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ÍNDICE
Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 5 6 Descripción de actividades 8 7 Diagrama de flujo 29 8 Relación de documentos que intervienen en el
procedimiento 43
Anexos
Anexo 1 “Altas y bajas de publicaciones periódicas”. Anexo 2 “Instrucciones de operación para confirmar la recepción de
publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”.
Anexo 3 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes”.
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Procedimiento para la recepción de material bibliog ráfico en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS
1 Base normativa Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, artículo 82, numeral I y IV, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 18 de septiembre de 2006, y sus reformas.
Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social, artículo 162 publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006.
Norma que establece las disposiciones generales de la Educación en Salud y sus procesos en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 2000-001-022, objetivo 2.9, validada y registrada el 25 de septiembre de 2012. 2 Objetivo Emitir las políticas y las actividades para la recepción de material bibliográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS) con la finalidad de que los procesos se ejecuten de forma estandarizada, atendiendo a características específicas de los mismos. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que labora en las unidades de Información del SIBIMSS. 4 Políticas 4.1. El personal que reciba material bibliográfico en las unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS, cumplirá lo establecido en el Código de Conducta del Servidor Público del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.2. La Coordinación de Educación en Salud a través de la División de Innovación Educativa establecerá comunicación con los Titulares de las Coordinaciones de Planeación y Enlace Institucional Delegacionales o Titulares de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en UMAE, en donde se encuentran las unidades de información del Sistema bibliotecario del IMSS para darles a conocer los listados de material bibliográfico; libros impresos adquiridos o publicaciones periódicas suscritas para el año en curso.
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4.3. La División de Innovación Educativa, a través del Área de Documentación en Salud dará atención y seguimiento para la adecuada recepción de material bibliográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 4.4. El Área de Documentación en Salud verificará el cumplimiento de entregas, inconsistencias, faltantes y reemplazos de los materiales bibliográficos en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS y establecerá contacto con los proveedores para verificar el cumplimiento de compromisos, garantías o notificación de sanciones correspondientes en caso necesario. 4.5. La comunicación entre el Área de Documentación en Salud, las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS y los diferentes proveedores se realizará, en la medida de lo posible, mediante el uso de medios electrónicos. 4.6. El Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o el Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en UMAE en el ámbito de su competencia, verificarán la adecuada recepción de material bibliográfico. 4.7. El Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o el Titular de la División de Educación en Salud de UMAE, analizará y gestionará con el Director de la unidad médica en su ámbito de competencia, la solución a los problemas detectados en la unidad de información para la adecuada recepción de material bibliográfico.
4.8. El Titular de la Coordinación de Educación en Salud calculará el porcentaje de penalización establecido por cada día de atraso en la entrega o servicio de las fuentes de información conforme a los documentos jurídicos que se establezcan. 4.9. La entrada en vigor del presente documento actualiza y deja sin efecto al “Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS”, clave 2580-003-004, validado y registrado el 13 de abril de 2011. 4.10. El presente procedimiento atiende a lo establecido en los siguientes documentos: � Contrato Colectivo de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Artículo 5º. � Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas, clave 2000-002-
001, validado y registrado el 26 de abril de 2013. � Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, clave 0500-
002-001, validado y registrado, 08 de octubre de 2010.
� Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, 1000-001-014 validado y registrado noviembre 2010.
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5 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:
5.1 bibliotecario : Profesional que tiene a su cargo planear, organizar, controlar, dirigir y evaluar los servicios y recursos informativos documentales. 5.2 cambios de título: publicaciones periódicas que sufren cambios por conveniencia de los editores, sociedades, etc. durante la vigencia de la publicación. 5.3 Centro de Documentación en Salud (CDS) : Unidad de información que planea, organiza, analiza y otorga servicios bibliotecarios que apoyen las actividades de formación, educación continua, docencia, investigación y producción científica en el área de la salud. Cuenta con personal bibliotecario, espacio físico, colección bibliográfica especializada, equipamiento y mobiliario. 5.4 control concentrado de la adjudicación de libro s para el año en curso: Base de datos en Excel, centralizada de libros solicitados y que fueron adjudicados a proveedores mediante procesos de compra. 5.5 CURP: La Clave Única de Registro de Población es un instrumento de registro e identificación que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, así como a los mexicanos que residen en el extranjero. 5.6 DPM: Dirección de Prestaciones Médicas. 5.7 defectos de impresión: Imperfecciones que resultan de la impresión de un documento: impresión borrosa, manchada, sobreimpresiones o falta de impresión, mala paginación, etc. 5.8 digitalización: proceso de adquirir mediante un escáner determinada información de una imagen (texto, fotos, formas, sonido, movimiento…) y almacenarla en un archivo de computadora para su posterior reproducción en pantalla o en un nuevo impreso. 5.9 fascículo: Parte de una publicación monográfica que se emite en serie continuada, numerada, correlativa o cronológicamente, pero que está planeada para ser una obra completa o unitaria. También cada una de las partes numeradas de una publicación seriada. 5.10 listado de control: lista de libros (material monográfico) o publicaciones periódicas. 5.11 listado de libros impresos adquiridos para el año en curso: listado de libros adquiridos mediante procesos de compra para el año en curso, para las unidades de información del SIBIMSS. Este listado se envía a las unidades por parte de la Coordinación de Educación en Salud.
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5.12 listado de publicaciones periódicas impresas s uscritas para el año en curso: listado de publicaciones periódicas adquiridos mediante procesos de compra para el año en curso, para las unidades de información del SIBIMSS, el listado contiene: título de la publicación, formato contratado, proveedor (responsable de la entrega) y base de datos o buscador en el caso de las publicaciones electrónicas. Este listado se envía a las unidades por parte de la Coordinación de Educación en Salud. 5.13 mal estado: Publicaciones periódicas que llegan en condiciones no óptimas, es decir, húmedas, descosidas, manchadas, despastadas o deshojadas. 5.14 material bibliográfico : Documento referenciado en un catálogo bibliográfico o en una bibliografía. Lo bibliográfico incluye todo tipo de formatos, desde el libro de texto al multimedia, pasando por los audiovisuales y sonoros. También se considera al escrito en soporte bibliográfico: libros, informes, catálogos, publicaciones periódicas, etc. 5.15 material monográfico: específicamente se refiere a libros. 5.16 matrícula: Clave numérica única que se asigna a cada trabajador del Instituto para su identificación en los registros de personal, a partir de su registro como candidato en bolsa de trabajo o su contratación. 5.17 parte: Subdivisión de un número de fascículo de publicación periódica, en dos o más partes relacionadas por una misma designación numérica y cronológica. 5.18 personal bibliotecario : Personal de las categorías de Técnico en Bibliotecas, Asistente de Bibliotecario y Bibliotecario, encargado de realizar las actividades de organización, análisis y otorgamiento de servicios bibliotecarios. 5.19 procesos de compra: Eventos legales gubernamentales e institucionales que se precisan para la adquisición y entrega de material bibliográfico. 5.20 proveedores: Empresa particular que tiene como objetivo satisfacer el otorgamiento de un bien o un servicio mediante una transacción comercial. 5.21 publicaciones periódicas: Publicación primaria, secundaria y/o terciaria editada y distribuida en partes, o fascículos sucesivos, relacionados en forma secuencial y acompañado de su designación numérica, cronológica o alfabética, sin una fecha de terminación predefinida. Conservan un formato y estilo que les da unidad, coherencia e identidad. 5.22 remesa del proveedor: Documento que avala la entrega de los bienes adquiridos mediante los procesos licitatorios y que contiene los datos de la unidad destinataria, número de contrato. En el caso de libros: número de partida, título, autor, editorial, ISBN y año de edición. En el caso de las publicaciones periódicas la remesa incluye título de la publicación periódica, ISSN, volumen, número de fascículo y al final el total de fascículos.
