Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar...

29
Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 Beginnen met CRM Node ........................................................................................ 1 Opzoeken, of invoeren van een nieuwe persoon ........................................................ 3 Navigeren binnen het systeem ................................................................................ 4 Activeren van Email ............................................................................................... 4 Webhook instellen in Mandrill Account (automatisch) ................................................. 8 Mailchimp Account koppelen aan Mandrill ................................................................. 9 Templates opmaken in Mailchimp en bewaren in Mandrill ..........................................10 Templates in Mandrill ............................................................................................11 Sjablonen in CRMNode ..........................................................................................12 Sjablonen met variabelen ......................................................................................13 Sjablonen met een logo .........................................................................................14 Nieuwe gebruikers in CRMNode ..............................................................................15 Instellen gebruikersrechten....................................................................................15 Persoonsgegevens ................................................................................................17 Takenlijst ............................................................................................................20 Collectieve verwerkingen, selecties en workflows ......................................................21 Aanpassen van het datamodel ................................................................................25 Overnemen contactgegevens uit Linkedn .................................................................26 Inlezen van andere bestanden (spreadsheet) ...........................................................27

Transcript of Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar...

Page 1: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015

Beginnen met CRM Node ........................................................................................ 1

Opzoeken, of invoeren van een nieuwe persoon ........................................................ 3

Navigeren binnen het systeem ................................................................................ 4

Activeren van Email ............................................................................................... 4

Webhook instellen in Mandrill Account (automatisch) ................................................. 8

Mailchimp Account koppelen aan Mandrill ................................................................. 9

Templates opmaken in Mailchimp en bewaren in Mandrill ..........................................10

Templates in Mandrill ............................................................................................11

Sjablonen in CRMNode ..........................................................................................12

Sjablonen met variabelen ......................................................................................13

Sjablonen met een logo .........................................................................................14

Nieuwe gebruikers in CRMNode ..............................................................................15

Instellen gebruikersrechten....................................................................................15

Persoonsgegevens ................................................................................................17

Takenlijst ............................................................................................................20

Collectieve verwerkingen, selecties en workflows ......................................................21

Aanpassen van het datamodel ................................................................................25

Overnemen contactgegevens uit Linkedn .................................................................26

Inlezen van andere bestanden (spreadsheet) ...........................................................27

Page 2: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

1

Beginnen met CRM Node

Nadat het CRM systeem voor u is ingericht, gaat u naar de volgende link om het systeem

te starten:

HTTPS://UWSERVERDOMEIN/UWBEDRIJF/VIEW_LOGIN

In het onderstaande voorbeeld is het domein crmnode.org en de bedrijfsnaam

MULTIREADT.

U kiest dan voor “Aanmelden als nieuwe gebruiker”.

Na het invullen van uw gegevens (voorbeeld), ontvangt u een activeringsemailje.

Page 3: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

2

Activeer uw CRMNode Account

Geachte heer Schneiders, Zojuist, op 2014-09-01 11:00:58 +02:00 is voor u een account in CRMNode aangemaakt, die op met onderstaande link kunt activeren. Activeren

Met vriendelijke groeten, Beheerder

Activeringsemail (voorbeeld), Na “activeren”, kunt uw een wachtwoord invoeren en bent

u als enige gebruiker “beheerder” van uw systeem.

De database is nog leeg, maar er is wel een en ander voor u ingericht.

Rechts boven in het scherm kunt u zien dat u bent ingelogd en wordt onderstaand

keuzemenu getoond.

Kies “Profiel” om uw eigen gebruikersprofiel op te vragen.

Toelichting

Gebruikers zijn zelf ook een persoon in het systeem aanwezig en de

communicatiegegevens, zoals verstuurde e-mails en verwerkte bestanden zijn in het

betreffende personenscherm beschikbaar. U kunt uzelf natuurlijk ook opzoeken, maar op

dit moment bent u nog de enige persoon in het systeem.

