INFORME SOBRE UNA DENUNCIA RELACIONADA CON ALGUNAS ...

MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO

Central telefónica: 2216 0718 Fax: 2229-4578

AUDITORÍA INTERNA

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AI 007/2017

31 de enero, 2018

noviembre……………

…Junio, 2016

INFORME SOBRE UNA DENUNCIA RELACIONADA CON ALGUNAS

CONTRATACIONES DEL ALOJAMIENTO Y REDISEÑO DE LA PÁGINA

WEB DE ESTA MUNICIPALIDAD

2017



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31 de enero, 2018


…Junio, 2016 CONTENIDO




RESUMEN EJECUTIVO Nº de página

1. INTRODUCCION

Origen del estudio…………….……….……………………………………….……………1

Objetivos y alcance del estudio…..…………………………………………………….…...1

Comunicación verbal de resultados…....................................................................................1

2. RESULTADOS......................................................................................................................2

Contratos firmados para el rediseño de la página web de esta Municipalidad..……….. 2

Expedientes de contratación de alojamiento y rediseño de la página web. …………… 4

Revisión de cheques por pago de alojamiento y rediseño de la página web…………... 7

3. CONCLUSIONES……………………….......................................................................... 8

4. RECOMENDACIONES..….………..…………………………………………………... 9

Al Concejo Municipal………………………………………………………………… 9

Al alcalde municipal………………………………………………...………………... 9

Al proveedor municipal………………………………………………………………... 10



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…Junio, 2016 RESUMEN EJECUTIVO




El presente resumen se refiere a los resultados del estudio sobre algunos aspectos relacionados

con algunas contrataciones llevadas a cabo para el alojamiento y rediseño de la página web de

esta Municipalidad.

El objetivo de este estudio consistió en determinar si las contrataciones llevadas a cabo por la

Unidad de Proveeduría para el alojamiento y rediseño de la página web de esta Municipalidad,

durante el período comprendido del 2009 al 2016, fueron llevadas a cabo de conformidad con

lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y de acuerdo con los requerimientos

de la Institución.

Según los resultados de este estudio, se observaron algunas debilidades en los contratos

firmados para el rediseño de la página, entre ellas, falta de claridad en las especificaciones

técnicas del producto que se esperaba recibir de la empresa contratada, no se establecen

claramente cuáles van a ser las acciones que llevará a cabo la empresa adjudicada, ni los

plazos de entrega. Además no existe control de la custodia de los contratos, entre otras.

Asimismo, existen algunas debilidades en las contrataciones realizadas, tales como: invitación

a un solo proveedor, órdenes de compra sin la cotización presentada por los proveedores, no se

encontró evidencia de que las especificaciones para el rediseño de la página web hayan sido

realizadas por un profesional en el área. Además, se observaron algunas diferencias entre la

oferta presentada por Peiyes S.A y las especificaciones del cartel y no se encontró evidencia de

que se haya llevado una comparación o un análisis entre ambos documentos.

Por otro lado, no se observó que se llevara a cabo una verificación del trabajo realizado por la

empresa contratada para el rediseño de dicha página.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que se deben establecer controles adecuados

que aseguren que las acciones llevadas a cabo por la Unidad de Proveeduría, se realizan

conforme a la normativa vigente y contribuyan al logro de los objetivos de la Institución.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el

artículo 12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las

recomendaciones pertinentes para que la Administración realice las acciones correspondientes.

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1. INTRODUCCIÓN:

Origen del estudio

1.1. El presente estudio se llevó a cabo en atención a una denuncia ciudadana sobre el alojamiento y

rediseño de la página web.

Objetivo y alcance del estudio

1.2. Determinar si las contrataciones llevadas a cabo por la Unidad de Proveeduría para el alojamiento

y rediseño de la página web de esta Municipalidad, durante el período comprendido del 2009 al

2016, fueron llevadas a cabo de conformidad con lo establecido en la Ley de Contratación

Administrativa y de acuerdo con los requerimientos de la Institución.

1.3. Los procedimientos que se plantearon en este programa, se aplicaron sobre las contrataciones

llevadas a cabo para el rediseño y alojamiento de la página web del 2009 al 2016.

1.4. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría

Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009) y las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público (R-D-064-2014) entre otras normas legales y técnicas vigentes.

Comunicación verbal de resultados

1.5. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones

producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el día 11 de enero del 2018

con la presencia de los señores Bolívar Vargas V. presidente Concejo Municipal, Rolando

Méndez S., alcalde municipal y Walter Méndez M. proveedor municipal actividad a la que se

convocó mediante oficio AU-101-0001-18 del 8 de enero del presente año.

