Informe Tecnologico Hvca II Modulo
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
SECRETARIADO EJECUTIVO 1
EL PRESENTE INFORME VA DEDICADO A MIS PADRES, DOCENTES Y PERSONAS QUIENES SE INTERESAN POR MI BIENESTAR; POR BRINDARME SU APOYO, SABIDURIA Y MUCHO CARIÑO INCONDICIONAL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
INTRODUCCION
Pongo a su disposición el segundo informe de prácticas pre profesionales
correspondiente al SEGUNDO MODULO “GESTION DE ACTIVIDADES SECRETARIALES”
de la carrera profesional de secretariado ejecutivo realizado en la SUB GERENCIA DE
TRANSITO ,TRANSPORTES Y SEGURIDAD VIAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIALDE
HUANCAVELICA, con el propósito de dar cumplimiento al reglamento de prácticas
profesionales.
El principal propósito es dar a conocer metódicamente las acciones
desarrolladas en la institución de prácticas, los cuales contribuyen satisfactoriamente
en mi formación profesional.
El presente informe consta de tres capítulos, en el CAPITULO I, Se ha
considerado los datos informativos, objetivos y métodos utilizados, en el CAPITULO II,
trata sobre la descripción del centro de prácticas, en el CAPITULO III, se describe las
actividades realizadas dentro de la institución de prácticas, culminando con las
conclusiones, sugerencias, bibliografía y anexo.
SECRETARIADO EJECUTIVO 2
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Por ultimo aprovecho para agradecer a todas las personas quienes me
brindaron su apoyo incondicionalmente durante la ejecución de mis prácticas pre
profesional.
LA ALUMNA.
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES DEL SEGUNDO MODULO “GESTION
DE ACTIVIDADES SECRETARIALES” REALIZADO EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE HUANCAVELICA.
DEDICATORIA
INTRODUCCION
SUMARIO O INDICE
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1. DATOS INFORMATIVOS:
SECRETARIADO EJECUTIVO 3
SUMARI
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
1.1.Institución de Estudio
1.2.Carrera Profesional
1.3.Tipo de practica
1.4.Centro de practica
1.5.Área
1.6.Nombre del practicante
1.7.Duración
1.8.Nombre del asesor
1.9.Jefe de área académica
1.10. Director
2. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:
