INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S....

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INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S. CON ENFOQUE EN LA GERENCIA Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO SEAWAY 935 DANIEL FERNANDO FALLA MUÑOZ UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES BOGOTÁ D.C. 2016

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INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S. CON ENFOQUE

EN LA GERENCIA Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO SEAWAY 935

DANIEL FERNANDO FALLA MUÑOZ

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTÁ D.C.

2016

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INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S. CON ENFOQUE

EN LA GERENCIA Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO SEAWAY 935

DANIEL FERNANDO FALLA MUÑOZ

Código: 20121079023

Proyecto de grado en la modalidad de pasantía para optar por el título de

Tecnólogo en construcciones civiles.

Tutor

Ing. Mauricio Bueno Pinzón

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTÁ D.C.

2016

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Nota de aceptación:

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Firma del Jurado

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Firma del jurado

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TEXTO DE DEDICATORIA

Este es para todos aquellos soñadores que ven en cada amanecer una

oportunidad para mejorar y acercarse a la felicidad.

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco a la universidad distrital Francisco José de Caldas que a pesar de las

dificultades internas que pueda presentar sigue siempre en alto brindando una

educación exigente y de calidad. También agradecer a la empresa Seaway de

Colombia S.A.S. por abrirme las puertas y depositar la confianza en mí y en

general todas las personas e instituciones que de una u otra manera creyeron en

mi cuando me embarque en esta aventura de las construcciones civiles, y como

escribiría Txus Di Fellatio en una de sus canciones “Llegar a la meta no es vencer,

lo importante es el camino y en él, caer, levantarse, insistir y aprender”.

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 11

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 12

3. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................... 14

4. OBJETIVOS ............................................................................................................. 15

4.1 GENERAL ............................................................................................................................. 15

4.1 ESPECÍFICOS ..................................................................................................................... 15

5. MARCO DE REFERENCIA ...................................................................................... 16

5.1 MARCO GEOGRÁFICO ..................................................................................................... 16

5.1.1 Oficina Seaway de Colombia S.A.S. ........................................................................ 16

5.1.2 Proyecto Seaway 935 Special Edition Torre 5 ........................................................ 17

5.2 MARCO CONTEXTUAL ..................................................................................................... 18

5.3 MARCO CONCEPTUAL ..................................................................................................... 19

5.4 MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 21

5.4.1 Control de recibo y pago de facturas ........................................................................ 21

5.4.2 Redacción, revisión y corrección de las relaciones de pago................................. 22

5.4.3 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. ..................... 22

5.4.4 Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas. ............................. 23

5.4.5 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación con el contratista

.................................................................................................................................................. 23

5.4.6 Inspección de nómina .................................................................................................. 24

5.4.3 Auditoria interna de control financiero ...................................................................... 24

6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA .......................................................................... 26

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7. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 42

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 43

ANEXOS ......................................................................................................................... 45

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LISTADO DE IMÁGENES

Pág. Imagen 1. Ubicación geográfica oficina Seaway de Colombia S.A.S.…………………………………...............................................................

16

Imagen 2. Ubicación geográfica oficina proyecto Seaway 935..….………… 17 Imagen 3. Hoja de cálculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.……………………………………………………………………………...

22

Imagen 4. Hoja de cálculo diseñada para el cruce de cuentas de facturación con proveedores.….………………………………………………………………..

24

Imagen 5. Hoja de cálculo diseñada por el pasante para el cruce de cuentas de facturación con proveedores.…………………………………………………...

38

Imagen 6. Hoja de cálculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.….…………………………………………………………………………….

39

Imagen 7. Hoja de auxiliar para realizar auditoria interna.….……………………………………………………………………………..

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LISTADO DE FOTOGRAFÍAS

Pág. Foto 1. Obreros trabajando el refuerzo de una placa de piso. …….………... 23 Foto 2. Obrero trabajando en instalación de tubería. ..……………………….. 23

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LISTADO DE TABLAS

Pág. Tabla 1. Registro de actividades y tiempo de las mismas durante la pasantía ……………………………………………………………………………..

27

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1. INTRODUCCIÓN

En el año 2014 el sector turístico genero más ingresos que el café, al acumular

ingresos por 4.980 millones de dólares, en actividades asociadas al sector.

La actividad hotelera se ha convertido en una de las más dinámicas de la

economía colombiana en la última década. La construcción de los hoteles ha

generado más de 100.000 empleos.

Según el Dane, en enero del 2015, el empleo en el sector hotelero creció 4,5%. La

viceministra de Turismo, Sandra Howard Taylor, destacó el buen comportamiento

de este sector.

