Informe Resultados de Uditorias

INFORME FINAL CON RESULTADOS DE LAS AUDITORAS EJECUTADAS

Numeral 4.4 Bases Tcnicas

(INCLUYE RESUMEN DE LAS AUDITORAS INTERNAS, HALLAZGOS DETECTADOS, VERIFICACIN DEL CIERRE DE

LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS IMPLEMENTADAS, RETROALIMENTACIN DE LOS

AUDITORES INTERNOS)

REV. N 0

ABRIL, 2011

Av. Larran 6642 Of. 315 La Reina Santiago Chile Fono (56 2) 2265765 [email protected]

Introduccin :

De acuerdo a lo establecido en el numeral 4.4 las Bases Tcnicas de la Licitacin se entrega este Informe Final con los Resultados de las Auditoras Ejecutadas incluyendo las acciones correctivas y preventivas implementadas.

Se ha incorporado en este informe los Informes Preliminares al Trmino de la Primera Auditora Interna (noviembre 2010) y al Trmino de la Segunda Auditora Interna (diciembre 2010).

Los registros (impresos y digitales) de cada Informe de Auditora, Accin Correctiva y Accin Preventiva, originados en las auditoras mas abajo informadas, as como esos mismos registros revisados con los anlisis de causas, planes de accin y seguimiento de la implementacin, estn en poder de las respectivas Jefaturas de cada una de los Procesos, as como del Representante de la Direccin en la Direccin Nacional de Aduana, por lo que no se adjuntan en este Informe.

Las actividades desarrolladas consistieron en realizar dos auditoras internas y una auditora de precertificacin, que incluyeron auditores internos de la calidad (en entrenamiento) del Servicio Nacional de Aduanas, ms los acompaamientos para definir las acciones correctivas de las No Conformidades y acciones preventivas de las Observaciones, segn el siguiente detalle:

Primera Auditora Interna:

Proceso Fecha Auditora Auditores(as) en Entrenamiento

Planificacin y Control de Gestin 03/11/2010

Alejandra Rubilar Guzmn

Mara Jos Hernndez y Lionel Tramn

Emisin del Boletn de Anlisis 04/11/2010 Florentino Balmaceda y Cecilia Figueroa

Auditora Interna 05/11/2010 Trinidad Maldonado y Marcela Astudillo

Apoyo en la definicin de acciones correctivas y preventivas Primera Auditora Interna:

Proceso Fecha ConsultoraPlanificacin y Control de Gestin 09/11/2010 Mara Isabel Cabrera

ValenzuelaEmisin del Boletn de Anlisis 09/11/2010Auditora Interna 10/11/2010

Segunda Auditora Interna y Seguimiento Acciones Correctivas y Preventivas Primera Auditora Interna:

Pgina 2 de 25


Planificacin y Control de Gestin 29/11/2010

Carolyn Letelier Corts

Arturo Silva y Manuel Ibaceta

Emisin del Boletn de Anlisis 30/11/2010 Cristin Eade y Liliana Tapia

Auditora Interna 01/12/2010 Pamela Alfaro y Jos Snchez

Apoyo en la definicin de acciones correctivas y preventivas Segunda Auditora Interna:



Auditora de Precertificacin y Seguimiento de Acciones Correctivas Segunda Auditora Interna:


Planificacin y Control de Gestin 18/03/2011Miguel Ramrez Flores

Luis Jara y Jorge Ortega

Emisin del Boletn de Anlisis 22/03/2011 Elsa Llanos y Alexandra VejaAuditora Interna 17/03/2011 Judith Valdes

Apoyo en la definicin de acciones correctivas y preventivas Auditora de Precertificacin:



Resultados de las Auditoras

Pgina 3 de 25

A continuacin se presentan un resumen de las auditoras internas, incluyendo el seguimiento de las no conformidades y acciones preventivas derivadas de las auditoras previas.

Primera Auditora Interna:

Planificacin y Control de Gestin

RESUMEN DE HALLAZGOS

N BREVE DESCRIPCIN ITEM ISO NC OBS ODM

1

En el procedimiento PR-DES-7.5.1-01, no se explicita de manera genrica el cargo de coordinador. Se sugiere modificar la redaccin, dejando de manera genrica cargo de Coordinador (actualmente dice la Coordinadora).

7.5.1 X

2

El procedimiento PR-DES-7.5.1-01 no ha sido implementado, pues el sistema ha operado en la dinmica anterior. A partir de las definiciones estratgicas del 2011, deberan ejecutarse las actividades descritas en este procedimiento y as demostrar implementacin previa a la certificacin.

7.5.1 X

3

El Procedimiento PR-DES-7.3-01 no presenta evidencia de haber sido implementado. Debe ser trabajado y ejecutar los registros definidos para que SGC evidencie operacin en el proceso Diseo y Desarrollo SIG 2011.

7.3 4.2.4 X

4

En el procedimiento DES-7.5.1-02, se verifica que existe un instructivo para el control de los indicadores, que esta publicado en intranet y es usado por las Subdirecciones, Deptos. Staff y Aduanas, pero no en el formato establecido en el Instructivo Control SIG - IT-DES-7.5.1-01. Por otra parte, existe otro documento con igual objetivo que cumple el formato para el ao 2010 y est en uso de Subdepto. Gestin. Ninguno de los dos cumple las condiciones de almacenamiento (ruta).

