ICT Accountancy 2020/2030: accountantspraktijk op … ledengroep Accountants in Business (NBA),...

Rapport

ICT Accountancy 2020/2030:

accountantspraktijk op weg naar de toekomst

Door onderzoeksbureau GBNED

http://www.acc.nl/

http://www.creaim.nl/

http://www.exact.nl/exact-online/producten/accountancy?utm_source=ICTAccountancy&utm_medium=banner&utm_campaign=CsPNlAccNeloDiOndDi

http://www.muis.nl/

http://www.muis.nl/

http://www.informer.nl/

http://www.logisal.nl/

http://www.tecknow.nl/

http://www.vismasoftware.nl/

http://www.radarsoftware.nl/

http://www.twinfield.nl/

http://www.offective.nl/

http://www.minox.nl/

http://www.minox.nl/

http://www.reeleezee.nl/

ICT Accountancy 2020/2030: accountantspraktijk op weg naar de toekomst

Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakketten.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl

2

Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED

Datum: december 2016

Versie: 2.0

Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, kan GBNED niet aansprakelijk

worden gehouden voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

Van de door derden opgegeven of afkomstige informatie in deze uitgave hebben wij niet in alle gevallen de

juistheid en volledigheid kunnen controleren. Alle gegevens zijn onder voorbehoud.

Copyright GBNED, voor zover de informatie niet afkomstig is van derden, zoals van de bronnen genoemd in deze

uitgave.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of

openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke

andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED.

December 2016

http://www.gbned.nl/

http://www.softwarepakketten.nl/

http://www.ictaccountancy.nl/

http://www.ictfinancials.nl/



3

Voorwoord

In Juni 2014 heb ik de vorige (tevens eerste) versie van deze uitgave gepubliceerd. Nu ruim

twee jaar later (december 2016) constateer ik dat “de accountantspraktijk op weg naar de

toekomst” niet wezenlijk een ander beeld geeft. Bekend is dat ontwikkelingen over het

algemeen wat minder snel gaan dan gepland en de jaren voorbij vliegen. De op de toekomst

gerichte term “ICT Accountancy 2020” heb ik daarom alvast aangepast in “ICT Accountancy

2020/2030”, waarbij de aanduiding “2020” over enkele jaren verdwenen zal zijn.

Ik wil iedereen bedanken die een bijdrage heeft geleverd aan de inhoud van dit rapport.

Zonder externe hulp zou deze uitgave nooit tot stand zijn gekomen.

Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Suggesties om deze uitgaves te verbeteren kunnen gestuurd worden aan

Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne, [email protected].





mailto:[email protected]



4

Inhoudsopgave

1. Inleiding

2. Ontwikkelingen

2.1 Inleiding

2.2 Cloud computing

2.2.1 SAAS

2.2.2 Robotic accounting

2.2.3 Klantenportaal

- Bijdrage “Werken met een klantenportaal”

2.2.4 Employee Self Services

2.2.5 Office toepassingen

2.2.6 API als het nieuwe ERP

2.3 Elektronisch factureren

2.4 SBR

2.5 RGS

- Bijdrage “CBS en Belastingdienst”.

2.6 Business Intelligence

2.6.1 Dashboards en benchmarking

2.6.2 Data analyses

- Bijdrage “Financiële analyse op basis van auditfiles (en andere data

bestanden)”.

2.7 PSD2 - Payment Services Directive (2)

2.8 Blockchain

3. ICT in de kantoorpraktijk

3.1 Inleiding

3.2 Kantoren

3.2.1 Finovion Franchise

3.2.2 Harrier

3.2.3 InAccount

3.2.4 Quality Online

3.2.5 Ten Raede Groep

4. Visie van deskundigen

4.1 Inleiding

4.2 Deskundigen

4.2.1 Drs. M.H. (Menno) Kooreman, manager SRA Automatisering

4.2.2 J. (Jan) Wietsma AA, Kennispartner Visie, strategie en innovatie Full Finance,

Bestuurslid ledengroep Accountants in Business (NBA), Initiatiefnemer MKB-

kredietcoach Kredietpaspoort.

5. Visie van softwareleveranciers

5.1 Inleiding







5

5.2 Softwareleveranciers

6. Conclusies

Bijlage:

Bronnen en verwijzingen







6

1. Inleiding

Accountants- en administratiekantoren (in dit rapport verder aangeduid als accountants)

hebben in toenemende mate te maken met digitalisering. Niet in de laatste plaats speelt

elektronische gegevensuitwisseling hierbij een belangrijke rol.

In alweer maart 2013 is door de NBA het rapport “MKB-accountant 2020 Visiedocument voor

openbaar accountants werkzaam in het mkb” uitgebracht dat onder meer ingaat op het

belang van digitalisering voor MKB-accountants. Onderstaande tekst is afkomstig uit het

NBA rapport en geeft feitelijk een toelichting op hetgeen hiervoor is genoemd.

:

Accountants moeten zich regelmatig afvragen of met de juiste softwaretoepassingen wordt

gewerkt om in het huidige tijdperk zo effectief en efficiënt mogelijk de kantooradministratie en

klantenadministraties te ondersteunen? En niet onbelangrijk speelt ook de vraag in hoeverre

huidige softwarepartners in de toekomst in staat en bereid zijn nieuwe ontwikkelingen te

faciliteren. En welke prijs moet dan voor dit laatste betaald worden?

Het eerder genoemde NBA rapport gaat ook in op trends in het MKB en bijvoorbeeld

aanvullende dienstverlening zoals data-analyse. Ook wordt aansluiting bij de

informatiestromen van de klant genoemd. Het NBA rapport beschrijft dit als volgt:

Een groot deel van de omzet van mkb-accountants bestaat uit werkzaamheden die

door de toenemende digitalisering meer en meer standaardproducten worden. Zijn

klanten willen hiervoor niet teveel betalen. Hij moet op zoek naar nieuwe vormen van

dienstverlening. Hiervoor zijn kansen genoeg, omdat klanten steeds meer behoefte

krijgen aan real time informatie, managementrapportages en tussentijdse analyses. De

mkb-accountant komt zo dichter bij de bedrijfsprocessen van de klant te staan. Hierbij

gaat het niet om de hoeveelheid, maar om de snelheid van informatie en het juiste

gebruik. De mkb-accountant kan deze meerwaarde leveren door zijn financiële

expertise. Digitalisering is niet mogelijk zonder controle en regie. De mkb-accountant

kan de rol van ketenregisseur oppakken bij de informatie-uitwisseling tussen zijn klant

en diens omgeving, omdat bij hem al diverse informatiestromen samenkomen. Indien

hij bij zijn klant jaarrekeningcontroles uitvoert, zal hij de effecten van de digitalisering op

zijn controleaanpak moeten begrijpen en zo nodig andere specialisten inschakelen.

De mkb-accountant moet de werkprocessen in zijn kantoor zo goed mogelijk laten

aansluiten op de trends in het mkb. Hoe hij dit doet is afhankelijk van de gekozen

positionering in zijn bedrijfsmodel. Het vereist investeren in digitalisering en

relatiebeheer. Omdat standaarddiensten weinig toegevoegde waarde opleveren

(behalve als wordt gekozen voor het model van de digicountant), zal hij zich richten op

aanvullende dienstverlening zoals data-analyse en het optreden als ketenregisseur.

Hierbij moet hij voldoende aansluiting bij de informatiestromen van de klant weten te

bewaren.







7

Om accountants een handvat te bieden bij verdere digitalisering en elektronische

gegevensuitwisseling, gericht op de toekomst, is onderhavig rapport ‘ICT Accountancy

2020/2030’ beschikbaar. Dit rapport is opgebouwd uit de volgende onderdelen:

1. Ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de automatisering bij accountants- en

administratiekantoren. Hierbij is ook dankbaar gebruik gemaakt van kennis van

derden.

2. Enkele kantoren geven inzicht in de door hun gebruikte softwaresystemen en geven

tevens hun visie over relevante ontwikkelingen.

3. Visie van enkele vooraanstaande ervaringsdeskundigen met betrekking tot de impact

die ICT ontwikkelingen hebben op het toekomstige accountants- en

administratiekantoor.

4. Visie van softwareleveranciers.

5. Conclusies.

ICT Accountancy softwaregids

Parallel is verschenen de “ICT Accountancy softwaregids”.

Met inzicht in standaard software voor accountants-, administratie- en

belastingadvieskantoren van ruim 100 leveranciers. Met handige softwarematrix.

Meer over de ICT Accountancy softwaregids…





http://www.softwarepakket.nl/bericht/5120&bronw=2/ict_accountancy_softwaregids.htm



8

2. Ontwikkelingen

2.1 Inleiding

Dit hoofdstuk richt zich op ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de automatisering

bij accountants- en administratiekantoren. Een belangrijke vraag is wanneer sprake is van

een relevante ontwikkeling en wat vervolgens de impact daarvan is voor de kantoorpraktijk

en de automatisering. Softwareproducenten en accountants moeten telkenmale de waarde

van een ontwikkeling kunnen inschatten. Bij een ontwikkeling als het elektronisch deponeren

van de jaarrekening lijkt dat laatste relatief eenvoudig. Bij het elektronisch deponeren van de

jaarrekening is bekend wanneer welke wijzigingen in welke systemen doorgevoerd zijn. En

wat de impact is als het elektronisch deponeren van de jaarrekening niet wordt ingevoerd:

namelijk het stilvallen van het deponeren van jaarrekeningen voor cliënten door het kantoor.

Maar zelfs bij een concreet voorbeeld als het elektronisch deponeren van de jaarrekening

blijkt het in de praktijk toch minder duidelijk te zijn dan verondersteld. Al is het maar omdat

de verplichte invoering voor middelgrote en grote organisaties later is gepland. En voor

beursgenoteerde ondernemingen kan een jaarrekening niet eens elektronisch gedeponeerd

worden. Bij een ontwikkeling als ‘Elektronisch factureren’ kan het lastiger zijn de impact en

de consequenties in te schatten. Accountants kunnen zich de volgende vragen stellen: met

welk formaat wordt gewerkt? Via welk kanaal worden de elektronische facturen verzonden

en ontvangen? Zijn klanten er klaar voor? Zijn leveranciers er klaar voor? Welke

aanpassingen zijn nodig in de software? Hoelang kan ik uit de voeten met het sturen van

facturen in PDF-formaat per email? Er zijn dus vele variabelen waar rekening mee gehouden

moet houden. En dan nog het juiste moment van implementatie bepalen en de kosten die

ermee gemoeid zijn. Bij ontwikkelingen als SBR/XBRL en elektronisch factureren wordt in de

regel gesproken over ‘lastenvermindering’. Maar: ‘de kosten gaan voor de baten’.

Hierna zijn ontwikkelingen op een rij gezet die voor accountants van belang kunnen zijn,

waarbij geadviseerd wordt ook toekomstige ontwikkelingen in de gaten te houden die niet

zijn genoemd in dit rapport:







9

2.2 Cloud computing

‘Cloud computing’ staat voor “het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van

hardware, software en gegevens”. (bron http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing)”.

Cloud computing kan onderverdeeld worden in:

1. SAAS; staat voor ‘Software as a Service’.

2. PAAS; staat voor ‘Plaform as a Service’; extra diensten, gerelateerd aan de

infrastructuur die SAAS aanbieders gebruiken. Ook het ontwikkelplatform, en

daarmee de te gebruiken technologie, wordt dan door de platformleverancier

bepaald.

3. IAAS; staat voor ‘Infrastructure as a Service’; de hardwarecomponenten, zoals

servers, netwerken en opslagcapaciteit. Aangeboden via integratie of virtualisatie.

Dit rapport is voor wat betreft Cloud computing uitsluitend gericht op SAAS (dus de

softwaretoepassingen).

Meer informatie over cloud computing is te vinden op ICT Accountancy.

2.2.1 SAAS

Bij SAAS gaat het om Software die als dienst via internet wordt aangeboden. Steeds meer

leveranciers bieden ‘webbased’ SAAS software aan. Dat wil zeggen dat de gebruiker

voldoende heeft aan een webbrowser om met de software te werken. In eerste instantie was

het de boekhoudsoftware die via dit model werd aangeboden in de accountancy. Reeleezee

en Twinfield waren zo’n beetje de eerste spelers. Inmiddels zijn er meer aanbieders en wordt

er software uit andere categorieën via SAAS aangeboden. De grote tegenhanger van SAAS

is software die lokaal op een server wordt geïnstalleerd (ook wel ‘on premise software’

genoemd). Dat betekent trouwens niet dat deze laatste software niet, via internetverbinding,

op afstand is te gebruiken. Al vele jaren wordt met behulp van terminal server techniek lokale

software op afstand aangeboden. Dit laatste wordt dan meestal mogelijk gemaakt via hosting

bedrijven die de software onderbrengen in speciaal daarvoor ingerichte datacenters. Als een

accountant besluit de (volledige) software en bijbehorend systeembeheer bij een

hostingbedrijf onder te brengen wordt gesproken over outsourcing.

Mobile computing

Mobile computing is het ontsluiten van software op een smartphone of een tablet PC. Steeds

meer leveranciers van bedrijfsmatige software (zoals boekhoudsoftware en HRM-

toepassingen) leveren 'apps' (programma's die speciaal zijn ontworpen voor mobile

computing) als aanvullende diensten op hun softwarepakketten.

Hybride toepassingen

Bij hybribe toepassingen wordt slechts een deel van de software ontsloten wordt via een

webbrowser en internet. Een voorbeeld van een hybride toepassing is salarissoftware,

waarbij de loon- en salarisverwerking lokaal draait, maar medewerkers via een webbrowser

toegang hebben tot (een deel van) het salarispakket om bijvoorbeeld loonstroken op te

vragen of mutaties door te geven.





http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

http://www.softwarepakket.nl/swpakketten/asp/saas_accountant_online.php?mnr=151&bronw=2



10

2.2.2 Robotic accounting

Robotic accounting wordt, in relatie tot boekhoudsoftware, beschouwd als functionaliteit om

onder meer de ondernemer te ont-zorgen. Want niemand zit natuurlijk te wachten op het

onnodig handmatig overtypen van cijfers. Dat is niet alleen zonde van de tijd, maar levert ook

nog eens een kans op fouten. Door een goede inzet van robotic accounting worden

handmatige taken (denk aan het inboeken van facturen of bankafschriften) overgenomen

door de computer. Robotic accounting is feitelijk niet nieuw, want bijvoorbeeld het

automatisch boeken (afletteren) van bankafschriften is al jaren gemeengoed. Wel is het zo

dat steeds meer van dergelijke functies geautomatiseerd plaatsvinden. De computer neemt

als het ware de werkzaamheden van de mens over.

Zorg daarom dat u boekhoudsoftware gebruikt die bijvoorbeeld over de volgende functies

beschikken, die behoren tot het domein van ‘Robotic accounting’:

- Elektronisch factureren (in UBL); uitgaand.

- Elektronische factuurverwerking (in UBL); inkomend.

- Boekingsbonnen scannen via een smartphone.

- Elektronische rekeningafschriften.

- Elektronische aangiftes (BTW, ICP).

- Eletronisch deponeren van de jaarrekening.

- Elektronisch uitwisselen gegevens met andere systemen.

- Automatische data-analyse van cijfers.

2.2.3 Klantenportaal

Een klantenportaal is een cloud-toepassing waarmee online gecommuniceerd kan worden

met klanten. De meest bekende functies zijn: het accorderen van aangiftes en het

beschikbaar stellen van een digitaal archief aan klanten. Andere voorkomende functies zijn:

- single sign-on voor directe toegang tot andere cloud-toepassingen;

- een SBR-viewer voor het leesbaar weergeven van de inhoud van SBR-documenten;

- een koppeling met benchmarks.

Soms wordt een portaalsysteem ook ingezet voor elektronische gegevensuitwisseling, zoals

met Digipoort voor het doen van elektronische aangifte belastingen of het elektronisch

deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Portaalfuncties worden ook

aangeboden als functie van een andere cloud-toepassing, zoals een online boekhoud- of

salarissysteem. Geconcludeerd kan worden dat het aanbod van portaalsystemen al een paar

jaar stabiel is en als gemeengoed beschouwd kan worden bij kantoren die de weg naar de

cloud al gevonden hebben.

Aandachtspunt:

In dit rapport gaat de aandacht in eerste instantie uit naar klantportalen voor onderlinge

communicatie tussen accountant en klant. Leveranciers van online boekhouden, online

salarisadministratie en andere online toepassingen leveren ook steeds vaker portaalfuncties

als onderdeel van hun oplossing. Opgepast moet worden dat er geen portaalfuncties naast

elkaar gebruikt worden voor hetzelfde doel.







11

Verderop in dit rapport komt SBR/XBRL aan de orde met elektronische gegevensuitwisseling

richting uitvragende (publieke- en private) partijen. Steeds meer uitvragende partijen bieden

nu ook een portaaltoepassing aan waarmee de ondernemer (al dan niet in samenwerking

met de accountant) informatie kan aanleveren. Het gaat dan vaak om het handmatig

aanleveren van informatie. Een bekend voorbeeld is het al langer bestaande persoonlijk

domein van de Belastingdienst waarmee de ondernemer via de website van de

Belastingdienst aangiftes (als BTW en ICP) kan aanleveren. Maar inmiddels beschikt de

Kamer van Koophandel over een portaal om publicatiestukken in te voeren en de banken

(ABN Amro, ING en Rabobank) beschikken over een portaal om gegevens voor

kredietrapportage aan te leveren. Binnen het CBS is een portaal in de maak voor het

aanleveren van statistiekgegevens. Verwacht mag worden dat deze portalen geenszins een

concurrent vormen voor de commerciële (portaal)software waar de accountantspraktijk mee

werkt. Maar in samenspraak met cliënten is de groei aan portalen van uitvragende instanties

een aandachtspunt om in de gaten te houden.

Bijdrage “Werken met een klantenportaal”, door Frank Jonker, directeur CreAim

Inleiding

Een accountant heeft een natuurlijke voorliefde voor cijfers. Zijn primaire bezigheid is dan

ook het verwerken, analyseren en samenstellen, beoordelen en/of controleren van

gegevens. In de praktijk blijkt dat de accountant veel tijd besteed aan procesmatige en veelal

handmatige werkzaamheden. Dit gebeurt om historische redenen (“zo hebben wij het altijd

gedaan”) en omdat de gegevens waar een accountant mee werkt uiterst vertrouwelijk en

privacygevoelig zijn. En daarom is het zeker in de online wereld van belang dat een

deugdelijk proces is ingericht waarbij deze gegevens worden beheerst.

Gemak van een klantenportaal

Steeds meer accountants ontdekken het gemak van een klantenportaal. Een klantenportaal

ondersteunt de werkprocessen en zorgt ervoor dat dat de accountant zich kan focussen op

hetgeen wat hij het liefste doet en op de werkzaamheden waarmee hij zich onderscheidt.

Een klantenportaal biedt, zo blijkt uit de praktijk, voordelen voor een accountant. Maar hoe

zien deze voordelen er nu eigenlijk uit? Waarom is een investering in een klantenportaal het

geld waard? Simpel gezegd heeft een klantenportaal vier functies: het automatiseren van

procesmatige handmatige werkzaamheden, snel inzicht krijgen in de te verrichten taken

alsmede direct genotificeerd worden als er uitzonderingen zijn (workflow management,

online samenwerken met klanten én het voldoen aan weten regelgeving (SBR). De basis is

natuurlijk dat het veilig en robuust moet zijn.

Veilig en robuust

Het investeren in een klantenportaal is een aanrader, indien het een veilig en robuust portaal

betreft. Een goed portaal zorgt voor privacybescherming, fraudepreventie en fraude detectie.

Dit is essentieel in de huidige online economie. Daarnaast moet een klantenportaal altijd en

ongestoord werken conform de service level agreement (SLA) en de functionele

beschrijvingen. Dit horen de basisvoorwaarden te zijn bij de aanschaf van een

klantenportaal.







12

Automatiseren van procesmatige handmatige werkzaamheden

Het proces start in de basis applicaties, de verschillende losse softwarepakketten. Vanuit al

deze pakketten worden via een geautomatiseerde koppeling de gemaakte documenten

verstuurd naar het klantenportaal. Binnen het portaal is er een vooraf gedefinieerde workflow

ingesteld, die te alle tijden zekerheid biedt over het werkproces. Voor de accountant is

bekend welke stappen het (verantwoordings-) document doorloopt, welke personen

bijvoorbeeld inzage krijgen in de aangifte, jaarrekening, kredietrapportage et cetera en hoe

deze wordt getoond. Doordat een groot deel van het proces wordt geautomatiseerd , kan het

werk van de accountant efficiënter en effectiever uitgevoerd worden.

Overzicht werkzaamheden

Het klantenportaal genereert automatisch een overzicht van de werkzaamheden die de

accountant of klant die maand zal moeten uitvoeren. Als de gebruiker inlogt verschijnt dit

overzicht in de vorm van een takenlijst. Iedere taak is een “te ondernemen actie” voor de

gebruiker. Hierdoor verkrijgt de accountant beheersing over zijn werkzaamheden. Anderzijds

bewaard het klantenportaal alle gegevens netjes in een archief waardoor er altijd voldaan

wordt aan de bewaarplicht van de accountant.

Samenwerking met klanten

Een portaal is een logische plaats voor een snelle, efficiënte en effectieve samenwerking met

klanten. Waar vroeger via papier veel werd uitgewisseld, kan dat nu ook digitaal via één

platform.

Via het klantenportaal kunnen stukken met een formele elektronische handtekening worden

ondertekend. Printen, ondertekenen, scannen en verzenden gaat in het portaal in één

handeling. Met het verdwijnen van de papieren jaarrekening en de papieren

kredietrapportage, verdwijnt ook de papieren verklaring en daarmee ook de ‘natte’

handtekening van de accountant die daarop geplaatst is, zie hierna.

Voldoen aan weten regelgeving (SBR)

Door de verplichtstelling van SBR is het noodzakelijk geworden om een klantenportaal te

gebruiken. Kon het SBR aangifte bericht simpel weg vanuit het fiscaal pakket worden

verzonden naar Digipoort, bij de publicatiestukken is in veel gevallen een extra applicatie

(het portaal) nodig om te kunnen opstellen en/of verzenden. Een klantenportaal biedt als

extra functionaliteit dat ook de goedkeuring en machtiging van de klant snel en efficiënt kan

worden verkregen. De klant kan bovendien de datum vaststelling invoeren en daarna op

verzenden drukken.

Voor het ondertekenen en het waarmerken van een SBR document is specifieke software

benodigd. Geavanceerde portalen bevatten speciale toepassingen voor het ondertekenen en

waarmerken van PDF- en SBR-documenten, in combinatie met een PKIoverheid

beroepscertificaat (of PKIo persoonlijk certificaat). Het gebruiken van het beroepscertificaat

en de ondertekensoftware is eenvoudig en snel. De SBR-verantwoording en verklaring

dienen te worden opgesteld en vervolgens worden deze in de ondertekensoftware YouSign

geüpload en ondertekend. De stukken zijn vervolgens klaar om via het portaal te worden

aangeleverd bij Digipoort of de banken. Een aantal grote accountantskantoren deponeerden

al in 2016 jaarrekeningen in SBR met een digitale handtekening. In de nabije toekomst zal dit

voor ieder kantoor de standaard worden.







13

Conclusie

Zowel voor kleine als grote kantoren biedt het klantenportaal voordeel. Iedere accountant

zou, zeker met de toenemende digitalisering, bewust moeten overwegen of een

klantenportaal een wenselijke investering is.

(CreAim is onder meer leverancier van klantenportalen en specialist op het gebied van SBR

én authenticatie en autorisatie. De ondertekensoftware YouSign is een product van CreAim).

Meer informatie over portaalsystemen

Voor achtergrondinformatie over portaalsystemen en het beschikbare aanbod is het gratis

rapport “Welk portaalsysteem moet ik kiezen?” beschikbaar.

2.2.4 Employee Self Services

ESS (Employee Self Services) verlegt werkzaamheden van de accountant naar de klant.

Primair gaat het erom dat klanten, en desgewenst hun werknemers, zelf online

personeelsmutaties kunnen doorvoeren. Steeds meer salarissoftware maakt dit mogelijk,

waarbij valt te constateren dat salaris- en HRM-software steeds meer geïntegreerd wordt

aangeboden. Een kleinere ontwikkeling is dat het vaker mogelijk is om loonstroken en

jaaropgaven via mobile computing (met behulp van speciale ‘apps’) beschikbaar te stellen.

2.2.5 Officetoepassingen

De meeste accountants maken gebruik van Microsoft Office producten, zoals Word, Excel,

Outlook en Powerpoint. Deze producten staan dan lokaal geïnstalleerd op een server, lokale

PC’s en notebooks. Een trend is het gebruik van een product als Office365, waarbij zowel

lokaal als in de cloud gewerkt kan worden. In het geval van Office365 biedt Microsoft de

klant twee mogelijkheden die door elkaar gebruikt kunnen worden, te weten: Office

producten die lokaal geïnstalleerd worden (naar keuze op een PC, notebook of bijvoorbeeld

een tablet-PC) en office producten (zij het met wat beperktere functionaliteit) kunnen via een

webbrowser op internet benaderd worden. Een voordeel is dat bestanden dubbel

opgeslagen worden, zowel lokaal als in de cloud. Dat veiligheid van gegevens hierbij een

aandachtspunt is ligt voor de hand.

2.2.6 API als het nieuwe ERP

ERP staat voor “Enterprise Resource Planning” en is ontstaan in de jaren negentig als

vervolg op de toenmalige ‘productie-automatisering’ onder de noemers MRP1 (Material

requirements planning) en MRP2 (Manufacturing resource planning), met als belangrijkste

onderscheidend vermogen het plannen van middelen (materiaal, personeels- en

machinecapaciteit) in de tijd. De afgelopen twintig jaar wordt ‘ERP’ gebruikt als

verzamelbegrip voor integrale bedrijfsautomatisering in vele bedrijfssectoren en dus allang

niet meer alleen voor productie-automatisering.

ERP kan dus gezien worden als één integraal systeem voor de automatisering van alle

bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Van verkoopofferte tot factuur en alles wat daar

tussen zit. In de logistieke sector aangeduid van ‘zand tot klant’. Een van de meest

onderscheidende kenmerken van een ERP-systeem is dat gewerkt wordt met één





http://www.softwarepakket.nl/cmm/berichten/berichten_raadplegen_detail.php?id=4431&bronw=2



14

onderliggende database voor alle functies. Zo worden klantgegevens op één plaats

geregistreerd in de database en door alle functies geraadpleegd. Het doorvoeren van

mutaties (bijvoorbeeld adresmutaties) in meerdere systemen is dan niet meer nodig.

In vele branches (met als bekendste de maakindustrie en de bouw) is ERP inmiddels een

begrip. Het aanbod van ERP-systemen overstijgt alleen al in Nederland het aantal

boekhoudsystemen ruimschoots. Waarbij opgemerkt moet worden dat leveranciers soms wel

erg snel het predicaat ‘ERP’ op hun software plakken.

