INOVA Company Objectives Driver (iCOD) Specifications

INOVA iCOD – Upravljanje efikasnošću kompanije | 1

iCOD Company Objectives Driver


S A D R Ž A J

1. UVOD ................................................................................................................... 3

2. FUNKCIONALNA ARHITEKTURA SW SISTEMA ........................................................ 5

2.1. DEFINISANJE PRAVILA .............................................................................................................................. 8

2.2. PLANIRANJE CILJEVA I KPI ....................................................................................................................... 12

2.2.1. Planiranje u iCOD ...................................................................................................................... 12

2.2.2. Definisanje odnosa između ciljeva i KPI-eva u ICOD ................................................................. 13

2.3. MERENJE PERFORMANSI ........................................................................................................................ 17

2.4. PRAĆENJE EFIKASNOSTI KOMPANIJE .......................................................................................................... 18

2.4.1. Kontrolna tabla – dashboard .................................................................................................... 18

2.4.2. Semafori ................................................................................................................................... 19

2.4.3. Tabelarno - grafičko praćenje ................................................................................................... 20

3. LOKALIZACIJA I IMPLEMENTACIONO OKRUŽENJE ................................................ 21

4. KLASIFIKACIJA ULOGA (ICOD) .............................................................................. 21

4.1. ULOGA - DEFINISANJE PRAVA PRISTUPA ............................................................................................ 22

4.2. ULOGA - DEFINISANJE ŠIFARNIKA ...................................................................................................... 22

4.3. ULOGA - DEFINISANJE ORGANIZACIONE STRUKTURE ........................................................................ 23

4.4. ULOGA - DEFINISANJE CILJEVA ........................................................................................................... 23

4.5. ULOGA - PLANIRANJE CILJEVA............................................................................................................ 24

4.6. ULOGA – KONTROLA UNOSA PLANOVA CILJEVA ................................................................................ 24

4.7. ULOGA - RUČNI UNOS KPIOVA ............................................................................................................ 25

4.8. ULOGA - AUTOMATSKI UNOS KPIOVA ................................................................................................. 25

4.9. ULOGA - KONTROLA UNOSA KPI MERENJA ........................................................................................... 26

4.10. ULOGA – PRAĆENJE REALIZACIJE CILJEVA ........................................................................................ 26

5. POSTUPAK UVOĐENJA ICOD SOFTEVRA U EKSPLOATACIJU .................................. 27

5.1. IDENTIFIKACIJA CILJEVA I KPI KOMPANIJE ................................................................................................... 27

5.2. ANALIZA POSTOJEĆEG INFORMACIONOG SISTEMA (IS) ...................................................................... 27

5.3. DEFINISANJE PROCESA UPRAVLJANJA CILJEVIMA KOMPANIJE ........................................................ 28

5.4. DEFINISANJE USLOVA ZA INSTALACIJU ICOD SOFTVERA ................................................................................. 28

5.5. INSTALACIJA SOFTVERA ................................................................................................................... 28

5.6. INTEGRACUJA PROCESA MERENJA I UNOSA KPI .............................................................................. 30

5.7. EKSPLOATACIJA I ODRŽAVANJE ICOD SOFTVERA .......................................................................................... 30

6. ZAKLJUČAK ......................................................................................................... 32


1. UVOD

iCOD je sistem za definisanje, praćenje i merenje ostvarivanja ciljeva preduzeća i

njegovih organizacionih jedinica i primenljiv je u bilo kojoj kompaniji. iCOD obezbeđuje

praćenje realizacije strategije i politike razvoja kompanije. Pomoću iCOD alata

omogućeno je definisanje i planiranje ciljeva koji se zatim prate (mere) korišćenjem

podataka informaciong sistema.

Tradicionalni koncept merenja performansi preduzeća podrazumevao je oslanjanje

isključivo na finansijske pokazatelje tih performansi. Mada su i danas finansijski

parametri uspešnosti preduzeća i njegovih delova nezamenljivi, oni nisu i dovoljni, jer

pokazuju određene nedostatke. Zato se i iCOD-u koristi pristup tzv. uravnotežene liste

ciljeva ili Balanced Scorecard.

Ovaj koncept poslovnog upravljanja podrazumeva da se za preduzeće u celini, kao i za

njegove organizacione delove, utvrđuje, prati i meri ostvarenje ciljeva u više oblasti ili

perspektiva poslovanja. Prema originalnom konceptu, koji je i najčešće u primeni,

preduzeće postavlja ciljeve u 4 osnovne perspektive (Slika 1):

- Perspektiva potrošača

o Praćenje performansi preduzeća na tržištu

o Praćenje odnosa prema potrošačima

o Merenje lojalnosti, konverzije, preporuka, izgubljenih potrošača

o Itd..

- Perspektiva unutrašnjih procesa

o Praćenje performansi preduzeća u efikasnosti vođenja internih

poslovnih procesa

o Merenje vremena ciklusa proizvodnje , pružanja usluge, škart, broj

zaposlenih itd.

o Itd.

- Perspektiva učenja i razvoja

o Performanse preduzeća u inoviranju i sticanju novih znanja

o Broj sertifikovanih zaposlenih, odslušanih stručnih kurseva, seminari,

godište zaposlenih, itd.

o Itd.


Slika 1. iCOD Upravljanje kompanijom - četiri perspektive.

- Finansijska perspektiva

o Praćenje finansijskih rezultata preduzeća

o Koje su finansijske strategije

o Planiranje investicija i ulaganja u rast poslovanja

o Merenje profita, cena, povraćaja investicija itd.

