In 4 stappen naar e factureren
-
Upload
simplerinvoicing -
Category
Business
-
view
319 -
download
3
Transcript of In 4 stappen naar e factureren
1 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
E-factureren: hoe te beginnen
2 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Jaap Jan Nienhuis
• Manager Simplerinvoicing• SIDN sinds augustus 2015• 3 jaar projectleider
Simplerinvoicing bij Innopay
E: [email protected]: +31 6 15 06 32 10T: @jj_nienhuis
3 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
TEXT LEVELS
Plain text• Eerste bullet niveau
• Tweede bullet niveauTitel
Voorbeeld: TMZ
• 600 leveranciers
• 70.000 facturen per jaar
• 1 FTE financiële afdeling
Klik om een afbeelding in te voegen
4 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
• EU richtlijn e-factureren vereist overheden & semi-overheden om e-facturen te vragen
• Deadline oktober 2018
• Vereist dat gemeentes e-facturen kunnen ontvangen en verwerken in Europese standaard
• Standaard is een subset van UBL.Zal dicht bij SI-UBL subset liggen
1 ding is zeker: de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen
5 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
• NL gaat verplichting voorbereiden door e-factureren af te dwingen in algemene voorwaarden
• VNG zal in model inkoop-voorwaarden e-factuur vereisen (januari 2016)
• Gemeentes + semi overheden worden sterk aanbevolen voor nieuwe contracten een e-factuur vragen (geen pdf)
• Bestaande contracten moeten voor oktober 2018 over zijn
1 ding is zeker: de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen
6 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Wat moet ik doen?
7 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stappen om te beginnen met e-factureren
• Stap 1: Maak een visie
• Stap 2: Kies een dienstverlener
• Stap 3: Implementeer
• Stap 4: Activeer
8 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 1: maak een visie: de XML factuur heeft de meeste besparingspotentieel
0,50 EUR 1 EUR 1,50 EUR 1,50 EUR 2,00 EUR 4,00 EUR 10,50 EUR/ factuur
0,50 EUR
1,50 EUR
3,00 EUR
4,50 EUR
6,50 EUR
10,50 EUR 10,50 EUR
Accordering Boeking & Controle
Verrijking & Routering
Validatie & correctieOCRPostkamer
Kost
en p
er fa
ctuu
r (VO
ORB
EELD
)
Papier
PDF in email
XML
9 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 1: maak een visie: moet gericht zijn op maximaliseren van XML, niet op PDF
• Inkoop proces stroomlijnen
• Onboarding strategie, kanalen, communicatie
• Organisatie, personeel
• Techniek, architectuur
# fa
ctur
en
# Tijd
UBL
Email + UBLEmail + PDF
Papier
10 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 2: kies een dienstverlener: 3 soorten dienstverleners: thin en thick
Transport Transport Transport
Onboarding
Extended services zoals Early Payment)
Onboarding
Zelf doen
Zelf doen
11 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Standaard voor een e-factuur
+
Beveiligd protocol voor transport
+
Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid
Stap 2: kies een dienstverlener: open versus gesloten platforms
Eigen standaard
Iedereen aansluiten op platform
Open standaarden zoals UBL
Platform integreert met anderen
Gesloten dienstverleners Open dienstverleners
12 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Standaard voor een e-factuur+Beveiligd protocol voor transport+Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid
Lever-ancier
Ge-meente
Afspraken stelsel
ERP / invoicing
Financiele Software
Stap 2: Simplerinvoicing is de standaard voor open platforms
13 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online Boekhouding
Hoe komt een factuur vanuit een online boekhouding in de financiële administratie van de verzender?
14 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online Boekhouding
Email + UBL
Voorbeeld 1: middels een email + UBL formaat
15 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online Boekhouding
E-invoicing software
UBL
UBL
Voorbeeld 2: via een dienstverlener met een beveiligd kanaal met UBL formaat
16 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online Boekhouding
Voorbeeld 3: via de digipoort (alleen aan overheden)
17 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 4: Activeer je leveranciers
• Levert en focus op de top-20 leveranciers voldoende op?
• Hoe adresseer ik de ‘longtail’?
• Wat wordt de visie op email en OCR
• Hoe ga ik mijn leveranciers onboarden?
18 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
19 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Doorbreek kip en ei probleem van adoptie
Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende verzenders
Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende ontvangers
20 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Jaap Jan Nienhuis
E: [email protected]: +31 6 15 06 32 10T: @jj_nienhuis