2.1.Fundamentación del modulo
2.1.1. Competencia general
2.1.2. Capacidades profesionales
2.1.3. Unidad de competencia del módulo técnico profesional
2.2.Objetivos de la practica
2.1.1. Objetivos generales
2.1.2. Objetivos específicos
2.3. Justificación
2.4. Planificación
2.5. Metodología
CAPITULO II
DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRÁCTICA
1. BREBE DESCIPCION DE LA EMPRESA
Razón social
SECRETARIADO EJECUTIVO 4
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Nombre
Dirección
Teléfono
Nombres de los responsables de la empresa
2. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD
1.1.Ubicación geográfica
1.2.Plano de ubicación
3.NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA
1.3. Reseña histórica del centro de práctica
1.4. Fines del centro de práctica
1.5. Funciones del centro de práctica y de la oficina
1.6. Estructura organizacional del centro de práctica
CAPITULO III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL CENTRO DE
PRÁCTICA
1. ANTECEDENTES DE LA PRÁCTICA
1.1 Descripción de la funciones
1.1.1 De la secretaria
1.1.2. De la practicante
2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA
2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de práctica
2.2. Actividades eventuales realizadas en el centro de práctica
2.3. Bienes utilizados en el centro de práctica
2.3.1. Equipos de oficina
SECRETARIADO EJECUTIVO 5
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
2.3.2. Mobiliarios utilizados
2.3.3. Materiales de escritorio, limpieza.
2.3.4 Documentos
2.3.5 Accesorios
2.4. Cumplimiento de horario.
3. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
3.1. LOGROS
3.2. DIFICULTADES
CONCLUSIONES
SUGERENCIAS
BIBLIOGRAFIA
ANEXO
ASPECTOS GENERALES
1. DATOS INFORMATIVOS:
1.1 INSTITUCION DE ESTUDIOS : Instituto de Educación
Superior Tecnológico de
Huancavelica
1.2 CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo
SECRETARIADO EJECUTIVO 6
CAPITUL
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1.3 TIPO DE PRACTICA : II Modulo
1.4 CENTRO DE PRÁCTICA : Municipalidad
Provincial de Huancavelica
1.5 AREA : Sub Gerencia de
Transito, Transportes y Seguridad vial
1.6 NOMBRE DEL PRACTICANTE:Miriam Soledad Escobar
Canales
1.7 DURACIÓN : 290 Horas
Cronológicas
-FECHA DE INICIO :18 de enero
-FECHA DE TÉRMINO : 15 de Marzo
1.8 NOMBRE DEL ASESOR : Lic. Vilma lloclla
Pariona
1.9 JEFE DE AREA ACADEMICA :
1.10 DIRECTOR : Ing. FedericoEspinoza villa
2. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:
2.1 Fundamentación del modulo
2.1.1.Competencia General:
Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la
recepción y manejo de información en el
desarrollo de las actividades secretariales, así
SECRETARIADO EJECUTIVO 7
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como asistir a la dirección o gerencia de acuerdo
a las normas de seguridad integral demostrando
asertividad, pro actividad, ética profesional y
actitud de cambio en las organizaciones.
2.1.2.Capacidades profesionales:
Capacidades técnico transformadoras:
Redactar todos los documentos de las
entidades en forma eficaz y
eficientemente.
Clasificar, ordenar, coordinar y archivar
documentos de diversa índole, obteniendo
una mejor organización documentaria.
Transcribir e interpretar dictados de
acuerdo a técnicas establecidas con
precisión y exactitud.
Digitar con precisión y exactitud todo tipo
de documentos.
Manejar diversos programas de
computación que ayudan a ejecutar el
trabajo de la oficina con eficiencia y
eficacia.
Utilizar diversos equipos de oficina para
optimizar el buen funcionamiento de la
misma.
Aplicar el manejo de la contabilidad básica
y computarizada correctamente.
SECRETARIADO EJECUTIVO 8
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Demostrar capacidad para el desarrollo de
eventos y certámenes con diplomacia.
Aplicar marketing secretarial dentro y fuera
de la organización.
Elaborar y traducir documentos en idioma
extranjero con exactitud.
Manejar adecuadamente los fondos
económicos.
Capacidades de organización:
Poseer una visión general para organizar
eventos sociales y culturales dentro y fuera
de la institución.
Diseñar, adecuar y operativizar el sistema
de archivo manual y computarizado para
lograr fluidez en el trabajo.
Organizar y administrar la oficina de
acuerdo a técnicas y criterios básicos
establecidos.
Evaluar el plan de trabajo de la oficina
contrastando los resultados obtenidos con
las metas y objetivos de la institución,
proponiendo alternativas de solución.
Organizar la agenda en coordinación con el
jefe, concertando y confirmando citas.
Organizar la correspondencia remitida y
recibida de acuerdo a normas establecidas.
SECRETARIADO EJECUTIVO 9
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Capacidades de cooperación y
comunicación:
Establecer comunicación efectiva en el
desarrollo de su trabajo, empleando un
lenguaje claro y conciso.
Mantener buenas relaciones
interpersonales dentro y fuera de la
organización.
Optimizar las relaciones públicas para
mejorar la imagen organizacional.
Demostrar fluidez comunicativa entre las
organizaciones.
Recepcionar y transferir información,
estableciendo una eficiente comunicación.
Responsabilidad y autonomía:
La profesión de secretariado ejecutivo
trabaja bajo la supervisión de su jefe
inmediato superior de la organización.
Es responsable de recepción y manejo de la
información, el desarrollo de actividades
secretariales y la asistencia institucional
gerencial.
Tiene autonomía en el trabajo de la oficina,
aplicar técnicas de archivo, la operación de
equipos electrónicos e informáticos.
SECRETARIADO EJECUTIVO 10
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Puede asistir en la verificación de las
condiciones adecuadas de los ambientes y
operatividad de los equipos utilizados en el
ámbito laboral.
Debe asistir en la determinación de
estrategias administrativas, el
establecimiento del sistema de control y
seguridad de la información. La
implementación de los cambios en los
métodos de trabajo, los criterios para la
organización de reuniones y eventos.
2.1.3.Unidad de competencia:
Realizar la recepción y manejo de información de
las comunicaciones así como la atención al
público, teniendo en cuenta las normas y
procedimientos establecidos por la organización.