Poenta pristupa je da u svakoj od perspektiva menadžment vrši izbor ciljeva koji se

žele postići kao i merila kojima se kontroliše ostvarivanje tih ciljeva. Zatim se

kontinuirano prati ostvarivanje postavljenih ciljeva preko identifikovanih merila.

Suština uravnotežene liste ciljeva (Balanced Scorecard) jeste da je preduzeće uspešno

samo ako ostvaruje ciljeve u svim perspektivama istovremeno.

Stephen Covey „Ljudi i njihovi menadžeri rade toliko teško da bi bili sigurni da se

stvari odvijaju na pravi način tako da oni jedva imaju vremena da odluče da li rade

prave stvari“.


Treba raditi prave stvari i raditi stvari na pravi način. Potrebno je imati

dobru biznis strategiju

i

efikasne operacije

za davanja servisa i proizvoda

BSC (Balanced Scored Card) je okvir (framework) za uravnotežavanje Strategije i

Operacija

Balanced Scorecard je sistem za Upravljanje performansama koji može da se koristi u

organizacijama bilo koje veličine:

- da uskladi misiju i viziju sa korisničkim zahtevima i svakodnevnim poslom

- upravlja i ocenjuje biznis strategiju

- upravlja poboljšanjem efikasnošću operacija

- izgrađuje organizacione mogućnosti

- obaveštava o progresu sve zaposlene

Ovaj sistem dozvoljava da se mere finansijski i korisničke rezultati, operacije i kapacitet

organizacije i primenljiv je u privatnom i javnom sektoru

»Ono što meriš time i upravljaš - ne možeš upravljati onim što ne možeš izmeriti«

Naglasak je pomeren sa samo merenja finansijskih i ne finansijskih performansi ka

upravljanju biznis strategijom.

2. FUNKCIONALNA ARHITEKTURA SW SISTEMA

Na Slici 2. prikazuje se kontekst u kome radi iCOD softverski sistem za upravljanje

efikasnošću kompanijom. Rukovodstvo kompanije je glavni korisnik sistema. U sistemu

se na osnovu strateškog plana definiše plan realizacije ciljeva (strateški i operativni) po

raznim perspektivama i po različitim organizacionim nivoima (od vrha kompanije pa

nadole). Realizacija ciljeva se u najvećoj meri prati na osnovu podataka iz postojećeg

informacionog sistema (IS). Ako IS ne može da obezbedi sve podatke (podaci iz anketa)

oni mogu da se ručno unesu i kroz forme ovog softvera. Obično pri uvođenju iCOD

sistema u eksploataciju prvo se krene sa ručnim merenjem a zatim se tokom vremena

pređe na automatsko merenje KPI-a pomoću postojećeg informacionog sistema.


iCOD

Upravljanje

efikasnošću

Perspektive

Rukovodstvo

Strateški plan

Ručno

merenje

OJ IS

Odgovori IS

Zahtevi za merenje

Zahtev za ručna merenja

Odgovor ručna merenja

Slika 2. Kontekst iCOD sistema za upravljanje efikasnošću kompanije.

Softverski sistem za “Upravljanje efikasnošću kompanije” iCOD sastoji se iz sledećih

glavnih podsistema (Slika 3.):

1. Definisanje pravila

1.1. Definisanje strateških ciljeva

1.2. Definisanje operativnih ciljeva

1.3. Definisanje KPI

1.4. Baždarenje instrumenata

1.5. Itd.

2. Planiranje ciljeva i KPI

2.1. Formiranje strateških planova (višegodišnji planovi)

2.2. Formiranje operativnih planova (planiranje na godišnjem, mesečnom,

nedeljnom nivou)

2.3. Itd.

3. Merenje performansi

3.1. Definisanje dinamike merenja

3.2. Definisanje procedura za automatsko i ručno merenje

3.3. Uspostava procedura za automatsko i ručno merenje

3.4. Merenje ciljnih veličina

3.5. Nadzor nad merenjem performansi

3.6. Itd.


Slika 3. Funkcionalni podsistemi iCOD Softvera za upravljanje efikasnošću kompanije.

4. Praćenje efikasnosti kompanije

4.1. Definisanje Dashboard-ova (Instrument tabli)

4.2. Prezentacija BSC (instrumenti, tabele, grafikoni)

4.3. Evidentiranje odstupanja

4.4. Navigacija kroz organizacionu hijerarhiju (drill down)

4.5. Navigacija kroz hijerarhiju ciljeva

4.6. Itd.

Na Slici 3. prikazuje se međusobni odnos softverskih podsistema. Sa jedne strane podsistem

za definisanje ciljeva obezbeđuje podatke o planiranim ciljevima (strateški, taktički,

operativni). Sa druge strane vrši se kontinuirano merenje realizacije ciljeva preko takozvanih

KPI (Key Performance Indicators) i ti podaci beleže u bazu podataka. Sve to koristi podsistem

za praćenje efikasnosti kompanije koji omogućava da rukovodstvo na lak način preko

kontrolnih tabli prati realizaciju ciljeva.


2.1. DEFINISANJE PRAVILA

iCOD podsistem „Definisanje pravila“ omogućava pored klasičnih šifarnika definisanje svih

bitnih koncepata vezanih za upravljanje ciljevima kao i njihove međusobne veze. Najvažnije

aktivnosti koje pokriva ovaj podsistem su:

Definisanje perspektive poslovanja kompanije

Identifikacija i definisanje strateških ciljeva

Identifikacija i definisanje operativnih ciljeva

Definisanje hijerarhijske strukture ciljeva

Identifikacija i definisanje ključnih indikatora poslovanja (KPI)

Grupisanje KPI po ciljevima i organizacionim celinama

Baždarenje instrumenat tabli

Definisanje i izmena svih šifarnika (jedinice mere, klasifikacija KPI, vremenski

periodi Itd.)

