INFORMATYZACJA ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W INSTYTUCJI

Z PUNKTU WIDZENIA MINISTERSTWA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI

WDRAŻANIE PROJEKTÓW TELEINFORMATYCZNYCH W ADMINISTRACJI NADAL JEST NIE LADA WYZWANIEM • Dlaczego część z nich kończy się niepowodzeniem? • Jakie mogą być tego najczęstsze przyczyny i jak temu zaradzić?

CZYNNIKI NIEPOWODZENIA:

• Brak zaangażowania użytkowników

• Niejasno określone wymagania (cele)

• Niedoświadczony kierownik projektu

• Brak wsparcia kierownictwa instytucji

• Brak kompetencji technologicznych

• Brak zasobów do realizacji projektu (ludzkich)

• Nierealne oczekiwania od zespołu realizatorów

• Nierealny harmonogram projektu

• Czas potrzebny na zmianę przyzwyczajeń pracowników

WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ EZD PUW W MAC

JASNY CEL BIZNESOWY PROJEKTU (SPRECYZOWANE WYMAGANIA W ŚWIETLE ISTNIEJĄCYCH OGRANICZEŃ)

Świadoma decyzja Kierownictwa o wdrożeniu nowego podejścia do sposobu dokumentowania przebiegu spraw w jednostce oparta o: - analizę możliwości urzędu w zakresie technicznym i organizacyjnym - precyzyjnie określone cele i terminy wdrożenia

ZOPTYMALIZOWANY ZAKRES PROJEKTU (DOSTOSOWANY DO MOŻLIWOŚCI WYKONANIA)

W celu sprawnego przejścia z kompletowania papierowych teczek aktowych do elektronicznego dokumentowania spraw i cyfryzacji urzędu, należy: - dokonać wyboru teleinformatycznego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją i ocenić możliwości integracyjne z systemami dziedzinowymi istniejącymi w urzędzie, - opracować i uzgodnić nową Instrukcję Kancelaryjną i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, - dokonać inwentaryzacji klas z wykazu akt, które w pierwszej kolejności będą prowadzone elektronicznie, - zidentyfikować sprawy, które będą wyłączone z prowadzenia w systemie EZD, - zidentyfikować przesyłki, które nie będą wprowadzane do systemu EZD, - opracować szczegółowe procedury obiegu dokumentów, - przygotować jednostkę pod względem technicznym i organizacyjnym.

NARZĘDZIA PROGRAMISTYCZNE I INFRASTRUKTURA

Wybór narzędzia informatycznego i identyfikacja niezbędnych zasobów

WSPARCIE KIEROWNICTWA (SPONSORA) PROJEKTU

Zaangażowanie Kierownictwa na każdym etapie projektu: - Wdrożenie - Utrzymanie - Rozwój

KOMPETENTNY I ZAANGAŻOWANY ZESPÓŁ WDROŻENIOWY

Wdrożenie systemu EZD nie jest przedsięwzięciem wyłącznie informatycznym, to przede wszystkim duże wyzwanie organizacyjne wymagające dobrego warsztatu merytorycznego. Kierowanie Zespołem powinno zostać powierzone osobie bezpośrednio odpowiedzialnej za cały proces, doświadczonej oraz silnie umocowanej przez kierownika jednostki. W skład Zespołu wdrożeniowego powinny wejść osoby mające wiedzę z zakresu organizacyjnego, merytorycznego i technicznego tj.: - koordynator Kancelarii Głównej - archiwiści - prawnik - administrator systemu

ZAANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW W REALIZACJĘ PROJEKTU

Żaden projekt nie ma szans powodzenia jeśli pracownicy nie będą rozumieli jego celu i nie zostaną odpowiednio przeszkoleni, dlatego też niezbędne jest: - jasne zakomunikowanie pracownikom celu wdrożenia projektu przez Kierownictwo jednostki, - wytypowanie liderów, którzy w ramach komórek organizacyjnych będą wspierali działania Zespołu wdrożeniowego, - przeprowadzenie szkoleń, ustawiczne pogłębianie wiedzy, a także analiza problemów pojawiających się na każdym etapie projektu, - ścisła współpraca Zespołu wdrożeniowego z liderami.

FORMALNA METODYKA PROWADZENIA PROJEKTU

Wkomponowanie działań w metodykę zaproponowaną przez autora sytemu elektronicznego zarządzania dokumentami, czyli wdrożenie kolejnych etapów projektu: Etap I Przeszkolenie grup pracowników i wdrożenie instancji testowej Etap II Uruchomienie testowe EZD na wszystkich stanowiskach pracy jako pomocniczego narzędzia przy prowadzeniu tradycyjnych teczek aktowych, z założeniem równoległego odzwierciedlania większości czynności kancelaryjnych w systemie EZD w realizowanych sprawach, tj.: • dokonywania dekretacji, • zakładania spraw, • prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z EZD

będą przechowywane w teczkach aktowych, • przygotowania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej

na zewnątrz i wewnątrz urzędu, • prowadzenia metryk w sprawach, • udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz urzędu, • przygotowania wysyłki korespondencji.

Etap III Wdrożenie nowej Instrukcji Kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Wskazanie systemu EZD jako podstawowego systemu dokumentowania spraw. Etap IV • Uruchomienie systemu EZD PUW jako podstawowego systemu zarządzania

dokumentami w jednostce. • Weryfikacja i aktualizacja obowiązujących procedur szczegółowych, w tym

również analiza papierowych wyjątków i przesyłek, które nie będą wprowadzane do systemu EZD.

• Aktualizacja spraw prowadzonych elektronicznie. • Identyfikowanie obszarów rozwoju EZD. Etap V Utrzymanie i rozwój systemu, wdrożenie nowych funkcjonalności.

JEDNOLITY SYSTEM EZD PUW W MAC

STATYSTYKI Według stanu na dzień 30 kwietnia 2014 r. w systemie EZD PUW: • pracuje 466 pracowników Ministerstwa • zarejestrowano 35 682 przesyłek wpływających • zarejestrowano 25 128 przesyłek wychodzących • 49 % klas – sprawy prowadzone elektronicznie • 51 % klas – sprawy prowadzone tradycyjnie

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji