Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito ... · El conocimiento y reconocimiento...

Instituto de Acceso a la Información

Pública del Distrito Federal

CENSO DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

LIC. ADOLFO RIVA PALACIO NERI

MAGISTRADO PRESIDENTE

28 DE OCTUBRE DE 2009



DECLARATORIA

Hago constar que he revisado los LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN PARA EL CERTAMEN Innovaciones en materia de Transparencia 2009. En cumplimiento con la normativa anterior, declaro que las ideas que se presentan son propias o citan con precisión aquellas tomadas de otras obras previamente escritas o publicadas. También hago constar que este trabajo no fue presentado en el certamen de innovaciones del ejercicio 2008.

BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD LUGAR Y FECHA

27

OCT.

2009 LIC. FERNANDO LORENZANA ROJAS Director General Jurídico del TEDF

PAA. DAVID ARANDA CORONADO Coordinador de Archivos del TEDF

Ciudad

de

México

NOMBRE Y FIRMA

AVAL DEL TITULAR DEL ENTE PÚBLICO LUGAR Y FECHA

27

OCT.

2009 LIC. ADOLFO RIVA PALACIO NERI Magistrado Presidente del TEDF

Ciudad de México

NOMBRE Y FIRMA



ÍNDICE

Pág.

I. Presentación 1

II. Objetivo 1

III. Diagnóstico o planteamiento del problema o, en su caso, Modelo Conceptual a evaluar

2

IV. Implementación de acciones 6

V. Principales resultados o beneficios obtenidos 8

VI. Análisis Costo/beneficio de las acciones implementadas 9

VII. Evidencia de lo inédito de las acciones reportadas 12



ANEXO

EVIDENCIA DE LO INÉDITO DE LAS ACCIONES REPORTADAS

“PUBLICACIÓN DEL CENSO DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL 2008”

1



I. Presentación

El fortalecimiento de las instituciones públicas mediante la modernización de sus mecanismos de gestión, es fundamental para el desarrollo, la igualdad de oportunidades y el bienestar social; y es sin duda, el avance tecnológico, el principal promotor de una mayor eficiencia y efectividad en la administración gubernamental. La incorporación de procesos de administración documental en las instituciones, enfocada al ejercicio del derecho de acceso a la información pública, es un principio rector para la Federación, los Estados y el Distrito Federal, emanado de la adición de un segundo párrafo al artículo 6º constitucional, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de julio de 2007. En ese sentido, la planeación del desarrollo archivístico que privilegie la incorporación de sistemas de gestión en el Tribunal Electoral del Distrito Federal se considera toral para el cumplimiento de sus obligaciones de transparencia y rendición de cuentas, sustentadas en el eficiente acceso a los documentos que genera, administra y maneja cada órgano y área del Tribunal. El mejoramiento de la organización, clasificación y manejo de documentos en posesión del Órgano Jurisdiccional es una responsabilidad compartida por todos los servidores públicos que lo integran, de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, la Ley de Archivos del Distrito Federal y la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. La construcción del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal y su formalización jurídica y técnica, constituyen procesos amplios de trabajo en los que se encuentran involucradas una serie de actividades, exigentes por sí solas, de medidas de planeación eficaces como lo es el Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008, que se erige en una innovación en materia de transparencia.

II. Objetivo Captar, procesar y divulgar información estadística básica actualizada y de calidad, referida al año 2008 y a la totalidad de unidades de archivo del TEDF, en torno a las condiciones de operación de los archivos, con el fin de evaluarlas y a partir de su interpretación, generar un proceso de planeación archivística eficaz, así como generar los inventarios de expedientes que detenta cada unidad

2



administrativa, proporcionado con ello un mejor acceso e identificación de la información que detenta el Tribunal para ofrecerla a los interesados con prontitud.

III. Diagnóstico o planteamiento del problema o, en su caso, Modelo Conceptual a evaluar

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Los problemas derivados de la ausencia de metodologías específicas en la producción y conservación de documentos, disminuyen la eficiencia de los ar-chivos del TEDF como un sistema de información útil para la administración institucional. La serie de problemas caracterizables como estructurales que se originan en sus procesos de gestión, ha impactado de varias formas en el desempeño eficiente de la actividad institucional. El conocimiento y reconocimiento de los problemas archivísticos resulta esencial en el esfuerzo de favorecer no únicamente su solución integral, sino también adoptar medidas de prevención y planificación que posibiliten el autosostenimiento y la institucionalización del desarrollo archivístico, y que a su vez promuevan y fomenten una nueva cultura de la información documental de cara a su utilización como eficaz instrumento de gestión, memoria institucional y elemento central para favorecer la transparencia y la rendición de cuentas. En ese sentido, en el año 2008 se detectó la imperiosa necesidad de conocer fidedignamente las condiciones de operación de los archivos del TEDF, mediante el desarrollo e implementación de diversos mecanismos de descripción que ofrecieran información sobre diversos aspectos que se desconocían, como son los siguientes:

Los recursos operativos archivísticos;

Niveles de capacitación (conocimiento o desconocimiento de las funciones archivísticas y su operación);

Existencia de recursos materiales adecuados e inadecuados (cajas de archivo y estantería inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservación de acervos y con severos riesgos de siniestros);

Utilización de tecnologías para el manejo de archivos (existencia de proyectos de digitalización de documentos, desarrollo inapropiado de sistemas automatizados carentes de normatividad archivística, ausencia de políticas y normas para el manejo de información electrónica, entre otras); y

3



Existencia o usencia de inventarios de expedientes.

MODELO CONCEPTUAL: CENSO DE ARCHIVOS. Un censo podría definirse como el proceso de recopilar, analizar y publicar datos relativos a todas las unidades de estudio de un universo en un momento determinado.1 El Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008 constituye la más completa fuente de información archivística sobre el estado que guardan los archivos en el año 2008. Esa valiosa información que a través del censo se obtuvo, sobre la totalidad de las unidades de archivo que llevan a cabo sus actividades en cada unidad administrativa, sirve como punto de partida para que, tanto en el Tribunal como en el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (INFODF), se realicen estudios de planeación archivística en conjunto. Periodo de referencia de los datos El universo de estudio del Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008 se compuso por todas las unidades de archivo que durante el levantamiento censal estuvieron dedicadas a la actividad archivística. El periodo de referencia de los datos fue 2008. Unidades de observación Las unidades de observación fueron cada una de las unidades de archivo de las unidades administrativas del Tribunal. Diseño del cuestionario El cuestionario fue elaborado considerando diversas fuentes de información, entre ellas, el Censo Guía de Archivos de México implementado por el Archivo General de la Nación (AGN), basado en normas archivísticas internacionales, así como en el Diagnóstico sobre la Situación Archivística de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal: 2007, realizado por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI).

1 Definición de Censo realizada por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEG)

4



La formulación de las preguntas derivó de objetivos específicos orientados a conocer, desde diversos enfoques, las condiciones de operación de las unidades de archivo:

I. Conocer la capacitación del personal con responsabilidad en la gestión y administración archivísticas,

II. Evaluar el estado de la infraestructura física de los archivos y su capacidad para almacenar adecuadamente el volumen documental,

III. Conocer el estado de organización y conservación de expedientes y las condiciones para preservar su integridad,

IV. Conocer los instrumentos de consulta y control archivísticos utilizados en las diversas unidades de archivo,

V. Conocer la existencia de tecnologías utilizadas para el control y gestión de los archivos, y

VI. Estudiar los métodos de ordenación de documentos utilizados por las unidades de archivo.

Conceptualmente, las preguntas se clasificaron en cinco tipos:

a) Preguntas específicas sobre la capacitación del personal dedicado a las funciones archivísticas,

b) Preguntas sobre infraestructura para los archivos (espacio físico, mobiliario y equipo, controles de seguridad, etc.),

c) Preguntas sobre integración y manejo de expedientes (métodos de ordenación, almacenamiento de información, inventarios, etc.),

d) Preguntas sobre la administración del archivo (información pública, reservada o confidencial, entrega recepción de archivos, depuración de documentos, etc.),

e) Preguntas sobre tecnologías de la información para la gestión y administración de archivos (equipo y programas de cómputo para registro y seguimiento de documentos, procesos de digitalización del archivo, etc.).

Diseño del inventario El formato de inventario fue elaborado siguiendo los principios y bases en materia de archivonomía, el cual fue aprobado primeramente por el COTECIAD y después

5



por el Comité de Transparencia del Tribunal, con el fin de conocer las características de los documentos que detenta el Órgano Jurisdiccional. El Inventario de expedientes consideró la descripción de los siguientes rubros:

1. Número de expediente

2. Serie documental

3. Nombre del expediente

4. Descripción del expediente

5. Fechas extremas

6. Volumen de la serie documental

7. Observaciones

La incorporación de este instrumento de descripción al censo de archivos del Tribunal, resulta una aportación innovadora al diseño de elementos constitutivos para el conocimiento de las condiciones de operación de los archivos y de la magnitud y volumen de la información con que se cuenta en las unidades de archivo objeto de estudio del censo. Los objetivos que se plantearon para el diseño del inventario fueron los siguientes:

I. Conocer el volumen de expedientes que detenta cada órgano y área del Tribunal, y

II. Conocer la antigüedad y el tipo de la información.

Representatividad de las áreas del tribunal El equipo de trabajo se conformó por el Coordinador de Archivos adscrito a la Dirección General Jurídica del TEDF y los responsables de las unidades de archivo designados por los titulares de los órganos y áreas del Tribunal. Los responsables de archivo referidos coordinaron las actividades de levantamiento de información en cada una de sus áreas de adscripción, apoyados por prestadores de Prácticas Profesionales con perfil de archivistas (estudiantes de la ENBA) y por el personal que controla y maneja los archivos de su unidad administrativa.