1.6. Posteriormente, el borrador del presente informe se envió, en versión digital, a los señores

Rolando Méndez, Alcalde Municipal y Bolívar Vargas, Presidente Concejo Municipal, mediante

oficio AU-101-015-18 del 17 de enero del 2018, con el propósito de que en un plazo no mayor a

cinco días hábiles, formularan y remitieran a la Auditoría Interna las observaciones que

consideraran pertinentes sobre su contenido.

1.7. Sobre el particular, no remitieron a la Auditoría Interna ningún oficio mediante el cual externaran

observaciones al contenido del borrador del informe.

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2. RESULTADOS

2.1 De conformidad con el estudio realizado sobre algunas contrataciones llevadas a cabo por la

Administración para el alojamiento y rediseño de la página web de esta Municipalidad, se

observaron algunas debilidades de control las cuales se mencionan a continuación:

Contratos firmados para el rediseño de la página web de esta Municipalidad.

2.2 De conformidad con la información recabada sobre los contratos relacionados con el rediseño de

la página web, se observó lo siguiente:

2.3 No existe un control sobre la custodia de dichos contratos, por cuanto se le consultó a varias

instancias municipales, y ninguna cuenta con dicha información. Cabe mencionar que, después de

revisión efectuada, se logró encontrar los contratos adjuntos a los comprobantes de cheques.

2.4 En la contratación efectuada de la empresa Peiyes en el 2010, no se encontró evidencia de la

existencia de contrato. Según indicó el proveedor municipal en oficio PR 212-082-2017, no se

elaboró contrato por ser un tiempo muy corto (dos meses), pero los años siguientes sí se elaboró.

2.5 Básicamente, los contratos son el mismo documento con ligeras variantes de actualización de un

año a otro, asimismo, no se encontró evidencia de las razones que justifican la contratación

llevada por este Municipio a la empresa adjudicada como ampliaciones al contrato. Según

manifiesta el director administrativo en el oficio GA-210-125-2017, el contrato suscrito entre las

partes así como el pago, corresponde a la cuota mensual por concepto de mantenimiento y

actualización de la página web porque así lo estipulaba el contrato. No obstante, en ninguno de

los contratos se establece que la contratación se refiera a servicios de mantenimiento.

2.6 No se establecen claramente cuáles van a ser las acciones que llevará a cabo la empresa

adjudicada, ni los plazos de entrega, por cuanto se contrata por períodos que abarcan casi el año.

2.7 Con excepción del contrato firmado en el 2012 y el 2014, las otras contrataciones se manejan

como ampliaciones de contrato, sin embargo, las cláusulas establecidas son las mismas. Según

manifiesta el proveedor municipal en el oficio PR 212-089-2017 que las ampliaciones se dieron

porque el contrato en el punto 6 estipula que el mismo podía ser ampliado en el tanto no se

variara el objeto contractual, sin embargo, los contratos no fueron elaborados por la Proveeduría.

2.8 No se define adecuadamente el objeto contratado, por cuanto lo que se presenta en el cartel de

contratación son características muy generales del producto que se espera recibir. Esta Auditoría

Interna no encontró evidencia de que estas especificaciones fueran ejecutadas por un profesional

en el campo y en el contrato quedó de manera muy superficial, las obligaciones de la empresa

contratada con respecto a la entrega del producto esperado.

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2.9 Estos documentos presentan un error en la normativa indicada en el apartado tercero, dado que se

manifiesta: “Que el valor de la contratación es inferior a los cuatro millones quinientos ochenta

mil colones, el cual es el tope para la contratación directa, la presente contratación se realiza de

forma directa, basada en el artículo 131 inciso c de la Ley de Contratación Administrativa”, no

obstante, esta Ley consta de 113 artículos.

2.10 Se determinaron algunas imprecisiones contractuales por cuanto no fue posible observar en estos

documentos una clara definición de cómo se iban a llevar a cabo los avances del proyecto y quién

iba a ser el o los funcionarios a cargo de fiscalizar el cumplimiento de dicho contrato. Cabe

mencionar que en el pliego de condiciones de los contratos firmados entre la empresa Peiyes S.A.

y el alcalde de turno, se incorpora una cláusula en la cual se indica que la empresa contratada se

compromete a mantener y cumplir los plazos razonables para la entrega del bien o servicio, sin

embargo, el término “plazos razonables” no queda claramente definido por lo que no es posible

dar validez a su cumplimiento.

