspiraría con la efectividad requerida.
2. Elección de muestra y recolección de datos. Al considerarse poco viable definir una muestra representativa se optó por
seleccionar cuatro reparticiones en diferentes ramas de actividad y dependencia
orgánica, a las que aplicarle el cuestionario con una propósito de exploración,
desde el punto de vista informático.
Paralelamente encarar el estudio específico de los procesos administrativos,
vinculados al empleo de medios informáticos en el Departamento I del E.M.E. por
tratarse de un órgano clave en la estructura administrativa encargada de un área
básica desde el punto de vista administrativo como es la administración documental
referida al hombre como unidad.
En ambas opciones se apuntó a la opinión del “técnico” al que se dirigen una serie
de interrogantes referidas a su especialidad como a su actividad de responsable del
área informática en aspectos funcionales de gestión administrativa.
El relevamiento no siguió una lógica de auditoría sino que se direccionó a la
obtención de datos que permitieran una conceptualización exploratorio descriptiva.
Instrumento de recolección de datos: Anexo Nro. 2.
a. Dependencias estudiadas:
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- Departamento de Informática del E.M.E.
- Servicio de Intendencia del Ejército.
- Instituto Militar de Estudios Superiores.
- Departamento I del E.M.E..
b. Justificación de su elección:
Al Departamento de Informática del E.M.E. se lo consideró desde dos puntos de
vista diferentes. En su calidad de órgano generador de políticas informáticas
para el Ejército, el acceso se encaró con un criterio totalizador en el entendido
que a través del enfoque holístico es por donde mejor se avanza hacia la
comprensión de las partes componentes.
Se pretendió dar respuestas a las clásicas preguntas de como funciona? Hacia
donde va?.
Por otra parte se orientó la recolección de datos a analizarlo como parte de un
sistema del que por supuesto es el principal coordinador-catalizador
Se cubrió así el proceso inductivo de tratar desde el conocimiento de las partes
evidenciar la realidad que se mide, sin pretender conclusiones determinantes
sino acceder a un estado de cosas en un determinado momento, en un
determinado lugar, al decir de CHALMERS (1) a un “enunciado singular”.
Con idéntico criterio al Servicio de Intendencia se lo encaró como parte del
Sistema pero particularmente pretendiendo abarcar la Administración desde la
rama Logística.
Al Instituto Militar de Estudios Superiores, por obvios motivos de facilidad de
acceso y pretendiendo captar una realidad vinculada a la Educación Militar.
Finalmente la elección del Departamento I del E.M.E. pretendió abarcar la
Administración desde la rama de Personal.
REFERENCIAS ( 1)- CHALMERS, Alan F., Qué es esa cosa llamada Ciencia?, Una valoración de la
naturaleza y el estatuto de la ciencia y sus métodos. 19ª edición, Siglo Veintiuno
editores, México, 1997..
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V. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS HECHOS.-
A. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DEL EJERCITO.
1. Generalidades. La Administración en el Ejército es definida por el Manual R.G.29.8 con la finalidad
de constituir un ordenamiento de los instrumentos que el Administrador Militar debe
utilizar para racionalizar su ejecución.
Define el alcance de un claro concepto de Administración Militar y de una estructura
que relacione los principios y la normativa vigentes para las jerarquías de
Comandante de Sub-Unidad y Jefe de Unidad.
Las normas, Reglamentaciones, Leyes y Decretos, constituyen la base jurídica del
sistema de Administración Militar y las mismas son cambiantes acorde a
necesidades de orden administrativo, económico-financiero y aún de carácter
social.
El manual reconoce al igual que cualquier administrador práctico que no existe una
norma universal en cuanto a la mejor forma de hacer las cosas en todos los casos y
la aplicación de la teoría y ciencia administrativas han reconocido siempre la
importancia de la realidad o contingencia de una situación dada.
El manual toma el concepto del General Harold K. Johnson quien define a la
Administración como el proceso de establecer y lograr objetivos para cumplir con
las responsabilidades. Consta de aquellas actividades continuas de planeamiento,
organización, dirección, coordinación y control del uso del elemento humano,
dineros, materiales e instalaciones que contribuyen al cumplimiento de misiones y
tareas asignadas. La administración es inherentes al Comando, pero no incluye una
autoridad y responsabilidad tan amplia como el Comando.
En el Ejército de hoy, los Comandantes son también administradores. La situación
no táctica difiere de la táctica únicamente en los objetivos que han de ser logrados y
los recursos empleados para obtenerlos. En todo caso el Comandante debe
administrar sus recursos de modo que la misión sea cumplida con el menor
consumo posible de ellos.
La administración se aplica a todos los niveles de Comando. El uso efectivo y eficaz
de hombres, dinero, materiales, tiempo e instalaciones es ahora más que nunca un
problema administrativo, de competencia vital del Comandante quien debe ser
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además de un experto en táctica, un hábil administrador.
El Ejército dispone de muchos administradores además del Comandante. Estos
son, los Jefes de Estado Mayor, los Jefe de las Secciones de Estado Mayor, los
Oficiales de Operaciones y los Superiores Militares y Civiles de todos los niveles.
La tarea de los mismos es la de asegurar que las funciones de administración se
efectúen dentro de sus elementos orgánicos. Deben requerir que sus
organizaciones planeen, organicen, dirijan, coordinen y controlen las áreas de
responsabilidad asignadas.
2. Concepto general de Administración Militar. Luego de un examen del concepto general de Administración, nos dedicamos al
desarrollo del concepto de Administración Militar, como una acepción distinta a la
usual y más reducida.
Se acepta que en general el objetivo principal de una Fuerza Armada, es la
seguridad y defensa del País a que pertenece. Para lograrlo se distinguen dos
situaciones:
- una no bélica o de preparación.
- una bélica.
Aunque se destaca que en la primera pueden existir conflictos internos, que hoy día
constituyen una verdadera forma bélica.
Para ambas situaciones se cumplen las siguientes actividades:
- Estrategia, que estudia como escoger objetivos capaces de consagrar la finalidad
superior buscada; la Táctica General, que estudia como realizar la conquista de
los objetivos que determinó la Estrategia, pero todo esto supone organizar,
inmovilizar, concentrar, desplazar y mantener recursos en el lugar donde deban
conquistarse esos objetivos; este es el cometido de lo que llamamos
Administración Militar.