6



Unidades administrativas del Tribunal Electoral del Distrito Federal

Presidencia

Ponencia del Magistrado Adolfo Riva Palacio Neri

Ponencia del Magistrado Alejandro Delint García

Ponencia del Magistrado Armando I. Maitret Hernández

Ponencia del Magistrado Darío Velasco Gutiérrez

Ponencia del Magistrado Miguel Covián Andrade

Secretaría General

Secretaría Administrativa

Contraloría General

Dirección General Jurídica

Dirección de Tecnologías de la Información (ahora Coordinación)

Coordinación de Comunicación Social y Relaciones Públicas

Coordinación de Documentación y Difusión

Centro de Capacitación Judicial Electoral

Comisión de Conciliación y Arbitraje

IV. Implementación de acciones El proyecto del Censo fue elaborado por la Coordinación de Archivos y sometido a consideración del COTECIAD quien lo aprobó y acordó remitirlo al Comité de Transparencia para su análisis y, en su caso, aprobación. Una vez analizado el proyecto de Censo por el Comité de Transparencia, fue aprobado para realizarse en los términos técnicos y operativos planteados. Aspectos operativos El operativo del levantamiento de la información del Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008, fue coordinado por la Oficina de Información Pública (OIP) a través de la Coordinación de Archivos y efectuado del 1º al 26 de septiembre del mismo año.

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#presidencia

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#pon_rivapalacio

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#pon_delint

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#pon_maitret

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#pon_dario

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#pon_covian

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#sec_gral

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#sec_admva

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#cont_gral

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#dir_gen_jur

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#dti

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#coord_comsoc

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#coord_doc

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#cent_capa

http://192.100.10.3/transp/art14/04/directorio.htm#com_concil

7



Métodos para la recopilación de los datos Para efectos de la recopilación de los datos de las actividades archivísticas se aplicó la técnica de barrido exhaustivo2, para identificar y describir toda la actividad de la materia que se realiza en cada una de las unidades de archivo de los órganos y áreas del Tribunal. Grupo de trabajo para obtener la información El equipo de trabajo se conformó por la Coordinación de Archivos y los responsables de las unidades de archivo designados por los titulares de los órganos y áreas del Tribunal. Los responsables de archivo referidos coordinaron las actividades de levantamiento de información en cada una de sus áreas de adscripción, apoyados, en su caso, por prestadores de Prácticas Profesionales con perfil de archivistas y por el personal que controla y maneja los archivos de su unidad administrativa. Procesamiento, revisión y análisis de la información archivística Con el propósito de generar los resultados con la mayor calidad y oportunidad posible, la Coordinación de Archivos integró y procesó la información del Censo dentro de los siguientes 20 días hábiles a la conclusión del mismo. Concluida la etapa del levantamiento censal, se verificó que la información estuviera completa y fuera congruente con los planteamientos establecidos. Después de terminados los procesos de captura y validación, la Coordinación de Archivos realizó la integración de toda la información y se verificó que no hubiera registros duplicados. La información entonces fue objeto de otro proceso de revisión, para validar tanto la congruencia al interior de cada instrumento de captación como la congruencia estadística y archivística de cada instrumento con respecto al conjunto. Como fase última se liberaron los datos y, a partir de éstos, se podrán elaborar diversos proyectos archivísticos para mejorar la organización, clasificación y conservación de los archivos del Tribunal, privilegiando la incorporación de metodologías archivísticas internacionales apegadas a la normatividad e integrando las tecnologías de la información en sus procesos y proyectos.

2 Levantamiento de la información en todas y cada una de las unidades de observación.

8



V. Principales resultados o beneficios obtenidos

Utilidad de la información censal Los datos censales constituyen un marco de referencia para diversos proyectos en materia de archivos:

Permitirán planear y actualizar las políticas archivísticas del TEDF y realizar una correcta evaluación de su aplicación.

Serán la principal fuente de información archivística básica para el desarrollo del Sistema Institucional de Archivos del TEDF que incorpore medios electrónicos en su operación y funcionamiento.

Generar información para obtener marcos estadísticos para el diseño de estrategias de trabajo en archivos de trámite y concentración (administrativos).

Permitirán conocer la estructura archivística del Tribunal con diferentes niveles de detalle (tipología, temática, entre otros) e identificar patrones de especialización para el tratamiento de los documentos, así como actividades de administración documental tradicionales y modernas.

Con esta información los responsables de las unidades de archivo de los órganos y áreas de Tribunal podrán elaborar diversos análisis para conocer las condiciones de sus archivos en que actúan y elaborar en conjunto con la Coordinación de Archivos, diversos proyectos para su mejoramiento.

La Coordinación de Archivos del TEDF podrá utilizarla para contrastar las diferentes hipótesis sobre las características específicas de los archivos en los ámbitos federal, estatal y municipal.

Inventario archivístico La integración de los inventarios de expedientes del Tribunal, útiles para que los ciudadanos consulten la información que detentan las unidades administrativas del Tribunal, representa no sólo el conocimiento del volumen, tipología documental y el periodo de la misma, sino más que esto, la herramienta archivística fundamental para localizar la información específica a nivel expediente en el marco del cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información institucional.

9



Derivado de ejercicio censal, el TEDF cuenta con un instrumento valioso para el acceso a la información pública que detenta; el inventario de expedientes constituye el mecanismo más útil para el conocimiento del tipo documental, su volumen y periodo. De acuerdo con la información que se integró de las áreas en el instrumento de captación en cita, el TEDF cuenta con 7 mil 642 expedientes, de ese total 7 mil 34 corresponden a expedientes conformados por documentos referentes a un solo año3. El año 2007 es el que tiene mayor cantidad de expedientes con mil 447, lo cual representa 21 por ciento del total, seguido de 2008 (a septiembre), con mil 190, que es el 17 por ciento del total para expedientes conformados por un solo año.

VI. Análisis Costo/beneficio de las acciones implementadas La combinación estratégica de integrar información sobre las condiciones archivísticas de la Institución y paralelamente, la recopilación de datos para integrar un inventario, constituyeron acciones complejas que requirieron de la planeación específica por lapso de tiempo estimado y los recursos humanos destinados para ello. La implementación del Programa de Práctica Profesionales es el marco operativo bajo el cual el TEDF actuó estratégicamente para el desarrollo de las actividades en comento; esto implicó que la Institución no erogara recurso económico alguno debido a que el programa en cita, establece las directrices que regulan la relación estrictamente académica para que los estudiantes sean apoyados exclusivamente de manera intelectual en la práctica de las funciones institucionales. El beneficio que representó el ejercicio censal, no sólo para la institución, sino para la ciudadanía, fue el conocimiento preciso sobre las condiciones de los archivos4, así como la extensión del valioso acervo electoral y administrativo con el que cuenta el TEDF como instrumento fundamental para la rendición de cuentas y el acceso a la información pública que detenta. Ahora conocemos las necesidades institucionales para mejorar los procesos de las tareas que lo requieren, entre ellas, están las siguientes:

3 La información más amplia sobre los resultados del inventario se encuentran en el anexo de este

documento. 4 El Censo está disponible para consulta en el sitio de internet del Tribunal www.tedf.org.mx en la

sección de Transparencia: Sistema Institucional de Archivos.

http://www.tedf.org.mx/

10



1. Los archivos del Tribunal revelan un importante grado de heterogeneidad. En términos archivísticos se puede afirmar que el Tribunal carece de una cultura archivística que sustente su devenir institucional en la materia.

2. Es menester desarrollar los mecanismos de capacitación específicos que propicien la profesionalización.

3. Las condiciones para la operación de los archivos en lo concerniente a espacios físicos no son suficientes.

4. Se mezclan materiales de oficina y libros con el acervo documental.

5. Se deben generar los controles de resguardo de documentos respectivos para evitar desórdenes al interior del mobiliario para archivos y así evitar la pérdida de documentos.

6. Se utiliza algún control de gestión o libro de registro para la correspondencia que ingresa al área, lo cual es positivo; sin embargo, deben revisarse los rubros utilizados y adecuarlos a las normas archivísticas previstas en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

7. Los encargados de archivos no conocen el tipo de información que manejan, ello en su calidad de pública, reservada o confidencial.

8. Las unidades de archivo no cuentan con mecanismos de préstamo de documentos, lo cual es indispensable para un adecuado control.

9. No se ha realizado depuración de documentos; al respecto, es pertinente conocer el tipo de información que debe conservarse.

10. No se cuenta con inventarios de entrega-recepción de la administración pasada.

11. Sólo una unidad de archivo cuenta con procesos de digitalización del archivo.

12. Se deben establecer las medidas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos.

A partir de la información archivística recogida en los instrumentos de captación, se han logrado diseñar diversas estrategias y proyectos en el presente año, entre ellos los siguientes:

Se elaboró un complejo y completo Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2009;

Se elaboraron los siguientes instrumentos de control archivístico:

11



1. Cuadro General de Clasificación Archivística;

2. Catálogo provisional de Disposición Documental;

3. Formato de inventario de expedientes;

4. Control de correspondencia de entrada;

5. Control de correspondencia de salida;

6. Control de gestión documental;

7. Control de estadísticas de usuarios;

8. Control de consulta de expedientes; y

9. Control de conservación y restauración.

Se diseñó un proyecto de digitalización del acervo documental del TEDF, mismo que fue aprobado por el COTECIAD, y es desarrollado con recursos tecnológicos y humanos propios, apoyado también por estudiantes de la ENBA en la modalidad de prácticas profesionales;

Se implementó un micrositio del Sistema Institucional de Archivos en el portal de internet del TEDF, donde se difunde la actividad archivística de la Institución.