2.2 Objetivos de la práctica:
2.2.1. Objetivos Generales:
Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos
en el II segundomódulo de función
profesional”GESTIÓN DE ACTIVIDADES
SECRETARIALES”en la Municipalidad Provincial
de Huancavelica, como en la trayectoria de mi
propia experiencia, mostrando responsabilidad,
eficiencia y eficacia en la oficina designada.
SECRETARIADO EJECUTIVO 11
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Coadyuvar en la planeación, organización,
coordinación y vigilancia de los recursos con que
cuenta en el centro de práctica, a fin de
proporcionar oportunamente los servicios
administrativos que se requieran para el
desarrollo de las funciones sustantivas de la
dependencia.
2.2.2. Objetivos Específicos:
Realizar la recepción y manejo de información
Identificarse como miembro de su centro laboral
y por ende con su profesión y las actividades que
desempeñan.
Ejecutar y dar seguimiento a los documentos
administrativos de la oficina con eficiencia.
Mantener un alto nivel de motivación hacia el
trabajo, así como buenas relaciones laborales y
humanas con el personal de su entorno.
Administrar de manera eficiente, los recursos
humanos, financieros y materiales que hayan
sido puestos a su disposición.
Determinar el grado de responsabilidad de las
funciones de la secretaria.
Acumular experiencias que consolide el perfil
profesional de la carrera de secretariado
ejecutivo en su primer módulo.
2.2. Justificación:
SECRETARIADO EJECUTIVO 12
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La práctica pre profesional tiene como finalidad de
consolidar la situación real de trabajo durante el
proceso formativo en el 2º modulo“GESTION DE
ACTIVIDADES SECRETARIALES”correspondiente al
III Y IV semestre de formación. Cuyo requisito
indispensable para la certificación modular.
2.3. Planificación:
Presentación de cartas _orientación
N
º
ORIENTACION D E F M A M J
0
1
Orientación de practicas X
0
2
Ubicación de control de practicas x
0
3
Gestiona de cartas de
presentación
x
0
4
Presentación de cartas x
0
5
Ejecución de practicas x
0
6
Culminación de practicas X
0
7
Elaboración de informe x x x
SECRETARIADO EJECUTIVO 13
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
2.4. Metodología:
Método Descriptivo:
Destinado a la observación directa de la situación
(actividades que se desarrolla en el centro laboral) en
tanto se trata de describir el comportamiento y
características de las diversas actividades dentro de la
oficina.
Método Analítico científico:
Es un método que obtiene conclusiones generales
a partir de premisas particulares, se trata de
métodocientífico más usual, que se caracteriza por
cuatro etapas básicas: la observación de los hechos; la
diversión inductiva de una generalización a partir de los
hechos; y la contratación.
2.5.1. Técnicas :
Es un procedimiento o conjunto de reglas, normas
o protocolos, que tienen como objetivo obtener un
resultado determinado, ya sea en el campo de la
ciencia, de la tecnología, del arte, del deporte, de
la educación o en cualquier otra actividad.
De Observación:
La observación, como técnica de investigación,
consiste en "ver" y "oír" los hechos y fenómenos
SECRETARIADO EJECUTIVO 14
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
que suceden dentro del Órgano de Control
Institucional del Gobierno Regional de
Huancavelica para poder aprender de los errores y
superarlos
De Información Bibliográfica:
Durante las prácticas se consultó varias
bibliografías teniendo en cuenta la utilización de
instrumentos como fichas bibliográficas y de
resumen anotando en ellas cada una de las
actividades realizadas y por realizar en el centro de
prácticas.
DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRÁCTICA
1. BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Razón Social : Municipalidad Provincial
SECRETARIADO EJECUTIVO 15
CAPÌTUL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Nombre : Municipalidad provincial de
Huancavelica.
Dirección : Av. Manchego muñoz
Teléfono : 067-452870
Nombre de los responsables de la Empresa:
Dr. Leoncio Huayllani Taype (alcalde)
2. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD
1.11 Ubicación geográfica:
La ciudad de Huancavelica está ubicada en la parte central
del departamento homónimo, al que pertenece. La capital distrital
se localiza a 12° 47’ 06” de latitud sur, 74° 58’ 17” de longitud oeste
y a 3.676 msnm.