Page 4: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

3

Opzoeken, of invoeren van een nieuwe persoon

Opzoeken of nieuw invoeren van een persoon

Toelichting

Nadat u drie letters van de voornaam, de achternaam, of het persoonsnummer hebt

ingetikt, wordt een keuzelijst getoond om het profiel van de reeds aanwezige persoon te

selecteren.

Als u een persoon wilt invoeren, kunt u deze het beste eerst proberen op te zoeken. Klik

op het knopje met “+” om de persoon in te voeren.

Invoeren van een nieuwe persoon (voorbeeld)

Toelichting

Na het invoeren van een nieuwe persoon wordt een persoonsnummer toegekend en

wordt het profielscherm van de betreffende persoon getoond.

Page 5: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

4

Navigeren binnen het systeem

Menu aan de linkerzijde van het scherm (voorbeeld)

Toelichting

Alleen opties waarvoor de ingelogde gebruiker bevoegd is, worden getoond. Indien er

een driehoekje vóór een icoontje bevindt, kunt u het menu verder openklikken. Met het

knopje < rechtsboven, kunt u het menu verbergen waardoor er meer ruimte aan de

rechterzijde beschikbaar komt. Met “>” kunt u het menu later weer laten tonen.

Het eerste scherm dat na het inloggen wordt getoond is het dashboard. Hier worden de

gegevens die in de database aanwezig zijn op een grafische wijze getoond.

Voorbeeld van het dashboard

Activeren van Email

Page 6: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

5

Echter, voordat u email kunt gebruiken, moet u een (gratis) Mandrill © account

aanmaken en een door Mandrill toegekende “API Key” in CRMNode vastleggen.

Zolang deze API Key nog niet is ingesteld, wordt na het inloggen niet het dashboard,

maar het onderstaande “Getting Started” scherm getoond.

Getting Started “Wizard”, waarmee de API key van Mandrill en de hierna beschreven

“webhooks” kunnen worden ingesteld.

Na het aanklikken van het knopje “Mandrill”, komt u op de site van Mandrill. Klik op “Sign

Up” om een nieuwe account aan te maken.

Page 7: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

6

Website van Mandrill

Basisscherm in Mandrill na “Sign Up”. Klik op “Settings” om de API Key op te vragen.

Page 8: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

7

Klik op “Get API Keys” en in het vervolgscherm op “+New API Key” om de API Key op te

vragen.

Key

b9hIUXNEZATazQqVcu3HjQ

Created Aug 23 2014 2:01 pm

Voorbeeld van een toegekende Api Key. NB de getoonde key is een niet bruikbaar

voorbeeld.

Klik nadat de API Key (met knippen/plakken) is ingevoerd op “Volgende Stap” om de

communicatie met Mandrill te controleren, een default template” in Mandrill aan te

maken en de webhook automatisch in te stellen.

Melding die verschijnt als de communicatie met Mandrill correct verloopt. Op dit moment

is CRMNode in staat om e-mails via Mandrill te versturen en gegevens van geopende,

geweigerde en aangeklikte e-mails online in uw CRMNode database terug te ontvangen.

Page 9: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

8

Webhook instellen in Mandrill Account (automatisch)

Om informatie, zoals opens, clicks en bounces van verstuurde email teruggemeld te

krijgen, is het noodzakelijk dat in Mandrill een, met de internet connectie van uw

database, corresponderende webhook is gedefinieerd.

Let op: De onderstaande beschrijving van webhooks, is uitsluitend bedoeld ter

informatie, omdat de webhook, zoals hieronder beschreven, autmatisch door de “Getting

Started Wizard” van CRMNode wordt ingesteld.

Als de naam van uw database MIJNBEDRIJF is, dan is de link van deze webhook als

volgt:

WWW.CRMNODE.ORG/MIJNBEDRIJF/EMAILTRACKER

In Mandrill kan dit worden ingesteld in het menu: Settings, Webhooks, Add Webhook.

Voorbeeld van de instelling van de Webhook. Merk op dat alle mogelijke events zijn

aangeklikt, zodat deze events allen worden doorgestuurd.

