II UNIDADGESTION DE EQUIPOS DE TRABAJO Y

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

TEMA: EQUIPOS DE TRABAJO

Un equipo se compone de cierto número de personas dotadas de facultades para el cumplimiento de metas grupales. Una de las definiciones de equipo es: “Número reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un método de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables”. Existen diferentes tipos de equipos. La función de algunos de ellos es hacer propuestas, otros disponen de autoridad para tomar decisiones y otros se encargan incluso de la dirección de las operaciones.

EQUIPOS DE TRABAJO

CONCEPTOS

Grupo; son dos o más personas, que interactúantes e interdependientes, que se han reunido para alcanzar objetivos específicos.

Grupo de Trabajo; es aquel que interactúa principalmente para compartir información y tomar decisiones, a fin de ayudar a cada miembro a desarrollarse dentro de su área de responsabilidad. No tienen necesidad ni oportunidad de desempeñarse en un trabajo colectivo que requiera de un esfuerzo conjunto. De esta manera, su desempeño es simplemente la suma de la contribución individual de cada miembro. No existe una sinergia positiva que pueda crear un nivel global de desempeño mayor que la suma total de los insumos

Equipo; es un grupo de personas que superan el desempeño individual cuando las tareas que se desarrollan requieren habilidades múltiples, sentido común y experiencia, son más flexibles y responden mejor a los eventos cambiantes que los departamentos tradicionales u otras formas de agrupamiento permanente.

Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través del esfuerzo coordinado. El resultado de sus esfuerzos individuales es un nivel de desempeño mayor que la suma de aquellas contribuciones individuales.

La gerencia busca esa sinergia positiva que permitirá a sus organizaciones incrementar el desempeño. El uso extensivo de los equipos crea el potencial para que una organización genere mayores resultados sin un incremento en las contribuciones.

 

TIPOS DE EQUIPOS

Los equipos pueden ser clasificados con base en sus objetivos. Las tres formas más comunes de equipo que Ud. probablemente encuentre en una organización son los equipos de solución de problemas, los equipos autodirigidos y los equipos ínter funcionales:

Equipos de solución de problemas: En los equipos de solución de problemas, los miembros comparten ideas u ofrecen sugerencias sobre la forma de mejorar los procesos y los métodos de trabajo. Pocas veces, sin embargo, tienen la autoridad para poner en práctica unilateralmente cualquiera de sus acciones sugeridas. Un ejemplo de los equipos de solución de problemas son los círculos de calidad.

Los equipos autodirigidos: Son grupos de empleados (típicamente de 10 a 15) quienes asumen las responsabilidades de sus antiguos supervisores. Por lo general, esto incluye la planeación y la programación del trabajo, el control colectivo sobre el ritmo de trabajo, la toma de decisiones operativas y ejecutar acciones sobre los problemas. Los equipos de trabajo completamente autodirigidos incluso seleccionan a sus propios miembros y hacen que éstos evalúen el desempeño de cada uno.

Equipos ínter funcionales: Estos equipos son formados por empleados del mismo nivel jerárquico pero de diferentes áreas de trabajo, que se reúnen para llevar a cabo una tarea. los equipos ínter funcionales son un medio eficaz para permitir a la gente de diversas áreas dentro de una organización (o incluso entre organizaciones) intercambiar información, desarrollar nuevas ideas y solucionar problemas y así como coordinar proyectos complejos.

CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS

Los mejores equipos de trabajo tienden a ser pequeños. Cuando tienen más de 10 a 12 miembros, se vuelve difícil llevar a cabo el trabajo.

Para desempeñarse eficazmente, un equipo requiere tres tipos diferentes de habilidades. Primero, necesita gente con la experiencia técnica. Segundo, necesita gente con las habilidades de solución de problemas y de toma de decisiones suficientes para ser capaces de identificar problemas, generar alternativas, evaluar esas alternativas y elegir opciones competentes. Finalmente, los equipos necesitan gente que sepa escuchar, que ofrezca retroalimentación, que busque la solución de conflictos y posea otras habilidades interpersonales.

NECESIDADES DE LOS EQUIPOS

Los equipos tienen diferentes necesidades. La gente debería ser seleccionada para formar parte de un equipo con base en la personalidad y preferencias de cada individuo. Los equipos de alto desempeño hacen que la gente se ajuste adecuadamente a varios papeles.

