INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET · 1. Råd for etikkarbeid i kommuner, utgitt av Kommunens...

Kontrollutvalget i Gjøvik kommune Sekretariatet

Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel. 995 77 903, e-post: [email protected]

Gjøvik, 13. juni 2018. J.nr./referanse: 10-18/GK/ks

TIL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE Roar Løken Lunder, leder (H) Undis Scheslien, nestleder (Sp) Thomas Longva (V) Hans Olav Lahlum (Sv) Jorun A. Lilleeng (Ap)

Kopi sendt: • Ordfører og rådmann • Innlandet Revisjon IKS

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Onsdag 20. juni 2018 Tid: Kl. 0830 – ca 1400 Sted: Møterom «Gjøvik», rådhuset/Øvre Torvgate 26 Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til 995 77 903, eller e-post til [email protected]

Deltakelse fra andre i møtet:

Rådmannen/administrasjonen er invitert til å orientere under følgende saker:

• Sak 30 – Sykefravær og sykefraværsoppfølging: Saken er satt opp til behandling kl. 1000.

• Sak 31 – Legetjenesten i Gjøvik kommune – vurdering av undersøkelse: Saken er satt opp til behandling kl. 1200.

Med hilsen For leder i kontrollutvalget

Kjetil Solbrækken utvalgssekretær

KONTROLLUTVALGET I

GJØVIK KOMMUNE

SAKSLISTE

FOR MØTE I GJØVIK KOMMUNE Onsdag 20. juni 2018 kl. 0830

(Møterom «Gjøvik», Gjøvik rådhus)

SAK NR. 27/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09.05.2018 SAK NR. 28/2018 TERTIALRAPPORT 1/2018 FRA INNLANDET REVISJON IKS SAK NR. 29/2018 DET KOMMUNALE RISIKOBILDET FOR 2016-2020 (FOU-

RAPPORT) SAK NR. 30/2018 SYKEFRAVÆR OG SYKEFRAVÆRSARBEIDET I GJØVIK

KOMMUNE SAK NR. 31/2018 LEGETJENESTEN I GJØVIK KOMMUNE – VURDERING AV

IGANGSETTING AV UNDERSØKELSE SAK NR. 32/2018 BESTILLING AV FORUNDERSØKELSER -

FORVALTNINGSREVISJON SAK NR. 33/2018 REFERATSAKER

Gjøvik, 12. juni 2018. For utvalgsleder

Kjetil Solbrækken

utvalgssekretær Kopi til orientering: - Ordfører og rådmann - Vararepresentantene til kontrollutvalget

1

SAK NR. 27/2018

Gjøvik kommune

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09.05.2018 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 20.06.2018 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter: 1. Møteprotokoll fra møte 09.05.2018 Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 09.05.2018 godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra forrige møte i kontrollutvalget legges herved frem til formell godkjenning.

1

MØTEPROTOKOLL

KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE

Onsdag 9. mai 2018 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl. 0830 – 1400. Som medlemmer møtte: Roar Løken Lunder (H), leder Undis Scheslien (Sp), nestleder Thomas Longva (V) Hans Olav Lahlum (Sv) Jorun A. Lilleeng (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Administrasjon Marit Lium Dahlborg (sakene 25 og 26), HR-sjef Elin Limoseth (sakene 25 og 26), HR-rådgiver Lene Melbye (sakene 25 og 26) og personvernombud Bjørnar Lilleby (sak 25). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS, Oppland Arbeiderblad og Gjøviks Blad.

Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Roar Løken Lunder som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 21, 25, 26, 23, 24 og 22.

Til behandling: SAK NR. 21/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 26.04.2018 Vedtak, enstemmig:

Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 26.04.2018 godkjennes.

SAK NR. 22/2018 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR

FORVALTINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2016-2019

Vedtak, enstemmig:

Med bakgrunn i prioritering av temaet «Sykefravær» i planen og et sykefravær på 9,4 % i 2017, inviteres rådmannen til å presentere:

• Detaljert sykefraværsstatistikk (sykefravær og trender på enhetsnivå).

2

• Sykefraværsarbeidet i kommunen. Hvordan skal man nå kommunens egen målsetting om maksimum 8,4 % sykefravær?

SAK NR. 23/2018 TEMA: KORRUPSJON I KOMMUNAL SEKTOR

Fra behandlingen: Utvalgssekretær presenterte konkrete korrupsjonssaker innenfor kommunal sektor. Nettdokumentar (NRK Brennpunkt) «Under bordet» - om korrupsjonssaken i Drammen kommune ble vist i tilknytning til saken.

Vedtak, enstemmig:

1. Presentasjon av utvalgte korrupsjonssaker i kommuner og kommunale selskaper tas til orientering.

2. Kontrollutvalget ønsker mer kunnskap om risikoen for misligheter og korrupsjon i Gjøvik kommune. Rådmannen inviteres til å orientere om identifiserte risikoområder i organisasjonen, herunder gjennomførte tiltak for å redusere risikoen til et akseptabelt nivå. Kontrollutvalget ber også om bli orientert om hvordan det jobbes med korrupsjonsforebygging, og hvordan man forankrer og sikrer gode etiske holdninger i hele organisasjonen.

SAK NR. 24/2018 RÅD FOR ETIKKARBEID I KOMMUNER

Fra behandlingen: Utvalgssekretær ga en kort presentasjon av rådene med fokus på kontrollutvalgets rolle i etikkarbeidet.

Vedtak, enstemmig:

1. Råd for etikkarbeid i kommuner, utgitt av Kommunens Sentralforbund, tas til orientering.

2. Kontrollutvalget har særlig merket seg følgende

anbefalinger:

• Kontrollutvalget bør ha fokus på å avdekke uetisk atferd og korrupsjon.

• Kontrollutvalget bør få gjennomført kontroller på grunnlag av risikoanalyser og mistanke om uetisk atferd.

• I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen.

3

SAK NR. 25/2018 NY PERSONOPPLYSNINGSLOV I 2018 – HVA BETYR DET

FOR KOMMUNEN?