2.11 De acuerdo con el objeto contratado y conforme a las observaciones efectuadas por el funcionario

de la Unidad de Informática, el cual ingresó a laborar en el 2015 y es el que ha tenido a cargo las

modificaciones a la página web desde su ingreso a la Institución, a partir del rediseño llevado a

cabo por la empresa Peiyes, manifiesta:

“Lamentablemente muchos de los detalles del cartel adjunto resultan muy genéricos para

determinar con exactitud al rediseño que se refiere.

Aún así, puedo deducir que previo a mi intervención con el sitio web se encuentran elementos

que podrían referirse a lo indicado por el dicho cartel, aunque no es posible determinar el trabajo

realizado por la empresa contratada sin conocer el estado previo del sitio web. Este es el caso de

aspectos como: la animación del encabezado, la estructura (layout) del diseño, los botones del

menú. Otros elementos del cartel no son detallados con precisión por lo que es imposible

reconocer cuales fueron los cambios introducidos, por ejemplo, “agregar formulario o más

campos al incluido”, “organizar y estructurar el contenido aportados” o “Sección o apartado

adicional. Sin embargo, si hay elementos en el cartel que no se observaron en su momento en el

sitio como: “Libro de visitas”, “Foro”, “Calendario de eventos” o “Sección Bilingüe”. Se

desconoce si fueron implementados y eliminados posteriormente, descartados durante el proceso

de implementación por razones técnicas o administrativas, o si nunca fueron desarrolladas por la

empresa.

Respecto a estándares actuales, la página de la Municipalidad no tiene las características de un

sitio moderno en cuanto a presentación de contenido o interacción con los usuarios. Sin embargo,

tomando en cuenta el período de contratación, cabe comentar que los elementos usados en la

página web aún eran relevantes al inicio, pero ya estaban en declive para cuando finalizó la

contratación. Aparentemente, los recursos fueron invertidos en contenido, dejando de lado la

presentación”. Según comentarios de este profesional del área de Informática, no es posible

precisar que todos los requerimientos para los cuales fue contratada la empresa en mención,

hayan sido desarrollados y recibidos a satisfacción por este Municipio.”

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2.12 El artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece que la decisión

administrativa que da inicio al procedimiento de contratación, será emitida por el Jerarca de la

Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones

internas de cada institución.

2.13 Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas

unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente:

a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a

satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de

Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional,

según corresponda.

b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o

servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para

satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución,

así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del

objeto.

2.14 Asimismo, el artículo 71 del citado Reglamento indica que se deberá establecer en los requisitos

de admisibilidad un perfil idóneo y cuando no se encuentren reguladas las tarifas, el precio no

constituirá el único factor determinante en la comparación de las ofertas, sino que deberán

incluirse también parámetros que permitan valorar las condiciones personales, profesionales o

empresariales de los participantes.

2.15 Además, la norma 4.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público manifiesta que:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de

control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior

tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y

los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas.

2.16 Estas situaciones se deben a que no se cuenta con procedimientos establecidos para definir

adecuadamente los lineamientos de la contratación en el contrato.

2.17 Otra causa es que no se encuentra definido quién es el responsable de custodiar los contratos por

servicios.

2.18 Por otro lado, no se cuenta con documentación comprobatoria de que se llevó a cabo una

coordinación con la respectiva unidad técnica para determinar las especificaciones técnicas y

características del producto que se esperaba recibir.

2.19 Lo anteriormente mencionado podría generar extravío de información por no contar con una

definición clara de a quién le corresponde la custodia de documentación sensible para la

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Institución, así como que, por la falta de definición en las cláusulas establecidas en el contrato, el

servicio recibido por la Institución no sea el que se requería y no se pueda proceder legalmente

contra la empresa adjudicada.

Expedientes de contratación de alojamiento y rediseño de la página web.

2.20 De acuerdo con la revisión efectuada a las contrataciones relacionadas con la página web para el

período en estudio, se observó lo siguiente:

2.21 En el caso de las contrataciones llevadas a cabo para el alojamiento de la página web, se observó

que solamente se invitó a un mismo proveedor, durante el período comprendido del 2009 al 2015.

En el 2016 se invitó a tres empresas, incluyendo al proveedor adjudicado en los períodos

anteriores. Cabe mencionar que nuevamente se adjudicó al mismo proveedor.

2.22 En el caso del rediseño de la página web, durante los años 2010, 2011 y 2014 sí se invitó a varios

proveedores; durante el 2012 y 2013 se manejó la contratación como ampliación de contrato.