El aumento en la infraestructura hotelera se ha registrado en los 32 departamentos

del país y puede destacarse como principal impulsador el decreto 2755 de 2003,

que exoneró por 30 años del impuesto de renta, a los proyectos hoteleros que se

construyan en el país antes del 31 de diciembre del 2017.

La empresa Seaway de Colombia S.A.S. ha aprovechado este repunte de la

hotelería y el turismo para lanzar el ambicioso proyecto Seaway 935 ubicado en la

ciudad de Cartagena y que es el primer Condotel del País en entrar en

funcionamiento.

Con una metodología poco usual la construcción de este proyecto ubicado en

Cartagena, pero cuya empresa encargada de la gerencia y el manejo de recursos

se encuentra ubicada en Bogota, se lleva a cabo mediante contratos de

construcción con empresas que tienen acceso directo a la obra, con pocos

empleados directos de Seaway de Colombia S.A.S, solo los necesarios para llevar

a cabo el seguimiento, revisión y control de la construcción y el manejo financiero

de la obra. En este documento se plasma la experiencia del pasante como auxiliar

del coordinador general del proyecto en mención.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde siempre se ha establecido la planeación y el control de obra en una

construcción, desde las antiguas pirámides de Egipto pasando por construcciones

más recientes como la muralla China y las catedrales hasta llegar a la

construcción de mega estructuras que se pueden ver desde el espacio como el

complejo de islas artificiales en Dubái.

Según el arquitecto Julio Cesar Pérez cervantes de la Universidad de las Américas

Puebla en México hay tres factores importantes a tener en cuenta para la gerencia

de un proyecto de construcción a saber, el costo, el tiempo y la calidad. En

construcciones pasadas se sacrificaba uno de ellos por obtener otros, si un

proyecto era de calidad tardaba mucho en ser construido y los costos se elevaban,

así con otros componentes de este triángulo.

El gerente o la empresa encargada de la gerencia de un proyecto deberá

encontrarse durante todos los proceso de la obra, desde su estudio de factibilidad

hasta la entrega final, para certificar que ninguno de los tres componentes

anteriormente expuestos se vea sacrificado. Es necesario que se encargue de la

planeación, organización, supervisión, control de la obra así mismo de los estados

financieros, atender asuntos legales y si es el caso la promoción del proyecto,

pues si bien no se encargará de ello directamente conoce por completo el

proyecto y puede llegar a mostrar y escuchar ideas de potenciales clientes para la

comercialización satisfactoria del producto final.

Algunos exponentes del centro de computación de la universidad de Chile añaden

que en la construcción parte primordial de la gerencia es la capacidad de escoger

el equipo, el personal y la comparación con obras similares para establecer guías

que lleven a tener el entorno más ideal de trabajo. De esta manera se puede

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asegurar que los respectivos controles de personal, de avance y financieros que

se llevarán a cabo se ajustan realmente la planteada en los cálculos con la obra

que se está adelantando.

Para el caso en particular de la pasantía se puede afirmar que el pasante estuvo

involucrado en bastantes de los aspectos que expone el arquitecto Pérez para que

se lleve a cabo una buena gerencia. Es así como el pasante además de poder

conocer uno de los muchos entornos de trabajo que ofrecen las construcciones

civiles y tomarse confianza para afrontar en un futuro cercano un trabajo pudo

darse cuenta de primera mano cómo influye la capacidad de gerencia en el

avance de una obra.

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3. JUSTIFICACIÓN

En un entorno con tendencias de constante cambio donde el ámbito social,

económico y laboral se puede describir como frágiles es muy útil tomar ventaja en

cuanto a conocimientos para adquirir habilidades que den una mayor probabilidad

de éxito en las decisiones que se tomen.

La delgada línea que separa el triunfo del fracaso muchas veces está trazada por

la estrategia que se haya decidido seguir para llegar a una meta, esta estrategia

muchas veces depende del tiempo que se emplee para escogerse o la estrategia

en sí, aunque sea sencilla resulta ser repetitiva y extensa, por tanto el tiempo no

se optimiza.

El orden y control específico son primordiales dentro de una empresa pues gracias

a estos se tiene claridad y se llega a un registro único de gastos y costos

operacionales y administrativos dentro de la obra.

En vista de esa problemática se han creado hoja de cálculo con las cuales se

pueden sacar resúmenes de cuentas por pagar en la semana, los pagos

realizados durante la semana y llevar un control de las facturas y los plazos de las

mismas. También se creó una donde se puede llevar el resumen definitivo del

presupuesto disponible por actividades de obra. Así se optimiza el tiempo y se

puede dedicar tiempo a tomar decisiones en otros aspectos de la obra.

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4. OBJETIVOS

4.1 GENERAL

Aportar en el mejoramiento de la labor de gerencia del proyecto relacionándose de

forma directa con el entorno de trabajo del pasante.