4.2.34.2.4 X

5

En el procedimiento DES-7.5.1-02, se verifica que no existen los registros denominados Correo electrnico notificando publicacin del Instructivo para el Control de los Indicadores del SIG y Correo de aprobacin del Informe o reporte.

4.2.4 X

6

Actualmente existe un registro que no obedece a ninguna materia tratada en el procedimiento DES-7.5.1-02. Debe ser incluida la explicitacin de cmo opera.

7.5.1 X

Pgina 4 de 25



7

En el procedimiento DES-7.5.1-02, se describe la realizacin de Reportes mensuales e Informes trimestrales, pero en el actual control de registro estos no fueron incluidos.

7.5.1 X

8

En el procedimiento DES-7.5.1-02, en el punto 5 Control de Registro, el registro denominado Instructivo para el Control de los Indicadores del SIG no declara la disposicin.

4.2.3 X

9

El procedimiento PR-SGC-8.3-02, no satisface las condiciones de Control de producto no conforme. El procedimiento est incompleto y el punto 4.3 Identificacin y Tratamiento del PNC no permite asegurar la identificacin y control para prevenir el uso o entrega no intencionado (marca).

8.3 X

10

El procedimiento PR-SGC-8.3-02, no especifica en el control de registro, que las carpetas donde se almacenan los PNC, sean registros.

8.3 X

11

En el Formulario de Registro de Productos No Conformes PR-SGC-8.3-02- Anexo 1, no se explicita cual es el contenido a llenar para cada columna, generando incertidumbre del antecedente que se solicita.

4.2.3 X

TOTAL 4 5 2

CONCLUSIONESEn general, se observa escasa implementacin de los procedimientos del Subdepto. de Gestin. Se destaca la buena disposicin de los entrevistados, lo que facilito la realizacin de esta auditoria.

Pgina 5 de 25

Emisin del Boletn de Anlisis



1

Instructivo denominado Manejo y Preparacin de Muestras, Contramuestras y Remanentes de Anlisis (IT-STE-7.5.1-01), presenta una inconsistencia entre el nombre y el cdigo identificacin. En cdigo identificado corresponde a otro instructivo.

4.2.3 X

2

En el procedimiento Elaboracin Boletn Anlisis (Cdigo PR-STE-7.5.1-01), el almacenamiento del registro denominado Listado Asignacin Profesionales no se ajustaba a la ruta establecida en el control de registro. La encargada, realiz la una accin correctiva inmediata.

4.2.4 X

3

En el Instructivo Higiene-Seguridad (Cdigo IT-STE-6 4-01), se sugiere completar los contenidos que en la entrevista se relevan como faltantes. Por ejemplo: descripcin de zonas evacuacin desde el segundo piso, lugar fsico del laboratorio; lugares de evacuacin (salidas alternativas y su habilitacin). En visita ocular, se verifica que salida alternativa por atrs del sector de laboratorio (escalera hacia estacionamiento en primer piso), no se encuentra expedito, ni cuenta con llave de emergencia para puerta de salida. Tambin se sugiere incluir como abordarn, en casos de siniestro, la presencia de personal externos al laboratorio (visitas, proveedores, clientes).

6.4 X

4

En el Procedimiento Control Equipos (Cdigo PR-STE-6.3-01), se solicit realizar una verificacin a un equipo especfico. Realizada la verificacin del equipo elegido aleatoriamente (Balanza analtica 1) y obtenido como resultado una variacin superior a 0.001, se requiere realizar las acciones indicadas en el procedimiento respecto de calibracin del equipo.

6.3 X

TOTAL 1 2 1

CONCLUSIONESSe concluye que en trminos generales, los procesos auditados del Subdepto. Laboratorio Qumico, estn en implementacin. Sin embargo, respecto de los registros que fueron requeridos en esta auditoria, en su mayora cumplen las condiciones definidas en el SGC.Se deja constancia que las personas involucradas en el proceso, manifiestan buena disposicin, lo que facilit la realizacin de esta auditoria.

Pgina 6 de 25

Departamento de Auditora Interna



1

En procedimiento PR-DAU-7.5.1-01, al verificar el registro del Plan Anual de Auditoria, se verifica que este aparece en el archivador de cada auditoria realizada y no en el archivador de la etapa. Se sugiere, corregir identificando el Plan Anual en PMG Auditoria Interna etapa II del ao vigente (almacenamiento) y recuperacin desde oficina de Jefatura. El Archivador deber estar disponible sin perjuicio que los registros an estn pendientes de realizacin; a fin de demostrar implementacin del sistema.

4.2.4 X

2

En procedimiento PR-DAU-7.5.1-02, si, bien existe el correo con la designacin de los integrantes de la comisin, auditorias y fechas de realizacin, estas no se encuentra en el almacenamiento definido segn el control de registro (carpeta digital Comisin Auditoria Ao). Adems, para los almacenamientos fsicos, deben asegurarse que la identificacin de los archivadores, sean consistentes con lo indicado en control de registro.

4.2.4 X

3

En la entrevista se concluye que los registros Informe Diagnostico, Plan Anual de Auditorias de la unidad a auditar, y Matriz de Riesgo Estratgica por Procesos de la unidad a auditar; corresponden a insumos necesarios para la programacin y no a registro como actualmente seala el procedimiento PR-DAU-7.5.1-02. Se sugiere, omitirlos del control de registro.