Opvallend is dat de accountancysector, van origine een branche die al lang is

geautomatiseerd, ERP nooit heeft omarmd. Een gemiddeld accountants-

administratiekantoor doet in de regel al snel zaken met meerdere softwareleveranciers als

het gaat om systemen voor boekhouden, salaris- en HRM, samenstellen en deponeren van

de jaarrekening, fiscale aangiftes IB en VpB, relatiebeheer, digitaal dossierbeheer en

werkprogramma’s, urenregistratie en declaratie. En dan zijn er nog de afzonderlijke

systemen die gebruikt worden als portaalfunctie, management dashboards, scannen- en

herkennen, pensioen- en financiële planning en data-analyse. Gaat u zelf eens na met

hoeveel softwareleveranciers u zaken doet? En tel dan meteen eens het aantal keren dat

een adreswijziging van een klant doorgevoerd moet worden in onderliggende systemen.

Er is in de accountancysector niet één leverancier die een volledig geïntegreerde oplossing

levert voor alle bovengenoemde functiegebieden, zo valt af te leiden uit de softwarematrix

die is opgenomen in de “ICT Accountancy softwaregids 2017”.

Is API het nieuwe ERP?

API staat voor ‘application programming interface’ en is techniek onder de motorpak van

softwaresystemen om ‘real-time’ gegevens uit te wisselen. In relatie tot cloud computing

wordt gesproken over ‘web-api’. API kan gezien worden als tegenhanger voor de

ouderwetse interfaces, waarbij gegevens, veelal batchgewijs, via een bestand uitgewisseld

worden tussen de verschillende administratiesystemen. Het onderscheidend vermogen bij

API zit hem in het ‘real-time’ uitwisselen van gegevens alsof systemen één geheel vormen,

zoals bij ERP het geval is. Hier hebben we dus de brug gemaakt ERP naar API. Er zijn

softwareleveranciers van cloud-toepassingen die complete ‘api-centers’ beschikbaar hebben

om andere leveranciers de gelegenheid te geven om met additionele toepassingen

koppelingen te maken met behulp van ‘web-api’ technieken. Door slim gebruik te maken van

beschikbare api-technieken kan software van verschillende aanbieders eindeloos real-time

aan elkaar gekoppeld worden. Toch zijn er wel een paar belangrijke verschillen als API wordt

vergeleken met ERP, te weten:

• Er is niet altijd sprake van één database; gegevens worden nog steeds dubbel

opgeslagen.

• Er is sprake van verschillende gebruikersinterfaces, waardoor de bediening van de

onderliggende software niet altijd uniform is voor de gebruiker.

• En het belangrijkste is dat u te maken krijgt met meerdere aanbieders en dus

meerdere partijen waar u zaken mee doet.







15

De zwakste schakel

Als laatste is genoemd dat bij een API-oplossing meerdere partijen betrokken zijn (minimaal

twee). U blijft, in tegenstelling tot bij een ERP-toepassing, zaken doen met meerdere

softwareleveranciers en bij het real-time uitwisselen van gegevens bent u afhankelijk van de

‘zwakste schakel’. Bij wie moet u aankloppen als er iets mis gaat?

Haarlemmerolie

Stel u bent op zoek bent naar een compleet boekhoudpakket met functies als

verplichtingenregistratie, E-factureren, inkomende factuurverwerking met scannen en

herkennen, budgettering, vaste activa, jaarrekening en kredietrapportage in SBR. Krijgt u

dan één geïntegreerd systeem aangeboden of hangt een dergelijke oplossing van api’s aan

elkaar? Een belangrijk aandachtspunt is dat u zich vooraf goed laat informeren of benodigde

functies standaard onderdeel uitmaken van het beoogde boekhoudpakket of dat in de

praktijk sprake is oplossingen van verschillende leveranciers die via api’s samenwerken. Als

dit laatste het geval is moet u zich vooraf goed laten informeren met wie u zaken doet en wie

verantwoordelijk is bij eventueel disfunctioneren.

ERP+API

Interessant in de accountancysector is dat software voor deze sector zich ontwikkelt in twee

richtingen. Enerzijds komen er steeds meer geïntegreerde oplossingen op de markt en

anderzijds groeit het aantal api-oplossingen. Een geïntegreerde oplossing is nog geen ERP-

systeem, maar is wel gestoeld op ERP-kenmerken, zoals het werken met één database en

één leverancier als contractpartner. Afgeleid uit de eerder genoemde “ICT Accountancy

softwaregids 2017” valt op dat:

• Steeds meer boekhoudpakketten geïntegreerde oplossingen leveren voor scannen-,

herkennen en elektronische factuurverwerking. En de eerste boekhoudpakketten

leveren (eindelijk!) functionaliteit voor het publiceren van de jaarrekening.

• Salarissoftware breidt zich verder uit richting HRM met functies op het gebied van

personeelsdossier, arbeidsvoorwaarden, verlofregistratie en employee self service

(ESS).

• Als het gaat om praktijkondersteuning vinden we CRM-systeem die inmiddels veel

verder gaan dan het louter registeren en beheren van adressen. Functies als

agendabeheer, digitaal dossierbeheer, documentbeheer, workflow, urenregistratie en

declaraties komen we steeds vaker tegen binnen dergelijke systemen.

Zo kent u ongetwijfeld nog andere voorbeelden, waarbij systemen zich verder ontwikkelen tot

meer geïntegreerde toepassingen.

De groei van het aantal API-oplossingen is met name af te leiden uit het groeiende aanbod

van web-api’s. Zeker als u zaken doet met een leverancier van cloudoplossingen is het

raadzaam te informeren naar de geboden mogelijkheden van web-api’s om real-time met

andere systemen te kunnen koppelen.







16

Conclusie

De accountancysector heeft ERP weliswaar niet massaal omarmd, maar krijgt steeds meer

te maken met geïntegreerde softwaretoepassingen. En, mits met beleid toegepast, kan het

gebruik van api’s zorgen voor meer real-time gegevensuitwisseling tussen softwaresystemen

en daarmee de bron vormen voor een effectievere dienstverlening aan cliënten.







17

2.3 Elektronisch factureren

Onder elektronisch factureren wordt verstaan "Het op elektronische wijze, in een

afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische

wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer". Het op elektronische wijze

ontvangen en verwerken van facturen wordt ook wel "elektronische factuurverwerking"

genoemd. De ontwikkeling en acceptatie van elektronisch factureren gaat minder snel dan

een paar jaar geleden werd verwacht, maar lijkt nu toch schoorvoetend van de grond te

komen, niet in de laatste plaats door de standaard UBL die verderop besproken wordt.

Scannen en herkennen

Als voorloper van elektronisch factureren noemen we het scannen en herkennen van

boekingsdocumenten. Het gebruik van ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten’ in

de accountancy groeit nog steeds. Scannen en herkennen van boekingsdocumenten wordt

in de regel als opmaat gezien naar elektronisch factureren. Steeds meer software voor het

scannen en herkennen van boekingsdocumenten biedt ook een oplossing voor elektronische

factuurverwerking op basis van PDF en voor elektronische factuurverwerking. Dat laatste is

het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen in UBL (of een ander afgesproken

formaat).

Uitgebreide informatie, beschikbare toepassingen en gebruikerservaring is te vinden in het

gratis rapport “Scannen en herkennen van boekingsdocumenten”.

UBL

UBL (Universal Business Language) is een standaard voor het elektronisch uitwisselen van

(bedrijfs)documenten, zoals inkooporders, facturen en ook aanmaningen. UBL wordt

beheerd door OASIS (Organization for the Advancement of Structured information

Standards). UBL maakt gebruik van de standaard XML. Het gebruik van de UBL standaard is

gratis (royalty-free). UBL (versie 2.1) is officieel aangenomen als internationale ISO/IEC

standaard. ISO/IEC 19845:2015 specificeert officieel de OASIS Universal Business

Language (UBL).

De beschikbare factuurelementen zijn zonder meer uiterst compleet te noemen. De UBL

standaard zelf is echter behoorlijk vrij als het gaat om de invulling van bepaalde elementen.

Er is bijvoorbeeld geen voorgeschreven definitie c.q. richtlijn om een land(code) aan te

duiden. Dit laatste is in de praktijk opgelost door aansluiting te zoeken bij bestaande

standaarden, zoals ISO voor landen valutacodes en UNECE standaarden voor bijvoorbeeld

factuurcodes, BTW-codes en betalingsmethoden. Het gaat te ver om deze afspraken

limitatief te beschrijven in dit document. Geïnteresseerden is het gebruik van standaard

codelijsten verwijzen we naar de Wiki UBL.

Nagenoeg alle boekhoudsoftware heeft functionaliteit om enerzijds UBL facturen aan te

maken en te verzenden en anderzijds om UBL facturen te ontvangen en deze automatisch

om te zetten in een boekingsvoorstel. Een overzicht van leveranciers die de UBL standaard

ondersteunen vindt u terug op www.ublketentest.nl en www.ublready.nl.






http://www.softwarepakket.nl/wiki_uitleg/48&bronw=7/Verwijzing_naar_standaard_codelijsten_in_UBL_document.htm

http://www.ublketentest.nl/

http://www.ublready.nl/



18

2.4 SBR

Sinds 2013 worden de aangiftes IB en VpB verplicht ingediend via SBR. Sinds 2014 hebben

de BTW-aangiftes en ICP-opgaves de overstap naar SBR gemaakt. En per 2017 is het

gebruik van SBR ook verplicht voor het deponeren van de jaarrekening van kleine

ondernemingen (categorie micro en klein) aan de Kamer van Koophandel. Een jaar later is

dan gepland de verplichtstelling voor het deponeren van jaarrekeningen voor middelgrote

ondernemingen. De drie grootbaken (ABN Amro, ING en Rabobank) zetten ook steeds meer

in op het verstrekken van kredietrapportages in SBR. In de toekomst zal uitvraag via SBR

mogelijk verder toenemen.

Een digitale assurance verklaring (die onder de projectnaam ‘SBR-assurance’ is ontwikkeld

onder leiding van de NBA) moet het mogelijk maken dat jaarrekeningen voor middelgrote en

grote entiteiten via SBR ingediend kunnen worden bij de Kamer van Koophandel.

Om na te gaan in hoeverre uw softwareleverancier klaar is voor SBR en welke keuzes

daarbij zijn gemaakt kunt u de SBR Software Check raadplegen (www.sbrsoftwarecheck.nl).

Dit is een gezamenlijk initiatief van tien koepelorganisaties van accountants-,

administratiekantoren en fiscaal intermediairs die deelnemen aan het koepeloverleg van het

SBR-Programma.





http://www.sbrsoftwarecheck.nl/



19

2.5 RGS

RGS staat voor Referentie Grootboekschema en heeft als doel te komen tot een centraal

schema, waaruit accountants en ondernemers een rekeningschema voor alle (MKB)

ondernemers in Nederland kunnen afleiden. Grondlegger van het RGS is Harold Kinds

(werkzaam bij het SRA). Het schema zelf (dat zo’n 2.000 rekeningen beslaat is inmiddels

beschikbaar). Het beheer en de implementatie van RGS moet de komende jaren verder

vorm krijgen.

Bijdrage “CBS en Belastingdienst” door Robert Nieuwenhuijs en Ran van den Boom, CBS en

Fred van Ipenburg, Belastingdienst

Na de lancering van RGS in 2014 heeft een aantal grote en minder grote

softwareontwikkelaars RGS geïmplementeerd. Toch was er een impuls nodig voor het

gebruik van RGS door accountants. Enerzijds was er een gebrek aan praktijkervaringen met

RGS, waardoor de voordelen van RGS onvoldoende getoond konden worden. Anderzijds

was er een gebrek aan software toepassingen, waardoor de erkende voordelen nog niet

gerealiseerd konden worden. In de tweede helft van 2016 is de doorbraak begonnen: er

komen steeds meer toepassingen op de markt die gebruik maken van RGS, en meer

accountants zijn RGS aan het implementeren. Kortom: de markt is in beweging.

In het voorjaar van 2016 is op initiatief van de Taskforce Implementatie RGS een oproep

gedaan aan accountants aan de slag te gaan met RGS. Resultaat is een Kopgroep

Implementatie RGS, ontstaan uit de behoefte om meer praktijkervaring op te doen bij de

implementatie van RGS door intermediairs/accountants. De kopgroep heeft als doelstelling

antwoord te geven op drie vragen:

1. Hoe kan RGS zo makkelijk mogelijk ingevoerd worden in de administratie? 2. Wat is de kwaliteit van de informatie op basis van RGS? 3. Hoe kunt u in de praktijk werken met RGS en hoe kunt u er de voordelen van

behalen?

De kopgroep is in enkele sessies bij elkaar geweest en zal dit ook volgende jaren blijven

doen. Door ervaringen uit te wisselen met elkaar, knelpunten te bespreken en successen te

delen, wordt steeds beter antwoord gegeven op deze drie vragen. In de kopgroep zitten

accountants en de softwareleveranciers die met deze accountants werken.

Voorbeelden van de laatste ontwikkelingen zijn:

- Er is tooling beschikbaar gekomen om de eenmalige koppeling tussen RGS en de bestaande grootboekrekeningen te ondersteunen.

- Een aantal makers van dashboard software kunnen automatisch koppelen met RGS. Hierdoor is het voor het eerst gebruik maken van deze software een stuk efficiënter geworden.

- Softwarepartijen aan het begin van de keten (e-factureren, kassa, salaris) werken aan oplossingen voor het standaardiseren van de journalisering op basis van RGS.







20

- Een softwareontwikkelaar maakt het al mogelijk en bij anderen zit het in de pijplijn, om gegevens aan te leveren aan het CBS en het ondersteunen van benchmarking met de van het CBS retour ontvangen gegevens.

- Steeds meer softwarepartijen ondersteunen de Auditfile 3.2 met RGS code. Dit maakt het eenvoudiger om analyses uit te voeren op basis van de auditfile.

- Vanuit het auditfile platform is het initiatief genomen om met deskundigen te verkennen of er in een privaat-publieke samenwerking een referentieset data-analyse ontwikkeld kan worden. De verkenning ziet er veel belovend uit en zal in 2017 worden uitgewerkt. Voor veel potentiële analyses wordt RGS gezien als facilitator.

- De belastingdienst ontwikkelt de mogelijkheid om geautomatiseerd de aansluiting vast te kunnen stellen tussen btw en winst/vpb aangiften en eerste analyses op basis van RGS te doen. Boekenonderzoeken van de Belastingdienst kunnen dan efficiënter plaatsvinden. Dit scheelt de ondernemer en/of accountant tijd.

Deze ontwikkelingen vinden plaats in een context waar het werk van

intermediairs/accountants zal gaan veranderen door toegenomen digitalisering. Het is nu al

mogelijk met een druk op de knop voor een simpel bedrijf een jaardeponeringsdocument

samen te stellen. Elektronisch factureren, het automatisch verwerken van transacties wordt

en is allemaal veel makkelijker. Daardoor moet het verdienmodel veranderen.

RGS beidt de mogelijkheid om op gestandaardiseerde wijze de financiële keten efficiënter in

te richten. Iedere schakel in de keten kost tijd, en door te werken met een standaard als RGS

kan iedere schakel op een efficiëntere wijze overbrugd worden.

Standaardisatie van RGS kan leiden tot nieuwe kansen. Het gebruik van het Referentie

GrootboekSchema zorgt voor een standaardisatie in de financiële boekhouding. Dat helpt als

je gegevens over meerdere bedrijven of bedrijfsonderdelen verzamelt, zoals

brancheorganisaties, uitvragende partijen en CBS doen. Maar het helpt die bedrijven zelf

ook, aangezien zij sneller inzicht in de boeken kunnen hebben, sneller fraude kunt

detecteren, sneller kunt consolideren etc.

CBS biedt mogelijkheden om dit verdienmodel te ondersteunen, door de CBS informatie die

terug gestuurd wordt. Daarnaast zijn de CBS cijfers gratis. Als het inzenden van de

gegevens aan CBS makkelijker wordt, dan zal dat het bedrijfsleven geld en irritatie schelen.

Dat kan dus ook met SBR, dat al voor inzending aan Belastingdienst, Kamer van

Koophandel, en Banken gebruikt wordt.

In 2017 zal de implementatie van RGS gericht blijven op de groep innovators. Door het

werken met kopgroepen zullen praktijkervaringen gedeeld worden en het gebruik van RGS

worden gestimuleerd.

Rapport over RGS

Het gratis rapport “RGS: Uniform rekeningschema voor alle bedrijven” geeft informatie over

de rol van het RGS, de status van het RGS, de relatie met SBR en vooral ook

aandachtspunten.








21

2.6 Business intelligence

‘Business Intelligence’ (BI) wordt voor dit rapport aangeduid als “Het opvragen van informatie

uit gegevenspakhuizen via specifieke applicaties.”. Hierna worden specifieke BI-

toepassingen belicht voor de accountancy.

2.6.1 Dashboards en benchmarking

Managementinformatie is er volop. Maar door vaak lijvige rapporten heen worstelen is niet

efficiënt. Daarom krijgen Management dashboards, als onderdeel van Business Intelligence

steeds meer belangstelling. Management dashboards zijn bedoeld om relevante informatie,

zoveel mogelijk samengevat in de vorm van KPI’s, grafisch weer te geven aan de gebruiker.

Daarnaast maakt cloud computing de informatie eenvoudiger toegankelijk.

Dashboards kunnen zowel betrekking hebben op de eigen kantoor organisatie als op

dienstverlening aan klanten. Dashboards worden aangeboden als onderdeel van bestaande

systemen (bijvoorbeeld een online boekhoudsysteem waar enkele KPI’s getoond worden),

als aparte softwaresystemen voor dashboards en als maatwerk. Er zijn ook accountants- en

administratiekantoren die bestaande dashboardsoftware onder een white label aan haar

klanten aanbieden. Deze laatste propositie wordt met name in het klein MKB-segment

aangeboden, al dan niet in combinatie met Benchmarking. Zo kan een ondernemer via een

dashboard eenvoudig inzicht krijgen in KPI’s van zijn bedrijf en ook nagaan hoe hij scoort ten

opzichte van de markt waarin hij opereert. Voor dit laatste is een bepaalde schaalgrote van

belang.

Voor meer informatie over Management dashboards en daarvoor beschikbare

softwaresystemen is het gratis rapport “Management dashboards” beschikbaar

Mede door SBR staat benchmarking nu volop in de belangstelling. Bij benchmarking speelt

volume een belangrijke rol. Zo heeft SRA voor haar leden een online benchmark platform

opgezet met data die worden aangeleverd door de accountant in de vorm van

jaarrekeningen.

Het artikel “Accountants omarmen XBRL voor adviesmarkt” gaat in op benchmarking.









22

2.6.2 Data analyses

Bij (vaak ad-hoc) Data Analyse gaat het om software waarmee gegevensgerichte analyses

uitgevoerd worden. Zoals toegepast binnen de audit-activiteiten door internal audit

afdelingen, accountants- en administratiekantoren. In een situatie van geautomatiseerde

data-analyse met hogere frequentie praten we over ‘Continuous Auditing’. Business en

Financials gebruiken data-analyse in de context van ‘Continuous Monitoring’. Actueel voor

de accountancy is het uitvoeren van data-analyse op de boekhouding om afwijkingen in

beeld te brengen. Deze ontwikkeling wordt op ingespeeld via aparte toepassingen, maar ook

door leveranciers van boekhoudsoftware die zelf data-analyses ontwikkelen.

Bijdrage “Financiële analyse op basis van auditfiles (en andere data bestanden)” door

Easy2Analyse, een samenwerking tussen QDAC.net en ITriskcontrol.nl

Met behulp van data analyse is het mogelijk om op efficiënte en doeltreffende wijze te

kunnen bepalen hoe een bedrijf er voor staat. Dat kan nodig zijn omdat de jaarrekening moet

worden gemaakt, omdat de aangifte moet worden ingediend, omdat de bank cijfers wil zien

voor het verlenen van krediet en gewoon om een bedrijf goed te kunnen besturen. Dit alles

kunnen we samenvatten onder de term "beheersing van een organisatie".

Auditfile financieel

De auditfile financieel kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn, bijvoorbeeld voor analyses

en controles. Maar wat is nu eigenlijk de auditfile financieel?

Om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven heeft de

Belastingdienst in 1999 de Auditfile ontwikkeld, waarin de meeste gegevens die voor een

belastingcontrole noodzakelijk zijn, zijn opgenomen. De eerste modellen auditfiles omvatten

een beperkte gegevens set specifiek bedoeld om de grootboekmutaties vanuit een financieel

pakket te ontsluiten, buiten het pakket zelf om.

Door technische vooruitgang heeft het XML-platform daarna de XML Auditfile Financieel

ontwikkeld. Het XML-platform is een samenwerkingsverband van SRA (samenwerkende

registeraccountants & accountants-administratieconsulenten), softwareleveranciers en de

Belastingdienst. In de nieuwere versies zijn steeds meer essentiële gegevens opgenomen.

Op dit moment is de auditfile zo volledig dat deze kan dienen als een back-up van de

grootboekmutaties. Met de Auditfile kunt u inzoomen tot op detail grootboekmutatie niveau.

U hebt dan echter wel software nodig waarmee de mutaties op een geordende en leesbare

manier worden getoond en kunnen worden geanalyseerd.

Data analyse met de auditfile

Voor het begrip data analyse zijn vele definities in omloop. Hieronder een definitie zoals wij

deze toepassen:

Voorbeelden data-analyses

- Negatieve kascontrole

- Debiteuren/crediteuren via memoriaal

- Ontbrekende factuurnummers debiteuren

- Boekingen > € 450 op kostenrekening







23

“Data analyse is een proces waarbij data wordt geïnspecteerd, opgeschoond,

getransformeerd en gemodelleerd om vervolgens relevante informatie uit de data te

identificeren en te analyseren”.

Voorbeelden

In de praktijk bestaat nog veel onbekendheid met data analyse op basis van de auditfile. Om

een inzicht te geven hoe data analyse op basis van de auditfile informatie oplevert die

bijdraagt aan de beheersing van een organisatie werken en gebuikt kan worden voor

controle volgen hierna enkele voorbeelden.

Deze voorbeelden zijn ontleend aan de functionaliteit die het programma Easy2Analyse

biedt.

Overzichten

Om te beginnen is vanuit de audit file een overzicht van totalen per grootboekrekening

belangrijk. Deze overzichten kunnen we samenvatten onder de noemer kolommen- of

saldibalans. Kolommenbalansen zijn veelal mogelijk in diverse verschijningsvormen en met

uiteenlopende detaillering, zoals debet en credit totalen of alle rekeningsaldi. Ook

overzichten over meerdere jaren zijn vaak makkelijk, bijvoorbeeld voor cijferanalyse.

Daarnaast kunnen ook overzichten van totalen per dagboek nuttig zijn. Bijvoorbeeld voor

inzicht in de herkomst van de in de dagboeken vastgelegde transacties kunnen totalen per

grootboekrekening per dagboek worden aangemaakt. Hiermee kunnen bijvoorbeeld

inconsistenties als inkopen in het verkoopboek zichtbaar worden gemaakt.

Journaalposten

Met behulp van een journaalpost wordt een transactie in de financiële administratie

opgenomen. Het nader bekijken van journaalposten kan inzicht geven in de kwaliteit van de

administratie. Denk daarbij aan de volgende analyses:

- Journaalposten die niet in evenwicht zijn. Dat zou eigenlijk in een kwalitatief goede

administratie niet mogelijk mogen zijn;

- Credit inkoop- en kosten boekingen. Dat betekent dat er op rekeningen wordt tegen

geboekt. Deze boekingen vragen om extra aandacht! Hetzelfde geldt voor debet

boekingen op verkooprekeningen;

- Mutaties met nihil bedragen. Dat kan een indicatie geven van de kwaliteit van de

administratie;

- Bedragen die veelvuldig voor komen. Wat zijn dat voor boekingen?;

- Boekingen met dezelfde omschrijving of identieke bedragen. Is er sprake van fouten?

Geldstromen

In iedere administratie worden de geldstromen vastgelegd in de rekening(en) kas en bank.

Het verkrijgen van inzicht in de geldstromen die over deze rekeningen heen lopen kan veel

bijdragen aan de sturing van het bedrijf. Met data analyse wordt het mogelijk om:

- Meest afwijkende bedragen te tonen;

- Afgeronde bedragen te filteren waarmee onverwachte transacties kunnen worden

afgezonderd;

- Boekingen in het weekend te tonen of op andere momenten waarop er geen geldstromen

verwacht zouden worden;







24

- Uitgaven en ontvangsten groter dan een vooraf bepaalde limiet te tonen;

- Het ontstaan van negatieve kasposities aan te wijzen.

Afnemers en leveranciers

Voor de beheersing van de organisatie is het essentieel om goed op de hoogte te zijn van de

standen van de debiteuren en crediteuren. Maar ook om per debiteur en crediteur individueel

overzichten te kunnen aanmaken. Te denken valt dan aan de volgende overzichten:

- Indeling naar omvang van leveringen van debiteuren en/of crediteuren;

- Totaalbedragen per debiteur en crediteur;

- Berekening van het voortschrijdend saldo per debiteur en crediteur;

- Mutaties in het weekend of in een periode waarin dit niet te verwachten zou zijn (bedrijf

gesloten of seizoensinvloeden);

- Creditfacturen of -nota's per debiteur/crediteur.

In het bijzonder de meest recente auditfiles bieden de mogelijkheid om naast de

stamgegevens van debiteuren en crediteuren ook de beginstanden mee te leveren. Deze zijn

opgenomen in de sub administraties debiteuren en crediteuren. Met deze gegevens kan nog

meer inzicht in de debiteuren en crediteuren mutaties worden verkregen zoals:

- Debiteuren- en crediteuren verloop en eindstand debiteuren (afloop)’;

- Overzicht uitgebrachte facturen per debiteur.

BTW

De auditfile biedt een gedetailleerd inzicht in de BTW boekingen. Zo worden niet alleen de

BTW mutaties in de BTW grootboekrekeningen vastgelegd, maar worden ook de BTW codes

en -percentages vastgelegd. Die biedt de mogelijkheid voor enkele belangrijke BTW

analyses zoals:

- Overzicht van BTW codes in de administratie en met welke bedragen?;

- BTW codes per grootboekrekening;

- BTW codes komen per dagboek voor;

- Berekening verschil tussen BTW op basis gebruikte BTW codes en de daadwerkelijk

geboekte BTW bedragen;

- BTW codes worden per Debiteur en Crediteur gebruikt. En welke landen horen daar dan

bij? Hiermee kan duidelijk worden dat ten onrechte BTW wordt geboekt op mutaties met

buitenlandse afnemers/leveranciers.

Kosten en opbrengsten

Om inzicht te verkrijgen in de gezondheid van een onderneming is het van groot belang om

meer te weten over de verhoudingen tussen inkopen, kosten en opbrengsten. Vanuit de

audit file kunnen onder meer de volgende analyses worden gemaakt:

- Kosten, inkopen en opbrengsten per periode (maand, kwartaal);

- Totalen berekenen per periode van zowel kosten als opbrengsten;

- Overzicht van de x grootste kosten posten;

- Rubriceringen van kosten;

- Kosten of inkopen boven een bepaalde limiet.