Podemos identificar nueve papeles potenciales en el equipo:

Consejero: Alienta la búsqueda de más información. Conector: Coordina e integra. Creador: Inicia las ideas creativas. Promotor: Defiende las ideas después de que son emitidas. Asesor: Ofrece un análisis de la perspectiva interna sobre las

opciones. Organizador: Proporciona estructura. Productor: Proporciona dirección y seguimiento. Contralor: Examina los detalles y hace valer las reglas. Defensor: Pelea las batallas externas

DINAMICA “ ROMPECABEZAS” TRABAJO EN EQUIPO … ( GRUPO )

DESARROLLO DE UN EQUIPO

UN GRUPO DE TRABAJO SE CONVIERTE EN UN EQUIPO CUANDO:

La cooperación: Se dice que las personas individuales

cooperan cuando sus esfuerzos se integran sistemáticamente para lograr un objetivo colectivo. Cuando mayor es la integración, tanto mayor es el grado de cooperación. Un supuesto generalmente aceptado por los gestores, es que la competencia pone de manifiesto lo mejor que tienen las personas.

DESARROLLO DE UN EQUIPO

La confianza: Es la fe recíproca en las intenciones y en la conducta de otras personas; significa que cuando vemos a otros actuando de una manera que deja traslucir su confianza en nosotros, nos sentimos más predispuestos a corresponder confiando más en ellos. A la inversa, terminamos desconfiando de ellos cuando sus acciones parecen quebrantar nuestra confianza o cuando manifiestan desconfianza de nosotros mismos.

DESARROLLO DE UN EQUIPO

El liderazgo se convierte en una actividad compartida La responsabilidad se desplaza del ámbito

estrictamente individual a un ámbito a la vez individual y colectivo

El grupo desarrolla su propia finalidad o misión La solución de problemas constituye una norma de

vida y no una actividad a tiempo parcial La eficacia se mide por los resultados y productos

colectivos del grupo

Comunicación: Mantener informados a los miembros del equipo y a los demás empleados, explicándoles las políticas y decisiones, proporcionarles retroalimentación fiel. Demostrar sinceridad y respeto a los problemas y limitaciones propias.

Apoyo: Mostrarse siempre disponible y accesible. Prestar ayuda, consejo, entrenamiento y apoyo a las ideas de los miembro del equipo.

Respeto: La delegación, bajo la forma de autoridad real para la toma de decisiones, constituye la expresión mas importante del respeto de la dirección. Le sigue en importancia saber escuchar activamente las ideas de los demás.

Justicia: No dudar en dar crédito y reconocimiento a quienes lo merezcan. Asegurarse de que todas sus valoraciones y evaluaciones sean objetivas e imparciales.

Previsibilidad: Sea consistente y previsible en sus asuntos de cada día. Cumpla sus promesas, tanto explicitas como implícitas.

Competencia: Fortalezca su credibilidad demostrando un buen sentido del negocio, competencia técnica y profesional.

Establecer objetivos y/o prioridades.

Analizar o asignar la manera de llevar a cabo un trabajo.

Examinar la modalidad de trabajo de un grupo y sus procesos (como normas, toma de decisiones y comunicación)

Examinar las relaciones entre las personas que realizan el trabajo.

Liderazgo participativo. Crear un interdependencia cediendo poder, dando libertad y sirviendo a los demás.

Responsabilidad compartida. Establecer un ambiente en el que todos los miembros del equipo se sienten tan responsables como el directivo de los resultados que se obtengan en la unidad de trabajo.

Alineados para un propósito. Compartir un sentido d e propósito común sobre la razón de ser del equipo y sobre la función que ha de realizar.

Alta comunicación. Crear un clima de confianza y de comunicación abierta y sincera

VIDEOS

Exposiciones Temas

1. Empowerment

2. Coaching consultoría y comunicación de apoyo

3. Solución analitica y creativa de problemas

4. Manejo del estrés personal

5. Ganar Poder e influencia

Exposiciones Temas

6.- Formación de equipos efectivos y de trabajo en equipo

7.-Roles Directivos

Dinámica

Los alumnos se reunirán equipos de 8 integrantes

El Facilitador entrega a cada subgrupo un paquete de sobres (conteniendo las letras) para que sean distribuidos entre los miembros del subgrupo.