4.2.4 X

4

Realizada la entrevista para el procedimiento PR-DAU-7.5.1-03, se concluye que el Anexo 2 y 3, denominados Asistencia Reunin Inicial y Asistencia Reunin Final respectivamente, es necesario especificar en el encabezado, recuadro superior derecho, el contenido a llenar bajo el concepto Auditoria.

4.2.3 X

5

En anexo N 5 INFORME FINAL AUDITORIA, se verifica que falta incluir el titulo Objetivo especfico, para el registro aleatorio verificado Informe N 33 Antofagasta. PR-DAU-7.5.1-03

4.2.3 X

Pgina 7 de 25



6

En Procedimiento para el Control de Productos No Conformes Subdepartamento de Gestin y Departamento Auditoria Interna PR-SGC-8.3- 02, no parece definido un almacenamiento que permita a Auditoria dejar registro de su PNC (slo explicita almacenamiento para Estudios).

4.2.4 X

7

Actualmente, el procedimiento PR-SGC-8.3- 02, presenta una incongruencia al identificar en el Anexo 1 denominado Formulario de Registro de PNC y en control de registro, lo identifica como Registro de Productos No conformes. La identificacin debe ser consistente.

4.2.3 X

8

Falta detallar actividades en el procedimiento PR-SGC-8.3-02, que permitan que independiente de quien lo ejecute, se realice bajo un estndar comn.

4.2.3 X

9

Procedimiento de Seguimiento e Implementacin de Compromisos PR-DAU-7.5.1-04, el punto 4.2 del procedimiento debe ser mejorado y profundizado respecto de las actividades a realizar para el resultado de la revisin de las respuestas a compromisos. El procedimiento no describe lo que realmente se realiza en la prctica, segn las personas entrevistadas.

7.5.14.2.3 X

10En el procedimiento PR-DAU-7.5.1-04, no se establece las actividades a realizar para efectuar el seguimiento.

7.5.1 X

11

En el procedimiento PR-DAU-7.5.1-04, los registros identificados en el numeral 5 control de registro, no corresponden con la identificacin del registro, y adems, algunos tampoco son consistentes con el almacenamiento.

4.2.3 X

TOTAL 2 4 5

CONCLUSIONESSe concluye que se revisaron todos los procedimientos establecidos en la agenda. De las verificaciones realizadas, se observa que el grado de implementacin es variable para las distintas etapas del proceso del Departamento de Auditoria Interna. Se verifica un menor desarrollo en el cumplimiento normativo de control de registros.

Se destaca la buena disposicin del personal que participo en las entrevistas, lo que facilit la realizacin de esta auditoria.

Pgina 8 de 25

Segunda Auditora Interna y Seguimiento de No Conformidades:




1

Se detecta que la meta registrada en el Instructivo para el indicador Porcentaje de Formulario nico de salida y entrada (FU) Chileno-Argentina tramitados a travs de la Web es de 70.00 %. Sin embargo al auditar la informacin entregada por las distintas Aduanas, se verifica que la meta real corresponde al 25%( segn indicador definido por la DIPRES)

Se sugiere revisar las metas definidas para los indicadores de definidos el en IT-DES-7.5.1-01, con el objetivo evitar que los anlisis posteriores presenten error en los IG registrados en el Instructivo.

5.4.1 X

2

Al auditar el procedimiento Control y Seguimiento de Indicadores del SIG (PR-DES-7.5.1-02) se detecta que en el documento no se describen los cdigos de los procedimientos e instructivos de trabajo. Se sugiere utilizar esta nomenclatura, con la finalidad que les permita facilitar la identificacin, seguimiento y trazabilidad de los documentos del SGC, ya sea a travs de la intranet u otro medio de seguimiento.

4.2.3 y 4.2.4 X

3

Se detecta que el correo [email protected] no es utilizado por la totalidad del personal que interacta en el Sistema de Gestin de Calidad. Por lo tanto, se sugiere analizar la existencia de este correo como va de comunicacin y entrega de informacin de indicadores de gestin.

En la actualidad los responsables de enviar la informacin asociada a los indicadores de gestin, la remiten a los correos personales de los encargados de llevar su control, ya sea al Coordinador de Calidad como al Analista Departamento de Estudios.

7.5.1 X

Pgina 9 de 25



4

Al auditar el grado de avance o cumplimiento de los indicadores, se detecta que en la planilla de control que lleva el Analista Departamento de Estudios, aparecen columnas vacas, lo que puede ser interpretado como falta de informacin o resultado en 0 (por ejemplo Arica, Coyhaique y Talcahuano).

Esto se verifica al analizar los datos registrados por la aduana de Arica mediante el sistema Timn, donde aparece al frase No se encuentran datos para este parmetro, para el caso de las otras 2 se registra que el dato fue ingresado fuera de plazo. Se sugiere registrar el dato real aportado por cada Aduana.

5.4.1 X

2

Se sugiere incorporar al Formato de Acciones preventivas codificacin o numeracin para cada SAP emitida, con la finalidad que puedan efectuar seguimiento segn esta identificacin.

8.5.3 X

3

Al auditar los documentos PR-DES-7.5.1-02 e IT-DES-7.5.1-01, se detecta la necesidad de organizar de manera correlativa los IG estableciendo una relacin con la definida en el formulario H. El objetivo es minimizar los errores respecto a la entrega de informacin de los distintos Encargados de Gestin.