Noroeste: distrito de Ascensión
Norte: distrito de
Ascensión, distrito de
Palca y distrito de Acoria
Noreste: distrito de
Acoria y distrito de
Yauli
Oeste: distrito de Chupamarca, dist
rito de Aurahuá y provin
cia de Castrovirreyna
Este: distrito de Yaul
i,provincia de
Angaraes
Suroeste distrito de
Castrovirreyna yprovincia de
Castrovirreyna
Sur: distrito de Castrovirreyna,
distrito de Santa
Ana yprovincia de
Castrovirreyna
Sureste: distrito de
Ccochaccasa
Está en un valle rodeado de montañas rocosas y es cruzado por el río
Ichu.31 Forma parte de la Cadena occidental andina, conocida como
"Cordillera de Chonta", formada por una serie de cerros dentro de los
que destacan Citaq (5328m), Huamanrazo (5298m) y Altar (5268m).
SECRETARIADO EJECUTIVO 16
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
3.-NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA
3.1 Reseña Histórica del Centro de Prácticas:
La región donde hoy se levanta Huancavelica fue
dominada en un comienzo por los huancas. Durante la
época incaica fue objeto de disputas con los chancas.
Según Garcilaso de la Vega, fue dividida en tres partes a
las que denominaron Jauja, Marcavilca y Llacsapallanca;
esta última se llamaría Huancavelica durante la llegada
de los españoles.
En el virreinato se descubren las minas de azogue
de Santa Bárbara y su destino cambia radicalmente,
convirtiéndose en uno de los más famosos centros
mineros de su tiempo. Tal fue su apogeo que el virrey
Teodoro la Croix calificó a sus minas como la "maravilla
más grande del mundo". Sin embargo, su esplendor se
fue apagando hacia el siglo XVIII cuando se produjeron
derrumbes en dicho yacimiento y los trabajos se fueron
paralizando debido a las difíciles condiciones de
producción.
La pérdida del esplendor económico y social no
fue obstáculo para que sus hijos abrazaran
fervorosamente la causa de la libertad. Con gesto viril y
decidido se levantaron en armas contra las autoridades
españolas, apoyando la revolución de Pumacahua.
3.2 ORIGEN DE LA PALABRA HUANCAVELICA
Diversas versiones se dan acerca de la verdadera
etimología de la palabra Huancavelica, como ocurre con
la mayoría de nuestras más antiguas regiones y
ciudades. Al respecto se mencionan las siguientes:
SECRETARIADO EJECUTIVO 17
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Fray Martín de Morúa dice que un jefe Huanca
sostuvo una gran batalla al lado de un cerro llamado
Vilca.
Mario Felipe Paz Soldán afirma que la palabra viene
de Huanca y Vilca, que significa adoratorio del sol
construido con piedras grandes.
Garcilazo anota que a la provincia Huanca le
añadieron Uillca (grandeza).
Se recoge tambié;n la versión de Huanca (piedra) y
Huillca (Sagrado).
Otra que proviene de famoso curaca chanca
WankoHuillca
Pero la más generalizada es la que relaciona el
nombre de una mujer huanca llamada Isabel a la que
todos conocían por Belica. Al referirse a ella siempre
le decían la “Huanca Belica
3.2 FINES DEL CENTRO DE PRÁCTICA:
Lograr eficiente formación de los futuros
profesionales en armonía con la aplicación
del sistema modular dentro de la política
educativa y los planes de desarrollo
regional.
Promover la participación de la comunidad,
empresas, públicas, privadas y otros en la
preparación de los futuros profesionales
técnicos.
Orientar e impulsar al futuro profesional en
el conocimiento y realización de la
SECRETARIADO EJECUTIVO 18
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
investigacióntecnológica y la
experimentación.
Fomentar una permanente inquietud de
actualización profesional, dentro de la
aplicación del sistema modular.
3.3 FUNCIONES DEL CENTRO DE PRÁCTICAS Y DE
LA OFICINA:
Recepción y manejo de información internos y
externos
Empadronamiento de vehículos
Foliar diversos documentos.
Registro de los documentos recibidos y emitidos
en los libros correspondientes.
Clasificar los documentossegún su naturaleza
para el archivo correspondiente ya sea en forma
cronológica o numérica.
Clasificar los documentos recepcionados para su
atención inmediata
Guardar con mucha seguridad los sellos de la
oficina.
