INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO … · 1.7 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO DE...

PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009

SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL

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INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS

EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” –ICETEX-

SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 006 DE 2009

PLIEGOS DE CONDICIONES

CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN ARCHIVÍSTICA Y

GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ D. C. DICIEMBRE DE 2009



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TABLA DE CONTENIDO JUSTIFICACION CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN CONVOCATORIA A VEDURIAS CIUDADANAS PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCION” RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES CAPITULO I 1. INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES 1.1 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA 1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE 1.3 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN 1.4 PRESUPUESTO OFICIAL DISPONIBLE 1.5 ENTIDAD CONTRATANTE 1.6 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA 1.7 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES 1.8 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS 1.9 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA 1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN 1.10.1 Observaciones al Pliego de Condiciones 1.10.2 Respuestas a las observaciones y Adendas 1.10.3 Audiencia de precisión, alcance y contenido del pliego de condiciones 1.10.4 Apertura del plazo para la presentación de las propuestas 1.10.5 Cierre del plazo para la presentación de las propuestas 1.10.6 Suspensión del Proceso de selección 1.10.7 Prórroga del Plazo del Proceso de Selección Pública del Contratista 1.10.8 Evaluación de las propuestas 1.10.9 Aclaraciones a las presentadas 1.10.10 Adjudicación 1.10.11 Acto de declaratoria de desierta 1.10.12 Criterios de Desempate 1.10.13 Efectos de la Adjudicación 1.10.14 Suscripción del Contrato 1.10.15 Renuencia del proponente favorecido a la suscripción del contrato 1.10.16 Legalización del Contrato 1.10.17 Devolución de la Garantía de Seriedad de la PROPUESTA CAPÍTULO II DE LAS PROPUESTAS 2. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR 2.2. REQUISITOS EXIGIDOS PARA PRESENTAR PROPUESTAS 2.3. PLAZO Y FORMA DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS



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2.3.1. Plazo de entrega de las Propuestas 2.3.2. Forma de entrega de las Propuestas 2.4. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DEL PLIEGO DE CONDICIONES 2.6. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA 2.7. RETIRO DE LA PROPUESTA 2.8. INFORMACIÓN INEXACTA 2.9. DEVOLUCIÓN DE PROPUESTAS 2.10. REGLAS DE SANEAMIENTO 2.11. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES 2.12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA CAPÍTULO III 3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 3.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO 3.1.1. Carta de Presentación de la PROPUESTA (Anexo No. 04) 3.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal 3.1.2.1 Personas Naturales 3.1.2.2 Personas jurídicas nacionales de naturaleza privada. 3.1.3. Personas jurídicas de naturaleza pública 3.1.4. Personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero. 3.1.5. Apoderado 3.1.6 Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra

forma de participación) (Anexo No. 006 y Anexo No. 007) 3.1.7. Registro Único Tributario 3.1.8. Garantía de Seriedad de la PROPUESTA. 3.1.9 Certificación de Pago de Aportes Parafiscales (Anexo No. 009) 3.1.10 Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría

General de la República 3.1.11 Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación 3.1.12 Apoyo a la industria nacional 3.1.13. Certificación de Mipymes 3.1.14. Consulta y Documento SIRI 3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO 3.2.1 Estados financieros básicos 3.2.2. Tarjetas Profesionales 3.2.3 Certificados de Antecedentes Disciplinarios 3.2.4 Certificación de los Estados Financieros 3.2.5 Dictamen a los Estados Financieros 3.2.6 Declaración tributaria del impuesto de renta y complementarios 3.2.7 Otros Aspectos Financieros 3.2.8. Parámetros financieros Exigidos 3.3. DOCUMENTOS PARA LA EVALUACIÓN ECONÓMICA 3.3.1. Diligenciamiento de los formatos de las propuestas de precios (Anexo1)



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CAPÍTULO IV 4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 4.1. ETAPA PREOPERATIVA 4.2. TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION,

DIGITALIZACION, ELIMINACION Y CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL

4.2.1 Transporte 4.2.2. Almacenamiento 4.2.2.1 Ubicación 4.2.2.2 Aspectos Estructurales 4.2.2.3 Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos 4.2.2.4 Distribución de áreas. 4.2.2.5 Capacidad de almacenamiento. 4.2.2.6 Estantería. 4.2.2.7 Distribución de estanterías. 4.2.2.8 Condiciones ambientales 4.2.3 Custodia 4.2.3.1 Preparación de un plan de emergencia 4.2.3.2 Definición de la Volumetría 4.2.4 Conservación de documentos 4.2.5 Digitalización de documentos-archivo central 4.2.6 Eliminación de documentos 4.2.7 Consulta de documentos 4.3 ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LAS INSTALACIONES

DEL EDIFICIO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICETEX 4.3.1 Clasificación de los documentos 4.3.2. Ordenación de los documentos 4.3.3 Actualización de los documentos 4.3.4 Descripción documental e inventario 4.3.5 Inventario de documentos 4.3.6 Transferencias al archivo central 4.3.7 Transporte de las transferencias 4.3.8 Recepción de las transferencias 4.3.9 Conservación de documentos de las transferencias 4.3.10 Consulta de documentos 4.3.11 Actualización de las tablas de retención documental 4.4 TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION Y

CONSULTA DE APROXIMADAMENTE 455.000 TITULOS VALORES ACTUALES. 4.4.1. Transporte de Aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.4.2 Almacenamiento de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.4.3 Custodia de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.4.4. Software y Hardware de los Títulos Valores 4.4.5 Conservación de aproximadamente 455.000 Títulos Valores Actuales 4.4.6 Consulta de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.5 RECEPCIÓN EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES) Y

PUNTOS DE ATENCIÓN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL, TRANSPORTE,



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VERIFICACIÓN FÍSICA Y JURÍDICA, DIGITALIZACIÓN, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACIÒN Y CONSULTA DE LAS CARPETAS Y TÍTULOS VALORES DURANTE LOS AÑOS 2010 AL 2012.

4.5.1 Recepción de los Títulos Valores y carpetas en las IES y Puntos de Atención a Nivel Nacional

4.5.2 Transporte de Títulos Valores Y carpetas 4.5.3 Verificación Jurídica de Cada uno de los Títulos Valores o Garantías de los

Créditos Educativos otorgados por el ICETEX. 4.5.4 Digitalización de Títulos Valores 4.5.5 Almacenamiento de Títulos Valores y carpetas 4.5.6 Custodia de Títulos Valores y carpetas. 4.5.7 Conservación de los Títulos Valores y carpetas 4.5.8 Software y hardware de Títulos Valores 4.5.9 Consulta de Títulos Valores 4.5.10 Capacitación 4.6. PRODUCTOS Y ENTREGABLES 4.6.1 Generales 4.6.2 Entregables: Transporte, Almacenamiento, Custodia, Conservación y

Consulta del Archivo Central del ICETEX 4.6.3 Entregables: Administración de los archivos de gestión de las instalaciones

del edificio de la presidencia del ICETEX 4.6.4 Entregables: transporte, almacenamiento, custodia y consulta de aprox.

455.000 títulos valores actuales 4.6.5 Entregables: Recepción, transporte, verificación, digitalización,

almacenamiento, custodia y consulta de los títulos valores. 4.7 REQUISITOS DEL EQUIPO HUMANO CAPÍTULO V 5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN 5.1. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO 5.2. TÉRMINO PARA EL ANÁLISIS DE HABILITACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS

OFERTAS. 5.3. VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.3.1 Verificación Jurídica (Pasa/ No pasa) 5.3.2 Verificación Financiera (Pasa / No Pasa) 5.3.3 Oferta económica 5.4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.5. CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS. 5.5.1. Factor Técnico (Máximo 70 Puntos) 5.5.1.1 Experiencia específica y cumplimiento del oferente (Máximo 30

Puntos) 5.5.1.2 Experiencia del equipo humano (MÁXIMO 20 PUNTOS) 5.5.1.3 Infraestructura (Máximo 20 puntos) 5.5.1.4 Propuesta económica. (MÁXIMO 30 PUNTOS) 5.5.1.5 Descuentos por multas o sanciones



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CAPÍTULO VI 8. DISPOSICIONES GENERALES DEL CONTRATO 8.1 OBJETO DEL CONTRATO 8.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 8.3 DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 8.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE 8.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 8.6 VALOR DEL CONTRATO 8.7 FORMA DE PAGO 8.8 GARANTÍAS 8.9 GASTOS 8.10 CONFIDENCIALIDAD DEL CONTRATO 8.11 SUPERVISIÓN 8.12 MULTAS 8.13 PENAL PECUNIARIA 8.14 OBLIGACIÓN ESPECIAL SOBRE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS 8.15 MINUTA DE CONTRATO GLOSARIO ANEXOS PROPUESTA ECONOMICA RESUMEN DEL BALANCE GENERAL RESUMEN DEL ESTADO DE RESULTADOS CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA PACTO DE INTEGRIDAD MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO (PARAFISCALES) APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003)



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JUSTIFICACIÓN CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN

GENERALIDADES

EL Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior –

Mariano Ospina Pérez- ICETEX, es una Entidad del Estado creada por el Decreto 2586

de 1950 y transformada en entidad financiera de naturaleza especial por la Ley 1002 de

2005.

La entidad está regida por las Normas que en materia Archivística expide el Archivo

General de la Nación quien es el Ente regulador de la política archivística del País,

encargado de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.

La Ley General de Archivos 594 de 2000 Ley General de Archivos reglamenta las

políticas archivísticas para las entidades públicas- Esta ley señala que: “La administración

Pública deberá garantizar los espacios e instalaciones necesarias para el correcto

funcionamiento de sus archivos”.

De igual manera señala en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS”, el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo

y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafos 1: “La

administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de

depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.

3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán

cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,

organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de

archivos históricos”.

Este documento en sus apartes técnicos estará regido por la ley General de Archivos 594

de 2000 y sus acuerdos reglamentarios emitidos por el Archivo General de la Nación. El

mismo establece los principales aspectos técnicos, económicos, financieros, legales,

contractuales, entre otros que el ICETEX considera, el Oferente debe tener en cuenta

para elaborar y presentar la propuesta. El documento debe ser interpretado como un todo

y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. El orden de los

capítulos, numerales y cláusulas no debe ser interpretado como un grado de prelación

entre los mismos. Es responsabilidad del oferente examinar todas las instrucciones y

especificaciones contenidas en estos términos de referencia.

El Oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta, la normatividad

aplicable en especial la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se expide Ley General de



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Archivos y se dictan otras disposiciones, el Acuerdo 037-2002 del Archivo General de la

Nación que establece las especificaciones técnicas de los servicios contratados sobre

depósito, custodia y administración de archivos, el Acuerdo 042 de 2002 que establece

los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas” y

La ley 527 de 1999- por medio de la cual se reglamenta el acceso y el uso de los

mensajes de datos, del comercio electrónico.

ANTECEDENTES DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL EN EL ICETEX.

El Plan Estratégico 2007-2010 del ICETEX describe dentro de sus lineamientos la

Modernización Tecnológica, como base para el fortalecimiento de la gestión administrativa

y misional de la Entidad. Dentro de esta Modernización se encuentran presentes los

procesos inherentes a la Gestión Documental, relacionados con la organización de sus

archivos, la utilización de nuevas tecnologías de información, programas, formatos y

herramientas tecnológicas, que permitan la generación de inventarios, servicios de

consulta y recuperación de información.

La actual administración a finales del año 2002, inició el Proyecto denominado

Modernización de la Gestión Documental en el ICETEX para organizar los Archivos de

Gestión y Central de la Entidad, así como mejorar los procesos de correspondencia, con

el propósito de prestar el apoyo logístico en el desarrollo de las funciones institucionales.

Las actividades del proceso de Gestión Documental que anteceden a este proceso

licitatorio son:

CENTRALIZACION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

Desde el año 2003 se inicio el proceso de centralización de las series de historias

laborales, las carpetas de los créditos en amortización y los títulos valores.

PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, ARCHIVO

CENTRAL Y ELABORACION DE TERMINOS DE REFERENCIA Y CONTRATACION DE

LOS SERVICIOS DE CUSTODIA Y ADMINISTRACION DE TITULOS VALORES Y

FONDO ACUMULADO.

Durante los años 2004 y 2005, se desarrollaron actividades tendientes a la Organización

de los archivos de gestión, organización de algunas series documentales como historias

laborales y carpetas de créditos en amortización, contratación de personal calificado, y

elaboración de los términos de referencia que dieron lugar a la contratación inicialmente

de los servicios especializados en custodia y administración de los títulos valores y parte

del Fondo Documental Acumulado del ICETEX.



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IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL MERCURIO

Desde el año 2005 el ICETEX implementó el Programa de Gestión Documental Mercurio.

Durante los años posteriores actualizó la herramienta en su versión 5.0, habilitando las

opciones de recepción y envió de correspondencia. Además de la creación y

conformación de los expedientes virtuales, de los documentos recibidos.

Además integró al programa dentro de sus procesos de Gestión Documental para las

consultas del Archivo Central, Títulos Valores y Carpetas e Beneficiarios.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS

DE GESTIÒN Y DE LOS TITULOS VALORES

Durante el año 2007 el ICETEX elaboró los términos de referencia que adjudicaron por

Contratación Directa la centralización, Organización del Fondo Documental Acumulado, la

Elaboración y Aplicación de Tablas de Valoración Documental, La administración de los

archivos de gestión y de los Títulos Valores de la Entidad.

ARCHIVO CENTRAL

Por medio del proceso de centralización se identificó y trasladó la documentación

perteneciente a los 23 puntos de atención a nivel nacional que el ICETEX tenía en todo el

país. Una vez ubicada esta información en las bodegas de la firma que ejecutó el

proyecto, se hizo su respectiva organización de acuerdo con la normatividad vigente para

los fondos acumulados.

A su vez se elaboraron las Tablas de Valoración Documental -TVD, las cuales surtieron

todos los procesos de verificación, evaluación y aprobación por parte del Archivo General

de la Nación las cuales se encuentran en proceso de aplicación.

ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÒN

Los archivos de gestión fueron organizados y administrados de acuerdo a la normatividad

archivística vigente y a los requerimientos específicos del ICETEX. Paralelamente se

actualizaron las Tablas de Retención Documental, las cuales están disponibles como una

importante herramienta para apoyar la continuidad del proceso de organización requerido

en este documento.

TITULOS VALORES



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Con respecto a los títulos valores, se centralizaron en una bodega adecuada a los

requerimientos específicos de sus características; surtiendo todos las actividades de

revisión y validación jurídica, identificación y descripción, almacenamiento y conservación

y digitalización y montaje en el programa Mercurio para su permanente recuperación.

IES

La recolección en las IES y puntos de Atención de los Títulos Valores y Carpetas de los

Beneficiarios de los Créditos Educativos otorgados por el ICETEX, durante las vigencias

2008 Y 2009 a nivel nacional.

Este proceso incluyó las actividades de recepción, transporte, verificación física y jurídica,

digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y consulta de las carpetas y títulos

valores.



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CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS

Se convoca a todas la Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, a

participar en el presente proceso de Selección Pública del Contratista, a partir de esta

convocatoria y durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, realizando

las recomendaciones escritas que consideren necesarias, e interviniendo en las

audiencias que se convoquen durante el proceso, caso en el cual se les suministrará toda

la información y documentación que soliciten, publicada en la página Web de EL ICETEX

www.icetex.gov.co

El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el

artículo 24 del Código Contencioso Administrativo.



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PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”

En caso de conocerse situaciones de corrupción en el desarrollo de este proceso de

selección, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “lucha contra la corrupción”

a través de los números telefónicos: (1) 5601095, (1) 5657649, (1) 5657649, (1) 5624128;

vía fax al número telefónico (1) 5658671; la línea transparente del programa, a los

números telefónicos: 01 8000 913 040 o (1) 5607556; en el correo electrónico:

webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en el Portal de

Internet: www.anticorrupcion.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección

Carrera 8 No 7–27, Bogotá, D.C.



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RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES

Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan

en cuenta lo siguiente:

1. Los plazos establecidos en el presente Pliego de Condiciones se entenderán como

días hábiles y mes calendario, salvo indicación expresa en contrario. Cuando el día de

vencimiento de un plazo fuese un día no hábil dicho vencimiento se entenderá

trasladado al primer día hábil siguiente.

2. Se considera como documento oficial del pliego de condiciones del presente

proceso de selección, los que reposan en la Secretaría General del ICETEX, que

coinciden con el publicado en la página Web Del ICETEX www.icetex.gov.co

3. Será responsabilidad del proponente verificar el pliego de condiciones, adendas y

comunicaciones publicadas en la página Web del ICETEX www.icetex.gov.co, con los

que reposan en el Grupo de Contratación de la Entidad.

4. Examinar rigurosamente el contenido del presente pliego de condiciones, sus

exigencias, los documentos que hacen parte del mismo y las normas que regulan la

contratación administrativa con instituciones del Estado.

5. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos

que deben allegar con sus propuestas y verificar que contengan la información completa

solicitada.

6. Acreditar el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos en las leyes, decretos y

en la presente convocatoria.

7. Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e

incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar.

8. Comprobar que las fechas de expedición de los documentos solicitados se

encuentren dentro de los plazos exigidos en el pliego de condiciones.

9. Suministrar toda la información requerida por EL ICETEX.

10. Diligenciar totalmente los anexos y formatos que integran el pliego de condiciones.

11. Presentar la PROPUESTA en la forma establecida en la presente convocatoria con el

correspondiente índice y debidamente foliadas, en orden ascendente.

12. Tener presente las causales de rechazo de las propuestas.



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CAPÍTULO I

1. INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES

1.1 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA

OBJETO: Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en

archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto,

descripción o etapas que se señalen en los presentes pliegos de condiciones, para lo cual

llevará a cabo:

1. El transporte de la totalidad del Archivo Central de la Bodega del contratista

actual, ubicada en la ciudad de Bogotá a la Bodega del oferente, el

almacenamiento, la custodia, conservación, digitalización, eliminación y consulta del

archivo del ICETEX a nivel Nacional.

2. La administración de los Archivos de Gestión en las instalaciones del edificio de

la Sede Central del ICETEX, el transporte, recepción, conservación de los

documentos transferidos desde los archivos de gestión.

3. El Transporte de los Títulos Valores ubicados en la Bodega del contratista actual

en la ciudad Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, custodia,

conservación y consulta de 455.000 títulos valores.

4. La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior

(IES) y Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional, el transporte a la bodega

del oferente, verificación física y jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia,

conservación y consulta de las carpetas y títulos valores durante 2010 al 2012.

1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El presente proceso de selección pública se regirá por la Constitución Política de

Colombia, especialmente por lo consagrado en los artículos 209 y 267, por el artículo 8º.

de la Ley 1002 de 2005, por los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007 y en especial

por lo dispuesto en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de Febrero

de 2008 “ Manual de Contratación del ICETEX”.



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De acuerdo con la ley Colombiana, las normas actualmente vigentes se presumen

conocidas por todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de

selección.

1.3 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN

Podrán presentar PROPUESTA las personas naturales o jurídicas, de manera

independiente, o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o

cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley

Los consorcios o uniones temporales podrán estar compuestos por personas naturales

y/o jurídicas y, además de cumplir con los requisitos generales del presente pliego,

estarán sujetos a lo siguiente:

a. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión

temporal y, en el caso de Uniones temporales, señalarán los términos y extensión de la

participación en la PROPUESTA y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser

modificados sin el consentimiento previo de EL ICETEX, y en caso de no especificarse el

porcentaje de participación se entenderá que se hace a través de Consorcio.

b. Los miembros del consorcio o de la unión temporal deberán presentar el documento

de constitución, el cual deberá expresar claramente su conformación, las reglas básicas

que regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad, e igualmente su deseo de

participar en la presentación conjunta de la PROPUESTA y de suscribir el contrato. A su

vez, designarán a la persona que actuará como representante legal del Consorcio o de la

Unión Temporal y así lo indicaran en el documento de constitución.

c. Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la cual

se presentará la PROPUESTA, los proponentes aceptarán sin condicionamiento alguno la

asunción de una obligación solidaria e indivisible en relación con la presentación de la

PROPUESTA, la suscripción y legalización del contrato así como de su cumplimiento,

liquidación y garantía y en general, para todos los efectos que del contrato se deriven.

Existe responsabilidad solidaria e indivisible tanto en la fase precontractual como en la

contractual y postcontractual y para la existencia de esta, basta que la PROPUESTA se

presente en forma conjunta, en consorcio o en unión temporal.

d. Los proponentes extranjeros, podrán presentar su PROPUESTA en forma directa,

designando un apoderado para que los represente en el proceso precontractual. En caso

de resultar adjudicatarios deberán dar cumplimiento a lo señalado en el título VIII del Libro

II del Código de Comercio Colombiano, referente a la exigencia de constituir una sucursal

en Colombia, previo al inicio del plazo de ejecución.



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1.4 PRESUPUESTO OFICIAL DISPONIBLE

El contrato que se firme derivado del presente proceso de selección, será pagado con

recursos del presupuesto de El ICETEX de las vigencias futuras de 2010, 2011 y 2012

aprobadas por la Junta Directiva mediante Acuerdos No.33 de 2009.

El presente proceso de selección tiene un presupuesto oficial disponible hasta por la

suma de CUATRO MIL OCHOCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MILLONES

TRESCIENTOS SEIS MIL CUATROCIENTOS CON VEINTE PESOS MONEDA

CORRIENTE ($4.849.306.420), Incluido IVA , según consta en el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal No. CDP VF- 2009-025 de Noviembre 27 de 2009 expedido

por el Coordinador de Presupuesto del ICETEX.

La propuesta que supere el presupuesto oficial disponible, incurrirá en causal de rechazo.

COMPROMISO

Año 2010

Marzo-

Diciembre

Año 2011

Enero-Diciembre

Año 2012

Enero-Marzo

TOTAL

COMPROMISO

Administración

del Archivo

Central, Archivo

de Gestión y

Títulos Valores

de la Entidad

$1.578.266.885 $2.536.647.170 $734.392.365 $4.849.306.420

1.5 ENTIDAD CONTRATANTE

La Entidad contratante es el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios

Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” - ICETEX, entidad financiera de

naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto

Ley N° 2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N° 3155 de 1968 y transformada

mediante la Ley 1002 de 2005 y los decretos 380,381 y 382 de 2007.

1.6 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA

Los documentos que forman parte de este proceso, son:

1. Estudios de conveniencia y minuta técnica.

2. Los avisos de prensa del proceso de selección

3. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

4. Pliego de condiciones del proceso de selección

5. Observaciones presentadas al pliego de condiciones

6. Respuesta a las observaciones presentadas al pliego de condiciones



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7. Actas de audiencia de aclaración de pliegos

8. Las adendas al pliego de condiciones si las hubiere

9. El acta de cierre del proceso de selección.

10. El informe de evaluación de las propuestas presentadas

11. Las observaciones presentadas a los informes de evaluación

12. El informe final de adjudicación

El proponente deberá examinar todas las instrucciones, formularios, anexos, formatos,

condiciones y especificaciones que figuren en los documentos del proceso de selección y

presentar su propuesta teniendo en cuenta los requerimientos del pliego de condiciones.

En el evento de que el proponente omita suministrar documentos o información que

verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de sus PROPUESTAS,

o sean solicitados en el Pliego de Condiciones que no afecten la asignación de puntajes o

constituyan factores de escogencia, será requerido por la Entidad Contratante para que

los aporte, dentro del día hábil siguiente al del respectivo requerimiento.

1.7 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES

En el pliego de condiciones se describen detallada y claramente, el objeto a contratar los

requerimientos para la presentación de la propuesta, los aspectos técnicos, económicos,

financieros y de capacidad jurídica y de organización exigidos, los fundamentos del

proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas

que gobiernan la presentación de las PROPUESTAS y su evaluación y ponderación, así

como las de adjudicación del contrato; las razones y causas para el rechazo de las

propuestas o la declaratoria de desierta del proceso, las condiciones de celebración del

contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura de riesgos y en general

todos los asuntos relativos al proceso que estima que el proponente debe tener en cuenta

para elaborar y presentar su propuesta. Todos estos factores deben ser interpretados

como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo

tanto, el pliego de condiciones es uno con la minuta del contrato, los anexos, formatos y

adendas. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias

interpretaciones, conclusiones o análisis, efectúe el proponente, son de su exclusiva

responsabilidad.

El detalle y la descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas deberán

analizarse por los oferentes en el documento que como anexo técnico se acompaña al

pliego de condiciones.



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El orden de los capítulos y cláusulas de este Pliego de Condiciones, tampoco debe ser

interpretado como un grado de prelación entre los mismos y los títulos utilizados en el

sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.

Con la presentación de la PROPUESTA, el proponente manifiesta que estudio el pliego de

condiciones y todos los documentos del proceso de selección, que obtuvo las

aclaraciones solicitadas, que conoce la naturaleza de los bienes y servicios objeto de la

convocatoria, sus costos y tiempo de ejecución, que formuló su PROPUESTA de manera

libre, seria, precisa y coherente, y que además, se acoge a lo establecido en el Manual de

Contratación del ICETEX, y demás normas aplicables.

1.8 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

EL ICETEX, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 26 del Acuerdo N° 007 del 22 de

Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX y con el fin de facilitar la

comunicación interactiva con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso

de selección, ha dispuesto la dirección electrónica [email protected] a través de la

cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones y

podrá consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso en la

página Web de la Entidad www.icetex.gov.co así como en el Grupo de Contratación de la

Secretaría General en donde estará disponible toda la información del proceso para los

oferentes, con el fin de garantizar la transparencia del mismo.

1.9 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA

DESCRIPCIÓN FECHA

Primer Aviso de Prensa Domingo 29 de Noviembre de 2009

Publicación Pliego de Condiciones Jueves 03 de diciembre de 2009

Audiencia de aclaraciones Martes 15 de Diciembre de 2009 a las 10:00 a.m.

Observaciones a los pliegos de Condiciones por

parte de los interesados

Hasta el jueves 14 de Enero de 2010 a las 5:45

p.m.

Respuesta a las observaciones por parte del

ICETEX Hasta el Viernes 15 de Enero de 2010

Cierre del Proceso y Recepción de Propuestas Martes 19 de Enero de 2010 a las 10:00 a.m.

Publicación del informe preliminar de evaluación y

término para que los oferentes presenten

observaciones al mismo por escrito en la Secretaría

General.

Viernes 05 de febrero al martes 09 de febrero de

2010

Publicación consolidación observaciones hechas al

informe de evaluación Jueves 11 de Febrero de 2010



19

DESCRIPCIÓN FECHA

Término para que aquellos proponentes cuyas

propuestas hayan sido objeto de observaciones den

respuesta por escrito a las mismas.

Viernes 12 de febrero al lunes 15 de febrero de

2010

Publicación de la decisión final de la adjudicación Jueves 18 de febrero de 2010

1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Apertura del Proceso y Publicación del Pliego de Condiciones:

El ICETEX dará apertura al presente proceso de selección a partir de la fecha en la cual

se publique el presente pliego de condiciones en la página Web de la Entidad

www.icetex.gov.co.

La consulta del pliego de condiciones se realizará en la página Web www.icetex.gov.co., a

partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Así mismo se encuentra

disponible en la Carrera 3 No.18-32 Piso 2º de Bogotá, en la Secretaría General del

ICETEX, donde podrá ser consultado en el horario de 8:00 a.m. a 5:45 p.m. de lunes a

viernes.

No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, no tendrá fuerza vinculante

para PROPUESTA cualquier pronunciamiento verbal.

1.10.1. Observaciones al Pliego de Condiciones

Cualquier persona hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada en el

cronograma para el cierre y recepción de propuestas, podrá presentar observaciones al

pliego de condiciones. Estas observaciones deberán enviarse al correo electrónico

[email protected]

1.10.2. Respuestas a las observaciones y Adendas

EL ICETEX responderá dentro de los dos (2) días calendario antes de la fecha señalada

en el cronograma para el cierre y recepción de las propuestas, las observaciones

presentadas.

Durante el término señalado anteriormente, EL ICETEX podrá igualmente modificar

mediante adendas los pliegos de condiciones, las cuales deberán ser publicadas en la

página www.icetex.gov.co.



20

Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán procedentes siempre y

cuando:

Hayan sido radicadas en el ICETEX dentro del horario de atención al público o

remitidas al correo electrónico [email protected], desde la fecha de publicación

de los pliegos de condiciones y hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha

señalada en el cronograma para el cierre y recepción de propuestas.