4.2.4 X

TOTAL 1 2 2

CONCLUSIONESObservaciones

1. El formato .Registro de Informe de Auditoria de Calidad, no cuenta con un recuadro para registrar las Oportunidades de Mejora, sin embargo, es necesario registrarlas como OM en la matriz Resumen de Hallazgos para que sean analizadas por los responsables del Sistema de Gestin de Calidad en funcin de su pertinencia y aplicabilidad para el proceso.

Conclusiones:

1. Como conclusin general, se evidencia que el Sistema de Gestin de la Calidad de la Aduana, en el rea auditada est implementado, pues la auditoria se pudo realizar y se obtuvieron hallazgos relacionados con su funcionamiento.

2. En la Reunin de apertura participan los Srs. Guillermo Henrquez y Luis Cerpa (Jefe Departamento de Estudios y Representante de la Direccin, respectivamente).

3. Se destaca la buena disposicin de los entrevistados, lo que facilito la realizacin la actividad, adems de la actitud de los Auditores en Entrenamiento, con la disposicin para aprender en

Pgina 10 de 25

CONCLUSIONESterreno de la realizacin de auditoras Internas.

4. Se realiza seguimiento de las No Conformidades y de las Solicitudes de Acciones Preventivas emitidas en Auditora DES-01-10, verificando cumplimiento de los planes de accin comprometidos, o bien, grado de avance para aquellos que por las fechas comprometidas todava no han sido totalmente implementadas:

NC DES 1 101109 : cerrada al 29-11-2010 NC DES 2 101109 : se verifica que fue cerrada el 04-11-2010 NC DES 3 101109 :cerrada al 29-11-2010, segn fecha de revisin del procedimiento (23/11/2010) NC DES 3 101109 : cerrada al 29-11-2010 SAP DES 1 101109. : a la fecha esta SAP se encuentra en proceso, se sugiere analizar fecha definida para el ceirre, considerando que en marzo todos los documentos deben estar aprobados y publicados en la intranet. SAP DES 2 101109 : abierta, a la fecha no es factible verificar su cierre, ya que plan de accin fue comprometido para el 30-06-2010. SAP DES 3 101109 : abierta, a la fecha no es factible verificar su cierre, ya que plan de accin fue comprometido para el 30-06-2010. SAP DES 4 101109 : cerrada al 29-11-2010 SAP DES 5 101109 : cerrada al 29-11-2010 SAP DES 6 101109 : PR-SGC-8.3-02 se encuentra en etapa de estudio para ser modificado, por lo que no se pudo evidenciar la implementacin del plan de accin. SAP DES 7 101109 : PR-SGC-8.3-02 se encuentra en etapa de estudio para ser modificado, por lo que no se pudo evidenciar la implementacin del plan de accin.

5. Se sugiere a Coordinadora de Calidad numerar NC, SAP segn orden correlativo de emisin, y no relacionadas a la numeracin de los hallazgos registrados en le Informe de Auditora; adems de identificar las SAP con cdigo para que se facilite su seguimiento y control (por ejemplo en Auditora STE-01-10, el hallazgo N2 corresponde a la NC N1 detectada).

6. Dentro del alcance de la auditoria, se menciona como Fortaleza del Sistema de Gestin de la Calidad de Aduana las Planillas de seguimiento y Control de avance de los Indicadores de Gestin, las cuales son controladas por el Analista Departamento de Estudios, adems del conocimiento de las distintas actividades demostradas por los responsables del proceso (Coordinadora del Subdepartamento de Gestin y Analista del Depto. de Estudios).

7. Se realiz la totalidad de las entrevistas planificadas, cumpliendo con lo programado en la Agenda de Auditora DES-02-10.

8. Se obtuvo 1 NC, 2 SAP y 2 OM

Pgina 11 de 25




1

Al efectuar seguimiento al Libro Rojo N 884, se detecta que al cruzar el registro en el Libro de Boletines, aparece asociado a otro nmero (N 904). Cabe destacar que se verifican otros N Rojo y se presenta el mismo problema:

N Libro rojo / N de Boletn

844 897749 898

El riesgo que se presenta es que se produzca un error en la historia o trazabilidad de los Boletines de Anlisis asociados directamente a esta numeracin. Se sugiere revisar ambas planillas verificando consistencia en la informacin contenida (N Rojo y N de Boletn)

7.5.3 X

TOTAL 1 0 0

CONCLUSIONES1. Como conclusin general, se evidencia que el Sistema de Gestin de la Calidad de la

Aduana, en el rea auditada est implementado, pues la auditoria se pudo realizar y se obtuvieron hallazgos relacionados con su funcionamiento.

2. Durante la auditora se evidencia que el Procedimiento PR-STE-7.5.1-01 en la matriz de registros no incluye la identificacin de uno de ellos (recuadro se encuentra vaco), sin embargo, se verifica que en el mail enviado por la Sra. Luisa Harding Jefa Subdepto. Laboratorio Qumico al Representante de la Direccin el documento fue enviado correctamente (22/11/2010). Es necesario que esto sea evaluado por el Subdepartamento de Estudios, verificando que la documentacin oficial de SGC no presente errores este tipo.

3. Como fortaleza, se puede mencionar la implementacin de los documentos del rea, adems del control y orden de los registros asociados. Por ejemplo: Boletn Anlisis 899, carpeta de mantenciones efectuadas a Balanza 2 y Equipo Destiladores, certificados de Calibracin de Balanza 2 (Sartorius; N de Inventario: 36973), certificados de masas patrones, entre otros.