Fra behandlingen: Kommunalsjef Marit Lium Dahlborg orienterte innledningsvis om kommunens organisering av arbeidet med å tilpasse seg nytt lovverk. HR-rådgiver Lene Melbye orienterte om det praktiske arbeidet, herunder opplæring av ledere, gjennomførte risikovurderinger og arbeidet med å etablere kultur for avviksrapportering på området. Kontrollutvalget ble orientert om prioriterte områder i det videre arbeidet med utarbeidelse av rutiner mv:

a) Lagring og sletting av ikke relevante opplysninger. b) Personvernombud. c) Revidere oversikt over opplysninger som behandles. d) Samtykkeerklæringer og prosedyre om innsynsretten.

HR-sjef Elin Limoseth og personvernombud Bjørnar Lilleby supplerte orienteringen.

Vedtak, enstemmig:

1. Administrasjonens informasjon om ny personopplysningslov, og kommunens arbeid med å møte de nye kravene i loven, tas til orientering.

2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget

inntrykk av at kommunen jobber systematisk og målrettet med å sørge for at kravene i den nye personopplysningsloven ivaretas.

3. Kontrollutvalget ønsker å følge opp implementeringen av ny

personopplysningslov og vil be om en ny orientering fra rådmannen etter at nytt lovverk har fungert en periode. I tillegg til en generell orientering, bes det særskilt om en presentasjon av: - Kommunens oversikt over hvilke personopplysninger

som kommunen behandler. - Gjennomførte risikovurderinger (risiko for

personvernkonsekvenser). - Rutiner for avvikshåndtering ved sikkerhetsbrudd. - Status for arbeidet med å etablere en sikkerhetskultur i

organisasjonen. - Retten til sletting av personopplysninger (jf. GDPR

artikkel 17) og kommunens rutiner på området.

Saken følges opp senest våren 2019.

4

SAK NR. 26/2018 GJENNOMFØRTE INTERNREVISJONER 2017 OG PLAN

FOR 2018

Fra behandlingen: Rådmannen v/HR-rådgiver Lene Melbye presenterte gjennomførte internrevisjoner i 2017 og plan for internrevisjoner i 2018.

Vedtak, enstemmig:

1. Presentasjon av følgende gjennomførte internrevisjoner i 2017 tas til orientering:

• Informasjonssikkerhet ved Grande skole. • Informasjonssikkerhet ved Vardal ungdomsskole. • Informasjonssikkerhet ved Vindingstad barnehage.

2. Rådmannens plan for internrevisjoner i 2018 tas til

orientering, der følgende områder/tema er prioritert: • Investeringsprosjekter på bygg. • Informasjonssikkerhet (Gjøvik skole og økonomi ved

lønn). • Vold og trusler mot ansatte (gjennomføres som

dialogrevisjoner; Bjørnsveen ungdomsskole og Barnevernet).

Gjøvik, 9. mai 2018. ________________________ Roar Løken Lunder leder

RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 9. mai 2018.

Kjetil Solbrækken utvalgssekretær

5

NESTE MØTE

Dato: ONSDAG 20. JUNI 2018 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker:

• Korrupsjonsrisiko og korrupsjonsforebyggende arbeid (KU-sak 23/18) • Etiske retningslinjer /implementering (KU-sak 09/18) • Sykefraværsarbeidet i Gjøvik kommune (KU-sak 22/18, KU-sak 79/16) • Bestilling av forundersøkelser 2018

Saker til oppfølging senere møter (tidspunkt ikke fastsatt): • Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, følges opp

senest våren 2019) • Digitalisering – orienteringssak (KU-sak 14/18) • Kommunes arbeid mot arbeidslivskriminalitet inkl. oppfølging av to

politiske vedtak (KU-sak 50/17, pkt. 3) • Vurdering av forvaltningsrevisjonsprosjekter 2018/2019:

- Skole: Bruk av tvang og makt (KU-sak 71/17) - PP-tjenesten (KU-sak 50/17, pkt. 4). - Psykiatri (KU-sak 70/16) - Målstyring (KU-sak 77/16)

• Internkontroll: Risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 12/16) • Status økonomisystem og deltakelse i pilotprosjekter Framsikt (KU-sak

66/16) Årlige saker: • Kostratall (Framsikt Analyse evt. Kommunebarometeret). • Internrevisjoner forrige år (KU-sak 18/17) • Kartlegging/oppfølging av eksterne tilsynsrapporter – årlig sak (KU-

sak 13/18). • Oppfølging av politiske vedtak – årlig sak (KU-sak 50/17) Bestillinger til Innlandet Revisjon IKS: (ingen)

Møteplan 2018: • Torsdag 18.01.2018 kl. 0830 • Onsdag 07.03.2018 kl. 0830 – endret til mandag 19.03.2018 kl. 0830 • Torsdag 26.04.2018 kl. 0830 • Onsdag 09.05.2018 kl. 0830 • Torsdag 14.06.2018 kl. 0830 – endret til onsdag 20.06.2018 kl. 0830 • Torsdag 30.08.2018 kl. 0830 • Torsdag 11.10.2018 kl. 0830 • Torsdag 29.11.2018 kl. 0830

1

SAK NR. 28/2018

Gjøvik kommune

TERTIALRAPPORT 1/2018 FRA INNLANDET REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget


Saksdokumenter: Vedlagt:

1. Tertialrapport 1/2018 fra Innlandet Revisjon IKS

Ja

FORSLAG TIL VEDTAK: Tertialrapport 1/2018 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering.

SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av inngått oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS der det er avtalt tertialvis rapportering til kontrollutvalget m.h.t. økonomi:

4.5 Økonomirapportering Innlandet Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Innlandet Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen.

2

Hensikten med rapporteringen er bl.a. å lette kontrollutvalgets arbeid med oppfølging av den vesentligste posten i kontrollutvalgets budsjett og bevisstgjøre kontrollutvalget på evt. ledige midler til gjennomføring/bestilling av forvaltningsrevisjon. Vedlagt følger rapportering fra Innlandet Revisjon IKS for siste tertial til orientering. Rapporten kan oppsummeres slik: • Regnskapsrevisjon: Prognose 31/12 = budsjett (1110 timer). • Forvaltningsrevisjon: Prognose pr. 31.12.2018 viser at det ligger an til forbruk på totalt 27 timer

mot budsjettert 550 timer. Dette gir et godt handlingsrom for evt. bestillinger i 2018.

