Impressos e Formulários

8/15/2019 Impressos e Formulários

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Impressos e

FORMULÁRIOS MANUALdo Usuário


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A Editora Nobel tem como objetivo publicar obras com qualidadeeditorial e gráfica, consistência de informações, confiabilidade detradução, clareza de texto, impressão, acabamento e papel adequados.Para que você, nosso leitor, possa expressar suas sugestões, dúvidas,crít icas e eventuais reclamações, a Nobel mantém aberto um canal decomunicação .

Entre em contato com:CENTRAL NOBEL DE ATENDIMENTO AO CONSUMIDOR Fone: (011) 876-2822 — ramais 259 e 262 — Fax: (011) 876-6988End.: Rua da Balsa, 559 — São Paulo — CEP 02910-000Internet: www.livros.com/nobel


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Apresentação

Luiz Carlos Baroni

Impressos e

FORMULÁRIOS MANUALdo Usuário

Como planejar e executara comunicação escrita da sua empresa,

dinamizando a execução de tarefas


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Apresentação

Baroni, Luiz CarlosImpressos e formulários : manual do usuário / Luiz Carlos Baroni. — São Paulo :

Nobel, 1998.

ISBN 85-213-0995-3

1. Administração de empresas — FormuláriosI. Título.

97-5798

© 1998 - Luiz Carlos Baroni

Direitos desta edição reservados à

Livraria Nobel S.A.

Rua da Balsa, 559 — 02910-000 — São Paulo, SPFone: (011) 876-2822 — Fax: (011) 876-6988

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As si st ên ci a ed it or ia l : M. Elisa Bifano Re vi são : Ana Luiza França

C a p a :Composição : Luiz Carlos Baroni

Laserf ilmes : Avec - Assessoria Visual Gráfica S/C Ltda. Impressão :

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO Nenhuma par te desta obra poderá ser reproduzida, copiada , t ranscri ta ou mesmotransmitida por meios eletrônicos ou gravações, sem a permissão, por escrito, doeditor. Os infratores serão punidos pela Lei nº 5.988, de 14 de dezembro de 1973,artigos122-130.

Impresso no Brasil/ Printed in Brazil

CDD-658.453

Índices para catálogo sistemático:1. Formulários : Comunicação escrita : Administração de empresas 658.4532. Impressos : Comunicação escrita : Administração de empresas 658.453


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Apresentação

Dedicatória

À

minha esposa, ponderada e assídua amiga — física e espiritual —, Maria das Graças Rabelo Baroni


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Apresentação

Iniciei minha atividade profissional na área gráfica, nas funções de past-up,

em uma editora de pequeno porte no município de Santo André, SP, quando as artes

gráficas estavam impregnadas, ainda, do caráter artesanal e os seus “segredos” eram

então transmitidos tal qual um artesão ensina sua arte a seu próprio filho ou ao seusucessor.

Hoje, diante de um mercado saturado de pessoas que, por terem comprado

um microcomputador e uma impressora e munidas de programas de editoração nem

sempre os mais indicados, se arrogam fácil e comodamente a definição de

artefinalistas, eu me pergunto onde foi parar a arte das artes gráficas.

Será que essa nova “legião de artefinalistas” seria capaz, a partir de uma

prancheta, de traçar sobre um papel uma simples figura geométrica — como um

quadrado retângulo —, utilizando-se de réguas, esquadros e canetas a nanquim?

Seriam eles capazes de usar um gabarito de cantos? Será que esses “modernos”artefinalistas já viram ou pelo menos ouviram falar de canetas graphus ou de bico-de-

pena? Será que eles conhecem o aerógrafo, a mais poderosa ferramenta para retoques

de imagens que então se usava?

As artes gráficas, infelizmente, vêm caminhando em sentido oposto às

tendências gerais de especialização dos mercados. Nas proximidades do terceiro

milênio, quando as empresas de um modo geral procuram cada vez mais a qualidade

total, parcela considerável do ramo das artes gráficas acha-se voltada para preços

competitivos, em claro prejuízo da qualidade final.

Nessa lógica de inversão dos fatores, já que menores preços deveriam ser o

resultante de um sistema de produção melhor equacionado em termos de tecnologia

Apresentação


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e de procedimentos, indústrias gráficas, de um modo geral, para terem artes gráficas

finais a preços mais baratos, estão deixando de lado o item qualidade, sacrificando

também formatos e/ou estética, fornecendo a seus clientes serviços de baixos padrões.Estão elas em verdade fazendo vistas grossas e erradicando custos na essência da

produção gráfica, justamente na Arte Final e artes gráficas subseqüentes, razão de

ser e princípio de todo e qualquer impresso.

O autor deste Manual por muitas vezes, no transcorrer de seu exercício

profissional, recebeu da indústria gráfica fornecedora comentários e críticas pelo

excesso de detalhes em suas especificações na fase de aquisição de impressos e

formulários, como também pelo controle rigoroso de qualidade no momento do

recebimento. A atual realidade do mercado vem mostrar, porém, que vivência, critérios

bem definidos e capacidade profissional não eram então meros detalhismos e sim um

exemplo a ser seguido.

Este Manual vem para elucidar uma enorme quantidade de porquês. As

informações nele contidas serão encaradas como desnecessárias ou supérfluas

somente por aqueles que não vêem as artes gráficas como uma verdadeira arte.

Os conhecimentos disponíveis neste Manual interessam diretamente a ambas

as faces das artes gráficas, tanto aos seus produtores como aos seus compradores. As

informações detalhadas em suas páginas servirão aos profissionais atuantes das artes

gráficas na preparação de seus aprendizes e formação da nova safra de profissionais

liberais, denominados hoje de editoradores eletrônicos. Também os funcionários

responsáveis pelas áreas de suprimentos e de compras nas empresas encontrarão

nesses conhecimentos uma fonte de referências e aprenderão a exigir da indústria

gráfica fornecedora padrões específicos e constantes de qualidade nos seus impressos.

Em verdade, gostaria muito que este Manual se traduzisse em um ponto de

partida nas artes gráficas, principalmente no desenvolvimento de formulários, fazendo

retornar à tona profissionais que possam estar, eles próprios, já “esquecidos” da

gama imensa de habilidades e recursos de que dispõem, como também despertar

capacidades latentes, mostrar aos novos artefinalistas que essa área de atividade não

é um caminho tão simples quanto de imediato transparece e, finalmente, que Arte

final não é mera cópia de originais, muitas das vezes desatualizados ou sem critérios.

O meu desejo sincero é que os leitores interessados nesta Arte adquiram ateoria e exercitem a prática do desenvolvimento de formulários, obrigando dessa

maneira que a qualidade na indústria gráfica ganhe o novo impulso que realmente

vem, já há muito tempo, necessitando.

Santo André, 27 de maio de 1997

Diniz Villa Júnior

Artefinalista e proprietário da Artium Produções Gráficas


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Sumário

Apresentação

Notas 17

Introdução 19

PARTE I - RACIONALIZAÇÃO DE FORMULÁRIOS 21

Capítulo 1 - Justificação de Permanência ou Exclusão deFormulários 22

Seção 1.1 - Duplicidade 22Seção 1.2 - Similaridade 23Seção 1.3 - Custo / Benefício 23

Capítulo 2 - Pesquisa de Formulário 24Seção 2.1 - Pesquisa Oral 25

Seção 2.2 - Pesquisa através de Questionário 26Seção 2.3 - Pesquisa junto às Funções de Comando 26Seção 2.4 - Pesquisa junto aos Usuários Emitentes 27Seção 2.5 - Pesquisa junto aos Usuários Destinatários 27

Capítulo 3 - Definição do Assunto do Formulário 30Seção 3.1 - Informações ou Providências que fornece 30Seção 3.2 - Informações ou Providências que solicita 31Seção 3.3 - Amplitude e Limitação 31

Capítulo 4 - Definição da Abrangência do Formulário 32Seção 4.1 - Definição do Usuário 32

Seção 4.2 - Definição do Destinatário 33Seção 4.3 - Definição da Tramitação 33


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Seção 4.4 - Definição dos Campos 34Seção 4.5 - Definição dos Quadros 34

Seção 4.6 - Adequação da Seqüência de Campos e Quadros 34

PARTE II - DIAGRAMAÇÃO DE FORMULÁRIOS 35

Capítulo 5 - Identificação da Empresa 36Seção 5.1 - Veiculação Interna 37Seção 5.2 - Veiculação Externa 37

Capítulo 6 - Identificação do Formulário 38Seção 6.1 - Título 38Seção 6.2 - Fluxo 39

Item 6.2.1 - Periodicidade 39

I tem 6.2.2 - Numeração Seqüencial 39I tem 6.2.3 - Numeração de Controle 40Item 6.2.4 - Destinação Localizada Periódica 40

Seção 6.3 - Usuário 40Seção 6.4 - Código 40

Item 6.4.1 - Unidade Armazenadora 41Item 6.4.2 - Classe de Usuário 42Item 6.4.3 - Grupo 42Item 6.4.4 - Subgrupo 42Item 6.4.5 - Número Seqüencial 42

Seção 6.5 - Demonstrativo de Codificação - (Formulários Classe “C”) 43Item 6.5.1 - Presidência 43