Dinámica

El Facilitador explica al grupo que cada miembro del subgrupo deberá formar una o varias palabras, de forma tal que el subgrupo conforme un total de cinco palabras que tengan relación entre sí.

Así mismo les indica que está prohibida la comunicación verbal.

Dinámica

El subgrupo que forme primero las cinco palabras será el ganador.

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Videos

APROVECHAMIENTO DEL POTENCIAL

Es una herramienta estratégica indispensable para enfrentar los desafíos que impone el medio, es impulsar al nivel de excelencia las competencias individuales de acuerdo a las necesidades operativas.

Importancia

El ir a la búsqueda del uso máximo del potencial es algo que no debe descuidarse se debe incluir, valores + habilidades+actitudes+ pericias+experiencias para obtener mejores resultados y así crear una empresa inteligente aprovechando al máxima su potencial humano.

COACHING

Es un sistema que incluye conceptos, estructuras, procesos, herramientas de trabajo e instrumentos de medición y grupos de personas; comprende también un estilo de liderazgo, una forma particular de seleccionar gente o crear grupos de personas en desarrollo.

A su vez ayuda a los empleados a mejorar sus destrezas de trabajo a través de elogios y retroalimentación positiva basado en observación.

COACHING

Es una actividad que mejora el desempeño en forma permanente. Específicamente, es una conversación que involucra al menos dos personas en nuestro caso a un supervisor y a un individuo; aunque en ocasiones puede ser entre un superior y su equipo.

El concepto que subyace a esta definición es que no ha habido coaching a menos que haya ocurrido un cambio positivo.

EL COACHING SE DEBE APLICAR CUANDO:

Existe una retroalimentación pobre o deficiente sobre el progreso de los empleados, causando bajo rendimiento laboral.

Cuando un empleado de cualquier área merece ser felicitado por la ejecución ejemplar de alguna destreza.

Cuando el empleado necesita mejorar alguna destreza

dentro de su trabajo.

QUE ES EL COACH ?

El COACH no es mas que el líder que se preocupa por planear el crecimiento personal y profesional de cada una de las personas del equipo y del suyo propio.

COACH

Posee una visión inspiradora, ganadora y trascendente y que mediante el ejemplo, la disciplina, la responsabilidad y el compromiso, orienta al equipo en el caminar hacia esa visión convirtiéndola en realidad, es decir, es un líder que promueve la unidad del equipo, sin preferencias individuales y consolida la relación dentro del equipo para potencializar la suma de los talentos individuales.

EL COACHING EN LAS ORGANIZACIONES

Facilita que las personas se adapten a los cambios de manera eficiente y eficaz.

Moviliza los valores centrales y los compromisos del ser humano.

Estimula a las personas hacia la producción de resultados sin precedentes.

Renueva las relaciones y hace eficaz la comunicación en los sistemas humanos.

Predispone a las personas para la colaboración, el trabajo en equipo y la creación de consenso.

Destapa la potencialidad de las personas, permitiéndoles alcanzar objetivos que de otra manera son considerados inalcanzables.

CARACTERISTICAS DEL COACH

CLARIDAD: Un coach se asegura de la claridad en su comunicación, de otra forma las personas comienzan a fallar o a no hacer nada, o peor aun, comienzan a asumir lo que debe hacerse, lo que siempre cuesta tiempo y dinero.

APOYO: Significa apoyar al equipo, aportando la ayuda que necesitan, bien sea información, materiales, consejos o simplemente comprensión.

CONSTRUCCIÓN DE CONFIANZA: Permite que las

personas de su equipo sepan que usted cree en ellas y en lo que hacen. Señale éxitos ocurridos. Revise con ellos las causas de tales éxitos y otorguen reconocimiento hacia la excelencia detrás de cada victoria.

MUTUALIDAD: Significa compartir una visión de las metas comunes. Para asegurarse de lo anterior, debe tomarse el tiempo de explicar en detalle sus metas. Asegúrese que los miembros de su equipo puedan responder preguntas tales como: ¿Por qué esta meta es tan buena para el equipo o para la organizaciones?, o ¿Cuáles pasos deben realizarse para lograr las metas?, ¿Cuándo?.