Innlandet Revisjon IKS

Hovedkontor: Kirkegata 76 2609 Lillehammer Tlf. 61 28 90 80

Kontor Gjøvik: Studievegen 7 2815 Gjøvik Tlf. 61 28 90 80

Kontor Otta: Ola Dahlsgate 3 A 2670 Otta Tlf. 61 28 90 80

Firma: E-post: [email protected] www.irev.no Postboks 988 2626 Lillehammer Reg. nr. 987 769 386 MVA Bank kto. 1604 11 46927

Lillehammer, 25.05.2018 J.nr./Referanse: 2018-544 BH

Til Kontrollutvalget i Gjøvik kommune v/sekretariatet Tertialrapport 1/2018 Det vises til oppdragsavtalen pkt. 4.5. Innlandet Revisjon IKS skal rapportere til kontrollutvalget på samme nivå som oppdragsavtalen per 30.04., 31.08. og 31.12. Rapporten skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Nedenfor følger oversikt over ressursbruk per 30.04.2018. OPPDRAGS FORBRUK Prognose AVTALE 1. tertial Timer Pris Timer Pris Timer Pris REGNSKAPSREVISJON

Revisjon av årsregnskapet 880 930 348 930 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 200 930 78 930 Veiledning og bistand 30 930 9 930 SUM REGNSKAPSREVISJON 1110 930 435 930 1110 930

BESTILTE TJENESTER Bestilte mindre undersøkelser 50 1020

Forvaltningsrevisjon 500 1020 27 1056 27 1056 Selskapskontroll

1020

SUM BESTILTE TJENESTER 550 1020 27 1056 27 1056

Møter i KU og KST 60 1020 29 1020 60 1020

SUM TIMER 1720 491 1197 Kommentarer vedrørende regnskapsrevisjon Det er samlet for regnskapsrevisjon ikke vesentlig avvik mellom prognose i følge oppdragsavtalen og medgåtte ressurser per 1. tertial 2018. Vi antar at tidsbruken for året samlet for regnskapsrevisjon vil holde seg innenfor rammene i oppdragsavtalen. Det ble i kontrollutvalgets møte i april gitt en muntlig orientering angående revisjonen av årsregnskapet 2017. Det er ingen nummererte brev til oppfølging.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Kommentarer vedrørende forvaltningsrevisjon

Forbruk hittil i år Prognose 2018 Kommentarer Timer Kroner Pris Timer Kroner Pris

Sum timer FR og SK 27 27975 1056 27 27975 1056 10346 Rusomsorg 16 17205 1110 16 17205 1110 Prosjektet er avsluttet og

rapport er behandlet av KU i januar. Totalt timeforbruk i 2017 og 2018 er 265 timer.

10369 Saksutredning omorganisering Krisesenteret

11 10770 979 11 10770 979 Prosjektet er avsluttet og rapport er behandlet av KU i januar. Totalt timeforbruk i 2017 og 2018 er 131 timer.

Oppdragsavtale forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 500 510000 1020

Med hilsen Bjørg Hagen Daglig leder

1

SAK NR. 29/2018

Gjøvik kommune

DET KOMMUNALE RISIKOBILDET FOR 2016-2020 (RAPPORT FRA KS / DELOITTE) Sluttbehandles i: Kontrollutvalget


Saksdokumenter:

1. Presentasjon av rapporten - Deloitte Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK:

1. Rapporten «Det kommunale risikobildet 2016-2020 tas til orientering.

2. Med bakgrunn i rapporten ønsker kontrollutvalget å se nærmere på hvordan man kan sikre at en større andel av forvaltningsrevisjonene rettes mot kvalitet på tjenester, produktivitet i tjenesteproduksjonen og måloppnåelse.

SAKSOPPLYSNINGER: KS har fått kartlagt hva kommunestyrer og fylkesting vurderer som mest risikofylt i egen virksomhet. Kartleggingen er basert på vedtatte planer for forvaltningsrevisjon i kommuner og fylkeskommuner og en spørreundersøkelse blant kontrollutvalgsledere. Det er første gang det er gjennomført en slik samlet kartlegging. Deloitte har gjennomført oppdraget for KS. Målet med FoU-prosjektet har vært å få et samlet risikobilde sett fra kommunenes og fylkeskommunene ståsted, for å styrke den kommunale og fylkeskommunale egenkontrollen og å ha en videre dialog med staten om utviklingen av statlig tilsyn. Hovedtrekkene i rapporten legges herved frem for kontrollutvalget til orientering.

Det kommunale og fylkeskommunale risikobildet

Presentasjon av FOU rapport

7.6.2017

Birte Bjørkelo

2 © 2017 Deloitte AS

Bakgrunn

Kartlegging av det kommunale og fylkeskommunale risikobildet

• På vegne av KS har Deloitte gjennomført en kartlegging av det kommunale og fylkeskommunale risikobildet

• Ved hjelp av en spørreundersøkelse og sammenstilling av (omtrent alle) planer for forvaltningsrevisjon har vi laget et samlet risikobilde med informasjon om:

Tjenesteområder, tema og hovedfokus

Variasjon avhengig av kommunestørrelse og geografi

Sammenlignet gjennomførte og planlagte forvaltningsrevisjoner

Overlapp med tilsynsområder og i hvilken grad det blir tatt hensyn til statlige tilsyn når plan for forvaltningsrevisjon utarbeides.


Om arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon


Planer for forvaltningsrevisjon reflekterer i stor grad kommunalt og fylkeskommunalt risikobilde, men bildet er ikke entydig

• De aller fleste kontrollutvalg har fått vedtatt en plan for forvaltningsrevisjon i kommunestyret eller fylkestinget, men det er 17 prosent av kommunene og 7 prosent (en) av fylkeskommunene som ikke har fått vedtatt en slik plan.

• I de fleste tilfeller blir plan for forvaltningsrevisjon vedtatt uten endringer av kommunestyrer og fylkesting

• Til sammen 78 prosent av kontrollutvalgslederne opplyser om at de har gjennomført en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon.

• Omfanget av analysen og hvor godt forankret analysen er gjennom å involvere folkevalgte og administrasjonen varierer, og det er et potensiale for å involvere disse gruppene enda mer.