Page 10: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

9

Mailchimp Account koppelen aan Mandrill

Mailchimp, het toonaangevende platform om nieuwsbrieven te versturen, is van dezelfde

leverancier als Mandrill. Indien Mailchimp wordt gebruikt voor het versturen van

nieuwsbrieven, verloopt de feitelijke bezorging ervan, via Mandrill. Mailchimp biedt een

professionele template editor om email-sjablonen te maken die ook in Mandrill gebruikt

kunnen worden. Dit is de reden dat wij alle gebruikers van CRMNode adviseren een gratis

Mailchimp account aan te maken.

De te ondernemen stappen zijn als volgt:

Ga naar www.mailchimp.com en open onder hetzelfde emailadres als Mailchimp

een account.

Ga naar My Profile, Integrations en koppel Mandrill

Koppel Mandrill Account aan Mailchimp

Page 11: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

10

Templates opmaken in Mailchimp en bewaren in Mandrill

Ga naar Mailchimp, Templates, Create Template. U kunt dan kiezen uit verschillende

thema’s en stijlen. Elke template bevat een zogenaamde “Editable Region” (zie

onderstaand schermvoorbeel). Het is belangrijk te weten dat CRMNode deze “Editable

Region” gebruikt wordt om daarin de gepersonaliseerde inhoud van een CRMNode (sub)

sjabloon te injecteren.

Door de koppeling met Mandrill (zie vorig hoofdstuk), biedt Mailchimp de optie “Save to

Mandrill”.

Mailchimp Template, met een editable region.

Page 12: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

11

Templates in Mandrill

Log in op www.mandrill.com en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige

templates te bekijken. Merk op dat een default template, met als “template slug” de

waarde “default-template” verplicht aanwezig moet zijn. Deze wordt namelijk gebruikt

als basis voor de sjablonen in CRMNode. Indien bij het versturen van een email vanuit

CRMNode, de “Default template” afwezig is, wordt deze automatisch als leeg template

aangemaakt.

Templates in Mandrill

Muteren van een template. De Editable Region moet in een <div mc:edit=”mycontent”>

…. </div> gebied worden vastgelegd. De instellingen From Email, Subject en From name

zijn niet belangrijk omdat deze bij het versturen vanuit CRMNode worden overschreven.

Page 13: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

12

Sjablonen in CRMNode

In CRMNode kunnen sjablonen voor elke vorm van communicatie worden vastgelegd.

Een sjabloon bepaalt niet alleen de tekstuele inhoud van een brief of email, maar ook de

wijze waarop deze door het systeem wordt verwerkt.

Sjablonen in CRMNode, klik op “Details” om specifieke instellingen aan te passen.

Gepersonalieerde sjabloon. Bij het versturen wordt de CRMNode sjabloon in de “Editable

Region” van de gekoppelde Mandrill sjabloon ingevoegd.

Page 14: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

13

Sjablonen met variabelen

Behalve vaste tekst, kan een sjaboon ook variabele teksten bevatten. In de taakbalk bij

het opmaken van de sjabloon, is hiertoe een keuzelijst beschikbaar.

Ga naar de gewenste positie in de tekst en open de keuzelijst “Invoegen variabele”.

Keuzelijst met ondersteunde variabelen.

Nadat een variabele gekozen is, wordt de corresponderende code van de variabele in de

slabloon geplaatst.

De variabele voor een adreslabel (in een brief) wordt als “gewone” tekst tussen *|… |* in

de tekst opgenomen. Zo corresondeert *|@ADDRESS_LABEL_8|* met een adreslabel

van (maximaal) 8 regels en *|PERSON_SALUTATION|* met de briefaanhef.

Met dit knopje “Inspringen” kan de tekst (bijvoorbeeld de variabele voor het

adreslabel) naar rechts worden verplaatst.

Page 15: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

14

Sjablonen met een logo

Om een logo (in een sjabloon) te kunnen plaatsen, moet u eerst het logo als bestand

inlezen bij uw gebruikersprofiel.

