Hankesalkku

Henkilöstö

Projekti

Hyvinvointia työstä ja uudistuvasta

toimintakulttuurista

Hankejohtajat Outi Sonkeri, Juhani McBreen

Projektipäällikkö Tiina Auranne

Uusimaa 2019 -hanke

Uudenmaan sote- ja maakuntauudistus

Uudenmaan liitto // Nylands förbund

Helsinki-Uusimaa Regional Council

Toinen linja 4 • 00530 Helsinki • Finland

info@uusimaa2019.fi • www.uusimaa2019.fi

Sisällysluettelo

1. Projektin nykytila ja tavoitteet ........................................................................................................ 1

Projektin nykytilan kuvaus ........................................................................................................... 1

Vaatimukset................................................................................................................................. 2

Tavoitteet ..................................................................................................................................... 3

1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet ........................................................................... 3

1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet ................................................................................... 3

2. Projektin kuvaus ................................................................................................................................... 4

2.1. Projektin laajuus .............................................................................................................................. 4

2.2. Lopputuotokset ................................................................................................................................ 6

2.3. Rajaukset ........................................................................................................................................ 6

3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet .................................................................................................... 8

3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät ............................................................................................. 8

3.2. Projektin vaiheet .............................................................................................................................. 8

3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista ............................................................................................... 9

4. Organisaatio ja päätöksenteko ......................................................................................................... 10

4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko ........................................................................................ 10

4.2. Projektitiimit ................................................................................................................................... 10

4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät ................................................................................................. 10

5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava työmäärä ................................................................. 12

6. Riskit .................................................................................................................................................... 13

7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit ......................... 15

1

1. Projektin nykytila ja tavoitteet

Projektin nykytilan kuvaus

Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi on tehty vertailua

henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja resursoinnista sekä

henkilöstökäytännöistä, eli mm. henkilöstösuunnittelu ja –resursointi, organisaatiokulttuurin lähtökohdat,

rekrytointi ja perehdyttäminen, osaamisen johtaminen, työkyvyn johtaminen, suorituksen johtaminen,

palkitseminen, yhteistoiminta ja osallistaminen, esimiestoiminnan periaatteet, työsuojeluorganisaation

rakenne, työterveyshuollon järjestelyt ja työsuojeluun liittyvät toimintatavat ja ohjeistus. Valmistelun

avulla saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi

hahmottamiseksi ja benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi.

Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan

maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on laadukasta.

Maakunnan henkilöstöpolitiikassa on määritelty tavoitteena, että maakuntakonsernissa on yhdessä

tekemiseen, arvostavaan vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja sitoutumiseen kannustava työilmapiiri.

Tavoitteesta on johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan maakunnan työhyvinvoinnin

toimintaohjelma ja työsuojelun käytännöt.

Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttää, että maakunta

määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä keskeisiltä osin

ennen toiminnan alkamista. Lähtökohtana on organisaation toiminnan hyvä johdettavuus ja tavoitteena

henkilöstönäkökulmasta onnistunut muutoksen johtaminen ja sitoutumisen vahvistaminen. Uudenmaan

maakunta on yksi työnantaja, jossa

• Uudenmaan maakunnassa luotetaan siihen, että jokainen maakunnan palveluksessa oleva

hoitaa tehtävänsä viipymättä ja oikein

• Maakunnan henkilöstöjohtamisessa jokaista työntekijää kohdellaan samojen sääntöjen

mukaisesti

• Jokainen työntekijä, on hän palveluammattilaisen tai esimiehen roolissa, on aloitteellinen

omissa asioissaan

• Jokainen työntekijä huolehtii oman toimintakykynsä, osaamisensa ja työsuoritustensa

moitteettomasta ylläpitämisestä

• Jokaisen luotetaan myös ottavaan vastuun omien palvelussuhdeasioidensa hoitamisesta ja

ottaa tilannettaan koskevat asiat tarvittaessa puheeksi oman esimiehensä kanssa

• Uudenmaan maakunnan jokainen esimies on vastuussa oman työyksikkönsä

päivittäisjohtamisesta ja henkilöstönsä suunnittelusta, resursoinnista, kehittämisestä ja

työsuojelusta

• Itseohjautuvissa tiimeissä otetaan yhteisesti vastuu palvelutehtävien sujumisesta, tiimin

