Informe de Auditoria al Proceso de Talento Humano

Informe De Auditoria Integral al

Proceso de Talento Humano 21/05/2013

Oficina de Control Interno DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

2

República de Colombia Presidencia

Oficina de Control Interno

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

I. OBJETIVO DEL INFORME 3

II. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3

III. ALCANCE DEL INFORME 4

IV. RESPONSABILIDAD 4

V. PROCESO AUDITADO 4

VI. TÉRMINOS DEL INFORME 4

VII. ASPECTOS GENERALES 5

VIII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 5

IX. ASPECTOS CONFORMES 81

X. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 81

3



I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Evaluar la gestión integral del proceso, teniendo en cuenta los resultados de la vigencia 2012, la gestión adelantada para el logro de los objetivos establecidos en el 2013 y el cumplimiento de Planes de Mejoramiento. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Efectuar seguimiento a las herramientas de Control Interno, Plan Operativo, Riesgos

e Indicadores.

2. Verificar la elaboración y liquidación de Nómina de acuerdo a las novedades y obligaciones de ley.

3. Verificar la gestión y trámite de las situaciones administrativas laborales.

4. Verificar el cumplimiento de los requisitos para la selección de personal teniendo en cuenta el tipo de vinculación y los requisitos de ley.

5. Verificar el reporte de la información de los funcionarios en los aplicativos SUIP y el cumplimiento de la Ley de Cuotas.

6. Verificar el cumplimiento de requisitos del personal de las Fuerzas Armadas en Comisión y la liquidación de bonificación especial.

7. Verificar el cumplimiento del procedimiento viáticos y Gastos de Viaje Militares, Funcionarios y Contratistas.

8. Efectuar seguimiento a los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos así como a los acuerdos laborales y comportamentales evaluados en 2012 y los suscritos en 2013.

9. Verificar el cumplimiento del Plan de Capacitación y Bienestar Social e incentivos así como la evaluación del impacto vigencia 2012 y Formulación Plan 2013.

10. Verificar el cumplimiento del Plan de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental así como la evaluación impacto 2012 y formulación Plan 2013.

11. Verificar el cumplimiento de los lineamientos de buenas prácticas ambientales.

12. Verificar la entrega de la Dotación de acuerdo a la normatividad vigente.

13. Verificar el cumplimiento de las funciones establecidas para el Área de Talento Humano, en desarrollo del Comité paritario de Salud Ocupacional y del Comité de Convivencia Laboral.

4



14. Efectuar seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos por el proceso durante la vigencia 2012 que se encuentren en ejecución y evaluar la efectividad de los finalizados en 2013.

15. Efectuar seguimiento a las acciones tomadas por Autocontrol para la mejora continua de la gestión del proceso, en desarrollo de la auditoria.

16. Verificar la implementación y eficacia de los controles definidos en la caracterización del proceso, en desarrollo de la auditoria.

III. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El alcance se definió para los resultados de la vigencia 2012 y la gestión adelantada por el Área de Talento Humano entre el 1 de Enero al 28 de febrero de 2013.

IV. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del auditor la planeación del seguimiento y verificación a realizar al Proceso de Talento Humano del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del Objetivo General. La información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la visita, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios del Área de Talento Humano. Así mismo, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma. V. PROCESO AUDITADO

Proceso Auditado: De Soporte –Talento Humano VI. TÉRMINOS DEL INFORME

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

5



No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situación que podría generar el

incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Se constituye como una Observación.

Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o

actividad. Se constituye como una Recomendación. VII. ASPECTOS GENERALES

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, efectuó Auditoria de Gestión Integral al Proceso de Talento Humano, de acuerdo a lo definido en el Plan General de Auditoria, remitido mediante MEM13-00003393 / JMSC 51020 del día lunes 04 de marzo de 2013, en el cual se informó el objeto de la auditoria, el alcance, las actividades, la responsabilidad del equipo de trabajo frente al proceso auditor, así como los documentos asociados al proceso que se requieren para su realización. Frente a lo anterior, y una vez concluida la visita y evaluados los documentos solicitados durante el proceso auditor, así como los disponibles en los aplicativos de la Entidad, se presentan los siguientes resultados (Conformidades, No conformidades y Oportunidades de Mejora):

VIII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

1. Seguimiento a las herramientas de Control Interno, Plan Operativo, Riesgos e

Indicadores.

La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento a las herramientas de Control Interno, tomando como base la Información reportada en el Aplicativo SIGEPRE, módulo Planes, Indicadores y Gestión del Riesgo. Del análisis efectuado, se presentan los siguientes resultados:

1.1 Seguimiento a Plan Operativo Debido al alcance definido para la realización de la Auditoria Integral, se pudo observar la formulación del Plan Operativo del Proceso de Talento Humano para la vigencia 2013, definiendo cuatro (4) estrategias, con un total de veinticuatro (24) tareas.

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De las 24 tareas, se observó la finalización de (2) al mes de febrero de 2013, 1. Aplicar una

encuesta por áreas, para identificar las necesidades de capacitación y 2. Establecer el cronograma de

sensibilización de manejo de residuos. Las demás no registran avances, ya que se encuentran iniciando su ejecución.

De lo anterior, se Recomienda 1 realizar los registros de las fechas inicial y final reales de las acciones en el aplicativo con el fin de garantizar la calidad de la Información.

1.2 Indicadores de POA 2013 y de Proceso

a. Indicadores POA 2013

En relación a los indicadores, se tuvieron en cuenta los de periodicidad Bimestral, con el fin de verificar el reporte de la información y el análisis de datos. De los cinco (5) indicadores definidos, (1) se estableció con la periodicidad bimestral, así:

Este indicador cuenta con dos variables asociadas:

Número de funcionarios con información actualizada en el aplicativo SIGEP / Total de funcionarios.

A la fecha se observó que durante el primer bimestre del año, la información reportada en el aplicativo refleja un cumplimiento del 58.43%, es decir de un total de 765 funcionarios que tienen la obligación de actualizar la información, 447 lo realizaron. Alcanzando la meta inicial de 58%.

b. Indicadores de Proceso

Al revisar la información relacionada con los indicadores del Proceso de Talento Humano, se observan los definidos para la vigencia 2012. No se encontraron los establecidos para la presente vigencia fiscal.

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Conforme a lo anterior, se Recomienda 2 Elevar la consulta a la Oficina de Planeación y revisar la pertinencia de actualizar el nombre de los indicadores, con el fin de garantizar la calidad de la información en el aplicativo.

1.3 Seguimiento al Monitoreo de los Riesgos.

Como se observa en el registro anterior, los cuatro (4) riesgos del Proceso se encuentran gestionados y monitoreados. Se Recomienda 3 al Proceso, coordinar con la Oficina Planeación la actualización de los riesgos conforme a la nueva versión de los Lineamientos para la Administración del Riesgo, que integra los riesgos de anticorrupción establecidos en la Metodología “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano”. En cuanto al Riesgo No. 2 “Decisiones erróneas en la formulación del Plan Institucional de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional”, se Recomienda 4 revisar las acciones de control establecidas y la valoración de las mismas, por cuanto el Riesgo después de controles se ubica en la misma zona. A pesar que dicha recomendación se efectuó por Control Interno, en la Evaluación de los Riesgos en el mes de Diciembre de 2012.

2. Verificación elaboración y liquidación de Nómina de acuerdo a las novedades y obligaciones de ley.

Para la verificación de la elaboración y liquidación de la nómina, de un total de 767 funcionarios que la componen, se tomó una muestra de 91 funcionarios, equivalente al 11,86%, la cual incluye todos los niveles salariales, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro No. 1

PLANTA DE PERSONAL

CARGO Nro.

Cargos Nro. Cargos

Muestra

Presidente de la República 1 1

Vicepresidente de la República 1 1

Subdirector DAPRE 2 1

1.

2.

3.

4.

8



Director de Programa Presidencial 6 2

Secretario de la Presidencia 3 1

Secretario 2 1

Alto Comisionado 1 1

Alto consejero presidencial 7 2

Ministro Consejero 1 1

Director de dpto. Administrativo 1 1

Secretario de despacho 12 3

Jefe de Área 5 2

Jefe de oficina 3 1

Asesor 260 26

Profesional 63 6

Profesional especializado 37 4

Técnico 50 5

Auxiliar Administrativo 136 14

Conductor 57 6

Secretario 34 3

Secretario Ejecutivo 85 9

TOTALES 767 91 Fuente: Área de Talento Humano

A continuación se muestra en los cuadros del Nro. 2 al 4, la relación de los 91 funcionarios seleccionados mediante prueba selectiva, con los valores correspondientes pagados en nómina de los meses de Octubre y Diciembre de 2012 y Febrero de 2013.

NOMINA MES DE OCTUBRE DE 2012 Cuadro 2.

No. CARGOS SUELDO PRIMA T. FAC SAL

PRIMA T. NO FAC SAL

GASTOS REPRESENTACION

PRIMA DIRECCION

AUXILIO DE

TRANSP.

AUXILIO DE

ALIMEN. B.E.R PRIMA VAC VACACIONES

1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 5.622.703,00 19.991.840,00

2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 4.778.402,00 8.475.557,00 4.185.463,00

3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 754.473,87 1.033.525,50 1.312.577,33

4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00


6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00

7 SECRETARIO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00

8 ALTO COMISIONADO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00

9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 947.163,20 1.683.845,33 3.115.667,00

10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00

11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00

12 DIRECTOR DE DPTO, 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00

9



ADMINISTRATI

13 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00 14 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00

15 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00 16 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65

17 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65

18 JEFE DE OFICINA 6.850.690,00 3.425.344,65 19 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

20 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00 21 ASESOR 3.061.259,00

22 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00 23 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

24 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,33 25 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,00

26 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

27 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,50 28 ASESOR 3.138.897,07 1.569.448,53 226.342,24 2.733.345,85 3.994.717,45

29 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28 30 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

31 ASESOR 0,00 0,00 32 ASESOR 4.350.674,93 3.923.621,30 1.782.975,33

33 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00 34 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00

35 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28

36 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50 37 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50

38 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45 39 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45

40 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,23 41 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,50

42 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65 43 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

44 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

45 PROFESIONAL 1.811.369,00 46 PROFESIONAL 1.811.369,00

47 PROFESIONAL 1.904.284,00 48 PROFESIONAL 1.904.284,00

49 PROFESIONAL 2.356.210,00 157.080,67 1.262.985,85 1.852.379,25 50 PROFESIONAL 2.496.125,00

51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2.636.851,00




55 TECNICO 1.258.248,00 44.655,00 56 TECNICO 1.559.926,00

57 TECNICO 1.559.926,00 58 TECNICO 1.654.348,00

59 TECNICO 1.735.976,00 60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00

61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00

62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00 63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00



68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 990.139,00 67.800,00 44.655,00 69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00

70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 616.273,80 40.680,00 26.793,00


73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 74 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

75 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 76 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

77 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 78 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

10



Continuación Cuadro 2.

N CARGO PRIMA COOR

PRIMA ANTIG

BONIF SER H E

DIURNAS H E

NOCTURNAS

H E DOMINICALES

DIURNAS

H E DIMINICALES NOCTURNAS

RECARGO NOC

TOTAL DEVEN OCT

1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 44.738.945,00 2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 32.387.520,00

3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 64.043.579,63

4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 103.063.414,63 5 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 46.947.120,63 6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 14.707.296,63 7 SECRETARIO 92.769.856,00 8 ALTO COMISIONADO 92.384.799,00 9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 65.403.036,00

10 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 54.528.293,00 11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 32.163.071,00 12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 92.506.863,00 13 SECRETARIO DE DESPACHO 55.093.512,00 14 SECRETARIO DE DESPACHO 42.598.484,00 15 SECRETARIO DE DESPACHO 54.649.982,00 16 JEFE DE AREA 62.487.324,65 17 JEFE DE AREA 50.073.143,65 18 JEFE DE OFICINA 29.832.398,00 19 ASESOR 45.278.971,00 20 ASESOR 84.753.813,00 21 ASESOR 57.229.849,00 22 ASESOR 57.220.268,00 23 ASESOR 85.688.516,00 24 ASESOR 45.546.030,33 25 ASESOR 57.646.108,00 26 ASESOR 57.537.708,50 27 ASESOR 84.912.823,50 28 ASESOR 85.986.881,50 29 ASESOR 41.848.227,28 30 ASESOR 58.310.824,50 31 ASESOR 71.521.417,00 32 ASESOR 12.177.038,00 33 ASESOR 39.141.922,00 34 ASESOR 60.159.222,00

79 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

80 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00 81 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00

82 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00 83 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00

84 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00 749.046,57 1.098.601,63 85 SECRETARIO EJECUTIVO 1.397.487,00

86 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00 87 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00

88 SECRETARIO EJECUTIVO 1.469.919,00

89 SECRETARIO EJECUTIVO 1.654.348,00 90 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00


Fuente: Área de Talento Humano.

11



35 ASESOR 26.450.498,00 36 ASESOR 60.716.155,50 37 ASESOR 59.933.972,50 38 ASESOR 88.062.653,45 39 ASESOR 88.418.361,45 40 ASESOR 17.101.619,23 41 ASESOR 45.068.533,50 42 ASESOR 55.917.477,65 43 ASESOR 89.861.029,65 44 ASESOR 29.938.030,65 45 PROFESIONAL 81.285.113,00 46 PROFESIONAL 21.589.552,00 47 PROFESIONAL 82.457.246,00 48 PROFESIONAL 380.856,80 94.128.910,80 49 PROFESIONAL 22.144.608,00 50 PROFESIONAL 73.886,00 44.582.564,00 51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 14.307.797,00 52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 612.252,00 1.071.440,65 46.754.641,65 53 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 82.949.922,00 54 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 55.753.593,00 55 TECNICO 53.496.021,00 56 TECNICO 54.340.014,00 57 TECNICO 54.558.464,00 58 TECNICO 21.508.115,00 59 TECNICO 54.007.757,00 60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 8.725,00 336.779,00 9.055.424,00 61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.283.140,00 62 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 21.730.791,00 63 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.521.533,00 64 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 92.679.000,00 65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 20.802.647,00 66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 194.846,00 59.079,00 339.535,00 81.494.598,00 67 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 495.069,50 151.182,00 248.079,00 21.738.926,50 68 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 167.860,00 277.099,00 6.320,00 9.392.158,00 69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 43.378.251,00 70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 81.997.013,00 71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 171.187,00 7.489,00 128.390,00 8.559,00 29.667.325,00 72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 37.155.709,00 73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 81.210.020,00 74 CONDUCTOR 247.422,00 519.587,00 138.556,00 9.897,00 82.041.421,00 75 CONDUCTOR 593.813,50 8.660,00 21.635.630,50 76 CONDUCTOR 185.567,00 562.886,00 163.299,00 79.175,00 82.360.624,00 77 CONDUCTOR 204.123,00 476.288,00 29.691,00 118.763,00 81.681.518,00 78 CONDUCTOR 228.866,00 493.607,00 158.350,00 19.794,00 21.791.619,00 79 CONDUCTOR 185.567,00 541.236,00 81.619.295,00 80 SECRETARIO 53.756.008,00 81 SECRETARIO 95.986,00 211.169,00 115.183,00 33.595,00 53.729.004,00 82 SECRETARIO 138.076,00 2.100,00 147.012,00 1.593,00 81.226.182,00 83 SECRETARIO EJECUTIVO 21.420.106,00

12



84 SECRETARIO EJECUTIVO 93.165,80 53.711.370,80 85 SECRETARIO EJECUTIVO 34.585.747,00 86 SECRETARIO EJECUTIVO 53.744.557,00 87 SECRETARIO EJECUTIVO 54.197.573,00 88 SECRETARIO EJECUTIVO 43.930.828,00 89 SECRETARIO EJECUTIVO 81.823.820,00 90 SECRETARIO EJECUTIVO 15.644.140,00 91 SECRETARIO EJECUTIVO 27.001.739,00


NOMINA MES DE DICIEMBRE DE 2012

Cuadro 3.

N CARGO SUELDO PRIMA T. FAC SAL

PRIMA T. NO FAC SAL

GASTOS REPRESENT.

PRIMA DIRECCION

AUXILIO DE

TRANSP.

AUXILIO DE

ALIMEN. B.E.R PRIMA VAC VACACIONES



3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00




7 SECRETARIO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00





12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00

13 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00

14 SECRETARIO DE DESPACHO 3.061.259,00 204.083,93


16 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65

17 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65

18 JEFE DE OFICINA 5.252.195,67 2.626.097,83

19 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

20 ASESOR 2.191.353,37 1.064.982,93 2.847,08 40.925,00

21 ASESOR 3.061.259,00 204.083,93 1.640.909,23 2.187.878,97

22 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

23 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00 224.206,93 1.802.608,18 2.163.129,81

24 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,33

25 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,00

26 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

27 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,50

28 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

29 ASESOR 3.221.764,10 1.610.881,88 280.153,40 3.377.404,76 5.178.687,30

30 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

31 ASESOR 0,00

32 ASESOR 2.945.785,33 1.472.892,67

33 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00

34 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00 310.082,67 2.479.652,96 2.975.583,55

13



35 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28

36 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50

37 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50

38 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45

39 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45

40 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,23

41 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,50

42 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

43 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

44 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

45 PROFESIONAL 1.811.369,00






51 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2.636.851,00 175.790,07 1.413.416,23 2.073.010,46




55 TECNICO 1.258.248,00 44.655,00

56 TECNICO 1.559.926,00

57 TECNICO 1.559.926,00

58 TECNICO 1.654.348,00

59 TECNICO 1.735.976,00 115.731,73










69 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 68.474,87 615.820,21 903.202,97

70 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00




74 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

75 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

76 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 79.175,13

77 CONDUCTOR 633.401,07 23.816,00

78 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

79 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

80 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00 76.788,73 648.118,51 907.365,91

81 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00

82 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00


14










91 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00 1.389,72 2.183,86



N CARGO PRIMA COOR

PRIMA ANTIG

BONIF SER H E

DIURNAS H E

NOCTURNAS

H E DOMINICALES

DIURNAS

H E DIMINICALES NOCTURNAS

RECARGO NOC

INDEM PRIMA VAC

IND VACACIONES

TOTALES DICIEMBRE

1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 44.738.945,00

2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 32.387.520,00

3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 64.043.579,63

4 DIRECTOR DE PROGRAMA PRESIDENC 103.063.414,63


6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 14.707.296,63

7 SECRETARIO 92.769.856,00 8 ALTO COMISIONADO 92.384.799,00

9 ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL 65.403.036,00


11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 32.163.071,00

12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 92.506.863,00

13 SECRETARIO DE DESPACHO 55.093.512,00 14 SECRETARIO DE DESPACHO 1.640.909,25 2.406.666,89 46.646.060,14 15 SECRETARIO DE DESPACHO 54.649.982,00

16 JEFE DE AREA 3.596.612,13 66.083.936,78

17 JEFE DE AREA 50.073.143,65

18 JEFE DE OFICINA 29.832.398,00

19 ASESOR 45.278.971,00

20 ASESOR 1.765.629,60 86.519.442,60

21 ASESOR 57.229.849,00

22 ASESOR 57.220.268,00

23 ASESOR 1.177.086,40 86.865.602,40

24 ASESOR 45.546.030,33

25 ASESOR 57.646.108,00

26 ASESOR 57.537.708,50

27 ASESOR 84.912.823,50

28 ASESOR 85.986.881,50

29 ASESOR 41.848.227,28

30 ASESOR 1.765.629,60 60.076.454,10

31 ASESOR 71.521.417,00

32 ASESOR 12.177.038,00

33 ASESOR 2.441.901,00 41.583.823,00

34 ASESOR 60.159.222,00

15



35 ASESOR 26.450.498,00

36 ASESOR 60.716.155,50

37 ASESOR 59.933.972,50

38 ASESOR 88.062.653,45

39 ASESOR 88.418.361,45

40 ASESOR 17.101.619,23

41 ASESOR 2.264.295,95 47.332.829,45

42 ASESOR 55.917.477,65

43 ASESOR 89.861.029,65

44 ASESOR 29.938.030,65

45 PROFESIONAL 81.285.113,00

46 PROFESIONAL 21.589.552,00

47 PROFESIONAL 82.457.246,00

48 PROFESIONAL 380.856,80 94.128.910,80

49 PROFESIONAL 22.144.608,00

50 PROFESIONAL 73.886,00 44.582.564,00


52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 612.252,00 45.683.201,00



55 TECNICO 53.496.021,00

56 TECNICO 54.340.014,00

57 TECNICO 54.558.464,00

58 TECNICO 21.508.115,00

59 TECNICO 607.591,60 930.373,22 1.364.547,38 56.910.269,20

60 AUXILIAR ADMINIST 56.089,00 476.376,00 9.242.385,00

61 AUXILIAR ADMINIST. 53.283.140,00

62 AUXILIAR ADMINIST 20.773.552,00




66 AUXILIAR ADMINIST 235.757,00 30.439,00 629.696,00 81.797.030,00





71 AUXILIAR ADMINIST 176.537,00 14.979,00 376.612,00 34.237,00 29.954.065,00



74 CONDUCTOR 296.907,00 961.235,00 366.185,00 138.556,00 82.888.842,00

75 CONDUCTOR 114.433,00 281.443,00 108.866,00 21.537.899,00

76 CONDUCTOR 216.494,00 974.226,00 34.639,00 667.586,72 979.127,19 84.241.769,91

77 CONDUCTOR 247.422,00 995.875,00 128.659,00 98.969,00 82.323.578,00

78 CONDUCTOR 247.423,00 909.277,00 178.144,00 89.072,00 22.314.918,00

79 CONDUCTOR 136.083,00 952.576,00 81.981.151,00

80 SECRETARIO 53.756.008,00

81 SECRETARIO 161.976,00 50.393,00 451.134,00 287.958,00 48.713,00 54.273.245,00

82 SECRETARIO 575.915,50 47.189,00 2.100,00 145.419,00 2.553,00 81.710.577,50

16





85 SECRETARIO EJECTIVO 34.585.747,00






91 SECRETARIO EJECTIVO 27.001.739,00 Fuente: Área de Talento Humano.

NOMINA MES DE FEBRERO DE 2013

Cuadro 4.

CARGO SUELDO

PRIMA T. FAC SAL

PRIMA T. NO FAC SAL

GASTOS REPRESENT.

