Implémentation Decidium Grande Entreprise - ADP · QUALITE PROJET Implémentation Decidium GE...

Implémentation Decidium GE le Client

ADP and the ADP logo are registered trademarks of ADP, LLC. ADP – A more human resource. is a service mark of ADP, LLC. Copyright © 2015 ADP, LLC.

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le Client

Objectif du document :

Ce document constitue le Plan d’Assurance Qualité Projet le Client

Il a pour objectif de faire partager et de donner à tous les participants du Projet les procédures, les règles et les

méthodes à appliquer.

Pour cela, il contient la description des éléments suivants applicables durant toute la vie du projet :

Son contexte

Son organisation

Son phasage

Implémentation Decidium Grande Entreprise

PLAN D’ASSURANCE QUALITE PROJET

Implémentation Decidium GE le Client

ADP and the ADP logo are registered trademarks of ADP, LLC. ADP – A more human resource. is a service mark of ADP, LLC. Copyright © 2015 ADP, LLC.

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Les principes régissant les relations entre le Client et ADP

Les normes et procédures à respecter.

Le présent document a pour vocation de cadre et de formaliser la collaboration entre les équipes le Client et

ADP, il pourra néanmoins connaître des évolutions ou des aménagements à condition que ceux-ci soient dûment

approuvés et validés (signature) par les Directeurs de projet de le Client et ADP.

Le PQP ne peut pas entrer en contradiction avec le contrat et ses avenants. Dans le cas où des dispositions

seraient contraires à des articles du contrat, ce sont les articles du contrat et de ses annexes qui font foi, et le

PQP devra être révisé en conséquence.

le Client Référence : Réf. Contrat Date de la réunion :

Objet du document : Décrire l'objet du document

Etat du document : Provisoire Dernière modification le : 28/09/17

Nom du document : Plan -Assurance-Qualité.docx sur 29

le Client

PLAN D’ASSURANCE QUALITE PROJET Implémentation Decidium GE

le Client

Identification du document – Etat : Provisoire

Référence Contrat / PAC Réf. Contrat

Objet du document Décrire l'objet du document

Responsable du document ADP - ADP (ESI) Date de la réunion

Mois de mise en production GTA : PAIE

Diffusion EQUIPE PROJET LE CLIENT

Société Destinataire Fonction Pour

action Pour info

EQUIPE PROJET ADP

Destinataire Fonction Pour

action Pour info

Historique des versions Nom Raison de la modification Date MAJ





le Client


1. INTRODUCTION ___________________________________________________________________________ 6

1.1. LES DOCUMENTS DE REFERENCE _______________________________________________ 6

1.2. ABREVIATIONS, SIGLES, ________________________________________________________ 6

1.3. DEFINITIONS __________________________________________________________________ 7

2. PRÉSENTATION DU PROJET ________________________________________________________________ 8

2.1 CONTEXTE GENERAL ET OBJECTIFS ______________________________________________ 8 2.1.1 Contexte _____________________________________________________________________________ 8 2.1.2 Objectifs et enjeux _____________________________________________________________________ 8

2.2 PÉRIMÈTRE JURIDIQUE DU PROJET _______________________________________________ 8

2.3 PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL DU PROJET ____________________________________________ 8 2.3.1 Déploiement/ phasing : Date prévisionnelle de déploiement des modules retenus ____________________ 8 2.3.2 Périmètre géographique _________________________________________________________________ 8 2.3.3 Limites de l’intervention du prestataire ______________________________________________________ 9

3. PÉRIMÈTRE PAR DOMAINE ________________________________________________________________ 11

3.1. Domaine Gestion Administrative _________________________________________________ 11

3.2. Domaine Paie _________________________________________________________________ 11

3.3. Domaine Reprises dossiers et Interfaces __________________________________________ 11

3.4. Domaine Interfaces GAP<->SI le Client____________________________________________ 12

3.5. Domaine des prestations optionnelles retenues par le Client _________________________ 12

3.6. PLANNING PRÉVISIONNEL _____________________________________________________ 12

4. ORGANISATION DU PROJET, RÔLES & RESPONSABILITÉS _____________________________________ 13

4.1. ORGANISATION GÉNÉRALE DES ÉQUIPES _______________________________________ 13 4.1.1. EQUIPES ADP _______________________________________________________________________ 13 4.1.2. ÉQUIPES le Client : ___________________________________________________________________ 13

4.2. ORGANISATION DÉTAILLÉE DES RÔLES ADP _____________________________________ 14 4.2.1. LA MATRICE DES RESPONSABILITÉS ___________________________________________________ 14 4.2.2. SPONSOR DU PROJET _______________________________________________________________ 14 4.2.3. DIRECTEUR DE PROJET ______________________________________________________________ 14 4.2.4. CHEFS DE PROJETS METIER __________________________________________________________ 15 4.2.5. CHEF DE PROJET PAIE et GAP _________________________________________________________ 15 4.2.6. CHEF DE PROJET REPRISE ___________________________________________________________ 15 4.2.7. CHEF DE PROJET TECHNIQUE _________________________________________________________ 15 4.2.8. CHEF DE PROJET RH : PMS (option à lever) _______________________________________________ 15

4.3. ACTEURS NOMMES SUR LE PROJET ____________________________________________ 17

4.4. LES INSTANCES DE PILOTAGE ET LEUR FONCTIONNEMENT ________________________ 17

4.5. LE COMITÉ DE PILOTAGE : INSTANCE DE DÉCISION _______________________________ 18 4.5.1. Objectif et prérogatives du Comité de pilotage _______________________________________________ 18 4.5.2. La composition du comité _______________________________________________________________ 18 4.5.3. La fréquence des réunions ______________________________________________________________ 18 4.5.4. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 19 4.5.5. L'ordre du jour ________________________________________________________________________ 19

4.6. LE COMITÉ DE PROJET : INSTANCE OPÉRATIONNELLE ____________________________ 19 4.6.1. Objectif et prérogatives du Comité de projet ________________________________________________ 19 4.6.2. La composition du comité _______________________________________________________________ 19





le Client


4.6.3. La fréquence des réunions ______________________________________________________________ 20 4.6.4. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 20 4.6.5. L'ordre du jour ________________________________________________________________________ 20

4.7. LES ATELIERS D’ANALYSE _____________________________________________________ 20

5. LA MÉTHODOLOGIE DE PROJET ____________________________________________________________ 21

5.1. OBJECTIFS __________________________________________________________________ 21

5.2. STRUCTURE GÉNÉRALE DE LA MÉTHODOLOGIE __________________________________ 21

5.3. PHASE 1 : LE CADRAGE DU PROJET ____________________________________________ 21 5.3.1. Les objectifs _________________________________________________________________________ 21 5.3.2. Les prérequis ________________________________________________________________________ 22 5.3.3. Les étapes __________________________________________________________________________ 22 5.3.4. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 22 5.3.5. Les livrables _________________________________________________________________________ 22

5.4. PHASE 2 : L’ANALYSE _________________________________________________________ 22 5.4.1. Les objectifs _________________________________________________________________________ 23 5.4.2. Les prérequis ________________________________________________________________________ 23 5.4.3. Les étapes __________________________________________________________________________ 23 5.4.4. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 23 5.4.5. Les livrables _________________________________________________________________________ 23

5.5. PHASE 3 : LA RÉALISATION DU PARAMÉTRAGE __________________________________ 24 5.5.1. Les objectifs _________________________________________________________________________ 24 5.5.2. Les prérequis ________________________________________________________________________ 24 5.5.3. Les actions prévues ___________________________________________________________________ 24 5.5.4. Les étapes __________________________________________________________________________ 24 5.5.5. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 24 5.5.6. Les livrables _________________________________________________________________________ 24

5.6. PHASE 4 : LES TESTS ET VALIDATIONS ________________________ Erreur ! Signet non défini. 5.6.1. Les objectifs _________________________________________________________________________ 24 5.6.2. Les prérequis ________________________________________________________________________ 24 5.6.3. Les actions prévues ___________________________________________________________________ 25 5.6.4. Les étapes __________________________________________________________________________ 25 5.6.5. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 26 5.6.6. Les livrables _________________________________________________________________________ 26

5.7. PHASE 5 : LE DÉMARRAGE ET SUPPORT_________________________________________ 26 5.7.1. Les objectifs _________________________________________________________________________ 26 5.7.2. Les prérequis ________________________________________________________________________ 26 5.7.3. Les actions prévues ___________________________________________________________________ 26 5.7.4. Les étapes __________________________________________________________________________ 27 5.7.5. Les responsabilités ____________________________________________________________________ 27 5.7.6. Les livrables _________________________________________________________________________ 27

6. DISPOSITIF QUALITE ______________________________________________________________________ 28

6.1. PRINCIPES ___________________________________________________________________ 28

6.2. INDICATEURS QUALITE ADP ___________________________________________________ 28





le Client


1. INTRODUCTION

1.1. LES DOCUMENTS DE REFERENCE

Le Contrat signé Réf. Contrat, ses annexes et avenants éventuels

Le présent document Plan d’Assurance Qualité Projet (Word)

Le document de cadrage de projet (PPT)

1.2. ABREVIATIONS, SIGLES

MOA Maîtrise d’Ouvrage, en charge de la définition des besoins et de la validation de la mise

en œuvre. Il s’agit soit le Client soit de tout prestataire externe dûment mandaté par le

Client pour l’assister dans cette tâche (AMOA)

MOE ADP Maîtrise d’œuvre, soit ADP et tout prestataire externe contractuellement lié à lui pour

apporter sa contribution au projet

MOE

le Client

Maîtrise d’œuvre côté le Client et tout prestataire externe dûment mandaté par le Client

pour l’assister dans cette tâche

SIRH Système d’Information Ressources Humaines

DGE Decidium Grandes Entreprises : Suite applicative modélisée ADP de gestion de la Paie et

des Ressources Humaines

GT Application de Gestion des Temps

GTA Application de Gestion des Temps et de l’Activité

PMS Module Decidium de Pilotage de la Masse Salariale

GES Module Decidium de Gestion de l’Épargne Salariale

RH Modules relatifs à la Gestion des Ressources Humaines

QA QA : Questionnaire d’Analyse : document servant de support aux ateliers d’analyse et fils

rouge du projet

1 Document par domaine fonctionnel

PQP MEO Plan d’Assurance Qualité Projet pour la Mise en Œuvre





le Client


1.3. DEFINITIONS

Phases Le projet est composé de 5 phases :

Cadrage et lancement

Analyse et spécifications

Paramétrage et Configuration des systèmes

Tests et recette

Mise en production et Passage en mode service

Livrable Résultat d’une phase qui peut être de type document, programme, écran, autre résultat issu des activités et livré formellement à la MOA

Mapping Correspondance entre les informations échangées dans deux systèmes d’information

Validation Acceptation formelle d’un livrable par le Client

Intégration Assemblage des différents éléments constituant un Système d’Information complet (spécifiques, extensions, interfaces...).

Lot Pour des raisons stratégiques, budgétaires et de délais, et après accord conjoint ADP et le Client, le projet pourra éventuellement donner lieu à un lotissement, c’est-à-dire des périmètres décalés dans le temps.

Domaine Les composantes du projet sont répertoriées en

Domaines socles : Gestion Administrative du Personnel (GAP) Gestion des Temps (GT) Paie, comptabilité et déclaratifs (PAIE) Reprise des dossiers(REP) Technique

Domaine(s) complémentaire(s) retenu(s) Interfaces Pilotage de la Masse Salariale (PMS) Gestion de l’Activité

…. A compléter en fonction du contrat

Sont portés par le Client, les arbitrages et la gestion des impacts dans le domaine RH et les modifications organisationnelles notamment :

Informations IRP

Accompagnement au changement

Domaine Subdivision ayant pour objet de regrouper les fonctionnalités par thème ou famille. À titre d’exemple, le Domaine « Paie » comprend à minima les Domaines :

Analyse et paramétrage des spécificités

Comptabilité générale et analytique.