Item 6.5.2 - Assessorias da Presidência 43Item 6.5.3 - Divisões subordinadas diretamente à Presidência 44Item 6.5.4 - Seções subordinadas diretamente à Presidência 44Item 6.5.5 - Serviços subordinados diretamente à Presidência 45Item 6.5.6 - Serviços subordinados a Seções e à Presidência 45Item 6.5.7 - Divisões com Seções e Serviços subordinados 46Item 6.5.8 - Diretorias 47Item 6.5.9 - Seções subordinadas a Diretorias 47Item 6.5.10 - Serviços subordinados a Diretorias 48Item 6.5.11 - Diretorias com Seções e Serviços subordinados 48Item 6.5.12 - Divisões subordinadas a Diretorias 49Item 6.5.13 - Diretorias com Divisões e Seções subordinadas 49

Item 6.5.14 - Diretorias com Divisões e Serviços subordinados 50Item 6.5.15 - Diretorias com Divisões, Seções e Serviços

subordinados 50Item 6.5.16 - Resumo: Grupos e Subgrupos 51

Seção 6.6 - Demonstrativo de Codificação - (Formulários eImpressos Classes “A” e “B”) 51

Item 6.6.1 - Formulários e Impressos Planos de uso geral 52Item 6.6.2 - Formulários e Impressos Contínuos de uso geral 52Item 6.6.3 - Codificação de Usuários Múltiplos 52

Capítulo 7 - Delimitação dos Campos 53Seção 7.1 - Denominação 53

Seção 7.2 - Dimensões 54Seção 7.3 - Homogeneidade 54


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Capítulo 8 - Delimitação dos Quadros 55Seção 8.1 - Denominação 56

Seção 8.2 - Dimensões 56Capítulo 9 - Delimitação do Formulário 57

Seção 9.1 - Conteúdo 57Seção 9.2 - Forma 58Seção 9.3 - Frente e Verso 58Seção 9.4 - Tabuleiro de Xadrez 59

PARTE III - PADRONIZAÇÃO DE FORMULÁRIOS 61

Capítulo 10 - Formatos de Papéis e Cartões 62Seção 10.1 - Formatos Padronizados de Papéis Planos 62

Seção 10.2 - Formatos Padronizados de Cartões Planos 63Seção 10.3 - Formatos Padronizados de Papéis e Cartões Contínuos 63

Capítulo 11 - Peso de Papéis e Cartões 64Seção 11.1 - Gramaturas Padronizadas de Papéis 65Seção 11.2 - Gramaturas Padronizadas de Cartões 66

Capítulo 12 - Formatos de Formulários 67Seção 12.1 - Formatos Econômicos de Papéis Planos 68Seção 12.2 - Formatos Econômicos de Cartões Planos 69Seção 12.3 - Formatos Econômicos de Papéis e Cartões Contínuos 71

Capítulo 13 - Suportes de Formulários 74Seção 13.1 - Papéis de Impressão de Formulários Planos 75Item 13.1.1 - Papel Sulfite 75Item 13.1.2 - Papel Off-Set 76Item 13.1.3 - Papel Superbond 76Item 13.1.4 - Papel Flor Post 76Item 13.1.5 - Papel Autocopiativo 77

Seção 13.2 - Cartões de Impressão de Formulários Planos 78Item 13.2.1 - Cartão SP e RIO 78Item 13.2.2 - Papel-Cartão 79Item 13.2.3 - Cartão de Visita 79

Seção 13.3 - Papéis e Cartões de Impressão de Formulários

Contínuos 79Seção 13.4 - Envelopes Padronizados 80

Capítulo 14 - Fontes 82Seção 14.1 - Tipo 83Seção 14.2 - Corpo 84Seção 14.3 - Estilo 87

Capítulo 15 - Traços 88Seção 15.1 - Espessuras dos Traços 88Seção 15.2 - Tipos de Traços 89Seção 15.3 - Hierarquia dos Traços 90

Item 15.3.1 - Quadros e Campos 90

Item 15.3.2 - Colunas e Linhas 91Seção 15.4 - Cantos de Quadros e Campos 92


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Seção 15.5 - Separadores Internos de Campos 93Item 15.5.1 - Barras 93Item 15.5.2 - Pontos, Vírgulas e Letras 93

Capítulo 16 - Composição de Textos e Traços 94Seção 16.1 - Tipografia 95Seção 16.2 - Off-Set 96

Item 16.2.1 - Composição 96Item 16.2.2 - Fotolito 96Item 16.2.3 - Laserfilme 97Item 16.2.4 - Chapa de Impressão Off-Set 97Item 16.2.5 - Impressão Off-Set 97

PARTE IV - PLANIFICAÇÃO DE FORMULÁRIOS 99

Capítulo 17 - Estruturação de Formulários Planos 100Seção 17.1 - Apresentação 100

Item 17.1.1 - Unidade Física: Folha / Jogo 101Item 17.1.2 - Unidade Física: Bloco 101Item 17.1.3 - Unidade Física: Talão 101Item 17.1.4 - Unidade Física: Peça 101Item 17.1.5 - Número de Folhas & Vias 101

Seção 17.2 - Suporte 103Item 17.2.1 - Espécie e Tipo 103Item 17.2.2 - Qualidade 103Item 17.2.3 - Peso 104

Item 17.2.4 - Cor 104Item 17.2.5 - Formato 104

Seção 17.3 - Margens 105Item 17.3.1 - Margem Esquerda 105Item 17.3.2 - Margem Direita 106Item 17.3.3 - Margem de Cabeça 106Item 17.3.4 - Margem de Pé 106Item 17.3.5 - Impressão só Frente 107Item 17.3.6 - Impressão Frente e Verso 107

Seção 17.4 - Numeração 108Item 17.4.1 - Numeração Tipográfica 108Item 17.4.2 - Numeração Off-Set 108

Item 17.4.3 - Segunda Cor 108Seção 17.5 - Aprisionamento 109Item 17.5.1 - Cola 109Item 17.5.2 - Grampo 109Item 17.5.3 - Cola e Grampo 109

Seção 17.6 - Picote 110Item 17.6.1 - Redondo 110Item 17.6.2 - Serrilhado 110Item 17.6.3 - A Jato 110

Seção 17.7 - Papel-Carbono 111Item 17.7.1 - Fixo Intercalado 111Item 17.7.2 - Batido no Pé 111

Item 17.7.3 - Fixo com Picote de Destaque 111Item 17.7.4 - Impresso no Verso 111


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Item 17.7.5 - Face Dupla 112Item 17.7.6 - Cor 112

Seção 17.8 - Corte-e-Vinco 112Item 17.8.1 - Vinco 112Item 17.8.2 - Dobra 112Item 17.8.3 - Janela 113Item 17.8.4 - Janela Falsa 113Item 17.8.5 - Cantos Arredondados 113Item 17.8.6 - Corte Diagonal 113

Seção 17.9 - Ilhoses 114Seção 17.10 - Furos 114

Item 17.10.1 - Diâmetros 114Item 17.10.2 - Número e Distância entre Furos 115

Seção 17.11 - Rubrica 115Seção 17.12 - Capa e Contracapa 116Seção 17.13 - Embalagem 116

Item 17.13.1 - Invólucro 116Item 17.13.2 - Identificação (Fornecedor) 117Item 17.13.3 - Identificação (Empresa) 117Item 17.13.4 - Quantificação 117

Capítulo 18 - Estruturação de Formulários Contínuos 118Seção 18.1 - Suporte 119Seção 18.2 - Remalinas 119Seção 18.3 - Serrilhas 119

Item 18.3.1 - Dentes por Polegada (d/pol.) 120Item 18.3.2 - Microsserrilha 120

Item 18.3.3 - Serrilha a Jato 120Seção 18.4 - Margens 120

Item 18.4.1 - Margens Esquerda / Direita 121Item 18.4.2 - Margens de Cabeça / Pé 122Item 18.4.3 - Margens “Especiais” 124

Seção 18.5 - Aprisionamento 124Item 18.5.1 - Crimp 124Item 18.5.2 - Fio de Cola 124

Seção 18.6 - Apresentação 125Item 18.6.1 - Unidade Física: Folha Contínua 125Item 18.6.2 - Unidade Física: Folha Solta / Bloco 126Item 18.6.3 - Unidade Física: Peça / Bobina 126

Item 18.6.4 - Unidade Física: Jogo / Talão 126Seção 18.7 - Papel-Carbono 127

Item 18.7.1 - Solto 127Item 18.7.2 - Fixo Total 127Item 18.7.3 - Fixo Parcial 128Item 18.7.4 - Fixo com Serrilha de Destaque 128Item 18.7.5 - Programado 128

Seção 18.8 - Verniz 129Seção 18.9 - Embalagem 129Seção 18.10 - Outros Acabamentos Gráficos 129

Capítulo 19 - Programação Visual Gráfica de Formulários 130

Seção 19.1 - Lay-Out 131Seção 19.2 - Impressão 131


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Item 19.2.1 - Tipográfica 132Item 19.2.2 - Off-Set 132

Item 19.2.3 - Impressão de Cartões de Visita 132Item 19.2.4 - Impressão de Envelopes 133Seção 19.3 - Cor da Impressão 134

Item 19.3.1 - Traço & Texto 135Item 19.3.2 - Logotipo 135

Seção 19.4 - Retícula 136Item 19.4.1 - Graduação 136Item 19.4.2 - Dégradé 137Item 19.4.3 - Seleção de Áreas 137

Seção 19.5 - Processos de Impressão a Cores 138Item 19.5.1 - Cor Chapada 138Item 19.5.2 - Cor de Escala 139Item 19.5.3 - Quadricomia 140Item 19.5.4 - Padronização 141