suorituskyvyn varmistamisesta ja työnkulkujen kehittämisestä

• Maakunnassa luotetaan siihen, että kukin esimies hoitaa tehtävänsä ja tekee päätökset

yhtenäisten annettujen ohjeiden ja prosessien mukaisesti

• Jokainen hyödyntää itsepalveluna omien tietojensa tai alaisensa henkilöstön

palvelussuhdetietojen hallinnassa kaikille yhteisiä tietojärjestelmäratkaisuja

• Uudenmaan maakunnan palveluksessa olevat hyödyntävät tarvittaessa kaikille yhteisiä

keskitettyjä palveluja, jotka tukevat suoritusten johtamisen, palvelussuhdeasioiden,

työhyvinvoinnin, osaamisen varmistamisen ja osallistavan viestinnän toteuttamista

2

• Hyvä henkilöstökokemus ja työnhakijakokemus ovat elintärkeitä maakunnan olevien

henkilöresurssien pysyvyydelle ja uusien osaajien saamiselle

Samalla projektissa vastataan Sote- ja maakuntauudistukselle asetettuihin tuloksellisuus ja tehokkuus

tavoitteisiin määrittelemällä ne toimenpiteet, joilla voidaan edistää HR:n tehokkuutta ja laatua:

• Lean johtamisen periaatteet ja menetelmät

• HR-prosessien standardointi ja automatisointi

• Itsepalvelutoimintojen ja sähköisen asioinnin tarjoaminen kaikille

• Jatkuvan parantamisen menetelmien käyttöönotto

• Suorituksen johtamisen kehittäminen

• HR-mittariston kehittäminen ja mittariston seuranta tinkimättömästi

• Talent management ja työnantajamielikuvan toimenpiteet

Sidosryhmä- ja asiantuntijatyöryhmätyön avulla kootaan – ja vertaillaan luovuttavien organisaatioiden

henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, - toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja.

Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita

käytänteitä maakunnassa käytettäväksi. Tämän jälkeen tehdään aineiston analysointia, vertailua ja

esitetään alustava ehdotus maakuntakonsernitasoisen henkilöstöprosessien malleista. Tavoitteena on

henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen

maakunnan liikelaitoksien ja toimialojen kanssa.

Vaatimukset

Vaatimus * Kuvaus

Työturvallisuuslaki 738/2002 Työturvallisuuden ohjaus

Laki työsuojelun valvonnasta ja

työpaikan

työsuojeluyhteistoiminnasta 2006/44

Työsuojelun ohjaus

Työterveyshuoltolaki 1383/2001 Työterveyshuollon ohjaus

Sairausvakuutuslaki 2004/1224 Työterveyshuollon järjestämisestä

aiheutuvien kustannusten korvaaminen jne.

Työaikalaki 605/1996 Työajan ohjaus

Työsopimuslaki 2001/55 Työnantajan uudelleensijoitusvelvollisuuden

sisältö ja laajuus konsernissa

Laki yksityisyyden suojasta

työelämässä 2004/759

Yksityisyyden suojan ohjaus

Laki sairausvakuutuslain

muuttamisesta 19/2012

Työterveyshuollosta aiheutuvien

kustannusten korvaaminen jne.

Laki työterveyshuoltolain

muuttamisesta 20/2012

Työterveyshuollon ohjeistus

3

Tavoitteet

1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet

• Työhyvinvointi -projektin tavoitteena on varmistaa, että huolellinen ja arvostava esimiestyö

toteutuu maakunnan henkilöstön työhyvinvoinnin, työsuojelun ja työkyvyn johtamisessa.

Esimiehiltä edellytetään työyhteisöjen ilmapiirin rakentamista, henkilöstön kannustamista sekä

luottamukseen perustuvaa vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Työhyvinvoinnin edistämistä ohjaavat

periaatteet, tavoitteet, keinot ja mittarit on esitelty tarkemmin projektidokumentoinnin liitteissä.

• Työyhteisöjen hyvinvoinnin ylläpitäminen on ennakoivaa ja henkilöstön työ- ja toimintakykyä

edistävää. Maakunnassa työskentely on mielekästä ja sujuvaa turvallisessa, terveyttä

edistävässä sekä työuraa tukevassa työympäristössä ja työyhteisössä. Maakunnassa henkilöstö

pysyy työkykyisenä työuran loppuun asti.

• Maakunnassa työntekijäkokemusta johdetaan saumattomasti koko työsuhteen ajan.

