INFORME DE GESTIÓN - IDESAN
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E GESFORMATO UNICO ACTA DE INFORME DE GESTION
(Ley 951 de marzo 31 de 2005)
DATOS GENERALES
ENTIDAD: Instituto Financiero para el desarrollo de Santander IDESAN
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA: Dr. VICENTE RODRIGUEZ FERREIRA CARGO: Gerente
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE RECIBE: CARGO: Gerente FECHA DE INICIO DE LA GESTION: Febrero 1 de 2015. CONDICION DE LA PRESENTACION: Terminación del periodo.
FECHA DE TERMINACION DE LAS FUNCIONES: Diciembre 31 de 2015. FECHA DEL ACTA DE ENTREGA: Diciembre 31 de 2015.
CONTEXTO
IDESAN, Haciendo Grande a Santander, trabajamos desde hace 42 años para apoyar el desarrollo de nuestro Departamento, un compromiso que se renueva cada vez que financiamos un programa o un proyecto en pro del bienestar de nuestra gente. Porque creemos en nuestros Municipios Porque creemos en su Progreso Porque creemos EN EL GOBIERNO DE LA GENTE
El IDESAN es una entidad pública descentralizada del orden Departamental, con la misión de Fomentar el desarrollo económico, social y cultural del Departamento de Santander, a través de la Prestación de servicios financieros y asesoría interinstitucional, orientado a la ejecución de los planes, proyectos y programas de inversión social originados en los diversos niveles de la
administración pública.
MARCO LEGAL El IDESAN es una entidad descentralizada del Orden Departamental, clasificada como establecimiento público, con Personería Jurídica, Autonomía Administrativa y Patrimonio independiente, creada y regulada por las siguientes disposiciones Ordenanza 18 de 1.973, Por la cual se crea el Instituto Ordenanza 027 de 2003 Asamblea Departamental diciembre 10 de 2003, Por medio de la cual se reforman y adicionan los estatutos del Instituto Financiero para el Desarrollo Territorial de Santander IDESAN. Ordenanza 034 de 2010 Asamblea Departamental 6 de Diciembre de 2010 por la cual se reforman y adicionan los estatutos del Instituto Financiero para el Desarrollo de Santander IDESAN.
MARCO GENERAL
MISION INSTITUCIONAL
Fomentar el desarrollo económico, social y cultural del Departamento de Santander, a través de la
Prestación de servicios financieros, capacitación, asesoría interinstitucional y la gerencia y
ejecución de proyectos orientados al desarrollo de los planes, proyectos y programas de inversión
social originados en los diversos niveles de la administración pública o en personas jurídicas de
derecho privado que presten servicios públicos o de interés general.
VISION INSTITUCIONAL
El IDESAN será reconocido por el gobierno Nacional, Departamental, municipal y sus entidades descentralizadas al finalizar cada periodo como el instituto líder en el financiamiento de la inversión social, el desarrollo económico y cultural del departamento, destacándose por su alto nivel de competitividad, en atención a la eficiencia, eficacia, efectividad y celeridad en todos sus proyectos, actividades y operaciones.
OBJETO
EL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE SANTANDER – IDESAN, tendrá por
objeto social fomentar el crecimiento y desarrollo económico, social y cultural de la región, a través
de la prestación de servicios financieros y asesorías a personas de derecho público mediante la
ejecución de todo tipo de actividades encaminadas a favorecer la realización de las políticas y
programas trazadas en los Planes de desarrollo y/o Planes de acción de las entidades públicas de
orden nacional, departamental o municipal.
Realizar operaciones de libranza de acuerdo con lo previstos a la Ley 1527 de 2012.
En desarrollo de su objeto social, el Instituto podrá generar, promover, participar, gerenciar, y/o
ejecutar planes, programas o proyectos de inversión social.
Se podrá extender los servicios del Instituto al fomento de programas o proyectos de orden
privado, que estén enmarcados dentro los Planes de Desarrollo Territorial.
SITUACION ACTUAL:
El IDESAN en busca del cumplimiento de su Misión y Visión, se encuentra preparándose para ser
más competitivo dentro del mercado financiero y en la actualidad cuenta con la certificación de la
Norma NTC ISO 9001:2000 Y GP 1000– Sistema de Gestión de Calidad e igualmente calificado en
grado riesgo de inversión por la empresa BRC INVESTOR, esta calificación ha sido mejorada en
este último semestre pasando a calificación de BBB- a BBB la cual aspiramos continuar
mejorando dado que es un requisito exigido por el Ministerio de Hacienda y crédito Público para
continuar ejerciendo la actividad de captación.
Por otra parte, nos encontramos en el proceso de acreditación ante la superintendencia financiera
con el fin de lograr el control y vigilancia por parte de esta entidad, en este proceso la entidad
debe adoptar cambios significativos en su actuar debiendo incluir nuevas funciones a los órganos
administrativos y a los funcionarios en general. En este momento está a consideración de la
superintendencia financiera y una vez sea aceptado por este órgano será presentado a la
Asamblea para que mediante su aprobación se actualice el Estatuto orgánico de la entidad. De
igual manera se encuentra a consideración de la superintendencia financiera los manuales de
operación, de riesgo , de perfiles de cargos y de procedimientos para que una vez esta entidad los
acepte se surta el trámite de aprobación por parte del consejo Directivo y empiece el IDESAN de
manera armónica a dar cumplimiento a lo contemplado en la Circular 034 de 2013 norma que
regula las actividades que en materia financiera deben adelantar los INFIS a nivel del país y que
corresponde a un extracto de la circular financiera contable y la Circular jurídica expedida por la
superintendencia financiera en regulación de las actividades financieras que adelanta la Banca
comercial.
Así mismo, con las garantías con que cuenta la entidad y la confianza depositada por nuestros
clientes le ha permitido al IDESAN desarrollar el Plan de Acción 2012-2015, logrando el
cumplimiento de nuestras metas en el presente año.
Por otra parte, es importante tener en cuenta que el IDESAN requiere centrar la atención en los
siguientes aspectos a fin de lograr sostenibilidad de la entidad con proyección social y financiera
Para el siguiente cuatrienio 2016 – 2019 es necesario replantear nuestras metas, ampliar nuestros
programas y generar más confianza en los entes departamentales, teniendo en cuenta que es
necesaria la disponibilidad de recursos dado que es un mecanismo importante para mejorar
calificación y poder mantenernos en el mercado con un musculo financiero que nos permita llegar
con soluciones financieras en buenas condiciones, a los entes territoriales del departamento para
financiar su programas de gobierno y de igual manera logre el IDESAN generar más ingresos a
través de negocios productivos.
Las tendencias del mercado financiero hoy día apuntan hacia el fortalecimiento de grandes
emporios económicos mediante la fusión o compra de entidades en busca de la acumulación de
grandes capitales, lo cual representa una amenaza para IDESAN , requiere una solidez
patrimonial suficiente que le permita cubrir el mercado potencial a bajos costos, por lo tanto es
fundamental contar con nuevas estrategias financieras que le permita ser competitivos en el medio
y pueda lograr el objetivo Institucional y el apoyo a los grandes programas del gobierno
departamental.
Los INFIS son establecimientos públicos de naturaleza financiera de propiedad de las entidades territoriales. En ejercicio de la autonomía que la Constitución Nacional le confiere a las entidades territoriales para administrar y manejar sus recursos es legalmente viable la creación de este tipo de entidades. No obstante, las actividades que éstas desarrollen, al igual que los aportes financieros que las administraciones centrales departamentales y municipales les hagan están
limitadas por los mandamientos legales y constitucionales que regulan el manejo de los recursos públicos, su vigilancia, control fiscal y financiero son competencia de las contralorías departamentales, municipales y de la Contraloría General de la República, igualmente son sujetos a la vigilancia y control de la Procuraduría General de la Nación. El Instituto Financiero para el Desarrollo de Santander -IDESAN- tiene como función, facilitar servicios financieros productivos de captación y colocación, capacitación, apoyo técnico y financiero y asesorías a los entes territoriales del orden nacional, departamental y municipal, en la misma disposición a sus establecimientos públicos o a personas jurídicas de derecho privado que presten servicios públicos, de interés general o beneficio social, directamente o a través de operadores estratégicos o entidades crediticias, en la búsqueda del crecimiento económico, social y cultural de las comunidades donde se desarrollen proyectos de inversión que se encuentren incluidos en el Plan de Desarrollo Departamental. Desde 1973 el Instituto está comprometido con el desarrollo regional del Departamento por medio de la prestación de servicios financieros a través de líneas de créditos y asesoría interinstitucional, orientado a la ejecución de los planes, proyectos y programas de inversión social originados en los diversos niveles de la administración pública, apoyando así el desarrollo en infraestructura, medio ambiente, agua potable, saneamiento básico, salud, educación vivienda, innovación y desarrollo tecnológico a nivel municipal, departamental y nacional, por otra parte a partir de 27 de Abril de 2013 el gobierno nacional mediante Decreto 1527, ha generado espacios para la colocación de recursos a través de libranzas, e hizo referencia a los INFIS, generando la alternativa de incentivar ésta línea, por lo tanto el Instituto la reactivo a través de la modalidad de convenios con algunas entidades públicas del departamento. Conscientes de nuestro cometido social, hemos orientado recursos financieros hacia proyectos de interés general desarrollando programas de créditos para generar y fortalecer las pequeñas y medianas empresas, igualmente programas de crédito que faciliten el acceso a la educación a los jóvenes que sueñan con ingresar a las Universidades o Instituciones Educativas a adelantar estudios superiores, igualmente la actual legislación nos faculta para hacer colocación a personas naturales con créditos por libranzas.
ASOINFIS Los INSTITUTOS DE FOMENTO Y DESARROLLO REGIONAL (INFIS) son entidades públicas dedicadas a la promoción y financiación de obras y proyectos de desarrollo, principalmente a través de créditos e inversión directa. Actualmente existen 15 Instituciones de esta naturaleza, en 11 departamentos (Antioquia, Caldas, Risaralda, Valle, Huila, Santander, Norte de Santander, Casanare, Arauca, Boyacá, Cesar) y cuatro municipios del país (Manizales, Pereira, Tuluá e Ibagué) los cuales cubren con sus servicios a más de 560 municipios en todo el país, beneficiando a más de 21.6 millones de Colombianos. Los créditos de los INFIS son para financiar obras y proyectos en sectores de desarrollo social como Educación, Salud, Servicios Públicos, Deporte y Cultura. También prestan servicios financieros y no financieros dirigidos a micro, pequeños y medianos empresarios, y a estudiantes a través de operadores especializados. En materia comercial los INFIS prestan a tasas inferiores a las de la banca privada y se han convertido en aliados estratégicos de FINDETER para colocar sus recursos en las entidades públicas, con tasas de intermediación más bajas que las de la banca. Los INFIS generaron utilidades en el último año por el orden de los $123.000 millones. A diferencia de la Banca Tradicional, en donde la utilidades van a manos de particulares, los excedentes financieros de los INFIS son 100% públicos y se destinan a obras de desarrollo a través de los Municipio o Departamentos propietarios o a nuevas actividades de fomento, principalmente créditos de los mismos Institutos.
Los INFIS también sirven como un mecanismo para la financiación de VIS (vivienda de interés social), reduciendo el tiempo de ejecución de un proyecto de construcción de vivienda de 2 años a 8 meses. Este tipo de entidades han demostrado durante más de 48 años que la Banca de Desarrollo y la Banca Pública pueden ser rentables, al año generan más de 120 mil millones de utilidades que los departamentos y municipios a los que pertenecen. Gracias a los INFIS se ha logrado salvar a un número significativo de hospitales públicos en las regiones donde prestan sus servicios, el INFI le presta los recursos al hospital a principio del año para que opere y el hospital se los reintegra al finalizar el año con los pagos que le hacen las seccionales de salud. Adicionalmente han apoyado a más de 160 municipio del país en la ejecución y financiación de sus planes de ajuste fiscal y financiero devolviéndoles su viabilidad económica y la capacidad para prestar los servicios a su cargo y generar mayor inversión social. Un INFI puede financiar y gerenciar un macro proyecto y aportar recursos a La Nación, el Departamento o a los Municipios. También puede administrar recursos aportados por Gobierno extranjeros para llevar energía eléctrica a las regiones más apartadas del país, como es el caso de IDEA administra más de 13 millones de dólares aportados por el Gobierno de los países bajos para este fin. ASOINFIS en procura de obtener el objetivo planteado, esto no se llevó a feliz término más sin embargo se logró que el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, solicitara a la Superintendencia Financiera la expedición de Los INFIS se encuentran agrupados a través de ASOINFIS. Dentro del marco de las diferentes gestiones que se han adelantado se pudo establecer que en la actualidad uno de los principales riesgos externos es el relacionado con la incertidumbre que se ha generado en materia de normatividad que regula estas entidades, toda vez que por ser entidades públicas estamos sujetos a la vigilancia por parte de los entes de control como son las Contralorías y la Procuraduría, pero dado que su principal función está enmarcada dentro de los procesos de captación y colocación, propios del sector financiero y en virtud a que no se cuenta con un marco regulatorio, se ha viso a bien presentar al Gobierno nacional un proyecto de ley que regule las actividades de este tipo de entidades, sus estructuras y servicios bajo las exigencias económicas legales vigentes. En Colombia no existe una política pública de banca de fomento y desarrollo, y no hay un marco regulatorio para que los Institutos de Fomento y Desarrollo Regional, en su calidad de entidades públicas, contribuyan como aliados estratégicos en el desarrollo nacional, regional y local. La principal motivación, fue el hecho que en Colombia no existe una política pública de banca de fomento y desarrollo, y no hay un marco regulatorio para que los Institutos de Fomento y Desarrollo Regional, en su calidad de entidades públicas, contribuyan como aliados estratégicos en el desarrollo nacional, regional y local. Se pretendía inicialmente que a través de una Ley de la República, los INFIS tengan un efectivo y permanente control, que les permita captar y colocar recursos de las entidades públicas bajo estrictas condiciones de seguridad, de tal forma que la intermediación financiera resultante de las actividades de captación y colocación, se queden en el sector público como una ganancia de toda la sociedad y que a la vez permitan a éstas entidades seguir apalancando el desarrollo de las comunidades en las que intervienen.
PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FINANCIERA
2015 2014 VARIACION $ %
INGRESOS OPERACIONALES
Venta de servicios 5.428.371.680,26 4.457.470.197,27 970.901.483 21,78%
COSTOS DE OPERACION DE SERVICIOS 1.407.003.342,26 1.025.371.338,06 381.632.004 37,22%
GASTOS OPERACIONALES 3.164.571.067,58 3.132.206.421,18 32.364.646 1,03%
Administración 3.001.919.458,58 2.964.283.264,18 37.636.194 1,27%
Provisiones agotamiento depreciaciones y
amortizac 162.651.609,00 167.923.157,00 (5.271.548) -3,14%
EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL 856.797.270,42 299.892.438,03 556.904.832 185,70%
OTROS INGRESOS
Otros Ingresos 101.240.379,32 403.814.836,14 (302.574.457) -74,93%
OTROS GASTOS 3.101.368,00 88.562.647,09 (85.461.279) -96,50%
Otros gastos 3.101.368,00 88.562.647,09 (85.461.279) -96,50%
Intereses 269.952,00 - 269.952 100,00%
EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO 954.936.281,74 615.144.627,08 339.791.655 55,24%
ESTADO COMPARATIVO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL
DICIEMBRE DE 2015
2015 2014
Variación
Absoluta
Variación
Relativa
ACTIVO
CORRIENTE
Efectivo 14.991.036.519,19 38.892.541.634,06 - -61,46%
Inversiones e Instrumentos Derivados 5.729.908.623,91 7.464.312.308,20 - -23,24%
Deudores 34.589.929.129,78 26.502.149.529,70 8.087.779.600,08 30,52%
NO CORRIENTE 0,00%
Inversiones e Instrumentos Derivados 1.564.175.452,62 1.564.175.452,62 0,00 0,00%
Propiedades planta y equipo 1.085.703.497,62 954.543.928,62 131.159.569,00 13,74%
Otros activos 6.379.027.396,56 7.710.585.523,16 - -17,27%Bienes y Servicios Pagados Por Anticipado 0,00 0,00 0,00 #¡DIV/0!