Seção 19.6 - Gráficas “Rápidas” 142Item 19.6.1 - Formulários Contínuos: O “Pequeno” Consumidor 143Item 19.6.2 - Formulários Planos: a Gráfica Digital 144

Capítulo 20 - As Artes Gráficas dos Formulários 145Seção 20.1 - Impressão Off-Set: a Arte Final 146

Item 20.1.1 - Sinalizações na Arte Final 146Item 20.1.2 - Artes Gráficas Geradas 147

Seção 20.2 - Impressão Tipográfica: a Prova 148Item 20.2.1 - Sinalizações na Prova 148Item 20.2.2 - Artes Gráficas Geradas 149

Seção 20.3 - Logotipo 149Item 20.3.1 - Processos de Reprodução 150Item 20.3.2 - Artes Gráficas para Reprodução 150Item 20.3.3 - Reprodução Fotográfica 151Item 20.3.4 - Reprodução por Editoração Eletrônica 152Item 20.3.5 - Reprodução Tipográfica 152Item 20.3.6 - Codificação das Artes Gráficas 153

PARTE V - ESPECIFICAÇÃO DE FORMULÁRIOS 157

Capítulo 21 - FEI Ficha de Especificação de Impresso 158

Seção 21.1 - Um Contrato de Fornecimento 158Item 21.1.1 - A Ordem de Produção Gráfica 159Item 21.1.2 - Garantias 159Item 21.1.3 - Padronização 162

Seção 21.2 - FEI : Os Campos de Preenchimento 162Item 21.2.1 - Número de Controle 162Item 21.2.2 - Identificação 163Item 21.2.3 - Tipo de Impressão 163Item 21.2.4 - Tipo de Impresso 164Item 21.2.5 - Suporte 164Item 21.2.6 - Apresentação 166Item 21.2.7 - Margens 166

Item 21.2.8 - Remalinas 167Item 21.2.9 - Embalagem 167


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Item 21.2.10 - Numeração 168Item 21.2.11 - Aprisionamento 168

Item 21.2.12 - Carbono 169Item 21.2.13 - Corte-e-Vinco 169Item 21.2.14 - Picote 170Item 21.2.15 - Furos 170Item 21.2.16 - Ilhós, Corte Diagonal e Cartão Protetor 171Item 21.2.17 - Artes Gráficas (Existentes) 171Item 21.2.18 - Artes Gráficas (Efetuar Correções) 172Item 21.2.19 - Artes Gráficas (A Confeccionar) 172Item 21.2.20 - A Fornecer 173Item 21.2.21 - Provas 174Item 21.2.22 - Observações 176Item 21.2.23 - Elaboração 176

Item 21.2.24 - Instruções Adicionais / Complementares 177Seção 21.3 - A Elaboração 177Item 21.3.1 - FEI - Ficha de Especificação de Impresso 178Item 21.3.2 - FEI - Folha de Especificação de Impresso 179

PARTE VI - ADMINISTRAÇÃO DAS ARTES GRÁFICAS 181

Capítulo 22 - A Manutenção e o Gerenciamento das Artes Gráficas 182Seção 22.1 - As Embalagens 182

Item 22.1.1 - Envelopes Padronizados 183Item 22.1.2 - Envelopes Especiais 185Item 22.1.3 - Estojos 185

Item 22.1.4 - Pastas 186Seção 22.2 - Os Arquivos 187

Item 22.2.1 - Pastas Suspensas 187Item 22.2.2 - Gaveteiros de Aço 187Item 22.2.3 - Mapoteca Horizontal 188

Seção 22.3 - Sistema de Arquivamento e Controle 188Item 22.3.1 - Codificação 188Item 22.3.2 - Localização 189Item 22.3.3 - Protocolo de Artes Gráficas 189Item 22.3.4 - Conta-fios 189

PARTE VII - ADMINISTRAÇÃO DOS FORMULÁRIOS 191

Capítulo 23 - Aferição de Formulários 192Seção 23.1 - A Conferência Quantitativa 192

Item 23.1.1 - A Embalagem 193Item 23.1.2 - A Unidade Física 193Item 23.1.3 - A Contagem Aleatória 193Item 23.1.4 - As Artes Gráficas 194

Seção 23.2 - A Conferência Qualitativa 194Item 23.2.1 - O Balancim 194Item 23.2.2 - O Conta-fios 195Item 23.2.3 - A Folha de Aferição 195

Capítulo 24 - A Compra de Formulários 197


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Seção 24.1 - Orçamento Tradicional 197Item 24.1.1 - A Prova 198

Item 24.1.2 - Os Custos Embutidos 198Seção 24.2 - Orçamento & FEI 199Item 24.2.1 - Orçamento Digital 199Item 24.2.2 - Orçamento Telefônico 200

Seção 24.3 - Compra & Prazos 200Item 24.3.1 - Tramitação da Compra 201Item 24.3.2 - Prazos de Impressão e de Entrega 202Item 24.3.3 - Entrega Programada 202Item 24.3.4 - Contrato de Fornecimento 203

Capítulo 25 - Gerenciamento de Formulários 205Seção 25.1 - O Armazenamento 206

Item 25.1.1 - O Local 206Item 25.1.2 - A Prateleira 206Item 25.1.3 - O Lote 207

Seção 25.2 - O Catálogo 208Item 25.2.1 - A Estrutura 208Item 25.2.2 - As Folhas 209Item 25.2.3 - O Usuário 210Item 25.2.4 - A Manutenção 211

Seção 25.3 - Fluxogramas 213

Capítulo 26 - Programação de Estoques 214Seção 26.1 - Ressuprimento de Estoque 214

Item 26.1.1 - O Ponto de Ressuprimento 215

Item 26.1.2 - Materiais Produtivos e Improdutivos 215Item 26.1.3 - Características do Consumo 216

Seção 26.2 - Consumo Médio Ponderado 217Item 26.2.1 - Componentes Diretos 218Item 26.2.2 - Componente Variável 218Item 26.2.3 - Cálculo do CMP 219

Seção 26.3 - Estoque Mínimo 219Item 26.3.1 - Componentes Diretos (CMP e TC) 220Item 26.3.2 - Componente Indireto (VA) 221Item 26.3.3 - Cálculo do Estoque Mínimo 221

Seção 26.4 - Fator de Compra 222Item 26.4.1 - Componente Direto 222

Item 26.4.2 - Componentes Indiretos 222Item 26.4.3 - Atribuição do Fator de Compra 223Item 26.4.4 - A Quantidade de Compra 224Item 26.4.5 - Quando, Como e Quanto Comprar 224

Seção 26.5 - Resumo e Exemplos 225Item 26.5.1 - Exemplo 1- Consumo Regular 226Item 26.5.2 - Exemplo 2- Consumo Irregular 228Item 26.5.3 - Exemplo 3- Consumo Sazonal 230Item 26.5.4 - Exemplo 4- Consumo Anômalo 232

Conclusões 235Índice das Figuras 237


18/243

17

1.

Quando a teoria antecede a prática de um objetivo que se pretende

realizar, fica sujeita a prováveis correções e ajustes nos caminhos traçados, porque estes foram vislumbrados na imaginação.

Já o planejamento realizado antes do início de qualquer empre-endimento costuma ser mais cuidadoso, prevenindo-se de opções paraalimentar outras soluções quando a razão de ser da teoria inicial demonstrar uma realização inadequada, inconveniente ou impraticável.

Este Manual não foi idealizado teoricamente nem planejado para tentar equacionar um empreendimento. Ele é, já, o resultado de uma práticavivenciada. A teoria e o planejamento que precisaram argumentar o seu

conteúdo nasceram só depois que experimentou-se opções e soluções várias:exatamente no decorrer dos 26 anos dessa sua prática.

As expressões habituais e os termos técnicos empregados na linguagemgráfica estão aqui comentados e definidos imediatamente na exataoportunidade em que o assunto ou o tópico de que fazem parte integrante passa a ser apresentado ao leitor.

2.

Notas


19/243

Notas

18

Abdicou-se portanto neste Manual da inserção do glossário dessaterminologia, pois considerou-se que a apreensão mais adequada de cada um

desses termos teria condições de ser melhor assimilada quando conhecidadentro de sua específica esfera de atuação, razão porque o leitor está sendoinstruído e convidado a proceder uma sua leitura de maneira linear e gradual.

Um mesmo termo técnico e um mesmo tópico ou assunto podem estar aqui tratados de forma diferenciada, com grau de complexidade tambémvariada. No caminhar dos capítulos e sempre em acordo com a natureza daabordagem empreendida, a eles estarão sendo agregados novos e contínuos pareceres.

3.

Fez-se opção na estruturação deste Manual por um tratamento particular de cada um dos múltiplos detalhes que englobam o assunto. Aintenção foi destacar e individualizar os detalhes todos, sem entretantoesquecer a importância relativa e proporcional de cada um deles para aharmonia do conjunto.

Assim, vamos encontrar este Manual equacionado em:

7 Partes, divididas em

26 Capítulos, subdivididos em

107 Seções, que se partilham em

210 Itens.

Assessorando as explicações, ficam disponíveis

90 Figuras, entre Tabelas, Gráficos e Ilustrações.


20/243

19

Introdução

Este Manual pretende discutir os formulários dentro da Empresa, a partir de abordagens objetivas, fornecendo e explicando, em detalhes, critériosde avaliação e ponderações extraídas da vivência do Autor nas áreas de

desenvolvimento e administração de formulários e de suas respectivas Artesgráficas.