Systemaattisilla ja yhtenäisillä työkykyjohtamisen käytännöillä ja toimintatavoilla kartoitetaan

työkykyyn vaikuttavia tekijöitä ja parannetaan työhyvinvointia yksilötasolla. Maakunnan

hyvinvointityössä olennaisia ovat ne toimenpiteet ja investoinnit, joilla parannetaan työyhteisön ja

henkilöstön fyysistä ja psyykkistä työkykyä. Henkilöstön työkykyä huomioidaan ja johdetaan

järjestelmällisesti.

• Ennalta ehkäisevällä työterveyspalvelujen järjestämisellä sekä sairauksien tehokkaalla

hoidolla ylläpidetään ja parannetaan henkilöstön työkykyä.

• Työterveysyhteistyö on prosessinomaista ja suunnitelmallista toimintaa yhteistyön

tarpeista ja tavoitteen asetannasta seurantaan, arviointiin ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.

Työterveyshuolto tuntee työn, henkilöstön ja työyhteisön tilanteen ja esimies tuntee

työterveyshuollon toiminnan. Työterveysyhteistyön toimijoilla on määritelty selkeät roolit ja

vastuut terveys-, työkyky ja turvallisuusjohtamisessa = yksilö, esimies, johtaja, työyhteisö,

työsuojelu.

1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet

• Onnistuneen muutoksen toteutumista tuetaan panostamalla muutoksen johtamiseen,

huolelliseen esimiestyöhön, hyvään tiedonkulkuun ja osallistaviin toimintatapoihin.

Työntekijäkokemusta ja sitoutumista maakuntaorganisaatioon vahvistetaan. Maakunnassa

edistetään henkilökohtaista muutoskyvykkyyttä ja valmiutta toimia muutoksessa, samastumista

ja sitoutumista maakunnan työtehtäviin

• Henkilöstön sitoutuminen ja samastuminen lisää työmotivaatiota ja työn imua, joka näkyy

tuottavuusparannuksina maakunnan toiminnassa. Suunnitelmalliset työsuojelutoimenpiteet

edistävät työntekijöiden työhyvinvointia, terveyttä, turvallisuutta ja työkykyä sekä tuottavuuden ja

työelämän laadun kestävää parantamista.

• Systemaattisella perehdytyksellä tuetaan työhyvinvoinnin ja työsuojelun ohjeiden ja

käytänteiden toiminnallistamista.

• Terveellisten ja turvallisten työolosuhteiden lähtökohtana on työolojen kokonaisvaltainen arviointi.

Työn ja työympäristön terveellisyyden ja turvallisuuden kehittäminen edellyttää

työnantajan, työntekijöiden ja työterveyshuollon yhteistyötä.

• Aktiivinen varhainen puuttuminen henkilöstön työkyvyn haasteissa on osoitus huolenpidon ja

välittämisen kulttuurista, jossa yhdistyvät inhimillinen, taloudellinen ja tuottavuusnäkökulma.

4

Työyhteisöissä edistetään tiimien tuloksellisuutta ja tuloksellista asiakastyötä työn kehittämisellä,

suunnittelulla ja järjestämisellä sekä yhteisellä vastuulla tavoitteiden saavuttamisesta. Hyvä

esimiestyö luo työn imun kokemuksia. Digitalisaatio tukee esimiestyötä

• Työjärjestelyt ovat selkeät ja perustyö on kunnossa. Tiimeissä luodaan selkeitä rakenteita

työn tekemiseen ja onnistumisen edellytyksiin. Työn tuunaaminen vahvistaa työn imua ja

aktiivista sopeutumista.

• Esimiehet ja työntekijät tuntevat riskien hallinnan perustan, toimenpiteet ja ohjelman. Maakunnan

työyksikköjen riskit on arvioitu ja tunnistetut riskit ovat hallinnassa. Haastavien tilanteiden,

uhka- ja väkivaltatilanteiden ja epäasiallisen kohtelun ja häirinnän osalta maakunnassa

noudatetaan nolla- toleranssia.

• Yhteistoiminta toteutetaan kaikissa maakunnan organisaatioissa sujuvasti

toimintaorganisaation puitteissa, työnantajan ja henkilöstön edustajien kesken. Yhteistyötä ovat

tukemassa työterveyshuolto ja muut asiantuntija tahot. Yhteisöllisyys tukee terveyttä,

hyvinvointia, oppimista, tuloksellisuutta ja samastumista maakuntaan. Erilaisuuden

hyväksyminen, luottamus ja vuorovaikutus edistävät yhteisöllisen työhyvinvoinnin kehittymistä

maakunnan työyhteisöissä.

