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División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Sociales

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INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-15-2017 30 de noviembre, 2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA (UNED)

2017

http://www.cgr.go.cr/





CONTENIDO

Página nro. RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA.................................................................................................................. 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .............................................................................................................. 2 ALCANCE DE LA AUDITORÍA ............................................................................................................... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ................................................................................. 2 METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................................................... 3 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS

DE LA AUDITORÍA ................................................................................................................................. 3

2. RESULTADOS ................................................................................................... 4

PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA

INTERNA DE LA UNED ........................................................................................................................ 4

AUSENCIA DE UN PROCESO DE PLANIFICACIÓN, DESACTUALIZACIÓN DEL UNIVERSO AUDITABLE Y

DEBILIDADES EN LA DETERMINACIÓN DE LOS

RIESGOS DE FISCALIZACIÓN. .............................................................................................. 4

SERVICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................................................................................ 7

BAJA PRODUCTIVIDAD DE LOS SERVICIOS DE

AUDITORÍA Y PREVENTIVOS ................................................................................................ 7 DEBILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA

NORMATIVA SOBRE LA EJECUCIÓN DE

AUDITORÍAS ....................................................................................................................... 13

3. CONCLUSIONES ............................................................................................. 15



2




4. DISPOSICIONES ............................................................................................. 16

AL MÁSTER KARINO ALBERTO LIZANO ARIAS EN

SU CALIDAD DE AUDITOR INTERNO O A QUIEN EN

SU LUGAR OCUPE EL CARGO ........................................................................................................... 17 CUADROS

CUADRO NRO. 1 CANTIDAD DE FUNCIONARIOS DE LAS

AUDITORÍAS INTERNAS ..……………………………………………………..……………. 9

CUADRO NRO. 2 CANTIDAD DE PRODUCTOS EMITIDOS POR

FUNCIONARIO..…………............................................................................................ 9

CUADRO NRO. 3 COMPARACIÓN DE LOS PLAZOS DE FINALIZACIÓN

DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA ……… ………………………………………...…….12

IMAGENES

IMAGEN NRO. 1 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN.……….……..……………………… 5 IMAGEN NRO. 2 NORMAS OMITIDAS EN LA EJECUCIÓN

DE LAS AUDITORÍAS POR PARTE DE AUDITORÍA INTERNA DE LA

UNED……………….…………….………………………………………………………..13






INFORME NRO. DFOE-SOC-IF-015-2017

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos?

Se analizó la actividad de la Auditoría Interna de la Universidad Estatal a Distancia (UNED), por medio de los servicios de auditoría, ello de cara a la normativa existente y las buenas prácticas aplicables. En ese sentido, se revisaron los procesos de planificación, desde el nivel estratégico hasta el operativo, la productividad de sus servicios, así como el desarrollo de los informes de auditoría y los papeles de trabajo.

¿Por qué es importante?

La UNED es la única entidad pública de educación superior con modalidad a distancia en el país, por ello, resulta impetuosa la necesidad de que la Auditoría Interna garantice razonablemente a la ciudadanía que los recursos que les han sido conferidos a los funcionarios públicos de la entidad, se administran de manera eficiente y en apego al bloque de legalidad, procurando la satisfacción del interés ciudadano.

¿Qué encontramos?

Una vez concluida la presente auditoría, esta Contraloría General determinó que la Auditoría Interna de la UNED no cuenta con un plan estratégico que direccione su labor hacia el logro de los objetivos de mediano y largo plazo de la Unidad. Además, no dispone de un universo de auditoría actualizado, ni de la definición de riesgos institucionales que orienten las actividades de control y fiscalización a los aspectos prioritarios.

En ese sentido, de los 7 informes de auditoría emitidos durante los años 2015 y 2016, solamente 2 abarcaron temas sustantivos, relacionados con la razón de ser de la Universidad. Además, se elaboraron 5 informes en temas adjetivos, desconociendo el nivel de riesgo de las temáticas tratadas.

La productividad de la Auditoria Interna de la UNED, tanto en servicios de auditoría como preventivos presenta importantes oportunidades de mejora, ya que cumplió su planificación anual del periodo 2015 solamente en un 28% y la del 2016 en un 39%.

A su vez, la productividad por funcionario para el periodo 2015-2016 de los servicios de auditoría y servicios preventivos (asesorías y advertencias) se considera baja, al compararla con sus similares del sector universitario, por ejemplo, en lo que respecta al 2015 todas las unidades de auditoría interna del sector precitado, elaboraron al menos 5 productos, considerado ambos servicios citados, por funcionario, en comparación con la Auditoría Interna de la UNED que sólo alcanzó realizar 1, 33 por funcionario.



