IL NUOVO TOOL E-SOLUTIONS DHL e-billing · Collegamento diretto alla lettera di vettura ......

DHL Express (Svizzera) SA

Fate un pieno di qualità ExpressAggiornato al: 01/2016

IL NUOVO TOOL E-SOLUTIONSDHL e-billing

1 Introduzione1.1 Indice

Indice Pagina

3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi

1 Introduzione 2

1.1 Indice 2

1.2 Cosa è il DHL e-billing 3

1.3 I vantaggi 4

2 Primi passi 5

4 Link utili1.2 Cosa è il DHL e-billing 1.3 I vantaggi

Pagina 2

2.1 Registrazione 5-10

2.2 Notifica 11/12

3 Applicazione di DHL e-billing 13

3.1 Portale clienti e-billing 13-18

3.2 Lettera di vettura 19/20

3.3 Chiarimenti / Reclami 21

4 Link utili 22

Il servizio e-billing è una soluzione online pensata per quei clienti di DHL Express che utilizzano i nostri servizi di spedizione espressi e che desiderano la fattura in formato elettronico.

Cosa offre:

Un accesso rapido e comodo alle Vostre fatture

� Da adesso potrete ricevere le fatture in formato elettronico tramite e-mail e/o scaricarle dal portale

1.1 Indice 1.2 Cosa è il DHL e-billing

1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili1.3 I vantaggi

Pagina 3

� Da adesso potrete ricevere le fatture in formato elettronico tramite e-mail e/o scaricarle dal portaleclienti e-billing

� Potrete inoltre disporre di una panoramica completa di tutte le fatture relative ai codici clienteregistrati in DHL Express

� Oltre a salvare tutte le fatture online (fino a 12 mesi), il servizio offre anche la possibilità di scaricarlein svariati formati tutte le volte che lo si desidera.

Recapito ecocompatibile delle fatture

� Transazione non cartacea

� Non dovrete più aprire buste da lettera e tanto meno gettarle

Scoprite i vantaggi del servizio DHL e-billing!È gratuito

La registrazione al servizio viene effettuata in Internet e non richiede un software specifico!

Transazione non cartacea

Dopo l’emissione della fattura riceverete una e-mail con allegata la fattura in formato PDF. La e-mail presenta inoltre un link al portale clienti e-billing dove la fattura potrà essere verificata anche online.

Formati delle fatture

1.1 Indice 1.2 Cosa è il DHL e-billing

1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili1.3 I vantaggi

Pagina 4

Formati delle fatture

Le fatture e-billing possono essere scaricate in diversi formati, quali CSV (per l‘importazione in un programma di calcolo tabellare, come Excel), PDF (ideale per la stampa o l‘invio come allegato) e XML.

Archivio online

Le fatture e-billing restano disponibili online per 12 mesi nel corso dei quali possono essere sempre stampate.

Collegamento diretto alla lettera di vettura

La lettera di vettura può essere direttamente visualizzata facendo clic sul suo numero riportato sulla fattura.

Registrazione online dei reclami

I reclami relativi alle fatture possono essere inseriti e inviati direttamente online.

1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili2.1 Registrazione 2.2 Notifica

Le slide che seguono mostrano quanto sia semplice registrarsi al servizio e-billing di DHL

Primo passaggio: Accesso a DHL e-billing �� https://dhl-ar.accountis.net/customer/ch/

Pagina 5

Inoltra alla pagina per

la registrazione al

servizio

Secondo passaggio: registrazione rapida e facile

Specificate i Vostri dati cliente nei rispettivi campi, facendo particolare attenzione all’esattezza dell’indirizzo di posta elettronica. Una volta inseriti i dati, accettate le condizioni contrattuali selezionando la casella cerchiata e concludere la registrazione facendo clic sul pulsante “Salva”.

2.1 Registrazione 2.2 Notifica

1 Introduzione 3 Applicazione di DHL e-billing 2 Primi passi 4 Link utili

Pagina 6

Registrarsi

Terzo passaggio: conferma della registrazione

Dopo avere inserito i dati, appare una finestra di dialogo per la conferma dell’elaborazione della richiesta. Selezionare “OK” qualora non si desideri registrare altri codice cliente DHL.



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Quarto passaggio: conferma della registrazione

Appare quindi un’informazione relativa alla conferma, cui segue una e-mail con il link al portale clientie-billing, nonché i dati di accesso e la password provvisoria.



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La e-mail

Registrazione di altri codici cliente

Selezionando il pulsante “Registrare un altro conto” è possibile registrare al servizio e-billing altri codici cliente sotto lo stesso. Per ciascun codice cliente registrato verrà inviata una e-mail all’indirizzo specificato.



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Attenzione – Non sono possibili registrazioni doppie!

Una seconda registrazione non può essere effettuata specificando dati identici. In tal caso appare il messaggio d’errore indicato in rosso nella finestra di dialogo sottostante.