TOTAL ACTIVO 64.339.780.619,68 83.088.308.376,36
-
18.748.527.756,6 -22,56%
CUENTAS DE ORDEN
Derechos contingentes 933.586.890,05 905.591.470,05 27.995.420,00 3,09%
DEUDORES POR .CONTRA 933.586.890,05 905.591.470,05 27.995.420,00 3,09%
TOTAL CUENTAS DE ORDEN 0,00 0,00 0,00
PASIVO
OPERACIONES DE BANCA CENTRAL Y
ENTIDADES 44.395.717.542,93 62.636.486.986,02
-
18.240.769.443,0 -29,12%
CUENTAS POR PAGAR 345.506.366,21 268.425.311,05 77.081.055,16 28,72%
Obligaciones laborales y de seguridad
social 74.508.837,00 66.451.737,50 8.057.099,50 12,12%
Pasivos estimados 56.767.984,00 56.767.984,00 0,00 0,00
Otros pasivos 1.119.642.761,03 949.821.685,92 169.821.075,11 17,88%
TOTAL PASIVO 45.992.143.491,17 63.977.953.704,49
-
17.985.810.213,3 -28,11%
PATRIMONIO
Patrimonio institucional 18.347.637.128,51 19.110.354.671,87 -762.717.543,36 -3,99%
TOTAL PATRIMONIO 18.347.637.128,51 19.110.354.671,87 -762.717.543,36 -3,99%
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 64.339.780.619,68 83.088.308.376,36
-
18.748.527.756,6 -22,56%
CUENTAS DE ORDEN
ACREEDORES POR .CONTRA (Db) 250.000.000,00 250.000.000,00 0,00 0,00%
TOTAL CUENTAS DE ORDEN 0,00 0,00 0,00
BALANCE GENERAL COMPARATIVO CLASIFICADO
ANALISIS HORIZONTAL
A : DICIEMBRE DE 2015
CONTABILIDAD
En cuanto a los avances efectuados en el área contable podemos resaltar los siguientes:
Preparación razonable de los Estados Financieros de la Entidad a corte 30 de Diciembre
de 2015; donde se refleja la actividad contable, tributaria y financiera.
Se están haciendo los monitoreos y seguimientos al sistema informativo “XEO”, sugiriendo
las mejoras al sistema operativo de la entidad. Se realizó visita de parte de la ingeniera del
Programa; y se ajustó en cartera el valor del cobro de la póliza de seguro, el valor de
estudio de crédito al momento de desembolsar; se asignaron las cuentas contables a los
códigos que se utilizan en cartera para cuando se ordena girar más de un cheque y así
poder hacer el asiento contable con las cuentas respectivas al momento de dispersar; se
está revisando que mejoras se pueden seguir haciendo para los procesos contables.
Se están haciendo las clasificaciones de las cuentas para hacer los respectivos reportes
para la migración de la información a las Normas Internacionales NIIF; basados en el
nuevo catálogo de cuentas.
Se están realizando nuevamente las auditorias, conciliaciones, verificación y depuración de
los estados financieros y los módulos del software de “XEO”. ; donde se hacen las Notas
de Ajuste a los saldos que se reflejan con cuentas ya no utilizadas y sin terceros.
Revisión de las conciliaciones bancarias con los ajustes; que ya se están haciendo por
parte de tesorería; con corte al mes de Diciembre 30 de 2015.
Se realizaron los cierres de cartera y contabilidad de todos los meses y con corte a
Diciembre de la presente anualidad.
Se hicieron las Declaraciones de Retención en la fuente durante las vigencias con corte a
Diciembre de 2015 y las declaraciones de Renta que correspondiente a las obligaciones
con la DIAN.
Se hicieron las notas de ajuste de los diferidos y los aportes de seguridad social y
parafiscales de todas las vigencias y con corte a Diciembre 2015.
Se hicieron la depreciación acumulada de los activos aun depreciados con corte a
Diciembre de 2015; Y se sigue en la espera de tomar la decisión por parte del Coordinador
Administrativo y Financiero para dar de baja los activos que se solicitaron sacar por parte
del área de Inventarios y así tener la respectiva resolución de baja.
Se sigue con el apoyo al área de cartera en la contabilización, ajustes de cuentas y
cierres mensuales.
Se realizaron las Actas de Comité de Sostenibilidad Contable Ordinaria de cada vigencia
siendo las últimas con corte a Diciembre de 2015 con el acta No. 001 del 30 de Julio de
2015 y el Acta Extraordinaria No. 002 del 31 de Agosto de 2015.
Se reclasificaron las cuentas del Activo de Terrenos e Edificaciones y las cuentas de
Valorizaciones y Superávit por Valorizaciones; se dejó constancia en el Acta Extraordinaria
No. 002 del Comité de Sostenibilidad Contable.
Se preparó la información contable para la Contaduría General de la Nación en todos
periodos de la vigencia siendo que esta información se envía trimestralmente y el último
fue con corte a Diciembre de 2015 se cargó la información a la página satisfactoriamente.
Se Asistió al Seminario Taller de actualización sobre NIIF elaboración de políticas
contables y medición a valor razonable.
Se conformó el comité de NIIF según Resolución No.0364 del 21 de Diciembre de la
presente anualidad.
En coordinación con la Consultora de NIIF de la Firma de Auditores y Consultores S.A.S.
se empezó el trabajo de Adopción para la entrega del ESFA que la Contaduría General de
la Nación nos dio plazo para el día 30 de Diciembre de la presente anualidad. Se
empezaron las capacitaciones con el comité de NIIF.
En la preparación del ESFA; se realizarán los respectivos ajustes a que haya lugar tales
como Ajustes por error, Ajustes por convergencia y Reclasificación por convergencia.
INVERSIONES NUESTRAS INVERSIONES EN ACCIONES
Actualmente el Instituto tiene acciones en:
Hotel Agua Blanca
Terminal de Transporte del Socorro
Canal Tro
Fondo Ganadero de Santander
Es de resaltar que debido a la situación financiera del Fondo Ganadero de Santander, hubo la necesidad de adelantar gestiones tendientes a la venta de la participación accionaria que el IDESAN posee en esa entidad, inicialmente se presento y aprobó por parte de la Asamblea general de accionistas la reducción de capital de la entidad y que a través de la venta de bienes nos rembolsaron lo correspondiente porcentualmente a las entidades públicas socias Gobernación de Santander, Lotería de Santander e IDESAN, como este mecanismo no fue aceptado por la superintendencia de sociedades, finalmente la entidad fondo ganadero entro en proceso de liquidación y en la asamblea de accionista se determino que los activos se manejara a través de una fiducia y que una vez se recibirán los dineros productos de la venta de los bienes se procediera a la reposición del dinero invertido tanto por el IDESAN como la Gobernación de Santander y la Lotería de Santander.
TALENTO HUMANO
En la actualidad el instituto cuenta con una planta de doce funcionarios y contratistas de acuerdo a la necesidad representado de la siguiente manera.
NIVEL
DESCENTRA
LIZADO
AÑO 2012
NIVEL
DESCENTRALI
ZADO AÑO
2013
NIVEL
DESCENTRAL
IZADO AÑO
2014
NIVEL
DESCENTRALIZAD
O a Diciembre 31
de 2015
Costo total
de la
nomina
Costo total de
la nomina
Costo total
de la nomina
Costo total de la
nomina
932.456 1.148.384 1.222.175 1.275.835
COSTO DE LA NOMINA
NIVEL VIGENCIA
CARRERA
ADMINISTRATIVA
LIBRE NOMBRAMIENTO
Y REMOCION PROVISIONAL CONTRATISTAS
2012 0 1 0 0
2013 0 1 0 0
2014 0 1 0 0
2015 0 1 0 0
2012 0 2 0 0
2013 0 2 0 0
2014 0 2 0 0
2015 0 2 0 0
2012 3 1 1 0
2013 3 1 1 0
2014 3 1 1 0
2015 3 1 1 0
2012 1 0 0 0
2013 1 0 0 0
2014 1 0 0 0
2015 1 0 0 0
2012 1 0 2 0
2013 1 0 2 0
2014 1 0 2 0
2015 1 0 2 0
2012 0 0 0 35
2013 0 0 0 46
2014 0 0 0 61
2015 0 0 0 53
ASISTENCIAL
APOYO
Recurso humano con el que cuenta la entidad en Carrera Administrativa,
Libre nombramiento y remocion y contratistas
DIRECTIVO
ASESOR
PROFESIONAL
TECNICO
NOMINA DE PLANTA
CARGO NIVEL NO. FUNCIONARIOS
GERENTE DIRECTIVO 1
COMERCIAL ASESOR 1
CONTROL INTERNO ASESOR 1
PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESIONAL 1
PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROFESIONAL 4
TECNICO EN SISTEMAS TECNICO 1
SECRETARIAS ASISTENCIAL 2
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASISTENCIAL 1
PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL
A través de los planes de bienestar social y de los programas de incentivos que formulen y ejecute
la entidad se pondrá en funcionamiento el sistema de estímulos para los empleados.
Durante los años del 2012 al 2015 se han beneficiado los funcionarios y sus familias en los
programas de bienestar social, capacitación e incentivos realizando actividades culturales, sociales
y deportivas con la participación de la caja de compensación familiar Comfenalco la cual la entidad
esta afilada y nos ofrecen sus servicios para disfrutar de una vida saludable y demás actividades
también como las capacitaciones que se han requerido para nuestros empleados.
Las actividades realizadas fueron las siguientes:
1. Integración de los funcionarios con sus familias
2. Integración fiesta de fin de años de los funcionarios y su grupo familiar y los contratistas
3. Se presentaron los proyectos de los equipo conformados por los funcionarios de IDESAN
por cada año que son los siguientes proyectos para el año 2012 LINEAMIENTOS
GENERALES PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE RIESGO OPERATIVO, el
año 2013 ANALISIS DEL COMPORTAMIENTO FINANCIERO DE LOS ULTIMOS VEINTE
AÑOS DEL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE SANTANDER
“IDESAN” y el año 2014 fue el PLAN DE ADQUISICION DE TECNOLOGIA E
INFRAESTRUCTURA.
NOMINA
1. Se efectuaron los pagos a seguridad social y aportes parafiscales en cada mes de los años
2012 al 30 de Diciembre de 2015 a todos los funcionarios del IDESAN.
2. Se causó la nomina respectiva en los meses correspondientes de todos los años del 2012
al 30 de Diciembre de 2015.
3. Se causó las prestaciones sociales de todos los funcionarios todos los meses de los años
2012 al 30 de Diciembre de 2015.
CERTIFICACIONES:
1. Certificación para pensión y Bonos pensiónales 22
2. Certificaciones laborales 75
SALUD OCUPACIONAL.
CAPACITACIÓN SALUD OCUPACIONAL.
Se han capacitado a los funcionarios y a los contratistas en los diferentes temas en:
1. Higiene Oral
2. Inteligencia Productiva
3. Campaña hábitos de vida saludable
4. Clima Organizacional
5. Comunicación asertiva
6. Elementos de la comunicación
7. Sensibilización de valores corporativos y entregas Tips.
8. Desarrollo de habilidades sociales como estrategia para potenciar la inteligencia
emocional.
9. Desarrollo de habilidades sociales
10. Valor corporativo de habilidad
11. Participación pausas activas
12. Trabajo en equipo
13. Operación salud
14. Aprendiendo a manejar el estrés.
En el año 2012 se contrato los servicios profesionales como psicóloga basado en el conjunto de las
actividades internas del Instituto con el fin de medir el clima organizacional de la Institución.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL AÑO 2012 AL 31 DE JULIO DE 2015
Que mediante el acuerdo No. 138 del 14 de Enero de 2010 por el cual se establecen los criterios técnicos y legales que fundamentan el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera y en período de prueba y se determinan los elementos mínimos para el desarrollo de Sistemas de Evaluación del Desempeño Laboral, se calificaron a los 11 funcionarios en un porcentaje de sobresaliente como lo muestra el indicador
PROMEDIO EVALUACION DESEMPENO
Los funcionaros de la Entidad, fueron evaluados en su totalidad, quedando dentro del rango
de REGULAR, ya que se encuentra en un porcentaje alto por debajo del nivel máximo
determinado para este indicador.
EXCELENTE 5.0
REGULAR 4.5
DEFIECIENTE 3.5
CAPACITACION
FUNCIONARIOS CAPACITADOS
EXCELENTE 10
REGULAR 8
DEFIECIENTE 5
12 Los funcionaros nombrados en propiedad
que pertenecen a la Entidad, aunque a la fecha de
corte están en su totalidad inscritos dentro de los
programas de capacitación, recibieron
capacitación según la programación a partir del
1º de Febrero del año 2015, por lo tanto nos
clasificamos dentro del rango de EXCELENTE, ya
que se encuentra cercano al nivel mínimo
establecido para este indicador.
AREAS QUE
SOLICITO LA
CAPACITACION
FECHAEMPRESA QUE
CERTIFICA
TEMAS DE
CAPACITACIO
N
FECHA
EMPRESA
QUE
CERTIFICA
TEMAS DE
CAPACITACION
LUGAR DE
CAPACITACI
ON
FECHAEMPRESA QUE
CERTIFICA
SISTEMAS
DEL 18 AL
22 DE
FEBRERO
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
FORMACION DE
AUDITORES EN
UN SISTEMA DE
GESTION DE LA
SEGURIDAD DE
LA
INFORMACION
NTC ISO
ABRIL 18
2015 CON
INTENSIDA
D
HORARIA
DE 48
HORAS
ICONTEC
INTERNACIO
NAL
JURIDICA
DEL 18 AL
22 DE
FEBRERO
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
PLANEACION E
INVENTARIOS
DEL 18 AL
22 DE
FEBRERO
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
SECRETARIA
DEL 18 AL
22 DE
FEBRERO
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
ELABORACION
DE POLITICAS
CONTABLES DE
ACUERDO A
LAS NORMAS
INTERNACIONA
LES
FINANCIERAS
DEL 20 AL
22
AGOSTO
2015
GESTION,
DEARROLL
O Y
SOCIERDAD
S.A.S
GEDES
MARCO NORMATIVO
PARA EMPRESAS
QUE NO COTIZAN EN
EL MERCADO NI
CAPTAN NI ADM.
AHORRO DEL
PUBLICO NIIF
BOGOTA
DEL 23 AL 27
NOVIEMBRE
2015
CONTADURIA
GENERAL DE
LA NACION
COORDINADOR
FINANCIERO Y
ADMINISTRATIVA
DEL 18 AL
22 DE
FEBRERO
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
ELABORACION
DE POLITICAS
CONTABLES DE
ACUERDO A
LAS NORMAS
INTERNACIONA
LES
DEL 20 AL
22
AGOSTO
2015
GESTION,
DEARROLL
O Y
SOCIERDAD
S.A.S
GEDES
MARCO NORMATIVO
PARA EMPRESAS
QUE NO COTIZAN EN
EL MERCADO NI
CAPTAN NI ADM.
AHORRO DEL
PUBLICO NIIF
BOGOTA
DEL 23 AL 27
NOVIEMBRE
2015
CONTADURIA
GENERAL DE
LA NACION
SECRTARIA
EJECUTIVA
DEL 18 AL
22 DE
FEBRERO
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
AREA DE
CONVENIOS Y
CARTERA
DEL 19 AL
22 DE
MARZO
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
TESORERO
GENERAL
DEL 19 AL
22 DE
MARZO
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
GERENTE
Del 21 al 24
de mayo de
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
MARCO NORMATIVO
PARA EMPRESAS
QUE NO COTIZAN EN
EL MERCADO NI
CAPTAN NI ADM.