25

Grafieken

Een afbeelding zegt vaak meer dan 1000 worden. Ook in data analyse kunnen afbeeldingen

veelzeggend zijn in de vorm van grafieken. Een grafiek kan snel inzicht geven in:

- Het verloop van kosten, opbrengsten en geldstromen;

- Het verloop van één of meer specifieke grootboekrekeningen, zeker als er op uitschieters

kan worden ingezoomd.

Steekproeven

De steekproef is een ideaal hulpmiddel om de juistheid van uitgaven te beoordelen. Om de

uitkomsten van een steekproef te kunnen doorrekenen naar een totaalbedrag van de

geconstateerde onjuistheden is het noodzakelijk dat deze steekproef met een statistische

nauwkeurigheid is uitgevoerd. Met Easy2Analyse kan een dergelijke steekproef worden

getrokken en kan zelfs een steekproef worden getrokken die voldoet aan de vereisten die

zijn beschreven in de controle aanpak belastingdienst.

Het bovenstaande overzicht is slechts een greep uit de vele mogelijkheden die data analyse

op de financiële vastleggingen biedt. In dit overzicht zijn we alleen ingegaan op de

mogelijkheden die de auditfile financieel biedt. Maar er is meer.

Data analyse met behulp van andere data bestanden

In een organisatie worden naast grootboekmutaties ook nog vele andere data ontvangen. De

bank stuurt bijvoorbeeld de banktransacties in de vorm van enkele data bestand op.

Logistieke software biedt vaak de mogelijkheid om rapporten of detailinformatie als data

bestanden te exporteren. In customer relations software worden ook financiële gegevens

vastgelegd die in diverse data formaten kunnen worden geëxporteerd.

Deze data bestanden bieden een unieke kans om de juistheid en volledigheid van de

financiële mutaties te toetsen. Zo kan een vergelijking worden gemaakt van de totalen per

debiteur uit een CRM pakket met de stand die in de auditfile is vastgelegd. Eventuele

afwijkingen kunnen zo in beeld worden gebracht.

Een ander voorbeeld is een vergelijking tussen logistieke data en de volledigheid van de

omzet. Als uit de logistieke software blijkt dat er in een bepaalde periode veel pakketten zijn

verstuurd, zou de omzet in die periode navenant lager moeten zijn. Of wat dacht u van een

vergelijking van de bank transactie bestanden met de in het grootboek vastgelegde bank

transacties. Hiermee kan worden gecontroleerd of de geldstromen volledig zijn vastgelegd.

Het Referentie Grootboekschema (RGS)

In een uiteenzetting over de mogelijkheden van de auditfile financieel mag het noemen van

het grootboek referentie schema (RGS) niet ontbreken. Wat is het RGS?

Het RGS is niet meer en minder dan een vast rekeningschema voor iedere organisatie.

Iedere grootboekrekening van iedere organisatie in Nederland wordt daarmee voorzien van

een identieke codering. Deze codering volgt de standaard van financiële variabelen die van

toepassing zijn in het administratieve rapportage domein. Met deze codering worden tal van

nieuwe mogelijkheden ontsloten:

- Op basis van dit schema kunnen aangiften en overzichten worden verzonden aan

bijvoorbeeld de belastingdienst, banken of het CBS







26

- Het maken van standaard analyses om de beheersing van organisaties vorm te geven

wordt een stuk makkelijker en meer uitgebreid

- Voor clusters van organisaties wordt het mogelijk om de totalen van de eigen organisatie

te vergelijken met branche genoten (benchmarking). Dit geeft een mooi inzicht hoe de

eigen organisatie presteert ten opzichte van de anderen.

- Rapporteren wordt vereenvoudigd omdat de grootboekrekeningen direct zijn toe te wijzen

aan de jaarrekening rubrieken.

- Kengetallen op basis van deze rubrieken (solvabiliteit, liquiditeit, return on sale etc.)

kunnen direct worden aangemaakt.

Toekomstige ontwikkelingen

In het begin is aangegeven dat in de praktijk nog veel onbekendheid met data analyse en

dan specifiek op basis van de auditfile. Het belang van data analyse zal verder toenemen.

Analyses zullen in de toekomst zeker verder gaan dan analyses op basis van de audit file.

Enkele ontwikkelingen die kunnen bijdragen aan het toenemende belang van data analyse

zijn:

- Het verwerken van administratieve vastleggingen, vooral bij het MKB, zal steeds meer in

de Cloud plaatsvinden;

- Standaard analyses zullen meer ingeburgerd raken ter ondersteuning van toezicht en

beheersing;

- Toename van gespecialiseerde software om met behulp van diepgaande analyses beter

te sturen, beheersen en controleren;

- Verdere standaardisatie op het vlak van gegevensuitwisseling die wordt gebruikt voor:

- Rapporteren aan banken, accountant en externe toezichthouders;

- Aanbieders van gespecialiseerde analyse software;

- Eigen gebruik zoals management rapportage, interne beheersing;

- Externe back up en recovery;

- Veilig stellen van gegevens bij de dreiging van uitvallen van Internet;

- Gegevensuitwisseling met derden (bijv. factureren, voorraadbeheer, bankieren).

- Het referentie grootboek schema zorgt ervoor dat:

- Standaard analyses een bredere toepassing krijgen;

- Communicatie met overheden beter verloopt;

- Bedrijven zich onderling kunnen vergelijken;

- De overheid beter in kan spelen op signalen;

- De kwaliteit van de accountantscontrole toeneemt (de aanmaak van de jaarrekening

kost immers veel minder tijd).

Over Easy2Analyse

Tot zover deze bijdrage over het toepassen van data analyse op de grootboekmutaties die

zijn vastgelegd in de auditfile. De hiervoor genoemde analyses zijn allemaal opgenomen in

de auditfile versie van Eeasy2Analyse.

Ruim 130 overzichten en analyses zijn voor gedefinieerd, maar uiteraard kunt u ook eigen

analyses definiëren. Met één druk op de knop heeft u inzicht in de totalen van kosten,

opbrengsten, investeringen en afnemers- en leveranciers gegevens. Daarnaast brengt het

ook mogelijke inconsistenties binnen de administratie in beeld. De analyses zijn ook

ingedeeld naar toepassing in de eindejaar- en interim controle.







27

Door de volledige versie van Easy2Analyse wordt een brede set aan bestandsformaten

ondersteund om dit soort bestanden in te lezen. Met behulp van het koppelen van deze

bestanden aan de financiële administratie en de uitgebreide data analyse mogelijkheden die

dit programma biedt kan essentiële informatie worden verkregen waarmee de organisatie en

de beheersing ervan gediend is!

Helaas wordt het RGS door veel aanbieders van financiële software nog niet of niet juist

aangeboden. Met Easy2Analyse is het al wel mogelijk om de analyses op basis van het RGS

uit te voeren. De gebruikers van Easy2Analyse die al werken met het RGS zullen kunnen

onderschrijven dat dit tot data analyse nog beter ondersteund.

U kunt deze analyses uitproberen met een probeerversie van Easy2Analyse die u gratis kunt

downloaden op http://qdac.net en een beeld vormen over de praktische en toekomstige

toepassing voor de snel naderende toekomst.

Voor meer informatie kunt u een email sturen naar [email protected].







28

2.7 PSD2 - Payment Services Directive (2)

Bijdrage “Payment Services Directive 2 nader uitgelegd” door Erich Schnoeckel, Manager

Accountancy Program, Ecosystems & APP centre, Exact Software.

Inleiding

Payment Services Directive 2 is de volgende stap in de creatie van een transparante markt

voor betalingsverkeer binnen Europa. Het is de logische opvolger van PSD1 – die bevatte

onder andere de SEPA bankrekening, de BIC code voor banken en de instructie dat voor

internationale betalingen in Europa het zelfde tarief dient te gelden als lokale betalingen.

PSD2 is in principe gericht op consumenten, micro entiteiten en kleinere bedrijven en raakt

het betalingsverkeer, de betaalrekening. Dienstverlening van banken aan het grootbedrijf valt

hier niet onder. Ook deposito’s, spaartegoeden en andere financiële producten vallen hier

buiten. Formeel is er voor het middelgrote bedrijf niets geregeld.

PSD2 bepaalt dat de informatie van de transacties op de betaalrekening eigendom is van de

rekeninghouder Dit wordt XS2A – Access to Accounts genoemd. En dat de toegang tot deze

gegevens door de rekeninghouder ook aan andere partijen dan de bank verstrekt kan

worden. Hiervoor zijn door de EU nieuwe rollen met minder stringente regelgeving

gedefinieerd.

Meer partijen met toegang tot de betaalrekening

Om de toegang te verkrijgen tot jouw betaalrekening kan een partij een AISP – een Account

Information Service Provider, een rekeninginformatiedienst aanbieder worden. Een

betaalrekeninghouder kan deze AISP dan toegang verlenen tot de gegevens van jouw

betaalrekening – alle transactie informatie, inclusief de omschrijvingen die deze transacties

horen. Uiteraard kan je deze toegang ook weer ontzeggen.

Een AISP kan deze dienst over meerdere banken, meerdere bankrekeningen, aanbieden en

zodoende een totaal overzicht van transacties aanbieden. Voor saldo informatie

(betaalrekeningen) hoef je hiervoor niet meer naar een applicatie van meerdere banken te

gaan.

Een niveau dieper heeft de Europese Unie de PISP – een Payment Initiation Service

Provider, een betalingsinitiatiedienst aanbieder gedefinieerd. Deze PISP mag namens de

betaalrekeninghouder geverifieerde transacties aanbieden aan banken. Dit betekent dat een

betaling van het opstellen tot de autorisatie geheel buiten het domein van de bank kan plaats

vinden.

Voor zowel de AISP en PISP geldt dat zij niet aan de strenge compliance eisen die aan een

volledige bankvergunning worden gesteld, hoeven te voldoen.

Voor de uitvoering van de acties van de AISP en de PISP dient er nog altijd een

bankrekening aangehouden te worden. Deze bankrekening wordt dan aangehouden door

een ASPSP - Account Servicing Payment Service Provider, wij noemen dat een bank. Deze







29

bank die geregistreerd te zijn in een van de EU landen en zich te conformeren aan de weten

regelgeving van het betreffende land en zich te onderwerpen aan de instructies van de

toezichthouder. In Nederland zijn dat de DNB en AFM.

Mogelijkheden

Een bank biedt tot op heden slechts informatie aan van een rekeninghouder van de

rekeningen bij die bank.

Een AISP (een dienst die overigens ook door de traditionele banken geleverd kan worden)

kan straks informatie aanbieden van al uw betaalrekeningen bij meerdere banken in één

overzicht. Hierbinnen kunnen cashflow analyses, voorspelling, historisch gedrag etc.

vollediger en nauwkeuriger getoond worden.

De PISP diensten zijn legio. Webwinkels maken nu nog gebruik van iDeal voor de autorisatie

van de transactie binnen de door u gekozen bank. Deze betaling kan straks binnen de

webwinkel afgerond worden. Boekhoudpakketten creëren export bestanden per bank, die

vervolgens in de bank omgeving nogmaals geautoriseerd moeten worden. iDeal betalingen

binnen deze omgeving zijn minder interessant omdat deze moeilijk in de tijd gepland kunnen

worden. Apps waarin direct afgerekend kan worden, zonder gebruik te maken van de relatief

dure infrastructuur van Payment Service Providers, Creditcard bedrijven, Paypal etc.

Technologie en tijdspad

In de PSD2 richtlijn van de Europese Unie staat het bovenstaande in meer detail

beschreven. Op dit moment is er door de EU een Regulatory Technical Standard

gepubliceerd waarop door de lidstaten (de partijen in) gereageerd kan worden. Dit zal leiden

tot aanpassingen aan de standard.

In januari 2017 zal een definitieve standaard door de EU gepubliceerd worden waarna de

lidstaten maximaal 18 maanden hebben om deze te implementeren.

De “standard” gaat over de manier waarop XS2A geregeld wordt. In het kort een manier (een

API) die toegang biedt tot bankrekening, maar gaat niet zover dat er technische details in

geregeld zijn. Dit zal dus door de bank(en) afzonderlijk van elkaar verzorgd worden. De

Regulatory Technical Standard gaat over het proces en niet over de techniek. De standaard

zegt vervolgens ook niets ook de kwaliteit van de API, de respons tijden en de support

hierop.

Idealiter komt er natuurlijk maar één API, één standaard voor alle banken. En niet, zoals bij

SEPA, bijna standaard en kleinere verschillen per bank en grotere verschillen per land.

Helaas leert een rondje langs de banken, de Betaalvereniging en de DNB dat ook een

Nederlandse standaard nog even op zich laat wachten. Gesprekken hierover zijn dankzij de

inzet van Exact inmiddels wel tot stand gekomen. Een breed overleg met

vertegenwoordigers van banken, betaaldienstverleners, thuiswinkelorganisatie,

kredietbeoordelaar en software partijen is in gang gezet.





http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32015L2366&from=EN



30

Gesprekken met de ECB en centrale banken in andere landen geven het beeld dat er in

Europa meerdere standaarden zullen ontstaan en de verwachting op één uniform API

platform de prullenbak in kan. Binnen Europa is de UK het verst met de implementatie. Daar

kan inmiddels in door de toezichthouder geregelde proeftuinomgevingen geëxperimenteerd

worden. De Nordics hebben ook al stappen gezet en ook uit Polen bereiken ons gunstige

berichten. Verder is het verdacht stil. Maar de echte technische standaard is dan ook niet

vastgesteld.

De mening van Exact over PSD2:

Er zal nog zeker veel water door de Rijn stromen alvorens deze standaard bij iedere

ondernemer bekend en geaccepteerd is. Daarnaast zijn er terecht veel organisaties die

onderzoek doen naar het potentieel mogelijke misbruik van deze nieuwe mogelijkheden en

daarvoor waarschuwen. Er zijn echter ook veel voordelen te bedenken voor de

ondernemers. Naast verhoogd gebruiksgemak, de mogelijkheid om continu bij te zijn, waarbij

de eventuele openstaande posten real-time worden afgeboekt en waarbij uw cashflow en

andere alerts continu bewaakt worden. Exact gaat zich hiervoor inzetten om de potentiele

voordelen om te zetten in voordelen in de praktijk.

Zo zal Exact het mogelijk maken om facturen betaalbaar te stellen en betalingen te

autoriseren binnen de administratie. Je hoeft dus niet meer naar een apart bankomgeving te

gaan om dit te doen.

Daarnaast zullen er koppelingen komen met alle banken die PSD2 ondersteunen. Niet alleen

met de huidige 3 of 4 bankkoppelingen. In je administratie heb je continu een actueel

overzicht van al je betaalrekeningen, dit in één oogopslag.







31

2.8 Blockchain

Bijdrage “Blockchain” door Erich Schnoeckel, Manager Accountancy Program, Ecosystems

& APP centre, Exact Software.

De Blockchain is een gedistribueerde database waar gegevens in elke instantie van deze

database gerepliceerd opgeslagen worden. Voordat deze gegevens definitief opgeslagen

worden bestaat er binnen een meerderheid van de partijen die deze gegevens ontvangen

hebben consensus over de juistheid, herkomst en volledigheid van deze gegevens. Elke

transactie of set van transacties (een blok) verwijst naar de voorafgaande transactie of set

van transacties. Dit was eveneens een blok, vandaar de naam Blockchain. De gegevens

kunnen, als zij eenmaal opgeslagen zijn, niet meer gewijzigd worden. Er ontstaat dus één

versie van de waarheid waar ieder partij in de blockchain het over eens is.

De Blockchain is dus technologie die gebruikt wordt om gegevens op te slaan. En “de”

Blockchain als opslagmedium bestaat dan ook niet. Niet in enkelvoud althans. Er zullen

meerdere blockchains ontstaan die hele diverse kenmerken kunnen hebben en die

afgestemd zijn op de toepassing die er op gebouwd is. De bekendste Blockchain toepassing

is Bitcoin – een digitale munt die door de kenmerken van de technologie niet kopieerbaar is.

De hierbij gebruikte technologie is die van een “public” blockchain, alle transacties zijn

zichtbaar voor iedereen. Het verificatie mechanisme dat hierbij gebruikt wordt noemen we

Proof of Work. Het werkt als volgt:

Voordat een block in een blockchain toegevoegd kan worden moet de juistheid, de herkomst

en de volledigheid van de transacties getoetst worden en dient er een hash berekend te

worden. Dit is een complexe puzzel die veel rekencapaciteit vergt. Het block bevat

transacties en een verwijzing naar het voorafgaande block. Degene die het eerst deze hash

berekend heeft krijgt de transactie vergoedingen uitbetaald. Elk nieuw block bevat dan ook

een verwijzing naar voorafgaande blocks. Dit maakt het onmogelijk om transacties of block ie

in het verleden gevalideerd zijn te verwijderen of te wijzigen.

Naast de hierboven beschreven Proof of Work verificatie bestaat er ook een Proof of Stake

verificatie. Hierbij bepaald de meerderheid door middel van stemmen of een transactie of

een blok transacties goedgekeurd wordt.

Bij zowel Proof of Work als bij Proof of Stake is het van belang dat geen van de partijen in

het netwerk, de nodes in de Blockchain, een zodanige invloed heeft dat zij de uitkomst

kunnen beïnvloeden. Een minimaal aantal partijen in een netwerk om dit te garanderen is 50

bij een public blockchain. In een permissioned kunnen dit er minder zijn.

Een publieke Blockchain met een Proof of Work verificatie gedraagt zich dus heel anders

dan een Private Blockchain waarbij Proof of Stake gehanteerd wordt. Tot zover de techniek.

De techniek biedt een scala aan nieuwe mogelijkheden. Tientallen Proof of Concepts zijn al

bedacht, geschreven en gepresenteerd. Digitale munten met specifieke

toepassingsmogelijkheden – “colored coins” waarvan het besteden alleen mogelijk is voor de







32

diensten of goederen waarvoor zij bestemd zijn. Bijvoorbeeld het inkopen van zorg bij

bepaalde aanbieders. Digital Rights Management, het auteursrecht op digitale media waarbij

onbevoegd kopiëren niet meer mogelijk is. Beheer van identiteiten, medische gegevens en

veel meer.

Dichter bij huis, in het vakgebied van de Accountant, ligt de controle van documenten,

facturen en btw. Is het tot op dit moment nog zo dat er een verzendende en een

ontvangende partij is van gegevens en dat deze gegevens door beide partijen bewerkt

kunnen worden zonder dat de andere partij daar weet van heeft, is dit door de gegevens te

registreren in een Blockchain gebaseerde opslag niet meer mogelijk. Immers, als er één

versie bestaat die altijd juist is en dit eenvoudig aan te tonen is, zal dit de versie zijn waar

iedereen op terugvalt. De belastingdienst kan dan in theorie met één druk op de knop de

BTW informatie van alle facturen opvragen.

Voor in een blockchain opgeslagen documenten geldt het zelfde. Contracten en

eigendomsbewijzen, eenmaal opgeslagen in de blockchain, zijn daar eenvoudig terug te

vinden. De situatie dat er discussie ontstaat over welke versie de juiste is, en welke

wijzigingen er wel of niet geaccordeerd zijn, komt hiermee te vervallen. Hier ligt voor een

accountant een nieuwe business mogelijkheid. Het deponeren van dergelijke documenten bij

de notaris kan door middel van een blockchain gebaseerde oplossing ook door andere

partijen, waaronder de accountant, aangeboden worden.

Privacy en toegankelijkheid

In een blockchain opgeslagen documenten of transacties zijn zichtbaar voor de participanten

in deze blockchain. In een public blockchain kan dat iedereen zijn, in een private of

permissioned blockchain zijn dat de partners die de nodes in het netwerk hosten – degene

die een gerepliceerde instance van de database hebben. Het is echter niet zo dat inhoud van

deze documenten ook zichtbaar is. Deze kunnen versleuteld opgeslagen worden. De

toegang tot die documenten wordt door de eigenaar (of eigenaars) van die documenten

bepaald.

Smart Contracts

Transacties in een blockchain kunnen acties initiëren. Dit worden Smart Contracts genoemd.

In wezen zijn dit kleine applicaties die een event of actie in gang zetten. Geautomatiseerd

gedrag op basis van informatie die aan de blockchain aangeleverd wordt. Deze Smart

Contracts dienen zeer zorgvuldig geprogrammeerd te worden. Blockchain kennen immers

geen centraal gezag die in het geval van een dispuut een beslissing in het voordeel van een

partij kunnen nemen. Een Smart Contract gedraagt zich zoals het geprogrammeerd is.

Om een actie te initiëren wordt er veelal gebruikt gemaakt van informatie die van buiten de

blockchain aangeleverd wordt. Dit kunnen Internet of Things sensoren zijn, websites of

andere applicaties. Dit is gelijk ook een van de zwakkere schakels in een blockchain. Want

hoe betrouwbaar is deze informatie?







33

De oplossing hiervoor ligt in het opzetten van een gedegen reputatie management proces

rondom deze leveranciers van informatie. Dit reputatie systeem maakt dat een sensor of

website een Trusted Third Party in het systeem wordt.

Trusted Third Parties

Reputatie management is uitermate belangrijk om er voor te zorgen dat Smart Contract op

de juiste manier afgehandeld worden. Een reputatie komt te voet en gaat te paard, aldus een

oud Nederlands spreekwoord. Dit geldt ook nog steeds voor een reputatie in de blockchain.

Als er een sensor of website niet eerder informatie heeft aangeleverd, wat is de eerste keer

dan de waarde ervan? En als het al honderdduizend keer de juiste informatie heeft

aangeleverd, wat zegt dat over de volgende keer? Blockchains bieden een uitstekend

mechanisme om dit vast te leggen en op basis hiervan voorspellingen te doen.

De accountant

Blockchain gebaseerde systemen veranderen de dienstverlening van de accountant in de zin

dat vastgelegde data niet meer in het audit proces beoordeeld hoeft te worden. Er is immers

maar één waarheid.

Blockchain gebaseerde applicaties, smart contracts, bieden vele kansen voor accountants.

In eerste instantie zal er veel vraag zijn naar de beoordeling, het IT audit werk, van smart

contracts en andere applicaties. Daarnaast zal er meer relevante data van klanten

beschikbaar komen op basis waarvan de adviespraktijk meer en betere dienstverlening kan

aanbieden.

De mening van Exact over Blockchain

De technische mogelijkheden die Blockchain biedt maken het mogelijk dat er een veelheid

aan nieuwe producten en dienstverlening aangeboden gaat worden. Op basis van het

betaal-, lever- of productie gedrag van ondernemers kan een reputatie gebouwd worden.

Een reputatie waar de ondernemer zelf invloed op heeft en die de ondernemer kan

gebruiken om aan te tonen dat hij op tijd betaald of levert. Ondernemers die van deze

ondernemers willen afnemen of leveren weten dan ook direct waar zij aan toe zijn. Banken

en andere kapitaalverschaffers kunnen op basis van deze informatie maatwerk financiering

aanleveren. Zonder kostbare audits en due dilligence rapportages.

Daarnaast bevordert blockchain transparantie en voorkomt fraude en witwassen. Transacties

zijn immers inzichtelijk voor de participanten. Gegevens zijn dan makkelijker te herleiden

naar de bron.

Er lopen op dit moment een aantal research projecten binnen Exact. Deze worden

zelfstandig of in brede partnerships opgepakt. De eerste producten hiervan komen al in 2017

op de markt. Dit zullen oplossingen zijn om in de cashflow en financieringsbehoefte van het

MKB te voorzien. Op basis van Triple Entry Accounting (Invoice Financiering, Factoring),

Inventory Finance (de financiering van producten die zich nog in het logistieke proces

bevinden) en, meer conceptueel, in de optimalisatie van het gehele factuurproces.







34


3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk geven enkele accountants- en administratiekantoren inzicht in de door hun

gebruikte softwaresystemen en geven tevens hun visie over relevante ontwikkelingen. De

opgave van deze kantoren is tot stand gekomen via een open oproep via de nieuwsbrief van

ICT Accountancy en enkele accountants gerelateerde LinkedIN groepen. Geen enkel

accountants- of administratiekantoor is uitgesloten van deelname.

3.2 Kantoren

De volgende kantoren hebben meegewerkt:

1. Finovion Franchise

2. Harrier

3. InAccount

4. Quality Online

5. Ten Raede Groep

Op de volgende pagina’s wordt per kantoor allereerst inzicht geboden in de

softwarepakketten die, onderverdeeld naar softwarecategorie, in gebruik zijn. Er wordt

daarbij inzicht gegeven in hoeverre bepaalde functies en eigenschappen, die betrekking

hebben op de genoemde ontwikkelingen in dit rapport, van toepassing zijn en eventueel in

gebruik zijn. Vervolgens wordt per kantoor antwoord gegeven op de volgende vragen:

1. Welke rol speelt cloud computing op weg naar de toekomst?

2. Welke rol spelen API’s op weg naar de toekomst?

3. Is er toekomst voor aparte jaarrekening rapportagesoftware?

4. Is er toekomst voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten?

5. Welke rol speelt elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking op weg

naar de toekomst?

6. Gaat tussentijds rapporteren de plaats van de jaarrekening voor de ondernemer

innemen?

7. Wat is de invloed van dashboards en benchmarken op weg naar de toekomst?

8. Wat is de invloed van data-analyse op weg naar de toekomst?

9. Welke invloed heeft RGS op weg naar de toekomst?

10. Welke (kantoor)functies gaan op weg naar de toekomst verdwijnen?

11. Welke (kantoor)functies ontstaan op weg naar de toekomst?

12. Wat verder het melden waard is?







35


3.2.1 Finovion Franchise Contactpersoon: Wichard Hendriks Website: www.finovion.nl

Korte toelichting kantoor Finovion is een franchiseformule met 36 aangesloten accountants- en administratiekantoren. De vestigingen delen de infrastructuur met elkaar, doen aan gezamenlijke marketing en treden op als financieel en operationeel klankbord naar elkaar.

Met welke software wordt gewerkt?

Boekhouden Voor de kantooradministraties en cliëntadministraties wordt gebruik gemaakt van AccountView in combinatie met Teleboekhouden of van Twinfield. Daarnaast zijn er boekhoudpakketten van de ondernemers die gebruikt worden.

Automatisch uitwisselen van bankmutaties

Ja, zowel met AccountView als met Twinfield.

Scannen en herkennen van boekingsdocumenten

Via Newviews in combinatie met Twinfield en AccountView. Naast het scannen en mailen van boekingsdocumenten door cliënten kunnen leveranciers van cliënten hun facturen direct naar een apart emailadres sturen van Newviews. In Newviews is een workflow opgenomen om facturen goed te laten keuren door cliënten. Op basis van een, zoveel mogelijk automatisch gegenereerd, boekingsvoorstel wordt vervolgens de factuur opgenomen in de boekhouding door cliënten zelf of een kantoormedewerker.

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking

Op dit moment uitgaand in PDF: Vanuit Alure naar klanten van Finovion kantoren. Verder ook inkomend via Newviews.

Toelichting Via een datacenter hebben alle aangesloten kantoren toegang tot applicaties via VPN. Het gaat dan om applicaties die niet direct via het SAAS-model worden aangeboden, te weten: - Het AccountView boekhoudpakket zelf. - Het CRM pakket Alure. - Jaarrekeningsoftware van Infine. Verder werken alle applicaties en de kantoortoepassingen via de Cloud.

