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Internetauftragserfassung Benutzer-Kurzanleitung

Lieferanten Beschaffungslogistik

Amtsgericht Aschaffenburg HRB 10253 Geschäftsführer: Dr. Michael Bargl Beiratsvorsitzender: Mathias Krage Ust-ID = DE 126936840

Anschrift: IDS Logistik GmbH · Saaläckerstr. 8

63801 Kleinostheim

HypoVereinsbank Aschaffenburg BLZ 795 200 70, Kto.-Nr. 366 868 127 IBAN DE85 7952 0070 0366 8681 27 BIC HYVEDEMM407

IDS Logistik GmbH · Saaläckerstr. 8 · 63801 Kleinostheim

Inhalt 1 Allgemeines zum Ordermanagement ..................................................................................................................... 2

1.1 Einleitung ......................................................................................................................................................... 2

1.2 Browservoraussetzungen ............................................................................................................................... 2

1.3 PDF-Viewer ..................................................................................................................................................... 2

2 Erstmalige Anmeldung: ........................................................................................................................................... 3

2.1 Erstanmeldung als Lieferant ........................................................................................................................... 3

2.2 Erfassung Versandadresse ............................................................................................................................ 4

2.3 Erstmaliges Anmelden mit personalisierten Anmeldedaten ......................................................................... 5

3 Sendungserfassung ................................................................................................................................................. 6

3.1 Auftragserfassung ........................................................................................................................................... 6

3.2 Übermitteln des Auftrages an die Spedition .................................................................................................. 8

3.3 Etikettendruck ................................................................................................................................................ 10

4 Kontakt ................................................................................................................................................................... 10

2 Amtsgericht Aschaffenburg HRB 10253 Geschäftsführer: Dr. Michael Bargl Beiratsvorsitzender: Mathias Krage Ust-ID = DE 126936840


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1 Allgemeines zum Ordermanagement

1.1 Einleitung Das IDS Ordermanagement dient dazu, Ihre Sendungsaufträge online mittels Webzugriffs zu erfassen, die notwendigen Etiketten und Übernahmelisten zu drucken und Ihre erfassten Sendungen an den IDS-Partner zu übermitteln. Somit bietet Ihnen das IDS Portal eine sichere Alternative, Ihre Sendungsaufträge direkt, schnell und elektronisch an den IDS-Partner zu senden und die Fehlerquote aufgrund von Medienbrüchen zu senken.

1.2 Browservoraussetzungen Die Anwendung ist für die nachstehenden Browser optimiert.

Windows Internet Explorer 9 oder größer Mozilla Firefox 15 oder größer Apple Safari 4 oder größer

1.3 PDF-Viewer Alle Druckausgaben werden als PDF-Datei ausgegeben. Damit lassen sich alle Dokumente millimetergenau erzeugen. Der Benutzer erhält damit gleichzeitig eine Dokumentenvorschau vor dem Drucken. Die erzeugten PDF-Dateien können Sie mit den aktuellen Versionen zum Beispiel folgender PDF-Viewer anzeigen und drucken.

Adobe Reader PDF-Xchange-Viewer Xpdf

Eventuell sind bei den PDF-Viewern Einstellungen notwendig, damit in der Datei eingebettete Bilder, Grafiken und Barcodes mit angezeigt und gedruckt werden können.



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2 Erstmalige Anmeldung:

2.1 Erstanmeldung als Lieferant Zur Erstanmeldung am Online-System starten Sie Ihren Internet Explorer (oder einen anderen Webbrowser), gehen auf die Webseite http://www.ids-portal.com und melden sich einmalig mit dem Benutzer ksb und dem Passwort ksb001 und Drücken des Buttons „Anmelden“ an.

Bild 1: Startseite IDS Portal

WWW-Link: http://www.ids-portal.com

http://www.ids-portal.com/




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2.2 Erfassung Versandadresse Erfassen Sie bitte auf der nun aufgehenden Internetseite unter dem Menüpunkt GKBelog (Bild 2) Ihre

Versandadresse und Ihre Kontaktdaten.

Ihren Benutzernamen können Sie frei wählen, sofern er noch nicht vergeben ist.

Die Erfassung schließen Sie mit dem linken Speicher-Button ab, danach wird eine Mail mit Ihren Benutzerdaten und einem Passwort an die von Ihnen angegebene Mailadresse gesendet. Mit diesen neuen personalisierten

Benutzerdaten melden Sie sich erneut http://www.ids-portal.com ein.

Bild 2: Erstanmeldung Lieferanten Adresserfassung




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2.3 Erstmaliges Anmelden mit personalisierten Anmeldedaten Wenn Sie sich das erste Mal mit Ihren personalisierten Anmeldedaten aus der Mail im IDS Portal anmelden, werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern (Bild 3). Das von Ihnen gewählte Passwort muss mindestens sechs Zeichen und eine Zahl oder ein Sonderzeichen enthalten und zweimal übereinstimmend eingegeben werden.

Tragen Sie Ihr neues Passwort ein und speichern Sie es anschließend mit dem linken Speicher-Button ab.

Bild 3: Änderung Passwort beim erstmaligen Anmelden

Adresserfassung



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3 Sendungserfassung

3.1 Auftragserfassung Melden Sie sich auf der Homepage http://www.ids-portal.com mit dem personalisierten Benutzernamen und

Passwort an. Unter dem Menüpunkt IDS-ORDER.COM/Standard im Reiter "Erfassung" kann dann ein Auftrag

erfasst werden (Bild 4).

Grundsätzlich bietet die Erfassung folgende Funktionen:

Über die Buttons und können Sie die Anzeige zur Erfassung von weiteren Informationen ein- oder

ausblenden, bzw. maximieren oder minimieren.

