Ingreso de Facturas Electrónicas - … DE FACTURAS ELECTRON… · Ingreso al sistema para nuevos...

Ingreso de Facturas Electrónicas

Índice

Ingreso al sistema / Ingreso para nuevos proveedores....................... 3 y 4

Recuperación automática de contraseña ………………………………………. 5

Página del Portal de proveedores ……………………………………………...…... 6

Ingresar Facturas ……………………………………………………….............................. 7

Validación de Facturas con Orden de compra (Pedido) …………………………………….. 9

Validación de Facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS ………….…10

• Agregar datos manualmente ……………………………………………………...………. 11

• Agregar datos mediante un archivo Excel ……………………………………………….. 14

Verificación en historial de carga ……………………………………..…………...... 18

Consulta de pagos ………………………………………………………………….……… 19

Glosario ………………………………………………………………………………...……….. 20

Las facturas electrónicas deberán ingresarse en la página del portal de proveedores:

www.proveedores.bayer.com.mx.

• Ingreso al sistema

Ingrese el número de

proveedor / usuario

(7 dígitos)

proporcionado por

compras o el solicitante

Ingrese la contraseña.

En caso de no

recordarla, podrá

recuperar su

contraseña.

Página 3

*******

……..

En esta pantalla

inicial, puede

visualizar los datos

para comunicar con el

Centro de Contacto

Requisitos técnicos

para utilizar el portal

de proveedores

Ingreso al sistema para nuevos proveedores

Recuperación de contraseña.

• Ingreso al sistema para nuevos proveedores y recuperación de contrseña

Página 4

A continuación aparecerá la siguiente pantalla:

Ingresar un correo electrónico válido que será utilizado para

contactarle en referencia a sus facturas.

Ingresar el nombre de una persona con la que podemos contactar.

Ingresar la contraseña que se desea tener.

IMPORTANTE

La contraseña debe contener por lo menos una letra mayúscula, una

letra minúscula, un número y un carácter especial ($@!%*?&=^-), con

longitud mínima de 8 y máximo 16 caracteres.

No está permitido utilizar una contraseña utilizada previamente.

Confirmar la contraseña que se desea tener.

Dar a Actualizar.

Su solicitante les proporcionará:

1) Número de proveedor / usuario

2) Contraseña provisional (Parecida a: Y1@$@@86TD)

Deberá indicar ambos datos en la pantalla de Acceso al Sistema. Y1@$@@86TD

• Ingreso al sistema para nuevos proveedores y recuperación de contrseña

Página 5

Si es proveedor para varias empresas, seleccione aquella empresa a

la que va a facturar.

En caso de no aparecer la opción que necesita, comuníquese con el

Centro de Contacto.

RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA:

En caso de no recordar la contraseña, puede recuperarse automáticamente. Informar su número de proveedor y su correo.

Si el correo coincide con el que está informado en nuestro sistema, se enviará automáticamente una contraseña provisional a

su correo electrónico. Deberá seguir los pasos indicados en la página 4.

Si el correo no coincide, aparecerá un mensaje indicando comunicar con el Centro de Contacto.

Ingreso al sistema para nuevos proveedores

Recuperación de contraseña.

Portal de proveedores .

Una vez dentro del portal, visualice la pestaña de Ingresar Facturas y dé click para

seleccionar esta opción.

Avisos emergentes:

El portal es un canal

de comunicación.

Preguntas

Frecuentes (FAQ)

Página 5 • Página del Portal de proveedores

Desconectarse

del portal

Historial de carga

de facturas Desglose de pagos

realizados y pagos futuros.


En la pestaña Ingresar Facturas, podrá enviar sus facturas al sistema de Bayer. El envío consta de dos pasos:

1. Cargar el archivo xml. de la factura.

2. Validar el archivo xml. cargado previamente.

Aquí encontrará disponible para su descarga, el

Manual de uso del portal, para subir facturas

al sistema de Bayer.

Hacer click en “Add Files” para abrir el

explorador de documentos de su equipo y

seleccionar el archivo xml. de la factura que va a

cargar al sistema.

Solo debe cargarse la factura en formato xml.

