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Invoice Capture Center

Benutzerhandbuch

Invoice Capture Center

Benutzerhandbuch

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Invoice Capture Center Benutzerhandbuch Inhalt iii

Inhalt

Einleitung 1

Dokumente überprüfen 2

Überblick ................................................................................................................................... 2 Felder ......................................................................................................................................... 3 Überprüfung starten ................................................................................................................... 3 Anwendung öffnen .................................................................................................................... 4 Dokumente öffnen ..................................................................................................................... 4 Feldmodus ................................................................................................................................. 5 Tabellenmodus ........................................................................................................................... 6 Kreditorensuche ......................................................................................................................... 7 Rechnungen zum Training Markieren ....................................................................................... 7 Beenden ..................................................................................................................................... 8 Ablehnen eines Dokuments ....................................................................................................... 8 Dokumente mit der Maus korrigieren ........................................................................................ 9

Daten durch einfaches Anklicken erfassen .................................................................. 9 Angrenzende Wörter mit der Maus erfassen ............................................................. 10 Textblock mit der Maus erfassen ............................................................................... 11 Beliebige Wörter mit der Maus erfassen ................................................................... 11

Daten mit der Tastatur erfassen ............................................................................................... 12 Mit Tabellenfeldern arbeiten ................................................................................................... 12

Tabellenzeilen hinzufügen ......................................................................................... 12 Tabellenzeilen löschen .............................................................................................. 13

Layout des Überprüfungsfensters ändern ................................................................................ 14 Felder über dem Dokument anzeigen ........................................................................ 14 Felder in mehreren Spalten anordnen ........................................................................ 14 Feldnamen vor oder über den Feldern anzeigen ........................................................ 14 In den Tabellenmodus wechseln ................................................................................ 15

Sprache der Benutzeroberfläche ändern .................................................................................. 15 Dokumentdarstellung steuern .................................................................................................. 15

Dokument vergrößern oder verkleinern..................................................................... 15 Dokument drehen ...................................................................................................... 15 Dokument der Größe der Dokumentansicht anpassen ............................................... 15

Ändern der Farben für Feldgruppen ........................................................................................ 16 Tastaturbefehle ........................................................................................................................ 17 Feldspezifikationen .................................................................................................................. 21

Felder für Daten im Rechnungskopf.......................................................................... 21 Felder für Daten in Rechnungsposten........................................................................ 23

Index 25

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch Einleitung 1

Einleitung

Invoice Capture Center ergänzt OpenText Vendor Invoice Management um die automatische Extrahierung und die

manuelle Überprüfung von Rechnungsdaten.

Invoice Capture Center umfasst einen Erkennungscluster und mehrere Validation Clients. Der Erkennungscluster

besteht aus einem Server und optional aus zusätzlichen Erkennungsknoten. Der Erkennungscluster erhält

Erkennungsaufträge von SAP, ruft die Bilder der entsprechenden Rechnungen aus dem Archiv ab, extrahiert die

Daten und sendet die Ergebnisse zurück an SAP.

Entsprechend der Konfiguration von Vendor Invoice Management stehen dann alle oder nur ausgewählte

Rechnungen zur Überprüfung auf einem der Validation Clients zur Verfügung:

Nach der Installation wird Invoice Capture Center durch das Erstellen und Konfigurieren von Anwendungen an die

Anforderungen in Ihrem Unternehmen angepasst. Eine Anwendung verarbeitet Rechnungen eines bestimmten

Empfängerlands mit festgelegten Parametern, z. B. Archivdokumentarten. In vielen Fällen sind mehrere

Anwendungen für unterschiedliche Rechnungsarten erforderlich. Nachdem die Anwendungen entwickelt und

getestet wurden, werden sie in das SAP Produktivsystem übertragen und sind für die Validation Clients verfügbar.

Nach dem Starten eines Validation Clients müssen Sie sich zuerst bei SAP anmelden. Nach der erfolgreichen

Anmeldung überprüft der Validation Client, ob neue Anwendungen oder neue Versionen von bereits vorhandenen

Anwendungen verfügbar sind. Bei Bedarf werden diese dann heruntergeladen.

Sie müssen dann eine passende Anwendung mit Archivdokumentarten öffnen, zu deren Bearbeitung Sie berechtigt

sind. Von Ihrem Systemadministrator erfahren Sie, welche Anwendungen Sie verwenden dürfen. Wenn Sie eine

Anwendung ohne entsprechende Berechtigung öffnen, werden dem Validation Client keine Rechnungen zur

Korrektur übermittelt.

Wenn für Sie keine Rechnungen verfügbar sind, wird im Programmfenster angezeigt, dass das Programm auf Daten

wartet. Wenn Sie für mehr als eine Anwendung berechtigt sind, können Sie in diesem Fall zu einer anderen

Anwendung wechseln.

2 Dokumente überprüfen Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Dokumente überprüfen

Überblick Mit Invoice Capture Center können Erkennungsergebnisse einfach überprüft und korrigiert werden:

Mit diesem Fenster können Sie bequem und schnell Bilddaten überprüfen und erfassen. Das unten beschriebene

Fensterlayout ist das Standardlayout. Die Anordnung und Überschriften der Felder können entsprechend den

individuellen Anforderungen geändert werden. Die verfügbaren Felder sind außerdem von den Ländereinstellungen

der aktuellen Anwendung abhängig. In dem oben abgebildeten Beispiel wurde eine Anwendung für Rechnungen aus

Deutschland geöffnet. Daher sind die folgenden Beschreibungen eher allgemein gehalten.

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch Dokumente überprüfen 3

Felder Der Validation Client von Invoice Capture Center ermöglicht die Überprüfung, Korrektur oder Eingabe von

Feldwerten. In der Feldansicht wird eine Liste alle Felder angezeigt, die für das Empfängerland der aktuellen

Anwendung verfügbar sind, sowie möglicherweise zusätzliche Felder, die bei der Anpassung hinzugefügt wurden.

Einige der Felder sind optional. Bei einem optionalen Feld wird von Invoice Capture Center nicht überprüft, ob ein

Wert eingegeben wurde. Daher kann es leer bleiben, z. B. wenn das entsprechende Feld nicht auf der aktuellen

Rechnung enthalten ist.

Bei anderen Feldern ist ein Eintrag obligatorisch. Für obligatorische Felder wird ein Fehler (ein gelbes Symbol mit

einem Ausrufezeichen) angezeigt, wenn noch kein Wert erfasst wurde.

Bei einigen Feldern (z. B. bei Datums- und Betragsfeldern) wird das Format des Eintrags überprüft. Enthält eines

dieser Felder einen ungültigen Wert, wird ein Fehler angezeigt.

Wenn Sie eine Rechnung mit einem oder mehreren Fehlern senden möchten, werden Sie zur Bestätigung der

Übermittlung aufgefordert.