AHORRO DEL
PUBLICO NIIF
BOGOTA
DEL 23 AL 27
NOVIEMBRE
2015
CONTADURIA
GENERAL DE
LA NACION
CONTROL
INTERNO
Del 21 al 24
de mayo de
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
AUDITORIAS DE
CONTROL
INTERNO
MAYO Y
JUNIO DE
2015
ICONTEC
INTERNACIO
NAL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Del 21 al 24
de mayo de
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
ASESORA
COMERCIAL
DEL 25 al 28
de junio de
2015
CENTRO NACIONAL
PARA EL
DESARROLLO DE
LA
ADMINISTRACION
PÚBLICA -CENDAP
Actualizacion de roles
y funciones de la
oficina de control
interno, el estatuto
anticorrupcion , acceso
a la informacion y la ley
de transparencia,
actualizacion de la
pagina w eb
TEMAS DE
CAPACITACION
INTERVENTORIA,
SUPERVISION,
VIGILANCIA, CONTROL
Y LIQUIDACION DE
CONTRATOS
ESTATALES
INTERVENTORIA,
SUPERVISION,
VIGILANCIA, CONTROL
Y LIQUIDACION DE
CONTRATOS
ESTATALES
INTERVENTORIA,
SUPERVISION,
VIGILANCIA, CONTROL
Y LIQUIDACION DE
CONTRATOS
ESTATALES
INTERVENTORIA,
SUPERVISION,
VIGILANCIA, CONTROL
Y LIQUIDACION DE
CONTRATOS
ESTATALES
PLAN ENTRENAMIENTO Y/O CAPACITACION CON CORTE A DICIEMBRE 30 DE 2015
Actualizacion de roles
y funciones de la
oficina de control
interno, el estatuto
anticorrupcion , acceso
a la informacion y la ley
de transparencia,
actualizacion de la
pagina w eb
Herramientas practicas
para la gestion
contractual y
situaciones
presupuestales que
sobreviven al contrato
INTERVENTORIA,
SUPERVISION,
VIGILANCIA, CONTROL
Y LIQUIDACION DE
CONTRATOS
ESTATALES
INTERVENTORIA,
SUPERVISION,
VIGILANCIA, CONTROL
Y LIQUIDACION DE
CONTRATOS
ESTATALES
“Regímenes Y
Responsabilidades
De Los Servidores
Públicos Y
Particulares Que
Ejercen Funciones
Públicas”
“Regímenes Y
Responsabilidades De
Los Servidores
Públicos Y Particulares
Que Ejercen Funciones
Públicas”
Actualizacion de roles
y funciones de la
oficina de control
interno, el estatuto
anticorrupcion , acceso
a la informacion y la ley
de transparencia,
actualizacion de la
pagina w eb
TESORERIA: A continuación, nos permitimos relacionar los saldos que la entidad maneja tanto en captación como en colocación, igualmente los saldos que a Diciembre 30 de 2015 que la entidad poseída en la banca tradicional.
INVERSIONES EN LA BANCA TRADICIONAL
EMISOR CALIFICACIONTIPO DE
TITULO
SECTOR
ECONOMICOVENCIMIENTO
TIPO DE
RIESGOTASA TIEMPO VALOR
BOGOTA AAA CDT Banca Privada 25-feb.-13 Renta Fija 6,00% 90 DIAS 1.662.143.951,00
COLPATRIA AA+ CDT Banca Privada 26-feb.-13 Renta Fija 5,95% 90 DIAS 520.463.385,73
COLPATRIA AA+ CDT Banca Privada 27-feb.-13 Renta Fija 5,95% 90 DIAS 525.178.331,54
COLPATRIA AA+ CDT Banca Privada 27-feb.-13 Renta Fija 5,95% 90 DIAS 185.812.542,83
COLPATRIA AA+ CDT Banca Privada 27-feb.-13 Renta Fija 5,95% 90 DIAS 370.598.021,63
OCCIDENTE AAA CDT Banca Privada 04-mar.-13 Renta Fija 5,80% 90 DIAS 1.175.757.729,00
HELM AA+ CDT Banca Privada 04-mar.-13 Renta Fija 5,85% 90 DIAS 558.296.280,00
4.998.250.241,73
EMISOR CALIFICACIONTIPO DE
TITULO
SECTOR
ECONOMICOVENCIMIENTO
TIPO DE
RIESGOTASA TIEMPO VALOR
BOGOTA AAA CDT Banca Privada 25-feb.-14 Renta Fija 4,30% 90 DIAS 1.739.266.208,00
COLPATRIA AAA CDT Banca Privada 24-feb.-14 Renta Fija 4,30% 90 DIAS 194.816.760,62
COLPATRIA AAA CDT Banca Privada 24-feb.-14 Renta Fija 4,30% 90 DIAS 388.556.687,09
COLPATRIA AAA CDT Banca Privada 24-feb.-14 Renta Fija 4,30% 90 DIAS 545.747.265,18
COLPATRIA AAA CDT Banca Privada 24-feb.-14 Renta Fija 4,30% 90 DIAS 550.627.744,14
OCCIDENTE AAA CDT Banca Privada 01-mar.-14 Renta Fija 4,20% 90 DIAS 1.230.674.617,43
HELM AA+ CDT Banca Privada 03-mar.-14 Renta Fija 4,30% 90 DIAS 585.314.683,00
5.235.003.965,46
EMISOR CALIFICACIONTIPO DE
TITULO
SECTOR
ECONOMICOVENCIMIENTO
TIPO DE
RIESGOTASA TIEMPO VALOR
PICHINCHA AA+ CDT Banca Privada 26-feb.-15 Renta Fija 4,75% 90 DIAS 3.756.322.732,21
SUDAMERIS AA+ CDT Banca Privada 01-mar.-15 Renta Fija 4,85% 90 DIAS 1.284.208.782,99
COLPATRIA AAA CDT Banca Privada 01-mar.-15 Renta Fija 4,50% 90 DIAS 2.423.780.793,00
7.464.312.308,20
EMISOR CALIFICACIONTIPO DE
TITULO
SECTOR
ECONOMICOVENCIMIENTO
TIPO DE
RIESGOTASA TIEMPO VALOR
HELM AA+ CDT Banca Privada 01-mar.-16 Renta Fija 6,00% 90 DIAS 1.348.349.696,99
PICHINCHA AA+ CDT Banca Privada 26-feb.-16 Renta Fija 5,80% 90 DIAS 1.841.514.990,21
COLPATRIA AAA CDT Banca Privada 22-feb.-16 Renta Fija 5,50% 90 DIAS 2.540.043.936,71
5.729.908.623,91
dic-12
dic-13
dic-14
dic-15
CAPTACIONES DE LOS CLIENTES EN CDT
Nombre del Cliente Sector Tipo de cliente Saldo Fecha De
Vencimiento
Años de
Permanencia
Gobernacion de Santander Publico Gobernacion 7.578.852.637,45 Feb - 21 - 2013 mas de 20 Años
Municipio de Suaita Publico Municipio 41.020.880,00 Abr - 10 - 2013 mas de 20 Años
Municipio de Villanueva Publico Municipio 47.569.252,61 Dic - 31 - 2013 mas de 20 Años
TOTAL 7.667.442.770,06
Nombre del Cliente Sector Tipo de cliente Saldo Fecha De
Vencimiento
Años de
Permanencia
Gobernacion de Santander Publico Gobernacion 542.360.022,63 Feb - 28 - 2014 mas de 20 Años
Municipio de Villanueva Publico Municipio 47.569.252,61 Dic - 31 - 2014 mas de 20 Años
TOTAL 589.929.275,24
Nombre del Cliente Sector Tipo de cliente Saldo Fecha De
Vencimiento
Años de
Permanencia
Gobernacion de Santander Publico Gobernacion 6.027.495.842,63 Mar - 02 - 2015 mas de 20 Años
Municipio de Villanueva Publico Municipio 47.569.252,61 Dic - 31 - 2015 mas de 20 Años
TOTAL 6.075.065.095,24
Nombre del Cliente Sector Tipo de cliente Saldo Fecha De
Vencimiento
Años de
Permanencia
Gobernacion de Santander Publico Gobernacion 28.594.582,63 Mar - 02 -2016 mas de 20 Años
Unipaz Publico Universidad 1.019.650.000,00 Abril - 07 -2016 mas de 20 Años
Municipio de Villanueva Publico Municipio 47.569.252,61 Ene - 31 - 2016 mas de 20 Años
TOTAL 1.095.813.835,24
DIC-31-2012
DIC-31-2013
DIC-31-2014
DIC-31-2015
RESUMEN DE CAPTACION POR LINEAS
IDEAHORRO 27.451.232.536,09 55,57% 22.440.936.669,01 40,88% 31.357.458.302,30 50,06% 24.551.796.333,80 55,30%
CHEQUERENTA 578.371.587,96 1,17% 6.776.896.688,40 12,35% 8.879.054.265,23 14,18% 10.197.694.554,36 22,97%
CDT´S 7.667.442.770,06 15,52% 589.929.275,24 1,07% 6.075.065.095,24 9,70% 1.095.813.835,24 2,47%
CONVENIOS 13.705.017.191,91 27,74% 25.086.603.961,52 45,70% 16.324.909.323,25 26,06% 8.550.412.819,53 19,26%
TOTAL 49.402.064.086,02 100,00% 54.894.366.594,17 100,00% 62.636.486.986,02 100,00% 44.395.717.542,93 100,00%
PRODUCTOS
DICIEMBRE DICIEMBRE DICIEMBRE
2012 2013 2014 2015DICIEMBRE
SALDO EN BANCOS
CTE AHO
11100501 Agrario X 60010117418 533,741,393.24 AAA
11100502 Popular X 484020060 14,719,720.80 AAA
11100513 BBVA X 197113236 2,283,357,960.21 AAA
11100517 Sudameris X 70812268 82,163,194.14 AA+
11100524 Popular X 480011543 12,579,153.27 AAA
11100525 Davivienda X 47699999139 89,141,489.35 AAA
11100526 Occidente X 657043113 31,548,495.20 AAA
11100616 BBVA X 509000907 6,876,418,351.33 AAA
11100619 Caja Social X 26505296214 1,575,392,353.13 AAA
11100631 Bancolombia X 29142946562 548,946,587.47 AAA
11100632 Bogota X 301090551 3,560,661,623.53 AAA
11100633 Caja Social X 26607004093 2,158,621,239.77 AAA
11100634 Davivienda X 48400001540 516,035,424.06 AAA
11100635 Davivienda X 46370182290 745,602,280.11 AAA
11100636 Sudameris X 700850510 3,941,694,413.02 AA+
11100638 Bogota X 301107421 34,261,082.82 AAA
11100640 Davivienda X 47600019583 1,009,527.48 AAA
11100641 Bogota X 301126934 1,625,708.20 AAA
11100642 Occidente X 657840674 110,057,727.16 AAA
11100643 Pichincha X 410025065 1,271,641,959.77 AA+
11100644 Helm Bank X 401030596 4,060,672,106.68 AA+
11100645 Colpatria X 392215182 2,754,719,525.67 AAA
11100646 Occidente X 657844767 2,501,573,771.00 AAA
33,706,185,087.41
CUENTA
CONTABLEBANCO
TIPO DE NUMERO DE CUENTA SALDO DISPONIBLE CALIFICACION
SALDO A 31 DIC 2012
CTE AHO
11100501 Agrario X 60010117418 387,155,591.09 AAA
11100502 Popular X 484020060 13,123,072.02 AAA
11100513 BBVA X 197113236 313,802,947.90 AAA
11100517 Sudameris X 70812268 11,287,257.21 AA+
11100524 Popular X 480011543 20,799,176.27 AAA
11100525 Davivienda X 47699999139 8,698,053.78 AAA
11100526 Occidente X 657043113 7,468,584.90 AAA
11100616 BBVA X 509000907 3,550,400,839.58 AAA
11100619 Caja Social X 26505296214 1,124,252,364.89 AAA
11100631 Bancolombia X 29142946562 87,126,908.05 AAA
11100632 Bogota X 301090551 1,353,769,950.73 AAA
11100633 Caja Social X 26607004093 365,294,665.30 AAA
11100634 Davivienda X 48400001540 660,220,367.58 AAA
11100635 Davivienda X 46370182290 325,234,912.52 AAA
11100636 Sudameris X 700850510 2,090,405,472.72 AA+
11100638 Bogota X 301107421 17,499,058.82 AAA
11100640 Davivienda X 47600019583 1,028,069.68 AAA
11100641 Bogota X 301126934 1,625,708.20 AAA
11100642 Occidente X 657840674 112,436,277.16 AAA
11100643 Pichincha X 410025065 6,065,005,401.27 AA+
11100644 Helm Bank X 401030596 4,213,971,614.87 AA+
11100645 Colpatria X 392215182 9,186,900,740.37 AAA
11100646 Occidente X 657844767 248,795,172.00 AAA
30,166,302,206.91
SALDO A 31 DIC 2013
CUENTA
CONTABLEBANCO
TIPO DE NUMERO DE CUENTA SALDO DISPONIBLE CALIFICACION
CTE AHO
11100501 Agrario X 60010117418 691,533,812.50 AAA
11100502 Popular X 484020060 119,906,997.76 AAA
11100513 BBVA X 197113236 4,056,960,969.24 AAA
11100517 Sudameris X 70812268 139,856,836.92 AA+
11100524 Popular X 480011543 12,579,153.27 AAA
11100525 Davivienda X 47699999139 46,456,089.91 AAA
11100526 Occidente X 657043113 85,368.13 AAA
11100616 BBVA X 509000907 6,355,770,126.72 AAA
11100619 Caja Social X 26505296214 804,381,758.23 AAA
11100631 Bancolombia X 29142946562 385,066,946.08 AAA
11100632 Bogota X 301090551 2,016,546,990.46 AAA
11100633 Caja Social X 26607004093 1,403,137,278.98 AAA
11100634 Davivienda X 48400001540 934,606,649.54 AAA
11100635 Davivienda X 46370182290 201,635,079.15 AAA
11100636 Sudameris X 700850510 2,908,897,690.48 AA+
11100638 Bogota X 301107421 14,429,058.82 AAA
11100640 Davivienda X 47600019583 1,040,976.44 AAA
11100641 Bogota X 301126934 1,625,708.20 AAA
11100642 Occidente X 657840674 115,123,914.16 AAA
11100643 Pichincha X 410025065 7,285,411,192.06 AA+
11100644 Helm Bank X 401030596 4,879,986,045.05 AA+
11100645 Colpatria X 392215182 5,258,046,119.96 AAA
11100646 Occidente X 657844767 1,259,456,872.00 AAA
38,892,541,634.06
SALDO A 31 DIC 2014
CUENTA
CONTABLEBANCO
TIPO DE NUMERO DE CUENTA SALDO DISPONIBLE CALIFICACION
CTE AHO
11100501 Agrario X 60010117418 60.018.160,84 AAA
11100502 Popular X 484020060 6.593.847,77 AAA
11100513 BBVA X 197113236 1.593.849.466,28 AAA
11100517 Sudameris X 70812268 207.578.023,08 AA+
11100524 Popular X 480011543 12.579.153,27 AAA
11100525 Davivienda X 47699999139 700.260,26 AAA
11100526 Occidente X 657043113 495.558,89 AAA
11100616 BBVA X 509000907 1.750.743.709,21 AAA
11100619 Caja Social X 26505296214 311.022.753,81 AAA
11100631 Bancolombia X 29142946562 20.779.403,57 AAA
11100632 Bogota X 301090551 296.704.153,41 AAA
11100633 Caja Social X 26607004093 61.052.555,72 AAA
11100634 Davivienda X 48400001540 607.003.319,25 AAA
11100635 Davivienda X 46370182290 129.839.418,76 AAA
11100636 Sudameris X 700850510 63.696.235,12 AA+
11100638 Bogota X 301107421 14.429.058,82 AAA
11100640 Davivienda X 47600019583 1.055.313,09 AAA
11100641 Bogota X 301126934 1.625.708,20 AAA
11100642 Occidente X 657840674 118.608.414,16 AAA
11100643 Pichincha X 410025065 2.601.115.151,89 AA+
11100644 Helm Bank X 401030596 3.620.543.794,12 AA+
11100645 Colpatria X 392215182 3.495.541.635,38 AAA
11100646 Occidente X 657844767 7.067.849,00 AAA
14.982.642.943,90
CALIFICACION
SALDO A 31 DIC 2015
CUENTA
CONTABLEBANCO
TIPO DE NUMERO DE CUENTA SALDO DISPONIBLE
PRESUPUESTO:
En los siguientes cuadros presentamos la ejecución presupuestal comparativa de Diciembre de 2012 vs 2015 y el anteproyecto de presupuesto vigencia 2016.
