SISTEMAS DE INFORMACIÓN3º GADE

IMPLANTACIÓN DE UN

SISTEMA DE INFORMACIÓ

N PARA RECURSOS HUMANOS

GRUPO 16Paula Cuesta Pando

Ana Gámir de las HerasLaura García Gato

ÍNDICE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA RECURSOS HUMANOS

MOTIVACIÓN PARA SU IMPLANTACIÓN

DEPARTAMENTOS AFECTADOS

BENEFICIOS ESPERADOS

OPCIONES PROPUESTAS

OPCIÓN ELEGIDA

PRESUPUESTO DE IMPLANTACIÓN

PLAN Y PLAZOS DE IMPLANTACIÓN

BIBLIOGRAFÍA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA RECURSOS HUMANOS

El desarrollo de la sociedad y la globalización, sobretodo, las nuevas tecnologías de gestión empresarial, han permitido transformar lo que antes eran tareas rígidas y burocráticas, en acciones simples y factibles con un solo clic.

La introducción de dichas herramientas tecnológicas, tanto en su vertiente ’software’ como ‘hardware’, ha alterado la proporción de tareas y la intensidad del esfuerzo intelectual dedicado a ellas. Éste es el caso de los Sistemas de Información de los Recursos Humanos (SIRH); la implantación de esta familia de aplicaciones ha facilitado la conversión gradual de los antiguos Departamentos de Personal en los actuales Departamentos de Recursos Humanos y, en las organizaciones más avanzadas, en Departamentos de Gestión del Talento.

Los Sistemas de Información para los Recursos Humanos (SIRH), conocidos en inglés como “Human Resource Information System” (HRIS), consisten en un conjunto de sistemas informáticos utilizados por grandes empresas para facilitar la administración del personal, las cuentas, la administración de la empresa y las actividades de contabilidad, entre otras funciones. Por ello, creemos que es una buena elección implantarlo en esta empresa, la cual se trata de una empresa de fabricación y venta de equipos electrónicos con una plantilla de unas 500 personas.

MOTIVACIÓN PARA IMPLANTARLO

Las organizaciones se apoyan en la planeación e implementación de un Sistema de Información que ahorre dinero y tiempo a las personas. Existen dos objetivos o motivaciones básicas para implantar este Sistema de Información. Ambos parten de la base de que los SIRH proporcionan la capacidad de llevar a cabo los objetivos de la empresa de una manera más eficiente:

En primer lugar nos encontramos con que la implantación de este sistema ayuda a la empresa a controlar los costes de administración de los Recursos Humanos. Hace que estos costes se vean reducidos, al igual que sucede con el tiempo de procesamiento de información.

Por otro lado, este sistema brinda a las unidades organizativas de la empresa un gran soporte, ayudando a los gerentes de línea y a los empleados en la toma de decisiones, logrando que éstas sean más rápidas y más eficientes.

Por último, antes de implantar este sistema, es necesario presentar a todos los miembros de la empresa la nueva herramienta; y esto último es uno de los retos más importantes a los que nos vamos a enfrentar. Como empresa debemos aprovechar todas las formas de comunicación, las cuales juegan un papel fundamental para que este software tenga una buena acogida en nuestra empresa. Para conseguir esto, realizaremos este informe aclarando punto por punto todo este proceso de implantación.

DEPARTAMENTOS AFECTADOS

El acceso desde las unidades organizativas a la información se logra a través de terminales distribuidos en la empresa.

Al implantar este sistema se debe tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional, el cual consiste en la localización e identificación de un punto inicial y uno final dentro de la organización. Ambos deben estar definidos y conectados entre sí para evitar el riesgo de que la información no llegue a todos los departamentos.

Los SIRH suelen estar destinados a la administración de RRHH, la alta dirección, los gerentes de línea y empleados en general; aunque lo más común, es que estén destinados a todos ellos de una manera simultánea.

DESTINADO AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS:

Sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas .Por consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre entre otros:

- Planeación Estratégica: formulación de objetivos y programas de acción.

- Registros y controles de personal para efectos de pago de nóminas, retrasos, absentismo, etc.

- Informes sobre remuneraciones, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, formación, seguridad y área médica.

DESTINADO A LOS GERENTES DE LÍNEA:

Trata de reunir, procesar, almacenar y difundir información con el fin de que los gerentes de línea tomen decisiones eficaces, este sistema ocupa un papel importante en el desempeño de los gerentes, en cuanto a la conducción de los subordinados.

Para implantarlo es necesario conocer la información utilizada por el gerente de línea, adaptar el sistema a las necesidades de éstos, y verificar la información a través de informes escritos.

