Lean Academy

Infosessie19 juni 2014

Programma

• Lean Management

• Lean Academy

• Een goed Lean verbeterproject

• Het opleidingstraject

• Lean continues

• Timing

• Vragen

Lean Management

• Kiezen voor ‘Operational Excellence

via de filosofie van Lean,

dit is: het voldoen aan de klantenverwachtingen

met een minimum aan middelen, zonder verspilling.

Verbetering werking & dienstverlening

Drukken van de kosten

• Wegens:– het verbeterpotentieel,– de managementkwaliteit,– het vertrouwen in de cultuur van de ambtenaren om de dingen goed te

doen.

4

OverprocessingBoven de eisen/verwachtingen

uitvoeren; geenstandaardprocedures

Verplaatsenrondzwervende documenten;

onlogischearchiefsystemen

Overproductieoveraanbod van nietrelevante diensten

en informatie

Werkoverdrachtversnipperd werk;

werk dat moeilijk kanworden overgenomen

Werkvoorraadstapels dossiers, mails;

onder handen zijnde werk

Onbenut talentImmobiliteit medewerker;

niet kunnen of willen delegeren

Herwerkendoor verkeerde of

incomplete informatie;door verkeerde

uitvoering

Wachtenop informatie;

op anderen in het proces

LEAN in de processenZoek de bronnen van verspilling

Wat zijn de Lean uitdagingen in jullie organisatie? 5

Doelstellingen Lean Academy

• Kennis, vaardigheden en attitudes bijbrengen

• Geleerde onmiddellijk toepassen op concreet verbeterproject binnen de eigen organisatie

=> competentie- EN organisatieontwikkeling!

• Kennis en ervaring delen

• Netwerk creëren in en tussen de departementen

Voordelen voor de organisatie

• Lean-filosofie wordt gedragen door de organisatie

• Dienstverlening op een hoger peil

• Kosten worden gedrukt

• Verspillingen worden verminderd

• Grotere tevredenheid bij klanten / burgers

• Verhoogde betrokkenheid vanwege de medewerkers

• Initiatief en participatief management worden aangemoedigd

• Meer werkplezier

Kenmerken opleidingstraject

• Focus op praktische toepasbaarheid• Transfer van het geleerde naar de werkplek• Op maat: volledig afgestemd op dienstverlening

en administratieve processen in een overheidscontext

• Delen van kennis en ervaring tussen deelnemers van verschillende organisaties

LeerdoelstellingenOp het einde van de opleiding zijn de deelnemers in staat om:

• de basisprincipes van LEAN toe te passen op de werkprocessen van de eigen organisatie;

• de LEAN filosofie over te brengen op anderen;• de benodigde instrumenten te gebruiken om concrete

procesverbeteringen door te voeren;• weerstand tegen veranderingen in te schatten en ermee

om te gaan;• aan het management van hun organisatie te rapporteren

over het verloop en de resultaten van een LEAN-verbeterproject.

Centraal in Lean AcademyHet project van de deelnemers

Voorbeelden van projecten (F/N)

• Rationalisation des coûts des analyses génétiques en criminalistique

• Acceuil téléphonique orienté client

• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm vergunningen onderhoudspersoneel luchtvaartuigen

• Intern verloop aanwervingsproces voor statutairen optimaliseren

12

• Kernprocessen (= externe klant)

• Ondersteunende processen (ICT, P&O, B&B, Log, Admin, …)

De 38 onderwerpen van de projecten

13

Een goed Lean verbeterproject

Het project concentreert zich op een proces, een keten van activiteiten. Niet op een dienst. Niet op een IT-tool. Het leidt tot een concreet resultaat.

Er is een klant met een behoefte en er is een concrete output, tastbaar en meetbaar.

Het betreft bij voorkeur een transversaal proces waar meerdere personen/partijen tussenkomen.

Het proces is voor verbetering vatbaar. Er is potentieel op gebied van de doorlooptijd, de kosten, de kwaliteit t.o.v. klantverwachtingen, …

Het project is belangrijk voor het management. Het management heeft de verwachte verbeterdomeinen aangeduid. Het proces behandelt een belangrijk volume aan transacties. De oplossing bestaat nog niet. Het project is te realiseren in een viertal maanden. De scope wordt hiervoor

beperkt.

RIZIV LEANteam 14 LEAN Conferentie 2014

Goede praktijkInterne communicatie RIZIV

RIZIV LEANteam 15 LEAN Conferentie 2014

Goede praktijkInterne communicatie RIZIV

Doelpubliek

• Ambtenaren van de FOD’s, POD’s, parastatalen, wetenschappelijke instellingen, Federale Politie, Defensie en de Rechterlijke Orde.

• Profiel: kandidaten & projectvoorstellen• Selectie door topmanagement (sponsor)

20 juni: oproep voor kandidaten en projectvoorstellen

Profiel projectteam

• Grondige kennis eigen organisatie

• Inzicht in bestaande processen

• Gemotiveerd

• Ervaring met procesbeheer, projectmanagement en/of veranderingsmanagement (wenselijk)

• Ervaring met organisatieontwikkeling, management support en interne controle (nuttig)

Kandidaat- en projectvoorstellen

• Max. 40 projecten met 2 tot 4 deelnemers

• Geen quota

• Prioritisering deelnemers en projecten door topmanagement

• Elke organisatie bekomt minstens 1 project

• Standaardfiche voor kandidaatstelling en projectvoorstellen

• Centralisering bij stafdienst P&O / opleidings- verantw.

Structuur opleidingstraject

• Intakegesprek

• Lean Thinking: concepten, technieken en instrumenten (2 dagen)• Praktijkgericht • Lean Administration Game• Samenstelling groepen op basis van taalrol

(NL of FR)

Structuur opleidingstraject

• Case studies (1 dag + 4 x 0,5 dagen)• Focus op concrete lean verbeterprojecten die de

deelnemers binnen hun eigen organisatie moeten realiseren

• Dag 1: Kick off project met nadruk op soft skills• Klassikale bespreking projecten (max. 4 per sessie)

=> feedback, coaching opleider, intervisie, leren van elkaar

e-Campus: forum

• Groepen op basis van project: 4-tal projectteams → gemengde taalgroepen

• 2 x 2 uur individuele coaching per projectteam

Lean continues...

• Geen “One Shot”

• Uitbouw lean expertise federale overheid→ expertise op termijn internaliseren

• Netwerking

• Kennisbeheer

• Lean Inspiration Conference

• Lean Café

Niet stoppen met de drie

projecten, hé !

LEAN@FOD

Lean continues…

• FOD Economie• Interne opleiding: Inleiding in Lean en

procesmanagement• Leanfilosofie zal toegepast worden op grote

moderniseringsproject Ecochange

• FOD Binnenlandse Zaken• Toelichting intern P&O netwerk + motiveren nieuwe

deelname FOD BIZA• In nieuwe Lean verbeterprojecten zullen vorige

deelnemers een ondersteunende rol opnemen

Timing

Contact

• Yonca Braeckman (OFO)yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be

• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)

veronique.wathieu@p-o.belgium.be

• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)

paul.vangampelaere@p-o.belgium.be