Formulário é um veículo da informação oficializada e escrita, carimbadoe assinado. Ele tanto leva como traz orientações, dados e informes, subsidiandodecisões e dinamizando a execução de tarefas. É um serviçal que faz o quelhe é “mandado”, escrupulosamente nos termos em que se acha estruturado.

Ele induz procedimentos administrativos ou produtivos, cujosresultados dependem da estruturação e ordenação do seu conteúdo. Isso quer dizer que as ações que ele promove continuarão a produzir os mesmosresultados até que sejam revistas as instruções que ele determina.

A intenção é repensar os formulários utilizados pela Empresa, avaliandoa situação vigente e analisar se esta pode ou não receber modificações, comoa alteração ou o enxugamento das rotinas de trabalho estabelecidas, ou donúmero de formulários em uso.

Os formulários geram rotinas de trabalho que por sua vez necessitamde formulários para organizar essas atividades. Em se questionando osformulários, no decorrer dessas ponderações ocorrerão simultâneas indagaçõessobre o mérito das rotinas praticadas na Empresa.

Os conhecimentos específicos que este Manual proporciona, aliadosao bom senso, ajudarão a Empresa a identificar as rotinas que são essenciais,as que devem ser reduzidas ou condensadas e aquelas que podem ser

eliminadas.

Introdução


21/243

20

Introdução

Este Manual pretende, principalmente, esclarecer e dar conhecimentodos fundamentos que precisam ser considerados a quem, na Empresa, compete

tomar a decisão de definir o modelo do formulário e determinar as instruçõesfinais para sua impressão; fazê-lo conhecer que os critérios pessoais devemestar subordinados às evidências práticas, técnicas e operacionais.

O objetivo deste Manual é mencionar alternativas, discutir e sistematizar os quesitos indispensáveis que devem ser observados em todo e qualquer formulário. É um auxiliar dos funcionários que na Empresa estão incumbidos,formal ou circunstancialmente, de tratar dos formulários, de traduzir — juntoàs firmas gráficas fornecedoras — as necessidades e as determinações quelhes são exigidas. É permitir-lhes conhecer e usar de uma linguagem comum,nesse intercâmbio rotineiro, com segurança e confiança nos resultados finais.


22/243

PARTE I - Racionalização de Formulários

21

1CapítuloParte I

PARTE I

Racionalização de Formulários

Racionalizar formulários é mais do que aperfeiçoar forma e conteúdo,é repensar rotinas de gerenciamento e execução de tarefas, é torná-los maiseficientes para que se evitem desperdícios financeiros e perda de tempo.


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Impressos e FORMULÁRIOS MANUAL do Usuário

1 Capítulo

22

Capítulo 1

Justificação de

Permanência ou Exclusão

de Formulário

O início da racionalização de formulários é questionar individualmentea sua própria existência dentro da Empresa. É o primeiro passo que deve ser dado, antes da aplicação de qualquer metodologia de análise.

Com uma argumentação objetiva, baseada em práticas administrativase apoiada no bom senso, podem ser obtidas respostas surpreendentes.

Um formulário surge em um dado momento, na Empresa, comoalternativa de solução a uma questão operacional/gerencial determinada. Aestrutura em que ele se encontra, hoje, satisfez às necessidades na oportunidadeda sua criação. Valeria perguntar se as razões que o originaram persistem e permanecem as mesmas.

Em uma relação de causa e efeito, convém verificar a correspondênciaentre elas: as causas podem não mais existir ou estarem alteradas com o passar do tempo e, dessa maneira, ou o formulário deixa de ter finalidade útil ou se

encontra defasado.

É mais fácil basear-se em um formulário existente, retocá-lo com oacréscimo de um atributo específico, para atender a uma necessidade localizadaou circunstancial, criando assim um novo e diferente formulário, em vez dereestruturar o anterior. Realmente é mais trabalhoso e mais demorado agregar novos elementos a um formulário sem descaracterizar sua finalidade original,somando objetivos.

Unidades administrativas, operacionais, gerenciais e produtivas, noâmbito da Empresa, têm muitas vezes atividades parecidas de enca-

Seção 1.1DUPLICIDADE

DEFORMULÁRIOS


24/243


23

1Capítulo

minhamentos. Entretanto, todas, em geral, fazem absoluta questão de ter seus próprios formulários, ainda que inexistam diferenças significativas entre eles;

muitas das vezes a diferenciação está na exigência da impressão da Sigla edenominação da Unidade como subtítulo, ou pouca coisa mais, de fácil erápida inserção no ato de sua emissão.

A duplicidade acontece também quando um mesmo objetivo é atingido por mais de um formulário: está caracterizada a necessidade de aglutinaçãodesses formulários, somando-se as particularidades que unidades usuáriasdiferentes requerem.

Seção 1.2SIMILARIDADEDEFORMULÁRIOS

A constatação da duplicidade de formulários é às vezes dificultada porque, na aparência imediata, formulários embora afins e similares, nãoapresentam nenhuma semelhança. Entretanto uma análise efetuada com temponecessário, mais cuidadosa, pode revelar apenas uma diferença de concepçãoentre eles.

É necessário e imprescindível somar abordagens diferenciadas doformulário para alcançar os seus objetivos essenciais. Mais do que convicçõesextraídas de sua própria experiência e por mais confiança que tenha em sua ponderação, a pessoa a quem couber essa função de reestruturação deformulários na Empresa deverá obrigatoriamente saber ouvir a todos,indistintamente que, de maneiras diversas, estejam envolvidos na tramitação

do formulário.

Seção 1.3CUSTO /BENEFÍCIO

É notório que a preocupação mais imediata na abordagem crítica eanalítica do formulário é a dos custos envolvidos. Além do valor aquisitivohá outros tantos agregados, relativos ao dispêndio com funcionários envolvidosna sua preparação, emissão, conferência e tramitação, como também os dearmazenagem, controle e distribuição.

Porém, um outro critério também deve ser considerado na sua avaliação:seus benefícios à Empresa. Vezes há em que os custos totais agregados a um

determinado formulário são superiores à média geral dos formulários daEmpresa. Também o seu consumo médio deixa a desejar, implicando, emrazão de quantidade de compra irrisória ou muito aquém de um lote ditoeconômico, em custo elevado.

Entretanto, esse formulário assim pouco recomendado, pode estar prestando serviço inestimável à Empresa, colhendo ou fornecendo subsídiosimportantes para a tomada de decisões, ou ainda controlando fluxos físicos e/ou financeiros.

A atitude de racionalizar formulários na Empresa pode, em dadomomento, assumir um caráter de radicalidade, de em “atendendo às ordens

superiores”, promover uma “caça às bruxas”, eliminando-se assim formuláriosa partir de argumentos de duvidosa eficácia.


25/243


2 Capítulo

24

Capítulo 2

Pesquisa de

Formulário

Dar oportunidade a que todos os envolvidos, direta e indiretamente, natramitação do formulário — seja ele promotor inicial de seu andamento, sejaele destinatário final ou manipulador intermediário dos assuntos nele

determinados ou solicitados —, é a primeira e mais importante regra que poderá proporcionar alcançar uma revisão satisfatória, tanto à Empresa comotambém aos seus funcionários.

Embora não se deva pensar em agradar a todos, ouvi-los indistintamente poderá trazer resultados inesperados e surpresas agradáveis em termos decolocações sequer imaginadas inicialmente.

Além do que, o tratamento democrático na pesquisa favorecerá osurgimento de manifestações espontâneas de quem, às vezes, não havia sidolembrado ou pensado em termos de contribuinte potencial.

Muitas observações valiosas ficam escondidas e críticas construtivas

ficam caladas muitas vezes, em razão da timidez do funcionário e do caráter ausente da Empresa em motivar seus funcionários a “palpitarem”, na medidaem que ela não facilita meios práticos e objetivos para essa finalidade.

Em realidade, a pesquisa de formulário na Empresa não deveria ter aconotação de circunstancial, época escolhida e determinada, após o que se dê por concluída e encerrada. Deve sim o formulário ser acolhido como umaobra sempre inconclusa, sujeita a alterações em acompanhamento à evoluçãometodológica da Empresa.

Conveniente seria estruturar um canal de acesso aos funcionários daEmpresa, através do qual eles poderiam, sempre que despertos por sugestão,crítica ou comentário que julguem motivo para apreciação, ter meios facilitados

de fazê-los chegarem ao conhecimento do responsável daquela atribuição.


26/243


2Capítulo

25

Nesses termos, as contribuições críticas dos funcionários poderiam,após apreciação do mérito, ser encaminhadas para efetivação na próxima

compra do formulário em questão. Ou, sendo a sugestão, embora meritória,mas de importância relativa, poderia aguardar, arquivada devidamente, umasomatória de observações mais abrangentes para, então, ser implantada.

Não existe uma só maneira de facilitar o acesso dos funcionários aencaminharem suas sugestões. Cada Empresa, segundo sua estruturaadministrativa, atribuirá à Unidade que melhor convier essa função, ou adelegará a funcionários específicos ou, melhor ainda, se já a possuir, à Unidadede Planejamento Administrativo.

