1.Características que ha de cumplir un sistema d'identificación de Historias Clíniques.2. Esquema posibles maneras d'dentificar una HC.3. Què és el NHC.4. Etapes per obrir i identidicar un expedient clínic.5. Etiquetes de localització.6. Dimensions dels sobres. Informació que poden presentar.

1. Com es mesura l'espai per col·locar els expedients.2. Concepte d'ordenació i classificació.3. Esquema dels possibles sistemes d'ordenació i classificació d'HC.4.En què consisteix la classificació numèrica.

1. En què consisteix el prèstec de la documentació clínica.2. A quines persones es fa prèstec.3. Esquema del procediment per efectuar un prèstec d'HC.4.Què ha de saber el Servei de Documentació respecte a una HC que presta.5. Circuits del prèstec: Esquema de posibles sol·licitants.

6. Control de la documentació prestada.

La recepción de la documentación conlleva una serie de procedimientos que debe realizar el archivo y que incluyen la apertura e identificación de la HC.

¿CÓMO SE IDENTIFICA LA HC?

Consiste en asignarle un elemento que permita relacionarla de forma directa con el paciente y distinguirla de otras.La documentación relacionada con el usuario será marcada con este mismo identificador y pasará a formar parte de su expediente individual.

EL IDENTIFICADOR PUEDE SER :-Una palabra-Un número-Una fechaO una combinación de estos. También se pueden identificar con colores, signos y dibujos.

EL IDENTIFICADOR HA DE SER:-ÚNICO-DE LA MISMA FORMA

Localización de los archivos clínicosLos archivos clínicos suelen ser locales situados dentro del edificio del centro sanitarioDeben ubicarse en una zona accesible y con buenas comunicaciones con las diferentes dependencias del centro para facilitar la labor de reparto y recogida de expedientes clínicos

Zonas tranquilasCondiciones estructurales que no supongan un peligro para la conservación de los documentosInmueble de uso exclusivo para archivoAcondicionamiento adecuadoPlanta de forma regular para su mejor aprovechamientoZonas alejadas de áreas peligrosas e instalaciones con riesgo de incendio o inundación

Están determinados por la finalidad del servicio.Tienen que garantizar la custodia de la documentación y facilitar su tratamiento y préstamo de los expedientes.

Las dimensiones vienen determinadas por el volumen de documentación existente y el índice de crecimiento previsible en un plazo prudencial que puede estimarse en 5 años en función del ciclo vital de la documentación clínica

Las zonas de colocación deben ser (señala la falsa):◦a)Inmuebles de uso exclusivo para el archivo◦b)Zonas tranquilas◦c)Zonas con riesgo de incendio y inundaciones◦d)Zonas con un acondicionamiento adecuado

Se deberá asignar un elemento identificador que permita relacionar la HC de forma directa con el paciente y distinguirla de otras.UN IDENTIFICADOR PUEDE SER:Una palabraUn númeroUna fecha(o la combinación de todas)Otros: colores, signos, dibujos.

QUIEN SE ENCARGA?UDC y archivos.Son los responsables de fijar un método u otro.

TIPOS DE IDENTIFICADORES:El identificador debe ser único, y se mantendrá constante para toda la documentación generada en los futuros procesos

Finalidad: Permitir el acceso directo al expediente

La NHC es el identificador utilizado para marcar las HC hospitalarias. Es un número secuencial que proporciona el ordenador en el momento en el que el paciente acude por primera vez al centro a recibir asistencia.

Un número secuencial que proporcione el sistema informático del centroDatos personales del paciente:◦Nombre y apellidos◦DNI◦Número de seguridad social◦Número de la tarjeta sanitaria◦Fecha de nacimientoFecha de atención al usuarioUn número creado a partir de la fecha de nacimiento del pacienteUna combinación de los anteriores

Identificar una HC consiste en

asignarle un elemento que permita

relacionarla de forma directa con el

paciente y distinguirla de otras

generadas en el mismo hospital.

Puede ser una palabra, un número, fecha o una combinación de los anteriores.

Ha de ser único → no podrá asignarse el mismo identificador a expedientes de diferentes pacientes, ni varios al mismo paciente.

Se asigna en el primer contacto del usuario con el centro, y se mantiene.

Número secuencial que proporcione el sistema informático → número de historia clínicaDatos personales del pacienteFecha de atención al usuarioNúmero creado a partir de la fecha de nacimientoCombinación de los anteriores

→ Al disponer de sistema informático, se emiten etiquetas que luego se pegan en los sobres.

→ Los datos varían según la organización interna de cada archivo.→ Los datos deben identificar al paciente para que no pueda ser confundido con otro de características parecidas.

→ NHC, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, DNI, etc.