PRIMA DIRECCION

AUXILIO DE

TRANSP.

AUXILIO DE

ALIMEN. B.E.R

PRIMA VAC

VACACIONES PRIMA COOR

PRIMA ANTIG



3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 2.829.277,00 3.875.720,63 4.922.165,00




7 SECRETARIO 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00





12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 3.551.862,00 6.314.420,00 3.115.667,00




16 JEFE DE AREA 0,00

17 JEFE DE AREA 6.850.690,00 3.425.344,65

18 JEFE DE OFICINA 6.850.690,00 3.425.345,00

19 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

20 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

21 ASESOR 2.914.690,13 1.457.345,07

22 ASESOR 3.363.104,00 1.681.552,00

23 ASESOR 3.251.000,53 2.634.431,47

24 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,33

25 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,00

26 ASESOR 3.760.925,00 1.190.959,58 689.502,92

27 ASESOR 3.760.925,00 1.880.462,50

28 ASESOR 4.202.301,00 1.190.651,95 910.498,55

29 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,28

30 ASESOR 4.202.301,00 2.101.150,50

17



31 ASESOR 4.401.122,00 2.200.561,00

32 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00

33 ASESOR 4.651.240,00 2.325.620,00

34 ASESOR 2.325.620,00 2.558.182,00

35 ASESOR 4.651.240,00 1.317.851,33 1.007.768,67

36 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50

37 ASESOR 5.199.965,00 2.599.982,50

38 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45

39 ASESOR 5.501.347,00 2.750.673,45

40 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,23

41 ASESOR 6.469.417,00 3.234.708,50 7.563,57 15.127,14

42 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

43 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65

44 ASESOR 6.850.690,00 3.425.344,65




48 PROFESIONAL 1.904.284,00 380.856,80


50 PROFESIONAL 2.496.125,00 73.886,00


52 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3.061.259,00 2.636.851,00



55 TECNICO 1.258.248,00 44.655,00

56 TECNICO 1.559.926,00

57 TECNICO 1.559.926,00 58 TECNICO 1.654.348,00 59 TECNICO 1.654.348,00 60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 957.239,00 67.800,00 44.655,00













73 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.027.123,00 67.800,00 44.655,00 74 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 75 CONDUCTOR 1.187.627,00 76 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00 77 CONDUCTOR 1.504.327,53 56.563,00

78 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

79 CONDUCTOR 1.187.627,00 44.655,00

80 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00

81 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00

82 SECRETARIO 1.151.831,00 44.655,00

18











91 SECRETARIO EJECUTIVO 1.735.976,00 115.731,73



CARGO BONIF SER

H E DIURNAS

H E NOCTUR

H E DOMINIC. DIURNAS

H E DOMINIC. NOCTUR.

RECARGO NOC

INDEM PRIMA

VAC

INDEM VACA

LICENCIA MATERNID.

LICENCIA ENFERM.

TOTALES FEBRERO

1 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 44.738.946,00

2 VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA 32.387.522,00

3 SUBDIRECTOR DE DEPTO ADMINISTRATIVO 4.069.506,92 68.113.089,55



6 SECRETARIO DE LA PRESIDENCIA 2.713.004,70 17.420.307,33

7 SECRETARIO 92.769.863,00

8 ALTO COMISIONADO 92.384.807,00



11 MINISTRO CONSJ DEL PRESID REPU 32.163.082,00

12 DIRECTOR DE DPTO, ADMINISTRATI 92.506.875,00




16 JEFE DE AREA 14.690.108,00 77.177.448,65

17 JEFE DE AREA 3.596.612,13 53.669.772,78

18 JEFE DE OFICINA 3.596.612,25 33.429.028,25

19 ASESOR 45.278.990,00

20 ASESOR 84.753.833,00

21 ASESOR 57.229.870,00

22 ASESOR 57.220.290,00

23 ASESOR 85.688.539,00

24 ASESOR 45.546.054,33

25 ASESOR 57.646.133,00

26 ASESOR 57.537.734,50

27 ASESOR 1.974.485,63 86.887.336,13

28 ASESOR 85.986.909,50

29 ASESOR 41.848.256,28

30 ASESOR 58.310.854,50

31 ASESOR 71.521.448,00

32 ASESOR 12.177.070,00

33 ASESOR 39.141.955,00

34 ASESOR 1.627.934,00 61.787.190,00

35 ASESOR 26.450.533,00

36 ASESOR 60.716.191,50

37 ASESOR 59.934.009,50

38 ASESOR 88.062.691,45

39 ASESOR 88.418.400,45

40 ASESOR 17.101.659,23

41 ASESOR 45.068.574,50

19



42 ASESOR 3.596.612,13 59.514.131,78

43 ASESOR 89.861.072,65

44 ASESOR 29.938.074,65

45 PROFESIONAL 81.285.158,00

46 PROFESIONAL 89.897,00 21.679.495,00

47 PROFESIONAL 979.127,19 83.436.420,19

48 PROFESIONAL 93.748.102,00

49 PROFESIONAL 22.144.657,00

50 PROFESIONAL 44.508.728,00





55 TECNICO 629.124,00 54.125.200,00

56 TECNICO 54.340.070,00

57 TECNICO 54.558.521,00

58 TECNICO 21.508.173,00

59 TECNICO 54.007.816,00

60 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12.464,00 331.544,00 9.053.988,00

61 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53.283.201,00




65 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 495.069,50 21.297.781,50

66 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 44.655,00 16.966,00 322.620,00 81.285.445,00





71 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 90.943,00 22.468,00 128.390,00 17.119,00 29.610.691,00

72 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 513.561,50 37.669.342,50


74 CONDUCTOR 188.659,00 584.535,00 79.175,00 39.588,00 82.017.990,00

75 CONDUCTOR 154.639,00 407.010,00 138.556,00 178.144,00 21.911.581,00

76 CONDUCTOR 138.556,00 623.504,00 19.794,00 34.639,00 82.186.266,00

77 CONDUCTOR 247.422,00 441.649,00 81.541.801,00

78 CONDUCTOR 117.526,00 407.010,00 21.415.616,00

79 CONDUCTOR 148.453,00 532.576,00 81.573.600,00

80 SECRETARIO 53.756.088,00

81 SECRETARIO 71.989,00 41.994,00 412.739,00 230.366,00 28.556,00 54.058.796,00

82 SECRETARIO 47.789,00 52.312,00 81.037.584,00






88 SECRETARIO EJECUTIVO 579.021,80 44.509.937,80



91 SECRETARIO EJECUTIVO 607.591,60 930.525,33 1.302.735,46 29.842.682,39


Con la muestra seleccionada de 91 Funcionarios y las nóminas de los meses de Octubre y Diciembre de 2012 y Febrero de 2013, se procedió a verificar los cálculos de liquidación por el pago de novedades como:

Vacaciones. Prima de Vacaciones. Indemnización de Vacaciones. Bonificación Especial de Recreación. Bonificación por Servicios.

20



Horas Extras.

Como resultado de lo anterior, se encontró que los cálculos y el pago de éstas novedades se encuentran ajustadas a lo establecido en la normatividad vigente.

2.1 Liquidación de Nómina De otra parte, mediante entrevista realizada al responsable de la liquidación de la nómina, se pudo conocer el paso a paso para la generación de la misma; una vez terminada la entrevista se procedió a verificar el Procedimiento Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales (P – TH – 02), evidenciándose que se está dando cumplimiento a lo establecido en el Procedimiento. Es de anotar que, una vez son ingresadas todas las novedades al aplicativo de nómina, se genera una pre nómina, la cual es revisada y confrontada con los documentos soportes (Resoluciones por: Vacaciones, Incapacidades, Ingresos, Retiros, Horas Extras, etc.), y se hacen las correcciones y/o ajustes a que haya lugar. Efectuado lo anterior, se procede al cierre y generación de la misma, se imprime la nómina y los resúmenes respectivos, los cuales son firmados por el Jefe del Proceso de Talento Humano y posteriormente, son enviados a Pagaduría para el pago correspondiente. Así mismo, se toma la Caracterización del Proceso con el fin de verificar y analizar los puntos de Control establecidos para la liquidación de la Nómina, encontrando los siguientes:

1. Uso y actualización del aplicativo de novedades. 2. Revisión técnica y normativa en la pre nómina.

Al indagar acerca de si los puntos de control se consideran suficientes para garantizar que la liquidación de la nómina corresponda a lo realmente laborado, se indica que no se tiene establecido un control específico. De lo anterior, se Recomienda 5 revisar y analizar la conveniencia de establecer un punto de control que permita sensibilizar a los responsables de procesos y/o Jefes de dependencia, de la responsabilidad directa en velar porque los subalternos cumplan con la jornada laboral y así garantizar que lo liquidado en la nómina corresponda a lo efectivamente laborado.

2.2 Liquidación de Vacaciones Siguiendo con la revisión de los 91 funcionarios seleccionados se tomó las carpetas de aquellos a los cuales se liquidó y pago vacaciones, con el fin de identificar el periodo que se

21



les estaba liquidando y así constatar si era el periodo al cual tenían derecho. Encontrándose que efectivamente correspondían al periodo liquidado.

Así mismo, se verificó que aquellos funcionarios a los cuales se les Indemnizó, aplazó y/o interrumpió las vacaciones, se encontraban soportadas en las necesidades del servicio, justificadas por el jefe inmediato.

2.3 Liquidación de Incapacidades Teniendo en cuenta los resultados de la auditoría realizada al Proceso de Gestión financiera en el mes de septiembre de 2012, en lo relacionado a la No Conformidad Nro. 1, sobre incapacidades, se pudo observar que a partir de la fecha se tienen establecidos dos procedimientos para el pago y trámite de incapacidades, así:

i. Incapacidades generadas antes de noviembre de 2012.

Con aquellas incapacidades generadas antes de noviembre de 2012, el funcionario hacia entrega del original de la incapacidad y la historia clínica a la persona responsable del trámite de reconocimiento ante la EPS, con lo cual se diligenciaba el Formato u oficio para solicitud de reconocimiento de las mismas y se realizaba el respectivo seguimiento. Una vez la EPS hace el reconocimiento, se verifica la información reportada en éste cruzándola con la información que se tiene registrada en un archivo Excel. Posteriormente, se elabora la Resolución de acuerdo al reconocimiento que ha efectuado la EPS y notifican al funcionario. A su vez el Proceso de Talento Humano, elabora autorización de descuento para que los funcionarios firmen y autoricen los valores a descontar, por este concepto. Se remite copia de las Resoluciones a contabilidad y a la hoja de vida de cada funcionario.

Se observa que para las incapacidades causadas y pagadas antes de junio del año 2012, no existe una base de datos que permita establecer el monto de las mismas.

ii. Incapacidades generadas a partir de noviembre de 2012.

Conforme al plan de mejoramiento establecido a partir de noviembre de 2012, el funcionario radica en el Proceso de Talento Humano el original de la incapacidad y la historia clínica, el cual es posteriormente entregado a la persona encargada de liquidar la nómina. Esta persona registra la novedad (incapacidad) en el sistema de nómina y elabora la Resolución correspondiente, de la cual envía copia a contabilidad y a la Hoja de Vida del Funcionario.

22



Una vez ingresada la novedad al aplicativo, se envían los originales de las incapacidades a la persona responsable del trámite de reconocimiento ente la EPS, la cual tramita la solicitud de reconocimiento y hace seguimiento. Una vez analizados los procedimientos descritos anteriormente, la Oficina de Control Interno observó que para aquellas incapacidades generadas antes de noviembre de 2012, el Proceso de Talento Humano espera que la EPS haga el reconocimiento de la misma para generar la Resolución con la información del valor adeudado por el funcionario, con el fin de que éste autorice el descuento, mientras que para aquellas incapacidades generadas a partir de noviembre de 2012, se elabora la Resolución una vez se liquida la incapacidad sin esperar al reconocimiento por parte de la EPS. De otra parte, se observó que la EPS Coomeva a la cual se le radicó solicitud de reconocimiento desde el 26 de septiembre de 2012 y posteriormente se le han venido radicando nuevas solicitudes, a la fecha no ha reconocido las incapacidades solicitadas, por lo cual no se han generado las Resoluciones de los funcionarios a los que la Entidad debe efectuar descuento por este concepto, esperando que la EPS haga el reconocimiento. A pesar de las gestiones realizadas para el reconocimiento, por parte de la persona responsable del tema.

Una vez efectuada la Mesa de Trabajo, el Proceso de Talento Humano informó que se encuentra ejecutando el Plan de Mejoramiento, en el cual se busca unificar el procedimiento para la elaboración de la Resolución, con el fin que los descuentos pendientes de cobro a los funcionarios no se sigan prolongando hasta el reconocimiento por parte de las EPS. Se Recomienda 6 fortalecer el seguimiento con el fin que se reconozcan los valores adeudados a la Entidad por las EPS, en este caso es importante mencionar que la EPS Coomeva a la fecha de ésta auditoria 12 de abril de 2013, adeuda un valor aproximado de $19.721.422,19, valor que no ha sido reconocido a la Entidad, no obstante las gestiones realizadas.

2.4 Liquidación de Aportes Parafiscales Con el fin de verificar, si el porcentaje y valores calculados, liquidados y pagados de los Aportes de ley se encuentran ajustados a la norma, se tomó una muestra de 30 funcionarios incluidos en las nóminas de los meses de octubre y diciembre de 2012 y febrero de 2013, donde se procedió a hacer los cálculos de los diferentes aportes como son: Pensión, Salud, Caja de Compensación Familiar, Riesgos Profesionales, Sena, ICBF, ESAP y Min., encontrándose que estos se encuentran ajustados a lo establecido por la Ley, como se detalla a continuación:

23



Cuadro 5. APORTES PARAFISCALES MES OCTUBRE DE 2012

FUNCIONARIO PAGOS

NOMINA

PENSION VR.

CALCULADO

PENSION VR.

PAGADO

SALUD VR. CALCULADO

SALUD VR.

PAGADO

CAJA COMP. VR.

CALCULADO

CAJA COMP.

VR. PAGADO

RIESGOS P. VR

CALCULADO

RIESGOS P. VR

PAGADO

SENA VR.

CALCULADO

AHUMADA MARCIALES LUIS ENRIQUE

SUELDO 1.187.627 406.810 406.900 299.125 299.100 97.480 97.500 12.491 12.500 12.185

SUBSIDIO ALIMENTACIO 44.655

RECARGO-NOCTURNO 103.917

HORAS EXTRAS DIURNAS 228.866

HORAS EXTRAS NOCTUR 545.566

HORA EXT. DOM. DIUR 237.525 HORA EXTRA DOM. NOCT 89.072

2.437.228

2.392.573

BECERRA GARZON JUAN FRANCISCO

SUELDO 1.904.000 304.640 304.600 238.000 238.000 76.160 76.200 9.939 9.900 9.520

LOPEZ SALAMANCA NUBIA YALILE

SUELDO 2.496.125 424.320 424.400 312.000 312.000 99.840 99.800 13.029 13.000 12.480

MONROY TORRES CONCEPCION MARIANY

SUELDO 3.363.104 857.650 857.600 630.625 630.600 201.800 201.800 26.335 26.300 25.225

PRIMA TECNICA 1.681.552

5.044.656

PORRAS MONTAÑEZ JAVIER RICARDO

SUELDO 1.334.208 213.440 213.400 166.750 166.700 53.360 53.400 6.963 7.000 6.670 ABAUNZA AYALA ELSA JUDITH

SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 190.080 190.100 148.500 148.500 49.280 49.300 6.201 6.200 6.160

SUELDO 1.187.627

1.232.282 BAQUERO CIMADEVILLA MARIA ALEJANDRA

SUELDO 3.239.000 550.630 550.600 404.875 404.900 129.560 129.600 16.908 16.900 16.195 LLOREDA MERA FRANCISCO JOSE

PRIMA TECNICA 4.933.140 2.550.060 2.550.000 1.770.875 1.770.900 591.960 592.000 73.952 74.000 73.995

SUELDO 3.551.862

GASTOS DE REPRESENTACIÓN 6.314.420

TOTAL 14.799.422

MENDOZA LANCHEROS LINA 17,23%

24



SUELDO 5.501.000 935.170 935.200 687.625 687.600 220.040 220.000 28.715 28.700 27.505

PIAMBA BOLAÑOS YOLI ELIZABETH

AUXILIO TRANSPORTE 67.800 153.120 153.100 119.625 119.600 40.080 40.100 5.230 5.000 5.010 SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655

SUELDO 957.239

1.069.694

Continuación Cuadro 5. APORTES PARAFISCALES MES OCTUBRE DE 2012

FUNCIONARIO PAGOS

NOMINA

SENA VR.

PAGADO

ICBF VR. CALCULADO

ICBF VR. PAGADO

ESAP VR. CALCULADO

ESAP VR.

PAGADO

MIN. VR.

CALCULADO

MIN. VR. PAGADO

TOTALES

CALCULADOS

TOTALES

PAGADOS

AHUMADA MARCIALES LUIS ENRIQUE

SUELDO 1.187.627 12.200 73.110 73.100 12.185 12.200 24.370 24.400 937.756 937.900

SUBSIDIO ALIMENTACIO 44.655

RECARGO-NOCTURNO 103.917

HORAS EXTRAS DIURNAS 228.866

HORAS EXTRAS NOCTUR 545.566

HORA EXT. DOM. DIUR 237.525

HORA EXTRA DOM. NOCT 89.072

2.437.228

2.392.573

BECERRA GARZON JUAN FRANCISCO

SUELDO 1.904.000 9.500 57.120 57.100 9.520 9.500 19.040 19.000 723.939 723.800

LOPEZ SALAMANCA NUBIA YALILE

SUELDO 2.496.125 12.500 74.880 74.900 12.480 12.500 24.960 25.000 973.989 974.100

MONROY TORRES CONCEPCION MARIANY

SUELDO 3.363.104 25.200 151.350 151.300 25.225 25.200 50.450 50.400

1.968.660

1.968.400


5.044.656 PORRAS MONTAÑEZ JAVIER RICARDO

SUELDO 1.334.208 6.700 40.020 40.000 6.670 6.700 13.340 13.300 507.213 507.200

ABAUNZA AYALA ELSA JUDITH


SUELDO 1.187.627

1.232.282

BAQUERO CIMADEVILLA MARIA ALEJANDRA

25



SUELDO 3.239.000 16.200 97.170 97.200 16.195 16.200 32.390 32.400 1.263.92

3 1.264.00

0

LLOREDA MERA FRANCISCO JOSE

PRIMA TECNICA 4.933.140 74.000 443.970 444.000 73.995 74.000 147.99

0 148.000 5.726.79

7 5.726.90

0

SUELDO 3.551.862

GASTOS DE REPRESENTACIÓN 6.314.420

TOTAL 14.799.422

MENDOZA LANCHEROS LINA

SUELDO 5.501.000 27.500 165.030 165.000 27.505 27.500 55.010 55.000 2.146.60

0 2.146.50

0

PIAMBA BOLAÑOS YOLI ELIZABETH

AUXILIO TRANSPORTE 67.800 5.000 30.060 30.100 5.010 5.000 10.020 10.000 368.155 367.900

SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655

SUELDO 957.239

1.069.694

Cuadro 6. APORTES PARAFISCALES MES DICIEMBRE DE 2012

FUNCIONARIO PAGOS

NOMINA

PENSION VR.

CALCULADO

PENSION VR.

PAGADO

SALUD VR.

CALCULADO

SALUD VR. PAGADO

CAJA COMP. VR. CALCULAD

O

CAJA COMP.

VR. PAGA

DO

RIESGOS P. VR

CALCULADO

RIESGOS P. VR

PAGADO

SENA VR.

CALCULADO

BENITEZ JHONNYS


SUBSIDIO ALIMENTACION 34.236 SUELDO 733.883

820.099

CHAPARRO VEGA MARTHA INES

SUELDO 3.363.104 857.650 857.600 630.625 630.600 201.800

201.800 26.335 26.300 25.225


5.044.656

GARAVITO TOCARRUNCHO EDUARDO ANDRES

SUELDO 1.735.976 277.760 277.800 217.000 217.000 69.440 69.400 9.062 9.100 8.680

MARCELO FORERO LUCY ESPERANZA

SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 190.080 190.100 148.500 148.500 49.280 49.300 6.201 6.200 6.160 SUELDO 1.187.627

QUIJANO BONILLA LUIS SAMUEL


SUBSIDIO ALIMENTACION 44.655 SUELDO 957.239

1.069.694

26



BEJARANO PARRA ANGIE KATHERINE

SUELDO 1.559.926 249.600 249.600 195.000 195.000 62.400 62.400 8.143 8.100 7.800

CEBALLOS MARTINEZ OSCAR MAURICIO

SUELDO 4.202.301 714.340 714.300 525.250 525.200 168.080 168.10

0 21.934 21.900 21.010 PRIMA TECNICA NO SALARIAL 2.101.151

6.303.452

FRANCIS BOWIE JUDITH ELIZABETH

SUELDO 1.735.976 277.760 277.800 217.000 217.000 69.440 69.400 9.062 9.100 8.680

LOPEZ RAMIREZ NIDIA

SUELDO 1.654.348 264.640 264.400 206.750 206.800 50.720 50.800 6.619 6.600 6.340

VACACIONES 1.359.715 PRIMA VACACIONES 886.771

B.E.R. 110.290 4.011.124

PLAZAS MICHELSEN CRISTINA

SUELDO 3.551.862 1.716.684 1.716.700 1.233.250 1.233.200 394.640 394.60

0 51.501 51.500 49.330

GASTOS DE REPRESENTACION 6.314.420

PRIMA DE DIRECCION 3.115.667 12.981.949

Continuación Cuadro 6. APORTES PARAFISCALES MES DICIEMBRE DE 2012

FUNCIONARIO PAGOS

NOMINA

SENA VR.

PAGADO

ICBF VR. CALCULADO

ICBF VR. PAGADO

ESAP VR. CALCULADO

ESAP VR.