4. Se destaca la buena disposicin de los entrevistados, lo que facilito la realizacin la actividad, adems del conocimiento de los procedimientos, instructivos y registros del proceso.

5. Se realiza seguimiento de las No Conformidades y de las Solicitudes de Acciones Preventivas emitidas en Auditora STE-010, verificando cumplimiento de los planes de accin comprometidos, (NC N1, SAP 01, SAP 02 y SAP 03). Cabe destacar que para la SAP STE 03, fue verificada la accin a), quedando todava pendiente de implementacin aquellas identificadas con las letras b y c.

6. Se realiz la totalidad de las entrevistas planificadas, cumpliendo con lo programado en la Agenda de Auditora DES-02-10.

7. Se obtuvo 1 NC.

Auditora Interna

Pgina 12 de 25



1

Se verifica que el procedimiento PR-DAU-7.5.1-03, en el punto 2: Documentos de Referencias no incluye el Documento Tcnico N 26, el cual es mencionado en el punto 4.8 del documento: Envo y notificacin del Informe al rea auditada.

Se sugiere revisar el procedimiento verificando que documentos de referencia u otro legal aplicable al proceso se incorpore al procedimiento o bien corregir redaccin obviando referencia ha ciendo el vinculo con el procedimiento donde es aplicable el documento tcnico N 26.

7.5.1 X

2

Se recomienda definir en el Procedimiento de el Seguimiento e Implementacin de Compromisos PR-DAU-7.5.1-04, una instancia de cierre de los hallazgos pendientes detectados en los procesos de auditoras, para evitar que estos permanezcan en este estado de manera indefinida.

7.5.1 X

TOTAL 1 0 1

CONCLUSIONESObservaciones

1. El formato .Registro de Solicitud de Accin Preventiva, no cuenta con un recuadro para registrar las Oportunidades de Mejora, sin embargo, es necesario registrarlas como OM en la matriz Resumen de Hallazgos para que sean analizadas por los responsables del Sistema de Gestin de Calidad en funcin de su pertinencia y aplicabilidad para el proceso.

Conclusiones:

1. Como conclusin general, se evidencia que los procesos auditados en el departamento de auditora se encuentran en etapa de revisin y modificacin, lo que no permiti evidenciar el estado de avance de los procesos y su real grado de implementacin a la fecha.

2. Las desviaciones detectadas a los procedimientos en la presente auditora no pudieron ser registradas ya que la documentacin se encuentra en etapa de revisin, esto no permiti registrar nuevas desviaciones producto del estado de avance de las NC y NCP detectadas en la auditora DAU-01-10

3. Se efecta seguimiento a las NC y SAP detectadas en DAU-01-10, verificando el cierre de 2 de ellas anexo N 5 INFORME FINAL AUDITORIA, se verifica que falta incluir el titulo Objetivo especfico, para Informe N 33 Antofagasta. PR-DAU-7.5.1-03

4. Se menciona como fortaleza del Sistema de Gestin de Calidad, el conocimiento del proceso y de los procedimientos del rea

5. No fue posible cumplir con el programa de la auditora, ya que algunos documentos se encuentran en etapa de revisin pro parte del Area de Estudios (Procedimiento para el

Pgina 13 de 25

CONCLUSIONESControl de Productos No Conformes Subdepartamento de Gestin y Departamento Auditoria Interna (Cdigo PR-SGC-8.3-02, Manual de Calidad, Objetivos de Calidad).

6. Se obtuvo 1 SAP y 1 OM

Pgina 14 de 25

Auditora de Precertificacin y Seguimiento de No Conformidades:


N BREVE DESCRIPCIN REQUISITO NC ODM

1

El Procedimiento de Definiciones y Actualizaciones Estratgicas (PR-DES-7.5.1-01) no seala quien es el responsable de subir a la pgina web de la DIPRES el documento validado.

7.5.1 X

2El Instructivo Control SIG (IT-DES-7.5.1-01) describe los compromisos para el ao 2010, lo cual lo hace obsoleto.

7.5.1 X

3

No existe evidencia de la redaccin ni de la difusin del instructivo para la elaboracin de los indicadores sealados en el Procedimiento para Diseo y Desarrollo del SIG (PR-DES-7.3-01)

7.3 X

4Se evidencia desorden en el almacenamiento de las no conformidades y solicitud de acciones preventivas

4.2.4 X

TOTAL 3 1

CONCLUSIONESEl Sistema se encuentra documentado e implementado. Se deben cerrar las No Conformidades y Acciones Preventivas de las auditoras anteriores, para dar consistencia al Sistema de Gestin de la Calidad.Buena disposicin de los auditados para entregar la informacin solicitada por los auditores.

Pgina 15 de 25



1

No existe evidencia de realizar las actividades de externalizacin del anlisis descrito en el punto 4.6 del Procedimiento Elaboracin Boletn Anlisis (PR-STE-7.5.1-01).

7.5.1 X

2

Al solicitar la ficha del equipo Mufla, modelo 39620, del inventario de equipos del anexo 1 del Procedimiento Control Equipos (PR-STE-6.3-01), el certificado de calibracin registrado en la carpeta no corresponde a dicho equipo.

4.2.4 X

3

No existe evidencia de la publicacin de la Poltica de la Calidad en las dependencias auditadas. Los objetivos de la calidad son conocidos parcialmente por los auditados.