Se impartió el Curso de Introducción a la Administración de Documentos a los integrantes del COTECIAD y servidores públicos con funciones archivísticas. La actividad no generó erogación económica alguna debido a que el Coordinador de Archivos elaboró el curso con base en la Ley de Archivos del Distrito Federal y lo impartió directamente;

Mediante convenio de colaboración con el AGN, se adquirió el Sistema de Administración de Archivos, basado en normas nacionales e internacionales, con el propósito de sistematizar y estandarizar electrónicamente los procesos archivísticos.

Se elaboró proyecto de Políticas en Materia de Organización y Conservación de Archivos Electrónicos, aprobados por el COTECIAD e incorporado en el proyecto de Manual de Políticas Informáticas del TEDF.

Se está trabajando un proyecto de procedimientos para bajas documentales.

12



VII. Evidencia de lo inédito de las acciones reportadas

La incorporación del inventario de expedientes como instrumento de descripción documental, al censo de archivos del Tribunal, es una aportación innovadora que beneficia los procesos para identificar, localizar y acceder a la información pública que detenta la institución, así como para el diseño de operativos censales en la materia. Se presenta como anexo del presente, la edición impresa realizada por la Coordinación de Documentación y Difusión del TEDF, a través de la cual se muestran con mayor amplitud las actividades censales realizadas, sus resultados y conclusiones; asimismo, se exhiben los formatos de cuestionario e inventario, instrumentos que en conjunto proporcionan la evidencia de lo inédito al armonizar en un solo ejercicio estas dos útiles herramientas de captación de información archivística, con el propósito de diagnosticar el estado que guardan los procesos operativos en la materia, para diseñar e implementar estrategias que los mejoren y, por otra parte, la generación de un importante instrumento útil para que la ciudadanía consulte a nivel expediente el tipo de información con que cuenta el Tribunal.


10años1999-2009

2

Censo de archivosTribunal Electoral del Distrito FederalResultados Generales

Primera edición, Marzo 2009

Impreso en México

Publicación de Distribución Gratuita

Revisión de contenidos: Dirección General Jurídica

Distribución y cuidado de la edición: Coordinación de Documentación

y Difusión

Director: Mtro. Jaime Calderón Gómez

Subdirectora de Difusión: Teresa R. Salcedo Camarena

Diseño de portada,diagramación y formación: Guillermo Ruiz Contreras

Tribunal Electoral del Distrito FederalMagdalena 21, Col. Del ValleDelegación Benito JuárezMéxico, D.F., C.P. 03100Tel. 53 40 46 00 / 56 87 01 92www.tedf.org.mx

3

DIRECTORIO

Adolfo Riva Palacio NeriMagistrado Presidente

Alejandro Delint GarcíaMagistrado

Armando Ismael Maitret HernándezMagistrado

Darío Velasco GutiérrezMagistrado

Miguel Covián AndradeMagistrado

Gregorio Galván RiveraSecretario General

Carlos Nava PérezSecretario Administrativo

Roberto Cánovas TheriotContralor General

Fernando Lorenzana RojasDirector General Jurídico

Jaime Calderón GómezDirector de la Coordinación

de Documentación y Difusión

Jaime Cicourel SolanoDirector del Centro

de Capacitación Judicial Electoral

Silvia Dolores Vargas CabreraCoordinadora de Comunicación Social

y Relaciones Públicas

Marco Antonio Méndez GuerreroCoordinador de Tecnologías de la Información

4

COMITÉ DE TRANSPARENCIADEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

Magdo. Alejandro Delint GarcíaTitular

Fernando Lorenzana RojasDirector General Jurídico

Secretario Técnico

Roberto Cánovas TheriotContralor General

Jaime Calderón Gómez

Director de la Coordinación de Documentación y Difusión

Jaime Cicourel SolanoDirector del Centro de Capacitación Judicial Electoral

Silvia Dolores Vargas Cabrera

Coordinadora de Comunicación Social y Relaciones Públicas

Daniel Tolama CarmonaDirector de lo Consultivo,

de Normatividad y Transparencia

5

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

Carlos Nava PérezPresidente

Fernando Lorenzana RojasSuplente del Presidente y representante

de la Dirección General Jurídica

David Aranda CoronadoCoordinador de Archivos

Secretario Técnico

Daniel Tolama CarmonaTitular de la Oficina de Información Pública

Secretario Ejecutivo

Pedro González ManríquezRepresentante de la Contraloría General

Erwin Chávez GarcíaRepresentante de la Dirección de Planeación

y Recursos Financieros

Angelina Alcántara PérezResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Presidencia del TEDF y Ponencia del Magdo. Adolfo Riva Palacio Neri

Karla Berenice de la Cruz HermidaResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Ponencia del Magdo. Miguel Covián Andrade

Arcelia Reséndiz García Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Ponencia del Magdo. Alejandro Delint García

6

Patricia Flores OrozcoResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Ponencia del Magdo. Armando I. Maitret Hernández

Nereyda Antonio Amado Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Ponencia del Magdo. Darío Velasco Gutiérrez

Vicente Gerardo Almanza AlbaResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Secretaría Administrativa

María Estela Martínez LezamaResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Contraloría General

Joahana González RodríguezResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Dirección General Jurídica

Mónica Torres Beristain Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite

del Centro de Capacitación Judicial Electoral

Olga Belem Mariscal RíosResponsable de la Unidad de Archivo de Trámitede la Coordinación de Documentación y Difusión

Lilián Lara ChiñasResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la


Lilia Adriana Mendoza TentleResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

y representante de la Coordinación de Tecnologías de la Información

Karla Beatriz León RamosResponsable de la Unidad de Archivo de Trámite

de la Comisión de Conciliación y Arbitraje

7

Itzel Felipe ÁlvarezResponsable de la Unidad Central de Correspondencia,

Unidad de Archivo de Concentración y Unidad de Archivo de Trámite de la Secretaría General

Marco Antonio Martínez CarranzaResponsable de la Unidad de Archivo Histórico

PRESTADORES DE PRÁCTICAS PROFESIONALES

Pasantes de la licenciatura en Archivonomía de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

Irma Calzada LópezMaría de Jesús Aco Palestina

9

ÍNDICE

PRESENTACIÓN 11

INTRODUCCIÓN 13

CAPÍTULO 1. ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE

CAPTACIÓN Y PROTOCOLO DE APLICACIÓN

1.1 Diseño del cuestionario 17

1.2 Diseño del Inventario 18

1.3 Representatividad de los órganos y áreas del Tribunal 19

1.4 Protocolo de aplicación 20

CAPÍTULO 2. RESULTADOS GENERALES DEL CENSO DE ARCHIVOS

2.1 RESULTADOS DEL CUESTIONARIO 21

2.1.1 CAPACITACIÓN 22

2.1.2 INFRAESTRUCTURA PARA ARCHIVOS 23

2.1.2.1 Espacio físico para archivos 23

2.1.2.2 Mobiliario para archivos 23

2.1.2.3 Controles de seguridad para archivos 24

2.1.3 CONTROL DE GESTIÓN Y EXPEDIENTACIÓN 25

2.1.3.1 Control de gestión 25

2.1.3.2 Método de ordenación 25

2.1.3.3 Almacenamiento de información 26

2.1.4 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO 27

2.1.4.1 Condiciones de conservación 27

2.1.4.2 Información pública, reservada y confidencial 27

2.1.4.3 Instrumentos para el acceso a la información 28

10

2.1.4.4 Control de documentos 28

2.1.4.5 Depuración de archivos 29

2.1.4.6 Inventario de entrega recepción del archivo 29

2.1.5 TECNOLOGÍAS PARA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVOS 30

2.1.5.1 Equipo de cómputo y programas informáticos 30

2.1.5.2 Procesos de digitalización del archivo 30

2.2 RESULTADOS DEL INVENTARIO 31

CAPÍTULO 3. SÍNTESIS ESTADÍSTICA Y RECOMENDACIONES

3.1 SÍNTESIS ESTADÍSTICA DEL CUESTIONARIO 33

3.1.1 Capacitación 33

3.1.2 Infraestructura archivística 34

3.1.3 Control de gestión y expedientación 35

3.1.4 Administración de archivo 35

3.1.5 Tecnologías para archivos 36

3.2 SÍNTESIS ESTADÍSTICA DEL INVENTARIO 37

CONCLUSIONES 38

ANEXOS 39

ANEXO 1. Cuestionario 41

ANEXO 2. Inventario de expedientes 47

ANEXO 3. Estadístico del inventario 51

11

PRESENTACIÓN

La necesidad de contar con un censo de los archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal se explica, en primer lugar, porque la demanda de la transparencia se satisface cabalmente a través de archivos sistematizados; en segundo lugar, previendo que para la observancia de los criterios específicos del cumplimiento de la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada el 8 de octubre del presente año —posterior al operativo censal—, era necesario contar con información acerca de la brecha existente entre lo que estableciera dicha norma y la situación real en torno a su observancia; y, en tercer lugar, porque a partir del censo podrán llevarse a cabo acciones de mejora no sólo para el cumplimiento de la Ley, sino para generar las estrategias rectoras pertinentes que posibiliten la permanencia de una cultura archivística cimentada en las propias necesidades de este Órgano Jurisdiccional.

La finalidad de la transparencia es hacer visible la información pública contenida en los archivos, y el rol de la archivística es organizar y sistematizar la información para hacerla efectivamente visible. La mejora en el funcionamiento de la administración y gestión documental de los órganos y áreas del Tribunal requiere de la medición continua de su desempeño y dicha medición, depende a su vez de la existencia de información confiable y oportuna sobre las acciones de la materia y sus resultados. Con la medición del desempeño archivístico se identifican buenas y malas prácticas, se da la posibilidad de difundir la eficiencia y evitar lo disfuncional o contraproducente.

La conexión entre transparencia, acceso a la información y archivística, esta última como pieza fundamental para garantizar el eficiente ejercicio del derecho a la información, implica nada menos que el redimensionamiento de los procesos archivísticos; más allá de su función primaria como mecanismo de recuperación documental, se debe enfatizar su rol en la sistematización de información y en la generación de conocimiento útil para la mejora del desempeño en el Tribunal.

