Improve Events by Visual Meetings

#GITWorkshop

ImproveEventsbyVisualMeetings

@PTeoducci

E20&C0.

TIMspace|15Novembre2016|Milano

MyBlogGAMIFICATIONwww.GamEvenLng.wordpress.com

[email protected]

PlanningSuccessfulEvents

(C)TUTTIIDIRITTIRISERVATI.RIPRODUZIONESOLODOPOESPRESSAAUTORIZZAZIONESCRITTA

WHYarewehere?WHOareyou&askingofme?WHATarewedoing?HOWarewegoingtodoit?

2

WHYWHOWHATHOWORIENTATIONTRUSTBUILDINGGOALCLARIFICATIONCOMMITMENT

Imeetingsisviluppanosolodopochetuttequestedomandehannoavutounarispostaesplicitaoimplicita.

TEAMPERFORMANCEMODEL

Gibb,Drexler,Weisbord:TeamPerformanceModel

K.AndersEricssonregoladelle10.000orediallenamentoprimadidiventareuncosiddettoespertodelsettore

2007|2015

circa1.000eventi10almese

>98milionieuroMax8,2m.|min1k

GlieventisonocomeilcalciopienodiallenatoridilettantichepensanodiaverelaricettapervincereiMondialielaformazioneperfetta;mafuoridalBarSportmegliocheseneoccupinodeiprofessionisti,salvoildirittodicriticaincasodisconfitta.

OrganizzareEventitraTecnicaeCuore_Tavalazzi/Regina[2012]

Maperchquandoandiamodaldentistanonsindachiamosuldettagliodellavoro,sultrapanoosullamarcadellotturazione?.

Teorie Informazioni Esempi LinkRiflessioni

What?

Cosasonoglieventi MeetingResume:leto-do-list Quantoduraequantotempoxunmeeting Link VisualMeeting TeamPerformanceModel

How?

EventoLancioNuvolaItalianaMilano

Cosasonoglieventi.UnTweetdelmioTeam Offrireunmomentodiarricchimento,specialeedesclusivo. Predisposizioneecoordinamentodiaspettilogistici,contenuti,

tecnologie,creativite,perfortuna,tanterelazioni. Unoccasionepermettersisempreallaprovaconunlavoro(tutto

sommato)privilegiato. Unmomentodiaggregazioneperlacondivisionedirisultati,ascoltodei

partner/clienti,definizionedeipianidiazione.

17

Leventounimportanteopportunitperfacilitareilknow-howtransferepersvilupparelerelazionitralorganizzatoreetarget.

Ascoltareecomprendereleesigenzemanifesteo(spesso)latentideimieidiversiclientiinterni.

Csemprechilavuolecottaechilavuolecruda. Prevedere.......limprevisto.

Ognibrand,azienda,istituzione,localit,associazione,comunit,organizzaeventipercrearevisibilitoconsapevolezza,generareprofitti,celebrareunavvenimento,raccoglierefondi,darevolumeaun'emozione. Lorganizzazionedieventi,analizzatalacomplessitdiunaMARCAodiuncontestoegliOBIETTIVIprefissati,identificaunPUBBLICOdiriferimento,ideailCONCEPTdell'evento,verificailBUDGET,identificalaLOCATION,pianificalaLOGISTICA,coordinatuttigliaspettiTECNICIeproduttivifinalizzatiallasuarealizzazione.

http://www.google.it/url?sa=i&rct=j&q=logo+wikipedia&source=images&cd=&cad=rja&docid=sBljwl57sLA8EM&tbnid=vNOhWFIJve7zbM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.caffenews.it/mezzogiorno-sud/8254/come-creare-un-libro-personalizzato-con-wikipedia/&ei=9yMBUuWYK4H_PPOjgcAL&bvm=bv.50310824,d.bGE&psig=AFQjCNGGDfANmSOiWxJuJWGrEJaIgyyswg&ust=1375892831758500

Tipologie: 1. Sport:ledifferentimanifestazionisportive.2. Cultura:musica,spettacolo,arte,esposizioni.3. Promozione:(aziendale)diprodotti/servizi4. Meeting:realizzatiperlaziendastessa5. Fieredisettore:pubblicoedespositorispecializzati6. Fiere:manifestazionidiintrattenimentoatema7. Fundraising:beneficenza,cultura,ricerca8. Familiari:matrimoni,anniversari,compleanni,funerali