Überprüfung starten Zum Starten der Überprüfung klicken Sie in der Invoice Capture Center-Programmgruppe des Startmenüs auf

Validation, oder doppelklicken Sie auf dem Desktop auf die Verknüpfung ICC Validation.

Das Dialogfeld SAP-Anmeldung wird angezeigt. Wenn Sie bereits Überprüfungen durchgeführt haben, werden

die Anmeldedaten der letzten Sitzung angezeigt:

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste System ein System aus, und geben Sie den Benutzernamen und das

Kennwort ein.

Das Feld Sprache ist für diese Version nicht relevant, d.h. es muss keinen Wert enthalten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmeldung prüfen, wenn Sie prüfen möchten, ob die Anmeldedaten für das

angegebene SAP-System gültig sind.

Hinweis: Wenn die Dropdown-Liste System leer ist, wurde das System nicht vollständig konfiguriert.

Informieren Sie in diesem Fall Ihren Systemadministrator.

Sobald die Anmeldung erfolgreich ausgeführt wurde, werden die verfügbaren Anwendungen vom SAP-System

importiert. Bis zum Abschluss des Importvorgangs wird ein Fortschrittsbalken angezeigt.


Anwendung öffnen Wenn Sie sich gerade erst angemeldet haben, werden keine Daten im Überprüfungsfenster angezeigt. Sie müssen

zuerst eine Anwendung öffnen, bevor Sie Dokumente bearbeiten können.

Klicken Sie in der linken oberen Ecke des Programmfensters auf die Schaltfläche Invoice Capture Center.

Wählen Sie Anwendung öffnen, um eine Liste mit allen verfügbaren Anwendungen anzuzeigen. Bei

jeder Anwendung wird die Anzahl der Dokumente, die auf Korrektur warten, angezeigt.

Klicken Sie auf die gewünschte Anwendung.

Dokumente öffnen Zum Öffnen eines Dokuments klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Validation auf

Öffnen. Hinter dem Kommandonamen wird in Klammern eingeschlossen die Anzahl der Dokumente angezeigt,

die auf Korrektur warten.

Wenn Sie gerade die Überprüfung eines Dokuments abgeschlossen haben, können Sie stattdessen auch auf

Senden+Öffnen klicken. Hierdurch wird das aktuelle Dokument gesendet und das nächste Dokument geöffnet.

Während das Dokument zur Überprüfung von SAP heruntergeladen wird, wird im Programmfenster Warten auf Daten angezeigt.

Wenn keine Daten verfügbar sind, sollten Sie das Programm beenden oder zu einer anderen Anwendung wechseln.

In diesem Fall klicken Sie im Programmfenster auf Anhalten. Klicken Sie danach in der linken oberen Ecke des

Programmfensters auf die Schaltfläche Invoice Capture Center, und klicken Sie dann auf Anwendung schließen. Danach können Sie das Programm beenden oder eine andere Anwendung öffnen.

Sobald ein Dokument von SAP abgerufen wurde, wird es im Feldmodus-Layout angezeigt.


Feldmodus Wenn Sie ein Dokument öffnen, werden die Felder und das Dokumentbild im Feldmodus-Layout angezeigt:

Im Beispiel oben ist das Standardlayout abgebildet:

Die Ansicht Felder wird auf der linken Seite angezeigt und ordnet die Felder in einer Spalte an.

Die Ansicht Bild, in der die aktuelle Seite des Dokuments zu sehen ist, wird in der Mitte angezeigt.

Am rechten Rand werden Miniaturansichten von allen Dokumentseiten angezeigt.

In der Gruppe Ansicht der Registerkarte Anwendung können Sie das Layout ändern. Sie können z.B. die

Felder in einer anderen Spaltenanzahl anordnen oder die Felder über dem Dokumentbild anzeigen.

Alle Felder werden immer mit einer Hintergrundfarbe markiert:

Grün: Die Daten sind korrekt und benötigen keine Änderung, oder das Feld ist optional.

Rot: Die Daten sind nicht korrekt und müssen geändert werden. Am unteren Rand der Ansicht Felder

wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Felder, in denen eine Korrektur erforderlich ist, werden mit einem gelben Symbol und einem Ausrufezeichen

gekennzeichnet. Bevor Sie das Dokument senden können, müssen Sie alle diese Felder korrigieren.

Die Kreditorennummer wird bestimmt, indem Daten, die auf der Rechnung gefunden wurden, in einer Datenbank

gesucht werden. Dabei werden in manchen Fällen mehrere passende Datensätze gefunden. Ein grünes Pluszeichen

( ) vor dem Feld zeigt an, dass alternative Ergebnisse vorliegen. In diesem Fall können Sie mit einem Klick auf das

Pfeilsymbol am Feldwert eine Liste öffnen, die die Kreditorennummer und die zugehörigen Daten, z. B.

Adressangaben der Kreditoren, zu allen Ergebnissen anzeigt. Klicken Sie auf die Zeile, die zu der Rechnung passt.

Das Feld Buchungskreis, das nur angezeigt wird, wenn die Anwendung mit automatischer Erkennung des

Buchungskreises arbeitet, kann ebenfalls auf die gleiche Weise anzeigen, das alternative Ergebnisse vorliegen.

Jedes Datenfeld ist einer von sieben Feldgruppen zugeordnet. Es gibt eine Kreditorgruppe, sowie je eine Gruppe zu

Zahlungsempfänger und Lieferadresse. Alle Felder zu Beträgen und Steuersätzen sind einer Betragsgruppe

zugeordnet, alle verbleibenden Kopffelder einer Standardgruppe und alle Felder der Positionstabelle einer

Tabellengruppe.

Wenn in der Feldliste ein nicht leeres Feld ausgewählt ist, wird der zugehörige Feldwert auf dem Dokument

standardmäßig in hellgrüner Farbe markiert, wenn der Feldstatus OK ist, sonst in hellroter Farbe. Ist eine

Tabellenzeile ausgewählt, wird sie in hellgelber Farbe markiert.


Die Werte der anderen nicht leeren Felder der zugehörigen Feldgruppe werden zusätzlich in einer

gruppenspezifischen Farbe hervorgehoben. Wenn Sie z.B. ein Betragsfeld auswählen, werden Werte aller Felder der

Betragsgruppe in der für diese Gruppe eingestellten Farbe hervorgehoben. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen

Überblick über alle Feldwerte einer Gruppe und erleichtert es zu prüfen, ob alle Felder an der richtigen Position

erfasst wurden.

Die für die einzelnen Gruppen sowie für selektierte Felder verwendete Farbe können Sie über das Dialogfenster

ICC-Optionen einstellen.

Wenn Sie auf Senden oder auf Senden+Öffnen klicken, obwohl noch immer fehlerhafte Felder mit einem

gelben Symbol und Ausrufezeichen angezeigt werden, fordert Sie der Validation Client zur Bestätigung des

Vorgangs auf.