• Maakunnassa huolehditaan työntekijöiden osaamisen kehittämisestä. Tunnistetaan tiimien

uudet strategiset osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet. Maakunnassa kohdennetaan

resursseja henkilöstön osaamisen kehittämiseen.

2. Projektin kuvaus

Projektin lopputuotoksena syntyy kaksi ohjelmaa:

1_2241 Työhyvinvointiohjelma

1_2242 Työterveyshuollon ohjelma

2.1. Projektin laajuus

Projektissa on tehty aineiston analysointia, vertailua ja esitetään alustava ehdotus ja luonnos

maakuntakonsernitasoisesta työhyvinvointi -ohjelmasta.

Projektin työstämisessä painottuu tietojärjestelmäintegraation varmistaminen henkilöstöprosessien ja

ICT hankevalmistelun välillä. Maakunnan HR kokonaisarkkitehtuuri on suunniteltu Oraclen

pilvipalveluun maakuntaan suunniteluilla HR- prosesseilla.

Maakunnan HR -järjestelmän käyttöönotto edellyttää tietojärjestelmän kehittämisen näkökulmasta

arviointia, joka kohdistuu HR-prosessien erojen arviointiin, toimintaohjeiden ja delegointien

muuttamisten arviointiin sekä ohjeistuksiin ja koulutuksiin ja tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden

työnkuvien tarkistamisiin. Lisäksi käyttöönotto edellyttää HR-prosessivastaavien/päälliköiden työtä ja

näkemyksiä kehittämiskohteista ja prosessien tehostamisesta, tiivistä yhteistyötä ja prosessien

kehittämistä Tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden kanssa, vaatii vahvaa projektiosaamista ja

kokonaisuuksien hallintaa ja jolloin henkilöstön muutostuki on välttämätöntä.

5

Uudenmaan valmisteluvaiheen HRD-käytänteiden analysointia lähestytään ns. dialogisen

muutoksenjohtamisen ajattelutapaa soveltaen. Tavoitteena on saada aikaan Uudenmaan sote- ja

maakuntauudistukselle maakuntaan luovuttavien organisaatioiden asiantuntijoita yhdistävä dialoginen

prosessi. Prosessissa työstetään yhdessä uuden maakunnan henkilöstöpoliittisia linjauksia ja

toimintaohjelmia.

Henkilöstöpolitiikan linjausten toimenpidekokonaisuudet puretaan ja nimetään ohjelmiksi, jotka edelleen

konkretisoidaan toimintaohjeisiin, prosessikuvauksiin jne. alla olevalla tavalla

1. Ohjelma

Ohjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan

maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen

asiaan.

2. Toimintaohje

Kirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat,

reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi

käyttää pelkistämiseen.

3. Prosessikuvaus

Ylätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessin etenemisen vaiheittain ja työnjaon

visualisoituina kuvina.

4. Vuosikello

Ohjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio

muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa

tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.

5. Tukimateriaali

Tukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saa lisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.

6. Tietojärjestelmä

Hr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan miten valitun ohjelman henkilöstötieto löytyy ja

ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.

7. Palvelut

Kuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.

Valmistelutyöhön on kutsuttu laajasti asiantuntijoita luovuttavista organisaatioista. Valmistelu-

/asiantuntijaryhmien aihealueet on jaoteltu henkilöstöjohtamisen prosessien perusteella:

Ryhmä 1: Palvelussuhde, palkkaus ja yt

Ryhmä 2: Osaamisen kehittäminen, työilmapiiri

Ryhmä 3: Henkilöstöresurssointi, rekrytointi ja perehdytys

Ryhmä 4: Työhyvinvointi, työsuojelu ja työkyky

Työpajatyöskentelyn aikana on tunnistettu henkilöstöjohtamisen toimintamallien yhdensuuntaisuutta

luovuttavissa organisaatioissa. Tavoitteena on henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen

tarkoituksenmukaisella tavalla. Maakunnan valmistelutyön asiantuntijaryhmissä on tunnistettu hyviä

käytänteitä, joita voidaan jatkojalostaa ja levittää koko maakunnan toimintaan. Jatkossa hankkeessa on

tunnistettava mitkä toimintamallit rakennetaan yhteisiksi koko maakuntaan ja mitä omia toimintamalleja

6

sovelletaan liikelaitoksiin ja toimialoille. Näitä pitää olla koeteltu ja tuloksia vaikuttavuudesta pitää

löytyä.