Déclaratifs

États Post-Paie…





le Client


2. PRÉSENTATION DU PROJET

2.1. CONTEXTE GENERAL ET OBJECTIFS

2.1.1 Contexte

A renseigner par le Client,

2.1.2 Objectifs et enjeux

A renseigner par le Client,

2.2. PÉRIMÈTRE JURIDIQUE DU PROJET

Les Conventions collectives, couvertes dans le cadre du projet, et devant être intégrées au réglementaire sont indiquées dans le contrat. Cf. paragraphe 1.1 Périmètre volumétrique et paragraphe 1.2 Périmètre organisationnel du contrat Réf. Contrat

2.3. PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL DU PROJET

Les fonctionnalités à mettre en œuvre sont celles citées dans le paragraphe 1.3 Périmètre de services du contrat du Réf. Contrat ainsi que les annexes Descriptifs de services.

2.3.1. Déploiement/ phasing : Date prévisionnelle de déploiement des modules retenus

Gestion Administrative du Personnel à déterminer

Gestion des Temps à déterminer

Gestion de l’activité à déterminer

Paie et déclaratifs à déterminer

Bureau Virtuel Niveau 1 à déterminer (Après la clôture du 1er mois de paie)

IJ EDI à déterminer (à confirmer)

Module Contrats à déterminer (à confirmer)

Collaboratif (GTA) à déterminer (à confirmer)

Collaboratif (GAP) à déterminer (à confirmer)

Autres modules RH à déterminer (à confirmer)

….

2.3.2. Périmètre géographique

Le périmètre géographique se limite à la France.





le Client


2.3.3. Limites de l’intervention du prestataire

Les domaines et chantiers sous la responsabilité de le Client:

Chantier : Arbitrage et gestion des impacts - domaine convergence des règles de gestion

Rôle d’ADP :

Sur la base des ateliers d’analyse, ADP propose des axes d’harmonisation. Les axes d’harmonisation sont de trois natures :

Incontournables (codifications DGE, règles légales, états et déclaratifs, format standard des fichiers résultats de paie aux normes ADP…)

Fortement conseillés (respect des règles conventionnelles, utilisation de standard ADP…)

facultative, mais conseillées pour une plus grande optimisation, cohérence, utilisabilité ou maintenabilité du SIRH

Rôle de le Client:

sur ces propositions d’ADP, Le Client analyse les axes d’harmonisation,

évalue les impacts pour son organisation,

prend une décision et la communique a ADP,

puis organise et accompagne ses services dans le déploiement de ces décisions

Chantier : Migration données des salariés

Domaine Reprise des dossiers

Rôle d’ADP :

Présenter les modèles de reprise de données (données obligatoires, données facultatives,…)

Identifier les anomalies des fichiers de reprises transmis

Charger les fichiers transmis par le Client: pour alimentation de la base DGE

Rôle de le Client:

Arbitrer sur les choix de données à reprendre

Extraire les données des solutions actuelles

Assurer la mise en forme des données extraites dans le format attendu par ADP

Assurer les corrections nécessaires

Chantier : Stratégie et le pilotage de la recette

Rôle d’ADP :

Présenter les principes de la phase de recette

Construction et transmission de la grille de test

Accompagnement des chefs de projet ADP dans leurs domaines respectifs

Mise à disposition d’un outil (CRM) pour piloter les échanges

Rôle de le Client:

Construire les scénarii de test

Identifier la population échantillon sur laquelle sera basée la recette





le Client


Suivre et tenir à jour la grille de test

Faire remonter les anomalies via le CRM et les suivre

Domaine : Organisation et construction de l’organisation le Client en cohérence avec le planning projet décidé conjointement

Rôle d’ADP :

Construire conjointement avec le Client et présenter le planning projet et les charges estimatives aux équipes projet

Assurer un rôle d’alerte en cas de risque sur la disponibilité d’un acteur projet (le Client et ADP)

Accompagnement de le Client sur l’estimation et ou la réévaluation de la charge

Rôle de le Client:

S’assurer de la disponibilité des acteurs projets (pour l’équipe le Client)

Partager le planning avec l’équipe projet

Alerter en cas de risque sur la disponibilité / respect du planning

Modifier / adapter les process actuels pour définir la future organisation pour DGE

Domaine : conduite au changement.

ADP recommande à Le Client une assistance à maîtrise d’ouvrage pour se faire accompagner sur ces chantiers.

Rôle d’ADP :

Proposer des formations complémentaires sur les outils

Proposer, lorsque cela est possible, des supports de communication « type »

Rôle de le Client:

Assurer la communication (IRP, équipes RH, salariés,…)

Garantir la bonne formation des utilisateurs

Anticiper les changements d’organisation





le Client


3. PÉRIMÈTRE PAR DOMAINE

3.1. Domaine Gestion Administrative

Ce Domaine constitue le noyau central du Système d’Information dans la mesure où il permet de définir le dictionnaire

de données cibles. Il se compose des Domaines :

Écrans et champs GAP : présentation de la station Modélisée, identification des besoins de personnalisation éventuels

Structure hiérarchique : schéma organisationnel permettant le fonctionnement des Workflows à mettre en œuvre dans le cadre du périmètre projet défini

Processus administratifs : processus de gestion - Embauche, Départ, modifications de données ou demandes administratives - permettant une saisie décentralisée par profils, rôles et acteurs définis

Habilitations : définition des profils de droit autorisés sur une population et sur l’accès en consultation/modification sur les écrans.

3.2. Domaine Paie

Ce Domaine couvre les fonctions du « moteur de calcul » de l’application ; il inclut les Domaines :

Réglementaire : organisation et informations administratives, contrats, horaires, rémunération de base, taux, primes et accessoires de rémunération, incidents de présence, garanties conventionnelles, congés payés et RTT, indemnités, retenues, PEE, Participation, Intéressement, CET.. ; l’aboutissement de ce Domaine se concrétise notamment par la définition exhaustive :

o Des rubriques et accumulateurs de paie

o Des algorithmes et règles du calcul de paie

o Des cycles et grilles horaires, règles de gestion activité et heures, primes liées à la

présence, gestion des absences/congés payés/maladie, modalités d’application des

accords 35 heures.