In der Ansicht Bild wird die aktuelle Seite der Rechnung angezeigt. Mit der Zoom-Funktion können Bilddetails

genau und einfach überprüft werden.

Zum Korrigieren von Positionen in Rechnungszeilen müssen Sie mit der Funktionstaste F8 in den Tabellenmodus

wechseln.

Tabellenmodus Zum Korrigieren von Positionen in Rechnungszeilen müssen Sie mit der Funktionstaste F8 in den Tabellenmodus

wechseln. In diesem Modus wird das Tabellenfeld mit den darin enthaltenen Zeilen und Spalten über der

Dokumentseite angezeigt:

Sie können hier auf die gleiche Weise Daten erfassen und durch die Tabellenzellen navigieren wie auch im

Feldmodus.

Zum Einfügen einer Tabellenzeile über oder unter einer bestimmten Zeile klicken Sie auf das grüne Pluszeichen vor

der jeweiligen Zeile. Sie können auch eine Zeile auswählen und dann mit Strg+N oder Strg+M eine Zeile über

oder unter der ausgewählten Zeile einfügen. Eine weitere Methode ist das Verwenden der Schaltflächen auf der

Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen.


Kreditorensuche Um den Lieferanten einer Rechnung zu ermitteln, klicken Sie auf Kreditoren in der Gruppe Validation. Das

Dialogfenster Kreditorensuche erscheint und zeigt eine Liste aller Lieferanten die zu dem der Rechnung

zugeordneten Buchungskreis in SAP verfügbar sind.

Wählen Sie die richtige Zeile aus und klicken Sie OK, oder führen Sie einen Doppelklick auf diese Zeile aus.

Wenn die Liste lang ist, können Sie Filter verwenden. Um einen Filter zu definieren, geben Sie Text zu einer Spalte

in der Filterzeile ein, die direkt unter der Kopfzeile der Liste angezeigt wird, und klicken dann auf Suche. Dabei

können Sie ein Fragezeichen verwenden, wenn an der betreffenden Stelle ein beliebiges Zeichen stehen darf. Mit

einem Stern geben Sie an, dass an dieser Stelle beliebiger Text stehen darf. Wenn Sie zum Beispiel f* bei der

Spalte mit den Firmennamen eingeben und dann auf Suche klicken, werden alle Zeilen angezeigt, bei denen der

Firmenname mit dem Buchstaben F beginnt. Wenn Sie bei zwei Spalten einen Filter angeben, so werden nur die

Zeilen angezeigt, bei denen der Inhalt beider Spalten zu dem jeweiligen Filter passt. Ist die Unterscheidung zwischen

Groß- und Kleinschreibung wichtig, so markieren Sie die Option Groß-/Kleinschreibung beachten.

Wenn Sie gerade einen Filter verwendet haben und danach wieder die vollständige Liste sehen möchten, so löschen

Sie alle Filter und klicken dann erneut auf Suche.

Um die Übertragungszeit klein zu halten, werden standardmäßig nur die ersten 100 Zeilen übertragen, die zu den

verwendeten Filtern passen. Wenn Sie mehr Zeilen benötigen, so erhöhen Sie den Wert bei der Option Maximale Zeilenanzahl.

Ist die Lieferantenliste lang, so sollten Sie Filter verwenden, da dann nur die Zeilen übertragen werden, die zu den

Filtern passen. Wenn Sie den Firmennamen oder einen Teil des Straßennamens gefolgt von einem Stern eingeben,

werden wahrscheinlich nur wenige Zeilen erscheinen, manchmal vielleicht nur eine einzige Zeile mit dem richtigen

Lieferanten.

Um die Breite einer Spalte zu ändern, verschieben Sie in der Kopfzeile die Begrenzungslinie am rechten oder linken

Rand der betreffenden Spalte mit der Maus.

Standardmäßig zeigt die Liste eine wenige Spalten – insbesondere Spalten mit Adressangaben – an, die Ihnen

ermöglichen sollten, den richtigen Lieferanten zu ermitteln. Um andere Spalten anzuzeigen, klicken Sie mit der

rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Liste und klicken Sie dann im erscheinenden Menü auf den Namen der

Spalte, die hinzugefügt bzw. entfernt werden soll.

Um die Liste nach einer Spalte zu sortieren, klicken Sie in der Kopfzeile auf den Spaltennamen. Ein kleines

Pfeilsymbol zeigt dann an, dass die Liste jetzt nach dieser Spalte sortiert ist. Um zwischen auf- und absteigender

Sortierung umzuschalten, klicken Sie einfach erneut auf den Spaltennamen.

Rechnungen zum Training Markieren Optional kann eine Anwendung sogenannte adaptive Methoden verwenden, um einige Feldwerte zu finden. Um

Feldwerte extrahieren zu können, benötigen die adaptiven Methoden geeignete Beispielrechnungen, die zuvor

trainiert wurden, und die Erkennungsqualität kann durch regelmäßiges Training gesteigert werden.

Wenn adaptive Methoden verwendet werden, ist in der Gruppe Validation das Kommando Zum Training markieren verfügbar. Wenn Sie auf dieses Kommando klicken, wird die Rechnung mit ihren

Erkennungsergebnisse in VIM gespeichert, wenn Sie auf Senden klicken, so dass diese Daten später verwendet

werden können, um Training durchzuführen.

Fragen Sie in diesem Fall Ihren Administrator, in welchen Fällen Sie Zum Training markieren klicken sollten,

bevor Sie eine Rechnung absenden.


Beenden Wenn Sie ein Dokument vollständig überprüft haben und nun die Arbeit beenden möchten, klicken Sie zum

Abschließen des Dokuments auf Senden. Es wird dann kein neues Dokument geöffnet und Sie können die

Validation Beenden, indem Sie im Anwendungsmenü auf Beenden klicken.

Wenn Sie die Arbeit sofort beenden müssen und das aktuelle Dokument nicht mehr weiter bearbeiten können,

klicken Sie auf Abbrechen in der Gruppe Validation. Das aktuelle Dokument wird dann geschlossen.

Änderungen, die Sie bereits vorgenommen haben, werden verworfen und das Dokument ist anschließend wieder zur

Korrektur bereit.

Ablehnen eines Dokuments Wenn Sie feststellen, dass das aktuelle Dokument nicht verarbeitet werden kann, z. B. wenn die Bildqualität so

schlecht ist, dass Sie die zu erfassenden Werte nicht lesen können, oder wenn versehentlich ein ungültiges Dokument

gescannt wurde, dass weder eine Rechnung noch eine Gutschrift ist, so klicken sie Ablehnen in der Gruppe

Validation.

Das Dialogfenster Ablehnungsgrund eingeben erscheint, in dem Sie das Problem beschreiben können.

Öffnen Sie die Drop-Down-Liste Maßnahme erforderlich und klicken Sie dann auf den entsprechenden

Ablehnungsgrund:

Wenn das aktuelle Dokument gelöscht werden muss, weil es sich nicht um eine Rechnung handelt, wählen

Sie Zum Löschen markieren.