Se indique claramente el numeral del pliego de condiciones, que se solicita

modificar y el fundamento de la solicitud.

Se señale claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona interesada,

la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.

EL ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que

utilicen los oferentes para enviar sus observaciones al pliegos de condiciones y demás

documentos publicados por la entidad.

EL ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos para notificar las

respuestas a las observaciones y a las solicitudes de aclaración de pliego de

condiciones, así como los demás documentos publicados por la entidad.

1.10.3 Audiencia de precisión, alcance y contenido del pliego de condiciones

En la fecha señalada en el cronograma del pliego de condiciones, se realizará una

audiencia pública en el Auditorio Gabriel Betancourt Mejía del ICETEX, ubicado la Carrera

3 N° 18-32, piso 9 de ésta ciudad, con el fin de precisar el alcance, y contenido del pliego

de condiciones, en la cual se absolverán y aclararán las inquietudes e interrogantes de

los proponentes; dependiendo de la complejidad de las mismas serán atendidas en el

término que EL ICETEX estime conveniente. De tal audiencia se elaborará y suscribirá el

acta respectiva.

1.10.4 Apertura del plazo para la presentación de las propuestas

Las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de

selección podrán presentar propuestas a partir del día de publicación del presente pliego

de condiciones en la página Web del ICETEX www.icetex.gov.co.



21

1.10.5 Cierre del plazo para la presentación de las propuestas

Las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de

selección podrán presentar propuestas hasta el día y hora señalados en el cronograma

del proceso.

Las PROPUESTAS presentadas después de la fecha y hora establecidas para el cierre

del presente proceso de selección, serán rechazadas. La hora oficial referida se

controlará en la página de Internet http: //horalegal.sic.gov.co/ de acuerdo con lo

establecido en el numeral 5° del artículo 20 del Decreto 2153 de 1992, según el cual

corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia coordinar y dar

la hora legal que rige en la República de Colombia.

La propuestas serán radicadas en el punto de radicación de correspondencia a través del

aplicativo mercurio, en EL ICETEX ubicado en la Carrera 3 N° 18-32 de ésta ciudad

primer piso, las cuales serán remitidas a la Secretaría General del ICETEX .

Recibidas las propuestas se levantará un acta que contendrá el orden de radicación de

las propuestas en forma estrictamente consecutiva, nombre o razón social del

proponente, representante legal, el número de folios, amparo de seriedad de la

propuesta y vigencia de la misma.

Se entenderán presentadas dentro del término aquí previsto, todas las propuestas que se

entreguen oportunamente, en la fecha, hora y lugar indicados en este pliego de

condiciones. La presentación de la propuesta constituye un compromiso entre el

proponente y EL ICETEX, según el cual dicha propuesta permanecerá disponible para su

evaluación y aceptación.

En ningún caso EL ICETEX se hará responsable del retardo de los proponentes en la

entrega de sus PROPUESTAS, por lo que resulta de su exclusiva responsabilidad el

precaver el cumplimiento del horario establecido.

Las propuestas que no se radiquen en la fecha, hora y lugar indicados serán

consideradas como PROPUESTAS extemporáneas y se rechazarán dejando constancia

del hecho en el acta, para lo cual se tendrá en cuenta el registro de ingreso en el punto de

radicación de correspondencia. Estas propuestas serán devueltas al interesado sin abrir.

A partir de la fecha y hora oficial de cierre del plazo del presente proceso de contratación,

los proponentes no podrán retirar, adicionar o corregir sus propuestas.



22

No se admitirán propuestas enviadas por correo ordinario o certificado, por fax o correo

electrónico.

Información Confidencial: Los oferentes deberán indicar en su PROPUESTA cuáles de los

documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampare dicha

reserva, para así dar cumplimiento a lo establecido a la Ley 57 de 1985. Si el oferente no

hace pronunciamiento expreso amparado en la Ley se entenderá que toda la

PROPUESTA es pública. En todo caso, EL ICETEX se reserva el derecho de revelar

dicha información a sus funcionarios o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.

1.10.6 Suspensión del Proceso de selección

El proceso de selección podrá ser suspendido por EL ICETEX cuando a juicio de ésta se

presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y

que puedan afectar la culminación del proceso.

1.10.7 Prórroga del Plazo del Proceso de Selección Pública del Contratista

El plazo del proceso de selección, entendido como el término que debe transcurrir entre el

primer día de publicación del pliego de condiciones hasta la fecha de cierre del plazo para

presentar propuestas indicado en este pliego, podrá prorrogarse por EL ICETEX antes del

vencimiento del mismo.

Cualquier prórroga del plazo del cierre del proceso de selección será comunicada a los

interesados por medio de adenda que hará parte del presente Pliego de Condiciones. En

todo caso, las Adendas serán publicadas en la página Web de EL ICETEX

www.icetex.gov.co

1.10.8 Evaluación de las propuestas

El Comité Evaluador designado por EL ICETEX, verificará y/o evaluará según lo previsto

en el presente pliego, las propuestas y teniendo en cuenta los criterios de capacidad

jurídica, experiencia, capacidad técnica, capacidad tecnológica y capacidad financiera de

los proponentes.

El Comité evaluador deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones

serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada y firmada

por todos los miembros del comité al finalizar la sesión correspondiente.

http://www.icetex.gov.co/



23

Una vez verificados los aspectos habilitantes, se procederá a la ponderación del

ofrecimiento más favorable para la Entidad, de acuerdo a lo contemplado en el numeral

denominado “Evaluación de las PROPUESTAS” de este pliego de condiciones.

El informe de evaluación en los aspectos técnicos y económicos de las propuestas

presentadas, serán publicados en la página Web de la Entidad www.icetex.gov.co. por un

término de tres (3) días hábiles para que los oferentes durante dicho plazo presenten

observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX

1.10.9 Aclaraciones a las presentadas

De conformidad con el artículo 14 del Acuerdo N° 007 del 22 de febrero de 2008 aprobado

por la Junta Directiva del ICETEX, el Comité Evaluador podrá solicitar a cada proponente

las aclaraciones que considere necesarias. Las aclaraciones que rinda al proponente no

podrán modificar la propuesta presentada.

Con el fin de facilitar el examen, evaluación y comparación de las PROPUESTAS, EL

ICETEX podrá a través del comité evaluador solicitar por escrito al proponente hasta el

momento de la adjudicación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes

sobre los puntos dudosos o confusos de las PROPUESTAS, sin que por ello pueda

el proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su PROPUESTA, ni EL ICETEX

hacer variación alguna a los términos de la misma o violar los principios fundamentales

que rigen el presente proceso de selección. EL ICETEX tomará de las aclaraciones de los

Proponentes únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

Las solicitudes de aclaración y las respuestas correspondientes se harán por escrito,

estas últimas dentro del plazo previsto en la respectiva solicitud.

1.10.10 Adjudicación

Una vez concluya el proceso de evaluación, se ordenarán los puntajes de mayor a menor

y se le adjudicará al (los) proponente(s) que tenga(n) el(los) mayor(es) puntaje(s).

La adjudicación del proceso de selección se realizará de conformidad con lo establecido

en el literal f del artículo 9 del acuerdo 007 del 22 de febrero de 2008, mediante el cual se

adopta el manual de Contratación del ICETEX.

Con base en el informe de evaluación y cumplido el procedimiento establecido en el

artículo 14 del acuerdo No. 007 del 22 de febrero de 2008, el Representante Legal de la

entidad, o su delegado, comunicará al proponente seleccionado la adjudicación del

contrato.



24

En el evento que no se presenten propuestas, o las recibidas no cumplan con las reglas

establecidas por el ICETEX en el pliego de condiciones del presente proceso de

selección, la entidad podrá contratar directamente, mediante solicitud de una sola

cotización, de conformidad con lo dispuesto en el literal c) del artículo 11 del Acuerdo N°

007 del 22 de Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX.

1.10.11 Acto de declaratoria de desierta

En caso de que no sea posible la adjudicación, EL ICETEX declarará desierto el presente

proceso de selección por los motivos o causas que impidan la selección objetiva de la

propuesta más favorable para la Entidad, ya sea porque las PROPUESTAS no cumplan

con las condiciones para ser objeto de adjudicación, porque no se presenten

PROPUESTAS, o por cualquier otra causa que impida su escogencia, mediante acto

administrativo debidamente motivado en el que se señalarán, en forma expresa y

detallada, las razones que han conducido a esa decisión y lo notificará a todos los

proponentes. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.

En el evento de declaratoria de desierta del presente proceso de selección y si persiste

para EL ICETEX la necesidad de contratar el objeto de este proceso, adelantará dicha

contratación conforme a lo dispuesto en el literal c) del artículo 11 del Acuerdo N° 007 del

22 de Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX.

1.10.12 Criterios de Desempate

Una vez concluido el proceso de verificación y de evaluación y cumplidos todos

los requisitos de ley, se procederá a la adjudicación del proceso de selección a la

propuesta que haya obtenido el mayor puntaje.

Se entenderá que hay empate entre dos propuestas y PROPONENTES, cuando hayan

obtenido igual puntaje. En el caso de empate entre los proponentes habilitados, la

adjudicación se resolverá en el siguiente orden:

a) Al proponente quien haya acreditado mayor puntaje en la evaluación técnica.

b) Si subsiste el empate al proponente que haya presentado el menor precio.

c) En caso de continuar el empate se adjudicará el proceso al proponente nacional.

d) Si hubiere varias propuestas nacionales, se dará prioridad a una Mipyme, de

conformidad con el artículo 12 de la Ley 590 de 2000, modificada por el artículo 9 de la



25

e) Ley 905 de 2004. para lo cual el proponente deberá haberlo manifestado en su

propuesta. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, dicha manifestación debe

hacerse por cada uno de sus integrantes. Es necesario precisar que con uno solo de los

integrantes que no cumpla con uno (1) de los dos (2) requisitos establecidos en la Ley 905

del 2 de agosto de 2004 y demás normas vigentes aplicables, el proponente será

considerado como NO Mipyme.

f) Si el empate continúa, se adjudicará el contrato en aplicación del sistema de balotas

que se realizará en el lugar que designe La Entidad en la ciudad de Bogotá.

1.10.13 Efectos de la Adjudicación

El acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto a EL ICETEX como al adjudicatario, y

contra este no procede recurso alguno por la vía gubernativa. Su impugnación procede

mediante el ejercicio de las acciones judiciales que correspondan.

No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y su

suscripción sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, o si se demuestra que el acto

se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual EL ICETEX podrá

adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en

segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la Entidad.

1.10.14 Suscripción del Contrato

A partir del momento de la adjudicación y notificación y hasta ocho (8) días hábiles

siguientes a aquélla, el oferente favorecido deberá suscribir el respectivo contrato en la

sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C.

En caso de que el contratista se negare a suscribir el contrato, se procederá a hacer

efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y se adjudicará el proceso de selección al

oferente que haya ocupado el segundo orden de elegibilidad.

1.10.15 Renuencia del proponente favorecido a la suscripción del contrato

Si el proponente seleccionado mediante el presente proceso de selección no suscribe el

contrato dentro del término previsto, quedará a favor del ICETEX, en calidad de sanción,

la garantía de seriedad de la PROPUESTA, sin menoscabo de las acciones legales

conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía.



26

1.10.16 Legalización del Contrato

Dentro del plazo que le señale el ICETEX, deberán entregarse en la sede principal del

ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., los documentos relativos a la legalización del

contrato.

Dentro de este término, el proponente adjudicatario debe constituir la garantía, cancelar

los derechos de publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública, el

impuesto de timbre y demás impuestos a que hubiere lugar.

1.10.17 Devolución de la Garantía de Seriedad de la PROPUESTA

Al adjudicatario del contrato no se le devolverá la Garantía de Seriedad de la Propuesta,

sino hasta tanto éste haya cumplido a cabalidad con los requisitos previos de

perfeccionamiento del contrato celebrado, siempre que haya sido aprobada la Garantía

del contrato. A quienes quedaron en segundo lugar, se les devolverá después del

perfeccionamiento del contrato celebrado con el ganador del proceso de selección. EL

ICETEX pondrá a disposición de los demás proponentes la Garantía de Seriedad de la

propuesta a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación.

En el evento que se declare desierto el proceso de selección, EL ICETEX pondrá a

disposición de los proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta, a partir de los

diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria.



27

CAPÍTULO II DE LAS PROPUESTAS

2. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El proponente deberá elaborar la PROPUESTA por su cuenta y riesgo, de acuerdo con lo

solicitado en el presente pliego de condiciones y las modificaciones producidas por

adenda e incluir dentro de ella toda la información exigida, allegando los documentos

requeridos. La PROPUESTA junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud

del ICETEX, formarán parte integral del contrato. Se considera como documento oficial

del pliego de condiciones, el original que reposa en la Secretaría General del ICETEX,

cuyo contenido debe coincidir con el publicado en la página Web de la Entidad

www.icetex.gov.co

El proponente debe tener en cuenta todos los costos en que incurrirá para alcanzar la

realización del objeto del contrato derivado del presente proceso. Los costos para la

preparación y presentación de la PROPUESTA, correrán por cuenta exclusiva del

proponente y a riesgo de éste, razón por la cual EL ICETEX no reconocerá suma alguna,

ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.

Será responsabilidad del proponente verificar la correspondencia del pliego de

condiciones publicados en la página Web de la Entidad www.icetex.gov.co con la copia

que se le entregue en EL ICETEX o con el original que allí reposa.

La información contenida en las copias de las PROPUESTAS, debe coincidir en su

totalidad con el original de la PROPUESTA. En caso de presentarse alguna diferencia

entre el original de la PROPUESTA y las copias, prevalecerá la información consignada

en el original, y entre éste último y las contenidas en los Cds prevalecerá el texto impreso.

Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y

números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.

2.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR

Podrán participar como proponentes en el presente proceso de selección personas

jurídicas civiles o mercantiles, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública, mixta o

privada, y personas naturales, bien sea de manera individual o conformando Proponentes

Plurales a través de Consorcio, Unión Temporal, o bajo cualquier otra forma de asociación

admitida por las leyes de la República de Colombia, cuyos integrantes podrán tener la

calidad de personas jurídicas o naturales.



28

Para la acreditación de la capacidad jurídica, los participantes del presente proceso de

selección, deberán adjuntar los documentos que se requieren a continuación para cada

caso, según la naturaleza y condiciones del Proponente.

2.2. REQUISITOS EXIGIDOS PARA PRESENTAR PROPUESTAS

Para presentar PROPUESTA el proponente deberá cumplir previamente los siguientes

requisitos:

2.2.1. Las personas jurídicas deberán acreditar que su objeto social le permite contratar

los servicios especializados de archivística o gestión documental, por medio del

certificado de existencia y representación expedido con una vigencia no superior a

treinta (30) días de antelación a la fecha de cierre del presente proceso de selección por

la Cámara de Comercio respectiva, en donde conste que su duración no será inferior a la

vigencia del contrato y un (1) año más.

En el caso de consorcios y/o uniones temporales cada una de las empresas que lo

conforman deberán tener dentro de su objeto social la prestación de los servicios de

archivística o gestión documental.

2.2.2. Tener la capacidad jurídica para contratar de conformidad con la ley.

2.2.3. Las personas naturales deberán presentar certificado de matrícula mercantil con

una fecha de expedición no superior a treinta (30) días anteriores al cierre del presente

proceso de selección.

2.2.4. No encontrarse relacionado en el boletín de responsables fiscales expedido por la

Contraloría General de la República. En el caso de personas jurídicas deberá acreditar

este requisito tanto la persona jurídica como su representante legal.

En el caso de consorcios o uniones temporales cada uno de los integrantes deberá

presentar en forma independiente la certificación de no estar reportado como sancionado

en dicho boletín. Si los consorciados o unidos temporalmente fueren personas jurídicas

este requisito deberá ser cumplido tanto por la empresa como por su representante legal.

2.2.5. El oferente no debe estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades

para contratar, especialmente por las establecidas en la Constitución Política, en el

artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007. En la carta de

presentación de la PROPUESTA el oferente debe afirmar bajo la gravedad del juramento,

el cual se entiende cumplido con su firma que no se halla incurso en ninguna causal de

incompatibilidad o inhabilidad prevista en la ley.

2.2.6. Cuando el Representante Legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades

para comprometer al oferente y contratar, deberá acreditar previamente que ha sido

facultado para presentar PROPUESTA y firmar el contrato, mediante documento expedido

por el órgano competente.

2.2.7. Cumplir con todos y cada uno de los documentos y requisitos exigidos en el

presente pliego de condiciones y con la normatividad vigente sobre la materia.



29

2.2.8. En el caso de los Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de

participación conjunta, se deberán acreditar además de los anteriores requisitos, los

siguientes:

Haber sido conformado antes de presentar la PROPUESTA y expresar en el

documento de conformación del consorcio o de la unión temporal, que el término de

duración de cada uno de sus integrantes y del consorcio o unión temporal no será inferior

a la vigencia del contrato y un (1) año más, contados a partir de la fecha de cierre del

presente proceso de selección.

Indicar si su participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal y en este

último caso, señalar los términos y extensión de su participación en la PROPUESTA y en

la ejecución del contrato, los cuales no podrán en el documento de constitución ser

modificados sin el consentimiento previo del ICETEX, de acuerdo con lo establecido en la

ley.

Los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán señalar las reglas básicas que

regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad, estableciendo el porcentaje de

participación de cada uno de los integrantes y deberán designar la persona que para

todos los efectos los representa, acompañando el documento que los constituya como tal,

con la firma autorizada de cada uno de sus integrantes.

2.3. PLAZO Y FORMA DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

2.3.1. Plazo de entrega de las Propuestas

El plazo para la entrega de PROPUESTAS es aquel comprendido entre la fecha señalada

para la apertura del presente proceso de selección y la fecha y hora establecida para el

cierre de la misma.

Este plazo podrá ser prorrogado hasta por la mitad del término fijado inicialmente, ya sea

por iniciativa propia cuando lo estime conveniente la Entidad, o cuando lo soliciten los

interesados al proceso y EL ICETEX así lo apruebe, en aras de garantizar una suficiente

participación de proponentes.

2.3.2. Forma de entrega de las Propuestas

Las propuestas deberán venir escritas a máquina o en computador, foliadas en orden

consecutivo ascendente y con un índice, donde se relacione el contenido total de la

propuesta. Deberán entregarse en el lugar y hasta el día y hora fijada para el cierre del

proceso.



30

Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una PROPUESTA, la cual

deberá comprender la totalidad del objeto del proceso de selección y ajustarse en todo a

los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en el pliego de condiciones.

El Proponente deberá allegar toda la documentación exigida en los mismos y en sus

anexos o formatos debidamente diligenciados, en el mismo orden en que fueron

solicitados.

Las enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma,

de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las

enmiendas no se considerarán válidas.

Por el hecho de presentar la propuesta, el proponente acepta las condiciones y

especificaciones del Pliego de Condiciones y de sus anexos o formatos, al igual que de

cualquier modificación que realice EL ICETEX durante el proceso.

En la propuesta no se deben colocar, pegar, recortar o sobreponer elementos como

propaganda, cintas, fotos o autoadhesivos que alteren o impidan conocer su información

original.

Los Proponentes presentarán las propuestas en DOS (2) sobres cerrados que se abrirán

el día del cierre del proceso de selección, que deberán contener: SOBRE No. 1: la

información jurídica, la técnica y financiera, en ORIGINAL y DOS (2) COPIAS. Los

documentos deberán venir debidamente foliados, en orden ascendente y la propuesta,

argollada, y en medio magnético la parte técnica; y SOBRE No. 2: Un original que

contendrá la PROPUESTA económica, que deberá estar debidamente foliada y en

medio magnético y además entregarse en formato Excel, debiendo corresponder

exactamente con la PROPUESTA impresa.

Todos los formatos que en el pliego de condiciones se indiquen deben estar diligenciados

en su totalidad, pudiendo ser requeridos por EL ICETEX cuando se hayan omitido los que

sirvan para verificar las condiciones del proponente o soporten el contenido de la

PROPUESTA, pero no cuando constituyan factores de escogencia, o se relacionen con la

falta de capacidad para presentar PROPUESTA, o acrediten circunstancias ocurridas con

posterioridad al cierre del proceso, caso en los cuales tales omisiones no podrán ser

subsanadas.

Todas las PROPUESTAS deberán presentarse personalmente, no se aceptaran

PROPUESTAS enviadas por correo ordinario o certificado ni fax; la información contenida

en las copias debe coincidir en su totalidad con el original de la PROPUESTA y en caso



31

de presentarse alguna diferencia prevalecerá la información consignada en el original. Si

se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letra y números,

prevalecerán las cantidades expresadas en letras.

En acatamiento a la Ley 2ª de 1979 (Defensa del Idioma) y de su Decreto Reglamentario

2744 de 1980, todos los documentos de la propuesta, correspondencia y todos los

documentos intercambiados entre los proponentes y EL ICETEX, deberán estar escritos

en idioma castellano.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano, deberán

presentarse acompañados de la respectiva traducción, pero deberán presentarse

consularizados o apostillados, según el caso. Los boletines, manuales, catálogos e

información técnica pueden presentarse en el idioma inglés.

Los documentos expedidos en el extranjero deben estar sujetos a lo dispuesto en las

normas legales vigentes del C.P.C. y/o Convenio de la Haya según el país de origen.

El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior,

deberá acreditar en su propuesta la convalidación de estos títulos ante el Ministerio de

Educación Nacional.

El valor de la PROPUESTA debe presentarse en moneda legal colombiana. Para efectos

de la comparación de las PROPUESTAS, cuando se requiera verificar cualquier

información registrada en la PROPUESTA en moneda extranjera, se hará la equivalencia

de la moneda extranjera presentada a pesos colombianos, tomando como referencia la

respectiva TRM (tasa representativa del mercado) vigente en Colombia al día de

suscripción del documento donde repose la información aportada.

EL ICETEX, no reconocerá ningún reajuste de tarifa o precios durante la vigencia del

contrato, por lo tanto el oferente debe proyectar el valor de la PROPUESTA por el tiempo

de ejecución del contrato respectivo. Estos valores no estarán sujetos a modificaciones

por concepto de inflación y por ningún motivo se consideran costos adicionales.

No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y

resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del

contrato producto del mismo.

Los sobres deberán estar dirigidos de la siguiente manera, especificando en cada uno el

número del sobre (Sobre No.1 o Sobre No. 2); si es Original o Copia y contener la

siguiente información, así:



32

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL

EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” –ICETEX-

Selección Pública del Contratista No. 006 de 2009

Propuesta para contratar: (objeto).

Proponente: (Diligenciar el espacio).

Dirección, Ciudad, Teléfono, Fax, correo electrónico: (Diligenciar el espacio).

Contenido Sobre 1: (original; primera y segunda copia).

Contenido Sobre 2: (original propuesta económica).

2.4. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Presentada la PROPUESTA, y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación,

ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, el proponente no podrá

retirar ni modificar los efectos ni el alcance de la PROPUESTA, so pena de indemnizar los

perjuicios que su revocación le cause a EL ICETEX, aparte de la efectividad de la garantía

de seriedad de la PROPUESTA, salvo por la causal de inhabilidad o incompatibilidad

sobreviniente.

La presentación de la PROPUESTA por parte del proponente constituye evidencia de que

estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos que se le

entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de EL ICETEX sobre

inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este pliego de

condiciones es completo, compatible y adecuado para identificar el objeto del proceso de

selección y del contrato que de ella se derive; que ha aceptado los compromisos de

confidencialidad y de integridad y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el

valor, plazo y demás aspectos de su PROPUESTA.

2.5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DEL PLIEGO DE

CONDICIONES

El oferente se obliga a no suministrar información de carácter técnico que obtenga o

conozca con ocasión del presente proceso de selección o en la ejecución del objeto, así

como sobre los lugares a los cuales tenga acceso con ocasión del proceso o de la

ejecución del contrato en caso de ser favorecido con la adjudicación.

2.6. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA

Las PROPUESTAS deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario,

contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección o de sus prórrogas si las

hubiere.



33

Durante este período el proponente no podrá retirar su PROPUESTA ni modificar los

términos o condiciones de la misma.

2.7. RETIRO DE LA PROPUESTA

El proponente podrá solicitar el retiro de su PROPUESTA mediante escrito dirigido al

ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., hasta la fecha y hora previstas para el cierre del

proceso de selección. En tal caso, en la diligencia de cierre del proceso y apertura de

PROPUESTAS, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la

PROPUESTA del proponente que solicitó el retiro.

De acuerdo con lo previsto en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1983, se podrá retirar la

PROPUESTA sin incurrir en sanción o indemnización cuando sobrevengan al proponente

causales de inhabilidades e incompatibilidades luego de presentada su PROPUESTA.

2.8. INFORMACIÓN INEXACTA

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, EL ICETEX,

presume que toda la información que el proponente allegue a este proceso es veraz, y

corresponde a la realidad. En caso de que compruebe que la información suministrada o

los documentos aportados no coinciden con la realidad o son contradictorios, las razones

serán expuestas en el informe de evaluación.

EL ICETEX podrá designar funcionarios con el fin de verificar la información que los

proponentes han consignado en sus propuestas.

2.9. DEVOLUCIÓN DE PROPUESTAS

Las copias de las PROPUESTAS recibidas en este proceso de selección podrán ser

devueltas, a juicio de EL ICETEX, pero su original será guardado en los archivos oficiales,

durante el tiempo que lo estime pertinente.

2.10. REGLAS DE SANEAMIENTO

En este proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal y por lo tanto no se

rechazará una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que

verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la PROPUESTA, y

que no constituyan los factores de escogencia establecidos por EL ICETEX en el pliego

de condiciones.



34

Los requisitos o documentos requeribles podrán ser solicitados por EL ICETEX en

condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, y deberán ser

subsanados dentro del día hábil siguiente al requerimiento de EL ICETEX, pero no se

permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad jurídica para

presentar la PROPUESTA, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad

al cierre del proceso, ni que se modifique, adicione o mejore el contenido o alcance de la

PROPUESTA.

Para efectos de subsanar la no presentación de alguno de los documentos exigidos, o

precisar la información sobre los presentados, siempre que sean subsanables, el

proponente tendrá el término de un (1) día hábil siguiente al requerimiento, contado a

partir de la fecha de la comunicación enviada por EL ICETEX vía email o fax indicados en

la PROPUESTA, debiendo presentar dentro de aquel, debidamente subsanado, el

documento solicitado.

2.11. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O

PARCIALES

No se aceptarán PROPUESTAS alternativas ni parciales, en caso de que se presenten

serán rechazadas.

2.12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA

Habrá lugar al rechazo de la PROPUESTA en los siguientes casos:

2.12.1. No adjuntar la carta de presentación de la PROPUESTA, o la presentación de la

carta sin firma, o firmada por persona distinta al Representante Legal del proponente o a

quien estatutariamente tenga la facultad de comprometer al proponente.

2.12.2. Presentación de varias PROPUESTAS por el mismo proponente, por si o por

interpuesta persona (en consorcio, unión temporal o individualmente).

2.12.3. La no acreditación por las personas jurídicas PROPONENTES de que su objeto

social le permite desarrollar el objeto del proceso de selección o que el término de

duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más.

2.12.4. La limitación de facultades del representante legal para presentar propuesta y

suscribir el contrato.



35

2.12.5. Encontrarse el proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e

incompatibilidades de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18

de la Ley 1150 de 2007 y el Manual de Contratación del ICETEX.

2.12.6. Cuando el proponente se presente bajo la figura de Consorcio o Unión Temporal

deberá cumplir con lo establecido en el numeral 3.1.6 del presente pliego de condiciones

so pena de rechazo.

2.12.7. Cuando la persona natural o jurídica proponente o los integrantes del consorcio o

la unión temporal no acrediten estar debidamente inscritos en la Cámara de Comercio, o

cuando la fecha de expedición del certificado respectivo sea superior a treinta (30) días y

no se haya subsanado el documento a pesar del requerimiento que en tal sentido haga EL

ICETEX.

2.12.8. Cuando el proponente o su representante legal en caso de personas jurídicas, o

cualquier integrante de consorcios o uniones temporales o su representante legal se

encuentren reportados en el boletín de responsables fiscales.

2.12.9. No acreditar la debida constitución de apoderado en Colombia y la suficiencia de

las facultades a él otorgadas por parte de las sociedades extranjeras proponentes, de

acuerdo a lo exigido en el pliego o cuando el término de duración de sus facultades no

abarca hasta la constitución de la sucursal en Colombia.

2.12.10. La no presentación del poder, cuando la propuesta sea presentada a través de

apoderado.