Post-Paie : états, éditions et fichiers issus des traitements de paie, et mis à disposition du Groupe le Client. Ce Domaine intègre la mise en place du Bureau Virtuel (archivage et consultation en ligne), et la définition des jalons et critères de tri.

Déclaratif : déclarations légales, DUCS mensuelle, trimestrielle, déclarations annuelles, DSN (mensuelles et évènementielles). Ce Domaine intègre la mise en place de l’EDI dans ses différentes étapes, depuis la prise en charge administrative (édition des courriers d’adhésion) jusqu’à son déploiement opérationnel sur le portail ADP dédié (portail Ducs)

Interface comptable : présentation du fichier comptable standard produit mensuellement par ADP en sortie de paie, analyse du /des plan(s) comptable(s), comptabilisation des rubriques.

Reprise cumuls : Reprises de paie nécessaires aux cumuls des caisses de cotisations et à l’alimentation de la base avec les compteurs (ex. : congés) et montants/données historiques nécessaires (IJSS, DSN, APE)

3.3. Domaine Reprises dossiers et Interfaces

Ce domaine est étroitement lié au domaine Gestion administrative.

Pour rappel : le périmètre de la prestation tel que défini au contrat :





le Client


Dernière situation connue des salariés présents ou ayant quittés l’entreprise depuis moins de 3 ans dans la limite des entités prévues au contrat.

3.4. Domaine Interfaces GAP<->SI le Client

Ce domaine est spécialisé dans les interfaces en lien avec la base de données GAP. Les interfaces liées à la paie

sont prévues dans le domaine Paie.

Xxxxxxxx A compléter

Xxxxxxxx A compléter

3.5. Domaine des prestations optionnelles retenues par le Client

Les domaines optionnels au démarrage de la Paie et de la gestion administrative Decidium GE sont à mettre en

œuvre :

XXXXXXXXXXXXX A compléter (Option à lever dans les 6 mois suivant le 1er mois de production de paie sur Decidium)

3.6. PLANNING PRÉVISIONNEL





le Client


4. ORGANISATION DU PROJET, RÔLES & RESPONSABILITÉS

Les interventions et les responsabilités sur le projet sont réparties entre les équipes le Client et ADP (MOE).

Le Pilotage du projet est assuré conjointement par le Client et ADP, au sein des instances représentées ci-après.

4.1. ORGANISATION GÉNÉRALE DES ÉQUIPES

4.1.1. EQUIPES ADP

En tant que MOE, l’équipe ADP :

Pilote la mise en œuvre, conjointement avec le client

Alloue les moyens et compétences nécessaires au bon déroulement de la mise en production

Apporte son expertise fonctionnelle, sa maitrise de la législation, et sa méthodologie

Apporte son expertise technique et sa connaissance des environnements utilisés

Fournit tous les documents, fichiers, référentiels, permettant au client de s’approprier la méthodologie mise en œuvre, et de comprendre le fonctionnement du nouveau SIRH (ex : planning de production)

Réalise les livrables et les remet au client

Réalise le paramétrage et les tests unitaires

Accompagne le client en phase de recette, et porte les tests de paie de 1er niveau

Suit et corrige les anomalies

L’équipe de mise en œuvre ADP est constituée comme suit :

un sponsor : Manager expérimenté en charge de représenter la Direction Générale et de donner les arbitrages sur les points décisifs du projet.

Un directeur de projet : chef de projet expérimenté, formé à la gestion des aspects de planification, de gestion des ressources et de pilotage financier.

Des chef de projet par domaine : expert fonctionnel sur son périmètre, chargé de porter l’analyse, le paramétrage et les corrections.

4.1.2. ÉQUIPES le Client :

Pilote l’intégration du nouveau SI PAIE dans l’organisation, la convergence des règles de gestion, la construction de l’organisation le Client et assure les missions d’accompagnement au changement et de communication interne

Alloue les moyens et compétences (formation, accompagnement, communication…) nécessaires au démarrage

Assure la mise en conformité de ses pratiques avec les prérequis nécessaires à la mise en œuvre (ex. : passage aux normes DSN)

Exprime les besoins, et fournit tous les documents, fichiers, descriptifs nécessaires aux analyses, développements, tests, et mise en production (ex : table de transcodification, fichiers de reprise.. )

Valide les Dossiers d’Analyse

Réalise la phase de Recette sur les périmètres de sa responsabilité, et valide les résultats finaux des tests

Coordonne les Tiers fournisseurs ou destinataires de fichiers/de données (ex : les banques pour les virements, les prestataires pour les interfaces)





le Client


4.2. ORGANISATION DÉTAILLÉE DES RÔLES ADP

4.2.1. LA MATRICE DES RESPONSABILITÉS

4.2.2. SPONSOR DU PROJET

ADP désigne un « executive sponsor » qui représente la Direction Générale ADP durant le projet.

Le sponsor assure le suivi du projet sur des bases régulières et participe au comité de pilotage du projet.

Il est responsable :

Du succès global de l’intervention d’ADP dans le cadre du projet,

Du respect des engagements contractuels,

Du management et de la coordination globale du projet pour ADP,

Il procède aux décisions et validations opportunes et pertinentes en soutien du projet.

4.2.3. DIRECTEUR DE PROJET

ADP désigne un Directeur de projet pour conduire l’ensemble des opérations en charge de :

L’organisation des équipes ADP,

L’allocation des ressources internes,

La coordination des intervenants techniques et fonctionnels.

Le Directeur de projet :

Assure le rôle de contact unique pour le Client sur l’ensemble des problématiques liées au projet,

Assure la coordination et la diffusion appropriée des informations provenant du Client auprès des intervenants ADP,

Assure l’allocation des ressources et la coordination des tâches de l’équipe projet ADP,

Assure le suivi global du projet ainsi que sa réalisation dans les meilleures conditions,

Garantit que l’équipe projet est dimensionnée de façon pertinente pour répondre aux exigences du projet,





le Client


Assure la liaison avec le Directeur de projet Client pour résoudre les problèmes

Fournit au comité de pilotage et à l’équipe projet l’ensemble des informations nécessaires à la prise de décision,

Veille à la meilleure satisfaction du Client dans le respect des engagements mutuels.

4.2.4. CHEFS DE PROJETS METIER

ADP désigne des Chefs de Projet pour piloter les opérations des différents métiers fonctionnels. Les Chefs de Projet par domaine,

Pilotent les ateliers d’analyse de leur domaine,

Coordonnent la réalisation du projet en respectant le cadre méthodologique et normatif élaboré par la Direction de Projet,

Coordonnent et contrôlent le déroulement des Domaines,

Réalisent le paramétrage,

Conduisent les tests d’intégration ADP,

Consultent régulièrement les Coordinateurs transverses et les autres Responsables de Domaine des points en suspens et/ou des choix structurants du Domaine,

Rendent compte hebdomadairement à la Direction de Projet de l’avancement des Domaines.

4.2.5. CHEF DE PROJET PAIE et GAP

Le Chef de Projet paie et le Chef de Projet GAP :

réalisent les ateliers d’analyses et rédigent le dossier d’analyse détaillé sur leur domaine

paramètrent et effectuent les tests unitaires,

planifient et réalisent les corrections des anomalies mises en évidence par les tests,

participent à la coordination des actions avec les autres Chefs de Projet,

transmettent les informations et rendent compte au Directeur de Projet ADP

4.2.6. CHEF DE PROJET REPRISE

Le chef de projet Reprise a en charge le projet de reprise de données, à ce titre :

présente le dictionnaire de reprise standard ADP et le document de mapping

aide à l’analyse des reprises spécifiques PAIE/GTA/GAP

valide le périmètre de la reprise

paramètre l’outil de reprise

intègre les fichiers d’extraction fournis par le Client

génère l’état des anomalies et participe aux corrections de reprise

4.2.7. CHEF DE PROJET TECHNIQUE

Le responsable technique désigné du support technique et fonctionnel définit et met en œuvre le plan d’intégration

informatique du nouveau système sur le plan de l’infrastructure & de l’exploitation. Sur la base des informations

données par les chefs de projets métier et le directeur de projet.

À ce titre, il :

présente, explicite et organise la validation des préconisations techniques, conjointement avec le chef de

projet technique le Client

coordonne les activités des acteurs de la direction informatique et production (infogérance, infrastructure &

bureautique/pc) jusqu'a la recette.

4.2.8. CHEF DE PROJET RH : PMS (option à lever)

Le Chef de Projet RH :

réalise les ateliers d’analyses et rédige le dossier d’analyse détaillé





le Client


paramètre et effectue les tests unitaires,

accompagne le client pendant les tests, et réalise les corrections des anomalies mises en évidence par les

tests,

participe à la coordination des actions avec les autres Chefs de Projet,

transmet les informations et rend compte au Directeur de Projet ADP





le Client


4.3. ACTEURS NOMMES SUR LE PROJET

ADP

Sponsor

Directeur de Projet

Chefs de Projet

Domaine PAIE

Chefs de Projet

Domaine GTA

Chefs de Projet

Domaine GAP

Chefs de Projet

Domaine REPRISE

Interface « DPI »

Chef de Projet

Technique

Responsable

Formation

4.4. LES INSTANCES DE PILOTAGE ET LEUR FONCTIONNEMENT

Les instances du projet comportent trois niveaux :

Le Comité de Pilotage,

Le Comité de Suivi de Projet,

Les Ateliers

Les niveaux d’escalades sont :

Niveau 1 : Les points nécessitant un arbitrage sont identifiés en Comité de Projet





le Client


Niveau 2 : Le point est notifié en Comité de Pilotage et traité lors de ce comité

Niveau 3 : à défaut de résolution lors du comité de pilotage, le point est notifié en alerte par les DP auprès des sponsors

Toute réunion entre le Client et ADP doit :

Être planifiée et préparée : ordre du jour, participants, date/heure/lieu, collecte des informations requises

Donner lieu à un compte-rendu, une formalisation d’un livrable ou à une mise à jour du fichier de pilotage

4.5. LE COMITÉ DE PILOTAGE : INSTANCE DE DÉCISION

4.5.1. Objectif et prérogatives du Comité de pilotage

Contrôler le bon déroulement du projet et prendre les décisions nécessaires. Prendre toute décision stratégique relative aux fondamentaux du projet :

Les objectifs,

Le planning,

Les ressources.

Les risques

Rendre un arbitrage sur les questions de nature opérationnelle dépassant le domaine de responsabilité de la Direction de Projet notamment en matière de gestion du changement,

Valider les passages à la phase de Recette et à la phase de Mise en Production,

Veiller au maintien de la cohésion entre les acteurs du projet,

Favoriser la mise en place puis la durabilité des facteurs de succès.

Contrôler les budgets.

4.5.2. La composition du comité

Le Comité de pilotage est constitué des :

Directeurs de Projet,

Sponsors en cas d’arbitrage,

Intervenants habilités, selon l’ordre du jour.

Il a été défini, pour « le projet le Client», des participants suivants : Le sponsor le Client. Sponsor ADP (en fonction des besoins et des disponibilités) Les directeurs de projet Le responsable paie le Client Les acteurs nécessaires en fonction de l’avance de phase et des sujets à arbitrer

4.5.3. La fréquence des réunions

Une fois par mois.

Au début de chaque phase du projet.

En cas de nécessité, le Client ou ADP peuvent demander un comité exceptionnel.

Rythme décidé en réunion de cadrage pour le projet le Client:





le Client


Rythme mensuel. Les Comités de Pilotage seront planifiés après validation des dates d’analyses.