Limpieza y cuidado de la oficina
Atender adecuadamente a las personas que
acuden a la oficina
otras funciones asignadas por los miembros de la
oficina
SECRETARIADO EJECUTIVO 19
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
SECRETARIADO EJECUTIVO 21
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
EN EL CENTRO DE PRÁCTICA
1. ANTECEDENTES DE LA PRACTICA:
1.1 Descripción de las funciones.
1.1.1. De la Secretaria:
Las funciones de la secretaria son como a
continuación detallo:
recepcionar, analizar, sistematizar y
archivar la documentación clasificada.
ordenar documentación para enviar a la
oficina de coactiva desde el mes de enero
hasta el mes de abril del 2013.
Elaboración de constancias para adjuntar a
las resoluciones de sanciones.
Elaboración de caratulas de las
resoluciones.
Elaboración de constancias de no adeudar
del conductor y vehículos.
SECRETARIADO EJECUTIVO 22
CAPITUL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Ingresar papeletas al sistema para el pago
respectivo de los usuarios.
Redactar documentos con criterio propio
de acuerdo a indicaciones generales.
Efectúa un control y seguimiento de los
documentos.
Realizar previsión de materiales de
escritorio para el normal funcionamiento
de la oficina.
Otras funciones que le asigne el director de
la oficina.
1.1.2 De la Practicante:
Atención al publico
Recepción de documentos
Registro del documento
Registro de documentos emitidos
Registro de documentos recibidos
Proceso de los documentos
recepcionados
Documentos redactados
Manejo de documentos
Archivo de documentos
Atención de llamadas telefónicas
Limpieza y cuidado de la oficina
Agenda.
2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.
SECRETARIADO EJECUTIVO 23
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
1.12 Actividades frecuentes realizadas en el centro de
práctica:
ATENCION AL PÚBLICO:
Es importante brindar un buen servicio al cliente
o usuario. que posee en práctica los
siguientes aspectos que fueron necesarios para
un unabuena intención al público: cortesía,
atención rápida, confiabilidad, atención
personalizado, y brindarle una información
acertada y siempre responder a sus necesidades
con entusiasmo y cordialidad. Siempre se debe
iniciar con un saludo de cortesía.
RECEPCION DE DOCUMENTOS:
Consiste en recibir los diferentes documentos que
provienen de las oficinas de la institución y de las
instituciones públicas o privadas. Para ello se
tiene en cuenta los siguientes: Recibir el
documento original y respectivo cargo. Sellamos
con el sello de recepción ambos documentos. El
sello tiene las siguientes indicaciones las cuales
deben llenarse correctamente: Nº de expediente,
fecha, hora, folio y firma.
Luego es devuelto el cargo del documento al
interesado.
REGISTRO DEL DOCUMENTO:
SECRETARIADO EJECUTIVO 24
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Consiste en anotar los datos más resaltantes de
los documentos recepcionados en el de registro
previamente legalizado por el asesor
jurídico de la institución, con la finalidad de
controlar y ubicar fácilmente y agilizar el trámite.
Existen dos tipos de registro de documentos:
a. REGISTRO DE DOCUMENTOS EMITIDOS:
Son documentos que se generan dentro de la
oficina y son emitidos hacia las
diferentesáreas de la institución o fuera de
ellas. para tal efecto se consignan los
siguientes datos en el cuaderno de registro.
El Nº de documento
Fecha de emisión
Asunto
Destinatario
Fecha de entrega
Nº Fecha
de
emisión
Asunto destinat
ario
foli
o
Fecha
de
entreg
a
00
1
17/02/
13
Viaje
de
comisi
ón de
servici
o
Sr.
Óscar
choque
Alarcón
02 18/02/
13
SECRETARIADO EJECUTIVO 25
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
b. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:
Se consigan los datos más resaltantes de
aquellos documentos que se provienen de las
diferentes instituciones y de las diferentes
áreas. Estos datos son:
NUMERO DE EXPEDIENTE: Se coloca
un número consecutivo asignado a cada
documento según el orden de ingreso.
Los números deben tener tres dígitos
estos son enumerados con la finalidad
de llevar un buen control en todos los
documentos que ingresan.
FECHA DE RECEPCION: se coloca el
día, mes y año de la recepción del
documento.
PROCEDENCIA: Se consigna los datos
de la persona quien firma el
documento así mismo se considera el
cargo.