La intención del ejercicio llevado a cabo es continuar con la aplicación periódica de un diagnóstico, de modo que se convierta no sólo en un elemento de evaluación continua, sino también en un incentivo en sí mismo para la mejora de los archivos.

La encuesta y el inventario aplicados para la obtención de este censo han revelado algunas limitaciones y deficiencias que pueden superarse a través de la colaboración de los servidores públicos dedicados a las funciones de la materia en órganos y áreas del Tribunal, siguiendo los principios y bases de la doctrina archivística que a su vez permean en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

12

Censo de archivos, Tribunal Electoral del Distrito Federal. Resultados generales Introducción

Contar con una adecuada organización de archivos permitá al Tribunal no sólo la transparencia, sino más allá de ello, alinear el cumplimiento de metas y objetivos institucionales y el correcto ejercicio de los recursos públicos.

Por lo anterior, la Coordinación de Archivos adscrita a la Dirección General Jurídica, pone a disposición del Pleno del Tribunal; del Comité de Transparencia; de la Comisión de Difusión, Editorial y Transparencia; del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos; de los servidores públicos del Tribunal, así como de la comunidad archivística del Distrito Federal, los Resultados del Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008.

Coordinador de Archivos


13

Introducción

INTRODUCCIÓN

El artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos instituye a la transparencia como uno de los ejes fundamentales del régimen democrático en todos los ámbitos del quehacer gubernamental. La transparencia, entendida así, es tanto un medio de control de la legalidad como un mecanismo generador de legitimidad institucional y de manejo eficiente de los recursos públicos1.

La necesidad de contar con archivos organizados en el Tribunal que simplifiquen los mecanismos de acceso a la información es una prioridad clave para el desarrollo del Tribunal, ello mediante la modernización de los procesos de gestión documental que contribuyan a una mayor eficiencia y efectividad en el desempeño de las funciones jurisdiccionales y administrativas.

La obligación de construir un Sistema Institucional de Archivos, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada el 8 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, conlleva tareas específicas que involucran una serie de medidas de planeación basadas en información confiable respecto de las condiciones archivísticas del Tribunal.

El Comité de Transparencia del Tribunal Electoral del Distrito Federal, en su segunda sesión del 22 de agosto de 2008, aprobó la realización del Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008, así como los formatos de cuestionario e inventario, ello de conformidad con las atribuciones conferidas en el artículo 61 fracción XV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, relativas a supervisar la aplicación de los criterios específicos del Tribunal, en materia de catalogación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos.

El propósito del Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal, fue captar y procesar información estadística básica actualizada y de calidad, referida al año 2008 y a la totalidad de unidades de archivo de la institución, en torno a las condiciones de operación de los archivos, con el fin de evaluarlas y a partir de su interpretación generar las estrategias de planeación pertinentes.

Los datos censales constituyen un marco de referencia para diversos proyectos en materia de archivos:

1. Permiten planear y actualizar las políticas archivísticas del TEDF y realizar una correcta evaluación de su aplicación.

1 Diagnóstico sobre la situación archivística de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal: 2007. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), p.13.

14

Censo de archivos, Tribunal Electoral del Distrito Federal. Resultados generales

2. Son la principal fuente de información archivística básica para el desarrollo del Sistema Institucional de Archivos del TEDF.

3. Proveen información para obtener marcos estadísticos para el diseño de estrategias de trabajo en archivos de trámite y concentración (administrativos).

4. Permiten conocer la estructura archivística del Tribunal con diferentes niveles de detalle e identificar patrones de especialización para el tratamiento de los documentos, así como actividades de administración documental tradicionales y modernas.

5. Con esta información, los responsables de las unidades de archivo de los órganos y áreas de Tribunal pueden elaborar diversos análisis para conocer las condiciones de sus archivos y elaborar en conjunto con la Coordinación de Archivos, diversos proyectos para su mejoramiento.

6. La Coordinación de Archivos del TEDF puede utilizar esa información para contrastar las diferentes hipótesis sobre las características específicas de los archivos en los ámbitos federal, estatal y municipal.

El universo de estudio del Censo de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal 2008 fueron todas las unidades de archivo que durante el levantamiento censal estuvieran dedicadas a la actividad archivística. El periodo de referencia de los datos fue el mes de septiembre de 2008.

El cuestionario recoge las evaluaciones y opiniones de los responsables de las unidades de archivo. Los datos en los que se basa este documento representan las aseveraciones y puntos de vista de los responsables de las unidades de archivo tal como fueron consignados al momento de contestar la encuesta. En ese sentido, la encuesta constituye un ejercicio de auto evaluación que los responsables de archivo se han realizado así mismos, con la particularidad de que el instrumento evaluatorio fue preparado y aplicado por la Coordinación de Archivos del Tribunal aprobado por el Comité de Transparencia.

Existe la posibilidad de que al responder el cuestionario se hayan proporcionado datos que no necesariamente reflejan una situación concreta. Cuando la información se proporciona libremente y se garantiza la confidencialidad de la identidad de los sujetos encuestados, la evidencia es que las personas actúan de buena fe al responder una encuesta de este tipo.

15

Introducción

Asimismo, el inventario de archivos es el instrumento de captación por medio del cual se integró la información relativa a los expedientes que obran en cada órgano y área del Tribunal, con lo cual se creó un nuevo mecanismo archivístico útil para optimizar el acceso a la información del Tribunal.

16


17

I. Elaboración de los instrumentos de capacitación y protocolo de aplicación

CAPÍTULO 1

ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOSDE CAPTACIÓN Y PROTOCOLO

DE APLICACIÓN

1.1 DISEÑO DEL CUESTIONARIO

El cuestionario fue elaborado considerando diversas fuentes de información, entre ellas, el Censo Guía de Archivos de México implementado por el Archivo General de la Nación, basado en normas archivísticas internacionales, así como en el Diagnóstico sobre la Situación Archivística de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal: 2007, realizado por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Cabe indicar que el cuestionario en comento fue aprobado por el Comité de Transparencia con observaciones de sus miembros (Anexo 1).

La formulación de las preguntas se deriva de objetivos específicos orientados a conocer desde diversos enfoques las condiciones de operación de las unidades de archivo:

1. Conocer la capacitación del personal con responsabilidad en la gestión y administración archivísticas,

2. Evaluar el estado de la infraestructura física de los archivos y su capacidad para almacenar adecuadamente el volumen documental,

3. Conocer el estado de organización y conservación de expedientes y las condiciones para preservar su integridad,

18


4. Conocer los instrumentos de consulta y control archivísticos utilizados en las diversas unidades de archivo,

5. Conocer la existencia de tecnologías utilizadas para el control y gestión de los archivos, y

6. Estudiar los métodos de ordenación de documentos utilizados por las unidades de archivo.

Conceptualmente, las preguntas pueden clasificarse en cinco tipos:

a) Preguntas específicas sobre la capacitación del personal dedicado a las funciones archivísticas,

b) Preguntas sobre infraestructura para los archivos (espacio físico, mobiliario y equipo, controles de seguridad, etc.)

c) Preguntas sobre integración y manejo de expedientes (métodos de ordenación, almacenamiento de información, inventarios, etc.)

d) Preguntas sobre la administración del archivo (información pública, reservada o confidencial, entrega recepción de archivos, depuración de documentos, etc.)

e) Preguntas sobre tecnologías de la información para la gestión y administración de archivos (equipo y programas de cómputo para registro y seguimiento de documentos, procesos de digitalización del archivo, etc.)

1.2 DISEÑO DEL INVENTARIO

El formato de inventario fue elaborado siguiendo los principios y bases en materia de archivonomía, el cual fue aprobado por el Comité de Transparencia del Tribunal, con el fin de conocer las características de los documentos que detenta el Órgano Jurisdiccional (Anexo 2).

El Inventario de expedientes consideró la descripción de los siguientes rubros:

1. Número de expediente

2. Serie documental

3. Nombre del expediente

19

I. Elaboración de los instrumentos de capacitación y protocolo de aplicación

4. Descripción del expediente

5. Fechas extremas

6. Volumen de la serie documental

7. Observaciones

La incorporación de este instrumento de descripción al censo de archivos del Tribunal resulta una aportación innovadora al diseño de elementos constitutivos para el conocimiento, no sólo de las condiciones de operación de los archivos, sino de la magnitud y volumen de la información con que se cuenta en las unidades de archivo objeto de estudio del censo.

Los objetivos que se plantearon para el diseño del inventario fueron los siguientes:

I. Conocer el volumen de expedientes que detenta cada órgano y área del Tribunal, y

II. Conocer la antigüedad y el tipo de la información.

1.3 REPRESENTATIVIDAD DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS DEL TRIBUNAL

El equipo de trabajo se conformó por la Coordinación de Archivos y los responsables de las unidades de archivo designados por los titulares de los órganos y áreas del Tribunal. Los responsables de archivo referidos coordinaron las actividades de levantamiento de información en cada una de sus áreas de adscripción, apoyados por prestadores de Prácticas Profesionales con perfil de archivistas y por el personal que controla y maneja los archivos de su unidad administrativa.

Previo al inicio del censo se convocó a los responsables de las unidades de archivo para participar en la Reunión Informativa del Operativo Censal, en la cual se expusieron los pormenores y la información pertinente para llevar a cabo el ejercicio en cita.