4.1 ESPECÍFICOS

Pasar de la teoría en el claustro educativo de la universidad distrital a la

práctica dentro de la empresa para adquirir experiencia laboral.

Participar en las actividades de revisión y monitoreo de los movimientos

financieros.

Participar en actividades de recolección de información que establezca

el cumplimiento o incumplimiento de los contratos.

Participar en actividades de revisión de avance de obra.

Participar en actividades de cruce de cuentas con proveedores.

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5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO GEOGRÁFICO

Durante el proceso de la pasantía se llevaron a cabos procesos de gerencia de

proyectos por parte del pasante en la oficina ubicada en la ciudad de Bogota con

lo relativo al proyecto que se estaba adelantando en Cartagena.

5.1.1 Oficina Seaway de Colombia S.A.S.

La empresa Seaway de Colombia S.A.S tiene ubicada su oficina principal en la

ciudad de Bogota desde donde se realizan las funciones concernientes a la

gerencia del proyecto Seaway 935 special edition

Dirección: Carrera 7ª #124 – 44 Bogota, Colombia

Imagen 1. Ubicación geográfica oficina Seaway de Colombia S.A.S.

Fuente: Google Maps

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5.1.2 Proyecto Seaway 935 Special Edition Torre 5

SEAWAY 935 es un edificio localizado en el sector de Las Américas vía a

Barranquilla, Colombia; sector de los Morros entre el mar y la Ciénaga de la Virgen

en la ciudad de Cartagena de Indias – Bolívar, Colombia

Dirección: Carrera 104, I-90A #35, Cartagena, Bolívar

Imagen 2. Ubicación geográfica oficina proyecto Seaway 935.

Fuente: Google Maps

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5.2 MARCO CONTEXTUAL

La pasantía fue realizada en la empresa Seaway de Colombia 935 S.A.S.

Objeto del Contrato: El CONTRATISTA se compromete a llevar a cabo las

actividades de seguimiento, revisión y control de la construcción de la torre 5 del

proyecto Seaway 935 así mismo como de llevar a cabo demás actividades

concernientes a la gerencia del proyecto.

Nit Contratista: Nit de Persona Jurídica No. 900’550.207-1

Representante legal: German Venegas Medina

Gerente del proyecto: Ing. Felipe Venegas Fajardo

Coordinador del proyecto: Ing. Jhonatan Andrés Chunza Guevara

Director del proyecto: Ing. Gerson Gutiérrez

Residente SISO: Yaneth Ramos Guerrero

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5.3 MARCO CONCEPTUAL

Si bien se requieren de bastantes conceptos en el campo de trabajo en el que se

aplica, el informe de pasantía requiere de unos pocos conceptos vale la pena

tener claros a saber:

Actividad: Conjunto de labores realizadas de forma ordenada con el fin de

obtener un producto o resultado.

Auditoria: El proceso que consiste en el examen crítico, sistemático y

representativo del sistema de información de una empresa o parte de ella,

realizado con independencia y utilizando técnicas determinadas, con el

propósito de emitir una opinión profesional sobre la misma, que permitan la

adecuada toma de decisiones y brindar recomendaciones que mejoren el

sistema examinado.1

Código sustantivo del trabajo: Es un compendio de normas mediante las

cuales se busca lograr justicia en las relaciones entre el trabajador y el

empleador en búsqueda de un equilibrio social sin olvidar también el mutuo

beneficio económico.

Contratista: Es un empleador, persona natural o jurídica el cual es

contratado para la ejecución de una o varias obras, por un precio

determinado. Este contratista deberá asumir todos los riesgos pero a su vez

tendrá libertad para realizar los trabajos con sus propios medios y con

libertad técnica y administrativa. Este contratista a su vez puede ser

empleador delegando a otros contratistas para realizar distintas labores.2

Contrato: Es un acuerdo de voluntades que crea o transmite

responsabilidades a cada una de las partes involucradas en el contrato.3

Nómina: La nómina es el documento que se entrega a los trabajadores

donde aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones

que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios

1 Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativas de la universidad del Cauca (En

línea) < http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse1.html> (Consultado el 2 de Mayo) 2 IDU (En línea) <http://www.idu.gov.co/web/guest/contenidos> (Consultado el 16 de abril)

3 Patricia Monroy (En línea) <http://www.am-abogados.com/blog/el-contrato-definicion-y-

tipos/110/> (Consultado el 16 de abril)