• Flertallet av kontrollutvalgslederne opplever at plan for forvaltningsrevisjon reflekterer de viktigste risikoene i kommunen eller fylkeskommunen (71 prosent). Men det er enkelte forhold som medvirker til at det ikke alltid er en direkte kobling mellom de mest vesentlige risikoforholdene i kommunen og tema i plan for forvaltningsrevisjon. Manglende overordnet analyse er ett av forholdene som blir påpekt.

• Når de gjelder kontrollomfang er det stor variasjon i antallet prosjekter og risikoområder som settes opp i plan for forvaltningsrevisjon.


Risikobildet – tjenesteområder og tema


Tjenesteområdene - kommuner

Administrasjon og organisasjon er tjenesteområdet med høyest antall identifiserte risikoer/prosjekter i kommunene

0,5 %

1,0 %

1,3 %

1,5 %

3,8 %

5,6 %

7,3 %

11,9 %

14,0 %

18,3 %

35,0 %

Kultur

Næringsarbeid

Annet

Barnehage

Sektorovergripende tjenester

Barneverntjenester

Sosiale tjenester

Grunnskoleopplæring

Tekniske tjenester

Helse- og omsorgstjenester

Administrasjon og organisasjon Internkontroll

Psykisk helse og rus

Eiendomsforvaltning

Opplæring generelt

Flyktningetjenesten

Barneverntjenesten generelt


Tema - kommuner

Hvilke risikoområder er de viktigste uavhengig av tjenesteområde?

Tema (Alle) 15 på topp Andel

Internkontroll 8,2 %

Personal, sykefravær og HMS 6,9 %

Økonomi 5,1 %

Barneverntjenester: Generelt 4,9 %

Anskaffelser 4,7 %

Sosiale tjenester: Flyktningetjenester 4,4 %

Helse- og omsorgstjenester: Psykisk helse og rus 4,4 %

Organisasjon og styring 4,3 %

Helse- og omsorgstjenester: Generelt pleie- og omsorgstj. 3,7 %

Tekniske tjenester: Vedlikehold og drift av bygg 3,7 %

Annet 3,6 %

Grunnskoleopplæring: Generelt 3,5 %

IKT og informasjonssikkerhet 3,5 %

Grunnskoleopplæring: Tilpassa opplæring og spes.u 3,4 %

Grunnskoleopplæring: Læringsmiljø 3,2 %

Tema (Samlet kjerneoppg) 15 på topp Andel

Helse- og omsorgstjenester 16,4 %

Grunnskoleopplæring 11,3 %

Tekniske tjenester 10,1 %



Sosiale tjenester - kjerneoppgaver 6,7 %

Økonomi 5,1 %

Barneverntjenester - kjerneoppgaver 5,0 %

Anskaffelser 4,7 %

Organisasjon og styring 4,3 %

Annet 3,6 %

IKT og informasjonssikkerhet 3,5 %

Vedtaksoppfølging 2,4 %

Investeringsprosjekt/prosjektstyring 2,2 %

Saksbehandling 1,9 %


Tjenesteområder - fylkeskommuner

Administrasjon og organisasjon er tjenesteområdet med høyest antall identifiserte risikoer/prosjekter i fylkeskommunene

2,6 %

4,6 %

5,3 %

11,9 %

12,6 %

26,5 %

36,4 %

Annet

Tannhelse

Kultur

Kommunal og regional utvikling

Samferdsel

Videregående opplæring

Administrasjon og organisasjon Anskaffelser (internkontroll)

Opplæring generelt

Vei

Kommunal og regional utvikling

generelt


Tema (Alle) 15 på topp Andel

Annet 9,3 %

Videregående opplæring: Generelt 8,0 %

Anskaffelser 8,0 %


Investeringsprosjekt/prosjektstyring 5,3 %

Fagopplæring og lærlingeordning 4,0 %

Arkivering og journalføring 4,0 %

Kommunal og regional utvikling: Generelt 4,0 %

Samferdsel: Vei 3,3 %

Frafall vgs 3,3 %

Læringsmiljø 3,3 %

Videregående opplæring: Minoritetsspråklig opplæring 3,3 %

Kommunal og regional utvikling: Tilskuddsforvaltning 3,3 %


Tilpasset opplæring og spesialundervisning 2,7 %

Tema - fylkeskommuner Hvilke risikoområder er de viktigste uavhengig av tjenesteområde?


Risikobildet – geografiske variasjoner?


Ikke vesentlige forskjeller basert på kommunestørrelse

Ikke vesentlige forskjeller basert på fylkesvis tilhørighet, men noen ulikheter

Sammenligning av kommunene - ikke vesentlige forskjeller mellom kommunene


.

Sammenligning av fylkeskommunen inndelt som regioner Relativt få registreringer, men et relativt likt mønster mellom regionene

Figur Andel av tjenesteområde per region

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %

Østlandet

Trøndelag

Vestlandet

Nord-Norge

Sørlandet

Totalt

Administrasjon Annet Kommunal og regional utvikling Kultur Samferdsel Tannhelse Videregående opplæring


Risikobildet – før og nå?


• Det er i stor grad er sammenfall mellom de tjenesteområdene hvor det er gjennomført forvaltningsrevisjon i 2010-2016 og de tjenesteområdene hvor det er planlagt forvaltningsrevisjon 2016-2020.

• Det området som skiller seg ut i vesentlig grad er tekniske tjenester som har en høyere forekomst blant de gjennomførte prosjektene i forvaltningsrevisjonsregisteret enn blant de planlagte prosjektene i plan for forvaltningsrevisjon.

Sammenligning av gjennomførte og planlagte forvaltningsrevisjoner

Det er stor grad av sammenfall i risikobildet før og nå

Tjenesteområde Fv.rev.reg. Risikokartlegging

Annet (administrasjon og organisasjon) 34,2 % 36,2 %

Helse- og omsorg 18,4 % 18,3 %

Veg, plan og bygg, investeringsprosjekt, VAR, eiendom, samferdsel (Tekniske tjenester)

21,1% 14,0 %

- Plan og bygg 6,9 % 2,8 %

- Samferdsel og vei 0,8 % 0,3 %

- Investeringsprosjekt/ prosjektstyring

3,4 % 2,2 %

- Eiendomsforvaltning/drift og vedlikehold

6,4 % 3,7 %

- VAR og selvkost 3,6 % 2,7 %

Grunnskole 9,2 % 11,9 %

Barnevern 6,3 % 5,7 %

Rus, bolig, sosial for øvrig (Sosiale tjenester)

6,0 % 7,3 %

Barnehage 2,1 % 1,4 %

Beredskap 1,2 % 1,2 %

Kultur 0,9 % 0,5 %

Kommunal og regional utvikling 0,4 % 1,5 %

Sektorovergripende (barn og unge, klima og miljø)

- 2,40 %


• Det er i stor grad er sammenfall mellom de tjenesteområdene hvor det er gjennomført forvaltningsrevisjon i 2010-2016 og de tjenesteområdene hvor det er planlagt forvaltningsrevisjon 2016-2020.