PAGADO

MIN. VR. CALCULADO

MIN. VR. PAGADO

TOTALES CALCULADOS

TOTALES PAGADOS

BENITEZ JHONNYS



SUELDO 733.883

820.099

CHAPARRO VEGA MARTHA INES

SUELDO 3.363.104 25.200 151.350 151.300 25.225 25.200 50.450 50.400 1.968.660 1.968.400


5.044.656

GARAVITO TOCARRUNCHO EDUARDO ANDRES

SUELDO 1.735.976 8.700 52.080 52.100 8.680 8.700 17.360 17.400 660.062 660.200

MARCELO FORERO LUCY ESPERANZA


27



SUELDO 1.187.627

QUIJANO BONILLA LUIS SAMUEL



SUELDO 957.239

1.069.694

BEJARANO PARRA ANGIE KATHERINE

SUELDO 1.559.926 7.800 46.800 46.800 7.800 7.800 15.600 15.600 593.143 593.100

CEBALLOS MARTINEZ OSCAR MAURICIO

SUELDO 4.202.301 21.000 126.060 126.100 21.010 21.000 42.020 42.000 1.639.704 1.639.600

PRIMA TECNICA NO SALARIAL 2.101.151

6.303.452

FRANCIS BOWIE JUDITH ELIZABETH

SUELDO 1.735.976 8.700 52.080 52.100 8.680 8.700 17.360 17.400 660.062 660.200

LOPEZ RAMIREZ NIDIA

SUELDO 1.654.348 6.300 38.040 38.000 6.340 6.300 12.680 12.700 592.129 591.900

VACACIONES 1.359.715

PRIMA VACACIONES 886.771

B.E.R. 110.290

4.011.124

PLAZAS MICHELSEN CRISTINA

SUELDO 3.551.862 49.300 295.980 296.000 49.330 49.300 98.660 98.700 3.889.375 3.889.300 GASTOS DE REPRESENTACION 6.314.420

PRIMA DE DIRECCION 3.115.667

12.981.949

Cuadro 7. APORTES PARAFISCALES MES FEBRERO DE 2013

FUNCIONARIO PAGOS

NOMINA

PENSION VR.

CALCULADO

PENSION VR.

PAGADO

SALUD VR. CALCULADO

SALUD VR.

PAGADO

CAJA COMP. VR.

CALCULADO

CAJA COMP.

VR. PAGADO

RIESGOS P. VR

CALCULADO

RIESGOS P. VR

PAGADO

SENA VR. CALCULADO

ASPRILLA ECHEVERRIA JOHN MILTON

PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1.467.041 498.780 498.800 366.750 366.700 117.360 117.400 15.315 15.300 14.670

SUELDO 2.934.081

4.401.122

CERINZA SIERRA JUAN CARLOS



SUELDO 670.067

749.086

28



*SUELDO DE SALUD Y PENSION FEBRERO

LO DEMAS ENERO

ORTEGA GUEVARA DIANA CAROLINA

SUELDO 1.811.369 289.760 289.800 226.375 226.400 72.440 72.400 9.453 9.500 9.055

VILLALBA SOLARTE JUAN BAUTISTA

SUELDO 918.378 146.880 146.900 114.750 114.700 36.720 36.700 4.792 4.800 4.590

ZUÑIGA ÑAÑEZ EDILMA



SUELDO 446.712

499.191

ARCOS VARELA RENE

PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1880462 1.379.006 639.370 639.400 470.125 470.100 150.440 150.400 19.632 19.600 18.805

SUELDO 3760925 2.758.012

4.137.018

CASTRO MARTIN MARIA CLARA

PRIMA TECNICA 1880462 501.457 958.970 959.000 705.125 705.100 60.160 60.200 7.851 7.900 7.520

SUELDO 3760925 1.002.913

1.504.370

OCHOA MARTINEZ CARLOS JULIO

SUELDO 1.654.348 264.640 264.600 206.750 206.700 66.160 66.200 8.634 8.600 8.270

VASQUEZ GUZMAN JHON FREDY



SUELDO 957.239

1.069.694

ZAPATA DIEGO MAURICIO


SUELDO 1.187.627

1.232.282

Continuación Cuadro 7. APORTES PARAFISCALES MES FEBRERO DE 2013

FUNCIONARIO PAGOS

NOMINA SENA VR. PAGADO

ICBF VR. CALCULADO

ICBF VR. PAGADO

ESAP VR. CALCULADO

ESAP VR.

PAGADO

MIN. VR. CALCULADO

MIN. VR. PAGADO

TOTALES CALCULADOS

TOTALES PAGADOS

ASPRILLA ECHEVERRIA

29



JOHN MILTON

PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1.467.041 14.700 88.020 88.000 14.670 14.700 29.340 29.300 1.144.905 1.144.900

SUELDO 2.934.081

4.401.122

CERINZA SIERRA JUAN CARLOS



SUELDO 670.067

749.086

*SUELDO DE SALUD Y PENSION FEBRERO

LO DEMAS ENERO

ORTEGA GUEVARA DIANA CAROLINA

SUELDO 1.811.369 9.100 54.330 54.300 9.055 9.100 18.110 18.100 688.578 688.700

VILLALBA SOLARTE JUAN BAUTISTA

SUELDO 918.378 4.600 27.540 27.500 4.590 4.600 9.180 9.200 349.042 349.000

ZUÑIGA ÑAÑEZ EDILMA



SUELDO 446.712

499.191

ARCOS VARELA RENE

PRIMA TECNICA NO SALARIAL 1880462 1.379.006 18.800 112.830 112.800 18.805 18.800 37.610 37.600 1.467.617 1.467.500 SUELDO 3760925 2.758.012

4.137.018

CASTRO MARTIN MARIA CLARA

PRIMA TECNICA 1880462 501.457 7.500 45.120 45.100 7.520 7.500 15.040 15.000 1.807.306 1.807.300

SUELDO 3760925 1.002.913

1.504.370

5.641.387

OCHOA MARTINEZ CARLOS JULIO

SUELDO 1.654.348 8.300 49.620 49.600 8.270 8.300 16.540 16.500 628.884 628.800

30



VASQUEZ GUZMAN JHON FREDY



SUELDO 957.239

1.069.694

ZAPATA DIEGO MAURICIO


SUELDO 1.187.627

1.232.282

3. Verificación de la gestión y trámite de las situaciones administrativas laborales.

La recepción de las novedades laborales y prestacionales se realiza de acuerdo con el cronograma de nómina definido por el Área de Talento Humano, el cual se publica mensualmente en la intranet y son informadas a todos los funcionarios las fechas de recepción de las mismas. Como se puede evidenciar:

Calendario

31



4. Verificación del cumplimiento de los requisitos para la selección de personal teniendo en cuenta el tipo de vinculación y los requisitos de ley.

En desarrollo de la presente Auditoria, se procedió a realizar mediante prueba selectiva la verificación de la aplicabilidad del Procedimiento de Selección y Vinculación de Personal P-TH-04, para los cargos creados mediante Decreto 2772 de 2012 del 28 de diciembre de 20121.

En la revisión adelantada se pudo observar que el DAPRE2 presentó al DAFP3, el estudio técnico para efectos de modificar su planta de personal, al respecto el DAFP emitió concepto favorable. Conforme a lo anterior, se suprimieron cinco (5) cargos y se crearon un total de 161 mediante el Decreto en mención, como se observa a continuación: Cuadro 8. Relación Cargos suprimidos según Decreto 2772/12

No. De Cargos Denominación del Empleo Código Grado

ÁREA DE CONTRATOS Un (1) Secretario Ejecutivo 5540 15

PLANTA GLOBAL Un (1) Técnico 4410 05 Un (1) Secretario 5530 07 Dos (2) Auxiliar Administrativo 5510 03

Cuadro 9. Relación cargos creados según Decreto 2772 de 2012

No. de Cargos Denominación del Empleo Código Grado

DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA República Un (1) Asesor 2210 05 Dos (2) Asesor 2210 03 Un (1) Profesional Especializado 3330 12 Un (1) Secretario Despacho 5550 Un (1) Secretario Ejecutivo 5540 17 Un (1) Auxiliar Administrativo 5510 05

ALTAS CONSEJERIAS PRESIDENCIALES Tres (3) Asesor 2210 13 Un (1) Asesor 2210 10 Un (1) Asesor 2210 09 Un (1) Asesor 2210 07 Dos (2) Asesor 2210 03 Siete (7) Asesor 2210 01 Un (1) Profesional Especializado 3330 08 Un (1) Profesional 3320 02 Un (1) Profesional 3320 01 Un (1) Secretario Despacho 5550

1 (…) mediante el cual se modifica la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (…). 2 Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 3 Departamento Administrativo de la Función Pública

32



Un (1) Secretario Ejecutivo 5540 17 Un (1) Secretario 5530 07

SECRETARIAS PRESIDENCIALES Dos (2) Profesional 3320 02

PROGRAMAS PRESIDENCIALES Un (1) Asesor 2210 13 Cuatro (4) Asesor 2210 10

Dos (2) Asesor 2210 09 Dos (2) Asesor 2210 07 Cuatro (4) Asesor 2210 06 Veinte (20) Asesor 2210 05 Dieciséis (16) Asesor 2210 03 Treinta y Dos (32) Asesor 2210 01 Nueve (9) Profesional Especializado 3330 12 Tres (3) Profesional Especializado 3330 11 Tres (3) Profesional Especializado 3330 08 Dos (2) Profesional 3320 07 Cuatro (4) Profesional 3320 06 Siete (7) Profesional 3320 02 Dos (2) Profesional 3320 01 Dos (2) Técnico 4410 07 Un (1) Secretario Despacho 5550 Cinco (5) Secretario Ejecutivo 5540 17 Dos (2) Auxiliar Administrativo 5510 05

OFICINA DE PLANEACION Un (1) Asesor 2210 01

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Un (1) Profesional 3320 01

AREA ADMINISTRATIVA Un (1) Asesor 2210 03 Un (1) Profesional 3320 02 Un (1) Profesional 3320 01 Un (1) Conductor 5520 08 Un (1) Auxiliar Administrativo 5510 05

AREA DE CONTRATOS Un (1) Técnico 4410 07

AREA DE TALENTO HUMANO Dos (2) Asesor 2210 01

En la prueba de recorrido efectuada el 18 de marzo de 2013, se pudo observar que para los 161 cargos creados, se han suscrito nueve (09) Resoluciones mediante las cuales se realizó el nombramiento de 139 funcionarios, de los cuales se posesionaron 137 y 2 presentaron su no aceptación, quedando pendiente el nombramiento de 24 funcionarios. A continuación se relacionan las resoluciones suscritas: Cuadro 10.

Resoluciones suscritas al 18 de marzo de 2013

Resolución Reestructuración Posesionados No Aceptó

33



1. 0030 de 2013 94 92 2

2. 0061 de 2013 5 5 0

3. 0072 de 2013 7 7 0

4. 0138 de 2013 7 7 0

5. 0250 de 2013 8 8 0

6. 0395 de 2013 8 8 0

7. 0745 de 2013 6 6 0

8. 0970 de 2013 1 1 0

9. 1051 de 2013 3 3 0

TOTAL 139 137 2

4.1 Prueba Selectiva Hojas de Vida Teniendo en cuenta los 137 nombramientos realizados y la planta de personal reportada al 13 de marzo de 2013, se procedió a realizar prueba selectiva del 10% de los funcionarios vinculados a partir del 3 de enero de 2013 y con un sueldo básico superior a los Tres Millones de Pesos ($3.000.000), con el fin de verificar la aplicabilidad del Procedimiento de Selección y Vinculación de Personal así como el cumplimiento de los requisitos de ley. A continuación se presentan los resultados de la verificación. Cuadro 11. Selectiva funcionarios nuevos 1 al 7 No. REQUISITOS 1.

ARANA REYES JAMES GUSTAVO

2. ASPRILLA

ECHEVERRIA JOHN

MILTON

3. AVILA

RUBIANO DIANA PATRICI

A

4. BLANCO LOZANO RAFAEL

MAURICIO

5. COLMENARE

S OLAYA BERNARDO

6. HERRERA MORENO

KATHERINE PAOLA

7. IZQUIERDO

TORRES BELKIS

FLORENTINA

1 Cédula de Ciudadanía

2 Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente - Procuraduría.

3 Certificado de Juicios Fiscales vigente - Contraloría

4 Certificado de Antecedentes Judicial - Policía Nacional

5 Formato Único de Hoja de Vida

6 Pruebas de Meritocracia del DAFP

34



7 Publicación Hoja de Vida en la Página Web

8 Fotocopias de títulos, diplomas académicos y/o actas de grados, tarjeta profesional.

No se encontró

copia tarjeta Profesional

9 Certificados laborales.

10 Requisitos del Manual de Funciones. Res.0031/134

11 Formato de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas.

Faltó Diligenciar

1.1

Faltó Diligenciar 1.1; b) y c)

Faltó Diligenciar

1.1;b 1.2; C

12 Formato F-TH-05 Información Complementaria de Hoja de Vida.

13 Formato F-TH-06 Autorización Afiliación al Sistema de Seguridad Social. (Copia de formularios de afiliación)

14 Formato Único de Estudio de Confiabilidad Funcionarios, con foto y copia de los documentos soportes.

Se realizó pero está pendiente La verificación académica y de Estudios superiores

15 Fotocopia de Libreta Militar o constancia de trámite. (Únicamente para Hombres).

Tiene carrera Oficial

N.A N.A N.A

16 Formato F-TH-07 Manifestación Protección a la Familia - Ley 311/96.

17 Formato F-TI-06 Compromiso y Reserva

18 Certificado de continuidad (en los casos que se requiera).

N.A N.A N.A N.A PTE N.A N.A

19 Certificación bancaria. 17-05-12

20 Registro Único Tributario - RUT (si se tiene).

No tiene

4 http://wsp.presidencia.gov.co/normativa/dapre/Documents/Resolucion-0031-2ene2013-modificacion-manual-funciones-dapre.pdf

35



21 Certificado de aptitud médica.

22 Carta de Aceptación de Nombramiento

23 Acta de Posesión Res. 0745/13

Res. 0138/13

Res. 0138/13

Res. 0030/13

Res. 4294/13

Res. 0030/13

Res. 0395/13

24 Inducción No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

Cuadro 12. Selectiva funcionarios nuevos 8 al 15 No Requisitos 8.

KUIRU CASTRO

FANY

9. PARRA

GALLEGO PABLO

ESTEBAN HERNAN

10. RIVERA PARDO

ALEXANDRA CECILIA

11. RODRIGUEZ MARTINEZ NATHALIA CAROLINA

12. RUCINQUE GONZALEZ CAROLINA

13. SORZANO ROMERO

DIANA ROCIO

14. VARELA VIGOYA MARIA

TERESA DE JESU

15. VILLALBA SOLARTE

JUAN BAUTISTA

1 Cédula de ciudadanía.

2 Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente - Procuraduría.

3 Certificado de Juicios Fiscales vigente - Contraloría

4 Certificado de Antecedentes Judicial - Policía Nacional

5 Formato Único de Hoja de Vida

6 Pruebas de Meritocracia del DAFP

7 Publicación Hoja de Vida en la Página Web

8 Fotocopias de títulos, diplomas académicos y/o actas de grados, tarjeta profesional.

9 Certificados laborales.

10 Requisitos del Manual de Funciones Res.0031/13

11 Formato de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas.

Faltó

Diligenciar fecha

Faltaron

Diligenciar casillas

36



12 Formato F-TH-05 Información Complementaria de Hoja de Vida.

13 Formato F-TH-06 Autorización Afiliación al Sistema de Seguridad Social. (Copia de formularios de afiliación)

14 Formato Único de Estudio de Confiabilidad Funcionarios, con foto y copia de los documentos soportes.

Se realizó pero está pendiente la verificación académica y de Estudios superiores. MEM13-00000266

Se realizó pero está pendiente la verificación académica y de Estudios superiores. MEM13-00000266

15 Fotocopia de Libreta Militar o constancia de trámite. (Únicamente para Hombres).

N.A N.A N.A N.A N.A N.A

16 Formato F-TH-07 Manifestación Protección a la Familia - Ley 311/96.

17 Formato F-TI-06 Compromiso y Reserva

18 Certificado de continuidad (en los casos que se requiera).

N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A

19 Certificación bancaria. 25-11-09

20 Registro Único Tributario - RUT (si se tiene).

No tiene

21 Certificado de aptitud médica.

22 Carta de Aceptación de Nombramiento

23 Acta de Posesión

Res. 0250/13

Res. 0250/13

Res. 0030/13

Res. 0138/13

Res. 0030/13

Res. 0030/13

Res. 0250/13

Res. 0250/13

24 Inducción No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

No se ha realizado

Una vez finalizada la verificación se evidenció que el Área de Talento Humano adelantó las siguientes acciones de conformidad con el Procedimiento de Selección y Vinculación de Personal:

37



1. El Proceso de Talento Humano realizó reuniones con los Programas Presidenciales, para establecer los recursos destinados para la vinculación de personal así como los cargos a crear, lo que permitió identificar las vacantes a proveer.

2. Se recibieron de parte de los Programas y Altas Consejerías las comunicaciones tanto

en correo electrónico como por SIGOB, solicitando las vinculaciones.

3. En relación a la selección de hojas de vida de los aspirantes, se efectúa la revisión de perfiles y requisitos establecidos en el Manual de Funciones, los cuales se consignan en una matriz denominada Ayuda Memoria “Requisitos encargo, Requisitos Nombramiento y Requisitos Prima Técnica”. Los cuales no se encuentran asociados al Proceso de Talento Humano en el SIGEPRE.

Sin embargo, se Recomienda 7 en aras de fortalecer el proceso de selección, mantener los registros en cuanto a las Hojas de Vida de los aspirantes en el Formato establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, debidamente firmados tanto por el aspirante como por el Responsable del Proceso.

4. Se constató que el Subdirector de Operaciones realiza revisión detallada de los

requisitos, selecciona y aprueba las hojas de vida de los aspirantes.

5. Se evidenció que los aspirantes presentaron los documentos relacionados en el Formato F-TH-04 Control de Documentos para posesión legal del cargo (Ver Cuadros

Selectiva funcionarios nuevos 1 al 7 y 8 al 15). Se Recomienda 8 para los casos en que faltó diligenciar información en la documentación presentada por los aspirantes, fortalecer la aplicabilidad del principio de Autocontrol5 en la verificación inicial que realiza el Proceso de Talento Humano.

6. El Proceso de Talento Humano estableció en la caracterización del proceso, el punto

de control “Solicitar a la Secretaría de Seguridad realizar el respectivo estudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo”. En la revisión adelantada se observó que de los 15 funcionarios se presentó concepto SUPERADO es decir, que a la fecha del estudio no les fueron hallados aspectos desfavorables en materia penal, contravencional y disciplinario. Sin embargo, en el estudio de seis (6) funcionarios se hace la salvedad en cuanto a que se encuentra pendiente la verificación académica y de estudios superiores. Por lo anterior, el día 12 de abril se realiza entrevista con la Coordinación de Inteligencia de la Secretaria para la Seguridad Presidencial, oficina encargada del estudio de seguridad de los aspirantes para laborar en el DAPRE tanto de planta

5 Según el Modelo Estándar de Control Interno, (…) el Autocontrol es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades, y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política (…).

38



como de contratistas, evidenciándose que el tiempo determinado para la verificación de la información y estudio en general es de 20 días. Así mismo, se informó que en algunas oportunidades la Secretaría recibe del Proceso de Talento Humano la Información de los aspirantes con errores, lo que se traduce en demoras para conceptuar, mientras se valida la misma. Por lo anterior, se Recomienda 9 fortalecer la interacción entre los dos procesos con el fin de alcanzar los resultados esperados en el marco de la eficiencia y la eficacia. Para los casos de los seis (6) funcionarios cuya validación de estudios académicos y superiores estaba pendiente, se informó que se realizó una verificación verbal previa con las correspondientes Instituciones Educativas con el fin de corroborar la información antes de conceptuar y presentar al Área de Talento Humano, ya que la demora se produce por el envío tardío de los certificados por parte de dichas Instituciones. En una segunda visita efectuada el 15 de abril, se corroboró que las Universidades remitieron los respectivos certificados educativos de los seis (6) funcionarios, lo que permite constatar el concepto SUPERADO. Por otro lado, con el fin de verificar la eficacia del Control se indago en el Proceso de Talento Humano por los estudios cuyos conceptos resultaron NO SUPERADO y se procedió a constatar en la planta de personal que los tres (3) casos no superados, no se encuentran vinculados a la Entidad. Al indagar acerca del Formato Único de Estudio de Confiabilidad Funcionarios, y su inclusión en el Sistema SIGEPRE, se observó que la Secretaría para la Seguridad estableció en su Plan Operativo 2013, dos actividades: 1. Incluir en el SIGEPRE los formatos relacionados con estudios de seguridad y confiabilidad de los funcionarios del DAPRE y personal de la Secretaria de Seguridad y 2. Incluir los Procedimientos de estudios de seguridad y confiabilidad de los funcionarios del DAPRE y personal de la Secretaria de Seguridad. Para el 16 de abril, el Formato ESTUDIO DE SEGURIDAD (F-SA-11) se encuentra debidamente controlado y asociado al Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa – SA - y publicado en el Aplicativo SIGEPRE –Mapa de Procesos - Documentos y Formatos. 4.2 Funcionarios desvinculados de la Entidad en 2013

Con el fin de determinar las actividades necesarias para que un funcionario se retire de la Entidad a paz y salvo, se procedió a efectuar entrevista con el responsable asignado del Proceso de Talento Humano y se observó que las actividades numeradas del 2 al 5, se le notifican al funcionario una vez se suscribe la resolución mediante la cual se acepta la renuncia, estas son:

39



1. Radicar en Correspondencia la renuncia dirigida al Director del Departamento. 2. Presentarse a la Oficina de Talento Humano para tramitar las prestaciones sociales a

que tiene derecho. 3. Realizar Examen Médico de Retiro 4. Presentar la declaración de Bienes y Rentas dentro de los tres días hábiles. 5. Realizar la devolución del Carné que lo identifica como funcionario.