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5.23 SICOPP: Sistema para el Control de Publicaciones Periódicas. 5.24 Sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS): Conjunto de unidades de información, ubicadas en unidades médicas, de investigación, educativas y áreas normativas, organizadas e interconectadas para ofrecer servicios bibliotecarios en el área de la salud. 5.25 sistema para el control de publicaciones perió dicas (SICOPP): Subsistema del Sistema Integral de Información de la Coordinación de Educación en Salud, creado con la finalidad de dar seguimiento a la entrega y recepción de publicaciones periódicas adquiridas mediante procesos de compra para fortalecer las colecciones bibliográficas del SIBIMSS. 5.26 suscripción: Forma o modalidad de comercialización de publicaciones periódicas que puede ser mensual, anual, por temporadas, etc. mediante un pago previamente pactado. En las publicaciones periódicas, generalmente es anual. 5.27 suscripción cancelada: Acción de solicitar la suspensión de la entrega de publicaciones periódicas al no renovar el contrato. 5.28 suscripción renovada: Acción de continuar recepción de publicaciones periódicas al renovar el contrato. 5.29 unidad de información : Centro de Documentación en Salud, Sala de Lectura, Sala de Consulta Electrónica, o cualquier otra unidad que tenga como objetivo ofrecer datos, información y/o documentación en salud a los usuarios. Este término engloba todas las unidades documentales en el IMSS. 5.30 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad. 5.31 usuario : Persona que utiliza una unidad de información para obtener datos, información y/o documentación necesaria para el adecuado desempeño de sus funciones. 5.32 vicios ocultos: Defectos, errores, imperfecciones o mala calidad que no son visibles a través de una simple visión superficial, que para percibirlos requieren ser revisados detalladamente o por un experto. 5.33 volumen: Parte de la publicación periódica que agrupa un determinado número de fascículos y que va en función de la edición de la publicación periódica.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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6. Procedimiento para la recepción de material bibliog ráfico en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS
Etapa I. Recepción de material monográfico
adquirido mediante procesos de compra
Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en UMAE
1. Recibe de la Coordinación de Educación en Salud, el siguiente documento:
• “Listado de libros impresos para el año
en curso”, para cada una de las unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS de la Delegación, de acuerdo a las peticiones de libros enviadas.
NOTA: El Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud de la UMAE solo recibirá lo correspondiente a su unidad de Información.
Listado de libros impresos para el año en curso
2. Elabora en original y dos copias “Oficio” dirigido al Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o al Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, y anexa el:
• “Listado de libros impresos para el año
en curso”.
Oficio Listado de libros impresos para el año en curso
3. Envía al Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o al Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:
• “Oficio”, en original y primera copia
• “Listado de libros impresos para el año
en curso”.
obtiene acuse de recibo en la segunda copia del “Oficio” y archiva en minutario de control.
Oficio Listado de libros impresos para el año en curso Minutario de control
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o del Titular de la División de Educación en Salud en UMAE.
4. Recibe del Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o del Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:
• “Oficio”, en original y primera copia
• “Listado de libros impresos para el año
en curso”,
elabora “Memorándum interno” para el personal encargado de la unidad de Información.
Oficio Listado de libros impresos para el año en curso Memorándum interno
5. Entrega al personal bibliotecario responsable o al encargado de la unidad de Información, los siguientes documentos:
• “Memorándum interno”,
• “Oficio”, en original
• “Listado de libros impresos para el año en curso”.
obtiene acuse de recibo en la primera copia del “Oficio” y archiva en el minutario de control.
Memorándum interno Oficio Listado de libros impresos para el año en curso Minutario de control
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
6. Recibe del Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:
• “Memorándum interno”,
• “Oficio”, en original,
• “Listado de libros impresos para el año en curso”.
Memorándum interno Oficio Listado de libros impresos para el año en curso
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
7. Extrae del archivo temporal la:
• “Solicitud de libros” clave 2500-009-023,
y coteja los títulos de libros, autores, editores, año, ISBN y ejemplares de los libros solicitados contra él:
• “Listado de libros impresos para el año en curso”.
NOTA: La “Solicitud de libros” clave 2500-009-023 es el anexo 3 del “Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS”, clave 2580-003-005.
Solicitud de libros 2500-009-023 Listado de libros impresos para el año en curso
Existen diferencias en los listados
8. Envía correo electrónico con las observaciones detectadas al Área de Documentación en Salud dentro de las siguientes 48 horas.
Correo electrónico
Área de Documentación en Salud
9. Recibe la notificación, analiza las observaciones y contesta el correo electrónico con las aclaraciones correspondientes.
Correo electrónico
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
10. Recibe las aclaraciones a las observaciones, las identifica y registra en el Listado de libros impresos para el año en curso.
Correo electrónico Listado de libros impresos para el año en curso
Si corresponden los listados
11. Recibe del proveedor los libros acompañados de original y copia de la(s) “Remesa del proveedor” y coteja que corresponda el destinatario, el número de contrato, los títulos de libros, autores, editores, año, ISBN contra él “Listado de libros impresos para el año en curso”.
Remesa del proveedor Listado de libros impresos para el año en curso
Responsable Actividad Documentos involucrados
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No coincide algún dato de la remesa del proveedor con el “Listado de libros impresos
para el año en curso”
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
12. Identifica la inconsistencia detectada en la “Remesa del proveedor”, le informa al proveedor para que corrija lo necesario y le devuelve la remesa junto con los libros entregados, continúa en la actividad 11. Coincide la remesa del proveedor con el
“Listado de libros impresos para el año en curso”, pero no coinciden los libros
entregados
Remesa del proveedor
13. Identifica la inconsistencia detectada en los libros entregados, le informa al proveedor la inconsistencia para que entregue los libros correctos, le devuelve la remesa junto con los libros entregados, continúa en la actividad 11. NOTA: cuando existe algún faltante de libro se reciben todos los demás libros y da seguimiento posteriormente a la entrega de los faltantes.
Remesa del proveedor
Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con los libros entregados y con el “Listado de libros impresos para el año en
curso”
14. Recibe los libros entregados y estampa en el original y en la copia de la “Remesa del proveedor” el sello de la unidad de información o de la Coordinación de Educación en Salud de la Unidad y anota lo siguiente:
• Su nombre,
• Su matrícula,
• La fecha en que se reciben los libros,
y estampa su firma autógrafa.
Remesa del proveedor
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
15. Entrega al proveedor la copia de la “Remesa del proveedor” y archiva por orden alfabético el original en minutario de control.
Remesa del proveedor Minutario de control
16. Revisa que los libros entregados por el proveedor se encuentren en buen estado, sin inconsistencias como defectos de impresión, hojas blancas, vicios ocultos, etc. y en su caso da seguimiento a los libros faltantes.
No existen libros faltantes y los recibidos se encuentran en buen estado
Continúa en la actividad 24.
Existen libros faltantes o los recibidos no se
encuentran en buen estado
17. Informa detalladamente las inconsistencias en los libros recibidos, mediante correo electrónico, al Área de Documentación en Salud y al proveedor correspondiente, dentro de las siguientes 48 horas posteriores a la recepción y archiva en carpeta electrónica el correo electrónico.
Correo electrónico
Área de Documentación en Salud
18. Recibe notificación, registra en el “Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso”, y da seguimiento de la entrega de los libros, según el tipo de acción a realizar por el proveedor.
“Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso”
Entrega de libro faltante
Continúa en la actividad 22.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información
Reemplazo de libro 19. Recibe del proveedor el reemplazo del libro
que presentó inconsistencias y revisa que:
• Los datos bibliográficos correspondan con el “Listado de libros impresos para el año en curso” y con la “Remesa del proveedor”,
• Se encuentre en buen estado.
Listado de libros impresos para el año en curso Remesa del proveedor
No corresponde el libro y/o está en mal estado
20. Identifica la inconsistencia detectada en la “Remesa del proveedor”, le informa al proveedor y devuelve la remesa junto con los libros entregados. Continúa en la actividad 17.
Remesa del proveedor
Si corresponde el libro y se encuentra en buen estado
21. Recibe el libro en buen estado, sella y entrega la “remesa del proveedor” y el libro que contiene inconsistencias, y continúa en la actividad 24.
Remesa del proveedor
Entrega de libro faltante
22. Recibe del proveedor el libro faltante, revisa que:
• Los datos bibliográficos correspondan con el “Listado de libros impresos para el año en curso” y con la “Remesa del proveedor”,
• Se encuentre en buen estado,
Listado de libros impresos para el año en curso
Remesa del proveedor
No corresponde y /o no se encuentra en buen estado
Continúa en la actividad 20.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2520-003-004
Si corresponde y se encuentra en buen estado
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información
23. Recibe el libro en buen estado, sella y entrega la “remesa del proveedor”. Continúa en la actividad 24.
No existen libros faltantes y los recibidos se
encuentran en buen estado
Remesa del proveedor
24. Digitaliza la(s) “Remesa(s) del proveedor” recibida(s), transmite al Área de Documentación en Salud por medio de correo electrónico y archiva por orden alfabético el original de la “Remesa del proveedor” en el minutario de control
Remesa del proveedor
Área de Documentación en Salud
25. Recibe del personal bibliotecario responsable o del encargado de la unidad de información del SIBIMSS por correo electrónico la “Remesa del proveedor” y registra en el “Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso”.
Correo electrónico Remesa del proveedor Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
26. Verifica que al final del plazo señalado para la entrega de libros, el proveedor haya entregado la totalidad de los libros a la unidad de información de acuerdo con el “Listado de libros impresos para el año en curso”.
Listado de libros impresos para el año en curso
Si recibe la totalidad de los libros
27. Informa mediante correo electrónico, al Área de Documentación en Salud la recepción del total de libros. Continúa en la actividad 29.
Correo electrónico
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2520-003-004
No recibe la totalidad los libros
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
28. Informa mediante correo electrónico, al Área de Documentación en Salud y al proveedor correspondiente, las incidencias detectadas en la recepción de los libros o los faltantes por entregar, una vez que se ha superado el tiempo de entrega contemplado. Archiva en carpeta electrónica el correo electrónico.
Correo electrónico
29. Realiza el “Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS”, clave 2520-003-002 y continúa en la actividad 30.
Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS 2520-003-002
Área de Documentación en Salud
30. Recibe correo electrónico con informes del personal bibliotecario responsable o del encargado de la unidad de información del SIBIMSS.
Correo electrónico
31. Verifica y registra en el “Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso” conforme a los contratos correspondientes: - la entrega oportuna de los libros en función del plazo determinado, - la entrega de la totalidad de los libros de cada uno de los proveedores
Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso
No faltaron libros por entregar Continúa en la actividad 39.
Faltaron libros por entregar
Continúa en la actividad 36.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2520-003-004
Si fue oportuna la entrega
Área de Documentación en Salud
32. Elabora en original y copia, “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega oportuna de libros por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para el pago correspondiente.
Oficio
33. Envía original y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio, archiva en el minutario de control y concluye procedimiento.
Oficio
No fue oportuna la entrega
34. Solicita y recibe del proveedor la documentación que acredite los motivos del retraso, la revisa y determina si es suficiente para acreditar el incumplimiento.
Documentos que acrediten retraso
No es suficiente para acre dita r el incumplimiento
Continúa en la actividad 36.
Si es suficiente para acreditar el incumplimiento
35. Acepta la justificación documentada presentada por el proveedor, comunica mediante correo electrónico al Personal bibliotecario responsable o al encargado de la unidad de información del SIBIMSS afectada el motivo del retraso en la entrega del material y continúa en la actividad 39.
Faltaron libros por entregar
36. Elabora el cálculo de penalizaciones conforme a los procedimientos establecidos los contratos y la normatividad vigente.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Área de Documentación en Salud
37. Elabora en original y copia los “Oficios” mediante los cuales comunica las penalizaciones convencionales para que se realicen las deducciones correspondientes al momento de pago y envía a: - la Coordinación de Servicios
Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas,
- proveedor involucrado y - la Oficina para cobro
38. Obtiene acuse de recibo en las copias y archiva en el minutario de control y concluye procedimiento.
Se entregó la totalidad de los libros adjudicados al proveedor
39. Elabora en original y copia, “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega de la totalidad de los libros por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para el pago correspondiente.
Oficio
40. Envía original y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio, archiva en el minutario de control y concluye procedimiento.