• Men noen områder skiller seg ut. Det er en nedgang i forekomster av risikoer innen administrasjon og organisasjon, og samtidig en vesentlig økning i risikoområder innenfor investeringsprosjekt, og kommunal og regional utvikling.

Sammenligning av gjennomførte med planlagte forvaltningsrevisjoner

Stor grad av sammenfall i risikobildet, men endring på noen områder

Tjenesteområde (KS/NKRF) Fvl.rev.reg Risikokartlegging

Annet (administrasjon og organisasjon)

34,9 % 27,8 %

Skole 28,9 % 26,5 %

Samferdsel og veg 13,4 % 12,6 %

Kultur 6,5 % 5,3 %

Tannhelse 5,6 % 4,6 %

Eiendomsforvaltning 3,9 % 1,3 %

Investeringsprosjekt 1,7 % 5,3 %

Kommunal og regional utvikling 1,3 % 11,9 %

Beredskap 1,3 % 1,9 %

Pleie og omsorg 1,3 % -

Plan og bygning 1,3 % -

Annet - 2,6 %


• Mens regeletterlevelse er klart i overvekt i gjennomførte forvaltningsrevisjoner, er det kvalitet og måloppnåelse som i størst grad er hovedfokus for prosjektene som er identifisert i planene for forvaltningsrevisjon.

• Selv om kategoriseringen er skjønnsmessig, og det for mange prosjekter vil være flere fokusområder, samsvarer dette resultatet med en observasjon vi gjorde en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat.

Hovedfokus

Fra styringsinfo/verktøy og kvalitet til regeletterlevelse

58,2 %

25,3 %

9,2 %

3,6 % 2,8 %

19,7 %

30,1 %

19,2 %

5,8 %

24,9 %

Regeletterlevelse Styring Måloppnåelse Produktivitet Kvalitet

Gjennomført 2010-2016 Plan 2016-2020


• Dersom vi sammenlikner hva som er hovedfokuset i de planene (hvor det fremgår) vi har gått gjennom, med hva som var hovedfokus i de gjennomførte prosjekter i 2010-2016, ser vi at disse skiller seg fra hverandre.

• Mens regeletterlevelse er klart i overvekt i gjennomførte forvaltningsrevisjoner, er det måloppnåelse som i størst grad er hovedfokus for risikoområdene som er identifisert i planene.

Hovedfokus

Fra måloppnåelse til regeletterlevelse

41%

27%

22%

5% 3%

26% 26%

36%

7% 5%

Regeletterlevelse Styring Måloppnåelse Kvalitet Produktivitet

Gjennomført 2010-2016 Plan 2016-2020


Statlige tilsyn


Det har lenge vært et uttalt mål at dersom den kommunale egenkontrollen styrkes vil en kunne redusere det statlige tilsynet tilsvarende slik at den totale belastningen på kommunal forvaltning ikke bli for stor.

Et interessant spørsmål er i hvilken grad det er overlapp mellom de risikoområdene som er gjenstand for forvaltningsrevisjon og de områdene som er gjenstand for statlige tilsyn, og om statlige tilsyn blir hensyntatt i plan for forvaltningsrevisjon.

Overlapp mellom forvaltningsrevisjon og statlige tilsyn

Kommuner Fylkes-kommuner

Temaet er innenfor et område hvor det utføres tilsyn

41,1 %

25 %

Temaet er ikke innenfor et område hvor det utføres tilsyn

58,4 %

75 %

36%

23%

36%

31%

7%

23%

21%

23%

Gjennomførte statlige tilsyn

(N=14)

Planlagte statlige tilsyn (N=13)

38%

31%

33%

37%

21%

21%

9%

11%

Gjennomførte statlige tilsyn

Planlagte statlige tilsyn

Fylkeskommuner:

Kommuner:

Ja

Nei

Det er ikkje gjennomført/ planlagt tilsyn

Vet ikke


Oppsummering


Oppsummering av det nasjonale risikobilde

• Det er de administrative og organisatoriske prosessene som peker seg ut med høy risiko. Innenfor området administrasjon og organisasjon er internkontroll et tema med høy forekomst, særlig innenfor kommunene, men også innenfor fylkeskommunene.

• Det er to tema knyttet til direkte tjenesteyting som rangerer høyest om vi ser på temaene uavhengig av tjenesteområde; helse og omsorg i kommunene og videregående opplæring i fylkeskommunen.

• Det er ingen vesentlige systematiske forskjeller som er identifisert verken når vi sammenligner på tvers av kommunestørrelse eller geografi.

• Risikobildet samsvarer også godt med risikobildet for perioden 2010-2016, dersom vi legger gjennomførte forvaltningsrevisjoner til grunn.

• Mens forekomsten tjenesteområde og tema har holdt seg noenlunde stabilt, gjelder dette ikke for hovedfokus hvor vi ser en vridning mot et fokus på regeletterlevelse i gjennomføring av forvaltningsrevisjoner.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ("DTTL"), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see www.deloitte.no for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500® companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients’ most complex business challenges. To learn more about how Deloitte’s approximately 245,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on Facebook, LinkedIn, or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the "Deloitte Network") is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2017 Deloitte AS

1

SAK NR. 30/2018

Gjøvik kommune

SYKEFRAVÆR OG SYKEFRAVÆRSARBEIDET I GJØVIK KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget


Saksdokumenter: (ingen) FORSLAG TIL VEDTAK:

SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Saken er en oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i sak 22/2018 (møte den 09.05.2018) om oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon:

Med bakgrunn i prioritering av temaet «Sykefravær» i planen og et sykefravær på 9,4 % i 2017, inviteres rådmannen til å presentere:

• Detaljert sykefraværsstatistikk (sykefravær og trender på enhetsnivå). • Sykefraværsarbeidet i kommunen. Hvordan skal man nå kommunens egen

målsetting om maksimum 8,4 % sykefravær? Med bakgrunn i vedtaket er rådmannen/administrasjonen invitert til å orientere. Hensikten med forundersøkelsen er å gi kontrollutvalget et grunnlag for å beslutte om man bør går videre med undersøkelser innenfor området eller ikke. Dette er en drøftingssak, og saken legges derfor frem uten forslag til vedtak.