EventManagement_PiergiorgioRe[2007]

IltermineEventoidentifica,unMOMENTOUNICOneltempo,celebratoconritualiecerimonialipersoddisfarespecificibisogni.EunoSTRUMENTODICOMUNICAZIONEEFFICACEche,concosticontenuti,raggiungeunpubblicoampioedifferenziato.EssendoIRRIPETIBILE,necessariaedimprescindibilelattenzioneallasuaprogettazioneedimplementazione.

EventManagement_PiergiorgioRe[2007]

Lasuaorganizzazionenonsolotecnicamaanchecuore,sensibilit,psicologia,fortunainunasortadituttologiachespaziadallacompetenzasugliimpiantiacusticiallameteorologia,daldirittoalmarketing,dallagraficaallapubblicitemoltoaltro.Occorreprevedere,pianificare,realizzare:forsetuttisannoorganizzarelafestadellamica,manontuttisonoingradodiorganizzareilFestivaldiSanRemo.

OrganizzareEventitraTecnicaeCuore_Tavalazzi/Regina[2012]

TeamBuildingNetworkPortofino

ConventionTopClientDonnaFugata

ESPERIENZA Chisente,dimentica.Chilegge,ricorda.Chifa,impara.Proverbiocinese

Piciprovo,pidiventofortunato.GaryPlayer

Lesperienzanonquellochecicapita,quellochenefacciamo.A.Huxley

Noisiamoquellochefacciamoripetutamente.Aristotele

50%

ORIENTAMENTORISULTATO

Quandovedeteunbusinessdisuccesso,qualcunounavoltahapresounadecisionecoraggiosa.PeterDrucker

Seavessiascoltatoimieiconsumatori,avreifattouncavallopiveloceHenryFord30%

INNOVAZIONE Nonsappiamosecambiandomiglioreremo,mapermiglioraredobbiamocambiareW.Churchill

Nellostessomomentoincuiunateoriaedunapraticamanagerialiraggiungonounvastoconsenso,bisognacercarnedinuove.JosDAlessandro

10%

TECNICA Imparaleregole,perchsolocospotrairomperlecorrettamente.Proverbiobuddista

Iprobleminonpossonoessererisoltiallostessolivelloalqualesonostaticreati.AlbertEinstein

10%

TECNICA

10%10%INNOVAZIONE

30%ORIENTAMENTORISULTATO

50%ESPERIENZA

EventoMotoGPTopClientsMugello

TheMeetingWorkshop_RobinNorth[2013]

MeetingResume:listadellecomponenti Unodeisistemipiusatiquellodicreareunalistadelleattivitda

compieresuddividendoognielementonecessarioallacorrettacostruzionediunevento.

Leventosiscomponeinmodulieperognimodulocisonodellechecklistdiattivitedelletabelleguidadacompilare.


(1) Tipodimeeting:sceglierelefunzionalitediltipo.(2) StimaBudget:dividereincomponentieusaredatistoriciocosti

standard(web)oipotesipercentualesultotale.(3) Programma:data,luogo,n.partecipanti,profilo/target,attivit

richieste,cariche,speakers.(4) LocationeSpaziLogistici:mq.,altezze,giorniuso/allestimento(5) ComponentiaValoreAggiunto:SitoWeb,App.,Segreteria

Organizzativa,AudioVisivi,Food&Beverage,Trasporto,Hotel,Testimonial,Intrattenimento,Escursioni,Promozione.

(6) Brief:sintesideipuntiprecedenti.(7) Offerte:garaAgenzie,ConventionVisitBureau,dirette.(8) Analisi:aggregazioneproposte,comparazione,punteggi(9) Revisionedelbudget:conferma,variazionidiprogramma.(10) SiteInspection&FoodTesting(11) Negoziazione(12) BudgeteBriefdiAggiudicazione


(13) SaveTheDate/Invito:bloccarelagendadeipartecipanti.(14) Organizzazione:suddivisionedeicompitiedelleresponsabilit,

programmidiavanzamentoelistedicontrollo,agendadelleriunionipreparatorie.