ÓRGANOS Y ÁREAS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

Presidencia

Ponencia del Magistrado Adolfo Riva Palacio Neri

Ponencia del Magistrado Alejandro Delint García

Ponencia del Magistrado Armando I. Maitret Hernández

20


Ponencia del Magistrado Darío Velasco Gutiérrez

Ponencia del Magistrado Miguel Covián Andrade

Secretaría General

Secretaría Administrativa

Contraloría General


Dirección de Tecnologías de la Información


Coordinación de Documentación y Difusión

Centro de Capacitación Judicial Electoral

Comisión de Conciliación y Arbitraje

Los responsables de las unidades de archivo informaron oportunamente al Coordinador de Archivos sobre los pormenores del operativo, según las características de las diferentes unidades de observación, la dispersión o concentración de documentos de éstas, su tamaño y tipo de organización.

1.4 PROTOCOLO DE APLICACIÓN

En el protocolo original se especificó la aplicación del cuestionario a los responsables de las unidades de archivo de los 15 órganos y áreas del Tribunal, así como el método para la recopilación de los datos, el cual consistió en la técnica de barrido exhaustivo2, para identificar y describir toda la actividad de la materia que se realiza en cada una de las unidades de archivo de los órganos y áreas del Tribunal.

1ª etapa. 25 cuestionarios fueron respondidos por los encargados de los archivos respectivos. Cabe destacar que una unidad administrativa cuenta hasta con 4 unidades de archivo, para lo cual se realizó el cuestionario en cada una de ellas, de acuerdo con la metodología prevista.

2ª etapa. 15 inventarios correspondientes a cada órgano y unidad administrativa del Tribunal.

2 Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEG)

21

II. Resultados generales del Censo de Archivos

CAPÍTULO 2

RESULTADOS GENERALESDEL CENSO DE ARCHIVOS

2.1 RESULTADOS DEL CUESTIONARIO

El análisis de los resultados de la encuesta se estructura en torno de los objetivos particulares del cuestionario. Primero, el análisis busca establecer en qué medida los órganos y áreas cuentan con las condiciones de operación de las unidades de archivo.

Segundo, el análisis trata de identificar la información que detentan los órganos y áreas del Tribunal, en sus vertientes de volumen y antigüedad.

Para llevar a cabo el análisis, las variables medidas en la encuesta se agrupan en torno a los siguientes conceptos o dimensiones:

a) Capacitación,

b) Infraestructura para archivos,

c) Control de gestión y expedientación,

d) Administración del archivo, y

e) Tecnologías para la gestión y administración de archivos.

22


2.1.1 CAPACITACIÓN

Apenas el 36 por ciento de los servidores públicos encargados de algún archivo cuenta con capacitación relativa a la administración de archivos; del 64 por ciento que reportó no contar con capacitación lo atribuyó diversas causas, entre ellas, la falta de tiempo, la poca difusión que hay al respecto3 (no se enteró de los cursos que se han impartido) y otras razones, como es “la reciente designación de las tareas archivísticas”, entre otras.

Entre los cursos reportado por quienes dijeron contar con capacitación en materia de archivos, destaca como principal el denominado “Autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos”, que está disponible en el aula virtual del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (INFODF), cuya acreditación fue promovida al interior del Comité Técnico Institucional de Administración de Documentos (COTECIAD).

3 Durante el año 2008 el Centro de Capacitación Judicial Electoral difundió y apoyó la participación de los integrantes del COTECIAD en el “IV Seminario Internacional de Archivos”, así como en el panel “El Ciclo Vital del Documento”, evento académico realizado en las instalaciones del Tribunal Electoral del Distrito Federal.

23


2.1.2 INFRAESTRUCTURA PARA ARCHIVOS

2.1.2.1 Espacio físico para archivos

Debido a las condiciones de remodelación en que se encuentra el edificio del Tribunal, el 67 por ciento de los entrevistados respondió que no es suficiente el espacio físico para la administración y control adecuado de los archivos.

2.1.2.2 Mobiliario para archivos

Respecto del tipo de mobiliario para archivar los documentos, se identificó que 45 por ciento de las respuestas corresponden a la utilización de archiveros de metal de cuatro gavetas para la administración de los documentos.

24


Cabe indicar que 72 por ciento mencionó que además de utilizar el mobiliario destinado para los documentos de archivos, también lo utiliza para conservar diversos materiales como son la papelería y libros.

Las condiciones en que se encuentra el mobiliario en general es bueno, el reporte es del 88 contra 8 por ciento que señaló lo contrario; sólo 4 por ciento dijo que está en muy buenas condiciones el mobiliario.

2.1.2.3 Controles de seguridad para archivos

Referente a los aspectos de controles de seguridad para la conservación de documentos, la Coordinación de Comunicación Social y Relaciones Públicas reportó contar con un control de humedad en las instalaciones que tiene destinadas para los archivos en el sótano del Tribunal.4

El restante 96 por ciento de los entrevistados señaló que cuenta con cerradura con llave para seguridad de los documentos en sus áreas.

4 Se reportó que utilizan ventiladores eléctricos periódicamente en el local.

25


2.1.3 CONTROL DE GESTIÓN Y EXPEDIENTACIÓN

2.1.3.1 Control de gestión.

Respecto de las unidades de archivo que cuentan con ficha de control de gestión y/o con un libro de registro de correspondencia, 76 por ciento manifestó contar con alguno de ellos.

2.1.3.2 Método de ordenación.

Representan 46 por ciento las unidades de archivo que utilizan como principal método de ordenación de documentos el sistema cronológico, el cual consiste en integrar los documentos consecutivamente de acuerdo con la fecha de inicio de trámite; seguido de la ordenación por tema con 21 por ciento de respuestas, numérico 18 por ciento y alfabético11 por ciento y 4 por ciento a otros métodos de ordenación como son por área productora del documento.

26


2.1.3.3 Almacenamiento de información.

La información que detentan los órganos y áreas del Tribunal se encuentra, en general en soporte de papel (documento impreso), representando el 71 por ciento, seguida de la información en medio electrónico con 23 por ciento.

Sólo el 42 por ciento de los documentos electrónicos tienen el mismo tratamiento archivístico que los documentos en papel, esto es, registro, control y seguimiento.

27


2.1.4 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

2.1.4.1 Condiciones de conservación.

Respecto de las condiciones de conservación de documentos en el Tribunal, 76 por ciento señaló que es bueno el estado de los documentos, 4 por ciento señaló lo contrario y 20 por ciento manifestó que se encuentran en situación regular.

2.1.4.2 Información pública, reservada y confidencial.

De los entrevistados, 84 por ciento refirió que en su archivo no se identifica con claridad el tipo de información, esto es si es pública, reservada o confidencial.

28


2.1.4.3 Instrumentos para el acceso a la información.

De los instrumentos para acceder a la información contenida en el archivo, 68 por ciento mencionó que sí cuenta con un inventario o listado, y 32 por ciento indicó que no. De ese 68 por ciento que sí tiene un instrumento de consulta para el acceso a la información, 55 por ciento dijo tener un inventario en medio electrónico, 13 por ciento indicó tener una base de datos, 13 por ciento más aludió un inventario manuscrito y 19 por ciento mencionó otro tipo, como por ejemplo libretas con listados sólo de los documentos gestionados.

2.1.4.4 Control de documentos.

Respecto del control de la documentación, sólo 12 por ciento señaló tener alguna ficha de control de préstamo, contra 88 por ciento que dijo no tener ese mecanismo.

29


2.1.4.5 Depuración de archivos.

Del total de encargados de archivos del Tribunal, con relación a la depuración en el archivo, 72 por ciento dijo que no se ha efectuado, 16 por ciento precisó que sí y el restante 12 por ciento indicó que no sabe.

2.1.4.6 Inventario de entrega recepción del archivo.

Relativo a los inventarios de entrega-recepción de archivos de la administración pasada, 68 por ciento de los entrevistados reportó que no cuenta con el instrumento referido, sólo el 32 por ciento cuenta con él.

30


2.1.5 TECNOLOGÍAS PARA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

2.1.5.1 Equipo de cómputo y programas informáticos

Respecto de la utilización de equipo de cómputo y programas informáticos para el registro y seguimiento de documentos, el 80 por ciento de los entrevistados manifestó que sí utiliza equipo de cómputo y programas básicos de informática para el registro y seguimiento de documentos.

2.1.5.2 Procesos de digitalización del archivo.

Referente a los órganos y áreas que cuentan con algún proceso de digitalización, sólo 12 por ciento indicó que sí cuenta con el proceso en comento.

31


2.2 RESULTADOS DEL INVENTARIO

Derivado de ejercicio censal, el Tribunal cuenta con un instrumento valioso para el acceso a la información; el inventario de expedientes constituye el mecanismo más útil para el conocimiento del tipo documental, su volumen y periodo.

Como se mencionó en el capítulo 1, la incorporación del inventario como instrumento de descripción, al censo de archivos del Tribunal, es una aportación innovadora para el diseño de operativos censales en la materia.

De acuerdo con la información que se integró de las áreas en el instrumento de captación en cita, el Tribunal cuenta con 7 642 expedientes, de ese total 7 034 corresponde a expedientes conformados por documentos referentes a un solo año5. La gráfica siguiente muestra que el año 2007 es el que tiene mayor cantidad de expedientes con 1 447, lo cual representa 21 por ciento del total, seguido de 2008 (septiembre), con 1 190, que es el 17 por ciento del total para expedientes conformados por un solo año.

5 Existen expedientes conformados por un solo año, así como por dos y más años, estos últimos representan el 8 por ciento del total y son denominados como expedientes con “fechas extremas” donde se considera la primera y la última de ellas.

32


La siguiente gráfica indica que la Secretaría General es el área que tiene la mayor cantidad de expedientes (2 283), seguida de la Dirección General Jurídica (1120) y la Secretaría Administrativa (948).