Oficio
Etapa II Recepción de publicaciones periódicas
impresas suscritas
Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o Titular de la Dirección de Educación e Investigación en
41. Recibe de la Coordinación de Educación en Salud, el siguiente documento:
• “Listado de publicaciones periódicas
impresas suscritas para el año en curso”,
Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2520-003-004
Salud en UMAE para cada una de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS de acuerdo a la continuidad de las colecciones y de “Altas y bajas de publicaciones periódicas” 2520-009-12 (anexo 1) en el ámbito de la Delegación o de la UMAE.
NOTA: El Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE solo recibirá lo correspondiente a su unidad de información.
2520-009-012 Anexo 1
42. Elabora en original y copia “Oficio” dirigido al Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o al Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, y anexa el “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”.
43. Envía el original del “Oficio” y el listado y
obtiene acuse recibo en la copia del oficio. Archiva la copia del “Oficio” con acuse de recibo en minutario de control.
Oficio Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso Oficio Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso Minutario de control
Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o del Titular de la División de Educación en Salud en UMAE.
44. Recibe del Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o del Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:
• “Oficio”,
• “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”,
Oficio Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso,
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o del Titular de la División de Educación en Salud en UMAE.
obtiene fotocopia del “Oficio”, y elabora “Memorándum interno” para el Personal bibliotecario responsable o al Encargado de la unidad de información del SIBIMSS.
Memorándum interno
45. Entrega al Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS, los siguientes documentos:
• “Memorándum interno”,
• “Oficio”,
• “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”,
y obtiene acuse de recibo en la copia del “Oficio”. Archiva la fotocopia del “Oficio” con acuse de recibo en minutario de control.
Memorándum interno Oficio
Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS
46. Recibe del Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o Titular de la División de Educación en caso de UMAE, los siguientes documentos:
• “Memorándum interno”,
• “Oficio”.
• Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”.
Memorándum interno
Oficio
Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS
47. Extrae del archivo temporal:
• “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año inmediato anterior.
• “Altas y bajas de publicaciones periódicas” 2520-009-012 (anexo 1).
coteja su contenido contra el: • “Listado de publicaciones periódicas
impresas suscritas para el año en curso”
e identifica los títulos de publicaciones periódicas con: • Suscripción renovada,
• Suscripción cancelada o
• Suscripción a nuevos títulos
• Cambios de título, etcétera.
Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año inmediato anterior. 2520-009-012 Anexo 1 Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso
No corresponden los títulos
48. Envía correo electrónico con las observaciones detectadas al Área de Documentación en Salud, dentro de las siguientes 48 horas.
Correo electrónico
Área de Documentación en Salud
49. Recibe la notificación, analiza las observaciones y contesta el correo electrónico con la aclaración correspondiente.
Correo electrónico
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
50. Recibe la aclaración a las observaciones, las identifica y registra en el Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso, continúa en la actividad 51.
Correo electrónico Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 2520-003-004
Si corresponden los títulos
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
51. Recibe del proveedor los fascículos de las publicaciones periódicas adquiridas para la unidad de información con original y copia de la(s) “Remesa del proveedor” y coteja que corresponda el destinatario, el número de contrato y los títulos con el Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso.
Remesa del proveedor
No coinciden los datos de la remesa del proveedor con el Listado de publicaciones
periódicas impresas suscritas para el año en curso
52. Identifica la inconsistencia detectada en la “Remesa del proveedor”, le informa al proveedor para que realice las correcciones necesarias y la devuelve junto con los fascículos de las publicaciones periódicas, y continúa en la actividad 51.
Remesa del proveedor
Coincide la remesa del proveedor con el Listado de publicaciones periódicas
impresas suscritas para el año en curso, pero no coinciden las publicaciones
entregadas
53. Identifica la inconsistencia detectada en las publicaciones entregadas, le informa al proveedor la inconsistencia y devuelve la remesa junto con las publicaciones entregadas, para que entregue las correctas, continúa en la actividad 51. NOTA: cuando existe algún faltante de publicación periódica impresa se reciben todos las demás y da seguimiento para la entrega de los faltantes posteriormente
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 22 de 43
Clave: 2520-003-004
Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con las publicaciones entregadas
y estas con el listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en
curso
Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS
54. Recibe fascículos y estampa en el original y la copia de la “Remesa del proveedor” el sello que contiene la clave de la unidad de información y anota lo siguientes datos:
• su nombre,
• su matrícula,
• la fecha en que se reciben las
publicaciones periódicas,
y estampa su firma autógrafa.
Remesa del proveedor
55. Entrega al proveedor la copia de la “Remesa del proveedor” y archiva por orden alfabético el original de la “Remesa del proveedor” en minutario de control.
Remesa del proveedor
56. Revisa que los fascículos de las publicaciones periódicas se encuentren en buen estado, sin defectos de impresión, hojas blancas, vicios ocultos, etc. y en su caso da seguimiento a fascículos faltantes.
Si se encuentran en buen estado o existen faltantes de entrega
Continúa en la actividad 63.
No se encuentran en buen estado
57. Informa por correo electrónico al Área de Documentación en Salud y al proveedor de los fascículos lo siguiente:
• en mal estado,
• defectos de impresión o
Correo electrónico
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 23 de 43
Clave: 2520-003-004
• encuadernación, o
• vicios ocultos.
dentro de las siguientes 48 horas posteriores a su entrega.
Área de Documentación en Salud
58. Recibe correo electrónico y da seguimiento a fin de que el proveedor cumpla con los acuerdos establecidos e indica al Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS las acciones que deberán seguirse para el reemplazo de los fascículos.
Correo electrónico
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS
59. Atiende a las indicaciones que el Área de Documentación en Salud determine para el reemplazo de los fascículos de las publicaciones periódicas.
60. Recibe al proveedor y consulta correo electrónico en el que se reportó inconsistencias identificadas en los fascículos Localiza el material con inconsistencias y ratifica la falla.
Correo electrónico
61. Recibe del proveedor el reemplazo del material bibliográfico que presentó inconsistencias y revisa que:
• Los datos bibliográficos correspondan con el “Listado de libros impresos para el año en curso” y con la “Remesa del proveedor”,
• Se encuentre en buen estado. No se encuentra en buen estado
Continúa en la actividad 57.
Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso Remesa del proveedor
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 24 de 43
Clave: 2520-003-004
Si se encuentra en buen estado
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS
62. Devuelve al proveedor los fascículos de las publicaciones periódicas con inconsistencia, sella y devuelve la copia de la “Remesa del Proveedor” y archiva por orden alfabético el original en minutario de control.
Remesa del proveedor
Etapa III . Confirmación de recepción de
publicaciones periódicas impresas en el SICOPP.
63. Ingresa al portal de la Coordinación de Educación en Salud: http://edumed.imss.gob.mx, procede conforme a las “Instrucciones de operación para confirmar la recepción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP” 2520-005-001 (anexo 2) y verifica si existen fascículos faltantes.