(15) Evento(16) Consuntivo(17) Valutazione:questionari,forum,followup,keylearnings.

PDF


www.corbinball.com/tips-tools

http://www.corbinball.com/tips-tools

www.eaglestalent.com/resources/planning-successful-events

http://www.eaglestalent.com/resources/planning-successful-events

TotalBudgetSpending

84%Trasporti,hotel,food&beverage12%Businessservices01%Tecnologia03%Altro

MeetingArchitecture.AManifesto_MaartenVanneste[2008]

CONCENTRARSI SUL CONTENUTO

E il motivo per cui sono organizzati: senza un contenuto non c bisogno di un meeting

MeetingArchitecture.AManifesto_MaartenVanneste[2008]

RoadShowWholesaleBologna

Cisonodeinumeridietro:ivostri!Presentazioni

Quantoduraunmeeting?30max.60minuti Maisoprai90minutisenzaavereunapausadi5-10minuti! Unadultomediopuprestareattenzionepercirca20minuti; Lepresentazioniefficacisifocalizzanosuschemidiversiogni8minuti:es.

passandodalleslideallaflipchart,allalavagna,alledomande.

Meeting&EventPlanningforDummies_SusanFriedmann[2003]

10FreeTips1. FocusonAudienceBenefits2. Sintesi3. KeepitSimple4. Linguaggiodellaudience5. Prova.EpoiRiprova

Virtualstudio.TV[2012]

PDF45

6. DresstoImpress7. Beyourself.Confortable8. Staystill9. TellaStory10.Entusiasmo

30Slide|1oradipresentazione 6-20ore:ricercainfo.daicolleghieweb 1ora:listadeibisognidellaudience 2ore:generareideetramiteipostit 1ora:riorganizzareleidee 1ora:HowImpactOnAudience 2ore:disegnaremindmapostoryboard 20-60ore:crearelapresentazione 3ore:proveeripetizioni Virtualstudio.TV[2012]

Totale:36|90ore

PDF46

TheMoreyouLearn,ThemoreyouEarnWarrenBuffett LeadersareReaders

HarryTruman

BibliografiaUtile1|3

1. EventManagement_PiergiorgioRe[2007]GiappichelliEditore.2. Organizzareeventitratecnicaecuore_P.Tavalazzi/P.Regina[2012]Castelvecchi.3. EventieConvegni_MauroPecchenino[2008]Sole24Ore.4. OrganizzareEventi_FM.Cailotto[2012]BrunoEditore5. MeetinArchitecture_MaartenVanneste[2008]ISBN6. Meeting&EventsforDummies_S.Friedman[2003]Wiley7. HowtorunaWorldClassannualsalesmeeting_E.B.Norton[2012]8. SuppliersPetPeeves_S.Suckow[2013]CMP9. Themeetingworkshop_RobinNorth[2013]Kindle10. Slideo:logy_NancyDuarte[2008]Otabin.11. VisualMeetings_DavidSibbet[2010]Wiley.12. VisualTeams_DavidSibbet[2010]Wiley.13. Sulretrodeltovagliolo_DanRoam[2012]Avallardi.14. BusinessModelGeneration_A.Osterwalder/Y.Pigneur[2010]Wiley15. BusinessModelYou_TimClark[2012]Wiley.


16. WeConomy_Logotel[2010]DalaiEditore17. HomoImitans_LenadroHerrero[2011]Meetingminds18. WebinarProfessionali_L.Vanin/F.Ballor[2013]HoepliEditore.19. WEBinarItalia_A.Mancuso[2013]ZeLEdizioni20. SocialMediaMarketingforPublishers[2012]LJInteractive.21. Comunicareuneventoconisocialmediaelosmartphone_A.Prunesti[2013]Kindle.22. Nuoveideeinmente_G.Monaldo[2010]Kindle.23. ThenewDiditalAge_E.Schmidt/J.Cohen[2013]KnopfNY24. Italia2013:lannodellanonsfiducia_Vari[2013]IPSOS25. Le22immutabilileggidelmarketing_A.Ries/J.Trout[2009]Anteprima26. LearningmeetingsandConferencesinPractice_SteenElsborg/IbRavn[2007]27. ProvingtheValueofMeetingandEvents_JackJ.Phillips[2007]28. TheWisdomofCrowds_JamesSurowiecki[2007]Kindle29. TheBigBookofMeetingGames_Caroselli[2002]McGrraw-Hill30. Transferinglearningtobehaviour_Berret[2005]Koehler