Pagina 10

Prima notificaDopo essersi registrati al servizio, le fatture vengono inviate tramite e-mail come allegato in formato PDF apribile con il programma Adobe Reader. Le fatture possono anche essere gestite seguendo i link al portale cliente e-billing contenuti nella e-mail, dove potranno essere scaricate in un formato diverso.



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Opzioni di notifica automatica



È possibile scegliere tra

E-Invoicing Push (standard)

� Ogni nuova fattura viene inviata tramite e-mail come allegato in formato PDF.� E-Invoicing Push è l’impostazione predefinita del servizio e-billing di DHL.

E-Invoicing Pull (su richiesta)

Pagina 12

E-Invoicing Pull (su richiesta)

� Viene inviata soltanto una e-mail con il link al portale clienti e-billing.� Dal portale clienti e-billing sarà quindi possibile scaricare la fattura in più formati.� La firma digitale di ciascuna fattura può essere scaricata come cosiddetto “rapporto di

verifica” per il numero di volte desiderato.

E-Invoicing con CSV File and PDF (su richiesta)

Ogni nuova fattura viene inviata tramite e-mail come allegato in formato PDF ed con il CSV File.

3.1 Portale clienti e-Billing 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami

Il portale clienti e-billing

Dopo aver effettuato l’accesso, sulla pagina iniziale del portale e-billing appare la pagina riservata ai clienti registrati. Facendo clic sul pulsante “Visualizza” si apre un riepilogo delle fatture già emesse. Il pulsante “Messaggi” visualizza le informazioni aggiornate di DHL Express.


Pagina 13

Apre il riepilogo delle

Vostre fatture

3.1 Portale clienti e-billing 3.2 Lettera di vettura 3.3 Chiarimenti / Reclami

Il riepilogo delle fatture

Il portale clienti e-billing mostra un elenco delle vostre fatture con indicazione del rispettivo stato (letta / da leggere). Facendo clic sul numero, viene aperta la fattura con il suo stato.


Pagina 14

Facendo clic si apre la

fattura in formato PDF


Esempio di fattura

Le fatture vengono visualizzate nel formato rappresentato di seguito. La prima pagina contiene una sintesi di tutte le singole posizioni fatturate, mentre le pagine che seguono elencano i dettagli delle singole posizioni. L’ordine preimpostato delle singole posizioni segue la struttura della Vostra fattura cartacea al momento ricevuta.


Pagina 15


Download in diversi formati file

Dal portale clienti e-billing è possibile scaricare le proprie fatture in formati file diversi. Dopo avere scelto quello desiderato, selezionare il pulsante “Scarica”. Un ordine diverso da quello predefinito può essere ad esempio impostato in Excel dopo aver effettuato il download.


Pagina 16


Funzione di ricerca online

Il portale clienti e-billing consente anche di effettuare ricerche mirate delle fatture specificando i criteri negli appositi campi, quindi selezionando il pulsante “Ricerca”.


Pagina 17


Modificare il proprio profiloNella pagina “Profilo personale” è possibile modificare la lingua e la password di accesso. Attenzione: questo influisce solo sulla lingua del portale e-billing, e non ha nessun (impatto) effetto sulla lingua elle vostre fatture. Il pulsante “Aggiungi Nuovo Utente” presente nel riquadro “Account Personali” consente inoltre di aggiungere ai codici cliente elencati altri utenti abilitati alla gestione delle fatture.


Pagina 18


Visualizzare e scaricare le lettere di vettura

Dopo avere aperto la fattura nel portale e-billing, facendo clic sul numero della spedizione blu si viene inoltrati automaticamente alla pagina per il download dei documenti della spedizione (lettera di vettura, fattura proforma) disponibili nel portale clienti e-billing. Per scaricare la lettera di vettura, basta fare clic sul pulsante “Download AWB”.


Pagina 19

La lettera di vettura


Se la lettera di vettura non è disponibile

In casi isolati, può accadere che alcune lettere di vettura non siano ancora disponibili. In tale eventualità può essere inoltrata una richiesta a DHL Express facendo clic sul pulsante “Ricerca”. Verrà visualizzata una finestra di dialogo che avvisa sull’avvenuto inoltro della richiesta a DHL Express (il numero del reclamo è soltanto un riferimento interno al sistema e-billing).


Pagina 20


Reclami e chiarimenti

Qualora si desideri contestare le singole posizioni della fattura al momento aperta, o avere dei chiarimenti in merito alla spedizione, è possibile utilizzare il portale clienti e-billing, facendo sempre attenzione a specificare il numero della spedizione nel riquadro “Ricerca” e selezionando il motivo dalla casella di riepilogo “Codice”.


Pagina 21

DHL Express – Fatturazione elettronica:

http://www.dhl.ch/it/express/centro_risorse/electronic_billing.html

E-Mail Richieste Fatture:

[email protected]

4 Link utili1 Introduzione 2 Primi passi 3 Applicazione di DHL e-billing

Pagina 22

[email protected]

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