Selecteer uw profielpagina

Kies bestanden (+) om het logo éénmalig in te lezen.

Zorg er voor dat het bestand als “Publiceerbaar Mediabestand” is gemarkeerd en klik op

“Open Link” om het ingelezen bestand in de browser te tonen.

Kopieer (met rechtermuis + kopieer) de url van het getoonde logo. Deze url heeft u

nodig om het logo als “image” in de sjabloon vast te kunnen leggen. Behalve logo’s kunt

u ook, op precies dezelfde wijze, een “link” in een sjabloon opnemen die verwijst naar

(bijvoorbeeld) een ingelezen pdf bestand.

Page 16: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

15

Nieuwe gebruikers in CRMNode

Nieuwe gebruikers kunnen zich zelf als “gast” aanmelden in het systeem. Na het

aanmelden, ontvangen zij een activeringsemail, waarmee zij hun account kunnen

activeren en hun wachtwoord kunnen instellen. De rechten van een nieuwe gebruiker zijn

minimaal en kunnen desgewenst, door u als beheerder, worden verhoogd.

Aanmelden als nieuwe gebruiker.

Geachte heer Jansen,

Zojuist, op 2014-08-27 14:05:56 +02:00 is voor u een account in CRMNode aangemaakt, die op met onderstaande link kunt activeren. Activeren

Met vriendelijke groeten, Beheerder

Activeringsemail

Instellen gebruikersrechten

Page 17: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

16

CRMNode kent gebruikersgroepen, waarvoor de rechten per onderdeel kunnen worden

ingesteld. Gebruikers kunnen lid zijn van meerdere gebruikersgroepen.

Per onderdeel wordt nog onderscheid gemaakt tussen rechten op gegevens waarvan:

De gebruiker zelf eigenaar is

Een andere gebruiker van dezelfde afdeling eigenaar is

Een gebruiker buiten de afdeling eigenaar is

Gebruikers kunnen worden gekoppeld aan een afdeling (behoort tot) en aan een persoon

(Persoonsnr) in de database.

Koppelen van gebruikers aan gebruikersgroepen.

Per gebruikersgroep kunnen de rechten worden ingesteld.

Rechten per gebruikersgroep. Hierbij staat CRUD voor respectievelijk Create, Read,

Update en Delete.

Page 18: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

17

Persoonsgegevens

Elke persoon in het systeem heeft een eigen scherm waar de gegevens van die persoon

op een overzichtelijke wijze worden getoond.

Voorbeeld van een persoonsscherm

Rubriek Toelichting

Wijzigen van naamgegevens

Opvragen van een aantal interessante

grafiekjes, zoals verstuurde en gekoppelde

e-mails.

In CRM Node worden alle mutaties

historisch vastgelegd. Klik op het knopje

“Mutaties” om deze mutaties in omgekeerd-

chronologische volgorde te tonen.

Standaard worden alleen actieve (actuele)

gegevens getoond. Kies “Alle gegevens” om

ook niet actieve gegevens, zoals oude reeds

betaalde facturen, en beëindigde

dienstverbanden te tonen.

Knopje om alle onderliggende

basisgegevens in één keer te tonen, of te

verbergen.

Aan een persoon kunnen meerdere adressen

worden gekoppeld. Klik op “+” om een

adres toe te voegen, op “x” om een adres te

verwijderen, of op “>” om direct een brief

aan deze persoon te sturen.

In analogie met adressen, kunt u eenvoudig

emailadressen muteren, of een e-mailtje

sturen. Datzelfde geldt ook voor opbellen en

het opvragen van social media

aansluitingen.

Dit betreft “vrije” gegevens, zoals

kenmerken, codes, data en keuzelijsten die

Page 19: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

18

door de beheerder kunnen worden

gedefinieerd.

Hier kunnen bankrekeningnummers en de

eventueel daarbij behorende Sepa

incassomachtigingsgegevens worden

vastgelegd.