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Por otra parte, se determinaron aspectos vinculados con el Manual de Normas Generales de Auditoría que no han sido debidamente cumplidos, tales como: que no se cuenta con programas específicos para las etapas de planificación y examen, no se realiza la comunicación de criterios de evaluación a la Administración y no se elabora el Plan General de Auditoría. Además, se encontró que los hallazgos de auditoría no presentan todos los atributos en los resultados de sus informes y no existe una estandarización de las codificaciones, referencias y formato de los papeles de trabajo. Lo anterior, producto de que su normativa interna vigente para el periodo 2015-2016 no se ajustaba a las del Manual de

Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Así las cosas, es criterio de esta Contraloría General que, con el desarrollo de la presente auditoría surgen importantes oportunidades de mejora para la Auditoría Interna de la UNED, que en el tanto sean subsanadas contribuirán a que ésta cumpla de una mejor forma con su rol dentro de la UNED.

¿Qué sigue?

En virtud de los resultados determinados en este informe se esbozan una serie de disposiciones al Auditor Interno de la UNED, entre las cuales se destacan: actualizar el universo auditable y priorizarlo según el nivel de riesgo, elaborar un plan estratégico para la Unidad de Auditoría, elaborar e implementar un mecanismo para comunicar el Plan Anual de Trabajo a los funcionarios e implementar la Guía de procedimientos de la Auditoría de la UNED para la ejecución, control y supervisión.






INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-15-2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA (UNED)

1. INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La Auditoría Interna es una actividad independiente, objetiva y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, por lo cual, al desarrollarse en un entorno dinámico, requiere de un trabajo sistémico y disciplinado que logre, de manera eficiente, evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la organización.

1.2. La Auditoría Interna de la UNED se considera un órgano asesor de alto nivel dentro de la estructura organizacional de la Universidad Estatal a Distancia, y depende orgánicamente del Consejo Universitario. Considerando que dicha Universidad es la única entidad pública de educación superior con modalidad a distancia en el país, es impetuosa la necesidad de que la Auditoría Interna garantice razonablemente a la ciudadanía que los recursos que les han sido conferidos a los funcionarios públicos de la entidad, se administran de manera eficiente y en apego al bloque de legalidad, procurando la satisfacción del interés ciudadano.

1.3. En este sentido, la Contraloría General considera oportuno evaluar sus

operaciones, recursos y la calidad de sus productos de auditoría, lo cual permitirá identificar oportunidades de mejora para el fortalecimiento de la gestión de la Auditoría Interna de la UNED, mediante la verificación del cumplimiento de la normativa que rige su actividad.



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OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. Analizar la calidad de la gestión de la Auditoría Interna de la UNED, conforme a lo

establecido en la Ley General de Control Interno y normativa conexa.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. Es una auditoría de carácter especial, que abarcó el período comprendido entre el

1° de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, ampliándose en aquellos casos en que se consideró necesario.

1.6. Se analizó el proceso de planificación, desde el nivel estratégico hasta el operativo, la productividad de sus servicios, así como el desarrollo y calidad de los informes de auditoría y los papeles de trabajo.

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.7. La auditoría interna es el medio funcional que permite a los directivos de una

entidad recibir de fuentes internas, la seguridad de que los procesos de los cuales son responsables funcionan, de modo tal que, queden reducidas al mínimo las probabilidades de incidir en fraudes, errores o prácticas ineficientes y antieconómicas1.

1.8. Por su parte la Ley General de Control Interno, conceptualiza la auditoría interna como la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esa ley. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

1.9. En este sentido, toda Unidad de Auditoría Interna coadyuva además junto con el Órgano Contralor en la fiscalización de los recursos públicos por medio de los servicios preventivos y de auditoría que realiza; por lo que ésta y la Administración activa conforman los componentes orgánicos del Sistema de Control interno.

1 Normas de Auditoría Publicadas por el Comité de Normas de Auditoría en el XIV Congreso de la INTOSAI 1992 en Washington, D.F., Estados Unidos.



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1.10. En 1977 fue creada la Universidad Estatal a Distancia (UNED), mediante la Ley de la República N.° 6044. Lo anterior dio paso a la primera entidad pública de educación superior con modalidad a distancia en el país.

1.11. La Ley precitada, en su artículo 16 estableció que la Universidad tendría un auditor

que dependería de la Junta Universitaria. Es así como en los primeros años de la Universidad, la Unidad de Auditoría operaba medio tiempo, ya para los años 80 la Unidad estaba conformada por 5 funcionarios y en 1986 se aprobó su primer Reglamento2. Actualmente dicha Unidad opera tiempo completo y cuenta con un

total de 10 funcionarios, distribuidos de la siguiente forma: Auditor Interno, 2 supervisores, 6 inspectores y una funcionaria encargada de las funciones secretariales. METODOLOGÍA APLICADA

1.12. Para la elaboración de esta auditoría se utilizaron las técnicas y procedimientos

estipulados en el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI) de la Contraloría General de la República. Además, se observó, en lo atinente, las disposiciones contenidas en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), y demás normativa aplicable.

