INHALTSVERZEICHNIS

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Inhaltsverzeichnis Einleitung 9

1 Grundlagen 11

1.1 Bedeutung des Rechnungswesen 11 1.2 Externes Rechnungswesen 12 1.3 Internes Rechnungswesen 14

2 Was ist SAP? 17

3 Organisationselemente 21

3.1 Mandant 21 3.2 Buchungskreis 22 3.3 Organisationselemente für die Berichterstattung 25 3.4 Kostenrechnungskreis 27 3.5 Werk und Lagerort 29 3.6 Einkaufsorganisation 31 3.7 Verkaufsorganisation 31 3.8 Unternehmensstruktur 32

4 Doppelte Buchführung 35

4.1 Geschäftsvorfälle als Grundlage der Buchführung 35 4.2 Grundbuch und Hauptbuch 37 4.3 Ablauf der Buchhaltung 42 4.4 Umsatzsteuer 52 4.5 Buchungen beim Verkauf 54 4.6 Ermittlung der Zahllast/Vorsteuerüberhang 55 4.7 Buchführung mit SAP FI 57 4.8 Hauptbuch und Nebenbücher 58

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4.9 Offene-Posten-Buchhaltung 59 4.10 Anlagenbuchhaltung 59

5 Hauptbuchhaltung 61

5.1 Kontenplan 61 5.2 Sachkontenstammdaten 62 5.3 Buchen 76 5.4 Belege 84

6 Kreditorenbuchhaltung 91

6.1 Buchungen in der Kreditorenabteilung 92 6.2 Kreditorenstammdatensatz 95 6.3 Anlegen eines neuen Kreditorenstammdatensatzes 98 6.4 Erfassen von Kreditorenrechnungen 108 6.5 Buchen mit der Einbildtransaktion 108 6.6 Automatischer Zahlungsverkehr 111 6.7 Integration mit der Materialwirtschaft 122

7 Debitorenbuchhaltung 127

7.1 Stammdaten Debitoren 129 7.2 Pflege der Debitorenstammdaten 130 7.3 Buchen 133 7.4 Zahlungseingang 135 7.5 Mahnverfahren 136 7.6 Mahnfunktionen 137 7.7 Parameter pflegen 138

8 Anlagenbuchhaltung 145

8.1 Lineare Abschreibung 146 8.2 Degressive Abschreibung 147 8.3 Beginn und Ende der Abschreibung 148

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8.4 Erinnerungswert 150 8.5 Anlagevermögen in der Buchhaltung 150 8.6 Organisationelemente der Anlagenbuchhaltung 153 8.7 Anlegen eines einzelnen Anlagenstammdatensatzes 156 8.8 Anlegen mehrerer Anlagenstammdatensätze 160 8.9 Asset Explorer 168 8.10 Anlagenabgang 169

9 Bankbuchhaltung 177

9.1 Kassenbuch 180

10 Abschluss der Finanzbuchhaltung 183

10.1 Abgrenzungen mit Accrual Engine 184 10.2 Wertberichtigung auf Forderungen 188

11 Fazit 195

12 Demos und Übungsaufgaben 197

12.1 Hauptbuchhaltung 197 12.2 Kreditorenbuchhaltung 200 12.3 Debitorenbuchhaltung 202 12.4 Anlagenbuchhaltung 204

A Die Autoren 208

B Index 211

C Disclaimer 216

21

3 Organisationselemente In einem Unternehmen laufen Prozesse normalerweise abtei-lungsübergreifend ab. In global agierenden Unternehmen erfol-gen diese sogar länder- und unternehmensübergreifend. Zur Ab-bildung der unterschiedlichen Prozesse hat SAP eine Vielzahl von Organisationselementen eingeführt.

Alle Organisationselemente haben sowohl eine betriebswirtschaftli-che und zugleich technische Bedeutung im SAP-System. Einerseits stellen sie z. B. ein rechtlich selbstständiges Unternehmen dar, sie sind andererseits in technischer Hinsicht eine Tabelle in der relationa-len Datenbank.

3.1 Mandant

Der Mandant ist die höchste Ebene aller Organisationseinheiten. Er steht für das Unternehmen bzw. die Unternehmenszentrale.