Vastleggen van aantekeningen in de vorm

van vrije tekst.

Blokkades worden meestal gebruikt om

personen (bij selecties) voor een bepaalde

vorm van communicatie uit te sluiten.

Hier kan vrije tekst met een alarm functie

worden ingevoerd. Indien alarmtekst is

ingevuld, wordt deze na het bij het

opvragen van de persoonskaart als “pop up”

getoond.

Knopje om alle onderliggende relaties te

tonen, of te verbergen.

Aan een persoon kunnen meerdere (ex)

werkgevers worden gekoppeld. Klik op “+”

om een “werkt bij” relatie toe te voegen, op

“x” om te verwijderen, of op “>” om de

gerelateerde persoon direct te selecteren.

Analoog aan werkgevers, kunnen bij een

organisatie werknemers met hun functie

worden gekoppeld. Ook kunnen vrienden en

familieverbanden worden vastgelegd.

Relaties zijn automatisch bilateraal en

hoeven dus maar één keer worden

vastgelegd.

Knopje om alle onderliggende transacties te

tonen, of te verbergen.

Dit is een meerkeuzelijst waarmee

aangegeven kan worden welke

(nieuwsbrieven) en andere vormen van

communicatie gewenst zijn.

Dit is een lijst met alle openstaande en

gerealiseerde contactmomenten. U kunt op

“+” klikken om een contactmoment toe te

voegen, maar om bijvoorbeeld een email te

versturen, is het is veel effectiever om bij

het betreffende emailadres op ”>” te

klikken.

Belangrijke gegevens van een

contactmoment zijn als volgt:

Gepland (datum/tijd)

Gepland voor (Medewerker)

Sjabloon (tabel)

Geadresseerde (persoon)

Ten behoeve van (zelf, of

organisatie)

Marketingcode (campagne)

Onderwerp (tabel)

Page 20: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

19

Memo

Uitgevoerd (datum/tijd)

Uitgevoerd door (Medewerker)

Samengevoegde sjaboontekst

Indien uw organisatie producten verkoopt

en/of daar offertes voor maakt, kan hier

worden aangegeven in welke fase van het

verkoopproces de persoon zich bevindt.

Door deze gegevens te registreren, kunnen

betere selecties worden gemaakt en kan een

zogenaamde sales “funnel”, voor het maken

van prognoses, worden bepaald.

Dit betreft een lijst met alle

lidmaatschappen en/of abonnementen. Klik

op “>” om direct de (eventueel afwijkende)

bestemmeling te selecteren.

De belangrijkste gegevens van een

lidmaatschap zijn als volgt:

Datum ingevoerd

Expiratiedatum

Opzegreden (tabel)

Status bij laatste verwerking

Communicatie in/uitschakelen

Marketingcode

Lidmaatschapsoort

Aanvullend termijnbedrag

Vanaf datum

T/m datum

Betaalrekening voor Sepa Incasso

Ten behoeve van (persoon)

Verzendwijze

Analoog aan lidmaatschapen, maar dan

betreffende eenmalige- en doorlopende

giften.

Facturen worden automatisch door een

workflow/verwerking aangemaakt. Per

factuur kunnen meerdere betalingen worden

ingevoerd en indien een betaling niet kan

worden gekoppeld aan een factuur, wordt

deze als niet gematchte betaling geboekt.

In dit onderdeel kunnen bestanden worden

ingelezen, of worden geëxporteerd. Door

een ingelezen bestand te koppelen aan een

workflow/verwerking, vindt automatische

verwerking plaats.

Indien zo’n verwerking klaar is, ontvangt de

operator (medewerker) een notificatie-email

en kunnen de resultaten als rapport worden

geëxporteerd.

Page 21: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

20

Takenlijst

Een takenlijst is een overzicht van alle niet gerealiseerde contactmomenten die voor uzelf

open staan. Het overzicht kan worden gesorteerd door op de kolomtekst te klikken.

Voorbeeld van een takenlijst

Rubriek Toelichting

Knopje om het scherm van de betreffende

persoon op te vragen.

