Implantación de Microsoft Dynamics CRM en JUSTE S.A.Q.F.
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Microsoft Dynamics CRM
Caso de éxito: JUSTE S.A.Q.F.
Con Microsoft Dynamics CRM, JUSTE dispone de una
excelente herramienta para reportar las visitas y las
inversiones que su red comercial realiza,
completamente integrada con los datos de los
profesionales médicos en la base de datos CEGEDIM-
OneKey, los datos de ventas de IMS Health y su
sistema de Back Office
Visión General
País: España
Sector: Farmacéutico
Perfil del cliente: JUSTE, S.A.Q.F. es un
laboratorio que investiga, desarrolla y
distribuye productos farmacéuticos.
JUSTE, a través de las filiales de JUSTE
INTERNACIONAL, está presente en América
Central, así como en Argentina, México y
Brasil a través de las filiales de JUSTESA
IMAGEN.
Necesidades: Reducir los costes de
mantenimiento del sistema CRM,
flexibilidad para introducir modificaciones,
control directo sobre los datos propiedad de
JUSTE, y mantener las integraciones
existentes con terceros sistemas.
Solución: Migración del anterior sistema
CRM a Microsoft Dynamics CRM 4.0;
desarrollo de los procesos de integración
con terceros, automatización de los
procesos de reporting y presupuestario,
desarrollo de un sistema de análisis basado
en herramientas de Business Intelligence.
Beneficios: Mayor control de los procesos
de planificación y reporte de las visitas a
profesionales médicos, mayor
adaptabilidad ante los cambios
organizativos/territoriales, mejora en la
comunicación entre la red comercial y
„servicios centrales‟, rediseño del sistema
de presupuestos e inversiones.
“Con el nuevo sistema hemos conseguido reducir significativamente
los costes de mantenimiento, así como obtener un control total de
nuestros propios datos.
Ahora tenemos total flexibilidad para adaptar el sistema a las
cambiantes condiciones de nuestro negocio y, tanto nuestra red
comercial, como los servicios centrales, están permanentemente
sincronizados”.
Fernando González, Director Financiero en JUSTE
La implantación de Microsoft Dynamics CRM en JUSTE se llevó a cabo en un
proyecto de 9 meses de duración, en estrecha colaboración con sus
departamentos de Sistemas, de Business Intelligence y el resto de proveedores de
datos.
Los retos principales fueron mantener las integraciones del nuevo CRM con los
sistemas de información existentes y conseguir que la red comercial asumiera la
nueva solución por su facilidad de uso y ergonomía.
Para el primer reto se
diseñó una arquitectura de
que situó CRM en el centro
de los sistemas de
información de JUSTE. Sin
duda, la integración con
IMS Health y con CEGEDIM-
OneKey fueron los retos
tecnológicamente más
apasionantes del proyecto.
Para el segundo reto, se realizó una extensa „fase piloto‟ donde un equipo de
„CRM Leaders‟, aportó su experiencia para conseguir un sistema usable y
adaptado a las necesidades a „pie de calle‟ de la red comercial.
El resultado: más de 100 agentes distribuidos por todo el territorio nacional
reportando su actividad (visitas e inversiones) en el nuevo sistema CRM. Y los
servicios centrales de JUSTE gestionando, online, la información generada por la
red comercial mediante informes, cuadros de mando y flujos de trabajo que
automatizan sus procesos de aprobación de inversiones y control presupuestario.
Situación
En JUSTE se buscaba sustituir su anterior
sistema CRM por una nueva solución que
les permitiese, manteniendo la misma
funcionalidad, reducir sus costes de
mantenimiento e introducir una serie de
mejoras en los procesos de planificación
de las visitas comerciales y de aprobación
de las inversiones para los profesionales
médicos.
Tras un estudio comparativo, entre
diferentes soluciones CRM, Microsoft
Dynamics se presentó como la mejor
alternativa para acometer el proyecto.
Desde JUSTE también se requirió una
especial atención a la gestión del cambio
que la introducción de un nuevo software
iba a producir en la extensa y distribuida
red comercial.
Solución
En estrecha colaboración tanto con los
departamentos de Sistemas de
Información y de Business Intelligence,
como con los diferentes proveedores de
datos, ENCAMINA presentó un diseño que
aglutinaba tanto la funcionalidad solicitada
en los requerimientos iniciales, como las
mejoras introducidas durante la fase de
análisis y consultoría.
Dicho diseño, además de la
personalización de Microsoft Dynamics
CRM para los requerimientos del sector
farmacéutico, incorporó desarrollos
específicos de integración con los
diferentes partners de JUSTE (CEGEDIM-
OneKey, IMS Health y su propio sistema de
back office), así como mejoras en los
procesos de aprobación de las solicitudes
de inversión entre gerentes y delegados
comerciales.
También se acometió la reingeniería de los
procesos de elaboración y carga de los
presupuestos asignados a productos y
territorios así como se rediseñó el sistema
de seguridad nativo de Microsoft Dynamics
CRM para su adaptación a la estructura
territorial de la red comercial de JUSTE,
basada en bricks IMS.
El proyecto se complementó con un
sistema de análisis basado en
herramientas de Business Intelligence de
Microsoft: Analysis Server y Reporting
Services, con informes y cuadros de
mando integrados de forma nativa en la
solución CRM.
Finalmente se puso especial énfasis en la
usabilidad del sistema para que su
implantación no resultara traumática para
una red comercial distribuida a lo largo de
todo el territorio nacional.
Beneficios
Integración Dynamics CRM- CEGEDIM
OneKey
Integración Dynamics CRM- IMS Health
Mejora de los procesos de solicitud de
inversiones
Información sobre los procesos de
control presupuestario
Dashboard-Panel de avisos
Calendario de visitas
Vistas de centros
Vistas de direcciones
Información de targeting
Presupuesto
Asistente de integración de los cubos
OLAP de IMS Health
Base de datos intermedia OneKey