INDEKS & TUNJUK SILANG

16
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Rudi Hermaone Disampaikan Pada : Bimbingan Teknis ( Bintek )

Transcript of INDEKS & TUNJUK SILANG

Page 1: INDEKS & TUNJUK SILANG

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Rudi HermaoneDisampaikan Pada :

Bimbingan Teknis ( Bintek )

Page 2: INDEKS & TUNJUK SILANG

INDEKS DAN TUNJUK SILANG

Tunjuk silang :adalah cara untuk menunjuk

kan, mengaitkan, memper

temukan, perbedaan-perbe

daan sehubungan dengan

sesuatu masalah.

Misalnya :• Satu arsip berisikan bebe rapa masalah yang berlai nan.• Satu arsip mempunyai be berapa indeks.

• Adanya perubahan nama orang, badan, alamat, status.

Indeks adalah tanda pengenal arsip untuk membedakan arsip-arsip ber - Kode Klasifikasi sama satu dngyang lain.

• Tanggal & Nomor

• Nama orang

• Nama Badan

• Nama Wilayah

• Nama Masalah

Indeks dapat berupa :

Page 3: INDEKS & TUNJUK SILANG

MENG-INDEKS

IALAH CARA MENEMUKAN DAN MENENTUKAN CIRI

ATAU TANDA DARI SUATU DOKUMEN YANG AKAN

DIJADIKAN PETUNJUK DAN TANDA PENGENAL

(CAPTION) UNTUK MEMUDAHKAN MENGETAHUI DALAM

SUSUNAN MANA DOKUMEN TERSEBUT HARUS

DIMASUKKAN KE DALAM FILE, SELANJUTNYA

MEMUDAHKAN PULA MENGETAHUI DI DALAM FILE

MANA DOKUMEN TERSEBUT DAPAT DITEMUKAN BILA

DIPERLUKAN.

Page 4: INDEKS & TUNJUK SILANG

FUNGSI INDEKS

Untuk membedak arsip/dokumen di dalam suatu berkas yang berkode sama.

Sebagai sarana penemuan kembali arsip/dokumen.

Untuk menentukan urutan letak arsip didalam berkas.

Untuk mengelompokkan (memberkaskan) arsip yang kode dan kegiatannya sama kedalam satu berkas.

Sebagai tanda petunjuk/pengenal arsi/dokumen.

Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya dalam satu kode (masalah) yang sama.

Page 5: INDEKS & TUNJUK SILANG

SYARAT MENGINDEKS :

2. JURU INDEKS HARUS TERLATIH DALAM PENGUASAAN SURAT DAN DOKUMEN LAINNYA.

4. KATA PENGENAL PERTAMA DIDASARKAN ATAS KEMUNGKINAN- KEMUNGKINAN BAGAIMANA PARA PEMAKAI MENGENALI ATAU MEMINTA SURAT, DOKUMEN ATAS ARSIP YANG BERSANGKUTAN

3.3. INDEKS YANG DIKERJAKAN HARUS BENAR-BENARINDEKS YANG DIKERJAKAN HARUS BENAR-BENAR BERASAL DARI SURAT ATAU DOKUMEN BERSANGKUTANBERASAL DARI SURAT ATAU DOKUMEN BERSANGKUTAN

5. DALAM MENGINDEKS KATA PENGENAL PERTAMA 5. DALAM MENGINDEKS KATA PENGENAL PERTAMA DAPAT MENCERMINKAN POKOK PENGERTIAN DARI PADA ISI DAPAT MENCERMINKAN POKOK PENGERTIAN DARI PADA ISI SURAT, ARSIP YANG BERSANGKUTAN.SURAT, ARSIP YANG BERSANGKUTAN.

7. KATA-KATA DALAM MENGINDEKS HENDAKNYA RINGKAS, SINGKAT 7. KATA-KATA DALAM MENGINDEKS HENDAKNYA RINGKAS, SINGKAT (SEBAIKNYA TIDAK LEBIH DARI EMPAT KATA) (SEBAIKNYA TIDAK LEBIH DARI EMPAT KATA)

6. DALAM MENGINDEKS HENDAKLAH DIPERHATIKAN KATA-KATA 6. DALAM MENGINDEKS HENDAKLAH DIPERHATIKAN KATA-KATA KALIMAT YANG MENGANDUNG KATA TANGKAPKALIMAT YANG MENGANDUNG KATA TANGKAP

8. DALAM MENGINDEKS KATA YANG DIPERGUNAKAN HARUS JELAS MUDAH DIBACA, MUDAH DIUCAPKAN, MUDAH DIPAHAMI DAN DI

INGAT.