Wenn die Bildqualität so schlecht ist, dass sie die erforderlichen Daten nicht lesen können, wählen Sie Für Rescan markieren.

In allen anderen Fällen wählen Sie Ablehnen und geben Sie eine Beschreibung des Problems in das Feld

Ablehnungsgrund ein. Eine Drop-Down-Liste erlaubt es Ihnen, einen zuvor schon einmal eingegebenen

Text auszuwählen.

Wenn Sie den Dialog mit OK schließen, wird das Dokument zusammen mit einem Fehlercode und, wenn Sie

Ablehnen gewählt haben, mit Ihrer Beschreibung übertragen, und der Administrator kann anschließend auf den

Fehler reagieren.


Dokumente mit der Maus korrigieren

Daten durch einfaches Anklicken erfassen

Mit Invoice Capture Center können Sie die patentierte Open Text-Technologie Single Click Entry (Eingabe durch

einfaches Anklicken) verwenden, um Daten äußerst schnell und bequem mit der Maus zu erfassen. In den meisten

Fällen können Sie ein Datenfeld mit einem einzigen Mausklick erfassen.

Wenn Sie den Mauszeiger auf das Dokumentbild positionieren, wird eine Quickinfo mit dem Namen des aktuell

ausgewählten Felds angezeigt:

Wenn das Feld bereits einen Wert enthält, wird auch dieser aktuelle Wert angezeigt. Ist die Position des Wert

bekannt, wird dieser Bereich in einem hellen Orange markiert:

Sobald Sie den Mauszeiger über den Text führen, zeigt die Quickinfo das Erkennungsergebnis an, das nun erfasst

werden kann. Gleichzeitig wird der entsprechende Bereich des Dokuments in einem hellen Rot markiert:

Mit nur einem einzelnen Mausklick können Sie den ausgewählten Text nun erfassen und dann zum nächsten

fehlerhaften Feld wechseln, z. B. zum nächsten Feld mit einem gelben Warnsymbol und einem Ausrufezeichen.

Wenn das aktuelle Feld bereits den korrekten Wert enthält, wählen Sie in der Ansicht Felder ein anderes Feld aus,

indem Sie dieses anklicken. Achten Sie darauf, dass Sie in diesem Fall nicht auf das Dokument klicken, da Sie

hierdurch entweder einen Wert erfassen oder den Feldwert löschen.

Wenn der in der Quickinfo angezeigte Text nicht korrekt ist, erfassen Sie ihn dennoch. Wählen Sie dann das

entsprechende Feld aus, korrigieren Sie den Wert mit der Tastatur, und wechseln Sie dann mit der Eingabetaste

zum nächsten fehlerhaften Feld.


In manchen Fällen müssen Sie auf zusätzliche Methoden zurückgreifen:

Wenn nur ein Teil des Werts in der Quickinfo angezeigt wird, können Sie angrenzende Wörter markieren

und die komplette Zeichenfolge erfassen.

Zum Erfassen eines Textblocks aus mehreren Zeilen können Sie mithilfe der Zonenerfassung den Bereich

markieren und den Textblock erfassen.

Sie können sogar mithilfe der Mehrfachauswahl an unterschiedlichen Stellen des Dokuments beliebige

Wörter markieren und erfassen.

Angrenzende Wörter mit der Maus erfassen

Manchmal müssen Sie einen Text für ein Feld erfassen, dessen Teile durch Leerzeichen getrennt sind. In diesem Fall

wird in der Quickinfo nur ein Teil des gewünschten Feldwerts angezeigt. Im folgenden Beispiel sollen die

Hausnummer und der Straßenname für das Feld Street Line (Straßenzeile) eingegeben werden. Die Quickinfo

zeigt jedoch nur einen Teil der zu erfassenden Zeichenfolge:

Zum Erfassen der angrenzenden Zeichen positionieren Sie den Mauszeiger über die erste Zeichenfolge und halten

die linke Maustaste gedrückt, während Sie den Mauszeiger über die Zeichen ziehen, die erfasst werden sollen. In der

Quickinfo werden nun alle Zeichenfolgen angezeigt, die Sie mit dem Mauszeiger markiert haben. In unserem

Beispiel zeigen Sie auf 999, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Mauszeiger über Madison bis zu

Avenue. In der Quickinfo wird nun die komplette Straßenzeile angezeigt:

Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Wert eingegeben und zum nächsten Feld gewechselt.

Tipp: Wenn Sie versehentlich den falschen Text markiert haben, halten Sie die Maustaste gedrückt, und klicken Sie

auf die ESC-Taste. Hierdurch wird die Auswahl gelöscht. Wenn Sie nun die Maustaste loslassen, bleibt der

Feldwert unverändert und das Feld weiterhin ausgewählt.


Textblock mit der Maus erfassen

Manchmal müssen Sie einen kompletten Textblock erfassen, der sich über mehrere Zeilen erstreckt. Im folgenden

Beispiel soll eine Adresse für das Feld Recipient (Empfänger) erfasst werden.

In diesem Fall können Sie ein Rechteck um den zu erfassenden Text ziehen. Positionieren Sie die Maus über der

linken oberen Ecke des Textblocks, und halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie das Rechteck über den

Textblock ziehen. Der Text innerhalb des Rechtecks wird markiert und in der Quickinfo angezeigt:




Feldwert unverändert und das Feld weiterhin ausgewählt.

Beliebige Wörter mit der Maus erfassen

Manchmal müssen Sie Text erfassen, der an unterschiedlichen Stellen im Dokument positioniert ist. Im folgenden

Beispiel wird für das Feld Recipient (Empfänger) nur der Name und die Stadt erfasst, die Straßenzeile und die

Postleitzahl sollen nicht berücksichtigt werden:

In diesem Fall verwenden Sie die Mehrfachauswahl: Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, zeigen Sie auf die

erste Zeichenfolge, und klicken Sie auf die Maustaste. Die Zeichenfolge wird in der Quickinfo angezeigt, und der

Mauszeiger wird zu einem Pluszeichen:

Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, und klicken Sie auf alle Zeichenfolgen, die Sie dem Feldwert hinzufügen

möchten. In diesem Beispiel klicken Sie auf die Wörter Care, Life, Insurance, New und York. In diesem

Beispiel würde dies zu folgendem Ergebnis führen:





Feldwert unverändert und das Feld weiterhin ausgewählt. Bevor Sie diese Funktion erneut verwenden können,

müssen Sie zuerst die Umschalttaste vorübergehend loslassen.

Daten mit der Tastatur erfassen In Invoice Capture Center können Sie Daten einfach und komfortabel mithilfe der Maus aber auch mit der Tastatur

erfassen.

Bei normalen Textfeldern geben Sie einfach den Feldwert ein und bestätigen die Eingabe mit der Eingabetaste.