2

Det vises for øvrig til kontrollutvalgets vedtak i møte den 01.12.2016 i f.m. fremleggelse av foranalyse fra Innlandet Revisjon IKS:

Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert om gjennomførte tiltak og effekter av det omfattende forbedringsarbeidet som er beskrevet i foranalysen. Saken følges opp senest høsten 2017 der rådmannen inviteres til å orientere samtidig som det gjøres en ny vurdering av behovet for en forvaltningsrevisjon på området. Stikkord for aktuelle områder til særskilt drøfting er kommunens lederutvikling (fokus på kompetanse rundt såkalt mestringsledelse) og etterlevelse av kommunens rutiner for sykefraværsoppfølging (stikkprøve blant kommunens 115 ledere med personalansvar).

Gjennomført kartlegging og forundersøkelse i 2016: Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 30.09.2016 en orientering. Nedenfor følger utdrag fra protokollen fra møtet:

SAK NR. 57/2016 FORUNDERSØKELSE: SYKEFRAVÆRSARBEIDET I GJØVIK KOMMUNE Fra behandlingen: Thomas Longva fratrådte møtet før behandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Rådmannen v/personalsjef Elin Limoseth orienterte og svarte på spørsmål. Kommunalsjef Administrasjon Marit Lium Dahlborg supplerte orienteringen.

Følgende hovedtema ble berørt i presentasjonen:

• Overordnet og detaljert sykefraværsstatistikk. • Rutiner for sykefraværsarbeidet i kommunen (på system og

individnivå) • IA-arbeidet • Revitalisering av sykefraværsarbeidet (økt fokus på IA-

arbeidet og deltakelse i KS-prosjekt) Følgende dokumenter ble delt ut/referert i møtet:

• Inkluderende arbeidsliv (forside fra det elektroniske kvalitetssystemet EQS)

• Prosesskart – oppfølging av sykemeldte • Prosedyre – Oppfølging av sykmeldte arbeidstakere og

arbeidstakere som står i fare for å bli sykmeldt • IA-handlingsplan Gjøvik kommune

Vedtak, enstemmig: 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget

inntrykk av at rådmannen har stort fokus på sykefraværsarbeidet i kommunen og at det jobbes systematisk med tiltak.

2. Med bakgrunn i fortsatt høyt sykefraværet blant de ansatte i

3

Gjøvik kommune (pr. 2. kvartal 2016 - 8,9 %) og målsettinger både nasjonalt og kommunalt om å redusere sykefraværet, vil kontrollutvalget gå videre med planleggingen av et eventuelt revisjonsprosjekt på området.

3. Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre en

forundersøkelse der formålet er å gi kontrollutvalget et bedre beslutningsgrunnlag for igangsetting av et revisjonsprosjekt.

Foranalysen fra Innlandet Revisjon IKS (jf. punkt 3 i vedtaket) ble lagt frem for kontrollutvalget i deres møte den 01.12.2016. Det ble fattet slikt vedtak i saken:

SAK NR. 79/2016 FORANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: SYKEFRAVÆRSARBEIDET I GJØVIK KOMMUNE Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein presenterte foranalysen og svarte på spørsmål.

Vedtak, enstemmig: 1. Foranalysen synliggjør at kommunen arbeider seriøst for å

redusere sykefraværet, og at man har på trappene en rekke tiltak og endringer. Med bakgrunn i ser ikke kontrollutvalget det formålstjenlig å igangsette forvaltningsrevisjon av kommunens sykefraværsarbeid nå.

2. Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert om gjennomførte tiltak og effekter av det omfattende forbedringsarbeidet som er beskrevet i foranalysen. Saken følges opp senest høsten 2017 der rådmannen inviteres til å orientere samtidig som det gjøres en ny vurdering av behovet for en forvaltningsrevisjon på området. Stikkord for aktuelle områder til særskilt drøfting er kommunens lederutvikling (fokus på kompetanse rundt såkalt mestringsledelse) og etterlevelse av kommunens rutiner for sykefraværsoppfølging (stikkprøve blant kommunens 115 ledere med personalansvar).

1

SAK NR. 31/2018

Gjøvik kommune

LEGETJENESTEN I GJØVIK KOMMUNE – VURDERING AV IGANGSETTING AV UNDERSØKELSE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget


Saksdokumenter:

1. Varskomelding fra Gjøvik-leger: Vi er for få. Nå må noe skje! (artikkel i OA 10.08.2017)

2. 3000 mangler fastlege. Mener Gjøvik bryter loven (artikkel i OA 05.06.2018)

3. Har gjort annet enn å tvinne tommeltotter (artikkel i OA 07.06.2018) 4. Forskrift om fastlegeordningen i kommunene

Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4

FORSLAG TIL VEDTAK:

SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Bakgrunn for saken er bekymringsmeldinger fra to politikere med anmodning til kontrollutvalget om å sette i gang undersøkelser. I henvendelsen fra varaordfører Finn Olav Rolijordet bes det om at kontrollutvalget «straks iverksetter revisjon av kommunens arbeid og prosess rundt den fastlegekrisen som faktisk pågår i Gjøvik, herunder påstanden om lovbrudd og administrasjonens orienteringer til formannskap og kommunestyre».