Knopje om het betreffende openstaande

contactmoment te realiseren.

Page 22: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

21

Collectieve verwerkingen, selecties en workflows

Onder collectieve verwerkingen verstaan we de volgende onderdelen:

Selecties

Dit betreft het vastleggen van selectiecriteria met als doel om een lijst met personen te

selecteren waarvoor dan collectief een contactmoment kan worden aangemaakt.

Workflows

Dit betreft een schema van groepen met bij elkaar behorende verwerkingsstappen die op

geplande tijdstippen automatisch worden uitgevoerd. Er zijn workflows voor het

automatisch aanmaken en/of realiseren van contactmomenten, zoals automatisch

versturen van verjaardagswensen, het verwerken van een import, het aanmaken van

facturen, of het aanmaken van een Sepa XML incassobestand.

Communicatie realiseren

Dit betreft het automatisch realiseren van openstaande contactmomenten, welke

doorgaans ten gevolge van selecties en workflows zijn aangemaakt. Als bijvoorbeeld in

een workflow e-mails en brieven zijn aangemaakt, dan kunnen deze in dit onderdeel

batchgewijs worden gerealiseerd.

Voorbeeld van ingevoerde selecties. Met “Verplaatsen” kan een selectie worden

verplaatst naar een Workflow.

Voor selecties en de meeste workflowstappen kunnen selectiecriteria worden vastgelegd.

Afhankelijk van het soort workflow, hebben deze selectiecriteria betrekking op Personen,

Facturen of Orders.

Page 23: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

22

Invoeren van selectiecriteria

Variabele selectievoorwaarden

Per selectievoorwaarde kunnen variabelen worden ingevoerd.

Voorbeeld selectievariabelen om de juiste donatie te kunnen selecteren.

Workflows lijken een beetje op selecties, maar het kader waarin ze worden uitgevoerd is

geautomatiseerd.

Page 24: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

23

Voorbeeld van Workflows

Sommige soorten van communicatie, zoals het versturen van emails, kunnen –

afhankelijk van de sjablooninstelling “automatisch realiseren” - in de achtergrond worden

uitgevoerd.

Echter, voor het realiseren van andere acties, zoals het afdrukken van brieven, is de

semi/handmatige actie “Communicatie realiseren” noodzakelijk.

Hiertoe worden in eerste instantie alle batches, geclusterd op “datum”, “soort” en “tag”

getoond. Opmerking: Een “tag” is de code van een workflowstap, die bij het ontdubbelen

wordt gebruikt om te bepalen een contactmoment al dan niet aanwezig is.

Page 25: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

24

Batches met te realiseren contactmomenten. Klik op realiseren om een volgend scherm

te selecteren om deze acties collectief te realiseren.

Realiseren van contactmomenten, in dit geval e-mails. Merk op dat contactmomenten

waarvoor het emailadres onbekend is, op de takenlijst worden geplaatst. Dit kan

individueel worden gewijzigd in “gereedmelden”, of “verwijderen”.

Page 26: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

25

Aanpassen van het datamodel

CRMNode biedt uitgebreide mogelijkheden om zelf te bepalen welke aanvullende

persoonsgebonden gegevens vastgelegd dienen te worden. Een aantal van die gegevens

is al voorgeprogrammeerd en kunt u naar wens wijzigen, of aan/uit schakelen.

Uitbreidingsvelden op het datamodel.

Rubriek Toelichting

Veldcode Geeft de code van het veld aan. Voor juist gebruik zijn de volgende

conventies voor beginletters van toepassing:

ADDITIONAL_ (Aanvullend veld)

BLOCKLIST_ (Blokkadelijst)

INTEREST_ (Interessegebieden)

EMAILADDRESS_ (Emailadres)

PHONENUMBER_ (Telefoonnummer)

MAILINGLIST_ (Mailinglist/nieuwsbrieven)

SOCIALMEDIA_ (Social Media aansluitingen)

MARKETING_ (Marketingkenmerken)

Veldomschrijving Vrije omschrijving

Veldtype Keuzelijst met soort veld, zoals tekst, datum, nummer

Metatabel Keuzelijst (vaste waarde PERSONEXTENSONTABLE)

Moederveld Verwijzing naar een hoofdveld waaraan het veld is gerelateerd.