Technisch: Jeder Mandant stellt eine eigenständige Einheit mit eigenen Stammsätzen, einem vollständigem Satz an Ta-bellen und Daten, dar. Die Tabelle für mandantenabhängige Daten enthält in der ersten Spalte einen Mandantenschlüs-sel, der einen bestimmten Mandanten identifiziert. Der Man-dant wird durch diesen dreistelligen numerischen Schlüssel im System repräsentiert.

Betriebswirtschaftlich: Unter betriebswirtschaftlichen Ge-sichtspunkten stellt der Mandant einen Konzern oder ein Großunternehmen dar.

ORGANISATIONSELEMENTE

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Der Mandant

Betriebswirtschaftlich betrachtet, kann der gesamte Volkswagenkonzern als Mandant angelegt werden.

Spezifikationen oder Daten, die in allen Organisationseinheiten der SAP ERP-Anwendungen verwendet werden sollen (z. B. Wechsel-kurse), werden bereits auf der Mandantenebene angelegt, was die mehrmalige Eingabe erspart.

Auf Mandantenebene eingegebene Daten stehen dem gesamten Konzern zur Verfügung. Alle untergeordneten Organisationselemente werden mit einem Datensatz auf Mandantenebene verknüpft. Auf diese Weise werden Datenredundanz vermieden und ein einheitlicher Datenbestand für den gesamten Konzern erreicht.

3.2 Buchungskreis

Die wichtigste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens ist der Buchungskreis (BuKr). Für jedes Unternehmen wird ein sol-cher eingerichtet (siehe Abbildung 3.1). Das bedeutet, für einen Kon-zern, der aus mehreren selbstständigen Unternehmen aufgebaut ist, muss für jedes einzelne Unternehmen ein eigener Buchungskreis vorhanden sein.

ORGANISATIONSELEMENTE

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Buchungskreise

Bezogen auf unseren Beispiel-Mandanten »Volks-wagenkonzern«, sind als mögliche Buchungskrei-se VW, Audi, Porsche und Skoda anzulegen.

Auf Buchungskreisebene wird die Hauptbuchhaltung geführt. Hier müssen alle rechtlichen Anforderungen beachtet und die gesetzlich vorgeschriebenen Bilanzen sowie GuV-Rechnungen aufgestellt wer-den. Es wird je Unternehmen ein Jahresabschluss angefertigt. Sofern in unserem Beispiel VW mit drei Unternehmen in Deutschland, zwei in Frankreich und einem Italien tätig ist, müsste man sechs Bu-chungskreise anlegen.

Definition Buchungskreis

Zusammenfassend kann der Buchungskreis als kleinstes Organisationselement bezeichnet werden, für das eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann.

Dazu ist es erforderlich, bei jeder Transaktion in der Finanzkompo-nente von SAP ERP den Buchungskreis mit anzugeben. Dies ge-schieht entweder manuell oder durch Ableiten des Buchungskreises aus anderen Datenelementen.

ORGANISATIONSELEMENTE

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Somit muss jeder Buchungskreis eindeutig in dem Mandanten identi-fiziert werden können. Um diese Voraussetzung zu erreichen, hat jeder Buchungskreis:

einen eindeutigen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel und verfügt über eine Hauswährung.

Abbildung 3.1: Mandant mit Buchungskreisen

Buchungskreisnummer

Bei späteren Auswertungen wird in den Selektions-masken gerne mit Intervallen gearbeitet. Daher ist eine logische Nummerierung der Buchungskreise sinnvoll.

(1) Sofern alle Firmen in Europa mit einer 1 anfangen, könnte man einfach das Intervall 1000 bis 1999 auswählen. Auf der ande-ren Seite dürfte es dann gemäß dieser Logik in Europa nicht mehr als 999 Firmen geben.

ORGANISATIONSELEMENTE

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(2) Ein alphanummerisches Intervall von 1000 bis 1ZZZ würde die Anzahl auf 282 Milliarden erhöhen (3 Felder mit jeweils mindes-tens 24 Kombinationsmöglichkeiten, also 3 hoch 24).