Realizacija ciljeva treba da se planira u: godinama, kvartalima, mesecima nedeljama, zavisno

da li cilj spada u kategoriju strategije ili operacija. Tokom planiranja jedan strateški cilj se

dekomponuje na podciljeve nižeg nivoa koji još uvek mogu biti strateški, a zatim se ovi dalje

dekomponuju na operativne ciljeve, Na taj način se formira hijerarhija ciljeva. Ciljevi na

najnižim nivoima se dovode u vezu sa KPI-evima preko kojih se meri njihova realizacija.

Ciljevi na višim nivoima se ne povezuju sa KPI-evima već se stepen njihove realizacije

određuje automatski na osnovu stepena realizacije njihovih podciljeva. Softver obezbeđuje

algoritme za tu automatiku i ti algoritmi su poprilično složeni jer treba često porediti i

sumirati „babe i žabe“.

Na Slici 4. Prikazana je iCOD forma koja omogućava definisanje ciljeva, KPI-a, njihove

hijerarhijske povezanosti, itd.


2.1.1. Definisanje KPI-jeva u iCODu

iCOD omogućava definisanje proizvoljnog broja KPI pokazatelja. Definisanje KPI je složeno i

pre kreiranja KPI potrebno je upoznati se sa svim osobinama KPI koji se definiše u sistemu.

Pregledne forme omogućavaju pregled i izmenu svih KPI i njihovih osobina.

Lista KPI prikazana na slici 5. prikazuje sve KPI koji su definisani na sistemu. Pored naziva KPI

u tabeli se mogu videti i podaci o tipu merenja (automatsko, ručno), zatim definisane

jedinica mere, kao kategorija KPI. Sa ove forme može se ući u dalju administraciju i izmenu

KPI ili se on može izbrisati.

Posebno korisna opcija je kategorizacija KPI, tako da se KPI koji služe za merenje određenih

pokazatelja mogu lako grupisati u prethodno definisane kategorije. Kategorije su fleksibilne i

definišu se kroz paramterizaciju sistema.

U slučaju velikog broja KPI može se koristiti i mehanizam za filtriranje KPI, gde se pretraga

vrši po kategoriji i frekvenciji merenja.

Slika 4. iCOD forma za definisanje ciljeva, KPI-a, njihove hijerarhijske povezanosti.

Pregled hijerarhije ciljeva po

perspektivama Definisanje strateških i

operativnih ciljeva za perspektivu

Dodavanje KPI-jeva operativnim

ciljevima

Definisanje odgovorne

organizacione jedinice


Slika 5. iCOD forma za izbor odgovarajuće instrument table za prikaz KPI-a.

Izmena samih KPI omogućava fino podešavanje same prirode KPI i njegovih parametara

treba da budu prilagođeni onome što se pomoću tog KPI meri.

iCod sistem podržava različite tipove KPI-jeva, semofore, inverzne semafore, ravnotežne

semafore itd. Izbor tipova KPI-jeva vrši se kroz posebnu formu gde su pomoću instrument

tabli prikazani različiti tipovi KPI. Nakon izbora tipa KPI odnosno instrumenta pomoću koga

će se KPI meriti, potrebno je i taj instrument podesiti („baždarenje instrumenta“), tako da se

ponaša onako kako nam je to u datoj situaciji potrebno.

Svaki KPI se dodeljuje oređenoj organizacionoj jedinici, a posebno se u okviru forme na slici

6. „Izmena KPI definišu“ i osobe odgovorne za merenje KPI.


Slika 6. iCOD forma za izmenu parametara i osobina KPI-a.

Na Slici 7. Prikazana je posebna iCOD forma koja omogućava izbor odgovarajuće instrument

table za prikaz KPI-a kod definisanja KPI-a.

Slika 7. iCOD forma za izbor odgovarajuće instrument table za prikaz KPI-a.

Pored hijerarhije ciljeva postoji i hijerarhija organizacionih celina u kompaniji koje treba da

realizuju ciljeve. Softver omogućava praćenje efikasnosti rada kompanije, ali i svake

organizacione celine ispod, ako je to potrebno. Na svakom organizacionom nivou

rukovodilac prati realizaciju ciljeva preko kontrolnih tabli prikazanih na Slikama 10-14. To


znači da od generalnog direktora do najnižeg rukovodioca način praćenja efikasnosti

poslovanja je standardan (prati se poslovanje preko istih kontrolnih tabli) samo što je opseg

praćenja vezan za nadležnost rukovodioca. Generalni direktor prati poslovanje cele

kompanije a podređeni rukovodilac samo poslovanje svoje organizacione celine.

2.2. PLANIRANJE CILJEVA I KPI

iCOD podsistem „Planiranje ciljeva i KPI“ obuhvata sledeće:

Formiranje strateških planova (višegodišnji planovi)

Formiranje operativnih planova (planiranje na godišnjem, mesečnom, nedeljnom

nivou)

Itd.

2.2.1. Planiranje u iCOD

Ovaj deo softvera omogućava definisanje svih vrsta ciljeva, svih perspektiva, svih konkretnih

ciljeva po perspektivama po raznim organizacionim nivoima (Slika 7.). Prvo se definišu

strateški ciljevi na nivou kompanije i planira njihova realizacija (najčešće u godinama). Na

osnovu strateških definišu se taktički i operativni ciljevi i planira njihova realizacija u:

kvartalima, mesecima, nedeljama. Obično je to godišnji plan poslovanja koji se definiše na

nivou kompanije a zatim po nižim organizacionim delovima. Kod definisanja plana realizacije

ciljeva definišu se i KPI i njihove planirane vrednosti u vremenu. KPI mora da se iskazuje

egzaktno, mera je za biznis i to se dovodi u vezu sa postavljenom normom, merenje se radi u

određenim vremenskim intervalima.