NOTA: Contacta al Área de Documentación en Salud, para cualquier aclaración o duda.
Portal edumed / SICOPP 2520-005-001 Anexo 2
No existen fascículos faltantes
Continúa en la actividad 73.
Si existen fascículos faltantes
Continúa en la actividad 64.
Fase 1. Reclamación de fascículos faltantes
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de Información del SIBIMSS
64. Obtiene del SICOPP el “Informe de fascículos faltantes” para hacer las reclamaciones correspondientes
SICOPP Informe de fascículos faltantes
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 25 de 43
Clave: 2520-003-004
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de Información del SIBIMSS
65. Identifica los fascículos de las publicaciones periódicas no recibidos en la unidad de información de acuerdo a la fecha programada para su publicación y su periodicidad: • 45 días naturales para publicaciones
periódicas nacionales.
• 60 días naturales para publicaciones periódicas extranjeras.
66. Requisita el formato para la “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013 (anexo 3).
2520-009-013 Anexo 3
67. Envía por correo electrónico al Área de Documentación en Salud el formato para la “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013 (anexo 3) debidamente requisitado, con copia al correo electrónico del proveedor NOTA: El correo electrónico del proveedor debe estar contenido en la “Remesa del proveedor”.
2520-009-013 Anexo 3 Remesa del proveedor
Área de Documentación en Salud
68. Recibe por correo electrónico la “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013 (anexo 3) y da seguimiento hasta que el proveedor cumpla los acuerdos establecidos con el Área.
2520-009-013 Anexo 3
69. Comunica al personal bibliotecario responsable o al encargado de la unidad de información del SIBIMSS, los acuerdos establecidos con el área para la entrega de faltantes.
Correo electrónico
70. Elabora expediente de reclamación de fascículos de publicaciones periódicas faltantes con el seguimiento para la recuperación de los mismos.
Expediente
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 26 de 43
Clave: 2520-003-004
Área de Documentación en Salud
Fase 2 Validación de entrega oportuna
71. Consulta el SICOPP conforme a las
“Instrucciones de operación para confirmar la recepción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP” 2520-005-001 (anexo 2) y verifica la entrega oportuna de las publicaciones periódicas.
Portal edumed / SICOPP 2520-005-001 Anexo 2
Si es oportuna la entrega
72. Elabora y envía en original y copia “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega oportuna de publicaciones periódicas por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para la liberación de fianzas, y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio en minutario de control, continúa en la actividad 79.
Oficio
No es oportuna la entrega
73. Solicita al proveedor en el momento que se requiera o durante las reuniones de seguimiento, la “Documentación que acredite los motivos del retraso en la entrega de las publicaciones periódicas”.
Documentación que acredite los motivos del retraso en la entrega de las publicaciones periódicas
74. Recibe del proveedor la documentación que acredite el retraso en la entrega de las publicaciones periódicas y determina si es suficiente para acreditar el incumplimiento en plazos o en fascículos faltantes.
Documentación que acredite los motivos del retraso en la entrega de las publicaciones periódicas
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 27 de 43
Clave: 2520-003-004
No es suficiente para acreditar el
incumplimiento en plazos o en la entrega de fascículos
Área de Documentación en Salud
75. Elabora el cálculo de penalizaciones conforme a los procedimientos establecidos los contratos y la normatividad vigente.
76. Elabora y envía en original y copia los “Oficios”:
- Al proveedor involucrado; - a la Coordinación de Servicios
Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas y
- a la Oficina para cobro, mediante los cuales comunica las penalizaciones convencionales para que se gestione la emisión de notas de crédito correspondientes.
77. Obtiene acuse de recibo en las copias y archiva en el minutario de control. Continúa en la actividad 79.
Si es suficiente para acreditar el incumplimiento
78. Elabora y envía en original y copia “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega de publicaciones periódicas por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para la liberación de fianzas, y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio en minutario de control.
Oficio
Responsable Actividad Documentos involucrados
Página 28 de 43
Clave: 2520-003-004
Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS
79. Realiza el “Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS clave 2520-003-003.
Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS 2520-003-003
Fin del procedimiento
Página 29 de 43
Clave: 2520-003-004
7. Diagrama de flujo del p procedimiento para la recepción de material bibliográfico en l as Unidades de Información del Sistema Bibliotecari o del IMSS
Listado de libros impresos
Listado de libros impresos
Solicitud
libros MINUTARIO
DE CONTROL
Memorándum
Listado de libros impresos
Listado de libros impresos
C2 Oficio
1O-2C Oficio
1O-2C Oficio
Listado de libros impresos
INICIO
Recibe de la Coordinación de
Educación en Salud NOTA
a
1
3
Envía, Obtiene acuse de recibo y Archiva.
ETAPA I RECEPCIÓN DE MATERIAL
MONOGRÁFICO ADQUIRIDO MEDIANTE PROCESOS DE COMPRA
Elabora y Anexa
2
COORD DE PLANEACION Y ENLACE INSTITUCIONAL O TITULAR DE LA DIRECCIÓN
DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN EN SALUD
EN UMAE
4
COORD. CLÍNICA DE EDUCACIÓN E
INVESTIGACIÓN EN SALUD O TITULAR DE LA DIVISIÓN DE EDUCACIÓN
EN SALUD EN UMAE
Oficio
Memorándum
Listado de libros impresos
C1 Oficio
O1 Oficio
Memorándum
a
Entrega y obtiene acuse de recibo
5
Recibe 6
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL
SIBIMSS
7
MINUTARIO DE CONTROL
Listado de libros impresos
O1-C1 Oficio
Recibe y elabora
Extrae y coteja
5
3
A
Página 30 de 43
Clave: 2520-003-004
No coincide remesa con listado
Listado de libros impresos
Aclaraciones
Coincide remesa con listado , pero no coinciden libros
entregados
Listado de libros
Remesa del proveedor
¿EXISTEN DIFERENCIAS?
Informa inconsistencia al Área de
Documentación en Salud
8
NO SI
11
Inconsistencias
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN
SALUD
A
Recibe notificación, analiza y contesta
correo
9
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL
SIBIMSS
Recibe aclaraciones, identifica y registra en
el listado
10
Aclaraciones
Recibe libros coteja remesa contra listado
Remesa del proveedor
12
Identifica inconsistencia,
informa y devuelve
¿EXISTEN INCIDIENCIAS?
NO
1O- C1 Remesa del proveedor
14
Recibe libros, estampa sello, anota y firma
Remesa del proveedor
Identifica inconsistencia,
informa y devuelve. NOTA
13
12
10
Coincide remesa con listado, pero no coinciden
libros entregados 13 14
B
11
11
11
11
11
13
Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con los
libros entregados y con el listado
Página 31 de 43
Clave: 2520-003-004
No
Control concentrado
C1 Remesa del proveedor
¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?