TIPO DE DOCUMENTO: Se anota el
tipo de documento, quiere decir que
debo trascribir el código del documento
ejemplo:
OFICIO Nº
039-2011-OEPE-SOS/GOB-REG-HVCA
ASUNTO: Se trascribe l documento
recepcionado. Si en caso no tuviera se
SECRETARIADO EJECUTIVO 26
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
lee el documento y se extrae los datos
más importantes del fundamente o
exposición del documento.
FOLIOS: al momento de recibir un
documento siempre es necesario contar
la cantidad de hojas adjuntas que trae
consigo el documento y se debe
registrar.
DERIVADO A: una vez que los
documentos tengan el respectivo
proveído se procede a descargar y
entregar a su destino o puede ser
archivado; entonces son esos datos los
que se consignan; tales como la oficina,
el que te recepciono el documento, la
firma y fecha de entrega.
Nº FECHA
PROCEDENCI
A
TIPO DE
DOCUMENT
O
ASUNT
O
FOLIO DERIVADO FIRM
A
FECH
A
00
1
03/02/13 Leoncio
huayllani
Taype
presidente
regional de
hvca
OFICIO Nº
143-2013-
SGTTSV-MPH
Solicita
reporte
especifi
co de
població
n
02 A las redes
con OFICIO
Nº 032
03/02/
13
PROCESO DE LOS DOCUMENTOS
RECEPCIONADOS.
SECRETARIADO EJECUTIVO 27
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Una vez registrado los documentos, se entrega al
jefe inmediato estampan pando el sello de
proveído .
Luego es devuelta con la indicación del jefe, para
ser derivado a otra oficina, exención en la misma
oficina, o para el archivo.
Inmediatamente se procede a descargar y derivar
según corresponde cada uno de los documentos,
previamente haciendo firmar y anotando algunos
datos de interés en el cuaderno de cargo.
DOCUMENTOS REDACTADOS.
Consiste en redactar los documentos con criterio propio,
de acuerdo a las indicaciones generales. Para esta
actividad se utilizo una computadora con respectiva
impresora, utilizando el programa Word 2007. Dentro de
ello citaremos los documentos mas importantes que se
utilizaron durante el tiempo de práctica
MEMORANDOS
Son documentos breves que se emplean dentro
de la institución, para hacer conocer o informar
diversos asuntos como:
Comisión de servicios
Comunicar disposiciones, etc.
OTROS DOCUMENTOS
SECRETARIADO EJECUTIVO 28
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Estos documentos han sido utilizados
frecuentemente de acuerdo a las indicaciones del
jefe.
Constancia
Comprobante de salida
Requerimiento de materiales
MANEJO DE DOCUMENTOS.
Una vez redactados los documentos por órdenes del
supervisor se imprime dos copias.
Luego se estampa con el sello redondo y pos firma del
jefe.
Se pasa al jefe para su respectiva firma.
Luego se le da el trámite correspondiente al documento.
Posteriormente se hace el seguimiento del documento.
Luego se archiva el cargo del documento
Se usa el papel A4 para todos los documentos
administrativos excepto al memorando que se usa papel
A3.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
ARCHIVO: es un proceso sistemático que consiste en la
organización, descripción, codificación y control de
documentos, consignado todos los datos necesarios.
SECRETARIADO EJECUTIVO 29
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
El archivo de documentos se realiza diariamente de
acuerdo al orden de llegada y salida. Para ello antes de
archivar se debe clasificar y ordenar utilizando un
sistema de archivo. Por lo que dentro de esta área se
utilizo el sistema cronológico para los documentos
recibidos y el sistema numérico para los documentos
emitidos. Así mismo es preciso mencionar que dentro de
la institución de prácticas se utilizaron 10 archivadores
con palanca.
ATENCION DE LLAMADAS TELEFONICAS.
La oficina de prácticas cuenta con un teléfono que sirve,
para decepcionar la llamada proveniente de las
diferentes aéreas y fuera de la localidad. Así mismo se
realizaban las llamadas telefónicas previa autorización
del jefe inmediato superior con la finalidad de realizar
coordinaciones relacionándonos netamente con la
actividad laboral.
LIMPIEZA Y CUIDADO DE LA OFICINA.
La secretaria vela por la apariencia de la oficina,
tratando en lo posible su cuidado y mantenimiento del
mismo, por lo que era necesario primero con la limpieza
de los equipos de oficina y los muebles antes de iniciar
con el trabajo. Esta actividad se realiza todos los días.