Kako se razlikuje cilj od KPI vidi se kroz primer:

Cilj za praćenje je „Povećanje prosečnog prihoda po korisniku usluga sa 10$ na 15$“ , a

„Prosečni prihod po korisniku usluga“ je KPI.

Na Slici 8. Prikazana je iCOD forma koja omogućava planiranje ciljeva i KPI-eva za određenu

organizacionu celini ili kompaniju. Ciljevi se mogu planirati na godišnjem, mesečnom i


operativnom nivou.

2.2.2. Definisanje odnosa između ciljeva i KPI -eva u ICOD

Na Slici 9. prikazan je primer hijerarhijske povezanosti ciljeva kao i odnos ciljeva sa KPI-

evima. Za svaki pojedinačni cilj ili KPI definisana je njegova težinska vrednost preko pondera.

Kako jedan cilj na višem nivou hijerarhije ispod može da ima više različitih ciljeva ili KPI-eva

sa različitim težinama, potrebno je oceniti u kojoj meri dati podređeni cilj ili KPI utiče na

planiranje i realizaciju nadređenog cilja. Kako skup podređenih ciljeva ili KPI-eva predstavlja

skup „baba i žaba“ nad kojim treba raditi iste operacije potrebno je definisati jedinstvenu

jedinicu mere. Ocena ciljeva ili KPI-eva predstavlja tu zajedničku meru.

Ocena KPI-eva

Ocena KPI se vrši na dva načina u zavisnosti od toga da li je semafor inverzni ili običan.

Ocena mere se određuje za svaki mesec posebno i ocena se određuje u odnosu na kritičnu

tačku: Optimalna vrednost.

U slučaju da se radi o normalnom (ne inverznom semaforu) formula za određivanje ocene

KPI-ja je:

Slika 8. iCOD forma za planiranje ciljeva i KPI-a.

Prebacivanje izme u godišnjeg mesečnog i nedeljnog planiranja

Izbor organizacione jedinice za koju se

formira plan

Popunjavanje plana za cilj u

odre enoj godini

Popunjavanje plana za KPI u

odre enoj godini


U slučaju da se radi o inverznom semaforu formula je nešto drugačija (možda može I

jednostavnije):

) )

Prilikom računanja nema nikakvog zaokruživanja i rezultat ocenjivanja mere čuva se u

promenljivoj OcenaMereTačna. Tek u poslednjem koraku vrši se zaokruživanje na ceo broj,

tako što se odsecaju decimalna mesta.

Prilikom ocenjivanja KPI-ova ponderi nemaju nikakvog uticaja, već se oni uzimaju u obzir tek

kada se određuje ocena mere cilja.

Ocena Ciljeva

Obzirom da se ciljevi (operativni i strateški) direktno ne mere, njihova ocena direktno zavisi

od ocene podređenih KPI-jeva, a više u hijerarhiji i od podređenih ciljeva. Kao i kod KPI-jeva

ocenjivanje mere se radi za svaki period posmatranja (mesečno, kvartalno, godišnje).

Prilikom računanja ocene za cilj kao ulazne veličine uzimaju se planirana vrednost za cilj,

zatim ponder kojim su podređeni ciljevi ili KPI ponderisani (MeasureWeight), kao i ocenjene

mere svih podređenih ciljeva/KPI.

Slika 9. Odnosi između iCOD ključnih komponenti planiranja.

KPI A KPI B KPI C

OPERATI NI CILJ 1

KPI D KPI E KPI C

OPERATI NI CILJ

OPERATI NI CILJ 3

STRATEŠKI CILJ 1 STRATEŠKI CILJ

PERSPEKTI A


Trenutno je kod podešen tako da sabira sve pondere i da ukoliko zbir nije jednak 100%, radi

se korekcija vrednosti pondera (samo u kalkulaciji ocene mere) tako da se svi

proporcionalno povećaju dok zbir svih pondera ne bude 100%.

Primer:

KPI 1: 33.33%

KPI 2: 33.33%

KPI 3: 33.33%

Zbir pondera 100%

Ukoliko iz bilo kog razloga ocena mere za jedan od ovih ciljeva ne postoji (nije izmeren),

dobijamo sledeću situaciju:

KPI 1: 33.33%

KPI 3: 33.33%

Zbir pondera 66.66%

Nakon korekcije pondera dobićemo ovakvu situaciju:

KPI1: 50%

KPI3: 50%

Zbir pondera 100%

Nakon normalizacije pondera, prelazi se na izračunavanje konkretne ocene za cilj. Ocena

cilja se dobija kao suma proizvoda ocenjenih podredjenih ciljeva/KPI i njihovih

normalizovanih pondera, za svaki podređeni cilj/KPI:

∑ ∑

Pri čemu se ispod suma nalaze podređeni KPI i ciljevi, a ocena se određuje za nadređeni

cilj/KPI.


Primer 1:

Ulazne veličine određene za podređene KPI.

Podređeni KPI: Ocena mere Ponder

KPI 1: 76 33.33%

KPI 2: 56 33.33%

KPI 3: 62 33.33%

Ocena mere cilja:

∑ ∑

Ocena mere za cilj bice 59.6602.

Korekcijom pondera tako da se više značaja da KPI1, prilikom ocenjivanja cilja.

Primer 2:

Podređeni KPI: Ocena mere Ponder

KPI 1: 76 90%

KPI 2: 56 5%

KPI 3: 62 5%

Ocena mere cilja:

∑ ∑

Ocena mere za cilj bice 74,3.