31. Awholenewmind_DanielPink[2005]RiverheadBooks32. Themindmapbook_TonyBuzan33. InnovationGame_LukeHohmann34. Larealtdelgioco_JaneMcGonical

Siti.1/3

EVENTIECONVENTION mpiweb.org mconline.it mastermeeting.it italiaconvention.it comunicazioneitaliana.it ttgitalia.it federcongressi.it siteglobal.com assincentive.it btc.it iccaworld.com foliomag.com via.org Expo-guide.com

incentivemag.com usaenews.com worldtravelguide.com meetingsupport.org italianvenue.com starcite.com eventsource.com

SUPPORTI Corbinball.com(aMeetingsTrendsetter) klout.com plancast.com improveverywhere.com getsatisfaction.com us-ignite.org

appmakr.com lanyrd.com bluedot.com lanyon.com onscreencommunication.it audienceresponse.com innovisioninc.com learningware.com interactio.io(traduzioni) interactivemeetingtechnology.co

m(audienceengagement) loopd.com(beacontechnology

engagement) blueskybroadcast.com(online

learning)

http://us-ignite.org

Siti.2/3

COMUNICAZIONEEVARI thedrum.com key4biz.com zooppa.com futureexploration.net comunicazioneitaliana.it primaonline.it brandkarma.com davidsibbet.com graphicfacilitation.com iftf.org makemark.com tomwujec.com covision.com businessmodelcanvas.it

businessmodelhub.com nakono.com roiinstitute.net getabstract.com Lynda.com ycombinator.com

TURISMO unwto.org etc-corporate.org wttc.org oecd.org imf.org weforum.org ec.europa.eu/enterprise/

sectors/tourism/ iata.org epp.eurostat.ec.europa.eu/

portal/page/portal/eurostat/ istat.it bancaditalia.it/statistiche/ ontit.it

Siti.3/3

virtualedgedirectory.com virtualstudio.tv webex.com livemeetingplace.com smarttech.com usmarkerboards.com mimio.com

GAMIFICATION&VIRTUAL gamification.org badgville.com ludologica.com Socialcasehistoryforum.com gamasutra.com stratsynergy.wordpress.com gigya.com monforte.it bunchball.com teachthought.com

Link

FattoreInternet-L'impattodelwebsull'economiaitaliana.http://youtu.be/u8MjS7ectbQ SocialMedialanuovarivoluzioneinternet.http://www.youtube.com/watch?v=AXbhwrJVG2w EsempiodiGamification.http://www.seatconnectiongame.it/home_page/ Esempiodiconventionvirtuale.http://www.youtube.com/watch?v=_jmzJ7Jwak4&list=PL3C6FE9BFE6DB7B1F# Opensourcewebconferencingsystemforon-linelearning.http://demo.bigbluebutton.org/ Appsforthefaster,smarterinternetofthefuture.https://mozillaignite.org/#winners 6ReasonwhyGamificationwillrulethebusinessworld:http://business.time.com/2012/08/28/six-reasons-why-

gamification-will-rule-the-business-world/

http://youtu.be/u8MjS7ectbQhttp://youtu.be/u8MjS7ectbQhttp://youtu.be/u8MjS7ectbQhttp://www.youtube.com/watch?v=AXbhwrJVG2whttp://www.youtube.com/watch?v=AXbhwrJVG2whttp://www.youtube.com/watch?v=AXbhwrJVG2whttp://www.seatconnectiongame.it/home_page/http://www.seatconnectiongame.it/home_page/http://www.youtube.com/watch?v=_jmzJ7Jwak4&list=PL3C6FE9BFE6DB7B1Fhttp://www.youtube.com/watch?v=_jmzJ7Jwak4&list=PL3C6FE9BFE6DB7B1Fhttp://demo.bigbluebutton.org/http://demo.bigbluebutton.org/https://mozillaignite.org/https://mozillaignite.org/http://business.time.com/2012/08/28/six-reasons-why-gamification-will-rule-the-business-world/