Conforme a lo anterior, se procedió a solicitar la relación de los funcionarios que dejaron la Entidad durante el primer trimestre de 2013, seleccionando una muestra de ocho (8) funcionarios, encontrando lo siguiente: Cuadro 13. Resultado verificación de funcionarios desvinculados

Funcionario

Concepto Acto Administrativo

mediante el cual se acepta

la Renuncia

Decreto 0042

de 2013

Resolución

0365 de 2013

Decreto 0386

de 2013

Resolución

0493 de 2013

Decreto 0372

de 2013

Decreto 0421

de 2013

Resolución 3510

de 2012

Resolución

1222 de 2013

Acto Administrativo

mediante el cual se ordena

el pago de las prestaciones

sociales por retiro

Resolución

0530 de 2013

Resolución

0435 de 2013

Están pagadas

y el acto

administrativ

o se encuentra

en corrección.

Resolución

1028 de 2013

Resolución

1424 de 2013

Resolución

1427 de 2013

Resolución 4542

de 2012

Resolución

1426 de 2013

Examen Médico de Retiro

Se notificó pero

no se lo

practicó

No se le

notificó pero no

se lo practicó

por permanecer

22 días en el

cargo y en la

Entidad.

Se notificó

pero no se lo

practicó

Se notificó

pero no se lo

practicó

Se notificó

pero no se lo

practicó

Se notificó

pero no se lo

practicó

Se notificó y se lo

practicó

Se notificó y no

se lo practicó

Devolución del Carné

No lo regresó

ni a Talento

Humano ni a

Secretaria de

Seguridad

La Entidad no le

entregó carné

No lo regresó

ni a Talento

Humano ni a

Secretaria de

Seguridad

La Entidad no

le entregó

carné

La Entidad no

le entregó

carné por

considerarse

figura pública

La Entidad no

le entregó

carné por

considerarse

figura pública

Lo entrego a

Talento Humano,

y este lo remite

mediante MEM13-

00000606 del 17

de enero de 2013

a Secretaria de

Seguridad para su

destrucción.

Lo entrego a

Talento

Humano, y este

lo remite

mediante

MEM13-

00004728 del

1 de abril de

2013 a

Secretaria de

Seguridad para

su destrucción.

Declaración de Bienes y

Rentas

No efectuó la

declaración

correspondient

e a su retiro

No efectuó la

declaración

correspondient

e a su retiro,

por permanecer

22 días en el

cargo y en la

Entidad.

No efectuó la

declaración

correspondien

te

No efectuó la

declaración

correspondie

nte a su

retiro

No efectuó la

declaración

correspondien

te a su retiro

No efectuó la

declaración

correspondien

te a su retiro

Efectuó la

declaración

correspondiente a

su retiro

No efectuó la

declaración

correspondient

e a su retiro

7. Auxiliar

Administrativo

8. Asesor 2210-

01

1. Secretario de

Prensa

2. Asesor 2210-

10

3. Secretario

de

Transparencia

4. Asesor

2210-05

5. Alta

Consejera para

Bogotá

6. Alto

Consejero para

las Regiones

40



Una vez finalizada la revisión y teniendo en cuenta los resultados obtenidos y relacionados en la ficha anterior, se observa que:

De ocho (8) funcionarios retirados en el primer trimestre de 2013, sólo uno (1) presentó la declaración de bienes y rentas. Lo anterior, evidencia un incumplimiento al Artículo 136 de la ley 190 de 1995 y al Artículo 47 del Decreto 2232 de 1995, mediante los cuales se establece que en caso de retiro se deberá presentar la actualización de la declaración. No Conformidad 1.

Así mismo, se observó que si bien no es obligatorio el examen médico de retiro, de ocho (8) notificados, sólo 1 se lo practicó.

De conformidad con la directriz de la Contraloría General de la República mediante

Resolución Orgánica 6445 de 6 de enero de 2012 en el Artículo 7, numeral 38, no se presenta obligatoriedad para que los directivos que no administran recursos, deban presentar informes de gestión una vez separados del cargo.

Sin embargo, se Recomienda 10 unificar los criterios en cuanto a la presentación de los informes de entrega del cargo que realizan los directivos, dado que se encontraron casos de quienes presentaron sus informes como Secretario de Transparencia y Alta Consejera para Bogotá, uno se encontró en carpeta de hoja de vida y otro no.

La Oficina de Control Interno al observar que el proceso de Talento Humano, no

presentó claridad sobre el procedimiento de entrega de carnet por parte de los funcionarios separados de la Entidad, procedió a visitar la Secretaria para la Seguridad Presidencial el día 12 de abril y realizó entrevista con la Coordinación de Protección a Instalaciones de la Secretaria para la Seguridad Presidencial, encontrando que:

a. El Secretario de Prensa, dos veces perdió el carnet y el último no lo entregó ni a talento Humano ni a la Secretaria de Seguridad.

b. El Secretario de Transparencia, no entregó el carnet ni a talento Humano ni a la Secretaria de Seguridad.

6 Artículo 13º.- Será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes. Tal información deberá ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro. 7 Artículo 4º. (…) En caso de retiro, la actualización será cortada en la misma fecha en que se produjo este hecho y deberá ser presentada por el servidor público dentro de los tres días hábiles siguientes. 8 Numeral 3. Acta al Culminar la Gestión: Es la información que comprende todos los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados los titulares o representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, al separarse del cargo, al finalizar la administración por el período que estuvieron al frente del mismo o cuando es ratificado en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales.

41



c. Asesores de la Alta Consejería para Bogotá, entregaron el Carnet a Talento Humano, quien informó a Secretaria de Seguridad a través de MEM13-00004728 del 1 de abril de 2013. En la visita se evidenció que la Secretaria para la Seguridad no había efectuado la desactivación de los exfuncionarios del Sistema. Solo presentaban fecha de vencimiento en el carnet.

Una vez analizada la información publicada en el aplicativo SIGEPRE – Documentos y Formatos asociados al Proceso de Talento Humano y cotejada la información con el Proceso, se observa que no se encuentran especificadas las actividades que debe realizar un funcionario al momento de desvincularse de la Entidad, así mismo no se tienen definidos puntos de control para garantizar que el funcionario a su salida haga la entrega respectiva del Carné.

Por lo anterior, se Recomienda 11 definir un procedimiento para la desvinculación de los funcionarios de la Entidad, en pro de la mejora continua del Proceso de Talento Humano y coordinar con el Proceso de Seguridad, los puntos de control necesarios para garantizar la entrega, desactivación y destrucción del carné respectivo.

Así mismo, se Recomienda 12 establecer una política que concientice al Servidor Público al cuidado y manejo del Carné, ya que se logró observar la pérdida reiterada del mismo por algunos funcionarios. Por otra parte, se seleccionaron los contratos No. 487-12, 498-12 y 503-12, para verificar el cumplimiento de la entrega del carné por parte de los contratistas, observándose que en ninguna parte de la carpeta se encuentra documento que permita evidenciar la entrega del mismo. En el mismo sentido, se observa que se efectuó el último pago al contratista, incumpliendo las cláusulas contractuales. No Conformidad 2 Transversal al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Por otra parte, se observó que los funcionarios que ingresan a las instalaciones de la

Presidencia de la República, lo realizan con un carné vencido y se permite el ingreso sin que los mismos sean refrendados. Así mismo, se observó que de los ocho (8) funcionarios de la muestra a cuatro (4), no se les entregó carné que los identificara como funcionarios del DAPRE. Al indagar acerca de esta situación, se observó que a la fecha de la visita, la Secretaria de Seguridad no ha realizado una solicitud formal a la Oficina de Contratos con el fin de iniciar el proceso contractual de adquisición de las tarjetas PVC con holograma. Lo anterior, demuestra debilidades en la coordinación para las gestiones contractuales, puesto que desde el mes de noviembre de 2012 no se ha expedido carné a los funcionarios, evidenciando una vulnerabilidad a la Seguridad

42



Presidencial. No Conformidad 3 Transversal al Proceso Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa.

4.3 Proceso de concurso por mérito del Sistema Específico de Carrera Administrativa DAPRE Se observó que el Proceso de Talento Humano ha adelantado las siguientes acciones, para dar inicio al proceso de implementación de Carrera Administrativa en la Presidencia de la República: A partir del 14 de mayo de 2012, solicitó9 a la Comisión Nacional del Servicio Civil –

CNSC, la programación de reuniones para establecer los mecanismos y procedimientos para la implementación del concurso por mérito del Sistema Específico de Carrera Administrativa, con el fin de proveer dichos cargos en forma definitiva.

La CNSC presentó10 la estimación de los costos de la convocatoria por valor de $1.827.000.000, los cuales corresponden al aporte que debe realizar la Entidad. El costo se estableció de acuerdo a los siguientes parámetros:

Cuadro 14.

Total cargos a proveer

Promedio de venta de

pines

Total aspirantes inscritos

Aplicación de Pruebas Duración

convocatoria

104 distribuidos entre los niveles técnico y asistencial

150 115.533

4 pruebas funcionales (incluyen los ítem de las pruebas básicas) y 2 pruebas comportamentales (una para cada nivel)

12 meses, una vez culmina la etapa de planeación.

Fuente: Comunicado 2012EE28104 de la CNSC del 3 de julio de 2012.

Más adelante mediante comunicado OFI12-00142866 del 17 de diciembre de 2012, se le informa a la CNSC, la forma de pago así: Vigencia 2013: $900.000.000 Vigencia 2014: $556.038.78811

Total $1.456.038.788 En el momento de la visita se observó que el Área de Talento Humano, ordeno el pago por valor de los $900.000.000, teniendo en cuenta el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 17213 del 10 de enero de 2013 y el Registro Presupuestal del Compromiso del 13 de marzo de 2013.

9 Comunicado OFI12-00050130/JMSC52040 del 14 de mayo de 2012 10 Comunicado de la CNSC Oficio Radicado de Salida: 2012EE28104 11 Previa autorización de vigencias futuras

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La Entidad presentó12 ante la CNSC, la relación de pruebas, ponderación y carácter que se aplicarían para el desarrollo de los concursos del DAPRE en la ciudad de Bogotá, así: Cuadro 15.

PRUEBA PONDERACIÓN CARÁCTER DE LA

PRUEBA

Competencias Básicas y Funcionales

60% Eliminatoria*

Competencias Comportamentales 20% Clasificatoria Valoración de Antecedentes 20% Clasificatoria

*Puntaje aprobatorio 60 puntos.

La Entidad realizó la revisión del Proyecto de Acuerdo por el cual se convoca a concurso abierto de méritos para proveer definitivamente los empleos vacantes pertenecientes al Sistema Específico de Carrera Administrativa del DAPRE, y precisó13 que los empleos a convocar al Concurso corresponden a los 104 cargos de los niveles Técnico y Asistencial, relacionados de la siguiente manera:

Denominación del empleo Código Grado

Salarial Total

Vacantes

NIVEL TÉCNICO 16

Técnico

4410 07 3 4410 05 8 4410 03 1 4410 02 1

4410 01 1 NIVEL ASISTENCIAL 88

Secretario Ejecutivo

5540 17 2 5540 15 9 5540 14 2 5540 12 3 5540 11 9 5530 08 11 5530 07 3 5510 05 12 5510 04 11 5510 03 26

TOTAL 104

Al momento de la visita, se observó que de los 104 cargos en provisionalidad, 99 se encuentran provistos, dos (2) están en trámite de autorización ante la CNSC14 para ocupar y tres (3) se encuentran vacantes.

12 Comunicado OFI12-00142866/JMSC50000 13 Comunicado OFI13-00023328/JMSC 50000 14 Decreto 4968 de 2007, Artículo 1 señala: “La Comisión Nacional del Servicio Civil podrá autorizar encargos o nombramientos provisionales, sin previa convocatoria a concurso, cuando por razones de reestructuración, fusión, transformación o liquidación de la entidad o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad(...)

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Por último, la Entidad deberá remitir previa aprobación, el manual de funciones, requisitos y competencias laborales ajustados a la CNSC, para los 104 cargos objeto del concurso.

4.3.1 Verificación Procedimiento de Nombramientos Provisionales La Oficina de Control Interno verificó la aplicabilidad del procedimiento para autorizaciones de nombramientos provisionales y encargos en vacancia definitiva, encontrando lo siguiente:

En las solicitudes de autorización, el Director del Departamento manifiesta el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 4968 de 2007, esto es la Certificación del Proceso de Talento Humano de los cargos en vacancia definitiva que no se encuentran reportados en la OPEC15 y la justificación de los nombramientos provisionales dada por el Subdirector de Operaciones. Lo anterior se evidenció en el OFI13-00027794, mediante el cual se solicita la provisión de dos cargos: (1) Técnico 4410-03 y (1) Secretario Ejecutivo 5540-11.

La Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante comunicación 2013 EE 10256

del 19 de marzo de 2013, expidió la autorización para el nombramiento solicitado, por el término de seis (6) meses.

Se solicitó el reporte de los funcionarios posesionados entre los meses de octubre

a diciembre de 2012 y de enero a febrero de 2013, con el fin de verificar las Resoluciones de nombramiento provisional así como las solicitudes de autorización de las prórrogas, encontrando que las Resoluciones de nombramiento No. 3396, No. 4556, No. 3394 y No. 3603 de 2012 y las Resoluciones No. 1052 y 1053 de 2013, en sus considerandos hacen referencia a la circular No. 29 del 15 de marzo de 2007, la cual se encuentra derogada a partir del 1 de agosto de 2012 por la Circular CNSC 00516 de 2012. No Conformidad 4.

5. Verificar el reporte de la información de los funcionarios en los aplicativos SUIP y cumplimiento Ley de Cuotas.

5.1 Verificación SUIP

15

Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa. Porque aún no se ha realizado el concurso abierto de méritos para el Sistema Específico de Carrera Administrativa. 16 CIRCULAR CNSC 005 DE 2012. 4.3. Aprobación y vigencia. La presente circular fue aprobada en sesión de Comisión del 17 de julio de 2012 y rige a partir del 1º de agosto de 2012, con la cual se deroga y sustituye íntegramente la Circular número 29 del 15 de marzo de 2007 y la Circular número 09 del 10 de octubre de 2011 y, será publicada en la página web de la CNSC, en la siguiente ruta: Normatividad/Normas de Carrera/Circulares.

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En consulta efectuada en el Sistema Único de Información de Personal – SUIP - acerca de la novedad de ingreso e información de Hoja de Vida de los quinces (15) funcionarios de la prueba selectiva, se observa que los funcionarios consultados no se encuentran en la base de datos y el sistema muestra “es posible que no esté vinculado a esta entidad”.

Al cotejar la información en el Área de Talento Humano, se informó que el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP-, no ha implantado en el SUIP los cargos creados mediante el Decreto 2772 de 2012, lo que no permite el registro de la información referente a las novedades y hojas de vida.

Por último, en reunión liderada por el DAFP se informó a la Entidad que una vez se migre toda la información de los funcionarios al SIGEP, el SUIP quedará deshabilitado para registro y consulta. 5.2 Aplicación de la Ley de Cuotas

La Ley de cuotas es el nombre que recibe la ley 581 de 200017 que busca dar a la mujer la adecuada y efectiva participación a que tiene derecho en todos los niveles de las ramas y demás órganos del poder público, y establece que se hará efectiva aplicando por parte de la autoridad nominadora la siguiente regla:

a) Mínimo el treinta por ciento (30%) de los cargos de máximo nivel decisorio, de que trata el artículo 218, serán desempeñados por mujeres.

La Oficina de Control Interno realizó la revisión y determinó que la Entidad está cumpliendo con lo dispuesto en la norma, al contar con un porcentaje mayor al establecido en la misma.

6. Verificación del cumplimiento de requisitos del personal de las Fuerzas Armadas en Comisión y la liquidación de bonificación especial.

El personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional aspirantes hacer parte de la Secretaría para la Seguridad Presidencial y la Casa Militar, deberán someterse a procesos de selección y verificación de su confidencialidad, contemplando estudios de seguridad y pruebas de poligrafía que garanticen la excelencia en la prestación del servicio.

17 Por la cual se reglamenta la adecuada y efectiva participación de la mujer en los niveles decisorios de las diferentes ramas y órganos del poder público, de conformidad con los artículos 13, 40 y 43 de la Constitución Nacional y se dictan otras disposiciones. 18 ARTICULO 2o. CONCEPTO DE MAXIMO NIVEL DECISORIO. Para los efectos de esta ley, entiéndase como "máximo nivel decisorio", el que corresponde a quienes ejercen los cargos de mayor jerarquía en las entidades de las tres ramas y órganos del poder público, en los niveles nacional, departamental, regional, provincial, distrital y municipal.

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6.1 Proceso de Selección Casa Militar De acuerdo a la información suministrada en visita realizada a la Casa Militar, Para la selección del personal en comisión asignado al DAPRE, se hace un listado de los grados que se necesitan de las fuerzas armadas y terrestres, se seleccionan las hojas de vida teniendo en cuenta los perfiles requeridos, como:

No tener investigaciones penales ni disciplinarias. Formación en Derechos Humanos Conocimiento en temas Administrativos y de Sistemas En lo que respecta a los oficiales, que hayan tenido mando.

Una vez se haya realizado el estudio de la hoja de vida, se seleccionan tres o al menos dos para cada uno de los cargos a remplazar. A las tres personas de las hojas de vida seleccionadas, se envían a exámenes médicos, psicológicos como pruebas de MPI2, de toxicología, se les practica la prueba del polígrafo y el estudio de seguridad que lo realiza Central de Contrainteligencia de la Policía Nacional. En el estudio de seguridad, se hacen visitas domiciliarias para verificar la existencia del núcleo familiar; se visita el lugar de trabajo, se realizan entrevistas con los jefes y/o exjefes, con el fin de indagar acerca del comportamiento de estas. También, se solicita una Certificación de Derechos Humanos que expide la Procuraduría General de la Nación. Una vez surtidos los anteriores pasos, continúan con la entrevista con el Jefe de Casa Militar, la persona seleccionada firma un acta de reserva, junto con el jefe de Casa Militar y el Edecán del Ejército, se envía un memorando al ejercito solicitando sea presentado, se adicionan los documentos y se envía al área de Desarrollo Humano del Ejército Nacional y se continua con el proyecto de Resolución, la cual se envía al Subdirector Operativo y se hace la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP, donde se especifica el número de personas que se requieren, los grados y el monto para toda la vigencia. Se envía a jurídica y al Jefe de Desarrollo Humano del ejército y al Ministerio de Defensa a Negocios Generales, donde verifican si cumple con los requisitos. Luego, se envían los documentos con un Memorando firmado por el Jefe de la Casa Militar de Palacio, dirigido al Subdirector de Operaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica – DAPRE -, para incluirlos en el sistema HOMINIS y continuar con el proceso, mensualmente se envía a Talento Humano del DAPRE las novedades.

6.2 Proceso de Selección de la Secretaria para la Seguridad Presidencial De conformidad con la información suministrada por la Secretaria Presidencial, la Selección se hace de acuerdo a las necesidades del personal, con el fin de garantizar el adecuado

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funcionamiento del servicio de protección y garantizar la vida e integridad física del Señor Presidente de la República, Vicepresidente y sus familias, al igual que la Seguridad de las Instalaciones. Se adelantan convocatorias, las cuales pueden ser abiertas o cerradas:

Convocatorias cerradas: Establecida para personal con conocimiento especializado (médicos, técnicos en explosivos, guías caninos y auxiliar de servicios técnicos en alimentos, etc.)

Convocatorias abiertas: está definida para requerir personal de las Fuerzas Militares, Policía Nacional y Unidad Nacional de Protección, con el fin de cubrir vacantes en los servicios de protección a personas y seguridad de instalaciones.

Una vez recolectados los documentos de la convocatoria, se verifica de manera detallada las competencias, capacitaciones y perfil de los funcionarios, estandarizados de la siguiente manera:

Ser voluntario Someterse al estudio de seguridad Superar el proceso de selección Tener las cualidades requeridas para ser ubicado en el cargo correspondiente Excelente condición física y psicológica Tener idoneidad en la conducción de vehículo y motocicleta. El personal debe contar con experiencia en seguridad protección a personas e

instalaciones. Idoneidad y experiencia en el manejo de armas de fuego.

De lo anterior, se Recomienda 13 revisar y analizar la conveniencia, con la Oficina de Planeación del DAPRE, de asociar los procedimientos de selección de personal tanto de Casa Militar como de Secretaria para la Seguridad, en el SIGEPRE.

6.3 Proceso de Vinculación

Dentro de este proceso se tiene definido un protocolo conformado por aspectos, como:

Solicitud Estudio de credibilidad y confianza

Solicitud de traslado

Vinculación en comisión permanente a la Administración para la Función Pública de todo el personal que integra la Secretaria para la Seguridad Presidencial a través de Resolución Ministerial.

Una vez seleccionado el personal, el Jefe de la Secretaria de Seguridad envía un Oficio al Subdirector de Operaciones comunicándole el listado de las personas seleccionadas y el

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presupuesto requerido y mensualmente remite las novedades presentadas al Subdirector de Operaciones y al Área de Talento Humano DAPRE. Recibidas las novedades autorizadas por el Jefe de la Casa Militar y el Secretario para la Seguridad Presidencial en el Área de Talento Humano, se da cumplimiento al Artículo 1° del Decreto No 1794 de 2012, donde se autoriza el pago de una bonificación especial de 60%, al personal del Ministerio de Defensa, de las Fuerzas Militares, de la Policía Nacional y de Unidad Nacional de Protección, que presten sus servicios en comisión en el DAPRE.

6.4 Liquidación de Bonificación Especial En el Área de Talento Humano se tiene asignada una persona para incorporar en el Sistema Hominis, las personas en comisión y se reportan las novedades, como el incremento de la bonificación del 60%, los ingresos y retiros del personal militar, los ascensos, vacaciones, etc. Teniendo la liquidación de la bonificación, se solicita al Área Financiera una certificación de apropiación disponible, amparada en el CDP con número 3713 de fecha 2013-01-02 por un valor de $8.069.312.761 para tal fin. Una vez verificados los datos y corregidas las inconsistencias, se obtiene la pre-liquidación o pre-nomina, se envía una copia impresa a financiera. Luego, se confrontan los datos de la Pre - liquidación con las novedades reportadas en el mes tanto de la Casa Militar como de la Secretaria de Seguridad Presidencial. Si bien se observan controles en el desarrollo de este procedimiento, estos se hacen de forma manual y lo hace la misma persona. Por lo anterior, se Recomienda 14 implementar mecanismos tecnológicos que permitan dinamizar estos controles con el fin de evitar reprocesos. Cabe resaltar que una vez obtenida la Pre-liquidación, el Área de Sistemas hace backaup de ésta. Luego, se hace el cierre definitivo, se imprimen los desprendibles de pago, los resúmenes y se presentan al Jefe de Talento Humano para firma y se remiten a Gestión Financiera para la imputación presupuestal y pagaduría. Una vez verificadas las actividades que realiza la persona encargada en el Área de Talento Humano, para garantizar que la liquidación de la bonificación del Personal Militar y de la Policía Nacional asignada al DAPRE, se realice de manera oportuna y confiable con el Procedimiento establecido en el SIGEPRE (P-TH-09), se evidencia que el nombre del procedimiento está incompleto, se describe la Casa Militar y no se tiene en cuenta la Secretaria para la Seguridad Presidencial. Así mismo, se observa en el paso tres (3) que se realiza un backaup y en el procedimiento, no está establecido este control. Por lo anterior, se Recomienda 15 hacer los ajustes necesarios al procedimiento.