-Se emitirán tantas etiquetas como sobres contenedores haya sobre un mismo paciente.-Si el historial del paciente es muy voluminoso y tiene más de un sobre todos deben tener la misma etiqueta y estar numerados en volúmenes-En el caso de que la iconografía se guarde en sobres separados de los que incorporan los documentos clínicos deben etiquetarse por igual-El tamaño de la letra de la etiqueta debe ser grande para ser comprensible para el personal del archivo-Si los caracteres deben hacerse a mano se deberán realizar grandes e inequívocos evitándose los errores de transcripción

También se pueden realizar etiquetas de localización para reducir errores al archivar en la HCEn estos casos se usan etiquetas de colores asociando un color del 0 al 9Los colores los decide cada centro pero se deben diferenciar sin problemaLas etiquetas se deben pegarse en los laterales del sobreEl sobre debe quedar orientado hacia el exterior de la estanteríaSi hay alguna HC esta en mal lugar podrá ser detectada por los colores de la etiqueta

Dimensiones de los sobres:

Si se las iconografias y documentos se archivan juntas , el sobre será aproximadamente de 58x38 cm.

Si se las iconografias se archivan por separado, el sobre puede ser de aproximadamente de 58x38 cm para las imágenes y de 35x25 cm para el resto de documentos.

Información que presentan:

◦El diseño del sobre es propio de cada centro.

◦Deben de llevar visible el nombre del hospital.

◦Tiene que disponer de un espacio para escribir los datos del paciente, numero de volumen y los avisos de confidencialidad.

El diseño del sobre es propio de cada centro; como mínimo debe llevar bien visible el nombre del hospital y ha de disponer de un espacio para escribir los datos administrativos referentes al paciente, el número de volumen y los avisos de confidencialidad de los datos, como por ejemplo “Esta documentación no debe salir de hospital”.

Los archivos clínicos suelen ser locales situados dentro del edificio del centro sanitario

Deben ubicarse en una zona accesible y con buenas comunicaciones con las diferentes dependencias del centro para facilitar la labor de reparto y recogida de expedientes clínicos

Zonas tranquilas Condiciones estructurales que no supongan un

peligro para la conservación de los documentos

Inmueble de uso exclusivo para archivo Acondicionamiento adecuado Planta de forma regular para su mejor

aprovechamiento Zonas alejadas de áreas peligrosas e

instalaciones con riesgo de incendio o inundación

Están determinados por la finalidad del servicio.

Tienen que garantizar la custodia de la documentación y facilitar su tratamiento y préstamo de los expedientes.

Las dimensiones vienen determinadas por el volumen de documentación existente y el índice de crecimiento previsible en un plazo prudencial que puede estimarse en 5 años en función del ciclo vital de la documentación clínica

Las zonas de colocación deben ser (señala la falsa):

◦ a)Inmuebles de uso exclusivo para el archivo◦ b)Zonas tranquilas◦ c)Zonas con riesgo de incendio y inundaciones◦ d)Zonas con un acondicionamiento adecuado

·Ordenación: Podemos ordenar las HC utilizando características, obtenemos una lista que nos permite encontrarlas rápidamente sin necesidad de consultarla completamente, de forma lineal y unidimensional.Importa el orden a la hora de ordenar.Ej. Alfabéticamente, número de HC, DNI ...

● Que sistema de identificación pertenece esta ordenación “ARPE 0 670121”:

a) Numérica

b) Alfanumérica

c) Alfabética

d) Cronológica

CONSULTAS EXTERNAS

Visita programada

Visitas no programadas

Visitas no programadas

Tipos de paciente: Pacientes sin cita previa que acuden a una consulta externa.

Solicitante: Distintas consultas externas del centro hospitalario.

Tipo de documentación: HC.

Cantidad: Entre 50 y 60 diarias.

Solicitud de la documentación: Las HC se tramitan al archivo directamente.

Organización del trabajo en el archivo: El archivo debe buscar un sistema

intermedio entre la programación y la urgencia que no distorsione el trabajo.

O también llamada dígito terminal

Se identifican a partir de un número, normalmente asignado de forma secuencial por el sistema informático del hospital.

Se organizan en el depósito dividiendo el área para archivado en tantos espacios como dígitos se hayan escogido para clasificar.

Se clasifican en forma numérica, según los dígitos terminales se pueden agrupar por:

Decenas (doble dígito terminal)

Centenas (triple dígito terminal)

Millares (cuarto dígito terminal)

Se tienen en cuenta los dos últimos dígitos.

Se divide el espacio de archivado en 100 secciones, del 00 al 99.

Ejemplo:

La HC número 243696 deberá archivarse en el armario etiquetado con el número 96.

Se tienen en cuenta los tres últimos dígitos.

Se divide el espacio en 1000 secciones, del 000 al 999.

Cada armario archivador contiene varias terminaciones.

Ejemplo: de la 000 a la 010.

Cuando las estanterías están muy llenas y se traspasan historias al pasivo también se vacía de forma aleatoria.

Se suelen utilizar etiquetas de colores asociadas a los números del 0 al 9.

Permite:Que las estanterías se llenen aleatoriamente

Que el depósito vaya creciendo de forma equilibrada.

Inconvenientes:Se necesita gran espacio para distribuir los dígitos

Debe planificarse de tal forma que no ocupe más del 75% del espacio.

● Que sistema de identificación pertenece esta ordenación “ARPE 0 670121”:

a) Numérica

b) Alfanumérica

c) Alfabética

d) Cronológica