Cap'Sup

Guide d'utilisation

Encourageons nos lycéens

à oser des parcours post-bac

Un outil au service du parcours des

élèves permettant aux lycées de

l’académie et aux établissements de

l’enseignement supérieur de

construire des moments d’échange

et de partage

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Sommaire p.2 Introduction p.3 Démarches pour tous les établissements Configuration de l'application Délégation des droits d'accès p.5 Démarches pour les établissements d’accueil Saisie d'une offre p.7 Démarches pour les établissements d’origine Import de la liste des élèves Inscription des élèves à une offre de groupes Inscription des élèves à une offre individuelle Consultation de la liste des élèves inscrits Édition des demandes d'autorisation parentale Saisie de l'accord (ou refus) des parents Édition des conventions p.14 Annexe : Les trois types d'offres (individuelle / groupe / ouverte)

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Introduction

Encourageons nos lycéens vers des parcours post-bac en organisant des séquences d’immersion individuelles ou collectives dans des formations de l’enseignement supérieur. Vous souhaitez accueillir, envoyer, gérer des visites de lycéens dans les établissements du supérieur de l'académie en facilitant des temps d’échange entre établissements du secondaire et du supérieur ? Toutes les démarches sont expliquées dans ce guide. Cap'Sup est un outil au service du parcours des élèves permettant aux lycées de l'académie et aux établissements de l'enseignement supérieur de construire des moments d'échanges et de partages. Ce guide d'utilisation présente les principales fonctionnalités de l'application Cap'Sup.

Pour les établissements d'accueil : > Configuration de l'application > Saisie des offres > Suivi des inscriptions

Pour les établissements d'origine :

> Configuration de l'application > Import de la liste des élèves > Saisie d'une offre > Inscription des élèves à une offre de groupes > Inscription des élèves à une offre individuelle > Consultation de la liste des élèves inscrits > Edition des demandes d'autorisation parentale > Saisie de l'accord/refus des parents > Edition des conventions

Une information des types d'offres figure en annexe de ce guide (cf. page 15).

Un seul site : https://id.ac-nice.fr/capsup/

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Démarches pour tous les établissements Configuration de l'application

A la première utilisation de Cap'Sup, il est recommandé de configurer l'application pour son établissement à partir du menu : « Paramètres > Configurer l'application » Cette option est réservée aux chefs d'établissement.

A partir de cet écran il est recommandé de sélectionner le type de son établissement (accueil et/ou origine) de façon à ne faire apparaître que les entrées de menu correspondantes.

- Sélection du type d'établissement -

Si l'item « Etablissement d'origine » est sélectionné, les nom, prénom et signature du chef d'établissement peuvent être renseignés. Ils apparaîtront alors automatiquement sur les conventions que vous éditerez (uniquement pour les offres individuelles). L’introduction de la signature électronique est indispensable pour poursuivre la configuration de l’application.

- Saisie des informations pour la signature électronique -

Les coordonnées d'un référent Cap’Sup doivent être enregistrées. Ce référent pourra être contacté pour tout renseignement relatif aux offres et aux inscriptions liées à l'établissement.

- Saisie du référent Cap’Sup pour l'établissement -

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Délégation des droits d'accès Chaque chef d'établissement a la possibilité de déléguer des droits spécifiques à son personnel à partir du menu : « Paramètres > Déléguer les droits ». Cette option est réservée aux chefs d'établissement.

Les droits pouvant être délégués sont les suivants : Gestion des inscriptions + gestion des offres : ce droit est le seul à permettre

la création des offres. Il est destiné à des référents Cap'Sup chargés de créer l'offre académique. Un tableau récapitulatif des droits est donné en bas de page.

Gestion des inscriptions : avec ce droit, les utilisateurs peuvent inscrire les élèves de leur établissement. Ce droit est plus particulièrement adapté aux professeurs principaux, ainsi qu'aux personnels administratifs en charge de l'édition des accords parentaux et des conventions pour les élèves inscrits à des offres individuelles. Nouveauté cette année : les enseignants qui ont une délégation peuvent se connecter avec leur identifiant + mot de passe depuis le réseau établissement et depuis Esterel, y compris de l'extérieur.

Consultation des inscriptions : ce droit permet de voir les inscriptions de ses élèves. Il permet également de prendre connaissance de la liste des élèves inscrits aux offres de son établissement.

A noter qu'un utilisateur ne possédant pas de délégation de droits est limité à la simple consultation de l'offre académique.

Tableau récapitulatif des droits d'accès

Droits d'accès

Consulter les offres

de l'académie

Consulter les

inscriptions de ses élèves

Consulter les

inscriptions à ses offres

Inscrire ses

élèves

Editer les accords

parentaux et conventions

pour ses élèves

Créer des offres pour

son étab.

Déléguer les droits

utilisateur dans son

étab.