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6.5 Resultados Prueba Selectiva Bonificación Especial A continuación se presenta la prueba selectiva que se practicó al pago de la bonificación especial: Cuadro 17.

BONIFICACIÓN ESPECIAL CASA MILITAR

No CARGO NOMBRE CC SUELDO BASICO BONIFIC- 60%

SUB- DE

ALIMEN.

TOTAL A

PAGAR SEGUIMIENTO No/DIAS

1 OP ABRIL ARDILA EDGAR ALBERTO 86.045.160 1.647.411,00 988.447 988.447 OK

2 CP ACERO DAZA EDILBERTO 74.377.272 950.225,07 570.135 44.655 614.790 OK

3 IT AGUDELO LOPEZ HECTOR JAIRO DE JESUS 10.286.996 1.798.160,97 1.078.897 1.006.970 Licencia Ordinaria 2

4 SC AGUDELO NEVA NANCY MARLY 65.747.505 1.989.772,00 1.193.863 0 Vacaciones 30

5 SLP ALDANA PATIÑO SAMUEL 6.384.212 793.380,00 476.028 44.655 520.683 OK

6 SI ALDANA SANABRIA JORGE EDUARDO 86.009.362 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

7 IT ARCILA PELAEZ CESAR AUGUSTO 94.283.429 1.798.160,97 1.078.897 971.007 107.890 Vacaciones 27

8 OP ARCINIEGAS GUERRA RUTH ELENA 1.085.255.833 1.586.276,00 951.766 507.608 444.157 Vacaciones 28

9 ST ARIAS SANCHEZ GUILLERMO ANDRES 94.529.341 1.284.734,95770.841

308.336Ingreso

Resolución No. 12

10 PT ARISTIZABAL MORALES LEIDY JOHANA 1.016.011.637 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

11 TS. BABATIVA RODRIGUEZ JESUS NELSON 80.438.216 1.242.108,17 745.265 745.265 OK

12 PT BARRETO CLETO JORGE LEON 73.194.446 1.126.530,60 675.918 44.655 528.420 Licencia Ordinaria 8

13 IT BARRIOS BARRANCO ELIECER DE JESUS 8.776.693 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK

14 AG BAUTISTA RUBIANO JOSE HENRY 79.638.129 835.482,19 501.289 44.655 327.567 Licencia Ordinaria 12

15 SI BECERRA ESCOBAR EDGAR ALONSO 80.048.991 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

16 IT BENITEZ ZAMBRANO WILLIAM 79.844.398 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK

17 SI BERBEO CHICO ESTEBAN 79.758.055 1.412.761,80847.657

706.381Ingreso

Resolución No. 25

18 PT BETANCOURT SILVA ROMULO HUMBERTO 88.274.574 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

19 TC. BETANCUR LONDOÑO JAIME ANDRES 71.746.479 2.324.764,40 1.394.859 1.394.859 OK

20 IT BOLIVAR MAURICIO 79.571.123 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK

21 SI BONILLA FIGUEROA EDISON ENRRIQUE 80.071.222 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

22 IJ BOTINA BOTINA EDGAR IGNACIO 16.988.873 1.894.296,55 1.136.578 606.175 Licencia Ordinaria 14

23 IT BOTINA ORTEGA JAIRO BOLIVAR 18.126.712 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK

24 SI CABALLERO RESTREPO JAVIER EDUARDO 79.965.648 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

25 PP CABAS PERALTA CARLOS GUILLERMO 4.979.932 2.675.279,00 1.605.167 963.100 Licencia Ordinaria 12

26 SI CAMACHO SALCEDO JOHN GUSTAVO 79.870.635 1.412.761,80 847.657 0 Vacaciones 30

27 SV CAMARGO FLOREZ SAUL ENRIQUE 77.104.670 1.124.266,29 674.560 44.655 623.320 Prmiso Especial 4

28 PT CARRANZA DIAZ HENRY 80.235.678 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

29 SI CARRILLO ALDANA HOLMES 14.396.742 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

30 SI CASTAÑEDA JIMENEZ WILLIAM ALEXANDER 2.950.743 1.412.761,80 847.657 84.766 Vacaciones 27

31 PT CASTRILLON GIRALDO OTONIEL 1.053.782.351 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

32 PT CASTRO CASTAÑO MAURICIO 75.057.116 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

33 IT DUQUE VALENCIA YAMID 79.940.686 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK

34 PT DURAN DURAN ALFREDO 14.254.486 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

35 SP FONSECA ULLOQUE OSCAR JOSE 73.237.038 1.242.108,17 745.265 745.265 OK

36 CF. FORERO HAUZEUR FELIPE ANDRÉS 79.590.251 2.324.764,40 1.394.859 1.394.859 OK

37 PT GARCIA CALDERON CRISTIAN ALBERTO 1.105.782.865 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

38 IT GARCIA CASTAÑEDA CENAIDA ROSA 66.729.547 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 OK

39 SI GUERRA ORTIZ OMAR FERNANDO 79.664.505 1.412.761,80 847.657 480.339 Licencia Ordinaria 13

40 SI GUERRA URREGO RAMIRO IGNACIO 80.731.305 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

41 IT JAIMES LUIS GUSTAVO 12.629.582 1.798.160,97 1.078.897 1.078.897 Vacaciones 30

42 IJ JARA GUERRERO CARLOS RODRIGO 79.687.389 1.894.296,55 1.136.578 1.136.578 OK

43 PT LEGUIZAMON RIAÑO ITALO ALEJANDRO 91.018.068 1.126.530,60 675.918 44.655 720.573 OK

44 SC LEIVA RIVERA HERNAN 93.084.259 1.989.772,00 1.193.863 1.193.863 OK

45 T1. MARTINEZ MARTINEZ SILVIA PATRICIA 52.429.712 1.124.267,00 674.560 44.655 719.215 OK

46 IJ PALENCIA JEREZ FREDDY HERNAN 91.265.039 1.894.296,55 1.136.578 1.136.578 OK

47 SP. RINCÓN BOJACÁ OLGA LUCIA 39.658.075 1.242.108,17 745.265 745.265 OK

48 IT RINCON GUERRERO MARIO WALTER 79.544.784 1.798.160,97 1.078.897 1.042.933 Licencia Ordinaria 1

49 SI SALAZAR RAMIREZ ALVARO 75.056.574 1.412.761,80 847.657 847.657 OK

50 SV. ZAPATA OROZCO FRANCIS IDAIFEN 41.938.302 1.124.266,29 674.560 44.655 719.215 OK

51 SS ZAPATA PERDOMO FARITH 12.257.694 1.027.300,47 616.380 41.678 616.966 Licencia Ordinaria 2

Fuente: Talento Humano

Como se observa en el cuadro anterior en la muestra tomada en el mes de febrero, donde se verifico las novedades enviadas tanto por Casa Militar como la Secretaria de Seguridad con la liquidación realizada por el Área de Talento Humano, evidenciando que se está cumpliendo con lo establecido.

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Sin embargo, se encontró que en el Oficio de la Casa Militar enviado mensualmente con las novedades, se hace referencia al Decreto 2169 de 1995 el cual se modificó con el Decreto 1794 de 2012. Para lo cual se Recomienda 16 actualizar y socializar dicha norma.

7. Verificación del cumplimiento del procedimiento viáticos y Gastos de Viaje Militares, Funcionarios y Contratistas.

Se realizó la verificación al cumplimiento del procedimiento Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de militares, funcionarios y contratistas (P-TH-11), el cual fue actualizado el 18 de diciembre de 2012, según ajuste realizado al Aplicativo Comisiones – Intranet –DAPRE. La evaluación se realizó a través de pruebas selectivas a las siguientes dependencias:

1. Programa Presidencial de Derechos Humanos. 2. Área Financiera 3. Casa Militar 4. Secretaria para la Seguridad Presidencial 5. Control Interno 6. Programa MINAS 7. Programa Indígena 8. Programa Afrocolombiano, palenquera, Raizal y negritudes 9. Colombia Joven.

10. Alta Consejería para las regiones y Participación Ciudadana.

Una vez efectuada la revisión, se observó que estas dependencias están ejecutando el procedimiento acorde con lo establecido, excepto en la legalización de las comisiones. Los registros de soportes se verificaron en las carpetas archivadas y en los mecanismos de autocontrol existentes en cada una de ellas. Sin embargo, se observó que el Programa Presidencial de Derechos Humanos está aplicando un formato como autocontrol de solicitud de viáticos y gastos de viajes, y este fue eliminado del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE., incumpliendo con el Numeral 4.2.3 Control de documentos literal g) de la NTC GP: 1000. No Conformidad 5 Transversal al Proceso de Asuntos Políticos, P.P. Derechos Humanos. Por otro lado, las dependencias seleccionadas manifiestan que no han recibido capacitación sobre la actualización del procedimiento P-TH-11, han recibido solo sobre el aplicativo de comisiones y que aún no han recibido instrucciones para realizar las legalizaciones por el aplicativo Intranet, debido a que no existe claridad sobre el manejo de la política de “Cero papel” y se exigen los originales en el Área de Talento Humano. Mediante correo del 18 de octubre de 2012, el Área de Sistemas convocó a una capacitación a todos los jefes de las dependencias y responsables de administrar el aplicativo, para el día

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22 de octubre de 2012, con el fin de dar a conocer los nuevos ajustes al aplicativo y su funcionamiento y la eliminación del formato de comisiones. El Área de Talento Humano mediante correo informativo del 10 de abril de 2013, convocó a una capacitación a todos los usuarios del sobre la legalización de las comisiones en el aplicativo Intranet. En esta capacitación se acordó poner en funcionamiento las legalizaciones de las comisiones en el aplicativo a partir del 2 de mayo de 2013. De acuerdo con lo manifestado anteriormente y lo dispuesto en el procedimiento P-TH-11, se está cumpliendo parcialmente, debido a que la actividad 7 “Ejecutar viaje y legalizar los viáticos y gastos de viajes” legalización de comisiones en el aplicativo – Comisiones – Intranet, no se está ejecutando. Sin embargo, se evidenció que el Área de Talento Humano tiene programado actividades encaminadas a solucionar las causas que dan origen a este hallazgo, como se puede ver en el siguiente reporte del aplicativo SIGEPRE – módulo de planes:

Se Recomienda 17 que cuando se elabore un documento o se actualice, sea importante realizar la socialización con los mecanismos o herramientas utilizados para el cumplimiento adecuado de los mismos.

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7.1 Verificación cumplimiento Contractual de Gastos de Viajes

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, suscribió el Contrato Interadministrativo No. 277-12, con el Servicio Aéreo a Territorios Nacionales “SATENA”, para la vigencia 2012.

Objeto: En virtud del presente contrato SATENA se obliga, por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa para LA ENTIDAD, a la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros en las rutas, operadas por SATENA y la venta de tiquetes aéreos en rutas nacionales e internacionales de otros operadores para los funcionarios, militares y contratistas de la Presidencia de la República. Valor del contrato: $ 5.827.077.941,00, discriminado así: Cuadro 18.

Nombre Rubro Código Rubro Valor del Rubro

Exterior 204 11 1 952.093.280,00

Nacional 204 11 2 3.195.548.314,00

Regiones 3 6 3 69 112.500.000,00

Derechos Humanos 520 1000 1 255.000.000,00

Secretaria de Transparencia 520 1000 35 15.000.000,00

Colombia Joven 520 1000 46 230.000.000,00

Programa Afrocolombiano 520 1000 48 88.000.000,00

Programa Indígenas 520 1000 49 90.000.000,00

Programa MINAS 520 1000 50 320.000.000,00

Programas Especiales 520 1000 52 133.000.000,00

Programa MINAS 520 1000 51 56.000.000,00

reclutamiento 520 1000 53 147.000.000,00

Equidad de la Mujer 526 1500 13 232.936.347,00

Total Contrato 5.827.077.941,00

Forma de pago: “(…) Suma que la ENTIDAD cancelará a SATENA, mediante mensualidades

vencidas de acuerdo a los tiquetes efectivamente expedidos, previa certificación del supervisor (…).” Fecha de inicio 15 de marzo de 2012

Fecha de terminación 20 de diciembre de 2012 o hasta agotar recursos

De acuerdo con las obligaciones contractuales, se verificó la ejecución del contrato No. 277 de 2012 y el soporte en tres carpetas suministradas por el Área de Contratos, donde se evidenció mediante las certificaciones del supervisor, los pagos mensuales de los siguientes rubros presupuestales:

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Cuadro 19. RUBROS ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

204 11 1 81.662.156,00 173.881.153,00 159.449.630,00 15.140.241,00 23.989.763,00 67.735.846,00 113.287.753,00 123.169.127,00 57.219.944,45

204 11 2 283.217.288,00 211.636.953,00 284.814.608,00 291.740.416,00 542.923.815,00 393.914.844,00 210.099.853,00 366.580.045,00 595.295.794,00

3 6 3 69 10.007.468,00 5.105.303,00 3.385.540,00 4.888.331,00 7.954.836,00 4.227.536,00 9.110.023,00 7.476.998,00 3.519.540,00

520 1000 1 11.222.095,00 7.164.943,00 24.463.292,00 33.162.824,00 24.734.516,00 41.158.258,00 25.048.255,00 46.916.213,00 24.411.346,00

520 1000 35 603.560,00

520 1000 46 8.628.509,00 9.224.912,00 18.908.715,00 53.395.501,00 28.725.768,00 29.011.326,00 26.088.386,00 13.621.413,00 32.599.292,00

520 1000 48 10.354.470,00 7.599.206,00 13.306.732,00 11.840.259,00 11.031.983,00 9.425.517,00 5.901.078,00 8.266.659,00 7.798.490,00

520 1000 49 5.045.689,00 7.771.703,00 6.292.578,00 5.717.803,00 5.072.091,00 3.831.684,00 7.846.038,00 12.890.863,00 4.475.330,00

520 1000 50 13.971.251,00 21.798.414,00 33.937.954,00 27.561.840,00 32.671.045,00 44.979.436,00 29.711.536,00 9.623.980,00 30.190.419,00

520 1000 52 3.820.553,00 11.351.182,00 13.381.214,00 10.631.138,00 9.553.131,00 7.340.710,00 11.442.170,00 17.639.552,00 23.863.303,00

520 1000 51 1.048.760,00 2.567.568,00 3.127.558,00 6.639.830,00 4.236.907,00

520 1000 53 1.738.373,00 5.761.023,00 6.275.557,00 12.407.839,00 12.958.460,00

526 1500 13 9.839.726,00 8.578.820,00 2.084.387,00 5.286.287,00 539.736,00 7.697.772,00 14.682.823,00 11.864.819,00 8.077.854,00

437.769.205,00 464.716.149,00 560.024.650,00 459.364.640,00 689.983.817,00 617.651.520,00 462.621.030,00 637.097.338,00 804.646.679,45 Verificado el gasto se determinó el siguiente saldo por ejecutar: Cuadro 20.

Rubros Valor del Contrato Total Gastos Saldo por ejecutar

204 11 1 952.093.280,00 815.535.613,45 136.557.666,55

204 11 2 3.195.548.314,00 3.180.223.616,00 15.324.698,00

3 6 3 69 112.500.000,00 55.675.575,00 56.824.425,00

520 1000 1 255.000.000,00 238.281.742,00 16.718.258,00

520 1000 35 15.000.000,00 603.560,00 14.396.440,00

520 1000 46 230.000.000,00 220.203.822,00 9.796.178,00

520 1000 48 88.000.000,00 85.524.394,00 2.475.606,00

520 1000 49 90.000.000,00 58.943.779,00 31.056.221,00

520 1000 50 320.000.000,00 244.445.875,00 75.554.125,00

520 1000 52 133.000.000,00 109.022.953,00 23.977.047,00

520 1000 51 56.000.000,00 17.620.623,00 38.379.377,00

520 1000 53 147.000.000,00 39.141.252,00 107.858.748,00

526 1500 13 232.936.347,00 68.652.224,00 164.284.123,00

5.827.077.941,00 5.133.875.028,45 693.202.912,55

Fuente: Carpeta de Contratos

De acuerdo con el informe final de supervisión, el saldo por ejecutar fue de $693.202.912.55, este concuerda con la operación calculada como aparece en el reporte del cuadro anterior. En el proceso de auditoría se observó una adecuada ejecución. Sin embargo, se aprecian adicionales en recursos así:

Adicion No 1 203.000.000,00

Adicion No 2 473.105.805,00

Adicion No 3 389.428.788,00

Adicion No 4 65.000.000,00

Adicion No 5 150.000.000,00

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Por tal motivo, se Recomienda 18 establecer proyecciones de gastos acorde con la disponibilidad de recursos, ya que al final del contrato se evidencian saldos por ejecutar.

8. Seguimiento a los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos así como a los acuerdos laborales y comportamentales evaluados en 2012 y a los suscritos en 2013.

En Colombia los empleos de Gerencia Pública, están regulados por la Ley 909 de 2004 y por los Decretos 1227 y el Decreto 2539 de 2005. Son gerentes públicos los que conlleven responsabilidad directiva en la Administración Pública y son cargos de libre nombramiento y remoción. Los Directivos que desempeñen cargos de gerencia pública suscriben Acuerdos de Gestión, a través de los cuales se concretan y evalúan los compromisos asumidos por él y su superior jerárquico, describiendo los resultados esperados anualmente. A través de éste acuerdo se comprometen con acciones y metas concretas armonizadas con el Plan Nacional de Desarrollo y las metas institucionales. En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, se viene utilizando la metodología para la preparación y suscripción de Acuerdos de Gestión de la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC-.

8.1 Acuerdos de Gerentes Públicos vigencia 2012 A continuación, se presentan los resultados de la verificación y seguimiento efectuado a los Acuerdos de Gestión y a la concertación de Compromisos Laborales y Comportamentales:

Cuadro 21. Planta de Personal DAPRE 2012 y 2013

Vigencia

Total Planta

Planta Global

Planta Libre Nombramiento y Remoción

Concertación/Laboral C.

Directivos

Nombrados por el

Presidente

Gerentes Públicos

2012 635 102 498 27 8

2013 767 97 638 24 8

Fuente: Talento Humano

Como se observa en el cuadro anterior, en el DAPRE la planta de personal a 31 de diciembre de 2012 era de 635 funcionarios, de los cuales 498 eran de libre nombramiento y remoción, de estos se encuentran 8 Gerentes Públicos que de acuerdo a la normatividad existente, tienen la obligación de suscribir Acuerdos de Gestión. Se observó para la misma

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vigencia, la suscripción de 9 Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos como se evidencia en el siguiente cuadro. Cuadro 22. Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos Vigencia 2012

Área/Dependencia

Gerente Público Acuerdo de Gestión Evaluación Resultado POA

2012 (resultado indicadores)

Área Administrativa

Claudia Yolima Jimenez Rivera

Del 13 de febrero hasta el 31 de diciembre 2012

No 100%

Área de Contratos

Adriana Martinez Sanchez

Del 20 de abril de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2012

100% 100%

Área Financiera Gonzalo Quintero Perilla Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre 2012

86% 90%

Área de Información y Sistemas

Ivonne Hernandez Chaparro

Del 1 de marzo hasta el 31 de febrero de 2012

Se encuentra evaluado el primer

trimestre 98.68%

Área de Talento Humano

Katy Minerva Toledo Mena

Del 20 de abril hasta el 31 de diciembre de 2012

100% 100%


María Elisa Moron Baute Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre 2012

NO 100%

Oficina de Control Interno Disciplinario

Jose Saul Rodriguez Vargas

Del 18 de abril hasta el 31 de diciembre de 2012

100% 100%

Oficina de Planeación

Nubia Patricia Lopez Mendez

Del 2 de mayo hasta el 31 de diciembre 2012

100% 100%

Oficina de Planeación

Cristina Triana Soto Del 1 de enero hasta el 31 de diciembre de 2012

La doctora Cristina laboró como jefe de Planeación hasta el 30 de abril de 2012 y no se encuentra la evaluación del periodo.

Evaluación primer trimestre 99.96%

Fuente: Talento Humano y SIGEPRE.

Una vez analizados y verificados los Acuerdos de Gestión suscritos por los Gerentes Públicos y evaluados por el Jefe Superior Jerárquico, se observó que de los 9 acuerdos firmados, 5 se encuentran evaluados, equivalentes a un 56%. De igual forma se observó que, en el mes de abril la Jefe de la Oficina de Planeación renunció a su cargo y no se evidencia cierre ni evaluación del Acuerdo de Gestión firmado por esta funcionaria, lo que evidencia falta de sensibilización sobre el valor agregado que genera el

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acuerdo de gestión como proceso completo de planeación y evaluación gerencial e institucional y no como un requisito legal a cumplir. En cuanto a la formalización del Acuerdo de Gestión, se vienen utilizando los formatos que se encuentran en la Guía Metodológica para la elaboración de un acuerdo de gestión de la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC -, llamado instrumento para la formulación de un acuerdo de gestión.

En la revisión efectuada, se observa que el formato hoja (1), segundo (2) párrafo, no se está diligenciando de manera correcta, ya que donde se tiene que diligenciar los compromisos asumidos por el Área u Oficina, se encuentra diligenciado Oficina de Control Interno y no el Área o Dependencia a la que corresponde.

Por lo anterior, se Recomienda 19 verificar el contenido y hacer seguimiento, análisis y evaluación, al cumplimiento de estos acuerdos por parte del Área de Talento Humano. 8.2 Acuerdos de Gerentes Públicos Vigencia 2013 Para la vigencia 2013, se suscribieron 8 Acuerdos de Gestión los cuales se encuentran alineados con la Planeación de la Entidad, como se muestra a continuación:

Cuadro 23. Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos Vigencia 2013

Área/Dependencia Gerente Público Acuerdo de Gestión

Área Administrativa Claudia Yolima Jimenez Rivera Del 15 de febrero al 31 de diciembre 2013

Área de Contratos Adriana Martinez Sanchez Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013

Área Financiera Gonzalo Quintero Perilla No presentó

Área de Información y Sistemas Alex Mauricio Escallon Contreras Del 21 de enero al 30 de abril de 2013

Área de Talento Humano Katy Minerva Toledo Mena Del 31 de enero al 31 de diciembre de 2013

Oficina de Control Interno María Elisa Moron Baute Del 21 de enero al 31 de diciembre 2013


Jose Saul Rodriguez Vargas Del 31 de enero al 31 de diciembre de 2013

Oficina de Planeación Nubia Patricia Lopez Mendez Del 1 de enero al 31 de diciembre 2013

Fuente: Carpeta Acuerdos de Gestión TH

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8.3 Concertación de Compromisos Laborales y Comportamentales vigencia 2012 Como se observa en el cuadro No 8, el total de funcionarios que tenían la obligación de concertar compromisos laborales y comportamentales con el jefe inmediato en la vigencia 2012 eran 498 funcionarios, de los cuales 402 firmaron la concertación esto equivalente al 81% y de los firmados, solamente se encuentran evaluados 361 equivalente al 72% de los funcionarios de libre nombramiento y remoción que, tienen la obligación de firmar acuerdos laborales, como se aprecia en el cuadro 11. De lo anterior, se Recomienda 20 realizar campañas de sensibilización y divulgación de la importancia que tienen estos acuerdos para el cumplimiento de la gestión de la Entidad ya que van relacionados con el Plan Operativo Anual – POA- de la respectiva dependencia y así poder lograr eficacia en el cumplimiento de las metas de la Entidad. Cuadro 24. Evaluación Desempeño Laboral y Comportamental 2012

Área/Dependencia No de

Funcionarios

Concertación Desempeño Laboral y

Comportamental 2012

Evaluación Desempeño Laboral y Comportamental

2012

Altas Consejerías 52 36 36

Programas Presidenciales 17 9 9

Área Administrativa 199 181 181

Área de Contratos 12 12 12

Área de Información y Sistemas

28 25 25

Área de Talento Humano 17 12 12

Área Financiera 15 15 15

Casa Militar 1 1 No

Despacho del Ministro Consejero

5 3 No

Despacho de Presidente 2

No

Despacho del Vicepresidente 24 2 2

Despacho Director DAPRE 8 7 7

Oficina de Planeación 8 6 6

Oficina de Control Interno 7 4 4


1 1 1

Alto Comisionado para la Paz 12 15 No

Secretaria de Prensa 22 18 No

Secretaria de Transparencia 20 20 20

Secretaria Jurídica 25 24 24

Secretaria Privada 12 4 No

Subdirección de Operaciones 6 2 2

Subdirección General 5 5 5

Total 498 402 361 Fuente: Planta de personal/Diciembre 2012 Talento Humano

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A continuación se presenta el resultado de la muestra que se tomó y se validó con el Plan de Acción de cada Dependencia a 31 de diciembre de 2012: Cuadro 25. Evaluación Desempeño Laboral/Resultado POA dependencia

No Dependencia Cargo FuncionarioEvaluación de

Desempeño Laboral

y Comportamental

POA 2012

Resultado

Indicadores Planes/

Dependencia

1 ALTA CONSJ PRE PARA REG Y PART CIUDADANA ASESOR PE#A CAMACHO JULIA MONICA SI 99%

2 ALTA CONS PRESID PARA LAS COMUNICACIONES PROFESIONAL CUERVO CARDENAS MYRIAM SI 100%

3 ALTA CONS PRES PARA PROGRAMAS ESPECIALES SECRETARIO DE DESPACHO LOZANO MONTA#A LUZ MARINA SI 100%

4 SECRETARIA JURIDICA ASESOR MARIO SANCHEZ SI 100%

5 SECRETARIA DE TRANSPARENCIA ASESOR CASTRO MARTIN MARIA CLARA SI 100%

6 SECRETARIA DE TRANSPARENCIA ASESOR MERCHAN ALVAREZ RAFAEL MARIA SI 100%

7 SECRETARIA PRIVADA ASESOR MONTOYA MAYA DIANA SI 91%

8 SECRETARIA DE PRENSA ASESOR HERNANDEZ ORTIZ PAOLA SI 100%

9 FONDO PAZ PROFESIONAL ESPECIALIZADO CELEDON HOLGUIN JOSE CARLOS SI 93,70%

10 AREA ADMINISTRATIVA CONDUCTOR ZAPATA DIEGO MAURICIO SI 100%

11 AREA DE TALENTO HUMANO PROFESIONAL GALVEZ PARDO MARTHA ELIZABETH SI 100%

12 AREA DE TALENTO HUMANO ASESOR ZULETA PE#ARANDA CARMEN JOSEFA SI 100%

13 AREA DE INFORMACION Y SISTEMAS ASESOR ESPITIA MORALES JOHN ALEXANDER SI 98,68%

14 AREA DE INFORMACION Y SISTEMAS PROFESIONAL FLOREZ RIA#O LAURA CAROLINA SI 98,68%

Fuente: Talento Humano y SIGEPRE

Con respecto al resultado de la muestra, se concluye que los acuerdos se encuentran articulados con la planeación de la Entidad, cumpliendo así con los lineamientos establecidos en la normatividad correspondiente. Sin embargo, se Recomienda 21 al Área de Talento Humano implementar herramientas de seguimiento y control donde se pueda tener claridad al respecto, ya que en la actualidad solamente se cuenta con los acuerdos en físico y no se evidencia resultados ni análisis. 8.4 Concertación de Compromisos Laborales y Comportamentales vigencia 2013 Para el año 2013, los funcionarios de libre nombramiento y remoción que deben presentar acuerdos de concertación laboral y comportamental, son 638 como se observa en el siguiente cuadro: Cuadro 26. Concertación desempeño laboral y comportamental 2013

Área/Dependencia Funcionarios de

Libre Nombramiento

Concertación de Desempeño Laboral y Comportamental

2013/2014

Altas Consejerías 71 0

Programas Presidenciales 122 3

Área Administrativa 201 130

Área de Contratos 13 10

Área de Información y Sistemas 27 25

Área de Talento Humano 20 19

Área Financiera 16 16

Casa Militar 1 0

Despacho del Ministro Consejero 4 0

Despacho de Presidente 2 0

Despacho del Vicepresidente 30 0

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Despacho Director DAPRE 8 7

Oficina de Planeación 8 7

Oficina de Control Interno 8 7

Oficina de Control Interno Disciplinario 2 2

Alto Comisionado para la Paz 13 16

Secretaria de Prensa 22 0

Secretaria de Transparencia 20 20

Secretaria Jurídica 27 24

Secretaria para la Seguridad del Presidente 1

0

Secretaria Privada 12 0

Subdirección de Operaciones 6 6

Subdirección General 4 3

Total 638 295 Fuente: Planta de personal/marzo 2013 Talento Humano

El DAPRE cuenta con una planta de personal de 767, de los cuales 670 son de Libre Nombramiento y Remoción, 32 son Directivos del DAPRE y 638 son los funcionarios que deben realizar concertación de Desempeño Laboral y Comportamental. Para la presente vigencia, de los 638 funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción se observa que 295 funcionarios presentaron dicha concertación esto equivale a un 46%, lo que evidencia falta de compromiso de los funcionarios y el incumplimiento de la normatividad vigente. Se Recomienda 22 Capacitar al personal del DAPRE en el tema.

9. Verificación del cumplimiento del Plan de Capacitación y Bienestar Social e incentivos-PIC así como la evaluación del impacto vigencia 2012 y Formulación Plan 2013.

Se dio cumplimiento a lo establecido en el literal c del artículo 3 del Decreto 1567 de 1998. Planes Institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. La entidad realizó el plan institucional de capacitación PIC 2012 y 2013, así:

9.1 PIC 2012 En la verificación realizada al PIC de 2012, se observó que el Plan fue aprobado por el Comité de Capacitación y Estímulos el día 18 de abril de 2012, adicionalmente por la Resolución 1120 de abril 23 de 2012, se adoptó el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación de la Presidencia de la República. Conforme a lo anterior, se observa que la aprobación y adopción del Plan después del 30 de marzo de

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2012, se realizó sin observancia de lo establecido19 en el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos. Observación 1. En adelante, se observó que el Comité Académico y de Capacitación Funciona bajo los lineamientos del reglamento operativo y de crédito del fondo de educación y capacitación entre el DAPRE – ICETEX, y la creación del comité es específica para el ICETEX en cumplimiento del convenio. No se evidencia una norma diferente al reglamento ICETEX que formalice el Comité Académico y de Capacitación para la aprobación de actividades del PIC, ya que se constata que en éste comité se aprueban temas diferentes a los del ICETEX como es el caso del Acta No. 008 de junio 28 de 2012, donde se aprueba el Curso de Formación de Auditores, Capacitación en Sistemas y Capacitaciones Individuales. Observación 2. Adicionalmente, el Comité está integrado por el Subdirector de Operaciones, el Jefe del Área de Talento Humano, el Jefe del Área Financiera, el Asesor del Área Financiera en Contabilidad y el Asesor de Talento Humano, en Bienestar Social y Capacitación. Teniendo en cuenta que el Comité asigna recursos, se Recomienda 23 considerar la invitación al Jefe de la Oficina de Control Interno en la conformación del Comité. En la Resolución 1120 de abril 23 de 2012 se establece que en el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación, se consolidará un documento único el cual contendrá puntualmente los datos del PIC, para la presentación y sustentación debe incluir un cronograma de actividades, definir la cobertura, determinar costos, las entidades de apoyo, objetivos y cobertura de la Presidencia de la República. En el Plan de la Vigencia 2012, no se evidenció el documento único en los tres temas: Capacitación, Incentivos y Bienestar, incumpliendo lo establecido en el artículo 1 literal C20 de la referida Resolución. No Conformidad 6. Por otro lado, realizada la verificación a la información aportada por el Proceso de Talento Humano y publicada en el Aplicativo SIGEPRE, la Oficina de Control Interno considera importante resaltar que:

a. Se observa cumplimiento en cuanto a las 34 capacitaciones programadas en el 2012, al realizarse 47. Las capacitaciones adicionales, fueron producto de las solicitudes de algunas dependencias respecto a temas puntuales, se tiene previsto para la presente vigencia realizar la encuesta personalizada por dependencias para obtener información real de las necesidades de capacitación.

b. Se realizó la medición de satisfacción de acuerdo con las capacitaciones realizadas en el primer semestre de 2012, obteniendo un nivel de satisfacción del 97% de los asistentes a las mismas.

19 Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos, Tercera Edición 2012 20 Se consolidará un documento único el cual contendrá puntualmente los datos del PIC, incluyendo cronograma, costos, entidades de apoyo, objetivos y cobertura de la Presidencia de la República.

61



c. El nivel de satisfacción que se mide con el resultado de la encuesta diligenciada al finalizar la capacitación correspondiente por los asistentes, presenta resultados satisfactorios con una calificación del 77% excelente y un 22% bueno, para un total de 99%.

9.2 PIC 2013

El Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación se adoptó con la Resolución 0971 de marzo 1 de 2013, conforme a lo dispuesto en la presentación del plan en la presente vigencia. Sin embargo, no se incluyó lo dispuesto en la Circular 100 – 002 de mayo 10 de 2012, sobre los lineamientos en Derechos Humanos en Programas de Capacitación a Funcionarios Públicos21. No Conformidad 7. Al realizar la verificación de la Caracterización del Proceso de Talento Humano22, en la actividad de Bienestar Social e Incentivos y Capacitación, se observan dos Actividades Críticas de Control: 1. Evaluar y realizar seguimiento al Plan Institucional de Capacitación –PIC y 2. Evaluar y realizar seguimiento al Programa de Bienestar Social e incentivos y Salud Ocupacional, de los cuales se constató la existencia de los informes. Sin embargo, no se notificaron al superior inmediato. Se Recomienda 24 realizar la notificación con el fin de garantizar la trazabilidad de la información y así generar valor agregado en la toma de decisiones.

El Artículo 79 del Decreto 1227 abril 21 de 2005, contempla que cada entidad establecerá el procedimiento para la selección de los mejores empleados de carrera y de libre nombramiento y remoción. No se observa en las Resoluciones 1120 y 2231 del Plan de incentivos el cumplimiento de ésta disposición. Una vez efectuada la mesa de Trabajo, el Proceso de Talento Humano indicó que no se estableció el Plan de Incentivos, teniendo en cuenta que la evaluación del desempeño se realizó solo en el segundo semestre de 2012 y se requiere es la evaluación anual.

Por lo anterior, se Recomienda 25 efectuar seguimiento con el fin de garantizar que una vez se obtengan los resultados de la evaluación del desempeño anual, proceder a la elaboración del Plan de Incentivos.

Por otro lado, se Recomienda 26 al Proceso de Talento Humano revisar y ajustar el Plan Anual de Vacantes23 como lo establece el Artículo 3° del Decreto 2482 de diciembre 3 de 2012.

21 “Las áreas de talento humano deberán considerar en el PIC el fortalecimiento de las competencias determinadas para la ejecución del eje de desarrollo de derechos humanos establecido en el Plan Nacional de Formación y Capacitación para los empleados públicos”. 22 Formato Código: C- TH – 08 versión 10 23 El Artículo 3° del Decreto 2482 de diciembre 3 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, establece las Políticas de Desarrollo Administrativo y adopta la política que contiene en capacitación el literal: “c) Gestión del talento humano. Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos buscando la observancia del principio de mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, vocación del servicio, la aplicación de estímulos y una gerencia pública

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Por último, se Recomienda 27 fortalecer la política de difusión y socialización de los valores, compromisos y principio ético adoptados mediante Resolución 1004 de 31 de mayo de 2007.

10. Verificación cumplimiento del Plan de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental así como la evaluación impacto 2012 y formulación Plan 2013.

10.1 Vigencia 2012

Una vez analizados y confrontados los Informes sobre la ejecución del Programa de Bienestar Social, Salud Ocupacional e Incentivos en el DAPRE y la Resolución No. 1120 de 2012, la cual se suscribe con el fin de planear y ejecutar todo lo concerniente al mejoramiento de la calidad de vida y trabajo de funcionarios de Carrera y funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción, el plan integra beneficios para los funcionarios con los temas mencionados en los documentos cumpliendo con las normas exigidas por la ley. Se observa por medio de actas, los temas que se trataron, fechas programadas y listas de asistencia de las actividades realizadas.

Cabe destacar el acompañamiento de la ARL en la planificación y ejecución de los programas establecidos. Se observó también, que la caja de compensación cumple un rol de acompañamiento que permite concretar los planes.

10.2 Vigencia 2013

Mediante la Resolución No. 971 de 2013, se adopta el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Salud Ocupacional y Capacitación de la Presidencia de la República, el cual está conformada por acciones que en el 2012 se realizaron y que se actualizaron para el 2013 así como las relacionadas a las nuevas necesidades y requerimientos de los funcionarios.

11. Verificación del cumplimiento de los lineamientos de buenas prácticas ambientales.

El DAPRE no cuenta con los componentes contaminantes propios de una empresa manufacturera, de construcción, de obras civiles y de fabricación de productos, lo que indica que no tiene la obligación de certificarse con la norma ISO 14001 que hace referencia a todo lo competente al cuidado y preservación del medio ambiente. Sin embargo, el DAPRE consciente de su responsabilidad ambiental adopta el lineamiento, como un conjunto de

enfocada a la consecución de resultados. Incluye, entre otros el Plan Institucional de Capacitación, el Plan de Bienestar e Incentivos, los temas relacionados con Clima Organizacional y el Plan Anual de Vacantes;”

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medidas para crear cultura ambiental, ser respetuosos con el medio ambiente y minimizar la huella ecológica. En desarrollo de la Auditoria al Proceso de Talento Humano, se indicó a Control Interno que el líder para desarrollar los temas ambientales es el Comité de Gestión Ambiental y que el Área de Talento Humano solo tiene la secretaria técnica y tenencia de las actas.

De lo anterior, no se observa claridad en los lineamientos ni en el Procedimiento sobre el funcionamiento del Comité, quienes lo conforman y cada cuánto deberá sesionar, por cuanto en la vigencia 2012 solo se realizaron dos reuniones. Se Recomienda 28 al Proceso de Talento Humano coordinar con los Procesos involucrados presentar sus tema en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y así garantizar la definición y aplicabilidad de la Política en Gestión Ambiental.

11.1 Resultados Prueba de Recorrido La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento y verificación a la aplicabilidad de los Lineamientos de Buenas Prácticas Ambientales (L-TH-01) en el Área de Talento Humano, el día 15 de Abril del 2013 y observo que el DAPRE con el propósito de trabajar en pro del medio ambiente, ha implementado en sus instalaciones mecanismos de Gestión Ambiental que conllevan a tomar conciencia por parte de todos sus servidores, estableciendo buenas prácticas ambientales para la utilización, recolección, tratamiento y disposición de residuos, como:

a. Los recursos naturales relacionados con el manejo y uso eficiente de los recursos hídricos y de energía eléctrica.

Se evidencio que en los baños tanto del Palacio de Nariño como los del DAPRE, Casa Amarilla y la Casa Republicana, tienen sistemas modernos ahorradores de flujo de agua en los lavamanos, en los orinales y los inodoros, estos baños son modernos y cuentan con las condiciones ideales de aseo e iluminación. Las cafeterías tienen un sistema manual para abrir y cerrar. Sin embargo, las personas encargadas de la cafetería tienen buen manejo de este recurso cerrando las llaves cuando no están usando el agua.

En cuanto al Casino se encontraron los mismos sistemas de ahorro de agua al igual que en el gimnasio. En palacio se encuentra la fuente de agua que es usada día por medio para evitar que se contamine o se ensucie de óxido, ya que la tubería es antigua y el agua almacenada adquiere dicho color, por tal motivo se mantiene en constante tratamiento con productos químicos como el sulfato de aluminio y cloro. Los cuales deben ser vertidos en el agua por el personal de Clean Depot, que es la firma contratista encargada del aseo y mantenimiento de las instalaciones. Para realizar esta actividad, los encargados de este proceso usan guantes y tapabocas para una adecuada utilización de los productos y protección del personal, este mantenimiento permite mantener el control del PH del agua.

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En cuanto a la energía eléctrica se evidencia que las luces usadas en toda la entidad son de bajo consumo y esto permite cumplir con la norma sobre los bombillos y fuentes de luz ahorradoras de energía, se evidencia también que tienen medidas de auto-control por parte de los mismos funcionarios para apagar los computadores y todas las luces para evitar que queden encendidas toda la noche. Por último, los funcionarios encargados de la seguridad realizan rondas nocturnas donde ayudan a controlar en caso de detectar luces y demás equipos de oficina que queden encendidos.

Así mismo, los computadores están programados para entrar en modo protección de pantalla cuando detectan que no están siendo operados para hacer cumplir con las normas del lineamiento sobre el ahorro de energía, en la que también se evidencia distintas clases de mensajes relacionados con temas relevantes sobre los distintos procesos dentro de la institución.

Siguiendo con lo relacionado a las luces, se han realizado estudios de luxometria en los cuales se han evaluado los distintos lugares de trabajo y funcionarios para ponerlos en práctica, las mayorías de las luces son cambiadas por las ideales según el estudio conforme terminan su vida útil.

b. Sobre el manejo de combustibles, grasas y aceites

Se evidencia un buen manejo de dichos componentes, los combustibles son suministrados externamente por medio de las gasolineras autorizadas para dicho servicio, los vehículos cuentan con un chip donde se puede monitorear y recopilar la información necesaria para dicho control. En cuanto a las grasas y aceites automotrices, se suministran estos servicios por empresas especializadas contratadas por la entidad, donde se realiza el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, en los cuales la empresa contratada se encarga de la disposición final de dichas grasas y aceites.

c. Residuos sólidos de carácter reciclable, no reciclable y peligroso

Con respecto a los productos se cuenta con puntos ecológicos distribuidos en el Palacio de Nariño y el DAPRE, estos a su vez se encuentran clasificados e identificados con nombre y color de acuerdo al tipo de residuos para tener una adecuada disposición final.

Cada punto ecológico cuenta con 3 canecas plásticas debidamente identificadas con color verde, gris y azul y se encuentran otras dos para casos específicos, como:

El color Verde: hace referencia a los residuos ordinarios No Reciclables debido a sus características como por ejemplo los empaques plásticos y de aluminio como los de los pasa bocas, residuos que quedan después de barrer, fragmentos de lozas y objetos de icopor.

El color Gris: hace referencia a los residuos Reciclables No Peligrosos como el papel y el cartón (Estos deben estar totalmente limpios para poder ser reutilizados en un

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nuevo proceso) por ejemplo las cajas del cereal, las cajas de gelatina, hojas carta y oficio, facturas, revistas, periódicos y cartón corrugado entre otros.

El color Azul: hace referencia a los residuos Reciclables plásticos No Peligrosos como por ejemplo envases de gaseosas y jugos, los de yogurt y leche limpios (previo lavado), vasos, cubiertos y platos plásticos desechables limpios y sillas, juguetes y demás objetos de plásticos limpios.

El color Blanco: hace referencia a envases Reciclables No Peligrosos como por ejemplo vasos de vidrios, vasos de compota, envases de medicamentos con etiquetas rasgadas, botellas de licor, jugos y perfumes, latas de cerveza, gaseosas, latas de atún, tarros de leche en polvo, acero, cobre y aluminio.

El color Rojo: que son los residuos bio-sanitarios peligrosos como por ejemplo guantes, gasas, baja lenguas, mechas y anatomopatológicos como dientes y nervios dentales y demás objetos que entren en contacto con sangre, saliva y residuos corporales a acepción de bisturís, limas y agujas que deben ser almacenadas en un guardián de seguridad, los objetos que clasifican para el guardián son todos aquellos instrumentos corto punzantes que estén en contacto con sangre y materia orgánica.