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marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos

como anticipos, o deducciones para seguros de salud.4

Pólizas de responsabilidad civil extracontractual: Buscan proteger el

patrimonio del asegurado contra reclamaciones de terceros por daños que

puedan generar durante el giro normal de sus actividades. Ampara los

perjuicios patrimoniales causados por el asegurado con motivo de la

responsabilidad civil extracontractual en que incurra de acuerdo con la ley

Colombiana5

Seguro de cumplimiento: Como se explicó anteriormente, el seguro de

cumplimiento en Colombia tiene como objeto, de conformidad con lo

establecido en la Ley 225 de 1938, amparar el pago de los perjuicios

ocasionados por el incumplimiento de obligaciones surgidas de leyes o

contratos.6

4 Comunicación corporativa banco BBVA (En Línea) <

https://info.bbva.com/es/noticias/trabajo/salarios/la-nomina-estructura-partes-y-elementos-basicos/> (Consultado el 2 de Mayo) 5 CHUBB de Colombia compañía de seguros S.A. (En línea)

<http://www.chubb.com/international/colombia/pdf/productos_y_servicios_segurosgenerales7.pdf> (Consultado el 2 de Mayo) 6 Laura Reyes, Felipe Vaquero. FECOLDA (En línea)

<http://www.fasecolda.com/files/8013/9101/6691/el_seguro_de_cumplimiento.pdf> (Consultado el 2 de mayo)

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5.4 MARCO TEÓRICO

Durante el periodo de práctica, el pasante realizo labores principalmente de apoyo

al coordinador del proyecto y tutor interno el ingeniero Jhonatan Andrés Chunza

en diferentes labores que si bien en principio parecieran apartadas de la

ingeniería, sin conocimientos de la misma no es posible desarrollar dichas

actividades de la forma correcta provocando errores internos y descontrol de las

actividades y los procesos internos.

Como tal los procesos llevados a cabo fueron los siguientes:

5.4.1 Control de recibo y pago de facturas

Esta es una actividad que se debe llevar a cabo de forma periódica y con cautela

para que no suceda una eventual deficiencia de flujo de dinero para cancelar las

obligaciones de la empresa.

El control de recibo y pago de facturas contaba con dos fases principales, una en

la cual se alimentaba la página de Excel diseñada por el pasante en la cual se

introducían las fechas de vencimiento de la factura y se creaba una alerta para

cuando una factura esta próxima a vencerse. La otra fase se realizaba de forma

periódica cada viernes actualizando los registros de las facturas que han sido

canceladas durante la semana para programar los pagos de la semana siguiente.

A continuación se presenta un ejemplo de la aplicación de la hoja de cálculo

diseñada para llevar el control, debido a lo extensa de la misma se aprecia mejor

lo que son los títulos para la comprensión del mecanismo de la misma.

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5.4.2 Redacción, revisión y corrección de las relaciones de pago.

Este es un proceso también periódico y basado en la información obtenida de la

actividad referida en el titulo 5.4.1 la cual consiste en sacar una tabla donde se

resumen los pagos realizados en la semana, por concepto, valor, medio de pago,

impuestos y retenciones además del ítem y la actividad del presupuesto a la cual

pertenecen. Debido a políticas internas de la empresa no se muestra un ejemplo

claro aparte del anteriormente mostrado dado a la propiedad intelectual que

maneja y este es un documento de acceso público.

5.4.3 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales.

Es un proceso mediante el cual se actualizan los datos de los gastos por ítem y

actividad de obra en las cuales se vaya avanzando según lo que muestre el

documento referido en el titulo 5.4.1 y se establece un control entre el gasto real y

el gasto programado, desafortunadamente también debido a políticas internas de

la empresa no se muestra un ejemplo claro aparte del anteriormente mostrado

dado a la propiedad intelectual que maneja y este es un documento de acceso

público.

Imagen 3. Hoja de calculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.

Fuente: Propia

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5.4.4 Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas.

En este proceso el pasante realiza labores de revisión y comparación entre el

avance mostrado por los contratistas en los cortes de obra contra los planteados

en el contrato y en la programación de obra que se encuentra disponible en

coordinación.

En caso de mostrarse inconvenientes graves en el avance de las obras y se

evidencie un grave incumplimiento por parte del subcontratista sin justificación

valida se procede a hacer efectivas las pólizas de cumplimiento. Sucedió con un

contratista de mampostería, en cuyo caso fue responsabilidad del pasante reunir

la documentación necesaria para poder empezar un proceso legal contra el

contratista por incumplimiento del contrato.

5.4.5 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación con el

contratista

Esta es un proceso de prevención de errores en la cual se realiza un cruce de

cuentas con los proveedores directamente y además se lleva un registro claro de

las facturas generadas por los mismos y los recibidos por la empresa, se aclaran

inquietudes y se deja constancia de la conformidad de las facturas que se tienen

para programar y hacer efectivo el pago de las mismas.

Fotografía 2: Obrero trabajando en instalacion de tubería.