Viele Unternehmen müssen nicht nur nach einer Rechnungslegungs-vorschrift reporten, sondern unterschiedliche Informationsbedürfnisse bedienen (landesspezifische Anforderungen, Konzernanforderun-gen usw.). Dies führt dazu, dass der Jahresabschluss (Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht) z. B. sowohl nach HGB, US-GAAP als auch nach IFRS erstellt werden muss. Gerade bei international agierenden Konzernen ist der Vergleich zwischen den einzelnen Unternehmen innerhalb einer Gruppe normalerweise gewünscht. Neben den loka-len Anforderungen für Deutschland, Frankreich oder Italien kommt dann zumeist ein internationaler Vergleichsmaßstab wie IFRS zum Einsatz.

3.3 Organisationselemente für die Berichterstattung

Mit der Einführung der Organisationselemente

Profitcenter, Segment und Geschäftsbereich

hat SAP auf die gestiegenen Anforderungen an eine Berichterstattung nach internationalen Rechnungslegungsvorschriften reagiert. Das Ziel ist, unterhalb der Ebene Buchungskreis über einzelne Teilbereiche der unternehmerischen Aktivitäten zu berichten.

3.3.1 Profitcenter

Neben dem Organisationselement Segment misst SAP dem bereits länger bekannten Organisationselement Profitcenter inzwischen eine größere Bedeutung bei.

INDEX

211

B Index

§ § 266 HGB 13 § 275 HGB 13

A Abgrenzungen 184 Abgrenzungsart 187 Abschreibung 145 Abstimmkonto 70, 91, 101, 130 Accrual Engine 184 Adressdaten Kreditor 99 Adresse 130 AfA-Jahresbetrag 149 Akontozahlung 136 Alternative Kontonummer 71 Änderungsübersicht 68 Anlagenabgang 151, 169 Anlagenbuchführung 59 Anlagenklasse 153, 157 Anlagenstammdatensatz 153,

155 Anlagenstammdatensatz

anlegen 156 Anlagenverrechnungskonto 166 Anlagevermögen 146 Anschaffungs- und

Herstellungskosten (AHK) 145

Anschaffungskosten 171

Anschaffungskosten der Rohstoffe 94

Anzahl gleichartiger Anlagen 157, 160

Asset Explorer 168, 174 Aufwendungen 49 Ausgleichsbeleg 120 Automatischer Zahlungsverkehr

111

B Bankdaten 100 Bankenverzeichnis 180 Bankinformationen zum Kunden

178 Bankschlüssel 178 Bankverbindung 180 Bearbeitungsoptionen 77 Beleg 36 Beleg anzeigen 84 Belegart 87 Belegdatum 76, 87 Belegkopf 81, 85, 87 Belegkopftext 87 Belegposition 88 Berechtigung 102 Bestellanforderung 122, 123 Bestellung 122, 123 Betrag 80 Betriebsvermögen 48

INDEX

212

Bewegungsart 164 Bewertungsbereich 153, 156 Bilanz 13 Bilanz/GuV-Struktur 73 Bilanzposition 43, 155 Bildaufbauregeln 154 Buchführung 13 Buchungsdatum 76, 87, 114,

115 Buchungskreis 22, 96, 156 Buchungsperiode 87 Buchungssatz 40 Buchungsschlüssel 82, 88, 164,

172

D Debitor 129 Debitoren-Einzelpostenliste 134 Debitorenstammdatensatz 129 degressive AfA 147 Doppelte Buchführung 35 Doppik 35

E Eigenkapital 48, 49 Einbildtransaktion 76, 108, 133 Einkauf von Rohstoffen 124 Einkaufsorganisation 31, 96 Einzelpostenanzeige 70 Einzelwertberichtigung 189 Erfasser 87 Erfassungsdatum 87 Erfolgskonto 72 Erinnerungswert 150 Erlöskonto 173

Erlösschmälerung 128 Eröffnungsbilanz 42 externes Rechnungswesen 12

F Feldstatusgruppe 71, 82 FI-AA 145 Finanzdisposition 101 Firmen- oder Geschäftswert