1.13. La metodología utilizada para el desarrollo de la revisión se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, verificaciones de documentos en los expedientes de auditoría y análisis de la normativa legal y técnica aplicable.

1.14. Además, con el propósito de identificar sanas prácticas se visitó y entrevistó a

cada uno de los Auditores Internos de las Universidades Públicas y se les solicitó información por escrito.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 1.15 La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones

producto de la auditoría a que alude el presente informe, se efectuó el 7 de noviembre de 2017, en las instalaciones de la UNED, y estuvieron presentes los siguientes funcionarios de la Universidad: Dr: Luis Guillermo Carpio Malavasi, Rector y Mag. Karino Lizano Arias, Auditor Interno. La convocatoria a esta actividad se realizó de manera formal por medio del oficio N.° DFOE-SOC-1141 (13356) del 03 de noviembre de 2017.

2 https://www.uned.ac.cr/auditoria/inicio/29-auditoria-interna/infgeneral/76-resena-historica



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1.16 El borrador del presente informe se entregó en versión digital, al Mag. Karino Lizano Arias, Auditor Interno de la UNED, mediante oficio número DFOE-SOC-1201-2017 (14167) del 20 de noviembre de 2017, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Sociales, las observaciones que se consideraran pertinentes sobre su contenido

1.17 Mediante el oficio AI-225-2017 (NI-30929), de fecha 28 de noviembre de 2017, el

Mag. Karino Lizano Arias, no presentó observaciones a la presente auditoría, señalando expresamente aceptar las disposiciones de éste.

2. RESULTADOS

PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA UNED

Ausencia de un proceso de planificación, desactualización del universo auditable y debilidades en la determinación de los riesgos de fiscalización.

2.1 La planificación estratégica es un proceso continuo que permite enfocar los

recursos humanos y financieros de la Auditoría Interna al logro de su misión, visión y objetivos, los que deben a su vez contribuir al logro de los objetivos de la organización. Lo anterior conlleva tener una perspectiva del entorno actual y futuro, y adaptarse permanentemente a los cambios que van ocurriendo en la institución y su entorno.

2.2 Al respecto, las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público3 (NEAISP), indican que el auditor y los funcionarios de la auditoría interna deben ejecutar un proceso sistémico para la planificación, el cual cubra los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes. Elementos que se detallan en la imagen 1.

3 Resolución R-DC-119-2009, del 16/12/2009, publicado en la Gaceta N.° 28 del 10/02/2010.



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7

Fuente: Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público (NEAISP) y las Normas Generales de auditoría para el Sector Público (NGASP).

2.3 Al respecto, se determinó que desde su creación la Auditoría Interna de la UNED, no ha contado con un plan estratégico, el cual direccione su labor hacia el logro de los objetivos de mediano y largo plazo. Además, carece de un universo de auditoría actualizado y de la definición de riesgos institucionales que orienten las actividades de control y fiscalización hacia los aspectos prioritarios.

2.4 Lo anterior fue validado por el Auditor Interno de la UNED, el cual señaló que no cuenta con un Plan Estratégico, debido a que decidió direccionar los recursos de la Unidad al seguimiento de recomendaciones y a la elaboración de otros instrumentos para el desarrollo de su gestión.

2.5 Con respecto de la valoración de riesgos, dicho auditor señaló que en alguna medida esta situación ha sido producto de la ausencia por parte de la Administración de un mapa térmico que revele los riesgos de la Universidad. No obstante que la valoración de riesgo a nivel institucional constituye un insumo importante para la planificación del trabajo; la Auditoría Interna puede establecer

Imagen 1

Elementos de la planificación



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sus planes bajo criterios razonables y fundamentados en una valoración de riesgos realizada por la propia Unidad.

2.6 Lo anterior denota que no se ha dado una priorización al proceso de planificación

de la Unidad, incidiendo en el no cumplimiento de las normas que regulan la actividad de la Auditoría en cuanto al tema de planificación.

2.7 Así las cosas, la ausencia de un proceso de planificación no ha permitido a la

Auditoría Interna de la UNED visualizar las áreas sustantivas4 y adjetivas sujetas a fiscalización vinculadas al entorno de la Universidad, priorizarlas según sus riesgos y que a su vez sirvan de orientación para elaborar la planificación anual de la Auditoría Interna. De tal forma que, se abarquen progresivamente las áreas más riesgosas de la Institución y maximizar el uso de los recursos con que cuenta.