Org Ja, dan is het veld alleen van toepassing op bedrijven.

Per Ja, dan is het veld alleen van toepassing op natuurlijke personen.

(Een veld kan zowel Org als Per zijn)

Rep Ja, dan is het een repeterend veld en kan dan meerdere keren

worden ingevoerd. (1:n relatie)

Def Ja, dan kan een veld als “default” worden gemarkeerd,

bijvoorbeeld bij een e-mail adres, of telefoonnummer.

Dat Ja, dan kan een datumrange aan het veld worden gekoppeld.

Mar Ja, dan kan een marketingcode worden gekoppeld.

Act Nee, wordt het veld niet (meer) voor nieuwe invoer getoond.

Page 27: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

26

Overnemen contactgegevens uit Linkedn

Het overnemen van persoonsgegevens uit Linkedin is heel eenvoudig en kan met de

volgende stappen worden uitgevoerd:

Ga naar LinkedIn en selectereer Connections,

Keep in Touch.

Klik op het tandwieltje “Settings”

Kies vervolgens Advanced Settings en “Export

LinkedIn Connections”

Selecteer Microsoft Outlook (.CSV)

Het gevolg is dat in de map: “Downloads” het

volgende bestand wordt aangemaakt:

linkedin_connections_export_microsoft_out

look.csv

Activeer CRMNode en selecteer “Profiel” om uw

persoonlijke scherm te activeren.

Klik bij “Bestanden” om het geëxporteerde

LinkedIn bestand in te kunnen lezen.

Selecteer het LindedIn bestand om in te lezen. Omdat de workflow om deze gegevens te

verwerken elke minuut draait, ontvangt u vrijwel direct een email waarin gemeld wordt

dat de verwerking is uitgevoerd. Selecteer het bestand opnieuw om het “Rapport” te

downloaden.

Page 28: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

27

Inlezen van andere bestanden (spreadsheet)

U kunt personen en organisaties ook vanuit een spreadsheet (csv bestand met een vaste

opmaak) automatisch inlezen.

Klik in uw profielscherm bij Bestanden op “+” om een bestand toe te voegen.

Selecteer vervolgens uw externe bestand en koppel dat aan de Workflow/verwerking

“Importeren Persoonsgegevens Graydon”.

Inlezen van een bestand en koppelen aan een Workflow/verwerking.

Toelichting

Het in te lezen bestand moet een csv bestand zijn in het formaat zoals dat door Graydon

wordt aangeleverd. Door de koppeling van het bestand aan de Workflow/verwerking,

wordt dit bestand automatisch door deze workflow herkend en verwerkt.

Bij het importeren worden organisaties, contactpersonen en speciale kenmerken, zoals

KvK nummer, klasse werkzame personen, branche- en activiteiten coderingen en functies

van contactpersonen ingelezen. Indien noodzakelijk wordt het datamodel automatisch

met de definitie van deze extra velden aangepast.

Page 29: Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 · Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default

28

Nadat het bestand is verwerkt

Als het ingelezen bestand door de achterliggende workflow is verwerkt, ontvangt u als

operator (doorgaans binnen enige minuten) automatisch een mailtje.

Verwerking IMPORT_02 (NOTIFICATIE)

Zojuist, op 2014-08-18 12:27:52 +02:00 is de (workflow) verwerking IMPORT_02

uitgevoerd met het hieronder genoemde resultaat.

OK:1 bestand(en) met een totaal aantal van 1236 records zijn verwerkt, hierbij zijn

geen fouten geconstateerd. Er zijn 4329 functionarissen toegevoegd.

Met vriendelijke groeten,

Beheerder

Notificatie email (voorbeeld)