- Los recursos: se incluyen bajo este término al potencial humano y al material,
sean instalaciones, equipos, vehículos, etc.. Ambos tienen costos de preparación y
de mantenimiento y el logro de un objetivo siempre resulta condicionado por un
límite razonable y aceptado de tales costos.
- Definición: La Administración Militar incluye todos aquellos aspectos militares
que no corresponden ni a la táctica ni a la estrategia.
Está integrada por dos ramas fundamentales:
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- La logística, que incluye exclusivamente la operación de:
- abastecimientos.
- evacuaciones y hospitalizaciones.
- transportes y
- servicios.
- La administración de personal, que incluye todos aquellos aspectos
administrativos que toman al hombre, al combatiente, como objeto y como unidad.
3. El proceso Administrativo. La función administrativa en el Ejército sigue los criterios básicos de funciones
administrativas ya estudiadas de planificación, organización, dirección, coordinación
y control.
Acorde a una política del Poder Ejecutivo de desburocratización tendiente a eliminar
trámites y formulismos innecesarios y a la simplicidad del funcionamiento
administrativo, se instrumentó a través del Programa Nacional de
Desburocratización, la reforma del texto del Decreto 640/73 de Agosto de 1973 en
el que se fijaban normas generales de actuación administrativa.
El Decreto 500/91 sustituyó al anterior y lo complementó fijando nuevas normas de
racionalización administrativa a través del uso de formularios.
Estas nuevas normas agilitan y dan flexibilidad al procedimiento administrativo,
evitando la realización de trámites, formulismos o recaudos innecesarios que
complican o dificultan su desenvolvimiento, delimitando los casos en que se formará
expediente, acortando los plazos para producir informes, diligenciar pruebas y para
dictar y ejecutar las resoluciones de la Administración.
En el presente se ha avanzado en esta dirección con la instrumentación a nivel de
la Oficina de Servicio Civil de la Presidencia de la República del expediente y firma
electrónica.
El Comandante en Jefe del Ejército en su Concepto Directriz fijó como prioridad
particular la integración del Sistema de Informática a procedimientos
administrativos, apuntando básicamente a la desburocratización de la gestión
administrativa.
Asimismo se contempla en ese documento la enseñanza de computación
enfatizando que la informática gana cada día más importancia, asumiendo un papel
de creciente relevancia en todos los ámbitos de la vida del hombre y se establece
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que se buscará lograr que todo el personal superior sea como mínimo Operador de
P.C.
4. Métodos del trámite administrativo. El trámite es el proceso de los asuntos administrativos dentro de una organización.
Principios del trámite:
- Acción directa: en forma recta entre dos puntos.
- Acción continua: el trabajo debe llevarse a cabo en la forma más regular
que sea posible.
- Agrupar tareas: acciones que se relacionan entre si deben ser agrupadas.
- Reducir al mínimo el manipuleo: todo el desplazamiento o transporte que
no sea absolutamente esencial es una pérdida de tiempo.
- Tareas equilibradas: cada tarea debe tener relativamente la misma
cantidad de trabajo a cumplir.
5. Contenido del sistema administrativo reglamentado en el Ejército. Además de las generalidades ya enunciadas el Ejército cuenta con un sistema que
contempla concretamente los siguientes aspectos:
a. Ordenes, Anexos a las ordenes, Comunicaciones del C.G.E., Circulares
Reservadas, Circulares, Folios del C.G.E. y Directivas Particulares.
b. Prescripciones referentes a trámite y archivo.
c. Procedimientos permanentes de operaciones de las comunicaciones.
d. Prescripciones para administración documental:
- de instrucción.
- administrativa.
- de personal
- legajo personal
- hoja de servicios y hechos
- fichas de personal
- trámites, documentación, especialidades.
- altas, bajas, retiros, fallecimientos, deserciones.
- cursos, ascensos, mutaciones, calificaciones.
- de los casinos y cantinas.
e. Trámites con los diferentes servicios.
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f. Metodología en el campo de la contabilidad para la registración, asientos y
balance de movimiento de cuentas.
g. Normas presupuestales.
h. Reglamentos de organización y funcionamiento de las diferentes dependencias.
B. SISTEMA INFORMATICO DEL EJERCITO.
1. Antecedentes. Para comprender el verdadero impacto de la tecnología informática en el Ejército
hay que remitirse al año 1996 donde por primera vez se instrumentó un plan que
intentó en un período de cinco años (1996-2000) dotar a las diferentes reparticiones
con la tecnología que permitiera su integración al sistema. Este Plan Director de
Informática según directivas de la Comisión Nacional de Informática (CONADI) se
estructuró acorde al Proyecto 857, contemplando:
- la situación al momento.
- la situación proyectada.
- los beneficios para la Institución.
a. Situación a setiembre de 1996.
El Ejército Nacional cuenta actualmente con equipamiento individual de informática (PC
e impresoras) en la totalidad de sus reparticiones.
A nivel de equipos minis se puede decir que los mismos se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Dpto.Inf.del E.M.E. -1 Eq. AS/400
S.M.A. -1 Eq. AS/400
S.I.E. -1 Eq. AS/400
CC.MM. -1 Eq. AS/400
S.G.M. -1 Eq.VAX DIGITAL
E.I.E. -1 Eq. BULL DPX
En cada repartición funciona un Centro de Procesamiento de Datos Local, el cual es
administrado por un Administrador del C.P.D.L.. y que cuenta con personal capacitado
para la operación y explotación de Utilitarios y Sistemas.
Con respecto al Desarrollo de aplicaciones las mismas contemplan las Areas de
Personal, Sueldos, Gestión de Gastos, Planillas, Proveeduría, Contable, Farmacia,
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Vehículos, Apreciación de Situación, Inteligencia, Gimnasio, Seguimiento de
expedientes y aplicaciones de uso general, existiendo una descentralización en
cuanto al desarrollo de aplicaciones de los grandes Centros de Cómputos (S.I.E.,
S.M.A., S.G.M. y CC.MM.).Con respecto a los Recursos Humanos de carácter técnico
profesional los grandes Centros de Cómputos posee en una relativa escasez de los
mismos existiendo una mayor concentración a nivel del Departamento de Informática del
E.M.E..-
Existen problemas a nivel de los tres cargos equiparados ya existentes y a los siete
otorgados por Ley de Presupuesto, particularmente en el llenado de los mismos.