2.8 Consecuentemente, durante los años 2015 y 2016, el abordaje de temáticas

sustantivas de la UNED se trató solamente en 2 de los 7 (29%) informes elaborados por su Auditoría Interna. Lo cual, refleja una baja cobertura de esas temáticas en comparación con la alcanzada por el resto de Auditorías Internas del Sector Universitario durante ese mismo periodo, pues abarcaron la valoración de actividades sustantivas en al menos un 56% de los productos emitidos.

2.9 Asimismo, se desconoce el nivel de riesgo que presentaban las 2 auditorías

llevadas a cabo en temas sustantivos, durante el periodo indicado, siendo que en el 2015 se realizó el auditoraje de Control Interno sobre la contratación y la gestión de las plataformas Moodle y Blackboard en la Dirección de Producción de Materiales Didácticos, las cuales corresponden a aplicaciones para educación a distancia utilizando internet. Y en el año 2016 el informe sobre el cumplimiento de metas establecidas por el Instituto de Formación Municipal y Desarrollo Local de la UNED, el cual es un órgano especializado en el fortalecimiento de capacidades de actores locales, principalmente municipales que facilita el acceso a ofertas y estrategias de educación superior en todos los territorios del país.

2.10 Además, tampoco se conoce el nivel de riesgo de las 5 auditorías realizadas que

analizaron actividades adjetivas, las cuales corresponden a servicios auxiliares o de apoyo requeridos por la entidad.

2.11 A su vez, se encontró que aun cuando la UNED cuenta con 37 sedes regionales, para los años 2015 y 2016, el único control llevado a cabo por parte de la Auditoría Interna fue la realización de arqueos a los fondos de caja chica de dichos centros regionales. Destacar que además, dichos estudios no fueron incluidos dentro de

4 Actividades sustantivas son aquellas labores que sustentan el giro de la Universidad y se relacionan con su razón de ser y de manera directa e inmediata con los objetivos de su creación.



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los estudios planificados en su Plan Anual de Trabajo y su alcance se limita al cálculo aritmético.

2.12 Por lo anterior, no se vislumbran acciones a mediano y largo plazo mediante las

cuales se oriente o se proyecte el quehacer de la Auditoría Interna de la UNED, y tampoco se observa una alineación entre todos los elementos que integran el proceso de planificación. De forma tal que, no se evidencia que la función de la auditoría interna este contribuyendo oportunamente con la consecución de los objetivos institucionales, la eficacia de los procesos, la gestión de riesgos y el control de la organización.

SERVICIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Baja productividad de los servicios de auditoría y preventivos

2.13 Las Auditorías Internas agregan valor a las instituciones cuando, consecuencia de

sus actividades y productos generados, se mejoran las oportunidades para alcanzar los objetivos de la organización, se identifican mejoras operativas, se reduce la exposición al riesgo y se constituyen en un medio para mejorar el desempeño del sector público. En el presente caso, la auditoría interna cobra aún mayor relevancia dentro del contexto de que la UNED es la única universidad estatal a distancia con que cuenta el país.

2.14 La Norma 1.1.4 de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, clasifica las actividades que realizan las Unidades de Auditoría Interna, como servicios de auditoría y preventivos. Los servicios de auditoría comprenden los distintos tipos de auditoría y los servicios preventivos incluyen la asesoría, la advertencia y la autorización de libros.

2.15 Por su parte, el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría

Interna de la UNED en el artículo 17 inciso j), menciona que el Auditor Interno dentro de sus competencias debe administrar el personal a su cargo, lo cual conlleva, planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, motivar, comunicar decisiones y orientarlos hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.

2.16 Al respecto, se determinó que la productividad de la Auditoría Interna de la UNED,

tanto en servicios de auditoría como en servicios preventivos requiere ser mejorada, ya que cumplió su planificación anual del periodo 2015 solamente en un 28% y la del 2016 en un 39%. Encontrándose también que la productividad por funcionario en esos dos años, se considera baja.



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2.17 Es así como para el 2015 esa Unidad incluyó en su Plan Anual de Trabajo una producción de 39 actividades, las cuales corresponden a 33 servicios de auditoría, 5 servicios preventivos y un seguimiento de recomendaciones; de esos se ejecutaron 11, a saber, 3 servicios de auditoría, 7 advertencias y el seguimiento de recomendaciones. El resto de actividades fue suprimido o reprogramado para el 2016. Con respecto al cumplimiento del 2016 fueron planificados 28 servicios, siendo 22 servicios de auditoría, 5 servicios preventivos y un seguimiento de recomendaciones; de los anteriores se ejecutaron 11, los cuales corresponden a 4 servicios de auditoría, 5 advertencias y 2 seguimientos de recomendaciones.