ENGAGEMENTISALLABOUTPARTICIPATION Perigruppiquestosignificaimparareapraticarelapartecipazione

attivadurantetuttoilprogetto/evento. Lepersonenonsononaturalmenteaperteeconilcervelloricettivo. Sonopienedelleloroidee/interessienonamanoilcambiamento. PartecipazioneProattiva:iniziaconlASCOLTOestabilendo

connessioni,rapporti,regoleedobiettivipermettediESSEREASCOLTATI.

VISUALMEETINGwww.grove.com

58

TheBackoftheNapkin.SolvingProblemsandSellingIdeaswithPictures.DanRoam

VisualTeams:GraphicToolsforCommitment,Innovation,andHighPerformanceDavidSibbet

VisualMeetings:HowGraphics,StickyNotesandIdeaMappingCanTransformGroupProductivityDavidSibbet

http://www.amazon.it/gp/product/images/B0041G6S8M/ref=dp_image_0?ie=UTF8&n=411663031&s=bookshttp://www.amazon.it/gp/product/images/B005PETXM2/ref=dp_image_0?ie=UTF8&n=818937031&s=digital-texthttp://www.amazon.it/gp/product/images/B005N1OUSE/ref=dp_image_z_0?ie=UTF8&n=818937031&s=digital-text

SCIENZECOGNITIVEENEUROSCIENZELapartesinistradelcervelloquelladellaPAROLAmentrequelladestral'IMMAGINAZIONE.Lavorandoconentrambeleparti(FullEngagement)abbiamopipossibilitdipartecipareesuperareiproblemi,rispettoalavoraresoloconilprocessoanaliticodellapartesinistradelcervello:BLABLABLA

Why?

ISEGNIBASE Carta Pennarelli Postit Lavagnaafogli

POSTER sintesi+chiarezza:focalizzarel'attenzionesultemacentrale Laformapisemplicediespressioneperavereattenzione ImmaginiotitoliLISTE Energiaallostatobasic Tipicomododilavorarelinearebasatosullasommadelleinformazioni Unbuonmododiiniziare,facileedintuitivo

CLUSTER Organizzano,attivanol'analisielacomparazione Lepartiindifferenziatevengonoaccostateinsensospazialeperaffinit

ecollegamenti.UtilizzareiPostit.

GRIGLIE Creanocombinazionirazionalimaaumentalacomplessitdi

comparazionetralecategorie:analisi,valutazione,comparazione,decisionisullevariabilidaposizionarenellamatrice,etc.

Sonopiformalierigiderispettoalleprecedentiforme

ConventionTISparkleMaxiRoma

InsiemeOltreFrontieraTISAlgarve

Imeetingsisviluppanosolodopochetuttequestedomandehannoavutounarispostaesplicitaoimplicita.Abbiamobisognodiavererisposteallenostredomandesocialiedemozionalisulmotivodipartecipareolavorareconglialtri,primacheciriusciamoaconcentrarecompletamenteoapensareprofondamenteallavoroincuisiamocoinvolti.

TEAMPERFORMANCEMODEL

VisualTeams_DavidSibbet[2010]Wiley

|1|ORIENTATIONwhyamIhere?whyareyouhere? Perchilteamesiste?Checosasiaspettadame?Chebeneficiavra

farneparte?checosapossoapportarealteam? I&WE:bisognapensarealsingoloedalledinamichesocialidelteam

comeassieme.Esercizio(1):POSTER-conobiettiviemissiondelgruppo,conilcontributoditutti.Esercizio(2):LISTA-conleaspettativeeleragionidell'esserepartedelteam.

|2|TRUSTBUILDINGwhoareyou? Lafiducialamisuradellavolontdilavorareassieme. Ognunohauntalentoedun'esperienzadaapportareedeve

contribuireedarmonizzarsiconlesfidedeglialtrimembri. FIDUCIA+COMPETENZA+MOTIVAZIONEsicostruiscono

Esercizio(3):POSTIT-checosaoffrirealgruppo?Qualilecompetenze/capacit?

|3|GOALCLARIFICATIONwhatarewedoing? Obiettivigenerali:lanostramission/progetto. Obiettivispecifici. Risultatiattesie(possibilmente)misurabili. Devonoesseredefiniti,scrittiedeclinatisiaperilgruppocheperi

singoli.

|4|COMMITMENThowwillwedoit? Impegnoall'azione,decisionisullerisorse,chiarireiruoli,elencarele

attivit,minimizzarelesovrapposizioniediconflittidiinteresse,allinearecompetenzeedobiettivi,sfruttareleabilitpresentinelteam.