4.5.4. Les responsabilités

Qui Quoi

ADP Prépare le support de présentation

Direction de Projet le Client Valide le support de présentation

Directions de Projet ADP et le Client Animent le Comité

ADP Rédige le compte rendu et le diffuse dans les 5 jours suivants la réunion

Direction de Projet le Client Valide le compte rendu dans les 5 jours de la réception

Directions de Projet ADP et le Client Diffusent le compte rendu aux membres du Comité et des acteurs du projet

4.5.5. L'ordre du jour

Les faits majeurs du mois écoulé.

L’avancement du projet par domaines fonctionnels.

Le suivi du Planning.

Le suivi des plans d’actions.

Le suivi des demandes d’évolution.

La gestion des ressources.

La gestion des risques (points d’attention, points de vigilance, points d’alerte).

4.6. LE COMITÉ DE PROJET : INSTANCE OPÉRATIONNELLE

4.6.1. Objectif et prérogatives du Comité de projet

Diriger la réalisation du projet en respectant les fondamentaux :

Le périmètre,

Le planning,

Les ressources.

Prendre toute décision de son ressort contribuant à la bonne réalisation du projet. Mobiliser et animer les ressources internes et externes. Élaborer et actualiser le planning. Contrôler la réalisation. Effectuer le reporting vers le Comité de pilotage.

4.6.2. La composition du comité

Le Comité de Projet est constitué des :

Directeurs de Projet ADP et le Client,

Responsables de domaine des équipes projet (selon l’ordre du jour)





le Client


4.6.3. La fréquence des réunions

Une fois par quinzaine (entre deux Comités de Pilotage) puis fréquence hebdomadaire en phase de recette.

En cas de nécessité, un comité exceptionnel peut être organisé. Rythme décidé en réunion de cadrage pour le projet le Client: A planifier en même temps que les Comités de Pilotage.


Qui Quoi

ADP Prépare le support de présentation et livre une mise à jour du fichier de pilotage la vieille à 12h pour la réunion du lendemain

Direction de Projet le Client Valide le support de présentation

Directions de Projet ADP et le Client Animent le Comité

ADP Rédige le compte rendu et le diffuse dans les 5 jours suivants la réunion

Direction de Projet le Client Valide le compte rendu de la réception

Directions de Projet ADP et le Client Diffusent le compte rendu aux membres du Comité et des acteurs du projet

4.6.5. L'ordre du jour

L’échange d’informations sur les éventuels évènements intervenus de par ou d’autre.

Le point sur les actions en cours.

L’état d’avancement par domaine (fonctionnel et technique) : Prévu, Réalisé, Reste à faire. La mise à jour du suivi des actions. Le contrôle et l’actualisation du planning. L’identification des chemins critiques et des jalons intermédiaires. Les décisions sur le contenu (points techniques et fonctionnels à approfondir ou à statuer). L’analyse des risques à remonter au comité de pilotage.

4.7. LES ATELIERS D’ANALYSE

La mise en œuvre du Projet implique la tenue d’une série d’ateliers. Ceux-ci permettent de traiter des domaines retenus et présentés lors de la réunion de lancement, en présence des utilisateurs clés mandatés sur le domaine considéré.

Les ateliers requièrent une organisation rigoureuse afin que :

Les utilisateurs soient représentatifs du domaine traité (Paie, GA, GTA, Comptabilité),

Les key users puissent préparer le sujet traité,

Les décisions prises dans le cadre de ces ateliers soient pertinentes.

Une coordination inter domaines est effectuée, lors des Comités de suivi de Projet et des réunions internes le Client & ADP, afin de s’assurer de la cohérence fonctionnelle de la solution globale.

Les ateliers d’analyse seront préparés par ADP sur la base des documents demandés en début de projet (BDI : bulletins de salaires, déclaratifs, …) en fonction du contexte conventionnel des différentes entités de le Client.

L’ordre du jour des ateliers et les préparations demandées seront transmis aux personnes concernées à minima 3 jours ouvrés avant la date de chaque atelier.





le Client


5. LA MÉTHODOLOGIE DE PROJET

5.1. OBJECTIFS

Les objectifs de la méthodologie sont les suivants :

utiliser le modèle DECIDIUM GE, pour réduire la complexité. Dans ce cadre les Parties procéderont essentiellement par l’analyse des écarts des règles de paie entre le légal, les conventions retenues déjà pré paramétrées, et les accords d’entreprises.

piloter le projet de mise en œuvre de l’Application fonctionnelle ;

impliquer les acteurs, sur les actions ad hoc, réalisées de la façon la plus maîtrisée possible, avec les moyens les plus adaptés et au moment adéquat ;

mesurer l’avancement du projet pour anticiper les éventuelles dérives dans le déroulement des process de mise en place et dans la prise en compte des interactions du projet avec l’organisation du client ;

contrôler les éventuelles variations du périmètre du projet.

le Client gérera en interne les problématiques liées à :

L’harmonisation des règles,

La conduite au changement.

5.2. STRUCTURE GÉNÉRALE DE LA MÉTHODOLOGIE

5.3. PHASE 1 : LE CADRAGE DU PROJET

5.3.1. Les objectifs

Identifier et définir les :

Missions,





le Client


Objectifs,

Attente,

Risques et leurs mesures de gestion.

Organiser l’équipe projet.

Mettre en place les différentes instances de conduite du projet :

De coordination,

De validation,

D’orientation et de décision.

Construire le planning du projet avec les échéances principales.

Se mettre d’accord sur la participation des acteurs.

Valider le périmètre contractuel.

Se mettre d’accord sur les contenus de l’enrichissement.

5.3.2. Les prérequis

La Signature du contrat de service.

