INFORME FINAL2

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    05-Jul-2015
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DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTOS

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INDICE 1 Planteamiento del Problema 1.2 Objetivo General 1.3 Objetivos Especficos 2 Empresa 2.1 Organigrama 2.2 Clientes y Proveedores 2.2.1 Clientes 2.2.2 Proveedores 2.3 Anlisis de la Cadena de Valor 2.3.1 Logstica Interna 2.3.2 Operaciones 2.3.3 Logstica Externa 2.3.4 Mercadotecnia y Ventas 2.3.5 Servicio 2.3.6 Abastecimiento 2.3.7 Desarrollo de Tecnologa 2.3.8 Administracin de Recursos 2.3.9 Infraestructura de la empresa 2.4 Anlisis F.O.D.A. 2.4.1 Oportunidades 2.4.2 Amenazas 4 5 5 6 8 9 9 10 12 12 13 14 14 15 15 16 16 16 17 18 182

2.4.3 Fortalezas 2.4.4 Debilidades 3 Actividad y rea de Trabajo 3.1 rea de Cobranza 3.2 Actividades realizadas por el participante 3.3 Recursos Comprometidos 3.4 Actividades a Analizar 4 Programacin y Control de Actividades 4.1 Identificacin del Objetivo 4.1.1 Largo Plazo 4.1.2 Corto Plazo 4.2 Metas en Funcin de Recursos y responsabilidades 5 Desarrollo Modelo Control de Gestin 6 Conclusin

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Trabajo en el rea de Cobranza de una institucin de salud llamada Clnica Portada, el trabajo principal en esta rea es la cobranza de las prestaciones hospitalarias y medico quirrgicas brindadas a los pacientes (clientes). Esta cobranza debera generarse en un tiempo especfico, que son 7 das despus de haberle dado el alta mdica al paciente. Qu significa esto, al paciente se le debe llamar dentro de los tres das siguientes a su egreso de la Clnica para informarle que su cuenta esta lista para ser presentada en su aseguradora de salud o de forma contraria ser cancelada directamente a la Clnica. En esos tres das estas cuentas deben ser cargadas con la informacin que ser cobrada al paciente, confeccionado el programa mdico, haber solicitado las boletas de prestadores externos si es que los hubiere, contabilizar la cuenta en el sistema contable de la empresa y por ltimo ser entregada en el rea de cobranza donde se har la gestin correspondientes de comunicarse con el cliente (paciente o familiares de este). Problema: Las cuentas estn llegando al rea de cobranza aproximadamente a los diez das despus que el paciente fue dado de alta y las boletas de prestadores externos superan en ocasiones los 14 das corridos. Por lo que el paciente no retira la cuenta en el tiempo presupuestado o dispuesto para ello, y despus de pasados tantos das pierde el inters de cumplir responsablemente con el pago de la deuda.4

1.1 Objetivo General: Disear un procedimiento que permita optimizar los tiempos de entrega en todas las reas de la empresa de la documentacin necesaria para la gestin de cobranza.

1.2 Objetivos especficos:

Distribucin lgica del personal para un mejor desempeo de sus actividades. Incorporar recursos humanos en las reas dbiles o de mayor demanda de informacin Proveer al personal de los implementos necesarios para acortar tiempo de ejecucin de sus tareas. Normar los procedimientos esclareciendo los tiempos en que deben ser realizadas las acciones. Asignar tareas especificas a los funcionarios indicando sus roles y funciones dentro del sistema. Incorporar la presencia de un coordinador que fiscalice la correcta realizacin de las tareas asignadas. Proveer al rea de un sistema computacional que abarque la mayor cantidad de informacin necesitada la correcta gestin de cobranza.

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2. EMPRESA

Clnica Portada abri sus puertas al pblico el 15 de enero de 2004, en Avenida Grecia N840, para el 20 de diciembre de ese mismo ao trasladarse al edificio que la albergara en adelante ubicado en Avenida. Balmaceda N2648, entre Prat y Sucre, en pleno centro de Antofagasta, y hoy alberga a aproximadamente 120 trabajadores, entre, mdicos, enfermeras, matronas, paramdicos y administrativos. Clnica Portada S.A., es una institucin privada creada para la Regin de Antofagasta, donde se ofrece atencin mdica y prestaciones de salud de alto nivel para la recuperacin y cuidado del paciente, y de su familia, contando con servicios multidisciplinarios como: Medicina, Ciruga General, Especialidades, Servicios de Diagnsticos de Imagenologa, Laboratorio y Videoendoscopa. La misin de la Clnica es proporcionar atencin mdica especializada de alto nivel y de avanzada tecnologa, apegado a estrictos estndares ticos, de competencia profesional, de calidad y humanidad en la atencin de sus pacientes, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida del habitante de Antofagasta y de la Segunda Regin. Para lograr este cometido Clnica Portada cuenta con un staff mdico en todas las especialidades y un equipo de profesionales competentes en los servios de apoyo mdico y administrativo, cuenta adems con tecnologa de avanzada en sus reas quirrgicas, de hospitalizacin y diagnstico.