5.35.4.1. X

4

El nombre del registro es Boletn y en la matriz de control de registros del Procedimiento Elaboracin Boletn Anlisis (PR-STE-7.5.1-01), se identifica como Boletn de Anlisis.

4.2.3 X

5

Se observan en el mesn muestras de Sentinas en botellas plsticas de bebidas, se recomienda atender lo dispuesto en Resolucin N 3352/2005

6.4 X

TOTAL 3 2

CONCLUSIONESEl Sistema se encuentra documentado e implementado, se recomienda revisar crticamente los instructivos de anlisis que no se aplican.Muy buena disposicin de los auditados en proporcionar la informacin a los auditores.

Pgina 16 de 25

Auditora Interna


1

En el Procedimiento Ejecucin de Auditoras Internas de la Calidad (PR-SGC-8.2.2-02) indica en el numeral 4.4 que los INC y SAP quedan en poder del responsable del rea auditada. Al solicitar dichos informes estos se encuentran en el Departamento de Estudios.

4.2.48.2.2 X

2

En el Procedimiento para la Programacin de Auditoras Internas (PR-DAU-7.5.1-02), numeral 4, se menciona que se comunica la modificacin de las comisiones asignadas, va correo electrnico, o en reuniones internas del departamento. No existe evidencia de cmo controlar la comunicacin realizada en dicha reunin.

4.2.48.2.3 X

3

En el Procedimiento para la Programacin de Auditoras Internas (PR-DAU-7.5.1-02), numeral 4.1, se indica que el Jefe de Comisin notifica a las unidades a auditar el plan anual de auditora. No existe evidencia de dicha notificacin.

4.2.48.2.3 X

4

En el Procedimiento para la Ejecucin y Elaboracin de Informes de Auditorias (PR-DAU-7.5.1-03), se mencionan los puntos a tratar en la reunin inicial de trabajo, pero no existe acta de los temas tratados sino solo un registro de asistencia.

7.5.1 X

TOTAL 3 1

CONCLUSIONESSe revisan las no conformidades de las auditorias efectuadas en el 2010 y se encuentran cerradas en su totalidad. El Sistema se encuentra documentado e implementado, poner atencin a la aplicacin oportuna de las actividades descritas en los procedimientos, para que realmente sea apoyo a la gestin. Buena disposicin de los auditados en aportar la informacin solicitada por los auditores.

Pgina 17 de 25

SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES PREVENTIVAS CORRESPONDIENTES A LA PRIMERA Y SEGUNDA AUDITORA INTERNA1


Hallazgo Auditora Estado Comentarios

NC 1 DES-01-10 Cerrada al 29-11-2010

Se verifica que han sido implementadas todas las acciones comprometidas en el punto planes de accin, es decir: fue eliminado el instructivo de banner en la intranet, se corrigi la ruta de acceso, el documento fue aprobado en rev. 1 con fecha 23/11/2010, siendo instruida su nueva emisin en esa misma fecha (23/11/2010). Por lo tanto fueron cumplidas y cerradas los cuatro puntos comprometidos.

NC 2 DES-01-10 Cerrada el 04-11-2010

Al analizar la NC-DES 2, se verifica que no es posible la implementacin de acciones correctivas, ya que no se definieron planes de accin y se cerr el mismo da de su registro (04-11-2010), por lo tanto se da por cerrada la NC.

NC 3 DES-01-10 Cerrada al 29-11-2010

Se verifica que fue corregida la matriz de control de registros del PR-DES-7.5.1-02, implementando con fecha 19-11-2010 las acciones comprometidas (letra a a la d).

NC 4 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011

A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. No obstante el funcionario del Departamento de Estudio comenta que se han realizado reuniones para analizar y modificar el procedimiento.

OBS 1 DES-01-10 Abierta al 31-03-2011

A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. Debido a que se estaba esperando un cambio mayor. Se compromete nuevo plazo de implementacin para el 29.04.11, existan o no otras modificaciones.

1 Estado a la fecha de la Auditora de Precertificacin, cuando se realiz el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas

Pgina 18 de 25



El Departamento de Estudios solicitar al RD que esta OBS sea abierta. Dado que tiene fecha de implementacin tal como lo indica el seguimiento el 30 Junio 2011. Sin embargo se dio por cerrada sin argumento y fecha, slo tiene marcado el cierre, nombre y firma del Auditor


El Departamento de Estudios solicitar al RD que esta OBS sea abierta. Dado que tiene fecha de implementacin tal como lo indica el seguimiento el 30 Junio 2011. Sin embargo se dio por cerrada sin argumento y fecha, slo tiene marcado el cierre, nombre y firma del Auditor.

OBS 4 DES-01-10 Cerrada al 29-11-2010

Procedimiento PR-DES-7.5.1-02 fue corregido, incorporando la revisin de los registros, segn los planes de acciones comprometidos (letras a la d). Se verifica nueva revisin del documento con (rev. 1 del 23-11-2010).

OBS 5 DES-01-10 cerrada al 29-11-2010

Se verifica que con fecha 23-11-2010 el PR-DES-7 5 1-02 Control y Seguimiento de los Indicadores de Gestin del SIG fue modificado el documento, dejando en rev. 1, el cual incorpora el registro Reportes Mensuales e Informes Trimestrales (pgina 4 de 4).