Es importante resaltar que todos los puntos ecológicos, cuentan con canecas identificadas con color y el nombre de los residuos o desechos. Sin embargo, se observó que las bolsas plásticas no son del mismo color de las canecas, se encontraron canecas que tienen bolsas de color blanco y de color negra, lo que podría dificultar la selección, el almacenamiento y su posterior transporte, aprovechamiento, tratamiento o disposición.

Por lo anterior, se Recomienda 29 seguir el código de colores en pro de facilitar la labor de identificación de los materiales residuales.

d. Con los materiales de construcción y escombros producidos por remodelaciones, adecuaciones y reparaciones

La disposición final de estos materiales está a cargo de ASEO CAPITAL que es la empresa prestadora del servicio de aseo en Bogotá D.C., estos escombros son empacados en bolsas plásticas de alta resistencia y luego, apilados en el sótano tanto de Palacio como del DAPRE.

e. El control de emisiones de gases en los vehículos de la Presidencia de la República

Se encuentra al día debido a que todos los vehículos cuentan con la revisión técnico mecánica, requisito exigido por las autoridades de tránsito y transporte donde se controla las condiciones mecánicas ideales y esto va en consideración al mejoramiento del medio ambiente.

Otro punto importante a tener en cuenta, es la renovación del parque automotor estos vehículos nuevos tienen componentes que poseen niveles permitidos de CO2. En relación a

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los vehículos más antiguos y en estado de deterioro y abandono, serán chatarrizados, mejorando el ambiente visual y salida de vehículos contaminantes.

En cuanto al parqueadero del DAPRE se posee un ducto de aire, el cual aspira el Monóxido de Carbono producido por los vehículos que entran y salen del parqueadero, este mecanismo permanece encendido en horas laborales para evitar la concentración del CO2. Este sistema se adoptó como resultado de un estudio de Monóxido de Carbono en el 2011, para mitigar la contaminación producida por el CO2 de los vehículos.

Otro punto de control para la acumulación de gases, es evitar que los vehículos sean calentados, es decir, que los motores de ignición hayan sido puestos en marcha y permanezcan emitiendo gases hasta el estado de calentamiento de motor. En la anterior auditoria se evidencio que, la sala de los conductores estaba en el primer sótano, actualmente siguiendo los requerimientos del premio sobre buenas prácticas ambientales ganado en el 2011 y las recomendaciones efectuadas por Control Interno, se determinó cambiar esta sala que actualmente se encuentra en el primer piso del DAPRE.

f. La preservación de zonas verdes, espacios naturales y cuidado de la vegetación

Se encuentra a cargo de la empresa prestadora del servicio de Aseo y mantenimiento Clean Depot en el cual se evidencia un correcto mantenimiento, orden y aseo por parte de la empresa. En este punto, es importante mencionar el cuidado de la vegetación y el medio ambiente por medio de la fumigación realizada una vez al mes.

g. El manejo y uso eficiente de los desechos electrónicos: Como los celulares, cargadores, pilas y demás elementos con relación a dispositivos de trasmisión de datos.

En el año 2012 fueron pocos los esfuerzos en esta materia mientras que en el año 2013 se evidencia por medio de una charla con duración de 1 hora en el Auditorio Alejandría, la puesta en marcha de un plan para reciclar por intermedio de una urna de acrílico transparente, ubicada en el Edificio Administrativo, todo lo relacionado con telefonía celular, cargadores, baterías, USB y demás dispositivos electrónicos que se encuentran en los hogares. Otro tema bien importante por su gran relación con los desechos tecnológicos, compete a los tóner de las impresoras, cuando la vida útil de éstos finaliza, se comunica a recursos físicos del suceso y después de este proceso, se almacenan para su posterior recolección y venta a la Empresa Recicladora Carpapeles – Fibras Recuperables. El dinero producto de esta venta, es consignado en el Tesoro Nacional.

h. El consultorio odontológico y la Oficina de la A.R.L

Con respecto al primero, se evidencia que cumple con las normas vigentes de adecuación física del consultorio de salud, ya que existen las condiciones de iluminación, aseo, orden,

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señalización e instrumentación especializada para prestar este servicio. Este consultorio cuenta con la asesoría técnica del Ingeniero Ambiental perteneciente al S.E.N.A.

El propósito principal del Consultorio Odontológico es Atender al Señor Presidente de la República y a sus familiares y se mantiene para su uso exclusivo; en segunda medida, atender las urgencias odontológicas, las cuales son niveladas y se remiten a la E.P.S. El consumo de insumos en el consultorio es poco.

El consultorio cuenta con las áreas plenamente identificadas donde se encuentra todo en orden, los colores de las bolsas de la basura corresponden al color de las canecas permitiendo identificar el tipo de desecho.

Sin embargo, se observó que la disposición final de los desechos bio sanitarios que corresponden a la bolsa roja, no se está realizando en forma correcta, debido a que ésta bolsa es transportada por una persona del aseo, la baja por las escaleras y posteriormente, la llevan al depósito de basura general donde no debe estar, esta bolsa es transportada desde el depósito del palacio de Nariño hasta el depósito del DAPRE con toda la basura ordinaria. Esta a su vez, es recogida por la empresa ASEO CAPITAL que la recoge diariamente, es decir, que la bolsa roja está siendo vertida en el relleno sanitario donde no debería estar por su alta peligrosidad y riesgo para la salud pública.

En relación a esto, se indicó que se le pidió a la empresa ECO CAPITAL, recoger estos desechos y hacer la correcta disposición. Pero, la empresa ECO CAPITAL exige para la recolección, el aval de la Secretaria Distrital de la Salud y ésta a su vez, para otorgar el aval exige por parte del DAPRE unas condiciones y protocolos que acrediten el consultorio odontológico, se evidencia en el recorrido que estos documentos y procedimientos están en ejecución, para acceder al aval.

Con respecto a la Oficina de la ARL, cuenta con los instrumentos médicos para atender en primera medida alguna emergencia donde se nivelará al paciente para remitirlo a la E.P.S. más cercana y recibir toda la atención necesaria, para reforzar este tema se cuenta con la ambulancia del congreso para transportar al paciente y superar esta crisis.

12. Verificación entrega de la Dotación correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente.

De acuerdo a lo establecido en la Resolución 2134 del 1 de diciembre de 1998, la Entidad debe entregar a los funcionarios de la Presidencia que devengan hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes y que hayan cumplido más de tres (3) meses al servicio de la Entidad, la dotación de que trata la Ley 70 de 1988, que consiste en un par de zapatos y un vestido de labor.

Considerando que la dotación debe suministrarse cada cuatro (4) meses, esta se tendrá que entregar una vez finalicen los meses de abril, agosto y diciembre.

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Realizada la verificación al cumplimiento de lo anteriormente mencionado, la Oficina de Control Interno observo que a la fecha se ha entregado el total de la dotación correspondiente a los tres periodos del año 2012, cumpliendo con el plan de mejoramiento. Sin embargo, esta oficina realiza las siguientes Recomendaciones 30:

Adelantar el proceso de contratación orientado a cumplir con los términos establecidos en la normatividad vigente, teniendo en cuenta las situaciones imprevistas que puede presentar un proceso de Subasta, en aras de garantizar la entrega oportuna de la dotación.

Establecer puntos de control que permitan garantizar la efectiva entrega de la

dotación a los funcionarios que prestan el servicio a la Entidad.

Actualizar la Resolución No. 2134 de 1998 en relación al reglamento del suministro de la dotación de labor.

13. Verificación de las funciones establecidas para el Área de Talento Humano, en desarrollo del Comité Paritario de Salud Ocupacional y del Comité de Convivencia Laboral.

13.1 Comité Paritario de Salud Ocupacional – COPASO -.

La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de la Resolución 0823 del 18 de abril de 2011, encontrando lo siguiente:

a. Conformación del Comité De acuerdo al artículo 2 de la Resolución 2013 de 1986 expedida por el Ministerio de Trabajo, Seguridad Social y Salud, se verificó el Acta de escrutinio de votación de 20 de Octubre de 2011, y se observó que los integrantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional son: Yanire Martínez Corredor (Principal) y Sandra L. Rodríguez Preciado (Suplente), con un total de 137 votos; Iris Marcela González (principal) y José R. Ferrucho Ortiz (suplente) con 42 votos; Juan Carlos Prieto Román (Principal) y Bladimir Oviedo Ruiz (Suplente) con 40 votos, equivalente a los tres (3) representantes por los trabajadores. Los miembros del Comité son elegidos por un período de dos (2) años24 que inician el 20 de Octubre del 2011 hasta el 20 de Octubre del 2013.

24

Resolución 0823 de 2011, Artículo 2do: PERIODO – Los miembros del Comité serán elegidos por un período de dos (2) años al cabo del

cual podrán ser reelegidos por otro período igual”.

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De lo anterior, se pudo verificar el cumplimiento a lo establecido en la mencionada Resolución, la cual señala que las entidades que posean entre 500 y 999 funcionarios deben tener Tres (3) representantes por cada una de las partes. Así mismo, se observó que la Sra. Yanire Martínez Corredor ya no trabaja en la Entidad desde Febrero del 2012, por tal motivo la suplente en el tarjetón Sandra L. Rodríguez Preciado estará a cargo de representar a los trabajadores en las juntas de COPASO, según el Art. 2 de la Res. 2013 de 1.98625. Los demás miembros que son los representantes de los funcionarios se encuentran activos y actualmente cumplen con la labor para la cual fueron escogidos. Por otro lado, en representación de la Entidad, según la Resolución 0823 de 2011, los miembros son: el Jefe de Talento Humano y/o su delegado quien actuará como Presidente del Comité; el Jefe del Área Administrativa y/o su delegado y el Jefe de la Oficina de Planeación y/o su delegado. Es importante indicar que a través de la Ley 1429 de 2010, en el artículo 65, Parágrafo 2: Registro Comité Paritario de Salud Ocupacional, se suprimió el literal f) del artículo 21 del Decreto-ley 1295 de 1994, mediante el cual se obligaba a las empresas a registrar el COPASO ante el Ministerio de la Protección Social.

b. Funcionamiento del Comité

De acuerdo al Artículo 3 de la Resolución 0823/11, el COPASO sesionará por lo menos una vez al mes y extraordinariamente cuando lo considere necesario; y deberán asistir los miembros principales, en caso de ausencia justificada asistirán los suplentes con voz y voto. Seguidamente, en el artículo 4 se establece que el quorum para que sesione el Comité COPASO, estará constituido por la mitad más uno de sus miembros. Pasados los primeros 30 minutos de la hora señalada para empezar la reunión, este sesionará con los miembros presentes y sus decisiones tendrán plena validez. Conforme a lo anterior, se procedió a verificar las actas de las reuniones presentadas con el fin de verificar el cumplimiento tanto de las funciones como de las sesiones mensuales, teniendo en cuenta que fueron aspectos observados en la Auditoria al Área de Talento Humano en la vigencia 2011, por la cual se suscribió una Mejora de código NCR-0117, definiendo como meta la celebración de por lo menos una reunión mensual del COPASO y se presentaron las actas respectivas de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2011. En el seguimiento efectuado a las sesiones del Comité durante la vigencia 2012 y 2013, se pudo observar que del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 y del 1 de enero al 31 de

25

Esta Resolución no especifica si la suplencia es temporal o parcial.

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marzo de 2013, se vienen efectuando las reuniones en forma mensual como lo establece la Resolución 0823/11, evidenciado en los siguientes registros:

Vigencia 2012

1. Acta No. 1 del 30 de enero de 2012. 2. Acta No. 2 del 23 de febrero de 2012. 3. Acta No. 3 del 23 de marzo de 2012. 4. Acta No. 4 del 30 de abril de 2012. 5. Acta No. 5 del 31 de mayo de 2012. 6. Acta No. 6 del 27 de junio de 2012. 7. Acta No. 7 del 30 de julio de 2012. 8. Acta No. 8 del 30 de agosto de 2012. 9. Acta No. 9 del 27 de septiembre de 2012. 10. Acta No. 10 del 31 de octubre de 2012. 11. Acta No. 11 del 29 de noviembre de 2012. 12. Acta No. 12 del 21 de diciembre de 2012.

Vigencia 2013

13. Acta No. 1 del 31 de enero de 2013 14. Acta No. 2 del 28 de febrero de 2013

Así mismo al verificar el contenido de las actas y al realizar prueba de recorrido el jueves 4 de abril de 2013 por las dependencias del DAPRE en compañía de la Asesora de la ARL, se obtuvieron los siguientes resultados:

1. Se observó la aplicación de las normas legales vigentes y los reglamentos de Salud Ocupacional establecidos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE- y demás normas y actividades sobre salud ocupacional y seguridad industrial.

2. Se han propuesto la adopción de medidas y el desarrollo de las actividades que permitan preservar la integridad física y la buena salud del funcionario en su ambiente de trabajo y otros lugares de la Entidad.

Esto se evidenció en las medidas especiales para las funciones que desempeñan los

carpinteros, el personal de aseo, el personal de cafetería, conductores y mecánicos. 3. Se propusieron varias capacitaciones, de las cuales se realizó la correspondiente a

evacuaciones el 20 de septiembre de 2012 y contó con la asistencia de 36 funcionarios. De igual forma, se citaron a otras capacitaciones pero no contaron con el quorum para llevarlas a cabo.

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4. Se apoya a la brigada de Emergencias del D.A.P.R.E. y se reciben los informes sobre las actividades que se adelantan en la entidad.

5. Se presentaron los análisis de causas de los accidentes de trabajo, sobre los cuales no

se establecieron acciones correctivas por tratarse de accidentes causados por factores de difícil control, como: Las Caídas por uso de zapatos altos.

6. Se realizan visitas a los lugares de trabajo y se inspeccionan los ambientes,

máquinas, equipos y las operaciones realizadas por los funcionarios de la Entidad; se informa a Talento Humano sobre la existencia de factores de riesgo y se sugieren medidas preventivas y de control. Sin embargo, en el recorrido efectuado por la Oficina de Control Interno, se observó el siguiente caso: Las señoras que prestan sus servicios en el área de cafetería, deben tomar un recipiente con agua hirviendo a 100 grados centígrados, subirse en un escalón de madera y vertirla en la greca. Lo que se constituye en un alto riesgo de quemadura y caída.

Lo anterior, evidencia que a pesar de las sugerencias dadas por la ARL, la Entidad no ha implementado las acciones que se configurarían como medidas preventivas a tan inminente riesgo, es decir el riesgo no está controlado. No Conformidad 8 Transversal al Proceso de Gestión Administrativa.

Una vez finalizado el seguimiento y la verificación, se observa que las acciones definidas en la Mejora de código NCR-0117, fueron eficaces toda vez que se eliminó la causa de la No Conformidad y no se volvió a presentar incumplimientos en las sesiones mensuales de los Comités y se registran las actividades en armonía con las funciones establecidas en la Resolución 0823/11. Sin embargo y en pro de la Mejora Continua del Proceso, es importante tener en cuenta las siguientes Recomendaciones 31:

Realizar la trazabilidad y registro de los compromisos acordados en las actas anteriores, para garantizar el seguimiento y cumplimiento de los mismos.

Hacer énfasis en las citaciones al Comité, sobre la importancia de la asistencia de los

miembros del COPASO elegidos como representantes de los trabajadores, entendida ésta como un deber. Se observó en el Acta No. 3, la asistencia de un representante de los empleados y en el Acta No. 10, se registra que no hubo quorum por la ausencia tanto de los principales como de los suplentes de los funcionarios, a la cual sólo asistieron los representantes del DAPRE.

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Fomentar la participación de los funcionarios en cuanto a sugerencias en materia de medicina, higiene y seguridad industrial, para que sean estudiadas y consideradas en el Comité.

13.2 Comité de Convivencia Laboral

Al verificar el funcionamiento del Comité y de acuerdo a la información presentada por el Área de Talento Humano en la carpeta actas de Comité de Convivencia Laboral, se observó que se han realizado las siguientes reuniones, así:

1. Acta No. 12 del 14 de marzo de 2012. 2. Acta No. 13 del 12 de abril de 2012. 3. Acta No. 14 del 22 de junio de 2011. 4. Acta No. 15 del 9 de julio de 2012. 5. Acta No. 16 del 13 de julio de 2012. 6. Acta No. 17 del 28 de diciembre de 2012.

Verificadas las actas no se pudo observar el cumplimiento de las funciones contenidas en los literales a26), b27), y f28) del Artículo 4 de la Resolución 1362 de 2007. Observación 3. Se evidenció que el Área de Talento Humano no realizó las reuniones del Comité correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Mayo, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre de 2012 según lo establecido en la Resolución No. 1362 de 2007, en el Artículo 529. No Conformidad 9. Así mismo es importante resaltar que mediante Resolución 4537 del 26 de diciembre de 2012 se modificó la periodicidad de las reuniones del Comité reglamentadas en la Resolución 1362 de 2007.

13.3 Plan de Prevención Acoso Laboral

La Oficina de Control Interno efectuó revisión al cumplimiento de la función 730 del Artículo 27 del Decreto 3443 de 2010, encontrando que de acuerdo a la ley 1010 del 23 de enero de

26

a). Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la Entidad, en relación con el buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo,

formulando a las áreas responsables involucradas las sugerencias y consideraciones que estime necesarias. 27

b). Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevención a que se refieren los artículos anteriores. 28

f). Recoger, por mecanismos eficaces, las opiniones y sugerencias de los servidores públicos del DAPR tendientes a la prevención de

conductas de acoso laboral. 29

Resolución 1362 de 2007, Articulo 5: “El comité creado en esta Resolución se reunirá por derecho propio al menos una (1) vez al mes, y

cuando sea convocado extraordinariamente para considerar y resolver las querellas que se presenten a su consideración por situaciones denominadas como acoso laboral” 30 Decreto 3443 de 2010, artículo 27. Área de Talento Humano. Función 7: Diseñar, en coordinación con la Oficina de Control Interno Disciplinario, Mecanismos

de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer procedimientos para superar las que ocurran en el lugar de trabajo.

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2006, el Área de Talento Humano deberá diseñar mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, con el fin de proteger bienes como: El trabajo en condiciones dignas y justas, la libertad, la intimidad, la honra, la Salud Mental, la armonía entre quienes comparten un mismo ambiente laboral y el buen ambiente de la empresa. Al verificar los mecanismos diseñados por el Área de Talento Humano, se encontró lo siguiente:

a. Plan Institucional de Capacitación

A la fecha del seguimiento se han efectuado reuniones de inducción a funcionarios, en la cual se previó un espacio destinado a la presentación y adopción de los valores institucionales, estrechamente relacionados con el buen manejo de las relaciones interpersonales y el buen trato. Así mismo los días 3 y 4 del mes de diciembre del año 2012, se dictaron unas capacitaciones denominadas “Relaciones Interpersonales”, en la cual se desarrolló el tema del buen trato como uno de los ejes temáticos fundamentales. En el mismo, se evidenció que durante el año 2012 se adelantó la campaña para el desarrollo de los valores institucionales, resaltando uno por uno, mes a mes en el periódico virtual de la Entidad. El Responsable del Proceso de Talento Humano, designó al Jefe de Control Interno Disciplinario para desarrollar el tema en la Inducción y Re inducción.

b. Propuesta Campaña del BUEN TRATO La Oficina de Control Interno al solicitar información al Proceso de Talento Humano relacionada sobre las acciones correctivas y preventivas que se adelantaron en materia de acoso laboral durante el año 2012, se informó por parte de este proceso, que las acciones se encuentran documentadas en el Comité de Convivencia Laboral. Por lo anteriormente expuesto, se procedió a revisar las actas de los Comités de Convivencia realizados en la Entidad, en las cuales no se evidenció el cumplimiento de la función consagrada en el artículo 4 literal b de la Resolución 1362 de 2007, la cual señala la política del buen trato en la Entidad. Se evidenció que el Área de Talento Humano no está dando cumplimiento a la Ley 1010 de 2006 artículo 9, ya que no se han adelantado mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral. No Conformidad 10. Así mismo, se Recomienda 32 revisar y analizar la conveniencia de ajustar el procedimiento para implementar mecanismos conciliatorios, confidenciales y efectivos con el fin de superar los actos de acoso laboral que ocurran en el lugar de trabajo.

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14. Seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos por el proceso durante la

vigencia 2012 que se encuentren en ejecución y evaluación de eficacia de los finalizados en 2013.

La Oficina de Control Interno realizó evaluación a los planes de mejoramiento suscritos por el Proceso de Talento Humano y publicados en el SIGEPRE – Módulo de Mejoras. A continuación se presenta el reporte de estos planes de mejoramiento, según el estado en que se encuentran y la evaluación de los resultados presentados en el aplicativo, así como la evaluación de la eficacia: Cuadro 27. Reporte de Planes de Mejoramiento

No. Código Nombre Tipo Estado

Fecha limite

del paso

actual

Evaluación

de

resultados

Evaluación

de la

Eficacia

Observación

1 NCP-0062

No se encuentra a la fecha

documentado el procedimiento de

manejo de Viáticos-TH

No

Conformidad

Potencial

Finalizada 06/04/2012 SI SI

El procedimiento fue aprobado y

actualmente va en la versión 03 del 18 de

diciembre de 2012.

2 NCP-0064

El personal de la Alta Consejería para

el Buen Gobierno y del Programa

Presidencial ANPR-TH

No

Conformidad

Potencial

Cancelada 13/11/2011 N/A N/ANo fue aprobada por la Oficina de Control

Interno por lo tanto se canceló.

3 NCP-0090Falta procedimiento para el manejo

de vaiticos

No

Conformidad

Potencial

Cancelada 01/04/2012 N/A N/APor estar duplicada esta mejora con la NCP-

0062, se canceló.

4 NCP-0091Incumplimiento funciones

resolución 083 de 2011

No

Conformidad

Potencial


Una vez finalizado el seguimiento y la

verificación, se observa que las acciones

definidas en la Mejora NCP 0091, fueron

efecaces toda vez que se eliminó la causa

de la No Conformidad y no se volvió a

presentar incumplimientos en las sesiones

mensuales de los Comités y se registran las

actividades en armonía con las funciones

establecidas en la Resolución 0823/11.