EJECUCION EJECUCION EJECUCION EJECUCION PTO APROBADO
2012 2013 2014 2015 2016
INGRESOS
SERVICIOS FINANCIEROS 3.654.692.314,96 3.525.429.937,23 4.408.674.484,92 4.933.422.576,80 4.453.400.000,00
OTROS INGRESOS 225.005.539,10 199.084.178,01 281.323.133,35 333.808.429,23 300.000.000,00
LOTES EL RECUERDO Y VENTA DE ACCIONES 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
OTROS RECURSOS DE BALANCE 258.211.248,20 423.390.881,99 275.376.464,00 110.726.032,87 0,00
RECUROS PROPIOS VIGENCIA ANTERIOR LEY 819-03 12.077.088,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL DE INGRESOS 4.149.986.190,26 4.147.904.997,23 4.965.374.082,27 5.377.957.038,90 4.753.400.000,00
GASTOSGASTOS DE PERSONAL Y CONTRIBUCIONES
INERENTES A LA NOMINA 1.385.352.378,99 1.681.625.978,33 2.056.448.601,54 2.208.511.337,25 2.033.900.000,00
GASTOS GENERALES 660.313.512,85 564.469.897,46 663.481.828,00 646.069.828,12 1.030.500.000,00
TRANSFERENCIAS CTES Y OTROS GTOS FUNCIONAMIENTO 83.547.750,00 63.368.523,00 75.555.806,00 39.940.601,00 209.000.000,00
GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 1.129.762.194,89 1.039.840.541,77 971.531.146,06 1.384.827.699,38 1.480.000.000,00
SECTOR INDUSTRIA Y COMERCIO 178.000.000,00 423.390.881,99 275.376.464,00 0,00 0,00
TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS 3.436.975.836,73 3.772.695.822,55 4.042.393.845,60 4.279.349.465,75 4.753.400.000,00
SUPERAVIT PRESUPUESTAL BRUTO 713.010.353,53 375.209.174,68 922.980.236,67 1.098.607.573,15
EJECUCION GENERAL DE PRESUPUESTO
EJECUCUION GENERAL DE PRESUPUESTO COMPARATIVO A DICIEMBRE
CONCEPTO
CALIFICADORA DE RIESGOS
IDESAN cumpliendo con la normatividad vigente, que le permite la captación de excedentes de tesorería de las entidades públicas y la colocación de recursos a través de las líneas de crédito, requiere ser calificado por las Calificadores de Riesgo, así mismo contar no solo con la implementación, sino con las certificación de las normas estándar de calidad y control interno, dentro de éste proceso se obtuvo y mantiene vigentes las siguientes certificaciones:
En relación con entidades estatales, el Decreto 610 de 2002 del Ministerio de Hacienda, estableció el sistema obligatorio de capacidad de pago de las entidades descentralizadas del orden territorial, las cuales no podrán, en consecuencia, gestionar endeudamiento externo ni efectuar operaciones de crédito superior a un año si no han obtenido previamente una calificación. Además, la Ley 819 de 2003 ha establecido en su artículo 16 la calificación obligatoria para Departamentos, Distritos y Municipio de categoría especial, 1 y 2. Esta calificación es una opinión profesional, especializada e independiente acerca de la capacidad de pago de y de la estimación razonable sobre la probabilidad de que el calificado cumpla con sus obligaciones contractuales o legales, sobre el impacto de los riesgos que está asumiendo el calificado, o sobre la habilidad para administrar inversiones o portafolios de terceros, para nuestro caso hemos sido calificados por la firma BRC INVESTOR así: GRADO DE INVERSION A LARGO PLAZO BBB (tipos de escalas AAA, AA+, AA, AA-,A+, A, A-, BBB+, BBB, BBB-; donde AAA es la escala más alta y BBB- la más baja.) GRADO DE INVERSION A CORTO PLAZO BRC2 (tipos de escalas BRC1+; BRC1; BRC2+; BRC2 y BRC3; siendo BRC1+ la escala más alta y BRC3 la más baja.) Para el año 2015 la calificación fue realizada por la calificador a Value and Risk Rating S.A. la cual
mantuvo la calificación en BBB- Para el largo plazo y Vr2- para el corto plazo.
Asimismo, durante el periodo 2012 - 2015, se mantuvo la certificación en la norma técnica de calidad NTCGP 1000:2009, el certificado de la NTC ISO 9001:2008, al igual que el certificado de IQNET.
PROCESO DE CONVENIOS Y CARTERA Los resultados de la cartera como la suscripción de convenios que el instituto a manejado en el último cuatrienio se verán reflejados en el informe del plan de acción que podemos observar al final del documento.
PROCESO COMERCIAL:
Los resultados comerciales se pueden observar en el plan de acción el cual se encuentra más adelante.
NUESTRA IMAGEN
En 2012 el IDESAN CAMBIÓ SU IMAGEN Uno de los propósitos fue el de renovar la imagen institucional haciéndola acorde al trabajo promovido por el Gobernador de Santander.
Con el slogan, “IDESAN, Haciendo Grande a Santander”, la nueva imagen se lanzó en el marco de los Consejos Comunales que adelanta Richard Aguilar Villa, y dio a conocer sus intenciones de llevar el desarrollo que todos los municipios santandereanos estaban esperando. • JUSTIFICACIÓN: El desarrollo financiero para una región se representa en graficas con unas barras ascendentes que se demarcan en un plano cartesiano. La forma de Santander con barras ascendentes representa el símbolo de la institución con una intención de desarrollo y progreso hacia arriba, con barras en colores institucionales de la bandera de Santander, con matices degradas para darle movimiento a la marca y una distribución cromática pareja. • El slogan HACIENDO GRANDE A SANTANDER, evoca el progreso y el crecimiento que genera la institución al apoyar las iniciativas y servicios de las inversiones municipales y departamentales.
Otros Servicios Complementarios
Capacitación
Servicio de Recaudo
Asesorías
Arrendamientos de Activos
Auditorio - Centro de Gestión Municipal
Sala de Negocios
Sala de Alcaldes
PREMIAMOS LA FIDELIDAD DE NUESTROS CLIENTES
IDESAN, desarrolló un Modelo de Gestión y Capacitación a través del cual forma servidores públicos en áreas que permitan fortalecer la capacidad de gestión de las administraciones públicas.
La Entidad, posee un sistema de incentivos orientado a apoyar y estimular las actividades feriales, culturales, la recreación y el Deporte de nuestros municipios, premiando así a nuestros mejores clientes.
PROCESO DE SISTEMAS
NUESTRA TECNOLOGÍA: INVENTARIO DE EQUIPOS Y SOFTWARE
Plataforma tecnológica para la operación y aplicativos recientemente adquiridos
a. Software y hardware para manejo de contingencias
Se cuenta con veintiún (21) UPS en las estaciones de trabajo donde trabajan constantemente en el software financiero XEO de la Entidad, esto con el fin de proteger los computadores en caso de una caída de luz y así evitar un apagado forzoso y pérdida de información.
El Instituto cuenta con un software antivirus licenciado, con el fin de evitar perdida de información y daños en los equipos de cómputo.
b. Sistemas de Backup utilizados:
Se debe tener en cuenta que la entidad cuenta con un horario laboral de 7:30 a.m. a 12:30 p.m y de 1:30 p.m. a 5:00 p.m.
Con el nuevo servidor adquirido el Instituto cuenta con cuatro discos duros de 1 TB distribuidos de la siguiente manera:
. El primero reposa el sistema operativo server 2008 -2012 y el software (Financiero XEO y DOCUADMIN (Archivo).
. El segundo es el espejo del primero, es decir, en caso de que el disco llegue a fallar, automáticamente se recupera la información con el disco espejo.
. El tercero es donde se realizan las copias de seguridad programadas tanto del software financiero XEO; se realizan todos los días después de terminada la jornada laboral con rotación diaria semanal (lunes, martes, miércoles, jueves y viernes) y DOCUADMIN (Archivo) todos los viernes después de la jornada laboral.
. El cuarto disco es el espejo del tercero.
1. Se cuenta con dos discos externos para realizar respaldo de copias de seguridad.
2. Cuenta con un software backup (copia de seguridad); donde se realizan copias permanentes, es decir, no se borran, en un Blu-ray Disc externo.
3. Se realiza la copia mensual en el DVD Blu-ray Disc, la cual se le hace entrega a la empresa Thomas (MTI), con el fin de ser custodiada fuera de la entidad.
4. A través de software Nero Express Essential, se realiza en CD, copias que se deben mandar a la Empresa Tecno informática para la revisión de la Base de Datos del software financiero XEO.
5. Se creó una unidad compartida con el nombre de cada equipo desde el servidor para cada estación de trabajo con el fin de que realice la copia de los archivos más importantes.
AVANCE EN LA ACTUALIZACION EN SISTEMA BACKUP 2015:
Existe una herramienta llamada ¨ DROPBOX¨ es una herramienta que permite sincronizar nuestros archivos a través de una carpeta o disco duro virtual en Internet. Con esto, podemos disponer de nuestros archivos de forma totalmente remota y accesible desde cualquier equipo con conexión a internet en cualquier parte del mundo. En cada equipo, aparecerá una carpeta más, pero en realidad la información que contenga esta carpeta no estará alojada en cada equipo, sino que se dispone de esta información de manera remota.
Teniendo este software, podremos tener siempre una copia de cada uno de los archivos en internet y siempre sincronizada y guardada en Internet de cada equipo con su respectivo usuario.
Por lo anterior, se realizará la instalación de este software en cada estación de trabajo del Instituto.
c. Descripción de los principales aplicativos utilizados A la fecha se cuenta con la implementación y ejecución de todos los módulos en línea incluido el módulo de convenios, el cual no estaba operando en línea ¨Sistema Financiero XEO ¨ El sistema opera en un lenguaje de programación Power Builder y trabaja en una base de datos
Sybase en una plataforma bajo ambiente Windows y es un sistema multiusuario y todos los módulos trabajan en línea, es decir, los módulos de cartera, ahorros e inversiones y presupuesto comunican directamente al módulo de contabilidad, por lo tanto, no requiere del proceso de comunicación pero si de un proceso de actualización, el sistema de información del Instituto se encuentra instalado en un servidor HP Proliant ML 350, con un sistema operativo Microsoft Windows Server 2008-2012. La Entidad cuenta con un (1) Servidores (en ambiente Microsoft Windows Server 2008-2012), veintiséis (26) Computadoras (Terminales Inteligentes) y nueve (09) portátiles. Cuatro (4) impresoras inyección de tinta, diecisiete (17) impresoras HP Láser Jet y dos (2) impresoras de matriz de punto carro ancho y una (1) de cartucho.
Contamos con las siguientes licencias:
SOFTWARE
1. Windows Small Busines Server 2003 : Un Servidor (anterior) 2. Microsoft Windows Server Std 2008 – 2012 (30 usuarios) Servidor Nuevo. 3. Windows XP Professional: PC. Catorce Licencias y usados en 10 equipos de cómputo: Fra.
Y Adtva, Tesorero, Aux.tesoreria1, Sistemas, Asesor Comercial, Aux. Comercial, Planeación, aux.contabilidad, aux.control interno, Aux.Convenio 2, Aux.Jurica,
4. Office Enterprise 2007: PC. Cinco (5) licencias; Portátil Gerencia, cartera2 (convenios), Aux.Juridica, Planeación, Portátil (Aux. Juridica1)
5. Office Profesional 2007: Tres (3) licencias: Cartera1 (ing. Jenny), Asesor comercial, Sec. Gerencia,
6. Office PYME 2007 con la versión de prueba de office profesional 2007: Seis (6) licencias: Sistemas, Tesorería, Aux. Tesoreria2, Portátiles Comercial (3).
7. Windows 7 Pro OA: Cuatro (4) licencias: Aux. Tesoreria2, Aux-Convenios1, Archivo, Contabilidad.
8. Office Hogar y Pequeña Empresa 2010: Seis (6) licencias: Convenios, Aux-Contabilidad1, Aux. Tesoreria1, Archivo, Control Interno, Portátil (Aux. Juridica2 (sistemas)).
9. Windows 7: Dos (2) licencias: Control Interno y Jurídica. 10. Windows Vista : Aux-Cartera, Gerencia, Cartera1 (ing. Jenny), 11. Wndos 7-8: Planeación (calidad), Convenios, Tesorería 3, Sec_gerencia, contabilidad
(Claudia rico), Créditos (comercial) 12. Office Hogar y Empresa 2013: Convenios y Tesorería 3.
En la Entidad actualmente se trabaja en un ambiente Microsoft Windows Server 2008 todas las oficinas del Instituto se encuentran en red interna con una infraestructura de cableado estructurado. El Instituto ha venido actualizando la plataforma tecnológica en su totalidad; los funcionarios cuentan con equipos modernos y acordes a las exigencias de los diferentes procesos; en materia de software, se encuentra implementado y puesto en marcha en su totalidad el sistema financiero XEO. En las vigencias, 2012, 2013, 2014 y 2015:
VIGENCIA 2012:
Se adquirió en marzo el desarrollo de software de Medios Magnéticos, con el fin de agilizar la entrega de los formularios a la DIAN.
Se tiene puesta en marcha el módulo de convenios en línea con los demás módulos
Se cuenta con el contrato de mantenimiento de software financiero XEO.
Se cuenta con el contrato de mantenimiento de equipos de cómputo, impresoras y UPS.
Se adquirió un disco externo para realizar respaldo a las copias de seguridad y un disco interno en remplazo a uno que había.
Se contrato el desarrollo del GAP de liquidez.
Se arreglaron las impresoras de la oficina de tesorería y Financiero y Administrativo.
Se cuenta con el contrato de mantenimiento al software DOCUADMIN (Archivo)
Se adquirió un servidor y tres equipos PC para las oficinas de sistemas (servidor), archivo, convenios y contabilidad.
Se diseño la página web con la nueva imagen institucional.
Se realizó la renovación del software antivirus.
VIGENCIA 2013:
Se realizó el contrato de mantenimiento de Software Financiero XEO.
Se realizó contrato de mantenimiento de equipos de cómputo e impresoras del IDESAN.
Se realizó contrato de mantenimiento al software de administración documental DOCUADMIN.
Se cuenta con el antivirus actualizado para toda la vigencia 2013.
Se cuenta con la garantía del desarrollo de la página web del Instituto.
VIGENCIA 2014:
Se cuenta con el contrato de mantenimiento de Software Financiero XEO.
Se tiene contrato de mantenimiento de equipos de cómputo e impresoras del IDESAN.
Se realizó contrato de mantenimiento al software de administración documental DOCUADMIN.
Se cuenta con el antivirus actualizado para toda la vigencia 2014.
Se adquirieron seis (6) computadores PC, una (1) impresora y un scanner para las oficinas (calidad, créditos, tesorería, secretaria de gerencia, convenios y contabilidad), la impresora para calidad y el scanner para tesorería.
Dentro del contrato de mantenimiento en cuanto a repuestos se han adquirido algunos para el buen desempeño de los equipos.
Se realizó el levantamiento de toda la parte tecnológica para la vigilancia de la Superfinanciera.
Se subió a la página del SECOP el proceso de contratación para el montaje y puesta en marcha del cableado estructurado del IDESAN.
Se cuenta con un software de consultas financieras en la WEB, para los clientes del instituto.
Se actualizaron algunos equipos de cómputo e impresoras. (seis equipos)
Se actualizó el software antivirus por un año.
VIGENCIA 2015
Se cuenta con el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo e impresoras del Instituto.
Se cuenta con el mantenimiento al software financiero XEO.
Se cuenta con el contrato del software DOCUADMIN (archivo).
Se cuenta con el contrato de mantenimiento página web.
Se cuenta con el contrato de adecuación al modulo de convenios, NIIF y formatos de las Superfinanciera al software XEO.
Se cuenta con las Adquisicon de siete (7) equipos de cómputo (Financiero y
Administrativo, Control Interno, Cartera 2 (Convenios), Aux jurídica, Aux Comercial, Archivo (planeación) y Contabilidad (contador), licenciamiento de software Windows y office y la compra de una impresora para la oficina de contabilidad.
Se cuenta con la Adquisición del Cableado Estructurado de Datos. PLAN DE MEJORA PARA EL 2016:
Debido a que la consulta financiera en la web, requiere de un contrato anual para que se habilite dicha consulta, se requiere que cada año este incluido en el presupuesto por un costo de más o menos diez y seis millones de pesos (16.000.000,oo) anuales.
Adquisición de tecnología en equipos de cómputo.
Contar con el servicio de un Data Center y Plan de Continuidad de Negocios.
Actualizar la pagina web del Instituto con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2573 de diciembre 12 de 2014 para los lineamientos de Gobierno en Línea.
Debido a que el Instituto cuenta con un cableado estructurado con 48 puntos de datos en categoría 7ª , sin embargo los equipos de computo necesariamente deben estar conectados a tomas eléctricas con energía Regulada, las cuales actualmente no existe en IDESAN. Por lo tanto se requiere incluir la solución eléctrica en los 48 puestos de trabajo. $55.000.000,oo.