Salaris en HRM Voor zowel de salarisadministratie als HRM wordt gebruik gemaakt van Loket.nl.

Personeelsplanning voor kantoormedewerkers

Kan via Loket.nl

Toelichting Er zijn meerdere opties mogelijk via Loket.nl. Werkgevers kunnen zelf salarisadministratie voeren met





http://www.finovion.nl/



36

controle door Finovion kantoor of werkgever geeft alleen mutaties door, waarbij het kantoor de verdere salarisadministratie voert.

Toelichting

Jaarrekening software Hiervoor wordt Infine gebruikt.

Jaarrekening op basis van SBR

Ja, sinds 2014.

Toelichting Per 2017 worden SBR jaarrekeningen via Visionplanner cloud verzonden.

Managementinformatie Hiervoor wordt Infine gebruikt.

Tussentijdse rapportages Met behulp van Infine.

Prognoses Met behulp van Infine.

Liquiditeitsplanning Met behulp van Google apps of Excel.

Toelichting Infine is jaarrekeningsoftware die uitstekend past bij Finovion omdat het gebruiksgemak van Infine hoog is en er korte lijnen zijn tussen Infine en Finovion.

Belastingaangifte Wordt via Elsevier Nextens gedaan.

Relatie-, digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s

Hiervoor wordt Infine gebruikt.

Toelichting Eigen werkprogramma’s (beoordeeld door Fiscount), maar ook via NOAB en NBA. De werkprogramma's staan in Infine.

Urenregistratie- en declaratiesystemen

Innolan Alure (aangevuld met maatwerk voor Finovion)

Elektronisch factureren (in UBL)

Ja, via Alure voor vestigingen naar klanten. In Twinfield en Teleboekhouden zijn er mogelijkheden voor klanten operationeel. Facturen wordt aangemaakt in PDF.

Toelichting Vanuit Alure is een koppeling met meerdere pakketten gerealiseerd. Na het aanmaken van een nieuwe klant wordt deze dan ook doorgegeven aan onderliggende pakketten. Dat laatste voorkomt het dubbel invoeren van gegevens. Zo wordt in Loket.nl automatisch een nieuwe werkgever aangemaakt als sprake is van een salarisadministratie.

Aan Alure worden ook gegevens automatisch teruggekoppeld vanuit andere pakketten, zoals: De laatste BTW aangifte vanuit AccountView. De laatste Loonaangifte vanuit Loket.nl.







37

Kwaliteitszorg Finovion omgeving met behulp van Google apps.

Toelichting Er is een intranet vol met werkprocedures en sjablonen en een Finovion formule-handboek.

Financiële planning Voor financiële planning en zaken als hypotheek- en pensioenadvies wordt gewerkt met Finovion adviseurs die zelf specialistische software beschikbaar hebben.

Kantoortoepassingen Hiervoor zijn Google apps in gebruik.

Toelichting Feitelijk alles in de cloud. Via SAAS of eerder genoemde VPN-verbinding.

Overige toepassingen Freshdesk supportsysteem

Toelichting Freshdesk supportsysteem voor supportvragen vestigingen aan het hoofdkantoor.

Portaal voor bestellen en aanpassen van marketinguitingen.

Welke rol speelt cloud computing op weg naar de toekomst? Uiteindelijk is er alleen nog maar cloud computing. Wij hebben nog maar enkele applicaties via VPN, maar dat zal op den duur ook verdwijnen.

Is er toekomst voor aparte jaarrekening rapportagesoftware? Ja, eenvoudige jaarrekeningen kunnen worden gemaakt met boekhoudsoftware. Bij complexe jaarrekeningen is het handig als jaarrekeningen dynamisch worden gegeneerd, waarbij teksten automatisch worden weggelaten als deze niet van toepassing zijn.

Is er toekomst voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten? Uiteindelijk gaat scannen en herkennen vervangen worden door het elektronisch uitwisselen van documenten.

Welke rol speelt elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking op weg naar de toekomst? Elektronische facturering is de eerste stap naar het volledig automatisch verwerken van boekstukken in administraties.

Binnen Finovion werkt efacturering al uitstekend. Doelstelling is om de mogelijkheden van efacturering bij klanten onder de aandacht te brengen, zodat deze klanten nog meer worden ont zorgt in het proces van het versturen van facturen.

Gaat tussentijds rapporteren de plaats van de jaarrekening voor de ondernemer innemen? Ik hoop het wel.







38

Mijn ideaalplaatje is dat de Belastingdienst een administratief systeem heeft, waaraan alle software leveranciers verplicht moeten koppelen. De belastingdienst haalt met een druk op de knop de BTW-aangiften en jaarcijfers over. Voor een bepaalde datum moeten de administraties compleet zijn. De jaarrekening is geen issue meer. Als kantoor kun je je dan onderscheiden met advisering en tussentijdse rapportages.

Wat is de invloed van dashboards en benchmarken op weg naar de toekomst? Benchmarken met branchegenoten wordt steeds belangrijker als tussentijdse cijfers ook gedurende het jaar compleet en up to date zijn.

Welke invloed heeft RGS op weg naar de toekomst? Nog geen mening over.

Welke (kantoor)functies gaan op weg naar de toekomst verdwijnen? Zoals eerder gemeld, mijn ideaalplaatje is dat de belastingdienst een administratief systeem heeft, waaraan alle software leveranciers verplicht moeten koppelen. De belastingdienst haalt met een druk op de knop de BTW aangiften en jaarcijfers over. Voor een bepaalde datum moeten de administraties compleet zijn. De jaarrekening is geen issue meer. Als kantoor kun je je dan onderscheiden met bredere advisering en tussentijdse rapportages.

Welke (kantoor)functies ontstaan op weg naar de toekomst? Gepersonaliseerde benchmarks en gepersonaliseerde nieuwsbrieven voor klanten, waarbij ook in zo'n nieuwsbrief een dashboard met cijfers van de klant wordt getoond. Meer adviesproducten voor kantoren, zoals begeleiding bij ICT, procesoptimalisatie, HRM, subsidies en juridisch. Deze adviesdiensten kunnen kleine kantoren niet zelfstandig aanbieden. Daarom is het van belang dat kantoren gaan samenwerken. Samenwerken is de enige manier om als kantoor te overleven. Immers de investering in systemen kan alleen worden terugverdiend als er grote groepen klanten via deze infrastructuur worden bediend.

Een functie die Finovion nu ook al operationeel heeft is het aanbieden van een permanente controller naar MKB organisaties, waarbij er wordt afgerekend tegen een maandelijks abonnement voor vast omgeschreven activiteiten. Wat verder het melden waard is? Samenwerken is de enige manier om als kantoor te overleven. Immers de investering in systemen kan alleen worden terugverdiend als er grote groepen klanten via deze infrastructuur worden bediend. Wij bieden kantoren deze mogelijkheid.

Finovion richt zich op ontzorging van klanten. Dit betekent dat wij een administratiestraat hebben neergezet, waarbij onze klanten niet meer zelf hun boekstukken hoeven aan te leveren. Het aanleveren van facturen gebeurt door de leverancier van de klant rechtstreeks naar de digitale postbus van de klant bij het kantoor. Bankmutaties worden automatisch overgehaald via de bankenkoppeling. De klant ontvangt een maandelijkse krant over zijn eigen bedrijf waarin staat hoe hij het de afgelopen periode heeft gedaan, inclusief enkele financiële acties naar de toekomst.







39


3.2.2 Harrier Contactpersoon: Harry Marissen Website: www.harrier.nu

Korte toelichting kantoor Sinds 2010 bestaat Harrier, opgericht en bedacht door Harry Marissen. Wij zijn gevestigd in de stad Groningen en gespecialiseerd in het midden- en kleinbedrijf. Wij zorgen ervoor dat cliënten op een juiste wijze hun financiële administratie voeren en zij altijd beschikken over relevante managementinformatie die juist, tijdig én volledig is. Door deze aanpak blijven correcties achteraf voor het samenstellen van de jaarrekening tot een minimum beperkt.


Boekhouden Zowel voor de kantooradministratie als voor cliënten wordt gebruik gemaakt van AccountView. Voor cliënten aangevuld met Teleboekhouden. Of een ander, door de client te bepalen, boekhoudpakket.


We werken met een bankkoppeling over alle administraties heen. Zo kunnen we per bank in één keer de afschriften voor meerdere cliënten ophalen en boeken.


We werken met Elvy, waarbij cliënten hun facturen en overige boekingsbonnen zelf inscannen en per email altijd digitaal aanleveren. Cliënten, en desgewenst leveranciers van cliënten, kunnen facturen ook als PDF of UBL+PDF mailen. Voor inkoopfacturen rekenen we voor cliënten een vast bedrag per gesplitste factuur. De cliënt levert dus digitaal aan, maar hoeft zelf niet te boeken.

Al onze cliënten leveren frequent de boekingsbescheiden aan. Op die wijze kunnen wij al onze cliënten elke maand voorzien van actuele, door ons geziene, cijfers via een online dashboard binnen teleboekhouden. Desgewenst kunnen cliënten ook zelf betalingen doen via teleboekhouden.


Via AccountView factureren we, zowel voor ons kantoor als voor een aantal cliënten, elektronisch in UBL+PDF.

Salaris en HRM De salarisverwerking hebben we uitbesteed aan een gespecialiseerd salaris service bureau, waarbij gebruik gemaakt wordt van Loket.nl.


De planning van kantoormedewerkers is ondergebracht in Visma Advisor (komt verderop nog ter sprake).

Toelichting HR activiteiten voor cliënten doen we zelf, waarbij we eveneens gebruik maken van Loket.nl, al dan niet in





http://www.harrier.nu/



40

samenwerking met de cliënt.

Voor de loonverdeelstaat is er een koppeling tussen Loket.nl en AccountView beschikbaar.

Jaarrekening software Jaarrekening rapportages hebben we zelf samengesteld via rapportagetools van AccountView. De SBR jaarrekening maken we met behulp van XBRL Reports.


Het elektronisch deponeren van de jaarrekening in SBR doen we al sinds 2011. Onze filosofie is dat alles van een cliënt in AccountView is vastgelegd. Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld ook eenvoudig kredietrapportages in SBR voor banken samenstellen, hetgeen we voor alle klanten doen voor zover van toepassing.

Toelichting

Managementinformatie Rapportages maken we in AccountView, het dashboard via Teleboekhouden en ForecastXL prognoses met behulp van ForecastXL. Voorafgaand doen we controles met behulp van Visma Samenstelassistent.

Dashboards Via Teleboekhouden worden rapportages in de vorm van een dashboard en financiële overzichten beschikbaar gesteld aan cliënten.

Tussentijdse rapportages Voor alle cliënten wordt een maandelijkse rapportage samengesteld, voorafgegaan door controles met behulp van Visma Samenstelassistent.

Prognoses Prognoses voor cliënten worden samengesteld via ForecastXL, feitelijk een self self service BI toepassing. Op basis van KPI’s worden prognoses en investerings-verwachtingen opgesteld en afgezet tegen de werkelijke cijfers uit AccountView.

Data Analysesoftware Hiervoor is Visma Samenstelassistent in gebruik.

Analyses op het grootboek uitvoeren om afwijkingen in beeld te brengen

Met behulp van de Samenstelassistent worden voor cliënten iedere maand automatische controles uitgevoerd.

Belastingaangiftesystemen Aangiftes IB en VpB worden gemaakt met behulp van Unit4 Fiscaal gemak.

Toelichting Cijfers (balans en resultatenrekening) vanuit AccountView komen via een import in Fiscaal gemak terecht.







41


Hiervoor is Visma Advisor in gebruik. Voor functies als kantoorplanning, crm, mailingen en het opslaan van correspondentie (met name eMail). Verder is de module Werkprogramma’s van Visma in gebruik.

Toelichting Het resultaat van de Visma Samenstelassistent is gekoppeld aan de Visma werkprogramma’s.


Met behulp van Visma Advisor worden uren geregistreerd


Het factuurvoorstel vanuit Advisor leidt tot facturen in AccountView die vervolgens per email verzonden worden in UBL+PDF.

Strategische software ForecastXL wordt hiervoor gebruikt

Opstellen ondernemingsplan Zoveel mogelijk met behulp van ForecastXL.

Klantenportaal Cliënten maken gebruik van YOB als portaaltoepassing, voor het accorderen van documenten, en een elektronisch dossier met alle relevante stukken.

Kantoortoepassingen We maken gebruik van Office365 in de cloud.

Toelichting Documenten worden opgeslagen in een Terminal Server omgeving. Door dit laatste voldoen we altijd aan de regelgeving waar documenten opgeslagen mogen worden.

Welke rol speelt cloud computing op weg naar de toekomst? We communiceren steeds meer met elkaar. Data moet daarvoor toegankelijk, uitwisselbaar en betrouwbaar zijn. Cloud computing is hiervoor een vereiste. Welke rol spelen API’s op weg naar de toekomst? Directe koppelingen tussen applicaties is steeds belangrijker. Ons uitgangspunt is ‘Store once, report many’. We zijn hier grotendeels in geslaagd, met uitzondering van de fiscale software.

Is er toekomst voor aparte jaarrekening rapportagesoftware? Er is al een hele tijd geen toekomst meer voor aparte jaarrekeningsoftware. In de praktijk zien we steeds meer tussentijdse rapportages. En zelfs werkkapitaalbeheer op weekbasis.

Van belang is dat alle gewenste informatie beschikbaar is. Zo maken wij al meerdere jaren kredietrapportages voor de banken. Standaard jaarrekeningsoftware biedt daarvoor niet alle gevraagde informatie. Neem nu een indeling van debiteuren- en crediteuren ouderdom naar 30. 60 en 90 dagen. Een dergelijke rapportage voorzien wij standaard voor onze cliënten en







42

is essentieel als je als adviseur je klant actief wilt begeleiden. Dat deze gegevens ook nodig zijn voor de kredietrapportage leidt bij ons dan ook niet tot een kostprijsverhoging.

Is er toekomst voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten? Uitwisseling van gegevens zal steeds meer ‘van machine naar machine’ plaatsvinden.

Welke rol speelt elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking op weg naar de toekomst? Elektronisch factureren zal steeds meer gemeengoed worden en de plaats van scannen en herkennen steeds meer overnemen. Wat is de invloed van dashboards en benchmarken op weg naar de toekomst? Wij zijn al erg lang bezig met dashboards voor klanten. Eerst in Visionplanner, later in ForecastXL. Wat wij merken is dat de gemiddelde MKB-ondernemer vanuit zichzelf weinig doet met Dashboards. Het is vooral onze rol om te duiden wat de dashboards laten zien en daarover met de klant te communiceren. Daarom werken wij nu met ForecastXL, waarbij je vanuit de diverse KPI’s de klant een mail kunt sturen met een toelichting op afwijkingen, maar ook om bij de klant te informeren wat volgens hem de afwijking heeft veroorzaakt. Dit zorgt voor veel meer dynamiek in de communicatie met de klant en leidt daardoor tot een hogere toegevoegde waarde.

Wat is de invloed van data-analyse op weg naar de toekomst? Zonder data-analyse is het naar mijn mening niet mogelijk om klantgericht te adviseren. Dit stelt eisen aan de inrichting van de processen. Je moet in staat zijn om analyses uit te voeren over alle klanten heen. Daardoor kun je heel gericht de effecten van bijvoorbeeld nieuwe fiscale wetgeving vertalen naar die klanten waar dat voor geldt. Hierdoor zal het random versturen van bijvoorbeeld eindejaarstips verdwijnen. Je gaat de klant alleen wijzen op die zaken die voor hem/haar relevant zijn. Welke invloed heeft RGS op weg naar de toekomst? RGS is een vorm van standaardisering in de vastlegging van data. Maar er zijn er natuurlijk vele. XBRL is dat natuurlijk ook en is wereldwijd de standaard.

Welke (kantoor)functies gaan op weg naar de toekomst verdwijnen? Alles wat je via algoritmes kunt vervangen/uitvoeren. Bij vooraf ingevulde aangiftes zien wij nu toch nog wel regelmatig foutieve aannames, bijvoorbeeld tussen zakelijke en privé spaarrekeningen en dergelijke. Het is onze rol om de juistheid en volledigheid te bewaken. Ook dit zal steeds meer geautomatiseerd gaan gebeuren. Welke (kantoor)functies ontstaan op weg naar de toekomst? Als accountant en adviseur is het organiseren van betrouwbare en relevante informatiestromen de belangrijkste toekomstige functie. Daarbij is de rapportage in de vorm van een jaarrekening of aangifte slechts een uitkomst. Accountantskantoren moeten zich richten op het organiseren van data-gedreven processen . We hebben daarin een voorsprong op andere partijen, zoals banken en ICT-bedrijven én we hebben onze kwaliteitsborging met als sluitstuk het tuchtrecht. In mijn kantoor probeer ik deze rol actief op te pakken en klanten waarderen dat. Wat verder het melden waard is? Laat het dienst/product-denken los. Stel de klant centraal en denk ook echt vanuit de klant. Wat zijn de behoeften en hoe kun je die invullen.







43


3.2.3 InAccount

Contactpersoon: Raymon Bots

Website: www.inaccount.nl

Korte toelichting kantoor Wij zijn een kantoor dat zich bezig houdt met accountancy, boekhouding, advisering en de uiteindelijke uitvoering. Wij denken mee met de cliënt en ondersteunen in de breedste zin van het woord om zodoende doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Wij bezoeken onze cliënten daarom met voorkeur met enige regelmaat zodat wij de onderneming en vooral de mensen, goed leren kennen. De ontwikkelingen op het gebied van automatisering volgen wij uiteraard op de voet. We maken gebruik van automatisering als dat een helpende hand kan zijn. Alle meest voorkomende boekhoudkundige pakketten ondersteunen wij. Daar waar onze expertise stopt hebben we een ruim netwerk zodat we voor ieder vraagstuk een gepaste oplossing hebben.

We zijn met ons kantoor gevestigd in Alphen aan den Rijn.


Boekhouden Voor onze kantooradministratie werken we met Visma AccountView en Visma E-accounting. Voor cliënten werken we met veel verschillende boekhoudpakketten. De client is bepalend bij de keuze. Hoewel in de praktijk niet altijd haalbaar hebben wij het liefst dat de client zelf (een deel van) de boekhouding doet. Zo krijgt een client meer feeling bij de cijfers van zijn bedrijf. In 2008 betrof het administratief verwerken door ons kantoor nog zo’n 70/80%. Inmiddels (2016) is dat nog maar 30%. Er is duidelijk een kentering in de markt waar te nemen.


Hier maken we zo veel mogelijk gebruik van. Wordt nog niet door alle banken ondersteund.


Wordt bewust niet toegepast. Vereist volgens ons een zodanig opvoedtraject dat dit niet rendabel kan. Daar tegenover bieden we cliënten de mogelijkheid om boekingsbonnen via een mobiele telefoon in te scannen. En facturen worden gemaild in PDF.


Op dit moment worden facturen zowel uitgaand als inkomend verwerkt in PDF-formaat. Naar de toekomst toe verwachten we dat facturen in een gestructureerd formaat uitgewisseld worden tussen de diverse systemen.

Salaris en HRM De salarisadministratie voor kantoormedewerkers en cliënten is volledig uitbesteed.





http://www.inaccount.nl/



44

Jaarrekening software PM-Report wordt gebruikt voor het samenstellen van jaarrekeningen en kredietrapportages.


Per 2017 worden jaarrekeningen elektronisch gedeponeerd op basis van SBR. Onze software is hier klaar voor. Ook SBR-kredietrapportages worden dan via PM-Report afgehandeld.

Managementinformatie Op verschillende manieren wordt managementinformatie voor cliënten samengesteld: - Met behulp van Excel - Financial Overview (Visma) Van belang is dat cliënten eerst op niveau gebracht worden.

Dashboards Dashboards worden per cliënt op maat samengesteld. Cijfermatig en/of grafisch. Een belangrijk aandachtspunt is dat de administratie dagelijks ‘bij’ moet zijn.

Tussentijdse rapportages Via eerst kwartaalrapportages is het uiteindelijke doel steeds meer tot maandrapportages te komen voor cliënten.

Belastingaangiftesystemen Kluwer aangiftesoftware via de cloud


Practicemanagement Advisor van Visma, gekoppeld met Visma E-accounting. Er wordt met zelf samengestelde werkprogramma’s gewerkt.


Declareren aan cliënten vindt plaats via Advisor van Visma.

Voor een belangrijk deel wordt gewerkt met vaste bedragen. er worden dan geen afzonderlijke uren in rekening gebracht. Een urenregistratie is niet in gebruik.

Strategische software Voor het opstellen van een ondernemingsplan adviseren wij Easystart.

Financiële planning We werken aan het concept “Future finance”, samen met: - vermogensbeheerders; - estateplanner; - financieel planner; Zelf verzorgen wij dan de bedrijfseconomische kant.







45

Welke rol speelt cloud computing op weg naar de toekomst? Ons kantoor maakt zoveel mogelijk gebruik van cloud computing. Dit wordt ook steeds meer verwacht van de markt qua flexibiliteit, die we zelf als volgt hebben verdeeld: - 20+ ondernemers doen alles via de smart phone; - bij ondernemers tot 60 jaar is de verdeling cloud/lokaal 50/50; - ondernemers boven de 60 zijn behoudender als het gaat om cloud computing. Welke rol spelen API’s op weg naar de toekomst? Via API’s zijn webshops van onze klanten gekoppeld met boekhoudpakketten. Dit kan ook voor kassasystemen.

Is er toekomst voor aparte jaarrekening rapportagesoftware? De noodzaak van een aparte jaarrekening wordt feitelijk wettelijk gecreëerd. Het belang van een jaarrekening is voor een ondernemer steeds minder. Feitelijk is de jaarrekening al achterhaald als een ondernemer deze gepresenteerd krijgt. Als kantoor zijn we al geruime tijd bezig met tussentijds rapporteren. Eerst per kwartaal en dan per maand.

Is er toekomst voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten? Wij geloven als kantoor in elektronische gegevensuitwisseling, zoals elektronisch factureren en elektronisch uitwisselen van bankmutaties. In scannen en herkennen van boekingsdocumenten zien we geen toekomst.

Welke rol speelt elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking op weg naar de toekomst? Elektronisch factureren wordt volgens ons steeds belangrijker. Technisch zijn de mogelijkheden er al een tijdje. Er moet alleen meer draagvlak gecreëerd worden, zowel in de accountancybranche zelf als bij ondernemers. Wat is de invloed van dashboards en benchmarken op weg naar de toekomst? Een aandachtspunt bij dashboards en benchmarken is dat dit niet te globaal moet zijn, maar klantspecifiek. De interpretatie naar de ondernemer is van belang. Bij benchmarken speelt bijvoorbeeld de demografische ontwikkeling ook een rol. Je kunt een detaillist uit de ene stad lang niet altijd vergelijken met een detaillist uit een andere stad.

Welke invloed heeft RGS op weg naar de toekomst? Als kantoor volgen we de ontwikkeling van RGS actief/ Ook zijn we betrokken door deel te nemen aan een RGS overleg oorgaan. Een aandachtspunt is draagvlak creëren voor een ontwikkeling als RGS.

Welke (kantoor)functies gaan op weg naar de toekomst verdwijnen? De administratief medewerker, zeg maar het eenvoudige inklopwerk, zal steeds minder voor komen. Welke (kantoor)functies ontstaan op weg naar de toekomst? Sowieso wordt minimaal HBO-niveau vereist voor kantoormedewerkers. En een overview van de MKB-markt is een vereiste. Wat verder het melden waard is? Wij werken op ons kantoor zoveel mogelijk met Apple computers. Initieel iets duurder, maar prettig werkend. Toepassingen die niet in de cloud werken zijn geoutsourced of op een virtuele Windows server geplaatst.







46


3.2.4 Quality Online

Contactpersoon: Louke Van de Wal

Website: www.quality-online.nl

Korte toelichting kantoor

Quality Online, opgericht in 1993, is een ambitieus administratiekantoor, gevestigd in Capelle

aan den IJssel. En heeft een sterk op de kleine ondernemer gerichte praktijk. Voor grotere

cliënten werkt Quality Online samen met een accountantskantoor. Quality Online streeft naar

een volledig online dienstverlening (Cloud Accounting). De cliënt kan de boekhouding online

aanleveren, krijgt hiervan online terugkoppeling, een en ander zal leiden tot enorme

tijdsbesparing aan cliënt- en kantoorzijde. Quality Online kan hierdoor nog meer tijd

vrijmaken om zich pro-actief in te zetten voor haar cliënten. Quality Online heeft een

AccountancyNieuws Award gewonnen en heeft zich hiermee geschaard bij de top 3 van

Nederlands meest klantgerichte MKB advieskantoren.


Boekhouden Zowel voor de kantooradministratie als voor cliënten wordt gewerkt met Twinfield. Cliënten die de boekhouding zelf ter hand nemen maken een eigen keuze qua boekhoudoplossing.


Ja, in combinatie met Twinfield.


Ja, via Newviews. Klanten scannen en mailen naar een specifiek adres binnen Newviews. Scannen vindt plaats in meerdere formaten, zoals PDF en JPEG. Inmiddels worden ook de eerste UBL-facturen via Newviews verwerkt in de boekhouding.

Cliënten kunnen ook een foto maken van bonnen en doorsturen via hun mobiel.

Op een uitzondering na wordt alles digitaal door cliënten aangeleverd. Aanleveren op papier willen we vanaf. Bankafschriften worden zoveel mogelijk via de bankkoppeling ingelezen. Voor het archief zijn de bankafschriften dan in PDF aanwezig.


Vanuit Twinfield kunnen we voor cliëntadministraties nu een factuur als PDF-bijlage sturen. Voor onze kantooradministratie sturen we nu facturen als PDF-bijlage uit ons eigen ERP-systeem.

Salaris en HRM Hiervoor gebruiken we Nmbrs





http://www.quality-online.nl/



47


Via een intern ontwikkeld ERP-systeem dat off-line gebruikt wordt.

Jaarrekening software Een accountantskantoor waar we mee samen werken maakt gebruikt van Unit4 Audition.

Toelichting Wij maken zelf geen jaarrekeningen voor vennootschappen die gepubliceerd worden. We bieden wel een saldibalans aan uit Twinfield die ingelezen kan worden door het accountantskantoor waar we mee samen werken.

Managementinformatie Hiervoor maken we gebruik van Excel of Twinfield.

Tussentijdse rapportages Op verzoek, via Excel of Twinfield

Prognoses Op verzoek, via Excel of Twinfield.

Liquiditeitsplanning Op verzoek, via Excel.

Belastingaangifte Hiervoor gebruiken we Kluwer via het Cloud model.


Met behulp van Paperport.

Digitaal dossierbeheer met ondersteuning van werkprogramma’s

Op dit moment nog off-line via Paperport. Sinds 2004 werken we volledig digitaal. We hanteren hierbij zo min mogelijk verschillen met de werkwijze van het papieren dossier. Zo werken we met een ‘digitaal-nietje’, post-it memo’s en miniaturen. Documenten worden voornamelijk in PDF opgeslagen.


Zelf ontwikkeld ERP-systeem.


Wel in de toekomst.

Klantenportaal Hiervoor gebruik we Cliënt Online van PinkWeb.