2.2. Lopputuotokset

Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttävät, että maakunta

määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä ennen toiminnan

alkamista.

Projektissa on koottu – ja vertailtu luovuttavien organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, -

toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja. Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä

esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita käytänteitä maakunnassa

käytettäväksi. Paras käytäntö on;

• prosessi, menetelmä, toiminto tai ohjelma, joka on parasta mitä on tiedossa

• kattaa omassa organisaatiossa suuren osan henkilöstöä

• tarvittavat tiedot hallitaan ja on tuettu sähköisesti

• on ohjeistettu ja dokumentoitu

• käytännön käyttöönotto ja ylläpito on varmistettu koulutuksilla

• käytäntöä kehitetään tavoitteellisesti ja seurataan mittarein

• on helposti monistettavissa tai skaalattavissa muille

Henkilöstön ja johdon rekrytointi -projektissa on laadittu seuraavat henkilöstöjohtamisen

toimintamallien ja prosessien kuvaukset sekä henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT

prosessit.

Henkilöstöjohtamisen toimintamallit:

• HR toimintamallit – nykytilakartoitus

• Maakunnan työhyvinvointiohjelma – luonnos

• Terveydellisistä syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen

osana rekrytointia – luonnos

• Varhainen tuki – luonnos

• Työterveyshuollon nykytila – kartoitus

Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:

• Uudelleensijoitusprosessia edeltävät työkyvyn tuen toimenpiteet

• Terveydellisistä syistä tapahtuva uudelleensijoitusprosessi

• Prosessikaavio, terveysperusteinen uudelleensijoitus

Projektin tiedon keruun vaiheen ja työpajojen aineistot on tallennettu maakuntauudistuksen Soma

ekstranettiin, henkilöstövalmistelun osioon.

2.3. Rajaukset

Projektisuunnitelman mukaisten ohjeiden ja mallien valmistelu, joita jatketaan projektin seuraavassa vaiheessa:

7

Korvaava työ – ohjeet

Terveysperusteisen uudelleensijoituksen – malli

Ammatillinen kuntoutus – toimintamalli

Työkykyarvio – ohje

Osasairauspäiväraha, osakuntoutustuki – ohje

Sovellettu työ – ohje

Työturvallisuus – ohje

Työtapaturmien ilmoittaminen ja tutkinta – ohje

Vakava työssä sattunut tapaturma – ohje

Työsuojelu – ohje

Työpaikkahäirintä ja ristiriitatilanne – ohje

Työpaikkaväkivallan torjunta – ohje

Turvallisuus kotisairaanhoito, asiakaspalvelu – ohje

Sovittelu – ohje

Riskien arviointi ja hallinta – ohje

Riskit ohjelmisto ja käyttöopas – ohje

Turvallisuuskierros – ohje

Tulosten käsittely ja kehittämiskohteet – ohje

Sisäilmaongelmat – ohje

Päihdeohjelma ja liitteet

Tartuntatautilaki- ja ohjeet

Savuton maakunta – ohje

Työkuormituksen hallinta – ohje

Ergonominen työvuorosuunnittelu – ohje

Työnohjaus – ohje

Defusing– ohje

Hyvä työkäyttäytyminen – ohje

Työolobarometritutkimus, tulosten käsittely ja kehittämiskohteet –ohje

Työterveyshuolto – sopimus

Työterveyshuolto – toimintasuunnitelma

Työterveysyhteistyö, työhyvinvointi- ja työsuojelu – vuosikello

Terveydenhuollon tutkimuksissa, tarkastuksissa ja hoidoissa käynti – ohje Vuokratyöntekijöitä ja harjoittelijoina olevia opiskelijoita koskeva tartuntalain soveltaminen – ohje

Biologinen altistuminen ja veritapaturma – ohje

Työhyvinvoinnin toimintasuunnitelma v. 2012

Työhyvinvoinnin ja työsuojelun toimintasuunnitelman liite – työyksiköiden toimenpiteet