146 Fremdwährungskonto 68

G Geschäftsbereich 27, 79, 187 Geschäftsvorfall 35 Gewinn- und Verlustrechnung

13 GKR 61 Gliederung der Forderung 190 Grundbuch 40, 58 Grundstückserwerb 41

H Haben 40 Hauptbuch 58 Hausbank 177 Hauswährung 24, 68

I IBAN 101 IKR 61 Immaterielle Wirtschaftsgüter

146

INDEX

213

internationale Rechenschaftslegung 153

internes Rechnungswesen 12

J Jahresabschluss 14, 62, 183

K Kasse 38 Kassenbuch 180 Kommunikationssprache 99 Kontenfindung 154, 158 Kontengruppe 67, 98 Kontenplan 61, 66, 71, 156 Kontenplansegment 64 Kontenrahmen 61 Konto

Abschluss 51 aktiv 44 Auflösung 45 passiv 45

Kontoart 82, 88 Konto-ID 177 Kontowährung 68 Konzernkontennummer 67 Korrektur der

Bemessungsgrundlage 93 Kosten- und Leistungsrechnung

15 Kostenrechnungskreis 27 Kostenstelle 79, 159, 187 Kreditorenbuchhaltung 91 Kreditoreneinzelpostenliste 122 Kreditorenstammdatensatz 95

L Lagerort 30 Leistungs-AfA 147 lineare AfA 146

M Mahnbrief 139 Mahngebühren 137 Mahnlauf 140 Mahnliste 140 Mahnprotokoll 140 Mahnrhythmus 107 Mahnstufe 107, 137, 143 Mahnverfahren 107, 132, 136,

137, 143 Mahnwesen 103 Mandant 21 Mängelrüge 128 Mehrbildtransaktion 81 Minderzahlung 136 Monatsabschluss 183 Musterkonto 67

N Nachträgliche Änderung 86 Nebenbücher 58 Normalabschreibung 151 Nummernkreis 85, 154 Nutzungsdauer 149

O Offene Posten 59 Offene-Posten-Verwaltung 70 operativer Kontenplan 62

INDEX

214

P pauschalierte

Einzelwertberichtigung 192 Pauschalwertberichtigung 189 Personenkonto 129 Planungsrechnung 16 Preisnachlass 94 Profitcenter 25, 79, 187

Q Quartalsabschluss 183

R Rechenschaftslegung 13 Rechnungseingang 124 Rechnungslegungsvorschrift

156 Referenz 78, 87 Rohstoffkauf 42

S Sachkontenstammdaten 63 Sachkontenstammdatensatz 65 Saldo 39 SAP 17 SAP ERP 18 SAP FI 19 SAP R/3 18 Schlagwörter 68 Schlussbilanz 42 Segment 26, 79 SEPA 101, 115 Simulieren 80 Skonto 94, 104, 128

SKR 61 Soll 40 Sonderhauptbuchkennzeichen

192 Sortierschlüssel 70, 102 Sparte 32 Sperrschlüssel 104, 106 Statistik und Vergleichsrechnung

15 Steuerkategorie 69 Steuerkennzeichen 83, 172

T T-Konto 37 Toleranzgruppe 104, 132

U Überweisung 94 Umsatzsteuer 52, 69, 128, 190 Umsatzsteuerausweis 54

V Verbindlichkeit 91, 108 Verkauf von Fertigprodukten

127 Verkaufsorganisation 31 Verschrottung 149 Vertriebsbereich 31 Vollzahlung 135 Vorschlagsliste 112 Vorsteuer 52, 69, 93 Vorsteuerüberhang 57

INDEX

215

W Währung 87 We/Re-Konto 124 Werk 29 Wertberichtigung auf

Forderungen 188

Z Zahllast 55 Zahllauf 113, 115, 117, 120 Zahlung 112

Zahlungsbedingung 92, 102, 110, 132, 165

Zahlungseingang 135 Zahlungsfristenbasisdatum 115 Zahlungsprogramm 178 Zahlungsverkehr 103, 104 Zahlungsvorschlag 117 Zahlweg 104, 114, 115 Zahlwegeauswahl 116 Zinskennzeichen 71 Zugangsbuchung 162 Zusatzprotokoll 121