Toelichting Iedere cliënt heeft een persoonlijk digitaal dossier op de klantenportal dat tevens bereikbaar is via een smartphone-app.

Rapportages, waaronder jaarrekeningen vanuit een accountantskantoor, worden digitaal via de portal beschikbaar gesteld.

Elektronische BTW aangifte en ICP-opgave worden door cliënten geaccordeerd en daarna direct automatisch







48

gezonden aan de Belastingdienst (via Digipoort).

Inmiddels werken we zo’n tien jaar met het klantenportal en zouden we niet meer anders willen.

Kantoortoepassingen Met Office 365.

Toelichting Wij werken zoveel als mogelijk met cloudoplossingen (zoals hiervoor genoemd).

Welke rol speelt cloud computing op weg naar de toekomst?

Wij hebben onze focus volledig gericht op cloud computing. Als je eenmaal ‘over de drempel’

bent v.w.b. het wel/niet veilig staan van de gegevens (ik ben van mening dat we die met z’n

allen al lang over zijn toen we besloten om te gaan naar internetbankieren) dien je m/i zoveel

mogelijk over te stappen op cloud computing (niet zgn. web-enabled oplossingen zoals

RDP). De voordelen zijn legio, nl. volledig platform-, device-, tijden plaats onafhankelijk

kunnen werken en via webservices (API’s) ‘aan elkaar knopen’ van applicaties, waardoor

maximaal gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerd verwerken van informatie (zoals de

bankkoppeling van Twinfield).

Is er toekomst voor aparte jaarrekening rapportagesoftware?

Ik ga ervan uit dat uiteindelijk de rapportage rechtstreeks vanuit de financiële software

(boekhoudpakket) zal plaatsvinden. Rapportagesoftware zal wellicht voor meer specifieke

doelen worden ingezet zoals forecasts/benchmarking etc.

Een jaarrekening zal altijd blijven bestaan (al is het maar t.b.v. fiscale doeleinden), maar

aangezien nieuwe technologie het mogelijk maakt om tussentijds binnen afzienbare tijd te

rapporteren zal men niet meer willen wachten tot het jaar om is om te zien hoe men ervoor

staat.

Is er toekomst voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten? Niet in de huidige vorm waarbij papieren documenten worden gescand. Boekingsdocumenten worden steeds meer aangeleverd in PDF of via een formaat van elektronisch factureren. Alleen (pin)bonnen worden dan als het ware nog echt gescand door een foto via een mobiele telefoon.

Welke rol speelt elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking op weg naar de

toekomst?

Elektronisch factureren zal uiteindelijk de tussenfase van scannen en herkennen vervangen.

Wij zien hier zelf pas de voordelen van in als iedereen elektronisch factureert en dat zal pas

het geval zijn als dit verplicht wordt gesteld, zoals dit voorheen met belastingaangiftes is

gedaan door de Belastingdienst. Wij zijn al klaar om UBL-facturen te ontvangen en te

verwerken.







49

Wat is de invloed van dashboards en benchmarken op weg naar de toekomst? Zodra de informatie beschikbaar is zal daar ook gebruik van worden gemaakt bij rapportages om trends te ontdekken en daarop in te haken, dat is ook de bedoeling van tussentijds rapporteren.

Welke invloed heeft RGS op weg naar de toekomst? Nog niet bekend met RGS.

Welke (kantoor)functies gaan op weg naar de toekomst verdwijnen?

- Administratief medewerker: invoer wordt vervangen door controle en verwerking van

restposten (hoger niveau);

- Ook het aangifte-invoerwerk zal verschuiven naar controle en advies rondom de

aangifte;

- Samenstellen jaarrekening: de vorm zoals deze nu bestaat zal grotendeels

automatisch gaan. De nadruk zal gaan liggen op toegevoegde waarde, zoals

analyses/benchmarking/forecasts o.b.v. deze cijfers.

Welke (kantoor)functies ontstaan op weg naar de toekomst?

- Advies/analyse van cijfers (Big Data);

- Meer ICT-gerichte functies.

Wat verder het melden waard is?

Dankzij de verregaande automatisering kunnen wij als een van de weinige kantoren nieuwe

diensten aanbieden, zoals debiteurenadministratie/-bewaking en crediteurenadministratie op

afstand. Hiermee bieden wij de mogelijkheid een administratief medewerker op afstand te

vervangen en levert dit een flinke besparing op loonkosten voor de ondernemer.

Dit is een dienst die in de toekomst wel eens een belangrijke vervanger van een deel van het

huidige dienstenpakket kan worden.







50


3.2.5 Ten Raede Groep Contactpersoon: Jan Willem Bozuwa Website: www.tenraede.nl

Korte toelichting kantoor Ten Raede Groep heeft zich ontwikkeld van een traditioneel administratie- en assurantiekantoor tot een onafhankelijk full service financieel dienstverlener met zo’n 25 medewerkers. Met alle specialisaties op het gebied van financiën, belastingen, assurantiën en arbeidsrecht onder één dak. Met de focus op MKB-bedrijven.


Boekhouden Voor de kantooradministratie wordt gebruik gemaakt van Unit4 Accounting in de cloud. Voor cliëntadministraties wordt zowel Unit4 Accounting gebruikt als andere boekhoudpakketten, waarbij de client bepalend is. Verder maken we gebruik van Basecone voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten.


Hier maken we volop gebruik van.


De tendens is dat klanten steeds meer zelf gaan doen met Basecone. Het gaat dan om het scannen van boekingsdocumenten met aanduiding verkoop- of inkoopfactuur en ook wel opgave van boekingscodes.

In combinatie met Basecone hebben cliënten 3 mogelijkheden om boekingen aan te leveren, te weten: 1. Via een app op hun mobiel boekingsbonnen als afbeelding opnemen. Zowel inkoop als verkoop mogelijk. 2. Digitale facturen kunnen gemaild worden naar een specifiek emailadres per cliënt. Wij zorgen voor een automatische forward van deze email naar Basecone. 3. Door het scannen van de boekingsdocumenten die vervolgens in Basecone terecht komen.


De meeste facturen worden in PDF ontvangen en nog sporadisch in UBL. Dit laatste is overigens wel mogelijk via Basecone.

Toelichting Via de Management Monitor van Unit4 bieden we cliënten een dashboard dat op eenvoudige wijze goed inzicht geeft in hun administratie. Belangrijk is wel dat de administratie actueel is en dat cliënten dan ook frequent, liefst dagelijks, de boekingen vastleggen. Vanuit de Management Monitor kan desgewenst ingezoomd worden in onderliggende boekingsdocumenten, zoals de facturen die vastliggen in Basecone.





http://www.tenraede.nl/



51

Salaris en HRM We hebben Unit4 Salaris (online) in gebruik en voor bepaalde cliënten de cloudoplossing van Nmbrs.

Toelichting We proberen zoveel mogelijk de loonstroken te ontsluiten via een app op de mobiel van de werknemers. Dit kan zowel in combinatie met Unit Salaris als Nmbrs.

Een aantal klanten maakt gebruik van een online verzuim/verlofregistratie. Via een app kunnen werknemers mutaties (aanvragen) doorgeven. Vervolgens wordt goedkeuring online geregeld.

Jaarrekening software Unit4 Audition is hiervoor in gebruik


Al meerdere jaren deponeren wij voor cliënten de jaarrekening elektronisch op basis van SBR. Het gaat om de categorieën klein en micro entiteiten.

Toelichting Met als basis de jaarrekening vanuit Audition leveren we voor klanten ook kredietrapportages in SBR aan de drie grootbanken. Opvallend hierbij is dat vanuit de banken zelf nog regelmatig om een PDF wordt gevraagd. Het samenstellen van een kredietrapportage is, op basis van een bestaande jaarrekening, een uurtje extra werk. Bij dit laatste gaat het om het verzamelen en vastleggen van extra gegevens, in aanvulling op de bestaande jaarrekening.

Managementinformatie Unit4 Audition en Unit4 prognose is hiervoor in gebruik.

Tussentijdse rapportages Het merendeel van onze cliënten leveren we een kwartaalrapportage. Een enkeling per maand of een andere frequentie. Tussentijdse rapportage wordt steeds interessanter (voor cliënten) dan de jaarrekening achteraf.

Prognoses Vanuit Audition maken we een export van de jaarrekening als basis voor een op te stellen prognose, liquiditeitsbegroting en resultatenoverzicht (prognose versus werkelijkheid).

Toelichting Met betrekking tot de dividenduitkering vanuit een BV voeren we voor cliënten een ‘uitkeringstoets’ uit. Een en ander om aan te tonen dat verantwoord dividend wordt uitgekeerd. Het gaat om een extra rapportage waar ook de prognose een rol speelt.

Data Analysesoftware Met behulp van Unit4 Account Analyser.

Toelichting Naar de toekomst toe mogelijk een toepassing als QlikView om meer cliëntgebonden data analyses uit te voeren.







52

Belastingaangifte Hiervoor is Unit4 Fiscaal in gebruik.

Toelichting In 2017 kunnen we Unit4 Fiscaal blijven gebruiken. Hierna mogelijk Unit4 Fiscaal gemak.


Hiervoor is Unit4 Business Suite en Document manager in gebruik.

Toelichting Binnen Financial Data Suite (FDS) van Unit4 hebben we, via NOAB, beschikbaar gestelde werkprogramma’s in gebruik.


Met behulp van Business Suite van Unit4.


Op enkele uitzonderingen na sturen we momenteel alle facturen in PDF-formaat per email. De bedoeling is dat we naast PDF ook UBL gaan aanbieden.

Toelichting Hoewel we steeds meer met vaste prijzen werken worden de uren van kantoormedewerkers wel bijgehouden.

Kwaliteitszorg Met behulp van Financial Data Suite van Unit.

Toelichting We werken met kwaliteitshandboeken van Noab die zijn verwerkt in FDS.

Financiële planning Voor hypotheekadvies maken we gebruik van de software van Figlo en voor pensioenadvies en financiële planning van de software van Akkermans.

Toelichting Gegevens uit Mijnpensioenoverzicht.nl kunnen we inlezen in Figlo. Een wens is om ook de jaarrekening te kunnen inlezen. Die laatste gegevens worden nu met de hand ingevoerd.

Klantenportaal Het Unit4 Portaal is in pilotfase.

Kantoortoepassingen MS Office en telefonie via Skype for Business draait via een hostingpartner.

Toelichting Via Skype for Business kunnen we naast bellen ook het bureaublad delen met klanten en video-vergaderen.

Welke rol speelt cloud computing op weg naar de toekomst? Gegevens delen met cliënten is een noodzaak. Cliënten zijn steeds meer gewend dat gegevens online beschikbaar zijn. Nu werken we nog deels via een hostingpartij, maar in de toekomst verwachten we dat steeds meer toepassingen via het cloud model beschikbaar







53

zijn. Welke rol spelen API’s op weg naar de toekomst? Op dit moment lezen we kasstaten automatisch in via de oplossing “Taskmanager” van Unidis en Multivers. In de toekomst verwachten we steeds meer directe koppelingen, op basis van api’s, tussen de diverse toepassingen.

Is er toekomst voor aparte jaarrekening rapportagesoftware? De jaarrekening zaal voorlopig blijven bestaan, maar de relevantie voor cliënten is steeds kleiner. De informatiewaarde van de jaarrekening wordt steeds minder. Tussentijdse rapportages voor de ondernemer gaan over het heden en de toekomst. De jaarrekening is niets meer dan geschiedschrijven.

Is er toekomst voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten? Dit zal nog wel een aantal jaren blijven bestaan, maar uiteindelijk wordt dit overgenomen door elektronisch factureren en andere elektronische gegevensuitwisseling.

Wat is de invloed van dashboards en benchmarken op weg naar de toekomst? Voor klanten zijn zaken als benchmarks erg interessant. Alleen lastig te automatiseren blijkt in de praktijk door gebrek aan voldoende actuele gegevens om te benchmarken.

Wat is de invloed van data-analyse op weg naar de toekomst? Zal alsmaar groter worden. Welke invloed heeft RGS op weg naar de toekomst? Het is afwachten of RGS breed omarmd wordt. Als kantoor zijn we er in elk geval op voorbereid.

Welke (kantoor)functies gaan op weg naar de toekomst verdwijnen? Het verwerken van gegevens wordt steeds minder. Er is zal in de toekomst steeds minder plaats zijn voor echter boekhouders. Zelf werken wij nu met een flexibele schil van studenten voor het verwerken van gegevens. Welke (kantoor)functies ontstaan op weg naar de toekomst? Data-anayse en Business Intelligence leveren een nieuwe rol op voor administratie- en accountantskantoren. We verwachten dat het aanbieden van de jaarrekening op den duur een gratis commodity wordt en dat het gaat om aanvullende diensten.







54


4.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de visie gegeven van vooraanstaande ervaringsdeskundigen met

betrekking tot de impact die ICT ontwikkelingen hebben op het toekomstige

accountantskantoor. Het is deskundigen vrij gelaten om af te wijken van de ontwikkelingen

die eerder zijn genoemd in dit rapport.

4.2 Deskundigen

De volgende deskundigen komen achtereenvolgens aan het woord:

1. Drs. M.H. (Menno) Kooreman, manager SRA Automatisering;

2. J. (Jan) Wietsma AA, Kennispartner Visie, strategie en innovatie Full Finance,

Bestuurslid ledengroep Accountants in Business (NBA), Initiatiefnemer MKB-

kredietcoach Kredietpaspoort.







55


4.2.1 Menno Kooreman

Door: Drs. M.H. (Menno) Kooreman

Functie: Manager SRA Automatisering

Datum: december 2016

De disruptieve invloed van IT op het accountantsberoep Het accountantsberoep is nog steeds niet in rustiger vaarwater terecht gekomen.

Verschillende ontwikkelingen blijven de gemoederen behoorlijk bezig houden, waarbij vooral

het verscherpte toezicht op de kwaliteit en de onafhankelijkheid van de accountantscontrole

in het oog springt, alsmede het hieruit voortgekomen pakket van maatregelen om het

vertrouwen te herstellen. Deze zelfreinigende beweging van binnenuit kan uiteraard niet los

gezien worden van maatschappelijke ontwikkelingen, maar draagt, als we niet opletten, het

risico in zich van een naar binnen gerichte beroepsgroep. Met zodoende minder oog voor

externe trends die vroeg of laat wel grote impact kunnen hebben op de relevantie en het

functioneren van het accountantsberoep. Denk bijvoorbeeld aan veranderende

marktomstandigheden (ophoging controlegrenzen, introductie micro-entiteiten, opkomst

zzp’ers) en steeds hogere eisen van ondernemers. In dit artikel focussen wij op de potentieel

disruptieve invloed van automatisering.

Exponentiële ontwikkeling

Artikelen over de rol van automatisering beginnen nog betrekkelijk vaak over digitalisering

als voornaamste voorbeeld van vooruitgang. Maar ondanks het feit dat er zeker nog lang

geen sprake is van een volledig papierloze wereld, kunnen we inmiddels wel stellen dat

digitalisering niet zozeer een trend is, maar een algemeen aanvaarde norm die overal wordt

nagestreefd. Om zicht te krijgen op de volgende innovatiegolf verdient het aanbeveling te

kijken naar het onderwerp technologische singulariteit.

“The technological singularity is the hypothesis that the invention of artificial intelligence

will abruptly trigger runaway en eventually self-improving technological growth, resulting in

unfathomable changes to human civilization.”

De drie kernbegrippen in bovenstaande definitie zijn:

1) De essentie van de volgende innovatiegolf is kunstmatige intelligentie

2) Technologie tendeert naar autonomie en zelflerend vermogen

3) De impact voor de mens(heid) is buitengewoon ingrijpend

De ontwikkeling van kunstmatige intelligentie verloopt niet lineair, maar exponentieel. Soms

wordt in een tijdsbestek van enkele maanden duizelingwekkende progressie geboekt en

voorheen onoplosbare problemen blijken opeens tot het verleden te behoren. Internet of

things, robotisering, deep learning: het zijn allemaal voorbeelden van technologische

vooruitgang die in meer of mindere mate al toepassingsmogelijkheden in ons leven hebben

gevonden. Het risico van deze innovaties is uiteraard de beheersbaarheid door de mens. Als







56

systemen zelflerend worden, kan er dan wellicht een moment aanbreken dat het product de

regie overneemt van zijn schepper? Zeker is, dat deze ontwikkelingen een ingrijpende

invloed (zullen) hebben op zo’n beetje alle aspecten van ons leven: gezondheid en

levensverwachting, persoonlijke en zakelijke relaties, de wijze waarop we leren, werken,

reizen, consumeren, naar muziek luisteren, etc. etc.

Invloed op de accountancy

Een belangrijke vraag voor iedere organisatie, dus ook voor een accountantskantoor, is: bent

u klaar voor disruptie? Deze vraag kan op twee manieren gelezen worden. Ten eerste wijst

het op de mogelijkheid dat er een partij opstaat die het accountantsvak op een sterk

vernieuwende wijze invult en daarmee een “game changer” binnen het beroep wordt. De

vraag is of je als traditioneel kantoor in staat bent om dat op te vangen. Omgekeerd kan de

vraag ook uitdagen om zelf op zoek te gaan naar zo’n disruptieve rol. Het lijkt er sterk op dat

technologie hierbij een cruciale rol vervult.

Welke vorm(en) zou de disruptie eigenlijk kunnen aannemen binnen de accountancy? Laten

we eens een aantal takken van sport nader bekijken.

Administratieve dienstverlening

In de administratieve dienstverlening zien we al geruime tijd een transitie van handmatige

naar volledig elektronische gegevensinvoer. Als je alle relevante bankkoppelingen op orde

hebt en efacturering hebt geïmplementeerd, ben je al een heel eind op weg om de

menselijke factor bij de primaire vastlegging van gegevens uit te schakelen. Inmiddels wordt

de volgende stap al gezet, namelijk het inzetten van boekhoudrobots, die het elektronische

aanbod van transacties kunnen interpreteren en conform vooraf bepaalde instructies in de

administratie kunnen registreren. Die instructies zijn niet alleen afkomstig van de gebruiker

zelf; in een cloudomgeving er kan ook geleerd worden van andere gebruikers binnen het

ecosysteem. De boekhoudrobot analyseert dan hoe een bepaalde factuur door “de crowd”

doorgaans wordt geboekt en geeft een suggestie om dat voortaan net zo te doen. Zodra je

daarmee akkoord bent, zal de robot die instructie tot nader order blijven uitvoeren. Dit leidt

tot consistentie en een hogere kwaliteit van het vastleggingsproces, met alle positieve

(efficiency)gevolgen in het vervolg van de informatie- en rapportageketen. Van

boekhoudrobots is de stap naar een technologie als de Blockchain (crypto currency) opeens

een stuk minder groot. Ook in Nederland zijn partijen bezig met onderzoek en ontwikkeling in

deze richting, zelfs binnen de accountancy! Het mag dan misschien nog wel eventjes duren

voordat het een dagelijkse toepassing heeft gevonden, maar als technologie is het meer dan

de moeite waard om in de gaten te houden.

Jaarrekening en aangifte

Op het terrein van verantwoordingen en rapportages zijn we getuige van een transformatie

van het finale product (bv. de jaarrekening of de aangifte) van een al dan niet papieren

document naar een gestandaardiseerd gegevensbestand. Dit heeft vanzelfsprekend

gevolgen voor de uiterlijke vorm van het rapport, dat zich steeds vaker ontwikkelt in de

richting van dynamische en interactieve dashboards met veel grafische presentaties. Dit

opent ook de weg naar Heilige Gralen als ‘continuous monitoring’ en ‘continuous reporting’.

Ook technologieën als ‘augmented reality’ kunnen bij het presenteren van cijfers waarde

toevoegen.







57

De jaarrekening als verantwoordingsstuk voor het maatschappelijk verkeer en overige

stakeholders zal blijven bestaan, maar is steeds minder vaak het eindproduct van de

werkzaamheden van de accountant. In dit verband wordt ook wel gesproken over de trend

van ‘integrated reporting’, waarin de verantwoording zich niet beperkt tot het financiële

hoofdstuk, maar ook stilstaat bij andere aspecten van ondernemerschap, zoals het milieu of

de maatschappelijke betrokkenheid. In de kern gaat het dan nog steeds over de behoefte

aan betrouwbare gegevens en dat is bij uitstek het domein van de accountant.

De accountantscontrole

In de controlepraktijk zal vooral het aspect ‘embedded compliancy’ een belangrijke rol gaan

spelen. Want naarmate het beter lukt om door middel van algoritmes de kwaliteit van de

primaire vastlegging te waarborgen, wordt de noodzaak om daar achteraf nog heel veel

controles op uit te voeren allengs minder. Min of meer hetzelfde geldt voor administratieve

omgevingen waarvan bekend is dat alle transacties (financieel, logistiek, salaris, etc. etc.)

worden vastgelegd in één centrale transactietabel. De van oudsher uitgevoerde logische

verbandscontroles (bv. aansluiting loonjournaalpost) verliezen dan hun toegevoegde waarde,

er is immers geen sprake meer van separate en dus potentieel niet aansluitende

transactiebestanden?

Is er op termijn dan geen enkele noodzaak van externe controle meer? Dat zou te kort door

de bocht zijn, de accountantscontrole gaat over zoveel meer dan het hiervoor genoemde.

Bovendien blijft het voor de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde

gegevensverwerking van belang om te kunnen vertrouwen op de algoritmes die bedacht zijn

voor de primaire vastlegging en op de systemen (software) waarop die algoritmes draaien.

Het object van de audit verandert daarmee! En het is een misverstand om te denken dat dit

uitsluitend het domein van de IT Auditor betreft, waarmee de accountant zich niet hoeft bezig

te houden.

De adviespraktijk

Tenslotte voorzien we dat technologie ook van invloed is op de adviespraktijk. Naarmate

software intelligenter wordt, hoeft de adviseur zich niet meer te richten op het signaleren van

bepaalde trends en/of afwijkingen. Het systeem is immers prima in staat om tijdig te

waarschuwen als de gemiddelde betaaltermijn van debiteuren met meer dan een x-

percentage toeneemt, of als een bepaalde investering in aanmerking zou kunnen komen

voor een Europese subsidie. Maar de adviseur is nog wel heel erg nodig om alle signalen te

interpreteren en de ondernemer te steunen bij het nemen van besluiten om de betaaltermijn

weer omlaag te brengen of hulp te bieden om de subsidie ook daadwerkelijk te incasseren.

Voornaamste lessen

Het voorgaande zouden we kunnen samenvatten in een aantal conclusies en aanbevelingen,

die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de toekomstbestendigheid van het

accountantskantoor.

Back to (the) basic(s)

Het accountantsberoep dient zijn positie als financiële steun en toeverlaat van de

ondernemer te herwinnen, door zijn kennis en kunde te doen gelden vanaf het begin van de

informatieketen: de primaire gegevensvastlegging.







58

De jaarrekening is pas het begin!

De jaarrekening zal zijn betekenis houden als belangrijk financieel verantwoordingsstuk voor

het maatschappelijk verkeer, maar zal veelal niet het eindstation van de verrichte

werkzaamheden zijn. Verrijking en verdieping met aanvullende data (financieel én niet-

financieel) draagt bij aan echte stuurinformatie voor de ondernemer, die op elk gewenst

moment beschikbaar is.

Omarm technologie

De accountant/adviseur zal de impact van alle relevante technologische ontwikkelingen

moeten leren doorgronden en leren vertalen in producten en diensten met toegevoegde

waarde.

Het draait om de data

Misschien wel de belangrijkste boodschap is om te leren inzien dat het van groot belang is

dat het accountantskantoor zich ontwikkelt in de richting van een volledig datagedreven

organisatie.

Onderscheidend vermogen, solide basis

Ook al wordt de concurrentie zwaar en zijn de dreigingen ontzagwekkend, toch zou de

accountant moeten bouwen op zijn grote vertrouwenspositie bij de klant. Dit wordt keer op

keer door onderzoek bevestigd. Dit vertrouwen is gestoeld op een aantal grondbeginselen

die niet geheel toevallig aan de basis van het accountantsberoep staan: (1) professionaliteit,

(2) integriteit, (3) objectiviteit, (4) vakbekwaamheid & zorgvuldigheid en (5) vertrouwelijkheid.







59


4.2.2 Jan Wietsma

Door: J. Wietsma AA

Functie: Kennispartner Visie, strategie en innovatie Full Finance, Bestuurslid

ledengroep Accountants in Business (NBA), Initiatiefnemer MKB-kredietcoach

Kredietpaspoort.

Datum: januari 2017

De accountant kan niet meer om Scenarioplanning en financial behaviour heen. Waar gaat het naar toe?

Waar gaat het naar toe? Dat is de vraag die momenteel centraal staat in het

accountantsberoep. De beroepsorganisatie NBA is inmiddels gestart met een visietraject

waarbij het accountantsberoep in 2030 centraal staat. Wat is de bestaansvoorwaarde van de

accountant in 2030? Waarom gaat een MKB-ondernemer in 2030 nog naar een accountant

toe? Welke waarde voegt de accountant in 2030 toe als het gaat om het verschaffen van

zekerheid in de financiële verantwoordingsketen? Vragen die met de kennis van nu en de

inschatting van het realiteitsgehalte van toekomstscenario’s moeten zien te beantwoorden.

En als de beroepsorganisatie zijn ei over het accountantsberoep in 2030 heeft gelegd dan

heeft ieder accountantskantoor een nieuwe uitdaging: Hoe maak ik het eigen businessmodel

toekomstbestendig?

Afwachtend

De praktijk leert dat accountantskantoren veelal afwachtend zijn als het gaat om het inspelen

op veranderingen die gaande zijn. Veelal kijkt men de kat uit de boom als het gaat om het

doorvoeren van veranderingen. Men wacht af. Wellicht is er een ander kantoor dat met

vernieuwingen aan de slag gaat. Als blijkt dat dit succesvol verloopt dan kopieert men graag

dit nieuwe business- of verdienmodel naar het eigen kantoor. Businessmodelreplicatie noemt

de NEMACC dit in een 2015 verschenen rapport Businessmodel van het MKB-

accountantskantoor Businessmodelinnovatie wordt door accountantskantoren nauwelijks

toegepast.

ICT belangrijke aanjager om te veranderen

Accountants geven in het NEMACC rapport aan dat ICT ontwikkelingen de belangrijkste

driver is om te veranderen. Daarbij is de accountant een volger en geen aanjager van ICT-

ontwikkelingen in relatie tot de dienstverlening van de accountant. Ook zie je nu nog weinig

toetreders die met behulp van ICT zorgen voor disruptie in de accountantswereld.

Accountech lijkt nog ver weg. Dit in tegenstelling tot de financiële dienstverlening waarin de

samenwerking tussen financiële deskundigen en ict’ers geleid heeft tot de opkomst van

Fintech. Diezelfde Fintech zorgt voor stevige en soms disruptieve veranderingen in die

financiële sector met als gevolg dat iedereen die actief is in de financiële sector aan de slag

moet met de toekomstbestendigheid van zijn businessmodel.