2.18 Aunado a ello se elaboraron 3 arqueos y 1 estudio solicitado por el Consejo

Universitario, los cuales no correspondían a lo planificado, por lo cual se evidencia que la producción de la Auditoría Interna de la UNED fue de 26 productos en los años 2015 y 2016.

2.19 Esta productividad resulta baja si se compara con la que lograron las unidades de

auditoría interna de las universidades públicas, la cual se estableció a raíz de una consulta que efectúo esta Contraloría General a las auditorías internas de la Universidad de Costa Rica, la Universidad Nacional, la Universidad Técnica Nacional y el Instituto Tecnológico de Costa Rica, sobre la cantidad de productos realizados para los años 2015 y 2016. El cálculo se efectúo a partir del total de los productos emitidos por las unidades entre el total de funcionarios que realizan servicios de auditoría o servicios preventivos.

2.20 Para el 2015 y 2016 las unidades contaban con el número de funcionarios que se

detallan en el cuadro 1:



9




Auditoría Interna

UCR 30 30 UNA 16 16 TEC 8 9 UTN 3 9

UNED 9 9 Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por las cinco Auditorías Internas de las universidades.

2.21 Para el cálculo de la producción se contabilizaron los informes de auditoría, advertencias, asesorías, denuncias e informes de seguimiento de recomendaciones; el resultado obtenido se muestra en el cuadro 2:

Año Universidad

Nacional

Universidad de Costa

Rica

Universidad Técnica Nacional

Instituto Tecnológico

de Costa Rica

Universidad Estatal a Distancia

2015 8,94 5,00 6,67 8,13 1,33

2016 9,38 6,10 1,89 7,22 1,56

Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por las Auditorías Internas de las universidades.

Cuadro 1 Cantidad de funcionarios de las Auditorías Internas

de las Universidades Públicas

Periodo 2015-2016

Cuadro 2 Cantidad de productos emitidos por funcionario en las

Auditorías Internas de las Universidades Públicas

Periodo 2015-2016



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2.22 Tal como lo muestra el cuadro anterior, en el 2015 todas las unidades de auditoría interna citadas, elaboraron al menos 5 productos o servicios por funcionario, en comparación con la Auditoría de la UNED que alcanzó realizar 1,33 productos.

2.23 Para el 2016 la producción por funcionario de la Auditoría Interna de la UNED fue de 1,56 productos por funcionario; en tanto en el resto de auditorías a excepción de la Universidad Técnica Nacional lograron entre 6 y 10 productos o servicios por funcionario.

2.24 Tal situación se presenta en la Auditoría Interna UNED, a pesar de que en el 2010

duplicó el número de funcionarios de la Unidad, pasando de 4 a 8 y ya para el 2011 la unidad contaba con un total de 9 funcionarios, todos con el grado académico de licenciatura o superior, y considerando que cada año participan en procesos de capacitación afines al ejercicio de la Auditoría, esos funcionarios cumplen con los requisitos profesionales y cuentan con experiencia en el cargo que desempeñan.

2.25 Una las causas por las cuales las actividades planificadas anualmente no se

cumplen y la productividad anual es baja, radica en que los funcionarios de la Unidad no tienen una visión clara de sus objetivos y metas de trabajo anuales y puedan proyectarse en el cumplimiento de éstos.

2.26 En este sentido, se determinó que el Plan Anual de Trabajo no es comunicado a

los funcionarios de la Auditoría Interna de la UNED con el fin de que cada uno conozca las labores que le corresponde ejecutar durante el año. El trabajo es asignado conforme los funcionarios van finalizando cada labor asignada.

2.27 Además, el tiempo estimado para el desarrollo de las actividades de la Auditoría

Interna, el cual se establece mediante una nota de designación, no considera el tiempo utilizado en la discusión, análisis y aprobación del informe preliminar entre el encargado del informe y el Auditor Interno. Así como, la realización de otras labores o actividades de auditoría tales como el seguimiento de recomendaciones, la conferencia final y el plazo con que cuenta la Administración para la aceptación o modificación de las recomendaciones. Por lo cual no existe claridad del tiempo real con que cuentan los funcionarios para el desarrollo de sus obligaciones y entrega de sus productos finales.