Informa inconsistencias al Área de
Documentación en Salud y al proveedor
17
CARPETA ELECTRÒNICA
O1 Remesa del proveedor
15
Entrega al proveedor
16
Revisa libros y da seguimiento a
faltantes
MINUTARIO DE CONTROL
15
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN
SALUD
18
17
Inconsistencias
24
B
Existen libros faltantes o los recibidos no se
encuentran en buen estado
C
Recibe notificación, registra y da
seguimiento al compromiso del
proveedor
20
Página 32 de 43
Clave: 2520-003-004
¿QUE ACCIÓN SE EFECTUARÁ?
¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?
Listado de libros
Remesa del proveedor
Remesa del proveedor
Remesa del proveedor
Listado de libros impresos
Remesa del proveedor
22
C
Reemplazo del libro
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
Recibe al proveedor y revisa
si existen inconsistencias
19
No
No corresponde y/o está en mal estado Identifica e informa
al proveedor las inconsistencias y
le Devuelve remesa y libros
20
22
17
Recibe el libro, Sella y Entrega remesa y el libro
con inconsistencias
21
24
Entrega del libro faltante
Recibe al proveedor y Revisa
si existen inconsistencias
22
D
18
Entrega de libro faltante
Página 33 de 43
Clave: 2520-003-004
¿EXISTEN INCIDENCIAS?
Remesa del proveedor
Remesa
Remesa del proveedor
Control concentrado de la adjudicación
20
D
No
No corresponde y/o está en mal estado
el libro
Recibe el libro, Sella y Entrega
remesa
23
24
No existen libros faltantes y los recibidos se encuentran
en buen estado
22
24
21
23
16
MINUTARIO DE CONTROL
24
Remesa del
proveedor
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN
SALUD
E
25
Remesas
Recibe remesa por correo electrónico y
registra
Digitaliza remesas, Transmite por
correo y Archiva
Página 34 de 43
Clave: 2520-003-004
Listado de libros impreso
E
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL
SIBIMSS
26
Verifica la entrega de la totalidad de
los libros
27
Informa mediante correo electrónico
27
¿RECIBIÓ LA TOTALIDAD?
Si
Informe
28
Incidencias y faltantes
No
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN
SALUD
CARPETA ELECTRÒNICA
28
Informa mediante correo electrónico, las incidencias y faltantes, Archiva
2520-003-002
29
Realiza procedimiento
Recibe correo electrónico
F
30
Informe
29
30
Página 35 de 43
Clave: 2520-003-004
Control concentrado de la adjudicación
C1 Oficio
O1 Oficio
1O-1C Oficio
Documentos acrediten retraso
¿EXISTEN INCIDENCIAS?
Elabora oficio a la Coord. de Servicios
Administrativos y Mejora de Procesos
de la DPM
32
Si
NO
Solicita y Recibe del proveedor, determina suficiencia
34
No
SI ¿ES SUFICIENTE
F
Verifica y Registra la entrega oportuna
y la entrega total
31
MINUTARIO DE CONTROL
33
Envía oficio, Obtiene acuse y
Archiva. Concluye procedimiento
33
36
Acepta justificación documentada,
comunica motivos
35
39
Faltaron libros por entregar
Elabora el cálculo de penalización
36
G
COORD. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y
MEJORA DE PROCESOS DE LA DPM
Faltaron libros por entregar
No fue oportuna la entrega
36
31
34
39
Si fue oportuna la entrega
No faltaron libros por entregar
Página 36 de 43
Clave: 2520-003-004
C1 Oficio
C1 Oficio
1O-1C Oficio
1O-1C Oficio
C1 Oficio
1O-1C Oficio
COORD. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y
MEJORA DE PROCESOS DE LA DPM
Elabora oficio de penalizaciones y
Envía
37
G
Obtiene acuse, Archiva y Concluye
procedimiento
38
Minutario de Control
38 Se entregó la totalidad de libros
39
COORD. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y
MEJORA DE PROCESOS DE LA DPM
C1 Oficio
1O-1C Oficio
Elabora oficio, Comunica entrega
de totalidad
C1 Oficio
Envía original, Obtiene acuse,
Archiva y Concluye
MINUTARIO DE CONTROL
40
40
H
PROVEEDOR
OFICINA PARA COBRO
31
Página 37 de 43
Clave: 2520-003-004
2520-009-012 Anexo 1
Listado de publicacion
es
Oficio
Memorándum
C1 Oficio
Listado de publicaciones
45
Recibe
ETAPA II RECEPCIÓN DE
PUBLICACIONES PERIÓDICAS IMPRESAS SUSCRITAS
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
DEL SIBIMSS
MINUTARIO DE CONTROL
1O-1C Oficio
Memorándum
Entrega, obtiene acuse y archiva
46
Listado de publicaciones
suscritas
Recibe de la Coordinación de
Educación en Salud NOTA
41
COORD DE PLANEACION Y ENLACE INSTITUCIONAL O TITULAR DE LA DIRECCIÓN
DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN EN SALUD
EN UMAE
H
Listado de publicaciones
1O-1C Oficio
42
Elabora oficio y Anexa
Memorándum
Listado de publicaciones
1O-1C Oficio
44
Recibe listado, obtiene fotocopia y
elabora
COORDINADOR CLÍNICO
DE EDUCACIÓN E INVESTIGACION EN SALUD O TITULAR DE LA DIVISIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD EN
UMAE
Listado de publicaciones
C1 Oficio
MINUTARIO DE CONTROL
Envía oficio y listado, Obtiene acuse y Archiva
43
43
b
b
45
I
Página 38 de 43
Clave: 2520-003-004
No coincide remesa con listado
Listado de publicaciones
Remesa del proveedor
Listado de publicaciones
2520-009-012 Anexo 1
Listado de año anterior
I
47
Extrae del archivo temporal, Coteja e
Identifica
¿CORRESPONDEN LOS DATOS?
NO SI
50
Recibe fascículos del proveedor, coteja
Envía correo al Área de Documentación
en salud con observaciones
48
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN
SALUD
Recibe notificación, analiza y contesta
49
Aclaraciones
Observaciones
51
Aclaraciones
Recibe la aclaración, Identifica y Registra
51
50
Coincide remesa con listado , pero no coinciden fascículos
entregados
Remesa del proveedor
52
Identifica inconsistencia,
informa y devuelve
¿EXISTEN INCIDIENCIAS?
NO
1O- C1 Remesa del proveedor
54
Recibe fascículos, estampa sello, anota y firma
Remesa del proveedor
Identifica inconsistencia,
informa y devuelve. NOTA
53
Coincide remesa con listado, pero no coinciden
fascículos entregados 53 54
J
51
51
51
51
Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con los fascículos
entregados y con el listado
Página 39 de 43
Clave: 2520-003-004
Aclaraciones
Observaciones
J
Revisa fascículos, Da seguimiento a
faltantes
55
56
Recibe al proveedor, Consulta
correo, Localiza material
60 ¿EN BUEN ESTADO
O FALTANTES?