Jasno se može videti kako ponderi utiču na ocenu cilja.

Na kraju za svaki nadređen cilj radi se proračun Izmerene vrednosti. Ovo se samo zove

izmerena veličina ali ona predstavlja računsku kategoriju i izvodi se iz podređenih KPI koji se

zaista mere. On se dobija na osnovu planske vrednosti cilja i na osnovu ocene mere za koju

je prikazan postupak dobijanja. Formula za računanje „Izmerene vrednosti“ cilja je:

Ovako dobijena izmerena vrednost cilja se zaokružuje na dve decimale zbog preglednijeg

predstavljanja u aplikaciji i na izveštajima.


Ocena Perspektiva

Ocena perspektive se kao i kod ciljeva izračunava na osnovu svih podređenih ciljeva. Uticaj

pojedinih ciljeva u konačnoj oceni perspektive određuje se ponderima.

Formule za normalizaciju i pondera, kao i za određivanje ocene perspektive iste su kao i kod

ciljeva.

∑

2.3. MERENJE PERFORMANSI

iCOD podsistem „Merenje performansi“ omogućava sledeće:

Definisanje dinamike merenja

Definisanje procedura za automatsko i ručno merenje

Uspostava procedura za automatsko i ručno merenje

Merenje ciljnih veličina

Nadzor nad merenjem performansi

Itd.

Realizacija ciljeva se planira u: godinama, kvartalima, mesecima nedeljama, zavisno da li cilj

spada u kategoriju strategije ili operacija. KPI su povezani samo sa ciljevima najnižeg nivoa i

mogu da se mere svakodnevno. KPI se mere na dva načina:

Transformacijom podataka iz postojećeg IS

Ručnim merenjem.

Softver ima pripremljene adaptere za povezivanje sa postojećim IS koji se kastomizuju

prilikom konkretne implementacije. Najveći broj KPI treba da se meri iz postojećeg IS.

Sistem iCOD podržava i omogućava jednostavan uvid u sva merenja KPI koja se vrše na

sistemu. Jednostavan i intuitivan korisnički interfejs omogućava unos merenja za KPI, ali i

efikasno izveštavanje o tome koja merenja i za koje vremenske periode nisu unete

vrednosti. Na slici 10. može se videti kako izgleda osnovna maska za pregled i rad sa KPI

merenjima.


Slika 10. Kontrolna tabla za praćenje efikasnosti poslovanja

Unos podataka merenja, ukoliko se radi ručni unos podataka može se vršiti putem

predefinisanih formi za unos ili se podaci mogu importovati direktno putem Excel fajla.

2.4. PRAĆENJE EFIKASNOSTI KOMPANIJE

iCOD podsistem „Praćenje efikasnosti kompanije“ omogućava sledeće:

Definisanje Dashboard-ova (Instrument tabli)

Prezentacija BSC (instrumenti, tabele, grafikoni)

Evidentiranje odstupanja

Navigacija kroz organizacionu hijerarhiju (drill down)

Navigacija kroz hijerarhiju ciljeva

Itd.

2.4.1. Kontrolna tabla – dashboard

rhovno rukovodstvo na lak način prati poslovanje kompanije odnosno realizaciju strategije

i operacija. Na Slikama 11-13, se prikazuju razni oblici kontrolnih tabli preko kojih se po

perspektivama na lak način prati poslovanje kompanije. Generalni direktor na jednoj tabli

(Slika 11.) ima trenutni pogled na poslovanje kompanije:

Crvena boja označava da se realizacija postavljenih ciljeva a time i poslovanje

kompanije ne odvija kako treba,

Narandžasta boja označava da kompanija posluje po planu (uz planiranu toleranciju)

Zelena boja govori da su planirani ciljevi potpuno ostvareni (čak ima i prebačaja)


.

2.4.2. Semafori

Slika 12. Ilustruje deo kontrolne table koji prikazuje ostvarivanje ciljeva po periodima

vremena: godinama, kvartalima, mesecima, zavisno koji je cilj u pitanju: strateški, taktički,

operativni. Realizacija ciljeva je prikazana u već pomenutim bojama, kako bi se lakše pratila

realizacija.

Slika 11. Kontrolna tabla za praćenje efikasnosti poslovanja .

Pregled hijerarhije organizacionih

jedinica

Ekran sa instrument tablama

za svaku perspektivu

Podešavanje vremenskog perioda

posmatranja


Slika 12. Praćenje ciljeva po periodima vremena – semaforski način prikaza.

2.4.3. Tabelarno - grafičko praćenje

Na Slikama 13-15. prikazuje se grafičko praćenje ciljeva po periodima vremena i po vrstama

ciljeva.

Slika 13. Praćenje ciljeva po periodima vremena – grafički prikaz.


Slika 15. Primer prikaza realizacija ciljeva po periodima vremena – operativni nivo.

3. LOKALIZACIJA I IMPLEMENTACIONO OKRUŽENJE

Softverski sistem ima ugrađene funkcije za laku lokalizaciju na željeni jezik koja može da se

ostvari i u realnom vremenu.

Ovaj softver je realizovan u Microsoft .NET framework 3.5 tehnologiji, gde se kao glavni

programski jezik koristi C#. Pored toga koristi se i Microsft Silverlight – web application

framework kao jedna nova tehnologija koja omogućava daleko bolje vizuelno prikazivanje

podataka (izradu Dashboard ekrana) što je za ovakvu vrstu softvera od izuzetnog značaja.

Implementirana je višeslojna arhitektura:

Na vrhu je Silverlight web klijent (izvršava se u browser-u)

Sledi sloj Web servisa za komunikaciju

Zatim sledi sloj biznis logike

Sloj za pristup bazi podataka

Na dnu je relaciona baza podataka.