Työsuojelutoimijat – tehtäväkuvat

Yhteistoiminta toimintaohje – esimiesohje

Yhteistoiminta – kaavio

Työsuojeluvaltuutettujen toiminta-alueet ja ajankäyttö – ohje

8

3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet

3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät

Lopputuotoksen kuvaus Mahdollinen ajankohta tuotokselle (esim. huhti-, touko- ja kesäkuu)

HR toimintaohjeet – Nykytilakartoitus Huhtikuu 2019

Maakunnan työhyvinvointiohjelma – Ohjelma

Huhtikuu 2019

Varhainen tuki –Toimintaohje ja HR ICT moduuli

Huhtikuu 2019

Terveydellisistä syistä johtuva uudelleensijoittuminen – Toimintaohje

Huhtikuu 2019

Työterveyshuollon nykytilavertailu Uudenmaan kunnissa – Analyysi

Huhtikuu 2019

HR työhyvinvointimoduuli ICT järjestelmät maakunnassa - Vertailu

Huhtikuu 2019

Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:

• Työhyvinvoinnin hallinta

• Työsuojelu ja työturvallisuuden hallinta

• Työsuojelu ja työturvallisuus

• Työhyvinvoinnin mittaaminen

• Varhainen tuki, työhyvinvointimoduuli ja lomakkeet

• Terveydellisistä syistä johtuva uudelleensijoittuminen

Huhtikuu 2019

3.2. Projektin vaiheet

Henkilöstöjohtamista tukevan henkilöstötoiminnon perustaminen maakunnalle on mittava

muutoshanke, jossa tehdään tiivistä yhteistyötä sekä maakunnan muiden hankkeiden että

toimintoja siirtävien nykyorganisaatioiden kanssa, ja edellyttää Uudenmaan maakuntaan siirtyvien

HR-ammattilaisten osallistamista valmistelutyöhön. Syksyn 2018 aikana valmistelutyö on

kohdistunut nykytilan kokonaiskuvan muodostamiseen, henkilöstöpoliittisten linjauksien mukaisten

ohjelmien ylätason määrittelyihin ja selvityksiin sekä tulevan työn projektointiin.

Kevään 2019 aikana tuetaan maakunnan HR ICT –ratkaisun 1. käyttöönoton valmistelua ja

suunnitellaan henkilöstöjohtamisen toimintamallit.

9

Syksyn 2019 työsuunnitelma ja siitä eteenpäin maakunnan käynnistyshetkeen asti voidaan tehdä

vasta lakien voimaantulon ja aikataulujen perusteella.

3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista

Riippuvuuden kuvaus Riippuvuuden kriittisyys Riippuvuuden hallintamenetelmä

1_423 Alustava toimintamallin ja rakenteiden kuvaus. Työhyvinvointi, työkyky, työsuojeluohjelmien valmistelulla on riippuvuus liikelaitosvalmistelun tavoittelemaan toimintamalliin, rakenne ja tarpeet henkilöstöjohtamiselle ja esimiestyölle vaikuttavat henkilöstötoiminnon rakenne-, sisältö- ja prosessimäärittelyihin.

Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä, hankkeiden väliset työpajat on sovittu 10 ja 11/2018.

1_40 Työterveyshuolto. Työhyvinvointi, työkyky, työsuojeluohjelmien valmistelulla on riippuvuus työterveyshuollon tuottajan valmisteluprojektiin. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen.

Kriittinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä, hankkeiden väliset työpajat on sovittu 10 ja 11/2018.

10

4. Organisaatio ja päätöksenteko

4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko

Projektin vastuuhenkilö, joka linjaa projektiin liittyvät päätökset, on hankejohtaja Outi Sonkeri. Uusimaa

2019 hankkeessa keskeinen eskalaatiopiste on operatiivinen johtoryhmä.

4.2. Projektitiimit

Hankkeen projektipäällikkönä toimii Tiina Auranne. Projektipäällikön vastuuna on toimia

puheenjohtajana asiantuntijaryhmien kokouksissa ja työpajoissa sekä työstää

työpajojenkokousmateriaalit sis. valmisteludokumentit, asialistat, muistiot. projektipäällikön vastuulla on

laatia ohjelmadokumentit ja toimintaohjeet.