Existe el proyecto 857 relacionado con el área de Informática, que cubre el quinquenio
1996-2000 por un valor total de U$S 1.500.000., cuya planificación se verá reflejada en
el formulario correspondiente a la Situación Proyectada.
b. Situación proyectada al 2000
De acuerdo al Proyecto de Inversión 857 perteneciente al Departamento de
Informática del E.M.E., se prevee para el quinquenio 1996-2000:
- La actualización de Software
- La compra de un manejador de Base de Datos (DB2)
- La concurrencia a Seminarios y Conferencias
- El comportamiento de equipos y medios para la transmisión de datos. (Proyecto de
Comunicación de Datos del Ejército a nivel Nacional).
- Las Becas de estudio para los SS.OO.
- Cursos de Actualización
- La contratación de Asesores altamente especializados.
- La implementación de Correo Electrónico para el E.M.E..
- La confección de un Sistema para la Toma de Decisiones (Primera y Segunda etapa)
- La investigación y desarrollo de simuladores para apoyo a la Instrucción.
- La ampliación del Sistema de Personal (con imágenes digitalizadas).
- La realización de Auditorías a nivel Ejército.
- La renovación de Pcs e impresoras existentes y compra de equipos para apoyo a la
Instrucción para UU. y Centros de Instrucción.
c. Beneficios.
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De la aplicación del Plan quincenal 1996-2000 se obtendrán los siguientes
Beneficios:
- dinamizar el funcionamiento del sistema informático del Ejército
- facilitar las tareas de control
- contribuir a la toma de decisiones en tiempo real y con datos actualizados
- Se brindarán las siguientes prestaciones:
- pasaje automático de descuentos (Sistema de Liquidación de Sueldos del Ejército)
- pasaje automático de información respecto al movimiento de personal (Sistema de
Personal del Ejército).
- actualización de stocks de material, armamento y vehículos en forma automática.
- correo electrónico.
- reparaciones lógicas de equipos en forma remota
- mensajería.
d. Relación de proyectos a llevar a cabo. Nº Proy. Nombre del Proyecto Exist. / Nuevo
857- 1 Actualización de Software Nuevo
857- 2 Becas de estudio para SS.OO. Existente
857- 3 Compra del Manejador de Base de Datos Nuevo
857- 4 Concurrencia a Seminarios y Conferencias Existente
857- 5 Proyecto Comunicación de Datos del Ejército a nivel
Nacional
Nuevo
857- 6 Cursos de Actualización Nuevo
857- 7 Contratación de Asesores Nuevo
857- 8 Renovación de Equipamiento ya existente Existente
857- 9 Sistema para Toma de Decisiones Nuevo
857-10 Sistema de Simulación Nuevo
857-11 Ampliación Sistema Personal Existente
857-12 Implementación Red y Correo Electrónico en C.G.E.-
E.M.E.
Nuevo
857-13 Realización Auditorías a nivel Ejército Nuevo
2. Situación Actual. Actualmente están en desarrollo los proyectos reseñados y se implementó
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acorde al Proyecto 857 la proyección de inversiones con la finalidad de
aplicación en el siguiente período quinquenal 2000-2005.
El listado de Proyectos asciende a 15 y figura en el Concepto Directriz del
Comandante en Jefe del Ejército emitido el año anterior y actualizado en el
presente.
a. Política Informática (cuadro tomado del Dpto. De Informática del E.M.E.)
POLITICA INFORMATICA DEL EJERCITO
Plan Director(Misión S.I.I.E.)
Plan Director(Misión S.I.I.E.)
Plan Quinquenal(OO. y Metas)
Plan Quinquenal(OO. y Metas)
Plan de Ejecución
anual
Plan de Ejecución
anual
CRNº1
CURSOS
ADQ. DE EQUIPOS Y SOFTWARE
CRNº1
CURSOS
ADQ. DE EQUIPOS Y SOFTWARE
15 Proyectos15 Proyectos
PlanificaciónCoordinaciónAsesoramientoFinanciación
Tareas(en beneficio de)
Tareas(en beneficio de)
De ejecución directa
b. Descripción de Misión, Objetivos y Metas.-
Misión:
Asegurar la obtención y mantenimiento de un Sistema Informático Integrado,
en todo el ámbito de Ejército aplicado a procedimientos administrativos,
tácticos y estratégicos y destinado al apoyo de la toma de decisiones.
Objetivos:
1. Alcanzar, mantener y actualizar un desarrollo tecnológico que permita el
cumplimiento de las misiones del Ejército, aplicando y desarrollando
técnicas, sistemas y procedimientos que faciliten el mejor empleo de los
medios, particularmente en el campo de la informática.
2. Alcanzar y mantener la automatización de la gestión administrativa, Página 47 de 69
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apoyando a la toma de decisiones a nivel de procedimientos tácticos y
estratégicos del Ejército Nacional particularmente tendiente a:
Dinamizar su funcionamiento.
Facilitar las tareas de control y administración.
Contribuir a la toma de decisiones en tiempo real y con datos
actualizados, mediante una adecuada integración de los medios
computacionales (Hardware y Software)
3. Obtener, mantener y actualizar un cuadro de profesionales, Técnicos y
Asesores altamente especializados y tender a logra una mayor eficiencia del
Personal, acorde a la dinámica tecnológica, las correspondientes auto-
evaluaciones e implementación e investigación de sistemas informáticos.
Procurar elevar el nivel de eficiencia de la organización para atender las
necesidades de al Institución.
Metas:
Objetivo 1:
• Análisis de reconversión, reingeniería o desarrollo de programas y
sustitución de hardware derivados del cambio de siglo (problema Y2000)
en los principales Centros de Cómputos del Ejército (CGE-EME, CAA,
SIE, SMA).
• Creación de una Comisión Informática y puesta en funcionamiento de
la misma antes de mes de enero del año 2000, cuya finalidad será
coordinar y evaluar propuestas, establecer prioridades y determinar
proyectos, evitando la generación de soluciones parciales, aisladas,
redundantes y/o duplicando medios y esfuerzos.
• Actualización de equipos centrales (Hardware y Software) en el
Centro de Cómputos del CGE-EME, derivado del cambio tecnológico, el
incremento en los requerimientos de los usuarios y necesidades de
nuevas aplicaciones.