DESTINADO A LOS EMPLEADOS EN GENERAL:

Los trabajadores de la empresa también necesitan tener acceso y recibir información relacionada con ellos y su trabajo, el cargo, la división y la organización. Para que esto suceda el sistema de información se debe ajustar a las necesidades y conveniencias de todos ellos. El departamento de Recursos Humanos opera y trabaja en conjunto con otros departamentos

para que el Sistema de Información sea utilizado de manera apropiada y con el fin de hacer las tareas organizacionales más efectivas.

BENEFICIOS ESPERADOS

Las ventajas de tener un Sistema de Información para Recursos Humanos personalizado y sofisticado son muchas. En la actualidad, una organización no se sustenta únicamente de los ingresos que obtiene como pasaba hace unos años. A día de hoy, uno de los activos que más valor tiene en una empresa son los agentes externos y colaboradores de ésta.

Por ello, las organizaciones llevan a cabo todas las medidas posibles para captarlos y una vez conseguidos, mantenerlos.

Entre la amplia lista de beneficios esperados que pueden aportarnos a la empresa este sistema para RRHH, hemos seleccionados los siguientes:

"Reglas del negocio". El sistema debe incluir las políticas y reglamentos que posee la empresa en cuanto a la administración del personal; además, el sistema de información puede ayudarnos a gestionar el cumplimiento de las leyes mercantiles y laborales. Esto último puede ser de gran utilidad para la empresa en caso de contrataciones, despidos, jubilaciones, sanciones, juicios, etc.

Decisiones rápidas y eficientes. Apoyar la toma de decisiones estratégicas tomadas en el departamento de recursos humanos de la empresa, mediante la recolección de información estadística, indicadores de gestión y alertas de operación es otro de los beneficios que esperamos obtener con la implantación de este sistema de información. Esto ayudará a la organización a reducir costes, tiempo y a ganar eficacia, calidad y buena imagen dentro del mercado.

Generación de información. Generación de informes, análisis, datos y consultas estadísticas para la toma de decisiones, tanto como para uso interno como externo de la empresa, entre otros; debido a la facilidad de uso de este sistema para el especialista tecnológico, la exactitud de la información y la posibilidad de realizar auditorías de Recursos Humanos será mucho mayor. Además, los empleados y gerentes pueden encontrar respuestas de forma rápida y sin la necesidad de consultar al departamento de RRHH.

Información sobre empleados. Buscamos crear una base de datos que reúna, almacene, valide y ofrezca a la empresa toda la información necesaria sobre los empleados y sus respectivas actividades dentro ella. De este modo podremos conseguir una relación entre los empleados y la empresa mucho más cercana y personal, lo que así mismo logrará la motivación y la confianza de los empleados de la organización.

Seguimiento de candidatos. Este sistema nos permite automatizar y optimizar algunas de las actividades vinculadas con el reclutamiento y selección del personal que incluyen el

almacenamiento de los Curriculum Vitae sobre los posibles candidatos, la programación de entrevistas con directivos, entre otros.

Como hemos visto, los beneficios esperados no serán tanto de tipo económico como de tipo estratégico. Son los beneficios estratégicos o cualitativos de la implantación los que mayor importancia tienen, y esto es debido a su carácter creciente en el ámbito empresarial. De hecho, en un estudio realizado en los albores del presente milenio, casi un 90% de los Directores de RR.HH. encuestados atribuyeron a la decisión de implantación de la herramienta razones estratégicas antes que económicas. Dichos beneficios, tanto estratégicos como económicos, serán obtenidos mediante la correcta implantación de un SIRH. El Top 10 a nivel de objetivos a ser alcanzados mediante el uso de un SIRH debería ser:

- Mejorar la Toma de Decisiones - Mejorar la Calidad de la Información - Mejorar el Análisis de las Necesidades Formativas - Mejorar la Gestión por Competencias - Posibilitar la Realización de Simulaciones Presupuestarias - Mejorar el Conocimiento de la Estructura Salarial y de Costes - Mejorar el Conocimiento de las Capacidades/Potencial - Mejorar la Imagen del Director de RR.HH. - Mejorar los Procesos de Selección y Reclutamiento - Mejorar la Identificación de Personal Promocionable

En conclusión, la lista de beneficios deberá ser cuidadosamente analizada, y comparada con los costes de implantación, con la finalidad de calcular la rentabilidad de esta tan importante inversión para el futuro de la empresa; al fin y al cabo, ¿no consideramos a nuestros Recursos Humanos como uno de los activos más importantes de nuestro negocio?

OPCIONES PROPUESTAS

Los SIRH están formados por un lado de hardware informático, el cual puede ser un ordenador central (nube) o un PC, y por otro lado de aplicaciones de software (programas informáticos) que pueden ser o un programa especializado o un programa estándar. Ambos, hardware y software se utilizan como apoyo a los directivos, para que la toma de decisiones sobre el departamento de recursos humanos resulte más sencilla.