2.12.11. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial estimado.

2.12.12. Los proponentes que no estén inscritos en el Registro Único de Tributario (RUT),

al momento de presentar la propuesta.

2.12.13. Cuando no se presente la propuesta económica.

2.12.14. Cuando la PROPUESTA no cumpla con todas las especificaciones técnicas

mínimas solicitadas.

2.12.15. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para

el cierre del proceso o haya sido enviada por correo ordinario o certificado, e-mail o fax, o

entregada en oficina o dependencia diferente a la indicada en el pliego de condiciones.



36

2.12.16. Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de

cualquier condición o modalidad que represente un condicionamiento de la propuesta

para la adjudicación del proceso de selección.

2.12.17. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de

disolución o liquidación de sociedades.

2.12.18. Cuando la PROPUESTA no cumpla con los indicadores financieros mínimos

establecidos en el presente pliego de condiciones.

2.12.19. Cuando no se presente la Garantía de Seriedad de la propuesta, o no se

presente el certificado de modificación de la misma, pese al requerimiento de EL ICETEX

o presentarlo extemporáneamente.

2.12.20. Cuando se compruebe que la información suministrada por el proponente o los

documentos allegados no coincidan con la realidad o sean contradictorios en los aspectos

jurídicos, financieros, económicos o técnicos.

2.12.21. El no encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales al momento del cierre

del presente proceso de selección.

2.12.22. Cuando el proponente habiendo sido requerido por EL ICETEX no allegue los

documentos, información o aclaraciones solicitadas, sin las cuales no sea posible valorar

objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas. Pero en ningún caso podrá

subsanarse la falta de capacidad para presentar la PROPUESTA ni acreditarse

circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

2.12.23. Cuando se presenten propuestas parciales o alternativas.

2.12.24. Todo intento debidamente comprobado de un proponente de ejercer alguna

influencia sobre el proceso de evaluación de las PROPUESTAS o sobre la decisión de

adjudicación de EL ICETEX contratante, dará lugar al rechazo de la PROPUESTA de ese

proponente.

2.12.25. Cuando EL ICETEX establezca por cualquier medio que el proponente se

encuentra incluido en listas de control para el lavado de activos y financiación del

terrorismo, acorde con las políticas aprobadas por la Junta Directiva.

2.12.26. Encontrarse reportado en el SIRI, de conformidad con las leyes 190 de 1995 y

1238 de 2008.



37

CAPÍTULO III

3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

Constituyen documentos de la PROPUESTA los que se aporten con la misma o aquellos

que la integran, cuando EL ICETEX los requiera.

3.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO

3.1.1. Carta de Presentación de la PROPUESTA (Anexo No. 04)

De acuerdo con el modelo suministrado por El ICETEX, los proponentes deberán adjuntar

con su PROPUESTA una carta de presentación que deberá estar firmada por el

proponente, persona natural o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio,

Unión Temporal o cualquier tipo de asociación, indicando su nombre, documento de

identidad, valor de la propuesta y demás datos requeridos en el formato suministrado con

este Pliego de Condiciones.

Los proponentes no podrán encontrarse incursos dentro de alguna de las causales

de inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitución Política,

el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y normas

concordantes, lo cual deberá ser declarado por el proponente bajo la gravedad de

juramento en la carta de presentación de la PROPUESTA.

3.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal

Dentro del presente proceso de Selección Pública se considerarán todas las propuestas

presentadas por personas naturales o jurídicas, consorcios y uniones temporales y demás

entes legalmente constituidos y domiciliados en Colombia, cuyo objeto social corresponda

a la prestación de servicios de archivística o gestión documental, con capacidad legal

para contratar y que no se encuentren incursos en las inhabilidades e incompatibilidades

consagradas en la constitución política, la ley y de conformidad con lo señalado en el

Acuerdo de Junta Directiva Del ICETEX No. 007 de 2008 “ Manual de Contratación del

ICETEX”.

3.1.2.1 Personas Naturales

Las personas naturales interesadas en presentar propuestas deberán anexar fotocopia

del documento de identificación y en el evento en que se encuentre obligada a la



38

inscripción como comerciante deberá presentar el registro mercantil con anticipación a la

fecha de presentación de la propuesta, mediante certificado expedido por la Cámara de

Comercio respectiva, no debiendo ser la fecha de expedición mayor de treinta (30) días

calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso.

Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia deberán constituir un

apoderado en los términos de la ley.

3.1.2.2 Personas jurídicas nacionales de naturaleza privada.

Se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza privada, aquellas entidades

constituidas con anterioridad a la fecha en la que vence el plazo para la presentación de

propuesta dentro del proceso de selección, conforme a la legislación colombiana y con

domicilio en Colombia, con aporte de origen privado, las que deberán cumplir al momento

de presentación de la propuesta con los siguientes requisitos:

a) Acreditar su existencia y representación legal, mediante la presentación del

respectivo certificado, expedido por la cámara de comercio de su domicilio social,

con fecha de expedición igual o inferior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha

de cierre del proceso;

b) En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, esta

constituida con anticipación a la fecha de presentación de la propuesta, y que su término

de duración no sea inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más;

c) Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar

adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social

correspondiente

d) que autorice previamente al representante legal para la presentación de la

propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos del proceso de

selección y requeridos para la contratación, en el caso de resultar adjudicatario;

3.1.3. Personas jurídicas de naturaleza pública

Se consideran personas jurídicas de naturaleza pública aquellas entidades conformadas

bajo las leyes de la República de Colombia, que por virtud de la ley o del acto que

autorice su constitución y según la participación estatal que se registre en ellas, deban

someterse al régimen de derecho público trátese de entidades territoriales o

descentralizadas funcionalmente de cualquier orden, las que deberán cumplir con los

siguientes requisitos:

a) Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y

representación se deriven de la constitución o la ley. Para el efecto, deberá mencionarse



39

los documentos y actos administrativos que conforme a la ley fueron expedidos en cada

caso por la autoridad competente con las formalidades y requisitos exigidos por la ley

para su eficacia y oponibilidad ante terceros. En todo caso, deberá mencionarse el

documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y

para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio de la

cual, será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber

cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para

obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contraen

mediante la presentación de la PROPUESTA.

b) Acreditar que el ente público oferente tiene la capacidad legal para participar en el

proceso de selección, presentar PROPUESTA, celebrar y ejecutar el contrato.

3.1.4. Personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero.

Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas públicas

o privadas de origen extranjero, las sociedades que no han sido constituidas de acuerdo

con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de

sucursales.

Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la

legislación colombiana, sin perjuicio de lo cual, para su participación deberán cumplir con

las siguientes condiciones:

a) Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán

presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio,

expedido con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha del cierre del proceso,

en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de

la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para

comprometerla jurídicamente y sus facultades, en el cual se señale expresamente que el

representante no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y

comprometer a EL ICETEX a través de su propuesta. Cuando el representante legal tenga

limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que

conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al representante legal

para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para

actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar

adjudicatario.

b) En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, está

constituida con anticipación a la fecha de presentación de la propuesta y que su término

de duración no será inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más;



40

c) El proponente sin domicilio en Colombia deberá constituir un apoderado en los

términos de la ley y antes de la ejecución del contrato establecer una sucursal en

Colombia, de acuerdo con las estipulaciones del Código de Comercio, cuya existencia no

sea inferior al término de vigencia del contrato y un (1) año más;

En todos los casos el proponente deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos

legales exigidos para la validez en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con

el propósito de que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en los artículos

259 y 260 del Código de Procedimiento Civil, y en las demás normas vigentes.

3.1.5. Apoderado

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el País

un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la

propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del

presente proceso de selección, suscribir los documentos de declaraciones que se

requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y

demás actos necesarios de acuerdo con el presente pliego de condiciones, así como para

representarla judicial o extrajudicialmente.

El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir

todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en

Colombia de documentos expedidos en el exterior con el propósito que puedan obrar

como prueba conforme a lo dispuesto en los artículos 259 y 260 del Código de

Procedimiento Civil y demás normas vigentes.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas

extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal, y en tal caso bastará para

todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes

del Consorcio o Unión Temporal.

Reciprocidad.

La RECIPROCIDAD aplica para aquellos proponentes e integrantes de consorcios o

uniones temporales EXTRANJEROS que deseen el tratamiento de proponente nacional.

Las sociedades extranjeras sin domicilio en Colombia o las personas naturales

extranjeras no residentes en el país que presenten propuesta, recibirán el mismo

tratamiento que los nacionales, siempre que exista un acuerdo, tratado o un convenio

entre el país de su nacionalidad y Colombia, en el sentido de que a las propuestas de



41

servicios colombianos se les concederá en ese país el mismo tratamiento otorgado a sus

nacionales en cuanto a las condiciones, requisitos, procedimientos y criterios para la

adjudicación de los contratos celebrados con el sector público.

En el supuesto de no existir los mencionados acuerdos, el proponente deberá incluir

dentro del Sobre Uno, un certificado emitido por la respectiva Misión Diplomática

Colombiana, en la cual conste que los proponentes colombianos gozan de la oportunidad

de participar en los procesos de contratación pública en las mismas condiciones y con los

mismos requisitos exigidos a los nacionales de su país.

En todo caso, la inexistencia del acuerdo o certificación mencionados no restringe la

participación de sociedades o personas extranjeras, ni constituye causal de rechazo de su

propuesta.

En virtud de la Ley, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos

bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato

nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las

Propuestas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento

otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Este último caso se demostrará con informe

de la respectiva Misión Diplomática Colombiana, que se acompañará a la documentación

que se presente.

3.1.6. Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra

forma de participación) (Anexo No. 006 y Anexo No. 007)

Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en Consorcio o Unión

Temporal o cualquier otra modalidad de asociación.

En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por

la pluralidad de personas, y no las personas que lo conforman individualmente

consideradas.

Podrán participar Consorcios y Uniones Temporales, para lo cual deberán cumplir

los siguientes requisitos:

a) Nombres y domicilio de los constituyentes;

b) Acreditar la existencia del consorcio o de la unión temporal, y específicamente la

circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera expresa en

el acuerdo de asociación correspondiente, señalando las reglas básicas que regulan las

relaciones entre ellos, los términos, actividades, condiciones y participación porcentual de



42

los miembros del consorcio o de la unión temporal en la propuesta y en la ejecución de las

obligaciones atribuidas al contratista por el contrato ofrecido;

c) Los integrantes de los consorcios o uniones temporales, también deberán

permanecer en consorcio o unidos temporalmente durante el término de vigencia del

contrato y un (1) año más. Por tanto deberá indicarse en la propuesta que durante este

término no será disuelta ni liquidada ninguna de estas formas de asociación, ni habrá

cesión del contrato entre quienes integran el Consorcio o la Unión Temporal.

d) Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal, y capacidad jurídica

de las personas jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de

sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como para la

presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del contrato;

Acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes le permite la prestación de

los servicios de archivística o gestión documental.

e) La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en

nombre y representación del consorcio o unión temporal y de un suplente para

remplazarlo en sus ausencias;

f) Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de

los consorcios o uniones temporales, deberán acreditarse mediante la presentación del

documento consorcial o de constitución de la unión temporal en la que se consignen los

acuerdos, los términos de la participación y la información requerida;

g) Los requisitos relacionados con la existencia, representación y capacidad jurídica

de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, respecto de las personas

jurídicas o naturales que se asocien en consorcio o en unión temporal para la

presentación de la propuesta, deberán acreditarse conforme se indica en el numeral 3.1.2.

del presente pliego de condiciones

h) Los miembros del consorcio responderán solidariamente de todas y cada una de

las obligaciones derivadas de la propuesta y, en consecuencia, las actuaciones, hechos y

omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a

todos los miembros que la conforman;

i) Los integrantes de la Unión Temporal responderán solidariamente por el

cumplimiento de la ejecución del objeto contractual y de su propuesta, pero las sanciones

por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se



43

impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros

que la conforman.

j) Para efectos de la facturación y el pago, cuando se trate de consorcio o unión

temporal, en el documento de constitución deberá indicar si la misma se va a efectuar por

el representante del consorcio o unión temporal, en cuyo caso deberá señalar el

respectivo NIT; en caso contrario cuando la facturación se realice por separado, cada uno

de los miembros del consorcio o unión temporal, deberán indicarlo así, y señalar el

porcentaje del valor de participación de cada uno dentro del consorcio o unión temporal,

su razón social y Nit o identificación personal si fuere persona natural

Los consorciados o unidos temporalmente deberán mantener la misma participación

porcentual dentro de la propuesta conjunta, consorcio o unión temporal, que se acredite al

momento de la presentación de la propuesta. En caso de requerirse alguna modificación

en la participación de cualquiera de los integrantes de la propuesta conjunta, consorcio o

unión temporal, durante la duración del contrato, ésta deberá ser debidamente justificada

por el contratista y aprobada de manera expresa por LA ENTIDAD.

Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la cual se

presentará la PROPUESTA, los proponentes aceptarán sin condicionamiento alguno la

asunción de una obligación solidaria e indivisible en relación con la presentación de la

PROPUESTA, la suscripción y legalización del contrato así como de su cumplimiento,

liquidación y garantía y en general, para todos los efectos que del contrato se deriven.

Existe responsabilidad solidaria e indivisible tanto en la fase precontractual como en la

contractual y postcontractual y para la existencia de esta, basta que la PROPUESTA se

presente en forma conjunta, en consorcio o en unión temporal.

En todos los casos de propuestas presentadas por dos o más personas naturales o

jurídicas, en las que no se exprese de manera clara y explícita la clase y asociación que

se constituye (consorcio o unión temporal), se presumirá la intención de concurrir al

proceso de selección en consorcio, con los efectos y consecuencias que dicha forma de

asociación conlleve para los proponentes.

3.1.7. Registro Único Tributario

El proponente deberá adjuntar con la propuesta el Registro Único Tributario (RUT), de

acuerdo a lo estipulado en el Decreto 2788 del 31 de Agosto de 2004, Resolución 08502

del 21 de septiembre de 2004 expedida por la DIAN y demás normas concordantes.

La no presentación de la certificación, será subsanable durante el periodo de evaluación,

siempre y cuando se hayan registrado antes del cierre de la presentación de la propuesta.



44

3.1.8. Garantía de Seriedad de la PROPUESTA.

El oferente deberá anexar con su propuesta una Garantía a favor del INSTITUTO

COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR

“MARIANO OSPINA PÉREZ” -ICETEX- NIT. 899.999.035-7, con una compañía de

seguros o entidad bancaria, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por

la Superintendencia Financiera de Colombia, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA

PROPUESTA expedida en “FORMATO ENTRE PARTICULARES”, que ampare la

seriedad de su propuesta, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del

presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de

la fecha de cierre del presente proceso de selección.

En caso de prórroga de la fecha de cierre del presente proceso, la vigencia de ésta

Garantía deberá ser ampliada de conformidad con lo requerido por EL ICETEX.

La garantía debe ser tomada a nombre del proponente, persona natural o de la razón

social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la

cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado o su

equivalente establezcan que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de

presentación de PROPUESTA conjunta o consorcio o unión temporal, deberá tomarse la

garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes, con su respectivo

porcentaje de participación, teniendo en cuenta lo anteriormente señalado.

El proponente por el acto de proponer, acepta que EL ICETEX le solicite ampliar el

término de vigencia de la garantía de seriedad de la PROPUESTA.

Al proponente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en los

siguientes casos:

• Cuando el proponente favorecido con la adjudicación del proceso de selección no

suscriba el contrato.

• Cuando, con posterioridad a la firma del contrato, el contratista no otorgue las garantías

exigidas dentro del término señalado.

La Garantía de seriedad, una vez seleccionado el contratista, podrá ser reclamada por los

proponentes no sus representantes o apoderados en la siguiente forma:

• Por el seleccionado, una vez aprobada la Garantía que ampare el contrato suscrito.

• Los demás oferentes podrán reclamarla dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a

la adjudicación del presente proceso de selección en la ciudad de Bogotá D.C.



45

Por el hecho de presentar propuesta y de vencerse el plazo del presente proceso, se

entenderá que la PROPUESTA esta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes

todas las condiciones originales de su propuesta durante todo el tiempo que dure el

proceso de selección, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse de

acuerdo con el Pliego de Condiciones.

3.1.9 Certificación de Pago de Aportes Parafiscales (Anexo No. 008)

Con el objeto de dar cumplimiento a lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo

de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008, el proponente persona

jurídica o las personas jurídicas que conforman la unión temporal, consorcio o la

propuesta conjunta, deberán acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de

Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de

Aprendizaje SENA. Requisito que deberá ser acreditado también por el contratista para la

realización de cada uno de los pagos derivados del contrato estatal.

Dicha acreditación se hará mediante certificación expresa suscrita por el Revisor Fiscal o

por el Representante legal, si de acuerdo a las normas vigentes no está obligado a tener

revisor fiscal, de la persona jurídica o de cada uno de los integrantes, en el caso de

conformación de unión temporal o consorcio.

En caso de proponentes (persona natural o jurídica o cada uno de los integrantes de la

unión temporal, consorcio o cualquier forma conjunta de participación) de origen

extranjero que no se encuentren, por cualquier causa obligados al cumplimiento de las

obligaciones con el sistema de seguridad social, así deberán expresarlo mediante

certificación expedida por su representante legal o apoderado, en la cual deberán constar

las justificaciones pertinentes.

En los demás casos, las certificaciones harán constar los aportes efectuados a los

sistemas mencionados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del


EL ICETEX se reserva el derecho a verificar la veracidad de la información contenida en

la certificación.



46

3.1.10 Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedido por la

Contraloría General de la República

De conformidad con lo consagrado en el artículo 60 de Ley 610 de 2000 y el parágrafo

primero del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, ningún proponente ni los integrantes de

consorcios o uniones temporales, podrá estar registrado en el Boletín de Responsables

Fiscales de la Contraloría General de la República vigente a la fecha de cierre del

presente proceso de selección y en caso de estarlo, será causal de rechazo.

Igual requisito deberá cumplir el representante legal de las personas jurídicas

proponentes o integrantes de proponentes plurales.

Se informa al(os) proponente(s) que de conformidad con la Circular N° 005 del día 25 de

Febrero de 2008, emitida por la Contraloría General de la República, es obligación de EL

ICETEX efectuar la respectiva consulta, pero el proponente podrá anexar la certificación

solicitada al presente proceso de selección.

3.1.11 Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la

Nación

Todo proponente y todos los integrantes de consorcios o uniones temporales, deberán

presentar certificado de antecedentes vigente a la fecha de cierre del presente proceso de

selección, emitido por la Procuraduría General de la Nación.

El anterior certificado puede ser consultado en la página Web www.procuraduria.gov.co

en el link “Servicios –Antecedentes disciplinarios-” en el módulo denominado “Generar

certificado de antecedentes disciplinarios” de conformidad con lo consagrado en la Ley

1238 de 2008.

Igual requisito deberá acreditar el representante legal de las personas jurídicas

proponentes o integrantes de proponentes plurales.

3.1.12. Apoyo a la industria nacional.

Con el fin de establecer el apoyo a la industria nacional, los proponentes NACIONALES y

EXTRANJEROS en virtud de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 816 de 2003, DEBERÁN

ANEXAR A LA PROPUESTA UNA DECLARACIÓN SOBRE LA PROCEDENCIA, nacional o

extranjera de los bienes o servicios que serán dispuestos al servicio del contrato objeto de la

presente selección pública.



47

La omisión de la información requerida en este numeral, no será subsanable por ser factor de

calificación, en todo caso, la no presentación de la información requerida no restringe la participación

del proponente, ni es causal de rechazo de la propuesta.

3.1.13. Certificación de Mipymes:

El representante legal de Micro-Pequeñas y Medianas Empresas deberá aportar

declaración en la que acredite, que su empresa cumple con los requisitos establecidos

en el artículo 2º de la Ley 905 del 2 de agosto de 2004 y demás normas vigentes y

aplicables sobre la materia.

Dicho requisito no aplica para personas jurídicas extranjeras sin Sucursal en Colombia.

En caso de Consocio o Uniones Temporales, dicha manifestación debe hacerse por cada

uno de los integrantes. Con uno solo de los integrantes que no cumpla con uno de los

requisitos establecidos en el artículo 2º del la Ley 905 de 2004 y demás normas

aplicables, el proponente será considerado como NO MIPYME.

La omisión de la información requerida en este numeral, no será subsanable por ser

criterio de desempate, en todo caso, la no presentación de la información requerida no

restringe la participación del proponente, ni es causal de rechazo de la propuesta.

3.1.14. Consulta y Documento SIRI

De conformidad con lo establecido en las Leyes 190 de 1995 y 1238 de 2008, todo

proponente deberá adjuntar con la propuesta, el reporte generado por la Procuraduría

General de la Nación, en cuanto a la consulta al Sistema de Información de Registro de

Sanciones y Causas de inhabilidad. No obstante el ICETEX al momento de la evaluación

hará la consulta respectiva.

3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO

3.2.1 Estados financieros básicos

El proponente deberá presentar los estados financieros básicos a diciembre 31 de 2007 y

diciembre 31 de 2008; estos deben estar debidamente certificados y dictaminados, e

incluirse sus respectivas notas.

Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados y el

Estado de Cambios en el Patrimonio. Los Balances deberán venir debidamente

clasificados (Activo y Pasivo Corriente, a largo plazo, y Fijo y Patrimonio) y los Estados de



48

Resultados (Ingresos Operacionales, no Operacionales, Costos, Gastos Operacionales y

no operacionales, Utilidades y provisiones de Impuestos) según sus estructuras. Así

mismo, deberán presentarse debidamente firmados por el representante legal, el

contador y el revisor fiscal, en caso de que lo hubiere. Adicionalmente, cada uno de los

proponentes deberá diligenciar los anexos No. 2 y 3.

En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos de la elaboración de

alguno de los estados financieros básicos, deberán adjuntar copia de la norma que los

ampara para tal situación.

Notas a los Estados Financieros

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s)

tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o

Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) de dicho(os) profesional(es).

3.2.2. Tarjetas Profesionales

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s)

tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o

Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) de dicho(os) profesional(es).

3.2.3 Certificados de Antecedentes Disciplinarios

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida de los respectivos certificados

de antecedentes disciplinarios, expedidos por la Junta Central de Contadores con una

vigencia no mayor a tres (3) meses, del contador y/o Revisor Fiscal.

3.2.4 Certificación de los Estados Financieros

Los Estados Financieros deben venir certificados por el representante legal y contador. La

certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones

contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Ley 222/95

artículo 37).

3.2.5 Dictamen a los Estados Financieros

Los Estados Financieros a diciembre de 2007 y diciembre de 2008, deben presentarse

dictaminados por el revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente

que los hubiere examinado (Ley 222/95, artículo 38). Los contadores que firmen,

certifiquen o dictaminen los Estados Financieros, deben anexar la certificación de vigencia



49

y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores (Ley 43/90 y

Resolución 074/02 de la Junta Central de Contadores).

En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos del dictamen a los

estados financieros, deberán adjuntar la norma que los ampara para tal situación.

3.2.6 Declaración tributaria del impuesto de renta y complementarios

El proponente que esté obligado a ello, deberá presentar la declaración tributaria del

impuesto de renta de los años 2007 y 2008, para lo cual se mantendrá la respectiva

reserva.

El oferente que presente la documentación de carácter financiero de forma incompleta,

será requerido para que la entregue. Si no lo hace, o si los documentos aportados no

cumplen con los requisitos exigidos, la propuesta será rechazada.

3.2.7 Otros Aspectos Financieros

En propuestas conjuntas (consorcios o uniones temporales), cada uno de sus integrantes

debe aportar en forma individual cada uno de los documentos financieros requeridos.

Los estados financieros deben conservar uniformidad en el registro de las operaciones,

con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su

claridad, confiabilidad y comparabilidad (Decreto 2650/93 artículo 3º).

El ICETEX podrá realizar los cruces de información con las entidades encargadas del

control jurídico y/o financiero de los proponentes. Si existieren inconsistencias entre los

documentos que soportan la propuesta y las verificaciones realizadas, la propuesta será

rechazada.

La verificación de los requisitos financieros se realizará una vez revisado el cumplimiento

de la presentación de todos los documentos financieros requeridos. Se estudiarán y

analizarán los requisitos financieros y documentos financieros exigidos en este Pliego de

Condiciones, verificando su estricto cumplimiento.

3.2.8. Parámetros financieros Exigidos

El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros: una razón corriente

igual o mayor a una (1) vez, un capital de trabajo igual o superior al 10% del presupuesto

oficial total de la presente contratación, un nivel de endeudamiento total máximo del 70%

y una rentabilidad del patrimonio con resultado positivo. Los anteriores indicadores



50

financieros deben cumplirse en los dos períodos de análisis: Diciembre 31 de 2007 y

Diciembre 31 de 2008.

En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores

financieros se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el

porcentaje de participación de cada integrante, previamente establecido en el documento

del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los factores de

verificación y se ubicarán en el rango respectivo.

Para verificar los indicadores financieros estipulados, se utilizarán las siguientes fórmulas:

Para verificar la liquidez del proponente se aplicará la siguiente fórmula:

RAZÓN CORRIENTE: ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE.

Para verificar el capital de trabajo se aplicará la siguiente fórmula:

CAPITAL DE TRABAJO: ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

Para verificar el nivel de endeudamiento se aplicarán las siguientes fórmulas:

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) X 100

Para verificar la rentabilidad se aplicará la siguiente fórmula:

RENTABILIDAD: UTILIDAD DESPUÉS DE IMPUESTOS / PATRIMONIO TOTAL.

Serán rechazadas las propuestas que no cumplan con las condiciones exigidas para los

citados indicadores financieros en los dos periodos de análisis.

3.3. DOCUMENTOS PARA LA EVALUACIÓN ECONÓMICA

Los proponentes deberán presentar la propuesta económica de conformidad con el

presente pliego de condiciones, y deberán presentar los precios de las propuestas en las

condiciones.

3.3.1. Diligenciamiento de los formatos de las propuestas de precios

Según se indicó en los numerales anteriores, es de obligatorio cumplimiento por parte de

los proponentes presentar su propuesta económica en los formatos contenidos en el

Anexo 001, que hace parte integral del presente pliego de condiciones. En cada caso,

para cada año completo o parte de año, se incluye la sumatoria del dimensionamiento del

servicio estimado según canal. Esta Información deberá entregarse adicionalmente en

medio digital en formato compatible con excel 2007.



51

CAPÍTULO IV

4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

El presente capítulo incluye las características técnicas del servicio que se pretende

contratar y sobre el cual los Proponentes deben presentar sus respectivas propuestas:

OBJETO: Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en

archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto,

descripción o etapas que se señalen en los presentes pliegos de condiciones, para lo cual

llevará a cabo:

1) El transporte de la totalidad del Archivo Central de la Bodega del contratista actual

ubicada en la ciudad de Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, la custodia,

conservación, digitalización, eliminación y consulta del archivo del ICETEX.

2) La administración de los Archivos de Gestión en las instalaciones del edificio de la

Sede Central del ICETEX, el transporte, recepción, conservación de los documentos

transferidos desde los archivos de gestión.

3) El Transporte de los Títulos Valores ubicados en la Bodega del contratista actual en

la ciudad Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, custodia, conservación y

consulta de 455.000 títulos valores.

4) La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior (IES) y

Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional, el transporte a la Bodega del oferente,

verificación física y jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y

consulta de las carpetas y títulos valores durante 2010 al 2012.

El ICETEX, se reserva los derechos de suprimir o aumentar el servicio objeto de la

presente selección, de acuerdo como se ejecute por el oferente el contrato que se origine

de la misma.

4.1. ETAPA PREOPERATIVA

Los proponentes deberán presentar un plan preparativo de empalme con el contratista

actual. Los proponentes que no lo presenten podrán ser requeridos por la entidad para

que lo hagan en el plazo que señale la entidad, si no lo hicieren su propuesta será

rechazada.

Los requerimientos mínimos esperados sobre de la etapa preoperativa son los siguientes:



52

Cronograma de recepción donde se especifique claramente las entregas parciales y

totales del archivo como de los títulos valores.

Inventarios Actualizados y bases de datos.

El ICETEX, para el cabal cumplimiento de las labores propias del periodo preoperativo

hará seguimiento al cumplimiento del cronograma.

El proponente asumirá los costos que se requieran con el fin de garantizar el

cumplimiento del periodo de empalme.

El plazo máximo de la etapa preoparativa es de un mes.