• Adecuación de equipamiento computacional (Hardware y Software)
que esté discontinuado en su fabricación o por cambio de tecnología.
• Asegurar las instalaciones computacionales mínimas de los
Comandos, Unidades, Institutos y Servicios, en todo el territorio nacional,
que permita su integración en beneficio del Sistema Informático del
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Ejército.
• Completar el sistema de Comunicación de Datos para el Ejército, a
nivel nacional, de forma que la totalidad de las Unidades accedan al CGE-
EME por medio de una red Privada de datos.
Objetivo 2:
• Coordinar, planificar y supervisar el desarrollo de todas las instalaciones
involucradas en el Sistema Informático del Ejército, visualizando la
planificación centralizada y la ejecución descentralizada, en beneficio de
la misión del sistema.
• Continuar con la implementación y mantenimiento de una Base de Datos
Institucional Unificada con el fin de facilitar el control y la toda de
decisiones, inicialmente en las áreas de Personal y Presupuesto de
Ejército y posteriormente en las áreas Logística y de Operaciones.
• Implementación de un Sistema de Correo Electrónico, así como la
automatización de las tareas administrativas para todas las reparticiones
del Ejército.
• Actualización anual del plan de contingencia en los principales Centros de
Cómputos del Ejército (CGE-EME, CAA, SIE, SMA, SGM).
• Diseñar, desarrollar e instalar las aplicaciones informáticas para manejar
el sistema Logístico de Ejército.
• Investigar, diseñar y desarrollar sistemas de simulación aplicados a la
instrucción, entrenamiento y evaluación del personal y organizaciones.
• Diseñar, desarrollar e instalar un Sistema de Apoyo a la toma de
decisiones.
• Realizar auditorias anuales de los sistemas informáticos instalados y en
operación, así como control y supervisión de los sistemas a desarrollar,
tanto a nivel de programas como de equipamiento.
Objetivo 3:
• Alcanzar y mantener un cuadro de Profesionales y técnicos que permitan
desarrollar, mantener y operar el Sistema Informático Integrado del
Ejército.
• Actualizar los conocimientos de profesionales y técnicos, pertenecientes
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al área informática, mediante la concurrencia a seminarios, conferencias y
cursos nacionales y extranjeros en un mínimo de 10 y 2, respectivamente.
• Capacitar un mínimo de 12 Oficiales Subalternos del Cuerpo de Comando
(Analista de Sistemas o Licenciado en Informática) en el área de
informática mediante la asignación de becas de estudio en centros de
nivel terciario o militar, nacionales y extranjeros, para ocupar los cargos
técnicos en Centros de Cómputos del Ejército en condiciones de
planificar, organizar y dirigir los Servicios Informáticos.
• Coordinar y supervisar los planes de Instrucción de los cursos de
formación y capacitación del personal superior a los efectos de que
alcancen los siguientes niveles a su egreso.
• Contratación de asesores altamente especializados a los efectos de
brindar asesoramiento y apoyo técnico en áreas específicas.
• Capacitar a través del Centro de Estudios de Informática del
Ejército/Estado Mayor del Ejército a personal no especializado a los
efectos de operar sistemas de gestión interna del Ejército, Procesadores
de texto y planillas electrónicas.
Administrador de Centro de procesamiento
de Datos Local
22 Oficiales o Sub-Oficiales
Operador de Centro de Procesamiento de
Datos Local
44 Personal Subalterno
Operación de Base de Datos (apoyo a la
Escuela de Inteligencia)
22 Oficiales y 22 Personal
Subalternos
Comunicación de Datos 44 Personal Subalternos
Operación de Sistema de Información 22 Personal Subalternos
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c. Descripción de Proyectos (Cuadro tomado del Dpto. de Informática del E.M.E.)
Descripción del ProyectoExisteNuevo Prioridad
RecursosPersonal EconómicosProyecto Coordinación
J.P. A/P Otros
857/01 Reingeniería y desarrollo de Software (Año2000) y sustitución de Hardware (Año 2000)
Existe Muy alta 1 6 J.C.C. 3-5-6-7-8-11
Creación de Comisión Informática
Actualización de hardware central y equipamientocomputacional (hardware y software)
Red privada de comunicación de datos del Ejército
Racionalización del Sistema Informático del Ejército
Base de Datos Unificadas del Ejército
Plan de Contingencia
Sistemas de Apoyo Logístico para el Ejército Nacional
Simulación
Sistema de Apoyo a la toma de Decisiones
Auditoría de Sistemas a nivel del Ejército
Cuadro de Profecionales y Técnicos delSistema Infórmático del Ejército.
Capacitación del Personal Militar del Ejército
Contratación de Personal.
Apoyo a las Operaciones
Existe
Existe
Existe
Existe
Existe
Nuevo
Nuevo
Nuevo
Nuevo
Nuevo
Nuevo
Nuevo
Muy alta
Muy alta
Muy alta
Muy alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Sin Prioridad
Alta
AltaNuevo
Nuevo
- -
1
1
1
1
1
1
1
1
A Det. A Det. A Det.
1
1
1
1
-
6
5
2
4
A Det.
3
-
-
J.D.I.
S.M.S
J.C.C.
J.C.C.
1 DBA
J.C.C.
J.C.C.
1 Of.A.
-
-
Instr.
J.D.I. , J.D.D.I. , J.C.C.
857/02
857/03
857/04
857/05
857/06
857/07
857/08
857/09
857/10
857/11
857/12
857/13
857/14
857/15 1 2 -
A Det.
1-4-5
3-5-6-7-9-10-11-15
1-3-4-6-7-8-15
1-4-5-7-8-10-11-15
1-4-5-6-8-11-15
1-5-6-7-10-11-15
4
4-6-8-15
1-4-6-7-8
Todos
Todos
A Det.
4-5-6-7-8-10
Personal Necesario: 13 Jefes de Proyecto29 Analístas - Programadores
Personal Actual: 5 Jefes de Proyecto13 Analístas - Programadores
A continuación se describen cuatro proyectos considerados de relevante
importancia para el sistema.
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(1). Red privada de comunicación de datos del Ejército (estructura física)
(Cuadro tomado del Dpto. de Informática del E.M.E.)