Cabe indicar que el operativo censal programó la captación de información relativa a expedientes que resguardan los órganos y áreas en sus oficinas, lo cual se cumplió cabalmente; adicionalmente, atendiendo a la disposición de los responsables de las unidades de archivos para identificar la información que se encuentra en los repositorios (“bodegas”) del sótano de algunas áreas, se llevó a cabo el inventario de Presidencia y de la Coordinación de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

33

III. Síntesis estadistica y recomendaciones

CAPÍTULO 3SÍNTESIS ESTADÍSTICAY RECOMENDACIONES

Con base en los datos estadísticos arrojados por el ejercicio censal, las condiciones actuales de los archivos del Tribunal revelan un importante grado de heterogeneidad. En términos archivísticos se puede afirmar que el Tribunal carece de una cultura archivística que sustente su devenir institucional en la materia.

3.1. SÍNTESIS ESTADÍSTICA DEL CUESTIONARIO

3.1.1 CAPACITACIÓN

Se pudo identificar que 6 de los 10 servidores públicos dedicados a las actividades archivísticas no cuentan con capacitación en la materia, lo cual representa un aspecto de relevante si tomamos en cuenta que la Ley de Archivos del Distrito Federal prevé lo siguiente:

“Son infracciones a la presente Ley, las siguientes:

I. Enajenar los documentos de archivo que obren en los archivos de los entes públicos;

II. Sustraer sin autorización de quien pueda concederla, los documentos que obren en los archivos de los entes públicos;

III. Extraviar o deteriorar por negligencia los documentos de archivo;

IV. Deteriorar dolosamente los documentos de archivo;

V. Alterar, adaptar o modificar dolosamente la información de los documentos de archivo;

34


VI. Poseer ilegítimamente algún documento una vez separado del empleo, cargo o comisión;

VII. Toda vulneración de las prescripciones contenidas en el presente ordena - miento y en las normas reglamentarias, acuerdos y reglas que desarrollen la presente Ley; y

VIII. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en la presen te ley.”

La capacitación de quienes cuentan con algún curso, no es la suficiente para el conocimiento y aplicación de las técnicas y procesos archivísticos establecidos por la Ley de la materia.

El manejo de los archivos es una responsabilidad institucional de importantes dimensiones a nivel constitucional, por lo que es menester desarrollar los mecanismos de capacitación específicos que propicien la profesionalización mediante la incorporación de servidores públicos al ámbito académico6.

Una alternativa puede ser el desarrollo de una campaña de difusión entre la comunidad institucional con funciones archivísticas, orientada a ofrecer la posibilidad de cursar la licenciatura en Archivonomía a través de la modalidad de educación a distancia en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, la cual cuenta con la infraestructura adecuada para apoyar al Tribunal mediante un convenio de colaboración de carácter académico.

3.1.2 INFRAESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA.

Se identificó que las condiciones para la operación de los archivos en lo concerniente a espacios físicos no son suficientes, 7 de 10 encargados de los archivos manifestaron esta situación.

La planeación de los espacios físicos para archivos de carácter administrativo (trámite) debe considerar el adecuado flujo documental de manera que se permita la eficiente atención de las demandas de información de los servidores públicos en ejercicio de sus funciones institucionales.

Por otra parte, la estadística muestra que el mobiliario para archivos no es utilizado exclusivamente para el resguardo de documentos de archivo, 7 de cada 10 entrevistados

6 Este año sólo un servidor público del Tribunal con funciones archivísticas inicio sus estudios de licenciatura en Archivono-mía, a través la modalidad de educación a distancia en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

35


señaló que se mezclan materiales de oficina y libros con el acervo documental, lo cual es perjudicial para la conservación de los archivos.

La responsabilidad de conservar los documentos como patrimonio documental, no sólo del Tribunal, sino del Distrito Federal, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal, conlleva tareas de prevención para la protección del acervo, por lo que se deben generar los controles de resguardo respectivos para evitar desórdenes al interior del mobiliario para evitar la pérdida de documentos.

En cuanto a los controles de seguridad que son utilizados por la totalidad de los encargados de los archivos, coinciden en los mecanismos de cerradura con llave, lo cual es adecuado para la seguridad del acervo documental.

3.1.3 CONTROL DE GESTIÓN Y EXPEDIENTACIÓN

Las cifras arrojan que 8 de cada 10 unidades de archivo utilizan algún control de gestión o libro de registro para la correspondencia que ingresa al área, lo cual es positivo; sin embargo, deben revisarse los rubros utilizados y adecuarlos a las normas archivísticas sugeridas en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

La información censal revela que el método de ordenación de documentos cronológico es el que utilizan 5 de cada 10 unidades de archivo, y 2 de cada 10 utiliza el procedimiento temático y un tanto similar el numérico. Al respecto cabe indicar que en cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal, el Tribunal deberá contar en un futuro no muy lejano con se contará con el cuadro de clasificación archivística de la institución atendiendo a la estructura orgánica y funcional de la institución, bajo el cual se establecerá el mecanismo para la conformación de expedientes administrativos y su respectivo método de ordenación.

3.1.4 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

Las cifras reflejan que 8 de 10 encargados de archivos no conocen el tipo de información que manejan, ello en su calidad de pública, reservada o confidencial, al respecto se sugiere reforzar este conocimiento por medio de la difusión de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, particularmente de los artículos 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42 ,43 y 44. Se busca implementar esta tarea a través de proyectos conjuntos con el Centro de Capacitación Judicial Electoral y la Coordinación de Archivos de la Dirección General Jurídica del Tribunal.

36


Para la correcta administración del archivo es indispensable contar con los controles respectivos, entre ellos, el correspondiente al préstamo de documentos es fundamental, la relevancia de éste es en ocasiones de dimensiones jurídicas debido al respaldo de las actuaciones de la materia. En ese sentido, 9 de 10 encargados de las unidades de archivo del Tribunal reportaron que no cuentan con ese mecanismo, lo cual resulta delicado al tratarse de documentos que reflejan las atribuciones de los órganos y áreas.

En otro orden conceptual, 7 de 10 entrevistados manifestaron que no se ha realizado depuración de documentos, lo cual denota una predisposición a la conservación de información; sin embargo, es pertinente conocer el tipo de información que debe conservarse, no todos los documentos son de archivo, existen los de tipo informativo, cuya utilidad versa sólo en apoyar las tareas asignadas.

Con base en el artículo transitorio segundo de la Ley de Archivos del Distrito Federal, relativo a la eliminación de documentos, no es procedente en este momento levar a cabo una eliminación de documentos hasta en tanto se expida el mecanismo oficial para ello, es decir, el Catálogo de Disposición Documental y el procedimiento conducente.

Finalmente, se identificó que 7 de 10 unidades de archivo no cuentan con inventarios de entrega-recepción de la administración pasada; sin embargo, con la aplicación del inventario realizado en este ejercicio censal, las unidades en comento cuentan con un instrumento de referencia de la información de su área.

3.1.5 TECNOLOGÍAS PARA ARCHIVOS

Derivado de los datos estadísticos se reporta que 8 de 10 unidades de archivo utilizan equipo de cómputo y programas para la gestión y seguimiento de documentos y sólo 1 de 10 cuenta con procesos de digitalización del archivo.

Al respecto la Ley de Archivos del Distrito Federal, dispone en su artículo 37 que el Tribunal, en el marco del Sistema Institucional de Archivos, debe establecer las medidas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivos electrónicos.

Previendo lo anterior, la Coordinación de Archivos de la Dirección General Jurídica estimó pertinente proyectar y realizar acciones tendientes a la suscripción de un convenio de colaboración entre el Archivo General de la Nación (AGN) y este Órgano Jurisdiccional, con el objeto de implementar en los órganos y áreas el “Sistema de Administración de Archivos”, desarrollado por el AGN en congruencia con las normas archivísticas nacionales e internacionales que observa el propio rector de la archivística

37


nacional y que el Tribunal está obligado a instrumentar de conformidad con el artículo 36 de la Ley referida.

Derivado de ello, previa aprobación del Comité de Transparencia, órgano supervisor de las actividades del Tribunal en materia de archivos, de conformidad con el artículo 61 fracción XV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, el día 23 de octubre de 2008 se signó el convenio referido.

En el marco de la suscripción del instrumento referido, el Archivo General de la Nación remitió el sistema en cita, el cual se encuentra en la Dirección de Tecnologías de la Información para su adecuación técnica, a fin de que en breve se pueda ser utilizado en el Tribunal por todas las áreas.

3.2. SÍNTESIS ESTADÍSTICA DEL INVENTARIO

De acuerdo con la información del censo, el Tribunal cuenta con 7 mil 642 expedientes, de ellos, la Secretaría General, la Dirección General Jurídica y la Secretaría Administrativa concentran el 57 por ciento del acervo institucional, destacando la Secretaría General con el 30 por ciento del total de expedientes.

Si bien se logró el objetivo del censo en cuanto a integrar la información relativa a los expedientes que conservan las áreas en sus oficinas, se encuentra aún pendiente la descripción del acervo a cargo de la Secretaría Administrativa en las áreas de estacionamiento del edificio.

La estrategia de impulsar el programa de prácticas profesionales en el proyecto del censo de archivos fue una decisión que tuvo resultados positivos, entre ellos, contar con profesionistas egresados de la licenciatura de Archivonomía con los conocimientos específicos en el manejo de los instrumentos de captación, lo cual posibilitó, además de la descripción de expedientes en las áreas, conocer los documentos considerados por los encargados de los archivos como “archivo muerto” o sin utilidad, conservados en malas condiciones en el sótano del Tribunal.

38


CONCLUSIONES:

1. Los archivos del Tribunal revelan un importante grado de heterogeneidad. En términos archivísticos se puede afirmar que el Tribunal carece de una cultura archivística que sustente su devenir institucional en la materia.

2. Es menester desarrollar los mecanismos de capacitación específicos que propicien la profesionalización.

3. Las condiciones para la operación de los archivos en lo concerniente a espacios físicos no son suficientes.

4. Se mezclan materiales de oficina y libros con el acervo documental.

5. Se deben generar los controles de resguardo de documentos respectivos para evitar desórdenes al interior del mobiliario para archivos y así evitar la pérdida de documentos.