4.2. TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION,

DIGITALIZACION, ELIMINACION Y CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL DEL

ICETEX A NIVEL NACIONAL

El servicio especializado que se pretende contratar cubre la documentación del archivo

central del ICETEX con una volumetría aproximadamente de 6.000 metros lineales,

ubicados en una Bodega en Bogotá, el cual puede ser consultado por los Puntos de

Atención a Nivel Nacional.

La volumetría descrita es aproximada.

4.2.1 Transporte

El contratista seleccionado deberá recibir y validar de la firma que hoy se encuentra

contratada el inventario del Archivo central ubicado en la Bodega de Bogotá. El Inventario

Documental del Archivo deberá ser registrado en el Formato Único de Inventario

Documental establecido por el Archivo General de la Nación, para tal fin, de acuerdo con la

normatividad vigente. (Acuerdo 002 de 2004).

Realizar el transporte de toda la documentación perteneciente al Archivo Central de la

entidad ubicado en la bodega en Bogotá de la firma que hoy se encuentra contratada,

correspondiente a 18.000 cajas de Archivo las cuales se encuentran en buen estado, a la

bodega en la ciudad de Bogotá de la firma contratista seleccionada.

La firma externa contratada por el ICETEX que en este momento tiene en sus

instalaciones el almacenamiento y consulta el archivo central del ICETEX, entregará a la

firma seleccionada en este proceso licitatorio las 18.000 cajas de archivo x-300, y las

demás que resulten del proceso natural de crecimiento entre el tiempo transcurrido en el



53

proceso de licitación y el tiempo del inicio de ejecución del contrato que se origine de esta

licitación con el inventario respectivo. La verificación y entrega de las cajas se realizará

contra el inventario mencionado el cual deberá efectuarse con la participación del o de los

delegados por el ICETEX.

La firma seleccionada en este proceso deberá transportar la totalidad del Archivo Central

a una bodega de su propiedad o en arriendo en Bogotá. Para efectos del transporte las

partes deberán levantar un acta de verificación en la cual indiquen la cantidad de cajas a

transportar y el número de viajes, realizados en el día.

El tiempo estimado para la entrega de la totalidad del Archivo del ICETEX ubicado en la

Bodega de la firma externa en Bogotá (18.000 cajas) es de diez (10) días calendario a

partir de la suscripción del acta de inicio del contrato.

El transporte deberá realizarse en vehículos no blindados modelo 2003 en adelante, los

cuales deberán estar acondicionados en su parte técnica para proteger los documentos

bajo las medidas de seguridad y cuidado necesarios para que la información no sufra

daño alguno, el orden del transporte deberá ser consecuente con la numeración de las

cajas de acuerdo con el código de barras establecido para cada una de las cajas y de

acuerdo a la capacidad del furgón.

La dirección para la entrega del Archivo del ICETEX son:

CIUDAD DIRECCION TELEFONO

Archivo Central

BODEGA FIRMA EXTERNA Avenida 68 No. 10-05. TEL: 3759270.

4.2.2. Almacenamiento

La firma contratista deberá contar con una bodega propia o en arriendo en BOGOTA que

reúna las condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para la

organización y el almacenamiento del Archivo del ICETEX, relacionadas con el

almacenamiento, conservación custodia y consulta de documentos de archivo. En todo

caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la Nación una

visita para verificar las condiciones físicas y técnicas de la Bodega, una vez adjudicada la

selección pública. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los ajustes

solicitados por el Archivo General de la Nación.

La firma seleccionada deberá proveer para el almacenamiento del Archivo Central del

ICETEX, los estantes, cajas X-300, carpetas, y demás insumos necesarios para llevar a

cabo la operación.



54

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar cajas, carpetas

o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de

manera considerable la conservación de los mismos.

Los oferentes deberán cumplir con las condiciones mínimas del archivo general de la

nación, la resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las

unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la

documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales

metálicos. (Acuerdo 49 del 5 de mayo de 2000).

El edificio y local destinado deberá cumplir con las condiciones de edificación,

almacenamiento, medio ambiental, de seguridad, contra incendios y de mantenimiento

que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo central de la

Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del

ICETEX.

4.2.2.1 Ubicación

El contratista seleccionado deberá proveer la Bodega propia o en arriendo ubicada en la

ciudad de Bogotá, en un terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad. Debe estar situado lejos de industrias

contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el espacio

suficiente para garantizar el almacenamiento del archivo central y su natural incremento.

4.2.2.2 Aspectos Estructurales

Sin perjuicio de lo establecido por el Archivo General de la Nación, si se utiliza estantería,

esta debe ser de por lo menos 7 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá

estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber

incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta

resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el

tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la

documentación.



55

El depósito se dimensionará teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del

material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que

establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los

elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos,

especialmente en lo relacionado con el sistema contra incendios.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las

de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento

de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las

características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes

aspectos:

4.2.2.3 Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos

Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la

documentación.

Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación

del material documental.

Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de

los acervos documentales.

Por tratarse de la custodia de títulos valores se solicita que las bóvedas se encuentren

debidamente protegidas contra incendios, grabación de imagen y voz digital, así como

control de acceso.

4.2.2.4 Distribución de áreas.



56

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las

áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y

mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

4.2.2.5 Capacidad de almacenamiento.

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las

características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes

aspectos mínimos y sin perjuicio de lo establecido por el Archivo General de la Nación en

su Acuerdo 037 de 2002.

4.2.2.6 Estantería.

La firma contratista deberá proveer de todos los estantes y cajas necesario para la

correcta y segura ubicación de todos los documentos pertenecientes al archivo del

ICETEX.

Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando

bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente

estable:

Deberá tener una altura de por lo menos 7 mts y cada bandeja soportar un peso de

100kg/mt lineal.

La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben

utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo

caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la

manipulación y el acceso del operario a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para

posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación

cada 7 cm. o menos.



57

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados

para evitar desgarres en la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de

documentos ni de ningún otro material.

Sobre la balda superior de los estantes no deberá colocarse ninguna Unidad de

Conservación (Caja), que pertenezca al Archivo Central del ICETEX.

4.2.2.7 Distribución de estanterías.

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo

de 20 cm., entre éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de

70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación

acorde con la signatura topográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el

empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la

deformación de la documentación almacenada.

El edificio y local destinado a albergar material de archivo, deben cumplir con las

condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,

ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

4.2.2.8 Condiciones ambientales

Material Documental: Soporte en papel.

Temperatura de 15 a 20o C con una fluctuación diaria de 4 oC

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Ventilación.

El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a

dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones

ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.



58

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá

permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire.

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas

sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan

relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

El filtrado de aire consiste en rejillas protectoras que absorben el mugre del

exterior y permiten el ingreso de aire frío.

Iluminación en depósitos.

La iluminación de la bodega deberá ser la adecuada para que los documentos del

Archivo del ICETEX no se vean afectados ni sufran alteraciones.

Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja

intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,

Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a

conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá

estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.



59

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes

equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las

unidades documentales.

Mantenimiento.

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no

incremente la humedad ambiental. Esta limpieza deberá ser de manera permanente

de acuerdo a un cronograma establecido, evitando que las Unidades de

Conservación se afecten por la suciedad y el polvo.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y

para el efecto se deben emplear aspiradoras.

Garantizar la custodia, conservación y consulta de todos los documentos

entregados por el ICETEX, que conforman el archivo de la entidad.

Garantizar la estricta confidencialidad de la documentación perteneciente al

Archivo del ICETEX.

4.2.3 Custodia

La firma seleccionada deberá custodiar todo el Archivo Central del ICETEX una vez sea

entregado por la firma que hoy tiene la custodia del Archivo, en la Bodega Externa,

cuidando la integridad física de cada unidad documental y cada uno de los tipos de

documentos.

Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de

video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la

privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el

Archivo del ICETEX.

La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado y

que cuenta en sus instalaciones con Circuito cerrado de televisión, sistemas de control de

incendios, de inundaciones, detectores de temperatura, de calor, humo y brigadas contra

incendios, controles de roedores, de insectos.

La firma contratista deberá garantizar que cuenta con bóvedas de almacenamiento

independientes, ubicadas de manera adecuada lejos de baños, sótanos, tuberías, equipos

eléctricos.



60

La firma contratista deberá minimizar los riesgos y garantizar condiciones mínimas de

seguridad como:

Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación

sonorizados, red telefónica, red sistemas de cómputo, extintores automáticos, plantas

eléctricas de emergencia.

La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo del ICETEX y los documentos

transferidos posteriormente del Edificio de la presidencia como resultado del normal

crecimiento en sus archivos de gestión y de acuerdo con las Tablas de Retención

Documental..

Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de

urgencia.

Personal de vigilancia

Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores

manuales, sistemas de extinción fijos.

Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y

asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el

interior.

Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los

productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar

las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los

sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el

mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de

agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de

evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 05 de mayo de

2000).Archivo General de la Nación.

Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2,

solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación

o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.

El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones

del depósito y la capacidad de almacenamiento.



61

Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la

atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades

documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).Archivo General de la Nación.

4.2.3.1 Preparación de un plan de emergencia

Este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados

con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de

mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el

Comité Paritario de Salud Ocupacional de las entidades entre otros. Los responsables de

los acervos documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un

documento escrito. Este reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y

ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso

de emergencia.

La información que se encuentran en un plan de emergencia aborda en términos

generales los siguientes aspectos mínimos:

Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía.

Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia

como extinguidores y materiales para intervención y los puntos donde la electricidad y el

agua pueden suspenderse entre otros.

Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde

se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser

sometidos a tratamientos especiales.

Orden y detalles de las operaciones de salvamento.

Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento,

bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.

Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte

eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.

Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a

requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones. (Acuerdo 50 del

5 de mayo de 2000). Archivo General de la Nación.

LISTA DE CONDICIONES MINIMAS DE CONSERVACION Y SEGURIDAD PARA LOS

OFERENTES SIN PERJUICIO DE LO ESTABLECIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE

LA NACIÓN (Los oferentes deberán llenar la siguiente lista, indicando si reúnen estos

requisitos mínimos).



62

Planta de repuesto de energía

Planes de contingencia de acuerdo al caso fortuito o fuerza mayor.

Tecnología de punta para el manejo de los archivos.

Sistemas de extinción de incendios.

Circuito cerrado de televisión - grabación de imagen y voz digital.

Bóvedas con espacios ambientales controlados para almacenar medios ópticos,

magnéticos y documentales.

Sensores de temperatura y humedad relativa.

Construcciones sismo resistentes.

Monitoreo interno y externo

Sistemas automático de extinción de incendio

Estanterías fabricadas con marcos y vigas de acero y acabados en pintura

electroestática.

Controladores de acceso de personal.

Sensores de inundación y de humo

Áreas totalmente identidades y marcadas

Sistemas de ventilación control y renovación de aire (filtros de aire)

Control de plagas.

Vigilancia personalizada interna y externa las 24 horas del día.

En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo central de la

Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del

ICETEX.

4.2.3.2 Definición de la Volumetría

La firma contratista establecerá la volumetría mensual en metros lineales de la totalidad

del Archivo del ICETEX para almacenamiento, conservación, custodia y consulta, y

mantendrá actualizada la volumetría del Archivo Central. El ICETEX cancelará el costo

mensual de almacenamiento del archivo de acuerdo con los costos unitarios presentados

en la propuesta económica.

4.2.4 Conservación De Documentos

La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y

carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos del

ICETEX, cuando por el normal resultado de su uso y manipulación, estas se encuentren

deterioradas y requieran cambio.



63

En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan

su normal uso.

El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de

la observación se evidencie dicha situación.

4.2.5 Digitalización de documentos

La firma contratista deberá digitalizar los documentos correspondientes a las series

documentales que el ICETEX requiera de acuerdo con las necesidades de la Entidad.

Deberá entregar una base de datos de toda la documentación digitalizada.

La firma contratista deberá garantizar como mínimo:

Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.

Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para

adelantar el trabajo.

Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y

aplicaciones de digitalización de archivos.

Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la

obsolescencia tecnológica.

Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por

accidentes o terrorismo.

Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas

archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el

objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos

descriptivos.

El ICETEX podrá solicitar el cargue de esta información en el aplicativo MERCURIO tanto

en datos como en imagen según lo considere, adicionalmente verificará la organización

de los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas para la

realización de la digitalización

4.2.6 Eliminación de documentos

La firma contratista deberá descolgar y preparar los documentos que van a ser proceso

de eliminación por parte del ICETEX, previo envío por parte de la Entidad de los

respectivos listados de documentos como resultado de la valoración documental,

realizada por parte del Grupo Archivo a partir de las Tablas de Valoración Documental del

ICETEX.



64

El ICETEX decidirá si dichos documentos deberán ser eliminados por parte de la firma

contratista o en su defecto será la Entidad quien realice dicha actividad.

4.2.7 Consulta de documentos

La firma contratista deberá parametrizar su programa de Consulta, con el Programa de

Gestión Documental Mercurio 5.0 , el cual es el administrador de los procesos de Gestión

Documental de la Entidad, de manera que el resultado de las consultas a nivel nacional

se pueda visualizar por medio del Modulo Mercurio Archivo.

La firma proponente deberá permitir la consulta física, préstamo de documentos de las

personas designadas por el ICETEX para tal fin tanto en Bogotá como en los Puntos de

Atención Nacional de la entidad.

La firma proponente deberá establecer el procedimiento claro acerca del préstamo de los

documentos del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de

los documentos requeridos y consultados. Deberá presentar al ICETEX el respectivo

procedimiento de consulta para su aprobación, donde se definan los tiempos para

consultas normales – ordinarias y urgentes – extraordinarias.

La firma proponente deberá estipular los valores tanto para consulta urgente como para

consulta normal de unidades documentales o cajas. Así mismo deberá presentar cada

mes un informe especificando la cantidad de consulta, el tipo y cualquier otra variable

derivada de esta.

Deberá estipular claramente los costos por transporte de cajas para consulta, servicio de

fax, de teléfono para consulta y cualquier valor adicional que pueda surgir en el proceso

de consulta de documentos.

Deberá garantizar el estricto cumplimiento en el procedimiento de consulta y en los

tiempos estipulados para la entrega de los documentos consultados.

Deberá garantizar un servicio de urgencia en la consulta de documentos que garantice

cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el ICETEX,

el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento.

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos

y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los

servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los

documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de 2002). Archivo

General de la Nación.



65

4.3 ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LAS INSTALACIONES

DEL EDIFICIO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICETEX

La firma contratista deberá realizar la administración de los archivos de gestión en las

instalaciones en la carrera 7 No. 32-16 Pisos 17,18, 19 y 20 de la Torre Norte de la

ciudadela Turística San Martín o en el edificio de la Sede Central del ICETEX, ubicada en

la carrera 3ª No. 18-32 en Bogotá D. C. en la jornada laboral establecida por el ICETEX.

Para realizar dicha administración el contratista deberá tener en cuenta lo reglamentado

por el Archivo General de la Nación en la ley 594 de 2000, específicamente el Acuerdo

042 de 2002, el cual “establece los criterios para la organización de los archivos de

gestión en las entidades públicas”, las circulares 004 del 2003 y 012 del 2004 acerca de la

organización de las historias laborales y las Normas Técnicas NTCGP1000 de 2004

Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública y MECI 1000 de 2005, Sistema de

Control Interno.

Además deberá suministrar el personal especializado con experiencia en archivística para

la administración de dichos archivos en las instalaciones del ICETEX. Así mismo debe

trasladar los equipos que considere necesarios para la administración de los archivos. A

continuación se relaciona la volumetría y ubicación aproximada de los archivos de

gestión:



66

OFICINAS Y VOLUMETRIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LA SEDE CENTAL

DEL ICETEX

No de

Dependencias ITEM DEPENDENCIA

METROS

LINEALES

1 1 PRESIDENCIA 4

2 1.1 Oficina de Control Interno 8,9

3 1.1.1 Grupo de Auditorias 4

4 1.2 Oficina de Riesgos 4

5 1.2.1 Grupo de Riesgos de Crèdito Operativo 150

6 1.3 Oficina de Relaciones internacionales 57

7 1.4 Oficina Comercial y de Mercado 3,5

8 1.4.1 Grupo de Atenciòn al Usuario 0,5

9 1.5 Oficina Asesora de Planeaciòn 7,02

10 1.5.1 Grupo de Administraciòn y Seguimiento Estrategico 0,12

11 1.6 Oficina Asesora Juridica 35

12 1.7 Oficina Asesora de Comunicaciones 28,9

13 2 SECRETARIA GENERAL 35

14 2.1 Grupo de Contrataciòn 242

15 2.2 Grupo deTalento Humano 39

16 2.3 Grupo de Administraciòn de Recursos Fìsicos 4

17 2.4 Grupo de Correspondencia 39

18 2.5 Grupo de Archivo 11,8

19 3 VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOGIA 5

20 3.0.1 Grupo de Gestiòn de Crèdito y Desembolsos 2,14

21 3.0.2 Grupo de Administraciòn de Cartera 7

22 3.1 Direcciòn de Tecnologia 2

23 3.1.1 Grupo de Infraesructura de Tecnologia 1

24 3.1.2 Grupo de Sistemas de Informaciòn 1

25 4 VICEPRESIDENCIA FINANCIERA 3

26 4.0.1 Grupo de Presupuesto 24

27 4.1 Direccion de Tesoreria 39

28 4.2 Direccion de Contabilidad 10

29 4.2.1 Grupo de Operaciones Contables y Preparaciòn de Estados Financieros 36

30 5 VICEPRESIDENCIA DE CREDITO Y COBRANZA 499,2

31 5.0.1 Proyecto ACCES 343,2

32 5.1 Direccion de cobranzas 1,2

33 6 VICEPRESIDENCIA DE FONDO EN ADMINISTRACION 202

1849,48TOTAL METROS LINEALES



67

La anterior volumetría y ubicación es aproximada, por lo cual el ICETEX se reserva los

derechos de aumentar o disminuir el servicio objeto de la presente licitación pública, de

acuerdo con los requerimientos de la Entidad.

La firma contratista deberá proporcionar un grupo humano integrado por mínimo 11

personas para la administración de los archivos de gestión, los cuales deberán estar

perfectamente uniformados con una bata e identificados.

Los funcionarios de la firma que sean encargados de la administración de los archivos de

gestión deberán tener el siguiente perfil:

Coordinador del Grupo de Administración:

Un (1) coordinador con formación profesional en archivística y conocimientos en sistemas,

con experiencia mínima de 2 años en organización de archivos de gestión y manejo de

grupo. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la

Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental.

Equipo de auxiliares

Diez (10) Auxiliares con formación técnica o tecnológica en Archivística y conocimiento en

sistemas con experiencia mínima de un año en organización de archivos de gestión.

Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación

sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental.

Para la administración de los archivos de gestión la firma contratista deberá presentar un

plan de trabajo, estableciendo número de personas, equipos, horarios, actividades a

desarrollar.

Todos los insumos generados por la administración de los archivos de gestión deberán

ser aportados por la firma contratista.

LISTA DE INSUMOS QUE DEBERA PROVEER LA FIRMA CONTRATISTA

Cajas de Archivo (x-300 Y x-200) de ser necesarias.

Carpetas desasificadas (para las historias laborales).

Carpetas de Yute con marbete vertical.

Cartulinas azules tamaño oficio.

Ganchos legajadores plásticos

Rótulos adhesivos (Marbetes).



68

Papelería Necesaria.

Todos los equipos de cómputo, impresoras, necesarias para la administración de los

archivos de gestión, deberán ser aportados por la firma contratista.

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos

y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los

servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los

documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de 2002). Archivo

General de la Nación.

La firma contratista deberá realizar por lo menos las siguientes actividades para todos y

cada uno de los archivos de gestión. Estas actividades deberán realizarse a diario en

cada uno de los archivos:

4.3.1 Clasificación de los documentos

La firma contratada por el ICETEX deberá clasificar los documentos de acuerdo con las

Tablas de Retención Documental de cada Archivo, las cuales serán entregadas por el

ICETEX. Especificando las series y subseries documentales.

4.3.2. Ordenación de los documentos

Los documentos se deben ordenar de acuerdo con las series documentales definidas en

la clasificación, de forma cronológica, (Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la

Nación),quitando los ganchos de cosedora, los clips mariposa y todos los ganchos

metálicos.

Para las carpetas se armaran legajos (cartulinas azules) con ganchos legajadores

plásticos de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la nación. Los

legajos deberán foliarse con lápiz negro empezando en el número uno y terminando en el

folio 200. Al terminar dicha numeración deberá empezarse un nuevo legajo.

4.3.3 Actualización de los documentos

Los documentos generados o recibidos por los funcionarios dentro de sus actividades

diarias como resultado de sus funciones deberán ser archivados diariamente de acuerdo

con las series y subseries existentes en las Tablas de Retención Documental de cada

Dependencia y/o Oficina del ICETEX.



69

Dicha actividad deberá realizarse con rigurosidad de manera que se mantengan

actualizados los diferentes expedientes.

4.3.4 Descripción documental e inventario

Para la descripción se deberán rotular las carpetas, los legajos y cajas al interior de cada

archivo rodante para identificar los documentos.

La rotulación y descripción documental de cada legajo y carpeta deberá realizarse de

acuerdo a lo establecido por el Grupo de Archivo del ICETEX siguiendo las normas del

Archivo General de la Nación. (Acuerdo 042 de 2002).

4.3.5 Inventario de documentos

Una vez realizada la descripción documental deberá mantenerse al día el inventario de los

documentos pertenecientes al Archivo de cada oficina de acuerdo con las instrucciones

impartidas por el ICETEX. Inventario único documental en hoja del programa Excel. Dicho

inventario deberá ser elaborado de acuerdo al Formato Único de Inventario Documental

definido por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 042 de 2002).

4.3.6 Transferencias al archivo central

Las transferencias al Archivo deberán hacerse periódicamente cada año de acuerdo con

lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

Los Archivos de Gestión deberán mantener los documentos pertenecientes a las

vigencias anterior y actual únicamente para los documentos administrativos. Las demás

series se regirán por los tiempos determinados en las Tablas de Retención Documental.

Los documentos que se transfieran de los archivos de Gestion al Archivo Central del

ICETEX, almacenado en la Bodega de la firma contratada, como resultado de la

aplicación de las Tablas de Retención documental deberán estar totalmente organizados

técnicamente (clasificación, ordenación, descripción documental e inventario documental),

antes de ser enviados a la Bodega.

4.3.7 Transporte de las transferencias

La firma proponente deberá realizar el transporte de los documentos relacionados por el

ICETEX como resultado de las respectivas transferencias documentales de los archivos

de gestión de las oficinas del edificio de la Sede Central hasta el lugar donde se

encuentre la Bodega de la firma.



70

El transporte deberá realizarse en vehículos no blindados modelo 2003 en adelante, los

cuales deberán estar acondicionados en su parte técnica para proteger los documentos

bajo las medidas de seguridad y cuidado necesarios para que la información no sufra

daño alguno.


Transferencia de los Archivos de Gestión

BOGOTA Carrera 7 No. 32-16 Pisos 17,18, 19 y

20 de la Torre Norte de la ciudadela

Turística San Martín

Carrera. 3 No. 18-32

TEL: 3821670

4.3.8 Recepción de las transferencias

El contratista seleccionado recibirá para custodia en su bodega, las respectivas

transferencias documentales recogidas en el Edificio de la Sede Central o donde el

ICETEX así lo determine.

Deberá tener en cuenta la respectiva volumetría de las transferencias, y actualizar la

volumetría total del archivo del ICETEX.

4.3.9 Conservación de documentos de las transferencias

La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y

carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos que

van a ser objeto de las transferencias documentales desde el edificio de la presidencia o

el lugar que el ICETEX indique hasta la Bodega de Almacenamiento propia o en arriendo

en donde se almacene el Archivo Central de la Entidad.

En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan

su normal uso.



4.3.10 Consulta de los documentos

La firma contratista deberá realizar un procedimiento para las consultas de documentos

dentro de la Institución por parte de los funcionarios del ICETEX.



71

Deberá utilizar las guías y formatos utilizados por el Archivo General de la Nación como

afueras, y formatos de préstamo documental y los reglamentados por la Entidad de

acuerdo con sus procesos y procedimientos de Calidad.

Deberá presentar informes estadísticos mensuales de las consultas de los archivos de

gestión de las instalaciones del edificio central del ICETEX.

Además de las actividades descritas, la firma contratista deberá mantener al día los

archivos de gestión, proveyendo el servicio de consulta para los funcionarios del ICETEX

dentro de los horarios de jornada laboral del ICETEX, o en los eventos en que el ICETEX

así lo disponga.

La firma contratista deberá garantizar la estricta confidencialidad de los documentos

pertenecientes a los archivos de gestión.

4.3.11 Actualización de las tablas de retención documental

La firma contratista deberá actualizar las Tablas de Retención Documental, siguiendo toda

la metodología descrita por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 039 de 2002), si

durante el periodo de ejecución del contrato que resulte de está Selección Pública el

ICETEX sufriere cambios en su estructura orgánica.

4.4 TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION Y CONSULTA

DE APROXIMADAMENTE 455.000 TITULOS VALORES ACTUALES.

El contratista seleccionado deberá recoger en la ciudad de Bogotá aproximadamente

455.000 títulos valores en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y

custodia los títulos valores del ICETEX. Por lo anterior, el proponente debe indicar en su

propuesta el costo de recolección, transporte y almacenamiento de los 455.000 títulos

valores.

El proponente deberá demostrar que tiene la infraestructura necesaria para custodiar los

títulos valores y está en capacidad de proveer este servicio con las proyecciones citadas

anteriormente.

4.4.1. Transporte de aproximadamente 455.000 títulos valores actuales

Previo a esta actividad el contratista deberá realizar la actividad de Recepción de los

Títulos Valores.



72

El contratista seleccionado deberá recoger en la ciudad de Bogotá aproximadamente

455.000 títulos valores en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y

custodia los títulos valores del ICETEX.

La firma contratista deberá chequear uno a uno los títulos valores entregados por la firma

contratada por el ICETEX para la custodia y almacenamiento de los títulos valores,

identificando, nombre, Número de identificación, número de folios de cada garantía.

El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada de los 455.000

títulos valores cuya información es la siguiente: 1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad;

4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef; 8)nombre_benef; 9)ciudad_benef;

10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1; 13)identi_d1; 14)nombre_d1;

15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2; 19)identi_d2; 20)nombre_d2;

21)ciudad_d2; 22)direcc_d2; 23)telefo_d2; 24)secuencial; 25)elegibilidad.

Los títulos valores están conformados por el pagaré y la carta de instrucciones o de

compromiso, de dos a seis folios, tamaño oficio o carta, están grapados con gancho de

cosedora y guardados en bolsas plásticas y con un código de barras único para su

recuperación.

La firma seleccionada entregará al ICETEX una lista de chequeo de la actividad de

recepción realizada con la firma que actualmente custodia los títulos valores. La entrega

debe constar en un Acta.

La firma contratista deberá transportar aproximadamente 455.000 títulos valores que se

encuentran las instalaciones de la firma que actualmente almacena y custodia los

títulos valores del ICETEX y transportarlos a una Bodega de su propiedad o en arriendo

que cumplas con las especificaciones técnicas antes señaladas.

El transporte de aproximadamente 455.000 títulos valores se debe realizar en vehículos

para el transporte de documentos de valor (títulos valores) nivel nacional modelo 2003 o

superior dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el

transporte, los cuales deben ser blindados. Para el transporte de los títulos valores que

reposan en las IES el proponente deberá presentar tres alternativas de transporte de

valores con su respectivo nivel de seguridad.

La firma contratista deberá presentar los procedimientos de traslado de un lugar a otro,

indicando el número de cajas que va a transportar, los tiempos de recorrido, la cantidad

de envíos diarios y la totalidad de ellos.



73

El contratista seleccionada deberá garantizar la integridad de cada una de los títulos

valores y de sus unidades de conservación durante el traslado a su bodega


Títulos Valores

BODEGA FIRMA EXTERNA Calle 17 A No. 42 A 43 TEL: 3759270.

4.4.2 Almacenamiento de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales

La firma contratista deberá contar con una bodega en BOGOTÁ D. C. que reúna las

condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para el

almacenamiento y custodia de aproximadamente 455.000 títulos valores del ICETEX.

En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la

Nación una visita, para verificar las condiciones físicas y técnicas de la Bodega, una vez

adjudicada la licitación pública. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los

ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación.

La firma elegida deberá proveer del Espacio físico adecuado para el almacenamiento del

Archivo de aproximadamente 455.000 títulos valores del ICETEX, los estantes

necesarios para su ubicación física, las cajas X-300 y demás insumos necesarios que

garanticen su almacenamiento y seguridad.