Hierdurch wechseln Sie zum nächsten fehlerhaften Feld.

Wenn Sie zum nächsten angrenzenden Feld wechseln möchten, drücken Sie die Tabulatortaste. Zum Wechseln

zum vorherigen angrenzenden Feld drücken Sie Umschalttaste+Tabulatortaste.

Alle obligatorischen Felder ohne Inhalt und alle Felder mit ungültigen Inhalten weisen einen Fehlerstatus auf und

sind mit einem Warnsymbol gekennzeichnet. Wenn ein Feld einen Fehlerstatus aufweist, wird es außerdem durch

eine rote Hintergrundfarbe markiert.

In einem Kombinationsfeld können Sie mithilfe der Pfeiltasten Nach oben und Nach unten durch die

Werteliste navigieren.

Wenn es sich beim ausgewählten Feld um ein Kontrollkästen handelt, können Sie dieses mithilfe der Leertaste

aktivieren oder deaktivieren.

Wenn Sie das letzte Feld verlassen, wird die Schaltfläche Senden aktiviert, sodass Sie die Daten über Strg+S

senden können.

Mit Tabellenfeldern arbeiten Zum Überprüfen von Tabellenfeldern (z.B. die Tabelle der Rechnungspositionen) müssen Sie in den Tabellenmodus

wechseln. In diesem Modus werden nur Tabellenfelder angezeigt (über dem Dokument).

Wenn Sie in den Tabellenmodus wechseln möchten, drücken Sie die Funktionstaste F8, oder legen Sie auf der

Registerkarte Anwendung in der Gruppe Ansicht für das Layout die Option Tabelle fest.

Bei einem Tabellenfeld zeigt ein Tabellenkopf die Namen aller Tabellenspalten an. Dem Tabellenkopf können

möglicherweise Tabellenzeilen folgen. In jeder Tabellenzeile werden Felder (diese werden als Tabellenzellen

bezeichnet) für alle Tabellenspalten angezeigt.

Sie können auf die gleiche Weise Tabellenzellen erfassen und durch die Zeilen und Zellen navigieren, wie dies auch

bei normalen Feldern in einem Dokument möglich ist.

Sie können außerdem Tabellenzeilen bei Bedarf hinzufügen, einfügen oder löschen.

Tabellenzeilen hinzufügen

So fügen Sie eine Zeile am Ende der Tabelle hinzu:

Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Tabellenkopf. ODER


Klicken Sie auf das Pluszeichen vor der letzten Zeile. ODER

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Zeile anfügen.

So fügen Sie eine Zeile über einer ausgewählten Tabellenzeile ein:

Klicken Sie auf das obere Pluszeichen vor der ausgewählten Zeile.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Zeile oben einfügen. ODER

Drücken Sie Strg+N.

So fügen Sie eine Zeile unter einer ausgewählten Tabellenzeile ein:

Klicken Sie auf das untere Pluszeichen vor der ausgewählten Zeile.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Zeile unten einfügen. ODER

Drücken Sie Strg+M.

Tabellenzeilen löschen

So löschen Sie eine Tabellenzeile:

Klicken Sie auf das rote Kreuz vor der jeweiligen Zeile. ODER

Wählen Sie die Zeile aus, und klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe

Rechnungspositionen auf Zeile löschen.

So löschen Sie alle Zeilen einer Tabelle:

Klicken Sie auf das rote Kreuz vor der Kopfzeile der Tabelle. ODER

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Alle Zeilen löschen.

Vor dem Löschen aller Tabellenzeilen werden Sie in einem Dialogfeld zur Bestätigung aufgefordert.


Layout des Überprüfungsfensters ändern Im Standardlayout wird die Ansicht Felder auf der linken Seite und das Dokumentbild auf der rechten Seite des

Programmfensters angezeigt. Am rechten Rand des Programmfensters werden immer Miniaturansichten von allen

Dokumentseiten angezeigt.

Standardmäßig werden die Felder in einzelnen Spalten angezeigt, wobei die Feldnamen jeweils über den Feldern

stehen.

Über die Gruppe Ansicht der Registerkarte Anwendung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Anzeigen der Felder über dem Dokument

Anordnen der Felder in mehreren Spalten

Anzeigen der Feldnamen vor den jeweiligen Feldern

Wechseln in den Tabellenmodus (Tabellenfelder werden über dem Dokument angezeigt)

Felder über dem Dokument anzeigen

Im Standardlayout werden die Felder auf der linken Seite des Dokuments angezeigt. Zum Anzeigen der Felder über

dem Dokument verwenden Sie die Funktionstaste F7, oder wählen Sie auf der Registerkarte Anwendung in der

Gruppe Ansicht unter Layout die Option Horizontal aus.

Wenn Sie wieder zum Standardlayout zurückkehren möchten, drücken Sie die Funktionstaste F6, oder wählen Sie

unter Layout die Option Vertikal aus.

Felder in mehreren Spalten anordnen

In der Ansicht Felder können die Felder in einer einzelnen Spalte oder in mehreren Spalten angeordnet werden.

Zum Ändern des Ansichtslayouts wechseln Sie auf der Registerkarte Anwendung zur Gruppe Ansicht, und

legen Sie für Spalten die gewünschte Anzahl an Spalten fest.

Feldnamen vor oder über den Feldern anzeigen

Im Standardlayout werden in der Ansicht Felder die Feldnamen über dem jeweiligen Feld angezeigt. Zum Ändern

der Felddarstellung wechseln Sie auf der Registerkarte Anwendung zur Gruppe Ansicht, und legen Sie für

Feldnamen die gewünschte Option Darüber oder Davor fest.


In den Tabellenmodus wechseln

Im Standardlayout werden alle Felder auf der linken Seite des Dokuments angezeigt. Zur Überprüfung der

Tabellenfelder können Sie in den Tabellenmodus wechseln, in dem nur Tabellenfelder über dem Dokument

angezeigt werden.

Zum Wechseln zum Tabellenmodus drücken Sie die Funktionstaste F8, oder wählen Sie auf der Registerkarte

Anwendung in der Gruppe Ansicht unter Layout die Option Tabelle aus.

Wenn Sie wieder zu einem Layout zurückkehren möchten, in dem alle Felder angezeigt werden, drücken Sie die

Funktionstaste F6 (alle Felder werden auf der linken Seite angezeigt) oder die Funktionstaste F7 (die Felder werden

über dem Dokument angezeigt). Alternativ können Sie auch unter Layout entweder Vertikal oder Horizontal auswählen.

Sprache der Benutzeroberfläche ändern Der Validation Client von Invoice Capture Center unterstützt mehrere Sprachen für die Benutzeroberfläche. Nach

der Installation von Invoice Capture Center wird die Benutzeroberfläche für die Überprüfung in der Sprache des

Betriebssystems oder in Englisch angezeigt (wenn keine passende Sprache gefunden werden kann).