Para que la implantación de este Sistema genere beneficios a nuestra empresa, debemos tener claro de qué aplicaciones estará compuesto:

Gestión de prestaciones de trabajo: para la empresa será importante poder evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado, y así obtener un análisis sobre ello. Con éste último, se podrá mejorar la distribución del trabajo dentro de la empresa.

Gestión de prestaciones sociales y de Recursos Humanos: otra aplicación fundamental para la empresa será la gestión del departamento de RRHH, permitiéndoles administrar de la mejor manera posible las prestaciones sociales como sistemas de jubilación, seguros de enfermedad, entre otros. Además, se deben cubrir otros aspectos de los RRHH, como el registro de datos personales, competencias, niveles de salario y reclutamiento de personal mediante sus CV.

Inventario de cualificación. Éste es un inventario sobre la cualificación del personal actual de la empresa lo que permite, si surge una vacante, observar si existe internamente alguna trabajador que, por sus destrezas, conocimiento y experiencia, pueda ocupar ésta. Esto respalda una política de promoción interna.

Nóminas: el sistema elegido deberá reunir y generar los datos del personal de la empresa, lo que le facilitará a la empresa la posibilidad de automatizar la gestión de su sueldo, así como sus deducciones e impuestos. Dependiendo del programa elegido, también se pueden

establecer transacciones, producir cheques, etc. Todos los datos referidos a la contabilidad de la empresa serán enviados como información al libro de la Contabilidad general de la misma.

Indicadores de productividad: para la empresa es necesario evaluar y calcular la productividad de los empleados para calcular el coste real de

cada uno de ellos, así como los programas y herramientas utilizadas para alcanzar sus objetivos.

Para poder llevar a cabo todos los puntos o aplicaciones nombradas y descritas anteriormente, hemos seleccionado 5 programas informáticos con el fin de simplificar y hacer más eficiente la gestión de Recursos Humanos de esta empresa.

1. Autotask: es una herramienta de gestión diseñada para organizar la empresa, así como optimizar y administrar los servicios de TI, ventas, facturación y RRHH. Se gestiona a través de su plataforma basada en nube y la información es accesible desde cualquier lugar.

2. GestPeople: este programa está estructurado mediantes módulos integrados entre ellos, los cuales facilitan la gestión de RRHH. La empresa puede acceder de una manera fácil y sencilla a la información de los empleados, sus objetivos y sus competencias, entre otras aplicaciones.

3. WorkMeter: como muchos de los programas citados, este software fomenta la gestión de los empleados ofreciendo datos necesarios para mejorar la productividad e incrementa la implicación de los RRHH. Se puede utilizar de manera individual o grupal. Además, como innovación, este programa se basa en la monitorización de la actividad de los empleados, logrando en las empresas que lo han implantado, hasta un 50% de incremento de la productividad.

4. E-volution: este programa se centra en la automatización y simplificación de los procesos de administración de personal y nóminas.

5. SimpleHRM : Es una solución Open Source fácil de usar y asequible para medianas y grandes empresas. Con este programa se podrá gestionar de una manera muy completa y eficiente los procesos relacionados con los recursos humanos de la empresa.

OPCIÓN ELEGIDA: GestPeople

Hemos decidido implantar este software para la gestión de recursos humanos de nuestra empresa dado que cumple con los requisitos y beneficios esperados descritos anteriormente.

GestPeople es una herramienta enfocada a todo tipo de empresas. Su principal cometido es mejorar de la eficiencia y optimizar las decisiones del departamento de Recursos Humanos.

Dentro del programa tenemos la opción de definir la estructura organizativa que tiene nuestra empresa así como los puestos profesionales que desempeña cada empleado. Además, se pueden delimitar las competencias y estrategias que sigue y establecer sus objetivos, tanto a corto como a largo plazo.

Cada empleado tendrá todos sus datos personales e información profesional en una ficha propia. Además, todos los trabajadores tendrán como referencia un organigrama gráfico de la empresa, donde estarán incluidos ellos mismos. Tanto las fichas como el organigrama podrán ser actualizados en casos excepcionales, como promociones, reclutamientos o bajas.

Todas estas acciones podrán ser guardadas como documentos PDF, Excel o Word. De este modo, cada vez que se necesiten los datos por escrito para cualquier cuestión, podremos imprimirlos.

La interfaz de este programa es muy intuitiva, lo que unido a la ayuda de un consultor y un sistema de ayuda privada, lo convierten en una de las herramientas de gestión de recursos humanos más fáciles de usar, lo que no disminuye su eficacia. Estas características hacen que esta herramienta resulte especialmente interesante para directores y jefes de PYMES y grandes empresas.

