Impatti della Normativa in materia di Conservazione ... · 2. firma digitale e marca temporale,...
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Impatti della Normativa in materia di Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronicaqualità e sicurezza dei processi operativi e gestionali
Domenico Antonelli
Aula ODCEC Roma12 marzo 2015
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Fattura PA obbligatoria
• Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevedemodalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA
• A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche non potranno piùinviare fatture cartacee ma solo fatture elettroniche secondo lespecifiche tecniche indicate negli allegati
• La data di partenza è stata quella del 6 giugno 2014 e sono staticoinvolti i fornitori di Ministeri, Agenzie e degli enti nazionali diprevidenza (Inpdap, INAIL, INPS)
• La seconda data è il 31 marzo 2015, vedrà coinvolte tutte leamministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT edinserite nel conto economico consolidato dello Stato
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Adeguamenti PA e fornitori
• PA: informatizzazione dei sistemi: predisposizione canale verso SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema documentale per la gestione elettronica (conservazione)
• Fornitori: verifica della decorrenza dell’obbligo, acquisizione informazioni per la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi per emissione della fatturaPA nel formato XML, firma digitale emittente , etc.
• Direttamente o tramite intermediari: servizi di emissione, trasmissione e conservazione delle FE
• PMI: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi gratuiti
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I tre pilastri della Fattura Elettronica: AIL
• FE è un documento che non viene mai materializzato, dall’emissione allaconservazione pertanto necessita di garanzie tecniche che sia:
– Autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa
– Integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dalmomento di emissione sino alla ricezione
– Leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti sianofacilmente leggibili su carta o sullo schermo (human readable)
• Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con unsoftware di visualizzazione (formati strutturati XML o EDI)
• La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazioneelettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisorietc.
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La nuova FE deregulation dal 1 gennaio 2013
• Semplificazione in emissione con i seguenti metodi alternativi perassicurare autenticità ed integrità:
– apposizione firma elettronica qualificata o digitale
– utilizzo di sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione
• La principale novità è la centralità delle scelte del soggetto emittenteche può utilizzare:
– sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra lafattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa (in alternativa allafirma elettronica)
– altre tecnologie in grado di garantire A e I
– NON occorre più la marcatura temporale
– libertà di scelta del formato di emissione: strutturata (XML) o nonstrutturata(PDF)
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I Sistemi di Controllo di Gestione (audit trails)
• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire l’esistenza diun collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e lafattura
• Il SdC è un processo mediante il quale occorre:
– tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione(contratto o accordo commerciale, ordine d’acquisto, DDT, fattura,pagamento)
– legare tali elementi per garantire:
1. autenticità, verifica del cliente che ha fatto l’ordine, ricevuto la consegna,intestatario della fattura
2. integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta,correttezza della partita IVA
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Accordo con il destinatario
• Non è più richiesto che vi sia accordo (agreement) con ildestinatario
• L’accordo preventivo su: formati, modalità, sistema ditrasmissione, non è di per se indispensabile per quanto sia daritenere utile e opportuno
• Se il cedente prestatore demanda a un terzo (outsourcer) latrasmissione sarà necessario uno specifico accordo
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La fattura PA: emissione e trasmissione
• File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema DiInterscambio SDI 1.0)
• Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it
• Firma elettronica qualificata dell’emittente e riferimentotemporale
• Trasmissione al Sistema di interscambio (SDI)
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SDI sistema di interscambio
• È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:
– Accredita le PA
– Riceve le fatture
– Effettua i controlli sui files
– Inoltra le fatture alla PA
– Notifica l’esito della trasmissione
– Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)
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Trasmissione allo SDI
• Sistema di PEC: come allegato al messaggio, possono esserci piùallegati, non è necessario alcun accreditamento
• Tramite un servizio web del SDI (SDI COOP): un solo file alla volta,prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio
• Tramite rete SPC (sistema pubblico di connettività)
• Tramite trasmissione dati tra terminali remoti via FTP
• Via web tramite il sito fatturapa.it
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Identificazione delle PA: IPA
• Ai fini della ricezione delle FE da parte dello SDI, ogni PA ha uncodice univoco assegnato dall’Indice delle pubblicheamministrazioni (IPA)
• IPA è una sorta di anagrafica di riferimento
• Ogni PA deve accreditarsi presso IPA
• www.indicepa.gov.it
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D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 (CAD)La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi
• La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consentenuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini eimprese attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione diun unico punto di accesso
• I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestionedocumentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclodi vita dei documenti dalla produzione alla conservazione
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I sistemi di gestione documentale
• I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:
– Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizionedei dati Documento informatico
– Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso euscita e assegnazione alle unità organizzative Flussi documentali eprotocollo
– Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingressoche in uscita Dematerializzazione
– Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copieConservazione
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documento informatico
• Il CAD definisce il documento informatico “la rappresentazioneinformatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
• Tale definizione è il frutto delle evoluzioni che hanno riguardatoquesto ambito e sottolinea al tempo stesso l’importanza deldocumento informatico quale elemento indispensabile per ladematerializzazione dell’azione amministrativa
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flussi documentali
• La gestione dei flussi documentali organizza e governa ladocumentazione ricevuta, inviata o comunque prodottadall’amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza
• Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, laclassificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione deidocumenti informatici
• L’AGID definisce inoltre attraverso le modalità operative per eseguire leoperazioni di registrazione del protocollo
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dematerializzazione
• Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento dellagestione documentale informatizzata, all’interno delle struttureamministrative pubbliche e private, e la conseguente sostituzione deisupporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore deldocumento informatico, a cui la normativa vigente riconosce pienovalore giuridico.