A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. Se compromete nuevo plazo de implementacin para el 29.04.11. Observacin vinculada a la NC 9.


A la fecha no se ha actualizado el procedimiento. Se compromete nuevo plazo de implementacin para el 29.04.11. Oportunidad de mejora vinculada a la a la NC 9. Y OBS 10

NC 1 DES-02-10 Cerrada al 17-03-2011

El procedimiento se encuentra modificado con fecha 10/12/2010 incorpora las correcciones atingente a los indicadores.

Pgina 19 de 25



Se verifica la ejecucin del plan de accin definido, a travs de la revisin 2 del 10.12.10 realizada en el procedimiento de Control y Seguimiento de los Indicadores de Gestin del SIG PR- DES-7.5.1-02 e instructivo para el Control del Sistema de Informacin de Gestin IT-DES-7.5.1-01.


El instructivo se encuentra modificado con fecha 10/12/2010 incorpora las correcciones atingente a los correos


Se verifica la ejecucin del plan definido de acuerdo a los siguientes documentos adjuntos (mail con fecha 120111, asunto; indicadores administrativos y planilla actualizada de indicadores administrativos

Pgina 20 de 25

Elaboracin del Boletn de Anlisis


NC 1 STE-01-10 Cerrada al 01-12-2010

Se verifica que la ruta de almacenamiento del registro Listado de asignacin de profesionales fue corregida, incorporando ; PR-STE-7.6.1-01, rev. 1, 22-11-2010. (Accin correctiva fue implementada el 04-11-2010)

OBS 1 STE-01-10 Cerrada al 01-12-2010

Se verifica correccin del cdigo del intstructivo IT-STER-7.5.1-03 en el procedimiento PR-STE-7.5.1-01, rev. 1 (22-11-2010).


Se verifica incorporacin del punto 2.9.4 Estructura, funciones y responsabilidades y responsables del Plan de Emergencia y Evaluacin (PEE), pg. 9 y 10 del IT-STE-6.4-01, rev. 1 23-11-2010


Balanza Analtica (N de serie: 10601367, N Ind: 16531) Se verifica que balanza fue identificada como fuera de servicio con fecha 04-11-2010.

NC 1 STE-02-10 Cerrada al 22-03-2011Se verifica implementacin de la AC en la planilla.

Pgina 21 de 25

Auditora Interna


NC 1 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin del procedimiento

NC 2 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin del procedimiento

OBS 1 DAU-01-10 Cerrada al 29-12-2010Se evidencia la modificacin del procedimiento



OBS 4 DAU-01-10 Cerrada al 30-11-2010

Se evidencia que se corrigen formatos de anexos 2 y anexo 3, incorporando los recuadros mencionados (Nombre unidad auditada).

OBS 5 DAU-01-10 Cerrada al 30-11-2010

Se verifica que anexo N5 incorpora frase Objetivo Especfico en su contenido.

OBS 6 DAU-01-10 Abierta al 30-03-2011Derivada a Departamento de Estudios, ver OBS 8

OBS 7 DAU-01-10 Abierta al 30-03-2011Derivada a Departamento de Estudios, ver OBS 8

OBS 8 DAU-01-10 Abierta al 30-03-2011

Las OBS 6, 7, 8 correspondientes a la ODM 6, OBS 7 y ODM 8 del IA, fueron trabajadas nuevamente, debido a que los tres hallazgos fueron derivados deL Departamento de Auditora Interna al Departamento de Estudios y por alguna razn con un tratamiento de otro hallazgo copiado en las tres iguales. Se acord con el Departamento de Estudios trabajarlas nuevamente y eliminar todo lo anteriormente comentado.Estas se ajuntaran en el apoyo realizado a DES-01-11, con los nuevos planes de accin, fecha y responsables (se identifican con la referencia de DAU a DES)




Pgina 22 de 25

RETROALIMENTACIN DE LOS AUDITORES DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS

Primera Auditora Interna

Existi baja participacin del los auditores en entrenamiento. Su grado de involucramiento, preparacin y disposicin, durante la ejecucin de la auditora de la calidad, podra ser grficamente conformado por una pirmide:

Mara Jos HernndezTrinidad Maldonado - Marcela Astudillo

Lionel Tramn - Florentino Balmaceda - Cecilia Figueroa

De las 6 personas designadas para esta ronda de auditoras, slo Mara Jos Hernndez, se present con relativo dominio de los procedimientos a auditar y un listado de verificacin. En su caso adems, se dejo ver inters y adecuada motivacin por la tarea de auditoria; presentando preguntas y observaciones atingentes.

En relacin a Trinidad Maldonado y Marcela Astudillo, ambas del demuestran inters y participacin. Sin embargo, es evidente su falta de dominio de los procedimientos auditados. De acuerdo a lo sealadas por ellas, les habra faltado tiempo para preparar adecuadamente la auditoria, dado que ellas y su equipo fueron objeto de auditoria de calidad el da inmediatamente anterior (profesionales de Laboratorio) y slo conversaron algunas materias, manifestando dificultades en entender el proceso de trabajo descrito en los documentos del sistema auditado. Si bien, participan y dijeron tener algunas preguntas, no presentan un listado de verificacin documentado. Trinidad manifiesta una leve mayor capacidad de observacin y entendimiento del proceso.