Zum Ändern der Sprache der Benutzeroberfläche klicken Sie in der linken oberen Ecke des Programmfensters auf

die Schaltfläche Invoice Capture Center und dann auf ICC-Optionen. Das Dialogfeld der ICC-

Einstellungen wird geöffnet. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Sprache aus.

Dokumentdarstellung steuern In der Ansicht Bild wird unter dem Dokument eine Symbolleiste angezeigt. Mit dieser Symbolleiste verfügen Sie

über folgende Möglichkeiten:

Vergrößern oder Verkleinern des Dokuments

Drehen des Dokuments

Anpassen des Dokuments an die Ansicht

Dokument vergrößern oder verkleinern

Zum Vergrößern oder Verkleinern des Dokuments klicken Sie auf der Symbolleiste unter dem Dokument auf

Vergrößern oder Verkleinern.

Alternativ können Sie hierzu auch die Maus verwenden. Zum Vergrößern oder Verkleinern des Dokuments drehen

Sie das Mausrad bei gedrückter Umschalttaste vor- oder rückwärts.

Dokument drehen

Wenn sich das Dokument nicht in der Hochkantposition befindet, können Sie es bei Bedarf drehen. Klicken Sie

einfach auf der Symbolleiste unter dem Dokument auf Links drehen oder Rechts drehen.

Dokument der Größe der Dokumentansicht anpassen

Zum Anpassen des Dokuments an die Größe der Dokumentansicht verwenden Sie die unter dem Dokument

angezeigte Symbolleiste oder die Schaltflächen auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Bild.

Zum Anpassen der gesamten Seite klicken Sie auf An Fenster anpassen.

Zum Anpassen der Darstellung an die Breite der Dokumentansicht klicken Sie auf Breite anpassen.

Zum Anpassen der Darstellung an die Höhe der Dokumentansicht klicken Sie auf Höhe anpassen.


Ändern der Farben für Feldgruppen Um die Farben für die Hervorhebung von Feldgruppen zu ändern, klicken Sie auf im Anwendungsmenü auf ICC-Optionen, um das Dialogfenster ICC-Optionen zu öffnen. Klicken Sie dann Feldgruppen färben. Das

Dialogfenster Feldgruppen färben öffnet sich.

Für jede Gruppe zeigt das Dialogfenster ein Rechteck in der Farbe, die für Hervorhebungen der jeweiligen Gruppe

verwendet wird.

Für jede Gruppe ist die für Hervorhebungen verwendete Farbe eine hellere Variante einer dunklen Basisfarbe. Unter

dem farbigen Rechteck jeder Gruppe befindet sich ein Schieberegler, der die verwendete Farbe steuert. Wenn Sie

den Regler nach links bewegen, wird die Farbe heller, bis sie am linken Anschlag die Farbe Weiß erreicht. Wenn Sie

den Regler nach rechts bewegen, wird sie dunkler, bis sie am rechten Anschlag mir der dunklen Basisfarbe

übereinstimmt.

Um eine andere Basisfarbe auszuwählen, klicken Sie auf das jeweilige Rechteck. Das Windows-Dialogfenster zur

Einstellung von Farben öffnet sich. In diesem Dialogfenster können sie eine neue Basisfarbe aus einer Menge

vorgegebener Farben auswählen oder eine eigene Farbe spezifizieren.

Mit einem Klick auf Standard wiederherstellen im Dialogfenster Feldgruppen färben können Sie alle

Farben auf die Standardfarben zurücksetzen.


Tastaturbefehle Für eine schnelle und effiziente Navigation stehen Funktionstasten und Tastenkombinationen für viele Funktionen

zur Verfügung. Diese werden in der Tabelle unten beschrieben.

Globale

Tastenkombination Beschreibung

Strg + P Dokument öffnen

Strg + S Dokument senden

Navigation


Tabulatortaste Nächstes Feld

Eingabetaste Nächstes fehlerhaftes Feld

Umschalttaste +

Tabulatortaste

Vorheriges Feld

Umschalttaste +

Eingabetaste

Vorheriges fehlerhaftes Feld

...in einem Feld

POS1 Mauszeiger zum Feldanfang bewegen

Ende Mauszeiger zum Feldende bewegen

Rechts Mauszeiger ein Zeichen nach rechts bewegen

LEFT Mauszeiger ein Zeichen nach links bewegen

…in einer Tabelle

Tabulatortaste Nächstes Element in der Tabelle

Eingabetaste Nächstes fehlerhaftes Element in der Tabelle

Umschalttaste + Tabulatortaste

Vorheriges Element in der Tabelle

Umschalttaste + Eingabetaste

Vorheriges fehlerhaftes Element in der Tabelle

Entf Selektionszeile löschen


Tabellenbearbeitung


Strg + N Eine Zeile über der aktuellen Zeile einfügen

Strg + W Eine Zeile unter der aktuellen Zeile einfügen

Strg + M Eine Zeile am Ende der Tabelle einfügen

Strg + D Aktuelle Zeile löschen

Strg + T Alle Zeilen löschen

Bildansicht

Diese Funktionstasten funktionieren nur dann, wenn die Bildansicht den Tastaturfokus aufweist. Klicken Sie bei

Bedarf auf das Bild.


Strg + Pluszeichen

(Nummernblock)

Vergrößern

Strg + Minuszeichen

(Nummernblock)

Verkleinern

Strg + 3 (Nummernblock) Schneller Bildlauf nach unten

Strg + 9 (Nummernblock) Schneller Bildlauf nach oben

Strg + 7 (Nummernblock) Zur oberen linken Ecke

Strg + 1 (Nummernblock) Zur unteren rechten Ecke

Layout


F6 In den vertikalen Modus wechseln, in dem die Felder links vom

Dokumentbild angezeigt werden.

F7 In den horizontalen Modus wechseln, in dem die Felder über dem

Dokumentbild angezeigt werden.

F8 In den Tabellenmodus wechseln.


Windows-Tastaturbefehle


CTRL+C Kopieren.

CTRL+X Ausschneiden.

CTRL+V Einfügen.

DELETE Löschen.

CTRL+RIGHT ARROW Schreibmarke zum nächsten Wort verschieben.

CTRL+LEFT ARROW Schreibmarke zum Anfang der vorherigen Worts verschieben.

CTRL+A Alles markieren.

ALT+F4 Aktuelles Element schließen.

ALT+SPACEBAR Kontextmenü des aktellen Dialogfensters öffnen.

SHIFT+F10 Kontextmenü des aktuellen Elements öffnen.

ALT Buchstaben für die verfügbaren Kommandos im Ribbon anzeigen.

CTRL+TAB Zur nächsten Registerkarte wechseln.

CTRL+SHIFT+TAB Zur vorherigen Registerkarte wechseln.

TAB Zur nächsten Option wechseln.

SHIFT+TAB Zur vorhergehenden Option wechseln.