Seleccionar el archivo xml. y

dar a “Abrir”, para cargar la

factura al sistema de Bayer.

Página 6 • Ingresar Facturas

Portal de proveedores


Informar el dato con el que se validará la factura en sistema. El campo no sea

seleccionado, quedará inactivado. No podrá avanzar, sin indicar uno de ambos datos.

- Informar nº pedido / orden de compra

ó

- Informar Solicitante.

Mientras el mensaje “Acción Pendiente del Proveedor” aparezca, la factura se

encuentra pendiente de validación.

La factura deberá ser validada, para que sea enviada correctamente al

sistema de Bayer. En este punto del proceso, el archivo podrá ser eliminado.


.

Validación de facturas con Nº de pedido / Orden de compra


Si todo es correcto, la línea en rojo

desaparecerá y el mensaje mostrado indicará

“Validación en proceso”.

Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para su

validación y verificación en el historial de

carga. En caso de que su factura siga en

proceso de validación después del plazo

indicado, póngase en contacto con nosotros

vía email o vía telefónica.

Dar a CONFIRMAR.


Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS


Seleccionar la opción “Solicitante” y escribir el Código de letras (CWID),

facilitado por su solicitante, tal y como se indica en la imagen.

Entrar en el icono:

Hay dos maneras de agregar la información

contable necesaria para el registro de su factura.

a. Manualmente.

b. Cargando un archivo Excel.

Se detallan a continuación:


Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS .

a. Carga manual de la información contable de la factura


1. Agregar el CECO / Orden Interna /

Elemento WBS informado por su

solicitante.

2. Agregar el importe antes de impuestos,

que debe ir cargado a ese CECO /

Orden Interna / Elemento WBS.

3. Dar clik en “Agregar”.

Se generará una línea con los datos

informados.

Se actualizará la información de “monto

cargado” y “pendiente de asignar”.

El sistema siempre indicará:

- Monto Factura: es el importe total de su factura antes de

impuestos.

- Monto cargado: suma de importes asignados a la

información contable.

- Monto pendiente de asignar antes de impuestos a un

CECO / Orden Interna / Elemento WBS.





Añadir en sucesivas nuevas líneas, el monto antes de impuestos, pendiente de asignar que ha quedado, siguiendo siempre las

instrucciones de los datos contables facilitados por el solicitante:

Cuando el total de la factura ha sigo asignado, el sistema lo indica:

Importe pendiente igual a 0

Para corregir los datos entrados, pueden eliminarse en

esta pantalla. Agregar los correctos, siguiendo los pasos

explicados anteriormente.

Para salir, guardando

los datos





El sistema informa cuando se han cargado

correctamente los Cecos y se ha llegado a

cubrir el total de la factura.

Dar a OK y a continuación a CONFIRMAR.

La línea en rojo desaparecerá y el

mensaje mostrado indicará “Validación

en proceso”.

Deberá esperar de 1 hora o 24 horas

para su validación y verificación en el

historial de carga. En caso de que su

factura siga en proceso de validación

después del plazo indicado, póngase en

contacto con nosotros vía email o vía

telefónica.



b. Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura


Descargar Layout:

Guardar la plantilla en Excel en su

ordenador en el formato

Excel Workbook (*.xlsx)

único admitido por el portal.

Sin modificar nada más, rellenar las

columnas “Ceco” y “Total”, utilizando

tantas filas sean necesarias como cecos

deba informar para su factura.

- Columna Ceco: Añadir los Ceco /

Orden Interna / Elemento WBS

informados por el solicitante.

- Columna Total: Añadir el importe antes

de impuestos, correspondiente a cada

ceco.





Guardar en su ordenador la plantilla en el

formato:

Excel Workbook (*.xlsx)

único admitido por el portal.

Ir a la misma pantalla donde se descarga la

plantilla, y utilizando la opción “Add Files”,

cargar el archivo Excel que acaba de

guardar.





Carga del archivo Excel en el sistema, y

comprobación de que todos los datos son correctos

(En caso contrario, aparecerán mensajes de aviso).

Importe pendiente igual a 0

Para corregir los datos entrados, pueden eliminarse en

esta pantalla. Agregar los correctos, siguiendo los pasos

explicados anteriormente.