Mit dem Button werden zur Eingabe die Informationen gesucht. Ist das Ergebnis der Suche eindeutig, werden die Daten sofort zurückgeben. Bei mehreren Treffern ist eine Auswahl aus der Ergebnisliste

vorzunehmen.

Der Papierkorb unterstützt das Löschen von den betreffenden Positionen. Mit dem Button können an diesen Positionen weitere Zeilen zur Erfassung eingefügt werden.

Einen unfertigen Auftrag (z.B. fehlendes Gewicht, Anzahl, Art der Verpackungen etc.) können Sie bis zur

Erledigung über diese Funktion vorläufig speichern. Eine vollständig erfasste Sendung speichern Sie mit

diesem Button .

Eventuelle Fehler und Hinweise werden am Ende der Erfassungsmaske angezeigt, die Details dazu können über [Meldungen anzeigen] abgerufen werden. Zusätzlich ist jedes fehlerhafte Feld rot markiert.

Im Einzelnen sind zu erfassen:

1. Versenderadresse: Bitte Ihre Versenderadresse auswählen. Soll eine andere Abholadresse erfasst

werden, die Adresse mit dem Button aufklappen und eine neue erfassen.

Wenn bereits weitere Versandadressen erfasst und gespeichert wurden, können

diese analog der Empfangsadresse gesucht und ausgewählt werden.

2. Empfängeradresse: Entsprechende Empfangsadresse aus der Liste auswählen.

3. Angaben zur Sendung: Die Frankatur ist ein Pflichtfeld. Unter den Hinweistexten haben Sie die

Möglichkeit, optional sendungsbezogene Zusatzangaben zu erfassen.

4. Abholinformationen: Bei den Abholinformationen kann ein Abholdatum vorgegeben werden.

5. Sendungspositionen: In das Feld Markierung unbedingt die Bestellnummer eintragen. Zusätzlich können unter den Sendungspositionen Gefahrgutpositionen erfasst werden.

Nach der endgültigen Speicherung des Auftrages müssen die Aufträge noch aus dem Reiter "Übersicht" an die Spedition übermittelt werden (s. Punkt 3.2).

Der Auftrag ist erst übermittelt, wenn er im Reiter "Übersicht" unter der Überschrift "Gesendete Aufträge"

erscheint.




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Bild 4: Sendungserfassung



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3.2 Übermitteln des Auftrages an die Spedition Unter dem Reiter "Übersicht" werden die gespeicherten Aufträge verwaltet (s. Bild 5).

Die Auftragsübersicht ist in 3 Tabellen aufgeteilt (getrennt nach dem Status des Auftrags). - Offene Aufträge: Hier werden Ihre unfertigen Aufträge angezeigt bei denen noch eine Ergänzung der Sendungsangaben notwendig ist. Ihre Sendungen können Sie in dieser Liste mit einem Doppelklick in der Sendungszeile

zur Bearbeitung aufrufen oder durch ein x markieren und mit dem Button löschen. - Komplett erfasste Aufträge: In dieser Übersicht sind Ihre Aufträge gelistet die zum Etikettendruck und zum Senden der Daten bereit

stehen. In der Spalte [ES] (=Etikettenstatus) wird der noch nicht erledigte Ausdruck mit und der

erledigte mit symbolisiert. Mit einem Doppelklick auf den Auftrag kann dieser detailliert angezeigt und

dann mit dem Button bearbeitet werden. Über die Buttons können alle Sendungen markiert,

bzw. die Markierung wieder aufgehoben werden, um mit den nebenstehenden Buttons die Funktionen [Etikettendruck], [Daten senden] und [Auftrag löschen] für alle markierten Sendungen aufzurufen. Mit der Funktion [Daten senden] werden Ihre Sendungsdaten an den IDS-Partner übermittelt. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Etiketten/Label zu den ausgewählten Sendungen gedruckt haben, wird jetzt direkt der Etikettendruck aufgerufen. Gesendete Aufträge:

Diese Liste zeigt Ihre Sendungen an, für die eine Ladeliste mit dem Button gedruckt werden kann.

Der rote bzw. grüne Knopf zeigt Ihnen an, ob der Ausdruck bereits erfolgt ist oder noch offen ist. Es werden auch bei nur einer markierten Sendung alles Aufträge einer Datenübertragung auf der gleichen Ladeliste gedruckt. Mit einem Doppelklick auf einer Sendungszeile kann der Auftrag detailliert angezeigt werden. Zusätzlich ist es möglich, wenn die Sendung im IDS System verladen wurde einen

selektierten Auftrag zu markieren und mit dem Button in das Track & Trace zu verzweigen.



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Bild 5: Übersicht



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3.3 Etikettendruck Wurde der Etikettendruck ausgewählt, ist gemäß der Anfangsposition und der Druckrichtung die entsprechende Auswahl für die Druckposition zu treffen (s. Bild 6). Optional können Sie auch bei einem Nachdruck von Etiketten

einzelne Label bzw. Packstücknummern auswählen. Mit den Buttons können alle Packstücknummern zum Drucken ausgewählt bzw. die Auswahl für alle wieder aufgehoben werden.

Bild 6: Etikettendruck

4 Kontakt

Falls Sie weitere Fragen zur Auftragserfassung haben, können Sie sich gerne an unseren Customer Service wenden:

IDS Logistik GmbH Saaläckerstr. 8

63801 Kleinostheim Tel.: +49 (0) 6027 / 40903 -34, -35 oder -43 oder -48

Fax: +49 (0) 6027 / 40903 - 96 Mail: [email protected]

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