Seção 2.1PESQUISAORAL

Nas pequenas e microempresas, o emprego de um formulário específico para consulta deixa claramente a imagem de supérfluo, considerada a possibilidade de estreito contato dos funcionários, em razão de um espaçofísico de trabalho senão único, porém de dimensões de pequeno porte.

A pesquisa oral é por sua natureza mais rápida e mais econômica. Oseu emprego não é desaconselhado, contudo se fazem necessários procedimentos que levem em consideração a índole e o perfil dos consultados,além de cuidados de ordem hierárquica.

É natural a ocorrência de expressões: “está tudo bem”, “não tenhonada a criticar”, “o formulário atende muito bem às necessidades”, e por aíafora, quando o consultado se sente de certa maneira acuado, obrigado aresponder.

Um fato deve estar desde o início muito bem equacionado: o funcionárionão é responsável pela Empresa, ele não vive a Empresa; ele tão-somenteexecuta e cumpre um contrato de trabalho que exige, mas também limita,obrigações de ambas as partes.

Nesses termos, na execução da pesquisa oral, o consultante deve estar bem lembrado de que o papel a ser atribuído ao funcionário deve ser obrigatoriamente o de um convidado.

A pesquisa oral não deve se desenvolver em público, na própria áreade trabalho, ao modo de uma confrontação e disputa entre os participantes:dessa forma ela se tornará obviamente tolhedora e dará margem a contestaçõese enfrentamentos, com prejuízos ao relacionamento futuro.

Pelo contrário, a pesquisa oral deve ocorrer tal como uma entrevista profissional, a portas fechadas, reunindo tão-somente o entrevistado e oentrevistador. Nessas circunstâncias o diálogo pode fluir e ser proveitoso.

Na condução do diá logo não é conveniente fazer menção , aoentrevistado, das idéias propostas pelos consultados anteriores, já que podeinfluir e contaminar opiniões genuínas, ainda mais se elas foram expostas por

superiores hierárquicos do consultado.


27/243


2 Capítulo

26

É bom lembrar que, embora a pesquisa seja de natureza oral, convémo consultante baseá-la em uma planilha previamente elaborada, ainda que

não se atenha a ela tão somente, permitindo, ao funcionário consultado, inteiraliberdade de crítica.

Seção 2.2PESQUISA

ATRAVÉS DEQUESTIONÁRIO

A consulta aos funcionários da Empresa por meio de formulárioespecífico a essa finalidade é a mais indicada, porque a sua utilização tende aconferir rotina a essa atividade. Ela não requer necessariamente a montagemde uma estrutura funcional, de um novo serviço especializado. Essa atribuição

pode ser alojada em unidade já existente, uma vez que ela não demanda tempointegral de trabalho.

O caráter rotineiro, periódico, com espaçamento variável e mesmoaleatório das pesquisas, deve ser o objetivo da Empresa. Sistematizar essaatividade irá possibilitar a obtenção de resultados favoráveis e de fácilconstatação: tendência natural à redução do número de formulários, aglutinaçãode formulários, agilidade na tramitação dos procedimentos e, por conseqüência, economia de dispêndios.

Para essa finalidade está elaborado um modelo de formulário com otítulo de Consulta de Formulário, que pode ser verificado na Figura 2.1 . Os

quesitos que constituem propriamente a consulta fornecem o caráter que devenortear a pesquisa de formulários: simplicidade e objetividade.

É bom ser lembrado que a habilidade e a experiência adquiridas nessaatividade, por aqueles a quem estiver atribuída, poderá ser aproveitada eestendida a outros interesses da Empresa. Com imaginação e criatividade, aconsulta interna aos funcionários pode trazer dividendos preciosos.

O formulário de pesquisa não requer diferenciação em seu contexto deacordo com hierarquias dentro da Empresa, mas é oportuno assim classificá-las devido à instância de preocupação que caracteriza os diversos níveis profissionais.

Aquele que solicita provavelmente deixará de conhecer detalhesdaquele que executa o que é solicitado, e ambos, certamente, desconhecerãorazões de planejamento gerenciais.

Dentro dessa lógica, é oportuno avaliar com ponderação desdobradaas análises efetuadas pelas funções de comando dentro da Empresa.

Muitas vezes observações feitas no âmbito de execução, que em uma

primeira análise demonstram validade extremamente útil, podem, ao ser

Seção 2.3PESQUISA

JUNTOÀS FUNÇÕES

DE COMANDO


28/243


2Capítulo

27

confrontadas com o propósito subjacente, implícito do formulário,devidamente anotado por determinada área de comando, frustrar a expectativa

inicial.

Seção 2.4PESQUISAJUNTOAOS USUÁRIOSEMITENTES

Entre as diretrizes, equacionadas nas instâncias de comando da Empre-sa, e a execução propriamente dita das tarefas, há necessidade de enca-minhamentos — a vários escalões, como aos respectivos executores — dos procedimentos que irão reger o cumprimento das decisões.

A metodologia, mesmo exaustivamente especificada na planificação,constitui ainda apenas uma teoria; somente sua execução prática é que lhe

dará compromissos com a realidade.O formulário é o tradutor das determinações: o compasso e a clareza

das instruções favorecem a objetividade e a presteza dos resultados.Se as intenções do plano devem parcela de seu sucesso aos formulários

que conduzem as orientações, também devemos considerar a habilidade dosseus respectivos emitentes habituais.

A prática que eles devem possuir no trato rotineiro com as Unidadesadministrativas e/ou produtivas da Empresa, habilitam-nos a oferecer observações de importância no equacionamento da forma e do conteúdo dosformulários.

Uma planificação depende, também, de boas idéias, veiculação(formulário) eficaz e veiculador (emitente) competente. Não há como fazer frutificar a contento um plano se ocorrem falhas no seu nascedouro, se é falhaa sua forma de transmissão ou se o seu comunicador desconhece o seu público.

Os usuários destinatários dos formulários consistem em um conjunto

de cumpridores de parcelas de tarefas.As idéias gerenciais e as determinações de execução encontram, enfim,

os seus artífices e manipuladores. É o momento de constatar se a idealizaçãodo projeto é de execução compreensível, se está perfeitamente delineada e sea transmissão foi efetuada com competente clareza.

As ponderações colhidas junto aos usuários destinatários dosformulários devem subsidiar tanto os usuários emitentes como a geração propriamente dos projetos na Empresa. Eles têm a possibilidade de oferecer observações difíceis às vezes de serem detectadas em outras instâncias, justamente porque transformam a teoria em prática e, tanto uma como a outra,

são produtoras de idéias competentes.

Seção 2.5PESQUISAJUNTOAOS USUÁRIOSDESTINATÁRIOS


29/243


2 Capítulo

28

A V E C

- A S S E S S O R I A V

I S U A L G R Á F I C A S / C L T D A

P L A N E J A M E N T O

A D M I N I S T R A T I V O

C O N S U L T A

D E

F O R M U L Á R I O

C Ó D I G O D O F O R M U L Á R I O

F O R M U L Á R I O

U N I D A D E

T Í T U L O

I M P O R T A N T E

U S O G E R A L

U S O E X C L U S I V O

S I G L A E N O M E D A U N I D A D E F U N C I O N A L

2 . 1

S I M

N Ã O

S I M

N Ã O

N Ã O

S I M

2 . 2

2 . 3

A U T I L I Z A Ç Ã O D E S T E

F O R M U L Á R I O ,

É , M E S

M O ,

N E C E S S Á R I A ?

E M

S Í N T E S E , Q U A L É A F U N Ç Ã O D E S T E F O R M U L Á R I O

?

E X I S T E O U T R A F O R M

A D E

E N C A M I N H A R O A S S U

N T O

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E S T E F O R M U L Á R I O ?

S

E A F I R M A T I V O , I N F O R M E Q U A L É A O U T R A F O R M A

S E A F I R M A T I V O , I N F O R M E E , S E P O S S Í V E L , A N E X E M O D

E L O

S I M

N Ã O

S I M

N Ã O

3 . 1

3 . 2

S E A F I R M A T I V O , I N F O R M E Q U A L E J U S T I F I Q U E

H Á N E C E S S I D A D E D E

A L G U M “ C A M P O ”

Q U E A T U A L M E N T E

N Ã O E X I S T E ?

S E A F I R M A T I V O , I N F O R M E Q U A L E J U S T I F I Q U E

3 - C A M P O S

2 - U T I L I Z A Ç Ã O

1 - U S U Á R I O D O F O R M U L Á R I O

I N F O R M A Ç Õ E S

O B J E T I V A S

I R Ã O

P R O P O R C I O N A R

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O P O R T U N I D A

D E

D E

R A C I O N A L I Z A R

O

F O R M U L Á R I O ,

P E R M I T I R

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C O M O D I D A D E S

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U T I L I Z A Ç Ã O , P

A D R O N I Z Á - L O , D A N D O - L H E

M A I S

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N C I A , E M

B E N E F Í C I O

D E

M A I O R

O P E R A C I O N A L I D A D E , R A P I D E Z

N O S

E N C A M I N H A M E N T O S , P E R M I T I N D O , T A M B É M , R E D U Ç

Ã O

D E

C U S T O S

D E

M Á T É R I A

P R I M A

E A D M I N I S T R A T I V O S

.

Figura

2.1

E X I S T E F O R M U L Á R I O

“ S E M E L H A N T E ” E M U S O

N A S U A O U

E M O U T R

A

S E Ç Ã O ?

E X I S T E A L G U M

“ C A M P O ”

D E S N E C E S S Á R I O , N Ã

O

U T I L I Z A D O , Q U E P O D

E

S E R E X C L U Í D O ?