Durante todo el período que duró el proceso de rediseño de dicha página, solamente se contrató a

la misma empresa.

2.23 En algunas órdenes de compra no se encontró evidencia de la cotización presentada por los

proveedores (8745-9794-10262-10666-1067-10943).

2.24 No se encontró evidencia de que las especificaciones para el rediseño de la página web hayan

sido realizadas por un profesional en el área, por cuanto el documento que respalda la solicitud de

servicios, materiales y equipo no se encuentra firmada por un profesional responsable, ni indica

quién lo llevó a cabo.

2.25 Se observaron algunas diferencias entre la oferta presentada por Peiyes S.A y las especificaciones

del cartel. No se encontró evidencia de que se haya llevado una comparación o un análisis entre

ambos documentos que diera validez de que la oferta presentada por el mencionado proveedor

corresponde a los requisitos del cartel. Cabe mencionar que en el proceso de contratación llevado

a cabo en el 2010 para el rediseño de esta página, se solicitó la valoración de las ofertas a los

funcionarios de informática que laboraban en esa área en ese momento, sin embargo no se

encontró evidencia que se les solicitara que la misma se llevara a cabo de acuerdo a las

especificaciones técnicas establecidas en el cartel, a lo que uno de dichos funcionarios no

respondió y el otro respondió que no cuenta con los elementos suficientes para emitir un criterio

sobre la mejor opción, por lo que indica a la Proveeduría que si la contratación debe ser

adjudicada de manera urgente, se tome como único criterio la oferta más baja en precio.

2.26 Se observó que en algunas órdenes de compra, las solicitudes de servicios, materiales y equipo

fueron solicitadas y firmadas por la funcionaria que en su momento, fungía como secretaria del

director administrativo y de Recursos Humanos (9788-10352), otras sin firma de solicitante

(10666-10943-11162-11853) y algunas con la firma del proveedor solicitando el servicio (10262-

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10671-11041). En todos los casos quien autoriza es el director administrativo y de Recursos

Humanos.

2.27 No queda evidencia en los expedientes de las contrataciones, la verificación de que el o los

proveedores que participan en los diferentes procesos de contratación efectuados, se encuentren

al día con la Caja Costarricense del Seguro Social y que no se encuentren bajo el régimen de

prohibición establecido en el artículo 22 y 22 Bis de la Ley de Contratación Administrativa. Al

respecto manifiesta el proveedor municipal en el oficio PR 212-085-2017 que se hacen revisiones

esporádicas del cumplimiento de estar inscrito en la CCSS. Asimismo, anualmente se invita a los

proveedores a actualizar esta información. Menciona que no se adjunta esta información al

expediente para no incurrir en gastos de papel y que en la actualidad la CCSS habilitó la consulta

vía web. Manifiesta que en ese momento de las contrataciones no se realizaba este proceso de

consulta por cuanto no existía la herramienta tecnológica. Además dentro de los requisitos

establecidos dentro del pliego de condiciones del cartel no se establece ese tipo de documentos ni

ha sido recomendado la inclusión de estos en revisión de procesos anteriores.

2.28 El cartel del procedimiento 2012CD-000026 presenta fecha 16 de febrero del 2011, siendo que

corresponde a un proceso de contratación del 2012.

2.29 La Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento establecen los requerimientos que debe

cumplir la administración pública para llevar a cabo los procesos de contratación directa.

2.30 En el artículo 109 de la citada Ley se menciona que […] Cada uno de los órganos o entes sujetos

a la presente Ley podrá emitir los reglamentos complementarios, que se necesiten para el mejor

desempeño de las actividades propias de la contratación administrativa.

2.31 Además, el artículo 22 de la ley anteriormente mencionada indica que la prohibición para

contratar con la Administración se extiende a la participación en los procedimientos de

contratación y a la fase de ejecución del respectivo contrato. Cuando la prohibición sobrevenga

sobre un contratista favorecido con una adjudicación en firme, la entidad deberá velar con

especial diligencia porque se ejecute bajo las condiciones pactadas, sin que puedan existir en su

favor tratos distintos de los dados a otros contratistas en iguales condiciones.

2.32 Indica el artículo 22 bis del citado cuerpo normativo que en los procedimientos de contratación

administrativa que promuevan las instituciones sometidas a esta Ley, existirá una serie de

características de las personas que impedirán su participación como oferentes, en forma directa o

indirecta.