Asiantuntijaryhmän jäseniä ovat:

• Työhyvinvointiasiantuntija Anne Heikkilä, Helsinki/Sote

Työsuojelupäällikkö Aila Hyvönen, Helsinki/Sote

• Työhyvinvointikonsultti Ella Isaksson, Vantaa

• Työkykykoordinaattori Kerstin Johansson, Porvoo

• Työhyvinvointipäällikkö Paula Strann, Lohja

• Työhyvinvointipäällikkö Cenita Blomqvist, HUS

• Työhyvinvointipäällikkö Maija Rikanniemi, Espoo

• Työhyvinvointipäällikkö Leena Ojala, Nurmijärvi

• Työhyvinvointipäällikkö Ritva Hyvärinen, Järvenpää

• Työsuojelupäällikkö Ulla Aalto, Keha-keskus

• Työterveyshuollon johtaja Leena Forss- Latvala, HUS työterveyshuolto

• Suunnittelija Agneta Wedenberg, Porvoo

• Projektipäällikkö Juhani MCBreen, Uusimaa 2019

4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät

Maakunnassa tulee olla konsernitasoisia strategiseen ohjaukseen keskittyviä henkilöstötoimintoja,

palvelukeskusmallilla tuotettavia henkilöstöpalveluja sekä palvelutoimialoilla tuotettavia

henkilöstöjohtamisen business partneruus –palveluita. Tämän johdosta Uudenmaan maakunnan

henkilöstöpoliittisia linjauksia, HR-toimintojen nykytilan kartoituksia sekä palveluvalikoiman valmistelu

on tehty laajassa yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa kokonaiskentän

hahmottamista varten

Keskeisiä sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita ovat työssä olleet

Sidosryhmän kuvaus

Mitä sidosryhmältä odotetaan Miten yhteistyö tapahtuu?

Uusimaa2019 Maakuntastrategian, Viestinnän ja Konsernihallinnon valmistelun hankejohto

Hyväksyy konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

Hankevalmistelun projektien operatiivinen johtoryhmäkäsittely

11

Henkilöstö –hankejohtajan alaisuudessa toimiva HR-valmistelutiimi

Aineiston analysointi, vertailu, kehittäminen ja ehdotus konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalleista

Henkilöstöpolitiikan, toimintamallien ja prosessien vastuuvalmistelu Sote- ja maakuntauudistus hankkeen puitteissa

Henkilöstöfoorumi

Yhteistoimintaan kuuluvien asioiden käsittely ilman neuvottelumenettelyä

Yhteistoiminnallinen foorumi Kokoontuu noin 1/kk

KT Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon ja työnantajien edustajien yhteistyöfoorumi hakevalmistelussa

Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö

Keva Työhyvinvoinnin ja työkyvyn tuen toimintatapojen kehittämisen yhteistyöfoorumi hankevalmistelussa

Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö

Kuntien ja kuntayhtymien HR-johtajaverkosto

Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon asiantuntijatuki hankevalmistelussa

Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon työpajat

Maakuntien HR-valmisteluvastaavien verkosto

Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely

Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi

Kuntien ja kuntayhtymien nimeämät, nykyorganisaatioissa olevat henkilöstöammattilaiset asiantuntijaryhmissä (R1 –R4)

Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely

Kootaan ja vertaillaan luovuttavien organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, -politiikkojen, -toimintaohjelmien, -prosessien ym. käytäntöjä ja toimintatapoja Saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi hahmottamiseksi Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi

Sote-liikelaitoksen valmisteluryhmä ja sote-liikelaitoksen valmistelun HR-tiimi

Sote liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely

HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Yhteiset työpajat noin kerran kuussa

Pelastustoimialan valmisteluryhmä

Pelastustoimen liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely

HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Tapaamiset noin kerran kuussa

12

ICT/ TORI –valmisteluryhmä, henkilöstötietojärjestelmät

Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan = järjestelmä/ICT

HR ICT (Oracle) määrittelyworkshopit ICT Koordinaatioryhmän kokous joka toinen perjantai HR –tietojärjestelmät –palaveri joka toinen torstai ja HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai

TAHE palvelukeskuksen hankejohtaja

Määritellään TAHEn ja HR toimintojen vastuut ja HR prosessit

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelumallin ja –valikoiman valmistelu HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai

Hanketta tukevat ulkoiset konsultit (Deloitte, Talent Vectia, Broadscope, BDS) toimeksiantojensa puitteissa Henkilöstöpolitiikan ulkoinen akateemisista ja yritysmaailman huippuosaajista koostuva haastajaryhmä

Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

Projektinhallinnan ja hankesisältöjen valmistelun tukena

Uusimaa2019 -valmisteluorganisaatio yhteiskokouksissa

Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

yhteiset hankekokoukset joka keskiviikko

Viestintä Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

Henkilöstöviestintä Osallistamissuunnitelma ja muutostuki/PMO valmistelu Projektikohtaiset tapaamiset viestintä- ja HR-tiimien kesken

5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava

työmäärä

Tehtävän kuvaus Vastuullinen henkilö Vaadittava työmäärä [htp]

Maakunnan työhyvinvoinnin, työsuojelun ja työkyvyn tukemisen ohjelman laadinta

Projektipäällikkö 120

Työhyvinvointisuunnitelma 30

13

Työkyvyn toimintamalli 15

Sairauspoissaolo -ohjeet 15

Terveysperusteisen uudelleensijoituksen -malli

15

Korvaava työ, sovellettu työ -ohjeet

15

Työtapaturma -ohjeet 15

Työsuojelun -toimintaohjeet

30

Työpaikkahäirinnän ja työpaikkaväkivallan -ohjeet

15

Riskien arviointi ja hallinta -toimintaohjeet

30

Sisäilmaongelmat -toimintamalli

15

Päihdeohjelma 20

Tartuntatautilaki- ja ohjeet 10

Savuton maakunta -ohjeet 10

Ammatillinen kuntoutus -toimintamalli

10

Työhyvinvoinnin - ja työsuojelun vuosikello

10

6. Riskit

Riskien kartoitus projekti: 1_224 Hyvinvointia työstä ja uudistuvasta toimintakulttuurista

Riskin kuvaus Vaikuttavuus Todennäköisyys Riskiluku yht.

Korjaavat toimenpiteet

Arvioitu työmäärä kasvaa suunnittelun edetessä ja henkilöiden ajankäyttö ja työpanos eivät ole riittävät.

3 2 6 1. Mahdollisimman selkeät askelmerkit ja suunnitelmat, työmääräarvion tarkentaminen syyskaudelle. 2. Lisäresurssit 3. Keskustelu ajoissa luovuttavien organisaatioiden kanssa

Kaikkiin tehtäviin ei ole vielä varattu resursseja riittävästi (esim. HR-verkostot)

3 2 6 Ennakoiva arviointi tarvittavista resursseista

Valmistelu päätöksentekoon ei ole riittävän osallistavaa ja “valmista” (sis. myös

3 2 6 Valmisteluaineiston “testaus” etukäteen yhteiskokouksissa ym. foorumeissa

14

hankeorganisaation yhteistyön).

IT-järjestelmiä ei saada tukemaan prosesseja.

3 2 6 ICT-valmistelun nivominen entistä paremmin yhteen oman valmistelun kanssa

Ei saada ajoissa aikaan riittävän toteuttamiskelpoisia koulutus- ja valmennussuunnitelmia.

2 1 2 Muutosvalmentajan rekrytointi. PMO:n pystyttäminen. Fokusointi kriittisiin ’must-have’ valmiuksiin, jotka sovitaan soten ja muiden hankkeiden kanssa

Sote-liikelaitosta ja pelastuslaitosta ei saada vakuutettua toimintamallien päälinjoista

3 2 6 Osallistutaan päätösprosessien muotoiluun (hallintosääntö ja toimintaohje) ja muistutetaan maakunnan yhdenmukaisuuden merkitystä.

Vanhat toimintatavat jatkuvat, eikä aitoa uudistumista tapahdu

1 3 3 Hyväksytään ’Turvallinen siirtymä’ käynnistysvaiheen ambitiotasoksi

15

7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun

liittyvät keskeiset dokumentit

Dokumentin nimi Versio: Päiväys: Tekijä(t): Tila:

Maakunnan valmisteluvaiheen strategia

MH hyväksymä

24.10.2018 Hallinto Maakuntahallituksen hyväksymä

Uudenmaan maakunnan henkilöstöpolitiikan linjaukset

1.0 14.06.2018 HR SJR hyväksymä

Hallintosääntö 1.0 08.03.2019 Hallinto Luonnos

Sote liikelaitos, alustavan toimintamallin kuvaus

1.0 08.03.2019 Sote liikelaitos

Luonnos

Henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT

1.0 08.03.2019 ICT, HR Luonnos

Viestintä- ja markkinointiohjelma

1.0 04.06.2018 Viestintä Maakuntahallituksen puolto