Fuente: Informe residente SISO

Fotografía 1: Obreros trabajando El refuerzo de una placa de piso.

Fuente: Informe residente SISO

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A continuación se muestra un ejemplo de un cuadro utilizado en una hoja de

cálculo para dicha labor.

5.4.6 Inspección de nómina

En esta actividad se revisa el pago que se debe realizar a cada trabajador

dependiendo de su contrato y los respectivos descuentos según corresponda para

encontrar la cifra exacta a pagar a cada uno el día correspondiente como

compensación a los servicios prestados a la empresa. Esta es una actividad

importante ya que de la agilidad y el correcto proceso para realizar el pago de la

nómina a los empleados de la empresa depende el buen funcionamiento interno

de la misma puesto que se evitan inconvenientes como desmotivación al trabajo y

en casos más severos huelgas.

5.4.3 Auditoria interna de control financiero

Es una actividad poco usual pero que para la empresa era necesario desarrollarla.

Debido a inconvenientes en el pasado con la contabilidad y el manejo de la

información, desde cierta fecha hacia el pasado las cuentas de la empresa no

Imagen 4. Hoja de calculo diseñada para el cruce de cuentas de facturacion con proveedores.

Fuente: Propia

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estaban completamente claras, puesto que no habían documentos que soportaran

o justificaran el gasto o bien estaban clasificados a ítems que no correspondían o

e incluso en algunos casos se presentaban diferentes valores en los soportes para

un mismo pago.

En ese caso el pasante como encargado de la labor tuvo que verificar los

extractos de las cuentas bancarias desde el inicio del proyecto y verificar el flujo

de dinero con los respectivos soportes, clasificarlos en los ítems correspondientes,

corregir los conceptos en el presupuesto, indagar y corregir las diferencias que se

encontraban entre los soportes de las facturas, los egresos, las relaciones de pago

y en casos extremos hasta los cheques, sin duda una labor extensa e importante

que deja un gran aporte a la empresa.

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6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA

Durante el desarrollo de la pasantía se realizaron actividades concernientes

principalmente a uno de los tres ejes de aplicación de la ingeniería civil en

Colombia, construcción, consultoría e interventoría. Esta última fue la aplicación

en la que más se desenvolvió el desarrollo de la pasantía.

La interventoría tiene dentro de sus funciones velar por el correcto desarrollo de

los planos y por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía

adecuadas. Debe, si es el caso llevar un control de las pruebas en instalaciones,

de la maquinaria y en especial de las especificaciones de los materiales. Como

parte del cumplimiento de sus funciones el interventor puede exigir al constructor

cuando sea necesaria la realización de ensayos y pruebas a los materiales

además de la contratación de especialistas que asesoren su función técnica

cuando problemas de alta complejidad así lo justifiquen.

En las obras contratadas por el sistema de precios unitarios o precio alzado, el

interventor verificará que la obra ejecutada, su calidad y su cantidad correspondan

a lo establecido en los planos, especificaciones y contrato de construcción.

En contratos de obra pública las entidades estatales están obligadas a vigilar

permanentemente la correcta ejecución de las obras públicas lo cual se hace

según sea el caso por medio de un interventor o un supervisor. La interventoría es

realizada por una persona natural o jurídica diferente a la Entidad Estatal.

En obras públicas la interventoría también puede incluir la obligación de realizar la

supervisión de los temas financieros, contables, administrativos y jurídicos. El

supervisor e interventor deben exigir el cumplimiento de las normas técnicas

obligatorias de la obra y certificar el recibo a satisfacción únicamente cuando la

obra ha sido ejecutada a cabalidad. Los contratos de obra pública cuya modalidad

de selección es la licitación pública deben contar con un interventor. Ninguna

orden de un interventor de obra pública puede emitirse verbalmente. El interventor

debe entregar por escrito sus órdenes o sugerencias, las cuales deben

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27

enmarcarse dentro de los términos del contrato. El contrato de interventoría de la

obra debe ser supervisado directamente por la Entidad Estatal.7

Para el caso particular de la pasantía se trata de un proyecto de carácter privado y

se maneja con recursos de terceros (sean clientes y/o entidades bancarias), se

contrató por parte de la compañía al grupo ICN para que realizara la interventoría

del proyecto durante su desarrollo. Su principal responsabilidad fue velar por el

óptimo desarrollo del proyecto a través de seguimientos que nos permita prevenir,

alertar y sugerir medidas correctivas a cualquier evento que se pueda presentar en

el desarrollo del proyecto.

La interventoría debía presentar un informe mensual de seguimiento y control en

aspectos técnicos, financieros, logísticos y administrativos que evidencia cómo va

el proyecto. Con lo cual la gerencia evalúa y toma las medidas necesarias para

corregir o prevenir cualquier riesgo latente dentro del proyecto. En conclusión, la

interventoría es de carácter preventivo a fin de mejorar y optimizar el desarrollo del

proyecto.