2.33 También manifiesta el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro

Social que Los patronos y las personas que realicen total o parcialmente actividades

independientes o no asalariadas, deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja

Costarricense de Seguro Social (CCSS), así como con otras contribuciones sociales que recaude

esta Institución conforme a la ley. Para realizar los siguientes trámites administrativos, será

requisito estar inscrito como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según

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corresponda, y al día en el pago de las obligaciones, de conformidad con los artículos 31 y 51 de

esta Ley: […] 3) Participar en cualquier proceso de contratación con la Administración Pública,

central o descentralizada, con empresas públicas o con entes públicos no estatales, fideicomisos o

entidades privadas que administren o dispongan, por cualquier título, de fondos públicos. En todo

contrato con estas entidades, incluida la contratación de servicios profesionales, el no estar

inscrito ante la Caja como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según

corresponda, o no estar al día en el pago de las obligaciones con la seguridad social, constituirá

causal de incumplimiento contractual. Esta obligación se extenderá también a los terceros cuyos

servicios subcontrate el concesionario o contratista, quien será solidariamente responsable por su

inobservancia.

2.34 Asimismo, la norma 5.6.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establece que

la información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo

que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea

emitida por la instancia competente.

2.35 Por otro lado, la norma 5.6.2 del citado cuerpo normativo indica que las actividades de recopilar,

procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento

adecuado, de acuerdo con los fines institucionales.

2.36 Estas debilidades observadas en las contrataciones efectuadas por la Administración, se deben a

que no se llevó a cabo el proceso de acuerdo con el Reglamento de Contratación Administrativa.

2.37 Asimismo, no se cuenta con un reglamento interno de contratación administrativa.

2.38 Además de lo anterior, no se ha cumplido con la implementación de recomendaciones emitidas

por la Auditoría Interna en informes anteriores, especialmente en lo relacionado con el manual de

procedimientos debidamente actualizado, aprobado y divulgado a los funcionarios.

2.39 Las observaciones anteriormente citadas podrían generar que se lleven a cabo contrataciones

irregulares por no realizar el proceso de contratación conforme lo establece la normativa vigente.

2.40 Además, que no se definan adecuadamente las políticas, procedimientos y lineamientos a seguir

en los procesos de contratación que lleva a cabo la Administración, por no contar con un manual

de procedimientos actualizado, aprobado y divulgado a los funcionarios de la Institución.

Revisión de cheques por pago de alojamiento y rediseño de la página web.

2.41 De acuerdo con la revisión efectuada a la muestra de 18 cheques seleccionados, se determinaron

las siguientes debilidades de control:

2.42 No se encontró evidencia de que los pagos se efectuaran posterior a la verificación del objeto

recibido. Los comprobantes de cheques adjuntan un oficio del director administrativo y de

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Recursos Humanos, no obstante, en ninguno se indica el trabajo realizado por el proveedor

respectivo.

2.43 No se encontró evidencia de un documento emitido por la empresa adjudicada en el cual se

indique el tipo de trabajo que se realizó, ni el porcentaje de avance del proyecto.

2.44 En los cheques 12223 y 12142 se repite el mismo número de oficio del director administrativo,

dado que cambió la información del número de orden de compra que se cancela y el mes que se

está pagando, pero no se cambió ni el número del oficio, ni la fecha del documento.

2.45 Comprobante de cheque 8935 presenta de respaldo una cotización sin firma.

2.46 La norma 4.4.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que el jerarca

y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes

para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se

registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la

confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.

2.47 Estas debilidades observadas en los párrafos anteriores sucedieron debido a que no se estipuló en

el contrato cómo se llevaría la fiscalización del proyecto y quién sería el funcionario a cargo de

su ejecución, ni se encontró evidencia de que esa fiscalización se llevara a cabo, así como por la

falta de apego a la normativa vigente en cuanto al tipo de documentos que deben respaldar los

egresos en la Institución.

2.48 Las situaciones anteriormente mencionadas podrían originar que se cancelen servicios a

proveedores sin contar con un respaldo documental que acredite que el bien o el servicio fue

llevado de conformidad con lo solicitado en el cartel.

3 CONCLUSIONES

3.1 Los resultados obtenidos del presente estudio permiten concluir que existen algunas debilidades

de control en la contratación de bienes y servicios, las cuales se reflejan en situaciones como las

anteriormente mencionadas, entre ellas:

Falta de definición de la unidad o funcionario que debe tener a cargo la custodia de los contratos.