30/243


2Capítulo

29

4 . 1

4 . 2

4 . 3

4 . 4

4 . 5

S

I M

N Ã O

S

I M

N Ã O

P R O C E S S A M E N -

T O D E D A D O S

M A N U A L

D A T I L O G R A F I A


“ C A M P O ”

C O M

E S P A Ç O D E

P R E E N C H I M E N T O M E N O R

Q U E O N E C E S S Á R I O ?


“ C A M P O ”

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E S P A Ç O D E

P R E E N C H I M E N T O M A I O R

Q U E O N E C E S S Á R I O ?

S E A F I R M A T I V O , I N F O R M E

Q U A L

S E A F I R M A T I V O , I N F O R M E Q U A L

5 . 1

Q U A L O D E S T

I N O D E C A D A U M A D A S V I A S ?

5 . 2

5 . 3

5 . 4 N

Ã O

S I M

S I M

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S I M

N Ã O

A L G U M A V I A D O

F O R M U L Á R I O P O D E S

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O F O R M U L Á R I O P R E C

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5 . 6

5 . 7

5 . 8

5 . 5

N Ã O

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N Ã O

S I M

N Ã O

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N Ã O

S I M

H Á N E C E S S I D A D E

D E N U M E R A Ç Ã O

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D E C A R B O N O

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O F O R M U L Á R I O

R E Q U E R F U R O S

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M A I O R Q U E O

D E S E J A D O ?

O F O R M A T O D O

F O R M U L Á R I O É

M E N O R Q U E O

D E S E J A D O ?

S E A F I R M A T I V O , I N D I Q U E E J U S T I F I Q U E

S E A F I R M A T I V O , I N D I Q U E E J U S T I F I Q U E

I D E N T

I F I C A Ç Ã O

D O

C O N S U L T A D O

C O N S

U L T A

A N A L I S A D A

P L A N E J A M E N T O A D M I N I S T R A T I V O

N O M E

A S S I N A T U R A E D A T A D E P R E E N C H I M E N T O

T E L E F O N E / R A M A L P A R A C O N T A T O

C . 1 A - 0 0 1 . 0 0 1 . 0 0 8

U S O D I Á R I O

U S O Q U I N Z E N A L

U S O

S E M A N A L

C O N S U M O M É D I O M E N S A L

Q U A

N T I D A D E

U N I D A D E

U S O M E N S A L

7 - O B S E R V A Ç Õ E S A D I C I O N A I S

D O

C O N S U L T A D O

5 - A P R E S E N T A Ç Ã O

4 - P R E E N C H I M E N T O

D O S C A M P O S

Figura

2.1

6 - F R E Q Ü Ê N C I A D E U T I L I Z A Ç Ã

O

E C O N S U M O

O U T R A F R E Q Ü Ê N C I A D E U S O


31/243


3 Capítulo

30

Capítulo 3

Definição do

Assunto

do Formulário

Em desenvolvimento de formulário esta é a primeira e fundamentalquestão a ser abordada. Antes de efetuar qualquer esboço no papel, precisamosescrever os detalhes que o assunto do formulário irá abranger, quais

informações ele deve procurar ou oferecer.Se ele deve responder às perguntas que normalmente os seus usuários

irão fazer e esclarecer as suas dúvidas, então é necessário que nos posicionemos como tal.

Um formulário não é um instrumento particular, de uso pessoal, masuma ferramenta de interesse coletivo. Justamente por essa razão as necessidadesgerais terão precedência na sua criação.

Um formulário imposto por critérios pessoais tende a causar animosidade nos seus usuários.

Detalhes, muitas vezes de pequena monta, não levados em consideração,

conduzem a manipulação do formulário a ser executada sem empenho, comouma obrigatoriedade de natureza enfadonha.

O desprazer na emissão e aplicação de um formulário deve ser evitado para não tornar morosos os resultados que dele se esperam.

O componente de natureza informativa de um formulário deve estar expresso de modo a refletir as necessidades de sua aplicação. Se o formulárioé emitido para alguém ou para uma unidade processadora/executora de tarefas,é ela quem deve influir de forma decisiva na sua constituição.

Seção 3.1INFORMAÇÕES /PROVIDÊNCIAS

QUE FORNECE


32/243


3Capítulo

31

Nesse caso, o formulário tem a sua razão de ser no seu destino, devendo primar por um detalhamento que acolha os interesses do destinatário.

As informações não devem ser despejadas ao endereçado, devendosim, traduzir só aquilo que realmente será aproveitado, pois toda consideraçãosupérflua estará somente ocupando espaço no formulário e desperdiçandotempo de coleta e transcrição.

O estudo detalhado do assunto do formulário se faz necessário paranão se ter, num breve espaço de tempo, de complementá-lo com um outroformulário acessório, ou mesmo de refazê-lo integralmente.

Contudo, a inserção de qualquer elemento adicional, mesmo que paralelo ao assunto do formulário, provocará naturalmente maiores andançase conseqüentes retardos na sua tramitação, e a ampliação do conteúdo terátambém como contrapartida o aumento do seu formato final.

O formulário deve necessariamente procurar esgotar as abordagens possíveis só do objetivo que originou a sua criação. Ele tem uma finalidade,um assunto determinado ao qual deve se ater.

Um formulário de múltiplas finalidades tem a sua razão de ser e é possível arquitetá-lo, porém deve constituir uma exceção e não uma regra naEmpresa porque, condensando interesses de diversas áreas, ele é suscetível

da necessidade de alterações ou atualizações com freqüência maior.

Seção 3.3AMPLITUDE ELIMITAÇÃO

Um formulário cuja finalidade seja requerer informações deve se ater

àquilo que se prestará ao desenvolvimento da tarefa que o originou.Fazer constar do formulário de solicitação argüições de duvidosa ou

ocasional utilidade, é proporcionar ao informante carga inútil de trabalho.Quando o formulário se ocupar de solicitar providências, deve-se pensar

não só no seu cumprimento e na sua qualidade, mas principalmente nos meiosde que dispõe a unidade executante para realizar a tarefa.

O formulário deve espelhar intimidade com as condições existentesnas unidades prestadoras de informação de dados e executoras de providências.

Se mais ou melhores informações e providências devem constar dessesformulários específicos, convém primeiramente suprir as unidades executoras

dos meios necessários e indispensáveis para cumpri-los.

Seção 3.2

INFORMAÇÕES /PROVIDÊNCIASQUE SOLICITA


33/243


4 Capítulo

32

Capítulo 4

Definição da

Abrangência

do Formulário

Um formulário tem um assunto a tratar que envolve emitente(s) edestinatário(s), além de despertar interesse ou precisar dos cuidados de outras pessoas no transcorrer de sua tramitação, até que finalize seu ciclo de ação.

É importante decidir como, aonde e com quem pode ou deve andar oformulário, ou seja, delimitar a sua abrangência.

Por sua natureza intrínseca, um formulário pode prestar serviços adiversos usuários e tem nesse caso a conotação de uso geral dentro da Empresa.

Pode, em tratando de assuntos específicos, limitar sua utilização ausuários determinados, ou mesmo alcançar uso restrito de apenas um usuário.

Em todo caso, sejam eles usuários habituais ou em potencial, devemser conhecidos e estar definidos.

O ingresso de um novo usuário precisa de um procedimento dehabilitação que pondere a adequação do formulário à finalidade na qual ele pretende utilizá-lo. Requer também uma estimativa prévia de consumo donovo usuário: há que se avaliar o seu efeito imediato nas reservas mantidas

em estoque na Empresa.

Seção 4.1DEFINIÇÃO

DO USUÁRIO


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4Capítulo

33

Seção 4.2DEFINIÇÃO DO

DESTINATÁRIO

O formulário também pode ter utilidades paralelas em sua tramitaçãona medida em que é emitido em mais de uma via e essas vias tenham

encaminhamentos a outras Unidades da Empresa, além daqueles usuários já previamente definidos.

Entretanto, odestinatário principal do formulário é a sua razão de ser,é ele na realidade que motiva a sua criação, por isso o equacionamento doformulário deve ter as feições do seu usuário final.

Na emissão e encaminhamento de um formulário para fins de execuçãode serviços ou de procedimentos, deve haver sintonia com o executante. Oformulário deve estar transmitindo seu conteúdo de forma clara e objetiva, para que o destinatário seja apto de interpretar e capaz de executar fielmenteo solicitado.

Na realidade, para que o intercâmbio entre as partes envolvidas peloformulário seja produtivo, e sem margens a dúvidas que atrasem os procedimentos, é necessário definir e caracterizar o seu destinatário final.

Também deve ser lembrado que a linguagem a ser utilizada noformulário deve acolher as limitações e os parâmetros do destinatário.

Habitualmente o formulário possui mais de uma via, de um lado paraatender o requisito de cópia de controle e arquivo e, de outro, para“conhecimentos” protocolares e de praxe.

É de valia questionar a serventia que as cópias do formulário têmrealmente em outras Unidades, pois pode ocorrer que uma utilidade, puramente eventual de um determinado ou circunstancial momento, se perenize.

Embora não sendo norma da Empresa, uma cópia extra de algumformulário pode ser, com freqüência, solicitada por determinadoadministrador em certo posto de comando, por critério exclusivamente seu,

estritamente pessoal. Por hábito, a unidade geradora desse formulário acabamantendo a emissão daquela via adicional mesmo quando o dirigente já seencontra substituído.