DPTO.INFORMATICA
Adinet64k
64kUruguay Net
Red Telefónica
UU BB
28k
Hub
Proxy
www Pop 3 FTP
ejercito.gub.uy
FIREWALL
D.M.Z.
Red C.G.E. - E.M.E. cge-eme.ejercito.gub.uy
WWWFTPPOP3TELNET
100
Routers
M.Z.
D.E.I
DATA EXPRESS64 k
D.E.II D.E.III C.A.A.D.E.IV
Finanzas
Dpto. I
Dpto III
Dpto IV
Informática
E1
Reparticiones fuera de la guarniciónde Montevideo
10ROUTER
CC.II
Cdo. BB
E.M.
Reparticiones en laguarnición de Montevideo
24k
ROUTER
ROUTER
Proyecto 857/04:
RED PRIVADA DE COM. DE DATOS DEL EJERCITOESTRUCTURA FISICA
(2). Base de Datos Unificada del Ejército.
Tareas:
(a). Completar el sistema de Personal y Presupuesto del Ejército e
integración a la base de datos.
(b). Integración a la base de datos de sistemas de Logística y
Operaciones.
(c). Estandarización de las estructuras de datos.
(d). Administración de la base de datos.
(e). Ratificar o rectificar las directivas de informática.
Indicadores de Gestión: Compra o actualización de software
necesario para manejar Base de Datos
Sistemas desarrollados e integrados a la
Base de Datos.
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(3) Proyecto de Capacitación del Personal Militar del Ejército.
Perfil del Personal Superior Usuario del Sistema Informático del Ejército.
Curso Profesional Perfil a alcanzar.
Egresados de la Escuela Militar Administrador de Centro de Procesamiento de
Datos Local (A.C.P.D.L.).
Egresados del C.C.P.O. Actualización del curso de A.C.P.D.L.
Usuario del Sistema Informático del Ejército.
Egresados del C.C.P.JJ. Actualización del aprendizaje anterior.
Informática aplicada a nivel Dirección.
Metas para el funcionamiento del Sistema Informático Integrado:
Capacitar: Como mínimo 12 Oficiales Subalternos del Cuerpo de
Comando en el área de informática por Ley de Presupuesto.
Nivel de Especialización: Analista de Sistemas o Licenciado en
Informática.
Procedimiento: Mediante la asignación de becas de estudio.
Lugar: En centros de estudios de nivel terciario o militar, nacionales
y extranjeros.
Lugar de Revista: Cargos técnicos en Centros de Cómputos del
Ejército.
Tareas a Encarar: Planificar, organizar, dirigir los Servicios
Informáticos y proporcionar soluciones a la Gestión.
(4) Comisión de Informática (Proyecto 857/02): se prevé durante el
presente ejercicio, la creación de una Comisión de Informática cuya
finalidad será coordinar y evaluar propuestas, establecer prioridades y
determinar proyectos, evitando la generación de soluciones parciales,
aisladas, redundantes y/o duplicando medios y esfuerzos. Esta Comisión
resultará de importancia fundamental ya que permite eliminar la
incertidumbre y la posibilidad de desarrollos sin coordinación.
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C. ANALISIS DE LOS SISTEMAS DESARROLLADOS
1. Generalidades
Habiendo establecido los antecedentes, las políticas informáticas y su proyección
hacia el futuro se analizan a continuación las realidades puntuales de las
dependencias seleccionadas.-
2. Realidades constatadas.a. En cuanto al equipamiento Hardware solamente dos de las dependencias poseen
equipos de gran porte (AS 400). En cuanto a Redes el Dpto. de Informática
cuenta con dos, Red Novell y Windows NT 4.0, el S.I.E. la tiene en proyecto y el
I.M.E.S. cuenta con Red Windows NT.
Dpto.Inf. S.I.E. I.M.E.S. Dpto.I
Sist.central AS 400 AS 400 --- --- Ambiente
multiusuario Redes Novell
Windows NT
En proyecto Red NT,
conexión CAA-CGE
Windows NT ---
Ambiente monousuario PC PC PC PC
b. Software utilizado
Dpto.Inf. S.I.E. I.M.E.S. Dpto.I
Ambiente
Multiusuario
Novell
Windows NT
AS 400
AS 400
RPG II
Windows NT ---
Software
De Base Ambiente
Monousuario
Visual Fox
Windows 95
Windows 98
Windows 95
D.O.S.6.22
Windows 95 Windows 95
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Dpto.Inf. Actualización de Reservas, Administración Militar, Apreciación de Situación, Ayudantía General, Ayudas de Instrucción / Mantenimiento de Matrices, Bedelía (I.M.A.E.), Biblioteca, Biblioteca (EE.HH.), Biblioteca y Bedelía (C.E.I.D.E.), Boletín Meteorológico (A.E.), Camping de Santa Teresa, Casino, Combustibles, Vehículos y Talleres, Consolidación de Información Médica, Contaduría C.G.E., Control de Equipos, Correos, Costos de Obras, Cursos de Inglés, Datos Personales (D.E.I), Descuentos de la Unidades, Descuentos por Viviendas (AS/400), Destinos, Digesto, Enlace, Escalafón, Establecimientos Extranjeros, Existencias Individuales, Facturas, Falso Listín, Farmacia, Formularios, Gastos e Inversiones, Gestión de Gastos (S.G.G.), Gimnasio (Versión 1 y 2), Gimnasio (Versión 3.1), Historial Armamento/ Existencias Individuales/ Existencias Colectivas., Hojas de Trámite, Inversiones (Unidades), Libro de Caja, Maquinaria (B.Ing.1), Médicos, Mesa de Oficiales, Mesas de Misiones al Extranjero, Misiones al Extranjero (CE.CO.MA.PA.) , Misiones al Extranjero (Dpto. I del E.M.E.), Novedades, Pasaporte, Personal, Planilla de Bovinos, Presupuesto, Proveedores, Proveeduría, Pruebas de Equitación, Radios, Red Internacional, Relaciones Públicas, Seguimiento de Expedientes, Socio-Económico (Social), Sueldo de Obreros, Test Psicológico, Vehículos, Veterinaria y Remonta (S.V.R.), Viviendas (Dpto. Ingenieros). TOTAL 64 (Mono Usuario, desarrollados en Genexus)
S.I.E.