Para salir, guardando los datos

Dar a OK, para volver a la pantalla del portal y confirmar la

validación de la factura.





Dar a confirmar, para validar la factura y

que entre en sistema.

La línea en rojo desaparecerá y el

mensaje mostrado indicará “Validación

en proceso”.

Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para

su validación y verificación en el historial

de carga. En caso de que su factura siga

en proceso de validación después del

plazo indicado, póngase en contacto con

nosotros vía email o vía telefónica.

Portal de proveedores ..

El Historial de carga permite ver el estado de todas las facturas subidas al portal.

Al finalizar la carga de sus facturas, esperar de 1 a 24 horas a su validación.

Transcurrido el plazo, verificar los documentos en el Historial de carga.

Página 17 • Verificación en historial de carga.

Una factura recién cargada, se mostrará con el mensaje “El Nº de solicitante (ABCDE)” y estatus “Validación en proceso”.

No aparecerá número de código de barras (Barcode).

Una factura cuyo proceso de validación en el portal ha finalizado, aparece con el mensaje “Recibido en el Portal” y estatus

“Carga exitosa”. No aparecerá número de código de barras (Barcode).

Una factura que ha pasado del portal, a nuestro sistema interno, para ser enviada para verificación, se mostrará con el

mensaje “Enviado a Contabilidad” y estatus “Carga exitosa”. Quedará reflejado el número de código de barras. Esta

numeración es única e identificadora para cada factura cargada en el portal.


Una vez finalizada la revisión de sus documentos, serán contabilizados, y su pago

aparecerá en la pestaña de Pagos / Pagos Futuros

Página 18 • Consulta de pagos

En la pestaña Pagos, puede visualizar la integración de pagos realizados por fecha.

En la pestaña Pagos Futuros, se encuentran las facturas con su fecha de vencimiento. Puede incluir

documentos no aprobados.

Las condiciones de pago pueden cambiar de acuerdo al pedido emitido por el área de compras, para mayor

información favor de ponerse en contacto con su comprador .


Glosario

Mensajes en la Carga de facturas Comentario

• EL Nº. ORDEN (2155555555) INCORRECTA El pedido ingresado es erróneo. Contactar con su comprador.

• EL Nº. SOLICITANTE (ABCDE) INCORRECTO El contacto es erróneo. Contactar con su solicitante.

• PENDIENTE VALIDACIÓN CECO

No se han validado los CECOS para la factura.

Monto pendiente: 0.56

Faltan 0.56 por asignar a un CECO.

Comprobar la distribución realizada de importes antes de

impuestos a la información contable.

• ACCIÓN PENDIENTE DEL PROVEEDOR Falta ingresar alguna información requerida. Número de pedido ó

CWID + Ceco/Orden Interna/Elemento WBS

• ERROR SAT Contactar con el centro de contacto.

• EL Nº. SOLICITANTE (ABCDE) CONFIRMADO La factura está en proceso. Pendiente de enviar a contabilidad.

• EL Nº. ORDEN (2155555555) CONFIRMADO La factura está en proceso. Pendiente de enviar a contabilidad.

Página 19 • Glosario


Glosario

Conceptos Clave Comentario

• Nº de pedido / Orden de compra

Está formado por diez números (si empieza por “21”) o por nueve

dígitos (si empieza por “6”).

Nº de pedido emitido por Bayer, que puede ubicar en el

documento que les es enviado para confirmar la solicitud de

productos o servicios.

• CWID

Es el código del solicitante, siempre compuesto por cinco letras.

Es informado por el solicitante del producto o servicio en el

momento de la compra.

• CECO

Centro de costes. Siempre diez dígitos alfanuméricos (formado por

letras y números conjuntamente).

Es informado por su solicitante.

• ORDEN INTERNA Siempre doce dígitos alfanuméricos.

Es informada por su solicitante.

• ELEMENTO WBS También conocido como número de proyecto. Cantidad de dígitos

variable (10, 12, 14, 16, 18). Es informado por su solicitante.

Página 20 • Glosario

CONNECTION CENTER INVOICE TO PAY

Muchas Gracias

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