Softver nije vezan isključivo za jedan sistem za upravljanje bazom podataka (na primer

MySql) već može da radi i nad drugima sistemima: SQL Server, Oracle, DB , i slično.

4. KLASIFIKACIJA ULOGA (ICOD)


U ICOD softveru mogu da se definišu sledeće uloge:

1. Definisanje prava pristupa

2. Definisanje šifarnika

3. Definisanje ciljeva

4. Definisanje organizacione strukture

5. Planiranje ciljeva

6. Ručni unos KPI-ova

7. Automatski unos KPI-ova

8. Kontrola unosa KPI-ova

9. Praćenje realizacije ciljeva

Za svaku nabrojanu ulogu u nastavku se definišu:

Obuhvat uloge,

Potrebni alati,

Kome se dodeljuje uloga.

4.1. ULOGA - DEFINISANJE PRAVA PRISTUPA

Obuhvat uloge:

Specifikacija funkcionalnosti iCOD softvera koje korisnik može da koristi,

Definisanje OJ za koju treba da se rade odobrene funkcionalnosti,

Definisanje podskupa podataka nad kojim mogu da se rade odobrene

funkcionalnosti.

Potrebni alati:

Forma za održavanje ovlašćenja,

Forma za pregled ovlašćenja radnika,

Forma za pregled ovlašćenih radnika za jednu OJ

Kome se dodeljuje uloga:

Administrator ovlašćenja – posebno određeni radnik u kompaniji (najbolje da to

bude čovek iz strategije)

4.2. ULOGA - DEFINISANJE ŠIFARNIKA

Obuhvat uloge:

Definisanje statusa cilja,


Definisanje vrste cilja,

Definisanje perspektiva,

Definisanje vremenskog perioda,

Definisanje jedinica mera,

Klasifikacija KPIeva,

Itd.

Potrebni alati:

Forme za održavanje šifarnika,

Forma za pregled šifarnika.


Ovi šifarnici se uglavnom definišu od strane isporučioca softvera

4.3. ULOGA - DEFINISANJE ORGANIZACIONE STRUKTURE

Obuhvat uloge:

Definisanje organizacione jedinice,

Definisanje hijerarhije OJ.

Potrebni alati:

Forma za održavanje OJ,

Forma za hijerarhijski pregled organizacione strukture kompanije.


Posebno određeni radnik u kompaniji – jedan od onih koji definišu i ciljeve

4.4. ULOGA - DEFINISANJE CILJEVA

Obuhvat uloge:

Definisanje strateških ciljeva,

Definisanje operativnih ciljeva,

Definisanje KPI-eva

Povezivanje ciljeva i KPI-eva u hijerarhiju

Definisanje težine uticaja ciljeva

Povezivanje ciljeva sa OJ


Izbor i baždarenje instrument tabli

Potrebni alati:

Forma za održavanje ciljeva,

Forma za definisanje težine međusobnog uticaja podciljeva,

Forma za hijerarhijski pregled ciljeva,

Forma za pregled ovlašćenih radnika za jednu OJ


Radnici vezani za definisanje strategije razvoja kompanije (centralizovan rad)

Pomažu im svi ostali koji poznaju svoju oblast poslovanja

U početku rada sistema isporučilac softvera ima veliku ulogu u definisanju ciljeva,

njihove hijerarhije i KPI-eva

4.5. ULOGA - PLANIRANJE CILJEVA

Obuhvat uloge:

Planiranje operativnih ciljeva (godišnje i mesečno),

Planiranje KPI-eva (godišnje i mesečno),

Planiranje strateških ciljeva (odozdo na gore)

Potrebni alati:

Forma za planiranje ciljeva sa izborom stepena detaljnosti (godine, meseci, itd.)

Alat za lako kretanje po planskoj tabeli,

Forma za pregled međusobnog uticaja ciljeva.


Radnici iz strategije razvoja kompanije (centralizovan rad)

Pomažu im svi ostali koji poznaju svoju oblast poslovanja (rukovodioci direkcija i

funkcija)

4.6. ULOGA – KONTROLA UNOSA PLANOVA CILJEVA

Obuhvat uloge:

Uvid u hijerarhiju ciljeva i KPI-eva i u njihove statuse,

Uvid u stanje realizacije procesa planiranja ciljeva


Potrebni alati:

Forma za uvid u hijerarhiju ciljeva i KPI-eva i u njihove statuse,

Forma za uvid u stanje realizacije procesa planiranja ciljeva


Nadležni radnik iz strategije, ovlašćen za kontrolu

4.7. ULOGA - RUČNI UNOS KPIOVA

Obuhvat uloge:

Obezbeđenje merenja za KPI,

Unos KPI po definisanoj dinamici.

Potrebni alati:

Forma za unos KPI

Alat za pregled unetih KPI.


Svaki radnik kompanije koji se ovlasti za unos KPI (Ovde je najveći broj izvršilaca, koji

razumeju suštinski šta KPI znači)

4.8. ULOGA - AUTOMATSKI UNOS KPIOVA

Obuhvat uloge:

Obezbeđenje softvera za merenje za KPI,

Automatsko preuzimanje izmerenog KPI po definisanoj dinamici.

Potrebni alati:

Softver za merenje KPI,

Softver za preuzimanje automatski izmerenih KPI-ova,

Pregled problema u vezi automatskog preuzimanja KPI-ova.


IT organizaciona celina (IT administrator)


4.9. ULOGA - KONTROLA UNOSA KPI MERENJA

Obuhvat uloge:

Generisanje alarma da nisu uneti ili automatski preuzeti KPI merenja,

Svakodnevno praćenje merenja KPI-eva.