> Administration Ce droit ne peut pas être délégué. Il est attribué par défaut au chef d'établissement, son adjoint et secrétaire de direction

> Gestion des inscriptions + gestion des offres Droit généralement attribué au référent Cap’Sup

> Gestion des inscriptions élèves Droit généralement attribué aux CPE et PP

> Consultation des inscriptions élèves Droit généralement attribué aux secrétaires > Aucun droit spécifique Droit par défaut de tous les personnels établissement

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Établissements d’accueil

Selon la même terminologie qu'Admission Post Bac, les établissements d'accueil sont tous les établissements ayant des formations du supérieur et qui souhaitent participer à la dynamique du continuum Bac-3/Bac+3 en proposant :

des accueils de lycéens, des présentations de formation au lycée, des conférences thématiques, des T.P. tutorés, ou toutes autres actions susceptibles de permettre aux lycéens de découvrir des

formations et d'échanger avec des étudiants et des enseignants.

Saisie d'une offre

La saisie des offres s'effectue à partir du menu : « Etablissement d’accueil > Offres… » Cette fonctionnalité est réservée aux seuls chefs d'établissement ou personnes ayant les droits de gestion des offres.

Les différents types d'offres sont décrits en annexe 2 (cf. page 15) Formulaire de saisie d'une offre ouverte :

- Ecran de saisie d'une « offre ouverte » -

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Le choix d’une Formation-Spécialité/Mention se fait à partir d’un menu déroulant donnant accès à une base intégrée

- Ecran de saisie Formation-Spécialité/Mention -

Pour proposer plusieurs fois la même formation (sur des horaires ou jours distincts), vous pouvez utiliser la fonction « dupliquer ».

- Ecran de saisie Dupliquer une formation -

Un établissement d’accueil et un établissement d’origine peuvent négocier une formation « réservée » à cet établissement d’origine. Dans ce cas un « cadenas » apparaîtra au niveau de la référence de l’immersion spécifique négociée et cette formation sera invisible pour les autres établissements d’origine.

- Ecran de saisie offre négociée entre 1 établissement d’accueil et 1 établissement d’origine -

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Établissements d’origine Ensemble des lycées publics et privés d'enseignement général et technologique et d'enseignement professionnel souhaitant inscrire leurs élèves à des immersions.

Import de la liste des élèves

L'entrée de menu : « Etablissement d'origine > Mes élèves » permet aux établissements d'origine d'importer la liste de leurs élèves afin de pouvoir les inscrire à des offres (individuelles et groupes).

- Ecran de l'import de la liste des élèves de l'établissement -

A partir de cet écran, il est possible d'importer la liste des élèves de l'établissement et d'en ajouter d'autres de façon manuelle, dans le cas où la liste serait incomplète. L'import de la liste des élèves est à réaliser en début d'année scolaire. Le traitement d'import peut être lancé autant de fois que nécessaire au cours de l'année. Les inscriptions élèves déjà réalisées sont conservées même si le traitement est relancé.

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Inscription des élèves à une offre de groupes

L'inscription de groupes d'élèves à une offre de groupes s'effectue à partir du menu « Offre académique ».

La démarche à suivre est la suivante :

1. Consulter les offres de groupes à partir de l'entrée de menu « Offre académique »

- Ecran de consultation de l'offre académique –

2. Sélectionner l'offre à laquelle vous souhaitez inscrire vos élèves

(bouton « Consulter l'offre »).

3. Choisir l'onglet « Inscriptions » puis cliquer sur le bouton « Inscrire un groupe » Il est possible de choisir une date par établissement hors calendrier immersion individuelle.

- Ecran de suivi des inscriptions des élèves -

4. Indiquer un accompagnateur (obligatoire) et sélectionner les élèves du groupe en veillant à respecter le nombre minimal et maximal d'élèves par groupe. Lorsqu’un groupe est inscrit, il apparaît dans l'onglet « Inscriptions » avec la liste de ses élèves.

- Ecran d'inscription d'un groupe d'élèves -

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Inscription des élèves à une offre individuelle L'offre individuelle, ou immersion individuelle, permet une inscription par l'élève lui-même, ou à défaut par son établissement. Ces deux types d'inscription sont détaillés ci-après.

L'inscription aux offres individuelles n'est possible que sur la période définie au niveau du calendrier académique.

Inscription à une offre individuelle par l'établissement L'inscription d'un élève à une offre individuelle par son établissement s'effectue selon le même principe que l'inscription à une offre de groupes détaillée dans la page précédente. A savoir :

1. Accès à l'offre académique (item de menu « Offre académique »). 2. Sélection de l'offre individuelle retenue 3. Sélection des élèves à partir de leur classe

A noter qu'il n'y a pas d'accompagnateur à définir pour les inscriptions aux offres individuelles. En revanche, une convention doit être établie entre l'établissement d'origine de l'élève et l'établissement d'accueil.

Nouveauté cette année : les enseignants qui ont une délégation peuvent se connecter avec leur identifiant + mot de passe depuis le réseau établissement et depuis Esterel, y compris de l'extérieur.

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Consultation de la liste des élèves inscrits

Pour les établissements d'origine L'entrée de menu : « Etablissement d'origine > Inscription de mes élèves », permet aux établissements d'afficher toutes les inscriptions de leurs élèves.