SPACEBAR Setzt oder entfernt eine Markierung einer Checkbox, wenn das aktive

Element eine Checkbox ist.

END Den unteren Teil des aktuellen Fensters anzeigen-

HOME Den Anfang des aktuellen Fensters anzeigen.

Tastaturbedienung – Invoice-Capture-Center-Menü:


ALT – F – A - … Öffnet das Invoice-Capture-Center-Menü. Um eine Anwendung zu

öffnen, geben Sie anschließend den entsprechenden Buchstaben ein.

Fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche Buchstaben den einzelnen Anwendungen zugeordnet sind.

ALT – F – W Schließt die aktuelle Anwendung.

ALT – F – F Öffnet das Dialogfenster Info, das Versionsinformation und

Copyright-Informationen anzeigt.

ALT – F – C Öffnet das Dialogfenster ICC-Optionen, in dem Sie die Sprache

der Programmoberfläche ändern können.

ALT – F – E Beendet das Programm


Tastaturbedienung – Registerkarte Anwendung:


ALT – A – Ö Öffnet das nächste Dokument.

ALT – A – N Sendet das aktuelle Dokument.

ALT – A – D Sendet das aktuelle Dokument und öffnet das nächste Dokument

ALT – A – B – 1 Bricht die Bearbeitung des aktuellen Dokuments ab.

ALT – A – I Fügt im Tabellenmodus eine Zeile oberhalb der aktuellen Zeile ein.

ALT – A – C – 1 Löscht im Tabellenmodus die aktuelle Zeile

ALT – A – U Fügt im Tabellenmodus eine Zeile unterhalb der aktuellen Zeile ein.

ALT – A – Ü Fügt im Tabellenmodus eine Zeile am Ende der Tabelle hinzu.

ALT – A – H Löscht im Tabellenmodus alle Tabellenzeilen.

ALT – A – R Passt die Bilddarstellung so an, dass die ganze Seite angezeigt wird.

ALT – A – P Passt die Dokumentdarstellung an die Breite des Bildfensters an.

ALT – A – B – 2 Passt die Dokumentdarstellung an die Höhe des Bildfensters an.

ALT – A – G Bild vergrößern.

ALT – A – B – 3 Bild verkleinern.

ALT – A – B – 4 Bild nach links drehen.

ALT – A – B – 5 Bild nach rechts drehen.

ALT – A - O Aktiviert die Option Layout. Verwenden Sie die Tasten NACH

OBEN bzw. NACH UNTEN, um die gewünschte Darstellung auszuwählen, und bestätigen Sie mit EINGABE.

ALT – A – : Aktiviert die Option Spalten. Verwenden Sie die Tasten NACH

OBEN bzw. NACH UNTEN, um die gewünschte Darstellung auszuwählen, und bestätigen Sie mit EINGABE.

ALT – A – C – 2 Aktiviert die Option e Feldnamen. Verwenden Sie die Tasten

NACH OBEN bzw. NACH UNTEN, um die gewünschte Darstellung auszuwählen, und bestätigen Sie mit EINGABE.


Feldspezifikationen

Felder für Daten im Rechnungskopf

In der folgenden Tabelle werden alle Felder für den Rechnungskopf angezeigt, die von Invoice Capture Center

unterstützt werden. Bei einigen Feldern ist es von den Ländereinstellungen der Anwendung abhängig, ob diese

angezeigt werden. Außerdem sind einige optionale Felder verfügbar, die nicht in der Standardkonfiguration

angezeigt werden. Diese optionalen Felder können bei der benutzerspezifischen Anpassung hinzugefügt werden.

Feldname Beschreibung

Kreditorennummer In diesem Feld wird die Lieferantennummer angezeigt. Sie wird aus den heruntergeladenen

Stammdaten des Lieferanten bezogen.

Kreditor USt-Nummer Europäische USt.-Nummer. In den Ländereinstellungen für die USA ist dieses Feld nicht verfügbar.

Kreditor-

Steuernummer

Nationale Steuernummer. In den Ländereinstellungen für die USA ist dieses Feld nicht verfügbar.

Zahlungsempfänger … Diese Felder sind nur in den Ländereinstellungen für die USA verfügbar.

Anforderer-E-Mail E-Mail-Adresse.

Lieferadresse … Diese Felder sind nur in den Ländereinstellungen für die USA verfügbar.

Referenznummer Rechnungsnummer. Obligatorisches Feld.

Belegdatum Rechnungsdatum.

Bestellnummer Bestellnummer. Für SAP-Standardbestellnummern wird der Wert überprüft (42XXXXXXXX,

45XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, 51XXXXXXXX, 54XXXXXXXX, 55XXXXXXXX).

Nettobetrag Obligatorisches Feld. Es wird zur Überprüfung der verschiedenen Wertbeträge und des Steuersatzes

verwendet.

Bruttobetrag Die Gültigkeit des Betrags wird mit der Summe der anderen Wertbeträge verglichen. Obligatorisches

Feld.

MwSt-Satz Obligatorisches Feld.

Steuerbetrag Dieses Feld ist obligatorisch und wird nur in den Ländereinstellungen für die USA angezeigt.

MwSt-Betrag Betrag der Umsatzsteuer. Dieses Feld wird in allen Ländereinstellungen (mit Ausnahme der USA)

angezeigt. Obligatorisches Feld.

MwSt-Satz 1, …

MwSt-Satz 4

Zusätzliche Felder für Steuerbeträge. Dies sind optionale Felder. Sie werden nur angezeigt, wenn die

Konfiguration entsprechend angepasst wurde.

MwSt-Betrag 1, …

MwSt-Betrag 4

Zusätzliche Felder für Mehrwertsteuerbeträge. Dies sind optionale Felder. Sie werden nur angezeigt,

wenn die Konfiguration entsprechend angepasst wurde.

GST Rate,

GST Amount,

PST/QST Rate,

PDS/QST Amount

HST Rate,

HST Amount

Felder für Steuersätze und Steuerbeträge kanadischer Steuern. Diese Felder werden nur bei

Ländereinstellung Kanada angezeigt.

Excise Duty Dieses Feld wird nur bei der Ländereinstellung Indien angezeigt.

Education Cess Dieses Feld wird nur bei der Ländereinstellung Indien angezeigt.

S & H Education Cess Dieses Feld wird nur bei der Ländereinstellung Indien angezeigt.

Währung In diesem Feld wird die Währung im ISO-Format (3 Buchstaben) angezeigt. Bei der Erfassung von

allgemeinen Währungssymbolen oder -namen werden diese automatisch umgewandelt. Wenn Sie z.B. „$“ oder „Dollar“ eingeben, wird im Feld „USD“ angezeigt.

ESR-Nummer Referenznummer für Zahlungen in der Schweiz. Spezielles Format mit Prüfziffern. Dieses Feld ist



obligatorisch und wird nur in den Ländereinstellungen für die Schweiz angezeigt.