Los oferentes deberán cumplir por lo menos con las condiciones mínimas del Archivo

General de la Nación, la resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración

de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la




almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la

adecuada conservación de los acervos documentales. Por tratarse de la custodia de

títulos valores se solicita que las bóvedas se encuentren debidamente protegidas contra

incendios, grabación de imagen y voz digital, así como control de acceso.

Para todas las actividades relacionadas con el almacenamiento se deben tener en cuenta

y rigen las mismas condiciones descritas en los numerales 4.2.2. y 4.2.3 y la lista de

condiciones mínimas de conservación y seguridad para los oferentes.

El proponente deberá presentar en su propuesta el costo mensual unitario de

almacenamiento y custodia de los 455.000 títulos valores.



74

En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de los 455.000

Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación

por escrito del ICETEX.

4.4.3 Custodia de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales

El contratista seleccionado garantizará la custodia de los 455.000 títulos valores del

ICETEX una vez sean entregados por la firma que actualmente tiene la custodia de los

mencionados títulos.

La firma contratista deberá custodiar el Archivo de los 455.000 títulos valores del ICETEX

en sus instalaciones, cuidando la integridad física de cada unidad documental.




Archivo de títulos valores del ICETEX.


* Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de

urgencia.

* Personal de vigilancia

* Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores


* Puertas cortafuego.



interior.








evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 5 de mayo de 2000).



75


solkafan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación







documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).

La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado.

La firma contratista deberá garantizar que cuenta en su instalaciones con Circuito cerrado

de televisión, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de

temperatura, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de

temperatura, de calor, humo y brigadas contra incendios, controles de roedores, de

insectos.



eléctricos.


seguridad como:

Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación,

sensorizados, red telefónica, red sistemas de computo, extintores automáticos, plantas


La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo de títulos valores del ICETEX

y los títulos valores transferidos posteriormente como resultado de su normal desarrollo.

En caso de extravío de un Titulo Valor, sin perjuicio de que la firma seleccionada adelante

a su costa el proceso de cancelación y reposición del Título Valor, ante el juez de la

jurisdicción competente en el territorio nacional, el ICETEX podrá imponer multa o hará

efectiva la cláusula penal pecuniaria a su elección. Para tales efectos la cláusula penal

pecuniaria cubrirá el 100% del monto de cada uno de los títulos extraviados.



76

Si en el evento de hacer efectivo un título valor por parte de quién designe el ICETEX o a

través de un tercero para adelantar la acción judicial del cobro ejecutivo, se evidencia que

dicho título valor no reúne los requisitos, el contratista que resulte seleccionado en el

presente proceso responderá por un monto del 100% de dicho título ejecutivo, sin

perjuicio de que éste sea llamado en garantía dentro de la respectiva actuación judicial

que se adelanta.

En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de los 455.000

Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación

por escrito del ICETEX.

4.4.4. Software y Hardware de los Títulos Valores

El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada de los 455.000

títulos valores.

El oferente deberá crear una base de datos parametrizable con las herramientas

tecnológicas con que cuenta el ICETEX, que se pueda visualizar a través del Programa

de Gestión Documental Mercurio 5.0

Se deberá crear una opción que permita la consulta en línea de los 455.000 títulos valores

del ICETEX a través del Programa de Gestión Documental Mercurio 5.0

Dentro de la aplicación los campos que debe tener la Base de datos de títulos valores

son lo siguientes:

1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad; 4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef;

8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1;

13)identi_d1; 14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2;

19)identi_d2; 20)nombre_d2; 21)ciudad_d2; 22)direcc_d2; 23)telefo_d2; 24)secuencial;

25)elegibilidad.

La firma contratista deberá registrar todos los 455.000 títulos valores el ICETEX.

4.4.5 Conservación de aproximadamente 455.000 Títulos Valores Actuales

La firma contratista deberá de ser necesario proveer todas las Unidades de Conservación

(cajas, y bolsas para garantizar la adecuada conservación de los 455.000 títulos valores

que van a ser objeto del transporte de la Bodega de la firma que tiene en la actualidad la

custodia de los títulos valores hasta la Bodega de su propiedad o en arriendo en donde

almacenará y custodiará los 455.000 títulos valores del ICETEX.



77

Así mismo deberá proveer aquellas cajas que por su continuo uso y manipulación

resulten deterioradas, rotas, desvencijadas.

En cuanto a las bolsas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan

su normal uso.



4.4.6 Consulta de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales

El ICETEX deja en claro que por política solamente se entregará el pagaré original en

caso de cancelación de la obligación o para la iniciación de cobro ejecutivo, de lo contrario

se entregará una fotocopia o se permitirá visualizar la imagen por el sistema Mercurio. Por

lo anterior el proponente deberá informar o indicar en la propuesta el costo unitario de

cada fotocopia.

La firma contratista deberá cotizar por las consultas de títulos valores ya sea consulta

inmediata o normal, incluyendo el costo de transporte en caso de requerirse. Deberá

cotizar por requerimiento del original o por copia. El promedio de consulta es de 320

títulos valores mensuales.

La firma proponente deberá garantizar la consulta, solicitudes de envío y recolección, vía

WEB., y deberá permitir la consulta, préstamo de títulos valores a los funcionarios

designados por el ICETEX para tal fin.

La firma proponente deberá establecer el procedimiento claro acerca del préstamo de

títulos valores del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de

los documentos requeridos y consultados.


tiempos estipulados para la entrega de los títulos valores.

Deberá garantizar un servicio de emergencia en la consulta de títulos valores que

garantice cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el

ICETEX, el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento.

Cualquier tipo de proceso relacionado con los Títulos Valores que por alguna causa

requiera su realización por fuera de las instalaciones de la firma oferente deberá

solicitarse previamente por escrito justificando su ejecución, al ICETEX.



78

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos,

de los títulos valores y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para

la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer

control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de


4.5 RECEPCIÓN EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES) Y

PUNTOS DE ATENCIÓN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL, TRANSPORTE,

VERIFICACIÓN FÍSICA Y JURÍDICA, DIGITALIZACIÓN, ALMACENAMIENTO,

CUSTODIA, CONSERVACIÒN Y CONSULTA DE LAS CARPETAS Y TÍTULOS

VALORES DURANTE LOS AÑOS 2010 AL 2012.

El contratista que resulte seleccionado deberá efectuar de igual forma la recolección y

digitación de carpetas de documentos que reposan en cada una de las IES, durante los

años 2010 al 2012 y en los puntos de atención del ICETEX pues la legalización de

créditos educativos aprobados por el ICETEX, se realiza en la Instituciones de Educación

Superior (IES) y en los puntos de atención del ICETEX es en estas instituciones y puntos

de atención en donde reposan las carpetas de documentos presentados por los

beneficiarios para soportar la información registrada en las solicitudes. Para estos efectos

se deberá ir a las respectivas IES por lo menos una vez a la semana.

De igual forma deberá realizar la recolección de todos los pagarés y carpetas de

beneficiarios del año 2009, que las IES le entreguen para recoger.

Así mismo y corolario a lo anterior, es necesario recoger los títulos valores en cada una

de las Instituciones de Educación Superior (IES) con las cuales ICETEX actualmente tiene

alianzas estratégicas y en los Punto de Atención del ICETEX los cuales se encuentran

ubicados en todo el país; en consecuencia, el proponente debe informar o indicar en su

propuesta el costo unitario de recolección y verificación jurídica en sitio (en cada una de

las IES y puntos de atención), transporte, verificación jurídica, digitalización,

almacenamiento, custodia y consulta de la carpeta del beneficiario y título valor, que

deben ser recolectados en las 364 Instituciones de Educación Superior I.E.S con las que

actualmente el ICETEX tiene convenios.

Si durante la ejecución del contrato el ICETEX suscribiera o cancelara un convenio con

alguna otra IES el contratista deberá incluirlo dentro de su plan de recolección y por ende

disponer de toda la logística para llevar acabo la operación de recolección.

El procedimiento a tener en cuenta en las diferentes etapas se describe a continuación:

Recepción, verificación chequeo Grupo de títulos 1. Verificar identificación y nombre beneficiario,

numero de folios de cada garantía entregada por la



79

valores Las Tareas son:

Verificación

IES y/o Puntos de Atención a nivel nacional.

2 .Lista de chequeo del estado del pagare

3. Lista de chequeo validez jurídica

4. Se consulta el WEB service suministrado por el

ICETEX y se actualiza el estado en el que se

encuéntrale crédito (Se requiere computador Portátil

para actualizar Web Service)

La información suministrada por el WebService será

la siguiente: 1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad;

4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef;

8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ;

11)telefo_benef; 12)tipoid_d1; 13)identi_d1;

14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1;

17)telefo_d1; 18)tipoid_d2; 19)identi_d2;

20)nombre_d2; 21)ciudad_d2; 22)direcc_d2;

23)telefo_d2; 24)secuencial; 25)elegibilidad.

5 Se imprime listado de títulos valores

recibidos que cumplieron lista de chequeo.

6 A través del WEB service se informa al

ICETEX el concepto jurídico emitido.

Características: Cada paquete conformado por 2 a 6

folios, tamaño oficio o carta, están grapados con

gancho de cosedora y guardados en bolsas plásticas

y cajas.

Transporte de las títulos valores Transporte de los títulos valore y carpetas

recolectados en las IES y en los puntos de Atención

y proveedores al sitio de almacenamiento, en

vehículos para el transporte documentos de valor a

nivel nacional modelo 2003 o superior dispuestos

para el adecuado almacenamiento y conservación

durante el transporte.

Almacenamiento Almacenamiento de los títulos valores y carpetas

recolectados en las IES y en los puntos de Atención

del ICETEX. Se tienen en cuenta los requerimientos

sobre instalaciones.

Custodia Custodia de los títulos valores y carpetas en este

ítem se tedian en cuenta todas las recomendaciones

emitidas por el Archivo General de la Nación

relacionadas con los sistemas de seguridad,



80

vigilancia y prevención.

Digitalización Digitalización – si pasa los chequeos de verificación

jurídica anteriores se digitaliza inmediatamente el

título valor.(escaneo mínimo 300 dpi) junto con la

carpeta de beneficiario (Carpeta Legal- Garantía y

soportes- Carpeta Comercial- Documentos

Soporte)se trasmiten vía Web Service al ICETEX.

Software y Hardware

Registro en base de datos de gestión documental y

almacenamiento de imágenes digitalizadas de los

títulos valores.

En este ítem se exige y evalúa el cumplimientos de

los requerimientos estipulados en los términos

referentes a Equipos de Computo Requerimientos

Mínimos), Software (Requerimientos Mínimos) y

espacios Locativos para Procesos Técnicos y

Consulta

Consulta de títulos valores En este ítem se exige los procedimientos de entrega,

copias y devolución de títulos valores.

El proponente deberá proveer un esquema automático de comunicación con las IES,

Centros de Atención del Icetex y Proveedores para desarrollar el proceso de recolección

de las carpetas de beneficiario y garantías de los créditos que permita:

Información en línea por parte de las IES de los requerimientos de recolección.

Programación inmediata de recolección de las garantías

Retroalimentación con las IES de las novedades relacionadas con el proceso de

recolección de carpetas de beneficiario y garantías

Retroalimentación con las IES y el ICETEX de los resultados del proceso de

Verificación Física y Jurídica de las garantías.

Transmisión en línea de la información resultante del proceso de Verificación

Física y Jurídica al ICETEX

Transmisión en línea de datos e imágenes correspondientes al Proceso de

Verificación Física y Jurídica, captura de datos y digitalización de los documentos.

Monitoreo por parte de ICETEX de todos los procesos desarrollados con las

garantías y carpetas de beneficiario de la entidad.

Monitoreo por parte del ICETEX en tiempo real de los procesos de comunicación

entre el proponente y los productores de garantías de créditos de la entidad (IES, Centros

de Atención y Proveedores.

El proponente deberá demostrar que tiene la infraestructura necesaria para custodiar los

títulos valores y está en capacidad de proveer este servicio con las proyecciones citadas

anteriormente



81

4.5.1 Recepción de los Títulos Valores y carpetas en las IES y Puntos de Atención a Nivel

Nacional

El contratista que resulte seleccionado deberá efectuar la recolección por lo menos una

vez a la semana de las carpetas de documentos y títulos valores que reposan en cada

una de las IES, previa verificación jurídica del título valor en sitio (IES) y en los puntos de

atención del ICETEX en todo el País.

Deberá presentar un documento claro acerca del procedimiento de recolección

indicando, tiempos y fechas de recolección, valor unitario de acuerdo con el peso. Valores

adicionales, cantidad de títulos recogidos, transporte. etc.

Ver: Proyección de número de títulos valores con su correspondiente carpeta por

Departamento.

Ver Proyección de Listado aproximado de Instituciones de Educación Superior.

Ver Proyección de Listado de los puntos de atención del ICETEX a nivel nacional.



82

PROYECCIÓN DE NUMERO DE TITULOS VALORES CON SU CORRESPONDIENTE CARPETA POR DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO 2010 2011

ANTIOQUIA 3.301 3.401

ATLANTICO 6.499 6.697

BOLIVAR 2.455 2.530

BOYACA 885 912

CALDAS 669 689

CAQUETA 120 123

CASANARE 42 43

CAUCA 330 340

CESAR 312 321

CHOCO 31 31

CORDOBA 432 445

CUNDINAMARCA 1022 1053

DISTRITO CAPITAL 21.957 22.628

HUILA 256 264

LA GUAJIRA 51 53

MAGDALENA 1080 1.112

META 245 252

NARINO 1.315 1.355

NORTE DE SANTANDER 1171 1.206

PUTUMAYO 44 45

QUINDIO 421 433

RISARALDA 628 648

SANTANDER 3.299 3.399

SUCRE 330 340

TOLIMA 673 693

VALLE DEL CAUCA 4.701 4.844

TOTAL 52.269 53.857

Proyección Anual

LISTADO APROXIMADO DE INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR

IES SNIES MUNICIPIO TIPO INSTITUCION

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ANDES UNIVERSIDAD

FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES

UNIVERSITARIOS DE URABA ANTONIO

ROLDAN BETANCUR APARTADO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA

EMPRESARIAL ALEXANDER VON HUMBOLDT ARMENIA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA DE ADMINISTRACION Y

MERCADOTECNIA DEL QUINDIO ARMENIA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ARMENIA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA ARMENIA UNIVERSIDAD

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- ARMENIA INSTITUCION



83

TECNOLOGICA

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE

DIOS BELLO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

POLITECNICO MARCO FIDEL SUAREZ BELLO

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION UNIVERSITARIA LASALLISTA CALDAS

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CARMEN DE

VIBORAL UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA CAUCASIA UNIVERSIDAD

INSTITUCION UNIVERSITARIA DE ENVIGADO ENVIGADO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MANIZALES MANIZALES UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES MANIZALES UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE CALDAS MANIZALES UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE MANIZALES MANIZALES UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MANIZALES UNIVERSIDAD

COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION ACADEMIA SUPERIOR DE

ARTES MEDELLIN

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION ACADEMIA TECNOLOGICA DE

COLOMBIA -ATEC- MEDELLIN

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION COLEGIATURA COLOMBIANA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION EDUCATIVA INSTITUTO

TECNICO SUPERIOR DE ARTES, IDEARTES MEDELLIN

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION UNIVERSITARIA ADVENTISTA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA DE INGENIERIA DE ANTIOQUIA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION

PUBLICA-ESAP- MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE

MERCADOTECNIA -ESCOLME- MEDELLIN

INSTITUCION

TECNOLOGICA

FUNDACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE

LAS AMERICAS MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA



84

FUNDACION UNIVERSITARIA BELLAS ARTES MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA ESUMER MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA LUIS AMIGO

FUNLAM MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA MARIA CANO MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA SEMINARIO

BIBLICO DE COLOMBIA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUCION UNIVERSITARIA SALAZAR Y

HERRERA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUTO TECNOLOGICO PASCUAL BRAVO MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA

CADAVID MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- MEDELLIN

INSTITUCION

TECNOLOGICA

TECNOLOGICO DE ANTIOQUIA MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD AUTONOMA

LATINOAMERICANA-UNAULA- MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD CES MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE MEDELLIN MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD EAFIT- MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MEDELLIN UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA MEDELLIN UNIVERSIDAD

COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE

CALDAS PENSILVANIA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION INSTITUTO DE

ADMINISTRACION Y FINANZAS PEREIRA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA

ANDINA PEREIRA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA



85

UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL

RISARALDA PEREIRA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD LIBRE PEREIRA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA -

UTP PEREIRA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA PUERTO BERRIO UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA CLARETIANA QUIBDO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO-

DIEGO LUIS CORDOBA QUIBDO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD CATOLICA DE ORIENTE RIONEGRO UNIVERSIDAD

POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA

CADAVID RIONEGRO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DE SABANETA

J. EMILIO VALDERRAMA SABANETA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA-CEIPA- SABANETA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION

TECNICA PROFESIONAL DE SAN ANDRES SAN ANDRES

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SAN ANDRES UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

SANTA FE DE

ANTIOQUIA UNIVERSIDAD

CORPORACION UNIVERSITARIA DE SANTA

ROSA DE CABAL-UNISARC-

SANTA ROSA DE

CABAL

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA DEL

NORTE

SANTA ROSA DE

OSOS

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA TURBO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR AGUACHICA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA ARAUCA UNIVERSIDAD

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ BARRANCABERMEJA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA BARRANCABERMEJA UNIVERSIDAD

CORPORACION EDUCATIVA -ITAE- BUCARAMANGA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION INTERAMERICANA DE

EDUCACION SUPERIOR-CORPOCIDES BUCARAMANGA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION UNIVERSITARIA DE

INVESTIGACION Y DESARROLLO - BUCARAMANGA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA



86

TECNOLOGICA FITEC BUCARAMANGA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE

BUCARAMANGA-UNAB- BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE SANTANDER BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN-UMB- BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS BUCARAMANGA UNIVERSIDAD

FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES

COMFANORTE -F.E.S.C.- CUCUTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA

SANTANDER CUCUTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD LIBRE CUCUTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA

SANTANDER OCAÑA UNIVERSIDAD

INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION RURAL-

ISER- PAMPLONA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA PAMPLONA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA DE SAN GIL -

UNISANGIL - SAN GIL

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD LIBRE SOCORRO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR VALLEDUPAR UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA INTERNACIONAL

DEL TROPICO AMERICANO YOPAL

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL BARRANQUILLA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION POLITECNICO DE LA COSTA

ATLANTICA BARRANQUILLA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION UNIVERSITARIA AMERICANA BARRANQUILLA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIAS

EMPRESARIALES, EDUCACION Y SALUD -

CORSALUD- BARRANQUILLA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DE LA COSTA

CUC BARRANQUILLA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA


LATINOAMERICANA - CUL BARRANQUILLA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA



87

CORPORACION UNIVERSITARIA REFORMADA -

CUR - BARRANQUILLA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA NAVAL DE SUBOFICIALES ARC

BARRANQUILLA BARRANQUILLA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

FUNDACION UNIVERSIDAD DEL NORTE BARRANQUILLA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE BARRANQUILLA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO BARRANQUILLA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD LIBRE BARRANQUILLA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD METROPOLITANA BARRANQUILLA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR BARRANQUILLA UNIVERSIDAD

COLEGIO MAYOR DE BOLIVAR CARTAGENA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION UNIVERSITARIA REGIONAL

DEL CARIBE -IAFIC- CARTAGENA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA NAVAL DE CADETES ALMIRANTE

PADILLA CARTAGENA UNIVERSIDAD

FUNDACION TECNOLOGICA ANTONIO DE

AREVALO CARTAGENA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

FUNDACION UNIVERSIDAD DE BOGOTA-

JORGE TADEO LOZANO CARTAGENA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA COLOMBO

INTERNACIONAL - UNICOLOMBO CARTAGENA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO

COMFENALCO - CARTAGENA CARTAGENA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUCION UNIVERSITARIA BELLAS ARTES

Y CIENCIAS DE BOLIVAR CARTAGENA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA CARTAGENA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CARTAGENA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DEL SINU - ELIAS BECHARA

ZAINUM - UNISINU - CARTAGENA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR CARTAGENA UNIVERSIDAD


TECNICA PROFESIONAL - HUMBERTO

VELASQUEZ GARCIA CIENAGA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

UNIVERSIDAD DE CORDOBA MONTERIA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DEL SINU - ELIAS BECHARA

ZAINUM - UNISINU - MONTERIA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA MONTERIA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA RIOHACHA UNIVERSIDAD



88


TECNICA PROFESIONAL DE SAN JUAN DEL

CESAR

SAN JUAN DEL

CESAR

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SANTA MARTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SANTA MARTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA SANTA MARTA UNIVERSIDAD

CORPORACION UNIVERSITARIA DE SUCRE

CORPOSUCRE SINCELEJO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE -

CECAR SINCELEJO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE SUCRE SINCELEJO UNIVERSIDAD

INSTITUTO TECNOLOGICO DE SOLEDAD

ATLANTICO SOLEDAD

INSTITUCION

TECNOLOGICA


EMPRESARIAL DE SALAMANCA BARRANQUILLA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA

DE NARIÑO -AUNAR- PASTO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUCION UNIVERSITARIA CENTRO DE

ESTUDIOS SUPERIORES MARIA GORETTI PASTO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE NARIÑO PASTO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD MARIANA PASTO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO BOGOTA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA MARIA CANO MEDELLIN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

COLEGIO MAYOR DEL CAUCA POPAYAN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA

DEL CAUCA POPAYAN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN POPAYAN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA

DE COMFACAUCA I.T.C. POPAYAN

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DEL CAUCA POPAYAN UNIVERSIDAD

FUNDACION CENTRO UNIVERSITARIO DE

BIENESTAR RURAL PUERTO TEJADA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA CENTRO

SUPERIOR CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO

SEDE

BUENAVENTURA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE BUGA INSTITUCION



89

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE CARTAGO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE PALMIRA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE ROLDANILLO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DEL DEPORTE CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA

LUMEN GENTIUM CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA PALMIRA UNIVERSIDAD

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE BELLAS

ARTES CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD LIBRE CALI UNIVERSIDAD

FUNDACION ACADEMIA DE DIBUJO

PROFESIONAL CALI

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE

CAMACHO - UNIAJC CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA MARIA CANO CALI UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD ICESI CALI UNIVERSIDAD

INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIOS DE

COLOMBIA - UNICOC CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA PALMIRA UNIVERSIDAD

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUDA TULUA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DEL VALLE CALI UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI CALI UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI PALMIRA UNIVERSIDAD

INSTITUTO DE EDUCACION TECNICA

PROFESIONAL - INTEP ROLDANILLO

INSTITUCION

TÉCNICA,

TECNOLÓGICA Y

PROFESIONAL

CORPORACION REMINGTON CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION CRES CALI INSTITUCION



90

TECNICO

PROFESIONAL

CORPORACION UNICIENCIA CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA UNIVERSIDAD

ESCUELA MILITAR DE AVIACION MARCO FIDEL

SUAREZ CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE CALI UNIVERSIDAD

CORPORACION EDUCATIVA CENTRO DE

ADMINISTRACION DE CALI CALI

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION ESCUELA SUPERIOR DE

ADMINISTRACION Y ESTUDIOS

TECNOLOGICOS-E.A.E.- CALI

INSTITUCION

TECNOLOGICA

FUNDACION TECNOLOGICA AUTONOMA DEL

PACIFICO CALI

INSTITUCION

TECNOLOGICA

FUNDACION UNIVERSITARIA SEMINARIO

TEOLOGICO BAUTISTA INTERNACIONAL CALI

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUTO DE EDUCACION EMPRESARIAL-

IDEE- CALI

INSTITUCION

TECNOLOGICA

INSTITUTO TECNICO NACIONAL DE

COMERCIO SIMON RODRIGUEZ CALI

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- CALI

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION DE ESTUDIOS

TECNOLOGICOS DEL NORTE DEL VALLE CARTAGO

INSTITUCION

TECNOLOGICA

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA FLORENCIA UNIVERSIDAD

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-

GUADALAJARA DE

BUGA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO MOCOA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO SIBUNDOY

INSTITUCION

TECNOLOGICA

ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO

GARAVITO BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE

LA SALUD BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVESITARIA EMPRESARIAL DE

LA CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA



91

INSTITUCION UNIVERSITARIA COLOMBO

AMERICANA - UNICA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE LA SALLE BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DISTRITAL-FRANCISCO JOSE

DE CALDAS BOGOTA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSIDAD DE BOGOTA-

JORGE TADEO LOZANO BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE LA SABANA CHIA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA

DE COLOMBIA CHIQUINQUIRA UNIVERSIDAD


DE COLOMBIA DUITAMA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC FUSAGASUGA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC GIRARDOT UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA IBAGUE UNIVERSIDAD

CORPORACION UNIVERSIDAD PILOTO DE

COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS

INDUSTRIALES BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSIDAD AUTONOMA DE

COLOMBIA -FUAC- BOGOTA UNIVERSIDAD

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y

AMBIENTALES UDCA. BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN-UMB- BOGOTA UNIVERSIDAD


DE COLOMBIA SOGAMOSO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE BOYACA UNIBOYACA TUNJA UNIVERSIDAD


DE COLOMBIA TUNJA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSIDAD CENTRAL BOGOTA UNIVERSIDAD



92

FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN N. CORPAS BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA MONSERRATE BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA


REHABILITACION BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA-INPAHU BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION EDUCATIVA TALLER 5

CENTRO DE DISEÑO BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

ESCUELA DE INGENIEROS MILITARES BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION DE EDUCACION NACIONAL DE

ADMINISTRACION-CENDA- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO NEIVA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA BOGOTA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA KONRAD LORENZ BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL META VILLAVICENCIO

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSIDAD PILOTO DE

COLOMBIA GIRARDOT UNIVERSIDAD

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE

EDUCACION SUPERIOR-CUN- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION UNIVERSITARIA LOS

LIBERTADORES BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD EAN BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD EL BOSQUE BOGOTA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSITARIA PANAMERICANA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA-

CORHUILA- NEIVA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE IBAGUE IBAGUE UNIVERSIDAD

CORPORACION ESCUELA DE ARTES Y

LETRAS BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION TECNOLOGICA AUTONOMA DE BOGOTA INSTITUCION



93

BOGOTA-FABA- TECNOLOGICA

INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIOS DE

COLOMBIA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS TUNJA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIMINUTO- CORPORACION UNIVERSITARIA

MINUTO DE DIOS BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA

ANDINA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION TECNOLOGICA SAN FRANCISCO

DE ASIS BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y

DESARROLLO BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION INSTITUTO SUPERIOR DE

CARRERAS TECNICAS-INSUTEC- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A

DISTANCIA UNAD BOGOTA UNIVERSIDAD

INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACION

TECNICA PROFESIONAL

ESPINAL

(CHICORAL)

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION CENTRO DE EDUCACION

SUPERIOR, INVESTIGACIÓN Y

PROFESIONALIZACION -CEDINPRO- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL


HOTELERIA Y TURISMO-ECOTET- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR

ESATEC BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION INTERAMERICANA TECNICA-FIT- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR

NUEVA AMERICA BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

POLITECNICO INTERNACIONAL INSTITUCION

DE EDUCACION SUPERIOR BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL



94

CORPORACION POLITECNICO COLOMBO

ANDINO BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION TECNICA DE COLOMBIA -

CORPOTEC- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION CENTRO DE ESTUDIOS

ARTISTICOS Y TECNICOS-CEART- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

CORPORACION INSTITUTO SUPERIOR DE

EDUCACION SOCIAL-ISES- BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

FUNDACION POLITECNICA - CORPO BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA

PROFESIONAL

INSTITUTO SUPERIOR DE CIENCIAS SOCIALES

Y ECONOMICO FAMILIARES-ICSEF- BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION DE EDUCACION DEL NORTE

DEL TOLIMA - COREDUCACION HONDA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL

COLOMBIANA - TEINCO BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

ESCUELA SUPERIOR DE CIENCIAS

EMPRESARIALES -INTESEG- BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION INTERNACIONAL PARA EL

DESARROLLO EDUCATIVO -CIDE- BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION JHON F. KENNEDY BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

CORPORACION UNIVERSAL DE

INVESTIGACION Y TECNOLOGIA -

CORUNIVERSITEC- BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR SAN

JOSE -FESSANJOSE- BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

ESCUELA DE SUBOFICIALES DE LA FUERZA

AEREA COLOMBIANA ANDRES M. DIAZ MADRID

INSTITUCION

TECNOLOGICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- MOSQUERA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA CHIA UNIVERSIDAD