HARDWARE
SERVIDORES
No UBICACIÓN DISCO DURO
MEMORIA PROCESADOR BOARD No. INVENTARIO
1 SERVIDOR HP (NUEVO)
4 TB 8 GB Intel® Xeon® CPU ES-240F – 2.2GHZ
PROLIANT ML 350 GEN 8
2421
COMPUTADORES DE ESCRITORIO
No UBICACIÓN DISCO DURO MEMORIA PROCESADOR No. INVENTARIO
1 SECRE.GEREN. 500 GB 4 GB INTEL CORE ( IS-4570-3.20 GHZ)
2 FRA. Y ADTVA 160 GB 1 GB CORE 2 DUO – 2.13 GHZ 3915
3 TESORERO 320 GB 3 GB INTEL CORE 2 DUO – 2.93 GHZ 1414
4 AUX. TESORIA1 120 GB 3GB INTEL CORE 2 DUO – 2.93 GHZ 1349
5 AUX. TESORIA2 320 GB 4 GB INTEL CORE 2 DUO – 2.8 GHZ 1413
6 TESORERÍA 3 500 GB 4 GB INTEL CORE ( IS-4570-3.20 GHZ)
7 CONVENIOS 500 GB 4 GB INTEL CORE ( IS-4570-3.20 GHZ)
8 AUX-CONVENIOS1
500 GB 4 GB INTEL CORE i3 – 3.30 GHZ 2424
9 AUX. CONVENIOS 2
80 GB 1 GB INTEL PENTIUM 4 – 3.00 GHZ 3750
10 CARTERA2 (MONICA)
80 GB 2 GB INTEL CORE 2 DUO – 2.20 GHZ 3750
11 PLANEACION 250 GB 2 GB INTEL PENTIUM CORE 2 DUO – 2.20 GHZ
0888
12 ARCHIVO 500 GB 4 GB INTEL CORE i3 - 3.30 GHZ 2423
13 CALIDAD 500 GB 4 GB INTEL CORE ( IS-4570-3.20 GHZ)
14 SISTEMAS 320 GB 3 GB INTEL PENTIUM CORE 2 DUO 1436
15 SISTEMAS HP 160 GB 4 GB Intel® Xeon® 5140 – 2.00 GHZ PROLIANT ML 350
1337
16 ASESOR CIAL. 250 GB 2 GB INTEL PENTIUM DUAL CORE – 2.60 GHZ
1245
17 AUX COMERCIAL (KARINA)
250 GB 2 GB INTEL PENTIUM DUAL CORE – 2 GHZ
3901
18 AUX-CONTAB.1 500 GB 4 GB INTEL CORE i3 – 3.30 GHZ 2425
19 AUX.CONTAB.2 250 GB 1 GB INTEL PENTIUM 4 – 3.00 GHZ 3435
20 JURIDICA 500 GB 4 GB INTEL CORE i3 – 3.33 GHZ 1098
21 AUX. JURIDICA 250 GB 2 GB INTEL CORE 2 DUO – 2.20 GHZ 3743
22 APOYOFINANCIERO (JENNY)
250 GB 2 GB INTEL PENTIUM DUAL CORE – 2.59 GHZ
1256
23 CTROL.INTERN 500 GB 4 GB INTEL CORE i3 – 3.33 GHZ 106
24 AUX- CONTROL INTERNO
80 GB 1 GB INTEL PENTIUM DUAL CORE – 2.6 GHZ
3762
25 CONTABILIDAD 500 GB 4 GB INTEL CORE ( IS-4570-3.20 GHZ)
26 CRÉDITOS 500 GB 4 GB INTEL CORE ( IS-4570-3.20 GHZ)
PORTÁTILES
No. UBICACIÓN DISCO DURO
MEMORIA
PROCESADOR No. INVENTARIO
1 GERENCIA 1 120 GB
1 GB INTEL AMD SEPROM – 2.00 GHZ
1242
2 SECRE. GERENCIA (CALIDAD)
120 GB
2 GB INTEL AMD SEPROM – 2.00 GHZ
3 FRA. Y ADTVA 500 GB
4 GB INTEL CORE i3 – 2.10 HGZ 1097
4 CONVENIOS 120 GB
1 GB INTEL AMD SEPROM – 2.00 GHZ
1241
5 GERENCIA 120 GB
2 GB INTEL AMD SEPROM – 2.00 GHZ
1224
6 COMERCIAL2 120 GB
2 GB INTEL AMD SEPROM – 2.00 GHZ
1243
7 JURIDICA 500 GB
2 GB AMD DUAL CORE – 1.65 GHZ 1610
8 AUX. JURIDICA1
500 GB
2 GB AMD E-450 APU RADEON – A.65 GHZ
1611
9 AUX. JURIDICA2
500 GB
4 GB INTEL CORE i3 – 2.10 HGZ 0960
IMPRESORAS Y SCANNER DEL INSTITUTO
DEPENDENCIA IMPRESORA No. INVENTARIO SCANNER No. INVENTARIO
GERENCIA HP Deskjet D1660 3793
SECRETARIA GERENCIA HP Laserjet 1022 3918 HP SCANJET
62710 1499
FRA. Y ADTIVA LEXMARK X4530 2430
TESORERÍA
HP Laserjet 1022 3820 EPSON GT-565 1252
HP Laserjet P2014n 0880
HP Laserjet M1120 MFP 1276
CONVENIOS
HP Laserjet 1022 0891 HP SCANJET 63110
2309
HP Laserjet 1022 3764
EPSON FX-2190 3742
CARTERA2-CONVENIOS Samsung ML 2160
PLANEACIÓN
HP Laserjet 1022 0854 CANON DR-3010C
1272 HP Laserjet M1132 MFP 1070
SISTEMAS
HP Laserjet M1132 MFP 1028
EPSON FX-1170 0397
ASESOR COMERCIAL
HP Laserjet P1006 1246
HP CP1225 1671
AUX. PLANEAC (CREDITOS) EPSON L355
1448
CONTABILIDAD HP Laserjet 1022 3822 CANON DR-
3010C 1094
JURIDICA
HP Laserjet 1022 3751
HP laserJet M1132 MFP 0954
HP Laserjet P1102W 1366
CARTERA1 EPSON STYLUS NX 115 1112
CALIDAD EPSON L-355 1509
CONTROL INTERNO HP Laserjet 1022 2341
PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA E INVENTARIOS
ASPECTOS GENERALES
PLANEACION ESTRATEGICA E INVENTARIOS
PLAN DE ACCION:
Se hizo parte del grupo interdisciplinario que trabajo en la consolidación del PLAN DE ACCION del IDESAN y así mismo se realizó el seguimiento conforme a los lineamientos establecidos por Planeación Departamental, siendo el último corte oficial el realizado en el mes de Agosto de los corrientes, el cual muestra unos resultados muy favorables como quiera que el Instituto logró el cumplimiento de sus metas, sobrepasándolas en un alto porcentaje.
INFORME DE GESTION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DEL CUATRENIO 2012 -
2015-10-29
El INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE SANTANDER – IDESAN, es una
entidad descentralizada del departamento de Santander y cuenta con la certificación bajo las
normas NTC ISO 9001:2008 – NTC GP 1000:2009 otorgada por el ICONTEC desde el año 2015.
GESTION POR PROCESOS
Actualmente el IDESAN cuenta con un modelo de gestión por procesos Misionales, Operativos, de
apoyo y de control, los cuales están divididos así:
MISIONALES OPERATIVOS APOYO CONTROL
Gerencia Créditos Compras Control Interno
Comercial Captación y
Colocación
Recursos
Humanos Calidad
Convenios Sistemas
Cartera Contabilidad
Archivo
Jurídica
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Fomentar el desarrollo económico, social y cultural del Departamento de Santander, a través de la
prestación de los servicios de:
Colocación de recursos financieros a los entes territoriales del orden Nacional, Departamental y municipal
Captación de recursos financieros de los entes territoriales del orden Nacional, Departamental y municipal.
Administración de convenios Inter - administrativos en los que el Instituto actúa de depositario, administrador, y pagador de recursos financieros de entidades territoriales del orden nacional, departamental y municipal, en la misma disposición con sus descentralizadas.
Asesoría interinstitucional, orientada a promover el desarrollo territorial, la ejecución planes, proyectos y programas de inversión social originados en los diversos niveles de la administración pública.
EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
En el Instituto Financiero para el Desarrollo de Santander no aplican los ítems:
7.3 Diseño y Desarrollo, debido a que el instituto Financiero para el desarrollo de Santander presta unos servicios ya establecidos y legalizados por su naturaleza de INFI, y por su marco legal.
7.6 Control de los equipos de Seguimiento y medición, debido a que por la naturaleza de los servicios no se cuenta con equipos de seguimiento medición, software, patrones de medición, material de referencia o equipos auxiliares necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.
POLÍTICA DE CALIDAD
El IDESAN, propende por el fortalecimiento y desarrollo de los entes territoriales y entidades
descentralizadas, a través de la prestación oportuna de servicios financieros competitivos
destinados al crecimiento económico, social y cultural del Departamento de Santander en
coordinación y cooperación con las entidades del sector público y privado, con recurso humano
calificado y comprometido en la mejora continua de la eficacia, la eficiencia y la efectividad de su
S.G.C, actuando bajo los principios de ética, transparencia de sus procesos y en la toma de
decisiones conforme a las disposiciones legales en un clima laboral de autogestión, autocontrol y
autorregulación que permite de forma controlada la evaluación y verificación de sus actuaciones
con el propósito de lograr la autosuficiencia de la entidad y contribuir al logro de los fines
esenciales del estado, que le fueron conferidos legalmente.
OBJETIVOS DE CALIDAD
PROGRAMA – IDESAN – ENTIDAD CONFIABLE Y COMPETITIVA
Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades y procesos, a través del desarrollo de una cultura de mejora continua.
PROGRAMA - PORTAFOLIO DE SERVICIOS Y PRODUCTOS COMPETITIVOS
Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a través de una adecuada prestación de servicios financieros, con suministro de información oportuna y veraz.
Lograr la conservación de los clientes actuales y aumentar los clientes mediante la gestión de actividades de mercadeo.
Desarrollar una estructura administrativa y financiera que permita obtener una adecuada rentabilidad y que garantice la autonomía y supervivencia.
Ser una entidad confiable, actuando bajo los principios de ética y transparencia.
Fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través de la adecuada gestión y tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y visión institucionales.
Mantener relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para contar con talento humano y recursos técnicos, administrativos y financieros de óptima calidad, para garantizar la prestación de los servicios del Instituto.
PROGRAMA – IDESAN APOYA LA CREACIÓN DE MIPYMES Y MICROMIPYMES
PROGRAMA – IDESAN FORTALECIENDO Y ESTIMULANDO LA GESTIÓN MUNICIPAL
Establecer adecuados medios, metodologías y tecnologías de comunicación internas y externas que garanticen agilidad y oportunidad en el suministro de la información y servicios solicitados por los clientes.
Articular las actividades del instituto en coordinación y cooperación con las demás entidades que busquen un fin común.
Promover el fortalecimiento y desarrollo de los entes territoriales y entidades descentralizadas, a través de la prestación oportuna de servicios financieros competitivos que promuevan la inversión social, el desarrollo económico y cultural de la región.
PROGRAMA- IDESAN UNA ENTIDAD CON ÉTICA TALENTO HUMANO Y COMPETITIVO
Apoyar el desarrollo de las competencias del Recurso Humano como base para el logro de un adecuado funcionamiento de la organización y el desarrollo del sentido de pertenencia.
Generar un Clima laboral basado en autogestión, autocontrol y autorregulación que permita de forma controlada la evaluación y verificación de la gestión del Instituto Financiero para el Desarrollo de Santander IDESAN.
AUTOEVALUACIÓN
Conjunto de Elementos de Control que al actuar en forma coordinada en el IDESAN, permite en
cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de
la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su
cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos
previstos por la entidad.
La Autoevaluación evalúa los controles y monitorea la operación de la entidad a través de la
medición de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y operación en un
período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo
propósito es tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del
desempeño. Cuenta con los siguientes elementos:
- Autoevaluación del Control.
- Autoevaluación de la Gestión.
AUDITORÍA INTERNA
Permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades,
operaciones y resultados del IDESAN. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias
sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción
de los diferentes grupos de interés.
La Auditoría Interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del S.G.C. y el Control,
que analiza las debilidades y fortalezas de la gestión y del control, así como el desvío de los
avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas
en el IDESAN. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los
procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a los Directivos en el
proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados.
Es el segundo momento de la Evaluación Independiente, constituyéndose en una herramienta
de retroalimentación para el S.G.C. y el Control, que examina las debilidades y fortalezas del
control en la operación de la entidad.
Su propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de
cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como sobre
irregularidades y errores presentados en la operación de la entidad, apoyando a la Dirección
en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, sugiriendo las acciones de
mejoramiento correspondientes.
La Auditoría Interna debe tener alcance en tres aspectos básicos de evaluación:
Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables.
Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales.
Gestión y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a los clientes, usuarios y/o partes interesadas.
El ejercicio de la Auditoría Interna comprende básicamente cuatro fases, a saber: Planeación,
Ejecución, Informe y Seguimiento. Su ejecución se soporta en el conjunto de Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas, las cuales buscan estandarizar los procesos auditores y formalizar el
trabajo de auditoría propiamente dicho.
Las auditorias se realizan con base en un Programa de Auditoría Interna, documento de trabajo
detallado que se constituye en la guía para la ejecución del Plan de Auditoría Interna por parte de
la Oficina de Control Interno, y la oficina de Planeación.
Los resultados de la Auditoría son comunicados al representante legal del IDESAN y a cada uno
de los niveles directivos responsables para que acojan las recomendaciones, e
implementen las acciones de mejoramiento sugeridas por la Oficina de Control Interno o quien
haga sus veces.
Así mismo, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces puede realizar Auditorías internas
a procesos, actividades u operaciones, no contempladas en el Programa Anual de Auditoria,
cuando lo determine el representante legal o las condiciones así lo ameriten.
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales del IDESAN.
Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para
fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en
los términos establecidos en la norma de creación y la ley, teniendo en cuenta los compromisos
adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas.
El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis generados en el
desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las
observaciones del órgano de Control Fiscal. El IDESAN estructura el Plan de Mejoramiento que ha
de adelantarse en un periodo determinado, ajustado con su misión, visión, objetivos institucionales,
funciones y los recursos disponibles.
Su contenido contempla las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones
presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos; así como la definición de su
objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los
recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias para
verificar su cumplimiento.
PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
Son los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de
las áreas responsables dentro del Instituto, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y
funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los
objetivos del IDESAN en su conjunto.
Los Planes de Mejoramiento por Procesos contienen las acciones para subsanar las variaciones
presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. En su
formulación se incluye: la descripción de las causas y consecuencias de dichas variaciones; la
definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en el tiempo; la
asignación de los responsables y el seguimiento necesario para verificar su cumplimiento. Además,
incluyen aquellos aspectos constitutivos del Plan de Mejoramiento Institucional que contribuyen a
su desarrollo.
PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos
del IDESAN para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un
marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o
tareas bajo su responsabilidad.
Los Planes de Mejoramiento Individual contienen los compromisos que asume el servidor con
el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se
espera de él. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo
con las funciones y competencias de cada empleo, el instrumento de evaluación del desempeño,
los Acuerdos de Gestión y el Plan de Mejoramiento por Procesos.
Estos planes deben guardan coherencia con la evaluación por dependencias que presenta la
Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento del artículo 39 de la Ley 909
de 2004.
REVISION POR LA DIRECCION
La alta dirección del Instituto Financiero para el desarrollo de Santander IDESAN, determina que
anualmente se harán mínimo 2 revisiones del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno,
las cuales se realizarán de acuerdo a la programación que determine la alta dirección, estas
reuniones serán programadas y comunicadas al personal, para así asegurar su conveniencia,
adecuación y eficacia continua. Esta revisión debe incluir la evaluación de oportunidades de
mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de Calidad y de control
Interno, incluyendo la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad. De igual forma para esta
revisión se tienen en cuenta los siguientes aspectos: resultados de auditorías internas de calidad,
retroalimentación del cliente, desempeño de los procesos y conformidad del producto, estado de
las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisión por la Dirección,
recomendaciones para la mejora, y Gestión de los riesgos. Esta información se consigna en el
acta de revisión por la dirección en el Comité de Gerencia.
Se adjunta la presente el consolidado anual del Plan de ACCION por cada vigencia y el actual a Diciembre 2015.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:
Cada vigencia conto con su PLAN DE ADQUISICONES, elaborado conforme a los lineamientos
establecidos por Colombia Compra Eficiente y con su respectivo seguimiento.