Sistemas de control de stock de la Previsión de Ejército, Cálculos de necesidades e inventario del Ejército, Parte de Equipo del Ejército, Sistema de personal, Pasaje de descuentos, Control de facturación, Seguimiento de expedientes, Control de vida útil de equipo y vestuario del Ejército, Registro de proveedores.
Ambiente
Multiusuario
I.M.E.S.
Sistema integrado de gestión de recursos humanos, financiero y Docente
S.I.E.
Sistema de pasajes sin cargo del Ejército, Control de gastos a nivel Ejército de Organismos Oficiales, Registro detallado de seguimiento sobre compras y entrega de mercadería por parte de los proveedores. Office 97, Word para D.O.S., Formtool, Dbase, Clipper.
I.M.E.S.
Office 97
Software
De Aplic.
Ambiente
Monousuario
Dpto.I
Sistema de Personal, de Misiones en el extranjero, de Pasaportes, de la Corte Electoral, Office 97, Dbase, Lotus, Windows 3.1, CorelDraw 8.0, en desarrollo Sistema de Política de Destinos, de Informes Anuales de Calificación, Clipper 5.2.
La situación es dispareja, notándose atraso tecnológico en algunas dependencias, que aún
trabajan sobre sistemas operativos y lenguajes de programación superados hace muchos
años. Ejemplos: - R.P.G. II.
- Word para D.O.S.
- FormTool.
- Lotus.
3. PREGUNTAS DE OPINIÓN En el área destinada a recoger la opinión de los técnicos o responsables de áreas,
se procedió al análisis de sus aportes teórico conceptuales y de valoración,
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agrupados en aspectos en que hallan demostrado concordancia en el concepto y
aquellos en que la opinión es discorde.
a. Aspectos Concordantes
Capacidad de procesamiento insuficiente con cierto rezago tecnológico.
La Institución no tiene madurez tecnológica y de recursos humanos para
asimilar la tecnología informática.
La informática ha contribuido a mejorar la gestión administrativa
Visión escéptica sobre desarrollo de software propio, aunque se coincide
en que es posible
Conveniencia de descentralización de las funciones informáticas, recursos
y productos informáticos.
Existencia de repetición de tareas y duplicación de esfuerzos
Rotación del 50% de personal especializado anualmente por problemas
económicos
El mejor ejemplo del correcto uso de los medios informáticos es la
mensajería y Sistema de Novedades a nivel C.G.E..
No existen auditorías internas pero sí mantenimiento de software.
La inversión en equipamiento se valora como justificada.
Existen manuales de procedimiento en el 50% de las instalaciones
relevadas.
Creación de escalafón o cuerpo profesional y mejores remuneraciones.
Se detecta dependencias a nivel gerencial no se posee la capacitación
técnica acorde a la función.
b. Aspectos Discordantes
Al respecto de quien debe fijar los objetivos de los sistemas informáticos: en
tres casos la respuesta fue los jerarcas conjuntamente con un equipo de
trabajo integrado por usuarios y técnicos. Una respuesta adjudicó a los
jerarcas con capacitación la responsabilidad.
Con respecto a sí el Ejército con el modelo actual de gestión, con su gente y la
cultura institucional que lo sustenta, está capacitado para enfrentar la
revolución tecnológica por la que atraviesa el mundo globalizado en función de
los diferentes usuarios demandantes de servicios y respuestas de informática:
Una respuesta afirmativa, sin embargo enfatiza la necesidad de una
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concientización a nivel general.
Las respuestas negativas enfatizan algunos de los siguientes aspectos:
- No todos los integrantes de la organización absorven los cambios, siendo
necesario esperar una renovación generacional.
- No lo ven como posible, sin explicitar causas.
• Con respecto a la necesidad de encarar una reingeniría de organziación y
funciones y una reingeniería de procesos:
Una respuesta la entendió como oportuna a través de una repartición de
Organización y Métodos (OyM).
Una respuesta entendió que debe ser liderada por el Departamento de
Informática potenciado con medios y recursos.
Una respuesta expresa que hay que esperar una renovación generacional, ya
que en la actualidad no se exige capacitación continúa y no hay actualización
tecnológica.
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VII. CONCLUSIONES.-
Habiéndose presentado los hechos, analizados e interpretados se llega a las siguientes
conclusiones:
• En materia de teoría organizacional y administrativa los enfoques clásicos han
alimentado la estructura conceptual básica permitiendo la evolución hacia los conceptos
de sistemas, contingencia y compromiso dinámico, donde la calidad de los procesos
tienden a la optimización de los recursos, minimización de los gastos, la satisfacción del
cliente y la eficiencia en la prestación de los servicios.
• Los sistemas administrativos del Ejército concebidos para procesar en forma manual no
han asimilado el concepto del procesamiento de datos electrónico. Los computadores
no son otra cosa que el procesador electrónico pero sus componentes son los mismos
del sistema manual. Este concepto básico muchas veces no ha sido interpretado y los
tomadores de decisiones “intimidados” por la computadora no utilizan al máximo sus
capacidades.
• Aunque en general todos los tomadores de decisiones hablan de las computadoras, del
diseño de sistemas y están dispuestos a invertir recursos humanos y monetarios, no
invierten el tiempo y el esfuerzo para apoyar el trabajo y participar involucrándose
activamente en el sistema de información.
• Todavía se mantiene un muro que separa a los técnicos y profesionales informáticos de
los tomadores de decisiones y de ambos lados existen motivos para sentirse
insatisfechos con los desarrollos alcanzados.
• Si bien existe conciencia de la importancia de un sistema informático integrado su
concreción se ve como muy lejana y proliferan los esfuerzos parciales muchas veces
duplicando esfuerzos y medios.
• No se percibe al sistema informático como uno más de la organización interactuando
con el resto.
• No existe una base de datos unificada con suficiente desarrollo y muchas dependencias
tienen “sus” propias bases de datos.
• Hay una tendencia por ahora irreversible hacia la pérdida de recursos humanos
especializados, notándose la necesidad de instrumentar un escalafón especializado y
mejores remuneraciones.
• La cultura institucional hasta el momento no atiende la expectativa de grandes cambios
alejando la posibilidad de enfrentar la revolución tecnológica y satisfacer las demandas
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de servicios y respuestas informáticas.