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR

SAN MATEO BOGOTA

INSTITUCION

TECNICA



95

PROFESIONAL

CORPORACION INSTITUTO COLOMBO

ALEMAN PARA LA FORMACION

TECNOLOGICA-ICAFT- BOGOTA TYT

CORPORACION TECNOLOGICA DE BOGOTA BOGOTA

INSTITUCION

TECNOLOGICA

ESCUELA TECNOLOGICA INSTITUTO TECNICO

CENTRAL BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA MILITAR DE CADETE GENERAL

JOSE MARIA CORDOVA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA NEIVA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD MILITAR-NUEVA GRANADA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS VILLAVICENCIO UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD-COLEGIO MAYOR DE

CUNDINAMARCA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA LETICIA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC UBATE UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS BOGOTA UNIVERSIDAD

COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL

ROSARIO BOGOTA UNIVERSIDAD

FUNDACION UNIVERSIDAD DE AMERICA BOGOTA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD LIBRE BOGOTA UNIVERSIDAD

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION

PUBLICA-ESAP- BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

DIRECCION NACIONAL DE ESCUELAS BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CONSERVATORIO DEL TOLIMA IBAGUE

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN DE

CASTELLANOS TUNJA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE

COLOMBIA -UNIAGRARIA- BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONSO-

FUSA- BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL ESPINAL

FUNDES

ESPINAL

(CHICORAL)

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

FUNDACION UNIVERSITARIA SANITAS BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA DE COLOMBIA BOGOTA INSTITUCION



96

IDEAS UNIVERSITARIA


IBEROAMERICANA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

UNIVERSITARIA AGUSTINIANA-

UNIAGUSTINIANA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA


REPUBLICANA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

CORPORACION UNIVERSITARIA UNITEC BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA DE LOGISTICA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ESCUELA DE COMUNICACIONES FACATATIVA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

INSTITUCION UNIVERSITARIA LATINA -

UNILATINA BOGOTA

INSTITUCION

UNIVERSITARIA

ENS ACACIAS META

ENS ANTONIA SANTOS SANTANDER

ENS CENTRO DE ESTU PSICOPEDAGO BOGOTA

ENS CLAUDINA MUNERA CALDAS

ENS CRISTO REY SANTANDER

ENS DE ABEJORRAL ANTIOQUIA

ENS DE CALDAS CALDAS

ENS DE CONVENCION

NORTE DE

SANTANDER

ENS DE LA MOJANA SUCRE

ENS DE LA PRESENTACION CALDAS

ENS DE MANIZALEZ CALDAS

ENS DE MARIA RIONEGRO ANTIOQUIA

ENS DE MEDELLIN ANTIOQUIA

ENS DE NEIVA HUILA

ENS DE QUIBDO CHOCO

ENS DE RISARALDA RISARALDA

ENS DE SINCELEJO SUCRE

ENS DE SOCHA BOYACA

ENS DE STAS FARALLONES DE CALI VALLE DEL CAUCA

ENS DE URABA ANTIOQUIA

ENS DEL DISTRITO DE BARRANQUILLA ATLANTICO

ENS DEL NORDESTE ANTIOQUIA

ENS DEL QUINDIO QUINDIO



97

ENS DEMETRIO SALAZAR CASTILLO CHOCO

ENS DIOGENES A ARRIETA BOLIVAR

ENS DISTRITAL MARIA MONTESSORI BOGOTA

ENS DPTAL FEMENINA CORDOBA

ENS DPTAL JORGE ISAACS VALLE DEL CAUCA

ENS DPTAL NACIONALIZADA JUNIN CUNDINAMARCA

ENS DPTAL NUESTRA SEÑORA DE LA

ENCARNACION CUNDINAMARCA

ENS FEDERICO LLERAS ACOSTA VICHADA

ENS LA PRESENTACION SOATA BOYACA

ENS LEONOR ALVAREZ PINZON BOYACA

ENS MANUEL CANIZALEZ CHOCO

ENS MARIA AUXILIADORA ANTIOQUIA

ENS MARIA AUXILIADORA GRANADA META

ENS MARIA AUXILIADORA SOACHA CUNDINAMARCA

ENS MIXTA DISTRITAL MAGDALENA

ENS NACIONAL DE SENORITAS CAUCA

ENS NAL MIXTA PIEDECUESTA SANTANDER

ENS NOCAIMA CUNDINAMARCA

ENS NTA SRA DE LA PAZ BOGOTA

ENS NTA SRA DE LAS MERCEDES CHOCO

ENS NUESTRA SENORA DEL CARMEN BOLIVAR

ENS PARA SEÑORITAS DE SANTA MARTA MAGDALENA

ENS PEDRO JUSTO BERRIO ANTIOQUIA

ENS PIO XII PUPIALES NARINO

ENS PRESBITERO JOSE GOMEZ ISAZ ANTIOQUIA

ENS RAFAEL MARIA GIRALDO ANTIOQUIA

ENS SAGRADA FAMILIA URRAO ANTIOQUIA

ENS SAGRADO CORAZON CALDAS

ENS SAN CARLOS LA UNION NARINO

ENS SAN JUAN DEL CESAR LA GUAJIRA

ENS SAN PIO X CHOCO

ENS SANTA CLARA CAUCA

ENS SANTIAGO DE CALI VALLE DEL CAUCA

ENS STAS DE BUCARAMANGA SANTANDER

ENS VILLAVICENCIO META



98

LISTADO DE LOS PUNTOS DE ATENCIÒN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL

PUNTOS DE ATENCIÒN ICETEX

A NIVEL

NACIONA

L DIRECCION

TELEFONO FUNCIONARIO

ICETEX

FUNCIONARIO

OUTSORCING

Armenia Calle 21 No.16-31 Of.

202 7 44 40 98 fax

741 1773

Nelson Ceballos

[email protected].

co

Barranquill

a

Calle. 70 No. 53 74

Of 401

3567778,

3607499,

3607500,

3608261

Liliana Naranjo

Lnaranjo@icete

x.

gov.co

Edilberto Jimenez

[email protected].

co

Bogotá Cra. 3 No 18-32 382 1670 Ext.

Bucaraman

ga

Cra. 27 No. 52-60 6424148,

6428532,

6430566

Álvaro Martinez

amartinezg@ic

etex.gov.co

Gloria Triana

[email protected]

Cali Av.1aNorte No.7-37 6618658,

6618660,

6618661,

6618663

Juan Carlos

Arenas

jarenas@icetex

.

gov.co

Walter Osorio

Cartagena Cra. 32 No. 9-45 Of.

901/902 6647662,

6647662

Maria Elena

Sanchez

bolívar@icetex.

gov.co

Cúcuta Calle 9 No.0-136

Esquina 5710255,

5719779

Marleny

Ramirez

nortedesantade

[email protected]

o

Ibagué Calle. 8 No 3-07 2611039,

2618585

Ruth Becerra

Tolima2@icete

x.gov.co

Manizales Calle 23 No23-16

Piso 3 8845451,

8845848

Luisa Fernanda

Grisales

LGrisales@icet

ex.gov.co

Medellín Calle. 52 No. 47-42

Of. 1002

2512711,

2516597,

Carlos Vélez

cvelez@icetex.

Santiago



99

2519023,

2519716

gov.co

Montería Calle 31 No. 4-47

Piso 5 7816312,

7821066

Paola de la Hoz

Paternina

[email protected].

co

Neiva Cra.5ª No10-

38._Local 2

8713689,

871871690

Luz Stella

Andrade

Pasto Calle 18 No.24-29

P.3 7230497,

7234856

Raúl Yandar

raulyandar@ice

tex.gov.co

Pereira Calle 19 No.8-34 P-4 3250050,

3330837

Diana Maria Arias

Gutiérrez

[email protected]

Popayán

Calle 4 No. 1-15

8242368,

8244059

Jose Joaquin

Tovar Peña

[email protected]

ov.co

Quibdó Cra 2 No. 24-14

Of.209/210 6713380,

6716443

Lesvia Leonor

Liloy Murillo

LLILOY@icetex

.gov.co

Riohacha Calle 3ª No.6-10

Oficina 306

7286850,

7289351

Avenís Maria Gamez

Figueroa

Santa

Martha

Cra.3ª No.14-16

Local 102 4210216,

4214295

Lourdes

Margarita

Guerrero

Sincelejo Calle. 23No.19-28

P.1 Bancolombia 2822097,

2823218

Kevin Alexander Díaz

Madera

[email protected]

Tunja Calle 21 No 10-32 Of.

301

7427932,

7427933

Claudia Cristina Bello

[email protected]

Valledupar Calle 16B No.12-96

5706923,

5803471

Katherine Tatiana

Gutiérrez Barahona

[email protected]

.co

Villavicenci

o

Calle 38 No30a 64.

Of. 401/402 6622325,

6622542

Juan Carlos Céspedes

[email protected]

.co

Yopal Diag.15No-.15-70

Of.302 (3erPiso)

6320704,

6320705

Leidi Diana Pedraza

[email protected]



100

o

4.4.2 Transporte de Títulos Valores y carpetas

La firma contratista deberá transportar los títulos valores y las carpetas de beneficiario que

se encuentran en cada una de las Instituciones de Educación Superior (IES), en los

puntos de atención del ICETEX y proveedores con las cuales ICETEX tiene alianzas

estratégicas, y están ubicadas en todo el país; en consecuencia, el proponente debe

presentar en su propuesta el costo unitario de transporte, a precio global sin importar la

ciudad donde se realice la recolección y verificación jurídica.

El transporte de los títulos valores se debe realizar en vehículos para el transporte de

documentos de valor a nivel nacional modelo 2003 o superior dispuestos para el

adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte, los cuales deben ser

blindados. Para el transporte de los títulos valores que reposan en las IES el proponente

deberá presentar tres alternativas de transporte de valores con su respectivo nivel de

seguridad.

La firma contratista deberá presentar los procedimientos de traslado de un lugar a otro,

indicando el número de cajas que va a transportar, los tiempos de recorrido, la cantidad

de envíos diarios y la totalidad de ellos.

El contratista seleccionada deberá garantizar la integridad de cada una de los títulos

valores y de sus unidades de conservación durante el traslado a su bodega.

4.5.3 Verificación Jurídica de Cada uno de los Títulos Valores o Garantías de los

Créditos Educativos otorgados por el ICETEX.

La firma seleccionada en la presente contratación directa deberá realizar la actividad de

verificación de cada una de los títulos valores con todos los documentos adicionales y

carta de instrucciones. La firma contratista deberá realizar una lista de chequeo

estableciendo el estado de los títulos valores y su validez jurídica. La firma contratista

deberá imprimir la lista de chequeo, registrando las novedades encontradas y entregará

un informe dirigido a los supervisores del contrato con el respectivo concepto de

idoneidad del título. La revisión jurídica de cada uno de los títulos valores debe ser

efectuada por un profesional del Derecho con tarjeta profesional y experiencia de por lo

menos un (01) año después de expedida la tarjeta profesional, en revisión de títulos

ejecutivos. Si el título valor recogido en la IES respectiva no cumple con los requisitos, no

deberá recibirlo dejando constancia del hecho y la causal del no recibo e informar al

ICETEX de dicha no aceptación del título valor. En el evento de que el pagaré cumpla



101

con todos los requisitos, el contratista seleccionado deberá informar al ICETEX para que

este proceda a realizar el visado y/o autorización de pago. El contratista cargará en el

sistema o software indicado por el ICETEX los títulos ejecutivos que cumplieron todos los

requisitos de verificación jurídica. La revisión jurídica y cargue del sistema de los títulos

ejecutivos que cumplieron todos los requisitos no podrá exceder de tres (3) días hábiles

siguientes a la recolección del respectivo título en la respectiva IES. Lo anterior es de

estricto cumplimiento dado que la oportunidad en el giro depende de la verificación

jurídica del título valor. El ICETEX precisa que el contratista que resulte seleccionado

almacenará y custodiará los títulos valores que cumplieron todos los requisitos de

verificación jurídica.

La firma seleccionada deberá informar al ICETEX el concepto jurídico (CUMPLE O NO

CUMPLE) a través de WEB service, y en caso de no aceptación indicar la causal que

origina el rechazo.

A continuación se anexa la lista de chequeo:



102

LISTA DE CHEQUEO

PAGARE / CARTA DE INSTRUCCIONES A continuación se relacionan los aspectos que deben ser revisados en este documento. Digite X dentro del recuadro según sea el caso "SI" o "NO".

Pagaré Carta de

Instruciones

A- CARACTERISTICAS GENERALES SI NO SI NO

1. Pagaré – Carta de Instrucciones en ORIGINAL.

2. Pagaré – Carta de instrucciones en formato autorizado por del ICETEX.

3. Pagaré numerado.

4 Pagaré - Carta de Instrucciones constituidos a favor del ICETEX.

5. Espacios en blanco sin diligenciar en Pagaré y Carta de instrucciones.

6. Pagaré – Carta de Instrucciones sin enmendaduras ni tachones.

7. Pagaré – Carta de Instrucciones sin perforaciones ni rotos.

8. Pagaré – Carta de Instrucciones sin manchas ni sucio.

9. Texto legible en Pagaré y Carta de Instrucciones

B- REVISION DE FIRMAS Y HUELLAS DACTILARES

1. Nombre del Aspirante corresponde al registrado en el sistema.

2. Número de identificación del Aspirante corresponde al registrado en el sistema.

3. Pagaré – Carta de Instrucciones debidamente firmados por el Aspirante.

4. Huella dactilar del Aspirante impresa en Pagaré y Carta de Instrucciones

5. Dirección de residencia y ciudad diligenciada en Pagaré.

6. Número de teléfono de residencia diligenciado en Pagaré.

7. Número de teléfono de oficina diligenciado en Pagaré.

8. Número de teléfono celular diligenciado en Pagaré

9. Firma de Aspirante autenticada en Carta de Instrucciones.

Si Aspirante es menor de edad se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Nombre del Representante Legal.

2. Número de identificación del Representante Legal.

3. Pagaré – Carta de Instrucciones debidamente firmados por el Representante Legal.

4. Huella dactilar del Representante Legal impresa en Pagaré y Carta de Instrucciones





9. Firma de Representante Legal autenticada en Carta de Instrucciones.

C DEUDOR SOLIDARIO

1. Nombre del Deudor Solidario corresponde al registrado en el sistema.

2. Número de identificación del Deudor Solidario corresponde al registrado en el sistema.

3. Pagaré - Carta de Instrucciones debidamente firmados por el Deudor Solidario.

4. Huella dactilar del Deudor Solidario impresa en Pagaré y Carta de Instrucciones





9. Firma de Deudor Solidario autenticada en Carta de Instrucciones.



103

Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior ICETEX

Subdirección de Crédito y Cartera

División de Crédito

1. PAGARE

1.1 Constituido a favor del Icetex.

1.2 La promesa incondicional de pagar una suma determinadade dinero.

1.3 El nombre e identificación de la persona que debe hacer el pago.

1.4 El nombre e identificación de deudor solidario.

1.5 La indicación de ser pagadero a la orden o al portador

1.5 Registro de firma y huella de quien debe hacer el pago y del deudor solidario..

2. CARTA DE INSTRUCCIÓN

2.1 Constituida a favor del Icetex.

2.2. Autorización expresa e irrevocable para llenar en cuaquier tiempo los espacios dejados n blanco.

2.3 El nombre e identificación de la persona que debe hacer el pago.

2.4 El nombre e identificación de deudor solidario.

2.5 Registro de firma y huella de quien debe hacer el pago y del deudor solidario..

A continuación se relacionan los aspectos que deben ser revisados en este documento. Responda dentro del

recuadro según sea el caso "S" en caso afirmativo o "N" en caso negativo.

ADMINISTRACION DE GARANTIASLISTA DE CHEQUEO DE VALIDEZ JURIDICA

PAGARE Y CARTA DE INSTRUCCIÓN

4.5.4 Digitalización de Títulos Valores

La firma contratista deberá digitalizar inmediatamente los títulos valores del ICETEX que

cumplieron con los requisitos de verificación jurídica.

El proveedor deberá trasmitir vía WEB service, las imágenes digitalizadas de los títulos

valores y carpetas de beneficiarios contratista que cumplieron los requisitos de

verificación.

El contratista deberá entregar una base de datos de toda la documentación digitalizada.

La firma contratista deberá garantizar como mínimo:

Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.

Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para

adelantar el trabajo.



104

Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y

aplicaciones de digitalización de archivos.

La firma contratista deberá recomendar las previsiones que debe tener la Entidad

contratante para evitar la obsolescencia tecnológica.

Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o

terrorismo.

Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas

archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el

objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos

descriptivos.

El ICETEX verificará la organización de los documentos y archivos de conformidad con

las técnicas archivísticas para la realización de la digitalización.

Para el proceso de Digitalización el oferente no podrá trasladar parcial o totalmente el

archivo de Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y

aprobación por escrito del ICETEX.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE TITULOS VALORES

ACTIVIDADES TITULOS VALORES FIRMA

EXTERNA (455.000

TITULOS VALORES)

TITULOS VALORES

RECOLECTADOS EN LAS IES

Recepción, Verificación y Transporte 10 días Una vez a la semana

Almacenamiento inicial 1 día Una vez a la semana

Custodia Durante el tiempo del

contrato

Durante el tiempo del contrato

Digitalización N.A Una vez a la semana

Automatización 45 días Una vez a la semana

4.5.5 Almacenamiento de Títulos Valores y carpetas

La firma contratista deberá contar con una bodega en BOGOTÁ D. C. que reúna las

condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para el

almacenamiento, custodia y digitalización del Archivo de títulos valores y carpetas del

ICETEX.

En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la

Nación una visita, para verificar las condiciones físicas y técnicas de la Bodega, una vez



105

adjudicada la licitación pública. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los

ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación.

La firma elegida deberá proveer del Espacio físico adecuado para el almacenamiento del

Archivo de títulos valores del ICETEX, los estantes necesarios para su ubicación física,

las cajas X-300 y demás insumos necesarios que garanticen su almacenamiento y

seguridad.

Los oferentes deberán cumplir por lo menos con las condiciones mínimas del archivo

general de la nación, la resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración

de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la




almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la

adecuada conservación de los acervos documentales. Por tratarse de la custodia de

títulos valores se solicita que las bóvedas se encuentren debidamente protegidas contra

incendios, grabación de imagen y voz digital, así como control de acceso.

Para todas las actividades relacionadas con el almacenamiento se deben tener en cuenta

y rigen las mismas condiciones descritas en los numerales 4.1.1.2.2 a 4.1.1.2.8 y la lista

de condiciones mínimas de conservación y seguridad para los oferentes.

El proponente deberá presentar en su propuesta el costo mensual unitario de

almacenamiento y custodia de títulos valores.

En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de Títulos

Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por

escrito del ICETEX.

4.5.6 Custodia de Títulos Valores y carpetas.

El contratista seleccionado garantizará la custodia de los títulos valores y carpetas del

ICETEX una vez sean entregados por la firma que actualmente tiene la custodia de los

mencionados títulos y aquellos que el contratista recoja en cada una de la Instituciones de

Educación Superior.

La firma contratista deberá custodiar todo el Archivo de títulos valores y carpetas del

ICETEX en sus instalaciones, cuidando la integridad física de cada unidad documental.



106




Archivo de títulos valores del ICETEX.


* Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de

urgencia.

* Personal de vigilancia

* Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores


* Puertas cortafuego.



interior.








evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 5 de mayo de 2000).


solkafan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación







documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).

La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado.



107

La firma contratista deberá garantizar que cuenta en su instalaciones con Circuito cerrado

de televisión, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de

temperatura, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de

temperatura, de calor, humo y brigadas contra incendios, controles de roedores, de

insectos.



eléctricos.


seguridad como:

Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación,

sensorizados, red telefónica, red sistemas de computo, extintores automáticos, plantas


La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo de títulos valores del ICETEX

y los títulos valores transferidos posteriormente como resultado de su normal desarrollo.

En caso de extravío de un Titulo Valor, sin perjuicio de que la firma seleccionada adelante

a su costa el proceso de cancelación y reposición del Título Valor, ante el juez de la

jurisdicción competente en el territorio nacional, el ICETEX podrá imponer multa o hará

efectiva la cláusula penal pecuniaria a su elección. Para tales efectos la cláusula penal

pecuniaria cubrirá el 100% del monto de cada uno de los títulos extraviados.

Si en el evento de hacer efectivo un título valor por parte de quién designe el ICETEX o a

través de un tercero para adelantar la acción judicial del cobro ejecutivo, se evidencia que

dicho título valor no reúne los requisitos, el contratista que resulte seleccionado en el

presente proceso responderá por un monto del 100% de dicho título ejecutivo, sin

perjuicio de que éste sea llamado en garantía dentro de la respectiva actuación judicial

que se adelanta.

En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de Títulos

Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por

escrito del ICETEX.



108

4.5.7 Conservación de los Títulos Valores y carpetas

La firma contratista deberá de ser necesario proveer todas las Unidades de Conservación

(cajas, y bolsas para garantizar la adecuada conservación de los títulos valores y

carpetas que van a ser recogidos en las IES y en los puntos de atención del ICETEX a

nivel nacional hasta la Bodega de su propiedad o en arriendo en donde almacenará y

custodiará los títulos valores y carpetas del ICETEX.

Así mismo deberá proveer aquellas cajas que por su continuo uso y manipulación

resulten deterioradas, rotas, desvencijadas en el proceso de transporte o en el normal

ejercicio del uso y manipulación dentro de las instalaciones de la Bodega de su propiedad

o en arriendo en donde almacene los Títulos Valores del ICETEX.

En cuanto a las carpetas recogidas en las IES y puntos de atención, cuando estas

requieran de cambio por uso o manipulación, ya sea por indicación del ICETEX o por

iniciativa propia deberá proveerlas.

En cuanto a las bolsas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan

su normal uso.

El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio a la firma contratista

cuando a partir de la observación se evidencie dicha situación.

4.5.8 Software y hardware de Títulos Valores

El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada con todos los

títulos valores (455.000 títulos valores más los recogidos en las IES y puntos de atención.

El oferente deberá crear una base de datos parametrizable con las herramientas

tecnológicas con que cuenta el ICETEX, que se pueda visualizar a través del Programa

de Gestión Documental Mercurio 5.0

Se deberá crear una opción que permita la consulta en línea de los títulos valores del

ICETEX.

Dentro de la aplicación los campos que debe tener la Base de datos de títulos valores

son lo siguientes:

1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad; 4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef;

8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1;

13)identi_d1; 14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2;



109

19)identi_d2; 20)nombre_d2; 21)ciudad_d2; 22)direcc_d2; 23)telefo_d2;

24)secuencial; 25)elegibilidad

La firma contratista deberá registrar todos los títulos valores el ICETEX, (tanto los que se

tienen en la actualidad en custodia 455.000 títulos v los que se generen a partir de los

créditos otorgados durante las vigencias 2010, 2011 y el primer trimestre del 2012).

4.5.9 Consulta de Títulos Valores

El ICETEX deja en claro que por política solamente se entregará el pagaré original en

caso de cancelación de la obligación o para la iniciación de cobro ejecutivo, de lo contrario

se entregará una fotocopia. Por lo anterior el proponente deberá informar o indicar en la

propuesta el costo unitario de cada fotocopia.

La firma contratista deberá cotizar por las consultas de títulos valores ya sea consulta

inmediata o normal, incluyendo el costo de transporte en caso de requerirse. Deberá

cotizar por requerimiento del original o por copia. El promedio de consulta es de 320

títulos valores mensuales.

La firma proponente deberá garantizar la consulta, solicitudes de envío y recolección, vía

WEB., y deberá permitir la consulta, préstamo de títulos valores a los funcionarios

designados por el ICETEX para tal fin.

La firma proponente deberá establecer el procedimiento claro acerca del préstamo de

títulos valores del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de

los documentos requeridos y consultados.


tiempos estipulados para la entrega de los títulos valores.

Deberá garantizar un servicio de emergencia en la consulta de títulos valores que

garantice cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el

ICETEX, el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento.

Cualquier tipo de proceso relacionado con los Títulos Valores que por alguna causa

requiera su realización por fuera de las instalaciones de la firma oferente deberá

solicitarse previamente por escrito justificando su ejecución, al ICETEX.

En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos,

de los títulos valores y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para

la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer



110

control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de


El contratista deberá suministrar un software de administración documental que permita la

consulta en línea de la documentación histórica y de la documentación procesada en el

día a día que garantice:

Consulta de datos de los beneficiarios de créditos ICETEX

Consulta de calificación jurídica de garantías

Consulta de imágenes de garantías.

4.5.10 Capacitación

El contratista deberá garantizar el acompañamiento permanente a la entidad, las IES y los

constituyentes de créditos de Línea Fondos en Administración, de manera que la

capacitación e inducción previa y dentro del proceso garantice óptimos resultados en el

proceso y cada vez que el ICETEX lo requiera.

4.6 PRODUCTOS Y ENTREGABLES

A continuación se discriminan cada uno de los productos y entregables que debe entregar

el contratista al que se adjudique la licitación:

4.6.1 Generales

Entregable 1: Plan de Trabajo

Elaboración y presentación del Plan de Trabajo el cual incluya la metodología, los

procesos, procedimientos, controles, niveles de seguridad, información sobre tiempos

de recorridos de transporte, cantidad de envíos, recurso humano, físico y cronograma

para la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato. De igual manera.

Entregable 2: Plan de Emergencia de acuerdo con el numeral 4.2.3.1

Entregable 3: Procesos, Procedimientos, Controles y Niveles de Seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar los procesos y procedimientos y cadenas de

seguridad que se deben implementar como resultado del plan de trabajo para la ejecución

del contrato.



111

Entregable 4: Informes Estadísticos e Informes Definitivos

El proponente deberá presentar de acuerdo con el objeto del contrato informes de la

ejecución y desarrollo del contrato. Así como informes definitivos de las actividades de

recolección, de los archivos, de la volumetría (mensualmente). de las transferencias

documentales realizadas del edificio de la presidencia. Informes consolidados resultado

de estas actividades.

De igual manera, el proponente entregará de forma mensual o de acuerdo con el

requerimiento del ICETEX, informes estadísticos de las consultas normales, de

emergencia realizadas del Archivo Central y de los Títulos Valores del ICETEX en Ítems

separados.

Deberá presentar informes relacionados con la recolección en las IES, transporte,

verificación jurídica, custodia, volumetría, cantidad de pagarés en custodia (periódicos y

definitivos).

Todos aquellos informes que el ICETEX requiera y solicitud para verificar el cumplimiento

por parte del oferente en la ejecución del contrato.

4.6.2 Entregables: Transporte, Almacenamiento, Custodia, Conservación y

Consulta del Archivo Central del ICETEX

Entregable 5: Informe e inventario de la documentación que conforma el archivo

central el ICETEX

El proponente entregara el inventario del Archivo Central del ICETEX recibido en custodia

y un informe detallado del estado físico, cantidad de carpetas, cantidad de cajas

(volumetría) de la Totalidad del Archivo Central del ICETEX.

Se debe presentar el inventario en medio magnético.

Entregable 6: Inventarios periódicos del archivo

El contratista presentará de manera periódica (mensual) el inventario actualizado del

Archivo Central del ICETEX.

Entregable 7: Informes periódicos (Mensuales) de las consultas y de su

comportamiento



112

La firma contratista entregará informes periódicos mensuales a cerca del procedimiento de las

consultas del Archivo Central del ICETEX indicando las normales, urgentes, las efectivas y no

efectivas, las copias, digitales o físicas de acuerdo con los requerimientos y estado de los

documentos.

4.6.3 Entregables: Administración de los archivos de gestión de las instalaciones

del edificio de la presidencia del ICETEX

Entregable 8: Inventario, organización de los archivos de gestión y transferencias

documentales

Entregar la totalidad de las carpetas, legajos y cajas pertenecientes a los Archivos de

gestión debidamente rotulados para la identificación del archivo del ICETEX y ubicados

en los archivos rodantes de cada una de las áreas con su respectivo inventario

actualizado.

Realizar el inventario en el formato de transferencias y efectuar las transferencias

documentales de acuerdo a las vigencias y Tablas de Retención documental de la

Entidad.

Entregable 9: Informes periódicos (Mensuales) de las consultas y de su

comportamiento

La firma contratista entregará informes periódicos mensuales a cerca del procedimiento de las

consultas de los Archivos de Gestión, indicando las normales, urgentes, las efectivas y no

efectivas..