El pasante tuvo la figura de auxiliar de coordinación, un papel que antes de la

llegada a la empresa no existía y gracias al cual se descentralizó una serie de

responsabilidades y funciones que anteriormente residían en la figura del

coordinador por lo cual no siempre se le daba el tiempo y la dedicación necesaria

a las labores. La centralización de muchas labores genera un bajo nivel de

comodidad en el trabajo pudiendo causar estrés y una serie de complicaciones

que impiden correcto desempeño y el máximo desarrollo del potencial de los

miembros del equipo de trabajo.

La pasantía tuvo una duración de poco más de 384 horas que eran las

reglamentarias siguiendo un plan de trabajo establecido por el tutor interno y

desarrollando las actividades en el horario que se especifica a continuación.

7 Colombiacompra.gov. Guia para la contracación de obra pública. (En

linea)http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140708_guia_para_los_procesos_de_contratacion_de_obra_publica.pdf (Consultado el 23 de Junio)

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28

PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

16 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Inducción por parte del tutor interno.

17 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Inducción y entrega de oficina e implementos por parte del tutor interno.

18 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

19 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas de mampostería

22 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

23 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Arena

24 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

26 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Revisión y remisión de los planos arquitectónicos para la sala de ventas

29 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control de recibo y pago de facturas. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Arena.

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29

PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

30 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de los planos arquitectónicos para la sala de ventas

31 de dic del 2014

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

02 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

05 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

06 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control de recibo y pago de facturas. Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas de mampostería.

07 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

08 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Revisión y remisión de las pólizas de responsabilidad y de cumplimiento

09 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

13 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de las pólizas de responsabilidad y de cumplimiento

14 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de las pólizas de responsabilidad y de cumplimiento.

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30

PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

15 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

16 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Seguimiento y control del contrato 2013 - 02 Gómez Martínez

19 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Seguimiento y control del contrato 2013 - 02 Gómez Martínez

20 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

21 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

22 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

23 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Búsqueda de documentación para cobrar las pólizas por incumplimiento en el contrato de Gómez Martínez

26 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión avance fotográfico de la obra.

27 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control de recibo y pago de facturas. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Arena

28 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

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31

PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

29 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Revisión y remisión de los planos arquitectónicos para la sala de ventas

30 de ene del 2015

08:00 a.m.

04:00 p.m.

7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación.

02 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión avance fotográfico de la obra.

03 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión avance fotográfico de la obra.

04 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

05 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

06 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión avance fotográfico de la obra.

09 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

10 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión avance fotográfico de la obra.

11 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión avance fotográfico de la obra.

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PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

12 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

13 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

16 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión avance fotográfico de la obra.

17 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión avance fotográfico de la obra.

18 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

19 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

20 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Ladrillo

23 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

24 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

25 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas de mampostería

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PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

26 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

27 de feb del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoría interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

02 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

03 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

04 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

05 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

06 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Ladrillo

09 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Revisión y corrección de las relaciones de pago

10 de mar del 2015

08:00 a.m.

02:00 p.m.

6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)

11 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

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PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S

Día

Horario laborado

Intensidad (Horas)

Actividades realizadas Hora de entrada

Hora de

salida

12 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

13 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación.

16 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Revisión y corrección de las relaciones de pago

17 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Control de recibo y pago de facturas. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Ladrillo.

18 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)

19 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales

20 de mar del 2015

08:00 a.m.

01:00 p.m.

5 Entrega de oficina e implementos por parte del pasante a la empresa.

Tabla 1. Registro de actividades y tiempo de las mismas durante la pasantía Fuente: Propia

• con proveedores.

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35

Información general de la pasantía

Total horas realizadas: 419.

Fecha de inicio: 16 de diciembre del 2014.

Fecha de culminación: 20 de marzo de 2015.

Tutor en la pasantía: Ing. Jhonatan Andrés Chunza

Tutor en la universidad: Ing. Mauricio Bueno Pinzón

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36

7. APORTES

7.1 DE LA EMPRESA AL PASANTE

Durante la pasantía hubo beneficios para la empresa así como para el pasante.

Además de la retribución monetaria por parte de la empresa también se presentó

un aporte en materia de conocimiento para el pasante. En general el aporte más

importante fue la oportunidad de poder desenvolverse en el ámbito laboral y poder

dar ese paso de lo teórico que se aprende en la academia y llegar a lo práctico.

Además de lo mencionado durante la realización del trabajo se realizaron

actividades que al practicarlas se recordó lo aprendido en la universidad y además

se obtuvo la capacidad de poder evidenciar como se aplica en el campo laboral.