Gutschrift Dieses Feld wird verwendet, um Gutschriften im Gegensatz zu Rechnungen zu kennzeichnen. Bei

Rechnungen bleibt dieses Feld leer. Bei einer Gutschrift muss das Ankreuzfeld markiert sein. Um den Wert zu ändern, klicken Sie auf das Ankreuzfeld.

Lieferdatum Dies ist ein optionales Feld. Es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend geändert

wurde.

Frachtbetrag Betragswert. Dies ist ein optionales Feld. Es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration

entsprechend geändert wurde.

Abwicklungsgebühr Betragswert. Dies ist ein optionales Feld. Es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration

entsprechend geändert wurde.

USt-Betrag Die Gültigkeit dieses Betrags wird überprüft. Es wird eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt, die

diesen Betrag mit dem Gesamtbetrag vergleicht. Nicht für die USA.

Lieferscheinliste Liste aller Lieferscheinnummern, die auf der Rechnung stehen. Dies ist ein optionales Feld. Es wird

nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend geändert wurde.

Bestellnummernliste Liste aller Bestellnummern, die auf der Rechnung stehen.

Tax Invoice Dieses Ankreuzfeld zeigt für Australische Rechnungen an, ob es sich um eine sog. Tax Invoice

handelt. Das Feld wird nur bei Ländereinstellung Australien angezeigt.

Invoice Code Dieses Feld wird nur bei Ländereinstellung China angezeigt. Die Werte sind Zahlen mit 8 oder 10

Stellen, abhängig vom Typ der Rechnung.

Invoice Category Dieses Feld wird nur bei Ländereinstellung China angezeigt. Der Wert gibt den Typ der Rechnung

an (VAT Special/VAT Common/Non VAT/Transport/Import/Other).

Secret Code,

Secret Code 1 … 4

Diese Felder werden nur bei Ländereinstellung China angezeigt. Die Feldwerte bestehen aus

Buchstaben und einigen Sonderzeichen (+<>-*).

Recipient VAT

Registration

Dies ist ein optionales Feld, d.h. es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend

geändert wurde.

Vendor Bank Account,

Vendor Bank Name

Diese Felder werden nur bei Ländereinstellung China angezeigt. Bei allen anderen Ländern sind es

optionale Felder, d.h. sie werden nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend geändert wurde.

Vendor Bank Number Dies ist ein optionales Feld, d.h. es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend

geändert wurde.

Rechnungsposten Zum Korrigieren der einzelnen Zeilenpositionen müssen Sie mit der Funktionstaste F8 in den

Tabellenmodus wechseln.

Hinweis: Die Ländereinstellungen in der oben angezeigten Tabelle beziehen sich auf die aktuelle Anwendung,

nicht auf die Spracheinstellung der Validation. Wenn die Anwendung z.B. für die Bearbeitung von schweizerischen

Rechnungen konfiguriert ist, wird das Feld ESR-Nummer unabhängig von den Spracheinstellungen der

Validation angezeigt.


Felder für Daten in Rechnungsposten

In der folgenden Tabelle werden alle Spalten für Rechnungsposten angezeigt, die von Invoice Capture Center

unterstützt werden.


Best.-Pos.-Nr. In dieser Spalte wird die Positionsnummer der Rechnungsposition angezeigt.

Sie wird durch einen automatischen Abgleich der Zeilenpositionen ermittelt,

falls dies für die Anwendung konfiguriert wurde. Sie sollte bei der Überprüfung nicht geändert werden.

Best.-Nr. Zehnstellige Bestellnummer für die jeweilige Zeilenposition.

Lieferscheinnummer Lieferscheinnummer.

Serial Number Diese Spalte wird nur bei der Ländereinstellung China angezeigt.

Best.-Mengeneinh. In dieser Spalte wird die Maßeinheit für die Position aufgeführt (z. B.

Einheiten, Stunden etc.).

Menge In dieser Spalte wird die Anzahl der Einheiten aufgeführt. Dieser Eintrag ist

obligatorisch.

Stückpreis In dieser Spalte wird der Betrag pro Einheit aufgeführt. Dieser Eintrag ist

obligatorisch.

MwSt-Betrag Steuerbetrag.

MwSt-Satz Steuersatz.

GST Rate,

GST Amount,

PST/QST Rate,

PDS/QST Amount

HST Rate, HST Amount

Spalten für Steuersätze und Steuerbeträge kanadischer Steuern. Diese

Spalten werden nur bei Ländereinstellung Kanada angezeigt. Sie ersetzen in

diesem Fall die Spalten MwSt-Betrag und MwSt-Satz.

Betrag In dieser Spalte wird der Gesamtbetrag für die Rechnungsposition angezeigt.

Er wird in Bezug auf Menge und Stückpreis überprüft.

Debit/Credit Für Debit-Zeilen wird in dieser Spalte Debit angezeigt und die Zeile hat

blaue Hintergrundfarbe. Bei Credit-Zeilen, z.B; auf Gutschriften, werden die

Beträge immer mit positivem Wert angezeigt; diese Spalte zeigt in diesem

Fall Credit an und die Zeile hat orangefarbenen Hintergrund. Um den

Wert zu ändern, klicken Sie auf das Symbol vor dem Wert.

Positionsbeschreibung In dieser Spalte werden alle Inhalte der Positionszeile aufgeführt. Da

Positionsbeschreibungen häufig mit einem langen Text versehen werden, wird diese Spalte als separate zweite Zeile angezeigt.

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch Index 25

Index

A

Ablehnen eines Dokuments 8

Ändern der Farben für Feldgruppen 16

Angrenzende Wörter mit der Maus erfassen 10

Anwendung öffnen 4

B

Beenden 8

Beliebige Wörter mit der Maus erfassen 11

D

Daten durch einfaches Anklicken erfassen 9

Daten mit der Tastatur erfassen 12

Dokument der Größe der Dokumentansicht anpassen

15

Dokument drehen 15

Dokument vergrößern oder verkleinern 15

Dokumentdarstellung steuern 15

Dokumente mit der Maus korrigieren 9

Dokumente öffnen 4

F

Felder 3

Felder für Daten im Rechnungskopf 21

Felder für Daten in Rechnungsposten 23

Felder in mehreren Spalten anordnen 14

Felder über dem Dokument anzeigen 14

Feldmodus 5

Feldnamen vor oder über den Feldern anzeigen 14

Feldspezifikationen 21

I

In den Tabellenmodus wechseln 15

K

Kreditorensuche 7

L

Layout des Überprüfungsfensters ändern 14

M

Mit Tabellenfeldern arbeiten 12

R

Rechnungen zum Training Markieren 7

S

Sprache der Benutzeroberfläche ändern 15

T

Tabellenmodus 6

Tabellenzeilen hinzufügen 12

Tabellenzeilen löschen 13

Tastaturbefehle 17

Textblock mit der Maus erfassen 11

U

Überblick 2

Überprüfung starten 3

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