6. Se utiliza algún control de gestión o libro de registro para la correspondencia que ingresa al área, lo cual es positivo; sin embargo, deben revisarse los rubros utilizados y adecuarlos a las normas archivísticas sugeridas en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

7. Los encargados de archivos no conocen el tipo de información que manejan, ello en su calidad de pública, reservada o confidencial.

8. Las unidades de archivo no cuentan con mecanismos de préstamo de documentos, lo cual es indispensable para un adecuado control.

9. No se ha realizado depuración de documentos; es pertinente conocer el tipo de información que debe conservarse.

10. No se cuenta con inventarios de entrega-recepción de la administración pasada.

11. Sólo una unidad de archivo cuenta con procesos de digitalización del archivo.

12. Se deben establecer las medidas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos.

39

Anexos

ANEXO 1

CUESTIONARIO

40


41

Anexos

CENSO DE ARCHIVOSDEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL 2008

Cuestionario

DATOS DEL ÓRGANO O ÁREA

1. Órgano o Área de adscripción (y en su caso dirección de área, subdirección y departamento): ________________________________________________________

2. Teléfono/extensión (de la persona responsable del llenado): _________________

3. No. Fax (de la persona responsable del llenado): ____________________________

SI EXISTE MÁS DE UNA UNIDAD DE ARCHIVO LLENE POR FAVORUN CUESTIONARIO POR CADA UNA

Marque con “X” la respuesta correcta por favor

4. ¿Se concentra parte del archivo en otro lugar diferente al de las oficinas del área?

1) Si

2) No

¿Dónde? ______________________________________________________________

5. ¿Qué tipo de mobiliario se utiliza para archivar? (si hay otro lugar de archivo, especificar a cuál se refiere esta descripción)

a) archiveros b) anaquel c) visorama d) caja e) otro (especifique) ________________

¿En qué condiciones está el mobiliario? a) muy bueno b) bueno c) malo


DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICAOFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

42


6. ¿Es suficiente el espacio físico de sus archivos para llevar un control y administración adecuados?

1) Si

2) No

7. El área de archivo cuenta con control de: (marque las que existan)

a) Humedad

b) Temperatura

c) Sistema contra incendio

d) Sistema de vigilancia

e) Cerradura con llave

8. ¿Conservan materiales de oficina o papelería en el mobiliario destinado para su archivo?

1) Si

2) No

9. ¿Cuenta con ficha de control de gestión o libro de registro?

1) Si

2) No

Mencione los rubros que utilizan la ficha o libro de registro. ____________________

________________________________________________________________________

10. ¿Se utiliza equipo de cómputo y programas para registro y seguimiento de documentos de archivo?

1) Si

2) No

¿Cuál es el programa? ___________________________________________________

43

Anexos

11. ¿Cuenta su área con algún proceso de digitalización del archivo?

1) Si

2) No

12. ¿En qué medio de almacenamiento está la información? (marque las opciones necesarias)

1) Papel

2) Electrónico

3) Sonoro

4) Visual

13. Los documentos almacenados en medios electrónicos generados y recibidos tienen el mismo tratamiento archivístico que los documentos en papel? (recibidos o enviados vía correo electrónico o en CD)

1) Si

2) No

14. ¿Cuál considera que es el estado físico o de conservación de los documentos?

1) Bueno

2) Regular

3) Malo

4) Muy malo

15. ¿Con cuántos metros lineales de documentos cuenta el archivo? (si tiene dudas sobre el llenado de esta sección pregunte a la Coordinación de Archivos al teléfono 53.40.46.00 ext. 1227) ___________________________________________________

16. ¿Sigue un método de ordenación el archivo?

1) Sí

2) No

44


¿Cuál es el principal?

1) Cronológico

2) Alfabético

3) Numérico

4) Tema

5) Otros ______________________________________________________________

17. Fechas extremas del archivo (Especifique por tipo o grupo de archivo):

______________________________________________________________________(diga por favor de qué año a qué año).

18. ¿Existe algún inventario o listado de consulta para acceder a la información?

1) Si

2) No

¿Qué tipo de documento es?

1) Inventario o listado manuscrito

2) Inventario electrónico

3) Base de datos

4) Otro ¿Cuál? __________________________________________________________

19. En su archivo se identifica con claridad si el tipo de información es Pública, Reservada o Confidencial?

1) Si

2) No

20. Cuando alguien distinto al responsable de la unidad de archivo busca algún documento lo encuentra:

1) Siempre

2) Casi siempre

3) A veces

45

Anexos

4) Muy pocas veces

5) Nunca

21. ¿Cuenta con alguna ficha de control de préstamo?

1) Si

2) No

22. ¿Se ha realizado alguna depuración de documentos del archivo?

1) Si

2) No

3) No sabe

En caso de respuesta afirmativa ¿conserva el listado o inventario de la información depurada?

1) Si

2) No

22 a. ¿Sabe exactamente en dónde se concentra físicamente la información depurada (“archivo muerto”)?

1) Si

2) No

23. ¿Cuenta con inventario de entrega-recepción de archivos de la administración pasada?

1) Si

2) No

24. ¿Quién se encarga de la administración y control del archivo? (Si son varios, especificar cómo están organizados o si hay políticas al respecto)

______________________________________________________________________Nombre y cargo

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

46


25. Grado de estudios del encargado del archivo:

______________________________________________________________________

26. ¿Cuántos años o meses tiene trabajando en el archivo?

______________________________________________________________________

27. ¿Cuántos cursos de capacitación relativos a la administración de documentos y/o archivos ha concluido el encargado de la administración y control del archivo?

Diga cuáles y en qué institución por favor __________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿En caso de no asistencia a cursos, diga el motivo por favor?

1) Falta de tiempo (por el horario)

2) No se enteró

3) Otra razón __________________________________________________________

Observaciones:

Nombre y cargo de quien llenó el cuestionario: ______________________________

______________________________________________________________________

Nombre y cargo del responsable del archivo: ________________________________

______________________________________________________________________

Nombre y cargo del jefe del área a la que pertenece el archivo: _________________

______________________________________________________________________

Nombre y cargo del entrevistador: ________________________________________

______________________________________________________________________

47

Anexos

ANEXO 2

INVENTARIO DE EXPEDIENTES

48


49

Anexos

CENSO DE ARCHIVOS

DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL 2008

Inventario de expedientes

Órgano o área administrativa: ____________________________________________

Fecha: _____ _________ Hoja _______ de ______

Sección: ______________________________________

Total de expedientes: __________ Caja No._________

No. SERIE NOMBRE DEL EXPEDIENTE

DESCRIPCIÓN DEL

EXPEDIENTE

FECHAS EXTREMAS

VOLUMEN DE LA SERIE

(Metros lineales)

OBSERVACIONES

El presente inventario consta de_______ hojas y ampara la cantidad total de _____ expedientes, que equivalen a ____ cajas.

____________________________ ___________________________ ____________________________

Elaboró Revisó Autorizó


DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICAOFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

50


51

Anexos

ANEXO 3

ESTADÍSTICO DEL

INVENTARIO

52


EXP

EDIE

NTE

S D

EL T

RIB

UN

AL

ELEC

TOR

AL

DEL

DIS

TRIT

O F

EDER

AL

ANÁL

ISIS

PO

RC

ENTU

AL 1999

(7%

)

2000

(3%

)

2001

(4%

)

2002

(6%

)

2003

(7%

)

2004

(10%

)20

05(1

4%)

2006

11%

2008

(17%

)

2007

(21%

)

1997

(0%

)

1998

(0%

)

53

Anexos

AÑ

OS

1999

2004

2005

2006

2007

2008

Tota

l

Nº

EX

P3

34

879

112

209

54


AÑ

OS

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

1999

20

0720

01

2004

2001

20

0520

04

2005

2004

20

08

2005

2008

(*)

Sub.

To

tal

(*)

Tota

l

Nº

EX

P1

31

111

961

170

313

108

777

11

12

51

1178

8

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

PON

ENC

IA D

EL M

AGIS

TRAD

O A

DO

LFO

RIV

A PA

LAC

IO N

ERI

2000

(0%

)

2001

(0%

)

1999

200

7(0

%)

2001

200

5(0

%)

2002

(0%

)

2004

200

8(1

%)

2003

(0%

)

2005

200

8(0

%)

2004

200

5(0

%)

2001

200

4(0

%)

2006

(22%

)

2005

(8%

)20

04(1

5%)

2008

(14%

)

2007

(40%

)

55

Anexos

AÑ

OS

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2004

20

0520

04

2006

2007

20

08

Sub.

Tota

l(*)

Tota

l

Nº

EX

P13

2219

1185

7522

51

15

723

2

(*

) FEC

HA

S EX

TREM

AS

PON

ENC

IA D

EL M

AGIS

TRAD

O A

LEJA

ND

RO

DEL

INT

GAR

CÍA

2004

200

5(0

%)

2003

(6%

)20

04(9

%)

2005

(8%

)

2006

(5%

)

2008

(32%

)

2007

(38%

)

2004

200

6(0

%)

2007

200

8(2

%)

56


AÑ

OS

2007

2008

Sub.

to

tal

2007

2008

Tota

l

Nº

EX

P26

430

434

(*

) FEC

HA

S EX

TREM

AS

PON

ENC

IA D

EL M

AGIS

TRAD

O A

RM

AND

O I.

MAI

TRET

HER

NÁN

DEZ

2008

(12%

)

2007

200

8(1

2%)

2007

(76%

)

57

Anexos

AÑ

OS

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2005

20

0720

0720

08Su

b.