Algunos de ellos fueron los siguientes.

7.1.1 Conocimientos de contabilidad y administración.

En general fue el campo que más se puso en práctica debido a la naturaleza de la

empresa y las condiciones de trabajo que la misma ofrecía. Mediante la aplicación

de conocimientos adquiridos durante la carrera tales como la causación de las

facturas, aplicación de impuestos efectivos a ciertos productos y el manejo de

cuentas T para supervisar sobre el flujo de dinero en la empresa. El manejo y

aplicación de conceptos no solamente permitió recordar los conocimientos que se

habían recibido sino también mejorar las capacidades de ajuste para que las

cuentas no presentaran inconveniente alguno.

7.1.2 Conocimientos de topografía.

Un importante aspecto a tener en cuenta son los conocimientos en topografía que

se pueden poner en práctica cuando se debe cerciorar la ubicación de los

elementos que componen estructuras aledañas al proyecto. Asimismo fue

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37

indispensable el uso de la interpretación de planos que se aprendió no solamente

en topografía sino también durante las secciones de dibujo de expresión gráfica,

pues durante la pasantía se pudieron afianzar conocimientos de identificación en

plano de los elementos que componen una estructura.

7.1.3 Conocimientos de construcción de edificaciones.

Un tópico primordial aunque desafortunadamente no fue abarcado en una gran

dimensión fueron los conocimientos adquiridos en construcción de edificaciones.

La revisión de los cortes de obra que los contratistas presentaban contra la

programación, así mismo como la verificación en planos de los avances realizados

sirven para adquirir experiencia del manejo que se le debe dar en una futura obra

en la que el pasante deba realizar el mismo proceso.

La inspección de nómina y la correcta liquidación de la misma fue otro ámbito que

se pudo poner en práctica durante la pasantía pues se tenían conocimientos sobre

retenciones, manejo de horarios así como de horas extras y contratos por

prestación de servicios, conocimientos adquiridos en las clases de construcción de

edificaciones en la universidad.

Una labor importante ha sido revisar las entradas y salidas del almacén puesto

cuando de controlar el dinero que se cancela en las facturas contra lo que se está

recibiendo en obra se llega a una coyuntura muy sensible cuya revisión no se

puede tomar a la ligera pues si tiene errores puede generar asperezas entre

constructor y proveedor.

7.1.4 Conocimientos programación de costos y presupuestos.

En general los elementos y la mayoría de conocimientos puestos en práctica

desenlazan en algo común aprendido en la academia como en la asignatura de

programación de costos y presupuestos. La revisión de APU’s para identificar al

mejor candidato para los contratos de mampostería, instalaciones eléctricas y

sanitarias es un tema que demanda responsabilidad y dedicación al detalle para

poder dar el mejor resultado. El seguimiento y control de la ruta crítica fue muy

importante para evitar posibles retrasos en la obra a causa de un mal manejo de la

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programación. Sin embargo los retrasos suceden puesto que hay factores

externos que no todos se pueden prever para buscar una prematura solución.

7.1 DEL PASANTE A LA EMPRESA.

Como se había mencionado con anterioridad también para la empresa hubo

algunos beneficios puesto que con la llegada del pasante se creó la figura de

auxiliar de coordinación para aligerar la carga laborar que tenía el coordinador de

proyectos.

El pasante además aportó en dos aspectos importantes a saber: supervisión y

control, divididos en tres elementos a saber como lo son la construcción de obra,

la revisión del flujo de dinero y la contabilidad general.

7.1.1 Construcción de obra

En este ítem el pasante aportó a la empresa aparte de su labor, un método simple y efectivo para llevar el control de materiales en obra. Así pues se llevaba un registro de materiales como ladrillo, concreto y acero por mencionar algunos. La dinámica del control consistía en utilizar un formato de Excel para llevar un registro de la entrada de materiales recibidos en obra, la cantidad de material que se están cobrando en cada una de las facturas para verificar que no hay diferencia. Así mismo se corrobora las facturas canceladas y adeudadas con el proveedor para prevenir errores y un gasto injustificado. En la siguiente imagen se puede observar el diseño de la hoja de cálculo que el pasante diseño y manipulo constantemente durante su estadía en la empresa y cuyo objetivo será el de seguir haciendo el uso de la misma hasta finalizar el proyecto.

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39

7.1.2 Revisión del flujo de dinero

En el segundo ítem de aporte hacia la empresa fue el diseño de la hoja de cálculo

donde se lleva un registro de las facturas que llegaban a las instalaciones de la

empresa y las facturas que a diario eran pagadas por la misma.