5.3.3. Les étapes

Qui Quoi

1 Les Directions de Projet Se mettent d’accord sur un calendrier d’ateliers de travail sur les thèmes précédents

2 Les Directeurs de projet Élaborent et valident le support à la réunion de lancement


Qui Quoi

Les Directions de Projet Sont habilitées à coordonner les personnes requises pour la bonne réalisation des réunions

ADP Réalise les livrables

5.3.5. Les livrables

Documents la réunion de lancement projet

Présentation de la méthodologie de mise en œuvre

Planning projets détaillé avec les jalons

Planning des instances de pilotage (comités, etc.… )

Annuaire Projet

Plan de formation prévisionnel

Plan Qualité Projet, Identification des risques

Stratégie de reprise et de recette

Compte rendu de réunion,

5.4. PHASE 2 : L’ANALYSE





le Client



Présenter les standards de la solution ADP DECIDIUM Grandes Entreprises (modèles légaux et conventionnels pré paramétrés)

Réaliser en présentiel chez le client les analyses différentielles des règles et de la personnalisation nécessaire par domaines fonctionnels

Définir dans le détail les règles de gestion des droits et des rôles ainsi que la prise en compte de l’organisation du client.

Définir dans le détail les règles de gestion des droits et des rôles ainsi que la prise en compte de l’organisation.

Préparer l’implémentation de la solution ADP DECIDIUM personnalisée pour le Client à partir d’un modèle pré-paramétré qui propose les meilleures pratiques du marché.

Mettre au point les principes de reprise de données :

Analyser les données à reprendre et le périmètre (profondeur, populations, ..)

Analyser les règles de recodification

Définir l’architecture technique cible de production.

Analyser les interfaces cibles


La collecte exhaustive et détaillée des règles et processus de gestion par les équipes de le Client

La mise à disposition préalable de la méthodologie de travail par ADP : ordre du jour et préparation demandée.

5.4.3. Les étapes

Qui Quoi

ADP et le Client Établissent un planning d’ateliers

ADP Anime les ateliers : Pour chaque atelier, présente le support d’analyse au regard de la couverture fonctionnelle du modèle

ADP Rédige un compte rendu diffusé à l’ensemble des acteurs

ADP Met à jour le dossier d’analyse

le Client Valide les analyses en signant le PV de recette d’analyses


Qui Quoi

ADP Anime et pilote les ateliers. Formalise les dossiers et rédige les comptes rendus.

le Client Contribue à la collecte des informations requises et à la validation des livrables. À des tâches de collecte d’informations, de choix de principes, de formalisation de règles de gestion, en préparation de chaque atelier d’analyse.

ADP et le Client Préparent la stratégie et les protocoles de tests.


Qui Quoi

ADP Fournit un dossier d’analyse technique et fonctionnel

ADP Fournit les grilles de recette (Plan de recette).





le Client


5.5. PHASE 3 : LA RÉALISATION DU PARAMÉTRAGE


Mettre en œuvre et paramétrer les différentes composantes de la solution cible.

Effectuer les tests unitaires associés aux développements.


La validation et la recette des dossiers d’analyses.

5.5.3. Les actions prévues

Paramétrages liés aux besoins identifiés et validés par ADP à l’issue de la phase de conception générale.

Mise en place de la gestion des rôles et habilitations.

Développements des programmes de reprises de données, d’interfaces et les éventuels programmes spécifiques identifiés lors de la phase d’analyse.

Présentation des livrables.

Tests unitaires au client (paie).

Mise en place de l’environnement de recette ADP.

5.5.4. Les étapes

Qui Quoi

ADP Met en œuvre le développement et le paramétrage de la solution

Le Comité de Projet Informe régulièrement de l’avancement des développements par rapport au planning établi lors de la phase de lancement.


ADP réalise la totalité des paramétrages


Dossiers d’analyse complétés avec le paramétrage.

Déclaratifs, états post-paie et reporting

5.6. PHASE 4 : LES TESTS ET VALIDATIONS


Contrôler la conformité du paramétrage et des développements par rapport aux spécifications des dossiers d’analyse.

Valider l’adéquation aux besoins du Client.

Instaurer une confiance suffisante dans la solution pour prononcer la bascule en production par le Client.

Faciliter la prise en main de Decidium par les futurs utilisateurs.


La phase de recette nécessite une bonne coordination des acteurs le Client et ADP. Il est donc nécessaire que le planning soit construit en tenant compte des contraintes multiples de chaque acteur.





le Client


Les grilles de tests sont élaborées par ADP, complétée par le client et échangée régulièrement

Les scénarii de test sont constitué par le Client et doit être défini avant d’aborder cette phase.

Le préalable à cette phase est la mise à disposition :

Par ADP des développements, tels que définis au planning détaillé,

Par ADP et le Client des éléments validés à reprendre de l’ancien système.

Le facteur de réussite de cette phase nécessite l’implication des équipes ADP et le Client, en particulier par la mise à disposition par le Client d’une équipe composée d’experts métier et de futurs utilisateurs de la solution, dédiée à la recette et préalablement formés suivant le plan de formation prévu.


Reprises des données pour initialiser la solution.

Formation des utilisateurs de l’équipe projet (équipe recette).

Tests d’intégration :

L’objectif est de valider que l’application couvre le besoin exprimé,

ADP intègre dans la nouvelle solution les informations choisies issues de la migration de l’ancien système,

Le client vérifie que les informations sont correctes.

Le client vérifie que les interfaces sont opérationnelles avec le nouveau système

Recette :

L’équipe le Client dédiée à la réception de la solution déroule les scénarii de tests dans le but de qualifier fonctionnellement la solution dans les conditions de fonctionnement réel.

La recette se déroule dans l’environnement de production

L’équipe le Client certifie la conformité de la phase test avant la mise en production. o

Paie de tests sur un échantillon :

Les traitements de paie sont réalisés de manière itérative sur un échantillon de populations représentatives.

Les actions de corrections et d’ajustements éventuels sont prévues jusqu’à obtention du résultat attendu.

La préconisation d’ADP basée sur la pratique de déploiement de ses grands clients est de réaliser cette recette sur un échantillon représentatif (entre 15 % et 20 % de la population).

5.6.4. Les étapes

Qui Quoi

ADP Met à disposition un environnement de RECETTE selon le planning détaillé. L’environnement RECETTE constitue la base du futur environnement de PRODUCTION.