• La Comisión de Informática establecida como Proyecto permite avisorar un desarrollo
planificado tendiente a maximizar los recursos y unificar criterios.
• Todavía existe la percepción de que la responsabilidad por la instrumentación y
funcionamiento de los programas es “exclusiva” del Departamento de Informática con
tendencia a la existencia de compartimentos semi-estancos.
• El establecimiento del Plan Informático integrado es auspicioso, no obstante necesita
del tiempo y el esfuerzo de la alta gerencia (Jefes de Departamentos y Estados
Mayores, Grandes Unidades y Servicios) superando la idea de que la Informática por sí
resolverá todos los problemas.
• El Sistema de Personal no funciona, existen sin embargo en el Departamento I
desarrollos encomiables, pero parciales y no se avisora el funcionamiento eficaz de una
base de datos unificada.
Los sistemas de Personal Subalterno no tienen suficiente desarrollo a excepción de:
Registro de Bajas, Fallecimientos, Accidentes de Tránsito, Pases a la Justicia Militar ó
Civil.
• El Sistema Logístico a cargo del S.I.E. presenta un importante desarrollo en sistemas
aunque con un rezago tecnológico considerable.
• El Sistema Integrado de Gestión del I.M.E.S. en desarrollo, hace avisorar un correcto
desempeño atendiendo las áreas de recursos humano, financiero y especialmente el
área docente con herramientas apropiadas al fin (dietas, calificaciones, programas de
materias, ayudas de instrucción, docentes civiles y militares, etc.).
• Se debe manejar la alternativa de esperar una renovación generacional o la de exigir
capacitación continúa y actualización tecnológica para poder afrontar la revolución por
la que atraviesa el mundo globalizado contemplando que la capacitación abarque desde
los estratos superiores a los inferiores de la organización, de manera de hablar un
mismo idioma técnico.
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VII. BIBLIOGRAFIA.-
- ANDER- EGG, Ezequiel – AGUILAR, María José, Como elaborar un proyecto, Guía para
diseñar proyectos sociales y culturales, Editorial Humanitas, 1978.
- ANDREU, RICART y VALOR, Estrategia y Sistemas de Información, Mc GRAW-HILL de
Management, España,1996.
- ASTI-VERA, Armando, Metodología de los Invent, Kapeluz, Argentina 1973.
- ARECHAGA, Rafael, La Informática en la Administración Pública, Editorial Limusa,
México,1986.
- Carpeta de CONADI (Comisión Nacional de Informática) Informática en la Administración
Pública, Montevideo,1993.
- CHALMERS, Alan F., Que es esa cosa llamada Ciencia, Siglo veintiuno editores, España,
1997.
- ECO, Humberto, Cómo se hace una Tesis, Gedira, España,1997.
- FELCMAN, Isidoro - KRIEGER, Mario J., La Informática en el sector Público, Elementos
para la Formulación de diagnósticos y propuestas, Editorial MACCHI, Argentina, 1984.
- HERNANDEZ, FERNANDEZ y BAPTISTA, Metodología de la Investigación, Mc GRAW-
HILL, México, 1998.
- Monografías 1068, Facultad de Ciencias Económicas, El Impacto de los
microcomputadores en la Administración de Empresas, Mvdeo., 1976.-
- Monografías 934, Facultad de Ciencias Económicas, El Estudio de Organización y
Métodos en dos departamentos de la Universidad de la República, Mvdeo., 1987.-
- MURDICK, Robert G-ROSS, Joel E., Sistemas de Información basados en computadoras
para la administración moderna, Diana, México,1982.-
- RAMIREZ DE ALVAREZ, Elsa, Guía para presentar diseños de investigación,
Montevideo, 1991. -
- QUINTAS JORNADAS ACADEMICAS, Ministerio de Defensa Nacional, Experiencias
Nacionales en el mejoramiento de la gestión administrativa, Montevideo, 1994.
- QUIVY-CAMPENHOUDT, Manual de Investigación en Ciencias Sociales
- STANDOP, Ewald, Como preparar monografías e informes, Kapeluz, Argentina, 1976.
- STONER, FREEMAN y GILBERT, Administración, 6ta. Edición, Prentice-Hall.
México,1996.-
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VIII. ANEXOS.-
A. ANEXO Nro. 1 Diseño de Investigación.
B. ANEXO Nro. 2. Instrumento de recolección de datos.
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ANEXO NRO. 1
DISEÑO DE INVESTIGACION
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RESUMEN
El abordaje del tema se hará adoptando una ubicación intermedia entre el Tomador de
Decisiones a diferentes niveles y los especialistas en Informática, tratando de cerrar el
espacio de comunicación que los separa, en la visión de un neófito en la materia.
El acercamiento se efectuará desde un ángulo particular, con humildad y tratando de realizar
un aporte cuya dimensión determinará la validez del método empleado y de los objetivos.
PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
Establecer el real impacto de la introducción de las computadoras (Informática) en los
Sistemas Administrativos del Ejército y si ha producido cambios o mejoramiento en los
índices de rendimiento en las tareas que se aplica.
MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA
Como marco de referencia se ha tenido en cuenta la Teoría de las organizaciones, los
sistemas administrativos, el Enfoque de Sistemas. La revolución tecnológica. De cómo la
computadora puede ser el origen del enfoque de sistemas para la teoría de la Org. Y Adm..
Las funciones de la administración. Equilibrio de los sistemas.
Estos tópicos se analizan en base a la Teoría Moderna de STONER. De la carpeta de
CONADI, la informática en la administración pública (estrategias y alternativas).
Material de consulta de la Facultad de Ciencias Económicas y Escuela de Administración.
De ARECHAGA, Rafael... La informática en la administración pública.
Al efectuar un abordaje íntegro partiendo de la faz organizacional, la aplicación de la
tecnología y la utilización de los recursos disponibles, se pretende un trabajo compacto, que
no deje cabos sueltos y que contribuya por lo menos a un diagnóstico sugerente para los
órganos encargados del establecimiento de políticas en la materia.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
Estudiar la organización y el funcionamiento de los sistemas administrativos, el uso que estos
hacen de los medios informáticos disponibles y sus planes del futuro.
Estudiar concretamente los sistemas y programas informáticos y cuantificar el impacto de los
mismos en el mejoramiento de la eficiencia administrativa mediante u n relevamiento y
análisis de funcionamiento intentando descubrir los elementos que entorpecen el
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aprovechamiento óptimo de los mismos.
