www.steria.no

© Steria

Lean IT + ITIL = sant?

Hva er Lean IT, og hvordan benytte dette i ITIL-miljøer

Oslo 30. mai 2012

Monica Strand Seniorkonsulent Steria

www.steria.no

Hva er Lean?

www.steria.no

Lean handler om å skape kundeverdi

Mål:

Maksimere andelen VA

VA

NAIVA

(= sløsing)

Ikke-Verdiskapende Aktivitet

Arbeid eller bruk av ressurser som

ikke tilfører verdi for kunden eller

for virksomheten

Nødvendige Aktiviteter:

Arbeid som ikke direkte tilfører verdi

for kunden, men som er nødvendig

for å drive virksomheten

Verdiskapende Aktiviteter

Arbeid som direkte øker

verdien av tjenesten i

kundens øyne

www.steria.no

Ikke-verdiskapende aktiviteter (sløsing)

forekommer i en rekke ulike former

Venting

Ubenyttet intellekt

Feil

Overprosessering

Overproduksjon

Transport

Lager Forflytning

De åtte formene for sløsing utgjør ofte opp mot

95% av ledetiden i tjenesteprosesser

www.steria.no

De 5 tradisjonelle Lean-prinsippene

5

Definer verdi

Kartlegg verdi-

strømmene

Skap flyt

Lever ved behov

Kontinuerlig forbedre

www.steria.no

… og de 3 nye; purpose - people – process

social technical

www.steria.no

Godt rammeverk for planlegging, gjennomføring

og kontinuerlig forbedring

Plan

Do Check

Act

God tidsfordeling

i PDCA er grundig

planlegging og

effektiv

gjennomføring

Resultat av analyser

må omsettes til

handling for å gi

resultat

Oppnådde vi

målsatt effekt

Se etter nye

forbedringer

www.steria.no

A3 gir struktur, verktøy og involvering, - og sikrer

at du jobber med de riktige forbedringsområdene

8

Tittel

Problemdefinisjon og -beskrivelse, ”business case”

Nåsituasjon og årsaksanalyse

Ønsket fremtidig situasjon

Handlingsplan

Resultatmål / effektmål

Videre arbeid

Forfattet av: __________ Dato: _______

www.steria.no

Grunnregler fra Lean kan benyttes for forbedring

av verdikjeden og IT(IL) prosesser

04.06.2012 9

www.steria.no

Gode prosesser

Verdiskapende

▬ Kunden opplever at det tilfører verdi og er villig til å betale

Kapabel

▬ Gir forutsigbart godt resultat hver gang

Tilgjengelig

▬ Fungerer med god flyt uten stopp hver gang

Hensiktsmessig

▬ Har kapasitet som gir en god flyt

Fleksibel

▬ Leverer nødvendig variasjon av tjenester

www.steria.no

Prosesser under kontroll og kapable

En prosess er under kontroll når den produserer konsistente og

forutsigbare resultater innen grenser på viktige karakteristika

Prosesskapabilitet betyr at en prosess produserer produkter eller

tjenester som møter eller overgår kundens eller forretningens krav og er

forutsigbar over tid

04.06.2012 11

Ute av kontroll Under kontroll, men ikke kapabel Under kontroll og kapabel

• Prosessvedlikehold skal motvirke at prosessen faller tilbake til sitt ”gamle jeg”.

Dette kan løses ved standard praksis på arbeidsmetoder eller tekniske løsninger

som hindrer tilbakefall

Øyvind Sørli, Elkem

www.steria.no

Identifiser prosessen, - og eliminer sløsingen

Ikke løpe raskere

men jobbe smartere

ved å fjerne sløsing/

ikke verdiskapende

aktiviteter

www.steria.no

Verdistrømsanalyse avdekker forbedringsområder

Verdiskapende

tid i forhold til

total ledetid

www.steria.no

Standard arbeidsmetode som base for forbedring

04.06.2012 14

Standard Praksis for jobboperasjoner definerer hva vi forventer av riktig utførelse

Når vi er i stand til å observere et avvik, kan vi finne årsaken til problemet

Problemløsing er å korrigere og å hindre gjentakelse

Ved å ha satt en Standard Praksis, kan vi måle den faktiske utførelse. Vi er i stand til å observere avvik

Mål: Stabilisering og forbedring av prosessene

Forventning

Måling

Problem

Korrigering Læring

Tiltak 1 Forbedring av Standard Praksis

Forbedring av utstyr

Tiltak 2 Bedre opplæring

www.steria.no

Lean gir kvalitet i forbedring av prosesser

1. Sikre riktig utførelse av oppgaven ved å definere standard

praksis

▬ Arbeidstrinn, sluttresultat, og KPI for å sikre kvalitet

2. Tydelig kunde/leverandøravtale

▬ Presise krav, direkte kobling, KPI for å sikre riktig leveranse

3. Varer / tjenester passerer kun gjennom nødvendige prosesstrinn

▬ Forhåndsdefinert, tydelig hvis alternativer, fange opp avvik fra

standard

4. God praksis og ledelsesform for problemløsing og forbedring

▬ Coach, på stedet (Gemba), involvering, etterprøvbar

problemløsingsmetode, effekt av forbedringsarbeidet måles

04.06.2012 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt 15

www.steria.no

Eksempel på en ferdig utfylt A3 for forbedring av

Helpdesk

Kilde: Bell og Orzen, ”Lean IT” s 330-331, 2011

www.steria.no

Fiskebensdiagram gjør at man må se problemer

fra flere perspektiv

www.steria.no

En ”logisk hvorfor-hvorfor analyse” hjelper å

identifisere rotårsaken til et komplekst problem

18

Når du har identifisert rotårsak(ene) definerer du

tiltakene og legger en plan for implementering.

Endringer og release håndteres i hht etablert rutine

www.steria.no

Lean tilnærming gir verdi til IT(IL)

Kapable prosesser og forbedring av verdistrømmer

Standarder gir kvalitet i leveransen og frigjør tid til mer komplekse

oppgaver

Forbedringer skal gi verdi for kunden, den utøvende, og forretningen

Strukturert tilnærming til problemløsing løser rotårsak og ikke symtomer

Tverrfunksjonelle team finner bedre løsninger

Unngå byråkrati – tilrettelegg for kontinuerlige forbedringer i hverdagen

Lean er skreddersøm og må tilpasses virksomheten

Gemba

Jobb = arbeidsoppgaver + forbedring

www.steria.no

There is nothing so useless as doing efficiently

that which should not be done at all.

- Peter Drucker

www.steria.no

04.06.2012 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt 21

Takk for

oppmerksomheten

Monica Strand

Seniorkonsulent

Steria Business Consulting

E-post: mons@steria.no

Mobiltelefon: 950 34 700