PERSPECTIVA: Significa comprender el punto de vista

de los subordinados. Realizar preguntas para involucrarse con las personas, que revelen la realidad de los miembros del equipo. Mientras más preguntas hagan, mas comprenderá lo que sucede en el interior de los individuos. No asuma que ya sabe lo que piensan y sienten, pregúnteles.

RIESGO: Es permitir que los miembros del equipo sepan que lo errores no van a ser castigados con el despido, siempre y cuando todo el mundo aprenda de ellos.

PACIENCIA: El tiempo y la paciencia son claves para

prevenir que el coach simplemente reaccione: Siempre que sea posible deben evitarse respuestas "viscerales", ya que pueden minar la confianza de su equipo en su habilidad para pensar y reaccionar.

CONFIDENCIALIDAD: Las mejores coaches son aquellos que logran mantener la boca cerrada. El mantener la confidencialidad de la información individual recolectada, es la base de la confianza y por ende, de su credibilidad como lider.

RESPETO: Implica la actitud percibida en el supervisor o gerente, hacia los individuos que el guía. Usted puede respetar en alto grado a sus miembros del equipo, pero si eso esta en contradicción con su poca disposición a involucrarse, su poca habilidad para ejercer la paciencia, para su deficiencia en compartir metas, etc, hace que comunique poco respeto.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

TIEMPO DE CALIDAD

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.

Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.

MITOS *El mito de la actividad:** “El ejecutivo más lleno

de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

**El mito del hombre equipo:** “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

*El mito de ahorrar tiempo:** “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

**El mito de trabajar contra el tiempo:** “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

DISTRACTORES DE TIEMPO

Excesivo flujo de papeles. Teléfono. Visitantes. Reuniones. Fallas de comunicación. Políticas y procedimientos. Información. (Falta / exceso)

POSIBLES SOLUCIONES

Agenda Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e

Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

USO DEL TELEFONO

Antes de llamar, planifica la conversación. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar

un tiempo específico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversación, ve

directo al grano y permanece en él. Si la conversación se extiende innecesariamente, busca

excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirás

llamadas sino sólo en casos de emergencia

Correspondencia

Escribe menos, usa más el teléfono. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las

respuestas al margen y enviándolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de

respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfección,

cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.

Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas

inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te

preguntan ¿Tienes un minuto?.

Reuniones

Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él. Prepárate para la reunión, resiste las

interrupciones, mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes.

No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para después. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos.Soluciones Reflexión Decisión Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos’

CAUSAS DE LA MOROSIDAD

La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.

La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.

El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.

Las principales causas de morosidad son:

Trabajos no placenteros. Trabajos difíciles. Indecisión.

AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

Puntuación

Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente:

Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.Entre 37 y 44: Muy bien.Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

El noventa por ciento del éxito se basa simplemente en insistir”

“Sólo triunfa en el mundo quien se levanta y busca las circunstancias, y las crea si nos las encuentra”.

“La suerte es el pretexto de los fracasados”

IMPULSOS MOTIVACIONALES

“La vida no es estática. Los únicos que no cambian de propósito y de ideas son los inquilinos de los manicomios y los del cementerio”.

“No cambian las cosas: cambiamos nosotros”.

“Pueden porque creen que pueden”.

“Nadie necesita ayuda para tener problemas”.

“La mente es como un paracaídas, no sirve de nada si no se abre”.

“La gente que dice que no se puede hacer, no debería de interrumpir a quienes lo están haciendo”.

“No hay ninguna cosa seria que no pueda decirse con una sonrisa”.

“Nuestras dudas son traidoras,y por ellas perdemos el bien que con frecuencia pudimos ganar,por miedo a intentarlo”.

“Vivir como uno desee: sólo eso merece llamarse éxito”.

“Si haces lo que has hecho siempre, no llegarás más lejos de lo que siempre has llegado”.

“Creo muchísimo en la suerte y descubro que cuanto más trabajo, más suerte tengo”.

“¿Y cuando piensas realizar tu sueño?”, le preguntó el Maestro al discípulo. “Cuando tenga la oportunidad de hacerlo”, respondió éste. El Maestro le contestó: “La oportunidad nunca llega. La oportunidad ya está aquí”.