RESULTADOS ESPERADOS
Llenar el vacío de comunicación existente entre los tomadores de decisiones a todo nivel y
los sistemas informáticos disponibles.
Hacer un aporte en caso de ser valioso el resultado para orientar en la dirección de la
optimización del empleo de los recursos como en la sugerencia de cambios organizacionales
y/o de equipamiento, fijación de objetivos, utilización de programas sistémicos racionales a la
luz de la moderna teoría administrativa.
LIMITACIONES
Validez de muy corto plazo de las conclusiones por el acelerado desarrollo de la tecnología.
Se evitará un enfoque excesivamente técnico enfatizando aspectos sistémicos y
organizacionales.
Desconocimiento del investigador de un área técnica aunque bien posicionado en cuanto a la
Org. , sus metas y objetivos.
METODO DE INVESTIGACION
Dado lo complejo del tema, se efectuará un detallado estudio exploratorio.
Aparte de la abundante bibliografía a consultar, se profundizará en el conocimiento a través
de entrevistas con informantes calificados, en busca de elementos que vayan permitiendo un
encuadre adecuado y la inferencia por un procedimiento deductivo, de las características
preliminares de un instrumento idóneo de trabajo.
Se empleará un esquema cuanti-cualitativo mediante una encuesta para determinar:
- la constitución del parque existente
- los sistemas y programas empleados
- la opinión de técnicos y responsables de dependencias
Posteriormente se encuestará a niveles de Jefes de Dpto. de Informática de organizaciones
superiores, como forma de prueba del cuestionario y enriquecimiento del mismo, intentando
lo que se considera clave en el estudio, la determinación del universo y muestra a utilizar.
En este estado se visualiza asimismo, encuestar a la mayor cantidad de especialistas sin
cargos concretos en el área, utilizando sus aportes como termómetro de la marcha de la
investigación.
Estos aportes permitirán una más exacta operacionalización de las variables a utilizar y si es
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del caso la redimensionalización de hipótesis.
En este estado se procederá a la preparación de un Programa de análisis de la información
recogida visualizando la descripción de los resultados de la investigación.
OBTENIDA LA MUESTRA, OPERACIONALIZADO EL INSTRUMENTO Y DETERMINADO
EL PROGRAMA DE ANALISIS DE LOS RESULTADOS APLICAR EL MISMO.
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ANEXO NRO. 2
INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS.-
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IINNSSTTRRUUMMEENNTTOO DDEE EENNTTRREEVVIISSTTAA –– EENNCCUUEESSTTAA 1) Datos de la Dependencia
Línea de dependencia: Jerárquica Técnica
Organización:
Personal afectado: -Cantidad de profesionales informáticos
-Cantidad de técnicos
-Niveles Adquirido en: 1)Universidad de la República
2)UCUDAL 3)O.R.T.
4)Otros 2) Nivel técnico Jef. de Dpto. y Segundo Jefe en caso de existir. 3) Hardware utilizado
a) -Ambiente Multiusuario
-Sistema Central
-Redes
b) –Ambiente Monousuario 4)Software utilizado
a)- Ambiente Multiusuario - Software de Base
- Software de Aplicación
b)- Ambiente Monousuario - Software de Base
- Software de Aplicación Descripción del software de aplicación desarrollado especificando Sistemas Administrativos
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que cubre
Como se determina la necesidad de automatización de los sistemas
Quienes participan en la fijación de objetivos y metas a alcanzar y en que tiempos
El desarrollo abarca el área específica de aplicación o una visión global de la Institución
Ejército. Existen requerimientos de información a nivel gerencial (Cte.en Jefe del E.)
5) Existe una auditoría interna permanente o revisión periódica de programas desarrollados
por la Institución
6) Existen manuales de procedimiento, operaciones, programación o de algún otro tipo
(carpetas técnicas)
7) Piensa que el costo del equipo y su mantenimiento está justificado y que objetivos cree
que se contemplan
8) Cual es la utilización efectiva de la información proveniente de los sistemas de información
que están computarizados
9) Existen en los sistemas multiusuarios diferentes niveles de acceso. Detalle los mismos.
10) Con relación a la situación actual y perspectivas de futuro de la dependencia. Considera
suficiente la capacidad de procesamiento de las computadoras existentes
11) Piensa que la tecnología informática ha provocado cambios radicales o impactantes en la
administración, en caso afirmativo cuales:
12) Cuales son los problemas que entiende ha contribuido a solucionar
13) Cual es su visión respecto al desarrollo de software propio, con personal militar y cuales
serían las grandes áreas de aplicación. Detalle ventajas y desventajas, posibilidades y
limitaciones actuales.
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14) Que estrategia considera como más conveniente en cuanto a la centralización y
descentralización de las funciones informática, recursos y productos informáticos, como la
información para la toma de decisiones.
15) Conoce casos de repetición de tareas y duplicación de esfuerzos en cuanto a desarrollo
de software
16) Conoce casos de alejamiento de personal profesional o técnico hacia otros empleos y
cuales entiende que son las principales motivaciones.
17) Puede dar un ejemplo de lo que a su criterio resulta un uso correcto de los medios
informáticos en el Ejército
18) Que considera que se hace mal o muy mal en esta área y cual sería su aporte para el
mejoramiento de la misma.
19) Acorde con su criterio quien debe fijar los objetivos de los sistemas informáticos, los
jerarcas de la organización o los técnicos en base a las necesidades constatadas o ambos
formando equipo de trabajo.
20) Que propondría como solución para evitar el alejamiento de los profesionales y técnicos
de su área de responsabilidad.
21) Según su criterio, el Ejército con el modelo actual de gestión, con su gente y la cultura
institucional que lo sustenta, está capacitado para enfrentar la revolución tecnológica por la
que atraviesa el mundo globalizado en función de los diferentes usuarios demandantes de
servicios y respuestas del informático.
22) Asociada a la pregunta anterior cual es su concepto sobre la necesidad de encarar una
reingeniería de organización y funciones y una reingeniería de procesos.
23) A la luz de los dos anteriores requerimientos, explicitar cuales serían, en caso de
entender lo oportuno y convincente los pasos a dar cronológicamente como forma de encarar
soluciones futuras.