IJsschots

Als het gaat om businessmodelinnovatie met behulp van ICT dan hebben de meeste

accountantskantoren nog een hele weg te gaan. Dat komt ook doordat de disruptie niet

gevoeld wordt. In de periode 2005 – 2015 is de samenstelling van de omzet op een MKB-





https://www.nba.nl/MKB/Info_MKB_acc/NEMACC/Afgeronde-projecten/Businessmodel-van-mkb-accountantskantoor/

https://www.nba.nl/MKB/Info_MKB_acc/NEMACC/Afgeronde-projecten/Businessmodel-van-mkb-accountantskantoor/



60

kantoor nauwelijks veranderd. Zo blijkt uit een onderzoek van Full Finance Consultants.

Kantoren geven ook zelf aan dat er werk genoeg is, er weer goed verdiend wordt en dat er

dus ook geen urgentie is om te veranderen. Tegelijkertijd staat men nauwelijks stil bij de

vraag of het huidige businessmodel geen ijsschots die aan het smelten is?

Wat ondermijnt het huidige businessmodel van de accountant?

Het businessmodel van de accountant wordt ondermijnt doordat automatisering steeds meer

van het werk van de accountant zal overnemen in de primaire processen. Dat houdt in dat de

persoonlijke bemoeienis van de accountant en zijn medewerkers met administraties,

aangiften en het samenstellen van jaarrekeningen steeds verder afneemt. De opkomst van

de blockchain kan dat proces verder versnellen, waarbij de blockchain ook nog disruptief kan

zijn als het gaat om de rol van de accountant als zekerheidsverschaffer.

Overigens zal Fintech-sector ook steeds vaker delen van de traditionele werkzaamheden

van de accountant overnemen. Waarbij de invoering van PSD-2 per 1 januari 2018 voor een

stroomversnelling kan zorgen.

Maar ook op het adviesvlak zal de computer (grote) delen van het werk van de accountant

overnemen. De Watson van IBM is daarbij slechts het begin.

De MKB-accountant in zijn nieuwe rol

ICT is niet de vervanger van de menselijke relatie tussen de accountant en zijn klant de

MKB-ondernemer. De accountant wordt sparringpartner en coach van de ondernemer.

Waarbij de accountant wel een aantal spaden dieper moet steken dan nu het geval is. Want

de ondernemer verlangt meer verdieping. Hij verwacht dat de accountant als duider van de

context en met kennis van financial behavior in staat is om hem als ondernemer bij te staan

bij het maken van scenario’s. Scenario’s die de basis zijn voor de keuze die een ondernemer

dagelijks moet maken. Scenario’s waarbij continious monitoring aangeeft wat de financiële

impact is van de keuzes die de ondernemer maakt of gemaakt heeft.

Nieuwe werkcodes, nieuwe vakken

Scenarioplanning, continious monitoring en financial behavior zijn de werkcodes van de

toekomst. Het zijn voor de huidige accountants ook nieuwe vakgebieden. Het zijn ook de

vakgebieden van de toekomst. Niet voor niets zijn deze vakken toegevoegd aan de nieuwe

opleidingsstructuur voor de MKB-accountant. Voor degene die al zijn afgestudeerd als MKB-

accountant houdt het in dat men zich hier verder in moet verdiepen. Op die manier blijft u

toegevoegde waarde leveren in een wereld waarbij ICT de werkzaamheden in het primaire

proces nagenoeg volledig overneemt.







61

5. Visie van softwareleveranciers

5.1 Inleiding

Wij zijn van mening dat ieder zichzelf respecterende leverancier met professionele software

voor de accountancysector moet beschikken over een visie aangaande de toekomst van de

accountancy en daar vanaf geleid een productstrategie.

Gelukkig hebben een aantal leveranciers ons hun visie gedeeld aangaande de toekomst van

de accountancysector en de rol die ICT hierbij speelt. Dat is het goede nieuws. Het minder

goede nieuws is dat de meerderheid van leveranciers hun visie niet met ons heeft gedeeld.

Volgens sommige leveranciers zou dit laatste te maken hebben met tijdgebrek, zo hebben

wij afgeleid aan ontvangen reacties. Wat kort door de bocht vinden wij, want een visie

behoort gewoon op de plank te liggen. Maar goed, het moment van uitvraag (eind 2016) was

misschien niet optimaal en daarom hebben we besloten leveranciers het voordeel van de

twijfel te gunnen en alsnog de mogelijkheid te bieden hun visie te delen via dit rapport,

waarvan uiterlijk 1 april 2017 een update verschijnt.

Via de periodieke nieuwsbrief van www.ictaccountancy.nl wordt u automatisch op de hoogte

gehouden als de update van dit rapport een feit is.

Betreffende leveranciers nodigen wij alvast van harte uit hun visie in het eerste kwartaal van

2017 met ons te delen.

NOAB en NBA

Ook hebben we NOAB en NBA gevraagd om een visie aangaande de toekomst van de

accountancysector en de rol die ICT hierbij speelt? Zowel NOAB als NBA hebben

aangegeven door tijdgebrek hun visie niet te kunnen delen. U begrijpt het al: ook NOAB en

NBA nodigen wij alvast van harte uit hun visie in het eerste kwartaal van 2017 alsnog met

ons te delen.

Op de volgende pagina’s treft u de visie die zo’n 15 leveranciers met ons gedeeld hebben:








62


Accept Development

“Continuous delivery” via SBR – Wel of geen toekomst

Komend jaar is het zover, aanleveren van publicatiestukken en kredietrapportages wordt

verplicht. Een grote stroom berichten zal vanaf dan zijn weg gaan vinden naar de

uitvragende instanties. Verplichtstelling zou de hefboom moeten zijn om deze aanleveringen

te automatiseren. De accountantsmarkt heeft lang gewacht om tot aanschaf van deze

software over te gaan, waardoor softwarehuizen die tot de vroege investeerders behoorden,

deze investering nu pas gaan terugverdienen. Is de beloofde lastenverlichting dan uiteindelijk

een lastenverzwaring gebleken? De toekomst zal het leren.

Voor de uitvragende partijen is het al een uitgemaakte zaak, zij hebben hun

bedrijfsprocessen hierop aangepast en kunnen nu sneller en beter aan hun informatie

komen.

Steeds meer uitvragende partijen gaan zich hierbij aansluiten, zoals de

woningbouwcoöperaties en het onderwijs. Voor die partijen is SBR een nieuwe mogelijkheid

om zaken beter te automatiseren en een sneller inzicht in de aangeleverde gegevens te

krijgen om beter te kunnen reageren op ontwikkelingen in de markt. Dit alles zal leiden tot de

wens om gegevens nog frequenter uit te gaan vragen.

In softwareland vinden ook veranderingen plaats. Partijen die geen rapportgenerator hebben

zijn deze markt aan het betreden via het aanleveren van SBR rapportages voor de micro-

entiteit van de Kamer van Koophandel. Voor klein en middelgroot zal de rapportgenerator

voorlopig een rol blijven spelen, daar hierin alle benodigde gegevens al verzameld zijn en het

voor de accountant een bekend en beproefd proces is.

Op het moment dat de frequentie van aanleveren omhoog gaat, zal het proces om alle

gegevens te verzamelen geoptimaliseerd moeten worden. De vraag is of de traditionele

rapportgenerator deze taak kan vervullen. Het is belangrijk om in een zo vroeg mogelijk

stadium de vastgelegde gegevens te categoriseren, waardoor het relatief eenvoudig wordt

om tot de juiste SBR rapportage te komen. Tevens is het belangrijk dat de software direct op

gewijzigde taxonomieën kan reageren. Hiervoor is het nodig dat deze software de taxonomie

kan uitlezen en interpreteren.

De accountant is nog steeds afwachtend en verwacht dat zijn software de juiste

functionaliteit zal hebben om rapportages via SBR aan te leveren. Zij zien dit als een extra

last, zeker wat betreft de kredietrapportage. Indien men vaker moet gaan aanleveren, zal

alleen juiste software niet voldoende zijn om het proces efficiënt te laten verlopen. De

accountant zal zijn bedrijfsprocessen moeten aanpassen om de SBR rapportage vlot te laten

verlopen.







63

Om dit alleen te doen voor het efficiënt aanleveren van publicatiestukken en

kredietrapportages aan de overheid en de banken is waarschijnlijk nogal veel gevraagd. De

SBR rapportage kan echter ook gebruikt worden om de klant te gaan informeren en dat op

een reguliere basis. Indien men hiervoor de inrichtingsstukken zou gebruiken, kan men zijn

klant beter en sneller informeren en begeleiden. Een nieuw business model kan ontstaan

zodat ook hier SBR een positieve wending kan krijgen.

Continuous delivery zou een methode kunnen zijn die gericht is om SBR data zo snel en

efficiënt mogelijk bij de uitvrager of klant te krijgen, waardoor deze op een zo vroeg mogelijk

moment geïnformeerd wordt.

Frank van Nielen

Eigenaar van o.a. SBR Webservices (http://sbrwebservices.eu) en SBR Viewer

(http://sbrviewer.eu).





http://sbrviewer.eu/



64


AFAS Software

Accountancy zit op een goudmijn

De Nederlandse accountancybranche bevindt zich op een kantelpunt. Robotics, mobile en

connectivity zijn de trefwoorden van de nieuwe werkelijkheid. Dit zet de wereld van

accountants op zijn kop door het bestaande verdienmodel grotendeels uit te hollen. Voor wie

het zien wil heeft deze omwenteling echter ook alles in zich om accountants hernieuwd

zelfvertrouwen te bezorgen.

De overgrote meerderheid van mkb-praktijken in accountancyland staat aan de vooravond

van een ware omwenteling. “De accountancybranche gaat een nieuwe fase in”, zegt

Mohamed Amri, Manager Productmangement bij AFAS Software. “Een fase die de sector

een positieve injectie van nieuwe energie gaat bezorgen. Accountants gaan hun beroepseer

terugwinnen. Ze hebben weer iets om trots op te zijn.”

Voorbij lijkt het chagrijn veroorzaakt door de schandalen die de sector in het verleden

teisterden. En het heeft even geduurd, maar intussen lijkt ook het besef ingedaald dat er

geen winstgevende toekomst zit in compliance-gerichte werkzaamheden. Het ondersteunen

van klanten in het voldoen aan verplichtingen die voortvloeien uit weten regelgeving is

bepaald geen groeimarkt. Integendeel, het is een vechtmarkt geworden. Enkele tientallen

jaren geleden konden accountantskantoren zich nog onderscheiden met hun

werkzaamheden ten aanzien van de jaarrekening en fiscale aangifte op grond van hun

strategie gericht op product leadership en later, door het werk steeds slimmer te organiseren,

operational excellence. Die periode is echter voorbij.

Robotic accounting

Belangrijkste wapen in de vechtmarkt van compliance-gerichte dienstverlening, door klanten

steeds meer als een commodity ervaren, is de integrale automatisering van

bedrijfsprocessen. “Deze vorm van robotic accounting lijkt misschien een bedreiging”, zegt

Amri, “maar volgens mij is het juist een geweldige kans. Ik ken accountants die zich hardop

afvragen hoe lang de jaarrekening nog deel uitmaakt van de core business van de

beroepsgroep. Zij worden daar trouwens helemaal niet nerveus van. Zij behoren wel tot de

voorhoede van accountants die actief anticiperen op een nieuwe toekomst.”

Die nieuwe toekomst wordt gekleurd door ontwikkelingen op het vlak van robotics, mobile en

connectivity die in een stroomversnelling raken.

Machine-to-machine facturatie

Moderne bedrijfsadministraties zijn geautomatiseerd met ERP-software die bijvoorbeeld in

staat is om volledig elektronisch te kunnen factureren via Universal Business Language

(UBL), zowel voor uitgaande als inkomende facturen. Dat het voor bedrijven en instellingen

die zakendoen met de overheid vanaf 2017 ‘verplicht’ is om elektronisch te factureren,

betekent dat het tijdperk van ‘machine-to-machine’ facturatie een forse duw in de rug krijgt.







65

Het gebruik van workflows maakt deze processen niet alleen een stuk efficiënter, maar is

bovendien een belangrijke waarborg voor bedrijven om ‘in control’ te zijn. Amri: “Deze

werkwijze maakt management by exception mogelijk. Het systeem signaleert uitzonderingen

die om een nadere beoordeling vragen. Daarbij helpt het dat de digitale data die organisaties

van leveranciers en afnemers ontvangen in vergelijking met vroeger veel rijker is. Toen

beperkten datatypistes zich bij de invoer van inkoop- en verkoopfacturen zich tot de

hoogstnoodzakelijke gegevens. Tegenwoordig hebben bedrijven de juiste KvK-nummers,

SBI- en btw-codes van klanten en leveranciers meestal paraat.”

Slimme koppelingen

Connectivity, het aan elkaar knopen van geautomatiseerde systemen, is hierbij het

sleutelwoord. Slimme koppelingen met bijvoorbeeld de bedrijfsinformatie van Company.info

geven de gebruiker toegang tot miljoenen actuele bedrijfs- en persoonsprofielen. Niet alleen

een prima mogelijkheid om bestaande data voor marketingdoeleinden te verrijken, maar ook

om die data op juistheid te controleren. Daarbij vervult de in de nieuwe generatie software

ingebouwde finance auditor een prominente rol. Deze functionaliteit signaleert bijvoorbeeld

situaties waarin het bankrekeningnummer op een factuur overeenkomt met het nummer van

een medewerker en blokkeert zo’n transactie. Daarmee is het vierogenprincipe automatisch

gewaarborgd.

Verwachtingspatroon

De voortschrijdende robotisering maakt ook dat het verwachtingspatroon van bedrijven ten

aanzien van hun accountant verandert. “Ze hebben hun hele administratieve hebben en

houden in handen van hun accountant gegeven. Die heeft daarmee in feite goud in handen

en zou daar dan ook veel actiever gebruik van moeten maken”, meent Amri. “Waar een

moderne bedrijfsadministratie gebruik maakt van taken en signaleringen, zouden

accountants dat ook moeten doen. Laat het softwaresysteem je automatisch een signaal

geven als kpi’s plotseling een forse afwijking vertonen. Zo wordt je klant niet onverwacht

geconfronteerd met budgetoverschrijdingen of achterblijvende omzet. Door alarmbellen in te

bouwen, kun je bij grote afwijkingen tijdig een extra check uitvoeren.”

Op die manier kunnen accountants hun proactieve adviesrol veel beter waarmaken dan nu

het geval is. Met een kundige analyse van relevante data kan de accountant zijn klanten

helpen door het bieden van duiding, prognoses en ratio’s. Tot voor kort kwamen veel

accountantskantoren niet veel verder dan het versturen van de bekende eindejaarstips.

Helaas zijn die voor een deel van het klantenbestand meestal niet relevant en komen ze voor

een ander deel te laat.

Mobile devices

De mogelijkheden van mobile devices spelen de accountant daarbij op een positieve manier

in de kaart. Veel bedrijven gebruiken al ERP-toepassingen op broekzakformaat en ook het

werken met behulp van portal en in de cloud wordt steeds gebruikelijker. Zo kan de

accountant zijn klanten real time informeren over de performance van de onderneming ten

aanzien van ratio’s zoals solvabiliteit, rendement en loan to value. Amri: “Vergelijk dat eens

met de situatie waarin de accountant van zijn klant een verhuisdoos vol papierwerk ontvangt,







66

ervoor zorgt dat er geen gedoe met de fiscus is, een half jaar later rapporteert over de

prestaties in het voorbije boekjaar en ook nog eens een dikke factuur stuurt. Het lijkt een

voorbeeld uit de oudheid, maar soms is dit helaas gewoon nog de bestaande praktijk.”

Customer intimacy

Voor accountants betekent de nieuwe werkelijkheid dus niets minder dan een strategische

omwenteling. Ze maken de transitie van terugkijken naar vooruitblikken en laten hun

meerwaarde zien in scherp getimede adviesverlening. “Terugkijken naar het verleden is

zinloos”, meent Amri, “in de meest letterlijke zin van het woord. Eindelijk kan de accountant

weer vooruitkijken en zich volledig richten op een strategie van customer intimacy. Dit is de

nieuwe heilige graal in de financiële dienstverlening die accountants hernieuwd

zelfvertrouwen zal bezorgen. Toegegeven, voor een beroepsgroep die tientallen jaren als

‘vertrouwenspersoon van het maatschappelijk verkeer’ heeft gefunctioneerd, is dat nogal een

omschakeling. Maar door slim gebruik te maken van nieuwe en opkomende technologie

ontstaat er een wereld aan nieuwe mogelijkheden.”

“Accountants hebben weer iets om trots op te zijn”’.







67


Cash Software

Automatisering is niet meer tegen te houden, dat geldt voor de meeste sectoren, maar ook

zeker voor de accountancy branche. De verandering is duidelijk ingezet, daar zijn vele

voorbeelden van te noemen die goed op weg zijn om gemeengoed te worden: automatische

verwerking van bankmutaties, het automatisch inboeken van inkoopfacturen, maar ook

koppelingen met instanties als de Belastingdienst bevorderen de automatisering. En er staan

een groeiend aantal ontwikkelingen in de startblokken om straks ook gemeengoed te

worden, denk aan SBR, e-facturering met UBL, RGS en PSD2.

De tijd dat een ondernemer genoegen neemt met een jaarlijkse rapportage is straks ook

voorbij. Ook hij zal straks zijn bedrijfsstatus real-time, en op elk gewenst moment willen

kunnen inzien, net zoals hij dat kan wanneer hij inlogt om te zien wat zijn telefoniekosten

deze maand zijn geweest.

Als accountant kunt u daar natuurlijk stukje bij beetje in meegaan; zodra er "voldoende"

vraag ontstaat vanuit uw klantenkring, met voorzichtige stapjes gebruik maken van de

nieuwe technologische ontwikkelingen. Op die manier proberen om het huidige verdienmodel

in stand te houden. Het nadeel van deze aanpak is dat het voor een bepaalde groep klanten

niet snel genoeg zal gaan, die bent u dan waarschijnlijk kwijt.

Of u zorgt dat u klaar bent voor de toekomst door aan de slag te gaan met een

totaaloplossing die u naar eigen inzicht kunt gebruiken, zonder uzelf en uw klanten van de

ene op de andere dag een hele nieuwe werkwijze op te dringen. Maar ondertussen wel vast

uzelf en uw klanten laten profiteren van de voordelen die nu al mogelijk zijn. Als accountant

ervaart u direct een grote tijdbesparing door 50% van uw huidige werkzaamheden

automatisch te laten verlopen en door het horizontaal overzicht over al uw administraties; uw

klant daarentegen heeft voor het eerst in het bestaan van zijn onderneming altijd en overal

real-time inzicht in zijn bedrijfsstatus.

Let wel, wij voorzien dat het in de toekomst regelmatig zal voorkomen dat klanten u om

bedrijfsadvies zullen vragen onder het genot van een kopje koffie. Gelukkig heeft u daar dan

ook tijd voor.







68


CreAim

Onze klanten staan aan de vooravond van een massale digitalisering. Deze ontwikkeling

brengt een interessante toekomst met diverse online mogelijkheden met zich mee. Ook in

2017 wil CreAim weer een actieve bijdrage leveren aan het realiseren van de toekomstige

online ambities van accountantskantoren.

Steeds meer accountants zullen het gemak van een klantenportaal ontdekken. Een

klantenportaal biedt, zo blijkt uit de praktijk, voordelen voor een accountant. Maar hoe zien

deze voordelen er nu eigenlijk uit? Waarom is een investering in een klantenportaal het geld

waard? Simpel gezegd heeft een klantenportaal vier functies:

-het automatiseren van procesmatige handmatige werkzaamheden

-workflow management

-online samenwerken met klanten

-het voldoen aan weten regelgeving

De eerste drie functies spreken voor zich. Ten aanzien van de laatste functie moet met name

worden gedacht aan SBR en de wet Meldplicht Datalekken. Doordat het niet meer mogelijk

is om de jaarrekening op papier te deponeren, moet de accountant een applicatie gebruiken

welke de informatie omzet in SBR. Voor kantoren met micro ondernemingen als klant, bevat

het CreAim portaal een eenvoudige, maar effectieve applicatie waarmee onze klanten aan

deze wet voldoen.

De wet Meldplicht Datalekken betekent dat ondernemers een boete kunnen krijgen wanneer

privacygevoelige informatie over hun klanten op straat belandt en wanneer de

informatiebeveiliging niet op orde is. Ons klantenportaal is voorzien van een sterke

authenticatieschil, bevat audit trail mogelijkheden en is er specifiek op gebouwd om te

voorkomen dat privacygevoelige informatie in verkeerde handen komt. Wij bieden onze

klanten de zekerheid dat zij voldoen aan deze wet.

Wij zien dat accountantskantoren bewuster omgaan met de risico’s omtrent online veiligheid.

Hiertoe hebben zij applicaties nodig die voldoen aan ‘state of the art’ veiligheidsvoorschriften.

De afgelopen 15 jaar hebben wij aan de hoogst gestelde veiligheidseisen moeten voldoen en

zullen hier in de toekomst ook aan blijven voldoen. Als ervaren speler in de online wereld

weten wij dat vertrouwen, identiteit en privacy hierbij essentiële onderdelen vormen. Wij

vinden dat het veilig kunnen delen van identiteiten (en bijbehorende attributen) de basis is

voor online samenwerking en een voorwaarde om zaken in de fysieke wereld te realiseren.

Daarom zullen wij ook in 2017 blijven investeren in privacybescherming, fraudepreventie,

fraudedetectie en uiteraard nieuwe functionaliteiten. De 100% beschikbaarheid die wij bieden

is de basis van een ongestoorde dienstverlening.

Ons werk is het bieden van hulpmiddelen aan accountants die ervoor zorgen dat de

accountant zo goed mogelijk zijn werk kan doen. Dit kan door een klantenportaal, dat ervoor







69

zorgt dat de accountant efficiënter en effectiever kan werken. Of bijvoorbeeld door een

ondertekentool, waarmee SBR of PDF documenten digitaal ondertekend kunnen worden. Wij

maken onze tools voor en in samenwerking met onze klanten.

Frank Jonker

Directeur CreAim

CreAim is onder meer leverancier van klantenportalen en specialist op het gebied van SBR

én authenticatie en autorisatie. De ondertekendienst YouSign is een product van CreAim.







70


Exact Software

Accountant belangrijkste sparringpartner voor Exact

Exact ziet accountants- en administratiekantoren als de belangrijkste partners om de missie

vorm te geven. Die luidt: ‘Exact empowers SMEs to be the driving force of the global

economy’. Exact wil accountants ondersteunen om relevant advies en de juiste

ondersteuning tijdig aan ondernemers te verstrekken. Hoe dit te bereiken met software en

dienstverlening staat in een ‘statement of direction’ voor de accountancysector.

In diverse internationale onderzoeken staat dat het accountancyvak zal verdwijnen. Wij

concluderen op basis van eigen marktonderzoek dat er juist meer dan ooit behoefte is aan

een goede samenwerking tussen een ondernemer en een vertrouwenspersoon. Ze

verwachten strategisch advies en hulp van hun accountant.

Dus het accountancyvak verdwijnt niet, het verandert wel, al is dat niet nieuw. Ruim 20 jaar

heeft de branche te maken met een tsunami aan veranderingen. Daardoor is uitgegroeid tot

de meest ‘flexibele’ beroepsgroep, zoals bedoeld wordt in de ‘Survival of the fittest’ (degene

die zich het best kan aanpassen overleeft).

De accountancysector kan zich subliem aanpassen aan wettelijke voorschriften,

technologie en aan de wensen van hun klanten.

Exact volgt de ontwikkelingen in het accountancyvak, de wetgeving, de technologie en de

blijvend veranderende wensen van de markt.

Wettelijke voorschriften

Steeds meer ondernemers doen zaken met het buitenland. Alleen al de btw-wetgeving zal

menig ondernemer hoofdpijn bezorgen. Deze wetgeving zal door invloed van digitale

factuurstromen en technologieën als blockchain zeker regelmatig veranderen. Dit is het

terrein waarop accountants hun klanten kunnen ontzorgen.

Technologie

Bij Exact zijn we altijd nieuwsgierig naar techniek. Nu de cloud gemeengoed is, is

‘kunstmatige intelligentie’ de volgende technologiehype. En een hype wordt geaccepteerd als

de markt het nut ervan inziet. Daarom zijn we, mede op verzoek van de verzoek van de

accountancysector zelf, bezig met diverse trajecten om de toegevoegde waarde van

kunstmatige intelligentie voor accountants op een hoger niveau te brengen. We zien tal van

mogelijkheden die we hieronder toelichten.

Kunstmatige intelligentie en anonieme data hergebruik

Op dit moment onderzoeken we hoe we 11 jaar historie van de 300.000 administraties om

kunnen zetten naar anonieme ‘business rules’ binnen het kantoor of breder. Hierdoor is het

automatisch boeken van inkoopfacturen, bonnetjes en bankafschriften mogelijk. De uitdaging

zit in het ‘correct automatisch boeken’. Zelfs de KPN-nota kan je niet altijd zomaar op de post







71

‘telefonie’ boeken. Dat is afhankelijk van het type ondernemer of van de ondernemer zelf. Dit

is nog maar een eenvoudig voorbeeld van de complexiteit binnen het vak. In de

accountantspraktijk komen er veel complexere boekingen voor. Juist daar komt de

‘kunstmatige intelligentie’ en ‘anoniem hergebruik van data’ om de hoek kijken. Ook al gaat

het om anonieme business rules, wij zullen de data-eigenaars (cliënt, accountants-

administratiekantoor) van tevoren nadrukkelijk om toestemming vragen.

Mobiel online samenwerken

De praktijk en theorie wijzen uit dat je enorm veel historie moet hebben om een betrouwbaar

boekingsvoorstel te doen. Daarna kan je betrouwbaar rapporteren en/of benchmarken. Zelfs

de historie van 300.000 administraties is nog te beperkt hiervoor. Bij twijfel moet het daarom

zeer eenvoudig zijn om contact te zoeken met de ondernemer zelf. Online samenwerken via

een mobiele telefoon is dus een must. De literatuur spreekt van het ‘sociaal’ maken van

software.

Digitale of virtuele assistent voor niet-declarabele taken

Kunstmatige intelligentie zit ook in concepten als de digitale assistent (op je smartphone) en

de mogelijke toekomstige virtuele assistent (via een HoloLens, VR-bril). Die is straks het

eerste aanspreekpunt van de ondernemer. Hij zit hem achter de broek als het aan te leveren

materiaal niet op tijd en compleet binnen is. De assistent herinnert de ondernemer aan het

doen van bepaalde acties die (nog) niet zijn te automatiseren, zoals het ondertekenen van

documenten. Deze niet-declarabele uren doet de technologie straks. Medewerkers hebben

zo tijd voor het leuke werk, namelijk de cliënt op een hoger niveau brengen.

Technologie voor tijdigheid

Technologie gaat ook een rol spelen bij tijdigheid. Elektronische facturen en PSD2 maken

het technisch mogelijk om continu bij te zijn. Lees voor meer informatie de bijdragen van

Exact in dit rapport over ‘real time banking (PSD2)’ (in hoofdstuk 2.7) en ‘blockchain’ (in

hoofdstuk 2.8). Exact breidt de ‘elektronische brievenbus’ functioneel uit. Straks kan die

brievenbus facturen van allerhande partijen en formaten verzamelen en automatisch

verwerken. Met deze concepten zijn administraties continu actueel in plaats van eens per

btw-periode. Een actuele, foutvrije en volledige administratie is een voorwaarde om de

relevante informatie voor ondernemers te creëren via ‘continuous monitoring, alerting,

dashboarding en cashflowprognoses.