4.6.4 Entregables: Transporte, almacenamiento, custodia y consulta de aprox.

455.000 títulos valores actuales

Entregable 10: inventario de aprox. 455.000 títulos valores actuales

El proponente entregara el inventario de total del os 455.000 Títulos Valores recibidos en

custodia informe detallado del total de garantías recibido para custodia.

Se debe presentar el inventario en medio magnético.

Entregable 11: Almacenamiento de aprox. 455.000 títulos valores



113

El contratista establecerá en un documento la volumetría en metros lineales de la totalidad

de los 455.000 de títulos valores del ICETEX, que se encuentran en almacenamiento,

conservación, custodia y consulta.

4.6.5 Entregables: Recepción, transporte, verificación, digitalización,

almacenamiento, custodia y consulta de los títulos valores.

Entregable 12: inventario y verificación física y jurídica de los títulos valores

El proponente entregara el inventario de Títulos Valores recibido en custodia, informe

detallado del estado físico y validez jurídica (para los títulos nuevos) de cada uno de los

Títulos Valores.

El informe de la verificación jurídica de cada uno de los títulos valores deberá realizarse

semanalmente y reportar en el software definido por el ICETEX en los tiempos

establecidos por la entidad, es de estricto cumplimiento este reporte dada la importancia

que tiene para el proceso de giro.

Entregable 13: Almacenamiento de los títulos valores

El contratista deberá entregar la totalidad del archivo de Títulos Valores en los estantes y

lugar definido dentro de la Bodega ubicada en la ciudad de Bogotá, una vez verificada la

información física y jurídica de los Títulos Valores, y demás títulos que el ICETEX envíe

de acuerdo con el normal desarrollo de su operación.

El contratista establecerá en un documento la volumetría en metros lineales de la totalidad

del Archivo de títulos valores del ICETEX, que se encuentran en almacenamiento,

conservación, custodia y consulta.

Entregable 14: Digitalización de títulos valores

El contratista seleccionado entregará la base de datos de los Títulos Valores

digitalizados (los cuales cumplieron la verificación jurídica) y propondrá las políticas de

consulta y administración de los mismos. Entrega de Aplicación en la base de datos y el

software para consulta en Web de acuerdo con las especificaciones técnicas descritas en

estos términos de referencia.

Entregable 15: Inventarios periódicos de Títulos Valores



114

El contratista presentará de manera periódica (mensual) el inventario actualizado de los

Títulos Valores del ICETEX.

Entregable 16: Informes periódicos acerca de la recolección y verificación De

Títulos Valores

El contratista presentará de manera periódica (mensual) los informes relacionados con la

recolección y verificación jurídica de los Títulos Valores del ICETEX, indicando los títulos

recogidos por universidades, por líneas de crédito, las cantidades de títulos definidos

como viables y los definidos como no viables, así como el registro estadístico de los

criterios que definieron la no viabilidad de los títulos valores.

Entregable 17: Informes periódicos (Mensuales) de las consultas y su

comportamiento

La firma contratista entregará informes periódicos mensuales a cerca del procedimiento

de las consultas de los Títulos Valores, indicando las normales, urgentes, las efectivas y

no efectivas, las copias, digitales o físicas de acuerdo con los requerimientos y estado de

los documentos.

4.7 REQUISITOS DEL EQUIPO HUMANO

El Equipo Humano mínimo requerido para el desarrollo y cumplimiento del objeto del contrato

que se derive de la presente licitación pública, deberá contar con formación técnica o

tecnológica o profesional en Archivística, de acuerdo con sus funciones y responsabilidades

dentro de la ejecución del contrato, con experiencia en almacenamiento y custodia de

archivos centrales y/ administración y custodia de Títulos Valores. El ICETEX podrá en

cualquier momento verificar dicha información y en caso de incumplimiento de los requisitos

podrá solicitar el cambio de personal.

El Equipo Humano clave para el desarrollo y cumplimiento del objeto del contrato deberá

cumplir por lo menos con el siguiente perfil y experiencia. El no cumplimiento de tales

requisitos será causal de rechazo:

El Gerente del Proyecto: Deberá ser un profesional en archivística y contar como mínimo

con tres (3) años de experiencia en Gerencia de Proyectos de Gestión Documental.

Preferible con experiencia en almacenamiento y custodia de archivos y/o títulos valores

y/o gestión documental

El Profesional del Proyecto: Deberá ser un profesional en Archivistica con experiencia

mínima de dos (2) años en proyectos de Gestión Documental.

Preferiblemente en almacenamiento y custodia de archivos y/o títulos valores y/o gestión



115

documental.

El Equipo Humano mínimo requerido para la administración de los Archivos de gestión

deberá contar con el siguiente perfil y experiencia. El no cumplimiento de tales requisitos

será causal de rechazo:

Coordinador del Grupo de Administración de los Archivos de Gestión :

Un (1) Profesional con formación profesional en archivística y conocimientos en sistemas,

con experiencia mínima de 2 años en organización de archivos de gestión y manejo de

grupo. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la

Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental.

Equipo de auxiliares

Diez (10) Auxiliares con formación técnica o tecnológica en Archivística y conocimientos

en sistemas con experiencia mínima de un año en organización de archivos de gestión.

Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación

sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental.

El oferente deberá proporcionar al personal que estará en las instalaciones del edificio de

la Presidencia del ICETEX, los uniformes y distintivos de identificación. Además deberá

dotar al personal de elementos indispensables para la prestación del servicio tales como

cosedoras, perforadoras, bayetillas, lapiceros, linternas, impermeables, libros de registro,

etc.

El oferente deberá adjuntar las hojas de vida y las certificaciones académicas y de

experiencia del equipo humano clave para el desarrollo y cumplimiento del objeto del

contrato y del requerido para la administración de los archivos de gestión.

El proponente deberá dimensionar y presentar en su propuesta técnica el equipo humano

requerido para la revisión jurídica de cada uno de los títulos valores, lo cual se hará con

base en la información suministrada en el numeral 3.5.1 de los presentes términos de

referencia. La no presentación o presentación incompleta de dicho documento será

subsanable.

El equipo humano requerido para la revisión jurídica de cada uno de los títulos valores

como mínimo deberá contar con el siguiente perfil y experiencia:

Profesional del Derecho con tarjeta profesional y experiencia de por lo menos un (01) año,

después de expedida la tarjeta profesional, en revisión de títulos ejecutivos.



116

El oferente deberá adjuntar las hojas de vida y las certificaciones académicas y de

experiencia de los profesionales en derecho.

El ICETEX podrá en cualquier momento verificar dicha información y en caso de

incumplimiento de los requisitos podrá solicitar el cambio de personal.



117

CAPÍTULO V

5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN

5.1. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO

La información relativa al análisis, aclaración, verificación, evaluación y comparación de

las propuestas y las recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrán

ser conocidas por personas diferentes de los funcionarios de LA ENTIDAD que

estén adelantando el proceso de evaluación hasta que de él se corra traslado a los

proponentes, por tres (3) días hábiles, desde su publicación en la página Web

www.icetex.gov.co quedando a disposición de los proponentes en la Secretaría General

del ICETEX, para que dentro del mismo término los oferentes presenten las

observaciones escritas correspondientes, de conformidad con lo establecido en el

presente Pliego de Condiciones.

Todo intento debidamente comprobado de un proponente de ejercer alguna

influencia sobre el proceso de evaluación de las ofertas o sobre la decisión de

adjudicación de la Entidad contratante, dará lugar al rechazo de la oferta de ese

proponente.

5.2. TÉRMINO PARA EL ANÁLISIS DE HABILITACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS

OFERTAS.

Los estudios jurídicos, técnicos, tecnológicos y financieros necesarios para la habilitación

y los técnicos y económicos necesarios para la evaluación de las propuestas se

realizarán dentro del plazo previsto por la entidad. Durante este término EL ICETEX

podrá solicitar aclaraciones e informaciones adicionales sobre su oferta a cualquiera de

los proponentes. En ningún caso la oferta presentada podrá ser modificada, mejorada u

objeto de adición después del cierre del proceso de selección.

5.3. VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez presentadas las ofertas, EL ICETEX procederá a la verificación de los

documentos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros comprobando si estos se ajustan

o no a las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones.

La verificación y evaluación de las propuestas se adelantará por el Comité Evaluador

designado para el efecto de conformidad con el artículo 14 del Acuerdo de Junta

Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de Febrero de 2008 “ Manual de Contratación del

ICETEX”.

http://www.icetex.gov.co/



118

5.3.1 Verificación Jurídica (Pasa/ No pasa)

Los requisitos jurídicos exigidos en el numeral 3.1 “Contenido de Documentos Jurídicos”,

serán objeto de verificación por parte de LA ENTIDAD:

5.3.2 Verificación Financiera (Pasa / No Pasa)

Los requisitos financieros exigidos en el numeral 3.2 “Documentos de Contenido

Financiero”, serán objeto de verificación por parte de LA ENTIDAD.

En caso de no cumplir alguno de estos requisitos previo requerimiento si a ello

hubiere lugar, dentro del término establecido en este pliego, se rechazará la propuesta.

5.3.3. Oferta Económica

La propuesta económica deberá expresarse en pesos, en Moneda Legal Colombiana.

Para lo cual el proponente deberá diligenciar en su totalidad los tres formatos de acuerdo

con las vigencias allí estipuladas, so pena de RECHAZO. (Anexo 1)

El proponente indicará en el anexo 1, de la propuesta económica los valores unitarios

ofrecidos para cada ítem. En caso de presentarse errores aritméticos en la determinación

del valor total de la propuesta económica que superen el 1% del valor de la propuesta,

ésta será RECHAZADA.

Los valores unitarios propuestos contemplarán todos los costos directos, indirectos,

impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución

del contrato resultado del presente Proceso, teniendo en cuenta las especificaciones

técnicas contenidas en el presente pliego de condiciones.

Los precios unitarios contenidos en la propuesta y los que llegaren a pactarse en el

desarrollo de la ejecución del contrato, no estarán sujetos a ajuste alguno; razón por la

cual, el proponente deberá prever en su oferta que tiene que asumir los posibles

incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en la ejecución del

contrato por cambio de año.

Para que sea válida la corrección, las tachaduras, borrones o enmendaduras deberán

acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del

proponente. En caso contrario, se tomará como valido el texto original.



119

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a los textos. El valor total

de la oferta no podrá ser superior al cien (100%) por ciento del PRESUPUESTO OFICIAL,

so pena de RECHAZO, ni inferior al noventa (90%) por ciento del PRESUPUESTO

OFICIAL.

5.4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Solo serán objeto de evaluación las ofertas cuya verificación las habilite desde el punto

de vista jurídico y financiero.

Una vez efectuada la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes se

procederá a la evaluación de las ofertas teniendo en cuenta el ofrecimiento más

favorable para EL ICETEX y para los fines que ésta busca, según la cual la oferta más

favorable será aquella que teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de

escogencia y su ponderación sea la más ventajosa para la Entidad sin consideración a

otros factores.

El ICETEX efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los

ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los

estudios y deducciones de la Entidad o de los organismos consultores o asesores

designados para ello.

El ICETEX evaluará técnica y económicamente las propuestas hábiles y les otorgará

puntaje teniendo en cuenta los factores de calificación sobre un total de cien (100)

puntos, así:

5.5. CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE

Factor Técnico 60 PUNTOS

Experiencia del Oferente 30 puntos

Experiencia del Equipo Humano 15 puntos

Infraestructura 15 puntos

Apoyo a la Industria Nacional 10 puntos

Factor Económico 30 PUNTOS

TOTAL PUNTAJE ASIGNADO 100 PUNTOS



120

5.5.1. Factor Técnico (Máximo 60 Puntos)

Se calificará la experiencia cuando se tenga contratos con entidades públicas o privadas

de por lo menos hasta 10 años anteriores a la presente proceso de selección y que

vengan soportados con certificaciones expedidas por la entidad contratante que avalen el

resultado satisfactorio (bueno o excelente), alcanzado en el desarrollo de los mismos.

5.5.1.1 Experiencia especifica y cumplimiento del oferente (Máximo 30 Puntos)

La experiencia del proponente se calificará con base en los contratos de custodia de archivos

centrales y/o administración y custodia de títulos valores.

La asignación del puntaje se hará de acuerdo con la tabla enunciada a continuación, siempre

y cuando uno de los contratos certificados tenga como mínimo un valor correspondiente al

40% del valor del presupuesto oficial de la presente selección pública, y una de las

certificaciones presentadas debe corresponder a la administración y custodia de títulos

valores y su cuantía debe ser igual o superior al 40% del presupuesto oficial . En todo caso la

no presentación de la citada certificación y del contrato certificado dará una puntuación de 0

puntos.

FACTOR PUNTAJE

De 4 contratos en adelante. 30 Puntos

3 contratos 20 Puntos

2 contratos 10 Puntos

1 contrato o menos 0 Puntos

Si la OFERTA se presenta en consorcio o unión temporal, para efectos de la evaluación de la

experiencia se tendrá en cuenta la sumatoria de los proyectos exitosos presentados por los

miembros que la integran, en el marco de la puntuación de la tabla anterior.

El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas expedidas por el

contratante, la celebración, ejecución y cumplimiento de contratos que hayan sido ejecutados

o que se encuentren en ejecución, cuyo objeto corresponda a la prestación de servicios

especializados de gestión documental, enfocados a la ejecución de procesos de custodia,

almacenamiento de archivos centrales o similares.

Las certificaciones deberán contener el nombre de la entidad contratante, el contratista, el

objeto, el valor, el plazo y el cumplimiento satisfactorio del contrato. La certificación deberá

contener la dirección y el teléfono de quien la expida.



121

La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los eferentes, si

se advierten discrepancias entre esta información y lo establecido por la entidad, el

proponente incurrirá en causal de rechazo.

5.5.1.2 Experiencia del equipo humano (MÁXIMO 15 PUNTOS)

Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto

social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley

594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán

reunir los siguientes requisitos mínimos:

Servicios en procesos archivísticos de custodia, almacenamiento y descripción de

documentos.

La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o

ciencias de la información o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en

trabajos archivísticos.

La firma contratista deberá acreditar que cuenta con personal con profesionales con

formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable del

desarrollo de los procesos archivísticos que se le contraten. Haber desempeñado la

actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante certificaciones de

prestación efectiva del servicio. (Acuerdo 37 de 2002).

El Equipo Humano clave para el desarrollo de la prestación de servicios profesionales se

calificará con base en los factores que se describen a continuación relacionados con la

gerencia o participación de proyectos en la organización de fondos acumulados, y/o

administración de archivos, y/o administración y custodia de títulos valores, y/o

digitalización de archivos y/o gestión documental, para lo cual deberá adjuntar la

documentación requerida en el numeral 4.3 certificaciones académicas y hojas de vida.

La asignación del puntaje se hará de acuerdo con la siguiente tabla:

FACTOR PUNTAJE

El Gerente del Proyecto:

Si tiene postgrado(s) en proyectos de gestión documental y/o planeación organizacional y/o

organización de archivos. 4 puntos.

Si ha gerenciado más de dos proyecto(s de gestión documental y/o planeación

organizacional de archivos, preferiblemente en almacenamiento, custodia de archivos centrales y/o

administración y custodia de títulos valores con un valor como mínimo correspondiente al 50% del

valor del presupuesto oficial de la presente contratación directa. 2 puntos.

4 Puntos



122

Si no cumple ninguno de los dos citados factores. 0 puntos.

El Profesional del Proyecto. 4 puntos

Si ha participado en más de dos proyecto(s de gestión documental (almacenamiento,

custodia de archivos centrales y/o administración y custodia de títulos valores) como mínimo

correspondiente al 50% del valor del presupuesto oficial de la presente contratación directa. 2

puntos.

Si no cumple ninguno de los dos citados factores. 0 puntos

4 Puntos

Coordinador del Grupo de Administración. 4 puntos

Si ha participado en más de dos proyecto(s) de gestión documental (almacenamiento,

custodia de archivos centrales y/o administración y custodia de títulos valores) como mínimo

correspondiente al 50% del valor del presupuesto oficial de la presente contratación directa. 2

puntos.


4 Puntos

Equipo de Diez (10) Auxiliares. 3 puntos.

Si el Equipo lo conforman más de (10 auxiliares). 2 puntos.


3 Puntos

5.5.1.3 Infraestructura (Máximo 15 puntos)

La infraestructura será evaluada, teniendo en cuenta el cumplimiento de las condiciones

que se señalan a continuación. Se les otorgará un puntaje de acuerdo al cumplimiento de

condiciones de infraestructura que cumpla el proponente, así:

Planta de repuesto de energía

Planes de contingencia de acuerdo al caso fortuito o fuerza mayor.

Tecnología de punta para el manejo de los archivos.

Sistemas de extinción de incendios.

Circuito cerrado de televisión - grabación de imagen y voz digital.

Bóvedas con espacios ambientales controlados para almacenar medios ópticos,

magnéticos y documentales.

Sensores de temperatura y humedad relativa.

Construcciones sismorresistentes.

Monitoreo interno y externo

Sistemas automático de extinción de incendio

Estanterías fabricadas con marcos y vigas de acero y acabados en pintura

electroestática.

Controladores de acceso de personal.

Sensores de inundación y de humo

áreas totalmente identificadas y marcadas



123

Sistemas de ventilación control y renovación de aire (filtros de aire)

Control de plagas.

Vigilancia personalizada interna y externa las 24 horas del día.

FACTOR PUNTAJE

Si el oferente cumple con las 17 condiciones de conservación

y seguridad indicadas anteriormente en el numeral 4.2.1.3

15 Puntos

Si el oferente cumple con menos de 17 condiciones de

conservación y seguridad indicadas anteriormente en el

numeral 4.2.1.3

0 Puntos

FACTOR LEY 816 DE 2003 – APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL – 10 PUNTOS

El proponente podrá ofrecer la prestación de sus servicios con personal colombiano o con

personal extranjero o mixto. Se otorgarán diez (10) puntos a los proponentes que

ofrezcan sus servicios con personal 100% nacional y cinco (5) puntos a los proponentes

que ofrezcan sus servicios con participación de personal extranjero. Para tal efecto

deberá diligenciar el Anexo N° 9 de este Pliego de Condiciones:

Nota: En este factor de calificación, se otorgará el mismo tratamiento de bienes y servicios

nacionales a aquellos servicios originarios de los países con los que Colombia ha

negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los

cuales a las ofertas de servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento

otorgado a sus servicios nacionales. En este caso se demostrará con informe de la

respectiva Misión Diplomática Colombiana, que se acompañará a la oferta, sin el cual no

se considerará este tratamiento en el presente proceso de selección.

5.5.1.4 Propuesta económica. (MÁXIMO 30 PUNTOS)

Se verificará que el valor total de la oferta presentada sea menor o igual al 100% y mayor

o igual al 90% del valor del Presupuesto Oficial, si no cumple lo anterior, la propuesta no

será considerada para ningún efecto en la evaluación económica. Por lo tanto tendrá una

calificación de cero (0) puntos.

El ICETEX verificará aritméticamente las propuestas y en caso de presentarse errores

aritméticos en la determinación del valor total de la propuesta económica que superen el

1.0 % del valor de la propuesta, ésta será RECHAZADA.

El valor total de la Oferta Económica señalada en el FORMATO No. 01. de las

propuestas HABILITADAS, serán evaluadas teniendo en cuenta el valor corregido

aritméticamente.



124

Con el siguiente procedimiento:

Se determinará la media aritmética con el valor total de las propuestas incluidos todos los

costos. A la propuesta cuyo valor se encuentre inmediatamente por debajo de la media

aritmética, se le asignaran 30 puntos. A las demás ofertas se asignará puntaje así:

Para las propuestas inferiores a la Media Aritmética se asignará puntaje con la siguiente

fórmula:

3015Vm

VoVmP

Donde:

P = Puntaje a asignar

Vo = Valor de la oferta a calificar

Vm = Valor de la oferta inmediatamente por debajo de la Media aritmética.

Para las propuestas de valores superiores a la Media aritmética se asignará puntaje con

la siguiente fórmula:

3015Vm

VmVoP

5.5.1.5 Descuentos por multas o sanciones

A los proponentes que afirmen en su carta de presentación y/o acrediten en su propuesta que han sido

multados y/o sancionados por actos administrativos debidamente ejecutoriado, se le restaran cinco (5) puntos

por cada una de las multas o sanciones aplicadas del total de la clasificación.

Cuando el proponente acredite o manifieste en su propuesta que no han sido sancionados y el ICETEX

corrobore que dicha información no se ajusta a la realidad, la propuesta será rechazada de conformidad con

las causales de rechazo.



125

CAPÍTULO VI

8. DISPOSICIONES GENERALES DEL CONTRATO

8.1 OBJETO DEL CONTRATO

Prestación de servicios especializados en archivística y en la gestión documental, acorde

con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en los

términos de referencia, para lo cual llevará a cabo.

1) El transporte de la totalidad del Archivo Central de la Bodega del contratista actual

ubicada en la ciudad de Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, la custodia,

conservación, digitalización, eliminación y consulta del archivo del ICETEX.

2) La administración de los Archivos de Gestión en las instalaciones del edificio de la

Sede Central del ICETEX, el transporte, recepción, conservación de los documentos

transferidos desde los archivos de gestión.

3) El Transporte de los Títulos Valores ubicados en la Bodega del contratista actual en la

ciudad Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, custodia, conservación y

consulta de 455.000 títulos valores.

4)La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior (IES) y

Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional, el transporte a la Bodega del oferente,

verificación física y jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y

consulta de las carpetas y títulos valores durante 2010 al 2012..

8.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Acreditar, de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del

Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008, el cumplimiento

del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones,

riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el

representante legal o revisor fiscal según el caso.

2. Cuando el proponente sea Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas

naturales o jurídicas que lo integran, deberán certificar que se encuentran en cumplimiento

de la anterior obligación, al momento de presentar la propuesta.



126

3. No aparecer, el proponente (persona natural o jurídica) y/o su representante

reportado en el último Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la

República, de conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

4. El Proponente deberá implementar previo al inicio de la ejecución del contrato un

sistema de reporte de información de acuerdo a lo establecido en el presente pliego de

condiciones.

8.3 DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

1. Suministrar toda la información y documentación requerida en el pliego de

condiciones como obligaciones posteriores a la aceptación de la propuesta.

2. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de acuerdo con las obligaciones y

requisitos contenidos en la propuesta presentada y en el pliego de condiciones.

3. Ejecutar el objeto del contrato derivado de este proceso en el plazo establecido,

independiente de cualquier factor que se pueda generar en esta etapa.

4. Cumplir con el objeto del presente contrato, bajo la coordinación y control del

Supervisor.

5. Responder por el pago de los impuestos que cause la legalización y ejecución del

contrato.

6. Responder por todo daño que se cause a bienes, al personal que se utilice y a terceros

en la ejecución del contrato.

7. Mantener la información técnica del proyecto en absoluta reserva de conformidad con

el acuerdo de confidencialidad suscrito entre las partes.

8. Coordinar reuniones de seguimiento con EL ICETEX y con la supervisión del contrato.

9. Informar cualquier retraso, inconveniente, y cambio en el personal, y presentar plan de

corrección.

10. Cumplir con todos los requerimientos legales de contratación con sus empleados.

11. Presentar los informes de seguimiento exigidos por el supervisor o por EL ICETEX.

12. Suscribir las garantías establecidas en la cláusula de Garantías, y mantener

actualizada la vigencia de cada una de ellas, acorde a los plazos y condiciones allí

establecidas.

13. Cumplir todas las obligaciones contempladas en el pliego de condiciones, en la

propuesta y en el presente contrato y sus anexos, a su costa y riesgo, así como responder

frente a EL ICETEX por la ejecución eficiente y oportuna de las actividades objeto de este

contrato.

14. Cumplir con todas las obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, así

como todas las normas, leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan posteriormente y

que contemplen aspectos relativos a la ejecución del mismo. La periodicidad y demás

requisitos de los informes que deberá presentar EL CONTRATISTA durante la ejecución



127

del contrato serán establecidos por el supervisor del contrato durante la ejecución del

mismo.

15. Las demás establecidas en el pliego de condiciones y las que solicite EL ICETEX en

la ejecución del contrato.

8.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

1. Formular sugerencias por escrito sobre observaciones que estime convenientes en el

desarrollo del contrato, siempre enmarcadas dentro del término del mismo.

2. Ejercer el control sobre el cumplimiento de las condiciones contratadas, a través del

supervisor del contrato.

3. Verificar los pagos efectuados por EL CONTRATISTA de los derechos de publicación

del contrato en el Diario Único de Contratación Pública en la forma y plazos estipulados

en el contrato.

4. Verificar de manera permanente el cumplimiento por parte de EL CONTRATISTA de

las obligaciones relacionadas con el pago de salud, pensiones, ARP, Cajas de

Compensación, SENA e ICETEX.

5. Designar un supervisor para este contrato.

8.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo del contrato resultante de esta Selección Pública del Contratista será por el

término de dos (2) años, contados a partir de la Orden de Inicio que imparta el supervisor,

previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

8.6 VALOR DEL CONTRATO

El valor total del contrato es hasta por la suma de de CUATRO MIL OCHOCIENTOS

CUARENTA Y NUEVE MILLONES TRESCIENTOS SEIS MIL CUATROCIENTOS

DIECINUEVE CON SETENTA CENTAVOS MONEDA CORRIENTE ($4.849.306.419,70)

incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), según consta en el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal No. CDP VF-2009-025 de fecha 27 de Noviembre de 2009

expedido por el Coordinador de Presupuesto del ICETEX.

El valor del contrato derivado del presente proceso de selección, será el correspondiente

al valor adjudicado.



128

8.7 FORMA DE PAGO

El ICETEX cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato resultante de este proceso

de selección, así:

En mensualidades vencidas, previa presentación de un informe detallado en el que

indique las gestiones realizadas, acompañada de la certificación de recibo a satisfacción

expedida por el interventor o supervisor del contrato y de los recibos de pago con los

cuales acrediten estar al día en los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y

parafiscales, de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de

Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008. El Pago se hará mediante

transferencia electrónica a la cuenta que EL CONTRATISTA señale para tal fin.

El valor del presente contrato comprende todos los costos directos e indirectos derivados

de la ejecución; incluye entre otros los gastos de administración, salarios y prestaciones

sociales del personal, incremento salariales y prestacionales, desplazamiento, transporte

del equipo de trabajo, del contratista, honorarios, asesorías en actividades objeto del

contrato, impuestos a cargo del contratista, las deducciones a que haya lugar y en

general, todo costo en que incurra el contratista para la ejecución del objeto del contrato;

por consiguiente, EL ICETEX no reconocerá valor alguno por reajuste efectuados por el

contratista por concepto de costos, gastos, actividades adicionales que aquel requiera

para ejecutar el contrato y que fueron previsibles al momento de presentación de su

oferta. Se entenderá que todos los impuestos y deducciones generales del contrato corren

por cuenta del contratista.

Los desembolsos se efectuarán, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de

radicación de las cuentas debidamente aprobadas por el supervisor.

8.8 GARANTÍAS

El PROPONENTE seleccionado deberá constituir garantía “ENTRE PARTICULARES” que

ampare los siguientes riesgos:

De cumplimiento general del contrato, incluida: Por una cuantía equivalente al diez por

ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro

(4) meses más.

De calidad del servicio: Deberá garantizar la calidad del servicio contratado por el veinte

(20%) por ciento del valor del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del contrato y

cuatro (4) meses más.

De pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones del personal que EL

CONTRATISTA ocupe en el desarrollo del contrato, en cuantía equivalente al diez por



129

ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3)

años más.

En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución y/o el valor del contrato, el

contratista se compromete a mantener vigentes las garantías constituidas y a ampliarlas

por el plazo o valor resultante.

8.9 GASTOS

Todos los gastos inherentes a la legalización del contrato tales como timbres,

publicaciones, impuestos de cualquier naturaleza, seguros y garantías, serán a cargo del

proponente, así como todos los costos y/o gastos necesarios para la ejecución del objeto

del contrato de acuerdo con lo contenido en el pliego de condiciones y la propuesta

presentada

El ICETEX efectuará las retenciones que en materia de impuestos establezca la ley.

8.10 CONFIDENCIALIDAD DEL CONTRATO

El contratista se obliga a que él y las personas de su equipo de ejecución que lleguen a

tener acceso a la información técnica del proyecto suscriban el acta de confidencialidad o

quedará consignada en el contrato.