2

I henvendelsen fra kommunestyrerepresentant Torvild Sveen bes det om at kontrollutvalget tar opp spørsmålet om kommunen bryter loven og foretar en gjennomgang av fastlegeordningen, hva som er gjort - og hva som ikke er gjort, med allmennlegenes innspill. Henvendelsene er gjengitt i sin helhet under. Etter avtale med utvalgsleder er rådmannen/administrasjonen invitert til saken for å informere om status på området, herunder kommunens vurdering av etterlevelsen av gjeldende regelverk (forskrift om fastlegeordningen i kommunene). Spørsmålet kontrollutvalget må ta stilling til er om det skal iverksettes nærmere undersøkelser på området slik de to henvendelsene i saken foreslår. Saken er en drøftingssak og legges frem uten forslag til vedtak. Henvendelser til kontrollutvalget i saken: Fra: Finn Olav Rolijordet [mailto:[email protected]] Sendt: 31. mai 2018 19:56 Til: Kjetil Solbrækken; ROAR LØKEN LUNDER Emne: Fastlegeordningen i Gjøvik I formannskapets møte onsdag den 30 mai fikk vi en orientering fra almenlegeforeningen i Gjøvik. Der ble det fremsatt alvorlige påstander om at administrasjonen har neglisjert en bekymringsmelding fra foreningen fra 2 år og 3 mnd siden. Det ble påstått at Gjøvik Kommune bryter loven mot befolkningens rett til fastlege. Jeg ber om at Kontrollutvalget straks iverksetter revisjon av kommunens arbeid og prosess rundt den fastlegekrisen som faktisk pågår i Gjøvik, herunder påstanden om lovbrudd og administrasjonens orienteringer til formannskap og kommunestyre. Finn Olav Rolijordet Gruppeleder Rødt -- med vennlig hilsen Finn Olav Rolijordet økonomiansvarlig i Rødt gruppeleder Rødt Gjøvik varaordfører i Gjøvik Fra: Torvild Sveen [mailto:[email protected]] Sendt: 31. mai 2018 06:20 Til: Roar Løken Lunder; [email protected] Kopi: Magnus Mathisen Emne: Krav om rapport omkring fastlegesituasjonen i Gjøvik Til kontrollutvalget i Gjøvik Vi er i gårsdagens formannskapsmøte blitt gjort oppmerksom på at allmennlegeforeningen i Gjøvik i mars 2016 kom med en rapport, som også ble betegnet som en bekymringsmelding, om fastlegesituasjonen i Gjøvik i årene framover.

3

Rapporten ble omtalt i Oppland Arbeidrblad halvannet år senere: https://www.oa.no/lege/legevakt/gjovik-kommune/varskomelding-fra-gjovik-leger-vi-er-for-fa-na-ma-noe-skje/s/5-35-470325?access=granted Etter hva jeg kan finne, har den forøvrig ikke vært tema, verken hos oss i formannskapet eller i utvalget for helse- og omsorg for Gjøvik. Ei heller i forbindelse med revideringen av helse- og omsorgsplanen i 2016 finner jeg noe informasjon om denne. På dette området er vi nå, ifølge Morten Breiby i allmennlegeforeningen, i ferd med å bryte loven fordi vi ikke sikrer våre innbyggere en god nok fastlegetjeneste. Jeg ber derfor om at kontrollutvalget tar dette opp til behandling og foretar en gjennomgang av fastlegeordningen, hva som er gjort - og hva som ikke er gjort med allmennlegenes innspill. Mvh Torvild Sveen gruppeleder, Gjøvik Senterparti kommunestyret i Gjøvik

https://www.oa.no/lege/legevakt/gjovik-kommune/varskomelding-fra-gjovik-leger-vi-er-for-fa-na-ma-noe-skje/s/5-35-470325?access=granted

https://www.oa.no/lege/legevakt/gjovik-kommune/varskomelding-fra-gjovik-leger-vi-er-for-fa-na-ma-noe-skje/s/5-35-470325?access=granted

1

SAK NR. 32/2018

Gjøvik kommune

BESTILLING AV FORUNDERSØKELSER – FORVALTNINGSREVISJON Sluttbehandles i: Kontrollutvalget


Saksdokumenter:

1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019

Ikke vedlagt

FORSLAG TIL VEDTAK:

SAKSOPPLYSNINGER: Saken ble avtalt i forrige møte (09.05.2018) i forbindelse med behandling av sak om oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 (sak 22/2018). Bakgrunnen for saken er at kontrollutvalget har ca. 450 timer til rådighet i sitt budsjett for 2018 til gjennomføring av forvaltningsrevisjon og andre undersøkelser/kontroller. Dette utgjør ca. 450 000 kroner. Dersom man skal bestille forundersøkelser hos Innlandet Revisjon IKS, med tanke på gjennomføring høsten 2018, bør bestilling gjøres snarlig. I etterkant av forrige møte er kontrollutvalget blitt anmodet om å igangsette undersøkelser rettet mot legesituasjonen i Gjøvik. Dette er behandlet som egen sak, og kan påvirke midler til rådighet. Ved planleggingen av eventuelle revisjoner må det også tas hensyn til at det er lagt opp til et fellesmøte i august 2018, der kontrollutvalgene i Gjøvikregionen (5 kommuner) vil se på mulighetene for å samarbeide om forundersøkelser og/eller forvaltningsrevisjonsprosjekter. Saken legges frem til drøfting uten forslag til vedtak.

2

Prioriterte områder i Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019: Nedenfor følger prioriterte områder innenfor ulike deler av organisasjonen (ikke prioritert rekkefølge):

Felles administrasjon, stab/støtte, HR organisasjonsutvikling

(sektorovergripende) Sykefravær

Hovedbegrunnelse for valg av området:

• Høyt fravær har store økonomiske konsekvenser og kan få konsekvenser for kvaliteten på tjenestene.

• Politisk interesse. Aktuelle tema:

• Gjennomgang av detaljert sykefraværsstatistikk i kommunen. • Kommunens arbeid med langtidsfravær og oppfølging av

sykmeldte. • Oppfølging av IA-avtalen • Evaluering av tiltak.

Finansforvaltning


• Betydelig økonomisk område for kommune (ca. 1 milliard kroner til forvaltning).

• Svikt i styring og kontroll med forvaltningskapitalen kan få betydelige økonomiske konsekvenser.


• Etterlevelse av kommunens eget finansforvaltningsreglement.

• Etterlevelse av kommunelovens regler om finansforvaltning, herunder forskrift om finansforvaltning i kommuner.

Målstyring


• Kommunen har etablert målstyring som en del av den helhetlige virksomhetsstyringen. At systemet for målstyring fungerer som forutsatt kan ha stor betydning for tjenesteproduksjonen mht. både effektivitet/produktivitet og kvalitet.