STRUMENTI:budget,timing,planning,to-do-listEsercizio(4):LISTA-Checosasapetefarebene/meglio?Checosavolete/amatefare?Checosafatemenobene?Sucosaglialtrivipossonoaiutare?

DOVESTANNOIPROBLEMI

76

RoadShowTIBPBusinessRimini

TRIMTABTHEORYMoltepersonepensanochedifronteaproblemigeneralinonpossonofarenienteoinfluenzarelasituazionepoichilproblematroppocomplessooppureperchnonhannopoteredaesercitare

SimilitudinediBuckminsterFuller

78

Comesimuovonoitimonidellegrandinavidacrocieraaltialmeno3metri?Comesispostanotonnellatediacquachepremonosuentrambiilatideitimoni?

?

MINI-TIMONEincorporatoneigranditimoni,chehaglistessiproblemi...mainpiccolo.

QuestatecnicasichiamaLEVERAGE

ENGINEERINGJUDOFarecontosullepersonecheagendosupiccolecose(accessibili),muovonoilsistemanelsuocomplesso.

TRACKPROGRESSGANT(1) Le10principaliattivit+peso%budget+personaresponsabile,

scalasettimanale/mensile.(2) Aggiornatoogni15giorni.(3) Barrerosseseinritardo+semaforoavvisi+noteesplicative(4) Rombo=scelta,linea=task,rettangolo=documento,stella=obiettivo,

datacerchiata=deadline(5) Giornaledibordoenextstep.

TASKPROGRESSGANT-CONVENTIONTIBP2013-AMSTERDAM19/22SETTEMBRE ver.1

lun22 lun29 lun5 lun12 lun19 lun26 lun2 lun9 lun16

1 LOGISTICA 46

1.a liste - ** listerichieste-inattesa

1.b sito 4 ** vista1arelease1.c sistemazionealberghiera/hotel 15 *** inattesaconfermanumerichehts1.d voli 24 *** indefinizione1.e transfer 3 ** nontrattati2 PLENARIA 22

2.a materialidicomunicazione 5 ** tbdlineacomunicazione

2.b allestimenti+tecnologie 7 *** attesaprogettoperl'aia

2.c contenuti(slide,video) 5 *** nontrattati

2.d ev.testimonial+conduzione 5 ** inattesaproposteagenzia

2.f Workshop+presenzafornitori - * inattesadaagenziadisponibilitsale+capienze3 RISTORAZIONE/ESCURSIONI 32

3.a Escursioni+lunchpostescursione 11 *** Definiteescursioni.Attesanumericheristoranti.3.b Salette 2 * nontrattati

3.c lunchpostplenaria 4 *** inattesamenuepiantasala

3.d cena(testimonial/intrattenimento) 15 *** definitalocation.Inattesapianta+proposteintrattenimento.3.e SECURITY+assicurazione - ** dainviarenonappenadefinito

100 %

LEGENDA: PESOATTIVITA'XRIUSCITAEVENTO ,

INVIATO/RICEVUTO * MINIMOFATTO! ** MEDIOSIAMONEITEMPI *** MASSIMOACHEPUNTOSIAMO?

STASCADENDOILTEMPO!

DEFINITO

CRIS

CARL

LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE

MARZ

NOTEBDGTEuro%

CHI PESOTASK STATUSNSETTIMANE

0

0

0

0

0

Who|Why|What|How PhysicalGraphing Cosasonoglieventi Party#TotalWhite MeetingResume:leto-do-list Quantoduraequantotempoxunmeeting Link TeamPerformanceModelCanvas VisualMeeting

Cosaabbiamo

vistooggi

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