La información que le sea entregada o a la que tenga acceso EL CONTRATISTA en

desarrollo y ejecución del contrato, gozan de confidencialidad de la información por razón

del secreto profesional. Por ello toda información a la que tenga acceso EL

CONTRATISTA está protegida por las normas que rigen el secreto profesional y, por

tanto, solo podrá ser usada para fines inherentes a su actividad en desarrollo del contrato

que aquí se suscribe. La protección es indefinida, por lo que no se podrá hacer uso de ella

en ningún tiempo ni durante la ejecución del contrato ni una vez finalizado. Cualquier

incumplimiento a este compromiso podrá ser objeto de las sanciones que se pactan en el

contrato.

8.11 SUPERVISIÓN

EL ICETEX controlará el cumplimiento de las obligaciones por parte de EL

CONTRATISTA a través del supervisor que designe para el efecto la Entidad, el cual

ejercerá la supervisión del presente contrato conforme a lo dispuesto sobre el particular

en las normas internas expedidas para el efecto por EL ICETEX, así como en lo

estipulado en la presente minuta y en los artículos 22 y 23 del Acuerdo de Junta Directiva

del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008. EL ICETEX por conducto del supervisor



130

controlará y/o supervisará la ejecución de todas y cada una de las obligaciones y/o

actividades a cargo de EL CONTRATISTA, así como el cumplimiento de los

requerimientos técnicos y de calidad previstos en el presente contrato. EL

CONTRATISTA deberá prestar su colaboración y garantizar las facilidades y el suministro

de toda la información necesaria para que el supervisor pueda cumplir sus funciones de

supervisión y control. El ICETEX no ejercerá funciones de control de las actividades de

los subcontratistas. Las instrucciones impartidas por el supervisor, serán de forzosa

aceptación para EL CONTRATISTA, en todo lo que se refiere a los aspectos regulados

por las cláusulas del presente contrato, en todo caso, estas facultades no los autorizan

para impartir órdenes o instrucciones a EL CONTRATISTA que afecten la autonomía en

la gestión del objeto de este contrato, sino que se limitará a verificar el correcto

cumplimiento del mismo y a exigir la ejecución de los correctivos necesarios para

asegurar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA.

8.12 MULTAS

EI ICETEX, en caso de retardo o incumplimiento parcial de las obligaciones pactadas por

parte del CONTRATISTA, éste pagará a título de pena el uno (1%) por ciento del valor del

contrato, por cada día de retraso en el cumplimiento del mismo, sin que el monto total

exceda del diez (10%) por ciento del valor del contrato.

8.13 PENAL PECUNIARIA

En caso de incumplimiento definitivo de las obligaciones a cargo del contratista, éste

cancelará al ICETEX a título de estimación anticipada de perjuicios una suma equivalente

al veinte (20%) por ciento del valor del contrato.

El cobro de la penal moratoria y la penal pecuniaria acordadas en este contrato se harán

efectivas de la siguiente forma: en caso de existir saldos pendientes a favor del

contratista, EL ICETEX hará el descuento que corresponda de dichos saldos, para el

efecto, con la suscripción del contrato, el contratista autoriza de forma expresa e

irrevocable al ICETEX, para efectuar los correspondientes descuentos. En caso de no

existir saldos pendientes a favor del contratista, EL ICETEX solicitará el pago al

contratista quien deberá realizar el pago dentro de los quince (15) días siguientes al

recibo de la comunicación, en caso que el contratista no cancele la obligación, se acudirá

a los mecanismos previstos en la normatividad vigente sobre solución de conflictos.



131

8.14 OBLIGACIÓN ESPECIAL SOBRE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

EL CONTRATISTA se obliga con EL ICETEX, a no utilizar el objeto de éste contrato y/o

utilizar a la Entidad, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o

aprovechamiento, en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de

actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a actividades delictivas o a

transacciones o fondos vinculados con las mismas y a informar al ICETEX,

inmediatamente, cualquier sospecha o información que llegare a conocer relacionada con

este tema, respecto de las obligaciones derivadas del presente contrato.

En caso que EL CONTRATISTA, o cualquiera de sus representantes legales o miembros

directivos, figure en una lista de control de lavado de activos y financiación del terrorismo

o se encuentre vinculado en un proceso judicial o delitos fuentes, EL ICETEX podrá

unilateralmente dar por terminado el contrato, de conformidad con las políticas adoptadas

por la Junta Directiva del ICETEX, mediante Acuerdo N° 016 del día 3 de Abril de 2008.

8.15 MINUTA DE CONTRATO

La minuta de contrato corresponde a un modelo del contrato que estará sujeto a los

ajustes y modificaciones derivados de lo previsto en el pliego de condiciones, las

necesidades propias del contrato específico y el proceso de selección, la cual será

realizada con posterioridad al proceso de adjudicación.

MARTA LUCÍA VILLEGAS BOTERO

Presidenta



132

GLOSARIO

El siguiente Glosario de Términos se coloca como fuente de consulta y referencia

específicamente para esta Selección Pública.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y

del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez

finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y

controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de

Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de

la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía

en custodia.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el

fin de conocer la información que contienen.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y

conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento

y la conservación de los documentos de archivo.



133

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se

retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior

eliminación.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en

el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los

instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm

y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o

tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección

y/o reproducción.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en

otros soportes

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

IES: Instituciones de Educación Superior.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación



134

Norma NTC4095 ISAD G: Norma Internacional General de Descripción Archivistica.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer

secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y

la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en

papel.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de

gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra

de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse

también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e

informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características

específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo

vital de los documentos.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,

con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para

clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.



135

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración

documental vigentes.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios

y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases del ciclo vital.



136

ANEXO 01- PROPUESTA ECONOMICA MARZO – DICIEMBRE

2010

ITEM DESCRIPCIÓNUNIDAD DE

MEDIDA

CANTIDAD

ESTIMADA

(A)

COSTO

UNITARIO

(SIN IVA) (B)

COSTO

TOTAL(C=A*B)MESES ( D)

COSTO TOTAL

TIEMPO

PROYECTADO

(E=C*D)

IVA (F)

PROPUESTA

ECONOMICA

(INCLUIDO IVA)

G=E+F

1

GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

CENTRAL1.1 Transporte y custodia del Archivo Central ubicado en la bodega de la

firma externa en Bogotá a la bodega de la firma seleccionada.3

metros lineales 6.000 - NO APLICA - - -

1.2 Transporte y custodia de los documentos transferidos de los archivos

de gestiòn de las instalaciones de la Presidencia del ICETEX a la

bodega de la firma seleccionada. metros lineales 400 - NO APLICA - - -

1.3 Almacenamiento y Custodia del Archivo Central del ICETEX (Incluye

los meros lineales de los documentos transferidos de los Archivos de

Gestiòn del Edificio de la Presidencia)metro lineal/

mes 6.400 - 24 - - -

1.4 Digitalización del Archivo Central (30% del Total del Archivo) metros lineales 900 - 24 - - -

1.5 Consulta normal del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,

consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 960 - 24 - - -

1.6 Consulta urgente del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,


SUBTOTAL ARCHIVO CENTRAL ( 1 ) - - - -

2 GESTION DOCUMENTAL- ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS

DE GESTION DE LA PRESIDENCIA

2.1Admiunistraciòn de los Archivos de Gestiòn

Mes 1 24

SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS DE GESTIÒN ( 2 ) - - - -

3 ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES. - - - -

3.1Recolección de 455.000 títulos valores y transporte a la bodega del

contratista seleccionado (blindaje grado 1 y un escolta)

Título Valor (4 a

6 folios) / mes 455.000 - NO APLICA - - -

3.2 Transporte de los titulos valores y carpetas de beneficiarios recogidos

en las IES a la bodega del contratista seleccionado.Titulo valor (De

4 a 6 Folios)+

Car.Ben.115.236 NO APLICA

3.3 Verificacion fisica y juridica de cada uno de los titulos valores recogidos

en las IES 115.236 NO APLICA

3.5 Digitalizacion de Pagares por imagen Imagen 691.414 NO APLICA

3.4 Almacenamiento y custodia de títulos valores Título Valor (4 a

6 folios) / mes 570.236 - 24 - - -

3.5

Captura de informacion de titulos valores

Titulo valor (De

4 a 6 Folios)+


3.6 Consulta normal de títulos valores (incluye costos de fotocopias,

transporte, consulta web a todo costo)

Título Valor (4 a

6 folios) 43400 - 24 - - -

3.7 Consulta urgente de títulos valores (incluye costos de fotocopias,

original, transporte, consulta web a todo costo)

Título Valor (4 a

6 folios) 584 - 24 - - -

SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES ( 3 ) - - - -

4 CARPETAS DE BENEFICIARIOS - - - -

4,1 Verificacion y chequeo documental de carpetas de beneficiarios carpeta 115.236 - NO APLICA - - -

4,2 Digitalizacion de carpetas por imagen Imagen 2074242,06 - NO APLICA - - -

4,3 RecuperacionesTitulo valor (De

4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -

4,4 Actualizaciones Titulo valor (De


4,5 Codificación de expedientes Titulo valor (De

4 a 6 Folios)115.236 - NO APLICA - - -

SUBTOTAL CARPETAS DE BENEFICIARIOS ( 4 ) - - - -

TOTAL PROPUESTA ECONOMICA (1+2+3) - - - -

4. El numeral 3.4 Corresponde al valor mensual proyectado de tìtulos valores que se tienen màs los que se generen en las IES y Puntos de Atenciòn.

ANEXO No. 001. PROPUESTA ECONOMICA-PRESUPUESTO OFICIAL

Notas:

1. La propuesta econòmica incluye todos los costos de las actividades requeridas en los pliegos de condciones

3. En caso de que la firma seleccionada sea la empresa que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores, se entiende que no tendrà costo alguno para el ICETEX el transporte del Archivo

Central y de los Tìtulo Valores que se encuentran en dicha Bodega en Bogotà. Unicamente con el propòsito de hacer comparables econòmicamente las propuestas, se tomarà el costo promedio del ìtem

1.1 de las demàs propuiestas hàbiles, para sumarlo al valor de la propuesta presentada por la firma que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores.

2. Las cantidades presentadas son indicativas y podràn aumentar o disminuir durante la ejecuciòn del contrato de acuerdo con los requerimientos del ICETEX.



137

PROPUESTA ECONOMICA ENERO – DICIEMBRE 2011


MEDIDA

CANTIDAD

ESTIMADA

(A)

COSTO

UNITARIO

(SIN IVA) (B)

COSTO


COSTO TOTAL

TIEMPO

PROYECTADO

(E=C*D)

IVA (F)

PROPUESTA

ECONOMICA

(INCLUIDO IVA)

G=E+F

1











mes 6.400 - 24 - - -










Mes 1 24





Título Valor (4 a




4 a 6 Folios)+






6 folios) / mes 570.236 - 24 - - -

3.5


Titulo valor (De

4 a 6 Folios)+




Título Valor (4 a

6 folios) 43400 - 24 - - -



Título Valor (4 a

6 folios) 584 - 24 - - -















Notas:








138

PROPUESTA ECONOMICA ENERO – MARZ0 2012


MEDIDA

CANTIDAD

ESTIMADA

(A)

COSTO

UNITARIO

(SIN IVA) (B)

COSTO


COSTO TOTAL

TIEMPO

PROYECTADO

(E=C*D)

IVA (F)

PROPUESTA

ECONOMICA

(INCLUIDO IVA)

G=E+F

1











mes 6.400 - 24 - - -










Mes 1 24





Título Valor (4 a




4 a 6 Folios)+






6 folios) / mes 570.236 - 24 - - -

3.5


Titulo valor (De

4 a 6 Folios)+




Título Valor (4 a

6 folios) 43400 - 24 - - -



Título Valor (4 a

6 folios) 584 - 24 - - -















Notas:








139

ANEXO 002

RESUMEN DEL BALANCE GENERAL

(AL __ DE __ DE 200_)

Expresado en _____________

Razón Social del proponente o del integrante del Consorcio o Unión Temporal

_____________________________________________________________

ACTIVO CORRIENTE $______________________________

ACTIVO LARGO PLAZO $______________________________

ACTIVO TOTAL $______________________________

PASIVO CORRIENTE $______________________________

PASIVO LARGO PLAZO $______________________________

PASIVO TOTAL $______________________________

PATRIMONIO $______________________________

Los valores deben indicarse en moneda legal colombiana.

REPRESENTANTE LEGAL (Nombre y firma) C. C. No. ___________________

CONTADOR PÚBLICO (Nombre y firma) C. C. No. ___________________

REVISOR FISCAL (Nombre y firma) T. P. No. ___________________

Los suscritos firmantes hacemos constar que los datos consignados en el presente

formulario son verídicos y nos sometemos a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 222

de 1995. Firmamos bajo la gravedad de juramento.



140

ANEXO 003

RESUMEN DEL ESTADO DE RESULTADOS

(AL __ DE __ DE 200_)

Expresado en _____________

Razón Social del proponente o del integrante del Consorcio o Unión Temporal

INGRESOS OPERACIONALES $______________________________

COSTOS OPERACIONALES $______________________________

UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL $______________________________

GASTOS OPERACIONALES $______________________________

UTILIDAD OPERACIONAL $______________________________

INGRESOS NO OPERACIONALES $______________________________

GASTOS NO PERACIONALES $______________________________

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS $______________________________

PROVISIONES PARA IMPUESTOS $______________________________

UTILIDAD NETA $______________________________

Los valores deben indicarse en moneda legal colombiana.

REPRESENTANTE LEGAL (Nombre y firma) C. C. No. ___________________

CONTADOR PÚBLICO (Nombre y firma) C. C. No. ___________________

REVISOR FISCAL (Nombre y firma) T. P. No. ___________________

Los suscritos firmantes hacemos constar que los datos consignados en el presente

formulario son verídicos y nos sometemos a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 222

de 1995.



141

ANEXO 004

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

_________, ___ de ______ de 20091

Señores

ICETEX

Carrera 3ª. No. 18 – 32

Ciudad

Referencia: SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 006 de 2009

Respetados señores:

El(los) suscrito(s), actuando en nombre y representación de _______________2

ofrece(mos)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXy

declara(mos):

1. Que tengo(tenemos) poder y/o representación legal para firmar y presentar esta

Propuesta y, en consecuencia, que esta Propuesta y el Contrato que llegare a

celebrarse en caso de Adjudicación, compromete totalmente a la(s) persona(s)

(natural(es) y/o jurídica(s)) que legalmente represento.

2. Que ninguna otra persona o Entidad, diferente a las aquí nombradas, tiene

participación en esta oferta o en el Contrato que será el resultado de este proceso de

selección y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha oferta.

3. Que hemos estudiado, conocemos, entendemos y aceptamos el contenido de

todos los documentos que hacen parte del Pliego de Condiciones de la Selección

Pública del Contratista No. 006 de 2009 y sus Anexos, así como de todas las adendas

a los pliegos de condiciones, (______________________3), y demás condiciones e

informaciones necesarias para la presentación de esta Propuesta, y aceptamos

totalmente todos los requerimientos, obligaciones y derechos establecidos en dichos

Pliegos y documentos.

1 Indicar ciudad y fecha. 2 Indicar el nombre de la persona natural o jurídica Proponente. En el caso de Consorcio, Unión Temporal, debe incluirse el nombre de la asociación Proponente, así como el nombre de cada uno de sus integrantes. 3 Indicar el número y la fecha de cada una de las Adendas recibidas.



142

4. Que renunciamos a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación

de los documentos del presente proceso de selección.

5. Que reconocemos la responsabilidad que nos concierne en el sentido de conocer

técnicamente las características y especificaciones de los productos y servicios que nos

obligamos a producir y prestar y asumimos la responsabilidad que se deriva de la

obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para

presentar la Propuesta, sobre un examen cuidadoso de las características del negocio,

de conformidad con lo previsto en el Pliego de Condiciones.

6. Que aceptamos y reconocemos que cualquier omisión en la que hayamos podido

incurrir y que pueda influir en nuestra Propuesta, no nos eximirá de la obligación de

asumir las responsabilidades que nos lleguen a corresponder como futuros contratistas y

renunciamos a cualquier reclamación, reembolso o ajuste de cualquier naturaleza o

situación que surja y no haya sido contemplada por nosotros en razón de nuestra falta de

diligencia en la obtención de la información.

7. Que nuestra Propuesta básica cumple con todos y cada uno de los

requerimientos y condiciones establecidos en los documentos de la Selección Pública

del Contratista, sin incluir excepción o condicionamiento alguno para la Adjudicación.

8. Que no existe ninguna falsedad en nuestra Propuesta y que asumimos total

responsabilidad frente al ICETEX cuando los datos suministrados sean falsos o contrarios

a la realidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Penal y demás normas

concordantes.

9. Que la información suministrada con nuestra Propuesta no fija condiciones

artificialmente bajas con el propósito de obtener la Adjudicación del Contrato.

10. Que con la presentación de la propuesta nos comprometemos a cumplir TODOS los

requerimientos descritos en el presente pliego de condiciones.

11. Que aceptamos y autorizamos al ICETEX para que verifique la información

aportada con nuestra Propuesta.

12. En la eventualidad de que nos sea adjudicado el Contrato, nos obligamos

incondicional y solidariamente a:

(i) Firmar y ejecutar el Contrato, en los términos y condiciones previstos en el

Pliego de Condiciones de la Selección Pública del Contratista No. 002 de 2009, en la

minuta del Contrato y en sus Anexos.



143

(ii) Asumir todas las obligaciones emanadas de nuestra Propuesta y de la

Adjudicación hasta la efectiva suscripción del Contrato.

(iii) Cumplir dentro de los plazos fijados en el Pliego de Condiciones y en la

minuta del Contrato todos los trámites necesarios para la firma, legalización y ejecución

del mismo.

13. Que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, adjunto se presenta

la totalidad de la documentación solicitada en el mismo.

14. Que a solicitud del ICETEX me(nos) obligo(amos) a suministrar cualquier información

necesaria para la correcta evaluación de esta Propuesta.

15. Que la presente Propuesta consta de ________ (__) folios debidamente numerados.

16. Bajo la gravedad del juramento manifiesto (manifestamos) que:

(i) No me(nos) encuentro(encontramos) ni personal ni corporativamente,

incurso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en el

artículo 8 y 9 de la Ley 80 de 1993; el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 que adicionó el

literal j) al numeral 1° y un inciso al parágrafo 1° del artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y en el

numeral 4 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002 y demás disposiciones legales vigentes y

no me(nos) encuentro(encontramos) en ninguno de los eventos de prohibiciones

especiales para contratar;

(ii) No me(nos) encuentro(encontramos) incurso(s) en ninguna causal de

disolución y/o liquidación y que no me(nos) encuentro(encontramos) adelantando un

proceso de liquidación obligatoria o concordato;

(iii) No me(nos) encuentro(encontramos) en proceso de reestructuración según

lo previsto en la Ley 1116 de 20064.

(iv) No me(nos) encuentro(encontramos) reportado(s) en el Boletín de

Responsables Fiscales vigente, publicado por la Contraloría General de la República, de

acuerdo con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, en

concordancia con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

4 Indicar lo siguiente en caso de que un integrante del Proponente plural se encuentre en proceso de reorganización, según lo previsto en la Ley 1116 de 2006“__________, quien forma parte de Proponente plural _________, con una participación del ______ por ciento (__%) en el mismo, se encuentra en proceso de reorganización.



144

(v) He (hemos) cumplido con mi (nuestras) obligaciones de aporte con los sub-

sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones, así como mi

(nuestras) obligaciones de aporte a las Cajas de Compensación Familiar, al Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, de conformidad

con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX

N° 007 del 22 de febrero de 2008.

La información relativa al Proponente que podrá ser utilizada por EL ICETEX para todos

los efectos del presente proceso de selección es la siguiente:

Nombre del Proponente: _______________________________________

NIT del Proponente: _____________ Régimen: _____________________5

Representante legal del Proponente: ______________________________

Documento de identidad del representante legal del Proponente: ________

Dirección del Proponente:_____________________ Ciudad: ____________

Teléfono del Proponente:_____________________

Fax del Proponente:_____________________

Correo electrónico del Proponente:_____________________

Atentamente,

Nombre de cada uno de los integrantes del Proponente plural

_______________________________________________

Nombre y firma del representante legal o apoderado del Proponente

Nombre del Proponente

____________________________________________

Nombre y firma del representante legal o apoderado del Proponente

5 Indicar el régimen al que pertenece el Proponente: autoretenedor, gran contribuyente, régimen común, régimen simplificado, actividad económica.



145

ANEXO 005

PACTO DE INTEGRIDAD

El suscrito a saber ____________________________________, domiciliado en la ciudad

de __________________, identificado con ______________________ No.

______________ quien obra en ______________________________________, (Escribir

si obra en nombre propio o en calidad de representante legal de alguna persona natural,

jurídica, consorcio o unión temporal) y en adelante se denominará el PROPONENTE,

manifiesta su voluntad de asumir de manera unilateral, el presente PACTO DE

INTEGRIDAD, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

PRIMERO: Que EL ICETEX adelanta el proceso de Selección Pública del Contratista

No. 002 de 2009, cuyo objeto es “Seleccionar al contratista que ofrezca las mejores

condiciones para la prestación de los servicios especializados de atención al usuario, a

través de los siguientes canales: Contact Center, atención virtual, atención personalizada,

atención escrita y atención telefónica vía PBX. El seleccionado atenderá a los usuarios

actuales, potenciales del ICETEX y público en general, acorde con las especificaciones

técnicas y funcionales señaladas en el presente Pliego de Condiciones”.

SEGUNDO: Que es interés del PROPONENTE apoyar la acción del Estado Colombiano y

del ICETEX para promover la cultura de la probidad y fortalecer la transparencia en los

procesos de contratación.

TERCERO: Que siendo el interés del PROPONENTE participar en la SELECCIÓN

PÚBLICA DEL CONTRATISTA mencionada en el considerando primero, se encuentra

dispuesto a suministrar la información propia que resulte necesaria para aportar

transparencia y objetividad al proceso y en tal sentido suscribe el presente documento y

asume los siguientes compromisos:

1. EL PROPONENTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a

ningún funcionario público en relación con su propuesta, con el proceso de SELECCIÓN

PÚBLICA DEL CONTRATISTA, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del

contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.

2. EL PROPONENTE no permitirá que nadie, bien sea empleado suyo o un agente

comisionista independiente, o un asesor o consultor lo haga en su nombre.

3. EL PROPONENTE impartirá instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores y

a cualquiera otro representante suyo, exigiéndole el cumplimiento en todo momento de las

Leyes de la República de Colombia en el presente proceso de SELECCIÓN PÚBLICA



146

DEL CONTRATISTA y la relación contractual que podría derivarse de ella y les impondrá

las siguientes obligaciones:

No ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios del ICETEX, ni a

cualquier otro servidor público o privado que pueda influir en la adjudicación de la

propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia

sobre funcionarios públicos, pueda influir sobre la adjudicación de la propuesta.

No ofrecer pagos o halagos a los funcionarios del ICETEX, durante el desarrollo del

contrato que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta.

4. EL PROPONENTE no efectuará acuerdos o realizará actos o conductas que tengan por

objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de SELECCIÓN PÚBLICA DEL

CONTRATISTA.

5. EL PROPONENTE se compromete a verificar toda la información, que a través de

terceros deba presentar a la Entidad para efectos de este proceso de selección.

6. EL PROPONENTE asumirá la responsabilidad por el suministro de información

inconsistente, imprecisa o que no corresponda a la realidad, en el presente proceso.

7. EL PROPONENTE actuará bajo los principios de la ética, la moral, las buenas

costumbres, la probidad y en general bajo los principios de transparencia que rigen la

contratación administrativa.

8. EL PROPONENTE asume a través de la suscripción del presente compromiso, las

consecuencias previstas en este pliego de condiciones si se verificare el incumplimiento

de los compromisos de integridad.

9. El PROPONENTE manifiesta y garantiza a través de la suscripción del presente

documento, que conoce y respetará las reglas establecidas en el pliego de condiciones y,

en consecuencia, aceptará las decisiones que en cumplimiento del mismo tome la

Administración.

En constancia de lo anterior, y como manifestación de la aceptación de los compromisos

unilaterales incorporados en este pliego de condiciones, se firma el mismo en la ciudad de

Bogotá, D.C., a los ___ días del mes de _____ de ____.

___________________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL PROPONENTE



147

ANEXO 006

MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido el CONSORCIO

_______________________________________ para participar en la Selección Pública

del Contratista No. 006 de 2009 que tiene por objeto seleccionar propuesta para

XXXXXXX.

Integrantes del consorcio:

1. Nombre: _____________________________________________________

C.C. o NIT: ____________________________________________________

2. Nombre: _____________________________________________________

C.C. o NIT: ____________________________________________________

Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante: _____________

______________________________________________________________

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar el consorcio para participar en la SELECCIÓN PÚBLICA DEL

CONTRATISTA, sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el

contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de

las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.

3. Responder en forma solidaria por todas las actuaciones, hechos y omisiones que se

presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato.

4. No ceder su participación en el consorcio a otro integrante del mismo.

5. No ceder su participación en el consorcio a terceros sin la autorización previa de EL

ICETEX.

6. No revocar el consorcio durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DEL CONSORCIO: Para la organización del Consorcio,

hemos designado como Representante Legal a _______________, quien tendrá las

siguientes facultades:



148

1. _________________________________________________________

2. _________________________________________________________

3. _________________________________________________________

Para constancia se firma el presente documento en ________________, a los

___________ (____) días del mes de ______________ de ______.

NOMBRES Y FIRMAS: _____________________________________________

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo, su contenido podrá ser variado por

los PROPONENTES.



149

ANEXO 007

MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido la UNIÓN

TEMPORAL _________________________________________, para participar en la

Selección Pública del Contratista No. 002 de 2009, que tiene por objeto seleccionar

propuesta para XXXXXXXX

Integrantes de la Unión Temporal:

1. Nombre: _________________________________________________

C.C. o NIT:________________________________________________

2. Nombre: _________________________________________________

C.C. o NIT: ________________________________________________

Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante: _____________

______________________________________________________________.

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar la unión temporal para participar en la SELECCIÓN PÚBLICA

DEL CONTRATISTA, sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el

contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de

las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.

3. Responder ante las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la

propuesta y del contrato de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de

los miembros de la unión temporal.

4. No ceder su participación en la unión temporal a otro integrante de la misma.

5. No ceder su participación en la unión temporal a terceros sin la autorización previa de

EL ICETEX.

6. No revocar la unión temporal durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año

más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN TEMPORAL: Para la organización de la

Unión Temporal hemos designado como Representante Legal a ______

______________________________, quien tendrá las siguientes facultades:



150

1. _________________________________________________________

2. _________________________________________________________

3. _________________________________________________________

Para constancia se firma el presente documento en _______________, a los

___________ días del mes de ___________________ de _____.

NOMBRES Y FIRMAS: _____________________________________________

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser variado por

los PROPONENTES



151

ANEXO 008

MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

LITERAL D) DEL ARTÍCULO 18 DEL ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA DEL ICETEX

N° 007 DEL 22 DE FEBRERO DE 2008

Yo ______________________________________, identificado con cédula de ciudadanía

No. _____________, en mi calidad de _________________6 de la empresa

_______________________ con NIT No. _________, bajo la gravedad del juramento

manifiesto que la empresa ______________ ha cumplido durante los seis (6) meses

anteriores a la fecha de expedición de la presente certificación, con los pagos al sistema

de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes

parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo,

por lo que declaro que se encuentra a PAZ Y SALVO con las Empresas Promotoras de

Salud -EPS-, los Fondos de Pensiones, las Administradoras de Riesgos Profesionales -

ARP-, las Caja de Compensación Familiar, el ICBF y el Servicio Nacional de Aprendizaje -

SENA-.

____________________________

Firma

Identificación No. ________________________________

En calidad de: ___________________________________

Ciudad y fecha: __________________________________

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser ajustado por

los PROPONENTES.

6 La presente certificación debe ser firmada por el Revisor Fiscal. En el evento en que la empresa no tenga Revisor Fiscal,

la certificación deberá ser firmada por el Representante Legal de la misma. En caso que la empresa tenga menos de seis (6) meses de creada, deberá certificar el cumplimiento a partir de la fecha de su constitución.



152

ANEXO 009

APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003)

Personal que prestará sus servicios durante la ejecución del contrato objeto derivado del


SERVICIOS PROFESIONALES, TÉCNICOS U

OPERATIVOS ASOCIADOS AL PROCESO EN LAS

SIGUIENTES ACTIVIDADES:

Componente Nacional

(%)

Componente Extranjero

(%)

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