O acontecimento de extravio ou arquivamento falho, em uma dadaoportunidade, pode também gerar via adicional do formulário, como garantiae precaução, dando assim margem a arquivo paralelo. Aconselhável é reavaliar as condições materiais e humanas do sistema de arquivamento e evitar incremento do custo da via adicional.

Em realidade, definir a tramitação de um formulário é fundamentar e justificar a existência de cada via que a ele agregamos.

Todo formulário tem um princípio, um meio e um fim: cada

encaminhamento deve ter a sua clara razão de ser.

Seção 4.3DEFINIÇÃO DATRAMITAÇÃO


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4 Capítulo

34

Seção 4.4DEFINIÇÃO DOS

CAMPOS

O assunto, já definido, do formulário, é dividido e traduzido em diversas parcelas constituintes, denominadas Campos, que consistem em informações

ou dados objetivos delimitados.Assim, temos pois campos de “data de preenchimento”, “data de inícioda execução”, “data de término da execução”, “nome do interessado”, “datade nascimento do interessado”, “endereço do interessado”, etc.

Isto quer dizer que os campos devem abordar todo o conteúdo que se pretende do formulário, satisfazendo-o de maneira completa, sem deixar nenhum detalhe esquecido.

Após a formulação dos campos, convém conferi-los com profundidade porque a constatação, a posterior, poderá trazer como conseqüência areconfiguração, até total, do projeto: o espaço e o lugar adequado de um

campo, não previsto inicialmente, pode “empurrar” os anteriores e ossubseqüentes.

O assunto do formulário, organizado em campos e quadros, deveobedecer uma seqüência lógica, objetiva e prática na sua disposição, no sentido

de abranger, também, as fontes de informação, para que a transcrição dosdados não obrigue o emitente a revirá-las continuamente, à cata dos informessolicitados no formulário.

Deve haver lembrança de que o formulário é estruturado em uma dadaoportunidade, e a sua utilização é efetuada centenas ou mesmo milhares devezes, razão pela qual não só os interesses e a comodidade dos usuários devem prevalecer, como também a agilidade processual propriamente dita, que é derelevância para a Empresa.

O objetivo de facilitar o usuário não deve porém implicar em subordinar e malversar uma lógica evidente na organização do formulário, o que darácertamente uma clara idéia de encaixe forçado do tópico ou assunto,

prejudicando dessa forma a harmonia que se pretende transmitir.

Seção 4.6ADEQUAÇÃO DASEQÜÊNCIA DE

CAMPOS EQUADROS

Seção 4.5DEFINIÇÃO DOS

QUADROS

Estando já decididos e particularizados todos os campos, que serãonecessariamente integrantes do formulário, o procedimento seguinte é agrupá-los em Quadros, ou seja, em conjuntos de campos.

Em verdade, o assunto principal do formulário, explicado no seu título,deve ser dividido em subtítulos, aos quais denominamos de quadros.

Assim, cada quadro será composto de uma quantidade determinada

de campos, que tenham afinidades lógica e operacional entre si. Temos então, em ordem decrescente, uma estruturação do formulário

em: Título,Quadros eCampos. Também podemos descrever essa conformaçãoestrutural como: Título, Subtítulos e Dados.


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PARTE II - Diagramação de Formulários

5Capítulo

35

Parte II

PARTE II

Diagramação de Formulários

Um formulário é um impresso, porém um impresso não é neces-sariamente um formulário.

Não se trata de uma questão semântica, mas de compreender asestruturas básicas que devem obrigatoriamente sustentar um formulário.

Impresso é um suporte, ou seja, uma superfície, de qualquer espécie(cortiça, pedra, marfim, metal, papel, plástico, vidro, etc.), grafado com textos,traços e/ou desenhos por meio de métodos e sistemas de impressão.

Já formulário, é um impresso especial em suporte específico, de papel,grafado com textos, traços e/ou desenhos, por meio de métodos e sistemas deimpressão, porém com espaços vazios e que devem ser completados com ainserção de dados, destinado a veicular (solicitar - requerer - determinar -controlar - aferir - etc.) informações entre usuários emitentes e destinatários.

A título apenas elucidativo, os sistemas básicos de impressão (citadosno Dicionário de Artes Gráficas para Publicitários, de Manuel Rodrigues

Garcia, editado pela Revista Bolsa) — já atualizados pelo autor —, podemassim ser definidos:1. Com matrizes em relevo (pantotipia)

1.1- Tipografia (plana ou cilíndrica)1.2- Flexografia1.3- Nylonprintigrafia

2. Com matrizes planas (planografia)2.1- Litografia2.2- Off-set

2.3- Fototipia2.4- Cromolitografia


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5Capítulo

36

3. Com matrizes em oco (calcografia)3.1- Gravura (rotogravura, buril ou água-forte)

3.2- Heliografia3.3- Ocogravura

4. Com tela de seda ou náilon4.1- Serigrafia

Contudo, em tratando objetivamente de formulários, nos ocuparemos proximamente apenas dos sistemas de impressão comuns e habitualmentevoltados para essa área: tipografia e off-set.

Agora, vamos cuidar da diagramação de formulários, ainda nos seus

aspectos mais imediatos, iniciando assim, tal uma edificação, a definição dassuas colunas e vigas mestres, já que diagramar implica traçar, esboçar, sem preocupações de exatidão mas dentro de um caráter de proporcionalidade.

Nesta instância, convém utilizar um papel de rascunho de dimensõessuperiores àquelas que se pretende empregar no formulário, proporcionandoassim desenvolver o traçado, à mão livre, dosquadros, respectivoscampos etextos com maior desenvoltura e liberdade, como também fazê-lo com lápis, para permitir sucessivas e inevitáveis correções.

No cabeçalho do formulário deve ser necessariamente integrada aidentificação da Empresa, com sua razão social, números de registroshabituais, endereço, telefone, telex, fax, etc., assim como seu logotipo.Entretanto, a forma, o conteúdo e o método dessa identificação devem respeitar algumas considerações de ordem prática.

Capítulo 5

Identificação daEmpresa


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5Capítulo

37

Seção 5.1VEICULAÇÃO

INTERNA

Quando o formulário se destinar de forma prioritária à circulação noâmbito interno da Empresa, torna-se desnecessário inserir todos os detalhes

relativos aos números de registros e de seu endereçamento. Convémsimplificar, já que esse detalhamento não irá trazer nenhuma utilidade.

O logotipo da Empresa, muitas vezes, pode ser composto de mais deuma cor, o que requer necessariamente tantas impressões para reproduzi-loquantas forem essas cores.

Entretanto, se a veiculação do formulário for apenas interna, oformulário em questão pode, ou deve, ser planejado para ter o seu logotipoimpresso em uma única cor, ou seja, na mesma cor escolhida para a sua própria impressão.

É de importância considerar que a impressão de cada uma das cores de

um formulário, independente do tamanho do espaço ocupado por ela, significauma nova impressão.

Um simples ponto sobre o i tem o mesmo efeito de um parágrafointeiro: é uma nova impressão e conseqüentemente um custo adicional.

Um formulário de encaminhamento externo deve embutir no seudesenvolvimento atenções especiais, dada a parcela de imagem, não

desprezível, que ele conduz do perfil da Empresa. Não só o seu conteúdo tem peso na apreciação de méritos, mas também

a sua estruturação, envolvendo o tipo de papel empregado, o seu formato, aharmonia da disposição gráfica, a cor e a qualidade da impressão, o equilíbrioe a clareza do assunto inserido.

Entre outros tantos meios, o formulário é um instrumento válido paratransmitir uma impressão favorável. A sua roupagem contribui, e muito, parareafirmar o nível de organização e procedimentos metodológicos da Empresa.

Nesse caso de veiculação, o formulário deve conter os dados completosda Empresa, com seus números de registros (Inscrições Municipal, Estadual,

Federal), endereço(s) e meios de comunicação, etc.Também o logotipo da Empresa precisa merecer tratamento adequado,

para que sua presença nesse formulário ocorra de maneira integral, nas corestodas em que ele foi criado.

É importante fazer menção a um critério que deve ser avaliado comconsistência, porque ele já diz respeito a procedimentos de padronização. Osformulários devem compor os seus cabeçalhos com dados de mesmo teor ede mesma configuração estética, obedecendo razões de proporcionalidade eequivalência. A intenção é a Empresa contar com duas estruturas básicas decabeçalhos de formulários, sendo uma para aqueles destinados a uso interno

e outra para os de veiculação externa.

Seção 5.2VEICULAÇÃO

EXTERNA


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6Capítulo

39

Inscrição de Candidato a Vestibular ainda chama um adendo daespecialidade. Requerimento de Candidato a Vestibular de Ciências Bioquímicas , ainda

não disse tudo...É evidente que exemplificamos com exagero, porém acreditamos que

a intenção é válida quando pretende chamar cuidados especiais para a titulaçãode formulários.

Nesse sentido, pode assim ocorrer, por exemplo, com: Ordem de Execução - Solicitação de Manutenção - Requerimento de Isenção - Requerimento de Serviços - Autorização de Saída - Controle de Entrada,etc. Esses exemplos de titulações requerem justamente complementaçõesque orientem as reais finalidades desses formulários, que expliquem de maneirataxativa os seus objetivos últimos.