5 NCP-0092Funciones Convivencia laboral

Resolución 1362 de 2007

No

Conformidad

Potencial


Se expidió la Resolución 4537 del 26 de

diciembre de 2012, mediante la cual se

modifican los articulos 3ro y 5to de la

Resolución 1362 de 2007; así como la

modificación al artículo 3ro de la Resolución

1640 de 2007. Que hablan de la creación,

periodicidad de las reuniones y permanencia

de sus integrantes.

Se presentaron las actas que constan el

cumplimiento de las obligaciones

establecidas en la Resolución 1362 de 2007.

75




Fecha limite

del paso

actual

Evaluación

de

resultados

Evaluación

de la

Eficacia

Observación

6 NCP-0093Requisitos en la Selección de

Personal Riesgo 2

No Conformidad

PotencialFinalizada 04/01/2013 SI SI

Se observa que las acciones establecidas en

el Plan de Mejoramiento, para el

fortalecimiento de los controles y minimizar

la materializción del Riesgo Decisiones

erroneas en la selección de personal de

acuerdo con los requisitos minimos exigidos,

se implementaron.

1. La Secretaría de Seguridad realiza el

respectivo estudio de seguridad del

aspirante a ocupar el cargo.

2. Se confirman los datos de los documentos

que soportan la hoja de vida. revisión en el

cumplimiento de los requisitos exigidos para

cada cargo, utilización del F-TH-04, control

de documentos para la posesión legal del

cargo y prueba de meritocracia por parte de

la Función Publica, si el cargo lo requiere.

7 NCP-0094

formulación del Plan Institucional de

Capacitaciòn y de los Programas de

Bienestar Social y Salud

Ocupacional.R3

No Conformidad





la materializción del Riesgo Decisiones

erroneas en la formulación del Plan

Institucional de Capacitaciòn y de los

Programas de Bienestar Social y Salud

Ocupacional, se implementaron.

Los planes se formularon y se aprobaron por

el comité de Capacitación el 18 de Abril de

2012.

8 NCP-0102

TH - los gastos por Caja menor de

Viáticos al Interior, no se legalizan

oportunamente

No Conformidad

PotencialFinalizada 27/09/2012 SI NO

Si bien se cumplieron con las acciones y se

implementaron en el tiempo programado. No

son eficaces, toda vez que en arqueo de

Caja Menor Posterior se observan

debilidades en el control de los recursos.

Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se

encuentra en el paso de evaluación por

parte de la Oficina de Control Interno

9 NCP-0109 GTH- Evaluación de Desempeño.No Conformidad


Las acciones formuldas en esta mejora se

cumplieron y en el momento se está

aplicando la metodología de la CNSC.

10 NCR-0012

Se evidenció que no se está

considerando la eficacia de los

procesos de comunicación

establecidos-TH

No Conformidad

RealCancelada 13/11/2011 N/A N/A

No fue aprobada por la Oficina de Control


11 NCR-0025

CGR, Oficina Alto Comisionado/Alta

Consejería Presidencial para la Paz-

TH

No Conformidad

RealFinalizada 05/04/2012 SI SI

Se evidenció que mediante decreto No. 394

de 2012, se ajusto esta depdencia quedando

con el nombre de Oficina del Alto

Comisionado. Por lo tanto las acciones

tomadas fueron eficacez.

12 NCR-0026CGR, Fondo Viáticos Comisiones al

Exterior-TH

No Conformidad


Como control, se estableció mediante

mejorando las instrucciones para el mejero

de caja menor al exterior referente a la

autorización del gasto.

13 NCR-0073TH Incumplimiento del tiempo en la

solicitud de comisiones al Exterior.

No Conformidad

RealFinalizada 08/07/2012 NO NO

La ejecución del Plan no fue consistente con

la acción establecida. Debido a que se hizo

referencia a la modificación de una

Resolución, y se describe una circular

informativa con base en los lineamientos

dados por la Subdirección de Operaciones.

Este plan no fue eficaz, por cuanto se

declara una nueva No Conformidad por la no

legalización oportuna de los viáticos y se

recoge mediante MEJORA NCR-0126.

76




Fecha limite

del paso

actual

Evaluación

de

resultados

Evaluación

de la

Eficacia

Observación

14 NCR-0074TH Utilización de Formato no

controlado

No Conformidad


Se observó la Circular o Correo Informativo

recordando la importancia de la utilización

de la herramienta prevista en la Intranet -

Gestión de Comisiones. Asi como, se

observó la estandarización del FORMATO

AUTORIZACION COMISIONES DE SERVICIOS

AL EXTERIOR en el SIGOB.

Sin embargo, esta mejora no fue eficaz, por

lo que se solicitó formular un nuevo Plan de

Mejoramiento con las acciones que permitan

eliminar las causas de ésta No Conformidad.

La solicitud se realizó mediante MEJORA

NCR-0114.

15 NCR-0114 formular nuevo plan de mejoraNo Conformidad


Al revisar la pertinencia de la formulación,

se observa que no se puede evaluar la

efectividad dado que la acción fue solicitar a

la Oficina de Planeación, la inclusión del

Formato. No se adjunta respuesta o

situación que describa el estado del

Formato.

De acuerdo a la información dada en la

Oficina de Planeación, en el Plan

Antitrámites para la vigencia 2012 se

estableció la de crear un sistema de

información - aplicativo, mediante el cual se

gestionen las solicitudes, aprobaciones y

trámites de comisiones al exterior para

todas las entidades de la Rama Ejecutiva

incluido el DAPRE. Actualmente, dicho

aplicativo se encuentra en pruebas pilotos.

Este plan no es eficaz debido a que su

formulación y ejecución no son consistentes.

Se recoge mediante MEJORA NCR 0159,

cuya meta es Acciones correctivas y

preventivas implementadas conforme al

procedimiento. Se encuentra aprobada.

16 NCR-0115 Formule nuevo plan de mejoraNo Conformidad


Se ajustó el Procedimiento P-TH-04, se

publicó y socializó en la Intranet.

17 NCR-0117Incumplimiento resoluciones

reuniones comité paritario

No Conformidad


Una vez finalizado el seguimiento y la

verificación, se observa que las acciones

definidas en la Mejora de código NCR-0117

fueron eficaces toda vez que se eliminó la

causa de la No Conformidad y no se volvió a

presentar incumplimientos en las sesiones

mensuales de los Comités y se registran las

actividades en armonía con las funciones

establecidas en la Resolución 0823/11.

18 NCR-0118Incumplimiento Resolución 1362 de

2007

No Conformidad


19 NCR-0119No se cumple con el artículo 6

Resolución 1362 de 2007

No Conformidad


20 NCR-0120 Resolución de vacacionesNo Conformidad


Se incluyó conforme a lo dispuesto en el

artículo 47 del Código Contencioso

Administrativo la procedencia de los

recursos de vía gubernativa en las

notificaciones de las vacaciones.

Se expidió la Resolución 4537 del 26 de

diciembre de 2012, mediante la cual se

modifican los articulos 3ro y 5to de la

Resolución 1362 de 2007; así como la

modificación al artículo 3ro de la Resolución

1640 de 2007. Que hablan de la creación,

periodicidad de las reuniones y permanencia

de sus integrantes.

Se presentaron las actas que constan el

cumplimiento de las obligaciones

establecidas en la Resolución 1362 de 2007.

77




Fecha limite

del paso

actual

Evaluación

de

resultados

Evaluación

de la

Eficacia

Observación

21 NCR-0121 Reporte información SIGEPNo Conformidad


En el Informe de Seguimiento al SIGEP en el

mes de noviembre, se evalúo la eficacia de

las acciones implementadas, concluyendo

que la meta 1 de reducir en un 30% la

población que no ha actualizado la

información por internet, no se alcanzó, al

incrementarse en el 51% los funcionarios

que no actualizaron su información al pasar

de 92 en febrero a 189 a octubre.

Por lo anterior, se recoge este Plan de

Mejoramiento en la MEJORA NCR-0201, la

cual se encuentra en paso Asignación de

Responsable.

22 NCR-0122 Evaluación del DesempeñoNo Conformidad


Las acciones establecidas en el Plan de

Mejoramiento no fueron eficaces, por cuanto

en el marco de la Auditoria de Calidad se

declara una No Conformidad por el mismo

tema, la cual se recoge mediante MEJORA

NCP-0109.

23 NCR-0123Forma de pago según convenio con

SATENA

No Conformidad


Se cumplió con el criterio de Solución. Se

eliminó la causa que generó la No

Conformidad. Se cambió la Cláusula Segunda

del Convenio No. 278 de 2011, forma de

pago: (...) la realización del último pago

pendiente por la Entidad se realizará contra

la facturación presentada por SATENA(...).

24 NCR-0124 Entrega de dotaciónNo Conformidad


En cumplimiento de la norma se hizo entrega

de las dotaciones pendientes y la

correspondiente al último periodo. Se

revisaron los listados de entrega firmados

por los funcionarios.

Esta mejora no se cumplió en el tiempo

inicialmente establecido, por lo que se

declaró una nueva No Conformidad la cual

se trató mediante MEJORA 0159, la cual se

encuentra aprobada.

25 NCR-0125 Manual de acrhivos y TDRNo Conformidad


El Área de Talento Humano solicitó a

Gestión Documental, la realización de dos

capacitaciones una acerca del Manual del

SIGOB y otra, sobre la Tabla de Retención

Documental -TRD-, las cuales se realizaron

el 01/09/2011 y 14/09/2011,

respectivamente.

Lo anterior, permitió organizar el archivo y

depurar la Tabla de Retención Documental

con la asesoria y acompañamiento del

Proceso de Gestión Documental.

26 NCR-0126 Legalización viaticos.No Conformidad


Las acciones implementadas no fueron

eficaces, por cuanto se observó que el

Indicador de EFICACIA EN EL CONTROL DE

RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS

MENORES, no alcanzó la meta. Aspecto

declarado por el Proceso de Gestión

Financiera.

Se recoge mediante MEJORA OM 0063, la

cual se encuentra en el paso de Evaluación

por parte de la Oficina de Control Interno.

27 NCR-0147 Plan de MejoramientoNo Conformidad

RealCancelada 22/06/2012 N/A N/A

Se cancela por solicitud de la jefe del Área

de Talento Humano.

28 NCR-0148

TH - Incumplimiento Resolución 1 de

2012 del Ministerio de Hacienda,

Artículo 9 Manejo del Dinero de Cajas

Menores

No Conformidad

RealFinalizada 11/08/2012 SI NO

Si bien se cumplieron con las acciones y se

implementaron en el tiempo programado. No

son eficaces, toda vez que en arqueo de

Caja Menor Posterior se observan

debilidades en el control de los recursos.

Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se

encuentra en el paso de evaluación por

parte de la Oficina de Control Interno.

78




Fecha limite

del paso

actual

Evaluación

de

resultados

Evaluación

de la

Eficacia

Observación

29 NCR-0159GTH- Plan de mejoramiento de

Dotación.

No Conformidad


La acción se implementó en el tiempo

programado y es eficaz. Se asigno

responsable para seguimiento y ejecución

oportuna y/o reprogramación de las fechas a

través del aplicativo SIGEPRE.

30 NCR-0183TH Personal sin elementos de

Protección

No Conformidad

RealEn Desarrollo 30/08/2013 Pendiente Pendiente

31 NCR-0199TH - Control de Información de hojas

de vida,

No Conformidad


32 NCR-0200TH - Vinculación de funcionarios en

el SIGEP

No Conformidad


33 NCR-0201TH - Hoja de Vida y Declaración de

Bienes y Rentas

No Conformidad


34 OM-0006

Se observó el cumplimiento general

a las actividades descritas en el

procedimiento P-TH-04-TH

Oportunidad de

MejoraCancelada 13/11/2011 N/A N/A



35 OM-0007Se recomienda ajustar en el Plan

Operativo 2011

Oportunidad de




36 OM-0008Fortalecer las competencias de los

servidores-TH

Oportunidad de




37 OM-0027 Prestaciones sociales riesgo 1Oportunidad de

MejoraFinalizada 10/09/2012 SI NO




la materializción del Riesgo Incumplimiento

Legal en la liquidación de las Prestaciones

Sociales, si bien se implementaron no son

eficaces.

En Auditoría al Proceso de Gestión

Financiera se declara una nueva No

Conformidad porque No se liquidan las

incapacidades en la nómina, por

desconocimiento del modulo de

incapacidades en el aplicativo Hominis, la

cual se recoge en MEJORA NCR-0192.

La Mejora NCR-0192 se encuentra en paso

de ejecución y seguimiento hasta el 28 de

junio de 2013.

38 OM-0028Riesgo 4. Decisiones erroneas en

adelantar los procesos disciplinarios.

Oportunidad de

MejoraFinalizada 10/06/2012 SI SI

La evaluación a la efectividad se realizó en

el marco de la Evaluación a la

Administración del Riesgo, estableciendo

cumplimiento y efectividad de las acciones

implementadas. Lo que permite fotalecer los

controles dispuestos para mitigar la

materialización del riesgo Decisiones

erroneas en adelantar los procesos

disciplinarios.

39 OM-0063

TH-EFICACIA EN EL CONTROL DE

RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS

MENORES

Oportunidad de

MejoraFinalizada 31/01/2013 SI Pendiente

Se verificó que las acciones definidas en el

Plan, se cumplieron en el tiempo

programado.

Sin embargo, en el momento de evaluar la

efectividad, se valoró el Plan Operativo 2013

asociado a esta mejora, en el cual se

establecieron actividades propias para

garantizar el control de los recursos

asignados a las cajas menores, las cuales

vence a diciembre 31 de 2013.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno,

evaluará la efecacia de este plan en el

marco de la Auditoria al Proceso de Talento

Humano a realizarse en el mes de agosto de

2013.

Una vez terminen de cumplir las acciones

propuesta seran evaluadas mediante

auditoría de verificación.

79



Frente a este reporte de evaluación de los planes de mejoramiento, se presenta el siguiente resumen: Cuadro 28.

MEJORAS Q*

No Conformidad Real 24

No Conformidad Potencial 9

Oportunidad de Mejora 6

TOTAL 39

*Cantidad Cuadro 29.

ESTADO DE LAS MEJORAS Q*

Finalizadas 28

Año 2012 24

Año 2013 4

En Ejecución 4

Canceladas 7

*Cantidad

Del reporte anterior, diez (10) planes de mejoramiento no fueron eficaces por lo que se reformularon nuevas acciones, como se aprecia en el Cuadro Reporte de Planes de Mejoramiento. De la mejora OM-0063 no se efectuó evaluación de eficacia toda vez que se tienen acciones por cumplir que fueron asociadas en este caso, al Plan Operativo 2013 del Proceso de Talento Humano. Teniendo en cuenta la interacción entre los procesos, se formuló una mejora en el proceso de Gestión Financiera la cual es transversal al Proceso de Talento Humano, específicamente sobre en el tema de incapacidades, la cual vence el 28 de junio de 2013: Cuadro 30.

E Nombre Tipo Código Paso

Actual

Responsable del paso actual

Fecha límite del

paso actual

Fecha límite de la mejora

Fecha Última Acción

GF - Incapacidades No Conformidad Real

NCR-0192

Ejecución y seguimiento

Maria Lilia Peña Solano

28/jun/2013 23:59:00

28/jun/2013 23:59:00

14/feb/2013 14:45:55

http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/imp/improvementVE;jsessionid=75D1BB34A3E256F63D667E4A4900712E?soa=1&mdl=imp&__mnuId=impimprovementVEmdlimpsoa1&__clearpv=1

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IX. ASPECTOS CONFORMES

En desarrollo de la Auditoria Integral al Proceso de Talento Humano, la Oficina de Control Interno determinó los siguientes aspectos conformes: 1. Se resalta el grado de responsabilidad y compromiso, desplegados en todos los niveles del Proceso de Talento Humano y en cada uno de los equipos de las diferentes estrategias para atender la auditoría. 2. Se observa que los puntos de control actualmente establecidos en el proceso, son eficaces por cuanto permiten desarrollar las actividades tendientes a cumplir con los objetivos del Proceso. 3. Se resaltan los avances significativos hacia el mejoramiento continuo que presenta el Proceso de Talento Humano en desarrollo de la gestión y en la implementación y seguimiento a las acciones de mejora, las cuales han permitido alcanzar los resultados esperados.

X. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

En desarrollo de la Auditoria Integral al Proceso de Talento Humano, la Oficina de Control Interno determinó las siguientes conclusiones:

1. Es importante tener en cuenta las recomendaciones efectuadas en cuanto a actualizar las herramientas de Control Interno como Indicadores y Matriz de Riesgos, con el fin de garantizar un proceso de planeación eficaz. Así como realizar en forma oportuna, los registros de avances y finalización de tareas en el aplicativo.

2. Fortalecer el seguimiento a las novedades por Incapacidades y unificar el

procedimiento para la elaboración de la Resolución, con el fin que los descuentos pendientes de cobro a los funcionarios no se sigan prolongando hasta el reconocimiento por parte de las EPS.

3. En aras de garantizar el proceso de selección, mantener los registros de las Hojas de

Vida de los aspirantes en el Formato del DAFP, debidamente firmadas tanto por el aspirante como por el Responsable del Proceso.

4. Es importante fortalecer la aplicabilidad del principio de Autocontrol, en el ejercicio

de revisión de la información que deben diligenciar los aspirantes en los formatos Hojas de Vida y Declaración de Bienes y Rentas. Así como para la elaboración de las resoluciones de nombramientos provisionales.

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5. Se hace importante definir un procedimiento para la desvinculación de los funcionarios de la Entidad, en pro de la mejora continua del Proceso de Talento Humano.

6. Establecer una política que concientice al Servidor Público al cuidado y manejo del Carné, ya que se logró observar la pérdida reiterada del mismo por algunos funcionarios. Así mismo, se observó que desde el mes de noviembre de 2012 no se ha expedido carné a los funcionarios, evidenciando una vulnerabilidad a la Seguridad Presidencial y debilidades en la planeación contractual.

7. No se evidenció cumplimiento de la entrega del carné por parte de los Contratistas una vez finalizada la ejecución, incumpliendo las cláusula contractual en la cual se establece que el Proceso de Talento Humano, deberá expedir un paz y salvo, como requisito para efectuar el último pago.

8. Se hace necesario fortalecer la interacción con el Proceso de Seguridad, Apoyo

Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa así como con el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, con el fin de lograr los resultados esperados en términos de eficacia y eficiencia.

9. En relación a la liquidación de la bonificación especial al Persona en Comisión de

Casa Militar y Secretaria de Seguridad, si bien se observan controles en el desarrollo de este procedimiento, estos se hacen de forma manual y lo hace la misma persona. Es importante, implementar mecanismos tecnológicos que permitan dinamizar estos controles con el fin de evitar reprocesos. Así mismo, se recomienda realizar los ajustes al nombre del Procedimiento.

10. En la verificación del cumplimiento del Procedimiento de solicitud de viáticos y

gastos de viaje, se observó en el Programa de Derechos Humanos la aplicabilidad de un formato como autocontrol de solicitud de viáticos y gastos de viajes, que se encuentra eliminado del Sistema. Lo que afecta el control de documentos de la Entidad.

11. Es importante tener en cuenta que cuando se elabore un documento o se actualice,

se deberá realizar la socialización con los mecanismos o herramientas utilizados para el cumplimiento adecuado de los mismos.

12. Se observó la realización de cinco (5) adiciones al Contrato suscrito con SATENA, se

hace necesario establecer proyecciones de gastos acorde con la disponibilidad de recursos, ya que al final del contrato se evidencian saldos por ejecutar.

13. En cuanto a los Acuerdos de Gerentes Públicos y a los Acuerdos Laborales y

Comportamentales, es importante verificar el contenido y hacer seguimiento, análisis y evaluación, al cumplimiento de los mismos. Así como, capacitar a los

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funcionarios en cuanto a la importancia de diligenciarlos y presentarlos, en cumplimiento de la normatividad vigente.

14. Al verificar la ejecución del PIC 2012, se observaron debilidades en cuanto a la

aprobación del mismo así como en la definición de controles para garantizar su aplicación y cumplimiento. No se tiene reglado el funcionamiento del Comité mediante el cual se aprueban los cursos de formación, y no se observó cumplimiento de la Resolución que reglamenta el PIC en cuanto al documento único en los tres temas: Capacitación, Incentivos y Bienestar.

15. En cuanto al PIC 2013, se observaron debilidades en su formulación por cuanto no

se incluyeron temas relacionados con los lineamientos en Derechos Humanos. En cuanto a los puntos de control, si bien se realizan los informes, estos no son notificados al Superior inmediato.

16. Es importante que el Proceso de Talento Humano fortalezca la política de difusión y

socialización de los valores, compromisos y principio ético adoptados mediante Resolución 1004 de 31 de mayo de 2007.

17. En la implementación de los lineamientos de Gestión Ambiental, se hace necesario

que el Proceso de Talento Humano coordine con los Procesos involucrados, la definición de un reglamento para el funcionamiento del Comité y así garantizar la aplicabilidad de la Política en Gestión Ambiental.

18. Para garantizar la entrega de dotación en forma oportuna, es importante establecer

puntos de control y actualizar la Resolución No. 2134 de 1998 en relación al reglamento del suministro de la dotación de labor.

19. En la aplicabilidad del COPASO, se observó un caso de riesgos con las Señoras que

prestan sus servicios en cafetería, sobre el cual la Entidad no ha implementado las acciones que se configurarían como medidas preventivas.

20. Es importante tener en cuenta para el óptimo desarrollo del Comité COPASO, la

trazabilidad y registro de los compromisos en el acta, promover la asistencia de los representantes de los empleados a los Comités y por último, fomentar la participación de los funcionarios en cuanto a las sugerencias en materia de medicina, higiene y seguridad industrial, para que sean estudiadas y consideradas en el Comité.

21. Verificadas las actas del Comité de Convivencia Laboral, no se pudo observar el

cumplimiento de las funciones contenidas en los literales a), b), y f) del Artículo 4 de la Resolución 1362 de 2007. Por otro lado, se evidenció que no se realizaron las reuniones del Comité correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Mayo, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre de 2012.

83



22. Establecer mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral.

23. Por último, se observa que el Proceso ha definido mejoras, realiza seguimiento y registro en forma oportuna en el módulo MEJORAS, del Aplicativo SIGEPRE.

Informe de Auditoria al Proceso de Talento Humano

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