SI
NO
63
Envía correo al Área de Documentación
en salud con observaciones
57
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN
SALUD
Observaciones
c
c
Recibe correo, Da seguimiento, Indica
acciones
58
Observaciones
Atiende indicaciones
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
DEL SIBIMSS
59
Recibe el reemplazo, Revisa
61
K
C1 Remesa del proveedor
O1 Remesa del proveedor
55
Entrega al proveedor
MINUTARIO DE CONTROL
55
61
Página 40 de 43
Clave: 2520-003-004
Informe de fascículos
SICOPP
2520-005-001 Anexo 2
Portal edumed/ SICOPP
PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
DEL SIBIMSS
64
65
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN SALUD
2520-009-013 Anexo 3
Requisita formato
L
K
NO
¿EXISTEN INCIDENCIAS? 57
SI
ETAPA III CONFIRMACIÓN DE
RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES
PERIÓDICAS EN EL SICOPP
63
PERSONAL BIBLIOTECARIO
RESPONSABLE O ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL SIBIMSS
Ingresa al portal y Confirma recepción
NOTA
NO 73
SI
¿EXISTEN FASCICULOS FALTANTES ?
Fase 1 Reclamación de
fascículos faltantes
d
d
Obtiene del SICOPP y realiza
Identifica fascículos no recibidos
66
67
2520-009-013
Envía formato de reclamación con
copia al proveedor NOTA
68
Recibe formato y da seguimiento
56
55
C1 Remesa del proveedor
O1 Remesa del proveedor
62
Devuelve fascículos, Sella y
Archiva
MINUTARIO DE CONTROL
62
2520-009-013
Página 41 de 43
Clave: 2520-003-004
Documentos que acrediten retraso
2520-005-001 Anexo 2
Portal edumed/ SICOPP
C1 Oficio
1O-1C Oficio
L
Documentos que acrediten retraso
Elabora, envía y obtiene acuse de
recibo
72
SI NO
Solicita al Proveedor
MINUTARIO DE CONTROL
Recibe y determina suficiencia
74
¿ES OPORTUNA LA ENTREGA?
COORD. DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y MEJORA DE
PROCESOS DE LA DPM
Expediente
Elabora expediente de reclamación y da
seguimiento
69
Acuerdos
Comunica
70
Fase 2 Validación de entrega oportuna
Consulta SICOPP y verifica la entrega
71
72
79
73
M
Página 42 de 43
Clave: 2520-003-004
¿DOCUMENTACIÓN
SUFICIENTE?
Elabora cálculo de penalizaciones
75
NO SI
M
79
C1 Oficio
1O-1C Oficio
Elabora y envía oficios, Obtiene
acuse
78
MINUTARIO DE CONTROL
78
FIN
2520-003-003
79
Realiza procedimiento
77
72
COORD. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y
MEJORA DE PROCESOS DE LA DPM
1O-1C Oficio
1O-1C Oficio
1O-1C Oficio
COORD. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y
MEJORA DE PROCESOS DE LA DPM
Elabora oficio para emisión de notas de
crédito y Envía
76
PROVEEDOR
OFICINA PARA COBRO
C1 Oficio
C1 Oficio
C1 Oficio
Obtiene acuse, y Archiva
77
Minutario de Control
77
PERSONAL BIBLIOTECARIO
RESPONSABLE O ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL SIBIMSS
Página 43 de 43 Clave: 2520-003-004
8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento la recepción de material bibliográfico en las unidades de informaci ón del Sistema Bibliotecario del IMSS
Clave Título del documento Observaciones
2520-009-012 “Altas y bajas de publicaciones periódicas”. Anexo 1
2520-005-001 “Instrucciones de operación para confirmar la recepción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”.
Anexo 2
2520-009-013 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes”.
Anexo 3
2520-003-002
Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS
2520-003-003
Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS
2500-009-023 Solicitud de libros
Es el anexo 3 del “Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las
Unidades de Información del
sistema Bibliotecario del IMSS” clave 2580-003-005.
Página 1 de 3 Clave: 2520-003-004
ANEXO 1
“Altas y bajas de publicaciones periódicas”
Página 2 de 3 Clave: 2520-003-004
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE S ALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
ALTAS Y BAJAS DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS
Nombre de la Unidad Médica o de Investigación: Fecha
Clave de la Unidad de Información:
ALTAS
No. PROGR. TÍTULO ISSN ESPECIALIDAD
MÉDICA JUSTIFICACIÓN
1
2
3
4
5
BAJAS
No. PROGR. TÍTULO ISSN ESPECIALIDAD
MÉDICA JUSTIFICACIÓN
1
2
3
4
5
Elaboró
Nombre y firma
Autorizó Nombre y firma
NOTA: Deberá ser entregado antes del 31 de mayo del año en curso. 2520-009-012
654
1 2
3
7
4 5 6 7
8 9
Página 3 de 3 Clave: 2520-003-004
Anexo 1
“Altas y bajas de publicaciones periódicas” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No.
DATO ANOTAR
1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la unidad de información.
2 Fecha La fecha en que se realiza el alta o baja de publicaciones periódicas.
3 Clave de la Unidad de Información
La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud.
4 Título El nombre de la publicación periódica que se solicita se dé de alta o baja según corresponda.
5 ISSN El número Normalizado Internacional de Publicaciones Seriadas (International Serial Standard Number), de la publicación periódica que se solicita se dé de alta o baja según corresponda.
6 Especialidad médica La especialidad médica de la publicación periódica que se solicita se dé de alta o baja según corresponda.
7 Justificación El motivo por el cual se solicita que la publicación periódica se dé de alta o baja según corresponda.
8 Elaboró Nombre y firma
El nombre y la firma de la persona que solicitó el alta o la baja según corresponda de las publicaciones periódicas.
9 Autorizó Nombre y firma
El nombre y la firma de la persona que autorizó el alta o la baja según corresponda de las publicaciones periódicas.
2520-009-012
Página 1 de 12 Clave: 2520-003-004
ANEXO 2 “Instrucciones de operación para confirmar la recep ción de
publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”
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DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE S ALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
“Instrucciones de operación para confirmar la recep ción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”
El SICOPP fue creado con la finalidad de dar seguimiento a la entrega y recepción de las publicaciones periódicas adquiridas para fortalecer las colecciones bibliográficas de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS). El personal bibliotecario adscrito a las mismas, deberá confirmar la recepción, de acuerdo con el contenido de estas instrucciones de operación. 1. A través de Internet, ingrese a el portal de la Coordinación de Educación en Salud http://edumed.imss.gob.mx, y pulse el botón SERVICIOS ELECTRONICOS (E-GOB) :
Figura 1.