Integratie van software en databases

Technologiegolven komen steeds sneller en hebben grotere impact. Totaaloplossingen

boden accountants- en administratiekantoren lange tijd ontzorging op softwaregebied. In

deze cloudtijdperk zijn optimale integraties een betere oplossing om effectief mee te kunnen

met de nieuwe technologie in de accountancy. Voldoet een software-onderdeel niet meer,

dan is dit snel te vervangen voor een andere tool. Dankzij cloudtechnologie (API’s) is die

oplossing gemakkelijk te integreren in het applicatielandschap. Zo kunnen accountants en

boekhouders altijd werken met de beste geïntegreerde software (zoals Financieel, Salaris,







72

CRM, Time & Billing, Workflow, Fiscaal en Rapportage) en profiteren van dezelfde voordelen

die een totaaloplossing biedt (eenmalige gegevensinvoer, meervoudig gebruik).

De wensen van de klant

Recent onderzoek (Exact MKB Barometer 2016 onder ruim 2500 accountants en

ondernemers) wijst uit dat 53% van de ondernemers strategisch advies verwacht van hun

accountant. Ondernemers vinden dat hun accountant meer moet investeren in vergroting van

de branchekennis om hen beter te kunnen adviseren. Zaken als juiste ‘advisory dashboards,

‘benchmark informatie’ en mogelijkheden door ‘Internet of Things’ met Exact software zijn

hier op zijn plaats. Veel accountantskantoren investeren daarnaast in het vergroten van hun

coachingsvaardigheden. Exact verzorgt ook vakinhoudelijke “advisory” trainingen voor

medewerkers van kantoren.

De ondernemer wil zijn zaak runnen, accountants zijn bij uitstek geschikt om hen te

ondersteunen. Uit bovengenoemd uitgebreide onderzoek blijkt dat 52% van de

handelsondernemingen en 56% van de productiebedrijven klantuitbreiding, het vinden van

goede financieringen en het verkrijgen van de juiste kennis in de top 3 zakelijke prioriteiten

hebben staan. Dit zijn de ultieme zaken waarop accountants- en administratiekantoren

kunnen inspelen. Hiervoor zal Exact nieuwe diensten als Connect (nieuwe klanten vinden),

Finance (het regelen van financieringen) en Share (kennisdelen binnen en buiten het eigen

netwerk) lanceren.

Samenwerking als kracht

De kracht van een accountants- en administratiekantoor is en blijft de samenwerking met

klanten. De technologische ontwikkelingen geven er een andere invulling aan. Technologie

laat de kostprijs van het werk dalen. Denk aan een ‘ real time digitale brievenbus voor

factuurstromen’, real time banking, automatisch boeken en de virtuele assistent die werk uit

handen neemt. Daarom ons advies om te werken met vaste prijzen (abonnementen).

Uiteraard wel met de nodige upgrades en verschillende tarieven voor ondernemers die

voldoen aan de volledigheid en tijdigheid en zij die in gebreke blijven. Een foutloze en

actuele administratie is een goede basis voor nieuwe dienstverlening. Succesvolle kantoren

in de toekomst blijven zich aanpassen. Door die wendbaarheid kunnen ze aantoonbaar hun

cliënten op een hoger niveau brengen en houden.

‘Statement of direction’

De statement van direction van Exact voorziet in de transitie van boekhoudpakket Exact

Online naar een digitaal business platform. We begonnen in 2005 met online

boekhoudsoftware. Vrij snel daarna kwam de geïntegreerde salarisadministratie gevolgd

door Practice Management. Nu is de techniek zo volwassen dat ook alle andere

bedrijfsprocessen geautomatiseerd in de cloud kunnen verlopen. Exact zoekt voor een

volledige portfolio bewust de samenwerking met leveranciers van oplossingen (app partners)

die kantoren hun cliënten toegevoegde waarde bieden. Door onze oplossingen, integratie en

optimale begeleiding, brengen we de branche naar een nog hoger niveau. Exact is volop

bezig met de transitie naar een digitaal business platform. Daarbij worden bestaande

oplossingen verbeterd en nieuwe diensten ontwikkeld.





http://www.onlineondernemen.nl/uitgelicht/accountant-ontdek-de-5-meest-prangende-vragen-van-groothandelaren/

http://www.onlineondernemen.nl/uitgelicht/accountant-ontdek-de-5-meest-prangende-vragen-van-groothandelaren/

http://www.onlineondernemen.nl/accountancy/accountant-check-advieskansen-productiebedrijven/

http://www.onlineondernemen.nl/accountancy/geheim-succes-abonnement-accounting/



73

Daarom zijn we, mede op verzoek van de verzoek van de accountancysector zelf, bezig met

diverse trajecten.

Neem contact op Exact 0800 - 66 54 631, voor meer informatie en om te sparren over

nieuwe kansen.







74


Make Life Easier

Assurance in de fintech

De financiële wereld veranderd, dat is geen nieuws. Van papieren dossier naar digitaal

dossier. Van papieren factuur en handmatig inboeken naar scan en herken naar E-facturatie.

Van handmatig bankmutatie inboeken naar MT 940 bestanden naar volledig automatisch

inlezen en afletteren. Van periodieke afsluiting naar 24-7 inzicht in de administratie. Van

marktwerking in de grootboek systematiek naar RGS en XBRL GL. Van publicatiestukken in

een envelop naar XBRL en Digipoort. Van steekproeven naar 100% controles met behulp

van data analyse en proces mining. De beweging zit er (goed) in en de automatisering krijgt

steeds meer grip op de financiële huishouding van organisaties. En bovenstaande wordt

binnenkort waarschijnlijk vervangen door 1 nieuw overkoepelend geïntegreerd systeem …

de blockchain. In dit artikel kijken we naar de rol van de accountant bij deze ontwikkelingen.

Blockchain

De blockchain is het beste te vergelijken met een open, decentraal geautomatiseerd

grootboek. Er is niet één organisatie of persoon eigenaar, het netwerk is eigenaar met alle

belanghebbenden. Alle deelnemers van het netwerk verdelen het eigendom gelijk. De regels

worden één keer bij de inrichting van het netwerk geprogrammeerd en kunnen niet meer

worden gewijzigd. Hiermee is het mogelijk digitale informatie onvervalsbaar te maken, een

belangrijke eigenschap voor open en gedistribueerde grootboeken waardoor ze betrouwbaar

worden.

Wat heeft de accountant nog te doen?

De vraag dringt zich op wat de accountant nog te doen heeft als er een universeel,

onvervalsbaar, betrouwbaar grootboek voor handen is. In ieder geval hoeft hij geen facturen

meer te scannen en boekingen te maken. Maar het getrouw beeld waar een accountant voor

staat heeft meer aspecten in zich. Hoe zit het bijvoorbeeld met:

Bestaan van voorraden

Het toerekenen van servicecontracten aan juist boekjaren

Voorzieningen wegens incourant en inbaarheid

Rubriceringen die passen bij de aard van de ondernemingen

Rechtszaken die lopen.

Hier komt juist het oordeel van de professional om de hoek kijken. Diegene die op basis van

jaren lange opleiding, ervaring en inlichtingen een inschatting van kan maken.

De belanghebbenden, organisatie, maatschappij en toezichthouder en financiers verlangen

ook een oordeel over andere zaken dan alleen de juistheid en volledigheid van de

transacties. Afhankelijk van de beslissingen die gebruikers moeten nemen vereisen ze meer

betrouwbaar van de cijfers, meer datakwaliteit. In onderstaand schema is schema

opgenomen van datakwaliteit en werkzaamheden van de accountant.







75

Afbeelding 1: niveaus van financiële datakwaliteit

Als we hier blockchain tegen aanleggen dat is niveau 1 en 2 gegarandeerd door middel van

betrouwbaarheid van transacties. Vanaf niveau 2 komt de professionele oordeelsvorming om

de hoek kijken. Dat is het werk van de accountant.

Veel Fintech oplossingen automatiseren een deel van de financiële huishouding. Dit helpt de

accountant bij het uitvoeren van de werkzaamheden om de betrouwbaarheid vast te stellen

maar het neemt de rol nog niet volledig over.

Afbeelding 2: Fintech in het financiële data landschap







76

Uiteraard wordt het interessant wanneer ontwikkelingen zoals blockchain echt gaan

doorbreken. Wie zorgt dan voor de objectieve waarborging van de betrouwbaarheid van de

chain? Wie gaat de assurance bewaken wanneer de banken de boekhoudsystemen

wegautomatisering? De accountant kan de assurance rol naar zich toe trekken met kennis

over enerzijds de regelgeving en anderzijds met expertise over de (on)mogelijkheden van

Fintech.

Wij gaan als accountants een mooie toekomst tegemoet waarbij de wij eindelijk echt ons vak

mogen uitoefenen.







77


Minox

De cloud is disruptief in hoe software businessprocessen kan ondersteunen. Ondernemingen

kiezen niet meer één totaalpakket, maar een set van applicaties die hen past. Dankzij

nieuwe technologieën zijn die applicaties steeds eenvoudiger te integreren. Zo wordt

samenwerken binnen en tussen ondernemingen veel efficiënter. Voor accounting betekent

dit bijvoorbeeld dat ondernemers en hun accountants tegelijk in een administratie kunnen

werken. Of dat KvK-gegevens automatisch opgehaald worden, facturen digitaal verstuurd en

ontvangen worden (UBL), de Btw-aangifte digitaal verzonden wordt, en uitwisseling met de

bank geautomatiseerd plaats vindt (transacties, betalingen en incasso’s).

Wij zien de toekomst van Minox als een platform dat op basis van gebruikerswensen te

configureren is, dat geïntegreerd kan worden met andere applicaties (zoals ERP, CRM, e-

commerce en branchetoepassingen) en dat eenvoudig te koppelen is met aanvullende

oplossingen (zoals bijvoorbeeld kassa-, salaris- en rapportagesoftware). Minox biedt zo een

accountingoplossing die naadloos in het software ecosysteem van elke onderneming te

integreren is.

Robotic Accounting

Door systemen te integreren en informatie digitaal uit te wisselen, ontstaan enorme kansen.

Automatisering vindt dan niet meer alleen plaats binnen ondernemingen, maar over de

gehele keten. Zo wordt een steeds grotere hoeveelheid data toegankelijk, welke met nieuwe

technologieën ook beter te benutten is. Een voorbeeld is dat boekingen geautomatiseerd

worden op basis van ‘wisdom of the cloud’, ofwel als er voldoende kritische massa is om een

gebeurtenis op een bepaalde manier te boeken, dan kan de afhandeling op die manier

geautomatiseerd plaatsvinden. Hierdoor wordt Robotic Accounting werkelijkheid, en wordt

het sturen op uitzonderingen de standaard manier van werken. Ook kunnen controles

preventief en geautomatiseerd plaatsvinden. Blockchain technologie zal hier naar

verwachting straks een belangrijke rol in gaan spelen.

Accounting Connected

Wij noemen dit Accounting Connected. Met andere woorden; de administratie is online

verbonden met andere onderdelen binnen de onderneming en binnen de keten.

Gebeurtenissen vinden realtime hun weerslag in de administratie en de verschillende

stakeholders hebben direct inzicht in voor hun relevante zaken. Hierbij wordt financiële en

operationele data gecombineerd in overzichtelijke dashboards.

Accounting Connected betekent ook dat samenwerking veel efficiënter gefaciliteerd wordt.

Bijvoorbeeld de samenwerking tussen ondernemer en accountant, welke in de cloud

allemaal tegelijk in dezelfde administratie kunnen werken.

Een ander voorbeeld van Accounting Connected is dat processen veel meer ‘mobile

enabled’ zullen zijn. Voor een ondernemer betekent dit bijvoorbeeld dat alle routine taken op

de smartphone afgehandeld kunnen worden. Bijvoorbeeld:







78

- Uren schrijven

- Factureren

- Scan & Herken

- Betalen (incl. onderliggende facturen raadplegen en procuratie)

- Raadplegen openstaande posten, bankinformatie, financiële situatie (dashboards)

De pre-PSD2 services Minox Pay en Minox Collect zullen al begin 2017 het autoriseren van

betalingen en incasso’s via een app mogelijk maken. Een primeur in Nederland, want bij

andere boekhoudpakketten is het altijd nog nodig om in te loggen in internetbankieren van

bijvoorbeeld de Rabobank, ING of ABN Amro, om daar vervolgens nog de opdracht te

autoriseren.

De rol van de accountant

Voor de accountant betekent dit dat er een rol ontstaat om ondernemingen te ondersteunen

in deze ontwikkelingen. Het betekent ook dat de samenwerking met klanten verandert. We

zien een belangrijke rol voor de accounting in het samen met de klant vormgeven van deze

samenwerking. Het kunnen leveren van maatwerk aan klanten om optimaal waarde toe te

voegen voor de klant is een belangrijke factor in de propositie van de accountant.

Zelf doen of uitbesteden?

De administratie is niet bepaald een populair onderdeel van het ondernemerschap. Het wordt

vaak gezien als kostenpost. De ondernemer maakt de afweging: zelf doen of uitbesteden?

Zeker voor de kleinere ondernemer is het aantrekkelijk om te besparen op een accountant of

boekhouder door zelf voor een paar euro per maand aan de slag te gaan met een

boekhoudpakketje waarmee alles mogelijk lijkt.

Laagdrempelige en goedkope boekhoudsoftware

Met de komst van laagdrempelige boekhoudsoftware wordt de ondernemer gefaciliteerd om

zijn complete boekhouding op een goedkope manier zelf te doen. Het is daarbij fantastisch

dat er steeds meer geautomatiseerd kan worden. Zeker met de komst van de cloud zijn er

legio nieuwe mogelijkheden ontstaan. Denk aan functionaliteiten zoals online factureren,

scan & herken, automatisch facturen ophalen en koppelingen met banken, webshops, etc.

De ondernemer is aanvankelijk in de veronderstelling dat hij met zijn nieuwe software zijn

administratie geheel zelfstandig kan voeren. Hij lijkt in eerste instantie voordeliger uit te zijn.

De weerbarstige praktijk

De praktijk blijkt echter een stuk weerbarstiger. Eenmaal aan de slag valt het de ondernemer

toch behoorlijk tegen. Geheel zelfstandig de administratie voeren is vaak een brug te ver. Hij

stuit op diverse vragen: Hoe richt ik mijn administratie in? Wat doe ik met mijn onderhanden

werk? Hoe lees ik een balans? Hoe interpreteer ik de verlies- en winstrekening? Ook de Btw-

aangifte en deponeringen roepen vragen op. Dit zijn maar een paar voorbeelden van de vele

vragen welke bij de ondernemer ontstaan zodra hij zelfstandig met zijn boekhouding aan de

slag is gegaan. In veel gevallen beslist de ondernemer om dan toch alsnog toenadering te

zoeken tot een accountants- of administratiekantoor. Dit verklaart ook waarom circa 50% van







79

de ondernemers reeds zelf de keuze heeft gemaakt voor een boekhoudpakket, voordat hij bij

een kantoor binnenkomt.

Zwart/wit keuze?

De keuze voor een ondernemer om met of zonder accountant te werken is echter minder

zwart/wit. Het is meer de vraag wat de ondernemer wel zelf wil doen, en wat niet. Wat

betekent dit dan voor hem? Dit betekent samenwerken. Dit betekent ook dat er een goede

inventarisatie gemaakt moet worden door een accountant- of administratiekantoor, waarbij

samen bepaald wordt wat de ondernemer wel en niet zelf wil (en kan) doen. Immers iedere

ondernemer heeft zijn eigen processen, wensen, prioriteiten en ook een bepaalde mate van

boekhoudkundige kennis in huis.

Samenwerking op maat

Een op maat afgestemde samenwerking met een accountant of boekhouder, gecombineerd

met de juiste software die dat ondersteunt, is een opkomende trend. De accountant stemt

zijn diensten af op de specifieke wensen van zijn klant. De (cloud) software biedt het platform

waarop zowel de ondernemer als de accountant acteert.

Samen

Hoe een dergelijk platform en de samenwerking tussen de accountant en de klant er uit kan

zien, is weergegeven in onderstaand schema.







80

Voor de accountant is het belangrijk om duidelijk te communiceren naar zijn klanten welke

samenwerkingsvormen mogelijk zijn. Maar let op, dit is een continu proces. Door de snelle

technologische ontwikkelingen en verdere digitalisering van informatie, ontstaan nieuwe

kansen. Ook groeien ondernemingen door, waardoor ook nieuwe behoeften ontstaan, zoals

koppelen met ERP- of CRM-software. Het is daarom van belang dat de accountant hierop

anticipeert en regelmatig de mogelijkheden met de ondernemer blijft bespreken.

Samenvattend is het niet zozeer de vraag voor een ondernemer ‘doe ik mijn administratie

zelf of besteed ik deze uit?’ Het is meer de vraag ‘wat wil en kan ik zelf doen en wat brengen

de huidige technologische ontwikkelingen voor mogelijkheden met zich mee?’. De klant blijft

koning en wordt gefaciliteerd, de accountant adviseert, automatiseert en levert maatwerk.







81


MUIS Software

De jaren 2020-2030 zullen het decennium worden waarbij data en technologie exponentieel

toeneemt. Administraties zullen volledig geautomatiseerd worden door vergaande

technologische vooruitgang (c.q. blockchain, robotisering) en collaboratie tussen

verschillende softwareapplicaties ter verbetering van bedrijfsprocessen.

Door deze ingrijpende veranderingen zal de accountancybranche zoals wij deze hedendaags

kennen, worden verstoord. Dat betekent dat accountantskantoren goed moeten kijken naar

haar fundament en Unique Selling Points (USP’s). Zij zullen zich moeten onderscheiden door

meerwaarde te bieden aan haar klanten en door een excellente combinatie te maken van

technologie, data en customer experience.

Vele technologieën zullen gemeengoed worden en zijn dan ook beschikbaar voor

ondernemers en accountants. Denk aan het standaardiseren van je

grootboekrekeningschema (RGS) en het versturen en ontvangen van elektronische facturen

(UBL). Via je mobiele administratie app wordt je actief geïnformeerd. Zo weet je altijd of alle

bankafschriftregels bijgewerkt zijn in je administratie, wanneer je de btw-aangifte moet

indienen, of je documentstukken moet accorderen en kun je openstaande posten fiatteren en

betaalbaar stellen. Vragen zullen gesteld kunnen worden aan een chatbot, een robot die je

antwoord kan geven op basis van kunstmatige intelligentie.

Door deze nieuwe technologieën toe te passen, zijn financiële data realtime beschikbaar. Op

basis hiervan worden geautomatiseerde controles uitgevoerd. De accountant is hiermee in

staat om bedrijfsanalyses uit te voeren en ondernemers proactief te adviseren zodat

strategisch slimmere zakelijke beslissingen genomen kunnen worden.







82


PinkWeb

De kracht van een online platform als Client Online zit in de efficiënte communicatie tussen

kantoor, cliënten en uitvragende partijen. De accountant is met een slimme online omgeving

minder tijd kwijt aan administratieve rompslomp en het najagen van cliënten. Hij kan zich

volledig richten op zijn vak. Dit helpt de professional om een andere houding aan te nemen

richting cliënten: gericht op inhoud, proactief, toekomstgericht en commerciëler. We zien dat

deze houding steeds meer gewenst is.

Persoonlijk richten wij ons op drie pijlers om de accountantsadviseur van de toekomst te

ondersteunen: efficiënt werken, compliant zijn en online begeleiden. Een online platform

moet in de toekomst steeds slimmer worden. Wij zien bij ondernemers groeiende behoefte

aan transparantie, een eerlijke prijs en proactieve begeleiding van de accountant bij

organisatievraagstukken.

Het combineren van allerlei gegevens, zoals (live) financiële data en gedrag naar aanleiding

van bepaalde content, maakt het mogelijk om te voorspellen wat er speelt bij een cliënt. Hier

kun je als adviseur dan snel en moeiteloos op acteren. Cliënten willen weten hoe ze er over

een halfjaar voor staan, waar ze rekening mee moeten houden of waar ze op moeten

voorsorteren.

Efficiency blijft hiervoor onverminderd belangrijk. De communicatie kan altijd nóg efficiënter.

Zo optimaliseert Client Online sinds kort niet alleen het traject ná het plaatsvinden van de

werkzaamheden. Ook de voorkant van het cliënttraject wordt geoptimaliseerd: het gericht en

doeltreffend uitvragen van informatie bij cliënten. Het verzamelen van kwalitatieve informatie

voordat de werkzaamheden starten is nu makkelijker.

De komende tien jaar wordt het de uitdaging om alles te automatiseren dat kan worden

geautomatiseerd. Het creëren van een allesomvattend platform waarmee winst in kosten, tijd

en kwaliteit wordt gegarandeerd. Voor deze digitaliseringslag is een constante uitbreiding

van koppelvlakken noodzakelijk. In Client Online is het de bedoeling dat iedereen op allerlei

deelgebieden kan aansluiten. Zo kan men informatie inschieten of eruit trekken, om elders

verder te verwerken. Het koppelen wordt in de toekomst steeds vaker mogelijk, doordat

steeds meer pakketten de stap naar de Cloud makken. Zo kunnen steeds meer

informatiestromen worden geoptimaliseerd.

Cloud betekent niet alleen lagere IT-kosten en het gemak van 24/7 overal vandaan inloggen.

Cloud betekent dat data altijd (veilig) beschikbaar is. In de toekomst zullen er steeds meer

nieuwe diensten komen die (automatisch) kwalitatieve mash-ups maken door het

combineren van live data. Een goed klantenportaal is het hart dat deze innovatieve nieuwe

mogelijkheden faciliteert én gebruikt.

Een aandachtspunt hierbij is gebruiksvriendelijkheid: online werken en communiceren moet

makkelijk blijven. Dat kan met een toegankelijke website, die zich aanpast aan de device







83

waarop je werkt en die hiervoor de weergave en beschikbaarheid van bepaalde content

optimaliseert. Ook zijn er andere middelen die een goede rol kunnen spelen. Voor ieder

communicatiekanaal dat wordt ingezet, is het zeer belangrijk om af te wegen welke

doelgroep met welke informatie aan de slag gaat en welke inhoudelijke interactie zich

daarvoor leent. Dat geldt voor apps, e-mail, pushnotificaties, WhatsApp, chat, Skypevideo en

wat er in de toekomst al niet bij komt.

Kortom: de toekomst is online, maar het is aan ons om het digitaal werken persoonlijk te

houden. Onder andere door te investeren in uitstraling van accountantskantoren, de

gebruikerservaring van de cliënt en de relevantie van dat waarvoor het online platform wordt

gebruikt.







84


Scan Sys

ICT is al geruime tijd niet meer weg te denken uit de accountancy branche. De rol van ICT

nu, en in de toekomst zal meer en meer gericht zijn op het automatiseren van tijdrovende

(administratieve) handelingen, zodat de focus komt te liggen op het onderscheidend

vermogen van de accountant namelijk; De persoonlijke interactie met zijn cliënten. De rol van

de accountant verandert naar die van een adviseur, waarbij de cliënten, ondersteund door

geautomatiseerde processen, meer en vaker zelf boekhouden.

ImageCapture software biedt ondersteuning op het gebied van document digitalisering,

archivering en het beschikbaar stellen van documenten aan de cliënt, maar belangrijker nog,

bij het geautomatiseerd verwerken van documenten zoals facturen. Door deze

verwerkingsprocessen te automatiseren levert onze software de accountant kostbare

tijdswinst op. De software faciliteert zo de accountant bij het uitvoeren van zijn kerntaken,

namelijk het onderhouden van de contacten met zijn cliënten.

Ook de komende jaren zal het factuurverwerkingsproces een proces blijven dat zich

uitstekend leent om te automatiseren. Met name bij de opkomst van UBL en digitaal

verzonden facturen zien wij toegevoegde waarde voor onze ImageCapture software; Hierbij

fungeert de software als een trechter bij de verwerking van de verschillende factuurstromen

die via UBL, PDF en nog in papieren vorm worden aangeleverd. Dit biedt de voordelen van

één verwerkingsmethode, directe validering van gegevens in de financiële applicatie,

mogelijkheden van autocodering (ook op artikel-regelniveau), en een gecertificeerde export

van boekingen en gekoppelde documenten.

Inzet van onze Imagecapture Web Client maakt een optimale samenwerking tussen cliënt en

kantoor mogelijk, waarmee per cliënt de mogelijkheid wordt geboden om zelf

geautomatiseerd te verwerken of dit door het kantoor te laten verzorgen, al dan niet in

combinatie met aanvullende digitale fiattering van facturen. Dit hybride model zal voor veel

kantoren de ideale oplossing zijn voor het gestandaardiseerd verwerken en aanbieden van

facturen en documenten aan hun cliënten.

Meer informatie over de verwerking van UBL facturen met ImageCapture en de voordelen

hiervan? Lees ook eens het artikel UBL én geautomatiseerde factuurverwerking:

http://www.scansys.eu/2016/09/22/ubl-en-geautomatiseerde-factuurverwerking/





http://www.scansys.eu/2016/09/22/ubl-en-geautomatiseerde-factuurverwerking/



85


SnelStart

Algemeen:

“Heeft u als softwareleverancier een duidelijke visie aangaande de toekomst van de

accountancysector en de rol die ICT hierbij speelt?”

Het toekomstige kantoor is een 100% geautomatiseerd kantoor dat de ondernemer advies

geeft over al zijn bedrijfsprocessen op basis van de beschikbare data. De accountant helpt

de ondernemer om de juiste keuzes te maken en hierdoor de onderneming te laten groeien.

Onze visie is dus dat data en analyse een belangrijkere rol gaat spelen in de accountancy.

Een platform waarin de ondernemer, de accountancy en andere betrokkenen samenwerken

is hierbij essentieel. De administratieve processen binnen 5 jaar volledig geautomatiseerd

zijn mede op basis van de huidige en toekomstige innovaties.

Dit betekent gemak voor zowel de accountant als de ondernemer. Beiden kunnen zich

focussen op hun core business. Zo maken wij boekhouden makkelijk, nu en in de toekomst.

Onderwerpen: Cloud computing

SAAS

Software as a Service (SaaS) oftewel je boekhoudpakket in de Cloud. SnelStart gelooft in de

kracht van de Cloud, maar dan niet voor één applicatie. De kracht van de automatisering zit

in het verbinden van alle applicaties van een kantoor oftewel ketenintegratie. In dat geval

spreek je over een platform en dus zien wij pas echte meerwaarde in Platform as a Service

oftewel PaaS. Wij zien SnelStart als middelpunt van de administratieve processen. Een

kantoor of ondernemer bepaalt echter zelf hoe er gewerkt wordt en of hij klaar is voor een

overstap.

Robotic computing

Robotic computing of “bots” is een mooi woord voor intelligente procesautomatisering.