PRESUPUESTO DE IMPLANTACIÓN

GestPeople es un programa que permite al usuario probar su funcionamiento gratis durante un periodo de 15 días, una vez que finaliza el plazo de prueba, el coste total oscila entre los 300€/mensuales y los 1000€/mensuales.

El coste es por trabajador, concretamente de 1,23€, en nuestro caso al contar en nuestra empresa con 500 empleados nuestro coste sería de 615€/mes, dentro de éste precio incluiría: un soporte online del correo electrónico, manual de usuario, boletines de actualización y noticias sobre nuevas funcionalidades, actualización de notificaciones boletines y noticias etc.

Habría que sumarle al coste total los honorarios de la consultaría, los cuales cobran por servicio prestado, en este caso, la cantidad a pagar sería de 4000€.

Además habría que añadir el coste salarial del ingeniero informático más los costes de deducción a la Seguridad Social de éste, persona especializada en tecnología de RRHH, contratada de manera indefinida cuyo cometido es supervisar el buen funcionamiento del programa y de instalar las continuas versiones de ése.

CONCEPTO COSTE TOTAL

Consultoría 4000€/servicio

GestPeople 612,5€/mes

Salario Ingeniero Informático 1800€/mesCotización a la Seguridad Social 600€/mes

COSTE TOTAL 7012,5€/mes

PLAN Y PLAZOS DE IMPLANTACIÓN

El objetivo de este proyecto es la implantación del sistema de RRHH, una solución informática integral de Gestión de Recursos Humanos, para lograr conseguir la máxima efectividad y eficiencia de dicho departamento.

El plan de implantación se ocupa de planificar la transición entre un escenario de origen hasta un escenario final, atendiendo a diferentes criterios que se adapten a las característica de la empresa y así optimicen el éxito de la operativa.

A la hora de poner en marcha este proyecto deberíamos de seguir una serie de fases o plazos:

La primera de ellas comienza en el momento en que nosotros acudimos a la consultoría para que nos asesoren sobre el software que deberíamos implantar en nuestro sistema, una vez planteado, el consultor estudiará nuestra empresa para decidir el tipo de programa nos interesa. Éste estudio le llevará a la consultoría 2 meses hasta que nos dan una respuesta.

Una vez conocido el resultado y antes de implantar en su totalidad el software, hay que hacer unas pruebas de aceptación del sistema; se debe comprobar que el sistema se puede gestionar los volúmenes de información y también el comportamiento del sistema bajo condiciones más extremas.

En nuestro caso comprobaríamos si el programa se ajusta a lo que está buscando la empresa y de si en momentos de bajo presión el programa responde o sin embargo se colapsa.

Una vez pasado esta primera etapa, se constituye el equipo de trabajo necesario para llevar a acabado la implantación y la aceptación. Para ello se identifican , en función del nivel de esfuerzo requerido, los distintos participantes implicados en la implantación del sistema (usuarios, equipo técnico y responsable de mantenimiento), determinando por supuesto antes sus responsabilidades e implicación en la empresa.

En la empresa se requerirá la participación del ingeniero informático, director de RRHH junto con el gerente de la empresa, para así instalar de manera permanente el programa.

Una vez instalado, se realizará el diseño y la interfaz necesaria para la comunicación con otros sistemas y se comprobará para que sea un sistema adaptado a las necesidades.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.dresserassociates.com/what-is-hris.php

http://www.rrhh-web.com/El_uso_de_los_sistema_de_informacion_por_parte_de_rrhh.html

http://www.monografias.com

http://www.hr-path.com/es/servicios/implementacion-hris/

https://www.xing.com/communities/posts/por-que-implantar-un-software-de-recursos-humanos-1003364688

http://es.workmeter.com/blog/bid/192132/5-softwares-para-gestion-de-recursos-humanos

http://www.a3software.com/masinformacion/laboral-rrhh/a3equipo.html?utm_source=google&utm_medium=adwords&utm_content=busqueda&utm_campaign=laboral-rrhh&gclid=CMPIxeqSpskCFacfwwodB5MNAg

http://cezannehr.com/es/coste/

http://es.workmeter.com/blog/bid/192132/5-softwares-para-gestion-de-recursos-humanos

http://wiki.cenatic.es/wikiesp/index.php/Elaborar_el_Plan_de_Implantaci%C3%B3n

http://www.rrhhmagazine.com//articulo/software/software1.htm

http://pyme.lavoztx.com/ventajas-y-desventajas-del-sistema-de-informacin-de-recursos-humanos-4411.html

https://bibliotecadigital.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/67819/1/causas_tomar_decision.pdf