Se elaboró el anteproyecto del PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2016, el cual se adjunta a la
presente.
SUPERVICIONES CONTRATOS:
Se viene adelantando la supervisión de los contratos asignados, los cuales terminan en la presente
vigencia a excepción del contrato celebrado con “ SEGUROS GENERALES SURAMERICANA S.A.
– SEGUROS DE VIDA SURAMERICANA S.A.” el cual termina el día 26 de mayo de 2016.
SUPERVICIONES DE COMODATOS:
El Instituto celebro varios CCOONNTTRRAATTOOSS IINNTTEERRAADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS DDEE CCOOMMOODDAATTOO CCOONN EELL
DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE SSAANNTTAANNDDEERR ““IIDDEESSAANN”” ppaarraa eell pprrééssttaammoo ddee ssuuss iinnssttaallaacciioonneess aassii ::
CCoommooddaattoo JJ 110000 ((VVeennttaanniillllaa úúnniiccaa)) vviiggeenncciiaa ooccttuubbrree 88 ddee 22001144 aall ooccttuubbrree 77 ddee 22001199
CCoommooddaattoo JJ 5522 ((PPeennssiioonneess)) vviiggeenncciiaa AAggoossttoo 2299 ddee 22001122 aall AAggoossttoo 2288 ddee 22001177
CCoommooddaattoo JJ 5599 ((VVeennttaanniillllaa úúnniiccaa)) vviiggeenncciiaa DDiicciieemmbbrree 2277 ddee 22001122 aall DDiicciieemmbbrree 2266 ddee 22001177
CCoommooddaattoo JJ 8800 ((VViivviieennddaa)) vviiggeenncciiaa DDiicciieemmbbrree 99 ddee 22001133 aa DDiicciieemmbbrree 88 ddee 22001188
BIENES MUEBLES E INMUEBLES
El Instituto es propietario de los siguientes inmuebles, a los cuales se le realizo un avalúo
comercial en el mes de Octubre de 2012. Se encuentran a paz y salvo por concepto de impuestos
y valorización para el inmueble de Bucaramanga.
Edificio sede ubicado en la calle 48 No. 27ª-48 de ésta ciudad. Matricula 300-51384.
Lote 30 Parcela Mesa de los Santos. Matricula 314-40211
Lote No. 2 .Parcela Mesa de los Santo. Matricula 314-34939
Lote 28 A. Parcela mesa de los Santos. Matricular 314-40209
Lote 1. Parcela mesa de los Santos. Matricular 314- 34938
Estos Inmuebles se reportaron en el SISTEMA DE INFORMACION Y DE GESTION DE ACTIVOS
SIGA.
Se reporto a la Gerencia en su momento, la explotación de piedra registrada en uno de los lotes
anteriormente mencionados , con el fin de que se adelantaran las gestiones jurídicas pertinentes
para evitar que dicho problema continuara.
INVENTARIO:
Se encuentran registrados en el SOFTWARE XEO, y se le realizan dos revisiones anuales a cada
inventario con el acompañamiento de la oficina de Control Interno.
Se adjunta el Consolidado del inventario General.
ARCHIVO: ( fecha de corte 27 de Octubre/15)
A partir del mes de Diciembre del año 2010 se empezó a digitalizar toda la documentación que
enviaban los funcionarios de las diferentes dependencias e ingresadas al software Docuadmin
desde la caja # 843.
Los documentos corresponden a los siguientes:
DOCUMENTOS ESCANEADOS AÑO 2010
No CAJA No CARPETAS OFICINA
843 4 TESORERIA
844 11 TESORERIA
DOCUMENTOS ESCANADOS AÑO 2011
No CAJA No CARPETAS OFICINA
845 3 TESORERIA
846 6 TESORERIA
847 7 TESORERIA
848 6 GERENCIA
849 7 FINANCIERA
851 8 CONVENIOS Y CARTERA
852 8 CONVENIOS Y CARTERA
853 7 CONVENIOS Y CARTERA
854 8 CONVENIOS Y CARTERA
855 5 CONVENIOS Y CARTERA
856 10 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
857 8 TESORERIA
858 12 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
859 11 CONVENIOS Y CARTERA
860 22 CONVENIOS Y CARTERA
861 6 CONVENIOS Y CARTERA
862 6 CONVENIOS Y CARTERA
863 4 CONVENIOS Y CARTERA
864 5 CONVENIOS Y CARTERA
865 14 CONVENIOS Y CARTERA
866 36 CONVENIOS Y CARTERA
867 4 TESORERIA
868 4 TESORERIA
869 5 TESORERIA
870 5 TESORERIA
871 3 TESORERIA
872 4 TESORERIA
873 3 TESORERIA
874 4 TESORERIA
875 3 TESORERIA
876 3 TESORERIA
877 3 TESORERIA
878 3 TESORERIA
879 4 TESORERIA
880 10 TESORERIA
881 10 JURIDICA
882 17 JURIDICA
883 19 JURIDICA
884 17 JURIDICA
885 6 JURIDICA
886 22 JURIDICA
887 9 JURIDICA
888 3 JURIDICA
889 22 JURIDICA
890 7 JURIDICA
891 11 JURIDICA
892 8 JURIDICA
893 11 JURIDICA
894 8 JURIDICA
895 10 JURIDICA
896 1 JURIDICA
DOCUMENTOS ESCANEADOS 2012
No CAJA No CARPETAS OFICINA
897 3 TESORERIA
898 3 TESORERIA
899 6 TESORERIA
900 5 TESORERIA
901 4 TESORERIA
902 7 CONSEJO DIRECTIVO
903 8 CONVENIOS Y CARTERA
904 7 CONVENIOS Y CARTERA
905 14 CONVENIOS Y CARTERA
906 7 CONVENIOS Y CARTERA
907 7 CONVENIOS Y CARTERA
908 8 CONVENIOS Y CARTERA
909 8 CONVENIOS Y CARTERA
910 8 CONVENIOS Y CARTERA
911 10 CONVENIOS Y CARTERA
912 5 CONVENIOS Y CARTERA
913 7 CONVENIOS Y CARTERA
914 7 CONVENIOS Y CARTERA
915 14 CONVENIOS Y CARTERA
916 5 CONVENIOS Y CARTERA
917 8 CONVENIOS Y CARTERA
918 23 CONVENIOS Y CARTERA
919 3 JURIDICA
920 2 JURIDICA
921 3 JURIDICA
922 3 JURIDICA
923 3 JURIDICA
924 3 JURIDICA
925 32 CONVENIOS Y CARTERA
926 4 CONVENIOS Y CARTERA
927 8 CONVENIOS Y CARTERA
928 5 CONVENIOS Y CARTERA
929 4 CONVENIOS Y CARTERA
930 27 CONVENIOS Y CARTERA
931 4 SISTEMAS
932 7 SISTEMAS
933 10 SISTEMAS
934 5 SISTEMAS
935 6 GERENCIA
936 6 SISTEMAS
937 3 TESORERIA
938 4 TESORERIA
939 4 TESORERIA
940 3 TESORERIA
941 4 TESORERIA
942 3 TESORERIA
943 2 TESORERIA
944 3 TESORERIA
945 3 TESORERIA
946 3 TESORERIA
947 3 TESORERIA
948 2 TESORERIA
949 3 TESORERIA
950 2 TESORERIA
951 5 TESORERIA
952 4 TESORERIA
953 4 TESORERIA
954 3 TESORERIA
955 4 TESORERIA
956 3 TESORERIA
957 34 JURIDICA
958 5 GERENCIA
959 9 GERENCIA
960 5 GERENCIA
961 3 CONVENIOS Y CARTERA
962 2 CONVENIOS Y CARTERA
963 2 CONVENIOS Y CARTERA
964 7 CONVENIOS Y CARTERA
965 2 JURIDICA
966 2 JURIDICA
967 14 CONVENIOS Y CARTERA
968 3 JURIDICA
969 4 JURIDICA
DOCUMENTOS ESCANEADOS 2013
No CAJA No CARPETAS OFICINA
970 10 PLANEACION E INVENTARIOS
971 2 JURIDICA
972 2 JURIDICA
973 2 JURIDICA
974 2 JURIDICA
975 6 CONTROL INTERNO
976 10 PLANEACION E INVENTARIOS
977 5 ASESORA COMERCIAL
978 5 ASESORA COMERICIAL
979 5 ASESORA COMERICAL
980 6 ASESORA COMERCIAL
981 5 PLANEACION E INVENTARIOS
982 5 ASESORA COMERCIAL
983 5 ASESORA COMERCIAL
984 6 ASESORA COMERCIAL
985 5 GERENCIA
986 4 COMERCIAL
987 5 ASESORA COMERCIAL
988 6 GERENCIA
989 3 GERENCIA
990 4 GERENCIA
991 10 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
992 5 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
993 12 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
994 13 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
1037 9 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
1038 12 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
1039 11 PLANEACION E INVENTARIOS
1040 14 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
1041 5 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
1042 22 PLANEACION E INVENTARIOS
1043 8 PLANEACION E INVENTARIOS
1044 9 FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
1045 22 FINANCEIRA Y ADMINISTRATIVA
1046 6 CONVENIOS Y CARTERA
1047 5 CONVENIOS Y CARTERA
1048 2 CONVENIOS Y CARTERA
1049 2 CONVENIOS Y CARTERA
1050 3 CONVENIOS Y CARTERA
1051 2 CONVENIOS Y CARTERA
1052 9 JURIDICA
1053 3 CONVENIOS Y CARTERA
1054 2 CONVENIOS Y CARTERA
1055 2 CONVENIOS Y CARTERA
1056 3 CONVENIOS Y CARTERA
1057 3 CONVENIOS Y CARTERA
1058 2 CONVENIOS Y CARTERA
1059 3 CONVENIOS Y CARTERA
1060 29 CONVENIOS Y CARTERA
1061 8 GERENCIA
1062 5 GERENCIA
1063 5 JURIDICA
1064 6 GERENCIA
1065 3 GERENCIA
1066 6 JURIDICA
1067 15 JURIDICA
1068 34 CONVENIOS Y CARTERA
1069 41 CONVENIOS Y CARTERA
1070 9 JURIDICA
1071 12 JURIDICA
1072 32 CONVENIOS Y CARTERA
1073 5 JURIDICA
1074 10 JURIDICA
1075 3 JURIDICA
1076 32 CONVENIOS Y CARTERA
DOCUMENTOS ESCANEADOS 2014
No CAJA No CARPETAS OFICINA
1077 4 CONVENIOS Y CARTERA
1078 8 JURIDICA
1079 11 JURIDICA
1080 10 JURIDICA
1081 25 CONVENIOS Y CARTERA
1082 29 CONVENIOS Y CARTERA
1083 3 CONVENIOS Y CARTERA
1084 10 CONVENIOS Y CARTERA
1085 5 SISTEMAS
1086 8 SISTEMAS
1087 10 SISTEMAS
1088 2 COMERCIAL
1089 2 COMERCIAL
1090 1 COMERCIAL
1091 3 TESORERIA
1092 4 TESORERIA
1093 4 TESORERIA
1094 3 TESORERIA
1095 4 TESORERIA
1096 2 TESORERIA
1097 5 JURIDICA
1098 3 GERENCIA
1099 6 GERENCIA
1100 9 CONVENIOS Y CARTERA
1101 5 TESORERIA
1102 3 TESORERIA
1103 9 CONVENIOS Y CARTERA
1104 5 GERENCIA
1105 13 CONVENIOS Y CARTERA
1106 4 CONVENIOS Y CARTERA
1107 2 TESORERIA
1108 3 TESORERIA
1109 2 TESORERIA
1110 3 CONVENIOS Y CARTERA
1111 22 CONVENIOS Y CARTERA
1112 3 CONVENIOS Y CARTERA
1113 4 CONVENIOS Y CARTERA
1114 3 TESORERIA
1115 2 TESORERIA
1116 4 CONVENIOS Y CARTERA
1117 5 CONVENIOS Y CARTERA
1118 8 CONVENIOS Y CARTERA
1119 4 TESORERIA
1120 3 TESORERIA
1121 3 TESORERIA
1122 4 TESORERIA
1123 2 TESORERIA
1124 4 TESORERIA
1125 3 TESORERIA
1126 4 TESORERIA
1127 5 CONVENIOS Y CARTERA
1128 9 CONVENIOS Y CARTERA
1129 5 CONVENIOS Y CARTERA
1130 3 TESORERIA
1131 3 TESORERIA
1132 12 CONVENIOS Y CARTERA
1133 5 CONVENIOS Y CARTERA
1134 8 COMERCIAL
1135 10 CONVENIOS Y CARTERA
1136 5 CONVENIOS Y CARTERA
1137 3 CONVENIOS Y CARTERA
1138 5 CONVENIOS Y CARTERA
1139 4 CONVENIOS Y CARTERA
1140 18 JURIDICA
1141 31 CONVENIOS Y CARTERA
1142 4 TESORERIA
1143 4 CONVENIOS Y CARTERA
1144 3 CONVENIOS Y CARTERA
1145 5 TESORERIA
1146 5 TESORERIA
DOCUMENTOS ESCANEADOS 2015
No CAJA No CARPETAS OFICINA
1147 8 PLANEACION E INVENTARIOS
1148 3 TESORERIA
1149 4 TESORERIA
1150 4 TESORERIA
1151 3 TESORERIA
1152 3 TESORERIA
1153 3 TESORERIA
1154 2 TESORERIA
1155 4 TESORERIA
1156 5 JURIDICA
1157 5 JURIDICA
1158 5 JURIDICA
1159 5 JURIDICA
1160 5 JURIDICA
1161 10 SISTEMAS
1162 9 CONVENIOS Y CARTERA
1163 2 CONVENIOS Y CARTERA
1164 5 JURIDICA
1165 6 TESORERIA
1166 6 TESORERIA
1167 6 TESORERIA
1168 5 CONVENIOS Y CARTERA
1169 5 TESORERIA
1170 8 TESORERIA
1171 25 CONVENIOS Y CARTERA
1172 11 CONVENIOS Y CARTERA
1173 5 TESORERIA
1174 7 TESORERIA
1175 8 TESORERIA
1176 7 SISTEMAS
1177 8 JURIDICA
1178 37 CONVENIOS Y CARTERA
Como mejora en el proceso de archivo para evitar la manipulación y perdida de los documentos, se manifestó a la gerencia la necesidad de contratar una persona para iniciar el escaneo del archivo central antiguo del Instituto logrando así el contrato J-73 de 2014 , J-27 de 2015 y J-84 de 2015 en desarrollo de los mismos se han escaneado desde la caja No 1 a la 147 las cuales son enviadas a la persona encargada de manejar el software para que se incorpore y se actualice el software Docuadmin:
Los documentos corresponden a los siguientes:
ESCANEADO ANTIGUO AÑO 2014
No DE CAJA OBSERVACIONES
1 No se escaneo, va en tomos
1A No se escaneo, va en tomos
2 Escaneado
3 No se escaneo, va en tomos
3A Escaneado
4 No se escaneo, va en tomos
5 Escaneado
6 Algunos se escanearon otros no porque van en tomos
6A Algunos se escanearon otros no porque van el tomos
7 Escaneado
7A No se escaneo, va en tomos
8 Escaneado
8A No se escaneo, va en tomos
9 Escaneado
9A No se escaneo, va en tomos
10 Escaneado
10A No se escaneo, va en tomos
11 Se escaneo una carpeta, los demás son tomos
11A Se escaneo una carpeta, los demás son tomos
12 Escaneado
12A No se escaneo, va en tomos
13 No se escaneo, va en tomos
14 Se eliminó mediante acta comité de archivo No 3 de julio 27 de 2006
15 Se eliminó mediante acta comité de archivo No 3 de julio 27 de 2006
16 Se eliminó mediante acta comité de archivo No 3 de julio 27 de 2006
17 No se escaneo, va en tomos
18 No se escaneo, va en tomos
19 No se escaneo, va en tomos
20 No se escaneo, va en tomos
21 No se escaneo, va en tomos
22 Algunos se escanearon, otros no porque van en tomos
23 No se escaneo va en tomos
24 Se escanearon 3 carpetas, los otros son tomos
25 Se escanearon 2 carpetas, los otros van en tomos
26 Escaneado
27 Escaneado
28 Escaneado
29 Escaneado
30 Escaneado
31 Escaneado
32 Escaneado
33 Escaneado
34 Se eliminó mediante acta comité de archivo No 3 del 27 de Julio de 2006
35 Se eliminó mediante acta comité de archivo No 3 del 27 de Julio de 2006
36 Se eliminó mediante acta comité de archivo No 3 del 27 de Julio de 2006
37 Se escanearon y se incluyeron a docuadmin 10 carpetas que no estaban en el software
38 Se escanearon los documentos, se adicionaron 4 carpetas y se actualizo en el docuadmin ya que
los que se encontraba físicamente en la caja no concordaba con lo del formato único documental,
ni con el software. Lo que figuraba se encuentra en la caja 758.