1. JURU INDEKS HARUS MENGUASI FUNGSI, KEGIATAN SERTA PERMASALAHAN-PERMASALAH YANG MENJADI URUSAN INSTANSI

Page 6: INDEKS & TUNJUK SILANG

MEMILIH DAN MENENTUKAN CIRI DAN TANDA PENGENAL MEMBACA SETIAP DOKUMEN MERUPAKAN BAGIAN

DARIPADA KEGIATAN MENGINDEKS. DENGAN MEMBACA DOKUMEN DAPAT DIKETAHUI CIRI-CIRI DAN TANDA-TANDA TERTENTU DARI DOKUMEN TERSEBUT SEPERTI : NAMA ORANG, NAMA BADAN, NAMA BARANG, NAMA TEMPAT/

DAERAH, NAMA MASALAH. KATA-KATA TERSEBUT HARUSLAH MERUPAKAN KATA KUNCI. KATA-KATA PENGENAL HENDAKLAH DIPILIH KATA YANG SUDAH DIKENAL DAN DI-INGAT DARI ORANG YANG MEMERLUKAN DOKUMEN.

SATU DOKEMEN DAPAT SEKALIGUS MEMUAT LEBIH DARI SATU TANDA PENGENAL (INDEKS), MISALNYA SEPERTI MEMUAT MASALAH, NAMA ORANG, NAMA BADAN. SEBAIKNYA TANDA PENGENAL DIPILIH YANG DAPAT MEWAKILKAN SURAT/DOKUMEN TERSEBUT. MAKA DARI

ITU TANDA PENGENAL YANG DIKETEMUKAN DI DALAM DOKUMEN DIGARIS BAWAHI.

Page 7: INDEKS & TUNJUK SILANG

ATURAN MENG-INDEKS NAMA ORANG NAMA KELUARGA MENJADI TANDA PENGENAL

PERTAMA, NAMA KELUARGA DITULISKAN DI BAGIAN DEPAN DIIKUTI TANDA KOMA (,) DAN KEMUDIAN BARU DIIKUTI BAGIAN NAMA LAINNYA.

1. NAMA ORANG EROPA CONTOH : GEORGE R. TERRY DIINDEKS TERRY,

GEORGE R. 2. NAMA ORANG ARAB CONTOH : ABDUL SALAM BIN ABUBAKAR DIINDEKS

MENJA DI ABUBAKAR, ABDULSALAM BIN 3. NAMA ORANG INDONESIA CONTOH : AHMAD KARTOLEGOWO DIINDEKS

MENJADI KARTOLEGOWO, AHMAD 4. NAMA WANITA YG SUDAH BERSUAMI CONTOH : KARTINI RAHARDJO DIINDEKS MENJADI RAHARDJO,KARTINI

Page 8: INDEKS & TUNJUK SILANG

ATURAN MENG-INDEKS6. NAMA ORANG YG DIBATIS CONTOH : SANTO JOSEP DIINDEKS JOSEP, SANTO 5. NAMA ORANG YG SUDAH HAJI CONTOH : HAJI MOHAMMAD SOLEH DIINDEKS JADI SOLEH, HAJI MUHAMMAD 6. NAMA GELAR KEBANGSAWANAN CONTOH : RADEN HANAPI DIINDEKS HANAPI, RADEN 7. NAMA GELAR ADAT CONTOH : SYAMSUDIN SUTAN BENDAHARO DIINDEKS SYAMSUDIN SUTAN BENDAHARO 8. NAMA GELAR KESARJARNAAN CONTOH : Drs. BODONG PAIJO, SH DIINDEKS PAIJO, BODONG (Drs, SH)