2.28 Además, durante los años 2015 y 2016 los supervisores únicamente aplicaron a 3 de los 7 productos emitidos, es decir al 43% de los procesos de auditoría desarrollados, la Guía para el proceso de supervisión5, en donde entre otras cosas

5 Aprobada en oficio AIE-115-2012 del 3 de setiembre de 2012, no obstante, fue derogada 19 de setiembre de 2017 por la Guía de procedimientos de la Auditoría de la UNED para ejecutar, controlar y supervisar el proceso de auditoría mediante la circular AIE-065-2017. Ver apartado



11




no se verificó el tiempo de ejecución del estudio, a pesar que era uno de los requerimientos de esa guía. A las 4 auditorías restantes no se les comprobó que hubiese un uso eficiente en el manejo de los recursos y el logro efectivo de las metas y objetivos establecidos. Lo cual contraviene lo establecido en el Reglamento de Organización y Funcionamiento6 de esa Auditoría, el cual dispone al Auditor implantar un adecuado sistema de supervisión que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de auditoría interna.

2.29 La supervisión permite guiar la ejecución de los trabajos y el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas de conformidad con las disposiciones legales y normativa aplicable. Además, emite un criterio técnico y orientador enfocado a mantener la calidad del trabajo y proporcionar a los miembros del equipo de auditoría el entrenamiento necesario para que se cumplan las funciones y responsabilidades asignadas, en forma eficiente y eficaz.

2.30 Por ello, tal y como se evidencia en el cuadro 3, en ninguno de los informes del periodo 2015-2016 se cumplió con las fechas de finalización establecidas, transcurriendo plazos considerables entre la fecha estimada y la real, para finalizar el trabajo.

“Procedimiento para la supervisión del proceso de auditoría” en relación con el control de tiempo invertido en función del estimado para llevar a cabo la auditoría en cada una de sus etapas. 6 Numeral 17 inciso l).



12




Servicios de auditoría

Final consignado en la nota de asignación

Final real

Plazo transcurrido

entre el final

estimado y el real (aprox)

Estudio de Control Interno sobre la contratación y la gestión de las plataformas Moodle y Blackboard en la Dirección y Producción de Materiales Didácticos

13/12/2013 01/07/2015 18 meses

Estudio a la Fundación de la Universidad Estatal a Distancia para el desarrollo y promoción de la educación (FUNDEPREDI)

05/09/2014 08/06/2015 9 meses

Estudio especial por denuncia en la Federación de Estudiantes de la UNED (FEUNED)

10/04/2015 17/02/2016 10 meses

Estudio de Carácter Especial Modulo de Activos Fijos

29/05/2015 13/12/2016 18 meses

Cumplimiento de acuerdos tomados por el Consejo Universitario de la UNED.

30/04/2015 10/10/2016 17 meses

Recursos económicos utilizados en la compra de vehículo, para el Instituto de Formación y Capacitación Municipal y desarrollo local de la UNED.

29/01/2016 15/03/2017 13 meses

Cumplimiento de las Metas Establecidas, por el Instituto de Formación y Capacitación Municipal y Desarrollo Local de la UNED en el Plan Operativo Anual (POA) 2015 AOP-02-2016

30/06/2016 13/12/2017 17 meses

Fuente: Notas de designación de la AI UNED del periodo 2015-2016.

Cuadro 3 Comparación de los plazos asignados con los plazos de finalización de los

servicios de auditoria

Periodo 2015-2016



13




2.31 Del cuadro anterior, también se desprende la baja producción de la auditoría interna para el período analizado (2015-2016), puesto que, únicamente se emitieron siete (7) informes de auditoría, con una duración que se ubican entre el rango de 9 meses a 18 meses.

2.32 Bajo este panorama, la Auditoría Interna de la UNED podría dejar de percibirse como un socio estratégico, que cuenta con las habilidades técnicas y profesionales para optimizar el cumplimiento de los objetivos de la Unidad y por ende agregar valor y mejorar las operaciones de la Universidad.

Debilidades en el cumplimiento de la normativa sobre la ejecución de auditorías

2.33 La revisión de los expedientes de papeles de trabajo de la Auditoría Interna de la UNED que respaldan las 7 auditorías realizadas en los años 2015 al 2016, reveló la omisión de algunas de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público en la ejecución de esas auditorías, lo que se resume en la Imagen 2.

Normas Generales de Auditoría para el Sector

Público

Omisiones incurridas

Se deberán elaborar programas específicos para ser ejecutados en las actividades de planificación y examen. (N.º 203.03 y 203.08)

No se cuenta con Programas específicos para las etapas de planificación y examen.

Los criterios de auditoría deben de ser discutidos y comunicados a la Administración, una vez que hayan sido identificados. (N. º 203.04 y 203.07.)

No se realiza la comunicación de criterios de evaluación.

El plan general de auditoría como la guía para direccionar el enfoque de la auditoría hacia el logro de sus objetivos. (N. º 203.04 y 203.05.)

No se elabora el Plan General de Auditoría.