ADP Alimente l’environnement de la reprise des données de la population définie

ADP Livre une grille de recette précisant les éléments développés et testés unitairement mis à la disposition du client pour la recette.

ADP Paramètre les habilitations associées à l’équipe recette afin de sécuriser l’accès sur les dossiers ou fonctions disponibles

ADP Forme l’équipe recette





le Client


le Client Déroule le plan de recette et émet ses demandes à ADP via un processus de fiches anomalies : ADP fournit un outil de pilotage des demandes ou évolutions du client et un modèle

de tableau de suivi dont le fonctionnement est présenté à l’équipe recette le Client.

Les Directeurs de

projet ADP et le Client

Définissent un délai de réalisation et validation de recette sur chaque domaine métier.

Un nombre limité

d’experts le Client Réalise la recette.

ADP et le Client Planifient une réunion hebdomadaire de pilotage des indicateurs de la recette (nombre de fiches en cours, à valider, valides, délais de prise en compte, etc.), partagent et arbitrent la priorisation des corrections

le Client Signe le PV de recette


Qui Quoi

L’équipe recette le Client Effectue la recette, émet les fiches anomalie, et les valide. Prend en charge la mise à jour de la base Decidium entre l’extraction des données de l’ancien système jusqu’à l’ouverture en production de Decidium (double saisie)

L’équipe projet ADP Prend en charge les fiches et effectue les correctifs ainsi que le reporting correspondant.


Tableaux de bord récapitulatif de suivi des demandes et des livraisons (réalisé et disponible vie la CRM Symphony)

PV de recette des tests et accord pour mise en production

Documents d’analyse mis à jour (si nécessaire)

Plan de résolution des anomalies résiduelles (si nécessaire)

5.7. PHASE 5 : LE DÉMARRAGE ET SUPPORT


Mettre en œuvre toutes les actions nécessaires au déploiement de la solution.


Le PV de recette de tests et l’autorisation de mise en production.


Détermination du plan de bascule :

La date de clôture de l’ancien système,

La bascule de l’environnement test en environnement de production (remise à zéro des données variables et données de rappel saisies en phase de recette),

Les opérations de reprise des données (compteurs) et la vérification de celles-ci,

La mise en place des habilitations définitives,

L’ouverture aux utilisateurs (si différents des accès donnés en phase de recette).

Définition du planning d’exploitation.

Déploiement (technique, communication, etc.).





le Client


Assistance à la production des deux premières paies.

5.7.4. Les étapes

Qui Quoi

ADP Effectue les remises à zéro nécessaires (uniquement sur données variables et données de rappel)

le Client Valide la conformité des résultats

le Client Prononce l’ouverture du système à l’ensemble des utilisateurs


Qui Quoi

ADP et le Client Sont impliqués conjointement dans toutes les étapes de cette phase

ADP Met en place l’organisation en charge de la gestion quotidienne chez ADP : ADP organise en interne le transfert de la mise en œuvre au service client (sensibilisation sur la couverture fonctionnelle et sur le contexte du projet)

ADP Met en œuvre son dispositif cible

le Client Décide de l’ouverture en production de la solution

le Client, ou les

utilisateurs clés, ou, sur demande, l’équipe formation ADP

Forment les utilisateurs finaux à la mise en production

ADP M+2 : Organise une réunion de transfert : Client/MEO /Service Client


La solution DECIDIUM Grandes Entreprises avec les éventuelles personnalisations spécifiques à le Client.

Les stages de formation des utilisateurs finaux.

Les PV métier de mise en production ; comptable, allègement de charges, DSN.

Le PV de recette final après 2mois d’exploitation réelle.

Le planning d’exploitation.

ADP livre les dossiers d’analyse mis à jour suite aux modifications et ajustements intervenus en recette et durant les premiers mois de paie.





le Client


6. DISPOSITIF QUALITE

6.1. PRINCIPES

Afin de garantir au mieux le résultat global, l'assurance qualité du Projet repose sur les dispositions suivantes :

Lectures et validations des documents :

Plan Assurance Qualité,

Comptes rendus des comités de pilotage, et comités de projet

Suivi des actions et rapport flash

Planning prévisionnel,

Dossier d’analyse,

Suivi des indicateurs Qualité

Chaque intervenant sur le projet a le devoir de comprendre et de valider rapidement tous les documents afin de ne pas découvrir les incohérences au moment du démarrage.

6.2. INDICATEURS QUALITE ADP

Les indicateurs qualité seront évalués et examinés à chaque comité de pilotage et feront l’objet d’un diagnostic partagé.

En standard sont évalués les critères suivantes (miroring le Client et ADP)

Indicateurs suivi qualité ADP Indicateurs suivi qualité le Client

Budget-facturation Respect des engagements contractuels Respect des engagements contractuels

Planning Anticipation et délai de livraison Anticipation charges et validation planning

Planning Respect des Jalons Respect du planning

Conseil Qualité des conseils - prise en compte des besoins clients

Connaissance métier des interlocuteurs - utilisateurs formés

Méthode/livrable Existence de livrables Qualité des réponses fournies

Méthode/livrable Livraisons (à temps/mesure du retard) Respect des dates planifiées de validation des livrables

Disponibilité et réactivité des équipes

Analyses : disponibilité ateliers Analyse : présence et non-report des ateliers, instances de pilotage

Disponibilité et réactivité des équipes

Suivi global des délais de réponses aux demandes Symphony

Suivi global des délais de validation des réponses aux demandes Symphony

Ils utilisent une grille de notation de 1 à 5 : 1 : Non acceptable 2 : Non conforme aux attentes 3 : Acceptable 4: Conforme aux attentes 5: Satisfaisant





le Client


le Client Réf. Contrat

Approbation du document

OBSERVATIONS DU CLIENT OBSERVATIONS D’ADP

Fait à ………………………………., le …./…./….

Pour le Client

Fonction du signataire

Prénom et Nom du signataire

Fait à Nanterre, le …./…./….

Pour ADP France/Europe

Le Directeur de Projet

ADP- ADP (ESI)

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