En la hoja de cálculo se ingresaban inicialmente los datos propios de la factura,

como fecha de la misma, beneficiario, concepto, valor y fecha de vencimiento, lo

útil es que gracias a la hoja de Excel se podía crear una especie de “alerta” que

cuando una factura estaba próxima a vencerse por 5 días el documento

automáticamente la resaltaba como importante para tener en cuenta como

prioridad en las consignaciones próximas a pagar.

A continuación se encuentra el formato de la hoja de cálculo que una vez

programada resulto de uso fácil y práctico para llevar las cuentas dentro de los

gastos semanales en la empresa sin tener que recurrir a informes más largos y

detallados de contabilidad ya que revisarlos por completo así no sea necesario

demanda mas tiempo.

Imagen 5. Hoja de calculo diseñada por el pasante para el cruce de cuentas de facturacion con proveedores.

Fuente: Propia

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40

7.1.2 Contabilidad general.

En principio la ayuda en la revisión de la contabilidad en general no parece un

tema ni un trabajo para ser realizado por un pasante de tecnología en

construcciones civiles. Recién se le asignó la labor al pasante por parte de un

miembro de la junta directiva, tanto el coordinador como el pasante no creían

conveniente que realizara esta actividad como pasante.

Luego de algunos días realizando esta labor se pudo corroborar que si bien no

parece ser una actividad para un pasante, ésta labor debía ser realizada por

alguien con conocimiento de procesos constructivos y de actividades de obra.

Es así como el pasante realizó una auditoria interna en la contabilidad de la

empresa puesto que por inconvenientes que se habían presentado en el pasado

por falta de comunicación o falta de empalme del personal saliente con el nuevo

personal en la contabilidad había fallas graves. Las fallas que podían encontrarse

eran en algunos casos, diferencia del precio cancelado en los cheques con los

cobrados en las facturas, diferencias del dinero cancelado en los cheques con el

valor plasmado en los registros contables, el pago en firme en los registros

Imagen 6. Hoja de calculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.

Fuente: Propia

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41

contables contra una devolución que se podía constatar en los extractos del

banco, por mencionar algunos.

En el proceso de auditoria hubo que hacer revisiones de las chequeras que se

habían utilizado para realizar los pagos, los extractos bancarios de las cuentas

que se manejaban, los comprobantes de egreso con una real justificación del

gasto, los resúmenes contables además de verificar que cada uno de los gastos

se hayan cargado a las actividades de obra correspondientes pues también

habían errores en ese aspecto.

El resultado de la auditoria fue presentado en un informe final que el pasante dejó

en manos del gerente de Seaway de Colombia S.A.S además de que plasmó los

nuevos cambios encontrados en un cuadro general de control de presupuesto

para tener el registro actualizado de los sobrecostos en los que ya se había

incursionado y el presupuesto disponible en las actividades que aún faltaba por

realizar.

A continuación se presenta una hoja de cálculo auxiliar que el pasante utilizó como

guía para encontrar la diferencia entre los diferentes registros. Se ha colocado

solamente esta información en el presente trabajo debido a que por instrucciones

de la empresa no se permite colocar datos específicos como el informe final o el

cuadro de control de presupuestos por actividad, para evitar filtración de

información privada de la misma. Esto por políticas empresariales que manejan.

Imagen 7. Hoja de auxiliar para realizar auditoria interna

Fuente: Propia

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8. CONCLUSIONES

1. Es vital llevar un registro detallado de las actividades que se están

realizando en obra, la bitácora es importante porque permite compara las

actividades que se están realizando con las que se han programado.

Importante que los datos allí consignados sean veraces pues que es la

fuente inmediata para cuando sucede algún problema.

2. El seguimiento a la programación de obra, tanto de las actividades a

desarrollar como del manejo del presupuesto es vital para prever posibles

inconvenientes en el desarrollo del proyecto, es normal que hayan

contratiempos, pero debe ser estar en la mente de quien gerencia las

posibles soluciones lo mas rápidas y eficaces posible.

3. Es importante tener en cuenta el factor del tiempo que demanda una

actividad repetitiva para una persona, además del stress que genera en la

misma es por esto que en la medida de lo posible debe establecerse el uso

de las tecnologías para automatizar aquellas actividades que lo permitan.

4. Cuando un egresado de una carrera universitaria se enfrenta a su primer

trabajo de la carrera se encuentra con que no todo en campo es ideal y

perfecto como en el papel, se da cuenta que hay que tener habilidades

extra como el trabajo en equipo y la capacidad de tomar decisiones. Por lo

anterior es importante la inmersión del estudiante en proyectos que

demanden responsabilidad real además de la académica, es por esto que

la realización de una pasantía es tan importante.

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ANEXOS

Anexo 1: Acta de inicio de pasantía.