Los resultados de la auditoría deben presentar los hallazgos con sus atributos de criterio, condición, causa y efecto. (N.° 204.01)

Los hallazgos de auditoría no presentan todos los atributos en los resultados de sus informes.

Se deben establecer políticas y procedimientos relativos al diseño, revisión, codificación, manejo, custodia y conservación de los papales de trabajo. (N.° 208.01)

No existe una estandarización de las codificaciones, referencias y formato de los papeles de trabajo.

Imagen 2 Normas omitidas en la ejecución de las auditorías por parte de la

Auditoria Interna de la UNED



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2.34 Al respecto, ante la ausencia de un programa específico de planificación se desarrollan procedimientos preliminares relacionados con la temática auditada y posteriormente se elabora un único programa de trabajo que contempla tanto los procedimientos de las actividades de planificación como de examen.

2.35 Además, en ninguna de las auditorías evaluadas se elaboró un Plan General de Auditoría (PGA), con el detalle de las áreas seleccionadas para auditar en la etapa de examen, que direccionara el enfoque de la auditoría hacia el logro de los objetivos.

2.36 Tampoco, se comunican a la administración los criterios a evaluar, los cuales

revisten de importancia al ser el modelo normativo jurídico o técnico con respecto a la temática que es objeto de revisión; ni se informa acerca de la viabilidad del estudio.

2.37 Adicionalmente, se determinó que todos los resultados expuestos en los informes, incorporan las deficiencias encontradas por el auditor y la norma o parámetro con la que se mide dicha deficiencia, a saber, la condición y el criterio. No obstante, en ninguno de los informes, la totalidad de los resultados indican las causas o los efectos, es decir, las razones fundamentales por las cuales se presentó la condición, ni las consecuencias reales o potenciales producto de las deficiencias identificadas. Situación que se aparta de lo previsto en las Normas Generales de Auditoría para Sector Público, específicamente la norma 204.01.

2.38 Aunado a lo anterior, pese a que todos los expedientes se encuentran foliados, no

existe una estandarización de las codificaciones o referencias entre los papeles de trabajo. También se observó que el legajo de papeles de trabajo elaborados no guardan un formato establecido de su contenido.

2.39 Al respecto, la Auditoría Interna de la UNED desde el 2011 cuenta con la “Guía

para la confección de informes y comunicación de resultados en los informes de control interno”, sin embargo la guía no se ajustó al Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el cual consideraba todas las omisiones incurridas por la Auditoría detalladas en la imagen 2, las cuales son de acatamiento obligatorio desde el año 2007.

2.40 No obstante, fue hasta el 2015 que la Unidad inició el proceso de actualización de

dicha guía, la cual fue aprobada recientemente, específicamente en el mes de julio de 2017, por lo que no fue posible verificar su cumplimento en los papeles de trabajo emitidos posteriormente a dicha fecha.



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2.41 Por otro lado, esta Contraloría General, encontró que la Auditoría Interna de la UNED no ha realizado la Autoevaluación Anual de la calidad7 para el periodo 2016. Y a pesar de que en los años 2014 y 2015 se realizó la autoevaluación, no se ha dado el seguimiento al plan de mejora. Y por ende, las deficiencias expuestas en dichos planes, tales como, la ausencia de un plan estratégico, de la valoración de riesgos, debilidades en el proceso de supervisión, así como, desvinculación de la normativa aplicable en la documentación de auditoría, a la fecha no han sido subsanadas.

2.42 Las omisiones al proceso de auditoría según lo normado, podrían impactar

negativamente el desarrollo de los informes elaborados, puesto que, potencian el riesgo de que no resulten debidamente soportados sus hallazgos.

2.43 Teniendo en consideración que la Auditoría Interna de la UNED no desarrolla la

fase de planificación según lo normado, así como la omisión de los atributos en los hallazgos identificados (causa y efecto), tales circunstancias denotan un débil compromiso con el aseguramiento de la calidad8 de la labor de la auditoría interna.

3. CONCLUSIONES

3.1 La auditoría interna de la UNED juega un rol estratégico en el control de los fondos públicos que maneja dicha Universidad. En este sentido, su gestión debe contribuir no solo al cumplimiento de los objetivos de la UNED, sino a garantizar razonablemente a los ciudadanos que las actuaciones del jerarca y el resto de funcionarios se realizan conforme al marco legal y técnico, así como a las prácticas sanas.

3.2 La Auditoría Interna de la UNED no tiene enfocada su labor hacia las áreas sustantivas de la Universidad, producto de no contar con un plan estratégico que direccione sus acciones, y que le permita maximizar el uso de los recursos y priorizar anualmente los temas sujetos de fiscalización.