En el caso de Lionel Tramn, quien particip el primer da, su involucramiento no pas de ser presencial. Manifest no haber recibido el correo donde se le indicaba que deba preparar un listado de verificacin, y claramente, desconoca la documentacin a revisar, no formul preguntas ni manifest ningn intento de participacin durante las entrevistas.

Finalmente, Florentino Balmaceda y Cecilia Figueroa, son los ms deficitarios en su participacin. No llegaron a tiempo para realizar la reunin de inicio. Fueron ubicados telefnicamente por personal del Laboratorio, integrndose ya iniciada la reunin.

En el caso de Cecilia Figueroa, la auditora presenta una actitud muy dispersa, frecuentemente durante la ejecucin de la auditora se dedica a conversar con las secretarias o se distrae con el telfono, abandonando el lugar de entrevista.

Florentino Balmaceda, se integra tardamente una vez que ya se haba efectuado la primera parte de entrevista y nos habamos desplazado a realizar una verificacin en terreno. Tambin abandona el lugar de entrevista, para atender llamados o efectuar llamadas. Pretende distraer tiempo de la auditoria en que se le expliquen los contenidos de la norma y los procedimientos de auditoria interna de la calidad, as como los formatos de Informe, etc.

Pgina 23 de 25

Ambas persona manifiestan que hicieron uso de Licencia mdica, reincorporndose al Servicio el da 02/11/2010 y 03/11/2010 respectivamente y declaran no haber ledo los documentos tcnicos, ni haber preparado los listados de verificacin.

Tambin, desconocen los contenidos de la agenda y se limitan a ser espectadores del proceso de auditora. Realizan comentarios y quejas frecuentes sobre la operacin del Aduana, situacin que en nada contribuyen a la realizacin de la auditora, sino ms bien interrumpe la atencin e inters de los entrevistados.

Segunda Auditora Interna

Los Auditores Internos en Entrenamiento que participaron en la actividad fueron:

- Arturo Silva - Manuel Ibaceta- Pamela Alfaro- Jos Snchez- Cristin Eade - Liliana Tapia

y nuestra evaluacin individual, es la siguiente:

1. Pamela Alfaro y Jos Snchez, tuvieron un buen desempeo y preparacin de la auditora. Ambos llegaron con listas de verificacin, con los procedimientos e instructivos estudiados, adems participaron activamente de la auditora, consultando actividades del proceso a los auditados, revisando y verificando registros. Adems demostraron inters en mejorar lo aprendido, se vieron motivados y con una activa y correcta participacin, con comentarios y observaciones atingentes.

2. Manuel Ibaceta demostr inters en aprender de la actividad de auditora, realizando preguntas asociadas la implementacin de la documentacin. Sin embargo no prepar la auditora, no haba revisado la documentacin a auditar ni tampoco prepar una lista de verificacin o preguntas para auditar el desempeo del proceso.

3. En el caso de Arturo Silva, Cristin Eade y Liliana Tapia, estos presentaron un desempeo deficiente en el desarrollo de la actividad, desconociendo la documentacin a auditar, sin participacin activa en el proceso, ni tratando de aclarar dudas respecto a poder potenciar lo aprendido en el curso de auditores internos.

4. Cabe destacar que el Sr. Cristin Eade manifest el inters de retirarse de la actividad alrededor de las 09:30 de la maana, argumentando que la institucin se encontraba con paralizacin de actividades y por lo tanto l se iba a adherir a este, comentando que para l el Sistema de Gestin de Calidad no aportaba a la mejora de la gestin, sino que para el era solamente burocracia. Adems consult a la Jefe del Subdepartamento del Laboratorio Qumico los motivos por los cuales ellos haban aceptado igualmente efectuar la auditora programada. Se solicit a este definir su participacin en la actividad de auditora, decidiendo quedarse. Sin embargo su participacin fue nula, sin inters en el proceso, retirndose varias veces de la auditora.

Pgina 24 de 25

Auditora de Precertificacin

En general los auditores asignados evidenciaron preparacin, bosquejaron lista de chequeo demostraron buen trato, y mucha amabilidad, cabe destacar es frecuente que emitan opiniones y quieran arreglar las desviaciones que se van presentando.

Los auditores Luis Jara y Jorge Ortega participaron en la auditoria DAU-01-11, realizaron un buen trabajo, con muy buena participacin en la reunin de cierre especialmente, durante las entrevistas un destacado comportamiento.

La auditora Judith Valds participo en la auditoria DES01-11 mostr buena disposicin se noto una preparacin realizo preguntas apropiadas y participo en todas las etapas de la auditora.

Las auditoras Elsa Llanos y Alexandra Vega, participaron en la auditoria STE-01-11, no participaron de la reunin de inicio habiendo llegado temprano, esperaron en otro lugar, en todas las etapas posteriores participaron mostrando conocimiento y preparacin sobre los temas auditados.

Conclusin

Corresponde al Representante de la Direccin, entregar apoyo tcnico para ir mejorando el desempeo del equipo de auditores del Servicio nacional de Aduanas, incluyendo, si fuera necesario, la realizacin de talleres de reforzamiento dnde se haga un anlisis crtico de la metodologa y experiencias en terreno, para ir formando criterios comunes que mejoren la eficiencia del proceso de Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad.

Pgina 25 de 25

Av. Larran 6642 Of. 315 La Reina Santiago Chile Fono (56 2) 2265765 [email protected]

Informe Resultados de Uditorias

Documents

Transcript of Informe Resultados de Uditorias