Rešavanje problema neizmerenih KPI-eva.

Potrebni alati:

Softver za generisanje alarma KPI merenja,

Softver za svakodnevno praćenje merenja KPIeva,

Softver za rešavanje problema neizmerenih KPIeva.


Glavni u strategiji zadužen za BSC

Glavni po funkcionalni oblastima (organizacionim celinama)

4.10. ULOGA – PRAĆENJE REALIZACIJE CILJEVA

Obuhvat uloge:

Gledanje realizacije ciljeva preko glavne instrument table sa sve četiri perspektive na

nivou kompanije,

Gledanje realizacije ciljeva preko glavne instrument table po nižim organizacionim

delovima,

Analizira detaljnijih specifikacija realizacije ciljeva (semafor lista i trendovi)

Analiza realizacije ciljeva preko grafikona

Potrebni alati:

Softver za grafički prikaz instrument table na određenom organizacionom nivou,

Softver za detaljan pregled realizacije i trendova ciljeva preko semafora,

Softver za grafičko prikazivanje realizacije ciljeva,

Drill down kretanje kod analize realizacije ciljeva,

Štampanje izveštaja o realizaciji ciljeva,

Eksport izveštaja u Excel, Power point i druga okruženja.


Generalni direktor kompanije (za celu kompaniju)

Funkcija za strategiju (za celu kompaniju)


Direktori direkcija i funkcija (za svoju oblast)

Ostali operativni rukovodioci (za svoju oblast)

5. POSTUPAK UVOĐENJA ICOD SOFTVERA U EKSPLOATACIJU

Postupak uvođenja iCOD softverskog sistema u eksploataciju u neku kompaniju uobičajeno

obuhvata sledeće korake:

Identifikacija ciljeva i KPI kompanije

Analiza postojećeg informacionog sistema (IS)

Definisanje procesa upravljanja ciljevima kompanije

Definisanje uslova za instalaciju ICOD softvera

Instalacija softvera

Integracija procesa merenja i unosa KPI

Eksploatacija i održavanje ICOD softvera

5.1. IDENTIFIKACIJA CILJEVA I KPI KOMPANIJE

Jedan od najvažnijih i najtežih koraka predstavlja proces „Identifikacija ciljeva i KPI

kompanije”. Ovaj proces obuhvata sledeće aktivnosti:

Analiza poslovanja kompanije

Analiza postojećih strategija

Specifikacija poslovnih procesa kompanije

Identifikacija strateških ciljeva

Identifikacija operativnih ciljeva

Definisanje hijerarhijske strukture ciljeva

Definisanje perspektiva poslovanja kompanije

Definisanje ključnih indikatora poslovanja (KPI)

Identifikacija KPI po organizacionim celinama

Grupisanje KPI po perspektivama i ciljevima

5.2. ANALIZA POSTOJEĆEG INFORMACIONOG SISTEMA (IS)

Korak „Analiza postojećeg informacionog sistema (IS)” obuhvata sledeće aktivnosti:

Specifikacija postojećeg IS

Specifikacija postojećih aplikacija

Specifikacija postojećeg modela podataka


Specifikacija postojeće opreme

Specifikacija postojeće komunikacione infrastrukture

Analiza mogućnosti automatizovanog merenja KPI

5.3. DEFINISANJE PROCESA UPRAVLJANJA CILJEVIMA KOMPANIJE

Korak „Definisanje procesa upravljanja ciljevima kompanije” obuhvata sledeće aktivnosti:

Definisanje procesa planiranja

o Planiranje ciljeva

o Planiranje KPI

Definisanje načina merenja KPI

o Automatsko merenje KPI

o Ručno merenje KPI

Definisanje procesa nadgledanja planiranja

o Definisanje procesa za nadgledanje planiranja

o Definisanje procesa za upravljanje problemima u procesu planiranja

Definisanje procesa nadgledanja merenja KPI

o Definisanje procesa za nadgledanje merenja KPI

o Definisanje procesa za upravljanje problemima u procesu merenja KPI

5.4. DEFINISANJE USLOVA ZA INSTALACIJU ICOD SOFTVERA

Korak „Definisanje uslova za instalaciju iCOD softvera ” obuhvata sledeće aktivnosti:

Definisanje hardvera

Definisanje sistemskog softvera

Definisanje vrsta i broja licenci

Definisanje obuke

…

5.5. INSTALACIJA SOFTVERA

Korak „Instalacija softvera ” obuhvata sledeće aktivnosti:

Instalacija potrebnog softvera na radnim stanicama

Instalacija iCOD softvera sa početnim podešavanjem

Definisanje i unos osnovnih šifarnika

…


5.6. INTEGRACUJA PROCESA MERENJA I UNOSA KPI

Uobičajeno je da rad sa iCOD softverom krene sa ručnim merenjem KPI-eva kompanije.

Težnja je da se tokom vremena sa ručnog pređe u potpunosti na automatsko merenje KPI

pokazatelja. To znači da tokom vremena iCOD treba u potpunosti da bude integrisan sa

informacionim sistemom kompanije koji predstavlja glavni izvor KPI vrednosti.