3.3 La producción alcanzada por la Auditoría Interna de la UNED, para el período

analizado, resulta baja y se aleja de la producción por funcionario, que lograron el resto de auditorías internas del Sector Universitario. En este sentido, destacar que durante el período citado, se emitieron únicamente siete (7) informes de auditoría, con un rango de duración de 9 a 18 meses.

7 Las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público disponen que el aseguramiento de la calidad para las Auditoría Internas se da mediante las evaluaciones internas. 8 Las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, en el numeral 210.01 señalan que es una labor que debe ejecutarse durante cada una de las actividades del proceso de Auditoría.



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3.4 Además, se observaron debilidades relacionadas con desarrollo de dichos informes, en aspectos relevantes como la no elaboración del Plan General de Auditoría, la no comunicación de criterio a la administración por evaluar, dentro de los informes no se desarrollan la causas y los efectos, aspectos que resultan fundamentales para que la labor de la Auditoría Interna se realice con observancia de la normativa técnica aplicable, sustentada en herramientas de auditoría que evidencien un trabajo ordenado, documentado y sistemático, que respalde los procedimientos desarrollados, los hallazgos identificados y las acciones realizadas ante la Administración.

3.5 Así las cosas, las acciones de mejora que deriven de los resultados expuestos en

el presente informe, le permitirán a la unidad de Auditoría Interna de la UNED, fortalecer sus procesos y productos de auditoría y, por ende, consolidarse como la actividad independiente, objetiva y asesora, que contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección de esa Universidad.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán

observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución Nro. R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta Nro. 242 del 14 de diciembre del 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3 Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que

considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.



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AL MÁSTER KARINO ALBERTO LIZANO ARIAS EN SU CALIDAD DE AUDITOR

INTERNO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4 Actualizar el universo auditable de la Auditoría Interna de la UNED de acuerdo

con la normativa vigente y priorizarlo según el nivel de riesgo de los diferentes temas de fiscalización. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse a la Contraloría General, a más tardar el 30 de enero de 2018, una certificación que acredite su cumplimiento. (ver párrafos del 2.1 al 2.12 )

4.5 Elaborar un plan estratégico para la Auditoría Interna, con fundamento en su

universo auditable y la valoración de riesgos institucionales, y en observancia de criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse a la Contraloría General, a más tardar el 15 de febrero de 2018, una certificación que haga constar que dicho plan estratégico fue debidamente elaborado. (ver párrafos del 2.1 al 2.12)

4.6 Elaborar e implementar un mecanismo para comunicar a los funcionarios de la

Auditoría Interna el Plan Anual de Trabajo, que contenga al menos, el tiempo estimado de todas las actividades de auditoría que le son asignadas (desde la etapa de planificación hasta la comunicación del producto final), el nivel de productividad anual esperado por funcionario, y el responsable de la supervisión de cada proceso. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse a la Contraloría General, a más tardar el 15 de diciembre de 2017, una certificación en donde se haga constar que dicho mecanismo ha sido elaborado. Además, a más tardar el 30 de enero de 2018, enviar una certificación que haga constar que dicho mecanismo fue debidamente implementado. (ver párrafos del 2.13 al 2.32 )

4.7 Implementar la “Guía de procedimientos de la Auditoría de la UNED para ejecutar,

controlar y supervisar el proceso de auditoría, 2017” específicamente en el apartado “Procedimiento para la supervisión del proceso de auditoría” relacionado con el control del tiempo invertido en función del estimado para llevar a cabo la auditoría en cada una de sus etapas. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse a la Contraloría General, a más tardar el 31 de mayo de 2018, una certificación que acredite que los procesos de auditoría iniciados posteriormente a la fecha de divulgación de la mencionada Guía de procedimientos, se ajustan a ésta. (ver párrafos del 2.13 al 2.32 )

4.8 Implementar la “Guía de procedimientos de la Auditoría de la UNED para ejecutar, controlar y supervisar el proceso de auditoría, 2017”, específicamente en aspectos tales como: a) la elaboración de los programas específicos de planificación y ejecución, b) la comunicación de los criterios de auditoría, c) la elaboración del Plan General de Auditoría, d) la estandarización de las codificaciones o referencias



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en los papeles de trabajo, e) el formato del legajo de los papeles de trabajo y f) que los informes de auditoría contengan las causas y los efectos. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, deberá remitirse a la Contraloría General, a más tardar el 31 de mayo de 2018, una certificación que acredite que los procesos de auditoría iniciados posteriormente a la fecha de divulgación de la citada Guía de procedimientos, se ajustan a la misma. (ver párrafos del 2.33 al 2.43)


INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-15-2017 30 de noviembre, 2017 ... · AUSENCIA DE UN PROCESO DE...

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