40 Escaneado
41 Escaneado
42 Escaneado
43 Escaneado
44 Escaneado
45 Escaneado
46 Escaneado
47 Escaneado
48 Escaneado
49 Escaneado
50 Escaneado
51 Escaneado
52 Escaneado
53 Escaneado
54 Escaneado
55 Escaneado
56 Escaneado
57 Escaneado
58 Escaneado
59 Escaneado
60 Escaneado
61 Escaneado
62 Escaneado
63 Escaneado
64 Escaneado
65 Escaneado
66 Escaneado
67 Escaneado
ESCANEADO ANTIGUO AÑO 2015
No DE CAJA OBSERVACIONES
68 Escaneado
69 Escaneado
70 Escaneado
71 Escaneado
72 Escaneado
73 Escaneado
74 Escaneado, se incluyeron todas las carpetas ya que no figuraban en docuadmin, pero si estaban
físicamente y en el formato único documental.
75 Escaneado
76 Escaneado
77 Escaneado
78 Escaneado
79 Escaneado
80 Escaneado
81 Escaneado
82 Escaneado
83 Escaneado
84 Escaneado
85 Eliminada mediante acta comité de archivo 04del 27 de mayo de 2009
86 Eliminada mediante acta comité de archivo 04del 27 de mayo de 2009
87 Escaneado
88 Escaneado
89 Escaneado, se incluyeron todas las carpetas ya que figuraban en el formato único documental y
físicamente.
90 Escaneado, se incluyeron todas las carpetas ya que figuraban en el formato único documental y
físicamente. Y algunos van en tomos
91 Escaneado, algunos van en tomos, igualmente se separaron algunas carpetas para ingresarlas
al docaudmin
92 Escaneado, se incluyeron algunas carpetas que no se encontraban en el docuadmin, ni en el
formato único documental, pero si físicamente.
93 Escaneado, se ingresaron todas las carpetas que no estaban en Docuadmin, pero si se
encontraban fisicamente, y en el formato único documental.
94 Escaneado, las carpetas no figuraban en el docuadmin, por lo tanto se ingresaron los
documentos que figuraban en el formato único documental y físicamente.
95 Escaneado, las carpetas no figuraba en el docuadmin, por lo tanto se ingresaron los documentos
que figuraban en el formato único documental y los que se encontraron físicamente.
96 Escaneadas y se separaron las carpetas para asociarlas a docuadmin.
97 Escaneadas y se separaron las carpetas para asociarlas a docuadmin.
98 Escaneado, no figuraba en el docuadmin por lo tanto se ingresaron los documentos que
figuraban en el formato único documental y los que se encontraron físicamente.
99 Escaneado, no figura en docuadmin , por lo tanto se incluyeron las carpetas que se encontraron
físicamente y en el formato único documental.
100 Escaneado, no figura en docuadmin , por lo tanto se incluyeron las carpetas que se encontraron
físicamente y en el formato único documental.
101 Escaneado, no figura en docuadmin , por lo tanto se incluyeron las carpetas que se encontraron
físicamente y en el formato único documental.
102 Escaneado, se separaron las carpetas para ser asociadas al docuadmin, y otras se incluyeron ya
que no estaban e docuadmin pero si físicamente y en el formato único documental.
103 Escaneado, no figura en docuadmin , por lo tanto se incluyeron las carpetas que se encontraron
físicamente y en el formato único documental.
104 Escaneado, se separaron las carpetas para ser asociadas al docuadmin.
105 Escaneado, se separaron las carpetas para ser asociadas al docuadmin.
106 Escaneado, no figuraban en docuadmin, por lo tanto se incluyeron las carpetas que se
encontraban físicamente y en el formato único documental.
107 Escaneado, no figuraba en docuadmin, por lo tanto se incluyeron que se encontraban
físicamente y en el formato único documental.
108 Escaneado, no figuraba en docuadmin, por lo tanto se incluyeron que se encontraban
físicamente y en el formato único documental.
109 Escaneado, y algunos en tomos, no figuraba en docuadmin, por lo tanto se incluyeron que se
encontraban físicamente y en el formato único documental.
110 Escaneado, no figuraba en docuadmin, por lo tanto se incluyeron que se encontraban
físicamente y en el formato único documental.
111 Escaneado, se anexaron dos carpetas que faltaban en el docuadmin y que se encontraban
físicamente y en el formato único documental.
112 Escaneado, se anexaron cinco carpetas que faltaban en el docuadmin y que se encontraban
físicamente y en el formato único documental.
113 Escaneado, no figuraba en docuadmin, por lo tanto se incluyeron que se encontraban
físicamente y en el formato único documental.
114 Escanado, algunas carpetas no figuraban en docaudmin por lo tanto se anexaron, ya que se
encontraban físicamente y en el formato documental.
115 Escaneado, se separaron las carpetas para ser asociadas al docuadmin, y se anexaron otras 5
que van en tomos y no figuraban en docuadmin, pero si físicamente y en el formato documental.
116 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
117 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
118 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
119 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
120 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
121 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
122 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
123 Eliminada mediante acta de comité de archivo No 04 del 27 de mayo de 2009.
124 Escaneado, se anexaron las carpetas que no figuraban en docuadmin, pero si en físicamente y
en el formato único documental.
125 Escaneado, se anexaron las carpetas que no figuraban en docuadmin, pero si en físicamente y
en el formato único documental.
126 Escaneado, se anexaron las carpetas que no figuraban en docuadmin, pero si en físicamente y
en el formato único documental.
127 Escaneado, se anexaron las carpetas que no figuraban en docuadmin, pero si en físicamente y
en el formato único documental.
128 Escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente y no estaban en
Docuadmin, y no coincidían con lo relacionado en el formato único Documental.
129 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
130 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
131 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
132 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
133 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
134 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
135 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
136 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
137 Escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin
138 Escaneado, se anexaron carpetas que no figuraban docuadmin, pero se encontraron físicamente
y en el formato único documental.
139 Escaneado, se separaron y se anexaron algunas carpetas para asociarlas al docuadmin, ya que
se encontraban físicamente y en el formato único documental, pero no en el software.
140 Escaneado, se separaron y se anezaron algunas carpetas para asociarlas al docuadmin, ya que
no se encontraban físicamente y en el formato único documental, pero no en el software.
141 Ok escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente, y que estaban
relacionadas en el formato único documental.
142 Ok escaneado, se separaron las carpetas para asociarlas al docuadmin.
143 Ok escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente, y que estaban
relacionadas en el formato único documental.
144 Ok escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente, y que estaban
relacionadas en el formato único documental.
145 Ok escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente, y que estaban
relacionadas en el formato único documental.
146 Ok escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente, y que estaban
relacionadas en el formato único documental.
147 Ok escaneado, se anexaron las carpetas que se encontraron físicamente, y que estaban
relacionadas en el formato único documental.
Además con el fin de evitar la manipulación y/o perdida de los documentos se han escaneado las siguientes cajas las cuales han sido solicitadas por funcionarios de la entidad y se escanean para no entregarlas físicamente sino enviadas por compartir asi:
No de caja No de carpetas
234 8
235 7
468 1
488 1
534 27
574 1
589 14
598 2
599 2
602 2
610 1
627 1
684 1
685 2
686 2
689 1
690 1
691 1
748 1
758 2
795 2
826 3
827 1
828 1
A partir de Agosto del 2009 se cuenta con el software Docuadmin; y actualmente opera mediante contrato J -91 del 2015 con la empresa Numérica Ltda la cual se encarga del mantenimiento preventivo, correctivo, revisión permanente, capacitaciones , actualizaciones y auditorías del software verificando el proceso de ingreso de metadatos, digitalización y búsqueda de nuevos documentos.
Se realizó un convenio de comodato J-39 celebrado entre el Instituto Financiero para el Desarrollo de Santander IDESAN y el Departamento de Santander, debidamente firmado el 30 de abril de 2013 donde el Instituto entrega en comodato las oficinas del primer piso a la secretaría general del departamento para que funcionen las oficinas de pasaporte por un tiempo de cinco (5) años, en la cláusula sexta: obligaciones: Como contraprestación a este servicio el Departamento de Santander se compromete a recibir, almacenar, custodiar, y transportar el archivo central e Histórico de propiedad del IDESAN, garantizando la perfecta conservación de la Información de conformidad con la ley 594 de 2000 a través de la empresa contratada por el departamento THOMAS MTI. Por lo anterior la oficina de Planeación a la fecha ha realizado la entrega física y en medio
magnético la relación de cajas desde la 1 a la 1160.
Se realizó visita a las Instalaciones de LA EMPRESA THOMAS MTI donde se encuentra el archivo central e histórico del Instituto, verificando que se encontrara en las mejores condiciones de acuerdo con los lineamientos de la ley general del archivo.
Mediante acta de comité de archivo de fecha 28 de octubre de 2013 se autorizó la eliminación de algunos documentos que ya cumplieron con los tiempos dispuestos en las tablas de retención documental. Estos son:
No de caja No de carpetas
809 6
636 1
637 1
824 1
Se atienden solicitudes al cliente interno, y con el fin de medir la efectividad y eficiencia se realiza encuesta de grado de satisfacción al cliente interno en la consulta de documentos de manera trimestral.
Se asistió a la socialización y talleres de gestión documental invitados por el archivo general de la nación en el que se vio todo lo relacionado a instrumentos archivísticos, la preservación digital, ISO 30301, ISO 16175-7, ISO 18492, ISO 15801, la estructura del documento electrónico, estructura del PINAR (Plan Institucional de archivo), y estructura del PGD (Programa de gestión Documental), por lo anterior y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por el Archivo General de la Nación en el decreto 2609 de 2012 en su capítulo II, donde obliga que todas las entidades del estado deben formular un Plan de Gestión Documental (PGD) el Instituto procede a contratar a una persona encargada mediante contrato J-39 de 2015 para su elaboración.
Se realiza capacitación a las personas encargadas de manejar el archivo de gestión de cada dependencia de la manera adecuada de cómo deben enviar los documentos al archivo de central y cuáles son los formatos que se deben utilizar, cada vez que lo requieran.
. Los Backups se realizan automáticamente desde el servidor todos los viernes después de terminada la jornada laboral, y adicionalmente la encargada del área de sistemas realiza copia semanal en dos discos externos
GESTION JURIDICA En cuanto a la gestión de cartera se obtuvo la recuperación de recursos que se encontraban en procesos jurídicos, como es la deuda de Neo mundo, Puente Nacional y la relacionada con algunas demandas por libranzas. Estos logros los podemos apreciar en anexo jurico
CONTROL INTERNO
La oficina de control interno extracto de los informes que se le envía trimestralmente a la gerencia del instituto, el presente informe de actividades realizadas durante los años 2014 y 2015, para ser enviado a la gobernación de Santander con objeto de que forme parte del empalme de la administración saliente con la administración entrante. La oficina de Control Interno para el primer trimestre de 2014 realizo entre otras las siguientes labores: Auditorias: Compras y manejo de inventarios: Revisión al Plan Anual de Adquisición vigencia 2014 Contabilidad – Presupuesto: Revisión liquidación final cierre del presupuesto 2013. Jurídica: revisión de acciones jurídicas reportes de cartera. Se publicó en la Página Web del Instituto, el informe de evaluación del sistema de Control Interno MECI. Se realizó el seguimiento al plan de mejoramiento institucional reporte a la contraloría. Se elaboraron los indicadores de gestión para el proceso de control interno. Se realizó el informe ejecutivo anual sobre el avance en la implementación del MECI. Se realizó el informe de la legalización del software a la Dirección Nacional de derechos de Autor. Se realizó el informe para la gerencia del instituto de austeridad y gasto público para la vigencia 2013
Participación en comités institucionales Participación en las reuniones gerenciales Participación en los Comités de la Revisión por la Gerencia del Sistema de Gestión de la Calidad Participación en las auditorias de calidad Labores propias de la oficina relacionada con las labores de secretariado como son entre otras, el archivo y manejo de correspondencia, toma de fotocopias, contestar teléfono. Consultas virtuales sobre actualización de normas Elaboración de informes La oficina de Control Interno para el segundo trimestre de 2014 realizo entre otras las siguientes labores:
Seguimiento al Plan de Mejoramiento institucional Reporte a la Contraloría.
Se elaboraron y presentaron los Indicadores de Gestión proceso Control Interno segundo trimestre 2014 Se realizó un Arqueo Caja Menor Se realizó comité de Control Interno para informar sobre el avance al plan de mejoramiento Auditorias: verificación de recaudos en el sistema primer trimestre 2014 Revisión aleatoria de Créditos Revisión de Reporte boletín deudores morosos Revisión Contratos I SEMESTRE 2014 Revisión Actos Administrativos
Participar en reunión Revisión de Indicadores Labores propias de la oficina relacionada con las labores de secretariado como son entre otras, el archivo y manejo de correspondencia, toma de fotocopias, contestar teléfono. Consultas virtuales sobre actualización de normas Elaboración de informes Participación en comités institucionales Participación en las reuniones gerenciales La oficina de Control Interno para el tercer trimestre de 2014 realizo entre otras las siguientes labores:
Auditorias: Verificación de recaudos en el sistema primer trimestre 2014 Revisión aleatoria de créditos del primer trimestre 2014 Revisión de reporte de boletín de deudores morosos Revisión de conciliaciones bancarias Revisión de los actos administrativos Revisión del plan de acción a Junio de 2014 en la cual se plasmaron unas recomendaciones en cuanto a la actualización del MECI, y a las certificaciones de riesgo crediticio a corto y largo plazo. Revisión de demandas créditos Vs cartera en el cual se realizaron unas recomendaciones a la oficina gestora en el sentido de: Dada la situación de la empresa FERTICOL, se recomienda por parte de esta oficina, se adelante a la mayor brevedad posible las acciones tendientes a la recuperación de los recursos adeudados al instituto, no solo de este crédito que ya se encuentra en mora, sino de todos los realizados a esa entidad. Es de suma importancia que se revisen las fechas de vencimiento de todos los créditos otorgados a FERTICOL y se realice el seguimiento correspondiente para evitar que entren en mora. Se realizaron los arqueos de caja menor y caja de tesorería correspondientes al
trimestre. Se realizó el seguimiento al plan de mejoramiento institucional reporte a la contraloría. Se elaboraron los indicadores de gestión para el proceso de control interno. Se realizó comité de control interno para socializar las actividades realizadas el trimestre anterior. Participación en comités institucionales Participación en las reuniones gerenciales Participación en los Comités de la Revisión por la Gerencia del Sistema de Gestión de la Calidad Labores propias de la oficina relacionada con las labores de secretariado como son entre otras, el archivo y manejo de correspondencia, toma de fotocopias, contestar teléfono. Consultas virtuales sobre actualización de normas Elaboración de informes La oficina de Control Interno para el primer trimestre de 2015 realizo entre otras las siguientes labores: Auditorias: Contabilidad : Revisión de las Conciliaciones Jurídica: revisión de acciones jurídicas reportes de cartera. Revisión del plan de compras 2015 Se realizó el seguimiento al plan de mejoramiento institucional reporte a la contraloría. Se elaboraron los indicadores de gestión para el proceso de control interno. Se realizó el informe de la cuenta anual solicitada por la Contraloría General de Santander Se realizó el informe para la gerencia del instituto de austeridad y gasto público para la vigencia 2014 Se realizó la aplicación de las encuestas de Control Interno MECI y MECICO Se realizó el informe de la legalización del software a la Dirección Nacional de derechos de Autor. Participación en comités institucionales Participación en las reuniones gerenciales Participación en los Comités de la Revisión por la Gerencia del Sistema de Gestión de la Calidad Participación en las auditorias de calidad Labores propias de la oficina relacionada con las labores de secretariado como son entre otras, el archivo y manejo de correspondencia, toma de fotocopias, contestar teléfono. Elaboración de informes La oficina de Control Interno para el segundo trimestre de 2015 realizo entre otras las siguientes labores: Auditorias: Contabilidad : Revisión de las Conciliaciones Tesorería: verificación de recaudos. Comercial: revisión plan comercial y revisión de informe impacto de incentivos a clientes Se realizó el seguimiento al plan de mejoramiento institucional reporte a la contraloría. Se elaboraron los indicadores de gestión para el proceso de control interno. Se realizó el informe para la gerencia del instituto de austeridad y gasto primer trimestre 2015 Se realizó arqueo de caja menor Se realizó arqueo de tesorería Se realizó el informe del estado del sistema de control interno Participación en comités institucionales Participación en las reuniones gerenciales Se revisó el boletín de deudores morosos
Participación en las auditorias de calidad Labores propias de la oficina relacionada con las labores de secretariado como son entre otras, el archivo y manejo de correspondencia, toma de fotocopias, contestar teléfono. Elaboración de informes La oficina de Control Interno para el tercer trimestre de 2015 realizo entre otras las siguientes labores: Se realizó el seguimiento al plan de mejoramiento institucional reporte a la contraloría Vigencia 2013 Se realizó el plan de mejoramiento institucional para la contraloría general de Santander Vigencia 2014 Se realizó el seguimiento al plan de mejoramiento institucional reporte a la contraloría Vigencia 2014 Se realizó el informe pormenorizado del estado de control interno Se elaboraron los indicadores de gestión proceso control interno Se realizó el seguimiento al plan anticorrupción Participación en comités institucionales Participación en las reuniones gerenciales Participación en los Comités de la Revisión por la Gerencia del Sistema de Gestión de la Calidad Labores propias de la oficina relacionada con las labores de secretariado como son entre otras, el archivo y manejo de correspondencia, toma de fotocopias, contestar teléfono. Elaboración de informes Se realizó arqueo a la caja menor Se realizó arqueo de fondos de tesorería
CUMPLIMIENTO AL PLAN DE ACCION
A continuación, me permito presentar el resultado del plan de acción programado para el cuatrienio 2012-2015, ejecución del 1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2015, el cual se desarrolló de acuerdo a los siguientes objetivos: se debe anotar que algunos informes están dados a Diciembre 30 de 2015 dado que a la fecha faltan consolidar algunas cifras.