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La visin de Clnica Portada es el mejoramiento continuo que le permita alcanzar, mantenerse y consolidarse como el principal y mejor centro privado prestador de servicios de salud en la Segunda Regin.

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2.2 Clientes y Porveedores 2.2.1 Clientes Los principales clientes de Clnica Portada S.A., son los pacientes, o sea todas aquellas personas que recurren al servicio de urgencia o bien se acercan a la clnica para la realizacin de una ciruga electiva. Son tambin clientes todas las empresas que han hecho convenio con la Clnica para la atencin oportuna de sus trabajadores. 1. Paciente particular (sin previsin)2. Paciente Isapre (esta respaldado por su asegurador de salud) 3. Paciente FONASA (esta respaldado por el Fondo Nacional de Salud)

4. Paciente Convenio Empresa (trabajador y/o cargas legales) Minera Escondida Xtrata Cooper Compaa Minera Zaldivar Universidad Catlica del Norte Universidad Antofagasta Bienestar de los trabajadores de Finning Chile S.A. AGUNZA Minera Michilla INACESA S.A. y otras

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5. Mutualidades (Administradoras de la ley 17.644 de accidentes de trabajo) Asociacin Chile de Seguridad Mutual de Seguridad C.CH.C.

6. Aseguradoras de Salud Isapre Consalud S.A. Isapre Normedica S.A. Isapre MasVida S.A. Isapre ING Salud S.A. Isapre Colmena Golden Croos Isapre Banmedica y otras

7. Prestadores Mdicos (mdicos externos en todas las especialidades)

2.2.2 Proveedores: Empresas que trabajan en conjunto con Clnica Portada y la abastecen y equipan con lo necesario para la atencin a sus clientes.

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Algunas de las empresas que entregan suministro o prestan servicio a Clnica Portada: Generales

1. Aguas Antofagasta2. Elecda

3. Aseo rea Mdica 1. Medicamentos 2. Implantes Helico y Byomed ACHS Arauco Salud Diagnsticos Mdicos por Imgenes DIAGNOIMAGE 3. Laboratorio 4. Imagenologa Servimap

rea Administrativa 1. Telefona e Internet Telefnica11

2. Papelera (formularios, facturas, boletas, rdenes de compra, etc.) Impresos Done

3. Materiales de Oficina e Insumos Venco Librera Espaola

4. Impresoras Dimacofi

2.3 Analisis de la Cadena de Valor de la Empresa 2.3.1 Logstica interna Nuestro principal cliente es el paciente, quien es recepcionado por la secretaria de informaciones quien es la encargada de recibirlo y detectar cual es su inquietud para derivarlo con el funcionario que podr resolver su problema, en esta etapa es importante destacar cuales son los procedimientos administrativos y mdicos que se le brindan a un paciente que se debe hospitalizar. Cuando es este el caso el paciente es recibido por la persona encargada de presupuestos quien le va a decir al paciente cuanto es lo que aproximadamente saldr su cuenta por la estada en la clnica ya sea por una ciruga o por un tratamiento, despus de eso debe pasar al rea de COBRANZA donde se reciben los valores que quedan en deposito para la clnica y los12

cancelan los honorarios mdicos, luego el paciente debe dirigirse con la administrativa de del rea de Atencin al Cliente encargada de Admisin Hospitalizados, quien ingresa los datos del paciente en un sistema computacional y llena un documento nico llamado bitcora el que sern reflejados todos los gastos generados por la estada del paciente en la clnica, una vez hecho esto es deber de la misma funcionaria llevarlo al piso correspondiente y entregarle todos los antecedentes a la enfermera en turno, quien dar la atencin correspondiente y coordinara con el medico tratante los cuidados mdicos que debe recibir el paciente, preocupndose siempre de la que la estada del paciente sea lo ms tranquila posible, una ves que el paciente ha recibido su tratamiento completo es dado de alta, lo que le permite retirarse sin realizar ningn tramite administrativo hasta que sea informado por telfono dentro de los prximos siete das hbiles, que debe acercarse a la clnica a retirar la documentacin que debe ser presentada a su aseguradora de salud, para el pago de las prestaciones realizadas. 2.3.2 Operaciones La hospitalizacin del paciente genera un ingreso administrativo en un sistema computacional, luego una ves en sala al paciente se le suministran medicamentos y utiliza insumos los que son solicitados a travs de papeletas llamadas stock de farmacia, recetario simple o recetario de medicamentos de uso restringidos, estas papeletas son llevadas al rea de farmacia en donde las digitadotas se encargan de cargarlas en el sistema computacional en la cuenta de cada paciente. Si el paciente fue quirrgico hay una hoja de gastos en pabelln en la cual se detallan todos los implementos utilizados en la sala de ciruga y el cdigo que estipula el FONASA para ese procedimiento, los que son ingresados a la cuenta del paciente por la digitadora de pabelln. Listos estos cargos se les hace llegar todos estos respaldos a las personas encargadas del cierre de la cuenta y la confeccin del programa de atencin medica13

que lo acompaa, estas personas se encargan de auditar la ficha medica y cerrar la cuenta reflejando todos los gastos de