SnelStart maakt hier al jaren gebruik. Het automatisch inlezen en matchen van

bankafschriften is zo’n voorbeeld. Een afschriftregel wordt direct gekoppeld aan het juist

grootboek. Innovaties als machine learning en artificial intelligence zullen ervoor zorgen dat

processen nog makkelijker worden. Het is dus geen doel op zich, maar een middel dat kan

worden ingezet om boekhouden nog makkelijker te maken. Zie:

https://www.snelstart.nl/blog/robots-wat-een-naam-al-niet-kan-doen

API’s

Een accountantskantoor kan niks met een API (oftewel koppelvlak). Een kantoor kan iets

met bedrijfsprocessen die naadloos met elkaar integreren. Een API is het middel dat

softwarepartijen gebruiken om met elkaar te integreren. Volgens ons zullen kantoren en

ondernemers steeds meer integreren met branchegerichte oplossingen en andere

applicaties. Als SnelStart het middelpunt is van administratieve processen, dan heb je dus





https://www.snelstart.nl/blog/robots-wat-een-naam-al-niet-kan-doen



86

ook een goede API nodig waar andere partijen makkelijk op kunnen aansluiten. Om

SnelStart nog optimaler te laten samenwerken met andere software investeren we veel tijd in

een vernieuwde API.

Klantenportaal

Communicatie is essentieel in de interactie tussen de klant en de accountant. Vanuit een

klantenportaal kan de accountant interactie hebben met de ondernemer om een

bedrijfsproces te verbeteren. Van belang hierbij is dat de accountant en ondernemer op een

slimme manier met elkaar kunnen samenwerken. Een adviesgesprek zal echter voorlopig

nog gewoon face-to-face zijn.

Security - Meldplicht datalekken

Ondernemers gebruiken steeds meer technologie in hun onderneming. Softwareleveranciers

spelen een grote rol in het bewaken van de informatieveiligheid. We moeten ondernemers

helpen cybercriminaliteit te herkennen en hier passende maatregelen voor te treffen. Denk

hierbij zoals het herkennen van spookfacturen. Zie ook http://www.informatiebewust.nl


Bij een verplichtstelling van standaarden verdwijnt het scannen en herkennen van

documenten, zoals inkoopfacturen of bonnetjes. Zolang wij als BV Nederland niet de handen

ineenslaan om van elektronisch factureren een succes te maken, blijft ‘scan en herken’

bestaan. Wij hebben de verwachting dat scan en herken verdwijnt, maar sluiten onze ogen

niet voor het heden.

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren is de standaard voor facturatie en wordt door SnelStart volledig

geadopteerd. Het afdrukken van documenten is over enige jaren verleden tijd. Het is hierbij

essentieel dat alle partijen, niet alleen SnelStart, goede afspraken maken en dezelfde taal

gaan spreken. Beleid vanuit de overheid kan dit proces stimuleren.

SBR & RGS

SBR als de standaard voor rapportage en het referentiegrootboekschema (RGS) dragen bij

aan de integraties met andere partijen, zoals banken, Belastingdienst en de KVK. Dit zijn dus

ook middelen die de platformgedachte vergroten. Het helpt hierbij dat iedereen dezelfde taal

spreekt.

BI

Benchmarking

Benchmarking bevindt zich in een speelveld van privacy wetgeving en big data. Analyse en

benchmarking wordt het middel voor kantoren om ondernemers te helpen hun bedrijf te

kunnen bijsturen op basis van ontwikkelingen in hun bedrijf, branche of regio. Daarnaast kan

het kantoren helpen om te laten zien waar zij staan.





http://www.informatiebewust.nl/



87

Data analyses – Auditfiles

Auditfiles in zijn huidige vorm worden verleden tijd, evenals fysieke bestandsuitwisseling. Wij

zien veel meer in de controle van accountants, softwareleveranciers en hun product, dan in

het aanleveren van bestanden aan de Belastingdienst. Een pakket moet bepaalde vormen

van data analyse en controlemechanismen standaard ingebouwd hebben. Onze droom: Als

een ondernemer met SnelStart werkt, dan is een audit niet meer nodig.

PSD2

Wij juichen de ontwikkelingen voor open standaarden voor betalingsverkeer (zoals PSD2) in

de bancaire wereld toe. Hierdoor worden de koppelingen tussen softwareleveranciers en

banken eenvoudiger. Het voordeel voor kantoren en ondernemers is dat zij realtime inzicht

hebben in hun financiële status. Het brengt ons dus weer een stap dichterbij een volledig

geautomatiseerde boekhouding.

Blockchain

Momenteel lopen er wereldwijd heel veel initiatieven en experimenten rondom de blockchain,

de internettechnologie achter de digitale munt Bitcoin. Er zijn interessante gebieden rondom

boekhouden, factureren en betalen, waarbij je blockchain zou kunnen inzetten. Als

blockchain echter het antwoord is, wat is dan de vraag? Omdat we de ontwikkelingen

rondom deze techniek wel erg interessant vinden, blijven we deze dan ook op de

voet volgen. Zie ook: https://www.snelstart.nl/blog/is-blockchain-de-toekomst.





https://www.snelstart.nl/blog/is-blockchain-de-toekomst



88


Unit4

Smart en self-driving kernconcepten voor Unit4

“Een goed werkend ecosysteem is cruciaal”

Accountancy is al meer dan dertig jaar een belangrijke markt voor Unit4. De ambitie

van het bedrijf is en blijft om accountants-, belastingadvies- en administratiekantoren

(van klein tot groot) optimaal in staat te stellen hun klanten op een efficiënte en

effectieve manier te bedienen. Joris van Leeuwen, General Manager Accountancy: “Dit

doen we met software die zich onderscheidt op het gebied van betrouwbaarheid,

relevantie en gebruiksgemak. Voor de doorontwikkeling daarvan volgen we de

dynamiek in de markt als leidraad. Daarin zien we voor komend jaar een aantal punten

die belangrijk zijn.”

Van Leeuwen: “De accountancy wordt geconfronteerd met voortdurende prijsdruk op

traditionele dienstverlening, zoals administratie, fiscale aangiften, samenstel en controle. Dit

vraagt om continue efficiencyverbeteringen. Ook neemt verdere standaardisatie een vlucht

door verschillende verplichtstellingen rondom SBR en E-Facturen en is er sprake van

groeiende druk vanuit weten regelgeving. Nieuwe dienstverleningsconcepten en

bijbehorende businessmodellen zijn daarom noodzakelijk om aantrekkelijk te blijven voor

klanten.”

Randvoorwaarde

Unit4 ziet digitalisering als een randvoorwaarde om in te spelen op dit soort ontwikkelingen.

Dat vraagt om extra investeringen. Daarnaast zorgt de aantrekkende economie voor

schaarste op de arbeidsmarkt en ook wordt de sector geconfronteerd met een vraag naar

andere typen vaardigheden om meer omzet uit advisering te halen. Halverwege januari komt

Unit4 met een volledige Statement of Direction, maar Van Leeuwen licht nu alvast een tipje

van de sluier op.

Smart- en self-driving zijn daarom kernconcepten voor Unit4. Van Leeuwen: “Want hoe

smarter en meer self-driving software wordt, des te meer zekerheid biedt dat onze klanten

ten aanzien van de kwaliteit van hun dienstverlening. En des te meer tijd houden ze over om

te investeren in hun klantrelaties en vernieuwende dienstverlening. En juist daar kunnen

onze klanten in de toekomst de meest toegevoegde waarde bieden aan hun klanten.”







89


Visionplanner

De kantorenvisie van Visionplanner

We leven in een wereld die gedreven wordt door data. Daarom zal ook de samenstelpraktijk

in de toekomst data driven worden. Geen stapels papieren, uitgebreide dossiers of

periodieke eindproducten meer. Een jaarrekening of tussentijdse rapportage waarbij alleen

teruggekeken kan worden, behoort voorgoed tot het verleden. De ondernemer moet namelijk

op elk moment voorzien kunnen worden van relevante informatie. Alleen op deze manier kan

er ook proactief gestuurd worden op informatie.

Wat relevante informatie is, hangt af van de gemaakte afspraken met de ondernemer. Het is

ook afhankelijk van de professie van het kantoor en de bijbehorende wet-, en regelgeving.

Op basis van deze informatie wordt de data geanalyseerd. De cliënten kunnen zo

geadviseerd worden m.b.v. relevante, up to date informatie al dan niet via abonnementen,

ad-hoc gesprekken etc..

Dit vraagt om een geïntegreerd platform met alle relevante data van de onderneming en de

ondernemer. De boekhouding, salarisadministratie, IB, VPB, leningen maar ook niet-

financiële data op één plaats. Ook de communicatie tussen kantoor en cliënt kan relevant

zijn en zal dan ook via dit platform verlopen.

Een geïntegreerd platform dat interne stakeholders (dga/aandeelhouders/etc..) en externe

stakeholders (kvk, banken,overheid, etc..) voorziet van de benodigde informatie. Deze

verstrekking van informatie moet gebaseerd zijn op universele taxonomie. Elke stakeholder

zal in de toekomst steeds meer specifieke informatie uitvragen en zo een eigen taxonomie

ontwikkelen. Dit vraagt om een proces dat gericht is op het vastleggen van data. We kunnen

dit realiseren door kantoor en cliënt uit te dagen om data vast te gaan leggen. Als we deze

data relevant maken dan hebben alle stakeholders daar uiteindelijk profijt van. Relevante

data voor een relevant administratie,- of accountantskantoor.

Gert Kwetters

CEO Visionplanner







90


Visma Software

Visie 2020: de impact van ict-ontwikkelingen op de werkwijzen en dienstverlening van

accountantskantoren

Ict en automatisering hebben altijd een belangrijke rol gespeeld voor het moderne

accountants- of administratiekantoor. Inmiddels is ict echter onlosmakelijk verbonden met de

manier waarop kantoren werken. Technologie is de driver voor de toekomstige manier van

werken en de wijze waarop kantoren hun dienstverlening zullen gaan en kunnen aanbieden.

Technologie ontwikkelt zich in een hoog tempo en veel kantoren staan op het punt om grote

stappen te zetten en de technologische mogelijkheden te omarmen. Echter, werken in de

cloud, gemakkelijk mee kunnen kijken met cliënten en bijvoorbeeld het scannen van facturen

zijn technologische veranderingen die weliswaar bepaalde processen op het kantoor

eenvoudiger maken, maar die de huidige werkwijze van een kantoor niet essentieel

veranderen.

De vooravond van een revolutie

De nieuwste technologie zal al snel niet meer draaien om het verzamelen van data, maar

vooral ook om het zelfstandig analyseren van die data. Daarmee zullen algoritmes en

machines in toenemende mate mensen vervangen als het gaat om de processen voor het

verzamelen en analyseren van informatie. Als wij kijken naar de stip op de horizon voor 2020

kunnen we gerust stellen dat het einde van de technologietunnel nog lang niet in zicht is.

Integendeel, we staan aan de vooravond van revolutionaire technologische ontwikkelingen

die enorme impact zullen hebben op de manieren waarop boekhoudingen en de daarbij

behorende transacties met elkaar in de toekomst verbonden zullen zijn. Wij hebben het dan

over blockchain, maar ontwikkelingen als:

● robotic accounting,

● chatbots,

● virtuele assistenten,

● kunstmatige intelligentie,

● machine learning,

● 100% shared-system

● system-to-system-working,

● internet of things,

● data lakes oftewel big data

Zijn ook stuk voor stuk ontwikkelingen die van enorm belang zijn voor de veranderende

wereld waarin we leven en die veel invloed zullen hebben op het accountants- of

administratiekantoor van de toekomst. Deze ontwikkelingen zullen sterk bepalend zijn voor

de interne processen op het kantoor, maar vooral ook voor de manier van samenwerken met

cliënten. De snelheid waarmee deze ontwikkelingen gemeengoed zullen zijn binnen de

branche is het enige waarvoor we nog koffiedik moeten kijken.

System-to-system & shared-system-working







91

Als wij beginnen met het echte system-to-system werken, dan betekent dit dat het

accountantskantoor alle inkomende datastromen volledig geautomatiseerd vanuit een ander

systeem de financiële backoffice laat binnenkomen:

Inkoopfacturen komen via een elektronisch platform geautomatiseerd het inkoopboek

binnen;

Bankafschriften komen via de directe bankkoppeling geheel geautomatiseerd het

bankboek binnen;

Kassabonnen zullen direct vanuit de kassasoftware in de cloud elektronisch

administraties binnenkomen.

Niet langer scannen dus maar echt system-to-system werken!

Als wij deze system-to-system-ontwikkeling gaan combineren met het zogenaamde 100%

shared-system-working, betekent dit dat het accountantskantoor haar cliëntadministraties

gaat integreren in hetzelfde systeem. Cliënt en accountant zijn dan in hetzelfde platform met

elkaar verbonden. Kleine cliënten krijgen alleen toegang tot bepaalde onderdelen (denk aan

alleen inkoopfacturen) en met grote cliënten kun je alle functionaliteit delen. Hierdoor

ontstaat de ultieme manier van samenwerken: cliënten worden een geïntegreerd onderdeel

van de administratieve keten zonder data-uitwisseling. Dit maakt werken efficiënt, reduceert

fouten en zorgt vooral voor hele actuele data die het kantoor direct kan inzetten als

onderdeel van zijn dienstverlening.

Terwijl de technologie dus eigenlijk ingewikkelder wordt, wordt het ook steeds onzichtbaarder

voor de eindgebruiker. Het gaat er namelijk niet om dat je weet hóe het werkt, maar dát het

werkt. Alleen dat bepaalt de user experience van een cliënt op het moment dat hij

communiceert met het accountantskantoor, nu en in de toekomst. Vergelijk het bijvoorbeeld

met het internet: de meeste mensen weten wel ongeveer hoe dat werkt, maar bij de echte

details van de werking staat men niet stil.

Robotic accounting

Deze parallel kunnen wij doortrekken naar het gebruik van softwaretools in de

dienstverlening van een kantoor aan zijn cliënten. Moderne, financiële software is dan zo

ontwikkeld dat kantoor en cliënt fysiek samenwerken in één systeem. De cliënt maakt

bijvoorbeeld alleen de inkoopfacturen en alle overige data komt geautomatiseerd binnen en

gaat er geautomatiseerd weer uit. Voegen wij daar dan het principe van robotic accounting

aan toe, dan wordt de binnenkomende datastroom direct op de juist wijze en op de juiste

rekening geboekt. Onder de motorkap wordt de data gestuurd door ingebouwde workflows

en machine learning die de data herkent, zorgt voor de juiste interpretatie van de data en

helpt om fraude en fouten te voorkomen.

De cliënten en het accountantskantoor willen natuurlijk wel enige grip houden op de data die

in dit gezamenlijke financiële systeem binnenkomt. Op basis van zelf te definiëren

parameters wordt daarom de workflow van de datastroom bepaalt. Om dit te organiseren

gebruiken cliënten een app waarin ze geautomatiseerd meldingen ontvangen als er een een

inkoopfactuur het systeem is binnengekomen. De vraag is dan uitsluitend of de factuur

correct is. Na een goedkeuring door de cliënt, gaat de factuur verder de workflow in en zal







92

deze volledig geautomatiseerd geboekt worden. Wat er echt binnen de administratie gebeurt

wordt steeds meer 'onzichtbaar'.

Cliënten en medewerkers zullen zo steeds minder zien van traditionele interfaces. De

technologie fungeert onzichtbaar op de achtergrond als een grote geoliede machine, de

‘datafabriek’ waar we al jaren over spreken. Deze mate van automation en workflow-

gestuurde data is identiek voor uitgaande data, zoals aanmaningen en betalingen. Samen

met de cliënt wordt bepaald wie wat doet in het systeem en vooral wat het systeem zonder

tussenkomst van menselijk handelen voor het kantoor doet.

Financiële cloudsystemen

Het accountantskantoor van de toekomst zal zich voornamelijk gaan bezighouden met het

managen van al deze in- en uitgaande datastromen binnen administraties. Nieuwe financiele

cloudsystemen, zoals Visma.net Accountancy, zijn volledig ontwikkeld volgens

bovengenoemde werkwijze. Medewerkers zijn daarin alleen nog handmatig bezig met het

verwerken van uitzonderingen en alle overige handelingen zijn geautomatiseerd. Cliënten

zijn vooral actief met het goedkeuren van de inkoopfacturen via apps en het betalen van

nota’s rechtstreeks vanuit het systeem.

De gebruikerservaring verandert van het actief checken van alle data naar het systeem-

gestuurd checken van uitzonderingen en acties en het opstellen van de daarbij behorende

workflows en voorwaarden. Als alle data namelijk system-to-system en realtime binnenkomt

en als cliënt en kantoor fysiek samenwerken, betekent dit dat er een geheel nieuwe wijze

van werken mogelijk is. De financiële backoffice van het moderne accountantskantoor zal

vanaf dan volledig medewerker- of procesgestuurd worden. Medewerkers zijn niet meer klant

voor klant bezig de administratie af te handelen, maar werken procesmatig en dashboard-

gestuurd aan meerdere taken en meerdere cliënten tegelijkertijd. Daarbij ligt de focus op het

afhandelen van de door het systeem gesignaleerde uitzonderingen en op het beheren van

de totale administratieve datastromen.

Automated accountant

System-to-systemen shared-system-werken samengebracht in één financieel platform, stelt

het kantoor in staat om grote hoeveelheden online data volledig geautomatiseerd te

verwerken zonder tussenkomst van handmatige handelingen. Wij noemen dit het principe

van de automated accountant. Alle nieuwe tools die beschikbaar komen in Visma

Accountancy Cloud zijn getoetst aan dit principe: de software wordt ontwikkeld met in

gedachten hoe organisaties, entiteiten en mensen met elkaar samenwerken. Daarbij stellen

we de vragen:

Wie heeft wat op welk moment beschikbaar?

Hoe kan die informatie tijdig en zo geautomatiseerd mogelijk worden aangeboden?

Cliënten en medewerkers zullen steeds minder gaan merken van de complexe technologie,

deze gaat meer en meer op de achtergrond fungeren. De gebruikersinterface en het gemak

waarmee wij informatie tot ons nemen is wel van enorme invloed.







93

Big data

Naarmate de hoeveelheid beschikbare data stijgt, kunnen diensten en apparaten ons steeds

beter bedienen zonder dat we daar zelf qua aansturing veel voor hoeven te doen. Een

accountantskantoor kan daardoor dus ook steeds meer services aanbieden die door alle

actuele data en technologie mogelijk gemaakt worden. Deze zogenaamde big data biedt veel

mogelijkheden!

Kantoren kunnen big data bijvoorbeeld gebruiken om proactief benchmarking, analyses en

complexe rapportages te faciliteren voor cliënten. Dit soort diensten gaan een grote rol

spelen en daar moeten kantoren nú aandacht aan gaan besteden. Door dit type diensten

goed te faciliteren en de juiste big data aan te bieden, kunnen kantoren zich onderscheiden

en waarde toevoegen. Accountantskantoren worden dan het financiële en adviserende

verlengstuk van een bedrijf of een ondernemer.

Servicemanagement

Een volgende wezenlijke verandering die alle bovengenoemde technologische

ontwikkelingen met zich meebrengt is het bieden van optimaal servicemanagement. Door de

veranderende financiële backoffice, biedt het kantoor zijn cliënten een platform waar op ieder

gewenst moment data bekeken kan worden. Ook kunnen services als realtime rapportages

en bedrijfsspecifieke kpi’s zonder menselijke tussenkomst aan de cliënt worden verstrekt.

Samenwerken in één systeem biedt ook efficiënte mogelijkheden om diensten zoals

debiteurenbeheer en incassobeheer toe te voegen. Dit type diensten wordt ook nu wel

aangeboden, maar kost het kantoor operationeel nu veel tijd en energie. Een medewerker

moet dit immers uitvoeren. In een shared-system-working-situatie waarin alles door

workflows wordt aangestuurd, worden ook de aanmaningen of betalingen geautomatiseerd

op basis van flows en rules ingeregeld. Deze diensten zijn dus eigenlijk geheel geïntegreerd.

Naarmate 2020 nadert, gaat servicemanagement zeker nog een stap verder met de inzet

van chatbots en virtuele assistenten. Een chatbot zal op basis van zelf ingestelde ‘flows’ een

gesprek met cliënten kunnen voeren. Dit zal het kantoor in eerste instantie helpen om veel

gestelde vragen geautomatiseerd te laten beantwoorden en op de langere termijn worden

die gesprekspatronen vervangen door flows die op basis van kunstmatige intelligentie

worden ingezet. Een chatbot leert van de gesprekken met de cliënten en wordt slimmer.

Cliënten willen 24/7 vragen kunnen stellen en de bots gaan voor een belangrijk deel deze

taken van echte medewerkers overnemen. Ook kunnen cliënten aan de software zelf vragen

stellen.

Blockchain

De laatste ontwikkeling die we hier met het oog op 2020 willen benoemen is blockchain.

Hierbij zijn alle administraties op elkaar aangesloten en worden alle transacties in dat grote

gemeenschappelijke grootboek vastgelegd. De rol van accountants zal daarmee weer

significant veranderen. Immers, als alle transacties zijn geborgd en over de kwaliteit dus niet

valt te twisten, zijn er dan nog onwaarheden in een administratie?







94

Met het gebruik van de blockchain-technologie zien we toch ook weer nieuwe mogelijkheden

ontstaan qua dienstverlening voor kantoren. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van

contracten in de blockchain: accountants in de rol van notaris. Het zal echter nog wel even

duren voordat dit massaal zal én kan worden ingezet.

Concluderend kunnen we stellen dat eigenlijk alle technologische en ict-ontwikkelingen

impact hebben op de rol en de dienstverlening van de accountant. Het beroep accountant zal

echter nooit verdwijnen, maar het accent zal veranderen.

Over Visma Software

Visma Software is de accountancypartner die continu streeft naar het leveren van kwalitatief

hoogwaardige oplossingen voor alle administratieve en zakelijke processen binnen uw

administratie- of accountantskantoor. Met onze software bevorderen we het concurrerend

vermogen van kantoren en dragen we bij aan groei en efficiëntie. Dankzij onze

toekomstgerichte technologie bent u verzekerd van blijvend succes. Onze belangrijkste

doelstellingen zijn om onze software zo te ontwikkelen dat machine learning, shared-system-

working, system-to-system-working, artificial intelligence en data-analyse helpen om

processen te vereenvoudigen en te automatiseren.







95


Yuki

Onderstaande punten zijn volgens Yuki cruciaal in de toekomst van de accountancysector en

bijbehorende ICT rol.

• Accountant neemt in toenemende mate meer verantwoordelijkheid voor de

administratie van de ondernemers (dus gaat steeds meer de rol van BPO

provider innemen) .

• Accountant zal meer gebruik gaan maken van "slimme" software (gebaseerd

op big data en machine learning) die alle facetten van de accountant gaat

ondersteunen (boeken, controleren, analyseren adviseren).

• Het IT budget van accountants zal zeer substantieel toenemen maar de

productiviteit en marge aanzienlijk doen stijgen.

• Voor de grotere kantoren wordt big data onderdeel van hun strategie, mogelijk

ondersteund door gespecialiseerde leveranciers.

• Sales en marketing wordt integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Kantoren

die hun waarde zullen verhogen zullen moeten aantonen dat ze structureel

kunnen groeien.

• De doorsnee accountants zullen "nooit" gespecialiseerde adviseurs worden.

Ondernemers zullen hun accountant gaan gebruiken als trusted party die wel

alles van het bedrijf weet, maar experts gaat inschakelen om

adviesvraagstukken te behandelen. Dus de accountant wordt daarmee de

ingehuurde CFO van de ondernemer..







96

6. Conclusies

Op basis van de inhoud van dit rapport zijn de volgende algemene conclusies geformuleerd:

1. Door toenemende digitalisering, waaronder elektronische gegevensuitwisseling,

veranderen werkzaamheden in en rondom het accountantskantoor. Hoewel een

ontwikkeling als elektronisch factureren minder snel gaat dan een paar jaar geleden

verondersteld, worden steeds minder transacties handmatig geboekt.

2. Software wordt steeds meer als dienst in de cloud via het SAAS-model aangeboden

ten koste van 'on premise software'. Real-time gegevensuitwisseling maakt het hierbij

mogelijk dat informatie sneller beschikbaar komt. Dit laatste sluit aan bij de behoefte

in het huidige digitale tijdperk om informatie actueler en frequenter beschikbaar te

hebben voor klanten.

3. Steeds meer accountants ontdekken de meerwaarde van Business Intelligence (BI).

Actueel voor de accountancy zijn data-analyses op de boekhouding uitvoeren om

afwijkingen in beeld te brengen. En ook actuele informatie verschaffen via Dash

boards is een ontwikkeling die onder BI valt.

4. Lang niet alle softwareleveranciers hebben een visie voorhanden als het gaat om de

toekomst van de accountancysector en de rol die ICT hierbij speelt.

5. Ontwikkelingen staan niet stil. Ten opzichte van onze uitgave twee jaar geleden zijn

de onderwerpen PSD2 en Blockchain toegevoegd aan dit rapport. De verwachting is

dat komende jaren zich weer nieuwe ontwikkelingen zullen aandienen. Iets om

regelmatig in de gaten te houden.







97

Bijlage

Bronnen en verwijzingen

Rapport “MKB-accountant 2020 Visiedocument voor openbaar accountants

werkzaam in het mkb”, maart 2013, NBA.

Rapporten onderzoeksbureau GBNED:

- ICT Accountancy softwaregids

- Gids boekhoudsoftware

- Gids salaris- en HRM-software

- Scannen, herkennen en E-factureren

- Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s

- Data-analyse voor de auditfunctie

- Software voor externe verslaggeving: SBR e.a.

- Management dashboards en self service BI

- De complete gids Elektronisch factureren

- Business Process Management

- Welk portaalsysteem moet ik kiezen?

- RGS: Uniform rekeningschema voor alle bedrijven

- Leidraad administratieve software

Websites:

- http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

- www.ictaccountancy.nl

- www.sbrsoftwarecheck.nl

- www.ublketentest.nl

- www.rgsready.nl

- www.xmlauditfiles.nl





http://www.softwarepakket.nl/bericht/5120&bronw=2/ict_accountancy_softwaregids.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/4631&bronw=2/gids_boekhoudsoftware.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/3699&bronw=2/gids_salaris_hrm_software.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/4173&bronw=2/rapport_scannen_herkennen_efactureren.htm


http://www.softwarepakket.nl/bericht/5207&bronw=2/rapport_data_analyse_auditfunctie.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/5682&bronw=2/rapport_software_externe_verslaggeving.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/4864&bronw=2/dashboard_bi_software.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/5050&bronw=2/De_complete_gids_Elektronisch_factureren_2015.htm

http://www.softwarepakket.nl/bericht/5003&bronw=2/Marktanalyse_BPM_Business_Process_Management_Software_2014.htm



http://www.softwarepakket.nl/bericht/2454&bronw=2/leidraag_administratieve_software.htm

http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing


http://www.sbrsoftwarecheck.nl/

http://www.ublketentest.nl/

http://www.rgsready.nl/

http://www.xmlauditfiles.nl/

ICT Accountancy 2020/2030: accountantspraktijk op … ledengroep Accountants in Business (NBA),...

Documents

Transcript of ICT Accountancy 2020/2030: accountantspraktijk op … ledengroep Accountants in Business (NBA),...