Page 9: INDEKS & TUNJUK SILANG

ATURAN MENG-INDEKS NAMA BADAN 9. NAMA BADAN YANG MENGGUNAKAN NAMA-NAMA ORANG MAKA NAMA ORANG ITULAH YANG MENJADI KATA PENGE NAL PERTAMA DI DALAM INDEKS. C0NTOH : RUMAH SAKIT FATMAWATI DIINDEKS FATMAWATI, RUMAH SAKIT 10. BADAN YANG BUKAN NAMA ORANG MAKA KATA PENGENAL PERTAMA IALAH NAMA BADAN DAN DIIKUTI OLEH BENTUK BADAN HUKUM. CONTOH : - HOTEL BRAGA DIINDEKS BRAGA, HOTEL - BANK AMERTA DIINDEKS AMERTA, BANK 11. BADAN PEMERINTAH CONTOH : - DEPARTEMEN PERTANIAN DIINDEKS DEPARTEMEN PERTANIAN - DEPARTEMEN KEHUTANAN DIINDEKS DEPARTEMEN KEHUTANAN

Page 10: INDEKS & TUNJUK SILANG

ATURAN MEN-INDEKS

NAMA TEMPAT KOTA DAERAH

DI-INDEKS SESUAI DENGAN ASLINYA.

CONTOH : JAKARTA DI-INDEKS JAKARTA

BANDUNG DI-INDEKS BANDUNG

PEKAN BARU DI-INDEKS PEKAN BARU

NAMA-NAMA BADAN YANG DISINGKAT

CONTOH : ANRI DI-INDEKS ANRI

BKN DI-INDEKS BKN

LAN DI-INDEKS LAN

Page 11: INDEKS & TUNJUK SILANG

ATURAN MENG-INDEKS

NAMA BADAN BADAN PEMERINTAH DAERAH

BADAN BADAN PEMERINTAH DAERAH DI-INDEKS DEN

GAN KATA PENGENAL PERTAMA YAITU NAMA TEMPAT,

KOTA, DAERAH DI-IKUTI KOMA DAN DI-IKUTI BENTUK

ATAU TINGKAT BADANNYA.

CONTOH :

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DI-INDEKS MENJADI

JAWA TENGAH, PEMERINTAH PROVINSI

Page 12: INDEKS & TUNJUK SILANG

Indeks Nama Orang misalnya berkas surat-surat lamaran pekerjaan,

Semuanya akan diberi kode klasifikasi sama karena masalahnya sama, yaitu Lamaran, tetapi lamran-lamaran itu berasal dari para pelamar yang berbeda. Untuk arsip-arsip tersebut dapat diberi Indeks berupa

Nama Pelamar.

Indeks Nama Masalah misalnya surat-surat yang berasal dari Instansi yang sama dan berbagai masalah yang berbeda dapat diberikan Indeks berupa Nama Masalah

Indeks Nama Instansi misalnya surat-surat tentang masalah yang sama dan berasal dari berbagai instansi akan diberi kode Klasifikasi sama, sedangkan Indeksnya dapat berupa Nama-nama Instansi.

Indeks Tanggal dan Nomor misalnya arsip-arsip berupa peraturan perundangan – undangan jenis arsip tersebut dapat diberikan Indeks berupa Nomor dan Tahun

Indeks Nama Wilayah misalnya laporan-laporan berkala kantor-kantor cabang ke kantor pusat dapat diberi Indeks berupa Nama Wilayah.

Page 13: INDEKS & TUNJUK SILANG

TUNJUK SILANG

adalah cara untuk menunjukkan mengaitkan,

mempertemukan, perbedaan- Perbedaan

sehubungan dengan sesuatu masalah.

Misalnya :• Satu arsip berisikan beberapa masalah yang berlainan.• Satu arsip mempunyai beberapa indeks.

• Adanya perubahan nama orang, badan, alamat, status.

Page 14: INDEKS & TUNJUK SILANG

LEMBAR TUNJUK SILANG

INDEKS : KODE :

ISI RINGKAS :

LIHAT BERKAS

INDEKS : KODE :

Page 15: INDEKS & TUNJUK SILANG

CONTOH LEMBAR TUNJUK SILANG

INDEKS : Biaya kursus bhs

Inggris

KODE : KU0003

ISI RINGKAS : Penyelenggaraan kursus bahasa Inggris

dan perincian biayanya.

LIHAT BERKAS

INDEKS : Penyelenggaraan

kursus bhs

Inggris.

KODE : KP0105

Page 16: INDEKS & TUNJUK SILANG

22