O enunciado do critério básico de emissão e circulação do formulário,ou seja, o fluxo a que ele deve se submeter ou ao qual ele torna submissa a suaUnidade controladora, deve estar claramente definido junto ao seu cabeçalho,como parte integrante e essencial.

Isso quer dizer que a definição do fluxo do formulário deve constituir um campo específico desse assunto e estar localizado, preferencialmente, logoà direita do seu cabeçalho ou imediatamente abaixo, também à sua direita.

O fluxo do formulário envolve, basicamente, periodicidade, numeraçãoseqüencial ou de controle, e destinação localizada periódica.

Seção 6.2FLUXO

Um formulário pode ser acionado diariamente, semanalmente,quinzenalmente, mensalmente ou então exigir circunstâncias especiais para asua emissão.

Nesse caso o campo de fluxo deverá indicar a periodicidade com aconfiguração necessária, solicitando inserção, por exemplo, de ‘dia-mês-ano’,‘semana-mês-ano’, ‘mês-ano’, etc.

A numeração seqüencial , já impressa junto com o formulário, vematribuir a ele um atestado de garantia no seu controle de veiculação.

Nada impede entretanto que a ele juntemos outro quesito de fluxo,como por exemplo a data ou a periodicidade de sua emissão.

Seção 6.2

Fluxo

Item 6.2.2

NUMERAÇÃOSEQÜENCIAL

Seção 6.2

Fluxo

Item 6.2.1

PERIODICIDADE


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6 Capítulo

40

A numeração de controle designa aquela que é controlada se-qüencialmente pelo próprio emitente do formulário; à qual, também, podemos

complementar com quesitos outros de fluxo.

Seção 6.2

Fluxo

Item 6.2.3NUMERAÇÃO DE

CONTROLE

A codificação dos formulários permite um gerenciamento mais efetivo

e de maior alcance, proporcionando um controle com resultados mais práticosnas suas diversas etapas e ciclos dentro da Empresa.

Ocorrem comumente execuções de serviços de mesma espécie enatureza, porém em áreas geográficas distintas, utilizando todas elas o mesmoformulário.

Obviamente não se produzirá um formulário para cada área; entretanto,no único formulário a ser utilizado, deve ser constado um campo para que

cada uma delas insira a sua identificação.Também nesse caso, nada impede que se formalize a complementação

com outro tipo de fluxo.

Seção 6.2

Fluxo

Item 6.2.4DESTINAÇÃOLOCALIZADA

PERIÓDICA

O usuário é outro componente da identificação do formulário, membroefetivo do seu cabeçalho e adendo auxiliar do seu título.

A identificação do usuário faz com que o formulário tenha umacaracterização inconfundível, pois a sua menção no cabeçalho deixa patentea quem ele está subordinado e deixa também claro quem está habilitado autilizá-lo.

Em estipulando o usuário do formulário no seu cabeçalho, abaixo doseu título, estaremos na verdade complementando a titulação, formando assimum conjunto título-usuário que possibilitará muito mais adiantar a traduçãodo formulário como um todo.

Assim podemos afirmar, já que este método assim o permite, aocorrência de basicamente duas formas de titulação de formulários.

Se o formulário é de uso limitado a usuário definido, a sua designação,

logo abaixo do título, irá então dizê-lo.De outra maneira, se não houver usuário estipulado, então o formulário

em questão estará claramente definido como de uso geral, habilitado o seuuso a todas as Unidades da Empresa.

Seção 6.3USUÁRIO

Seção 6.4

CÓDIGO


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41

O componente inicial do código, o número “1”, codifica a Unidade aqual, na empresa, está configurada a competência para receber, armazenar,controlar e distribuir fisicamente os formulários.

Essa abordagem permite diferenciar logo de início a codificação,introduzindo a idéia de um Sub-Almoxarifado específico, voltado única eexclusivamente para os formulários da Empresa.

Seção 6.4

Código

Item 6.4.1UNIDADEARMAZENADORA

“1”

Ela permite uma elaboração mais racional e melhor organização docatálogo geral de formulários da Empresa, facilitando também a sua consulta

por parte das Unidades requisitantes.O código do formulário permite um intercâmbio de informações e

esclarecimentos, ágil e confiável, entre Unidades requisitantes e abastecedora;entre Unidades armazenadora/abastecedora e de Compras.

Também as firmas fornecedoras de formulários obtêm, com umacodificação eficiente, um referencial de pequena dimensão e de grande valia,tanto nos seus andamentos internos de preparação, produção, impressão eacabamento gráficos, como também nos mútuos trâmites com a Empresa.

O código é na verdade a identidade de um formulário transformadaem um arranjo de números, obedecendo critérios previamente definidos, de

tal forma que a seqüência delimitada desses números ofereça facilidadeimediata de leitura e interpretação.O sistema de codificação a ser empregado pode utilizar uma

combinação só de números — código numérico —, ou de letras e números — códigoalfanumérico.

Entretanto é conveniente esclarecer que um sistema de codificaçãonão é um instrumento para numerar, quantificar ou colocar um rol determinadoem ordem alfabética ou de números, seja ascendente, descendente ou outraqualquer.

Com objetivo de maior profundidade, um sistema de codificação deveamparar de forma mais ampla possível um critério de ordenação, ambicionar um sentido classificatório de grande alcance e traduzir uma firme convicçãode coordenação.

Demonstramos aqui um modelo de sistema de codificação que, emboravoltado objetivamente para a área de formulários, pode, também, ser utilizadoem administração de materiais de forma geral, composto de quatro partesintegrantes.

A sua estrutura esquemática é assim grafada: “1(A, B ou C)-XXX.YYY.ZZZ”.


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A letra “A”, adicionada ao número “1”, que codifica o Sub-Almoxarifado de formulários, informará que se trata de formulário de uso

geral das Unidades da Empresa.A letra “B”, na mesma situação, irá conceituar o formulário também

como de uso geral , porém com restrições. Essa classificação de usuário sedestina a coibir o uso de determinados formulários de forma imprópria noâmbito da Empresa.

Já a letra “C”, irá estipular que o formulário é de uso exclusivo deUnidade determinada e só a ela é permitida a sua utilização.

Seção 6.4

Código

Item 6.4.2CLASSE DEUSUÁRIO

(A, B ou C)

A última parcela da estrutura do código, diz respeito exclusivamenteao formulário em si, individualizando-o dentro da seqüência toda de elos desubordinação.

Isso quer dizer que temos condições de interpretar toda a cadeia de

subordinação hierárquica, em todos os seus níveis, à qual está inerente oformulário.

Vamos considerar o organograma de uma empresa no qual as estruturasde comando, em termos hierárquicos, estejam equacionadas, na escaladescendente, em Presidência, Diretorias, Divisões, Seções e Serviços.

O Grupo é a parte do código que trata da classificação das estruturassuperiores de comando na Empresa, estando nele acomodados os primeirosescalões.

Nesses termos, o sistema de codificação irá organizar, nos grupos, aPresidência, as Diretorias e as Divisões, de tal forma que fiquem claramentedefinidos os elos de subordinação entre essas categorias de comando.

A configuração do grupo, em função de detalhamento previamente

estipulado, irá permitir combinações que expressem os vínculos subordinativosentre Presidência e Diretorias, Presidência e Divisões e entre Diretorias eDivisões.

Seção 6.4Código

Item 6.4.3GRUPO

(XXX)

Esta parte do código estabelece critérios para abranger a classificaçãodas estruturas de comando de segundo e terceiro escalões da Empresa.

O Subgrupo cuidará de manter coesas e inteligíveis as ligações de

subordinação entre os terceiros e os segundos níveis de comando, entre si, eassim como esses com as respectivas hierarquias de maior ascendência dentrodo organograma da Empresa.

Seção 6.4

Código

Item 6.4.4SUBGRUPO

(YYY)

Seção 6.4

Código

Item 6.4.5NÚMERO

SEQÜENCIAL

(ZZZ)


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6Capítulo

43

É nesses termos que podemos confirmar a assertiva de que a codificaçãoé um processo eminentemente coordenativo e classificatório, passível de leitura

cognitiva e assimilável compreensão.

Seção 6.5DEMONSTRATIVODA CODIFICAÇÃO(FormuláriosClasse “C”)

Um sistema de codificação deve prever níveis diferenciados desubordinação hierárquica e também subordinações especiais, determinadas

por critérios pessoais ou por razões localizadas, além daquelas exigidas por estruturação técnica.

Em trabalhando com os grupos e os subgrupos de forma diferenciada,é possível fazê-los também traduzirem significados diferentes, acolhendo

assim necessidades estruturais de codificação.

Seção 6.5

Demonstrativo da

Codificação

Item 6.5.1PRESIDÊNCIA

Entendida como a sua instância superior, à Presidência são atribuídoso grupo “000” e o subgrupo “000”, justamente porque ela traduz o topo dahierarquia dentro do organograma da Empresa. Os formulários e impressosde seu exclusivo uso serão diferenciados, dentro dessa estrutura de codificação,

pelos números seqüenciais “001 a 999”. Figura 6.1.

Seção 6.5

Demonstrativo da

Codificação

Item 6.5.2ASSESSORIAS DAPRESIDÊNCIA

As Assessorias da Presidência, sejam elas técnicas ou administrativas,são aqui entendidas como subordinadas diretamente a ela, assumindo mesmoa autoridade de comando em certas e determinadas circunstâncias. A elas,como unidades adjuntas à Presidência, podem ficar reservadas as

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