5.7. EKSPLOATACIJA I ODRŽAVANJE ICOD SOFTVERA

Korak „Eksploatacija i održavanje iCOD softvera ” obuhvata sledeće aktivnosti:

Definisanje uloga i prava rada u iCOD softveru

Unos hijerarhije ciljeva i KPI u softverski sistem

Planiranje ciljeva i KPI kroz iCOD softverski sistem

Redovni unos izmerenih KPI u softverski sistem

Redovno nadgledanje procesa planiranja

Redovno nadgledanje procesa unosa KPI u softverski sistem

Redovno upravljanje ciljevima kompanije

Redovno gledanje kontrolne table sa ciljevima

Upravljanje realizacijom ciljeva

…

6. ARHITEKTURA SOFTVERA I HARDVERSKI ZAHTEVI

6.1. ARHITEKTURA SOFTVERA

Softverski sistem iCOD razvijen je u najnovijim Microsoft tehnologijma. Aplikacije u sklopu

sistema baziraju se na web rešenjima. Aplikacija za administraciju podataka i upravljanje

korisnicima bazirano je na ASP.NET MVC platformi, dok je klijentska aplikacija za

izveštavanje bazirana na Silverlight 5.0 tehnologiji. Aplikacije za su napisane u .NET

Frameworku 4.0. Korišćena je troslojna arhitektura, ako i klijent server arhitektura. Razmena

podataka izmedju klijenta i servera ostvarena je putem web servisa tako da je ceo sistem

ima SOA u svojoj osnovi.


6.2. BAZA PODATAKA

Sistem iCOD napisan je tako da se može vrlo jednostavno prilagoditi arhitekturi postojćeg IT

okruženja. Moguće je koristiti neki od najsavremenijih DBMS sistema poput Oracle baze

podataka ili MS SQL Servera (verzija 2008/12). Pristup bazi podataka vrši se isključivo sa

aplikativnog servera, koji dalje komunicira sa klijentima.

6.3 KOMPATIBILNOST I SKALABILNOST

Aplikacija je kompatibilna sa svim standardnim formatima za import ili export podataka

XML, Excel, PDF. Takodje podržava standarde web servisa kao što su SOAP ali i druge

stadnardne formate za razmenu podataka.

Sistem je skalabilan i fleksibilan. Softverska arhitektura je modularna, objektno orjentisana i

troslojna. Ovo u mnogome olakšava održavanje i proširenje sistema sa novim

funkcionalnostima.

Ukoliko se primeti da je zbog performansi sistema, potrebno mogu se podići redundantni

aplikativni servri ispred kojih će se postaviti Load Balancing Server koji bi upravljao

zahtevima korisnika na optimalan način.

6.4. HARDVER I SOFTVER APLIKATIVNI SERVER I DATABASE SERVER

Aplikativni i Database server po pravilu bi trebali biti odvojeni. Tehničke karakteristike

Database Servera bi trebale da budu usklađene sa optimalnim zahtevima izabranog DBMS

sistema (Oracle ili SQL Server).

Preporuka za Aplikativni Server je konfiguracija sa minimalno 8GB RAM memorije,

modernim Intel i7 ili jačim procesorom, kao i brzi SATA II Hard disk.

Na Aplikativnom serveru potrebno je instalirati IIS Services 7.0 ali i MS .NET Framework 4.0,

ASP.NET MVC itd.

6.5 HARDVER I SOFTVER KLIJENTSKE APLIKACIJE

Klijentske radne stanice bi trebale da budu opremljene sa hardverskom konfiguracijom

preporučenom za Silverlight 5.0 (x86, x64 1.6 Ghz ili jači procesor sa namanje 1Gb RAM

memorije). Na radnim stanicama potrebno je da bude instalirana verzija IE 8.0, kao i

Silverlight runtime.


7. ZAKLJUČAK

iCOD je Softverski sistem za upravljanje efikasnošću kompanije. Omogućava efikasno

upravljanje kompanijama bilo koje složenosti. Ovaj softver može u značajnoj meri da

podigne efikasnost upravljanja kompanijom jer uspostavlja metodologiju upravljanja

biznisom u kompaniji, pomoću svojih servisa automatizuje tu metodologiju i omogućava

rukovodstvu lako i efikasno praćenje realizacije planiranog biznisa. Baziran je na konceptu

uravnotežene liste ciljeva (Balanced Scorecard) koji podrazumeva da se za preduzeće u

celini, kao i za njegove organizacione delove, utvrđuje, prati i meri ostvarenje ciljeva

istovremeno u više oblasti ili perspektiva poslovanja. Suština uravnotežene liste ciljeva jeste

da je preduzeće uspešno samo ako ostvaruje ciljeve u svim perspektivama istovremeno.

Softver sa jedne strane preko podsistema za definisanje ciljeva obezbeđuje podatke o

planiranim ciljevima (strateški, taktički, operativni) a sa druge strane omogućava

kontinuirano merenje realizacije ciljeva preko takozvanih KPI (Key Performance Indicators).

Izmereni KPI se beleže u bazu podataka koje zatim koristi podsistem za praćenje efikasnosti

kompanije, koji omogućava da rukovodstvo na lak način, preko kontrolnih table, prati

realizaciju ciljeva.

Softverski sistem je realizovan u najnovijim informacionim tehnologijama i snažno je

korisnički orijentisan. Pored ostalog ima ugrađene funkcije za laku lokalizaciju i prelazak na

željeni jezik se može ostvariti u realnom vremenu.

Softver za upravljanje efiksnošću kompanije spada u veoma važne softvere jer omogućava

podršku upravljanja biznisom kompanije. I Telemanegement Forum asocijacija koja

standardizuje oblast telekomunikacija je predvidela postojanje ovakvih procesa. Na Slici 16.

Prikazuje se pozicija procesa upravljanja efikasnošću kompanijom u ukupnoj mapi procesa

jednog telekom operatora.


Slika 16. Pozicija procesa za upravljanje efikasnošću kompanije u ukupnoj mapi procesa telekom

operatora prema Telemmanagement Forumu.

INOVA Company Objectives Driver (iCOD) Specifications

Technology

Transcript of INOVA Company Objectives Driver (iCOD) Specifications