SECRETARIADO EJECUTIVO 30
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
AGENDA:
El uso de la agenda también fue un aspecto muy
importante en la actividad laboral, se anoto los datos de
interés para la oficina para ello de efectuaba las
revisiones permanentes con el fin de poder recordarle a
mi jefe las actividades que debe realizar durante el día,
igualmente debe darle relación a los encargos que le
hicieran
1.13 Actividades eventuales realizadas en el centro de
práctica:
Apoye para la amnistía vehicular.
Apoye a la oficina de personal.
1.14 Bienes utilizados en el centro de práctica:
2.3.1. EQUIPO DE OFICINA:
Computadora
Fotocopiadora
Impresora
Scaner
2.3.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS:
Sillas
Mesas
Muebles para la computadora
SECRETARIADO EJECUTIVO 31
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Estantes para archivar
Estantes para los bienes materiales, etc
2.3.3. MATERIALES DE ESCRITORIO:
Papel bond
Lápices
Lapiceros
Archivadores
Engrapadores
Perforador
Tijera
Fechador
Tajador
Cuaderno de actas
Porta sellos
Porta clips
Porta papelera
Corta papel, etc.
Sellos de recepción
Sello de posfirma
2.3.4. MATERIALES DE LIMPIEZA:
Limpia vidrio
Ambientador
Otros
2.3.5. DOCUMENTOS:
SECRETARIADO EJECUTIVO 32
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Memorando
Constancias vehiculares
Constancias de no adeudar
2.4 Cumplimiento de Horario:
Mi permanencia en la Municipalidad Provincial de
Huancavelica fue a partir del 18 de enero al 15 de marzo del
2013 cumpliendo una jornada laboral de 290 horas
cronológicas, asistiendo puntualmente y cumpliendo
estrictamente con el siguiente horario establecido por la
Institución de prácticas.
De lunes a viernes:
Mañanas : 8:00 am a 1:00 pm
Tardes : 2:30 pm a 5:30pm
2 DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
2.10LOGROS:
He aprendido a ganar experiencia aplicando todo
el caudal de conocimiento a las tareas
encomendadas de la sub Gerencia de Tránsito y
Transportes y Seguridad Vial.
Aprendí a redactar documentos como oficios,
memorando, constancia, etc.
Logre realizar mis objetivos como realizar mis
practicas pre profesionales para así optar mi
título profesional.
2.11DIFICULTADES:
SECRETARIADO EJECUTIVO 33
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Me dificulte al principio a redactar documentos
no tenía experiencia.
También me dificulte en realizar un libro de
actas.
Las dificultades fueron pocos porque luego me fui
adaptando al trabajo de la oficina.
He aprendido a ganar experiencia aplicando todo el
caudal de conocimiento a las tareas encomendadas por
el gerente de tránsito.
SECRETARIADO EJECUTIVO 34
CONCLUSIONES
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
También gane experiencia en redactar documentos,
recepcionar y archivar cada uno de los documentos.
Las practicas pre profesionales es una oportunidad,
porque nos permite adquirir experiencia, ampliando
nuestros conocimientos y desarrollándose como un buen
profesional.
Mantener una excelente comunicación es vital para el
desarrollo de nuestro trabajo.
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SUGERENCIAS
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En la medida que la secretaria empieza a evolucionar en
su desempeño; ella puede empezar a sugerir y
encargarse de algunas actividades que saliendo un poco
de su rutina, promueve el desarrollo y la buena imagen.
Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima
confianza, su formación, solidez, discreción, carácter,
personalidad, es clave para que exista una relación de
confianza absoluta y sea coparticipe de las fortalezas y
debilidades de la empresa.
Tener siempre en cuenta las debidas actualizaciones de
convenios con las instituciones para evitar futuros
problemas con el personal practicante.
Garantizar el buen acogimiento y trato de parte de los
servidores y/o trabajadores de la institución para con los
practicantes quienes sin condiciones brindas su labor con
entusiasmo.
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BIBLIOGRAFIA
L a secretaria moderna Elizabeth
Mc Millan
Hágase secretaria Ud. Misma Jorge
Diaz Mosto
Nueva guía para la investigación científica
Dieterich.Heinz
Reglamento de organizaciones y funciones de la
institución de práctica.
Manual de organización y funciones de la institución de
prácticas.
Folletos.
http://www.municipalidadehuancavelica.
SECRETARIADO EJECUTIVO 37