Falta de claridad tanto en el cartel de invitación como en el contrato efectuado, de las

pautas por las que se iba a regir la contratación, así como de un profesional responsable que

definiera, según su criterio profesional, las características de la contratación, de acuerdo

con el producto esperado.

Invitación a un solo proveedor a participar en procesos de contratación, en los que la normativa vigente manifiesta claramente que se debe invitar como mínimo a tres.

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Ausencia de documentación que evidencie que se le dio el adecuado seguimiento al avance de los trabajos realizados por la empresa contratada, previo a la ejecución de los pagos

efectuados.

Ausencia de un manual de procedimientos debidamente actualizado, aprobado y de conocimiento de los funcionarios, que guíe las acciones que deben llevar a cabo tanto los

funcionarios de la Unidad de Proveeduría, como los que participan directa o indirectamente

de los procesos de contratación administrativa.

3.2 Si bien es cierto, la Unidad de Proveeduría, ante la recomendación de Auditoría Interna en

informes anteriores, ha elaborado un manual de procedimientos que abarca todos los aspectos de

la contratación administrativa, no se encuentra aprobado por la autoridad competente, por lo que

no se constituye un documento oficial y por tanto no se puede aplicar.

3.3 De igual forma, la Administración deberá valorar la elaboración de un reglamento interno en el

que se definan algunas políticas y aspectos importantes de la gestión de adquisición de bienes y

servicios el cual, al lado de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, constituyan

una base legal sólida para la ejecución de los procesos de contratación administrativa.

4 RECOMENDACIONES

Al Concejo Municipal

4.1 Valorar la conveniencia de elaborar un reglamento interno complementario de contratación

administrativa. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el

envío a esta Auditoría Interna de un oficio indicando las acciones tomadas por este Órgano

Colegiado para dotar o no de dicho reglamento, a más tardar el 31 de marzo del 2018. Ver

párrafo 2.20 al 2.40 de este informe.

Al alcalde municipal.

4.2 Establecer un procedimiento para la elaboración de contratos por servicios o adquisición de

bienes en el que se defina claramente, quiénes participan en su confección, los aspectos más

relevantes que se deben tomar en cuenta, las condiciones del cartel que se deben destacar en él,

los responsables de la fiscalización del servicio que se va a recibir, los plazos para el

cumplimiento del compromiso, entre otros, tomando en cuenta el bloque de legalidad vigente. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a

la Auditoría Interna en el que se consigne la aprobación y divulgación del citado procedimiento, a

más tardar el 28 de febrero del 2018. Ver párrafos del 2.2 al 2.19 de este informe.

4.3 Definir quién va a ser el responsable de la custodia de los contratos que se generen por procesos

de contratación. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la

remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se comunique el funcionario asignado para

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la custodia de dichos documentos, a más tardar el 31 de enero del 2018. Ver párrafo 2.3 de este

informe.

4.4 Tomar las acciones necesarias para que sean incluidas en los contratos las especificaciones

técnicas del producto o servicio que se requiere. La acreditación del cumplimiento de esta

recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se

consigne las acciones realizadas para que en los contratos se incluyan las especificaciones

técnicas del bien o servicio que se espera recibir cuando lo amerite, a más tardar el 28 de febrero

del 2018. Ver párrafos del 2.2 al 2.19 de este informe.

4.5 Cumplir con la recomendación de Auditoría Interna relacionada con la elaboración, aprobación y

divulgación del manual de procedimientos. La acreditación del cumplimiento de esta

recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se

consignen que el manual fue aprobado y dado a conocer a las personas interesadas, a más tardar

el 30 de abril del 2018. Ver párrafos del 2.20 al 2.40 de este informe.

4.6 Coordinar con el solicitante del bien o servicio, cuando así se requiera, para que en compañía del

asesor técnico de la Institución elabore un documento de recepción parcial o final del bien o

servicio, en el cual se consigne cantidades recibidas, hora, fecha, firma de los presentes, detalle

del pedido, entre otros que dé fe que el bien o servicio recibido satisface los requerimientos de la

contratación. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la

emisión de un oficio en el que se consigne la elaboración de dicho documento y su divulgación, a

más tardar el 31 de marzo del 2018. Ver párrafos del 2.41 al 2.48 de este informe.

Al proveedor municipal:

4.7 Llevar a cabo los procesos de contratación administrativa de acuerdo con los lineamientos

establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna en el que se consignen las acciones llevadas a cabo para cumplir con lo establecido en la

normativa vigente, a más tardar el 31 de enero del 2018. Ver párrafos del 2.20 al 2.40 de este

informe.

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