• Måling av kvalitet på tjenester er vanskelig. Aktuelle tema/spørsmål:

• I hvilken grad er det etablert målekriterier for kvalitet i tjenesteproduksjonen og hvordan måles rapportertes det på disse parameterne?

• Måles de riktige tingene? • Hvordan er kvaliteten på rapportering av måloppnåelse? • Hvordan brukes resultatene til læring og forbedring?

Informasjons-sikkerhet


• Vesentlig område for kommunen, da bruk av IKT benyttes i større eller mindre grad innenfor alle tjenesteområder.

• Svikt kan få store konsekvenser, både personlig for den som

3

rammes (svikt i håndtering av personopplysninger) og for kommunens omdømme

Aktuelle tema:

• Etterlevelse av personopplysningsloven.

Etikk og korrupsjons-forebyggende arbeid


• Inntatt i formålsparagrafen i kommuneloven. • Stort fokus på temaet sentralt (for eksempel nedsatt eget

etikkutvalg i Kommunenes Sentralforbund). • Politisk interesse.

Aktuelle tema:

• Hvordan jobber kommunen med forankring av gode etiske holdninger hos ansatte og politikere? Fokus både på overordnet nivå (ordfører/rådmann) og på mellomledernivå i organisasjonen.

Sektor for oppvekst

Skole


• Politisk interesse.

Aktuelle tema: • Mobbing (etterlevelse av opplæringslovens § 9 A om retten

til et godt psykososialt miljø – fokus på praktiseringen ute i skolene)

• Sykefravær og fraværshåndtering. • Bruk av ufaglærte. • Måling av kvalitet. • SFO-ordningen (innhold og kvalitet)

Barnevern


• Har vært et bekymringsområde i flere år mht. kapasitet, fristoverskridelser, mediefokuserte enkeltsaker.

• Store endringer i både organisering og ledelse på området siste årene.

• Svikt kan få alvorlige konsekvenser for barn/unge. • Sårbare brukergrupper. • Politisk interesse.

Aktuelle tema: • Produktivitet/effektivitet i saksbehandlingen. • Saksforberedende arbeid i f.m. Fylkesnemnda. • Kommunikasjon og omdømme. • Oppfølging av tidligere tilsyn fra

Fylkesmannen/helsetilsynet: I hvilken grad er praksis endret som følge av tilsynet?

Kommentar: • Barnevernet i Gjøvik kommune er under oppbygging.

Evaluering av området kan være mest aktuelt i slutten av valgperioden.

4

Sektor for helse og omsorg Samhandlings-reformen


• Betydelig reform med store konsekvenser for flere tjenesteområder i kommunen.

• Kommunen har i flere år betalt for et betydelig antall «overliggerdøgn» på sykehuset pga. kapasitetsproblemer og overbelegg på korttidsplasser.

• Stor politisk interesse. Aktuelle tema/spørsmål:

• Hvordan sikrer Gjøvik kommune at tildeling av korttids- og langtidsplass ved sykehjem skjer på grunnlag av en vurdering av pasientens behov? (jf. gjennomført kartleggingsrapport 2016)

• Måloppnåelse (i hvilken grad nås målene med reformen bl.a. målet om om forebygging)

Kommentar: • Evt. kontroller må koordineres/samordnes med andre aktører

som evaluerer ordningen.

Psykiatri- og rus (sektorovergripende)


• Gjennomført omorganisering av tjenesten • Planlagt ny statlig reform 1/1-17. • Økende utfordringer i samfunnet. • Sårbare brukergrupper. • Politisk interesse.

Aktuelle tema:

• Oppfølging av vedtatte planer og politiske vedtak. • Måloppnåelse og rapportering. • Kvalitet på tjenestene. • Fokus på tilbudet til barn og unge.

Sektor for NAV (kommunal del NAV Gjøvik)

Integrering av flyktninger


• Ikke ubetydelig omfang i Gjøvik kommune. • Sårbare brukergrupper. • Politisk interesse.

Aktuelle tema: • Organisering. • Måloppnåelse og rapportering.

Sosialtjenesten


• Ikke ubetydelig omfang i Gjøvik kommune. • Sårbare brukergrupper. • Politisk interesse.

Aktuelle tema: • Det er iverksatt tiltak for å redusere utbetalinger av økonomisk

sosialhjelp (videreføres i 2016/2017). Evaluering av effektene

5

av tiltakene. Fungerer de som forutsatt? • Hvordan fungerer mål- og resultatstyring på den kommunale

delen av NAV/sosialhjelp? • Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler.

Sektor for teknisk drift

Byggesaks-avdelingen


• En svært synlig avdeling med mye kontakt med publikum. • Oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget (KU-sak

13/2014). Aktuelle tema (jf. vedtak i KU-sak 13/2014):

• Effektivitet/produktivitet (avdelingens saksbehandlingssystem og andre hjelpemidler, avdelingens systemer og rutiner, resultater fra Lean-prosjekt, saksbehandlingstider, responstid til publikum mv)

• Måloppnåelse (i forhold til strategi- og tilsynsplanen) • Arbeidet med oppdatering av gamle reguleringsplaner

Sektor for samfunnsutvikling

Næringsutvikling


• Næringsutvikling er et viktig satsingsområde for Gjøvik kommune.


• Måloppnåelse. • Hva kjennetegner kommuner som lykkes med

næringsutvikling? Hva med Gjøvik kommune? Det regionale samarbeidet



• Måloppnåelse. • Regionkontorets rolle, ansvar og myndighet i forhold til

regionalt samarbeid.

1

SAK NR. 33/2018

Gjøvik kommune

REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget


Saksdokumenter:

1. Revisjonsplan for Gjøvik kommune 2018

2. Gjøvik Land Barneverntjeneste – informasjon om oppstart

3. Rapporten «Tillitsmåling i Gjøvikregionen» (Telemarksforskning)

4. Kobler folkevalgte tettere på barnevernstjenesten (KS-artikkel

26.04.2108)

5. Diverse avisartikler

6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste

Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Muntlig orientering

FORSLAG TIL VEDTAK:

Referatsakene tas til orientering.

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET · 1. Råd for etikkarbeid i kommuner, utgitt av Kommunens...

Documents

Transcript of INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET · 1. Råd for etikkarbeid i kommuner, utgitt av Kommunens...