INFORME PLAN DE ACCION A 30 DE DICIEMBRE DE 2015
CREDITOS EDUCATIVOS
META PRODUCTO 2.012 - 2.015 Apoyar el ingreso y la permanencia de 5.000 jóvenes Santandereanos a la formación profesional, postgrados, técnica y tecnológica. Meta 2.015 - 980 jóvenes. El 29 de Diciembre de 2014 se celebro entre IDESAN Y COOPFUTURO convenio J-115 con el fin de aunar esfuerzos para apoyar y facilitar el acceso y permanencia de jóvenes santandereanos a la formación técnica, tecnológica, profesional, posgrados, maestrías y doctorados, todo enmarcado en cumplimiento del Plan De Desarrollo del Departamento de Santander, otorgando 527 créditos. El 24 de Agosto de 2.015 se firma nuevo convenio con Coopfuturo J-97 otorgando a 30 de Diciembre 850 créditos. De igual forma La Cooperativa Tecnológica de Santander Limitada “COOTECSAN” según convenio J-53 ha otorgado 358 créditos para matriculas de Programas Técnicos y Tecnológicos apoyando a jóvenes del área metropolitana en programas de las Unidades Tecnológicas de Santander. NUMERO DE JOVENES SANTANDEREANOS APOYADOS A 30 DE
diciembre DE 2.015: 1.762 Jóvenes, con un porcentaje de
cumplimiento del 180%
AÑO META CUMPLIMIENTO % CUMPLIMIENTO
2012 1620 1620 100%
2013 1200 1572 131%
2014 1200 1363 113.58%
2015 980 1762 180%
TOTAL 5000 6317 126%
CREDITOS EDUCATIVOS
META PRODUCTO 2.012 – 2.015
• Ofrecer créditos educativos a través de IDESAN por 5.000 millones de pesos para
programas de pregrado, postgrado (especialización, maestrías y doctorado).
META 2.015 $765.000.000.
De acuerdo al convenio J-115 COOPFUTURO se han desembolsado $ 1.500.000.000, J-97
$1.795.744.030 y a COOTECSAN según convenio J-53 se desembolsó $435.375.355.
VALOR DE CREDITOS EDUCATIVOS OFRECIDOS A 30 DE DICIEMBRE DE 2.015: $4.014.120.428.005
con un porcentaje de cumplimiento del 524.72%. sin incluir las recolocaciones que ascienden a la
suma de $2.033.123.418
AÑO META CUMPLIMIENTO % CUMPLIMIENTO
2012 $ 2.705.000.000,00 $ 2.705.539.954,00 100,02%
2013 $ 765.000.000,00 $ 2.260.347.529,00 295,47%
2014 $ 765.000.000,00 $ 987.268.174,00 129%
2015 $ 765.000.000,00 $ 4.014.120.428,00 524.72%
TOTAL $ 5.000.000.000,00 $9.967.276.085.00 199%
En el año 2.014 se recolocaron créditos por el valor total de$2.133.123.418 para un total cuatrienio de $11.113.131.329 y 222%
MICROCREDITOS
META PRODUCTO 2.012 – 2.015
Apoyar la formalización y fortalecimiento de 900 Micropymes. Meta 2.015: 272 Micropymes. El Plan de Desarrollo de orden Departamental en la LINEA ESTRATEGICA SANTANDER
COMPETITIVA Y GLOBAL dentro del PROGRAMA FORMACION A LA CULTURA DEL
EMPRENDIMIENTO TECNOLOGICO EMPRESARIAL E INSERCION LOCAL. Se contemplo Apoyar
la formalización y fortalecimiento de 900 micropymes, tomando forma y otorgándole el nombre de
“BANCO DE LA GENTE EMPRENDEDORA” por medio de convenios con 3 operadores:
CORFAS CONVENIO J-108 se han beneficiado 176 microempresarios.
COOPFUTURO CONVENIO J-109 se han beneficiado 117 microempresarios.
FUNDESAN CONVENIO J-110 se han beneficiado 205 microempresarios.
NUMERO DE MICROPYMES APOYADAS A 30 DE diciembre DE 2.015: 577 Microempresarios
con un porcentaje de cumplimiento del 212%.
AÑO META CUMPLIMIENTO % CUMPLIMIENTO
2012 84 91 108,33%
2013 272 337 123,89%
2014 272 364 133,82%
2015 272 577 212.13%
TOTAL 900 1369 152%
COLOCACIÓN
META PRODUCTO 2.012 – 2.015
Incrementar en $4.800 millones (10%) la colocación de recursos a través de (Créditos corto y largo plazo) del buen manejo del portafolio de servicios.
META 2015, $13.783.000.000 millones de pesos.
A 30 DE DICIEMBRE DE 2.015 HEMOS DESEMBOLSADO $258.761.800.181.00
CUMPLIENDO UN 186.91% DE LA META.
AÑO META CUMPLIMIENTO % CUMPLIMIENTO
2012 $ 11.452.000.000,00 $ 11.452.642.202.47 100.05%
2013 $ 13.783.000.000,00 $ 23.483.526.877,28 170,38%
2014 $ 13.783.000.000,00 $ 18.878.090.624,80 136.96%
2015 $13.783.000.000.00 $ 25.761.800.181,00 186,91%
TOTAL $ 52.801.000.000,00 $ 79.576.059.885,56 150,71%
LINEA/AÑO 2012 2013 2014 2015 TOTAL
CORTO PLAZO $ 0,00 $ 11.304.634.037,00 $ 4.671.000.000,00 $ 6.612.636.000,00 $ 22.588.270.037,00
TESORERIA $ 3.560.035.444,00 $ 255.000.000,00 $ 305.000.000,00 $ 250.000.000,00 $ 4.370.035.444,00
LIBRANZA $ 125.241.960,00 $ 1.422.037.405,00 $ 2.861.953.029,00 $ 3.045.877.753,00 $ 7.455.110.147,00
FOMENTO $ 2.328.339.192,00 $ 4.421.200.663,00 $ 5.629.289.421,80 $ 4.215.500.000,00 $ 16.594.329.276,80
IDEACTA $ 2.367.385.653,00 $ 2.653.565.243,00 $ 2.793.000.000,00 $ 4.706.500.000,00 $ 12.520.450.896,00
EDUCATIVO $ 2.705.539.954,00 $ 2.260.347.529,00 $ 987.268.174,00 $ 4.014.120.428,00 $ 9.967.276.085,00
MICROCREDITO $ 366.100.000,00 $ 1.166.742.000,00 $ 1.630.580.000,00 $ 2.917.166.000,00 $ 6.080.588.000,00
TOTAL $11.452.642.203,00 $23.483.526.877,00 $18.878.090.624,80 $ 25.761.800.181,00 $ 79.576.060.304,80
CAPTACION
META PRODUCTO 2.012 – 2.015
META 2015 $67.500.000.000 millones de pesos.
AÑO META CUMPLIMIENTO % CUMPLIMIENTO
2015 $67.500.000.000 44.395.717.542,93 65.77%
ITEM RECURSOS
IDEAHORRO 24.551.796.333,80
CHEQUERENTA 10.197.694.554,36
CDT´S 1.095.813.835,24
CONVENIOS 8.550.412.819,53
CAPTACION A 30 DE diciembre DE 2.015 $ 44.395.717.542.93 CUMPLIENDO UN 65.77% DE
LA META. Por cuanto hubo necesidad de aplicar el desmonte previsto en el decreto 2436 de
2014.
CARTERA
El valor total de la cartera con corte a Diciembre 30 de 2015 haciende a la suma de
$27.532.319.596.02 distribuidos por líneas como se refleja en el siguiente cuadro:
Vencimiento TESORERÍA FOMENTO REEST DSCTO ACTAS EDUCATIVO C OR TO PLA ZO
E.PR IV MIPYMES C OR TO PLA ZO
E.GU B ER VIVIENDA LIBRANZAS TOTAL
0 - 30 días 250.000.000,00 12.382.185.623,43 6.928.314,00 370.417.107,00 224.130.848,00 997.636.000,00 175.735.664,00 5.510.478.760,00 736.991.703,00 3.842.661.855,00 24.497.165.874,43
30 - 90 días 6.031.424,00 0,00 25.000.000,00 1.841.486,00 32.872.910,00
90 - 180 días 2.022.766,00 0,00 3.027.047,00 5.049.813,00
180 - 360 días 0,00 4.407.657,00 4.407.657,00
mas de un año 258.642.035,00 93.113.369,17 351.755.404,17
TOTAL 250.000.000,00 12.388.217.047,43 8.951.080,00 629.059.142,00 224.130.848,00 1.022.636.000,00 175.735.664,00 5.510.478.760,00 736.991.703,00 3.945.051.414,17 24.891.251.658,60
CARTERA DE CRÉDITOS NOVIEMBRE 2015
CLIENTES NUEVOS
META PRODUCTO 2.012 – 2.015
Incrementar en 15 los clientes activos del IDESAN Meta 2.015: 5
De acuerdo a la labor realizada se han incrementado 7 clientes nuevos a 30 de Diciembre
de 2.015 los cuales son: para un 140% de cumplimiento de la meta
No ENTIDAD O MUNICIPIO
1 MUNICIPIO SAN GIL
2 EMPRESA MUNICIPAL DESCENTRALIZADA PLAZA DE MERCADO DEL
SOCORRO
3 BOMBEROS VOLUNTARIOS DE BARRANCABERMEJA
4 REMODELACIONES CON TECNOLOGIA DE PUNTA
5 INDERBA
6 Empresa Municipal de Aseo de Floridablanca
7 Municipio Bucaramanga
META PRODUCTO 2.012 – 2.015
Capacitar a 1600 funcionarios y servidores públicos durante el cuatrienio
CAPACITACION A 31 DE DICIEMBRE DE 2.015 2.145 FUNCIONARIOS CUMPLIENDO UN
134% DE LA META.
METAS ALCANCEFUNCIONARIOS
CAPACITADOS CUMPLIMIENTO
2012 993 933 94%
2013 207 550 266%
2014 200 662 331%
2015 200 0 0%
TOTAL 1.600 2.145 134%
RESUME PLA DE ACCION
LINEA
ESTRATEGICAPROGRAMA META PRODUCTO
META META META META
META TOTAL
CUATRIENIO
RESULTA
DO
RESULTA
DO RESULTADO RESULTADO RESULTADONOMBRE
INDICADOR
LINEA BASE A
DIC/20112012 2013 2014 2015
DICIEMBRE
2012
DICIEMBRE
2013 DICIEMBRE 2014DICIEMBRE 2015 ACUMULADO
SA N T A N D ER
GEN ER A C ION A L
JUVEN T UD ES
EN SER IO P OR
SA N T A N D ER
Apoyar el ingreso y la
permanencia de 5.000
jóvenes santandereanos a
la formación profesional,
postgrado, técnica y
tecnológica.
Nº de jóvenes
santandereanos
apoyados.
0 1620 1200 1200 980 5.000,00 1620 1572 1363 1762 6.317,00SA N T A N D ER
C OM P ET IT IVA Y
GLOB A L
Nº de micro
pymes apoyados.0 84 272 272 272 900,00 84 337 364 577 1.362,00
Valor creditos
co locados 366.100,00 1.166.742.000,00 1.630.580.000,00 2.917.166.000,00 5.714.854.100,00
SA N T A N D ER
C IEN C IA
T EC N OLOGIA E
IN N OVA C ION
T A LEN T O
H UM A N O EN
IN VEST IGA C ION
Ofrecer créditos
educativos a través de
IDESAN por 5.000 millones
de pesos para programas
de pregrado, postgrado
(especialización, maestría y
doctorado).
Valor de créditos
educativos
ofrecidos. $ 900 millones 2.705.000.000,00 765.000.000,00 765.000.000,00 765.000.000,00 5.000.000.000,00 2.705.539.954,00 2.260.347.529,00 2.133.123.418,00 4.014.120.428,00 11.113.131.329,00
Incrementar en $4.800
millones (10%) la
colocación de recursos a
través (creditos de corto y
largo plazo)del buen
manejo del portafo lio de
servicios.
Valor de recursos
colocados.
$48.000 millones 11.452.000.000,00 13.783.000.000,00 13.783.000.000,00 13.783.000.000,00 52.801.000.000,00 11.452.642.202,47 23.483.526.877,28 18.878.090.624,80 25.761.800.181,00 79.576.059.885,55
Fortalecer tecnica y
financieramente el Instituto
mejorando su capital fiscal
con elfin de acceder a las
lineas de REDESCUENTO.
Capital fiscal
incrementado
$ 7,132 millones 4.500.000.000,00 4.500.000.000,00 4.500.000.000,00 4.368.000.000,00 17.868.000.000,00 178.000.000,11 434.000.000,00 336.372.433,15 5.003.631.303,83 5.003.631.303,83
LIN EA
EST R A EGIC A
B UEN GOB IER N O
ID ESA N A L
SER VIC IO D E LA
GEN T E
Aumentar en $ 13.500
millones (25%) el saldo de
las captaciones
acumuladas durante el
cuatrienio.
Valor captaciones acumuladas.
54.000 millones 56.500.000.000,00 60.500.000.000,00 64.500.000.000,00 67.500.000.000,00 67.500.000.000,00 49.402.064.086,02 54.900.366.594,17 62.584.985.306,02 44.395.717.542,93 44.395.717.542,93
Incrementar en 15 los
clientes activos del
IDESAN.
Nº de clientes nuevos110 0 5 5 5 15 11 7 6 7 31
Capacitar 12 funcionarios
anualmente en temáticas
propias del Instituto y
comunes a los servidores
públicos.
Nº de
funcionarios
capacitados.12 12 12 12 12 12 10 6 12 12 12
Capacitar a 1.600
funcionarios y servidores
públicos durante el
cuatrienio.
Nº de personas
capacitadas.1.200 993 207 200 200 1.600 933 550 662 0 2.145
M antener las 3
certificaciones: calidad,
M ECI, GP 1.000 y Riesgo
crediticio a corto y largo
plazo.
Nº de
certificaciones
mantenidas.3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
F OR M A C ION A
LA C ULT UR A
D EL
EM P R EN D IM IEN
T O
T EC N OLOGIC A
Apoyar la formalización y
fortalecimiento de 900
micropymes.
RESULTADOS DEL CUATRIENIO 2012-2015
Cordialmente,
VICENTE RODRIGUEZ FERREIRA Gerente saliente