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2. A continuación, pulse el botón ACCESO GENERAL :
Figura 2.
3. Escriba su CURP y su primer apellido y a continuación pulse el botón ACEPTAR :
Figura 3.
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4. Verifique que el nombre del usuario corresponda al suyo y que la clave del CDS o SL sea correcta. Cuando coloque el puntero en la clave del CDS o SL, éste cambiará de color, oprima el botón izquierdo del Mouse, lo que le permitirá ingresar a la siguiente pantalla.
Figura 4.
5. A continuación puede seleccionar ver el Manual SICOPP, el video ayuda o ingresar directamente a la confirmación de publicaciones periódicas pulsando el botón ACCESAR
Figura 5. 2520-005-001
USUARIO
CLAVE DEL CDS o SL
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6. En el tipo de publicación a confirmar publicaciones periódicas pulse el botón SIGUIENTE
Figura 6.
7. Elija el año de la publicación periódica a confirmar y pulse el botón VER LISTA DE PUBLICACIONES
Figura 7.
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8. A continuación, el sistema le mostrará el listado de los títulos de las publicaciones periódicas que recibe su CDS o SL, para el año que usted eligió. Seleccione el título a confirmar y pulse el botón VER FASCÍCULOS
Figura 8.
A partir de este momento, usted dispondrá de los siguientes botones, que le permitirán llevar a cabo diversas acciones:
Figura 9.
8.1. Al pulsar este botón, el sistema lo ubicará en la pantalla donde usted puede seleccionar otro año a confirmar.
Figura 10.
8.2. Al pulsar este botón, el sistema lo ubicará en la pantalla del menú principal
Figura 11.
8.3. Al pulsar este botón, usted concluye su sesión en el sistema. 2520-005-001
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9. Después de pulsar el botón VER FASCÍCULOS , el sistema le mostrará la lista de los fascículos de la publicación periódica seleccionada:
Figura 12.
10. A continuación corrobore que los datos bibliográficos de los fascículos enviados por el proveedor (tipo de fascículo, mes, volumen, número, parte) coincidan con los datos bibliográficos de los fascículos que el sistema muestra en pantalla. Si los datos bibliográficos coinciden, pulse la casilla correspondiente a RECIBIDO:
Figura 13. NOTA: Si los datos bibliográficos no coinciden, no lo confirme y notifíquelo inmediatamente al siguiente correo: [email protected] 2520-005-001
REVISAR
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11. Para la confirmación de cada fascículo, usted tiene la posibilidad de hacer algunas OBSERVACIONES . Seleccione la observación que corresponda a cada caso:
Figura 14. DE CONFORMIDAD
11.1. Se asigna automáticamente, cuando los datos bibliográficos del fascículo, descritos en la remesa del proveedor, coinciden con los datos bibliográficos del fascículo entregado por el proveedor.
FALTANTE
11.2. Seleccione esta observación cuando el fascículo no haya sido entregado acorde con los plazos señalados y el tipo de publicación ya sea nacional o internacional.
MALTRATADO
11.3. Seleccione esta observación cuando el fascículo presente algún daño físico. DEFECTUOSO
11.4. Seleccione esta observación cuando el fascículo presente errores de edición (hojas faltantes o en blanco, etc.)
DUPLICADO
11.5. Seleccione esta observación cuando el fascículo haya sido entregado previamente. 2520-005-001
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12. Cuando el bibliotecario hace la observación de FALTANTE , el proveedor realizará anotaciones relativas a la entrega. Una vez que las publicaciones sean entregadas, la observación de FALTANTE deberá marcarse como DE CONFORMIDAD.
Figura 15
13. Una vez realizada la confirmación de los fascículos recibidos y sus correspondientes observaciones, pulse el botón GUARDAR CAMBIOS :
Figura 16.
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14. A continuación, el sistema le indicará que los cambios han sido guardados. En esta pantalla usted dispone de botones que le permitirán llevar a cabo diferentes acciones:
Figura 17.
14.1. Al pulsar este botón usted obtiene un listado de los fascículos de las
publicaciones periódicas que fueron confirmadas:
Figura 18
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14.2. Al pulsar este botón usted obtiene un listado de los fascículos de las
publicaciones periódicas señaladas como faltantes por entregar:
Figura 19
14.3. Al pulsar este botón, el sistema lo ubica en el listado de publicaciones
periódicas que recibe su unidad de información donde usted puede seleccionar otro título a confirmar:
Figura 20
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1.1. Al pulsar sobre este botón, el sistema lo ubica en la pantalla del menú principal:
Figura 21
1.2. Al pulsar este botón, usted concluye su sesión en el sistema. NOTAS:
A partir de los informes generados por el sistema, se identifican los fascículos de las publicaciones periódicas faltantes, lo cual permite realizar las reclamaciones de publicaciones periódicas en el formato correspondiente (Anexo 3 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013).
La información capturada, se almacena automáticamente en el servidor de la Coordinación de Educación en Salud y puede ser consultada en forma inmediata en la misma, por lo que NO será necesario enviar copias impresas.
En caso de inconsistencias de datos, información faltante o problemas con el sistema deberá ponerse en contacto con las personas responsables cuyos datos de muestran en la página de bienvenida al sistema:
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ANEXO 3 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes”
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DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SA LUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD
RECLAMACION DE PUBLICACIONES PERIODICAS FALTANTES
Nombre de la Unidad Médica o de Investigación: Fecha
Clave de la Unidad de Información:
Datos del proveedor
Nombre
Correo electrónico
No. Titulo de la publicación periódica ISSN Año Volumen No.
Fascículo
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
6.-
7.-
8.-
9.-
10.-
11.-
12.-
13.-
14.-
15.-
16.-
17.-
18.-
19.-
20.-
Total de fascículos
Elaboró
Nombre y firma
NOTA: Se deberá llenar un formato por cada año 2520-009-013
1 2
4
5
6 7 8 9 10
11
12
3
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Anexo 3
“Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No.
DATO ANOTAR
1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación
El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la unidad de información.
2 Fecha La fecha en que se elabora la reclamación.
3 Clave de la Unidad de Información
La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud.
4 Nombre El nombre completo del proveedor.
5 Correo electrónico La dirección del correo electrónico del proveedor.
6 Título de la publicación periódica
El nombre de la publicación periódica que se reclama.
7 ISSN El Número Normalizado Internacional de Publicaciones Seriadas (International Serial Standard Number), de las publicación(es) periódica(s) que se reclaman.
8 Año El año de publicación del (o los) fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.
9 Volumen El número de volumen(es) del (o los) fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.
10 No. Fascículo
El número del (o los) fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.
11 Total de fascículos El número total de fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.
12 Elaboró Nombre y firma
El nombre y la firma de la persona que elabora la reclamación
2520-009-013