Enkelt-effektivt-engagerat!Stockholm 130415anna-gretha.johansson@ub.umu.se

Insiderflöden –arbetsprocesser runt beställningar från när och fjärran

Bakgrund till KB-ansökan

• Lånecentralerna hanterade stora mängder beställningar

• SAGA-systemet (KIB) med teknikstöd fanns redan inom delar av universitets-och högskolebiblioteksvärlden

• Umeå UB - en förstudie 2010 angående hantering/ hämtning av media med hjälp av handdatorer bl a

2

Deltagare i projektet

• Umeå universitetsbibliotek (samordning, projektledning)

• Informations- och lånecentralerna i samverkan, ILS– Malmö, Stockholm och

Umeå• Internationella biblioteket IB • Sveriges depåbibliotek

3

• Ansökan– Kartläggning av fjärrlåne-

och medieströmmar – en kvalitetssäkring

• Fick 349 000 Skr för 2012• + egeninsats för ILS • Tidsåtgång ca 7 månader för

projektledaren ½-tid

Till KB – avd för nationell samverkan

4

Syfte

• Syftet är att ta fram en modell för kartläggning av arbetsflöden och låneströmmar inom området fjärrlån- och medieförsörjning. Utgångspunkten skall vara ur ett användarperspektiv och modellen skall vara tillämpbar för både små och stora bibliotek.

5

ILS Malmö och ILS Stockholm

• Holmquist, JanCentraler i ett nytt

bibliotekslandskap (Dnr 109- KB 1263-2011)…

beslut om nedläggning av ILS Malmö och ILS Stockholm 2013

6

Styrgruppsbeslut

• ”Region Skånes fjärrlånehämtningar via Malmö stadsbibliotek”

• ”Länsbiblioteket Stockholm / Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån”

• ”Umeå/Umeåregionen / Reservationshantering av innestående media”

• IB kartlade sina egna fjärrlån7

Arbetsmetoder inom varje deltagande organisation• Bilda arbetsgrupper om 3-5

personer• Utse en kontaktperson inom

gruppen (ska ha kontakt med/rapportera till projektledare och styrgruppsrepresentant)

• Seminarium med projektledaren, gå igenom ansökan och KBs beslut + diskutera arbetssätt inom gruppen

8

Arbetsmetoder inom varje deltagande organisation (forts)

• Börja skissa på arbetsprocesserna (som text)

• Börja skissa desamma på en ritning

• Diskutera/rita i gruppen tills alla är överens om hur arbetsprocesserna ser ut idag

• Skicka den till projektledaren för en första bedömning/analys

9

120413

120426

Malin GillbergMargareta NyströmLena AK PerssonAgneta Alm Kellander

10

11

Internationella biblioteket 120329

Svante HenkelMats EkmanJunko SödermanAnna Berg

12

Internationella Biblioteket / Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån 120410 (förslag) rev 120605 + 120703

BOOK IT PLOCKlappar

2ggr/dagLIBRIS

Varje emE-POSTVarje em

TELEFONCa 9-16löpande

BREV/FAXVarje em

Finns

plockas

Ställs på utlåningshyllan

Lånas ut och skickas till länets

bibl enl sändningslista

Lånas ut dagligen till

övriga Sverige

Gula plastlådor/ Sv Bibl.transp

*Med B-post <2kg*Med Företags-

paket i övrigt

Finns påhämtbibl

Återlämnas så reservationen

slår till

Finns inte/0 hylla,

0bestånd mm

I depositionSom enstaka

Lån (6v lånetid)

*skicka krav*gör reservation

Meddela fjärrbiblioteket

Finns inte/utlånad

Remittera i LIBRIS

Internremiss SSB

INLÅN via utlandet

Letas igen av ny personal

hittas Hittas inte

Beläggafortlöpande

ILC1 telenr

Öppna biblioteket2 telenr- 1nr/plan

Skriver beställningen på särskilld blankett

Till språkansvarig

E-postVarje em

Reservera

Inköpsförslag till IB

Åter till beställaren pga ej inköp; slutsåld; nej till

utlandslån, vill ej betala utl; neg svar från utl. mm

13

T ex Länsbiblioteket Stockholm 120330

Britt Löfdahl Lena DalqvistAnnika Lissenko  Marie-Louise Sturk Leena Wathén    

Efter första mötet med projektledaren

14

Länsbiblioteket Stockholm 2012 april

Efter några träffar

15

Slutgiltig version

16

Anders Olsson

Ulrika Sjölin

Åsa Grubbström

Birgit Lindgren

17

18

Litteraturstudie angående arbetsflödesprocesser

Projektledaren har gått igenom följande:• Web of Science• Academic Search Elite• JSTORE• Library, Information Science & Technology

Abstracts • Nordiskt BDI-index• DIVA• Artikelsök• BBL, DIK-forum, • Ikoner, Google

19

Frågor?

Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar– en kvalitetssäkring

http://www.kb.se/bibliotek/Projektbidrag2/avslutade/Avslutade-projekt-2013/#Kartläggning

ProjektrapportDnr: 51-KB 954-2011

Beslutsnr: Natsam 2012:03

  

20