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timbro digitale
• L‘apposizione del contrassegno a stampa (timbro digitale) è utile per laverifica della corrispondenza del documento analogico riprodotto inremoto rispetto all’originale informatico
• Attraverso la circolare n. 62 del 30 aprile 2013 l’Agenzia ha emanato lelinee guida per la generazione, apposizione e verifica del contrassegnoelettronico che può sostituire a tutti gli effetti di legge la firmaautografa in un’ottica di progressiva dematerializzazione dell’interosistema di gestione documentale
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conservazione
• Il sistema di conservazione mira a garantire le caratteristiche diautenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documentiinformatici, come previsto dal CAD (art.44)
• Le indicazioni di dettaglio delle regole tecniche sono raccolte in specificiallegati che ampliano il quadro di riferimento dell’attività diconservazione:
– Glossario/definizioni
– Formati
– Standard e specifiche tecniche
– Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
– Metadati
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conservazione
• Due elementi fondamentali del sistema di conservazione il responsabile e il manuale:
• Il responsabile della conservazione: soggetto, interno all'ente, che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento:
– definisce e attua le politiche del sistema di conservazione
– governa la gestione del sistema con piena responsabilità e autonomia
– può, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione - o parte di esso - a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza
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conservazione
• Il manuale della conservazione è un «documento informatico» che deve illustrare dettagliatamente:
– i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti
– le tipologie dei documenti conservati
– il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione
– le procedure per la produzione di duplicati o copie
– le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti
– le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate
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Il processo di conservazione sostitutiva
1. acquisizione documento, immagine o nativo digitale?
2. firma digitale e marca temporale, conservazione sostitutiva didocumento informatico o analogico?
3. indicizzazione
4. produzione del lotto di conservazione
5. chiusura del lotto di conservazione firma e marcatura da partedel Responsabile della Conservazione
6. distruzione del cartaceo
7. comunicazione all’AdE dell’impronta e della marca temporale,tempistica? Entro il quarto mese successivo presentazionedichiarazioni dei redditi (obbligo soppresso)
8. Pagamento imposta di bollo
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Vantaggi della conservazione sostitutiva
• La conservazione sostitutiva genera efficienza interna
• L’efficienza interna si traduce in riduzione:
– dei tempi di manodopera la gestione elettronica dei documenti porta con sé il vantaggio in termini di riduzione dei tempi di ricerca dell’informazione
– degli spazi fisici dedicati agli archivi, meglio far spazio alla carta o alle competenze?
– dei costi dei materiali di stampa
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L’analisi di Osservatorio ICT & Professionisti
• Fonte: Osservatorio ICT & Professionisti School of Mangement del Politecnico di Milano il “Quaderno del Fare”
• Dati di sintesi:
– Le PA acquirenti sono? 11 mila
– Le dimensioni medie dei fornitori sono? 80% micro e piccole imprese
– Quante fatture riceve la PA in un anno? Tra i 55 e 65 milioni
– Risparmio a regime? Un miliardo di euro l’anno
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Risparmi sui progetti di “Fatturazione Elettronica”Fonte: Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano
• Solo scambio di fattura risparmio nel costo di gestione delprocesso di fatturazione pari a circa 4 € a documento, latoemittente
• Ricezione di fatture in formato elettronico strutturato risparmiofino a 8 € a documento
• Progetti di dematerializzazione e digitalizzazione dei processinell’ambito del Ciclo dell’Ordine risparmio, nella singola impresa, i30-40 € risparmiati a ciclo
• Il risparmio più importante si ottiene con la completa gestioneelettronica dell’intero ciclo dell’ordine, dalla composizionedell’ordine all’archiviazione della documentazione relativa alpagamento/incasso generato dall’ordine stesso
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I “principi” del Ciclo Ordine-Pagamento
• Integrazione: il ciclo deve essere gestito come un unico processointegrato, sia all’interno delle organizzazioni sia nelle relazioni diinterfaccia tra cliente e fornitore, attenzione ai parametri di prestazionecomplessivi e ai workflow che legano tra loro le diverse attività nelle fasidi Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento
• Dematerializzazione: i principali documenti del Ciclo dell’Ordine (ordine,conferma d’ordine, avviso di spedizione, documento di trasporto,Fattura, avviso di pagamento ecc.) possono essere prodotti, scambiati econservati esclusivamente in formato elettronico
• Significativo miglioramento delle prestazioni di processo, si risparmia
fino a circa l’80% dei costi complessivi del processo
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I dati sulla fatturazione elettronica
• Audizione Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti Esperti Contabili al Senato della Repubblica, commissione Anagrafe Tributaria
• I numeri:
– gli scarti a regime sono il 20% medio, in discesa dopo un dato di picco iniziale del 40% circa
– gran parte degli scarti sono dovuti a problemi tecnici
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Le proposte di ODCEC sulla fattura elettronica
• Proposte
• lavorare con SOGEI per la scrittura delle regole tecniche
• richiedere all’Agenzia delle Entrate la fornitura gratuita in ambiente PA della possibilità di caricare i documenti in conservazione sostitutiva:
risparmio di costi
maggiore efficienza ed efficacia dei controlli dell’Amministrazione
eliminazione della duplicazione degli archivi
• aggiungere livelli di dettaglio alla FE per facilitare la spendingreview