Tota

l(*)

Tota

l

Nº

EX

P1

13

510

84

911

1518

8671

242

12

324

5

(*

) FEC

HA

S EX

TREM

AS

PO

NE

NC

IA D

EL

MA

GIS

TRA

DO

DA

RÍO

VE

LAS

CO

GU

TIÉ

RR

EZ

2005

(6%

)

2004

(4%

)

2003

(4%

)

2002

(2%

)20

01(3

%)

2000

(4%

)20

07 2

008

(1%

)

2005

200

7(0

%)

1999

(2%

)

1998

(1%

)19

97(0

%)

1996

(0%

)

2006

(7%

)

2007

(36%

)

2008

(30%

)

58


AÑ

OS

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2004

20

0520

0620

07Su

b.

Tota

l(*)

Tota

l

Nº

EX

P1

35

1022

3616

525

123

32

512

8

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

PON

ENC

IA D

EL M

AGIS

TRAD

O M

IGU

EL C

OVI

ÁN A

ND

RAD

E

2003

(8%

)20

02(4

%)

2001

(2%

)20

00(1

%)

2006

200

7(2

%)

2004

(17%

)

2005

(27%

)

2006

(13%

)

2007

(4%

)20

08(2

0%)

2004

200

5(2

%)

59

Anexos

AÑ

OS

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2004

20

05Su

b.

Tota

l(*)

Tota

l

Nº

EX

P1

389

148

156

197

238

216

205

293

258

181

2282

11

2283

(*

) FEC

HA

S EX

TREM

AS

SE

CR

ET

AR

ÍA G

EN

ER

AL

2004

(9%

)

2003

(10%

)

2002

(9%

)20

01(7

%)

2000

(6%

)19

99(1

8%)

2004

200

5(0

%)

1998

(0%

)

2007

(11%

)20

06(1

3%)

2005

(9%

)

2008

(8%

)

60


AÑ

OS

OR

DIN

AR

IOS

Sin

Fe

cha

PE

RIO

DO

STo

tal

466

418

6494

8

SEC

RET

ARÍA

AD

MIN

ISTR

ATIV

A (1

)

Sin

Fec

ha(4

4%)PE

RIO

DO

S(7

%)

AÑO

S

OR

DIN

ARIO

S(4

9%)

61

Anexos

AÑ

OS

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Tota

l

Nº

EX

P6

1312

3436

5369

6469

110

466

SEC

RET

ARÍA

AD

MIN

ISTR

ATIV

A (A

ÑO

S O

RD

INAR

IOS)

(2)

2003

(8%

)

2004

(11%

)20

05(1

5%)

2006

(14%

)

2007

(15%

)

2008

(23%

)

2002

(7%

)

2001

(3%

)20

00(3

%)

1999

(1%

)

62


SE

CR

ETA

RÍA

AD

MIN

ISTR

ATI

VA

(PE

RIO

DO

S) (

3)

2001

200

3(8

%)

2000

200

2(2

%) 20

00 2

005

(2%

)

1999

200

5(5

%)

2005

200

6(2

2%)

2004

200

6(5

%)

2003

200

6(5

%)

2004

200

5(6

%)

2003

200

5(2

%)

2003

200

4(6

%)

2002

200

5(2

%)

2002

200

4(3

%)

2002

200

3(8

%)

2001

200

7(2

%)

2001

200

5(2

%)

2001

200

4(3

%)

2001

200

2(6

%)

2000

200

6(2

%)

2000

200

3(3

%)

2000

200

1(3

%)

1999

200

4(2

%)

1999

200

2(3

%)

2006

200

7(2

%)

1999

20

0219

99

2004

1999

20

0520

00

2001

2000

20

0220

00

2003

2000

20

0520

00

2006

2001

20

0220

01

2003

2001

20

0420

01

2005

2001

20

0720

02

2003

2002

20

0420

02

2005

2003

20

0420

03

2005

2003

20

06

21

32

12

11

45

21

15

21

41

3

2004

20

0520

04

2006

2005

20

0620

06

2007

Tota

l.

43

141

64

EXPE

DIE

NTE

S SI

N F

ECH

A =

418

Se

prop

orci

onó

esta

info

rmac

ión

a la

Coo

rdin

ació

n de

Arc

hivo

s si

n fe

chas

63

Anexos

AÑ

OS

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

Nº

EX

P6

1522

2953

4582

5210

279

485

19

99

2000

19

99

2006

19

99

2008

20

00

2005

20

01

2003

20

02

2007

20

03

2004

20

03

2005

20

04

2005

20

06

2008

20

07

2008

Sub.

Tota

l(*)

Tota

l

16

22

11

22

11

1332

517

(*

) FEC

HA

S EX

TREM

AS

CO

NTR

ALO

RÍA

GEN

ERAL

2007

200

8(0

%)

2001(4%)

2002(6%)

2004(9%)

2005(16%)

2006(10%)

2007(20%)

2008(16%)

2003

200

4(0

%)

2002

200

7(0

%)

2004

200

5(0

%)

2003

200

5(0

%)

1999

200

0(0

%)

1999

200

6(1

%)

2001

200

3(0

%)

2000

200

5(0

%)

1999

200

8(0

%)

1999

(1%

)

2000

(3%

)

2006

200

8(0

%) 2003

(11%)

64


AÑ

OS

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

1999

20

0420

02

2006

2003

20

0420

03

2005

2004

20

0520

05

2006

2005

20

0720

06

2007

2007

20

08

Sub.

To

tal

(*)

Tota

l

Nº

EX

P5

5480

211

114

336

284

1084

21

11

38

13

1636

1120

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

65

Anexos

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

AÑOS 2008

Nº EXP 2

66


2007

2008

Tota

l

665

71

CO

OR

DIN

ACIÓ

N C

OM

UN

ICAC

IÓN

SO

CIA

L Y

REL

ACIO

NES

PÚ

BLI

CAS

2008

(92%

)

2007

(8%

)

67

Anexos

AÑ

OS

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2001

20

0320

02

2006

2007

20

08

Sub.

To

tal

(*)

Tota

l

Nº E

XP

628

8649

3632

1830

3932

41

11

332

7

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

68


AÑ

OS

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2001

20

0220

01

2003

2001

20

0420

01

2005

2001

20

0620

07

2008

Sub.

To

tal

(*)

Tota

l

Nº

EX

P5

29

33

19

739

21

11

12

847

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

CEN

TRO

DE

CAP

ACIT

ACIÓ

N J

UD

ICIA

L EL

ECTO

RAL

2001

200

3(2

%)

2001

200

5(2

%)

2007

200

8(4

%)

2002

(4%

)

2001

(11%

)

2003

(20%

)

2001

200

2(4

%)

2006

(2%

)

2004

(6%

)20

05(6

%)

2008

(15%

)

2007

(20%

)

2001

200

4(2

%)

2001

200

6(2

%)

69

Anexos

AÑ

OS

2000

2005

2006

2007

2008

Sub.

to

tal

2003

20

0520

05

2008

2006

20

0720

07

2008

Sub.

To

tal(*

)To

tal

Nº

EX

P1

64

3322

661

11

36

72

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

CO

MIS

IÓN

DE

CO

NC

ILIA

CIÓ

N Y

AR

BIT

RAJ

E

2006

(6%

)

2005

(8%

)20

00(1

%)

2007

200

8(4

%)

2006

200

7(1

%)

2005

200

8(1

%)

2003

200

5(1

%)

2008

(31%

)

2007

(47%

)

70


DO

CU

MEN

TAC

IÓN

DEL

SÓ

TAN

O

CO

OR

DIN

AC

IÓN

DE

C

OM

UN

ICA

CIÓ

N

SO

CIA

L Y

RE

LAC

ION

ES

P

ÚB

LIC

AS

5%

PR

ES

IDE

NC

IA95

%

CO

OR

DIN

AC

IÓN

DE

CO

MU

NIC

AC

IÓN

SÓ

CIA

L

Y R

ELA

CIO

NE

S P

ÚB

LIC

AS

P

RE

SID

EN

CIA

To

tal

3259

062

2

71

Anexos

AÑ

OS

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2008

Sub.

to

tal

1999

20

0620

02

2003

2002

20

0420

02

2005

2003

20

0520

05

2006

Sub.

Tot

al(*

)To

tal

Nº

EX

P2

2953

3072

6243

7520

61

657

91

11

16

111

590

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

PRES

IDEN

CIA

(SÓ

TAN

O)

2000

(5%

)

2008

(1%

)19

97(0

%)

2002

200

4(0

%)

2003

200

5(1

%)

2005

200

6(0

%)

2002

200

5(0

%)

2006

(0%

)

1999

200

6(0

%)

2002

200

3(0

%)

1998

(5%

)19

99(9

%)

2001

(12%

)

2002

(11%

)20

03(7

%)

2004

(13%

)

2005

(35%

)

72


CO

OR

DIN

ACIÓ

N D

E C

OM

UN

ICAC

IÓN

SO

CIA

L Y

REL

ACIO

NES

PÚ

BLI

CAS

(SÓ

TAN

O)

2007

(31%

)

2006

(19%

)

2005

(22%

)

2004

(6%

)20

03(1

6%)

2001

(3%

)20

00 2

001

(3%

)

AÑ

OS

2001

2003

2004

2005

2006

2007

Sub.

to

tal

2000

20

01Su

b.

Tota

l(*)

Tota

l

Nº

EX

P1

52

76

1031

11

32

(*) F

ECH

AS

EXTR

EMA

S

73

Censo de ArchivosTribunal Electoral del Distrito Federal

Resultados Generales.

Esta publicación se terminó de imprimir en marzo de 2009 en la Coordinación de Documentación y Difusión

del Tribunal Electoral del Distrito Federal

Tiraje:

20 ejemplares

Papel:

Bond de 90 grs. y forros en cartulina opalina de 225 gr.

Fuentes utilizadas:

Garamond y Myriad y Times New Roman

Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito ... · El conocimiento y reconocimiento...

Documents

Transcript of Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito ... · El conocimiento y reconocimiento...