Un onglet de couleur rouge « complet » apparaît en haut à droite de « Présentation de formation(s)/accueil d’élèves » pour signaler que l’effectif maximum de la formation est atteint et que la séquence est complète.

- Ecran de consultation des inscriptions des élèves (de l'établissement de l'utilisateur) -

Pour les établissements d'accueil Les établissements d'accueil suivent leurs offres et les inscriptions qui y sont liées à partir du menu : « Etablissement d'accueil > Offres ... » puis en utilisant le bouton « Suivre les inscriptions » présent sur chacune des offres (groupes ou individuelles).

- Suivi des inscriptions aux offres (de l'établissement de l'utilisateur) –

Une fois sur le détail de l'offre, la liste des élèves inscrits est consultable à partir de l'onglet « Inscriptions ».

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Édition des demandes d'autorisation parentale

L'édition des demandes d'autorisation parentale s'effectue à partir du menu : « Etablissement d'origine > Autorisations parentales » Cette fonctionnalité est réservée aux personnes ayant les droits de gestion des inscriptions.

Les autorisations parentales ne concernent que les offres individuelles (immersions et ateliers d'orientation) et doivent être éditées par l'établissement d'origine. Cette opération peut être réalisée à tout moment de l'année à partir de l'onglet « Edition des demandes d'autorisation ».

- Edition des autorisations parentales -

La partie supérieure de l'écran propose un filtre pour limiter l'édition à une offre, une classe ou un élève.

Il est possible de ne prendre en compte que les nouvelles inscriptions depuis la dernière édition en cochant l'option « Uniquement les inscriptions pour lesquelles les autorisations n'ont pas déjà été éditées ».

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Saisie de l'accord (ou refus)

L'enregistrement de l'accord/refus des parents s'effectue à partir du menu : « Etablissement d'origine > Autorisations parentales » Cette fonctionnalité est réservée aux personnes ayant les droits de gestion des inscriptions.

La saisie peut être réalisée à tout moment de l'année à partir de l'onglet « Saisie de l'accord/refus des parents ».

- Saisie de l'accord (ou refus) des parents -

Par défaut, chaque inscription élève est à l'état « En attente ». Cet état doit être mis à « Accepté » ou « Refusé » à partir des réponses des parents aux demandes d'accord parental. Le bouton « Accepter tous les accords parentaux en attente », situé au dessus du tableau de résultats, permet de passer à l'état « Accepté » toutes les inscriptions élève affichées avec l'état « En attente ». Le bouton « Valider » permet d'enregistrer les changements d'état apportés.

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Édition des conventions

L'édition des conventions s'effectue à partir du menu : «Etablissement d'origine > Conventions » Cette fonctionnalité est réservée aux personnes ayant les droits de gestion des inscriptions.

Seules les offres individuelles (immersions et ateliers d'orientation) font l'objet d'une convention entre établissements. Le processus d'édition et de signature des conventions est le suivant :

Établissement d'origine (lycée avec élèves inscrits à des offres individuelles)

Établissement d'accueil

Edition des conventions (2 exemplaires)

Signature

Envoi des 2 exemplaires à l'établissement d'accueil (avec les listes d'élèves)

Réception des 2 exemplaires

Signature

Retour d'un exemplaire signé à l'établissement

d'origine

Réception de l'exemplaire signé

L'édition des conventions doit être effectuée, par l'établissement d'origine, à la fin de la période d'inscription des élèves de façon à disposer des listes définitives d'inscrits. Il est possible d'éditer les conventions autant de fois que nécessaire, et ce à tout moment. Dans ce cas, si de nouvelles inscriptions ont été enregistrées entre 2 éditions, elles sont mentionnées sous la date de la dernière édition.

- Edition des conventions –

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Annexe : Les trois types d'offres (individuelle / groupe / ouverte)

Offre individuelle (ou immersion individuelle) L'offre individuelle permet une inscription par l'équipe pédagogique suite à un entretien d'orientation avec l’élève. L’accès pour l’inscription individuelle par l’élève est en cours de développement sur Atrium (Région PACA). Les inscriptions des élèves se font par l’établissement ou les enseignants tant que cet accès n’est pas effectif. Il s'agit du seul type d'action répondant à un calendrier académique comprenant 2 périodes :

élaboration de l'offre d'immersions individuelles immersion des élèves dans les établissements du supérieur.

Offre de groupe(s) L'offre de groupe(s) peut être saisie tout au long de l'année scolaire. La nature associée à ce type d'offres est multiple : immersion, présentation de formation, conférence, etc. L'établissement d'accueil fixe les dates des actions (immersion, présentation de formation,…). Les lycées intéressés par une offre de ce type inscrivent leurs élèves directement sur l'application.

Offre ouverte (sans inscription) Ce type d'offre permet de présenter les actions des établissements du supérieur pour lesquelles les dates sont à fixer en commun avec les établissements d'origine. Aucune inscription n'est possible. L'offre ouverte nécessite obligatoirement une prise de contact avec le référent de l'offre afin de déterminer en commun la date de l'action. L'établissement d'accueil qui a proposé l'offre génère alors l'offre de groupe correspondante en indiquant la date et le lycée participant à l'action.